13. Buku Informasi Menyampaikan Penjelasan_ver April 2016.pdf

BUKU INFORMASI MENYAMPAIKAN MENYAMPAIKAN PENJELASAN DOKUMEN PENGADAAN PENYEDIA BARANG/JASA

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta 2016

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

Kode Modul

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BAB I

PENDAHULUAN -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- A. Tujuan Umum --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------B. Tujuan Khusus -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BAB II MELAKUKAN

PERSIAPAN

PENJELASAN

DOKUMEN

PENGADAAN

BARANG/JASA -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BAB III MELAKSANAKAN PENJELASAN DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BAB IV MEMBUAT BERITA ACARA PENJELASAN DAN ADENDUM DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA BARANG/JASA PEMERINTAH PEMERINTAH -----------------------------------------------------------------------------

DAFTAR PENYUSUN -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Judul Modul: Menyampaikan Penjelasan Dokumen Pengadaan Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 2 dari 31


Kode Modul

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BAB I

PENDAHULUAN -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- A. Tujuan Umum --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------B. Tujuan Khusus -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BAB II MELAKUKAN

PERSIAPAN

PENJELASAN

DOKUMEN

PENGADAAN

BARANG/JASA -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BAB III MELAKSANAKAN PENJELASAN DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BAB IV MEMBUAT BERITA ACARA PENJELASAN DAN ADENDUM DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA BARANG/JASA PEMERINTAH PEMERINTAH -----------------------------------------------------------------------------

DAFTAR PENYUSUN -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Halaman: 2 dari 31


Kode Modul

BAB I PENDAHULUAN

A.

Tujuan Umum Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu menyampaikan penjelasan dokumen penyedia barang/jasa. barang/jasa.

B. Tujuan Khusus Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi menyampaikan menyampaikan penjelasan dokumen penyedia barang/jasa ini guna memfasilitasi peserta latih sehingga pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut: 1. Melakukan persiapan

penjelasan dokumen pengadaan barang/jasa yang

meliputi kegiatan menjelaskan pengertian dan ruang lingkup penjelasan dokumen pengadaan barang/jasa sebagai bagian dari pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara komprehesif merujuk kepada ketetntuan yang diberlakukan; diberlakukan; menyiapkan materi penjelasan dokumen pengadaan barang/jasa secara cermat dan lengkap sesuai ketentuan yang berlaku; Waktu, tempat dan undangan kepada para pihak yang terkait dengan paket pekerjaan yang akan dilaksanakan, ditetapkan sesuai jadwal pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa; menyampaikan undangan kepada peserta pemilihan penyedia barang/jsa kepada yang bersangkutan secara tepat. 2. Melaksanakan penjelasan dokumen pengadaan barang/jasa yang meliputi kegiatan melakukan penjelasan dokumen pengadaan barang/jasa secara jelas, lengkap dan mudah dipahami, sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku; melakukan diskusi, klarifikasi dan tanya jawab dengan peserta secara terbuka dan demokratis; mencatat hal-hal penting yang menjadi kesepakatan dari diskusi, klarifikasi dan tanya jawab dalam penjelasan dokumen pengadaan, secara cermat dan lengkap. 3. Membuat

berita

acara

penjelasan

dan

adendum

dokumen

pengadaan

barang/jasa yang meliputi kegiatan menuangkan hasil penjelasan dokumen pengadaan barang/jasa (termasuk kesepakatan-kesepakatan yang dicapai), dalam berita acara penjelasan dokumen pengadaan pengadaan barang/jasa, dengan format Judul Modul: Menyampaikan Penjelasan Dokumen Pengadaan Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 3 dari 31


Kode Modul

sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Melakukan dalam hal kesepakatankesepakatan yang dicapai dalam diskusi berdampak pada perlunya perubahan dokumen pengadaan, adendum dokumen pengadaan sebagai bagian tak terpisahkan dari berita acara; penjelasan dokumen pengadaan; membuat berita acara penjelasan dokumen pengadaan barang/jasa beserta adendum yang disampaikan kepada peserta pemilihan, baik yang hadir maupun yang tidak hadir; mendokumentasikan penjelasan dokumen pengadaan barang/jasa secara lengkap dengan menggunakan format dan prosedur yang diberlakukan.


Halaman: 4 dari 31


Kode Modul

BAB II MELAKUKAN PERSIAPAN PENJELASAN DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA 1.1

PENGERTIAN Pemberian penjelasan dokumen pengadaan merupakan salah satu tahapan

penting dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa (PBJ). Penjelasan dokumen pengadaan adalah kegiatan yang menjadi tugas pokok dan kewenangan pokja unit layanan pengadaan (ULP) untuk memberikan dan menjelaskan segala informasi isi dari dokumen kualifikasi dan dokumen pemilihan kepada para calon penyedia barang/ jasa. Proses pemberian penjelasan dokumen pengadaan dilakukan di tempat dan pada waktu yang ditentukan dan diikuti oleh peserta yang terdaftar dengan tujuan menyamakan persepsi tentang proses pelaksanaan pengadaan dan tujuan pengadaan. Pemberian penjelasan bukan proses untuk mencapai kesepakatan/negosiasi antara pokja ULP dengan para calon penyedia. Hasil dari pemberian penjelasan dokumen pengadaan adalah Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP) dan dapat diikuti dengan penyusunan Adendum dokumen pengadaan sesuai dengan kebutuhan perubahan dokumen pengadaan yang dinyatakan di BAPP. Pada sistem e-procurement, penjelasan dokumen pengadaan tidak dilakukan tatap muka. Masing-masing pihak cukup berada di depan komputer. Penjelasan, pertanyaan dan jawaban dilakukan secara online. Pokja ULP dan seluruh pendaftar pada lelang tersebut bisa saling bertukar penjelasan, pertanyaan, dan jawaban. Dengan cara seperti ini, tidak ada kontak fisik yang terjadi, dan tidak ada emosi yang tertumpah. Tanya jawab dilakukan sampai batas waktu penjelasan dokumen pengadaan selesai. BEST PRACTICE

Dalam Best Practice , tahapan penjelasan dokumen pengadaan ini dikenal dengan istilah mengkomunikasikan undangan serta mengklarifikasi dokumen yang telah diperoleh penyedia dari instansi (communicate the invitation and clarifiying the invitation to tender ). Tahapan ini penting karena beberapa hal antara lain: •

Untuk mengetahui apakah para penyedia yang diundang benar-benar telah menerima undangan beserta dokumen pengadaan di dalamnya secara lengkap.


Halaman: 5 dari 31


•

Kode Modul

Untuk mengetahui seberapa besar para penyedia berminat untuk menyampaikan penawaran maka perlu untuk dikomunikasikan dan diklarifikasi dokumen pengadaan yang mereka terima sehingga bisa dideteksi dari awal bila ada persoalan di dalam dokumen pengadaan yang membuat banyak penyedia tidak berminat untuk turut serta dalam tender. Memperoleh barang/jasa sesuai waktu yang dibutuhkan merupakan salah satu faktor penting tercapainya value for money dalam pengadaan (ingat modul strategi pengadaan). Oleh sebab itu sangat penting untuk diketahui secara dini apakah ada hal-hal yang perlu untuk diperbaiki dalam dokumen pengadaan kita yang menyebabkan penyedia menjadi kurang berminat.

•

Penjelasan dokumen pengadaan juga diperlukan untuk penyedia yang memang membutuhkan penjelasan lebih lanjut/detail karena ada beberapa hal penting yang belum jelas didalam dokumen pengadaan.

•

Tahapan penjelasan dokumen pengadaan juga dibutuhkan untuk memungkinkan adanya koreksi yang perlu dilakukan oleh instansi terkait dengan dokumen pengadaan yang telah disusun yang mungkin saja baru disadari adanya kekeliruan yang fatal yang dapat berdampak terhadap output barang/jasanya. Penjelasan dokumen pengadaan ini dilakukan secara formal dan tercatat dalam

tahapan proses pemilihan. Untuk menyederhanakan proses dalam best practice biasanya telah disediakan semacam form standar untuk tanya jawab yang ada di dalam dokumen pengadaan. Di bawah ini ada beberapa hal penting yang perlu dilakukan penjelasan didalam dokumen pengadaan yang dilakukan pada best practice , hal-hal tersebut antara lain: Penjelasan pada bagian Instruksi Kepada Penyedia ( Instructions to Tenderers ). Dalam best practice bagian Instruksi Kepada Penyedia (IKP) disusun untuk: Menyediakan informasi yang diperlukan bagi para penyedia untuk memahami kebutuhan instansi atas barang/jasa yang akan ditenderkan dan membantu mereka untuk mengoptimalkan penawaran yang akan disiapkan. Memberikan petunjuk bagi para penyedia tentang kelengkapan persyaratan penawaran dan bagaimana cara untuk menyampaikannya. Memberikan gambaran kepada para penyedia terkait hal-hal substansial yang menjadi pertimbangan spesifik bagi instansi. Para

penyedia

yang

tidak

taat

mengikuti

instruksi-instruksi

tersebut

dapat

didiskualifikasi atau digugurkan pada saat proses tender, oleh sebab itu kesemua hal tersebut harus dijelaskan dan dipahami oleh seluruh penyedia yang mengikuti tender. Adapun beberapa point penting yang harus dijelaskan dalam IKP ini adalah:


Halaman: 6 dari 31


Kode Modul

Definisi Klausul definisi penting untuk memberikan persepsi yang sama atas pemahaman suatu hal yang spesifik. Misalnya istilah hari dalam kontrak maksudnya adalah hari kalender dan bukan hari kerja. Latar Belakang dan Tujuan Instansi Penjelasan singkat tentang instansi dan tujuan yang hendak dicapai oleh instansi merupakan hal yang penting untuk diketahui oleh para penyedia terutama bagi yang baru pertama kali mengikuti tender dalam instansi. Hal ini dapat menumbuhkan persepsi dan motivasi yang positif dalam pandangan Penyedia. Dasar harga penawaran dan cara pembayaran Para penyedia perlu dijelaskan bagaimana harga penawaran yang disampaikan akan dibayarkan. Misalnya apakah resiko terjadinya fluktuasi harga dalam periode kontrak menjadi tanggung jawab instansi atau penyedia. Deviasi dan Alternatif Penawaran Instansi dapat mensyaratkan dalam dokumen pengadaan untuk ada atau tidaknya deviasi dan alternatif penawaran yang disampaikan oleh para penyedia. Klausul ini biasanya dapat diberikan bila memang barang/jasa yang dibutuhkan oleh instansi bukan standar dan belum dapat dipastikan spesifikasinya secara detail. Hal ini terjadi biasanya untuk barang-barang kompleks atau memiliki teknologi tinggi yang belum dipahami mendalam oleh instansi. Metode evaluasi penawaran Dalam IKP harus sudah jelas metode yang akan digunakan dalam evaluasi penawaran. Sehingga penyedia dapat meyakini bahwa penawarannya sudah optimal sesuai dengan persyaratan yang diminta dalam dokumen pengadaan. Misalnya untuk penggunaan metoda evaluasi penawaran terendah yang akan menjadi pemenang harus dijelaskan juga bahwa penawaran terendah yang menjadi pemenang harus memenuhi syarat terkait dengan aspek teknis yaitu misalnya jadwal waktu pengiriman barang, performa teknis barang dan pelayanan purna jualnya. Batas akhir pemasukan penawaran Batas akhir pemasukan penawaran harus ditegaskan ulang dalam tahapan penjelasan dokumen pengadaan. Hari, tanggal dan jam batas akhir harus jelas disebutkan dalam dokumen untuk menghindari perbedaan persepsi diantara para Judul Modul: Menyampaikan Penjelasan Dokumen Pengadaan Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 7 dari 31


Kode Modul

penyedia yang akan menawar. Bila ada permintaan perpanjangan waktu pemasukan penawaran dari penyedia, maka harus dicermati dan dikaji terlebih dahulu oleh Pokja ULP. Bila hal ini diperlukan karena memang waktu yang disediakan untuk penyusunan dokumen

penawaran

terbatas

dan

barang/jasa

yang

ditenderkan

merupakan

barang/jasa yang cukup kompleks, maka hal ini dapat diberikan perpanjangan waktu pemasukan penawaran dan diakomodir dalam Adendum dokumen pengadaan. Klarifikasi Klarifikasi terhadap isi dokumen pengadaan dapat dilakukan oleh seluruh penyedia. Permintaan klarifikasi biasanya tertulis dan

ditujukan pada personil yang

sudah tercantum dalam dokumen pengadaan (person in charge). Semua permintaan klarifikasi dan seluruh jawabannya akan tercatat dan disampaikan pada seluruh peserta tender sebelum batas akhir pemasukan penawaran. Peninjauan Lapangan Dalam kasus-kasus tertentu seperti pengadaan pekerjaan konstruksi atau penyediaan layanan jasa, maka dimungkinkan penyedia yang mengikuti tender untuk melakukan peninjauan lapangan untuk mengoptimalkan penawarannya. Instruksi harus diberikan kepada para peserta tender tentang bagaimana kegiatan tersebut akan dilaksanakan. Tahapan Jadwal Proses Tender Perlu dijelaskan pula tahapan proses tender dan perkiraan waktu pelaksanaannya sampai dengan pemberian kontrak kepada pemenang tender. Hal ini diperlukan agar para penyedia mengetahui kapan evaluasi penawaran dilakukan, kapan pengumuman hasil akan disampaikan dll. Penyampaian Dokumen Penawaran Hal penting lain terkait dengan dokumen pengadaan yang harus dijelaskan, misalnya: penggunaan bahasa yang digunakan dalam dokumen penawaran, bagaimana cara penyampaian penawarannya (satu sampul/ file, dua sampul/ file atau dua tahap), alamat yang dituju dan dengan menggunakan apa penyampaiannya (pos, email, dll). Masa berlaku surat penawaran Masa laku surat penawaran merupakan hal substansial yang penting untuk dijelaskan dalam tahapan penjelasan dokumen pengadaan. Karena surat penawaran akan menjadi tidak valid bila tidak sesuai dengan masa berlaku surat penawaran yang Judul Modul: Menyampaikan Penjelasan Dokumen Pengadaan Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 8 dari 31


disyaratkan

dalam

dokumen

pengadaan.

Kode Modul

Masa

berlaku

penawaran

ini

untuk

mengantisipasi periode waktu proses tender dari pemasukan penawaran sampai dengan pemberian kontrak. Oleh sebab itu untuk pengadaan barang/jasa kompleks tentunya proses tender akan memakan waktu lebih lama dibandingkan dengan pengadaan barang/jasa standar, sehingga masa laku penawaran tentunya disesuaikan dengan kompleksitas barang/jasa yang akan ditenderkan. Kelengkapan Dokumen Penawaran Dalam tahap penjelasan dokumen pengadaan, ketentuan tentang kelengkapan Dokumen Penawaran juga harus dijelaskan pada para peserta tender. Penjelasan ini terkait dengan hal-hal substansial apa saja yang harus ada sebagai kelengkapan dokumen penawaran, sehingga para peserta tender wajib untuk mempersiapkan dan mengecek ulang sebelum menyampaikan penawaran. Persyaratan jaminan Bila disyaratkan adanya jaminan dalam dokumen penawaran, maka hal ini harus dicantumkan dalam klausul dokumen pengadaan dan dijelaskan secara detail pada saat acara penjelasan dokumen pengadaan. Biaya yang dikeluarkan dalam mengikuti proses tender Harus dijelaskan pula dalam klausul dokumen pengadaan tercantum bahwa seluruh biaya-biaya yang dikeluarkan dalam mengikuti proses tender ini menjadi tanggung jawab penyedia dan instansi tidak bertanggung jawab untuk mengganti biaya-biaya yang dikeluarkan oleh para peserta tender. Rahasia Dokumen Pengadaan yang disampaikan pada para peserta tender merupakan dokumen rahasia dan hanya dapat dipergunakan oleh penyedia yang diundang. Tidak diperkenankan menyerahkan dokumen pengadaan pada pihak lain tanpa persetujuan instansi. Hal ini harus dijelaskan pada para peserta tender, bahkan untuk paket pengadaan yang sensitif, para peserta tender dapat diwajibkan untuk menandatangani kesepakatan untuk menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan. Penjelasan pada bagian spesifikasi Penjelasan lainnya selain dari Instruksi Kepada Peserta lelang yang perlu untuk dijelaskan pada para peserta tentunya adalah Spesifikasi barang/jasa yang disyaratkan


Halaman: 9 dari 31


Kode Modul

oleh Instansi. Spesifikasi ini tentunya menyangkut tentang kualitas, kuantitas, waktu, tempat barang/jasa dilaksanakan atau dikirimkan, pelayanan purna jual, dll. Penjelasan pada bagian rancangan kontrak Terakhir yang tidak kalah pentingnya adalah penjelasan terkait dengan kondisi kontrak. Hal penting yang perlu dijelaskan adalah terkait dengan metoda pembayaran, apakah diberikan uang muka, pembayaran diberikan pada saat barang telah dikirim dan diterima dengan baik sesuai kontrak, atau apakah pembayaran dibayarkan secara termin atau bulanan. Jadi sangat disarankan dalam best practice , rancangan kontrak sudah dimasukan dari awal sebagai bagian dari dokumen pengadaan, dan sebaiknya instansi telah mempersiapkan menyusun draft klausul kontrak standar untuk berbagai jenis pengadaan sebelum dilaksanakannya proses tender. Meskipun secara best practice negosiasi klausul-klausul pada kontrak dapat dilakukan setelah proses tender dilaksanakan, namun dengan rancangan kontrak telah masuk dalam dokumen pengadaan, maka hal ini akan membantu penyedia untuk menyusun penawaran secara lebih baik dan memperhitungkan resiko dan kemampuan mereka untuk dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan klausul-klausul yang ada. PERUBAHAN DALAM DOKUMEN Bila ada hal-hal fundamental yang harus dirubah pada dokumen pengadaan, misalnya perpanjangan batas akhir pemasukan penawaran, perubahan terkait dengan spesifikasi, perubahan terkait dengan klausul dalam Instruksi Kepada Peserta Tender dll, maka harus dibuat amandemen atau Adendum dokumen pengadaan. Dokumen pengadaan yang telah berubah harus disampaikan pada seluruh peserta tender dan harus dipastikan bahwa seluruh peserta tender memiliki waktu yang cukup untuk merubah dokumen penawarannya disesuaikan dengan perubahan yang ada. PEMBELAJARAN BEST PRACTICE Pembelajaran yang dapat diambil dari best practice untuk diterapkan pada pengadaan barang/jasa pemerintah antara lain: • Tahapan proses penjelasan dokumen pengadaan merupakan tahapan penting yang wajib dilaksanakan secara cermat oleh Pokja ULP. Karena pada tahapan ini merupakan tahap untuk penyamaan persepsi antara para peserta lelang dengan pokja ULP menyangkut tata cara proses lelang, hal-hal substansial dalam dokumen penawaran, penjelasan spesifikasi dan kondisi kontrak.


Halaman: 10 dari 31


Kode Modul

• Tahapan penjelasan dokumen pengadaan juga merupakan tahapan koreksi bagi pokja ULP bila ada isi dalam dokumen pengadaan yang masih perlu ada perbaikan karena tidak sesuai dengan peraturan yang berlaku, spesifikasi barang yang sudah diskontinu, waktu pelaksanaan yang tidak masuk akal untuk dilakukan, harga perkiraan sendiri yang terlalu rendah dll. Sehingga resiko terjadinya gagal lelang dapat diminimalisir. • Prinsip adil (fairness) diberlakukan bagi seluruh peserta tender, dimana semua peserta diperlakukan sama dan diberikan seluruh informasi serta waktu yang cukup untuk mempersiapkan dokumen penawarannya. IDENTIFIKASI ISI DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH Sebelum

memberikan

penjelasan

dokumen

pengadaan, Pokja ULP

seyogyanya melakukan persiapan yang matang. Persiapan

dilakukan dengan tujuan

agar proses pemberian penjelasan berjalan lancar dan proses pemilihan penyedia dapat berjalan dengan waktu yang efisien. Persiapan dilakukan melalui beberapa kegiatan yaitu; mengidentifikasi isi dokumen pengadaan yang akan dijelaskan pada sub bab ini, dan menyusun materi penjelasan, menyusun acara penjelasan dan mengidentifikasi kebutuhan tenaga ahli yang akan dijelaskan pada sub bab selanjutnya. Dokumen pengadaan terdiri dari dokumen kualifikasi dan dokumen pemilihan. ULP harus mereview isi tiap dokumen sesuai Perpres No. 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta perubahannya dan mengidentifikasi dokumen pendukung yang belum ada atau belum eksplisit dinyatakan Perpres No. 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta perubahannya tapi secara best practice (kaidah praktik yang baik) diperlukan. Identifikasi tersebut perlu mempertimbangkan hubungan antara isi dokumen dengan proses evaluasi dan tujuan pengadaannya. Jika bagian dari proses evaluasi membutuhkan kecermatan kerja pokja ULP dan mempunyai risiko pelaksanaan pengadaan barang/ jasa yang berdampak tidak efektif dan tidak efisien maka di bagian itulah isi dokumennya perlu diidentifikasi dan dijelaskan, baik proyeksi bentuk dokumentasi proses sebagai wujud akuntabilitasnya maupun seluk beluk kegiatan yang akan dilakukan oleh pokja ULP di bagian tersebut. Dokumen Kualifikasi Kualifikasi merupakan proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/jasa. Dokumen kualifikasi merupakan dokumen yang berisi tentang data yang terkait dengan proses penilaian kompetensi dan kemampuan serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya Judul Modul: Menyampaikan Penjelasan Dokumen Pengadaan Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 11 dari 31


Kode Modul

dari para penyedia barang/jasa. Bagi calon penyedia, dokumen kualifikasi berguna sebagai panduan untuk menyusun formulir isian kualifikasi. Bagi Pokja ULP menjadi panduan dalam melakukan evaluasi kualifikasi dan pembuktian kualifikasi seiring dengan kebijakan umum, etika dan prinsip pengadaan. Isi Dokumen Kualifikasi sesuai Perpres No. 54 Tahun 2010 dan perubahannya meliputi: a.

Umum;

b.

Pengumuman Prakualifikasi;

c.

Instruksi Kepada Peserta (IKP);

d.

Lembar Data Kualifikasi (LDK);

e.

Pakta Integritas;

f.

Formulir Isian Kualifikasi;

g.

Petunjuk Pengisian Formulir Isian Kualifikasi;

h.

Perjanjian Kemitraan/Kerja Sama Operasi (KSO);

i.

Tata Cara Evaluasi Kualifikasi. Yang perlu dijelaskan dari isi dokumen kualifikasi tersebut adalah Instruksi

Kepada Peserta; Lembar Data Kualifikasi; Formulir Isian Kualifikasi; Perjanjian dan Tata Cara Evaluasi Kualifikasi. a.

Instruksi Kepada Peserta (IKP)

IKP mengungkapkan beberapa hal yaitu umum, dokumen kualifikasi, penyiapan dokumen kualifikasi, penyampaian dokumen isian kualifikasi, evaluasi kualifikasi, hasil kualifikasi. Dari beberapa hal tersebut, yang perlu dijelaskan oleh pokja ULP: 1) Dari Hal-hal yang sifatnya umum; seperti adanya beberapa larangan, antara lain larangan

pertentangan

kepentingan.

Pokja

ULP

juga

perlu

menjelaskan

kemungkinan beberapa larangan tersebut akan dibuktikan di pembuktian kualifikasi. 2) Menyangkut Dari dokumen kualifikasi; kemungkinan adanya perubahan dokumen kualifikasi. 3) Menyangkut Dari penyiapan pengisian dokumen kualifikasi oleh calon penyedia barang/jasa; pengisian dan penandatanganan formulir isian kualifikasi. 4) Menyangkut tata cara Penyampaian dokumen isian kualifikasi; jadwal penyampaian dan kemungkinan perubahan dokumen kualifikasi yang dapat dilakukan oleh calon penyedia barang/jasa. 5) Menyangkut Evaluasi kualifikasi; proses evaluasi kualifikasi yang akan dilakukan oleh Pokja ULP dan pembuktian kualifikasi oleh calon penyedia barang/jasa yang lulus evaluasi kualifikasi.


Halaman: 12 dari 31


Kode Modul

Pokja ULP perlu menjelaskan kriteria penilaian kualifikasi, pembuktian kualifikasi dan kemungkinan dokumen pendukung yang akan berpengaruh pada proses penilaian kualifikasi. Sedangkan terkait pembuktian kualifikasi, Pokja ULP perlu menjelaskan bahwa semua dokumen yang dinyatakan dalam formulir isian kualifiasi harus dapat disiapkan dokumen aslinya. Sebagai contoh, jika nilai pengadaannya di bawah Rp 2.500.000.000,00 (Dua miliar lima ratus juta rupiah) dan bersifat tidak kompleks, maka penyedia harus masuk kategori pengusaha kecil. Jika diperlukan, maka calon penyedia harus melengkapi dengan dokumen pendukung yang dapat meyakinkan secara memadai kepada Pokja ULP bahwa kriteria pengusaha kecil telah dipenuhi oleh calon penyedia dan kebijakan umum pengadaan ditaati berupa paket di bawah Rp 2.500.000.000,00 untuk pengusaha kecil (jika usaha kecil tersebut mampu). Beberapa perbedaaan dalam penilaian kualifikasi baik dari metode maupun kriteria/persyaratan harus diperhatikan oleh Pokja ULP dalam melakukan penjelasan tata cara penilaian kualifikasi. Beberapa perbedaan itu ditampilkan dalam tabel di bawah ini : Tabel 1. Perbedaan Penilaian Kualifikasi


Halaman: 13 dari 31


b.

Kode Modul

Lembar Data Kualifikasi (LDK) LDK berisi lingkup kualifikasi dan persyaratan kualifikasi. Yang perlu dijelaskan

oleh Pokja ULP antara lain; surat izin usaha, bidang pengalaman dan pemenuhan tenaga ahli/teknis/alat/perlengkapan dan lain-lain yang dipersyaratkan bagi para calon penyedia barang/jasa.


Halaman: 14 dari 31


c.

Kode Modul

Formulir Isian Kualifikasi (FIK) Yang perlu dijelaskan dari FIK adalah hak penyedia untuk mengisi seoptimal

mungkin semua bagian dari FIK dan hak pokja ULP untuk melakukan pembuktian kualifikasi dengan teknik pembuktian sesuai kebutuhan. d.

Tata Cara Evaluasi Kualifikasi Yang perlu dijelaskan dari tata cara evaluasi kualifikasi adalah persyaratan

dokumen kualifikasi dan proses pembandingan oleh Pokja ULP antara isi dokumen kualifikasi (formulir isian kualifikasi) penyedia dengan persyaratan kualifikasi. Dokumen Pemilihan Dokumen pemilihan merupakan dokumen yang terkait dengan proses evaluasi penawaran. Bagi calon penyedia, dokumen pemilihan merupakan panduan untuk menyusun dokumen penawaran. Bagi Pokja ULP, sebagai panduan dalam melakukan evaluasi penawaran. Dokumen Pemilihan sesuai Perpres No. 54 Tahun 2010 dan perubahannya terdiri dari: a.

Umum

b.

Undangan pengambilan dokumen pemilihan;

c.

Instruksi kepada peserta;

d.

Lembar data pemilihan;

e.

Bentuk dokumen penawaran:

f.

Bentuk surat perjanjian;

g.

Syarat-syarat umum kontrak;

h.

Syarat-syarat khusus kontrak;

i.

Spesifikasi teknis, KAK dan/atau gambar;

j. k.

Daftar kuantitas dan harga; Bentuk dokumen lain. Yang perlu dijelaskan oleh Pokja ULP dari isi dokumen pemilihan tersebut adalah

Instruksi Kepada Peserta; Lembar Data Pemilihan; Bentuk Dokumen Penawaran; SyaratSyarat Umum Kontrak; Syarat- Syarat Khusus Kontrak; Spesifikasi Teknis, KAK dan/atau Gambar; Daftar Kuantitas dan Harga. a)

Instruksi Kepada Peserta (IKP) dan Lembar Data Pemilihan (LDP)

IKP dan LDP mengungkapkan beberapa hal yaitu umum, dokumen pemilihan, penyiapan dokumen penawaran, pemasukan dokumen penawaran, pembukaan dan evaluasi penawaran, penetapan pemenang pelelangan, penunjukan pemenang, pelelangan


Halaman: 15 dari 31


Kode Modul

gagal, jaminan pelaksanaan dan penandatanganan kontrak. Dari beberapa hal tersebut yang perlu dijelaskan oleh pokja ULP meliputi: 1)

Hal-hal

yang

bersifat

umum

berupa

lingkup

pekerjaan,

sumber

dana,

larangan dan pendayagunaan produksi dalam negeri. 2)

Penjelasan tentang

dokumen pemilihan berupa isi dokumen pemilihan dan

kemungkinan perubahan dokumen serta perubahan waktu penyampaiannya. 3)

Penjelasan tentang bagaimana calon penyedia menyiapkan dokumen penawaran masa berlaku penawaran, jangka waktu pelaksanaan dan surat jaminan penawaran.

4)

Penjelasan tentang pemasukan dokumen penawaran berupa metode pemasukan penawaran dan jangka waktu pemasukan penawaran.

5)

Perihal pembukaan dan evaluasi penawaran berupa proses pembukaan penawaran dan metode dan proses evaluasi penawaran.

6)

Perihal pelelangan gagal berupa kemungkinan kondisi-kondisi yang akan menyebabkan pelelangan dinilai gagal.

7)

Perihal

jaminan

pelaksanaan berupa persyaratan jaminan pelaksanaan dan

kemungkinan penyitaannya karena adanya wanprestasi dari penyedia. Selanjutnya, identifikasi dokumen pendukung yang terkait dengan kriteria evaluasi penawaran dan atau yang akan berpengaruh pada proses evaluasi penawaran. Dokumen tersebut antara lain: 1) Terkait pengadaan jasa lainnya berupa akomodasi hotel untuk kegiatan pelatihan. Jika tertulis spesifikasi hotel bintang IV maka dokumen (aturan atau acuannya) terkait uraian argumentasi dan rincian detail kategori hotel bintang IV harus ada. 2) Jika nilai pengadaan lebih dari Rp. 5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah) dan bobot TKDN penyedia di atas 25% maka pemberian preferensi harga dilakukan dalam perhitungan Harga Evaluasi Akhir (HEA). Dokumen resmi terkait TKDN dari Kementrian Perindustrian harus dapat ditunjukkan kepada ULP apabila data tersebut belum dipublikasi di website Kementerian Perindustrian. Jika ada bobot TKDN penyedia yang tidak benar maka penyedia yang bersangkutan harus dikenakan sanksi finansial dan sanksi administrasi. Terkait hal ini, penyedia harus menyepakati konsekuensi tersebut dengan dokumen resmi sesuai ketentuan yang berlaku terkait ‘penerimaan negara bukan pajak’ yang berasal dari pengenaan sanksi finansial. 3) Jika (misalnya) dalam jasa konsultansi, Pokja ULP melakukan;


Halaman: 16 dari 31


i.

Kode Modul

Negosiasi teknis, maka penyedia harus merespon dengan dukungan dokumen

resmi terkait teknisnya. ii.

Negosiasi harga dari tenaga personilnya, maka penyedia harus menyediakan

daftar gaji setelah dipotong PPh dari tenaga personil tersebut. b)

Bentuk Dokumen Penawaran

Yang perlu dijelaskan dari bentuk dokumen penawaran adalah surat penawaran, surat kuasa, dokumen penawaran teknis, formulir rekapitulasi perhitungan TKDN dan jaminan penawaran. c)

Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK) dan Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK)

Yang perlu dijelaskan dari SSUK dan SSKK yaitu jadwal pelaksanaan, bagian yang disubkontrakkan, kemitraan/KSO, standar spesifikasi teknis, pengawasan pelaksanaan pekerjaan, inspeksi pabrikan, asuransi, risiko, pemeriksaan dan pengujian, penyelesaian kontrak serta perubahan pekerjaan, hak dan kewajiban kedua belah pihak, penyesuaian harga, keadaan kahar, dan pemutusan kontrak. d)

Spesifikasi Teknis, KAK dan/atau Gambar;

Yang perlu dijelaskan dari spesifikasi teknis antara lain: persyaratan standar material, alat, personil dan metode pelaksanaan. Sedangkan untuk KAK adalah unsur dari KAK yang terkait dengan proses pencapaian mutu output. Sedang untuk gambar adalah bagian yang merupakan utama dari sebuah rancangan baik bangunan maupun fisik lainnya. e)

Daftar Kuantitas dan Harga;

Yang perlu dijelaskan dari daftar kuantitas dan harga adalah konsekuensi jika untuk jenis kontrak yang akan digunakan dengan kuantitas dan harga, baik pada item harga satuan maupun pada total nilai penawaran. PENYUSUNAN MATERI PENJELASAN ( AANWIZJING ) DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH Materi penjelasan merupakan bahan/dokumen yang akan dijelaskan oleh Pokja ULP. Materi penjelasan sebaiknya mengakomodir bahan penjelasan yang terkait dengan isi dokumen pengadaan (baik yang tersurat di Perpres No.54 Tahun 2010 dan perubahannya maupun yang belum tersurat) yang akan dijelaskan. Materi penjelasan dokumen pengadaan meliputi namun tidak terbatas pada: Judul Modul: Menyampaikan Penjelasan Dokumen Pengadaan Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 17 dari 31


Kode Modul

Tabel 2. Materi Penjelasan Dokumen Kualifikasi dan Dokumen Pemilihan

joint oper ation

Untuk materi lingkup pekerjaan, Pokja ULP harus menjelaskan berbagai potensial risiko terkait ketersediaan anggaran, kompleksitas pekerjaan dan kemungkinan variasi proses pelelangan. Anggaran harus dijelaskan terutama jika proses lelang berjalan pada posisi pagu sementara di Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) atau di Rencana Kerja Anggaran (RKA) Kementerian/Lembaga (K/L). Kompleksitas pekerjaan perlu dijelaskan terkait dengan kerumitan teknis, risiko dan nilai pengadaan. Hal ini perlu ditegaskan untuk memberikan gambaran mutu/kualitas sehingga calon penyedia dapat

mengukur

kapabilitas

teknisnya.

Disamping itu, Pokja ULP dapat mengoptimalkan pencapaian/perwujudan salah satu kebijakan umum pengadaan yaitu paket 2,5 miliar ke bawah untuk pengusaha kecil. Sedangkan variasi proses pelelangan dapat dijelaskan jika menggunakan lelang itemized, pengadaan bersama, proses pelelangan untuk mendapatkan kontrak, satu paket pengadaan dari beberapa kode rekening anggaran dan lain-lain.


Halaman: 18 dari 31


PENYUSUNAN

ACARA

PENJELASAN

Kode Modul

DALAM

PENGADAAN

BARANG/JASA

PEMERINTAH 1.

Susunan Acara Urutan proses penjelasan perlu dirancang dengan baik agar penjelasan dokumen

pengadaan berjalan dengan tertib (sesuai dengan etika pengadaan). Secara garis besar, susunan acara penjelasan dapat dirancang sebagai berikut: a.

Pembukaan yang diisi dengan latar belakang dan tujuan penjelasan dokumen

pengadaan. b.

Penjelasan proses kualifikasi.

c.

Tanya jawab dengan peserta.

d.

Penjelasan proses evaluasi penawaran.

e.

Tanya jawab dengan peserta.

f.

Pembacaan hasil penjelasan.

2.

Kebutuhan Sarana Prasarana

Untuk kelancaran acara penjelasan, pokja ULP perlu mengidentifikasi kebutuhan pendukungnya. Salah satunya adalah kebutuhan sarana dan prasarana. Diantaranya adalah: a.

Tempat yang akan digunakan

b.

Sound System

c.

In-focus

d.

Meja dan kursi

e.

Layout Ruangan

f.

Jaringan jika pengadaan melalui e-procurement

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN TENAGA AHLI SEBAGAI AANWIZJER DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH Tenaga ahli yang akan mendukung pokja ULP dalam melakukan penjelasan merupakan tenaga ahli yang mempunyai kapabilitas dan kompetensi sesuai/terkait dengan spesifikasi/ mutu barang/ jasa yang akan diadakan. Kebutuhannya menjadi penting jika seluruh anggota Pokja ULP tidak memiliki pengetahuan atau ketrampilan dan atau kewenangan terkait dengan penjelasan seluk beluk spesifikasi dan rancangan kontrak, sebagai contoh jika ULP merupakan unit yang terpisah dan hanya ada satu di kabupaten/kota/provinsi/kementerian/ lembaga.

Pengetahuan

terkait

spesifikasi

barang/jasa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tiap jenis tugas pokok dan fungsi pemerintahan kemungkinan belum/tidak dimiliki oleh Pokja ULP. Semakin rumit dan Judul Modul: Menyampaikan Penjelasan Dokumen Pengadaan Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 19 dari 31


Kode Modul

kompleks barang/jasa yang diadakan maka semakin tinggi kebutuhan tenaga ahli yang berperan penting dalam proses penjelasan pengadaan. Untuk

mengidentifikasi

kebutuhan

tenaga

ahli

yang

akan

mendukung

pelaksanaan pemberian penjelasan ada 2 (dua) kemungkinan langkahnya, yaitu: 1.

Pokja ULP pasif, hanya menerima informasi dari PPK yang menetapkan dan menugaskan tim ahli yang harus menjelaskan spesifikasi teknis barang/jasa yang akan diadakan.

2.

Pokja ULP aktif, dengan melakukan kajian atas spesifikasi teknis barang/jasa yang akan diadakan. Diantara bahan kajian itu adalah ‘apakah barang/jasa te rsebut bersifat kompleks’.

Jika kompleks maka pokja ULP mengusulkan PPK untuk

menunjuk atau menugaskan tenaga ahli atau mengusulkan dan atau menugaskan tenaga ahli yang ada di ULP.


Halaman: 20 dari 31


Kode Modul

BAB III MELAKSANAKAN PENJELASAN DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA Pelaksanaan penjelasan dokumen pengadaan dilakukan minimal satu kali dalam satu proses pemilihan penyedia barang/jasa. Jika ada kebutuhan mendesak atau situasi diluar kendali Pokja ULP, maka penjelasan dokumen pengadaan bisa dilakukan lebih dari satu kali dengan cut off -nya sebelum ‘pemasukan penawaran’.

Pemberian penjelasan dilakukan di tempat dan pada waktu yang ditentukan, serta dihadiri para peserta yang terdaftar. Ketidakhadiran peserta pada saat pemberian penjelasan tidak dapat dijadikan dasar untuk menolak/menggugurkan penawaran. Perwakilan peserta yang hadir pada saat pemberian penjelasan menunjukkan tanda pengenal dan surat tugas kepada Pokja ULP. Jika dipandang perlu, Pokja ULP dapat memberikan penjelasan lanjutan dengan cara melakukan peninjauan lapangan.

Kondisi lapangan akan berpengaruh terhadap harga yang akan ditawarkan. Dalam rangka mendapatkan harga yang kompetitif, pokja ULP harus mempelajari dengan cermat faktor-faktor lapangan yang berpengaruh terhadap harga penawaran seperti lokasi bahan baku, kondisi jalan masuk, topografi lapangan. Selain faktor jarak lokasi bahan baku ke lokasi pekerjaan, faktor kondisi jalan masuk juga akan berpengaruh terhadap harga penawaran, Apabila terdapat lebih dari satu jalan masuk, maka pokja ULP harus menunjukkan jalan masuk yang menyebabkan harga penawaran, khususnya harga satuan biaya angkut, yang termurah.

Pada pelelangan secara elektronik, faktor-faktor

ini pun harus dapat tersampaikan kepada para calon penyedia barang/jasa. Jika ada jalan masuk yang menghubungkan lokasi bahan baku ke lokasi pekerjaan yang jaraknya lebih pendek,

namun

memerlukan

perbaikan, hal ini pun harus disampaikan untuk

menjadi bahan pertimbangan bagi para calon penyedia barang/jasa. Dengan kata lain, pokja ULP harus melakukan upaya maksimal agar harga penawaran yang diajukan oleh para calon penyedia barang/ jasa menjadi serendah mungkin.


Halaman: 21 dari 31


3.1.

Kode Modul

PENJELASAN DOKUMEN KUALIFIKASI Setelah

memahami

materi

penjelasan

dan

acara

penjelasan,Pokja

ULP

melakukan penjelasan. Metode kualifikasi perlu dijelaskan karena terkait dengan sifat dan kompleksitas barang/jasa akan diadakan. Metode dan kriteria penilaian kualifikasi perlu dijelaskan karena terkait dengan proses penilaian penyedia dan analisa pemenuhan unsur yang mencerminkan kompetensi penyedia barang/jasa.

Hakekat dilakukannya evaluasi kualifikasi adalah mengetahui kompetensi

dan

kemampuan usaha para penyedia barang/jasa. Kedua faktor ini dapat diketahui melalui formulir-formulir yang terdapat dalam dokumen kualifikasi yang telah diisi oleh para calon penyedia barang/jasa. Apabila calon penyedia barang/jasa tidak mengisinya secara lengkap dan benar, padahal penyedia barang/jasa tersebut adalah instansi kredibel, maka penyedia barang/jasa yang bersangkutan akan dinyatakan gugur dalam evaluasi kualifikasi. Hal ini tentu saja merupakan kerugian bagi penyedia barang/ jasa tersebut dan juga bagi institusi yang sedang melaksanakan karena kehilangan calon penyedia barang/jasa yang potensial, yang barangkali akan menyampaikan penawaran yang baik dengan harga terendah. Karena itu pokja ULP harus meyakinkan para calon penyedia barang/jasa untuk mengisi formulir kualifikasi tersebut dengan lengkap dan benar.

Ada dua metode kualifikasi yaitu pra dan pasca kualifikasi. Kedua metode itu mempunyai dampak pada seluk beluk penilaian kualifikasinya.

a.

Dalam pra kualifikasi, ULP dapat menjelaskannya dengan contoh penjelasan sebagai berikut: “Ada beberapa proses penilaian atas data yang ada di formulir isian kualifikasi bukan

merupakan

ajang

penilaian

yang

bisa

menggugurkan. Sebagai contoh persyaratan pemenuhan

langsung kewajiban

perpajakan, jika di antara penyedia menyatakan masih mencantumkan ‘dalam proses’ di formulir isian kualifikasinya maka Pokja ULP akan menilainya Judul Modul: Menyampaikan Penjelasan Dokumen Pengadaan Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 22 dari 31


Kode Modul

sebagai ada atau memenuhi kriteria penilaian kualifikasi. Dan jika hal ini terjadi maka batas maksimal penyampaian dokumennya adalah tanggal terakhir pada pembuktian kualifikasi”. b.

Dalam pasca kualifikasi, ULP dapat menjelaskannya (di penjelasan pelelangan) dengan contoh penjelasan sebagai berikut: “Semua unsur penilaian sudah harus selesai/terpenuhi pada saat pemasukan

penawaran.

Penilaian

kualifikasi

merupakan

menggugurkan. Tidak boleh ada data yang

bagian

“masih dalam

yang

bisa

proses”.

Ada beberapa materi yang sering menjadi bahan pertanyaan atau sanggahan dari para calon penyedia, antara lain; surat izin usaha, bidang dan sub bidang pekerjaan, pertentangan kepentingan, dan proses pembuktian kualifikasi.

Proses Pembuktian

Kualifikasi

Pembuktian kualifikasi perlu dijelaskan karena terkait dengan pencapaian substansi kompetensi dan kesungguhan penyedia barang/jasa. Pembuktian kualifikasi adalah proses untuk meyakini substansi kemampuan dan kapabilitas penyedia sesuai kebutuhan spesifikasi/kualitas barang yang akan diadakan oleh penyedia tersebut.

Pokja ULP harus menjelaskan bahwa proses pembuktian

akan dilakukan dengan memenuhi kebijakan umum, etika dan prinsip pengadaan. Secara umum ada minimal dua teknik yang digunakan dalam proses pembuktian kualifikasi, yaitu: a.

Membandingkan data di formulir isian kualifikasi dengan dokumen asli/legalisirnya

b.

Klarifikasi

dan

konfirmasi

kepada

penerbit

dokumen

atau

yang

mengesahkan (legalisir) dokumen.

Jika persyaratan penyedia barang/jasa berbeda-beda sesuai dengan jenis pengadaan, nilai pengadaan, kompleksitas pengadaan dan keadaan tertentu maka tata cara penilaian kualifikasi akan berbeda dan tingkat kedalaman proses pembuktian kualifikasinya pun berbeda, dan pokja ULP harus menjelaskanmya ke para calon penyedia.Sebagai contoh, pengadaan konstruksi sederhana dengan Judul Modul: Menyampaikan Penjelasan Dokumen Pengadaan Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 23 dari 31


Kode Modul

nilai pengadaan di bawah Rp. 2.500.000.000,00 (Dua miliar lima ratus juta rupiah). Sesuai kebijakan umum pengadaan, maka paket pengadaan itu hanya boleh diikuti oleh pengusaha kecil.

Di antara proses penilaian kualifikasinya tidak perlu menghitung Kemampuan Dasar (KD), namun Pokja ULP harus mampu membuktikan bahwa calon penyedia yang menjadi pemenang kualifikasi memenuhi syarat/kriteria sebagai pengusaha kecil sebagaimana diungkap dalam pasal 1 Perpres No.54 Tahun 2010 dan perubahannya serta pasal 1 dan 6 Undang-Undang No. 20 Tahun 2008 tentang UKM.

Pembuktian

kualifikasinya

tidak

sekedar

teknik

pembandingan

dan

klarifikasi/konfirmasi tapi memverifikasi seluruh data calon penyedia untuk meyakini bahwa calon penyedia telah memenuhi kriteria pengusaha kecil. Proyeksi proses pembuktian kualifikasi seperti itu harus dijelaskan kepada para calon penyedia termasuk kemungkinan konsekuensi beberapa sanksi jika ada data yang tidak benar atau berbeda antara data di formulir isian kualifikasi dengan data asli/legalisirnya. Jika penyedia tidak bisa datang pada jadwal pembuktian kualifikasi yang ditetapkan, penyedia perlu diberikan kesempatan untuk datang dan melengkapi pembuktian dengan catatan tidak merubah jadwal secara keseluruhan.

3.2.

PENJELASAN DOKUMEN PEMILIHAN Dengan berbekal isi dokumen pemilihan, memahami materi penjelasan dan acara penjelasan, pokja ULP melakukan penjelasan. Pada prinsipnya pokja ULP harus menjelaskan setiap bagian dan klausul yang ada dalam Dokumen Pengadaan yaitu pada bagian Instruksi Kepada Peserta (IKP) Lelang, bagian Lembar Data Pemilihan dan Kualifikasi, bagian Spesifikasi dan terakhir bagian Rancangan Kontrak. Dari keseluruhan bagian dalam Dokumen Pengadaan, ada empat hal penting yang harus dijelaskan, yaitu; cara penyampaian dokumen penawaran (termasuk kelengkapan yang harus dilampirkan bersama dokumen penawaran), evaluasi penawaran (termasuk metode, hal-hal yang menggugurkan penawaran


Halaman: 24 dari 31


Kode Modul

dan preferensi harga), kontrak yang akan digunakan (termasuk jenis kontrak, penyesuaian harga, sub-kontrak dan resiko K3), serta jaminan.

1.

Cara Penyampaian Dokumen Penawaran Pokja ULP harus menjelaskan metode penyampaian dokumen penawaran, kemungkinan cara pengiriman dokumen penawaran oleh calon penyedia barang/jasa dan dokumen-dokumen yang harus dilampirkan. Sebagai contoh, ULP menjelaskan: a. Kejelasan tulisan dalam sampul luar tentang alamat lengkap ULP dan nama alamat pengirimnya, termasuk di tiap sampul dalam metode 2 (dua) sampul. b. Cara pengiriman, jika dilakukan manual maka harus minta tanda terima dari ULP. Jika dilakukan melalui surat disimpan

(pos)

maka

harus

bukti kirimnya dan jika perlu penyedia menulis di sampul

rencana sampai ke ULP (dengan minta keterangan ke petugas pengirim terlebih dahulu) dan bukti kirim melalui fax atau email ke pokja ULP. c. Dokumen dukungan pabrikan, sertifikat garansi dan lainnya yang harus dilampirkan di dokumen penawaran. Catatan : jelaskan yang penting-penting dari dokumen pemilihan : SSUK, SSKK, yang sering terjadi : tata cara pembayaran, perubahan kontrak, tata

cara evaluasi juga harus clear, mengacu LDP dan IKP. Harus dijelaskan jika PK sistem skor : bagaimana skor didapatkan.

2.

Evaluasi Penawaran Pokja ULP harus menjelaskan seluk beluk penerapan metode penawaran. Sebagai contoh metode evaluasi penawaran pengadaan barang sistem nilai, Pokja ULP harus menerangkan pemenuhan aspek teknis yang akan dibobot dan yang akan dianggap tidak sesuai serta argumentasi penetapan angka bobotnya. Hal-hal yang menggugurkan penawaran merupakan poin yang krusial untuk diketahui oleh para calon penyedia barang/jasa. Kaitannya dengan optimalisasi

pemilihan

pemenang


yang

akan

mampu

mengadakan Halaman: 25 dari 31


Kode Modul

barang/jasa sesuai spesifikasi yang diharapkan harus dijelaskan. Sebagai contoh surat dukungan pabrikan bagian dari persyaratan mutlak. Hal ini harus dijelaskan termasuk kemungkinan format pengesahan/legalisasi dari pabrikannya. Preferensi harga merupakan wujud pembelaan negara pada penyedia yang menggunakan produk dalam negeri dengan tingkat kandungan dalam negeri (TKDN) lebih dari 25%. Penerapannya ada saat perhitungan harga evaluasi akhir. Pencantuman angka TKDN di dokumen penawaran bersifat self assesment dari penyedia. Pokja ULP harus membuktikan kebenaran angka TKDN dan langkah ini harus menjadi bagian dari evaluasi penawaran. Harus dijelaskan pula konsekuensi jika terdapat angka TKDN yang tidak benar, penyedia akan dikenakan sanksi administrasi (batal jadi pemenang dan di-blacklist ) dan sanksi finansial yang berupa penyetoran ke kas negara sesuai hasil perhitungannya. Bahkan pengawalan TKDN pada pelaksanaan kontrak juga harus dijelaskan oleh Pokja ULP.

1.

Kontrak yang akan digunakan Termasuk jenis kontrak, penyesuaian harga, sub-kontrak dan risiko K3. Sebagai contoh; jika sebagian barang yang diadakan diperbolehkan sub kontrak maksimal 10% untuk item yang bukan inti dari barang tersebut, maka harus dijelaskan dengan memadai.

2.

Jaminan Pokja ULP menjelaskan besaran jaminan dan jenis jaminan yang harus dipenuhi oleh penyedia. Berikut adalah contoh gambar dari jaminan pelaksanaan yang harus dijelaskan pada dokumen pemilihan.


Halaman: 26 dari 31


Kode Modul

Gambar 1. Contoh Penjelasan Isi Jaminan

3.3.

Pelaksanaan

PENJELASAN OLEH TENAGA AHLI

Dalam

hal

penjelasan

dokumen

pengadaan

dalam

rapat penjelasan

dibutuh bantuan tenaga ahli maka hal-hal yang dijelaskan oleh tenaga ahli terkait dengan isi dokumen pengadaan, contoh : spesifikasi, gambar-gambar, rancangan kontrak dan HPS jika perlu.

3.4.

PENJELASAN DALAM SISTEM PENGADAAN ELEKTRONIK

Pokja ULP dapat menjawab setiap pertanyaan yang masuk, namun pokja ULP dilarang

menjawab

pertanyaan

dengan

cara

mengumpulkan pertanyaan

terlebih dahulu dan menjawab pertanyaan tersebut di akhir jadwal. Pada tahap penjelasan ini ULP dapat menambah waktu beberapa menit sebelum tahapan Judul Modul: Menyampaikan Penjelasan Dokumen Pengadaan Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 27 dari 31


Kode Modul

penjelasan berakhir (10 menit berakhir). Dengan penambahan waktu, penyedia barang/ jasa diperkenankan untuk memberikan pertanyaan kembali.

Apabila jadwalnya telah selesai, maka secara otomatis penyedia tidak

bisa

mengirimkan pertanyaan lagi, namun pokja ULP masih punya waktu minimal 3

jam

untuk

menjawab

pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pada akhir

waktu. Jika ada perubahan dokumen pengadaan tugas berikutnya bagi Pokja ULP pokja ULP adalah menyusun adendum dokumen pengadaan yang selanjutnya diunggah pada SPSE.

Yang akan secara otomatis terinformasi kepada seluruh peserta yang mendaftar. Perubahan (adendum) dapat dilaksanakan secara berulang dengan batas akhir dua hari sebelum tahap pemasukan dokumen penawaran berakhir.

Jika dianggap perlu dan tidak dimungkinkan memberikan informasi lapangan ke dalam dokumen pemilihan, pokja ULP dapat melaksanakan penjelasan lanjutan dengan peninjauan lapangan lokasi pekerjaan. Pelaksanaan penjelasan lanjutan dilakukan oleh orang lain selain pokja ULP. Misalnya pokja ULP menunjuk seorang atau beberapa tenaga ahli memberi penjelasan teknis yang telah ditetapkan oleh PPK dan penjelasan lanjutan dibuktikan dengan berita acara penjelasan lanjutan. Berita Acara Penjelasan Lanjutan (BAPL), menjadi bagian dari adendum , jika tidak ada adendum, maka BAPL menjadi bagian dari Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP). Bagi peserta yang tidak mengikuti penjelasan pekerjaan tidak dapat digugurkan.


Halaman: 28 dari 31


Kode Modul

BAB IV MEMBUAT BERITA ACARA PENJELASAN DAN ADENDUM DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA

4.1.

PENYUSUNAN BERITA ACARA PENJELASAN SESUAI JADWAL

Pemberian penjelasan mengenai isi dokumen pengadaan, perubahan substansi dokumen, hasil peninjauan lapangan, serta keterangan lainnya harus dituangkan dalam Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP) yang ditandatangani oleh anggota Pokja ULP dan minimal 1 (satu) wakil dari peserta yang hadir dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Dokumen Pengadaan.

Apabila tidak ada satu pun peserta yang hadir atau yang bersedia menandatangani BAPP, maka BAPP cukup ditandatangani oleh anggota Pokja ULP yang hadir. Apabila dalam BAPP sebagaimana dimaksud pada angka 6 terdapat hal-hal/ketentuan baru atau perubahan penting yang perlu ditampung, maka Pokja ULP menuangkan ke dalam Adendum Dokumen Pengadaan yang menjadi bagian tidak terpisahkan dari Dokumen Pengadaan.

4.2.

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN PERUBAHAN DOKUMEN PENGADAAN

1.

Identifikasi Kebutuhan Adendum

Pasal 77 Perpres No. 54 Tahun 2010 dan perubahannya menjelaskan bahwa perubahanperubahan yang terjadi selama acara penjelasan dokumen harus dituangkan ke dalam adendum dokumen pengadaan agar dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Pokja ULP harus menuangkan semua perubahan yang terjadi selama acara penjelasan dukumen pengadaan.

Perubahan

dokumen

pengadaan

dapat

terjadi

karena telah terjadi perubahan

kondisi lapangan sejak desain awal selesai sampai dengan waktu dilaksanakannya penjelasan tentang dokumen pengadaan. Selain itu mungkin juga terdapat informasi Judul Modul: Menyampaikan Penjelasan Dokumen Pengadaan Penyedia B/J Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 29 dari 31


Kode Modul

tentang tidak diproduksinya lagi barang dengan spesifikasi teknis yang tercantum dalam dokumen pengadaan awal, yang disampaikan oleh para penyedia barang/jasa yang hadir dalam pertemuan tersebut. Berdasarkan hasil rapat penjelasan maka dapat di idenfikasi hal-hal apa saja yang dibutuhkan dalam melakukan adendum dokumen pengadaan.

2.

Identifikasi Kebutuhan Perubahan Dokumen yang harus Disetujui oleh PPK

Perubahan rancangan kontrak, spesifikasi teknis, gambar dan/atau nilai total HPS, harus mendapatkan persetujuan PPK sebelum

dituangkan

dalam

Adendum

Dokumen Pengadaan. Apabila PPK tidak sependapat dengan usulan perubahan, maka ULP menyampaikan keberatan PPK kepada PA/KPA untuk diputuskan dan: a.

Apabila PA/KPA sependapat dengan PPK, tidak dilakukan perubahan; atau

b.

Apabila KPA sependapat dengan Pokja ULP, PA/ KPA memutuskan perubahan

dan bersifat final, serta memerintahkan Pokja ULP untuk membuat dan mengesahkan adendum dokumen pengadaan.

4.3.

TATA CARA ADENDUM / PROSES KEABSAHAN ADENDUM

Keabsahan adendum harus memenuhi kriteria bahwa adendum dokumen pengadaan disepakati oleh semua pihak dan dituangkan dalam berita acara pemberian penjelasan. Kriteria tersebut diantaranya : 1)

Pemenuhan keabsahan hasil adendum

2)

Penguatan komitmen,

3)

Bahwa perubahan harus

ada batas waktu, jika sudah ditutup tidak bisa

mengajukan perubahan lagi, terutama untuk pekerjaan kompleks).

Apabila ketentuan baru atau perubahan penting tersebut tidak

dituangkan

dalam

adendum dokumen pengadaan, maka ketentuan baru atau perubahan tersebut dianggap tidak ada dan ketentuan yang berlaku adalah dokumen pengadaan awal.


Halaman: 30 dari 31

13. Buku Informasi Menyampaikan Penjelasan_ver April 2016.pdf

Recommend Documents