Turinys
Įvadas ............. ............................................................................ 4 N IZACIJŲ 1. RAŠYTINĖ KOMUNIKACIJ A IR JOS SVAR SV ARBA BA ORGA ORG A NIZACIJŲ VALDY VAL DYME ME ..... ... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... 7 1.1. Pagrindinės sąvokos ....................................................................... 9 2. TEISĖS NORMINIAI AKT AI, AI , NUSTA NUS TATA TANT NTYS YS VEIK VE IKLOS LOS
DOKUMENTŲ RENGIMO, T VARKY VA RKY MO IR APSK AP SKAI AITO TOS S REIKALAVIMUS ................................................................................ 12 3. DOKUMENTŲ VALDYMAS I R DOKUMEN TO SĄVOKA ..................... ..................... 16 3.1. Dokumentų valdymo sąvoka ir reikšmė valdymo organizavimui ............................................................................. 16 3.2. Dokumentų valdymo organizavimo formos .............. ............... ...... 21 3.3. Įstaigos dokumentų valdymo organizavimas ................................ 21 3.4. Dokumento sąvoka ir atliekamos atliekamos funkcijos .............. ............... ...... 24
Ve iklo loss doku do kume ment ntų ų klas kl as ifikavimas .............................................. 26 3.5. Veik 3.6. Dokumentų unifikavimas ............................................................. 28 4. ĮSTAIGOS / ĮMONĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ ĮFORMINIMAS ......... 32 4.1. Dokumentų spausdinimas ........................................................... 32 4.2. Dokumentų priedai ...................................................................... 33 4.3. 4.3. Pridedami dokumentai ........................... .............. ............... ......... 34 4.4. Dokumentų išrašai ....................................................................... 36 4.5. Dokumentų pasirašymas .............................................................. 37 5. ĮSTAIGOS / ĮMONĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ RENGIMAS ............. .. 39 5.1. Dokumentų rekvizitai .............. ............... .............. ............... ......... 39 5.1.1. Aktu Ak tual alūs ūs doku do kume ment ntų ų reng re ngim imoo tais ta isyk ykli lių ų pake pa keit itim imai ai ........... 76 5.1.2. Dokumentų trafaretai .......................................................80 5.2. Įstaigos siunčiami dokumentai ............... ............... .............. ......... 93 1
5.3. Įstaigos rengiami dokumentai .................................................. 109 5.4. Teisės aktai ................................................................................. 119 5.5. Teisės aktais tvirtinami dokumentai ............. ............... .............. 129 5.6. Dokumentų tekstų pavyzdţiai ..................................................... 138 6. PERSONALO DOKUMENTAI ORGANIZACIJOJE ORGANIZACIJOJE (RENGIMAS,
ĮFORMINIMAS, TVARKYM AS IR SAUG SA UGOJ OJIM IMAS) AS) .... .. .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... 141 14 1 7. DOKUMENTŲ TVARKYMAS IR APSKAITA ............. ............... .......... 175
pakeitimai .......175 7.1. Aktualūs dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių pakeitimai 7.2. Dokumentų apyvartos organizavimas .............. ............... ........... 186 7.3. Dokumentų registravimas ......................................................... 189 7.4. Dokumentų uţduočių vykdymas, vykdymo kontrolė .................. 192 8. DOKUMENTACIJOS PLANA S IR BYLŲ FORMAVIMAS ............... .... 195 8.1. Dokumentų saugojimas .............................................................200 8.2. Dokumentų paieška ............... ............... .............. ............... ......... 203 8.3. Dokumentų naikinimas .............................................................. 203 8.4. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos dokumentų trafaretai . ........... 204 9. ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO TAISYKLIŲ
APŢV AP ŢVAL ALGA GA ...................................................................................... 231 9.1. Reikalavimai Reikalavimai elektroniniam dokumentui dokumentui ir jo specifikacijoms ............. 235 9.2. Elektroninio Elektroninio dokumento turinys ............................................................. ............................................................. 236 9.3. Metaduomenys Metaduomenys .......................................... ........................................................................................ .............................................. 236 9.4. Elektroninio dokumento parašas .............................................. ............................................................ .............. 237 9.5. Elektroninis dokumento pasirašymas ..................................................... 237 9.6. Elektroninio dokumento pakuotė ............................................. ........................................................... .............. 238 9.7. Elektroninių dokumentų valdymas įstaigoje .........................................238 9.8. Elektroninių dokumentų valdymas: rengimas ........................................239 9.9. Elektroninių dokumentų registravimas ........................................... ................................................. ......240 9.10. Elektroninių bylų sudarymas ............................................ .................................................................. ......................240 9.11. Elektroninių bylų tvarkymas .................................................................. ................................................................. 241 9.12. Elektroninių bylų perkėlimas ............................................ .................................................................. ...................... 242 2
9.13. Elektroninių dokumentų saugojimas ................................................ ...................................................... ...... 242 9.14. Numatomas elektroninių dokumentų perdavimas ................................. 243 9.15. Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių priedai ............................... 245 10. NEOFICIALŪS DOKUMENT AI.. AI .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... 250 25 0 10.1. Kvietimas ir kviečiamasis pranešimas ....................... .............. .. 250 10.2 10.2.. Skelbimas .............. ............... .............. .............. ............... ......... 262 10.3 10.3.. Sveikinimas .......................... .............. .............. ............... ......... 264 10.4. Uţuojauta ................................................................................. 267 11. RAŠTŲ KALBOS KULTŪRA .............................................................. . ............................................................. 271
Literatūra ................................................................................ 301
3
Įvadas Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas, įsigaliojęs 2005 m. sausio 1 d., iš esmės keičia reikalavimus teisės aktams, teisės aktais tvirtinamiems bei įstaigos rengiamiems dokumentams – jų rengimui, tvarkymui, apskaitai bei saugojimui. Nuo 2011 m. sausio 1 d. pasikeitė Lietuvos Respublikos archyvų departamento prie Lietuvos
Respublikos Vyriausybės pavadinimas – jis vadinamas Lietuvos Lietuvos vyriausiojo archyvaro archyvaro tarnyba (Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2010 m. gruodţio 15 d. nutarimas Nr. 1786 (Ţin., 2010, Nr. 149-7646),
kuriame įtvirtintos nuostatos, kad dokumentų valdymą ar naudojimą reglamentuojančius teisės norminius aktus priima Lietuvos vyriausiasis archyvaras).
Atsiţvelgiant į tai, Lietuvos archyvų departamen to prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus priimti teisės norminiai aktai pripaţįstami netekusiais galios ir Lietuvos vyriausiojo archyvaro archyvaro tvirtinami tvirtinami naujai.
2012 m. liepos 1 d. įsigaliojo Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 2, 7, 8, 10, 13, 14, 15, 16, 18, 19 straipsnių pakeitimo ir papildymo įstatymas (Ţin., 2012, Nr. 44-2147). Įgyvendinant šį nutarimą, Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V 117 „Dėl „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo ― (Ţin., 2011, Nr. 88-4229) ir 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V -118 „Dėl „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo ― (Ţin., 2011, Nr. 88-4230) patvirtintos taisyklės (toliau – Taisyklės), nustatančios
dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendruosius reikalavimus. Dar vienas tokių teisės aktų – Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V -100
(Ţin., 2011,
Nr. 32-1534). Nustatyta teisinio reguliavimo esmė nepasikeitė. Rodyklė buvo papildyta naujais
punktais, kai kuriuose punktuose patikslinti minimalūs saugojimo terminai, nuolatinio saugojimo sąlygos, taip pat patikslintos kai kurių punktų formuluotės. Metų pabaigoje buvo naujai Lietuvos vyriausiojo vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodţio 29 d. d. įsakymu Nr. V-158 (Ţin., 2012, Nr. 3 -104) patvirtintos Elektroninių dokumentų valdymo, ir 2011 m. gruodţio 20 d. įsakymu Nr. V -152 (Ţin., 2012, Nr. 2-63) Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės , bei 2011 m. gruodţio 28 d. įsakymu Nr. V -157 (Ţin., 2012, Nr. 2-64) Dokumentų saugojimo taisyklės. 4
2012 metų birţelio ir liepos mėnesiais pasirodė Lietuvos vyriausiojo archyvaro pakeitimų įsakymai, kurie įsigaliojo atitinkamai: Dokumentų saugojimo taisyklės ( Ţin.,2012Nr.79 Ţin.,2012Nr.79-4131) ; Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės (Ţin.. Nr. 72 -3768). Naujai įsigalioję Dokumentų rengimo taisyklių pakeitimai (Ţin., 2012, Nr. 15 -683). Pakeisti taisyklių 2, 5, 6, 7, 8 priedai (siunčiamųjų dokumentų) ir juose rašant teisinę formą atsisakyta ţodţių „Valstybės“ ar „Savivaldybės“. Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis. Tai organizacijos veikla, susijusi su valdymo veiklos dokumentavimu ir darbo su dokumentais organizavimu. Šią veiklos sritį
reguliuoja valstybė. Reglamentuotos dokumentų laikmenos, taip pat ir dokumentų turinys. Juridiškai reguliuojama ir darbo su dokumentais technologija. Per
pastaruosius
septynetą
metų
patvirtinta
reikšmingų
dokumentų
valdymą
reglamentuojančių teisės norminių aktų, padaryta pakeitimų bei patikslinimų ankstesniuose. Tai
lėmė Lietuvos narystė Europos Sąjungoje, informacinių technologijų plėtra, kiti veiksniai. Nėra tokios profesijos, kad nereikėtų dirbti su dokumentais. Tai aktualu ne tik teisės ar valdymo specialistams, bet ir mokslo bei švietimo darbuotojams, inţinieriams, gydytojams, verslininkams. Nuo to, kaip greitai ir teisingai darbuotojas mokės parengti dokumentą, didţia dalimi priklausys ir organizacijos darbo sėkmė. Organiza cijos įvaizdis, jos teikiamų paslaugų patrauklumas priklauso ir nuo toje
organizacijoje dirbančių darbuotojų. Jiems daţnai tenka formuoti ir išlaikyti organizacijos įvaizdį bei reputaciją, suteikti informacijos visuomenei, siekiant sukelti vartotojų susidomėjimą teikiama paslauga, išryškinti teikiamos paslaugos pranašumus ir skirtumus, lyginant su konkurentų teikiamomis paslaugomis, atskleisti paslaugos naudingumą vartotojams, įtikinti klientus teikiamos paslaugos patikimumu ir paskatinti ją vartoti. Visa t ai atliekama naudojant tiek tradicinį rašytinį, tiek elektroninį dokumentą kaip komunikacijos priemonę. Taigi organizacijos vadovams, raštinių darbuotojams, raštvedţiams tenka kurti, plėsti ir išlaikyti socialinius tinklus su tiksliniais vartotojais, o tam reikalingos ţinios dokumentų valdymo srityje.
Ypač tai svarbu vadovams, nes, būdami atsakingi uţ dokumentų valdymą jiems pavaldţioje organizacijoje, jie formuoja ne tik savo asmeninį, bet ir visos organiz acijos įvaizdį. Šis leidinys buvo sudarytas remiantis šiomis prielaidomis: Daugeliui įmonės darbuotojų, neatsiţvelgiant į jų pareigas, tenka susidurti su verslo planavimu, ISO standarto kūrimu, paslaugų pardavimu ar reklama. Bazinės dokumentų valdymo ţinios padeda geriau orientuotis verslo aplinkoje, adm inistruoti bei organizuoti kasdienį įmonės darbą. 5
Komunikavimo metodų ir principų supratimas bei jų praktinio taikymo pagrindai įgalins įmonės darbuotojus spręsti teorines bei praktines organizacijos problemas, padės suprasti ir paaiškinti, kaip svarbu laiku ir kokybiškai k okybiškai pateikti rašytinę informaciją. Kad būtų efektyvi konkurencinėje aplinkoje, organizacija turi mokėti ne tik skleisti informaciją apie save, bet ir paisyti kitų nuomonės, mokėti gauti grįţtamąjį ryšį. Turint visuomenės palaikymą, daug lengviau siekti organizacijos tikslų, kadangi organizacija siekia kurti paklausias, visuomenės poreikius atitinkančias paslaugas, o tam turi panaudoti visus įmanomus komunikacijos kanalus. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Ţin., 1995, Nr . 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; 2010, Nr. 79-4055) 11 straipsnio 3 dalyje įtvirtinta nuostata, kad nevalstybinės
organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys dokumentus, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai, privalo rengti, tvarkyti ir įtraukti į apskaitą nustatytąja tvarka. Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodţio 20 d. įsakymu Nr. V-152 (Ţin., 2012, Nr. 2-63), nustato šių įstaigų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos
reikalavimus. Taisyklėse numatomi paprastesni dokumentų tvarkymo reikalavimai – ypač toms įstaigoms, kurių dokumentų apyvarta per metus ar keletą metų yra nedidelė. Atnaujintos dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai. Patvirtintos taisyklės apibrėţia būtent nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų veiklos dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendrąsias nuostatas – dokumentų registravimą, bylų sudarymą, tvarkymą ir apskaitą, dokumentų naikinimo tvarką. Leidinio tikslas
Supaţindinti su naujausiais dalykinių dokumentų įforminimo reikalavimais, išanalizuoti įmonės veiklos dokumentų ypatumus bei daţniausiai pasitaikančias klaidas, kurios trukdo efektyviai keistis informacija tarp organizacijų ir organizacijos viduje.
Ugdyti perkeliamuosius mokėjimus ir įgūdţius – būtinumą save tobulinti bei mokytis visą aktyvų gyvenimą. Suteikti rašytinės komunikacijos ţinių ir išmokyti jas panaudoti tvarkant įmonių valdymo, administravimo, administravimo, organizavimo ir komunikavimo dokumentus.
6
1
Rašytinė komunikacija ir jos svarba organizacijų valdyme Komunikacijas literatūros šaltiniai apibrėţia kaip „keitimąsi informacija tarp ją siunčiančio ir gaunančio individų, sąlygojantį tam tikros išvados apie pranešimo prasmę suformavimą―. Šio keitimosi analizė parodo, jog komunikacija susideda iš keleto nuosekliai sujungtų elementų. Sąlyginai šio proceso seką būtų galima įvardyti kaip susidedančią iš tokių etapų – siuntėjas (šaltinis) uţkoduoja pranešimą, kokios nors priemonės pagalba perduoda jį gavėjui, kuris dekoduoja pranešimą ir susikuria tam tikrą jo prasmę. Tarp siuntėjo ir gavėjo egzistuoja tam tikras atgalinis ryšys. Vadovai, kurie supranta šį procesą, gali analizuoti savo komunikacijų formas ir kurti komunikacijų programas, atitinkančias organizacijos poreikius. Komunikacijų terminas taikomas visose organizuotos veiklos srityse: nuo paprasčiausio uţklausimo ir atsakymo į jį iki didelės apimties, išsamios verslo ataskaitos; nuo subtilaus laiško iki masinės reklaminės kampanijos ir pan. Komunikacijų pobūdis atitinka darbo, kuris turi būti padarytas, pobūdį, jos pritaikomos sprendţiamai problemai, ţmogaus psichologijai ir tikslinei auditorijai, t.y. tam, kam yra skiriamas infor macinis pranešimas. Nepriklausomai nuo išraiškos formų, verslo informacinė sistema, paremta komunikacijomis, vaidina labai svarbų vaidmenį bet kurioje organizacijoje.
Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas. Tai yra savotiška organizacijos „ne rvų sistema―, kuri vienija organizaciją ir įgalina jos narius bendradarbiauti bei koordinuoti pastangas. Komunikacijos nėra antrinis ar išvestinis organizacijos aspektas, jos yra organizuotos veiklos esmė, pagrindinis procesas, iš kurio kyla visos kitos fu nkcijos. Visi ţodinių, grafinių ir rašytinių komunikacijų tipai tampa vis svarbesni verslui ir jo dalyviams. Ar tai būtų vidinės komunikacijos – darbdavio ir darbuotojo santykiai, ar išorinės – kai kalbame apie organizacijos ryšius su visuomene – kreipimus, ataskaitas ir pan., jos vaidina gyvybiškai svarbų vaidmenį verslo funkcionavime bei verslo ţmonių gyvenime. Komunikacijas galima suskirstyti į verbalines ir neverbalines. Komunikacijos formos: 7
Diskusijos Pokalbiai Susirinkimai Posėdţiai Derybos Prezentacijos Priėmimai asmeniniais klausimais Telefoniniai pokalbiai Dalykinis susirašinėjimas Tam, kad socialinė sistema (kas ir yra įmonė) efektyviai funkcionuotų, būtinas kokybiškas veiksmų koordinavimas ir valdymas. Visuminis įmonės valdymas – tai procesas, kurio metu vyksta sprendimų parengimas, priėmimas ir jų įgyvendinimo organizavimas. organizavimas. Sėkmingai organizacijos veiklai turi būti sukurta efektyvi informacijos keitimosi sistema, apimanti du pjūvius: organizacijos ryšį su ja supančia aplinka ir vidinį – horizontalų bei vertikalų informacijos srautus. AB „XXX―
Įmonės tiekėjos
Direktorių taryba Mokesčių inspekcija Generalinis direktorius
Sekretorius
Tiekimo skyrius
Gamybos skyrius
Marketingo skyrius
Buhalterija
Komercinės įmonės informaciniai ryšiai (vidaus (
Įmonės pirkėjai
Įmonės bendravykdytojos bendravykdytojos
) ir išorės (
))
Plėtodama veiklą, įmonė keičiasi su išorine aplinka informacija, idėjomis, gauna ištek lius, tuo uţtikrinamas įmonės informavimas. 8
Valdymo veikloje itin svarbi rašytinė informacija ir komunikacija, nes ji tarnauja kaip ilgalaikis, pastovus dokumentas, kuriame uţfiksuotą informaciją galima efektyviai perduoti bei panaudoti ateityje. Dokumentai rengiami tam, kad būtų galima atlikti valdymo veiksmus,
fiksuoti jų turinį, naudoti, perduoti, kaupti ir saugoti reikiamą informaciją tam tikrą laiką. Dabar, įsigaliojus Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėms, visa tai įmanoma atlikti ir informacinių technologijų pagalba. Taip trumpai galima būtų pristatyti pateiktos medţiagos turinį, kuris bus plačiai išdėstytas šioje knygoje.
1.1
Pagrindinės sąvokos 1. Agentūrinė operatyvinė informacija – asmenų, slapta bendradarbiavusių s u
buvusios SSRS specialiosiomis tarnybomis, duomenys, taip pat duomenys apie šių asmenų verbavimą ir naudojimą, jų surinkti duomenys ir kiti duomenys apie asmenis, gauti taikant operatyvinės veiklos priemones ir metodus. 2. Archyvas – įstaiga ar jos struktūrinis padalinys arba kita sukauptų dokumentų saugojimo vieta. 3. Antraštė – dokumento teksto esmę glaustai apibūdinanti informacija. 4. Apskaitos vienetas – dokumentas arba pagal tam tikrus poţymius susistemintų
dokumentų grupė, kuriems suteikiamas atskir as apskaitos numeris. 5. Atsarginės
kopijos – naudojimui skirtos mikroformos ar skaitmeninėje laikmenoje.
dokumentų
kopijos,
pagamintos
susistemintų dokumentų rinkinys. 6. Byla – pagal tam tikrus poţymius sugrupuotų ir susistemintų 7. Bylų apyrašas – bylų apskaitos ir paieškos dokumentas. 8. Dokumentacijos planas – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės
veiklos dokumentų sisteminimo metų planas. 9. Dokumentas – Lietuvos Respublikoje ar uţsienio valstybėje įsteigto juridinio asmens, kitos organizacijos ar jų padalinio (toliau – juridinis asmuo) ar fizinio asmens veiklos
procese uţfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos. 10. Dokumentų konvertavimas – programinės ir (ar) techninės aplinkos ar pateikimo
būdo pakeitimas, uţtikrinant dokumentuose uţfiksuotos informacijos informacijos išsaugojimą. 9
11. Dokumentų
naudojimas – dokumentuose esančios informacijos naudojimas
komerciniais komerciniais ir nekomerciniais nekomerciniais tikslais. 12. Dokumentų saugojimo paslauga – kitų asmenų dokumentų saugojimas specialiose saugyklose pagal licencijos turėtojo sutartinius įsipareigojimus ir teisės aktų nustatytus
reikalavimus, siekiant uţtikrinti saugomų dokumentų autentiškumą, patikimumą ir prieinamumą visą jų saugojimo laiką. 13. Dokumentų tvarkymo paslauga – kitų asmenų dokumentų sisteminimas, bylų
tvarkymas ir bylų apskaitos rengimas teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų valdymą, nustatyta tvarka. – valstybės valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, 14. Dokumentų valdymas – valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, organizacijos, privataus juridinio asmens vidaus administravimo sritis, kuri apima dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą. 15. Dokumentų apskaita – dokumentų kiekio fiksavimas apskaitos dokumentuose. 16. Dokumento išrašas – nustatytąja tvarka par engta ir patvirtinta dokumento dalis. 17. Dokumento registravimas – dokumento įtraukimas į apskaitą, suteikiant jam atskirą
numerį ir taip uţtikrinant jo oficialumo įrodymą. 18. Dokumentų tvarkymas – dokumentų vertinimo, sisteminimo, bylų aprašymo ir jų
įrašymo į apskaitos dokumentus procesas. 19. Dokumento skaitmeninė kopija – dokumento atvaizdas, pagamintas informacinių
technologijų priemonėmis perkeliant dokumento vaizdą į kompiuterio rinkmeną. 20. Elektroninis dokumentas – juridinio ar fizinio asmens norminių teisės aktų nustatyta tvarka informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, sud arytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu. 21. Fondas – teisės aktų nustatyta tvarka perimti saugoti įstaigos ar fizinio a smens veiklos dokumentai. 22. Fondo chronologinės ribos – fondo sudarytojo veiklos pradţios ir pabaigos datos. 23. Fondo dokumentų chronologinės ribos – fonde esančių anksčiausių ir vėliausių
dokumentų datos. 24. Fondo sudarytojas – veiklos dokumentus sudariusi ir sukaupusi įstaiga ar fizinis asmuo. 25. Ilgai saugomi dokumentai – dokumentai, kuriems nustatytas saugojimo terminas
nuo 26 iki 100 metų (elektroninių – nuo 11 metų iki 100 metų). 10
26. Kalendoriniai metai – dokumentų apyvarta įstaigoje ar įmonėje p er kalendorinius
metus arba per dvylika iš eilės einančių mėnesių. 27. Kontekstinė informacija – informacija apie dokumento sandarą, turinį ir aplinką,
sudaranti būtinas ir pakankamas sąlygas dokumento autentiškumui ir prieinamumui uţtikrinti. 28. Nevalsty binės organizacijos – politinės partijos, asociacijos, kitos organizacijos ir
susivienijimai, sudaryti narių poreikiams ir viešiems interesams tenkinti. 29. Nuolat saugomi dokumentai – dokumentai, kuriuos nustatyta saugoti nuolat. 30. Oficialus dokumentas – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės,
valstybės įgalioto asmens vykdant teisės norminių nor minių aktų nustatytus įgaliojimus sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, įtrauktas į apskaitą. 31. Priėjimas prie dokumentų – teisė susipaţinti su dokumentais įstatymų ir kitų teisės
norminių aktų nustatyta tvarka. 32. Rekvizitas – dokumento turinio sudedamoji dalis ar su dokumentu susijusių procedūrų
įforminimo elementas. 33. Specialios įrangos priemonės – dokumentų saugojimo ir (ar) perţiūrėjim o
programinė ir techninė įranga. 34. Saugojimo terminas – laikas, kurį dokumentas turi būti išsaugotas. 35. Teisės aktai – kolegialios institucijos ar teisės aktų nustatytus įgaliojimus turinčio
asmens leidţiami nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir jais tvirtinami nuostatai, taisyklės, programos, kiti dokumentai. 36. Trumpai saugomi dokumentai – dokumentai, kuriems nustatytas saugojimo
terminas nuo 1 iki 25 metų įskaitytinai (elektroninių – nuo 1 iki 10 metų). 37. Valstybės įgalioti asmenys – asmenys, atliekantys valstybės suteiktas įstatymų nustatytas funkcijas (antstoliai, notarai). 38. Valstybės
ir savivaldybių institucijos, įstaigos, įmonės – valstybės ir
savivaldybių institucijos ir įstaigos, finansuojamos iš valstybės ar savivaldybių biudţetų , valstybės pinigų fondų, valstybės ir savivaldybių savivaldybių įmonės. 39. Veiklos dokumentai – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės,
valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vykdant veiklą sudaryti, patvirtinti, gauti, iš kitų juridinių ar fizinių asmenų perimti dokumentai. 11
2
Teisės norminiai aktai, nustatantys veik ve iklo loss d o k ume um e n t ų r eng en g imo im o , tva tv a r k y mo ir apskaitos reikalavimus Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas Įsigaliojęs nuo 2005 m. sausio 1 d. sudaro teisinį pagrindą dokumentus efektyviai valdyti, kad būtų pagrįstas juridinių asmenų veiklos skaidrumas ir atskaitingumas atskaiting umas bei uţtikrinami susijusių asmenų teisėti interesai (Ţin., 2004 -03-30, Nr. IX-2084; Ţin., 2004, Nr. 57-1982 (su 2006-12-19 Nr. X- 992; Ţin., 2007, Nr. 4-154; Ţin., 2008, Nr. 50 1846; 2010-06-18 Nr. XI-917; Ţin., 2010, Nr. 79 -4055 (2010-07-03); Ţin., 2012, Nr. 442147 pakeitimais).
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės Taisyklės nustato pagrindinius dokumentų valdymo reikalavimus: registravimo, bylų sudarymo ir tvarkymo, dokumentų vertės ekspertizės ir bylų apskaitos. Taisyklės patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V -118 (Ţin., 2011, Nr. 88-4230; su 2012, Ţin.. Nr. 72-3768 pakeitimais).
Dokumentų rengimo taisyklės Dokumentų rengimo taisyklės (toliau vadinama – Taisyklės) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau vadinama – įstaigos) oficialių dokumentų (toliau vadinama – dokumentai) įforminimo ir rengimo bendruosius reikalavimus. Taisyklės patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V -117 (Ţin., 2011, Nr. 88-4229; su (Ţin., 2012, Nr. 15-683 pakeitimais).
Įslaptintos informacijos administravimo taisyklės Nustatyta įslaptintų dokumentų rengimo, įforminimo, registravimo, siuntimo, gabenimo, gavimo, dauginimo, saugojimo, apskaitos ir naikinimo tvarka. Taisyklės galioja nuo 2005 m. gruodţio mėnesio. 12
Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė Pagrindinis norminis dokumentas, naudojamas rengiant organizacijos dokumentacijos
planą ir atliekant dokumentų vertės ekspertizę. Nustatyta teisinio reguliavimo esmė nepasikeitė. Rodyklė buvo papildyta naujais punktais, kai kuriuose punktuose patikslinti minimalūs saugojimo terminai, nuolatinio saugojimo sąlygos, taip pat patikslintos kai kurių punktų formuluotės. Patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V -100 (Ţin., 2011, Nr. 32-1534). Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės Nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas, valstybės įgaliotų asmenų elektroninių dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo ir elektroninių dokumentų valdymo sistemų bendruosius reikalavimus. Patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro
2011 m. gruodţio 29 d. įsakymu Nr. V -158 (Ţin., 2012, Nr. 3-104; su 2012-07-05, Nr. 794132 pakeitimais) pakeitimais) (toliau – EDV taisyklės). Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės Nustato šių įstaigų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus. Taisyklėse numatomi paprastesni dokumentų tvarkymo reikalavimai – ypač toms įstaigoms, kurių dokumentų apyvarta per metus ar keletą metų yra nedidelė. Atnaujintos dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai. Patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodţio 20 d. įsakymu Nr. V -152 (Ţin., 2012, Nr. 2-63). Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Ţin., 1995, Nr. 107 -2389; 2004, Nr. 57-1982; 2010, Nr. 79-4055) 11 straipsnio 3 dalyje įtvirtinta nuostata, kad nevalstybinės
organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys dokumentus, kurių rengimą nustato normini ai teisės aktai, privalo rengti, tvarkyti ir įtraukti į apskaitą nustatytąja tvarka. Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisyklės Nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių (toliau vadinama – įstaigos) veiklos nuolatinio saugojimo dokumentų, tarp jų ir tų, prie kurių prieinama tik specialiosios įrangos priemonėmis (toliau vadinama – dokumentai), išskyrus elektroninius dokumentus, perdavimo valstybės archyvams tvarką. Patvirtinta Lietuvos 13
Respublikos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2006 m. spalio 27 d. įsakymu Nr. V -94 (Ţin., 2006, Nr. 116 -4429). Įsakymas įsigaliojo nuo 2007 m. sausio 1 d. Dokumentų saugojimo taisyklės Naujai išleistos Dokumentų saugojimo taisyklės reglamentuoja valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, taip pat juridinių ar fizinių asmenų, siekiančių gauti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus. Patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodţio 28 d. įsakymu Nr. V -157 (Ţin., 2012, Nr. 2-64; su 2012-07-05, Nr. 794131 pakeitimais).
Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Ţin. , 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; 2010, Nr. 79-4055) 12 straipsnio 3 dalyje nustatyta, kad valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus nustato Lietuvos vyriausiasis vyriausiasis archyvaras. archyvaras.
Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo rekomendacijos Patvirtintos Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos direktoriaus 2005 m. gruodţio 23 d. įsakymu Nr. 1V -1162 (Ţin., 2005, Nr. 152 -5628; 2006, Nr. 88-3502), nustato Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo tvarką. Universaliųjų pašto paslaugų teikimo taisyklės Nustato universaliųjų pašto paslaugų teikimo reikalavimus ir sąlygas, universaliųjų pašto paslaugų teikėjų ir universaliųjų pašto paslaugų naudotojų teises bei pašto siuntų adresavimo tvarką. Priėmė Lietuvos Respublikos susisiekimo ministerija 2005 m. sausio 31 d. įsakymu Nr. 3 -38 (Ţin., 2005-02-05, Nr. 17-555). LST ISO 15489-1:2006 Informacija ir dokumentai – Dokumentų valdymas. 1 dalis: Bendrieji dalykai
Tarptautinės standartizacijos organizacijos parengto tarptautinio standarto ISO 15489-1:2001, kurį Lietuvos standartizacijos departamentas patvirtinimo būdu perėmė kaip Lietuvos standartą, lietuviškoji versija. Popieriaus formatai pagal tarptautinius tarptautiniu s standartus ISO 216-1975 ir
ISO
(353-1975)(E)
ISO 8601 : 1988 „Duomenų elementai ir pasikeitimo formatai – Informacijos pasikeitimas – Skaitmeninis datos ir laiko rašymas“ ( Data 14
elements and interchange formats – Information interchange – Representation of dates and times). times). Data pagal ISO 8601 : 1988 – LST EN 28601 : 2000.
Lietuvos Respublikos civilinis kodeksas. Ţin., 2000, Nr.74-22 62. Lietuvos Respublikos darbo kodeksas. Ţin., 2002, Nr. 64-2569. Lietuvos Respublikos darbuotojų saugos ir sveikatos įstatymas. Ţin., 2003, Nr. 70-3170. Įstatymas papildytas priedu: Nr. X-1169, 2007-06-07, Ţin., 2007, Nr. 69-2720 (2007-06-23).
Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymas. Ţin., įstaty mo redakcija redakci ja nuo 2009 m. sausio 1 d.: Nr. X1996, Nr. 63-1479. Nauja įstatymo 1444, 2008-02-01, Ţin., 2008, Nr. 22-804 (2008-02-22).
15
3
Dokumentų valdymas ir dokumento sąvoka Temos tikslai 1. Ţinoti, kas yra dokumentų valdymas ir ką jis apima. 2. Suprasti, kokį vaidmenį atlieka dokumentų valdymas įstaigos valdyme. 3. Ţinoti galimas dokumentų valdymo organizavimo formas įstaigose, sugebėti
pasirinkti optimalią. 4. Suprasti dokumento sąvoką ir su ją susijusius terminus. 5. Ţinoti dokumentų skirstymo principus. Ţinoti dokumentų funkcijas. 6. Ţinoti dokumentų unifikavimo esmę ir tikslus.
3.1
Dokumentų valdymo sąvoka ir reikšmė valdymo organizavimui Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis – fiksuoti valdymo veiksmus veiksmus ir juos realizuoti. realizuoti. Darbas su dokumentais dokumentais susideda susideda iš dviejų etapų: 1. Įmonių veiklos fiksavimo dokumentuose. 2. Įmonių veikloje sudarytų dokumentų organizavimo.
Dokumentavimo procesas suprantamas kaip dokumentų sudarymas, vykdant valdymo funkciją. Šiame procese dalyvauja valdymo aparatas, pavaldţios įstaigos, struktūriniai padaliniai ir kt. Vadinasi, nuo dokumento sudarymo iki jo įvykdymo praeinamas tam tikras kelias. Ši dokumentų eiga įstaigoje vadinama dokumentų apyvarta. Įmonės valdymas – tai sugebėjimas siekti iš anksto nustatytų tikslų, naudojant kitų ţmonių darbą, intelektą, tam tikra linkme formuojant ţmonių elgesio motyvus.
16
Kiekviena įmonė turi atitinkamą struktūrą, vidinius ryšius, uţtikrinančius vadovo ir struktūrinių padalinių ar darbuotojų savitarpio veiklą, ir išorinius ryšius su veiklos part neriais, įmonėmis, valdţios organais. Tokius įmonės išorės ir vidaus ryšius ryš ius galima vadinti informaciniais. Įmonės valdymo veiklos procese sudaroma labai daug dokumentų. Juose uţfiksuota įvairi informacija, reikalinga įmonės funkcionavimui. Norint tokią informaciją naudoti operatyviam darbui, reikia tam tikru būdu organizuoti dokumentus, t.y. registruoti, sisteminti, grupuoti į bylas, atrinkti reikalingiausius reikalingiausius tolesniam naudojimui – operatyviam informaciniam darbui ir
mokslo reikmėms. Vadovavimą įmonei galima suvokti kaip informacijos gavimo, jos apdorojimo, sprendimo priėmimo ir pateikimo vykdytojams procesą. Svarbiausia valdymo dalis yra sprendimo priėmimas, o teisingam sprendimui reikalinga visapusiškai operatyvi ir tiksli informacija. Informacija ir yra valdymo veiklos objektas, o daţnai ir valdymo aparato darbo
rezultatas, todėl labai reikšmingi komunikacijos ir informacijos procesai. Komunikacija (lot. Komunikacija (lot. communicatio – pranešimas) – tai bendravimas, keitimasis patirtimi,
mintimis, išgyvenimais tarp ţmonių arba ţmonių grupių. Valdymo sferoje daţniausiai naudojama dokumentinė informacija. Jos apdorojimo tikslingumas ir operatyvumas yra viena iš sėkmingo organizacijos darbo sąlygų. Valdymo specialistai specialistai skiria skiria tris informacijos apdorojimo etapus: apdorojimo etapus:
pirminių dokumentų kaupimas; duomenų analizė; duomenų, reikalingų priimti valdymo sprendimą, atrinkimas. Dalis informacijos, naudojamos įmonės valdyme, fiksuojama dokumentuose. Dokumentas Dokumentas (lot. cocumentum) cocumentum ) – pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Tai priemonė įvairiais būdais ant specialios medţiagos fiksuoti informaciją apie faktus, įvykius,
objektyvios tikrovės reiškinius ir ţmogaus mąstymo veiklą. Plačiąja prasme į šią sąvoka įeina pirmykštis piešinys ant sienos, indo, taip pat informacija, uţfiksuota rankraščiuose, ţemėlapiuose, grafikoje, mašinraščiuose, fotografijose, magnetinėse juostose, diskuose, duomenų kaupimo bankuose. Todėl šis terminas suvokiamas kaip informacijos laikmena. Valdymo Valdymo veikloje, veikloje, be popieriaus popieriaus,, naudojamos naudojamos ir tokios informacij informacijos os laikmenos, laikmenos, kurias kurias
perskaito tik mašina – magnetinės juostelės, diskai, diskeliai, mikrofilmai, optiniai diskai. 17
