Pasos Para Crear Una Base de Datos Utilizando Access 2007

PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS UTILIZANDO ACCESS 2007

Ing. Ramón López

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1. INGRESE AL PROGRAMA DE ACCESS QUE SE ENCUENTRA DENTRO DE OFFICE 2007

2. Se presenta la pantalla de introducción del Access en donde podemos abrir una base de datos ya existente o crear una base de datos nueva

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3. En nuestro caso, crearemos una base de datos nueva para ello presionamos en base de datos en blanco

4. Ahora en la columna de la derecha debemos colocar el nombre que la vamos a dar a la base de datos (En el ejemplo: Nomina de Pago) y después si deseamos guardarla en una carpeta en particular tendríamos que seleccionarla, sino solo le daremos un clic en el botón crear

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5. En esta pantalla vamos a crear uno de los objetos que componen la base de datos como lo son las tablas para ello seleccionamos de la barra de opciones el botón vista diseño. Se tienen 2 alternativas:

a. Presionar directamente en el botón

b. o en la flecha de la parte de abajo en ver y luego vista diseño

6. Nos aparece la pantalla donde nos pide el nombre de la tabla (En el ejemplo: Datos del empleado), una vez escrito se presiona el botón aceptar.

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7. En esta ventana se ingresan los nombres de los campos, tipos de datos y de ser necesario (cuando el campo sea texto) se cambia el tamaño del campo. PARA ESTE EJEMPLO VAMOS A INGRESAR LOS SIGUIENTES CAMPOS DE ESTA TABLA PROPUESTA: Nombre del campo

Tipo de datos

Tamaño del campo

Nombre del empleado Cédula Sueldo Básico Teléfono del empleado Cargo Fecha de ingreso Es casado? Número del carné

Texto Texto Moneda Texto Texto Texto Si/no Texto

30 12 No aplica 12 20 No aplica No aplica 5

A) Comencemos por el nombre del empleado (RECUERDE CAMBIAR EL TAMAÑO DEL CAMPO CUANDO SEA NECESARIO)

B) Ahora la cédula

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C) Sueldo básico (no requiere tamaño)

D) Teléfono del empleado

E) Cargo

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F) Fecha de ingreso (tamaño no aplica)

G) Es casado? (tamaño no aplica)

H) Número del carné

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8. Después de haber ingresado todos los campos, es imprescindible que se coloque la clave principal que será un campo cuya información (registros) no se puede repetir, en el ejemplo será la cedula, para el ello hacemos un clic en ese campo y aparece la barra de diseño en la cual vamos a presionar el botón clave principal (ESTÁ REPRESENTADO POR UNA LLAVE)

Al hacerlo, verán como aparece una llave amarilla al lado izquierdo del nombre del campo

9. Una vez que hemos definido cual campo es la clave principal ya está listo el diseño de la tabla, por lo tanto solo nos resta cerrar la tabla, en el botón que se encuentra al lado derecho del nombre de la tabla

10. Pide confirmación para guardar los cambios en el diseño de la tabla, si todo está bien presionamos el botón de si, en caso de que no queremos guardarlo presionamos no y si desea regresar al diseño presiona cancelar

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11. Si ha realizado adecuadamente los pasos anteriores tendremos la pantalla siguiente, en la cual aparecerá al lado izquierdo el nombre de la tabla que diseñamos (Datos del empleado)

12. Solo nos resta ingresar los datos (los registros) para ello tenemos 2 alternativas a. Presionando doble clic sobre el nombre de la tabla (Datos del empleado)

b. O presionar el botón derecho sobre el nombre de la tabla (Datos del empleado) y luego opción abrir

Al finalizar de ingresar los datos se puede cerrar la tabla o directamente la base de datos si no vamos a trabajar más con ella.

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