Características de Microsoft Access Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales características se encuentran:
Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información. Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.
Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento. Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.
Microsoft Acess: Base De Datos Una Base de Datos de Microsoft Access es un conjunto de información relacionada con un tema o propósito particular cuyo propósito principal es mantener información y hacer que esté disponible en el momento requerido. Esta información es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla. Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información.
Componentes de una Base de Datos:
Hardware: Constituido por dispositivos de almacenamiento como discos, tambores, cintas, etc. Software: Es el DBMS o Sistema Administrador de Base de Datos. Datos: Están almacenados de acuerdo a la estructura externa y van a ser procesados para convertirse en información.
Tipos de usuarios en Base de Datos
Usuario Final: Es la persona que utiliza los datos. Desarrollador de Aplicaciones: Es la persona que desarrolla los sistemas que interactúan con la Base de Datos.
DBA: Es la persona que asegura integridad, consistencia, redundancia y seguridad. Este es el Administrador de la Base de Datos, quien se encarga de realizar el mantenimiento diario o periódico de los datos.
Objetos de base de datos de Access Una base de datos de Access no es sólo una tabla de datos, sino también un conjunto de objetos. Access le permite crear formularios, informes y otros objetos que le ayudan a presentar sus datos tal como lo desee, pero la información propiamente dicha, se almacena en tablas. Puede utilizar Access para administrar todos sus datos en un solo archivo. Dentro de un archivo de base de datos de Access, puede utilizar:
Tablas para almacenar los datos. Consultas para buscar y recuperar exactamente los datos que desee. Formularios para ver, agregar y actualizar datos en las tablas. Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
Tabla Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema específico. Los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). En
una tabla, un campo es una categoría o tipo de información. Pueden ser nombres de empresas, fechas de contratación de empleados, precios de productos, etc. Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento y por lo general incluye información de varios campos.
1. Un registro 2. Un campo. 3. Un valor de campo.
Tablas y relaciones Para almacenar los datos, se crea una tabla para cada tipo de información del que se hace un seguimiento. Los tipos de información podrían incluir información de los clientes, productos y otros detalles. Para reunir los datos procedentes de varias tablas en una consulta, formulario o informe, hay que definir las relaciones entre las tablas.
2. La información de los clientes que una vez existió en una lista de direcciones, ahora está ubicada en la tabla Clientes. 3. La información de pedidos que una vez estuvo en una hoja de cálculo, ahora está ubicada en la tabla Pedidos. 4. Un identificador exclusivo, como un Id. del cliente, distingue un registro de otro dentro de una tabla. Al agregar un campo de identificador exclusivo de una tabla a otra tabla y definir una relación entre los dos campos, Access puede hacer coincidir los registros relacionados de ambas tablas para que pueda reunirlos en un formulario, informe o consulta.
Consultas Una consulta es una pregunta que el usuario plantea acerca de la información contenida en su base de datos, como por ejemplo “¿Qué productos tienen proveedores australianos?”. Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una tabla o de varias; la consulta reúne la información solicitada. El conjunto de registros que responden a la consulta se denomina hoja de respuestas dinámica.
1. La tabla Clientes tiene información sobre los clientes. 2. La tabla Pedidos tiene información sobre los pedidos de los clientes. 3. Esta consulta recupera el Id. de pedido y los datos de la fecha que se requiere de la tabla Pedidos y el nombre de la compañía y los datos de la ciudad de la tabla Clientes. La consulta sólo devuelve los pedidos que se requerían en abril y sólo para los clientes con sede en Londres
Formularios Un formulario es, por lo general, un buen diseño para introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos. Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con el diseño que haya elegido. En un formulario se muestran determinados registros, con un diseño personalizado.
1. Las tablas muestran muchos registros al mismo tiempo, pero es posible que tenga que desplazarse horizontalmente para ver todos los datos de un solo registro. Asimismo, al visualizar una tabla no puede actualizar los datos de más de una tabla al mismo tiempo. 2. Los formularios se centran en un registro cada vez y pueden mostrar campos de más de una tabla. También pueden mostrar imágenes y otros objetos. 3. Los formularios pueden tener un botón donde hacer clic para imprimir un informe, abrir otros objetos o realizar otras tareas automatizadas.
Informes Un informe se utiliza para representar los datos en una página impresa y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros. Los informes se pueden presentar con un diseño personalizado.
1. Utilizar un informe para crear etiquetas postales. 2. Utilizar un informe para mostrar los totales en un gráfico. 3. Utilizar un informe para mostrar los totales calculados.
