¿CUAL ES EL ROL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION EN LOS NEGOCIOS ACTUALMENTE?
Los Sistemas de Información deben tener un objetivo, una estrategia y factores críticos de éxito. La evaluación de los Sistemas de Información que operan actualmente en una empresa así como la adquisición o creación de un nuevo sistema, requieren del establecimiento de objetivos claros, medibles y reales sustentados en una estrategia que guie el como van a ser transformados en resultados. Así mismo, se vuelve clave la existencia de factores críticos de éxito que identifiquen los elementos de valor que existen dentro y fuera de la empresa y que pueden ser utilizados en la instrumentación de un Sistema de Información.
Por ejemplo, el objetivo de aumentar 20% el nivel de ventas, siguiendo una estrategia de segmentación de precios, buscando eficientar los procesos administrativos que se realizan en las áreas funcionales de mercadotecnia, producción, contabilidad y finanzas (factores críticos de éxito) integra el para qué y el cómo de los Sistemas de Información.
Los Sistemas de Información tienen un ciclo de vida: análisis, diseño, desarrollo e implementación. La medición de la eficiencia de un Sistema de Información así como la fijación del tiempo de ejecución debe tomar en cuenta las características propias de cada etapa. Durante el análisis de requerimientos se investigan, organizan y jerarquizan las necesidades de información de los usuarios y de la empresa, en el diseño, se concretan las entradas (datos), procesamientos (frecuencia y volumen de cálculos o transformaciones de datos) así como las salidas esperadas (reportes, consultas).
En el desarrollo se definen las herramientas tecnológicas y equipos de trabajo y en la etapa de implantación se realizan pruebas de estrés, adecuaciones, entrenamientos, conversiones y revisiones. La retroalimentación entre las etapas anteriores representa un papel clave para que un Sistema de Información satisfaga las necesidades para las cuales fue creado.
La etapa de análisis de requerimientos para un Sistema de Información no puede ser vista solo como su etapa inicial. Buscar la trascendencia para un Sistema de Información, requiere aplicar esquemas lógicos de causa y efecto y a su vez enriquecer estos esquemas con la experiencia de usuarios que puedan visualizar la ocurrencia de eventos inesperados que en determinado momento pueden afectar el rumbo planeado para un Sistema de Información.
El papel del administrador en los Sistemas de Información
La especialización actual de tareas basada en economías de escala o factores geográficos, ha permitido que los servicios de subcontratación sean más accesibles y costeables. Las alianzas tecnológicas que se realizan entre empresas distintas implican un compromiso responsable de ambas partes así como una asignación eficiente de recursos reales para lograr la aplicación de las tecnologías de la información en un menor tiempo y con un alto grado de confiabilidad. Los Hoteles Camino Real por ejemplo, han logrado aplicar nuevas tecnologías sin llegar a conocerlas a fondo, contratando proveedores externos para la ejecución de proyectos o tareas específicas y evaluando arrendamientos financieros de equipos modernos que satisfagan las necesidades de sus clientes.
¿QUE ES EXACTAMENTE UNA EMPRESA DIGITAL Y UN SISTEMA DE INFORMACION?
DEFINICIÓN DE UNA EMPRESA DIGITAL.
Son aquellas empresas que le dan total utilización a los sistemas de información para el desarrollo de sus actividades. Las empresas digitales manejan todos sus procesos de negocios y las relaciones con sus clientes, empleados y otras entidades utilizando como mecanismo de información sistemas digitales que facilitan la agrupación y socialización de la misma.
Algunos de los sistemas que son utilizados para el manejo de la información en una empresa son:
ERP: son los sistemas de procesamiento de las transacciones, recolectan modifican y recuperan la información, generada por las transacciones producidas en una organización.
CRM: tiene en cuenta todas y cada una de las relaciones del marketing Y ventas y dan apoyo a todas operaciones transaccionales de una organización.
SCM: estos sistemas están orientados a la capacidad productiva de la organización, teniendo en cuenta el planteamiento de todas las actividades productivas.
ALGUNAS CARACTERÍSTICAS DE LAS EMPRESAS DIGITALES PUEDEN SER.
fácil administración de un mercado global
fácil competitividad
fácil relación con sus clientes y proveedores
administración digital de los activos claves
organización de los sistemas integrados de una organización
información a tiempo y confiable
seguridad informática
Sistema de información
Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:
Personas;
Datos;
Actividades o técnicas de trabajo;
Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente)
.
Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos. Si bien la existencia de la mayor parte de sistemas de información son de conocimiento público, recientemente se ha revelado que desde finales del siglo XX diversos gobiernos han instaurado sistemas de información para el espionaje de carácter secreto.
Habitualmente el término se usa de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, en parte porque en la mayoría de los casos los recursos materiales de un sistema de información están constituidos casi en su totalidad por sistemas informáticos. Estrictamente hablando, un sistema de información no tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir). Se podría decir entonces que los sistemas de información informáticos son una subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general.
¿COMO HAN TRANSFORMADO LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION A LOS NEGOCIOS?
Las Tecnologías de la Información y la Comunicación han transformado nuestra manera de trabajar y gestionar recursos. Las TIC son un elemento clave para hacer que nuestro trabajo sea más productivo: agilizando las comunicaciones, sustentando el trabajo en equipo, gestionando las existencias, realizando análisis financieros, y promocionando nuestros productos en el mercado.
Bien utilizadas, las TIC permiten a las empresas producir más cantidad, más rápido, de mejor calidad, y en menos tiempo. Nos permiten ser competitivos en el mercado, y disponer de tiempo libre para nuestra familia.
Tomemos como ejemplo el área de Marketing y Comunicación.
Las empresas tienen como objetivo principal vender sus productos en el mercado. Y para conseguirlo necesitan primero presentar el producto a sus clientes para que lo conozcan. Esa es una función del marketing.
Las TIC facilitan el trabajo de presentar el producto a los clientes y conseguir ventas de muchas maneras distintas. Por ejemplo: El correo electrónico nos permite enviar todo tipo de información y comunicados a nuestros clientes.
Podemos enviarles un catálogo de productos, una felicitación de navidad o un boletín de noticias, sin prácticamente ningún coste. Las TIC lo hacen posible.
Una página web donde exponer nuestros productos permite que los clientes interesados encuentren nuestros productos fácilmente en Internet y contacten con nosotros. También permite transmitir al mundo nuestra filosofía de empresa.
Un sistema de gestión de clientes informatizado (también conocido por sus siglas en inglés como CRM) nos permite conocer mejor a nuestros clientes, analizando sus hábitos y su historial de compras. Así podemos planificar mejor nuestras acciones de venta y también gestionar de forma eficaz de las diferentes áreas de negocio de la empresa.
De manera análoga al área de Marketing, las TIC también permiten mejorar la gestión financiera (en la contabilidad, la banca electrónica o la facturación electrónica), la logística y la distribución (en el seguimiento de flotas, la gestión de almacén, el comercio electrónico), los recursos humanos (en la formación a distancia e-learning, la gestión del conocimiento, el seguimiento personalizado), la producción y los procesos (gestión de compras, órdenes de producción, gestión de recursos ERP).
En la actualidad, las TIC son un factor determinante en la productividad de las empresas, sea la empresa que sea y tenga el tamaño que tenga.
Aunque se trate de una empresa muy pequeña, incluso si se trata de una sola persona, hay una serie de servicios TIC básicos con los que cualquier empresa ha de contar: conexión a Internet, correo electrónico, dominio en Internet, y página web. Estos cuatro servicios básicos son los mínimos para cualquier empresa, puesto que agilizan enormemente acciones comunes que todas las empresas realizan, y sirven como base para poder utilizar otros servicios más avanzados.
Estos servicios TIC básicos agilizan el acceso a la información, la comunicación con nuestros clientes y proveedores, la promoción de nuestros servicios y la imagen de marca. Y a la vez, tienen un coste muy bajo.
Una vez estos servicios básicos están instalados, las empresas deben analizar sus procesos de negocio, e integrar las tecnologías de la información y la comunicación que optimizan estos procesos para aumentar la productividad. Para, en definitiva, producir más y mejor en menos tiempo, y que todos podamos disfrutar del tiempo libre.
Desafortunadamente, no todas las empresas utilizan los servicios TIC, y algunas no los utilizan de manera adecuada. Aunque el uso de la Tecnologías de la Información y la Comunicación es un factor clave en la productividad, su uso no está generalizado entre las medianas empresas y las PYMES.
El objetivo de la página ServiciosTIC.com es precisamente ese: generalizar el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación entre las medianas empresas y las PYMES.
Si eres una empresa mediana o una PYME, y crees que puedes utilizar las TIC para mejorar tus procesos de negocio pero necesitas asesoramiento, te invitamos a que nos mandes un mensaje con tus datos. Nos pondremos en contacto contigo y te daremos nuestra opinión acerca de qué cosas puedes hacer en tu empresa para mejorar.
INVESTIGAR QUE ES LA PLANEACION ESTRATEGICA DE LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMO SE LLEVA A CABO EN UNA EMPRESA
Los modelos y técnicas tradicionales en Planeación Estratégica de Tecnología de Información -PETI-, consideran dominios de aplicación en los que el comportamiento del mundo real es descrito a través de conceptos estáticos. Las entidades son tratadas como perfectamente racionales. Interactúan solas en el entorno y no consideran experiencias anteriores. No obstante, el mundo real está representado por entornos dinámicos que no son predecibles. La ejecución de un plan no está garantizada, debido a que el entorno puede cambiar de manera impredecible. El propósito del entorno es promover cualquier tipo de interacción entre entidades. Nosotros estudiamos la dinámica que induce la aceptación o rechazo de cambios en las condiciones del entorno. Proponemos un modelo conceptuado bajo un dominio de aplicación dinámico, que integra las visiones estratégicas de negocio/organizacional, con la visión estratégica de Tecnología de Información (TI) en una visión única final. La construcción está basada en tres conceptos: interacción, adaptación y evolución. Estos conceptos tienen un significado diferente pero están íntimamente relacionados, alcanzando la sinergia necesaria para un proceso de planeación dinámico efectivo.
El reto de las organizaciones siempre ha radicado en la creación de una ventaja competitiva [6], lo que involucra el establecimiento de excelencia en precio, producto, servicio o realización. En términos tecnológicos, la creación de una ventaja competitiva se concentra en la búsqueda e identificación de nuevos sistemas de TI, que generen una diferencia con respecto a otros competidores, mejorando la participación en el mercado y aumentando las ganancias. Ejemplos de aplicación de TI en la creación de una ventaja competitiva, han sido reportados ampliamente en la literatura. Algunos de ellos son legendarios. Muchas empresas han crecido y se han consolidado rápidamente en el mercado, porque supieron aprovechar el potencial de la información y la TI con respecto a sus competidores. Otras, por el contrario, han perdido terreno, debido a que sus competidores establecieron una ventaja tecnológica.
En esta nueva economía, más que nunca, la información juega un papel fundamental en las organizaciones. La habilidad para capitalizar este valor se transforma en un factor crítico de éxito. Esto obedece a que las organizaciones podrán triunfar sólo en la medida que sean capaces de incorporar información estratégica dentro del Web. Como resultado, se ha generado una necesidad creciente por administrar la incorporación de TI, para mejorar el soporte de las actividades de negocio.
La Planeación Estratégica de Tecnología de Información (PETI) se ocupa de esa tarea. Es un proceso que permite garantizar un desarrollo eficiente, viable y sistemático; alinear las acciones y hacerlas consistentes unas con otras; planear la asignación de recursos; sentar las bases para controlar los proyectos, y equilibrar costos y beneficios. Principalmente se hace cargo del establecimiento de una concordancia entre las estrategias de negocios y las estrategias de TI, creando una ventaja estratégica y otra competitiva.
os modelos y técnicas tradicionales de PETI consideran dominios de aplicación idealizados, en los que el comportamiento del mundo real es descrito a través de conceptos estáticos y equilibrados. Las entidades que componen el dominio de aplicación son tratadas como perfectamente racionales, interactúan solas en el entorno y no consideran experiencias anteriores. Además, son predecibles los efectos de cambio en diferentes escenarios del entorno, y es consistente y completa la información para la toma de decisiones y acciones correctivas. Estas suposiciones sobre la planeación aseguran que, sin importar lo que pase, los planes podrán ser ejecutados y las metas, alcanzadas exitosamente. Como resultado, planes fabulosos son construidos para mundos de juguete.
Sin embargo, en el mundo real no existen dichas suposiciones. Los dominios de aplicación son representados por entornos dinámicos, impredecibles e irracionales. Los hechos para la solución de problemas están tipificados por la incertidumbre. La información es imprecisa, incompleta y contradictoria. La secuencia de acciones, necesaria para alcanzar los objetivos, está en concordancia con un conjunto de estrategias que pueden sufrir cambios inesperados. El éxito de ejecución de un plan no está garantizado.
Esto ha motivado el desarrollo de un modelo de PETI, que cuenta con la potencialidad de expresión y el formalismo necesario para llevar a cabo esta tarea. Al mismo tiempo, contribuyen a cerrar la brecha que existe entre las visiones de negocio, la organizacional y TI.
En el modelo, el mundo real está compuesto por entidades relacionadas unas con otras, que bajo la generación de eventos cambian el comportamiento del entorno. La concepción del modelo está basada en tres conceptos fundamentales: interacción, adaptación y evolución. El concepto de interacción es propuesto para representar el comportamiento dinámico del entorno, guiando la incorporación o rechazo de hechos relacionados con las condiciones del entorno. El término adaptación es establecido para incorporar estrategias de negocio, usando dos métodos diferentes: 1) Un método lógico de inferencia, que emplea las condiciones del entorno para generar estrategias nuevas de negocio, y 2) Un método basado en el principio de Razonamiento Fundado en Casos -Case-Based Reasoning (CBR)-, donde se tiene un almacén de casos con episodios pasados específicos, que induce a la incorporación de estrategias de negocio [1]. En CBR las estrategias de negocio viejas son incorporadas con la recuperación de los casos más relevantes, adaptándolos para concordar con la nueva situación del entorno. La evolución es un proceso de transformación de la estrategia de negocios en componentes operativos y de TI: estrategia de TI, modelo de la organización, modelo de TI y modelo de planeación. En este sentido, las estrategias de negocio son consideradas como "axiomas" del arquetipo de la organización. Cabe hacer notar que la estrategia de negocios se compone de todas las estrategias (organizacional, competitiva y otras si fuese el caso) que una organización necesita para subsistir en el mundo que la rodea.
El modelo PETI (ver figura 1) propuesto, tiene como objetivo proveer un marco para administrar y proyectar los cambios internos y externos que ocupan un lugar en el entorno. Considera un dominio de aplicación dinámico, que integra las visiones estratégicas de negocio/organizacional, con la visión estratégica de Tecnología de Información en una percepción única final [j].
En este modelo, el mundo real está compuesto por entidades relacionadas unas con otras, que, bajo la generación de eventos, cambian el comportamiento del entorno. La concepción del modelo está basada en tres conceptos fundamentales (figura 2): interacción, adaptación y evolución.
El concepto de interacción es propuesto para incorporar o rechazar hechos relacionados con las condiciones del entorno. En nuestro modelo, el mundo real es un sistema de interacciones entre entidades (empresas, proveedores, consumidores, gobierno, organismos, etcétera). Las entidades toman posiciones estratégicas particulares, jugando papeles diferentes. Las interacciones son establecidas por la interrelación entre los roles que cada entidad tiene en el dominio de aplicación. El comportamiento del entorno es inducido por la interacción entre entidades.
La ocurrencia de un incidente (creencias, reacciones del mercado u otros), que cambia las condiciones del entorno, es llamado evento. Cada entidad tiene la opción de considerar el suceso de un evento, e incorporar o rechazar hechos relacionados con los cambios en las condiciones del entorno. La aceptación o el rechazo dependen de los intereses de cada entidad. Ejemplos de condiciones que pueden ser aceptadas o rechazadas, son: cambios en los planes económicos, creencias políticas, tendencias tecnológicas nuevas y crecimiento en las tasas de interés, entre otras.
El concepto de adaptación es introducido para incorporar estrategias de negocio. Dos métodos diferentes son propuestos para llevar a cabo esta tarea. Por un lado, se utiliza un método de inferencia, que toma como materia prima los hechos relacionados con las condiciones del entorno y genera estrategias de negocio nuevas. Por otro lado, el modelo utiliza una base de casos anteriores (CBR), que permite la incorporación de estrategias de negocio ya probadas en condiciones similares del entorno, por la misma entidad o por otras. Cada caso es soportado por un conjunto de antecedentes acerca de las condiciones del entorno. La recuperación de casos se lleva a cabo estableciendo una asociación directa, entre la base de hechos de condiciones del entorno y los antecedentes en la base de antecedentes de casos anteriores [l].
La estrategia de negocios es el medio por el cual una empresa determina su curso de acción futuro.
La estrategia de TI es un conjunto de lineamientos estratégicos, establecidos para relacionar el desarrollo del modelo de TI con la dirección estratégica del negocio y el comportamiento de la organización.
El modelo de la organización está relacionado con un mecanismo capaz de diseñar a detalle Hammer, M. (1990) Reengineering Work: Don´t Automate, Obliterate. Hardvard Business Review, July-August, pp. 104-112. (y con ambigüedad mínima) el comportamiento y estructura de la organización.
El modelo de TI se concentra en la construcción de la arquitectura y estructura de TI, que establece un marco para la especificación de las aplicaciones y la integración de la información.
El modelo de planeación está relacionado con la creación de un plan; las prioridades para desarrollar dicho plan; un análisis costo/beneficio, y un estudio de administración del riesgo.
El proceso de transformación se identifica con una pirámide inversa (figura 3), en la que las estrategias de negocio representan los "axiomas" del arquetipo de la organización. Estos axiomas son principios fundamentales considerados como verdaderos, en virtud de que son congruentes con la realidad del entorno. En todo caso, la PETI trata de estar en contacto con el mundo que la rodea, para dar a su construcción la mayor coherencia lógica posible (en contraste con la definición de los axiomas matemáticos, que tratan de alejarse de la realidad). Nótese que la estrategia de negocios impacta directamente en la generación o selección de un plan. Por esta razón la estrategia de negocios puede ser vista como una condición especial sobre el proceso de PETI.
Las proposiciones de la organización (estrategia de TI, modelo de la organización, modelo de TI y modelo de planeación) se deducen a partir de los axiomas, mediante un método lógico de inferencia. Por consiguiente, toda proposición es correcta o verdadera si se puede deducir a partir de los axiomas.
Esta definición concuerda con el hecho de que la eficiencia de una empresa y el uso efectivo de la TI, depende de la correspondencia que existe con las estrategias de negocios. Si las estrategias de negocios fuesen incompatibles con su estructura física y sus capacidades de TI, el funcionamiento de sus áreas funcionales sería deficiente.
Determinar que una proposición organizacional es verdadera, se reduce a entender si los axiomas que la sustentan son congruentes con la realidad. En nuestro entorno, la certeza de las proposiciones se apoya en definiciones evolutivas. Los axiomas organizacionales no son absolutos, sino que evolucionan con los cambios internos y externos del entorno.
La interdependencia entre los componentes del modelo se establece a través de una integración vertical y horizontal, creada por una referencia cruzada bidireccional. Esta condición da como resultado un proceso de planeación dinámico, en el que cada componente está en concordancia con todos los demás, y evoluciona con los cambios del entorno. El orden de aplicación natural de la pirámide es "Abajo/Arriba"-"Izquierda/Derecha" y está dividido en tres niveles: estratégico, funcional y planeación.
¿QUE NECESITAN SABER LOS GERENTES SOBRE LOS SISTEMAS DE INFORMACION Y LAS EMPRESAS DIGITALES?
Los sistemas de información son muy importantes para cualquier empresa por que debido a los enormes cambios sufridos por el mercado en los últimos años con la incorporación de tecnologías informáticas que facilitarán la administración de los datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales, en la actualidad todas las empresas, incluso las Pymes, requieren de la implementación de un sistema de información que colabore con los procesos de gestiones empresariales. Los gerentes deben saber todo sobre los sistemas de información ya que estos brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de organización de la empresa, y tornar de esta manera los procesos a una verdadera competitividad a nivel global. Por eso, quienes deseen convertir su emprendimiento en una verdadera empresa competitiva insertada en el mercado actual, deberán analizar detalladamente la implementación necesaria de sistemas de información precisos.
Este concepto ha invadido en los despachos de los encargados de la gerencia de compañías en los últimos años, ya que hace un par de décadas atrás la información no era considerada un bien tan útil dentro de los procesos productivos y las tomas de decisiones.
Sin embargo, a raíz de los cambios en la economía mundial y la globalización, los datos relativos a todo el proceso productivo de una compañía se han vuelto uno de los elementos fundamentales para lograr el éxito comercial. Por todo ello, es importante destacar que la implementación de un sistema de información implica un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a la administración de la empresa, sino también a sus empleados y habilidades, con el fin de crear una plataforma acorde a las responsabilidades que se deben tener frente a este tipo de sistema.
Por otra parte, es de vital importancia utilizar tecnologías de información y comunicación adecuadas para el procesamiento y transmisión de los datos que se gestionarán en el sistema de información.
