CONTENIDO
Presentación
3
Siglas
5
Coordinador administrativo
7
Ámb mbit itoo de de tr trabajo bajo del Coor oordina dinado dorr adm dmin inis istr traativ tivo
8
Sistema de Gestión de la Calidad
9
I.
Implementación de la ODPE
24
II.
Capacita itación del personal de la ODPE y la ONPE
38
III.
Designación de miembros de mesa
55
IV. IV.
Despliegue de material de sufragio
68
V. V.
Jornada electoral
83
VI.
Repliegue de material electoral y documentos electorales
131
VII.
Finanzas
145
VIII.
Logística
155
IX.
Recursos Humanos
166
X.
Cierre de la ODPE
176
PRESENTACIÓN
La Ocina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) tiene a su cargo la planicación, la organización y la ejecución de los procesos electorales en todo el país. Por tal motivo, se conforman temporalmente las Ocinas Descentralizadas de Procesos Electorales (ODPE), con el n de ejecutar las actividades necesarias para el desarrollo de las elecciones en cada circunscripción. En este marco, el coordinador administrativo tiene en el presente cuaderno de trabajo un material de apoyo para la ejecución de sus actividades. El contenido temático se encuentra organizado en función de los procesos del sistema de gestión de la calidad que se ejecutan en la ODPE y de las tareas que realiza dicho funcionario. El Área de Capacitación Electoral (ACE), de la Gerencia de Información y Educación Electoral (GIEE), ha elaborado este material para ser utilizado durante la capacitación. Sin embargo, recomienda su uso durante todo el proceso electoral como texto de consulta.
Gerencia de Información y Educación Electoral
SIGLAS
ACE
Área de Capacitación Electoral
ADS
Adjudicación directa selectiva
AMC
Adjudicación de menor cuantía
AODPE
Administrador de la ODPE
CCP
Certicación de crédito presupuestario
CEP
Comité Especial Permanente
CLV
Coordinador de local de votación
CM
Coordinador de mesa
CTM
Coordinador técnico de mesa
CN
Cuadro de necesidades
COA
Confrontación de operaciones autodeclaradas
CPO
Capacitación del personal de ODPE y ONPE
CV
Currículum vitae
DJ
Declaración jurada
DNI
Documento nacional de identidad
ECD
Encargado de Cómputo Descentralizado
EPOM
Estudio de posibilidades que ofrece el mercado
ET
Especicaciones técnicas: descripciones elaboradas por la entidad de las características fundamentales de los bienes, suministros u obras a contratar
GAD
Gerencia de Administración
GIEE
Gerencia de Información y Educación Electoral
GOECOR
Gerencia de Organización Electoral y Coordinación Regional
IGV
Impuesto general a las ventas
ISO
International Standard Organization (Organización Internacional de Normalización)
JODPE
Jefe de la ODPE
LCE LOE
Ley de Contrataciones del Estado Ley Orgánica de Elecciones
LS
Locador de servicio (persona contratada para prestar un determinado servicio temporal mediante un contrato de naturaleza civil)
MS
Material de sufragio
MR O/C
Material de reserva
O/S
Orden de servicio
OD ODPE
Otros documentos
ONPE
Ocina Nacional de Procesos Electorales
OSCE PAC
Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado
PCLV
Paquete del coordinador de local de votación
P/C P/S
Pedido de compra
PDT
Programa de Declaración Telemática
RLCE RNP RTM SBN
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado
SEA
Sistema de Escrutinio Automatizado
SEACE SIAF
Sistema Electrónico de las Contrataciones del Estado
SIRC
Sistema Integral de Rendición de Cuentas
SUNAT
Superintendencia Nacional de Administración Tributaria
TAME
Tasa municipal de embarque
TR
Términos de referencia (descripción elaborada por la entidad de las características técnicas y de las condiciones en que se ejecutará la prestación de servicios y consultoría)
TUUA
Tarifa unicada de uso del aeropuerto
UIT VE
Unidad impositiva tributaria vigente
Orden de compra
Ocina Descentralizada de Procesos Electorales
Plan anual de contrataciones
Pedido de servicio
Registro Nacional de Proveedores Requerimientos técnicos mínimos Superintendencia Nacional de Bienes Estatales
Sistema Integrado de Administración Financiera
Voto Electrónico Importante
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
El coordinador administrativo se encarga de organizar, coordinar y velar por la administración de los recursos nancieros asignados para el cumplimiento de las diversas actividades del proceso electoral. Es responsable de optimizar y controlar los recursos existentes en la ODPE en coordinación con el jefe, a n de alcanzar los objetivos denidos por la institución. Como funcionario de la ONPE debe de mostrar en cada actividad su habilidad técnica, humana y conceptual que le permita desarrollar ecientemente sus tareas y liderar al equipo de profesionales a su cargo.
ÁMBITO DE TRABAJO DEL COORDINADOR ADMINISTRATIVO El coordinador administrativo tiene como ámbito de trabajo la circunscripción de una Ocina Descentralizada de Procesos Electorales, la misma que puede estar ubicada en las ciudades capitales de departamento o en las capitales de una determinada provincia. Labora y se comunica de manera permanente con el jefe de la ODPE. Cuenta con el apoyo del auxiliar administrativo, del asistente de nanzas y del asistente logístico, equipo de trabajo que garantiza la eciente ejecución de las actividades administrativas, nancieras y logísticas. Coordinador de capacitación
C R O / E P D O e d e f e J
Analista de recursos humanos
Auxiliar de personal
Coordinador administrativo
Auxiliar administrativo
Auxiliar técnico D/N
Encargado de cómputo descentralizado
Asistente de cómputo descentralizado
Auxiliar de cómputo descentralizado
Digitador Digitalizador
Coordinador de prensa
Asistente de nanzas Asistente logístico Asistente legal Coordinador de operaciones
Asistente de ocina Coordinador distrital o coordinador de centro poblado
Auxiliar de operaciones Capacitador electoral Coordinador de local de votación / Responsable de local de votación
Técnico de transmisión
Coordinador de mesa o coordinador técnico de mesa
Asistente técnico de local de votación
Coordinador de mesa T2
Auxiliar técnico distrital nocturno
A continuación, presentamos el sistema de gestión de la calidad y los procesos que se ejecutan en la ODPE en los que participa el coordinador administrativo de la ODPE. Es importante identicar las características especícas del proceso electoral para aplicar adecuadamente los procedimientos electorales establecidos y brindar así un servicio de calidad con el n de lograr las metas previstas.
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Un sistema de gestión de la calidad (SGC) es una estructura operacional de trabajo bien documentada e integrada a los procedimientos técnicos y gerenciales para guiar las acciones de la fuerza de trabajo, equipos y la información de la organización de manera práctica y coordinada que asegure la satisfacción del cliente o usuario mediante el cumplimiento de políticas y objetivos. En otras palabras, un sistema de gestión de la calidad incluye una serie de actividades coordinadas sobre un conjunto de elementos (estrategias, procesos, recursos, estructura organizacional y documentos) para lograr la calidad del servicio que se ofrece al cliente o usuario; por ello, es importante controlar y mejorar aquellos elementos que inuyen en la satisfacción del cliente y en el logro de los resultados. La ONPE cuenta con un Sistema de Gestión de la Calidad aplicado por los diferentes órganos y controlado en todas las actividades que impacten en el logro de la calidad y por ende en la satisfacción de los diferentes actores electorales durante su participación en los procesos electorales dentro del marco que establece la ley.
Estrategias
La ONPE tiene lineamientos de política denidos, así como objetivos y acciones para el logro de la calidad y satisfacción de sus clientes y usuarios: los actores electorales, las organizaciones políticas y la ciudadanía en general. Estas políticas y objetivos están alineados a los resultados permanentemente vericados que como organización desea obtener.
Procesos
Nuestros procesos son ejecutados para brindar un servicio de calidad. Cada ODPE registra sus actividades y verica que cada acción se encuentre alineada al logro de los objetivos planteados. Incorpora también actividades de seguimiento y control para la operación ecaz de los procesos y mejora continua.
Recursos
Se brindan el personal y el equipamiento necesarios para la prestación del servicio, así como el ambiente de trabajo y el recurso nanciero para realizar las actividades con calidad.
Estructura organizacional
Estructura organizacional: la ONPE, las ODPE y las ORC se sostienen sobre la base de una estructura de responsabilidades denida, con funciones claras y orientadas por la política de calidad.
Documentos
La ONPE cuenta con procedimientos, instructivos, registros, formatos y la documentación necesaria para la operación ecaz y eciente de los procesos y, por ende, de la organización.
La calidad se reere al cumplimiento de requisitos para satisfacer a un cliente o usuario, interno o externo, que supere sus expectativas. La norma ISO 9001:2008 es el documento que establece los requisitos para implementar un sistema de gestión de la calidad que logre que la organización actúe de manera efectiva en un entorno de mejora continua al igual que las mejores organizaciones del mundo.
NOTA
Principios del sistema de gestión de la calidad
Participación del personal
Liderazgo Enfoque al cliente
Enfoque de proceso
alidad
Enfoque de sistema para la gestión
Relaciones mutuamente beneciosas con el
Mejora continua
Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones
proveedor
Benecios de un sistema de gestión de la calidad
Los benecios que aporta un sistema de gestión de la calidad podemos enfocarlos como los benecios propios para la organización en sí y también como los benecios para los clientes.
Establecimiento, alineación y cumplimiento de objetivos orientados a la calidad Eliminación de actividades que no agregan valor y de duplicidades funcionales que reducen la duplicidad de actividades y facilitan el control de los procesos Mejora continua de los procesos (iniciativas) con base en medidas objetivas
Transparencia de las operaciones Aumento del compromiso del personal y claricación de sus responsabilidades, que fomenten el trabajo en equipo Mejora de la imagen institucional, al generar mayores niveles de conanza en la ciudadanía Satisfacción del cliente interno y externo
Reconocimiento nacional e internacional
Ciclo PHVA Es una herramienta de la mejora continua. Se basa en un ciclo de cuatro pasos: Planear, Hacer, Vericar y Actuar. Al aplicarla en la política y los objetivos de calidad, así como en la red de procesos, la probabilidad de éxito es mayor.
PLANEAR
HACER
Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir los resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la empresa.
Implementar los procesos.
P H ACTUAR
A V
Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño.
VERIFICAR
Realizar el seguimiento de los procesos respecto a políticas y objetivos del producto e informa los resultados.
Política de la calidad La política de la calidad dene los COMPROMISOS de la ONPE referidos a lo siguiente: Rearmar los valores democráticos brindando a la ciudadanía, a las organizaciones políticas y de la sociedad civil servicios acorde a sus requerimientos, garantizando en su prestación el respeto a los principios de igualdad, transparencia y estricto apego legal.
Mejorar continuamente nuestros procesos internos contando con personal calicado y comprometido con la mejora continua así como con la tecnología que permita asegurar la ecacia del Sistema de Gestión de Calidad.
Objetivos de la calidad
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Mejorar la satisfacción del ciudadano, así como de las instituciones públicas y privadas, organizaciones políticas y de la sociedad civil, mediante el cumplimiento de los requisitos del servicio o producto brindado.
Mejorar la productividad mediante la reducción sistemática de los tiempos de ciclo de los procesos internos.
