Control presupuestario SAP

IPS910 Control presupuestario: Procesos, Organización y Conf IPS910

Release 640 10.01.2008

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IPS910 Control presupuestario: Procesos, Organización y Configuración

IPS910 Control presupuestario: Procesos, Organización y Configuración

LAS MEJORES EMPRESAS UTILIZAN SAP SAP AG 2006  SAP AG©2006



SAP para sectores

 

EA-PS 6.0 2006/Q2

Copyright

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Algunos productos de software comercializados por SAP AG y sus distribuidores contienen componentes de software propietarios de otros vendedores de software. Microsoft, Windows, Excel, Outlook, and PowerPoint son marcas registradas de Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, S/390, AS/400, OS/390, OS/400, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z9, z/OS, AFP, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli, Informix, i5/OS, POWER, POWER5, POWER5+, OpenPower y PowerPC son marcas comerciales o marcas registradas de IBM Corporation. Adobe, el logotipo de Adobe, Acrobat, PostScript y Reader son marcas o marcas registradas de Adobe Systems Incorporated en los Estados Unidos y otros países. Oracle es una marca registrada de Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 y Motif son marcas registradas de Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame y MultiWin son marcas o marcas registradas de Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML y W3C son marcas o marcas registradas de W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java es una marca registrada de Sun Microsystems, Inc. Javascript es una marca registrada de Sun Microsystems, Inc., utilizada bajo licencia para la tecnología inventada e implementada por Netscape. MaxDB es una marca registrada de MySQL AB, Suecia. SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver y otros productos y servicios de SAP mencionados aquí, así como sus respectivos logotipos, son marcas o marcas registradas de SAP AG en Alemania y en muchos otros países de todo el mundo. Los demás productos y nombres de servicios mencionados son marcas registradas de las respectivas compañías. Los datos contenidos en

este documento se ofrecen sólo a título informativo. Las especificaciones de los productos pueden variar de un país a otro.

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La información que figura en este documento pertenece a SAP. Queda prohibida la reproducción o divulgación total o parcial de este documento mediante cualquier método y para el objetivo que fuere sin el consentimiento expreso previo por escrito de SAP AG. Este documento es una versión preliminar y no está sujeto a ningún acuerdo de licencia o a cualquier otro tipo de contrato con SAP. En este documento se describen sólo propuestas acerca de estrategias, desarrollo y funcionalidades del producto SAP®. Asimismo, este documento no es vinculante para SAP ante ningún tipo de acción empresarial específica, estrategia de producto y/o de desarrollo. El contenido de este documento está sujeto a modificaciones y SAP puede modificar dicho contenido siempre que lo estime oportuno sin necesidad de previo aviso. SAP no se responsabiliza de los errores u omisiones que se hayan cometido en este documento. SAP no garantiza la precisión o la totalidad de la información, del texto, los gráficos, los enlaces u otros elementos incluidos en este material. Este documento se suministra sin ningún tipo de garantía, ya sea explícita o implícita, incluyendo pero no limitándose a las garantías implícitas de comercialización, adecuación o cumplimiento de un propósito determinado. SAP no se responsabilizará de los daños ocasionados de ningún tipo, incluyendo pero no limitándose a los daños directos, especiales, indirectos o consiguientes que puedan producirse a causa del uso de estos materiales. Dicha limitación no se aplicará en los casos intencionados o en los que se produzca una negligencia extrema. Esto no afecta a la responsabilidad legal por lesiones personales y productos defectuosos. SAP no controla la información a la que se puede acceder mediante la utilización de enlaces directos que aparezcan en este material y no aprueba el uso de páginas web externas ni proporciona ningún tipo de garantía con respecto a estas páginas web externas.

Requisitos para el curso

 AC010 Procesos de negocio y contabilidad financiera -o AC200 Configuración del libro mayor y del interlocutor comercial

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Grupo destino

 Este curso está pensado para: 

Usuarios y adminstradores que están interesados en las funcionalidades del control presupuestario



Miembros de los equipos de proyecto que están implicados en la implantación del control presupuestario

 Duración: 5 días

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

Notas de usuario Estos materiales de formación no son un programa autodidacta. Complementan las explicaciones facilitadas por su instructor del curso. En cada página encontrará espacio para anotar información adicional.

Contenido del curso

Prólogo

Unidad 1 Resumen del curso

Unidad 6 Actualización

Unidad 2 Datos maestros

Unidad 7 Caja

Unidad 3 Presupuestación

Unidad 8 Cierre de ejercicio

Unidad 4 Ejecución del presupuesto Unidad 9 Gestión de informes Unidad 5 Integración

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Diagrama de resumen del curso Resumen Resumendel delcurso curso Datos Datosmaestros maestros Presupuestación Presupuestación Ejecución Ejecuciónde depresupuesto presupuesto Integración Integración Actualización Actualización Caja Caja Cierre Cierrede deejercicio ejercicio Gestión Gestiónde deinformes informes

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1-1

Resumen del curso

 Bases generales del curso  Objetivos del curso  Contenido del curso  Diagrama del resumen del curso  Principal escenario empresarial

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1-2

Bases generales del curso

 Al final del curso sabrá utilizar la solución

sectorial SAP para el sector público y efectuar las parametrizaciones requeridas para su implementación.

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1-3

Objetivos del curso Al finalizar este curso sabrá:  Utilizar y configurar el control presupuestario

respecto a lo siguiente:  Datos maestros  Planificación del presupuesto  Ejecución del presupuesto  Integración  Actualización  Caja  Proceso de cierre de ejercicio  Gestión de informes  SAP AG 2006

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1-4

Principal escenario empresarial

 Su administración desea implementar la

solución SAP para el sector público para gestionar sus procesos empresariales. Usted es miembro del equipo de proyecto responsable de la implementación eficiente del control presupuestario.

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1-5

Contenido del curso

Prólogo

Unidad 1 Resumen del curso

Unidad 6 Actualización

Unidad 2 Datos maestros

Unidad 7 Caja

Unidad 3 Presupuestación

Unidad 8 Cierre de ejercicio

Unidad 4 Ejecución del presupuesto Unidad 9 Gestión de informes Unidad 5 Integración

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1-6

SAP Public Sector: Solution Map Políticas, agentes implicados, administ. públicas

Planificación estratégica

Soporte de la operación

Prestación de servicios

Ciudadanos

Gestión de Capital Humano Gestión de recursos del empleado Gestión de plantilla de personal Compras del Gobierno Aprovisionamiento Aprovisionamiento de los stocks Aprovisionamiento de terceros Contabilidad del sector público Formulación y preparación del presupuesto Ejecución del presupuesto Gestión de subvenciones - Beneficiario de la subvención Servicios sociales y seguridad social Planificación familiar Gestión de relaciones Gestión de caja Ejecución del programa Programas públicos Servicios al ciudadano Gestión de subvenciones - Patrocinador Gestión de impuestos e ingresos Gestión de contribuyentes Cobros/Pagos Gestión de caja Contabilidad de ingresos Gestión financiera del conficto del cuidado y del cliente Seguridad pública Control fronterizo y control de inmigración Conformidad del cliente Medidas de emergencia Respuesta a emergencias y gestión de incidentes Gestión organizativa y soporte

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1-8



Control presupuestario (Planificación y ejecución del presupuesto), la función central específica del servicio público es parte del add-on empresarial EA-PS.  Se ha entregado como parte del set de ampliación del sistema SAP.  El nombre técnico esEA-PS 6.0.

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1-9

¿Cuáles son?

 Producto:  SAP Funds Management (FM)

 Descripción técnica (Liberación):  mySAP ECC Enterprise Extension Public

Sector Management 6.0 (EA-PS 600)  Componentes:  PSM (Public Sector Management) contiene

Gestión de subvenciones, gobierno federal de EEUU y control presupuestario  Utilizado en OSS y en la jerarquía de menú  SAP AG 2006

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1-10

Control presupuestario - Entorno de contabilidad Contabilidad comercial - Ingresos/Gastos (PyG) - Balance (Cuentas de balance)

Control presupuestario - Gastos/Ingresos PLANIFICACIÓN DE PRESUPUESTO Estimado Estimado Real 2000 1999 1998 EXP EXP EXP 50,490 362 1,470 23 547 45,145 12 78 ... ... ... ... ... .....

48,320 370 1,470 25 538 42,873 9 70 ... ... ... ... ... ...

43,320 270 1,170 21 433 39,673 8 69 ... ... ... ... ... ...

CO interno - Costes/Ingresos  SAP AG 2006



La contabilidad del sector público consta de: Control presupuestario CO interno Contabilidad comercial  Por ello, ofrece tres vistas básicas de una organización.  Estas tres vistas son: Vista del presupuesto (ingresos y gastos) Vista del CO (costes e ingresos) Vista comercial (ingresos, gastos y balance)  El presupuesto se asigna en el control presupuestario.

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1-11

Síntesis del resumen del curso

 mySAP ECC Enterprise Extension Public Sector

Management 6.0 (EA-PS 600)  El control presupuestario es la función principal de EA-PS 6.00

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1-12

Datos maestros: Diagrama de resumen Resumen Resumendel delcurso curso

Datos Datosmaestros maestros Presupuestación Presupuestación Ejecución Ejecuciónpresupuesto presupuesto Integración Integración Actualización Actualización Caja Caja Cierre Cierrede deejercicio ejercicio Gestión Gestiónde deinformes informes

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2-1

Datos maestros: Objetivos de la unidad

 Al final de esta unidad podrá: 

Organizar estructuras en el control presupuestario



Actualizar elementos de imputación: centro gestor, posición presupuestaria, fondo, área funcional, proyecto presupuestario y subvención



Efectuar parametrizaciones generales



Explicar e implementar la estructura del presupuesto



Utilizar la herramienta de derivación para derivar imputaciones CP

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2-2

Datos maestros I  Estructuras organizativas  Elementos de imputación  Centros gestores  Posiciones presupuestarias  Fondo  Área funcional  Proyecto presupuestario  Parametrizaciones generales  Estructura del presupuesto  Herramienta de derivación

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2-3



Dependiendo del nivel en el que se visualicen los datos de contabilidad, la organización se representa en el sistema SAP utilizando las siguientes estructuras: La unidad organizativa para el control presupuestario es la entidad de control presupuestario (entidad CP). La unidad organizativa para CO es la sociedad CO. La unidad organizativa para la contabilidad financiera es la sociedad. La entidad CP y la sociedad CO tienen prioridad sobre la sociedad.

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2-4

Estructuras organizativas

Para el sector público, están disponibles dos escenarios: 1. Fondo/Área funcional/Proyecto presupuestario/Gestión de subvenciones no están activos. 2. Fondo/Área funcional/Proyecto presupuestario/Gestión de subvenciones están activos o se ha utilizado la planificación y la ejecución del presupuesto.

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2-5

Estructuras organizativas - Escenario 1 Mandante Centro Entidad CP Sociedad CO 1

Sociedad CO 2 Organización deEntidad compras CP

Sociedad 1

Sociedad 2

Entidad CP

Entidad CP

Sociedad 3

Organización de ventas Entidad CP

División de personalCP Entidad

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Escenario 1: Fondo/Área funcional/Proyecto presupuestario/Gestión de subvenciones no están activos.  La unidad organizativa para el control presupuestario es la entidad de control presupuestario (entidad CP).  Se puede asignar una o más unidades organizativas de la gestión financiera (sociedades) a la entidad CP.  La sociedad CO se asigna a través de la sociedad.  En este escenario se puede asignar una sociedad que no esté asignada a una entidad CP a una sociedad CO.  Todas las otras unidades organizativas como las de logística (centro, organización de compras, etc.) y Recursos Humanos (área HR, etc.) están enlazadas con el control presupuestario por la unidad organizativa de la contabilidad financiera, o sea, la sociedad.

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2-6

Estructuras organizativas Escenario 2 Mandante

Sociedad CO 1

Centro Entidad CP

Sociedad CO 2

Organización deEntidad compras CP Sociedad 1

Sociedad 2

Entidad CP

Entidad CP

Sociedad 3

Organización de ventas Entidad CP

División de personalCP Entidad

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Escenario 2: Fondo/Área funcional/Proyecto presupuestario/Subvenciones están activas o se ha utilizado Planificación y control de presupuestación. La unidad organizativa para el control presupuestario es la entidad de control presupuestario (entidad CP).  Se puede asignar una o más unidades organizativas de la gestión financiera (sociedades) a la entidad CP.  La sociedad CO se asigna utilizando la sociedad.  En este escenario no es posible asignar una sociedad que no sea relevante para CP a una sociedad CO. Todas las sociedades que se han asignado a una sociedad CO deben asignarse a la misma entidad CP o no habrá asignación entre sociedad y entidad CP.  Todas las otras unidades organizativas como las de logística (centro, organización de compras, etc.) y Recursos Humanos (área HR, etc.) están enlazadas con el control presupuestario por la unidad organizativa de la contabilidad financiera, o sea, la sociedad.

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2-7

Datos maestros II  Estructuras organizativas  Elementos de imputación  Centros gestores  Posiciones presupuestarias  Fondo  Área funcional  Proyecto presupuestario  Parametrizaciones generales  Estructura del presupuesto  Herramienta de derivación

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2-8

Resumen de datos maestros

Posición presupuestaria

Centros gestores Fondo

Subvención

Proyecto presupuestario

Área funcional

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     

Cualquier dato maestro se puede utilizar para la imputación del presupuesto o de la contabilidad. También se pueden crear jerarquías y grupos (como grupos del fondo). Posición presupuestaria: Ingresos y gastos Los centros gestores configuran las unidades organizativas jerárquicamente Proyecto presupuestario: actividades relacionadas con el proyecto y la organización Área funcional: orientada al programa y al subprograma

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2-9

Activar elementos de imputación El centro gestor y la posición presupuestaria siempre están activos

Fondo Área funcional Proyecto presupuestario Subvención

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

Si las imputaciones fondo, área funcional, proyecto presupuestario o subvención se utilizan en el control presupuestario, deberán activarse en el customizing de la Gestión del sector público.  Nota: La activación depende del mandante. Si en la contabilidad de activos fijos deben utilizarse también los elementos de imputación, éstos deberán activarse en dicha contabilidad de activos fijos. Si deben utilizarse los elementos de imputación en controlling, se deberá iniciar el programa RKALPSCR. La activación de los elementos de imputación no están disponibles para los clientes alemanes (set de indicadores de autoridades locales). La activación defondo y área funcional del control presupuestario es la misma que la de “Contabilidad de fondos ampliada”, una solución integrada desarrollada para el mercado estadounidense. La nota SAP 518610 contiene una descripción de los requisitos para utilizar “Contabilidad de fondos ampliada” o partes de las funciones disponibles.

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2-10

Activar el fondo y el área funcional

AA AA

CO

Definir fondo/ área funcional de los datos maestros

Imputación adicional = fondo/área funcional

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Activar el fondo produce los siguientes efectos:  En Controlling, además de contabilizar objetos CO y el elemento de coste, también puede contabilizarse el fondo.  En Contabilidad de activos fijos, el fondo puede definirse en los datos maestros. Activar el área funcional produce los siguientes efectos:  En Controlling, además de contabilizar objetos CO y el elemento de coste, también puede contabilizarse el área funcional.  En Contabilidad de activos fijos, el área funcional también puede definirse en los datos maestros.  En Control presupuestario, el área funcional se puede presupuestar y asignar a una cuenta. Nota:  Si utiliza HR, deberá asignar también en HR el fondo y el área funcional.

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2-11

Activar el proyecto presupuestario

AA

Definir el proyecto presupuestario en el registro maestro de activos fijos

CO

Imputación adicional = proyecto presupuestario

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Activar el proyecto presupuestario tiene el siguiente efecto:  Los proyectos presupuestarios se pueden crear y presupuestar en el control presupuestario si se utiliza el sistema de gestión presupuestaria (BCS).  Durante la contabilización el proyecto presupuestario siempre se deriva de otro objeto de imputación como la orden CO o el elemento PEP. Esto no es posible si asigna el proyecto presupuestario directamente a una cuenta.  Eso significa que puede utilizar el proyecto presupuestario para gastos de grupo de acuerdo con los aspectos funcionales. Nota: Si utiliza HR, el proyecto presupuestario también deberá derivarse a una cuenta de HR.

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2-12

Activar la subvención

AA

Definir la subvención en el registro maestro de activos fijos

CO

Cuenta adicional Elemento de asignación = Subvención

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 Con Gestión de subvenciones se gestionan las subvenciones que han sido aportadas por gobiernos u otras instituciones de investigación comercial o científica. Activar la subvención tiene el siguiente efecto:  La subvención puede utilizarse como elemento de imputación adicional en los siguientes componentes: •Control presupuestario de la administración pública, excepto presupuestación clásica (debe utilizar BCS). •Contabilidad financiera •Contabilidad de activos fijos •Controlling • Gestión de materiales • HR

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2-13

Elementos de imputación ESPACIO EN BLANCO Centro gestor

Centro gestor

A1

A1

50010 Posición presupuestaria

50010 Posición presupuestaria

Fondo

Fondo

“NUEVO”

Área ? funcional

Área ? funcional

“NUEVO”


Proyecto presupuestario “NUEVO”

Subvención

Subvención

“NUEVO”

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

Los elementos de imputación deben tener siempre un valor concreto. ESPACIO/ESPACIO EN BLANCO ya no es un valor aceptado por el sistema. Esto es debido a la nueva lógica de imputación que le autoriza a definir imputaciones para un área funcional en CO y contabilidad de activos fijos. En CO, es fondo, área funcional y subvención y en contabilidad de activos fijos es fondo, área funcional, subvención y proyecto presupuestario. Debe poderse asignar una imputación para evitar problemas cuando derive un área funcional. Esto sólo es posible utilizando valores concretos.  Si ya está trabajando con el valor "espacio en blanco", debería convertirlo en un valor concreto para imputarlo en el ejercicio siguiente. Durante el año no es necesario.  En la fase de transición se puede autorizar el valor ESPACIO EN BLANCO/ESPACIO del customizing para Gestión del sector público para un elemento de asignación fondo, área funcional, proyecto presupuestario o subvención. Tenga en cuenta que con esta parametrización no se pueden definir por separado la imputación ni la distribución para el área funcional ESPACIO EN BLANCO/ESPACIO de controlling. Esto significa que no puede adjudicar el fondo ESPACIO EN BLANCO a otro fondo. El fondo ESPACIO EN BLANCO sólo se hereda del emisor al receptor.

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2-14

Activación de datos maestros en la presupuestación BCS Activación del sector público

Fondo Área funcional Proyecto presupuestario

Customizing

Subvención

Activación de la presupuestación Definición del status del elemento de imputación Entidad CP

Fondo

Centro gestor

9000

Obligatorio

Obligatorio

9100

Obligatorio

Obligatorio


Área funcional

Subvención


Obligatorio

Opcional

No utilizado

No utilizado

Obligatorio

Obligatorio

No utilizado

No utilizado

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

Puede definir los siguientes status para activar o desactivar los elementos de imputación: No utilizado  El elemento de imputación no está activo para la presupuestación. El campo de entrada del elemento de imputación no se visualiza en las operaciones de presupuestación. Opcional El elemento de imputación no está activo para la presupuestación. El campo de entrada del elemento de imputación está listo para introducirse como entrada de campo opcional de las operaciones de presupuestación. Inicial también es un valor de entrada posible. Obligatorio El elemento de imputación no está activo para la presupuestación. Esto significa que el campo de entrada del elemento de imputación es obligatorio.  Nota: Aunque las parametrizaciones definidas aquí son algo más flexibles que las otras parametrizaciones de customizing del control presupuestario, deben tenerse en cuenta las otras parametrizaciones del control presupuestario definidas aquí para la presupuestación BCS.

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2-15

Datos maestros III  Estructuras organizativas  Elementos de imputación  Centros gestores  Posiciones presupuestarias  Fondo  Área funcional  Proyecto presupuestario  Parametrizaciones generales  Estructura del presupuesto  Herramienta de derivación

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2-16

Elementos organizativos

Ministerio de Finanzas

Departamento de Finanzas

Recursos humanos

Centros gestores  SAP AG 2006



Los centros gestores se utilizan para representar unidades organizativas (áreas de responsabilidad, departamentos) y se ordenan en una jerarquía.  Cada centro gestor, que no sea un centro gestor superior, tiene un centro superior que se ha definido en el registro maestro del centro gestor subordinado.  El registro maestro del centro gestor contiene información importante, como el nombre y la descripción del centro gestor, el nombre de la persona responsable del centro gestor, etc.  Puede actualizar tanto el nombre de la persona responsable (a modo informativo) como un nombre de usuario (nombre de usuario SAP) del sistema. La persona definida en el nombre de usuario como responsable del centro gestor es el destinatario de mensajes de sistema generados automáticamente (correos electrónicos) en algunas situaciones.

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2-17



La variante de jerarquía se corresponde con la estructura jerárquica del centro gestor. Esta jerarquía puede designarse como dependiente o como independiente del año.  Si desea trabajar dependiente de año, las modificaciones organizativas entre los ejercicios individuales son fáciles de planear. Los centros gestores individuales o las subestructuras completas se pueden reasignar de un año a otro. La existencia de un centro gestor puede limitarse a una cantidad específica de ejercicios. Se pueden definir como válidos nuevos centros gestores de un ejercicio específico.  Cuando crea variantes de jerarquía, primero son independientes de año (ejercicio “0000”). Una vez haya asignado una variante al ejercicio, la jerarquía del centro gestor será válida para el período relevante.  Sólo se autoriza una variante por ejercicio.

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2-18

Centro gestor: Período de validez

Crear centro gestor Entidad CP

Validez

Centro gestor

Desde el año

2004

Al año

2006

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

Si está trabajando con centros gestores dependientes del año, puede introducir un período de validez para los centros gestores. Este período de validez especifica la "vida" del centro gestor. Si está trabajando independiente del año, el sistema completará automáticamente estos campos con el período desde 1900 a 9999 y no es posible modificar estos valores.  Cuando trabaje dependiente del año, el período de validez puede ampliarse cuando desee. El valor para "Hasta el año" (y por tanto, la "Vida") siempre se puede posponer.  También es posible reducir el intervalo de existencia. Los requisitos para esto son: -Que no hayan datos de contabilización como datos actuales o presupuesto en el período afectado. -El centro gestor no tiene centros gestores subordinados.  Si desea asignar un centro gestor a una variante de jerarquía dependiente del año, necesita asegurarse de que el período de validez para el centro gestor cubre el ejercicio para el que se ha asignado la variante de jerarquía.

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2-19

Datos maestros IV  Estructuras organizativas  Elementos de imputación  Centros gestores  Posiciones presupuestarias  Fondo  Área funcional  Proyecto presupuestario  Parametrizaciones generales  Estructura del presupuesto  Herramienta de derivación

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2-20

Posiciones presupuestarias

 Desglose de ingresos y gastos Ingresos fiscales

Gastos HR Gastos para gasolina…

Gastos TI  SAP AG 2006

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2-21

Imputaciones de ingresos y gastos

Gastos

Gastos actuales.

Gastos de inversión.

Otros gastos.

HR ....... ....... Ingresos .............

.................

.................

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2-22

Posición presupuestaria: Atributos I

Modificardocumentos documentos Modificar

Textodescriptivo descriptivo Texto

CP CP 2100.4000.000 Posición presupuestaria 80040 Pos.presupuest. Ejercicio Ejercicio

Entidad Entidad “Crear con modelo” “Crear con modelo”

EntidadCP CP Entidad

2003 2006 9000 9000

Datosbásicos básicos11 Datos

Jerarquíaalternativa alternativa Jerarquía

Datosbásicos Datos básicos Se puede contabilizar directamente en NoNo se puede contabilizar directamente en Contabilizable directamente contabilizable directamente Operación financiera

30 30

Tipo de posición

3

Presupuestonegativo negativo Presupuesto 3

Stat.posición presupuestaria Pos.presup.estadística

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 

  





La clave de posición presupuestaria tiene 24 dígitos. Además de los datos de cabecera, están disponibles en una pantalla el resto de datos maestros de las etiquetas. Puede definir el control de campos de entrada (status de campo) en el customizing utilizando un string de campo específico del cliente. Debería ocultar los campos de entrada de la función que no utilice. Puede definir diversos niveles de objeto de contabilización. Eso significa que en una posición presupuestaria contabilizable puede tener posiciones presupuestarias adicionales. Puede hacer referencia a los datos de posiciones presupuestarias ya creados haciendo clic en el pulsador Crear con modelo. Cree posiciones presupuestarias y jerarquías de posiciones presupuestarias en una entidad CP. Si utiliza datos maestros dependientes de año, cree posiciones presupuestarias y jerarquías de posiciones presupuestarias en una entidad CP para un ejercicio. Si una posición presupuestaria se ha indicado como estadística: La posición presupuestaria no se puede presupuestar directamente. Las contabilizaciones que contienen la posición presupuestaria se actualizan pero no forman parte del control activo de disponibilidad. Las contabilizaciones se pueden visualizar por separado en la gestión de informes. El indicador "Presupuesto negativo" sólo es relevante para el sistema de presupuestación clásica. Si el presupuesto negativo no está autorizado, se deberá implementar una verificación de cliente.

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2-23

Posición presupuestaria: Operación financiera y tipo de posición

Operación financiera

Tipo de posición

Operación empresarial

30

3/2

Contabilización de ingresos/gastos

40

3/2

Salida/entrada de mercancías

60

3/2

Deudores/acreedores Contabilización en el Debe

80

3/2

Compensación bancaria Contabilización real

90

1/5

Flujo de efectivo Lista clarificación (IS-PS-CD) Contabilización real

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

El tipo de posición define el presupuesto de acuerdo a balances, gastos o ingresos: Todas las posiciones presupuestarias se dividen en diferentes categorías: posiciones de ingresos (tipo 2), posiciones de gastos (tipo 3), balances (tipo 1), posiciones presupuestarias de balance (tipo 4) y la lista de clarificación IS-PS-CA, cuenta contractual, (tipo 5).  Puede crear una o más jerarquías por categoría de posición presupuestaria. La operación financiera y el tipo de posición presupuestaria son idénticos para todas las posiciones presupuestarias de una jerarquía.  La Operación Presupuestaria representa las transacciones de negocio de los componentes alimentadores (por ejemplo, Gestión de materiales) y es la función central para transferir datos de estos componentes al control presupuestario.  También hay posiciones presupuestarias técnicas que son importantes para la integración de servicios externos con operación financiera 30 y tipo de posición 2 ó 3 y las posiciones de gastos e ingresos del presupuesto. Por ejemplo, las posiciones presupuestarias para cuentas de reconciliación (operación financiera 60, tipo de posición 2/3), posiciones prespuestarias para pagos (operación financiera 90, tipo de posición 1), posiciones presupuestarias para la lista de clarificación del IS-PSCD (operación financiera 90, tipo de posición 5) o posiciones presupuestarias para entrada/salida de mercancías (operación financiera 40, tipo de posición 2/3).

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2-24

Jerarquía de posición presupuestaria

Oper. financiera Tipo de posición Nombre

30 2

30 3

40 3

Ingresos

Gastos

Entrada mercancías/ Recepción de factura Compensación

60 2/3 Cliente/ Cuenta asociada de acreedor

90 1 Banco

Posición presupuestaria puede presupuestarse y contabilizarse  SAP AG 2006

 

Las posiciones presupuestarias clasifican el presupuesto de acuerdo con los ingresos y los gastos. La operación financiera y tipo de posición son los parámetros de control utilizados para definir el significado de una posición presupuestaria. La operación financiera representa la operación empresarial de los componentes de aplicación anteriores. El tipo de posición especifica si está trabajando con: - Una posición de ingresos - Una posición de gastos - Una posición de balance  Todas las posiciones presupuestarias que representan la estructura presupuestaria como tipos de ingresos y gastos tienen la operación financiera "30" en el registro maestro.  Además, hay diversas posiciones presupuestarias "técnicas", como las destinadas a cuentas de reconciliación, cuentas bancarias, etc.

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2-25

Ejemplo de ampliación de cliente: Posición presupuestaria

Modificar documentos CP Pos. presupuest.

80040

Ejercicio

2000

Texto descriptivo

2. Verificación de campo

Entidad

FMMD0016

“Crear con modelo”

(EXIT_SAPLFMCI2_002)

1. Crear/Modificar 9000 Entidad CP FMMD0015 Datos básicos 1

Datos básicos 2

(EXIT_SAPLFMCI2_001)

Jerarquía alternativa

Datos básicos Contabilizable directamente Operación financiera Tipo de posición

No contabilizable directamente 30 3

3. Insertar campos adicionales FMMD0017 (EXIT_SAPLFMCI2_003) (EXIT_SAPLFMCI2_004)

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

Las ampliaciones de cliente se estructuran igual para todos los datos maestros (centro gestor, posición preupuestaria, fondo). Tomando como ejemplo la posición presupuestaria, puede ver que hay tres opciones para implementar ampliaciones de cliente en la actualización de los datos maestros.  Crear y modificar posiciones presupuestarias (EXIT_SAPLFMCI2_001): Los campos se pueden predefinir cuando cree o modifique posiciones presupuestarias. Puede determinar si estos campos tienen valores por defecto que se pueden sobreescribir o valores fijos que se visualizan y que no se pueden tratar. Puede excluir también ciertas claves de posición presupuestaria y tipos de posición presupuestaria para crear o modificar.  Verificación de consistencia de posición presupuestaria (EXIT_SAPLFMCI2_002): Después de cada entrada de datos, puede verificar contenidos de campo según las reglas específicas del cliente y, si es necesario, el sistema creará mensajes de error de salida (excepción).  Añadir campos de datos maestros adicionales para posiciones presupuestarias (EXIT_SAPLFMCI2_003 y EXIT_SAPLFMCI2_004): Esta ampliación permite incluir sus propios campos adicionales en el registro maestro de datos maestros.

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2-26

Imputación CP

Ministerio de Finanzas Ingresos

Gastos

............. Gastos de operación

Gastos de inversión

.................

.................

Otros gastos

Cálcul o de l a nómi na

.......

.......


Recursos humanos

Ingresos

Gastos

Ingresos

Gastos

............. Gastos de operación


.................

.................

Otros gastos ............. Gastos de operación


.................

.................

Otros gastos

Cálcul o de l a nómi na Cálcul o de l a nómi na

....... .......

....... .......

Centros gestores Posición presupuestaria

 SAP AG 2006



La imputación CP se ha configurado integrando elementos de contabilización organizativos y estructurales.

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2-27

Datos maestros V  Estructuras organizativas  Elementos de imputación  Centros gestores  Posiciones presupuestarias  Fondo  Área funcional  Proyecto presupuestario  Parametrizaciones generales  Estructura del presupuesto  Herramienta de derivación

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2-28

Fondo

 Un fondo le permite planificar el origen de los fondos.

UE UE

Ministerio de Educación

Proyecto A De… A….

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

Los fondos representan fondos propios/externos que están limitados en el tiempo (período financiero) y funcionalmente (aplicación de fondos) que se han designado para un gasto específico.

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2-29

Fondo Ministerio de Finanzas Ministerio de Finanzas Ingresos

Gastos

Gastos de operación


Otros gastos

............. ................. .................

Cálculo de la nó mina

.......

Fondo GENERAL

.......

Departamento de Finanzas Ministerio de Finanzas

Recursos humanos

Ingresos

Gastos

Gastos de operación Gastos


Gastos

Ingresos

............. ................. .................

Otros gastos

Ingresos Gastos de operación


Otros gastos

............. ................. .................

Cálculo de la nó mina Cálculo de la nó mina



.......


Otros gastos

............. ................. .................

.......

....... .......

Fondo PRESUPUESTO .......

.......


Recursos humanos

Ingresos

Gastos

Gastos


Otros gastos

............. ................. ................. Gastos de operación

Cálculo de la nó mina Gastos de inversión


Ingresos

Ingresos

Gastos



Otros gastos


Otros gastos

............. ................. .................

............. ................. ................. Cálculo de la nó mina

....... .......

.......

....... .......

.......


Recursos humanos

Ingresos

Gastos

Gastos



Otros gastos

Ingresos



Otros gastos

............. ................. .................


....... ....... ....... .......

Centros gestores Posición presupuestaria Fondo

 SAP AG 2006

  

Los presupuestos y los fondos de recursos secundarios se gestionan como fondos. Un fondo le permite supervisar el origen de los fondos. Los fondos secundarios se pueden gestionar completamente por separado del presupuesto operacional que se gestiona normalmente según unas reglas estrictas. Estos fondos secundarios a menudo están disponibles para proyectos.  Técnicamente, no hay diferencia entre fondos y fondos de los fondos secundarios.

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2-30

Registro maestro de fondo: Fondo global

Datos básicos Período de validez 01.01.2006

31.12.2009

Aplicación de fondos Clase de fondo

 Presupuesto global  Presupuesto anual 

Datos adicionales perfil de presupuesto no es Perfil de presupuesto:ElControl presupuestario individual y importante para BCS. disponibilidad Aplicación de fondos: Objetivo de evaluación Cliente :

Conexión con el maestro de cliente registro FI

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2-31

Datos maestros VI  Estructuras organizativas  Elementos de imputación  Centros gestores  Posiciones presupuestarias  Fondo  Área funcional  Proyecto presupuestario  Parametrizaciones generales  Estructura del presupuesto  Herramienta de derivación

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2-32

Área funcional - Objetivos generales

Programa para juventud Ministerio de Finanzas Ministerio de Finanzas

Reformar la infraestructura TI Gastos



Ingresos

............. ................. .................

Otros gastos


....... .......

Fondo GENERAL Ministerio de Finanzas

Departamento de Finanzas Ministerio de Finanzas Gastos

Gastos Gastos de operación

Recursos humanos

Ingresos


Gastos

............. ................. ................. Ingresos

Otros gastos


Ingresos


............. ................. .................

Otros gastos

Cálculo de la nó mina Cálculo de la nó mina Gastos de operación

.......Gastos ....... de inversión

Otros gastos

............. ................. .................

Ministerio de Finanzas

....... .......


Fondo PRESUPUESTO ....... .......

Ingresos

Gastos



Otros gastos

............. ................. .................


....... .......

Fondo GENERAL


Recursos humanos

Ingresos

Gastos


Gastos

Ingresos

Ingresos Gastos de inversión

Cálculo de la nó mina Gastos Gastos de operación de inversión

Otros gastos

Otros gastos


............. ................. .................


Otros gastos

............. ................. .................


....... .......


....... .......

....... .......


Recursos humanos

Ingresos

Gastos



Ingresos

Gastos

............. ................. ................. Ingresos

Otros gastos



Otros gastos

............. ................. .................



Otros gastos

............. ................. .................

....... .......


Departamento de Finanzas Gastos


Recursos humanos

Ingresos Gastos



Otros gastos

Ingresos



Otros gastos

............. ................. .................


....... .......

....... .......


Recursos humanos

Ingresos

Gastos

Gastos de inversión Otros gastos

Otros gastos


............. ................. .................

Recursos humanos Ingresos

Gastos


............. ................. .................

Ingresos

Gastos


Otros gastos

....... .......

....... .......




....... .......

Centro gestor

Ingresos

Gastos

Ingresos


Cálculo de la nó mina Gastos Gastos de operación de inversión Cálculo de la nó mina

Otros gastos



Otros gastos

............. ................. .................


....... .......

....... .......

Posición presupuestaria Fondo Área funcional  SAP AG 2006

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2-33

Imágenes de tratamiento para el área funcional

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     

Actualización del área funcional del menú de datos maestros Texto explicativo Modificar documentos Crear con modelo Módulo de funciones Función string parcial

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2-34

Datos maestros VII  Estructuras organizativas  Elementos de imputación  Centros gestores  Posiciones presupuestarias  Fondo  Área funcional  Proyecto presupuestario  Parametrizaciones generales  Estructura del presupuesto  Herramienta de derivación

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2-35

Proyecto presupuestario - Objetivos generales

Programa - Reformas TI Ministerio de Finanzas Ministerio de Finanzas Ingresos

Gastos



Otros gastos

............. ................. .................


....... .......

Fondo GENERAL Departamento de Finanzas Ministerio de Finanzas

Recursos humanos

Ingresos

Gastos



Ingresos

Gastos

............. ................. ................. Ingresos

Otros gastos



Otros gastos

............. ................. .................



Otros gastos

............. ................. .................

....... .......




Recursos humanos

Ingresos

Gastos

Gastos de inversión Otros gastos

Otros gastos


............. ................. .................


Otros gastos

............. ................. .................

....... .......

Recursos humanos

Ingresos

Gastos

Ingresos

Gastos




....... .......

....... .......


Ingresos

Gastos

Ingresos


Cálculo de la nó mina Gastos Gastos de operación de inversión Cálculo de la nó mina

Otros gastos



Otros gastos

............. ................. .................


Centros gestores

....... .......

....... .......

Posiciones presupuestarias Fondo Área funcional

Infraestructura TI Reformas

ERP Implementación

ERP Contabilidad costes

Proyecto presupuestario  SAP AG 2006



Los programas presupuestarios son programas con un objetivo operacional y un marco de tiempo definido. Reformas de línea de crédito Substitución de sistema financiero Mejoras en zona verde Seguridad de calles y carreteras

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2-36


 Los programas presupuestarios son programas con un objetivo operacional y un marco de tiempo definido. Pueden fijarse actividades simples a proyectos complejos y pueden cruzar sus ejercicios, recursos presupuestarios y unidades organizativas. Ejemplos de esto son: 

Reformas de línea de crédito



Substitución de sistema financiero



Mejoras en zona verde



Seguridad de calles y carreteras

 Los proyectos presupuestarios le permiten registrar el presupuesto, controlar contabilizaciones y supervisar el rendimiento de proyectos internos.

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2-37


 Los proyectos presupuestarios se pueden presupuestar pero no asignar directamente a una cuenta. Durante la contabilización, la imputación siempre se deriva de otro objeto de imputación como la orden CO o el elemento PEP.

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2-38

Datos maestros VIII  Estructuras organizativas  Elementos de imputación  Centros gestores  Posiciones presupuestarias  Fondo  Área funcional  Proyecto presupuestario  Parametrizaciones generales  Estructura del presupuesto  Herramienta de derivación

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2-39

Parametrizaciones globales de la entidad CP

Moneda de entidad CP

Dic. Nov. Oct.

Ene. Feb.

12 01

11 10

02 03

Mar.

04 Abr. Sept. 09 08 05 07 06 Ago. Mayo Jul.

Variante de ejercicio

Jun.

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  

La moneda de la entidad CP y la variante de ejercicio deben definirse como parámetros globales. La entidad CP y las monedas de sociedad no deben ser idénticas. La variante de ejercicio de una sociedad y entidad CP deben ser idénticas para la conciliación de pagos (utilización de la vista de pagos).

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2-40

Dependencia de año de datos maestros

X Año X

1990

1992

...

2000

2001

2002

2003

2004

2005

Año

...

Año X

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

Existe un punto del customizing para configurar la dependencia del ejercicio para el centro gestor y la posición presupuestaria.  Eso significa que puede realizar modificaciones para ajustar sus necesidades para cualquier ejercicio de la actualización de los datos maestros sin afectar intencionadamente años previos o futuros.  Por defecto, los datos maestros se han definido como independiente de año (año "0000"), lo que significa que es válido para todo el control presupuestario.  Si utiliza el programa de customizing RFFMMDACT, los datos maestros se pueden convertir en “dependiente de año".

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2-41

Máscara para clave de posición presupuestaria

Carácteres especiales

:-. Customizing

Máscara XXXX.XXX.XXXX

Registro maestro Posición presupuestaria

XXXX.XXX.XXXX

Ejercicio

2005

Entidad CP

9000

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

Puede definir una máscara para la clave de posición presupuestaria que controle la salida de la posición presupuestaria de la pantalla utilizando carácteres especiales que usted haya definido.  Pueden utilizarse diferentes carácteres especiales para el enmascaramiento.  Los carácteres especiales se insertan en la clave de posición presupuestaria y se visualizan en la salida de posición presupuestaria de la pantalla. Los carácteres especiales no se almacenan en la clave de posición presupuestaria de la base de datos.

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2-42

Subdividir datos maestros

Crear posición presupuestaria: String parcial 1 (Ingreso/Gasto)

01

String parcial 2 (Objetivo)

500000

String parcial 3 (Región)

66666


01\500000\66666

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Puedes subdividir datos maestros en una cantidad de strings parciales para reproducir un "esquema de nombre", por ejemplo. Esta función es útil para clientes que desean grabar diferentes tipos de información del registro maestro, como ID de región y el objetivo de la posición presupuestaria. Las posiciones presupuestarias se pueden dividir en 5 strings parciales. Los fondos se pueden dividir en 2 strings parciales. Los centros gestores se pueden dividir en 3 strings parciales. Las áreas funcionales se pueden dividir en 3 strings parciales. El proyecto presupuestario no se puede dividir.

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2-43

Strings de selección de campo para datos maestros Actualizar string de selección de campo para posiciones presupuestarias String de selección de campo

Nombre

FIPOS FIPOS_2

Selección de campo FK01 Selección de campo FK02

Actualizar status de campo para string de selección de campo Nombre de campo

Nombre

FICTR FIVOR AUGRP

Centro gestor Op.financiera Grupo de autorización

Ocultar

Visualizar Opc.

Customizing Obl.

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2-44

Selección en masa de datos maestros

Selección de valor

Selección en masa

Entidad CP: 9000 Ejercicio: 2005 Posición financiera: +++1*

CP 9000 Ejercicio 2002 Área. Pos.presup. Descripción X 0001150000 Cargos para utilización? X 0001400000 Alquiler

Valores de transferencia

Actualización secuencial

Actualización en masa

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2-45

Ejemplo de actualización en masa

Selección en masa

CP 9000 Ejercicio 2005 Pos.presup. Descripción X 0001150000 Cargos para utilización? X 0001400000 Alquiler/leasing

0001150000 Nuevos Nuevos valores valores para actualización: para Grupo de autorización ...

Grupo de autorización

0815

0001400000 Grupo de autorización

0815

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2-46


Gastos HR Salarios Cotizaciones

Grupo de autorización "HR"

Cotizaciones SS SS Gastos Gastos de de viaje viaje

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

Hay grupos de autorización para todos los datos maestros del control presupuestario (centro gestor, posición presupuestaria, fondo, área funcional, proyecto presupuestario y subvención).  Si no se ha definido un grupo de autorización para un objeto no estará sujeto a verificaciones de autorización.  La autorización asignada no debe estar relacionada sólo con el objeto de autorización facilitado (por ejemplo una posición presupuestaria) sino a todo un grupo de autorización. Puede gestionar conjuntamente un grupo de posiciones presupuestarias tales como todas las posiciones presupuestarias que representan gastos HR que se han agrupado juntas en el grupo "HR".  Al contrario de asignar la autorización sin utilizar grupos, las ventajas de utilizar agrupaciones incluyen: Los usuarios individuales no necesitan asignar cada objeto de autorización individual (como posición presupuestaria, centro gestor, fondo, área funcional, subvención, proyecto presupuestario, subvención) en cambio se les puede asignar un grupo individual. Cuando estos grupos contienen diversos objetos, el esfuerzo implicado en actualizarlos es reducido. Si se crea un nuevo objeto (como, por ejemplo, la posición presupuestaria de "gastos de viaje" mencionada), se asigna a un grupo de autorización "HR". No es necesaria una actualización adicional para trasladar autorizaciones de usuario. Si no hubiesen habido grupos, debería haber actualizado el nuevo objeto individualmente para todos los usuarios.

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2-47

Grupos de autorización para posiciones presupuestarias

Objeto de autorización Posición presupuestaria de la entidad CP Entidad CP Ejercicio Posición presupuestaria

9000 2006 10500

F_FICA_FPG

Valores

Actividad

Estadística

Grupo de autorización Entidad CP

Tipo de posición de arrastre Grupo de autorización

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

La autorización asignada no está directamente relacionada con la posición presupuestaria facilitada pero sí se refiere al grupo de autorización.  Para realizar una verificación de autorización para transferir posiciones presupuestarias, debe definir un grupo de autorización de la entidad CP del registro maestro de la posición presupuestaria. No se ha transferido ninguna autorización para posiciones presupuestarias en que no se han definido grupos de autorización.  Para poder definir un grupo de autorización del registro maestro se debe autorizar una actividad de posición presupuestaria "Crear" o "Modificar". Nota:  El área funcional se ha verificado en la presupuestación y en evaluaciones de la base de datos lógica. El área funcional no se ha verificado durante la contabilización.  El proyecto presupuestario no se ha verificado sólo en las evaluaciones.  La subvención se ha verificado en BCS y en la gestión de subvenciones.

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2-48

Datos maestros IX  Estructuras organizativas  Elementos de imputación  Centros gestores  Posiciones presupuestarias  Fondo  Área funcional  Proyecto presupuestario  Parametrizaciones generales  Estructura del presupuesto  Herramienta de derivación

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2-49

Trabajar sin estructura presupuestaria  Utilizar una estructura presupuestaria es opcional. Si no utiliza una estructura presupuestaria, no habrá que verificar las imputaciones presupuestarias. Las imputaciones de contabilización y de presupuesto tienen una relación de 1 a 1. Sin estructura presupuestaria

1

Imputación CP presupuestable y contabilizable

1.1 1.1.1

1.1.2

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2-50

Utilizar una estructura presupuestaria en BCS

Con Conestructura estructura presupuestaria presupuestaria

11 Derivar imputaciones de presupuesto

1.1 1.1 1.1.1 1.1.1

1.1.2 1.1.2

Imputación CP presupuestable y contabilizable

Imputación CP no utilizada

Imputación de contabilidad

Imputación de presupuesto

 SAP AG 2006



Puede definir las asignaciones de imputaciones de contabilidad en imputaciones del presupuesto utilizando una derivación de imputación.  En este proceso, puede definir: 1 integraciones de diversas imputaciones de contabilidad a una imputación de presupuesto asignada. Las contabilizaciones reales/de compromiso pueden introducirse utilizando las imputaciones exactas y el presupuesto disponible para ello se gestiona centralmente para una cantidad de imputaciones de contabilidad utilizando una imputación asignada.  Como ejemplo, la estructura de presupuesto le permitirá: Contabilizar sus reales en un nivel más detallado que su presupuesto según la jerarquía de centro gestor. Monitorice sus reales en el nivel del área funcional si su presupuesto se ha agregado sin el mismo. Cree su presupuesto para un programa de SAP y contabilice sus reales en varios programas como FM, HR, MM.

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2-51

Actualizar imputaciones de presupuesto/de contabilidad V A1 A1.1

A2 A1.2

A1.21

A3

Fondo Fondo Fondo Fondo Fondo 1

A1.22

Área Proyecto funcional Área Proyecto presupuestario funcional Proyecto Área presupuestario Proyecto presupuestario funcional Área presupuestario funcional Área funcional

Elementos de contabilidad CP

¿Qué presupuesto e información relevantes para la contabilización deberían contener los datos maestros? • Definición de imputaciones CP para que durante la presupuestación el presupuesto se pueda contabilizar aquí. • Definición de imputaciones CP para contabilización (compromiso, real) autorizada (imputaciones de contabilidad).

 SAP AG 2006



Puede actualizar imputaciones de presupuesto o de contabilización: Manualmente En este caso, las imputaciones se deben introducir completamente en la tabla. En el tratamiento en masa Para las basadas en la restricción de elementos de imputación CP, el sistema creará automáticamente todas las posibles combinaciones leyendo los datos maestros.  Puede utilizar también esta función automática de tratamiento en masa para suprimir imputaciones.

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2-52

Menú de estructura presupuestaria Puede actualizar imputaciones de presupuesto o de contabilización: • Manualmente • Por tratamiento en masa

 SAP AG 2006



Puede actualizar imputaciones de presupuesto o de contabilización: Manualmente En este caso, las imputaciones se deben introducir completamente en la tabla. En el tratamiento en masa Los basados en las restricciones de elementos de imputación CP, el sistema creará automáticamente todas las posibles combinaciones leyendo los datos maestros.  Puede utilizar también esta función automática de tratamiento en masa para suprimir imputaciones.

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2-53

Actualizar imputaciones de presupuesto/de contabilidad Definición de imputaciones CP Permitido para la presupuestación (imputaciones de presupuesto) Permitido para la presupuestación (imputaciones de contabilidad)

Entidad CP

9000

Ejercicio

2005

Estructura presupuestaria Clase de presupuesto

Tratamiento en masa Fondo

Tratamiento manual

Centro gestor

BS0000 Presupuesto

Pos.presup.

Área funcional

Proyecto presup.

Fondo 1 A1

80010

IPS910

SAP

Fondo 1 A1

80020

IPS910

SAP

Fondo 1 A1

80030

IPS910

SAP

Fondo 1 A1

…….

………

……..

 SAP AG 2006



Puede actualizar imputaciones de presupuesto o de contabilización: Manualmente En este caso, las imputaciones se deben introducir completamente en la tabla. En el tratamiento en masa Para las basadas en la restricción de elementos de imputación CP, el sistema creará automáticamente todas las posibles combinaciones leyendo los datos maestros.  Puede utilizar también esta función automática de tratamiento en masa para suprimir imputaciones.

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2-54

Reglas de derivación para estructura presupuestaria Imputación de contabilidad

Estrategia de derivación

Centro gestor

Imputación de presupuesto Centro gestor

Regla de derivación Posición presupuestaria Fondo

Asignación

Inicialización

Posición presupuestaria Fondo

Módulo de funciones Área funcional

Área funcional BAdI



Customizing  SAP AG 2006

  

    

Con una estrategia de derivación definida en el customizing podrá especificar cómo se derivan sus imputaciones de presupuesto de las imputaciones de contabilidad. Hay diferentes tipos de derivación que pueden utilizarse para planear diferentes dependencias lógicas entre campos fuente y destino. Regla de derivación: Es una regla que define qué valores de imputación del campo fuente o una combinación de campos fuente encabeza los valores de imputación. Los valores de imputación fijos de los campos fuente y destino se han actualizado en una de las tablas asignadas en las reglas. Acceso a la tabla: El campo clave de una tabla se utiliza como campo fuente para completar campos destino con contenido de campo del campo clave. Asignación: Pueden asignarse el contenido de campo fuente o una constante a un campo destino. Inicialización: Una regla que inicializa ciertos contenidos de campos de una imputación. Ampliación: El exit de usuario SAPLFMDT001 está disponible y puede incluirse en la estrategia de derivación. Llamada de función; módulo de funciones: No son definidos por el usuario. Sin embargo, puede transferir las llamadas de función definidas por SAP a su estrategia de derivación.

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2-55

Copiar imputaciones de presupuesto y de contabilidad Entidad CP

9000 Fuente

Imputaciones de presupuesto Imputaciones de contabilidad Imputaciones derivadas Ejercicio Estructura presupuestaria Clase de presupuesto

2005 BS0000 Pago

Destino Imputaciones de presupuesto Imputaciones de contabilidad Ejercicio Estructura presupuestaria Clase de presupuesto

2006 BS0000 Pago

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2-56

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2-57

Datos maestros X  Estructuras organizativas  Elementos de imputación  Centros gestores  Posiciones presupuestarias  Fondo  Área funcional  Proyecto presupuestario  Parametrizaciones generales  Estructura del presupuesto  Herramienta de derivación

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2-58

Herramienta de derivación

 Reglas de derivación de imputación predefinidas  Tipos de derivación

 SAP AG 2006





Una imputación CP completa se debe introducir (posición presupuestaria, centro gestor, fondo, área funcional, proyecto preupuestario, subvención) en cada contabilización relevante para CP. Las derivaciones de imputación reducen la cantidad de imputaciones que se deben introducir manualmente en CP u otros componentes como FI o CO cuando realiza contabilizaciones manuales. Si hay una dependencia lógica entre imputaciones CP e imputaciones de otros componentes, como FI o CO, los valores de las imputaciones CP se pueden derivar automáticamente desde las otras imputaciones. Los valores derivados aparecen como valores por defecto y se pueden sobreescribir si es necesario. Esta derivación automática se llama estrategia de derivación.

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2-59

Objetivo de la estrategia de derivación Otros procedimientos MM, FI, CO


Imputación CP Centro gestor

Centro de coste Regla de derivación Cuenta de mayor FI CtrlCo, pres.

Asignación Inicialización

Posición presupuestaria Fondo

Módulo de funciones Núm.pos.MM

Área funcional

BAdI Proyecto PS


Customizing  SAP AG 2006



Para cada operación que sea relevante para el control presupuestario, la derivación de imputación intenta determinar valores para los elementos de imputación CP desde otros objetos de imputación. Estos, o bien son objetos de otros componentes, o, si es necesario, de los elementos de imputación CP.  Si se derivan imputaciones automáticamente, puede reducir el gasto de entradas manuales para contabilizaciones en que se pueden introducir elementos de imputación. Los valores derivados aparecen como valores por defecto y se pueden sobreescribir si es necesario.

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2-60

Reglas de derivación de imputación predefinidas

Customizing Seleccionar reglas predefinidas para utilizar en la asignación de objetos CP

Elemento de coste para posición presupuestaria Centro de coste/EC para pos.presupuestaria/ctrl.fondos/fondo/función Centro de coste para pos.presupuestaria/ce.fondos/fondo/función Orden/EC para pos.presupuestaria/ctrl.fondos/fondo/función Orden para pos.presupuestaria/ctrl.fondos/fondo/función Elemento PEP/EC para pos.presupuestaria/ctrl.fondos/fondo/función Elemento PEP para pos.presupuestaria/ctrl.fondos/fondo/función Se han activado los pasos de derivación No se utiliza la derivación en su organización

 SAP AG 2006

 

SAP suministra reglas de derivación de imputación predefinidas. Los clientes deben definir sus propias estrategias de derivación, pero pueden utilizar una de sus reglas de derivación facilitadas por SAP como modelo.

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2-61

Tipos de derivación

Regla de derivación

Módulo de funciones

Acceso a la tabla Tipos de derivación

Ampliación

Mover

Inicialización

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2-62

Mover

Customizing Campo fuente CENTRO_COSTE

Campo de destino

Total de contenidos de campo Parte de contenidos de campo Desde la posición de carácter 0 (Empezando por 0) Cantidad de caracteres 16 6

CENTRO_GESTOR

Total de contenidos de campo Parte de contenidos de campo Desde la posición de carácter (Empezando por 0) Cantidad de caracteres 10

5 6

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2-63

Defina la regla de derivación Customizing Campos fuente

Campos de destino

Sólo transfiere la regla cuando las condiciones que se han listado son correctas.

CO_AREA

COMMIT_ITEM

COMPANY_CODE = 9000

COST_ELEMENT

Atributos de regla Atributos de campo fuente Valores iniciales permitidos

Atributos de campo fuente Copiar valor nuevo si existe valor No copiar valor nuevo si existe valor

Mensaje de error si no se encontraron valores Tratamiento de cierre de estrategia si no se encontraron valores Las entradas deberían poderse actualizar con fecha de validez

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2-64

Actualización de tabla

Campo fuente valores desde-hasta ALTA/BAJA

Sociedad CO

Elemento coste Válido desde


9000

500301

01/01/2005

=

50030

9000

500302

01/01/2005

=

50040

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2-65

Ejemplo: Elemento de coste para posición presupuestaria I Customizing Campos fuente

Sólo se ejecuta la regla cuando las condiciones son completas

Campos de destino

COST_ELEMENT COMMIT_ITEM

COMPANY_CODE = 9000

Atributos de regla Atributos de campo fuente Valores iniciales permitidos

Atributos de campo fuente Utilizar un valor nuevo si existe valor Utilizar un valor nuevo si existe valor

Mensaje de error si no se encontraron valores Tratamiento de cierre de estrategia si no se encontraron valores Debería poder introducir una fecha de validez.

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2-66

Ejemplo: Elemento de coste para posición presupuestaria II

Campo fuente valores desde-hasta ALTA/BAJA

Elemento de coste

Al elemento de coste

Válido desde

Pos.presupuestaria

500100

500301

01/01/2005

=

50030

500302

500500

01/01/2005

=

50040

Puede asignar un elemento de coste a una posición prespuestaria utilizando esta tabla de asignación. Es posible asignar elementos de coste a posiciones presupuestarias.

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2-67

Módulos de funciones 1 disponibles

FMDT_READ_MD_ACCOUNT_COMPANY

Leer datos maestros de cuentas

FMDT_READ_MD_ASSET

Leer datos maestros de activos fijos

FMDT_READ_MD_CMMT_ITEM

Leer datos maestros pos. presupuestaria

FMDT_READ_MD_COST_CENTER

Leer datos maestros de centro de coste

FMDT_READ_MD_FUND

Leer datos maestros de fondos

FMDT_READ_MD_FUNDS_CTR

Leer datos maestros de centro gestor

FMDT_READ_MD_ORDER

Leer datos maestros de orden

FMDT_READ_MD_ORDER_OPERATION

Leer operación dentro de una orden

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2-68

Módulos de funciones 2 disponibles

FMDT_READ_MD_ACCOUNT_COMPANY

Leer datos de cabecera de orden SD

FMDT_READ_MD_ORDER_SD_ITEM

Leer datos de la posición de pedido SD

FMDT_READ_MD_WBS_ELEMENT

Leer datos del elemento PEP

FMDT_READ_ORDER_NP_FROM_FMZUOB

Red: Leer datos de cabecera desde FMZUOB

FMDT_READ_ORDER_NV_FROM_FMZUOB

Red: Leer datos de actividad desde FMZUOB

FMDT_READ_ORDER_PM_FROM_FMZUOB

Leer datos de orden PM desde FMZUOB

FMDT_READ_ORDER_SD_FROM_FMZUOB

Leer datos de orden SD desde FMZUOB

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2-69

Estrategias múltiples para la herramienta de derivación  El usuario puede crear estrategias múltiples para la herramienta de derivación del control presupuestario (CO) 

Asignar una sociedad a una estrategia

Se puede definir la estrategia de derivación para cada sociedad

Customizing CO_CODE

ESTRATEGIA

9000

Estrategia 9000

9001

Estrategia 9001

COMPANY_CODE = 9000

Se puede definir la estrategia de derivación para cada sociedad COMPANY_CODE = 9001

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2-70

Modificar historial: Pasos de derivación

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2-71

Informe de análisis  El informe RFFMDERIVATIONANALYSIS visualiza los resultados de la herramienta de derivación para derivar y reasignar cuentas de mayor.

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2-72

Datos maestros: Resumen del capítulo I  La entidad de control presupuestario (entidad CP) es el elemento de organización del control presupuestario. El entorno de la contabilidad se mapea asignando sociedades a la entidad CP.  Las posiciones presupuestarias se utilizan para representar la estructura funcional del presupuesto mientras que los centros gestores representan la estructura organizativa.  Los fondos de recursos secundarios se pueden representar utilizando fondos especiales.  Los elementos de imputación CP adicionales están disponibles: área funcional, proyecto presupuestario  Puede controlar sus imputaciones CP para contabilizaciones de presupuesto y/o reales.  Sus estructuras de real y presupuesto pueden ser diferentes.  SAP AG 2006

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2-73

Datos maestros: Resumen del capítulo II

 Puede administrar objetivos específicos en PSM

utilizando el proyecto presupuestario.  Puede gestionar fondos de patrocinadores para fines científicos o comerciales utilizando la subvención.  Puede ejecutar parametrizaciones generales como la función de subdivisión para datos maestros, grupos de autorización y status de campo.  La integración, entre otros componentes como por ejemplo CO/FI y CP, se controla con la herramienta de derivación.

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2-74

Datos maestros : Ejercicios Unidad: Datos maestros Tema Visualizar la estructura del presupuesto. Al finalizar estos ejercicios, podrá:  Visualizar las estructuras de datos maestros de la gestión de fondos  Crear y modificar las posiciones presupuestarias y los centros gestores Ha decidido introducir software empresarial estándar en su organización de Administración de Hacienda. Los datos maestros creados para este proyecto deberían ampliar la estructura de presupuesto. Su presupuesto es parte de un proyecto TI global

1-1

Su grupo será responsable del proyecto “Software estándar” (proyecto P15) que se asigna al departamento C1. Cree un nuevo centro gestor, C15 para “Software estándar” en su entidad CP 90##. Introduzca su nombre de usuario (IPS910-##) como persona responsable y Sr. xxxx como responsable. Después verifique los resultados en la visualización de la jerarquía.

1-2

Crear posición presupuestaria 80040 para “software” del ejercicio 200Y para su entidad CP 90##. La posición presupuestaria superior es la posición presupuestaria 80000 (inversiones).

1-3

Crear la posición presupuestaria 80050 para “Consultas” utilizando la función de “Modelo”. La posición presupuestaria superior es la posición presupuestaria 80000 (inversiones).

1-4

Visualizar un informe de las posiciones presupuestarias. Verifique si las posiciones presupuestarias técnicas tienen la operación financiera relevante y los valores de categoría de la posición adecuados.

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2-75

Unidad: Datos maestros Tema Fondo Al finalizar estos ejercicios, podrá:  Actualizar registros maestros de fondos

El software debería implementarse con varias fuentes de financiación:  Parcialmente del presupuesto (fondo PRESUPUESTO)  Parcialmente de fondos generales (fondo GENERAL) Asigne las diversas fuentes de financiación como fondos separados de manera que pueda ejecutar la contabilidad financiera individual Debería crear también un grupo de fondos para poder evaluar todo el proyecto. 2-1

Cree el fondo. “Fondo general” (GENERAL). Introduzca un presupuesto anual para el fondo GENERAL. Fondo: GENERAL Fecha de validez 01/01/200A - 31/12/200A +2 Tipo de fondo F0003 Asigne el fondo al tipo de fondo adecuado utilizando la ayuda para entradas. Verifique los datos de fondo del presupuesto. Amplíe la vigencia del fondo de 20xx +2. El campo “Tipo de fondo” debe contener F0001 y el campo “Perfiles de presupuesto” debe estar en blanco.

2-2

Cree un grupo de fondos para poder supervisar todo el proyecto “Implementación de software”. El grupo de fondos contiene el fondo “Presupuesto” y “GENERAL”.

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2-76

Unidad: Datos maestros Tema Área funcional Al finalizar estos ejercicios, podrá:  Actualizar el área funcional

3-1

Verifique si se ha creado un área funcional para reformas TI (F91000).

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2-77

Unidad: Datos maestros Tema Parametrizaciones generales Al finalizar estos ejercicios, podrá definir las parametrizaciones clave para los datos maestros:  La dependencia anual de los datos maestros  Procesamiento en masa

4-1

Verifique la dependencia anual de los datos maestros del customizing.

4-2

Efectúe el upload de las posiciones presupuestarias utilizando la función de procesamiento en masa. Asigne los nombres siguientes: Posición presupuestaria 80010 = Gestión del proyecto Posición presupuestaria 80020 = Gestión de calidad Posición presupuestaria 80030 = Programación

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2-78

Unidad: Datos maestros Tema: Estructura presupuestaria Al finalizar estos ejercicios, podrá:  Crear una estructura presupuestaria  Crear las imputaciones CP permitidas que soportan sus presupuestos

Sus propios fondos de proyecto deberían usarse sólo para las inversiones relacionadas con la instalación del software. Por lo tanto, debe generar las imputaciones de presupuesto relevantes. No utilice ninguna imputación de contabilización.

5-1

Cree un estructura presupuestaria para su entidad CP y el ejercicio actual 20xx. Para ello, utilice la estructura presupuestaria 20xx -1.

5-2

En el fondo GENERAL utilice sólo los centros gestores C15 y D1 (con todas las posiciones presupuestarias). Crear las imputaciones de presupuesto del ejercicio 200Y para su estructura presupuestaria (BS90XX) y área funcional F91000.

5-3

Los fondos para gastos generales se gestionan en el fondo PRESUPUESTO que representa el presupuesto actual. Genera una estructura presupuestaria para las imputaciones: El fondo“Presupuesto”, centro gestor A1, C1-C15, y D1-D15, posiciones presupuestarias 50010-50060 y 80010 a 80050, y área funcional F91000.

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2-79

Unidad: Datos maestros Tema: Derivación de imputación

Al finalizar estos ejercicios, podrá:  Activar las reglas de derivación predefinidas  Definir un movimiento de la herramienta de derivación de imputación para crear los requisitos previos para estructuras paralelas de CO y control presupuestario. Para simplificar el proceso de ejecución de presupuesto utilice los valores de propuesta para imputaciones CP.

6-1

En el customizing debe verificar si la regla para derivar las posiciones presupuestarias de la cuenta de mayor está activa para su sociedad y verificar qué tipo de regla se está usando.

6-2

Defina la posición presupuestaria 80010 en la cuenta de mayor 403000 si ésta aún no se ha definido.

6-3

Para crear estructuras paralelas debe definir“Mover” del centro de coste al centro gestor para su sociedad. Éste debe ser un valor de propuesta. La regla debería ser la tercera llamada según la estrategia de derivación.

6-4

Actualice la asignación de la clase de coste 500301 a la posición presupuestaria 50030.

6-5

Verifique si se ha asignado una estrategia de derivación a su sociedad.

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2-80

Datos maestros-Soluciones Unidad: Datos maestros Tema:

1-1

Representación de la estructura presupuestaria

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Datos maestros → Elementos de imputación → Centro gestor → Procesamiento individual → Crear Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Centro gestor

C15

Del ejercicio

1900

Al ejercicio

9999

Entidad CP

90##

Seleccione Introducir y después la etiqueta Datos básicos de la siguiente pantalla. Nombre

Software estándar

Descripción

(Definir libremente)


(Dejar en blanco)

Valor de propuesta del fondo

(Dejar en blanco)

Sociedad

90##

División

(Dejar en blanco)

Nombre de usuario

IPS910-##

Nombre:


Etiqueta de jerarquía Variante de jerarquía 0001

Centro gestor de orden superior C1

Grabe las entradas. Verifique las entradas de la visualización de la jerarquía: Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Datos maestros → Elementos de imputación → Centro gestor → Jerarquía → Visualización. Después seleccione la casilla de selección y haga doble clic C15.

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2-81

1-2

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Datos maestros → Elementos de imputación → Posición presupuestaria → Procesamiento individual Nombre de campo o tipo de datos

Valores


80040

Ejercicio

AAAA

Entidad CP

90##

Seleccione Crear y después la etiqueta Datos básicos.. Nombre

Software

Descripción



30

Categ. posición presupuestaria

3

Posición presupuestaria de orden superior

80000

No cree entradas en la Categoría de arrastre de saldos o campos de Crt. fondos de propuesta. Grabe sus datos. 1-3

Datos maestros → Elementos de imputación → Centro gestor → Procesamiento individual. Y luego seleccione Crear con modelo. Nombre de campo o tipo de datos

Valores


80050

Pulsador “Crear con modelo” (Posición presupuestaria) de referencia

80040

Ejercicio

AAAA

Entidad CP

90##

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2-82

Seleccione Crear y después la etiqueta Datos básicos. Nombre

Consultas

Descripción



30

Categ. posición presupuestaria

3

Posición presupuestaria de orden superior

80000

No cree entradas en la Categoría de arrastre de saldos o campos de Crt. fondos de propuesta. Grabe sus datos. 1-4

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Sistema de información → Datos maestros → Índices → Posiciones presupuestarias → Lista alfabética Introduzca los valores siguientes de la pantalla inicial: Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90xx

Ejercicio

AAAA

Centro gestor

Sin entradas


Sin entradas

Seleccione “Ejecutar". El sistema visualiza un resumen de todas las posiciones presupuestarias.

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2-83

Unidad: Datos maestros Tema: Fondo

2-1

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Datos maestros → Elementos de imputación → Fondo → Crear Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fondo

GENERAL

Entidad CP

90##

Nombre

Fondos generales

Descripción


Válido desde/válido hasta

01/01/200A - 12/31/200A +2

Tipo de fondo

F00003 = Valor anual


(Dejar en blanco)

Fondo de perfiles de presupuestos

(Dejar en blanco)

Cliente para fondo

(Dejar en blanco)

Aplicación de fondo

(Dejar en blanco)

Actualización de balance

(Dejar en blanco)

Grabe las entradas. Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Datos maestros → Elementos de imputación → Fondo → Modificar Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fondo

PRESUPUESTO

Entidad CP

90##

Válido desde/válido hasta

01.01.200A - 31.12.31.200A +2

Tipo de fondo

F0001

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2-84

2-2

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Datos maestros → Elementos de imputación → Fondo → Grupo de fondos →Crear Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Grupo de fondos:

Softimpl

Seleccione Intro. Seleccione Insertar fondo e insertar el fondo Presupuesto y fondo GENERAL.

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2-85

Unidad: Datos maestros Tema: Área funcional

3-1

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Datos maestros → Elementos de imputación → Área funcional → Área funcional del proceso Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Área funcional

F91000

Texto del área funcional

Reformas TI

Válido desde

01/01/20xx

Válido hasta

31/12/20Y + 3

Alternativamente: Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Sistema de información → Datos maestros → Áreas funcionales → Lista alfabética

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2-86

Unidad: Datos maestros Tema: Parametrizaciones generales

4-1

4-2

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Datos maestros → Elementos de imputación → Datos maestros dependientes de año → Visualizar datos maestros dependientes de año Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##

Pos. presupuestarias dep. año

X

Crt. fondos dep. año

X

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Datos maestros → Elementos de imputación → Posición presupuestaria → Procesamiento en masa Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##

Ejercicio

20xx

Doble clic Selección de campos para la lista: Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Nombre

Verificar

1. Seleccione Copiar (Intro). 2. Seleccione Ejecutar.

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2-87

Selección de posiciones presupuestarias: Nombre de campo o tipo de datos Posición presupuestaria

Valores

Seleccione Rangos

80010 - 80030

Seleccione Selección múltiple.

Y luego seleccione “Copiar”. Posiciones de procesamiento en masa de la entidad CP Nombre de campo o tipo de datos

Valores


Seleccione todas o algunas posiciones

Tratamiento secuencial o proceso colectivo

Tratamiento secuencial

Modifique la posición presupuestaria Nombre de campo o tipo de datos

Valores


La posición presupuestaria seleccionada se visualiza

Nombre

Introduzca el nombre requerido y seleccione “Grabar”. Por ejemplo, gestión de proyectos, gestión de calidad, programación

Verifique si se han creado todas las entradas.

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2-88

Unidad: Datos maestros Tema: Estructura presupuestaria

5-1

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Datos maestros → Utilización de elementos de imputación → estructura presupuestaria (BCS) → Definir las parametrizaciones para la estructura presupostaria Utilizar la función de copia.

5-2

Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##

Ejercicio

Verif. imputación de contabil.

(Dejar en blanco)

Estructura presupuestaria

BS90XX

Estr. div. para división

(Dejar en blanco)

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Datos maestros → Elementos de imputación → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Estructura presupuestaria→Imputación de presupuesto→ Procesamiento en masa Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##

Ejercicio

Categoría de presupuesto

9F


BS90xx

Utilice la página siguiente.

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2-89

Restricción de imputaciones CP Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fondo

GENERAL

Centro gestor

C15 D1


(Dejar en blanco)

Área funcional

F91000

Acción

Crear direcciones

Ejecución de test

No

Seleccione el pulsador “Ejecutar”. 5-3

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Datos maestros → Elementos de imputación → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Estructura presupuestaria→Imputación de presupuesto→ Procesamiento en masa Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##

Ejercicio


9F


BS90XX

Fondo

Presupuesto

Centro gestor

A1, C1 - C15, D1 - D15


50010- 50060 80010-80050

Área funcional

F91000

Seleccione Continuar.

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2-90

Unidad: Datos maestros Tema: Derivación de imputación

6-1

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Datos maestros → Imputaciones en imputaciones de otros componentes → Definir la derivación de imputación Tipo de regla: módulo de funciones

6-2

Contabilidad financiera → Contabilidad financiera → Libro mayor → Registros maestros → Cuentas de mayor → Procesamiento individual → En sociedad


Valores

Cuenta de mayor

403000

Sociedad

90XX

Seleccione Modificar cuenta de mayor y luego la etiqueta Crear/Banco/Interés. Posición presupuestaria 6-3

80010

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Datos maestros → Imputaciones en imputaciones de otros componentes → Definir la derivación de imputación Haga doble clic en su estrategia de derivación 90XX Seleccionar Visualizar/Modificar y luego Crear. Seleccione Mover. Descripción del paso: Centro de coste a centro gestor. Campo fuente: Centro de coste. Campos destino: Centro gestor (no sobrescribir) Seleccione la regla creada y posicione el cursor en la tercera línea. Y luego seleccione “Archivar”.

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2-91

6-4

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Datos maestros → Asignaciones → Actualizar derivación de imputación. Haga doble clic en su estrategia de derivación 90XX Seleccione la regla “Clase de coste de la posición presupuestaria” y seleccione Modificar regla.

6-5

Sociedad CO

Clase de coste:

Válido desde

=


90XX

500301

01/01/2002

=

50030

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Datos maestros → Imputaciones en imputaciones de otros componentes → Definir la derivación de imputación Seleccione "Asignación de sociedades". Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Sociedad

90XX


90XX

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2-92

Presupuestación: Diagrama de resumen Resumen Resumendel delcurso curso Datos Datosmaestros maestros

Presupuestación Presupuestación Ejecución Ejecuciónde depresupuesto presupuesto Integración Integración Actualización Actualización Caja Caja Proceso Procesocierre cierreejercicio ejercicio Gestión Gestiónde deinformes informes

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3-1

Presupuestación: Objetivos

 Al final de este capítulo, podrá: 

Explicar los diferentes subcomponentes del sistema de control presupuestario que se utiliza para gestionar su presupuesto



Estructurar sus datos de presupuesto utilizando versiones, procesos, presupuestos y tipos de documento



Será capaz de realizar actualizaciones al presupuesto y liberaciones



Describir los procesos de planificación del control presupuestario



Gestionar y analizar su presupuesto



Explicar la estrategia de derivación para entrada de presupuesto

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3-2

Presupuestación I

 Resumen y posicionamiento  Definición del presupuesto  Gestión de status  Planificación del presupuesto  Liberaciones  Actualización del presupuesto  Ratios de presupuesto  Verificaciones de consistencia  Texto del presupuesto  Estructura de derivación para entrada de presupuesto

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3-3

Resumen y posicionamiento: Sistema de gestión presupuestaria Finanzas Datos maestros

Sistema de gestión presupuestaria


Centro gestor

Real/compromiso

Planificación

Documento presupuestario

Documentos de entrada de presupuesto

Orden

Fondo

Área funcional Proyecto presupuestario

Control de disponibilidad Estructura presupuestaria

Traslado de recursos

Traslado de pagos

Pago en efectivo

Subvención

Control presupuestario  SAP AG 2006



El sistema de gestión presupuestaria (BCS) es el componente que le permite gestionar su presupuesto en el control presupuestario.

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3-4

Resumen funcional y posicionamiento Preparación del presupuesto

Ejecución del presupuesto

Utilización del presupuesto

Cambios en el Presupuesto con documentos de entrada

Imputación CP/Orientada a totales

Fases Planificación del presupuesto

Actualización del presupuesto Medida Coherencia de presupuesto

Copiar

Control de disponibilidad activo

Gestión de informes Autorizaciones

Cierre de ejercicio

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

Un ciclo de presupuesto se divide en dos fases principales:  Preparación del presupuesto  Ejecución del presupuesto  Preparación del presupuesto:  La preparación del presupuesto está orientada al total y contiene una agregación de importes por imputación CP.  En el sistema SAP, Simulación y planificación de presupuesto BW (BPS) le permite trasferir la planificación detallada del presupuesto.  Para reducir situaciones complejas, realice su planificación directamente en BCS.  Ejecución del presupuesto:  Cuando su versión final del presupuesto esté lista, BCS le permitirá ejecutar su presupuesto. La integración entre preparación y ejecución del presupuesto tanto con BW-BPS como utilizando las funciones de planificación CP, le permitirá cargar los resultados de la preparación del presupuesto e ir directamente a su versión de ejecución de BCS.

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3-5

Activar el BCS

Customizing de destino Campos Entidad CP fuente Desde elCampos ejercicio

9000

2006

Sistema de gestión presupuestaria (BCS)

Presupuestación clásica (FB)

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 

Puede activar el sistema de gestión presupuestaria en el customizing desde un ejercicio específico. Todos los datos creados después de la activación basados en la contabilización o en la fecha del documento los gestionará BCS. Si ya está utilizando la presupuestación básica, todos los datos creados antes de activar BCS los gestionará la presupuestación básica.  Las herramientas y la documentación de migración del customizing (KW) están disponibles.

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3-6

Presupuestación II


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3-7

Parametrizaciones globales

 Activación de los datos maestros BCS

 Valor total anual

Valores Valores Valores anuales totales periódicos Fondo Área funcional Proyecto presupuestario

X

Subvención

X

X

X

X

X

X

X

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3-8

Control del período de la presupuestación Tipo de valor

Presupuesto

Fecha del documento 31/01/2005

Proceso

Intro

Versión

0

Pago

Total

4,850,000

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Período

TODOS

Ejercicio

2005

Clase de presupuesto Clase de documento

Tipo de presupuesto Original?

Presupuesto original

Fondo

General

General

Área funcional

F9100

Tecnología de la información

Línea 0001

Posición presupuestaria Centro gestor

Importe

80040

60.000

C15

Texto

Importe

5000

5000

5000

5000

5000

5000

5000

5000

5000

5000

5000

5000

Período

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

Entidad CP Versión EJ

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11

12

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

El control del período de la presupuestación le facilita una funcionalidad adicional respecto a: Controlar los períodos de un ejercicio fiscal indicado que se han abierto o cerrado Controlar las otras imputaciones y la información clave que diferencian las parametrizaciones del período Gestionar la manera en que un usuario está autorizado para introducir o modificar datos mediante un resumen o pantalla de período dependiendo de la definición de los períodos abiertos.



Por defecto, el control del período de la presupuestación no está activado en BCS. Las contabilizaciones se pueden realizar en cualquier período.  Los clientes deben activar en el customizing la presupuestación basada en el período.  Puede controlar períodos de presupuestación para fondos individuales o sin tener en cuenta la información de fondo.  El período de control puede ser dependiente del usuario (grupo) (integrado con concepto de autorizaciones). Dependiendo del grupo de autorizaciones implicado, un grupo de usuarios podrá acceder sólo a algunos períodos.

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3-9

Integración de control de períodos

Copiar Operaciones

Workbench de la presupuestación Cierre de ejercicio

Entidad CP

Versión EJ

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11

12

Traslado Ingresos que incrementan el presupuesto Funciones de planificación

Liberación

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

El control del período se utiliza en las siguientes operaciones Workbench de la presupuestación Copiar operaciones Arrastre de remanentes presupuestarios Arrastre de comprometido con presupuesto Liberación Traslado Ingresos que incrementan el presupuesto (IIP) Planificación

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3-10

Presupuesto y presupuesto de comprometido (1) Customizing

Activación del tipo de presupuesto

Entidad CP

Clase de presupuesto

9000

Presupuesto

9000

Comprometido

Horizonte temporal

Inicio ejercicio siguiente

5

 Tres tipos de presupuesto independientes 

Presupuesto



Presupuesto de comprometido



Plan presupuestario

Año de activación de efectividad de caja

 Varios escenarios de aplicación  La asignación de presupuesto se determina por el perfil de actualización

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  

    

El presupuesto de comprometido representa un presupuesto secundario. Las operaciones (como pedido, factura y pago) que se puedan utilizar para asignar un presupuesto de comprometido se especifican en un perfil de actualización. Por ejemplo, los documentos de comprometido (solicitud de pedido, pedido, documento presupuestario) asignan principalmente presupuestos de compromiso, las facturas asignan pago y presupuesto de compromiso, pero los pagos deberían asignar sólo presupuesto. El presupuesto y/o presupuesto de compromiso se utiliza dependiendo del perfil de actualización asignado a su entidad CP. Los tipos de presupuesto se deben activar en el customizing. El año de efectividad de caja se activa por tipo de presupuesto. La activación se realiza por entidad CP. Debe seleccionar su perfil de actualización de manera correspondiente.

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3-11

Presupuesto y presupuesto de comprometido (2)

Versiones Entrada

Suplementos

2000 Presupuesto Presupuesto 500 de comprometido 250 CC/IC250 2000 CC/IC V/5 200 V/5 V/50010 100 V/50010 V/50020 100 V/50030

Traslado

Devoluciones Estructura presupuestaria

Control de disponibilidad

 SAP AG 2006

 

Todos los tratamientos de presupuesto pueden estar disponibles para cada tipo de presupuesto. Los valores de presupuesto del presupuesto y el presupuesto de comprometido pueden ser diferentes. No existe una verificación para comprobar que los valores de ambas categorías coinciden.  La estructura presupuestaria le permite tener diferentes imputaciones CP por tipo de presupuesto.  La verificación de disponibilidad es dependiente del tipo de presupuesto utilizado.

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3-12

Plan presupuestario (3)

 El plan presupuestario debería suministrar un resumen a medio plazo de la situación del presupuesto.  Plan presupuestario = 9Y 

Tipo de presupuesto secundario

 Sólo ciertas operaciones de presupuestación 

Planificar, crear, suplemento y trasladar

 Sin disponibilidad

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3-13

Gestión de versiones Versión 1 Notificación de fondos

Versión 2 Polit. Consultora Versión 3 Presupuesto ajustado

Versión 0 Versión ejecutada

 Cualquier número de versiones posible  Las versiones se pueden copiar  Evaluaciones para cada versión; comparación de versión  Se debe asignar un status a cada versión  SAP AG 2006

   

Puede definir cualquier número de versiones. La definición de versiones se ha definido por el usuario en BCS. Sin embargo, debe utilizar la versión 0 para su versión de contabilización "ejecución". Una estructura presupuestaria se puede definir específicamente a una versión.

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3-14

Gestión de versiones: Versión concluida

Customizing Definición general de versión Versión

Nombre

Plan

Real

Uso exclusivo

0

Versión planificada/real

X

X

0

FR1

Versión concluida 1

X

Concluido

Versión 3 Presupuesto aprobado FMCYFREEZE Copiar

Versión FR Versión congelada 1

 SAP AG 2006

 

El único atributo BCS es la versión congelada. Este atributo se utilizará para copiar una versión en una versión congelada para grabar una "instantánea" no modificable de su presupuesto.  Esta versión se debe definir como congelada en el customizing  Llamar a la operación FMCYFREEZE, Datos de presupuesto congelado.

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3-15

Proceso Plan presupuest ario 2005  = Presupuesto actual

Presupuesto original 2005

Suplementos Traslados Devoluciones Plan presupuestario 2006

Resultados Suplementos Traslados Devoluciones

Agenda •Bloquear presupuesto •Recortar presupuesto •Presupuesto suplementario  SAP AG 2006



     



Durante un ejercicio, después de crearse el presupuesto original, puede que sea necesario ajustar los valores de presupuesto. Estas medidas de corrección se conocen como actualizaciones de presupuesto. BCS proporciona las acciones de presupuesto más comunes: Entrada, Suplemento (Adición), Retorno (Devolución), Transferencias, etc Técnicamente estas acciones se llaman "procesos". Los Procesos Presupuestales Internos caracterizan los procesos básicos que son usados para contabilizar un documento de entrada de presupuesto o liberación de presupuesto para su consumo. Usando la herramienta de planificación de BCS, estos datos planificados son automáticamente almacenados usando el proceso Preparar. Cuando crea un documento de entrada utilizando el workbench de presupuestación, puede seleccionar entre Entrada (ENTR), Devolución (RETN), Suplemento (SUPL), Traslado, Arrastre…. Si selecciona un traslado o un proceso de arrastre, los datos del presupuesto se almacenan en la base de datos utilizando procesos internos adicionales para que la parte emisora (o fuente) y la receptora (o destino) se listen separadamente para la generación de informes. Nota: Los procesos son suministrados por SAP.

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3-16

Organización del presupuesto

Presupuesto original Suplemento

Presupuesto

Devolución

Distribuido

 Proceso 

Entrada



Suplemento



Devolución



Traslado



Arrastre

Presupuesto liberado  SAP AG 2006



El BCS suministra las acciones de presupuesto utilizadas más a menudo: Crear, suplemento, devolver, trasladar, etc.  Técnicamente estas acciones se llaman "procesos".  En el customizing puede crear los siguientes tipos de presupuesto para presupuestar, por ejemplo: Presupuesto original Suplemento Presupuesto distribuido, distribuible Presupuesto actual Presupuesto transferido Presupuesto residual …...  En el sistema SAP puede utilizar combinaciones de proceso de presupuesto/tipo de presupuesto para organizar su presupuesto. Un tratamiento de presupuesto puede ser, por ejemplo, Entrada, Arrastre, Devolución.

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3-17

Definición de tipos de presupuesto Definir tipo de presupuesto: Resumen Entidad CP 9000

Tipo de presupuesto ORIG

Customizing

Nombre Original?

9000

EXTR

Extra

9000 9000

PLAN BLOC

Planificado Bloqueado

9000

CONS

Disponible

Definir tipo de presupuesto para presupuesto disponible

Tipo de presupuesto Asignar procesos Entidad CP

Proceso

9000

PREP

Tipo de presupuesto PLAN

9000

SUPL

EXTR

9000

*

ORIG

Definir tipo de presupuesto para liberación

 SAP AG 2006



   

En el customizing creará lo siguiente para cada entidad CP: Los tipos de presupuesto necesarios Las combinaciones relevantes del proceso y del tipo de proceso No es necesario crear todas las posibles combinaciones. Desde un punto de vista de verificación de disponibilidad o de liberación, usted puede especificar como considerar las clases de presupuesto en términos de consumo. Puede agrupar sus tipos de presupuesto y/o definir las directrices para cada fondo o tipo de fondo. Tenga en cuenta que: Sólo se puede liberar un presupuesto disponible. Desde la perspectiva de verificación de disponibilidad, los tipos de presupuesto definidos para la liberación se pueden consumir sólo si activa "presupuesto liberado".

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3-18

Clases de documento Docum e contab ntos de il (presu ización puesto )

ntos Docume res a prelimin sto) e (presupu

Datos de presupuesto preliminares

Presupuesto aprobado Presupuesto liberado

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 

Las clases de documento caracterizan al documento de acuerdo con las perspectivas de cliente. Con la clase de documento, también está definiendo:  Si la autorización de documentos preliminares está controlada utilizando un workflow  El escenario del tipo de valor: - Presupuesto: El documento contiene sólo datos del presupuesto. Este es el escenario por defecto. También es el único escenario válido si la función de liberación no está activa. - Liberación: El documento contiene sólo datos liberados. - Presupuesto con liberación automática: El documento contiene datos tanto de presupuesto como de liberación. Los datos de presupuesto corresponden a los datos entrados por el usuario. Los datos de liberación son adicionados automáticamente por el sistema.

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3-19

Presupuestación III


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3-20

Conceptos de gestión del status básico

 El ciclo de presupuestación se puede dividir en diferentes fases.  Si se ha autorizado algún proceso de presupuestación depende de la fase.  Además, si se autoriza un proceso de presupuestación en una determinada fase o no, depende de la autorización del usuario.  Un status debe reflejar los procesos de presupuestación permitidos.  Los objetos de autorización están enlazados a un status.

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 

Nota: Es obligatorio utilizar status. Entorno de presupuestación: Se ha asignado un status a: Entidad CP Ejercicio Versión

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3-21

Ejemplo de gestión de status Calendario de presupuestación para

2004



Entidad CP:

9000



Versión:

0



Tipo de presupuesto

Pago



Ejercicio:

2005



Fondo:

Fondo A

2005

Julio 1

Sept. 1

Status 1

Dic. 24

Status 2

Mar. 1

Ago. 20

Dic. 31

t

Status 4

Status 5

Status 6

Preparación Preparativos Operación 1 consolidación

Operación 2

Ajustes internos

Bloquear

Planificado

Traslado 3 Suplementos

Grupo

Status 3

Jul. 15

Traslado 1 Traslado 2

Cierre de ejercicio

Nada está autorizado

de usuarios ?restringido original

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

En este ejemplo, el ciclo de presupuestación se divide en 6 fases (con un status por fase) por ejercicio empezando por enero. Fase 1: Sólo se puede crear uno de los prespuestos planificados para todos los usuarios. Fase 2: El presupesto original se puede crear sólo para un grupo restringido de usuarios. Fase 3: Sólo algunos tipos de traslado están autorizados. No se puede seguir introduciendo un presupuesto original adicional. Fase 4: Sólo se pueden introducir traslados o suplementos. Fase 5: Sólo están autorizados arrastres al año siguiente. Fase 6: El ejercicio 2005 no se puede seguir modificando desde una perspectiva de presupuesto.

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3-22

Resumen de funcionalidad del status Entidad CP Versión Ejercicio Desde el fondo

Asignación

Definición de status Status de objeto de autorización Proceso permitido/combinaciones de la clase de presupuesto Combinación 1 Combinación 2

...

...

Usuario

Combinación n

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

A menudo hay varios pasos de customizing a seguir: Definición de las clases de presupuesto Definición de las combinaciones permitidas (clase de presupuesto, proceso)

Definición de contenidos de campo Asignación a una entidad CP, ejercicio y versión  Un status refleja las combinaciones específicas (clase de presupuesto, proceso).  Dependiendo del rol, se puede autorizar un usuario para acceder y/o modificar status específicos.

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3-23

Presupuestación IV


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3-24

Ejemplo: Proceso de planificación

10/01/2004

Copia de los valores del año anterior

01/01/2005

Presupuesto provisional 2005

Presupuesto provisional 2005

Versión 2

Versión 0

03/01/2005

Presupuesto final 2005

Copiar en la versión 0

Versión 1

Liberaciones

5% Incremento

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

Puede utilizar planes presupuestarios de años anteriores como modelo para la planificación del presupuesto.  El procedimiento para diseñar un presupuesto generalmente implica discusiones de los comités sobre diferentes previsiones. Los resultados de estas discusiones se pueden almacenar en el sistema como versiones de presupuesto.  La gestión de versiones le autoriza a copiar, modificar y bloquear versiones.  Usted decide si se deben utilizar liberaciones de presupuesto para la ejecución del presupuesto.

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3-25

Resumen de la planificación Externo

Sistema existente ----------(externo)

Sistema de gestión presupuestaria Ejecución del presupuesto

Preparación B A P I

SEM-BPS

Retractor

Preparación Entrada

Intro

MS Excel

Planificación CO

Traslado contabilización Intro CO

Herramientas de planificación PREP

Sistemas SAP ----------(externos)

Entrada

Copiar herramienta PREP

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

Con el sistema de gestión presupuestaria (BCS) puede cargar su presupuesto planificado a CP desde varias fuentes, dependiendo de sus escenarios y procesos empresariales.  Con el proceso INTRO: Desde SEM-BPS, “Simulación de planificación empresarial Strategic Enterprise Management” Desde controlling Desde los datos externos, sistemas existentes y MS Excel con BAPI (Business Application Programming Interface ) 050 Desde la entrada BCS Operaciones de copia orientadas al documento  Con el proceso PREP Desde los datos externos, sistemas existentes y MS Excel con BAPI 051 Desde las operaciones de copia orientadas a la planificación Desde la planificación BCS

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3-26



La preparación de presupuesto con SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM) es útil si la planificación se basa en valores históricos (datos maestros, datos de operación) de tal modo que pueda acceder a los datos maestros y de integración ya disponibles.  SAP suministra extractores para aplicaciones de sistema SAP que cargan los datos en SAP Business Information Warehouse. Un extractor es un programa que carga un set de datos del sistema fuente SAP en BW.  Basado en estos datos históricos se comienza con las actividades de planificación en un ambiente separado de planificación dentro del componente SEM - Planificación y Simulación (SAP SEM BPS) el cual está aislado del ambiente operativo de R/3. Se puede realizar una planificación "bottom up" o "top down". Despúes se pueden ejecutar una serie de procesos iterativos de aprobación y se puede llegar a una versión aprobada de presupuesto que puede depositarse en el entorno operativo.  El Retractor (programa que devuelve los datos de SAP Business Information Warehouse al sistema fuente) se asegura de que los resultados relevantes de su planificación se han contabilizado en el sistema SAP y están disponibles para el período siguiente de la ejecución del presupuesto.

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3-27



    

 

Extraiga datos de su entorno operativo si desea transferir la planificación utilizando valores históricos y estructuras de datos mestros existentes. Como SAP garantiza la integración entre Sap System y BW, los extractores son parte del Contenido empresarial y están disponibles en BW. Un requisito de la extracción de datos es que su sistema SAP y su sistema BW estén conectados. La extracción depende del workbench de su SAP BW que está enlazado con su SAP SEM (BW se pueden instalar localmente o mediante RFC). Seleccione InfoFuente para seleccionar los datos que desee cargar en SAP BW (por ejemplo, el control presupuestario). Los datos a extraer se han estructurado de acuerdo a aplicaciones SAP de BW. Encontrará extractores para CO, FI, HR, CP, etc. Los datos relacionados con CP (presupuesto, valores reales, comprometido, datos maestros) se pueden encontrar en SAP BW InfoFuente :Gestión del sector público --> Control presupuestario (datos maestros, presupuestación en CP, partidas individuales CO, partidas individuales de comprometido y reales, partidas individuales FI) Crear un paquete de información para partida individual y extraer los datos. Iniciar con datos maestros (por ejemplo, entidad CP, fondo, presupuesto,...) y luego actualizar los datos de operación. Esto actualiza los InfoCubos estándar.

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3-28

Herramientas de planificación I - SEM BPS: Retracción de datos de SAP BW a CP

1

2

Planificación SEM

Escribir en InfoCubo BW Ensamblar datos en la consulta

3 Retracción de datos y contabilización en CP

CP

 SAP AG 2006



    

 

Utilice el retractor para volver a contabilizar los resultados de sus actividades de planificación en SEM BPS del entorno operativo. El programa retractor para CP es parte del customizing y está disponible en Gestión del sector público --> Control presupuestario de la administración pública. Cree su planificación en SEM-BPS. Se genera un Query en BW que colecta los datos de planificación (el flag ODBO debe estar activado en el query). Defina un rango de números para contabilizaciones del customizing para el retractor. Actualice asignaciones de campo (asignación) de datos BW y FM utilizando derivaciones. Ejemplo: Puede definir que los valores de presupuesto BW de la versión de planificación 150 se ha autorizado como "presupuesto" y se ha contabilizado en la versión de presupuesto 000 (como presupuesto original) en el sistema SAP. Inicie el traslado de datos del sistema SAP. Puede utilizar una variante de consulta para seleccionar los datos de la consulta creada en BW. El traslado de datos a menudo da un mensaje de error si los datos maestros importados de BW no existe en el sistema SAP. El motivo es: Necesita datos maestros adicionales en la fase de preparación del presupuesto que es para lo que lo creó en BW. En este caso, debe crear los datos maestros que faltan e iniciar la retracción de nuevo.

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3-29

Herramientas de planificación II - CO

Datos de planificación

Herramienta de derivación de imputaciones FMCYCOPI_CO

CO/PS

CP Datos de planificación CO: - Costes primarios - Costes secundarios - Elementos de ingresos

Presupuesto CP

Datos de planificación  SAP AG 2006







 



El programa FMCYCOPI_CO copia los datos de la versión de planificación del controlling (CO) en una versión de presupuesto del control presupuestario (CP). Utilice este programa para crear los mismos presupuestos de CP trasladando datos de planificación CO. Este traslado de datos se puede realizar tan a menudo como desee. Tenga en cuenta que el traslado sobrescribirá todas las modificaciones manuales hechas en BCS. Sin embargo, aunque las modificaciones manuales se hayan sobrescrito, CO y BCS todavía están sincronizadas. CO hace de referencia en este caso. Según esto, el presupuesto del control presupuestario es independiente de los datos de planificación CO. El programa determina el destinatario del control presupuestario basado en las asignaciones de imputaciones CP a imputaciones CO utilizando la herramienta de derivación de imputación. Si realiza modificaciones en la asignación, los datos de planificación transferidos al control presupuestario hasta ese momento se transferirán automáticamente al nuevo destinatario en el siguiente traslado de datos de planificación. El programa considera los datos de planificación CO primarios de la tabla COSP y los de CO secundarios de la tabla COSS. Como puede asignar el fondo y el área funcional directamente a la planificación CO empezando por Release 4.62A, puede utilizar el programa FMCYCOPI_CO y ejecutar todo el proceso de planificación del presupuesto del controlling. Sólo puede generar datos de presupuesto en la versión de destino utilizando el proceso de presupuestación interna ENTR.

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3-30

Herramientas de planificación III - Planificación en CP

Posicionamiento del Proceso de Planificación (BCS) con respecto al Workbench de Presupuestación BCS: Workbench de la presupuestación

Planificación  Fase de preparación del presupuesto  Para tabla de registros de totales?

 Fase de ejecución del presupuesto  Para documentos

El workbench de planificación y de presupuestación deberían visualizarse como herramientas complementarias.  SAP AG 2006



La planificación BCS se basa en las funciones de planificación del componente Ledger especial que se ajustaron a los requisitos del control presupuestario.  Los datos de planificación BCS son parte en su totalidad de los datos de presupuesto y están basados en características BCS como: Clase de presupuesto, gestión de status, proceso.  Todos los datos de planificación BCS se crearon con el proceso PREP y sin documentos de entrada.  Es un proceso basado en totales que contrasta con el basado en delta como se utiliza en el workbench de presupuestación.

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3-31



Las funciones de planificación le permiten distribuir imputaciones CP a diferentes tareas de planificación. Las tareas de planificación que ha trasladado un planificador se han definido en un perfil de planificador.  Defina la máscara de entrada de tareas de planificación en la disposición de planificación. En una disposición puede visualizar los datos actuales disponibles y/o los datos de planificación (como los datos presupuestarios del ejercicio anterior) que se debe utilizar como comparación para la planificación. También puede modificar los valores de salida de las columnas correspondientes utilizando definiciones de fórmula.  La planificación BCS ofrece:  Definición flexible de disposiciones de planificación - Definiciones de usuario para cabecera y para hoja de cálculo - Columnas de visualización adicionales - Definición de fórmulas y fórmulas inversas  Definición de perfiles del planificador - Definición de parámetros por defecto - Agrupación de tareas de planificación (para disposición de planificación)  Integración de hoja de cálculo Excel

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3-32

Presupuestación V


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3-33

Ejemplo de liberación del presupuesto

Liberación 1: Enero

Liberación 2: Junio Presupuesto Liberación 3: Septiembre

 Puede obtener una mayor flexibilidad en el período de presupuesto: 

Utilizando porcentajes liberados



Liberando importes fijos

 SAP AG 2006



   

En algunas organizaciones, la asignación de un importe de presupuesto no significa necesariamente que se hayan liberado los fondos. Como resultado, el sistema SAP autoriza a que libere valores de presupuesto para que estén disponibles gradualmente. Puede liberar valores de presupuesto como porcentaje o como importes. Las liberaciones pueden referirse a valores totales o a valores anuales. Sin embargo, no puede liberar valores de presupuesto del período. Puede realizar tantas liberaciones como desee pero no puede exceder el presupuesto existente. Puede trasladar liberaciones individuales cuando desee.

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3-34

Escenario de liberación Liberación

Documento 1 Documento 2 Presupuesto Liberación 1000 500

100%

Presupuesto

Documento 1 Presupuesto 1000 Liberación 1000

Liberación automática

Escenario de liberación

Liberación Clase de fondo

Fondo  SAP AG 2006



   

Están disponibles dos escenarios en el sistema SAP: Liberación, proceso en dos pasos. Debe crear y liberar su presupuesto por separado. Eso crea dos documentos. Puede definir qué parte de su presupuesto se ha liberado. Liberación automática. Su presupuesto se ha liberado completamente de manera automática. Se ha creado sólo un documento. Cuando introduzca su presupuesto, el sistema generará una liberación secundaria. Se ha activado un escenario de liberación por entidad CP pero las reglas (no liberado, liberado, liberado automáticamente) se pueden adaptar en cada tipo de fondo y/o fondo. Tenga en cuenta que puede definir sólo una clase de presupuesto para liberación para su entidad CP. SAP sólo soporta algunos procesos para liberación: Entrada, Devolución, Suplemento. Usted define cuales de estos son relevantes para su organización. Si utiliza la clase de documento también controlará el escenario que será compatible en un documento de entrada. Puede seleccionar entre los siguientes escenarios: Sólo presupuesto - el documento de entrada sólo contiene importes presupuestados Sólo presupuesto - el documento de entrada sólo contiene importes liberados Presupuesto con liberación automática.

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3-35

Liberación de datos de presupuesto Restricción FMAA Fondo Centro gestor Posición presupuestaria Área funcional

Liberación adicional

% Liberación

Presupuesto No liberado

Ratio

Documentos de entrada Tipo de valor R1

 SAP AG 2006



  





Calcule y libere los datos del presupuesto utilizando el menú SAP Easy Access --> Contabilidad --> Gestión del sector público --> Control presupuestario --> Presupuestación --> Sistema de gestión presupuestaria (BCS) --> Herramientas --> Documentos de entrada --> Liberar datos presupuestarios.. Utilice este programa para calcular el presupuesto que se debe liberar y para liberar los datos de presupuesto. El cálculo del presupuesto a liberar se basa en un ratio. Este ratio sólo está disponible en este programa si ha especificado para él la categoría "liberar". En los datos de cabecera del programa debe introducir la entidad CP, clase de presupuesto, versión y ejercicio para el cual se ha liberado el presupuesto. El programa calcula el presupuesto a liberar según el ratio especificado y crea las líneas de documento de entrada del presupuesto correspondiente para todas las imputaciones CP que se corresponden con los criterios de selección. Para el cálculo debe tener en cuenta tanto todos los períodos como los períodos que haya especificado individualmente. Utilizar los siguientes procesos da como resultado: Si selecciona el proceso: Entrada, usted libera presupuesto Suplemento, usted genera presupuesto liberado adicional Devolución, se cancelará la liberación del presupuesto El customizing relacionado a gestión de status, clase de documento, presupuesto disponible,… se debe configurar adecuadamente.

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3-36

Presupuestación VI


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3-37

Workbench de presupuestación: Resumen

Workbench de presupuestación • Layout (disposición) Flexible • Pantalla única de entrada • Datos informativos (ratios)

Gestión de documentos de presupuesto CP existentes

Entrada de modificación presupuesto Crear documento

Selección de documentos Retener

Reg.prel.

Contabilizar Anular

Visualizar

Contabilizar

Anular registro preliminar

Modificar texto

Anulación

Sólo documentos originales contabilizados Sólo documentos registrados de forma preliminar Todos los documentos

 SAP AG 2006





 



El workbench de presupuestación suministra una interfase definida por el usuario con la cual puede procesar documentos de presupuesto y verificar la coherencia de un presupuesto. Además el workbench registra modificaciones para utilizar documentos de presupuesto. El workbench de presupuestación suministra dos características principales: Entrada y modificación de documentos de presupuesto (documentos de varios presupuestos) Gestión de documentos de presupuesto CP existentes Soporta un proceso de dos pasos (contabilización previa/contabilización) con o sin una opción workflow y la posibilidad de tratar borradores (documentos retenidos) El diseño ofrece: Flexibilidad de la disposición de pantalla (disposiciones) Imagen de entrada individual para todos los procedimientos empresariales Selección de datos (imputación de presupuesto, documentos apartados y contabilizados) Datos informativos (ratios) La transacción FMBB se utiliza para el workbench de presupuestación (BWB). Menú SAP --> Contabilidad --> Gestión del sector público --> Control presupuestario --> Presupuestación --> Sistema de gestión presupuestaria (BCS) --> Documentos de entrada -- > Workbench de presupuestación

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3-38

Workbench de la presupuestación  El workbench de presupuestación suministra dos características principales: 

Entrada y modificación de documentos de presupuesto

 Documentos de varios presupuestos 

Gestión de documentos de presupuesto CP existentes

 Soporta un proceso de dos pasos (contabilización previa/contabilización) con o sin una opción workflow y la posibilidad de tratar borradores (documentos retenidos)  El diseño ofrece: 

Flexibilidad de la disposición de pantalla (disposiciones)



Imagen de entrada individual para todos los procedimientos empresariales



Selección de datos (imputación de presupuesto, documentos apartados y contabilizados)



Datos informativos (ratios)

 SAP AG 2006



La transacción FMBB se utiliza para el workbench de presupuestación (BWB).

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3-39

Crear/Modificar documentos de presupuesto (1)

Documento efectivo Documento de entrada "vacío"

Crear con referencia

Documento retenido

Crear

Nuevo documento de entrada Documento retenido

Actualizar

Retener Contabilización previa Contabilizar

Documento 1000345

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

Existen varias maneras de crear un documento:  Crear - La pantalla está vacía (excepto valores por defecto).  Crear con referencia - El usuario puede seleccionar un documento. Documento apartado Documento efectivo (contabilizado, contabilizado previamente) - El documento se puede reutilizar como modelo. - El nuevo documento se completará previamente con los datos existentes. - No tiene efectos sobre el modelo.  Modificar un documento apartado - Un documento apartado es un borrador. - El usuario puede seleccionar el documento otra vez, modificarlo o completar el proceso de entrada.

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3-40



Puede buscar un documento existente mediante:  El menú - Tratar --> Buscar apartado/Buscar efectivo --> Imagen del documento Visualizar Modificar  Seleccionar un documento mediante el área de navegación: - Botón derecho del ratón - Modificar  Para documentos de entrada con el siguiente status, sólo se modifican los textos:  Contabilizar  Contabilización previa  También es posible modificar el status de un documento preliminar:  El documento se puede aprobar (contabilizar).  El documento se puede rechazar (anulación).

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3-41

Funciones adicionales

 Control de campos para documentos de entrada de presupuesto  Especificar opciones de tratamiento para importes de presupuesto  Asignación de formularios para imprimir documentos de presupuesto

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

Control de campos para documentos de entrada de presupuesto Por clase de documento o proceso puede definir campos como ocultos, opcionales u obligatorios.



Especificar opciones de tratamiento para importes de presupuesto Para su entidad CP puede definir una cantidad de decimales para utilizar en el workbench de presupuestación y para visualizar el documento y para evaluar el ratio. Puede definir si se deben introducir los ingresos y gastos como valores positivos o negativos en el workbench de presupuestación.



Asignación de formularios para imprimir docuentos de presupuesto Defina los formularios a utilizar cuando imprima documentos de entrada de presupuesto en el workbench de presupuestación (transacción FMBB) o en la transacción de visualización del documento de entrada (FMEDD).

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3-42

Presupuestación VII


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3-43

 Utilizando sus propios escenarios empresariales puede aplicar ratios para definir lo siguiente en el sistema SAP: - El presupuesto original - El presupuesto actual - El presupuesto residual - …  Los valores de datos posibles (o fuentes de datos) son: - Valores de presupuesto - Real/comprometido - Datos de CD  La evaluación tiene en cuenta: - Datos de entrada (por ejemplo, partidas individuales a contabilizar) - Valores de la base de datos  Un valor de ratio se calcula por imputación CP

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3-44

Ratios: Presupuesto actual Nombre Tipo de ratio Datos

Presupuesto actual Visualizar Valores de presupuesto

Customizing

Categoría Util.

Texto Verificaciones de consistencia

Fuentes de datos Util.

X

Arrastre

Cabecera

X

Datos de presupuesto

Liberación Datos de CD

X

Datos de contabilización

Signo

Visualizar en el workbench de la presupuestación

Versión

Tipo de presupuesto

Visualizar en la gestión de informes Traslado

Valor para el tipo de valor BCS

Proceso de presupuesta ción

Tipo de presup uesto

Status de Ejercicio workflow

+

0

9F

Presupuesto

Intro

BT1

P

2005

+

0

Presupuesto

Presupuesto

Destinatario

BT1

P

2005

+

0

Presupuesto

#

Emisor

BT1

P

*

+

0

Presupuesto

Presupuesto

Devolución

BT1

P

&

 SAP AG 2006

Cada ratio se compone de una cantidad de líneas o términos. El ratio se define como una suma de estas condiciones. Cada condición actúa de “filtro” en los valores de la fuente de datos seleccionada. Los campos disponibles para este “filtro” depende de la fuente de datos. Por ejemplo: Se ofrecen los siguientes campos para valores de presupuesto: versión, tipo de presupuesto, tipo de valor, proceso, clase de presupuesto, ejercicio, etc.  Valores de campo posibles de condiciones de ratio son: Valores “normales” o “directos” Ejemplos: 2005 o 2006 para el ejercicio, 000 o 001 para la versión, ORIG para la clase de presupuesto. Meta-valores --> El valor de campo se ha calculado a partir de los datos de entrada. Ejemplos: # = significa el valor actual de los datos de entrada (por ejemplo, la misma clase de presupuesto) (…) -1, 0, +1 (…) = significa el valor relativo (offset) (por ejemplo, +1 = siguiente ejercicio) * = significa el total de todos los valores (por ejemplo, todas las clases de presupuesto)

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3-45

 

Los ratios suministran información suficiente en sus diferentes presupuestos y se utilizan para: Verificaciones de consistencia - Definición de los operandos de verificación  Workbench de la presupuestación - Visualizar valores de la base de datos  Gestión de informes - Visualizar valores de la base de datos  Proceso de cierre de ejercicio - Cálculo del presupuesto residual  Procesos en masa - Cálculo del importe a liberar - Cálculo del importe a trasladar

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3-46

Presupuestación VIII


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3-47

Verificaciones de consistencia del documento Ejemplos

 Verificaciones de consistencia del documento 

Las verificaciones del traslado que para cada fondo la suma de los valores de emisor son iguales a la suma de los del recpetor



Especifica el importe absoluto de un traslado para un determinado tipo de documento

 Verificaciones de consistencia del objeto de presupuesto 

Presupuesto actual > 0



El presupuesto para cierta clase de documento no debería exceder el 10% del presupuesto de otra clase de documento

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  

Con las funciones de verificación de consistencia puede configurar sus propias verificaciones. Estas verificaciones sólo se aplican en los datos de presupuesto. Estos dos ejemplos ponen de relieve situaciones reales en las cuales se verifica a menudo la coherencia de documentos de presupuesto.

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3-48

Verificaciones de coherencia - Principios básicos Imputación CP

Customizing

Actualización del presupuesto

Caso Clase de presupuesto Versión Tipo de valor

Centro gestor

Partidas individuales

Posición presupuestaria Mandante

Importe ….. Constante

Requisitos =,>,<,y, o,(…

Entidad CP Usuario

Posición presupuestaria Valores

Tipo de documento

Entidad CP

…….

Usuario

Ratio

Verificar =,>,<,y, o,(…

Tipo de documento …….

Ratio

Mensaje

Advertencia Mensaje de error

 SAP AG 2006



Defina una o más reglas de verificación por cada biblioteca de verificación para ejecutarlas una detrás de la otra. Una regla de verificación consiste en tres secciones:  Requisitos   En la sección de requisitos, debe definir la selección de contabilizaciones de presupuesto utilizando una fórmula que esté sometida a esta regla de verificación.  Verificar   Esta sección incluye la verificación de consistencia actual. Utilizando ratios o valores fijos debe definir una fórmula que debe completar una contabilización de presupuesto respecto a la consistencia. Los valores de tolerancia también se pueden considerar. Si se produce una inconsistencia, se emite la reacción correspondiente del sistema que ha definido en la sección de mensajes. Si la verificación de consistencia es correcta, se ejecutarán las reglas de verificación siguientes. Cuando se han completado correctamente todas las verificaciones, se graba el importe de presupuesto en la base de datos.  Mensajes   En esta sección debe definir la reacción del sistema si una verificación de consistencia encuentra un error. Dependiendo de la clase de mensaje definible, se pueden realizar prevenciones en las contabilizaciones de presupuesto y se emiten mensajes de advertencia/éxito. Puede especificar los mensajes emitidos utilizando variantes de mensaje. SAP suministra variantes de mensaje predefinidas.  Nota: La verificación se aplica a cada partida individual del presupuesto consecutivamente.

© SAP AG

IPS910

3-49



Las verificaciones de consistencia se ejecutan sólo en los datos de presupuesto. Dos tipos de verificación son posibles.  Verificaciones basadas en el valor Verificaciones de consistencia del documento - Las verificaciones se basan en los datos del documento de entrada. - Las verificaciones son relevantes sólo en procesos que son resultado de un documento de entrada.  Verificaciones de consistencia del objeto de presupuesto - Verificaciones para cada objeto de presupuesto (imputación CP) - Se toman en cuenta todos los valores de las imputaciones CP seleccionadas. - Verificaciones del objeto de presupuesto efectuadas en todas las transacciones  Ambos tipos de verificación son un grupo en las bibliotecas.  Para ambos tipos, puede asignar una biblioteca a una entidad CP por ejercicio y versión.

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IPS910

3-50

Presupuestación IX


 SAP AG 2006

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IPS910

3-51

Textos del presupuesto Organizador del texto del presupuesto Texto del presupuesto 1

Crear Crear Actualiza r Visualiza r

Elemento de imputación ? CP

Según una decisión del departamento de Finanzas, el presupuesto se ha reducido un 10 % en junio de 2005.

Planificación BCS

Customizing Definición del elemento de imputación CP

Actualizar la estructura presupuestaria Ingresos que incrementan el presupuesto

Workbench de la presupuestación

Visualizar Texto del presupuesto 1 Según el departamento de Finanzas  SAP AG 2006



Funcionalidad del texto del presupuesto en BCS:  Puede crear, actualizar y visualizar textos creados para los elementos de imputación CP mediante la transacción del organizador de textos del presupuesto FMTEXT.  Puede acceder a (los) texto(s) de presupuesto que haya creado del modo siguiente: - En la operación de planificación (FMPLCPD) - La transacción del workbench de la presupuestación (FMBB) - La transacción del workbench de la actualización de la estructura presupuestaria (FMBSBO) - En la transacción de la regla IIP (FMRBRULE)  Utilizando la transacción FMCYTEXT (Copiar texto del presupuesto) también puede copiar texto(s) de presupuesto de: - un año a otro - una versión a otra - de una clase de presupuesto a otra  Además, en la transacción SMARTFORMS puede definir un formulario (SAP Smartform o basado en PDF) para utilizarse en textos del presupuesto.

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IPS910

3-52

Textos del presupuesto Customizing

Definición de campos clave para texto del presupuesto Entidad CP


9000

X

Fondo

Centro gestor

X

X

Texto del presupuesto Favoritos Favoritos para GR00 TEXTO 1 TEXTO 2

Historial 9F_9018__2005_BUDGET_C1_80010_

Pos.presup. Área funcional

X

Subvenc ión

Proyecto presup.

Versión

X

Ejercicio

Cl.presupuesto

X

Entidad CP

9000


9F

Fondo Centro gestor

Presupuesto C1

Pos. presupuestaria

80010

Área funcional

IPS91000

Ejercicio

2005

El presupuesto se modificó siguiendo la decisión……número de documento 01450001 Se creó un suplemento en 02/2005 a….. Número del documento 01560008 Para compensar la falta……. Número del documento 012569001

 SAP AG 2006







  

En la transacción FMTEXT (Organizador del texto del presupuesto) puede crear un texto enlazado directamente con su imputación CP, independientemente de lo que pase en términos de la ejecución del presupuesto o documentos de entrada. Puede configurar el nivel de detalle que desee utilizar para enlazar con su texto de presupuesto: Por versión, ¿el texto es dependiente de la versión o no? Por ejercicio, ¿la información se mueve por el ejercicio o no? …. Por ejemplo, en el workbench de la presupuestación, si desea modificar su presupuesto y necesita información sobre el historial de un documento puede acceder al texto del presupuesto: Selecccionando una partida individual del presupuesto Desde el menú (Pasar a --> Texto del presupuesto) Nota: No puede modificar el texto a este nivel. Puede imprimir textos del presupuesto utilizando formularios PDF o Smart Forms de SAP. Para imprimir su texto del presupuesto utilizando un formulario basado en PDF o en Smart Form, debe asignar el tipo de formulario y el nombre de su objeto de formulario a una entidad CP.

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IPS910

3-53

Presupuestación X


 SAP AG 2006

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IPS910

3-54

Estructura de derivación para entrada de presupuesto


Cierre de partidas introducidas con la entrada del presupuesto

Generando partidas extra con la entrada del presupuesto

 Valores por defecto por usuario  Crédito no relevante  Propuesta de centro gestor por tipo de documento

 Liberación automática  Ingresos que compensan los gastos  Ledger presupuestario

 SAP AG 2006







Una estrategia de derivación se define como una manera en que los elementos de imputación CP se pueden derivar de otras imputaciones o del tipo de documento automáticamente cuando se introducen presupuestos y contabilizaciones. Utilizando una estrategia de derivación puede especificar que las partidas individuales adicionales ya introducidas se derivan automáticamente en el fondo y son contabilizadas cuando se introduce el presupuesto. Nota: Los importes no se pueden modificar.

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IPS910

3-55

Presupuestación: Resumen de la unidad 1

 Su presupuesto se puede estructurar utilizando clases

y procesos de presupuesto.  El proceso de autorización se gestiona mediante el

workflow y los documentos de contabilización y registrados preliminarmente utilizando tipos de documento.  Puede controlar sus fases de presupuesto y lo que se

aprueba durante ese tiempo con la gestión del status.  Las liberaciones ofrecen un control adicional en la

ejecución del presupuesto.  La planificación puede ser como usted desee y de

varias fuentes como en algunas versiones. La cantidad de versiones puede aumentar por las copias y los traslados.  SAP AG 2006

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IPS910

3-56

Presupuestación: Resumen de la unidad 2

 Los valores del presupuesto se actualizan utilizando

una única transacción.  Puede realizar modificaciones en el presupuesto

actual utilizando suplementos, traslados y devoluciones.  Si utiliza ratios y verificaciones de consistencia puede

medir y controlar sus datos de presupuesto.  Con los textos del presupuesto puede crear de

manera independiente información sobre modificaciones del presupuesto.  Con una estrategia de derivación para la entrada del

presupuesto, los elementos de imputación se pueden derivar de las imputaciones existentes. Esto se puede utilizar para completar o crear nuevas partidas individuales en el fondo.  SAP AG 2006

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IPS910

3-57

Presupuestación : Ejercicios Unidad: Presupuestación Tema: Parametrizaciones básicas y definición de presupuesto Al finalizar estos ejercicios, podrá:  Crear versiones y tipos de presupuesto  Establecer procesos

Si quiere verificar las parametrizaciones de customizing requeridas para la planificación de presupuesto. Verificar que las actividades de planificación se han ejecutado exclusivamente en la versión del plan (versión 1) y no en la versión final (versión 0) en la cual se gestiona el presupuesto.

1-1

Verificar si el sistema de control de presupuestos (BCS) está activado.

1-2

El presupuesto debería planificarse y prepararse en la versión 1 (versión de plan). La versión también os permite utilizar imputaciones que previamente no se han definido como imputaciones del presupuesto. El presupuesto debería planificarse en la versión 0 (versión final). La versión os permite utilizar sólo aquellas imputaciones que previamente no se han definido como imputaciones del presupuesto. Verificar si cada status asignado cumple con los requisitos mencionados anteriormente. Si es necesario, fije el indicador Verificar imputación de presupuesto.

1-3

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Definir el tipo de presupuesto SAP del customizing. Este tipo de presupuesto debería utilizarse para introducir el presupuesto. Modificar el status de EJECUCIÓN de manera que el tipo de presupuesto se pueda utilizar para introducir el presupuesto.

IPS910

3-58

Unidad: Presupuestación Tema: Función de planificación BCS y workbench de presupuestación Al finalizar estos ejercicios, podrá:  Crear datos presupuestarios utilizando funciones de planificación BCS y workbench de presupuestación

2-1

Primero fije el perfil del planificador requerido para su función. En este caso, se utilizará el perfil Deu910.

2-2

Cree los siguientes datos de planificación: Fondo GENERAL; centro gestor C15 de la versión 1. Posición presupuestaria Posición presupuestaria Posición presupuestaria Posición presupuestaria

80010 80020 80030 80040

625.000,00 UNI 125.000,00 UNI 312.500,00 UNI 187.500,00 UNI

Introduzca el valor de plan siguiente para centros gestores D1 de la versión 1: Posición presupuestaria 80030 125.000,00 UNI Posición presupuestaria 50060 250.000,00 UNI Número de documento........................... ................................................. 2-3

La fase de planificación se ha completado y la versión de plan (versión 1) se puede copiar a la versión 0 para gestionarse. Su presupuesto final para el fondo GENERAL se ha reducido hasta el 20%. Número de documento........................... .................................................

2-4

Las modificaciones se han efectuado en la versión 0 que se debe gestionar. Utilizar el workbench de presupuestación para introducirlos como documento de propuesta con tipo de presupuesto SAP. Fondo GENERAL; centro gestor C15: Posición presupuestaria 80040 Posición presupuestaria 80050 Posición presupuestaria 80010

1.062.500,00 UNI 5.000.000,00 UNI 50.000,00 UNI

Utilizar la variante de disposición L00003. Número de documento........................... ................................................. Llamar y contabilizar definitivamente el documento de propuesta otra vez.

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IPS910

3-59

Unidad: Presupuestación Tema: Liberación Al finalizar estos ejercicios, podrá:  Crear liberaciones de presupuesto y liberar un presupuesto

 El presupuesto para su Administración de Hacienda se ha entregado ya. Ha decidido utilizar liberaciones.

3-1

Primero debe permitir liberaciones y actualizaciones del presupuesto para su entidad CP. Verificar su escenario de liberación del customizing. Cuando estableció los fondos, se asignaron los tipos de fondo. Asegúrese de que su función de lanzamiento no se utiliza para todo el presupuesto y que el presupuesto para fondos con tipo de fondo F0001 se ha entregado automáticamente. No desea trabajar con lanzamientos del presupuesto de fondo. Verifique si se han creado las parametrizaciones relevantes en el customizing.

3-2

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Liberación del 55% del presupuesto para el fondo GENERAL del año 200A de la versión 0.

IPS910

3-60

Unidad: Presupuestación Tema: Actualización del presupuesto Al finalizar estos ejercicios, podrá:  Actualizar presupuestos



Introducir las modificaciones entregadas al sistema SAP.

4-1

Visualizar el presupuesto original con el importe de presupuesto entregado y no entregado con las herramientas para reporting de ratio.

4-2

El presupuesto de software excede el importe actualmente gastados por 25.000 UNI. Este importe puede usarse, por tanto, en otro lugar (por ejemplo, para consultas). Transferir el presupuesto con el tipo de presupuesto EXTR a la posición presupuestaria “Consultas”. Primero verifique el tipo de presupuesto EXTR para determinar si los traspasos entre las imputaciones de gastos están permitidos. Transferir el presupuesto de la siguiente manera: Centro gestor (emisor): C15 Posición presupuestaria (emisora): 80040 Centro gestor (emisor): General Tipo de presupuesto: EXTR Centro gestor (Receptor): C15 Posición presupuestaria (receptora): 80050 Fondo (receptor): General

4-3

Verifique su documento de entrada. Para cada imputación de presupuesto, debe visualizar el presupuesto actual utilizando el ratio CURRENT_BDGT_AB.

4- 4

Los gastos no previstos requieren un suplemento. Introduzca un presupuesto en el importe de 500.000,00 para la siguiente imputación de contabilidad:

Fondo: Centro gestor: Centro gestor: Entidad CP:

Presupuesto D1 con posición presupuestaria 50060 A1 con posición presupuestaria 80030 F91000

Seleccione la disposición adecuada.

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IPS910

3-61

Unidad: Presupuestación Tema: Ratios y coherencia de presupuesto Al finalizar estos ejercicios, podrá:  Explicar el concepto de ratio de BCS

 Verificar los ratios disponibles

5-1

En el customizing, debe verificar que los traspasos del fondo GENERAL al fondo PRESUPUESTO no se pueden ejecutar. En el customizing debe verificar si el ratio TRANSFERIR ZZ existe y a qué biblioteca de su entidad CP se ha asignado. Verifique y active la regla.

5-2

Contabilizar 25.000 UNI del fondo GENERAL al fondo PRESUPUESTO. Versión: 0 Posición presupuestaria (emisora): 80040 Centro gestor (emisor): C15 Fondo (emisor): GENERAL Tipo de presupuesto: EXTR Centro gestor (Receptor): C15 Posición presupuestaria (receptora): 50020 Fondo receptor: PRESUPUESTO Verifique el documento.

5-3

Verifique la regla para evitar un presupuesto negativo. En el customizing debe verificar si el ratio TRANSFERIR ZZ se ha definido y a qué biblioteca de su entidad CP se ha asignado. Verifique la regla.

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IPS910

3-62

5-4

Transferir 6.000.000 UNI del centro gestor C12 al centro gestor C1 del fondo PRESUPUESTO. Centro gestor (emisor): C12 Posición presupuestaria (emisora): 50010 Fondo (emisor): PRESUPUESTO Tipo de presupuesto: EXTR Centro gestor (Receptor): C1 Posición presupuestaria (receptora): 50020 Fondo (receptor): PRESUPUESTO Verifique el documento que ha creado. Grabe el documento con el status Previo.

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IPS910

3-63

Opcional 5-5

Los documentos de entrada con importe mayor a 10.000 deben autorizarlos un gestor de cada workflow. Crear un tipo de documento WKXX para autorización. Cree una verificación de consistencia correspondiente.

Opcional 5-6

© SAP AG

Contabilizar el presupuesto suplementario en el importe de 11.000 UNI. Utilizar el tipo de documento estándar IPSB y el tipo de documento WKXX definido en 3-6 (conexión workflow).

IPS910

3-64

Presupuestación : Soluciones Unidad: Presupuestación Tema: Presupuesto con función de planificación BCS y planificación, actualización y monitorización del workbench de presupuestación 1-1

1-2

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Parametrizaciones básicas → Activar las funciones globales para el sistema de gestión presupuestaria. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##

Desde el año

Menú SAP → Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Presupuestación → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Versión → Asignar status a la versión.


Valores

Entidad CP

90##

Ejercicio

Versión

0

Status

EJECUCIÓN

Verificación de imputación de presupuesto

X

© SAP AG

IPS910

3-65

Verifique los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##

Ejercicio

Versión

1

Status

PLANIFICADO

Verificación de imputación de presupuesto

(Dejar en blanco)

© SAP AG

IPS910

3-66

1-3

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Presupuestación → Parametrizaciones básicas→Definir tipos de presupuesto. Seleccione la entidad CP 90XX. Seleccione Nuevas entradas. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Tipo de presupuesto

SAP

Descripción (S)


Descripción (L)


Descripción (M)


Seleccione Continuar. Seleccione el tipo de presupuesto SAP y luego seleccione Asignar procesos. Seleccione Nuevas entradas. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Proceso

Intro

Grabe las entradas. Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Presupuestación → Flujo de presupuestación de control→ Tratar status. Seleccione: Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90XX

Status

EJECUCIÓN

Seleccione Status parametrizaciones de control (Presupuesto).

© SAP AG

IPS910

3-67

Seleccione Nuevas entradas. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90XX

Status

EJECUCIÓN


Pago

Proceso

Intro

Tipo de presupuesto

SAP

© SAP AG

IPS910

3-68

Unidad: Presupuestación Tema: Presupuestos con función de planificación BCS y planificar el workbench de presupuestación

2-1

Menú SAP → Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Presupuestación → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Planificación → Fijar perfil de planificador. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Perfil de planificador

DEU910

Seleccione Intro. 2-2

Menú SAP → Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Presupuestación → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Planificación → Modificar datos del plan. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##

Versión

1

Ejercicio

Del centro gestor

C15

Al centro gestor

D1

Del fondo

GENERAL

Al fondo

(Dejar en blanco)

De la posición presupuestaria

50060

A la posición presupuestaria

80040 F91000

Área funcional Seleccione Resumen.

© SAP AG

IPS910

3-69

Introducir importes para el fondo GENERAL, entidad CP C15. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Posición presupuestaria 80010

625.000,00 UNI


125.000,00 UNI


312.500,00 UNI


187.500,00 UNI

Seleccione Siguiente combinación. Introducir importes para el fondo GENERAL, entidad CP D1. Nombre de campo o tipo de datos

Valores


125.000,00 UNI


250.000,00 UNI

Grabe las entradas. 2-3

Menú SAP → Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Presupuestación → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Herramientas → Introducir documentos → Generar datos de presupuesto. Entidad CP

90##

Versión (fuente)

1

Período (fuente)

1 a 12

Del fondo Al fondo

GENERAL (Dejar en blanco)

Del centro gestor

C15

Al centro gestor

D1


50060


80050

Área funcional

F91000

Tipo de valor

Presupuesto

Datos

Todos los procesos y tipos de presupuesto

© SAP AG

IPS910

3-70

Revaloración (%)

© SAP AG

80

IPS910

3-71

Parametrizaciones previstas: Versión destino Ejercicio

0 <200Y>

Período destino

(Dejar en blanco)

Clave de distribución

1

Copiar tipo de presupuesto

(Dejar en blanco)

Tipo de presupuesto destino

ORIG

Tipo de documento

IPSB

Fecha del documento

Modo de actualización

1

Ejecución de test

(Dejar en blanco)

Seleccione Ejecutar. 2-4

Menú SAP → Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Presupuestación → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Introducir documentos → Workbench de presupuestación. Utilizar la disposición L00003. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##

Tipo de valor

Presupuesto


Pago

Versión

0

Tipo de documento

IPSB

Fecha del documento

Ejercicio

<200A>

Período

Todos

Tipo de presupuesto

SAP GENERAL

Fondo Área funcional

F91000

Centro gestor

C15


1.062.500,00 UNI


5.000.000,00 UNI


50.000,00 UNI

© SAP AG

IPS910

3-72

Contabilice previamente el documento. Active el resumen del documento, seleccione el documento correspondiente y contabilícelo.

 Unidad: Presupuestación  Tema: Liberación

3-1

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Presupuestación → Parametrizaciones básicas→Definición de datos de presupuesto → Liberaciones de presupuesto → Definir escenario de liberaciones para fondo.

-1

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Presupuestación → Parametrizaciones básicas→Definición de datos de presupuesto → Lan-{}-zamientos de presupuesto → Definir escenario de presupuesto. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90## Liberación

Escenario Lanzamiento en los ingresos

(Dejar en blanco)

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Presupuestación → Parametrizaciones básicas→Definición de datos de presupuesto → Liberaciones de presupuesto → Definir escenario para clase de fondo.. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##

Tipo de fondo

F0001

Del ejercicio

2005

Escenario

Liberación automática

Tipo de fondo

F00003

Del ejercicio

2005

Escenario

Liberación

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IPS910

3-73

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Presupuestación → Parametrizaciones básicas→Definición de datos de presupuesto → Liberaciones de presupuesto → Definir escenario de lanzamiento para fondo. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##

Fondo

PRESUPUESTO

Del ejercicio

2005

Escenario

Sin liberación

Verificar si el fondo GENERAL contiene la entrada Fondo F0003 o modificar la entrada adecuadamente.

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IPS910

3-74

3-2

Menú SAP → Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Presupuestación → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Herramientas → Introducir documentos → Entregar datos de presupuesto. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##

Versión

0

Ejercicio

Fondo

GENERAL

Al fondo

(Dejar en blanco)

Centro gestor

(Dejar en blanco)

Al centro gestor

(Dejar en blanco)


(Dejar en blanco)


(Dejar en blanco)

Área funcional

(Dejar en blanco)

Nombre de variante

(Dejar en blanco)

Ratio

UN_RELEASED

Todos los períodos

X

Período fuente

(Dejar en blanco)

Revaloración (%)

55

Tipo de documento

IPSR

Fecha del documento

Proceso

Pulse Intro

Tipo de presupuesto para liberaciones

RELE

Período destino

(Dejar en blanco)


1

Modo de actualización

1

Autocorrección

(Dejar en blanco)

Ejecución de test

(Dejar en blanco)

Seleccione Ejecutar.

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IPS910

3-75

 Unidad: Presupuestación  Tema: Actualización del presupuesto

4-1

Menú SAP → Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Sistema de información → Registres de totales → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Presupuesto → Evaluación utilizando ratios. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##


9F

Versión

0

Ejercicio

Del fondo

GENERAL

Al fondo

(Dejar en blanco)

Del centro gestor

(Dejar en blanco)

Al centro gestor

(Dejar en blanco)


(Dejar en blanco)


(Dejar en blanco)

Área funcional

(Dejar en blanco)

Ratio 1

CURRENT_BDGT_AB

Ratio 2

ZZ-RELEASED

Ratio 3

UN_RELEASED

© SAP AG

IPS910

3-76

4-2

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Presupuestación → Parametrizaciones básicas→Definir tipos de presupuesto. Verificar qué procesos se han asignado a la clase de presupuesto EXTR. Menú SAP → Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Presupuestación → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Introducir documentos → Workbench de presupuestación. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##

Disposición

L0003

Versión

0

Clase de valor BCS

Presupuesto

Proceso

Transferencia


Pago

Tipo de documento

IPSB (presupuesto)

Fecha del documento

Ejercicio (emisor)

Ejercicio (receptor)

Período (emisor)

Todos

Período (receptor)

Todos

Tipo de presupuesto (emisor)

EXTR

Tipo de presupuesto (receptor)

EXTR

Fondo (emisor)

General

Fondo (receptor)

General

Área funcional (emisor)

F91000

Área funcional (receptor)

F91000

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IPS910

3-77

Partida individual Firmar (emisor)

-

Centro gestor (emisor):

C15

Posición presupuestaria (emisora):

80040

Importe

25,000

Firmar (receptor)

+

Centro gestor (receptor):

C15

Posición presupuestaria (receptora)

80050

Importe

25,000


Menú SAP → Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Presupuestación → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Introducir documentos → Workbench de presupuestación. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Año de documento

Número de documento

Visualizar tareas anteriores

Seleccionar Continuar (Intro). Seleccione: Extras → Seleccionar ratios. Seleccione CURRENT_BDGT_AB y a continuación Copiar (Intro). Seleccione: Extras → Ratios on/off. Activar el pulsador Radio on para Visualizar el documento.

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IPS910

3-78

4-4

Menú SAP → Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Presupuestación → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Introducir documentos → Workbench de presupuestación. Seleccionar Extras → Modificar la disposición de workbench de presupuestación. Seleccionar la variante de disposición L00002. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##

Versión

0

Tipo de valor

Presupuesto

Proceso

Suplemento


Pago

Tipo de documento

IPSB (presupuesto)

Fecha del documento

Partida individual Tipo de presupuesto

EXTR

Fondo

PRESUPUESTO

Centro gestor

A1


80030

Importe

500,000.00

Tipo de presupuesto

EXTR

Fondo

PRESUPUESTO

Centro gestor

D1


50060

Importe

500,000.00

Grabe las entradas.

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IPS910

3-79

 Unidad: Presupuestación  Tema: Ratios y verificación de consistencia

5-1

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Presupuestación → Flujo de presupuestación de control→Definir ratios. Seleccionar y verificar el ratio ZZ_TRANSFER. Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Presupuestación → Flujo de presupuestación de control→Verificación de la consistencia→Asignar bibliotecas de verificación del documento de entrada de presupuesto. Biblioteca 90XX Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Presupuestación → Flujo de presupuestación de control→Verificación de la consistencia→Definir verificación de bibliotecas para documentos de entrada de presupuesto. Seleccione la biblioteca 90XX y la regla FONDO. Verifique y luego active la regla.

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IPS910

3-80

5-2


Valores

Entidad CP

90##

Versión

0

Tipo de valor

Presupuesto

Proceso

Transferencia


Pago

Tipo de documento

IPSB (presupuesto)

Fecha del documento

Ejercicio (emisor)


Período (emisor)

Todos

Período (receptor)

Todos


EXTR


EXTR

Fondo (emisor)

GENERAL

Fondo (receptor)

PRESUPUESTO

Área funcional (emisor) Área funcional (receptor)

F91000 F91000


-

Centro gestor (emisor)

C15

Posición presupuestaria (emisora)

80040

Importe

25,000

Firmar (receptor)

+

Centro gestor (receptor)

C15


50020

Importe

25,000

Verifique el documento. © SAP AG

IPS910

3-81

5-3

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Presupuestación → Flujo de presupuestación de control→Definir ratios. Seleccionar y verificar el ratio ZZ_CURRENT. Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Presupuestación → Flujo de presupuestación de control→Verificación de la consistencia→Asignar bibliotecas de verificación del documento de imputación de presupuesto. Biblioteca 90XXA Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Presupuestación → Flujo de presupuestación de control→Verificación de la consistencia→Definir verificación de bibliotecas para documentos para imputaciones de presupuesto. Seleccione la biblioteca 90XX y la regla NEGAT. Verifique la regla.

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IPS910

3-82

5-4


Valores

Entidad CP

90##

Versión

0

Clase de valor BCS

Presupuesto

Proceso

Transferencia


Pago

Tipo de documento

IPSB (presupuesto)

Fecha del documento

Ejercicio (emisor)


Período (emisor)

Todos

Período (receptor)

Todos


EXTR


EXTR

Fondo (emisor)

PRESUPUESTO

Fondo (receptor)

PRESUPUESTO

Área funcional (emisor)

F91000

Área funcional (receptor)

F91000


-

Centro gestor (emisor)

C15

Posición presupuestaria (emisora)

50010

Importe

6,000,000

Firmar (receptor)

+

Centro gestor (receptor)

C1


50010

Importe

6,000.000

Verifique el documento. Contabilice previamente el documento. © SAP AG

IPS910

3-83

Opcional 5-5

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Presupuestación → Entrada de presupuesto→Definir tipos de presupuesto. Seleccione Nuevas entradas. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Tipo de documento

WKXX

Descripción


Rango de números

01

Workflow

X

Escenario para tipo de valor

Presupuesto

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Presupuestación → Flujo de presupuestación de control→Verificación de la consistencia→Definir verificación de bibliotecas para documentos de entrada de presupuesto. Seleccionar biblioteca 90XX Seleccione Crear. Regla 90XX, Continuar. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Nombre


Descripción


Grabe las entradas. Luego, seleccione Continuar. Seleccione la regla 90XX. Requisitos previos: Usuario que crea el objeto <> “FORMACIÓN” Y (status de un documento de entrada de presupuesto = “1” O (status de un documento de entrada de presupuesto = “2” Y tipo de documento de entrada de presupuesto <> “WKXX”)) Verificación: CONTABILIZACIÓN PREVIA POSTERIOR ZZ es inferior a 10.000,00

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3-84

Mensaje: Clase de mensaje: 00 Tipo de mensaje: E Número de mensaje: 398 Variable de mensaje: IMPORTE SUPERIOR A 10.000.000. AUTORIZACIÓN OBLIGATORIO. UTILIZAR LA CLASE DE DOCUMENTO WKXX Grabe las entradas. 5-6


Valores

Entidad CP

90##

Clase de valor BCS

Presupuesto

Proceso

Suplemento


Pago

Versión

0

Tipo de documento

IPSB (presupuesto)

Fecha del documento

Ejercicio

Período

Todos

Tipo de presupuesto

EXTR

Fondo

GENERAL

Centro gestor

C15

Área funcional

F91000


80010

Importe

60.000 UNI

Verifique el documento. Sustituya IPSB por WKXX Contabilice previamente el documento.

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3-85

Ejecución del presupuesto: Diagrama de resumen Resumen Resumendel delcurso curso Datos Datosmaestros maestros Presupuestación Presupuestación

Ejecución Ejecuciónpresupuesto presupuesto Integración Integración Actualización Actualización Caja Caja Cierre Cierrede deejercicio ejercicio Gestión Gestiónde deinformes informes

 SAP AG 2006

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4-1

Ejecución del presupuesto: Objetivos del tema I

 Al finalizar esta unidad conocerá: 

Los principios del control de disponibilidad activo (CDA): 

Cómo definir su presupuesto consumible



Cómo verificar el presupuesto consumible



Cómo responde el sistema dependiendo del consumo, perfiles y horizontes de control



Cómo definir y configurar vinculaciones



Cómo definir y configurar ingresos que incrementan el presupuesto

 SAP AG 2006

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IPS910

4-2

Ejecución del presupuesto: Objetivos II

 Al finalizar esta unidad conocerá: 

Los procesos principales del documento presupuestario



Cómo se diferencian los procesos principales en el asiento en el Debe (órdenes)



Las características especiales de las órdenes

 SAP AG 2006

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IPS910

4-3

Ejecución del presupuesto I

 Control de disponibilidad activo  Ingresos que incrementan el presupuesto  Vinculación  Definición del documento presupuestario  Asiento en el Debe - órdenes  Órdenes: Características especiales

 SAP AG 2006

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IPS910

4-4



Definiciones:  Presupuesto disponible = el presupuesto que se asigna o consume mediante contabilizaciones  Importes consumidos = Consumo del presupuesto (enteriormente llamado valores asignados) real o comprometido  Importe disponible = diferencia entre el presupuesto disponible e importe consumido (“importe que se puede consumir en contabilizaciones posteriores”)

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4-5

Bases del control de disponibilidad  Preguntas sobre el control de disponibilidad: 

¿Qué tipo de presupuesto se debe verificar?



¿Dónde está el presupuesto disponible?

 Presupuestación: ¿Qué elementos contribuyen en el presupuesto disponible?

 Contabilizaciones: ¿Qué elementos consume el presupuesto? 

¿Cómo se llevan a cabo las verificaciones?



¿Cuándo debería verificarse el presupuesto?

 Respuestas: 

¿Qué?

-> Filtro (-> presupuesto disponible …)



¿Dónde? ¿Cómo? ¿Cuándo?

-> Reglas de derivación para objetos de control -> Perfiles de tolerancia -> Horizonte de control

 

 SAP AG 2006

 Los filtros definen qué tipo de presupuesto está disponible para contabilizaciones, por ejemplo, qué versión o qué tipo de valor del presupuesto.  Las reglas de derivación (utilizando la herramienta de derivación) se utilizan para definir elementos (= objetos de control) para los cuales se verifica el importe consumido respecto al presupuesto disponible.  Los perfiles de tolerancia son sets de límites de tolerancia que están agrupados juntos según la acción de control de disponibilidad y grupo de operaciones.  Puede utilizar el horizonte de control para especificar si se debería verificar el presupuesto disponible para un ejercicio o para el conjunto de períodos.

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4-6

Ledger de control de disponibilidad (Ledger de CD)  El CDA escribe datos en otro ledger de CDA. Un ledger de CDA es una vista específica (o agregación) de un presupuesto completo y una utilización de presupuesto asignado. Objeto de contabilización


Ledger de control

Objeto de

Objetos de presupuesto presupuesto


Filtros

Perfiles de tolerancia

Horizonte de control

Control de disponibilidad Imput.presup. Presupuesto asignado

Presupuesto disponible  SAP AG 2006

 









Puede utilizar la función del control de disponibilidad BCS (ledger de control) para identificar posibles presupuestos no alcanzados o excedidos cuando los fondos son comprometidos. Para ello, debe utilizar el ledger de control. Durante el control de disponibilidad activo (CDA), los elementos de imputación para todo el presupuesto disponible (presupuesto para fondos asignados) se verifican respecto al importe asignado (fondos asignados). El CDA escribe datos sobre un ledger de control de disponibilidad de la siguiente forma: El presupuesto disponible y la disponibilidad se almacenan en ledgers de CDA. Cada ledger de CDA es asignado a reglas para agregar datos (-> filtros y estrategias de derivación) y reglas para llevar a cabo las verificaciones de disponibilidad (-> perfiles de tolerancia). El usuario activa uno o más ledgers de CDA para cada clase de presupuesto. Debe activarse cada ledger CDA para cada entidad CP y ejercicio. Puede especificar un horizonte de control para la ejecución del CDA. Esto se refiere al período de tiempo (puede cubrir varios años) en el cual el control de disponibilidad (CDA) agrega un presupuesto o datos de contabilización. SAP suministra dos ledgers CDA estándar: 9H para presupuesto 9I para presupuesto comprometido Los informes estándar para el presupuesto de pago disponible se basan en estos ledgers estándar.

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4-7

 

Se pueden definir filtros para valores de presupuesto utilizando el presupuesto. Un filtro se puede utilizar de ambas formas (presupuesto disponible y asignado) del ledger de CDA:  Para valores de presupuesto que se han introducido como presupuesto disponible (caso habitual)  Para valores de presupuesto que se han introducido como importes consumidos  Además de los filtros para valores de presupuesto, puede definir también filtros para el consumo.  Debería excluir tanto como sea posible los tipos de valor que están al principio de la cadena de comprometido (por ejemplo, solicitudes de pedido, reserva de recursos, pedidos, etc.) pero no tipos de valor relevantes para el efectivo como, por ejemplo, facturas o pagos.  Cuando se excluye un tipo de valor indicado, debe excluir también todos los otros tipos de valor de pasos anteriores de la cadena de comprometido. Por ejemplo, si excluye precompromisos de gastos, al final deberá excluir también las reservas de recursos.

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4-8



Los presupuestos actualizados y compactados y las contabilizaciones reales y de comprometido para el control presupuestario se han verificado a nivel de los objetos de control de disponibilidad correspondientes (objetos CDA).  La definición de objeto depende del escenario de cliente individual y se define con las reglas de derivación.  El objeto CDA puede ser, por ejemplo: La imputación CP en que se introdujo el presupuesto Un nivel superior en la jerarquía para centros gestores Un nivel superior en la jerarquía para posiciones presupuestarias Un nivel superior que combina ambos un nivel agregado y un proyecto ……  Reglas de derivación Especifican dónde tiene lugar la utilización del presupuesto comparado con el presupuesto disponible (-> definición del objeto de control) Están enlazados a todos los ledger CDA Se definen como estrategias de derivación o características del customizing

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4-9



Los perfiles de tolerancia agrupan diferentes límites de tolerancia para el control de disponibilidad.  Puede definir los límites de tolerancia como: - Tasa de (utilización) relativa (en %) - Valor absoluto - Combinación de ambos  Respuesta del sistema - Información, advertencia, mensaje de error  Puede introducir diferentes límites para cada grupo de operaciones.  Grupos de operaciones totalmente configurables - Estrategia de derivación  Desarrollos posteriores: Acciones configurables CDA (con correo electrónico …)  BAdI  Nota: Las verificaciones de grado de uso sólo son relevantes cuando ya haya contabilizado un consumo.

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4-10

   

El perfil por defecto se debe asignar a cada ledger CDA para cada entidad CP y ejercicio. Este perfil por defecto se puede sustituir (sobrescribir). Los perfiles de tolerancia substituidos se derivan del objeto/usuario de control. La estrategia de derivación de excepciones del perfil debe asignarse a un ledger CDA para cada entidad CP y ejercicio.  La función extraordinaria es opcional. Si no se asigna una estrategia al ledger, se utilizará el perfil por defecto.

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4-11

Control de disponibilidad: Grupos de actividades  Regla número 1: No pare nunca el cálculo de la nómina

!

 Regla número 2:

Si no existe presupuesto suficiente para el cálculo de la nómina, véase el nº regla 1

Cálculo nómina HR

80

Cálculo nómina

Pedido

20

Solic. pedido

Comprom.viajes

30

Pedido

Pago

70

Comprom.viajes

doc.presup.

10

Comprometido

Reserva recursos

40

Contabiliz. real

Precompr.gastos

15

Comprom. de

Solic. pedido

¿Es posible la contabilización?

Grupo de actividades para CDA

Límites de tolerancia excedidos

 SAP AG 2006







 

Grupos de actividades especialmente definidos para CDA para subdividir contabilizaciones según sus procesos de contabilización. Por ejemplo, si desea tener una reacción diferente del sistema para contabilizar el cálculo de la nómina y para otras contabilizaciones. Todos los procedimientos de contabilización relevantes para el control de disponibilidad se dividen en grupos de actividades. Puede introducir diferentes límites de control de disponibilidad para cada grupo de actividades. Además de los grupos de actividades suministradas por SAP, puede crear sus propios grupos de actividades y definir la combinación de procedimientos de contabilización que contienen los primeros. SAP suministra reglas de derivación estándar. Estas reglas se suministran como ejemplo y se pueden modificar.

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4-12


Regla de horizonte de control Definición de fondo en los datos maestros Horizonte de control

Ledger CDA 9H

• Valores anuales • Valores globales

Presupuesto (Suministrado por SAP)

Verificación anual (por defecto) se puede sobrescribir por la estrategia Verificación global (por defecto) se puede sobrescribir por la estrategia

Estrategia de derivación • Tipo de fondo • Fondo • Proyecto presupuestario

 SAP AG 2006



" ": El horizonte de control se determina totalmente por las parametrizaciones específicas de los fondos en los datos maestros de CP (tipo de fondo) no se puede sobrescribir.  "A": El valor por defecto de un período anual se utiliza para verificaciones en este ledger de control. Eso significa que el control de disponibilidad normalmente agrega datos para todos los períodos de un ejercicio y lleva a cabo verificaciones en los valores anuales. Este valor por defecto se puede sobrescribir.  "O": El valor por defecto del total de los períodos se utiliza para verificaciones en el ledger de control seleccionado. Eso significa que el control de disponibilidad normalmente agrega datos para todos los períodos de un ejercicio y lleva a cabo verificaciones en los valores anuales.  Las excepciones se pueden basar en: Fondo Clase de fondo Proyecto presupuestario

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4-13

Activación del control de disponiblidad Ledger de CDA

Estrategia derivación

Status de activación

Filtros

Perfiles de tolerancia


Control de disponibilidad Imput.presupuesto Presupuesto asignado

Presupuesto disponible

El ledger no está activo Activo sin verificaciones de disponibilidad Activo con lógica de verificación habitual Activo con lógica de verificación baja Activo con lógica de verificación estricta para cadenas de documento Activo con lógica de verificación estricta  SAP AG 2006

  







N = El ledger no está activo. Eso significa que los valores no se han contabilizado en el ledger y que no se han realizado verificaciones de disponibilidad. P = Activo sin verificaciones de disponibilidad. Los valores se han contabilizado en el ledger de control de disponibilidad pero no se han realizado verificaciones de disponibilidad. C = Activo con lógica de verificación habitual. Se han realizado verificaciones de disponibilidad. Estas verificaciones aplican la lógica habitual de convertir siempre un mensaje de error en una advertencia si el importe disponible (= diferencia entre el presupuesto disponible y el importe consumido) para un objeto de control no se reduce. S = Activo con lógica de verificación baja. El sistema aplica una lógica blanda para verificaciones en mensajes de supresión del control de disponibilidad en todos los casos en que la disponibilidad de un objeto de control no baja. D = Activo con lógica de verificación estricta para cadenas de documento. Exceptuando documentos de una cadena de documento, se aplica la lógica de verificación habitual del status de ledger "C". Sin embargo para documentos que hacen referencia a otro documento que ya ha agotado el presupuesto se aplica la lógica de verificación estricta del status "F", lo que significa que estos documentos se van a verificar otra vez, aunque no se haya agotado más presupuesto del que ya ha consumido el documento referenciado. F = Activo con lógica de verificación estricta Los valores se han contabilizado en el ledger de control de disponibilidad y las verificaciones de disponibilidad siempre se realizan sin ninguna conversión de clase de mensaje. Esto también implica que el sistema evitará que algunos documentos se contabilicen aunque aumente el importe disponible del objeto de control.

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4-14

Control de disponibilidad de varios niveles  CI 11

 CI 11

 FC 100

 FC 100

 Fondo 400

 Fondo 400

Nivel 4

Nivel 3

 CI 11

Ledger estándar CDA 9H

 FC 1004 Nivel 2

 Fondo 400

Cliente CDA ledger C3  CI 11

Cliente CDA ledger C2

 FC 10042 Nivel 1

 Fondo 400

Cliente CDA ledger C1  Posición presupuestaria 11.11  Centro gestor 10042


 Fondo 400

 Posición presupuestaria 11.11  Centro gestor 10042  Fondo 400  Área funcional 0001

 SAP AG 2006

    

Con la transacción FMAVCLDGRCPY puede crear ledgers de cliente con una copia del ledger estándar SAP. Para cada ledger necesita definir una estrategia de derivación para los objetos de control implicados. También va a necesitar definir un perfil de tolerancia específico para tener en cuenta las excepciones del cálculo de la nómina. Estos ledgers trabajarán en un modo paralelo y no uno detrás del otro. Tenga en cuenta que un error en cualquier nivel bloqueará la contabilización.

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4-15

Herramientas para el control de disponibilidad

 Debe reestructurar el control de disponibilidad si hay: 

Modificaciones en el status de activación



Modificaciones en la estrategia de derivación de la estructura presupuestaria



Modificaciones en su estructura de datos maestros



Modificaciones en la estrategia de derivación CDA



Modificaciones en la definición de consumo

 Nueva clase de presupuesto  Liberación  Exclusión de la clase de valor 

Modificaciones en la directriz del horizonte de control

 SAP AG 2006

 

Con la transacción FMAVCREINIT puede reestructurar datos CDA. Tenga en cuenta que con BCS puede modificar sus jerarquías de datos maestros fácilmente tan sólo reestructurando CDA y luego el índice de la estructura presupuestaria.  SAP suministra informes estándar para supervisar su presupuesto disponible: Resumen de los valores anuales Resumen de los valores globales

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4-16

Ejecución del presupuesto II


 SAP AG 2006

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4-17

Ingresos que incrementan el presupuesto

Ingresos

Procedimiento de incremento del presupuesto/ Hora

Reglas de distribución

Presupuesto de gastos

 SAP AG 2006



Los ingresos que incrementan el presupuesto de gastos permiten utilizar ingresos adicionales para planificar el presupuesto de gastos adicionales que está disponible para fines específicos. Por ejemplo, previsión de ingresos, facturas de entrada o pagos pueden desencadenar un incremento del presupuesto.  Para ello, los ingresos que incrementan el presupuesto (IIP) le permiten definir reglas para determinar cuando y cómo se incrementa el presupuesto.  Las reglas de distribución definen relaciones generales y específicas de la imputación entre imputaciones de ingresos y de gastos en el control presupuestario.

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4-18

Ingresos que incrementan el presupuesto: Parametrizaciones globales

Ingresos contabilizados

IIP Objeto


Presupuesto de ingresos Presupuesto de ingresos Imputación1

Presupuesto de ingresos Imputación2

Presupuesto de gastos Imputación 2

Imputación 1 de Imputación 2 de Imputación 3 de contabilización de contabilización de contabilización de ingresos ingresos ingresos



 SAP AG 2006



Con esta función puede definir reglas para incrementar el presupuesto de gastos con las contabilizaciones de ingresos, tales como facturas de clientes o ingresos previstos. Los ingresos que incrementan el presupuesto se han calculado sobre la base de los valores totales actualizados y se pueden distribuir por imputaciones de gastos (imputaciones de presupuesto) según fórmulas de cálculo específicas.

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4-19

Ingresos que incrementan el presupuesto

 Para utilizar ingresos que incrementan el presupuesto debe definir Fórmulas de cálculo IIP y Reglas IIP para objetos IIP: 

Un objeto IIP es un objeto de agregación para la aplicación de una fórmula de cálculo IIP. El objeto IIP se deriva de imputaciones de presupuesto de ingresos utilizando una estrategia de derivación definida en el customizing.



Una fórmula de cálculo IIP se utiliza para calcular el importe ("importe IIP") disponible en el procesos IIP. Este es el importe contabilizado en documentos IIP que incrementa el presupuesto de imputaciones de presupuesto de entrada.



Una regla IIP contiene todas las definiciones necesarias para incrementar el presupuesto de imputaciones de presupuesto de gastos específico de los ingresos específicos. Se ha asignado a un objeto IIP y comprende entre otras cosas, la fórmula de cálculo IIP y la imputación del presupuesto de entrada.

 SAP AG 2006

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4-20



Actividad de customizing: define la fórmula de cálculo para definir el importe disponible del proceso teniendo en cuenta: Valor agregado de ingresos Valor agregado del presupuesto de ingresos de referencia (-> utilizado para definir límites relativos) Importes IIP ya distribuidos  Definición de la cuota (%) de ingresos en la cual se basa el cálculo  Definición de límites inferiores/superiores: basados en importes absolutos o valores (%) relativos

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4-21

Regla IIP Objeto IIP Entidad CP Ejercicio Clase de presupuesto Elementos de imputación Subv. Fondo Centro gestor Pos.presupuestarias Ár.funcional Proy.presupuestario

Imputaciones contribuyentes Imputaciones de presupuesto Imputaciones de contabilidad

Definiciones Creado por Modificado por Status de activación Perfil de filtro Fórmula de cálculo Indicador superior Imputaciones de presupuesto excedido I %I Subvención I Fondo I Centro gestor I PP I ÁF I P.presupuestario I

Presupuesto de entrada de Imputaciones de presupuesto I %I Subvención I Fondo I Centro gestor I PP I ÁF I P.presupuestario I

 SAP AG 2006

Una regla IIP se puede crear o actualizar manualmente.  Debe definir para una regla: Un objeto IIP donde se aplicará la regla un perfil de filtro, definiendo qué ingresos se toman en cuenta Imputaciones contribuyentes: Fórmula de cálculo Indicador de presupuesto excedente y imputaciones de presupuesto excedente Presupuesto de entrada de imputaciones de presupuesto

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4-22



La transacción FMMPRBB calcula el incremento del presupuesto según las reglas IIP definidas. Las líneas de documento de presupuesto de entrada correspondientes están disponibles para todas las imputaciones CP (objetos IIP) siguiendo los criterios de selección.  En las parametrizaciones del documento puede definir para sus nuevos documentos de presupuesto: La clase de documento y la fecha del documento En el área fuente (proceso RBBS) y en el área de destino (proceso RBBT) debe seleccionar clases de presupuesto diferentes  Los documentos creados a partir de un programa ejecutado se agrupan por número de familia de documento y, por tanto, se pueden recuperar posteriormente.  Se crea un documento por objeto IIP.

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4-23

Ejecución del presupuesto III


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4-24

Relaciones generales - Sin vinculación Control de disponibilidad

 Posición presupuestaria  Centro gestor  Fondo  Área funcional  Subvención

Presupuestación

Ledger CDA

 Proyecto presupuestario

 Posición presupuestaria  Centro gestor  Fondo  Área funcional  Subvención  Proyecto presupuestario

Comprometido/real


 Posición presupuestaria

Precompromisos

 Centro gestor

Comprometido

 Fondo  Área funcional

Liquidación del pago

 Subvención

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4-25

Vinculación: Grupo de coberturas automático Control de disponibilidad

CG0002

CG0001

Presupuestación

1

2

3

4 Estructura presupuestaria

Comprometido/real

 Posición presupuestaria  Centro gestor  Fondo  Área funcional  Subvención

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

Puede definir grupos de cobertura automática para la vinculación.  Su presupuesto disponible no se ha definido más allá del nivel de imputación CP CDA pero sí en el “pool” llamado grupo de vinculación.  Definirá qué imputación de presupuesto pertenece a qué grupo de vinculación y cómo contribuye esta imputación de presupuesto.  No todas las imputaciones de presupuesto debe contribuir en un grupo de vinculación y la verificación de disponibilidad estándar puede utilizarse en paralelo para imputaciones de presupuesto no implicadas en un grupo de vinculación.  Tenga en cuenta que un elemento de imputación (imputación de presupuesto) puede ser miembro del único grupo de cobertura automática, pero al mismo tiempo, puede ser miembro de diversos grupos de vinculación manuales.

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4-26

Rol de la imputación de presupuesto en el grupo de vinculación

Rol Emisor Emisor y receptor Receptor

2000 CG0001

Emisor

Emisor

1000

Receptor

1000

Receptor

1000

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

Rol de la imputación de presupuesto en el grupo de vinculación El indicador especifica el rol de una imputación de presupuesto en un grupo de vinculación. Estos roles se subdividen en roles de receptor, emisor o emisor y receptor de la siguiente manera: " " (espacio en blanco) o receptor y emisor. Si utiliza este rol, una imputación de presupuesto puede recibir el presupuesto de otra imputación de presupuesto del grupo de vinculación y puede compartir su presupuesto con otras vinculaciones de presupuesto. En un grupo de cobertura automática, este rol identifica las imputaciones de presupuesto que comparten algunos de sus presupuestos y su utilización de presupuesto con otras imputaciones de presupuesto del mismo grupo de vinculación. "R" o receptor. Una imputación de presupuesto asignado a este rol puede recibir el presupuesto de otros miembros del grupo de vinculación pero nunca compartir su presupuesto con ellos. En un grupo de cobertura automática, un receptor puede consumir el presupuesto de otros miembros del grupo de vinculación pero no puede autorizar a otros para consumir su presupuesto. "S" o emisor. Una imputación de presupuesto que utilice este rol puede suministrar (o enviar) su presupuesto a otros miembros del grupo de vinculación pero nunca recibirá el presupuesto de otros para cubrir su utilización del presupuesto. En un grupo de cobertura automática, un emisor puede compartir su presupuesto con otros miembros del grupo de vinculación pero no puede utilizar el presupuesto de otros para cubrir su utilización del presupuesto.

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4-27

Grupo de cobertura automático: Principio general

CG0001

Rol Emisor Emisor y receptor Receptor

+2000 - 1500

Emisor

Emisor

Receptor

Receptor

1000 1000

1000

Caso de contabilización II

Caso de contabilización I

1.

800

800

2. 2.500

1. 2.500 2.

800

 SAP AG 2006



El presupuesto disponible siempre se calcula independiente del grupo de vinculación a nivel de la imputación de presupuesto.  1. Iniciar siempre a nivel de la imputación de presupuesto: No queda suficiente presupuesto. La imputación de presupuesto es un receptor. Se ha contabilizado el documento. La imputación de presupuesto es un emisor o un emisor/receptor.  2. Verificar a nivel del grupo de vinculación. Hay disponible suficiente presupuesto - se ha contabilizado el documento. No hay disponible suficiente presupuesto - se ha emitido un mensaje de error y no se contabilizó el documento. No queda suficiente presupuesto. No se ha contabilizado el documento.

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4-28

Vinculación: Parametrizaciones globales

1

Activar vinculación

2

Actualizar rango de números para grupos de vinculación

3

Definir la estrategia de derivación para generar reglas de vinculación

Customizing

 SAP AG 2006



En el Customizing, la actividad Ejecutar Parametrizaciones para la vinculación se ha subdividido en pasos individuales en el nodo Vinculación.  Para utilizar la vinculación, debe Activar vinculación, Actualizar un rango de números para grupos de vinculación y Definir una estrategia de derivación para generar reglas de vinculación.  Activar la vinculación afecta a las siguientes áreas: Actualizar reglas de vinculación: puede crear y actualizar reglas para la vinculación. Traslados de presupuesto manuales utilizando la vinculación: puede introducir traslados manuales utilizando reglas de vinculación ( proceso TRCE o traslado de vinculación CE) del workbench de presupuestación. Grupos de vinculación del control de disponibilidad: puede definir grupos de cobertura automática que comparten automáticamente el presupuesto y la utilización de imputaciones de presupuesto asignado para fines de control de disponibilidad.  Parametrizaciones estándar En el sistema estándar, la funcionalidad de la vinculación no está activa.

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4-29

Actualizar reglas de vinculación manuales Entidad CP

9000

Desde el ejercicio

2006


Pago

Por grupo de vinculación Posición presupuestaria 11.11 Por imput.presupuesto Centro gestor 10042 Fondo 400 Área funcional 0001 Grupo de vinculación cobertura automática

00000000123 Tipo de grupo de

Rol

Fondo

Emisor

Presup. C15

80010

0001

Receptor

Presup. D1

30010

0001

51024

0001

Emisor y receptor Gen.

Centro gestor Pos.presupuestaria Área funcional

A1

 SAP AG 2006

Una regla de vinculación se puede crear o actualizar manualmente. Puede crear reglas mediante: la imputación de presupuesto utilizando la estrategia de derivación para la regla de vinculación. Vinculación completamente manual.  Puede actualizar reglas de vinculación existentes para grupos de vinculación existentes de: Imput.presup. Grupo de vinculación Para una regla de vinculación, debe:  definir grupos de vinculación como automáticos  como mínimo enlazar dos imputaciones de presupuesto al grupo de vinculación  definir el rol de la imputación de presupuesto

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4-30

Estrategia de derivación para generar reglas de vinculación Regla de vinculación

Imputaciones de presupuesto

Regla de derivación de vinculación

Directamente

Mediante otra imputación de presupuesto

Grupo de vinculación

Rol de la imputación de presupuesto del grupo de vinculación

La imputación de presupuesto excluido del grupo de vinculación

 SAP AG 2006

 

Una regla de vinculación también se puede crear automáticamente. Para definir una regla de vinculación para una imputación de presupuesto debe especificar lo siguiente mediante una estrategia de derivación: si esta imputación de presupuesto está en un grupo de vinculación. cómo participa la imputación de presupuesto en este grupo de vinculación (rol): Emisor Emisor y receptor Receptor en qué grupo de vinculación participa una imputación de presupuesto específica y cómo asignado directamente el mismo grupo de vinculación como otra imputación de presupuesto  La generación en masa de las reglas de vinculación sólo se aplica en reglas automáticas, o sea, para cubrir grupos de la categoría “automático”.

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4-31

FMCERGR - Estrategia de derivación para generar reglas de vinculación

Fondo

Status

Presupuesto

Activo

General

Activo

MIFI

Inactivo

Centro gestor

Rol

C15

Receptor

D1

Emisor

Fondo

Centro gestor

Área ?funcional

Asignado


Presup. C15

0001

=

000000000123

Presup. D1

0001

=

000000000123

Gen.

0001

=

000000000225

A1

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

Con la transacción FMCERGR puede visualizar o modificar las reglas de derivación utilizadas para derivar sus grupos de vinculación. No puede crear reglas nuevas. Modificaciones: modificar o crear valores en la tabla.  Puede especificar el acceso a esta transacción utilizando autorizaciones.

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4-32

Grupo de vinculación manual Rol

Rol

Emisor Emisor y receptor Receptor


Emisor Emisor y receptor Receptor

1 1

2

Traslado de vinculación

Rol

Rol

Emisor Emisor y receptor Receptor



2 1


Rol

Rol

Emisor Emisor y receptor Receptor

3

2

STOP

1



STOP


2

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  

Un nuevo proceso llamado "Traslado de vinculación" controla el traslado al grupo de vinculación. Para utilizar este proceso debe definir su propia clase de presupuesto/combinaciones de proceso. Los roles de imputación de presupuesto deben ser únicos, o sea, que una imputación de presupuesto que se define como emisora no puede recibir un presupuesto.  Las imputaciones para el emisor y el receptor deben pertenecer al mismo grupo de cobertura manual. 1) Puede trasladar un presupuesto de la imputación de presupuesto 1 a la imputación de presupuesto 2. Éstas pertenecen al mismo grupo de vinculación manual y los roles son relevantes. 2) Puede trasladar un presupuesto de la imputación de presupuesto 1 a la imputación de presupuesto 2. Éstas pertenecen al mismo grupo de vinculación manual pero los roles no son relevantes. La imputación de presupuesto 1 se ha definido como emisor. 3) No puede trasladar un presupuesto de la imputación de presupuesto 1 a la imputación de presupuesto 2. Los roles son relevantes pero no pertenecen al mismo grupo de vinculación manual.

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4-33

Ejecución del presupuesto IV  Control de disponibilidad activo  Ingresos que incrementan el presupuesto  Vinculación  Definición del documento presupuestario  Asiento en el Debe - órdenes  Órdenes: Características especiales

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4-34

Proceso: Ejecución del presupuesto

Definición

Posición del Debe

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

  



Los pasos de proceso para ejecutar el presupuesto se dividen en documento presupuestario y/o documentos de comprometido de MM y de la posición del Debe mediante órdenes o facturas del proceso de definición. Los fondos se pueden definir con o sin utilizar el componente Gestión de materiales. En ambos casos la disponibilidad controlada de un registro de presupuesto existente es importante. Se visualiza la definición en el control presupuestario utilizando la cadena de documentos presupuestarios sin Gestión de materiales. Si utiliza MM, las definiciones se realizan por solicitud de pedido o por pedido del MM al control presupuestario. Sin embargo, los documentos presupuestarios también puede utilizarse, por ejemplo, para definiciones que no se han realizado utilizando pedidos de materiales. Esta asignación es válida tanto para los ingresos como para los gastos de la ejecución del presupuesto. La posición actual se ha procesado en la caja.

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4-35

Documento presupuestario y traslados de recursos Factura de acreedor/ Orden de pago

Deudor Factura/ Orden de ingreso Traslado de recursos

Previsión de ingresos

Compromiso de gastos Precompromiso de gastos

Bloqueo de Reserva recursos de recursos Presupuesto de ingresos


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 

 





Previsión de ingresos, bloqueo de recursos, reserva de recursos, precompromiso de gastos y compromiso de gastos se agrupan en “documentos presupuestarios“. Con estos documentos, se puede visualizar un proceso de documento presupuestario con las referencias indicadas anteriormente. El proceso se puede iniciar con cada clase de documento y puede seleccionar el número de niveles. El documento presupuestario se puede registrar previamente. Un documento presupuestario incorrecto o incompleto se puede grabar sin verificar con la función Registrar previamente. Se puede hacer referencia a previsiones de ingreso, reservas de recursos y compromisos de gastos mediante órdenes y documentos de contabilidad financiera. La referencia conlleva una reducción en el documento del documento presupuestario. El bloqueo de recursos es un tipo de comprometido especial con el cual se pueden bloquear valores de presupuesto individual para ejecutar adicionalmente el presupuesto. No se puede hacer referencia al bloqueo de recursos en los documentos subsiguientes. Puede tener en cuenta también ingresos previstos y fondos enlazados con ellos utilizando previsiones de ingreso.

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4-36

Documento presupuestario: Clases de documento Documentos: Documentos:

Documentos Documentosdel del documento documento presupuestario presupuestario

Bloqueo Bloqueo de derecursos recursos Reserva de Reserva de recursos recursos Precompromiso Precompromiso de degastos gastos Compromiso de gastos Compromiso de gastos Previsión Previsión de de ingresos ingresos

Cat. Cat. 20 20 30 30 40 40 50 50 60 60

Características: Características: •• Rango Rangode de números números •• Status de Status de campo campo •• Clase Clase de dereferencia referencia •• Relevancia Relevanciadel del workflow workflow •• Formul.Adobe Formul.Adobe

Clase Clasede dedocumento documento (definido por (definido porel elusuario) usuario)

Cabecera del documento Nº documento Clase doc. Sociedad

Fecha doc. Fecha contabil. Tipo cambio/mon.

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

Puede definir diferentes tipos de documento para cada clase de documento. Esta clase de documento controla el documento del documento presupuestario según el rango de número, status de campo, tipo de referencia, relevancia de workflow, derivación de la cuenta de mayor, etc.  Puede utilizar formularios Adobe para imprimir documentos presupuestarios además de formularios creados con SAP Smart Form.  Si desea utilizar formularios Adobe para imprimir el documento presupuestario, debe enlazar un formulario basado en PDF con los tipos de documento del customizing.  El Add-in empresarial (BAdI) “Definir tipos de documento para la reducción por otros documentos” para reducir el documento presupuestario define qué tipo de documento (como reserva de recursos, precompromiso de gastos) puede reducirse con documentos FI y documentos de verificación de factura MM. Esto permitirá también que pueda reducir el documento presupuestario, lo que no está permitido en el sistema estándar.

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4-37

Documento presupuestario: Parametrizaciones específicas

Indicador completo

Tolerancia excedida

Posición Posición bloqueada

Integración CO (sólo (sólo compr.gastos)

Reserva Reservade derecursos/ recursos/ Precompromiso Precompromisode degastos/ gastos/ Compromiso de gastos Compromiso de gastos Previsión Previsiónde deingresos ingresos

Ajustes de valor necesarios necesarios

No No arrastrar arrastrar en en el el cambio de ejercicio

La imputación imputación se se puede puede modificar modificar

Indicador estadístico

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 



    

Integración CO: Si se introduce una imputación CO, el compromiso de gastos también contabilizará un importe comprometido en CO. Indicador: Puede fijar el indicador en el nivel de cabecera del documento (para todo el documento) o en el nivel de la posición. Una vez que el documento se haya indicado como completo, no podrá realizar más modificaciones. Los fondos que no se hayan consumido se reintroducirán en el presupuesto para utilizarlos de nuevo. Tolerancia excedida: Sólo se fijará este indicador para documentos que puedan ser reducidos por otros documentos. Dependiendo del porcentaje, el documento subsiguiente puede exceder el importe del documento presupuestario del documento previo. Bloquear documento (posición): Si bloquea un documento (posición) no se podrá contabilizar. Indicador estadístico: Las posiciones que se han indicado como estadísticas sólo se introducen estadísticamente. No consumen presupuesto. La imputación se puede modificar: con este indicador puede autorizar modificaciones en la imputación de los documentos subsiguientes que reducen la posición del documento indicado. No arrastrar en el cambio del ejercicio: con este indicador desactivará el arrastre de documentos presupuestarios al año siguiente: Ajuste del valor necesario: con este indicador determinará que un documento sólo se podrá modificar por documentos de ajuste del valor después de una hora o evento determinada del documento original. Se puede fijar este indicador manualmente o mediante workflow.

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4-38

Documento presupuestario: Ajustar valores X

Ajuste del valor necesario

Posiciones del documento Pos. 1 2 3

Total

Impt.modificado 5000

No No se se pueden pueden seguir seguir realizando realizando modificaciones modificaciones manuales manuales

Pos.presup.

Ajuste de valor Aumento del valor Reducción de valor Doc.presupuestario de referencia Clase de documento Nº documento Posiciones doc.

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

Para evitar corregir en el importe original aprobado debería asegurarse de que esté fijado el indicador "Ajustes del valor necesarios". Puede fijar el indicador "Ajuste del valor necesario" manualmente en el mismo documento o mediante el workflow. Si se ha fijado el indicador, sólo se podrán realizar modificaciones en el documento utilizando ajustes del valor y ya no será posible hacer correcciones manuales.

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4-39

Documento presupuestario: Proceso de aprovisionamiento CP Instituto de Investigación Presupuesto actual Médica

Reserva de recursos

CP

FI

Precompromiso Compromiso de gastos de gastos

Pago

Factura


Requisito 50010

1000 1000 1000 ... ...

100

900 100

900 100

-

90

-

900 910 910

90

-

Recursos humanos 40010 ... Reserva

Online

Precompr.

Online

Compromiso

Online

Factura

Pago

Online

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 

 

  

Este informe esquemático muestra los pasos de un proceso de aprovisionamiento simple sin utilizar el componente Gestión de materiales y muestra cómo se modifica el presupuesto en este proceso. Para reducir un documento presupuestario sistemáticamente, debe incluir una referencia al documento presupuestario en el documento subsiguiente. Entonces podrá fijar el indicador "Completo" para reducir el comprometido del documento presupuestario aunque el importe de la factura sea menor que el importe de la reserva de recursos. En cada etapa del proceso podrá visualizar las modificaciones del valor del control presupuestario. El presupuesto actual no cambia cuando se trasladan contabilizaciones de comprometido/reales (los cambios sólo se producen en el presupuesto actual cuando las contabilizaciones se realizan en los mismos valores de presupuesto). El presupuesto disponible se recalcula constantemente y se ajusta online. En el control presupuestario, el proceso se actualiza online después de cada paso hasta contabilizar la factura. El pago se traslada al control presupuestario con una ejecución de fondo.

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4-40

Documento presupuestario: Workflow de autorización

CP


Customizing

Nivel 1

Aprobado

Nivel 2

Nivel 3

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 

El documento presupuestario desencadena el workflow de autorización. Las personas responsables se determinan mediante los siguientes parámetros: Clase de documento Imputación CP (posición presupuestaria, centro gestor, fondo, área funcional) Importe  Se pueden nombrar diversas personas responsables para cada nivel de autorización. Como mínimo una persona responsable debe aprobar el documento.  Puede asignar una cantidad ilimitada de niveles y de personas responsables.  Se deben añadir motivos para la aprobación o el rechazo. En caso de rechazo, el workflow de autorización se iniciará de nuevo automáticamente.

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4-41

Ejecución del presupuesto IV

 Control de disponibilidad activo  Vinculación  Definición (documento presupuestario)  Posición del Debe (órdenes)  Órdenes: Características especiales

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4-42

Posición del Debe: Documento factura

Definición (Documentos de comprometido)

Posición del Debe (Documentos de factura)

Real (documentos de pago)

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4-43

Tipos de órdenes principales

Orden CP Orden de pago Orden de ingreso Orden de compensación

Documento FI Factura de acreedor (CA) Factura de deudor (CD) Contabilización de cuentas de mayor

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 

Los tres tipos de órdenes principales son orden de pago, orden de ingreso y orden de compensación. La orden es una interfase relacionada con CP que puede utilizar para crear documentos de factura FI.

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4-44

Tipos de orden

Orden de ingreso

Orden de aplazamiento

Orden de compensación

Posición del Debe Contabilización

Orden de pago

Orden de deducción

Orden periódica Suspensión temporal

Anulación

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

La entrada y el proceso de autorización es el mismo para todos los tipos de órdenes. Las órdenes generadas por los empleados responsables se contabilizan después de la autorización de la caja. Esto toma en cuenta la distinción entre gestión y ejecución.  Las órdenes generales se planifican en el sistema SAP utilizando compromisos de gastos específicos y previsiones de ingresos.  Cuando cree una orden en la ventana de modelo estará disponible la ayuda para búsqueda si utiliza un modelo.

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4-45

Introducir órdenes Diferenciar Diferenciar entre entre documentos documentos de de acreedor/deudor, etc. acreedor/deudor, etc.

Cabecera de doc. Nº documento Tipo de documento Sociedad Referencia Txt.cabecera

Fecha del documento Fecha de contabilización Mon./tp.cambio

Cuenta de una contabilidad auxiliar Imputación CP

Orden individual Entrada rápida Orden colectiva

Datos del pago  SAP AG 2006



    



Este tipo de orden controla las clases de documento FI que se permiten para esta clase. Las clases de documento que son válidas para esta clase de orden se determinan en el customizing. El valor por defecto se puede predefinir para contabilizaciones de orden de las clases de documento asignadas. Puede actualizar órdenes individuales y colectivas: Las órdenes individuales se actualizan en la pantalla detallada. Las órdenes colectivas también se introducen empezando por esta pantalla detallada. La ventaja de este procedimiento es que las selecciones realizadas en la pantalla detallada, así como los datos del cliente, se copian en la visualización de la lista de la orden colectiva. Es posible utilizar una clase de documento que se indique como clase de documento neto. Se puede introducir un texto descriptivo para cada partida individual (= documento FI) de la orden. Puede introducir un indicador para impuestos individuales para cada línea de cuenta de mayor de una partida individual (documento FI) de una orden. Cuando cree una orden en la ventana de modelo estará disponible la ayuda para búsqueda si utiliza un modelo. Es posible utilizar sus propios formularios imprimiendo órdenes con las clases de formulario siguientes: Aplazamiento, anulación, suspensión, revisión global de pérdidas de créditos. La asignación de formularios se realiza en el customizing.

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4-46



Procedimiento para una orden: Primero se debe crear una orden. Cuando cree una orden, debe actualizar los datos personales, los datos de imputación y los datos del pago. Antes de liberar una orden, debe grabarla completamente. El siguiente paso es liberar donde se haya aprobado o rechazado la orden. Sólo se pueden contabilizar las órdenes aprobadas en la última etapa.  Puede utilizar entradas de customizing junto a la variante de sociedad, usuario y clase de orden para controlar la cantidad de pasos del proceso de la orden: 4 pasos: "Grabar incompletos", grabar completos, liberar, contabilizar (sin entradas en el customizing) 3 pasos: Crear, liberar, contabilizar (el indicador "Completar" de la variante de sociedad) 2 pasos: Crear/liberar y contabilizar (indicador "orden aprobada" en el control de la clase de orden) 2 pasos: Crear y liberar/contabilizar (el indicador "orden de contabilización" en el control de la clase de orden) 1 paso: Crear/liberar/contabilizar (todos los indicadores fijados)  Puede utilizar esta función, por ejemplo, para controlar que las órdenes de aprobación completas se hayan grabado automáticamente con el status "aprobado" y que las órdenes de pago requieren la autorización de la persona responsable relevante.

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4-47

Lógica de contabilización CP / FI CP

Orden Nº doc. Tipo doc. Entidad CP

Fecha

Determinación de cuentas CP  FI

Partidas Partida

Importe

Centro gestor

Pos.presup.

Fondo

1 2 3

Customizing

FI

FI-PP Sistema SAP  SAP AG 2006

    

CP suministra transacciones con una interfase especial relacionada con CP. Puede utilizar esta interfase para generar documentos de factura FI. El usuario debe actualizar solamente los datos relacionados con FM en estos modelos de entrada. El sistema genera documentos FI prerregistrados (FI/PP) en el fondo. Para obtener las cuentas de mayor necesarias para el documento FI, se actualiza la asignación entre posiciones presupuestarias y las cuentas de mayor de la tabla-> de determinación de la cuenta CP/FI. La información FI necesaria que no se pueda copiar automáticamente, se deberá introducir manualmente.

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4-48

Órdenes: Determinación de cuentas

IPSX

ID de ejercicio

IPSY

Variantes Car. de sociedad

ISPS

2004 2005

ISPX

Se puede utilizar enmascaramiento genérico

IPSZ

Posición presup.

Tipo de orden Prioridad Cta. mayor

100+++++

400000

Listas de propuestas de cuenta de mayor

2006  SAP AG 2006



   

La cuenta de mayor utilizada para contabilizar en la Contabilidad financiera se deriva utilizando la tabla de determinación de la cuenta. Para cada variante de sociedad e ID de ejercicio, se definen derivaciones para las posiciones presupuestarias creadas que conducen a una o más cuentas de mayor. Si se determina más de una cuenta de mayor posible para una posición presupuestaria durante el proceso de contabilización, aparecerá una ventana que visualizará las cuentas de mayor que se pueden seleccionar. El usuario puede seleccionar luego la cuenta de mayor en la que se debe realizar la contabilización. Durante el proceso de fondo, se utiliza la primera cuenta de mayor encontrada. La variante de sociedad agrupa diversas sociedades, mientras que el ID de ejercicio agrupa diversos ejercicios. Las reglas de derivación se pueden actualizar genéricamente. En ese caso, el signo "+" representa cualquier carácter. El símbolo “*” no puede utilizarse para la posición presupuestaria. La característica de determinación de cuentas se utiliza para autorizar diferentes cuentas de mayor que deben definir posiciones presupuestarias idénticas. Los tipos de orden también se pueden utilizar como criterio adicional para determinar la cuenta para definir una cuenta de mayor específica de ejercicio, variante de sociedad, característica de determinación de cuentas e imputación CP.

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4-49

Ejemplo: Determinación de cuentas

FI

CP Pos.presup. 4713 4000.77

Orden de pago Pos.presup.: Acreedor: Centro coste: Importe:

4713 1234 7000 4000.77

Contabilidad auxiliar Acreedor 1234 4000.77

CO Centro de coste 7000

Determinación de cuentas (simplificado)

Clase de coste

400.000 4000.77

Cta. gastos 400000

Pos.presup. Contabilidad FI 4713

Cuenta de pérdidas y ganancias 4000.77

400000

 SAP AG 2006



El gráfico muestra la integración de la gestión de fondos con la contabilidad financiera y el controlling.  El BAdI FM_REQUEST_GL_ACC ofrece la posibilidad de realizar la determinación de cuentas dependiendo del centro gestor y de los fondos-

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4-50

Órdenes: Contabilizaciones de anulación

 Reducción en vez de anulación 

Sin compensación automática

 Transacciones de reducción 

Las órdenes de reducción tienen su propia clase de orden



Las órdenes de reducción se procesan de la misma manera que las órdenes originales

 La reducción también es posible utilizando el indicador +/

Contabilizar con las transacciones/clases de orden originales



Indicador del signo +/- seleccionado

 También son posibles contabilizaciones de anulación  SAP AG 2006



Si trabaja con documentos de orden, puede realizar contabilizaciones de reducción en lugar de documentos de anulación de la contabilización. Las reducciones son abonos y se han procesado de acuerdo a las órdenes originales. Lo que significa que se contabilizan como documentos FI que incluyen un procesamiento de orden colectivo.  En vez de realizar una contabilización de reducción, también es posible contabilizar una segunda orden para el tipo de orden original pero con el signo +/- opuesto.  Las contabilizaciones de anulación FI estándar se pueden utilizar también para órdenes (que se hayan contabilizado en FI).

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4-51

Ejecución del presupuesto (6)


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4-52

Ordenes periódicas

Cabecera del documento Fecha documento Fecha contabiliz. Sociedad

Cl. Doc. Período Mon./tp.camb.

Crear compromiso de gastos

Datos de Contabilidad auxiliar contabilización Imputación CP periódica: Importe Primera ejecución Última ejecución Fecha de ejecución Ejecución orden entrega

Documento de la orden periódica presupuestario

Compromiso Compromiso de gastos

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 







Las órdenes periódicas se pueden crear como modelos de contabilización (documento original de la orden períodica) para periodificar órdenes. Las órdenes se generan desde la orden periódica utilizando un informe. Estas órdenes inmediatamente se contabilizan completamente. Sin embargo, puede iniciar también una ejecución de test. También puede modificar las órdenes periódicas que se hayan contabilizado. Si realiza modificaciones, se rechazarán los status "Documento contabilizado", "Liberado" y "Completar documento". El documento modificado debe volver a pasar el procedimiento de autorización antes de crear un documento de contabilización. Puede modificar la frecuencia con que se ejecuta una orden periódica. Para ello, debe ir al documento de la orden periódica y sobrescribir la fecha en la que la orden periódica se volverá a ejecutar. Cuando borre órdenes periódicas, puede seleccionar solamente órdenes a borrar que aún no se hayan trasladado.

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4-53

Orden de aplazamiento

2004

2005

2006

Hora

Distribución Distribución de de plazos plazos Cálculo Cálculo de de intereses intereses Pos.presup. x 50050

Centro gestor Fondo a11

Referencia a factura

1800000000

Fecha base 011002

Importe 120

...

 SAP AG 2006



Puede dividir uno o más documentos FI (aplazamiento en masa) en plazos individuales utilizando la función "Generar fechas de vencimiento".  Puede crear plazos utilizando el procedimiento proporcional o secuencial. El procedimiento secuencial tiene en cuenta todos los documentos con la misma fecha de vencimiento una tras la otra, tal como el procedimiento proporcional procesa los documentos proporcionalmente.  La referencia al crédito original (referencia a factura) se mantiene cuando se distribuyen los plazos. Ese también es el caso de aplazamientos en masa. Esto autoriza a calcular el interés de la fecha de vencimiento del crédito original.

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4-54

Suspensión/Anulación

Sociedad Ejercicio Suspensión/Anulación individual Nº documento Suspensión/Anulación en masa Deudor Acreedor Entradas de contabilización posterior Fecha contabilización Período

Fecha Fechapara parala lacontabilidad contabilidad financiera financierayysi si es esnecesario necesario para el controlling para el controlling  SAP AG 2006



La suspensión de una reclamación abierta significa que el plazo de autorización no se ha buscado adicionalmente. La diferencia entre suspensión y anulación es que con una suspensión el plazo no se anula como sí pasa en la anulación.  Los requisitos para utilizar suspensiones y anulaciones se definen por ley.  Tanto suspensiones como anulaciones se refieren sólo a documentos FI (documento original) contabilizados como parte de una orden de autorización que aún no se ha pagado. La suspensión/anulación tiene el signo contrario +/- a la posición original.  El tratamiento en masa se puede realizar para suspensiones y anulaciones.

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4-55

Compensación de ingreso (2)

Datos del receptor Importe Pos.presup. Centro gestor

Referencia Aplicación Región

Texto

Datos de emisor Posición presupuestaria

Nueva sociedad Centro gestor

Importe

Aplicación

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

Debido a que las compensaciones de ingreso no dan como resultado un pago, no contienen líneas para la contabilidad auxiliar.  Ésta sólo es una posición presupuestaria del receptor, pero no posiciones presupuestarias de emisor.  La relación emisor/receptor se puede anular modificando el signo +/-.  El campo "Nueva sociedad" se puede utilizar para órdenes de compensación que se aplican para más de una sociedad. Si registra de manera preliminar una orden de compensación que se aplica en diversas sociedades, se generará una orden en la sociedad actual y en la nueva. Las dos órdenes se enlazan entre ellas con un número general.

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4-56

Ejecución del presupuesto: Resumen de la unidad (1)

 Control de disponibilidad activo con ledgers CDA  Filtro para presupuesto disponible  Un horizonte de control o horizontes de control multianuales  Límites de tolerancia que se pueden configurar  Estrategia de derivación

 Los documentos de compromiso CP son reservas de recursos, precompromisos de gastos y compromisos de gastos.  Si contabiliza una previsión de ingreso podrá introducir ingresos previstos aunque el importe y la llegada aún no se hayan determinado.

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4-57

Ejecución del presupuesto: Resumen de la unidad (2)

 Las contabilizaciones del Debe se realizan mediante órdenes de autorización, órdenes de pago y contabilizaciones relacionadas de FI.  Una orden periódica se puede utilizar para ingresos y

gastos periódicos.  Los aplazamientos, las suspensiones y las

anulaciones son tipos especiales de orden.

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4-58

Ejecución del presupuesto- Ejercicios Unidad: Ejecución del presupuesto Tema: Control de disponibilidad activa, documento presupuestario y períodos contables Al finalizar estos ejercicios, podrá:  Trabajar con las funciones de control de disponibilidad activa

 Como gestor de proyectos, debe utilizar el control de disponibilidad activa.

1-1

Definir el perfil de tolerancia 90XX para el control de disponibilidad Estos valores de límite debería desencadenar lo siguiente: un mensaje de información para todas las actividades con una tasa de utilización superior al 80%, un mensaje de advertencia para actividades con una tasa de utilización superior al 90% y un correo electrónico a la persona responsable del centro gestor, un mensaje de error para todas las actividades con una tasa de utilización de más del 100%.

1-2

Asigne este perfil de tolerancia al libro de mayor CD 9H para el ejercicio 20xx y su entidad CP 90XX.

1-3

Activar el control de disponibilidad con el status “Activar con la lógica de verificación limitada para cadenas de documentos”.

1-4

Postcontabilizar el control de disponibilidad.

1-5

Visualizar los resultados del reporting.

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4-59

Unidad: Ejecución del presupuesto Tema: Ingresos que incrementan el presupuesto

Desea crear una regla para ingresos que incrementan el presupuesto. Recibe un ingreso no previsto que desea utilizar para gastos adicionales. 2-1

Defina las condiciones para incrementar la fórmula de cálculo. Ingreso mínimo: Ingreso máximo:

2-2

Importe: 100 Importe: 4000

Defina una regla de ingresos que incrementen el presupuesto (regla IIP). Ejercicio: 200J Incremento de presupuesto mediante: Factura Sólo debería tomarse en cuenta el presupuesto. Incremento del presupuesto: 100% Definir la imputación excedente:. Centro gestor: Posición presupuestaria: Fondo: Área funcional:

B1 4999 General F91000

Imputación de ingresos: Centro gestor: Posición presupuestaria: Fondo: Área funcional:

C15 10022 General F91000

Imputación de gastos: Centro gestor: Posición presupuestaria: Fondo: Área funcional:

C15 80040 General F91000

El incremento de presupuesto sólo debería ocurrir en el presupuesto.

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4-60

Unidad: Ejecución del presupuesto Tema: Documentos presupuestarios y períodos contables

Debe saber que los gastos del importe 10.000 UNI por TP adicionales se anticiparán el mes siguiente para el proyecto C15. Hasta que no tenga detalles actuales sobre el proyecto no puede solicitar el equipo necesario. Sin embargo, debería reservar fondos suficientes. Para ello, utilice el fondo GENERAL. 3-1

Verifique si los períodos para el ejercicio actual y siguiente están abiertos para el presupuesto de su sociedad 90##.

3-2

Introduzca la reserva de fondos. Sociedad: 90XX Moneda: UNI Importe: 10.000 Posición presupuestaria: 80010 (procesamiento de datos) Centro gestor: C15 Fondo: GENERAL Debido a las fluctuaciones del precio no es seguro si el equipo necesario puede pedirse con 10.000 UNI con que fue reservado. Introduzca una tolerancia a descubierto del 20% en la pantalla “Control detallado”. Nº de documento:_____________________________

3-3

Visualizar las partidas en la selección de informes seleccionando Partidas individuales→ Traslados de recursos y de comprometido.

3-4

Ha decidido utilizar Miller como proveedor (proveedor), que le ofrece TP para 10.000 UNI. Cree un compromiso de gastos de 10.000 UNI haciendo referencia a la reserva de recursos de 3-2.

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4-61

Unidad: Ejecución del presupuesto Tema: Solicitudes y determinación de cuentas Al finalizar estos ejercicios, podrá:  Definir variantes de ejercicio y sociedad  Crear determinaciones de cuentas  La posición presupuestaria 80010 necesita asignarse a la cuenta de mayor 403000.

4-1

Defina el código de grupo de sociedades GR## y asígnelo a la sociedad 90##. Asegúrese que las solicitudes sólo se han grabado completamente.

4-2

En el customizing, debe actualizar la determinación de cuentas para posiciones presupuestarias de gastos 80000 - 80050. La cuenta de mayor 403000 debería utilizarse para todas las imputaciones. Asignar las posiciones presupuestarias de ingresos 10020 10023 a la cuenta de mayor 800000 de la misma manera. Para realizar eso, utilice el código de grupo de la sociedades que ha creado (GR##).

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4-62

Unidad: Ejecución del presupuesto Tema: Crear una solicitud de pago En este ejercicio va a:  Aprender sobre el enlace entre documentos de comprometido y documentos de factura

 El proveedor “Miller” suministra las TP solicitadas y adjunta una factura para 8.000 UNI.

5-1

Introduzca una solicitud de pago referente al compromiso de gastos del ejercicio 3-5. El importe de la factura es 8.000 UNI. Utilizar el indicador de impuestos VN y el centro de coste L-100. Grabe la solicitud completamente.

5-2

Asegúrese que el contenido de la factura de proveedor es correcta y luego libere la solicitud de pago.

5-3

Contabilice la solicitud. Números del documento: _________________________

5-4

Visualice los resultados de cada parte del proceso de FI Contabilidad →Contabilidad financiera →Acreedores →Cuenta → Visualizar/Modificar partidas individuales. Luego debe seleccionar partidas abiertas y ejemplares ordinarios.

5-5

© SAP AG

Visualice los documentos creados en el control presupuestario FI y CO.

IPS910

4-63

Unidad: Ejecución del presupuesto Tema: Crear una orden de ingreso En este ejercicio aprenderá cómo: ● Crear una orden de ingreso

Introducir ingresos de publicaciones en el importe de 1.000,00 UNI para la posición presupuestaria 10022 y el centro gestor C15 en el fondo GENERAL. Utilice el indicador de impuestos AN. 6-1

Grabe la orden de ingreso completamente.

6-2

Asegúrese que el contenido de la orden de ingreso es correcta y luego libere la solicitud.

6-3

Contabilice la solicitud. Números del documento: __________________________

6-4

Visualice los resultados de cada parte del proceso de FI Contabilidad →Contabilidad financiera →Deudores →Cuenta → Visualizar/Modificar partidas individuales. Luego debe seleccionar partidas abiertas y ejemplares ordinarios.

© SAP AG

IPS910

4-64

Unidad: Ejecución del presupuesto (opcional) Tema: Ingresos que incrementan el presupuesto En este ejercicio aprenderá cómo: ● Ingresos que incrementan el presupuesto

● El día MM+1/01/AAAA, el señor Maier recibió tasas para publicaciones por un importe de 1.000 UNI. Este importe está disponible como IIP para otras imputaciones CF.

7-1

Inicie el programa “Incrementar el presupuesto de los ingresos” para crear automáticamente un documento de presupuesto que incremente el presupuesto para la cuenta de gastos acorde con la regla definida previamente. Ejecute el programa para el fondo GENERAL, utilice una clase de documento IPSB y un tipo de presupuesto EXTR.

7-2

Busque la partida utilizando el workbench de presupuestación.

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IPS910

4-65

Unidad: Ejecución del presupuesto (opcional) Tema: Crear una orden periódica En este ejercicio aprenderá cómo: ● Crear órdenes periódicas

Crear una orden periódica para un gasto que ocurre todos los meses. 8-1

Crear una orden periódica que se ejecuta un año. 50 UNI debería pagarse el primero del mes siguiente y luego el primero de cada mes siguiente. Registre las siguientes imputaciones: Proveedor: Miller Posición presupuestaria: 80020 Centro gestor: C15 Centro de coste: C15 Fondo: GENERAL Indicador para impuestos: V0 Nº de documento:___________________________

8-2

Autorice la orden periódica hasta que tenga status “Contabilizado”.

8-3

Visualice la orden de pago periódica y luego haga doble clic en la sucursal del compromiso de gastos creados automáticamente.

8-4

Genere la primera solicitud para el mes siguiente seleccionando Crear documento de contabilización del menú. Anote el número de documento y luego visualice el documento de contabilización generado. En los datos de cabecera del documento encontrará la referencia al documento de entrada recurrente en la cual se basa la orden periódica.

8-5

© SAP AG

Acceda a los compromisos de gastos y visualice cuanto se ha consumido.

IPS910

4-66

Ejecución del presupuesto: Soluciones Unidad: Ejecución del presupuesto Tema: Control de disponibilidad activo

1-1

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Control de disponibilidad → Tratar perfiles de tolerancia. Seleccione Nuevas entradas. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Perfil de tolerancia, control de disponibilidad

90##

Texto

Definido por el usuario

Moneda

UNI

Categoría del perfil de tolerancia

Sólo se permiten tasas de utilización

Seleccionar INTRO. Seleccione la línea 90XX y Actualizarlos límites de tolerancia.. Seleccione Nuevas entradas. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Tipo de restricción

Gastos

Grupo de actividades para CD

++

Orden de límites de tolerancia

10

Inactivo

(Dejar en blanco)

Tipo de mensaje de control de disponibilidad

Información

Tasa de utilización en %

80

Evento de control de disponibilidad

(Dejar en blanco)

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IPS910

4-67


Valores


Gastos


++


20

Inactivo

(Dejar en blanco)


Advertencia


90


Con correo electrónico interno (una vez)


Valores


Gastos


++


30

Inactivo

(Dejar en blanco)


Error


100


(Dejar en blanco)


Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Control de disponibilidad → Parametrizaciones para ledger de control de disponibilidad → Asignar perfiles de tolerancia y estrategia para objetos de control Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##

Ledger de control de disponibilidad

9H

Del ejercicio

Perfil de tolerancia, control de disponibilidad

90XX

Estrategia para perfiles de tolerancia de derivación

(Dejar en blanco)

Estrategia para objetos de control de derivación

(Dejar en blanco)

Grabe las entradas. © SAP AG

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4-68

1-3

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Control de disponibilidad → Definir activación del control de disponibilidad Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##


9H

Del ejercicio

Activar status de ledger de disponibilidad

Activar con lógica de verificación estricta para cadenas de documento.


Contabilidad → Gestión del sector público → Control presupuestario → Presupuestación → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Herramientas → Control de disponibilidad → Postcontabilizar Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##


9H

Ejercicio

Reiniciar el ledger completo

X

Anular la tabla de índices

X

Ejecución de test

(Dejar en blanco)

Seleccione Ejecutar. 1-5

Menú SAP → Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Sistema de información → Registres de totales → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Control de disponibilidad → Resumen de valores anuales Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##


9H

Ejercicio

Objetos de control

X

Fondo

(Dejar en blanco)

Centro gestor

(Dejar en blanco)


(Dejar en blanco)

Área funcional

(Dejar en blanco)

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4-69

Unidad: Ejecución del presupuesto Tema: Ingresos que incrementan el presupuesto

2-1

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Presupuestación → Flujo de presupuestación de control→Ingresos que incrementan el presupuesto→Actualizar la fórmula de cálculo para IIP Seleccione Nuevas entradas. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fórmula de cálculo

90XX

Moneda

UNI

Tipo de límite inferior

Límite inferior definido como valor absoluto

Ingreso mínimo

100

Tipo de límite superior

Límite superior definido como valor absoluto

Ingreso máximo

4000

% Presupuesto actual

100

Grabe las entradas.

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4-70

2-2

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Datos maestros → Utilización de elementos de imputación → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Ingresos que incrementan el presupuesto→Reglas para ingresos que incrementan el presupuesto→ Modificar Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##

Ejercicio

Categoría de presupuesto para IIP

Presupuesto

Seleccione la etiqueta “Imputación de presupuesto”. Fondo

General

Centro gestor

C15


10022

Área funcional

F91000

Seleccione Crear regla nueva.. Status de activación

Activo

Perfil de filtro

Facturas

Fórmula de cálculo

90XX

Tp. mensaje actual. transfer.

Advertencia

Presupuesto receptor de imputaciones de presupuesto Porcentaje por receptor

100

Fondo

General

Centro gestor

C15


80040

Área funcional

F91000

Seleccionar Intro.

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4-71

Imputación de presupuesto excedente ¿Utilizar imputación de presupuesto excedente?

Sí

Porcentaje por receptor

100

Fondo

General

Centro gestor

C15


4999

Área funcional

F91000

Grabe sus entradas. Seleccione “Sí” en la ventana de diálogo siguiente.

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4-72

Unidad: Ejecución del presupuesto Tema: Documentos presupuestarios y períodos contables

3-1

3-2

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Funciones adicionales → Abrir y cerrar períodos/ejercicios → Partidas → Procesamiento individual Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90##


Presupuesto

Año

Valor T

* (= todos los tipos de valores)

Elementos de imputación

Todas las imputaciones

Valor

* (= todos los valores)

GpAu

(Dejar en blanco)

Desde

0

A

16

y

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Partidas → Documentos presupuestarios → Reserva de fondos → Crear Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Tipo de documento

MR

Fecha del documento

DD/MM/AAAA

Fecha de contabilización

DD/MM/AAAA

Sociedad

90##

Moneda/Tasa

UNI

Deje los campos restantes en blanco y seleccione INTRO. Total

10,000


80010

Centro gestor

C15

Fondo

GENERAL

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IPS910

4-73

Fondo

F91000

Seleccione Partida individual detallada y luego Más en la etiqueta Datos de control. Luego introduzca Tolerancia a descubierto del 20%. Grabe sus entradas. 3-3

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Sistema de información → Partidas individuales → Comprometido y reales → Traslados de recursos y comprometido

3-4

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Partidas → Documentos presupuestarios → Reserva de fondos → Crear Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Tipo de documento

MB

Fecha del documento


Sociedad

90##

Moneda/Tasa

UNI

Deje los campos restantes en blanco y seleccione INTRO.

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4-74

Seleccione Partida individual detallada. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Proveedor

Miller

Reserva

Número de reserva de recursos


80010

Centro gestor

C15

Fondo

General

Área funcional

F91000

Total

10,000

Grabe las entradas.

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4-75

Unidad: Ejecución del presupuesto Tema: Solicitudes y determinación de cuentas

4-1

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública → Contabilización por control presupuestario → Solicitudes → Variantes → Definir código de grupo de sociedades Nombre de campo o tipo de datos

Valores

GpSoc

GR##

Nombre gr. sociedad

GR variante##

Finalizar

X

Grabe las entradas. Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública → Contabilización por control presupuestario → Solicitudes → Variantes → Asignar sociedad a un grupo de sociedades Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Sociedad

90##

GpSoc

GR##

(sustituir la entrada ISPS existente por su grupo)


Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública → Contabilización por control presupuestario → Solicitudes → Determinación de cuentas → Definir determinación de cuenta de mayor Nombre de campo o tipo de datos

Valores

FYID

ISPS

GpSoc

GR##


8++++

Fondo

(Dejar en blanco)

Centro gestor

(Dejar en blanco)

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4-76

TE

(Dejar en blanco)

Cuenta de mayor

403000


Valores

FYID

ISPS

GpSoc

GR##


1++++

Fondo

(Dejar en blanco)

Centro gestor

(Dejar en blanco)

TE

(Dejar en blanco)

Cuenta de mayor

800000

Grabe las entradas.

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4-77

Unidad: Ejecución del presupuesto Tema: Crear una solicitud de pago

5-1

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Partidas → Solicitud de pago → Intro Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha del documento

Tipo de documento

KR

Sociedad

90##

Proveedor

Miller


Número de documento del documento presupuestario

Centro de coste

C15

Importe

8.000 UNI

Ind. impuestos

VN

Calcular impuesto

X


Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Partidas → Solicitud → Liberación Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Número de solicitud

Véase 3-1

Sociedad

90##

Seleccione INTRO para liberar el documento.

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4-78

5-3

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Partidas → Solicitud → Solicitud de pago → Contabilizar Nombre de campo o tipo de datos

Valores


Véase 3-1

Sociedad

90##

Seleccione INTRO para contabilizar el documento. 5-4

Contabilidad →Contabilidad financiera →Acreedores →Cuenta → Visualizar/Modificar partidas individuales. Luego debe seleccionar partidas abiertas y ejemplares ordinarios. Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Partidas → Solicitud → Solicitud de pago → Contabilizar

5-5


Valores


Véase 5-3

Sociedad

90##

En la solicitud contabilizada, acceda al menú: Desarrollo → Documentos contables Nombre de campo o tipo de datos

Valores


Véase 5-3

Sociedad

90##

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4-79

Unidad: Ejecución del presupuesto Tema: Crear una orden de ingreso

6-1

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Partidas → Orden de ingreso → Intro Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha del documento

Tipo de documento

DR

Sociedad

90##

Cliente

Maier


10022

Centro gestor

C15

Centro de coste

C15

Fondo

GENERAL

Importe

1.000 UNI

Ind. impuestos

AN

Calcular impuesto

X


Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Partidas →Solicitud→ Orden de ingreso → Liberación Nombre de campo o tipo de datos

Valores


Véase 4-1

Sociedad

90##

Seleccione INTRO para liberar el documento. 6-3

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Partidas →Solicitud→ Orden de ingreso → Contabilizar Nombre de campo o tipo de datos

Valores


Véase 4-1

Sociedad

90##

Seleccione INTRO para contabilizar el documento.

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4-80

6-4

Contabilidad →Contabilidad financiera →Deudores →Cuenta → Visualizar/Modificar partidas individuales. Luego debe seleccionar partidas abiertas y ejemplares ordinarios.

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4-81

Unidad: Ejecución del presupuesto (opcional) Tema: Ingresos que incrementan el presupuesto

7-1

Contabilidad → Gestión del sector público → Control presupuestario → Funciones adicionales → Ingresos que incrementan el presupuesto → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Incrementar el presupuesto de los ingresos. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

9011

Categoría de presupuesto para incremento

9M

Versión

0

Fondo

GENERAL

Tipo de documento

IPSB

Fecha del documento

Tipo de presupuesto fuente

EXTR

Tipo de presupuesto destino

EXTR

Período fuente

MM


1

Nº documento:________________ 7-2

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Presupuestación → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Introducir documentos → Workbench de presupuestación. Acceso vía menús: Tratar → Buscar Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Ejercicio

Número de documento

Véase ejercicio 7-1

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4-82

Unidad: Ejecución del presupuesto (opcional) Tema: Crear una orden periódica

8-1

Contabilidad → Gestión del sector público → Control presupuestario → Partidas → Solicitud →Orden de pago → Introducir solicitud de pago Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha del documento

Tipo de documento

KR

Sociedad

90##

Seleccionar INTRO. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Primera ejecución On

MM+1/01/AAAA

Última ejecución On

MM+12/01/AAAA

Intervalo en meses

1

Seleccione Continuar. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Proveedor

Miller


80020

Centro gestor

C15

Centro de coste

C15

Fondo

GENERAL

Importe

50 UNI

Ind. impuestos

V0

Calcular impuesto

X


Vea los ejercicios: “Liberar y contabilizar solicitudes”

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4-83

8-3

Contabilidad → Gestión del sector público → Control presupuestario → Partidas → Solicitud →Orden de pago → Visualizar Haga doble clic para visualizar el número de documento del documento presupuestario.

8-4

8-5

Contabilidad → Gestión del sector público → Control presupuestario → Partidas → Solicitud →Orden periódico → Crear documento contable Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Sociedad

90XX


Véase 8-1

Siguiente ejecución On

(Siguiente ejecución) a

Contabilidad → Gestión del sector público → Control presupuestario → Partidas → Solicitud →Orden de pago → Visualizar Haga doble clic en el número del documento del documento presupuestario. Seleccione Consumo.

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4-84

Integración: Diagrama de resumen Resumen Resumendel delcurso curso Datos Datosmaestros maestros Presupuestación Presupuestación Ejecución Ejecuciónde depresupuesto presupuesto

Integración Integración Actualización Actualización Caja Caja Cierre Cierrede deejercicio ejercicio Gestión Gestiónde deinformes informes

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5-1

Integración

 Integración de Gestión financiera y Contabilidad de activos fijos  Control presupuestario y Controlling  Compras  Contabilidad de viajes de negocios  Cálculo de nóminas  Integración del Sistema de proyectos  Integración de Mantenimiento  Integración de Comercial  Integración de PSCD

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5-2

Integración: Objetivos del curso

 Al final de esta unidad tendrá sólidos

conocimientos sobre: 

Los procesos empresariales que se integran en el Control presupuestario



Las formas en las que se pueden integrar los componentes de la aplicación, Controlling, Sistema de proyectos, Contabilidad de activos fijos, Mantenimiento y Comercial con el Control presupuestario.



Los diversos procesos principales que tienen lugar en compras y en la contabilidad de nóminas y gastos de viajes



Cada uno de los pasos que hay que realizar y una explicación detallada de cómo se interrelacionan y cómo se ajusta el valor calculado.

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5-3

Integración I


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5-4

Integración de Gestión financiera y Contabilidad de activos fijos  Los movimientos y las contabilizaciones de Contabilidad financiera y Contabilidad de activos fijos que puedan clasificarse en términos generales como ingresos o gastos se actualizan en Control presupuestario.  La función de solicitud complementa las contabilizaciones FI con contabilizaciones fiscales de una línea en el Sector público. Se pueden seguir utilizando las contabilizaciones FI.

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5-5

Integración de FI y Control presupuestario Posición presupuestaria Gasto

Otros

Cuenta de mayor

Material HR ... EM/RF Factura Banco

Cuenta de mayor posición presupuestaria Cuenta asociada Factura Acreedor 160.000 Material de oficina Material 475.000 de oficina

475.000 476.000 430.000

Material de oficina EDP material de cons. Costes de personal

191.100 160.000 113.100

Compensación EM/RF Proveedor Cuenta de reconciliación Banco

Documento FI CC

Cuenta


31

Proveedor 1

Factura

40

475.000

Material de oficina

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



• • • •

Se debe definir una posición presupuestaria en todas las partidas individuales de un documento FI para la integración con FI. Se puede introducir la posición presupuestaria manualmente durante la contabilización o derivarla al contabilizar. Las reglas de derivación que sirven para derivar las posiciones de otras imputaciones se pueden definir utilizando la herramienta de derivación: Las posiciones presupuestarias se pueden definir en el registro maestro de cuenta de mayor. La definición de las reglas de derivación utilizadas para derivar las posiciones presupuestarias de otras imputaciones. La imputación derivada también se puede anular si la configuración del sistema lo permite. Cuando se contabilizan solicitudes, la cuenta de mayor se deriva de la posición presupuestaria. La asignación entre la posición presupuestaria y la cuenta de mayor se actualiza en una tabla de determinación de cuentas. Otras imputaciones CP se pueden introducir manualmente o se pueden derivar a través de las reglas de derivación. Que se actualicen o no en CP depende de la operación financiera de la posición presupuestaria utilizada durante la contabilización.

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5-6

Integración de FI, AA y Control presupuestario

FI--AA

CP

FI AA Contabilidad de activos fijos

Presupuesto 2005 Departamento XY Gastos de capital

Activo fijo altas

Activo fijo bajas

Presupuesto Real Disponible 120

80

40

Gastos de operación ...

¿Afecta esta operación al presupuesto?  SAP AG 2006



A partir de EA-PS 5.0, Por defecto, todos los tipos de operaciones son relevantes para el presupuesto Asignar una posición presupuestaria estadística a cada tipo de operación (contabilizaciones estadísticas)  Se define si el tipo de operación guarda relación con el presupuesto en el Customizing de FMDERIVE.  Encontrará información detallada en la nota SAP Nº 736914 

Puede definir imputaciones CP en el registro maestro de activos fijos. Para ello, tiene que definir algunas parametrizaciones en el Customizing de Contabilidad de Activos fijos (Contabilidad Financiera -> Contabilidad de Activos Fijos -> Integración con la cuenta de mayor).  Las imputaciones de CP también se pueden derivar de los centros de coste, órdenes CO o elementos PEP asignados en el registro maestro de activos fijos. En este caso, se deben crear reglas apropiadas en la herramienta de derivación de imputaciones.  Para evitar inconsistencias, no debe anular las imputaciones de Control presupuestario derivadas presentadas en el documento.

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5-7

Tipos de operaciones relacionadas con el presupuesto

FI

Operación empresarial Compra contra acreedor

Traslado

FIFI-AA

Cuentas

Clase de movimiento

Cuenta reconciliación acreedor

CP

Operac. financieras de pos.presup.

60

Cuenta de mayor de activos fijos

100

30

A activos fijos

330

30

De activos fijos

320

30

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5-8

Integración II


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5-9

Control presupuestario y Controlling

 El Control presupuestario y el Controlling pueden tener las mismas estructuras en las subáreas de personal de una organización o, también, en toda la organización.  Según sea el grado de similitud, podría resultar útil integrar las operaciones y las funciones de estas áreas.  En Control Presupuestario puede decidir si sólo desea mostrar las operaciones internas de CO como valores asignados estadísticos o como "reales".  SAP hace hincapié en que la actualización de los datos reales y de comprometido en Controlling y en Control presupuestario puede variar enormemente, dependiendo por un lado de las diferentes demandas del Controlling interno y, por otro, del control de los presupuestos.

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Ejemplos de diferentes actualizaciones en CP y CO:  Estructura de datos maestros diferente  La utilización de presupuesto (real) principalmente para la fecha de vencimiento del Control presupuestario frente a los costes de Controlling correspondientes a la fecha de contabilización.  Consumo de presupuesto (comprometido) principalmente para la fecha de contabilización del Control presupuestario frente a los costes de Controlling correspondientes a la fecha de entrega.  Las administraciones no pueden deducirse el IVA deben utilizar presupuestos en bruto (impuestos brutos en CP frente a los impuestos netos empleados en Controlling).  Normalmente, las altas de activos fijos se actualizan en Control Presupuestario, pero no en Controlling. Por el contrario, la depreciación se actualiza en Controlling y no en Control Presupuestario.  Diferentes actualizaciones de la entradas de mercancías: La entrada de mercancías se actualiza en Controlling. En Control presupuestario puede decidir si actualiza o no la entrada de mercancías.

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5-10

Opciones de integración de CO y CP

Sin CO

Estructur Contenido a paralela paralelo en CO - en CO - CP CP Ayuda de entrada + imputaciones derivadas automáticamente para las contabilizaciones de módulos integrados

Ayuda de entrada + derivación imputaciones

Contabilizaciones internas de CO registradas en CP: - Liquidación de pedidos - Subrepartos y distribución - Asignación de actividades internas - Gastos generales - Contabilizaciones de traslados reales - Contabilizaciones de periodificaciones reales

Integración de contabilización

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

Controlling y Control presupuestario constan de diferentes vistas de los mismos procesos empresariales. Si las estructuras necesarias de ambos módulos guardan semejanzas, se puede realizar la integración entre los módulos para ciertas funciones. Por el contrario, si las estructuras son completamente paralelas, se pueden utilizar reglas de derivación para derivar los elementos de imputaciones de CP a partir de los objetos CO. Lo que significa que no se necesita realizar entradas manuales. No obstante, las actividades de la contabilidad de costes internos, como son los recargos de costes generales o los subrepartos de costes siguen sin alternar el Control presupuestario.

Si también necesita contenidos paralelos, las actividades de contabilidad de costes se deben reflejar en Control presupuestario.  Cuando utilice estructuras paralelas, observe que la reconciliación entre Controlling y Control presupuestario siempre será diferente para las actividades de contabilidad de costes internos. Por otro lado, las cifras basadas en los costes aparecen en Control presupuestario a causa de los contenidos paralelos y se colocan junto a las cifras basadas en los gastos. Al compararlos, será necesario tener en cuenta este fundamento.  En cuanto a Controlling, la integración aquí descrita incluye elementos de coste, centros de coste, pedidos y proyectos.

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5-11

Posibles entradas y derivación automática de imputaciones MM

FI

CO

Cuenta 400,000 Importe 1.000 UNI Centro Coste Control presup.

MM - CO Integración

4711

Herramienta de derivación de imputaciones Centro Coste Clase de Orden coste Elemento PEP Ctr. beneficio

4711 4711

400,000

Fondos Fondo gestor partida

A1

Mat. -

A1

Mat.

Centro de coste colectivo 1,000 A1

Mat.

A1

Mat. Trabajo

CP

-

Centro gestor: A1 Partida: MAT Fondo: Trabajo 1,000 Trabajo

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

La herramienta de derivación de imputaciones se emplea para derivar las imputaciones CP de los objetos CO.  Por tanto, deberá crear las reglas de derivación para que el centro gestor y la posición presupuestaria se deriven de un objeto CO y del centro de coste. Lo que garantiza que no se asigne mediante entrada manual una cuenta que no sea el centro gestor o la posición presupuestaria derivados de la lógica de derivación. Por este motivo, el centro gestor y la posición presupuestaria no deben estar en la pantalla de contabilización disponibles para ser introducidos. Puede hacerlo ocultando los campos en el control del status de campo en el Customizing de Contabilidad financiera.  Los fondos, el área funcional y las subvenciones se pueden activar como elementos adicionales de imputaciones en Controlling a nivel de cliente. En este caso, los elementos de imputaciones se pueden asignar directamente a una cuenta y se transfieren inalterados a Control presupuestario. La derivación de otras imputaciones no sería necesaria en estas circunstancias.

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5-12

Integración de contabilizaciones de CO - CP

Centro de coste colectivo Administración I 1,000

1,000

Administración II

400

300

Departamento ABC 300

Ejemplo: Ciclo de subrepartos

Derivación Obj. CO Obj. CP

CP

Centro gestor: A1 MAT 1,000

1,000

Centro gestor: ADM I Centro gestor: ADM II 400

300

Centro gestor: ResFld ABC 300

 SAP AG 2006



Puede especificar que se realice una integración "real" o estadística por cada operación interna de CO. La integración real significa que los valores asignados se escriben en Control presupuestario. Efectúe esta parametrización en el Customizing de CP.  Las comprobaciones del control de disponibilidad se llevan a cabo con las contabilizaciones manuales y las contabilizaciones periódicas, como son la evaluación y la liquidación que se ejecutan mediante programas. Se aplican los límites de tolerancia definidos en el Customizing de Control presupuestario.  En el caso de las actualizaciones estadísticas, no se generan valores asignados y el control de disponibilidad activo no realiza ninguna comprobación.  Se puede activar la integración de CO en otro paso del Customizing de CP.

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5-13

Integración de contabilizaciones de CO - CP MM FI

Posición de gastos

1 Actualizar

1 Actualizar

CO CP A1

P11

A1

P12

P11

P12

2 Integración de contabilización

Jerarquía de los centros gestores

Jerarquía de los centros de coste  SAP AG 2006

 

 



En el Customizing de Control presupuestario se puede determinar qué operaciones empresariales de Controlling se graban en un área CP. La actualización de la integración de contabilizaciones en el Customizing se debe introducir como se indica. Posteriormente se ajustarán al proceso por el que las operaciones empresariales se actualizan en el Controlling. Período pedidos compras: Fecha de entrega Período factura: Fecha de contabilización Actualización EM/RF: Entrada de mercancías MM Entrada de mercancías: Precisa actualización Visualizar IVA: IVA neto Visualización pagos: No active la conversión de pagos La nota SAP 195122 contiene una descripción más detallada de cómo definir opciones para la integración de contabilizaciones cuando se desee poder comparar todos los datos. Se pueden definir diferentes opciones de Control presupuestario, pero al hacerlo los datos se graban de forma diferente a como se graban en CO, lo que dificulta la comparación directa. Cuando se introducen las operaciones empresariales de CO para grabarlas, el sistema le advierte de que las opciones de configuración son diferentes. En Control presupuestario, debe crear una serie de intervalos para cada área de CP para los documentos generados por las transacciones empresariales en Controlling.

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5-14

Integración III


 SAP AG 2006

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5-15

Integración de MM: Documentos de comprometido

MM

Pedido de compra

CP

Comprom iso Compromiso de gastos

Precompromiso de gastos

Solicitud de pedido

Reserva de recursos

Bloqueo de recursos

Presupuesto Presupuesto

 SAP AG 2006



La integración de MM permite consultar la reserva de fondos desde un pedido o una solicitud de pedido y desglosar la cantidad disponible. Cuando se excede esta cantidad, se muestra un mensaje.  Advertencia: Esta consulta (solicitud de pedido/pedido) de la reserva de fondos sólo será posible para solicitudes de pedido o pedidos con imputaciones de CO. No es posible consultar un almacén desde una solicitud de pedido o un pedido.

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5-16

Escenario: "Aprovisionamiento con MM sin gestión de almacenes" Comprometido Precomprom

Reqsit .

Comprom.

Real efectivo

Factura

Pago

EM hasta objetivo final

Reserva

Sol. pedido

Real periodificación

Pedido EM en almacén

Con MM

GI hasta objetivo

Proceso aprovisionamiento  SAP AG 2006



La segunda variante del proceso de aprovisionamiento desde el punto de vista del Control presupuestario es comprar utilizando un pedido integrado, pero sin gestión de almacén.  La reserva de fondos (CP) y/o la solicitud de pedido (MM) se pueden utilizar como paso preliminar para el procesamiento de los pedidos. En ese caso, el componente MM se puede utilizar para el proceso de pedido por si sólo o en combinación con CP.  Cuando sólo se utiliza el componente Gestión de materiales, se pueden introducir las imputaciones relacionadas con el Control presupuestario al mismo tiempo que se introducen la solicitud de pedido o el pedido. El importe de comprometido que se obtiene de esta operación se puede mostrar en Control presupuestario. Al hacerlo, la imputación CP final ya debe conocerse en el momento del pedido o la solicitud de pedido puesto que esta imputación CP se carga al comprometido.

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5-17

Compras sin gestión de almacén

MM

CP Instituto de PresuInvestigación puesto Médica actual Business requis. 50,010

1,000 1,000 1,000 1,000

Solic. pedido

100 -

FI

Pedido

Factura

CP

Pago

-

-

100 -

100

100


900 900 900 900

... Recursos Humanos 40,010

... Solic. pedido

Pedido

Factura

Pago

 SAP AG 2006

 

   



La diapositiva anterior muestra el proceso de compra utilizando solicitudes de pedido y pedidos (MM). El presupuesto actual no cambia con contabilizaciones de comprometido/reales (los cambios sólo se producen en el presupuesto actual cuando las contabilizaciones se realizan en los valores presupuestados propiamente dichos). El presupuesto disponible se vuelve a calcular y se muestra para cada paso realizado hasta el momento del pago. No se realiza el AVC en el momento del pago. Hasta que se contabiliza la factura, se realiza una actualización en línea de cada paso del proceso en Control presupuestario. El pago se actualiza en Control presupuestario utilizando el programa RFFMS200. El comprometido que se origina de la Gestión de materiales se puede mostrar por separado según esté o no relacionado con un pedido o una solicitud de pedido para tener en cuenta el diferente grado de comprometido. El proceso para un plan de entregas es el mismo que para un pedido. Por otro lado, para un contrato no se establece ninguna fecha de comprometido puesto que falta la referencia temporal. Hasta que el pedido no tiene la referencia a un contrato no se comprometen los fondos correspondientes ni se muestran en Control presupuestario.

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5-18

"Compras con gestión de almacén"

Comprometido


Real efectivo

Factura

Pago

PreComprom. comprom.

Requs it.

Reserva

Solic. pedido

EM hasta objetivo final

Pedido EM a almacén

Con MM

GI hasta objetivo

Proceso aprovisionamiento  SAP AG 2006

    

Desde la perspectiva del Control presupuestario, la tercera variante del proceso de aprovisionamiento es comprar utilizando un pedido integrado con gestión de almacén. El componente Gestión de materiales (MM) se utiliza para representar los pedidos y la gestión de almacén desde el punto de vista del sistema. La reserva de fondos también se puede utilizar en combinación con la solicitud de pedido y el pedido. Además, se puede crear una reserva de fondos en la imputación final que se reduce en el objetivo en la salida de mercancías. En Gestión de almacén existen cuatro escenarios que explicaremos en mayor profundidad.

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5-19

Escenario del procesamiento del almacén

Subprocesos

Pedido

Funciones en módulos operativos

Solic. pedido/ Pedido

Valores de comprometido

Entrada de mercancíasEntrada de mercancías al deudor EM (o RF)

Salida de mercancías

Valores reales

Escenario I II III

Centro gestor consumidor No se actualizan los valores

Débito centro gestor consumidor No se actualizan los valores

Centro gestor almacén




Centro gestor consumidor Crédito almacén + débito CP consumidor

IV Centro gestor consumidor

Actualizar control customizing Cambio 1 Pedido /solic. pedido no asignado

Cambio 2 Salida de mercancías

Valores propuestos imputaciones gestión No atañe al presupuesto

No atañe al presup. valor propuesto

Control presup. almacén

Crédito para centro gestor

Control presup. almacén

Línea stock estadística

Línea stock estadística

Centro gestor de almacén asignado mediante herramienta de derivación

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

Puede elegir entre uno de los cuatro escenarios siguientes para el procesamiento de almacén de cada área CP. Centro gestor consumidor conocido en el momento de la solicitud de pedido/del pedido  Se introduce el centro gestor consumidor al crear el pedido o la solicitud de pedido. El centro gestor se carga inmediatamente, de modo que se liquida un comprometido para el pedido. Cuando se contabiliza la factura, el valor de comprometido se convierte en un valor real. No se realizan las contabilizaciones de almacén. Almacén no sujeto a presupuesto Cuando se contabiliza el pedido y la entrada de mercancías, no se introduce ninguna imputación relacionada con el Control presupuestario y no se crean datos de comprometido. No se introduce ninguna imputación ni se carga al centro gestor consumidor hasta que salga la mercancía. Los cargos y los abonos se contabilizan automáticamente en el centro gestor de almacén Se crea un centro gestor de almacén en el Customizing. Se determinan los fondos del almacén automáticamente utilizando la estrategia de derivación para los pedidos y las entradas de mercancías. La salida de mercancías se carga al centro gestor consumidor y se abona al centro gestor de almacén. No se realiza ningún abono al centro gestor de almacén El procesamiento de pedidos y de almacén es igual al descrito en el escenario 3. Cuando salen las mercancías, el cargo se contabiliza en el centro gestor elegido, pero no se contabiliza el abono en el centro gestor de almacén.  Encontrará información detallada en la nota SAP Nº 700485

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5-20

Actualización EM/RF

Comprometido MM no utilizado


Real efectivo

Factura

Pago

Reserva Requsit. Requsit. Con MM

EM hasta objetivo final Solic. Ped.

Pedido Salida de mercancías a stock

Entrada de mercancías

GI hasta objetivo

Recepción facturas

La actualización se puede realizar a la entrada de las mercancías o a la recepción de la factura.  SAP AG 2006

Se ofrecen las siguientes opciones:  Entrada de mercancías evaluada: el sistema guarda las partidas relacionadas con el CP al recibir las mercancías  Entrada de mercancías no evaluada: el sistema guarda las partidas al recibir la factura La actualización siempre se realiza con la clase de valor "factura" (54). Además, también se puede actualizar la entrada de mercancías (EM) y la recepción de facturas (RF). La reducción entre la entrada de mercancías y la recepción de la factura depende de la cantidad también con la diferencia de precio. La reducción del pedido depende de si el comprometido se ha actualizado por valor o por cantidad. En el caso de comprometidos basados en el valor, la reducción se realiza a partir del valor de la entrada de mercancías / la recepción de la factura. Mientras que en comprometidos basados en la cantidad, la reducción se realiza desde la cantidad máxima de la entrada de mercancías / recepción de la factura Nota: En Customizing se puede definir si se basa la actualización en el valor o en la cantidad, en Parametrizaciones generales -> Comprobar unidad de medida.

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5-21

Múltiples imputaciones para un pedido

Imputación CP

Pedido Pos. 010 020 030 040 050 ... ...

............ ............ ............ ............ ............

Fondos Comprom. Fondos Func. Financiado Subvención Acciones Centro Posición Área Programa ... ... ... ... ... . . . 40 % ... ... ... ... ... . . . 30 % ... ... ... ... ... . . . 30 % Fondos Comprom. Fondos Func. Financiado Subvención Acciones Centro Posición Área Programa ... ... ... ... ... . . . 70 % ... ... ... ... ... . . . 30 %

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

Con la imputación múltiple para una posición de pedido, el valor del pedido de cada posición de pedido se puede dividir como un porcentaje de las imputaciones de CP (centro gestor, posición presupuestaria, fondos, área funcional, programa de financiación, subvención).

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5-22

Integración IV

 Integración de Gestión financiera y Contabilidad de activos fijos  Control presupuestario y Controlling  Compras  Contabilidad de viajes de negocios  Contabilidad de Recursos Humanos  Integración del Sistema de proyectos  Integración de Mantenimiento  Integración de Comercial  Integración de PSCD

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5-23

Proceso de gestión de viajes

HR

HR Pagos de RRHH

Entrada de Solicitud de viaje Autorización documentos antes del viaje antes del viaje después de un viaje

Gastos de viaje

Actualización real en CP

Pagos de FI

• Actualización estadística en CP • Sin control de disponibilidad

• Actualización en CP • Control de disponibilidad

• Control de disponibilidad, cuando los gastos de viaje > los gastos aprobados

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

Los comprometidos de viajes de negocios se actualizan en Control presupuestario con la clase de valor 52. De este modo, los comprometidos de viajes de negocios se pueden visualizar individualmente en el sistema de información.  Se puede asignar un grupo de tolerancia individual (grupo de tolerancia 70) para el control de disponibilidad en los comprometidos de viajes de negocio.  Los adelantos para viajes de negocio no se actualizan en Control presupuestario.

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5-24

Opciones de imputación para viajes OPCIÓN 1 Imputación CP

Viaje desde

a

a

30 %

Destino 1

70 %

Destino 2

Viaje completo

U OPCIÓN 2

Documentos 001

HOTEL _ ________

002

TAXI _ ________

003

_________

...

30 %

Destino 1

70 %

Destino 2 Por documento

30 %

Destino 1

30 %

Destino 2

40 %

Destino 3

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 

Los gastos de viaje se pueden imputar a cuentas de una de las formas siguientes: Asignando todo el viaje a una cuenta: Si se asigna todo el viaje a una cuenta, se pueden desglosar los importes por porcentajes y distribuirlos entre una serie de imputaciones de CP. La imputación se puede realizar en el momento de la solicitud de viaje. Se puede predefinir un valor para ello en el registro maestro de Recursos Humanos. Cuando se introduce el viaje, el sistema adopta automáticamente la imputación que se haya introducido en la solicitud de viaje.  Asignando cada documento a una cuenta: Con esta opción también se puede desglosar el importe de cada documento por porcentajes. Como los documentos no se generan hasta que se realiza el viaje, no se pueden introducir documentos al mismo tiempo que se introduce la solicitud de viaje. La imputación definida en el registro maestro de Recursos Humanos no se utiliza porque sólo se requiere la imputación por documento cuando no se puede imputar el viaje de forma genérica.

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5-25

Integración V

 Integración de Gestión financiera y Contabilidad de activos fijos  Control presupuestario y Controlling  Compras  Contabilidad de viajes de negocios  Contabilidad de Recursos Humanos  Integración del Sistema de proyectos  Integración de Mantenimiento  Integración de Comercial  Integración de PSCD

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5-26

Control presupuestario y Recursos Humanos

 En la mayoría de los casos, los gastos de recursos humanos constituyen el bloque más grande de gastos de un presupuesto. Pueden darse diferentes escenarios de integración, dependiendo de las semejanzas estructurales entre CP y CO.  La próxima versión incluirá una solución nueva para la integración del comprometido de personal en CP, "Presupuestos y control de plantilla".

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5-27

Opciones de integración de RRHH y CP

Escenario de integración

Sin usar RRHH

Estructur a paralela en CO y CP

Comprometi do de personal en CP

Imputaciones en RRHH derivadas de imputaciones CO

Las imputaciones de CP se derivan en la interfaz Contabilidad, pero no están visibles en RRHH

Datos maestros de CP introducidos en RRHH

Los datos maestros de CP se introducen en Gestión de la estructura organizativa y en los datos maestros de RRHH

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

Utilizando Presupuestos y Control de plantilla se puede representar el comprometido de personal en el sistema SAP.

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5-28

"Integración de Recursos Humanos sin comprometidos"

Pagos de RRHH

División de personal contabilidad

Unid. Org./Plantilla/Empleado Transferencia de • Definición de una imputaciones a los imputación datos de nóminas • Validación de los objetos de los datos maestros

 No hay comprometidos  No hay comprometidos

No hay datos reales en Control presupuestario

Transferencia FI/CP/CO FI: Contab. cuenta de mayor CP: Contabilización de gastos y control de disponibilidad CO: Contabilización de gastos

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

El procedimiento arriba representado corresponde a a) la derivación de imputaciones de CO en RRHH y b) la entrada de datos maestros de CP en la gestión de la estructura organizativa y los datos maestros de RRHH. En el caso b), las imputaciones de CP se incluyen en el documento de contabilizaciones de RRHH.  Aunque el escenario anterior no contiene ningún comprometido de RRHH, la separación del pago y la actualización de los gastos garantiza que no se retrasen o se bloqueen los pagos de RRHH a causa de problemas relacionados con el control de disponibilidad.

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5-29

Asignación de CP dependiente de tiempo

Asignación de Unidad organizativa/Plantilla/Empleado: Fecha desde 01/01/ 02

Fecha Obj. CO Centro gestor Fondo a 06/30/04 Centro de coste 1001Centro gestor A1 Orden interna 1007 Centro gestor A2

07/01/02 ...

% 40

Fondos 2 60

12/31/04 Elemento PEP 1001 Centro gestor C3 Fondos 4100 ...

...

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

El centro gestor y los fondos se pueden definir para la unidad organizativa, la plantilla o la persona. Si no se introduce un centro gestor y un fondo para la unidad organizativa, estas entradas se pasarán a la plantilla de la unidad organizativa. Si tampoco se ha definido el centro gestor y los fondos para la plantilla, se pasará a las personas que ocupan los cargos. Si, por el contrario, sí se han especificado el centro gestor y los fondos para la plantilla, estas entradas serán válidas para la persona asignada a un cargo, siempre que no se hayan actualizado directamente un centro gestor y unos fondos para esa persona.  Los gastos de personal se dividen estructuralmente en los escenarios de integración de RRHH vinculando las clases de salarios de RRHH a las cuentas de mayor de FI y asignando las cuentas de mayor a las posiciones presupuestarias.  Además de definir un centro gestor y unos fondos, se puede definir una posición presupuestaria para los infotipos que tienen bloques de imputaciones (los infotipos 0014, 0015, 2001-2005, 2010). Las posiciones presupuestarias introducidas manualmente anulan las posiciones presupuestarias definidas en una cuenta de mayor o en un elemento de coste.

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5-30

Gravámenes para el personal

Puesto (vacante)

Persona/Titular

Precomprometid o Comprometido

Cálculo de la nómina

Real

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

Si desea más información, consulte el curso IPS030 PBC "Procesador de comprometidos"

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5-31

Cómo determinar las necesidades de financiación Puesto no vacante:  No existen necesidades de financiación Puesto vacante:  Los presupuestos y el control de plantilla determinan las necesidades de financiación utilizando la Planificación de Costes de personal

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Puesto ocupado o persona sin puesto:  Los Presupuestos y control de plantilla determinan las necesidades de financiación utilizando la Planificación de Costes de Personal en función de la Simulación de nóminas o los datos maestros de RRHH

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5-32



Todos los cambios relacionados que se producen en RRHH se reflejan inmediatamente en finanzas, por ejemplo, las funciones de actualización y de control de disponibilidad.  La función integrada de presupuestos para la contabilidad de presupuestos y nóminas ofrece un módulo de comprometidos dedicado al control de los comprometidos. Con él, se puede calcular y comprobar los importes necesarios para partidas o empleados, así como crear comprometidos utilizando la función activa de control de disponibilidad en Control presupuestario.  Los comprometidos se actualizan utilizando un programa de lanzamiento de eventos cuando se introducen cambios en los infotipos de RRHH pertinentes.

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5-33

Integración VI

 Integración de Gestión financiera y Contabilidad de activos fijos  Control presupuestario y Controlling  Compras  Contabilidad de viajes de negocios  Recursos Humanos  Integración del Sistema de proyectos  Integración de Mantenimiento  Integración de Comercial  Integración de PSCD

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5-34

Sistema de proyectos y Control presupuestario

El sistema de proyectos es apropiado para ciertas áreas, como la representación de las medidas de inversión de capital y la investigación planificada. Según sea el grado de similitud, podría resultar útil integrar las operaciones y las funciones de estas áreas.

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5-35

Sistema de proyectos y Control presupuestario: Estructuras y funciones  Se puede utilizar en PS

CP

paralelo

 No hay integración automática en el presupuesto

Proyecto

 El control de Fase 1

Fase 2

Ap.

disponibilidad se realiza dos veces, en el sistema de proyectos y en CP

...

EDP

Campo de investigación XY

...

Proyecto 1

Proyecto 2

 Las posiciones

Actualizació Actualización de de costes Control de disponibilidad Actualizació Actualización opcional de pagos (control de presupuestos en efectivo en CO) SAP AG 2006



...

presupuestarias tienen la misma estructura, si se utiliza el control de presupuestos en efectivo en CO

Actualizar segú según la factura (periodificació (periodificación) o el pago (efectivo) Control Control de disponibilidad

En teoría, se tiene acceso al control de disponibilidad en paralelo en PS y CP, aunque no se recomienda, puesto que ocasiona problemas de rendimiento.

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5-36

Sistema de proyectos y Control presupuestario: Actualización de comprometidos y reales PS

CP

Comprometido Reserva de CP ... Comprometido manual de PS

Proyecto

Campo de investigación XY

Solic. pedido/pedido Fase 1

Fase 2

Ap.

...

Real

...

Proyecto Proyecto 2 1

EDP Documento contabilizado

Status del campo

Cuenta 400000 UNI 2000 PEP EDP CtrGest // Posic.Pre Posic.Presup Fondo //

Elem. costes PEP Centro artida Fondo EDP 400.000 Proyecto 2 ... ...

//

 SAP AG 2006



Técnicamente es posible obtener una representación 1:1 de proyectos y centros gestores, pero no es recomendable porque la estructura del centro gestor debe representar la estructura de la empresa y no ha sido creada para representar medidas asociadas al tiempo.

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5-37

Integración VII


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5-38

Integración de Mantenimiento

La integración del componente Mantenimiento (PM) de R/3 con Control presupuestario permite supervisar en Control presupuestario los procesos de mantenimiento relativos a los presupuestos. Sobre todo, atañe a los procedimientos de aprovisionamiento externos (Compras MM) y a las bajas de material lanzadas por las órdenes de mantenimiento, así como por las operaciones internas de procesamiento.

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5-39

Operaciones de PM concernientes al Control presupuestario

Solicitud de pedido Reserva de material Objeto técnico  Espacio técnico  Equipo

Salida de mercancías

Orden de mantenimi mantenimiento

Confirmación del tiempo Liquidación (Interno) pedidos

Centro de costes Elemento PEP ...  SAP AG 2006



La relación entre los procesos de mantenimiento y el control presupuestario se establece con la imputación de la orden de mantenimiento al centro gestor de las imputaciones de CP, las posiciones presupuestarias, los fondos, el área funcional y las subvenciones.  No es necesario asignar manualmente todos los centros gestores de imputaciones, las posiciones presupuestarias, los fondos, las áreas funcionales y las subvenciones a la orden. Se pueden crear reglas de derivación en la herramienta de derivación. Las imputaciones de CP se derivan de estas reglas, por lo que suele bastar asignar un centro gestor o unos fondos a la orden y el resto de imputaciones se derivan mediante la herramienta de derivación

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5-40

Imputaciones de CP en la orden de mantenimiento

Imputación CP

Orden de mantenimiento 4711

Operación 20

Centro gestor Posic. presup. Fondo

Operación 30

Área funcional...

Operación 10

A1 ... ...

Subvención ...

 SAP AG 2006







 

Se puede mantener una imputación entre una orden de mantenimiento y los objetos de CP. Posteriormente se facilitan los documentos de seguimiento de la orden de mantenimiento (reserva, solicitud pedido, liquidación de CO) con la imputación de CP. Los documentos de seguimiento remiten a las imputaciones de CP (de la orden) asignadas, pero no las guarde en las tablas de documentos correspondientes. Si el status de campo es actualizado, puede introducir la imputación en el menú: Pasar a -> Asignación -> Control presupuestario. No tiene que introducir todas las imputaciones de CP, sino que puede derivarlas a partir de otras asignaciones utilizando la herramienta de derivación. Cuando la imputación de CP no está completa según el control de campos, la orden tiene el status siguiente: HMKU (Imputación de control presupuestario) está incompleto. Este status impide que se generen automáticamente solicitudes de pedido para componentes y servicios obtenidos en el exterior y, además, impide que se emita la orden. Después de que se haya generado un documento de seguimiento no se pueden introducir cambios en la imputación de CP.

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5-41

Integración VIII


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5-42

Integración de Comercial

Los ingresos por ventas, que deben considerarse ingresos en Control presupuestario, se pueden contabilizar utilizando facturas del componente Comercial. En el apartado siguiente se muestra cómo se realiza la integración del componente Comercial con Control presupuestario.

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5-43

Operaciones en Comercial: Pedido de cliente / abonos y cargos Centro gestor A2 Posición presupuestaria E221 Fondo Área funcional Subvención

Pedido cliente 4711 Posición 10 -> Imputac. CP Posición 20 -> Imputac. CP Posición 30 -> Imputac. CP

Entrega comercial

Facturación Comercial

Imputación CP:  propuesta automática  registro manual

MM salida de mercancías Imputación CP:  transferencias de pedido de Comercial  Repetición automático del cálculo

Factura FI

Imputación CP:  transferencias de pedido de Comercial

Centro gestor A1 Posición presupuestaria A321 Fondos Y + F Área funcional Subvención

 SAP AG 2006













Las siguientes operaciones de Comercial están actualmente integradas en CP: "Facturación pura" de abonos y cargos Pedidos de cliente con entrega de mercancías y facturación Estas operaciones pueden concernir a Control presupuestario, donde los pedidos de cliente y los documentos de facturación deben considerarse ingresos, la salida y entrada de mercancías suponen gastos, de acuerdo con el principio de almacén de CP. La asignación de la imputación de CP sólo se realiza en un nivel de posiciones utilizando el pedido de cliente y se guarda en las tablas de imputaciones de CP (véase la siguiente diapositiva). Los documentos de seguimiento remiten a las imputaciones de CP (de la orden) asignadas, pero no las guarde en las tablas de documentos correspondientes. La actualización de la imputación de CP se lleva a cabo con un panel de imputaciones. En el Customizing, puede activar el control de campos de los campos de imputaciones CP, Centro gestor, Posición presupuestaria, Fondos, Área funcional y Subvenciones. Para el procesamiento del flujo estándar, se recomienda que se derive el valor correspondiente de la posición presupuestaria en las diferentes contabilizaciones a partir de la imputación de la posición presupuestaria a la cuenta de mayor/elemento de coste pertinente, es decir, que no se introduzca manualmente en el pedido de cliente. De este modo se garantiza que el sistema utiliza los elementos de gastos/ingresos correspondientes a cada contabilización de costes/ingresos. El procesamiento de la imputación de CP sólo se puede realizar a través de la posición de pedido de cliente. En los documentos de seguimiento del pedido de cliente (entrega, facturación), no se puede acceder a la imputación. En CP, cuando se crea un pedido de cliente, se genera una previsión de los ingresos.

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5-44

Imputaciones de CP en la posición de pedido de cliente de Comercial

Pedido cliente 4711

Posición 10 Posición 20

Centro gestor a12 Posición 10 Posic. presup. Fondo Área funcional Subvención ?

Centro gestor Área funcional Subvención

Posición 30 ?

Centro gestor Área funcional Subvención

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

La asignación entre los objetos de imputación de CP y el pedido de cliente de Comercial se actualiza en las partidas del documento de venta. La información de las imputaciones se transfiere a continuación a los documentos de seguimiento de los pedidos de cliente de Comercial.  Si ha actualizado el status de un campo, puede actualizar las imputaciones del documento de venta en Datos de posición - Imputación - Imputación CP. Todas las funciones que ofrece la comprobación de datos completos se pueden utilizar para la imputación de CP.

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5-45

Integración de Comercial y órdenes de mantenimiento Pedido de Ocultar Comercial Centro gestor Posición presupuestaria Fondo Área funcional Subvención Orden Mantenim. Ocultar Centro gestor Posición presupuestaria Fondo Área funcional

Opcional Necesario

Posición de pedido 30 Posición de pedido 20 Posición de pedido 10 Centro ? gestor Posición presupuestaria Fondo Área funcional Subvención

Opcional Necesario Posición de pedido 10 Centro ? gestor Posición presupuestaria Fondo Área funcional

Fondo

Subvención

Subvención  SAP AG 2006

 

Puede definir imputaciones CP en los pedidos de cliente y en las órdenes de mantenimiento. Los parámetros del status de campo correspondientes a estos campos se definen en el Customizing de CP.

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5-46

Escenarios de ingresos

Comprometido Pedido de cliente

Comercial -> Traslado a FI

Fecha real

Facturación Comercial

Acreedores FI

Componentes de alimentación

Ingresos

(Banco, Caja)

Facturación manual de FI o solicitud de aceptación

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 

En Control presupuestario, el pedido de cliente da lugar a un comprometido de ingresos. Se puede definir si el control activo de disponibilidad (AVC) debe comprobar las contabilizaciones en las posiciones de ingresos. De ser así, el total de ingresos no puede ser inferior a cero, a través de transferencias, por ejemplo. Si al definir los límites de tolerancia en el paso "Tolerancias para el control de disponibilidad" se han indicado límites absolutos, el total de ingresos no podrá ser inferior a ellos.  Si se han introducido valores presupuestarios negativos para una posición presupuestaria de ingresos, el AVC contrasta el cargo en la posición de ingresos con este presupuesto. Este cargo no puede ser superior al presupuesto negativo. La lógica de comprobación de las posiciones de ingresos es, por tanto, la misma que se utiliza en las posiciones de gastos con el signo opuesto +/-.  La comprobación de posiciones de ingresos sólo se activa cuando el AVC está activo. Si se desactiva el AVC, al no definir activamente el indicador, no se realizará la comprobación de las posiciones de ingresos.

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5-47

Integración IX


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5-48

IIntegración de PSCD

Se puede utilizar el componente de industriaContabilidad de contratos con el sector público (PSCD) para gestionar impuestos, cargos y aplicaciones de y para interlocutores, ciudadanos, estudiantes y contribuyentes. El PSCD resulta adecuado para el procesamiento masivo gracias a la arquitectura de su sistema. En la unidad "Caja" se explica con mayor detalle.

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

Si desea utilizar las funciones CP especiales para la presupuestación, el control de disponibilidad, etc., puede integrar ambas soluciones.

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5-49

Requisitos Campos de tablas de CP DFKKOP/DFKKOPK

PSCD

Activado


CP

LM

CP

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

CP Interruptor de activación SAP R/3 Enterprise Extension Set  Contabilidad de contratos con el sector público Los campos de tablas de CP para PSCD están activados Se han mejorado las tablas DFKKOP y DFKKOPK Para esta estrategia de derivación, se ponen a disposición el área CP, las partidas presupuestarias,  los centros gestores y los acreedores La Contabilidad de contratos con el sector público utiliza la estrategia de derivación PSM Encontrará más detalles en el apartado Caja:

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5-50

IIntegración: Resumen

 En esta unidad se han explicado los procesos de

gastos e ingresos que se integran en Control presupuestario.  Se comentan los procesos centrales de Compras,

Nóminas y Contabilidad de viajes de negocio, además de la Contabilidad de activos fijos.  También la integración entre Controlling y el sistema

de proyectos gestionada en Control presupuestario.  Por último, otro tema que se trata aquí es la

integración de Mantenimiento y Comercial con Control presupuestario.

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5-51

Integration: Ejercicios Unidad: Integración Tema: Integración de contabilidad de activos fijos Al finalizar estos ejercicios, podrá:  Comprender las utilizaciones del componente de contabilidad de activos fijos en conexión con el control presupuestario

Debe adquirir una nueva TP para el departamento A1. El presupuesto está disponible y el registro maestro de activo fijo ya se ha creado. 1-1

Contabilice el alta de activo fijo al proveedor. Proveedor: Miller Importe: 3.800 UNI Debe de clave de contabilización:70 Cuenta de activo fijo: 400.000 Tipo de movimiento: 400.000 Tipo de movimiento: 100

1-2

¿Qué imputación de control presupuestario se ha cargado?

1-3

Visualizar el efecto de contabilización en el sistema de información de control presupuestario. Llamar las Partidas individuales - Informe de resumen de Comprometido/Real .

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5-52

Ejercicios Unidad: Integración Tema: Integración CO Al finalizar estos ejercicios, podrá:  Explicar las diferencias entre la vista de costes y la de beneficios del Controlling y la vista de ingresos y la de gastos del control presupuestario

El departamento Administración produjo unos costes de teléfono de 5.000 UNI, que se registraron en el centro de coste C1. Al final del período estos costes se distribuyen en los centros de coste C11, C12, C13, y C14 basados en el número de empleados de cada centro. 2-1

Para reproducir los datos del subreparto de los gastos del teléfono en el control presupuestario, debe asignar la clase de coste del subreparto 500301 (Costes del teléfono) a la posición presupuestaria 50030 (Gastos de comunicación y porte). Verifique si ha realizado la asignación durante los ejercicios de datos maestros.

2-2

Complete la asignación del Controlling (Contabilidad → Controlling → Contabilidad de centros de coste → Cierre del período → Funciones individuales → Asignaciones → Subreparto). Período: Ejercicio:

4 200A

Sin ejecución de test Ciclo:

subreparto de costes de teléfono

→ Ejecutar. 2-3

Visualizar el proceso en el sistema de información de control presupuestario. Llamar el informe de partidas individuales Comprometido/Real - Contabilizaciones CO.

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5-53

Ejercicios Unidad: Integración Tema: Aprovisionamiento en MM sin almacenamiento de existencias Al finalizar estos ejercicios, podrá:  Asignar un proceso de aprovisionamiento cuando utilice el componente de Gestión de materiales pero sin incluir el almacenamiento de existencias

Además del equipo IT ya pedido debe solicitar también 1.000 CDs para su grupo de proyecto XX. Su agencia debe solicitar y utilizar CDs regularmente. 3-1

Para informar al departamento de aprovisionamiento sobre este requerimiento debe introducir una solicitud de pedido (preq) de 100 CDs. Ya se conoce la imputación de consumo. Por tanto, realice su contabilización para el centro de coste utilizando la categoría de imputación. Utilice el fondo GENERAL. Categoría de imputación: K Número de material: D-100 Cantidad solicitada: 100 posiciones Fecha de entrega: 15/MM+1/200A Centro: 90## Almacén: 0001 Grupo de compras: 003 En la pantalla detallada de la posición, introduzca las siguientes imputaciones adicionales: Cuenta de mayor: Centro de coste: Centro de coste: Fondo:

400000 C15 C15 GENERAL

Número de documento: __________________________________ 3-2

Cree un pedido a partir de la solicitud de pedido. Número de documento: _________________________

3-3

Utilice la función de gestión de informes del control presupuestario para visualizar las partidas que pertenecen a su centro gestor y busque su documento de solicitud de pedido.

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5-54

Unidad: Integración Tema: Aprovisionamiento en MM con almacenamiento de existencias Al finalizar estos ejercicios, podrá:  Contabilizar pedidos para un centro gestor de almacén  Contabilizar movimientos de mercancías con relevancia para presupuesto

Los ratones son necesarios constantemente para el trabajo diario sin importar el proyecto actual. Por ello, se almacenan y se financian por adelantado desde el presupuesto de agencia. 4-1

Primero verifique si el fondo PRESUPUESTO se define como valor de propuesta en el centro gestor de almacén D1. De lo contrario, fije la entrada.

4-2

Para devolver el almacén, haga un pedido de 100 ratones de su proveedor Miller. Proveedor: Org. compras: Gr. compras: Fecha de entrega: Centro: Almacén: Número de material: Cantidad: Precio neto:

Miller 90XX 001 15/MM+1/200A 90XX 0001 M-100 100 posiciones 10 UNI

Número de documento: __________________________________ 4-3

Contabilice la entrada de mercancías: Nº documento:

4-4

Salida de 100 posiciones para el proyecto C15. Tipo de movimiento: Centro: Almacén: Centro gestor: Posición presupuestaria: Centro de coste: Fondo: Material: Cantidad:

4-5

___________________________ 001 90XX 0001 C15 80030 (equipamiento) C15 GENERAL M-100 100 unidades

Verifique si el centro gestor de almacén se ha abonado y se ha cargado su centro gestor C15. Centro gestor de almacén: D1 del fondo PRESUPUESTO Centro gestor: C15 del fondo GENERAL

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5-55

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5-56

Integración: Soluciones Unidad: Integración Tema: Integración de contabilidad de activos fijos

1-1

Contabilidad → Contabilidad financiera → Activos fijos → Partidas → Aprovisionamiento → Aprovisionamiento externo → Con proveedor. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha del documento

Proveedor

Miller

Importe

3,800

Ind. impuestos

V0

Clv. contabiliz. Debe

70

Cuenta de activos fijos

400000

Tipo de movimiento

100

Importe

3,800


Contabilidad →Contabilidad financiera →Activos fijos → Activo→ Visualizar → Activo. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Activo fijo

400000

Subnúmero

0

Sociedad

90##

Para datos generales: Haga doble clic en Determinación de cuentas para navegar hasta el segmento de sociedad de la Cuenta de mayor. La posición presupuestaria se ha definido en la etiqueta Crear/Banco/Interés. Para los datos dependientes de tiempo: Centro de coste: El centro de coste se ha enlazado con un centro gestor por la estrategia de derivación.

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5-57

1-3

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Sistema de información → Partidas individuales → Comprometido y real → Todas las contabilizaciones.

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5-58

Soluciones Unidad: Integración Tema: Integración CO

2-1

2-2

2-3

Véase el ejercicio 5 de la unidad de los datos maestros: Herramienta de derivación de imputación. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Clase de coste

500301


50030

Contabilidad → Controlling → Contabilidad de centros de coste → Cierre del período → Funciones individuales → Asignaciones → Subreparto. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Período

4

Ejercicio

Ejecución de test

(Dejar en blanco)

Ciclo

Costes de teléfono subreparto SUBREPARTO

Contabilidad → Gestión del sector público → Control presupuestario → Sistema de información → Partidas individuales → Comprometido y real → Contabilizaciones CO.

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5-59

Soluciones Unidad: Integración Tema: Aprovisionamiento en MM sin almacenamiento de existencias 3-1

Logística → Gestión de materiales → Compras → Solicitud de pedido → Crear. Abra el Resumen de posiciones y seleccione Subreparto de cuentas. Tipo de imputación

Centro de coste

Material

D-100

Cantidad solicitada

100

Fecha de entrega

<15/MM+1/AAAA>

Centro

90##

Almacén

0001

Grupo de compras

003

Abrir la ventana de detalles de la posición. Centro de coste

C15

Centro gestor

C15

Fondo

GENERAL

Grabe las entradas.

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5-60

3-2

Logística → Gestión de materiales → Compras → Pedido → Crear → Proveedor/Centro suministrador conocido. Seleccione Resumen de documentos On. Luego seleccione Variante de selección. Seleccione Mis solicitudes de pedido de la lista. Seleccione el número de solicitud de pedido y seleccione Tomar. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Org. compras

90XX

Gr. compras

003

Proveedor

Miller

Etiqueta (cabecera): Entrega/Factura:

UNI

Moneda Resumen de posición:

30

Precio neto Moneda

UNI

Grabe el pedido. 3-3

Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Sistema de información → Partidas individuales → Comprometido y real → Todas las contabilizaciones.

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5-61

Soluciones Unidad: Integración Tema: Aprovisionamiento en MM con almacenamiento de existencias 4-1

Contabilidad → Gestión del sector público → Control presupuestario → Datos maestros → Elementos de imputación → Centro gestor → Procesamiento individual → Modificar.

4-2

Logística → Gestión de materiales → Compras → Pedido → Crear → Proveedor/Centro suministrador conocido. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Proceso

Pedido estándar

Proveedor

Miller

Abra la cabecera y introduzca los valores siguientes en la etiqueta Datos organizativos. Org. compras

90##

Gr. compras

003

Sociedad

90##

Moneda

UNI

Abra el resumen de la posición. Material

M-100

Cantidad de pedido

1000

Fecha de entrega

<15/MM+1/200A>

Precio neto

10 UNI

Centro

90##

Almacén

0001

Grabe las entradas. Número de documento: _________________________ 4-3

Logística → Gestión de materiales → Almacenamiento de existenciass → Movimiento de mercancías → Entrada de mercancías → Para pedido → Número de pedido conocido.

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5-62

Introduzca su número de pedido y seleccione Ejecutar (Intro). Indique la posición con OK.

4-4

Logística → Gestión de materiales → Almacenamiento de existenciass → Movimiento de mercancías → Salida de mercancías. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Tipo de movimiento

201

Centro

90##

Almacén

0001

Centro de coste

C15

Centro gestor

C15


80030

Fondo

GENERAL

Material

M-100

Cantidad

100


Contabilidad financiera → Gestión del sector público → Control presupuestario → Sistema de información → Partidas individuales → Comprometido y real → Todas las contabilizaciones. Puede llamar partidas individuales y informes de resumen. Fíjese que durante la verificación se han abonado el centro gestor de almacén D1 al fondo PRESUPUESTO.

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5-63

Actualización: Diagrama de resumen Resumen Resumendel delcurso curso Datos Datosmaestros maestros Presupuestación Presupuestación Ejecución Ejecuciónde depresupuesto presupuesto Integración Integración

Actualización Actualización Caja Caja Cierre Cierrede deejercicio ejercicio Gestión Gestiónde deinformes informes

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6-1

Actualización: Objetivos


Especificar las opciones de control cuando se utiliza el perfil de actualización.



Determinar cómo se procesa el IVA y cómo se utiliza el nivel de arrastre para los documentos de arrastre de comprometido.



Explicar las actualizaciones técnicas basándose en las operaciones financieras y las clases de valores.

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6-2

Actualización I

 Principios básicos de la actualización  Perfiles de actualización  Controles especiales de actualización  Apéndice: Información técnica importante

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6-3

Principios básicos de la actualización

 La operación control de actualizaciones (OFUP) incluida en Customizing se utiliza para 

Gestionar los impuestos



Las imputaciones



Definir el nivel de arrastre



La integración de pedidos

 En los perfiles se define un control adicional de actualizaciones: 

Categoría de presupuestos, año y período de presupuestos



Fecha de actualización

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

Se puede desactivar la actualización de los comprometidos de Control presupuestario para los pedidos de cliente

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6-4

Control de los perfiles de actualización

Parámetros / Control • Categoría del presupuesto (PB, CB) • Año / Período

Tipo de valor créditos

Anual Control anual Proceso

Control de fechas

Clase de documento

Control de presupuesto

Perfil

Fecha

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

Los perfiles de actualización determinan para cada documento (tipo de valor): - La fecha relevante para la actualización en Control presupuestario (fecha de vencimiento o fecha de contabilización) - La categoría de presupuesto que se actualiza (presupuesto de pagos y/o presupuesto de comprometidos) - Si la actualización es únicamente estadística (sin control de disponibilidad) - El año de presupuesto que se actualizará.  Si se puede determinar con independencia de los perfiles la fecha de la actualización y si se quiere que la actualización sea estadística. Lo que significa que es posible anular las parametrizaciones en el perfil.

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6-5

Actualización II


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6-6



Perfiles del sistema SAP: Perfil 000100 Actualización de presupuestos de pagos con fecha de vencimiento, Perfil 000101 Actualización de presupuestos de pagos con fecha de contabilización, Perfil 000102 Actualización de presupuestos de pagos con fecha de contabilización, sin vista de pagos Perfil 000350 Distintas partidas individuales para presupuestos de pago y de comprometido Se proporcionan los perfiles 000200 (Países Bajos), 000400 (Autoridades locales alemanas) y 000500 para cumplir con los requisitos de deudores específicos y, por tanto, sólo se les facilita a ellos.

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6-7

Perfil de actualización 000100


Si no se realiza ninguna distinción entre las operaciones empresariales, sólo se actualiza una categoría de presupuesto. Comprom. Real


Presupuesto

Solicitud de pedido

X(2)

Pedido de compra

X(2)

Reserva de fondos

X(2)

Factura

X(2)

Pago

X(2)

X(2): Actualización con fecha de vencimiento  SAP AG 2006



La actualización se realiza en Control presupuestario para el ejercicio y el período en el que la operación empresarial afecta al presupuesto.  El ejercicio y el período de la actualización de Control presupuestario se extraen de la fecha del documento.  Por ejemplo, un pedido contabilizado en 2005 con una fecha de vencimiento en 2006 utilizará el presupuesto del ejercicio 2006.

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6-8



Si no se hace distinción entre las operaciones empresariales, sólo se actualizará una categoría de presupuesto. Comprom. Real


Solicitud de pedido

Presupuesto de pagos X(2)

Pedido

X(2)

Reserva de fondos

X(2)

Factura

X(2)

Pago

X(2)

X(2): Actualización con fecha de contabilización  SAP AG 2006



La actualización se realiza en Control presupuestario para el ejercicio y el período en el que la operación empresarial afecta al presupuesto.  El ejercicio y el período de la actualización de Control presupuestario se extraen de la fecha de contabilización.  Por ejemplo, un pedido contabilizado en 2005 con fecha de vencimiento en 2006 utilizará el presupuesto del ejercicio 2006.

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6-9

Perfil de actualización 000350 Perfil de actualización 000350

Presupuesto de comprometido: Uno diferente para cada ejercicio

Comprom. real


Solicitud de pedido

X(1)

Pedido de compra

X(1)

Reserva de fondos

X(1)

Factura

X(1)

Presupuesto de pagos: Uno diferente para cada ejercicio

Presupuesto

X(1) X(2)

Pago

X (1): Actualización con fecha de contabilización X(2): Actualización con fecha de vencimiento  SAP AG 2006



Los fondos asignados a un pedido se contrastan con el presupuesto de comprometido del ejercicio especificado en la fecha de contabilización.  Los fondos asignados a una factura se contrastan con el presupuesto de pagos y el presupuesto de comprometido del ejercicio especificado en la fecha de contabilización.  Se verifica el pago en el presupuesto de pagos del ejercicio especificado en la fecha de vencimiento.

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6-10

Perfil de actualización 000200 Perfil de actualización 000200

Presupuesto de comprometido: El mismo para todos los ejercicios

Comprom. real


Presupuesto de pagos: Uno diferente para cada ejercicio

Presupuesto de pagos

Solicitud de pedido

X(1)

X(2)

Pedido de compra

X(1)

X(2)

Reserva de fondos

X(1)

X(2)

Factura

X(2)

Pago

X(2)




En Control presupuestario, la actualización del presupuesto de pagos se realiza en el ejercicio y el período en el que la operación empresarial afecta al presupuesto de pagos.  La actualización de Control presupuestario se realiza en el ejercicio y el período en el que la operación empresarial afecta al presupuesto. Por tanto, los documentos presupuestarios contabilizados en 2004 con fecha de vencimiento en 2005 utilizarán: Presupuesto de pagos en 2005 y presupuesto de comprometido de 2004  Este perfil lo utilizan principalmente los administrativos de los Países Bajos.

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6-11

Perfil de actualización 000400 Presupuesto de pagos: Uno diferente para cada ejercicio


Presupuesto de pagos 2004

Comprom. Real

Ejercicio de presupuesto

Solicitud de pedido

2004 2005

X(2)

Pedido

2004 2005

X(2)

Reserva de fondos

2006

Factura

2004

X(1)

Pago

2004

X(1)

Presupuesto de comprometido: Uno diferente para cada presupuesto de comprometido de este ejercicio/del ejercicio

Presupuesto Presupuesto de comprometido de comprometido 2004 -> 2005 2004 -> 2006

X(2) X(2) X(2)




La categoría de presupuesto se actualiza en función del año de relevancia del presupuesto. Si la operación empresarial es relevante para el presupuesto del ejercicio actual, sólo se utiliza el presupuesto de pagos del ejercicio actual. Si la operación empresarial es relevante para el presupuesto de ejercicios futuros, el comprometido del año en curso es relevante para ser utilizado en años futuros. Por tanto, si los documentos presupuestarios que se contabilizan en 2004 con fecha de vencimiento en 2006, sólo se utilizará el presupuesto de comprometido de 2006.  Este perfil sólo se facilita para el grupo de deudores "Gobierno alemán".

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6-12

 

El período de contabilización se controla mediante la fecha de contabilización (ejercicio). La categoría de presupuesto correspondiente se asigna con la fecha de vencimiento.

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6-13

Actualización III


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6-14

Seguimiento de gravámenes por período

Pedido 02/01/2005

UNI 500

Control presupuestario Partidas individuales

Tipo valor Cambiar a 600 03/05/2005

Texto Período Importe

Pedido

01

500

Pedido

03

100

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

En principio, asigne el perfil de actualización adecuado a sus entidades CP. Puede anular ciertos parámetros de configuración para el perfil de actualización asignado en otras operaciones de Customizing.  Para cada perfil de actualización, puede determinar la fecha de documento que deba especificarse para ciertos tipos de valor cuando se asigna el período de datos de comprometido y datos reales en Control presupuestario. Puede optar por realizar las asignaciones de períodos por fecha de contabilización/documento, por fecha de vencimiento o por fecha de entrega.  En otro paso, puede elegir entre el seguimiento de gravámenes por ejercicio o por período. Con Seguimiento de gravámenes por ejercicio los cambios realizados en los documentos no se registran mediante registros de datos relevantes, sino que, sencillamente, se sobrescribe el original. La ventaja de esta opción es que minimiza el volumen de documentos generados.  El Seguimiento de gravámenes por período permite registrar todos los cambios realizados en los documentos y las imputaciones. Cada cambio genera una entrada completa en la tabla FMI0I, en el tipo de importe Cambio. El registro de los cambios de los documentos de todos los períodos se traduce en aproximadamente el triple del volumen de datos que genera el seguimiento de gravámenes por ejercicio. Para poder utilizar el seguimiento de gravámenes por período, necesita utilizar un perfil de actualización que actualice los tipos de valor de comprometido de una fecha de contabilización. Puede extraer la fecha de contabilización de CP para el seguimiento de gravámenes por período (PBET) utilizando la fecha de contabilización de versión del documento de compra (solicitud de pedido y pedido).

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6-15

Actualización estadística  Posición presupuestaria indicada como estadística en el registro maestro 

La posición presupuestaria no se puede presupuestar

 Posición presupuestaria indicada como estadística en los documentos presupuestarios 

Bloqueo de fondos, reserva de fondos, precomprometido de fondos, comprometido de fondos

 El tipo de transacción marcado como no relevante al presupuesto en gestión de materiales  El tipo de transacción definido como no relevante al presupuesto en Contabilidad de activos fijos  Contabilización en CO, cuando la integración de contabilizaciones está activa y el indicador de asignación presupuestaria está desactivado  El tipo de valor se define como "estadístico" en perfil de actualización

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

Las contabilizaciones estadísticas se actualizan en Control presupuestario sin control activo de disponibilidad.  Se pueden mostrar las contabilizaciones estadísticas aparte en el sistema de información.  La actualización estadística también se puede realizar utilizando el exit de usuario EXIT_SAPLFMFA_001, paquete FMFS.

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6-16

Gestión de impuestos

FI

Contabilización en Contabilidad financiera

Actualización en Control presupuestario

CP

I

IVA bruto (valor propuesto)

Gastos Gastos Gastos

100

IVA

II IVA neto Gastos Gastos

16

Acreedores

116

100

III IVA aparte Gastos Gastos 100 Impuestos 16

116

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

Existe relación entre el formulario de actualización de impuestos que ha elegido, la presupuestación de su organización y su situación fiscal: Si las cifras de sus presupuestos incluyen tanto los gastos como los impuestos correspondientes, y no necesita registrar la parte de impuestos de sus gastos aparte, puede utilizar la actualización en bruto. El importe de los impuestos se incluye en la posición presupuestaria de gastos. En ese caso, el control de disponibilidad verifica el importe del presupuesto en bruto para la posición de gastos. Observe que no se puede definir un centro gestor en el registro de maestro de la posición presupuestaria de impuestos, que también es necesario en la actualización en bruto por motivos técnicos. Si puede recibir mercancías y servicios sin impuestos, seleccione la actualización en neto. Y el control de disponibilidad verificará el importe neto de los gastos. Si necesita visualizar los impuestos por separado, seleccione la actualización por separado. A continuación, el importe de los impuestos de Control presupuestario se contabiliza en la posición presupuestaria definida en la cuenta de mayor y se ejecuta el control de disponibilidad para el importe de los impuestos. Si no desea aplicar a los impuestos el control de disponibilidad, defina la tolerancia a excepciones de modo tal que no se ejecute la comprobación.  Las parametrizaciones de configuración se aplican a toda la entidad CP.  Nota: Para el grupo de deudores Gobierno alemán, se recomienda la opción "IVA aparte". Las contabilizaciones de los gastos se pueden realizar sin código de impuesto, ya que no es necesario mostrar la parte de los impuestos. Por lo que es posible compararlas con los datos de CO (en el caso de las contabilizaciones con impuestos, el importe de los impuestos no se actualiza en CO y no se podría comparar CP con CO).

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6-17

Operaciones financieras, tipos de valor y tipos de importes Actualizar

30 AZBU Op. financieras 90

61 Anticipo Tipos de valor

Tipos de importes

30

Sólo:

30

60

90

30s

60

90

66 Transferencia

54 Factura

57 Pago

54 Factura + 57 Pago

100 original, 200 reducción, 250 pagado, 300 arrastre al ejercicio siguiente

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

El tipo de valor determina cómo se visualizan las contabilizaciones en Gestión de informes. Una contabilización cuyo tipo de valor sea 54, por ejemplo, se muestra con el formato de factura.  Las operaciones financieras de las posiciones presupuestarias asociadas a una contabilización determinan con qué tipo de valor se actualiza una contabilización.  El tipo de importe clasifica los importes de los documentos. Si, por ejemplo, se crea un pedido de 100 €, este importe se muestra en el sistema de información con el tipo de importe "Original". Si se contabiliza la factura de este pedido, se muestra una posición adicional para el pedido con el tipo de importe "Reducción".

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6-18

Nivel arrastre

2004

Reserva 4711

2005

2006

Reserva 4711 Arrastre

Factura 2011 para res. 4711 Arrastre

- Selección del nivel de arrastre (CFLEV)

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

El campo de nivel de arrastre permite indicar los documentos de seguimiento (como son las facturas) cuyos documentos anteriores (documentos presupuestarios, por ejemplo) se hayan arrastrado al ejercicio siguiente por el cambio de ejercicio. El nivel de arrastre se extiende a todos los documentos de seguimiento. Con ello se pueden visualizar por separado en Gestión de informes las operaciones empresariales relacionadas con las operaciones arrastradas del ejercicio anterior.  Debe seleccionar el campo "Utilizar facturas para determinación" cuando se active la solución "Gobierno alemán". Al hacerlo se asegura de que las operaciones arrastradas del ejercicio anterior se visualizan correctamente en Gestión de informes. No debe seleccionar el campo "Utilizar comprometido para determinación".

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6-19

Actualización IV


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6-20

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6-21

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6-22

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6-23

Actualización: Resumen de la unidad

 El control de actualizaciones se ejecuta de acuerdo con las parametrizaciones de configuración del Customizing de conceptos de almacén, la gestión de impuestos, etc. y las parametrizaciones del perfil de actualización.  Los perfiles de actualización especifican la fecha de actualización relevante, la categoría de presupuesto y el ejercicio de presupuesto y determinan si la actualización debe ser sólo estadística.  La actualización técnica se controla mediante las transacciones financieras y los tipos de valor.  Si no existen partidas de contabilización que contengan una posición presupuestaria con la operación financiera 30, no se ejecutará la actualización.  El nivel de arrastre selecciona los documentos arrastrados. Esta indicación se extiende a los documentos de seguimiento.  SAP AG 2006

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6-24

Actualización-Ejercicios Unidad: Actualización Tema: Perfil de actualización y actualizaciones técnicas Al finalizar estos ejercicios, podrá:  Explicar las funciones del perfil de actualización y transacciones financieras Sie müssen entscheiden, o b das vorgeschlagene Fortschreibung sprofil den Anforderungen Ihrer Organisatio n entsprich t.

1-1

¿Qué perfil de actualización está utilizando en su entidad CP 90xx del sistema de formación?

1-2

¿Qué categoría de presupuesto está utilizando?

1-3

¿En qué fecha se actualizará la factura del control presupuestario?

1-4

¿También se actualizará el pago del control presupuestario?

1-5

¿Se ha excedido el perfil de actualización?

1-6

¿Qué controla la operación financiera de la posición presupuestaria?

1-7

¿Qué operaciones financieras debe utilizar cuando contabilice una factura para que la contabilización se actualice como una factura del control presupuestario?

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6-25

Actualización-Soluciones Unidad: Actualización Tema: Perfil de actualización 1-1

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Actualización/Integración real/comprometida → Parametrizaciones generales → Asignar perfil de actualización a la entidad CP. Se utiliza el perfil de actualización 000101.

1-2

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Actualización/Integración real/comprometida → Parametrizaciones generales → Asignar perfil de actualización a la entidad CP. Presupuesto

1-3

Llame la transacción SE38 y ejecute el programa RFFMMONI. Busque su entidad CP y haga clic en el perfil de actualización. El tipo de valor 54 (factura) se ha actualizado con la fecha de contabilización (B) del control presupuestario.

1-4

Llame la transacción SE38 y ejecute el programa RFFMMONI. Buscar su entidad CP y haga clic en su perfil de actualización. El tipo de valor 57 (pago) se ha actualizado con la fecha de contabilización (B) del control presupuestario.

1-5

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Actualización/Integración real/comprometida → Parametrizaciones generales → Sustituir el perfil de actualización. No hay entradas para el perfil de actualización 000101. En otras palabras, la actualización corresponde con RFFMMONI.

1-6

Las operaciones financieras implicadas en un control de contabilización o en una contabilización se han actualizado en el control presupuestario y si es así, cómo se ha actualizado (como factura, pago, etc.).

1-7

Deben utilizarse las operaciones financieras 30 y 60. Se debe asignar una posición presupuestaria a la cuenta de contabilización del libro auxiliar con la operación financiera 60. Se debe asignar una posición presupuestaria a la cuenta de gastos/ingresos con la operación financiera 30.

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6-26

Caja: Diagrama de resumen Resumen Resumendel delcurso curso Datos Datosmaestros maestros Presupuestación Presupuestación Ejecución Ejecuciónde depresupuesto presupuesto Integración Integración Actualización Actualización

Caja Caja Cierre Cierrede deejercicio ejercicio Gestión Gestiónde deinformes informes

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7-1

Caja: Objetivos


Describir cómo se han de procesar los pagos en la Gestión de Caja del sector público



Describir la integración de EA-PS 6.0 en PSCD

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7-2

Caja

 Actualizaciones en línea de pagos  Integración de PSCD

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7-3

Procesos de caja

Pago Pago

Documento de entrada Caja

Entrada de cargos

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7-4

  

El batch de selección de pagos sólo lo utilizan los deudores existentes. Los deudores que están utilizando la selección de pagos deben continuar utilizándola. La migración no está planeada hasta ERP 2007.

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7-5

Activación de pagos en línea

EAPS

FI Nuevo libro mayor activo Actualización de líneas de pago

Requisitos División de documentos Método de división 0000012

Customizing

PSM Perfil de actualización = base del pago

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

En mySAP ERP 2005, se puede utilizar la función de actualización en línea de los pagos para copiar los pagos en CP en tiempo real (o, lo que es lo mismo, cuando se contabilizan los pagos en FI). Si ya ha implementado la selección de pagos convencional, debe continuar utilizándola de momento (en otras palabras, no puede activar las actualizaciones en línea de pagos).  Todavía no se han migrado los datos que ya están contabilizados.

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7-6

Actualización en línea EA PS

FI

Factura

Actualización en línea Valor entrante

Factura

Pago Divis. documentos

Visualización interna

Pago

Actualización en línea

Pago

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 Los deudores que implementan EA-PS en ERP 2005 deben utilizar la función de actualización en línea de pagos.  El documento de pago contiene más información de facturación.  Basándose en la información de pago de FI, el status cambia de "Factura" a "Pagado" en EA-PS.  Requisitos: - Nuevo libro mayor - División de documentos

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7-7

Caja

 Selección de pagos  PSCD

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7-8

Objetivo del tema - PSCD

Al final de esta unidad podrá:  Explicar el vínculo entre la Gestión del sector

público (PSM) y PSCD  Explicar el concepto de interlocutor  Describir los puntos clave de los datos de

operaciones

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7-9

Cobros y pagos SAP (PSCD)

 Para los complejos y laboriosos procesos asociados a las funciones de cobro y gestión de impuestos e ingresos que se realizan en las agencias gubernamentales, SAP ofrece una nueva solución: el componente SAP PSCD.

SAP Public Sector Collection and Disbursement

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

PSCD es la nueva solución para la gestión de los cobros del sector público. El tamaño del sector no es un factor decisivo a la hora de implementar esta solución.  PSCD no sustituye la solución actual de gestión de cobros. El mantenimiento se lleva a cabo en el componente R/3 Enterprise EA-PS. En otras palabras, los deudores pueden continuar utilizando (sólo) los componentes FI-AR y FI-AP si están satisfechos con estas funciones.

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7-10

Cobros y pagos (PSCD)

Escenario

Gestión de impuestos e ingresos (TRM)

Nombre producto

Sector público Gestión de cobros y pagos (PSCD)

Nombre técnico

Solución industrial: Contabilidad de contratos con el sector público (IS-PS-CA)

 SAP AG 2006

 

TRM proviene de las siglas en inglés de Gestión de impuestos e ingresos El proceso de cobro de la Gestión de cobros y gastos se modela utilizando el componente SAP PSCD, que es un componente integral de la solución Sector público de SAP (conocida anteriormente como mySAP Public Sector). Otros componentes de Gestión de cobros y gastos son mySAP CRM, mySAP Financials (FSCM - Biller Direct) y my SAP Enterprise Portal.  FI-CA es el principal componente y se ha desarrollado de forma centralizada para las respectivas soluciones industriales. No obstante, todas estas industrias trabajan básicamente con datos masivos y procesos estandarizados.  El nombre técnico de este componente en Cobros y pagos de SAP (SAP PSCD) es IS-PS-CA.

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7-11











El punto de inicio es Portal Empresarial, donde las autoridades fiscales ofrecen diferentes servicios (información y ventajas). Para la mayor parte de los impuestos es necesario registrarse. Se puede registrar de varias formas (por teléfono, correo, Internet, etc.) Los datos maestros necesarios (nombre, dirección, datos bancarios, etc.) y los cambios en los mismos se gestionan en CRM (Gestión de relaciones con deudores). CRM es, por tanto, el principal sistema para la administración de los datos maestros. Proceso de declaración de la renta: Se crea una declaración de renta y se puede presentar en papel o por Internet. Una parte importante del procesamiento de las declaraciones se realiza durante el cálculo de los impuestos. Las funciones que facilita SAP se pueden utilizar para cálculos sencillos (nota: SAP no incluye métodos completos de cálculo de impuestos en el sistema estándar). Facturación: CRM también contiene el Motor de facturación. El formulario de la declaración de la renta proporciona información sobre facturas y contabilizaciones al Motor de facturación. El Motor de facturación es una herramienta eficaz para la gestión de facturación y de procesos asociados a facturas, que producen una factura (notificación) y la entrega al destinatario correcto utilizando diferentes medios (correo, Internet, etc.). También reenvía los datos de evaluación al sistema Cobros y pagos (PSCD). En PSCD, se introducen todas las entradas y salidas de facturas y se realizan los procesos asociados a los pagos, como la liquidación de facturas, las reclamaciones, el cálculo de intereses, etc. Aquí también se puede conectar a Facturación directa de SAP, con el que puede realizar los pagos directamente a través de Internet. En CRM 4.0, puede iniciar y gestionar los cheques de pago de impuestos utilizando el componente Gestión de caja.

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7-12

Integración de libros auxiliares Libro auxiliar PSCD Impuestos

Fichero temporal

Cargo Selección

Documentos de libros auxiliares (PSCD)

Registro de totales

…

Sistemas operativos R/3 básicos

Cuenta de mayor Contabilidad auxiliar

Transf. de datos

Control presupuestario

Sistemas de alimentación

Cuenta de resultados  SAP AG 2006



El sistema IS-PS-CA se emplea como libro auxiliar y para integrar los datos de contabilidad (principalmente) desde diferentes procedimientos de inversión y los respectivos sistemas. Los sistemas de inversión utilizan una interfase universal para reenviar los datos de contabilidad (calculados) a IS-PS-CA, donde serán procesados después.  Los documentos que se crean en el sistema de libros auxiliares no se contabilizan en el libro mayor y en Controlling individualmente, si no que se arrastran los registros de totales (procesamiento en batch). Cada registro de totales se contabiliza en el libro mayor. Al resumir la información se reduce el volumen de contabilizaciones en el libro mayor y se mejora notablemente el tiempo de ejecución. Durante una prueba de rendimiento realizada con cinco millones de interlocutores, el sistema pudo procesar 3.600.000 partidas por hora en una operación de contabilización y 8.900.000 partidas por hora en una operación de correspondencia.

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7-13



 

 

 

Debe especificar una imputación CP para las partidas. Si no lo hace, cuando grabe los datos, el sistema utilizará la herramienta de derivación (FMCADERIVE) para determinar una automáticamente, de acuerdo con las parametrizaciones definidas en el Customizing. Cada documento se clasifica según una clase de operación y también se le asigna una categoría de CP. Esta categoría determina si se actualizan las partidas en CP. Las partidas individuales se agregan y transfieren al libro mayor y CP mediante el informe RFKKGL00. La imputación de CP se utiliza como criterio cuando se agregan las partidas individuales. Las partidas de interlocutor y las partidas del libro mayor deben cuadrar en cada imputación para que se pueda realizar la contabilización en IS-PS-CA. Para activar CP, es necesario activar customer includes para los campos de CP. En Customizing, seleccione: Contabilidad --> Acreedores y deudores de cuentas de contratos --> Integración --> Control presupuestario (PSM-FM) Las reconciliaciones de pagos con CP sólo se pueden realizar con claves de reconciliación contabilizadas y transferidas. Restricción: actualización de impuestos sólo para la misma partida presupuestaria que la partida de ingresos (actualización neta).

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7-14

Caja: Resumen

 En Control presupuestario los pagos se realizan utilizando la conciliación en línea de pagos.  Integración de EA-PS en PSCD

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7-15

Contabilidad de efectivo-Ejercicios Tema: Contabilidad de efectivo Tema: Actualizaciones de pagos online Al finalizar estos ejercicios, podrá:  Contabilizar un pago manual con compensación  Visualizar el status Pago del control presupuestario

1-1

Contabilizar una factura para ingresos de publicaciones del importe de 777,00 UNI. Para ello, utilice una Factura de cliente (Sin orden de ingreso). Se ha realizado la contabilización para la cuenta de mayor 800000, centro de coste C15, y fondo PRESUPUESTO. Utilice el indicador para impuestos A0. Luego visualice la factura en los informes del control presupuestario.

1-2

Contabilice una entrada de pagos a la cuenta bancaria 113100 para el cliente Maier de su sociedad. El importe de pago es 777,00 UNI. Asigne la entrada de pagos a la posición abierta correspondiente del cliente y contabilice el pago con compensación.

1-3

Verifique el efecto de la partida individual del control presupuestario.

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7-16

Contabilidad de efectivo-Soluciones Tema: Contabilidad de efectivo Tema: Actualizaciones de pagos online

1-1

Contabilidad →Contabilidad financiera →Deudores → Entrada de documento → Factura. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Sociedad

90XX

Cliente

MAIER

Fecha de la factura


Importe

777,00 UNI

Cuenta de mayor

800000

Ind. impuestos

A0

Fondo

PRESUPUESTO

Centro de coste

C15

Las imputaciones Posición presupuestaria 10022, centro gestor C15, y área funcional F91000 se han derivado automáticamente. Contabilidad → Gestión del sector público → Control presupuestario → Sistema de información → Partidas individuales → Comprometido y real → Todas las contabilizaciones. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90XX

Fondo

PRESUPUESTO

Centro gestor

C15


10022

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7-17

1-2

Contabilidad → Contabilidad financiera → Deudores → Entrada de documento → Entradas de pagos. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha del documento

Sociedad

90XX

Moneda/Tasa

UNI

Datos bancarios Cuenta

113100

Importe

777.00

Fecha valor

Sin entrada

Selección de partidas abiertas Maier

Cuenta Confirme sus entradas con Intro.

Active la partida abierta de 777,00 UNI y desactive todas las otras partidas abiertas. Contabilice la entrada de pagos. 1-3

Contabilidad → Gestión del sector público → Control presupuestario → Sistema de información → Partidas individuales → Comprometido y real → Todas las contabilizaciones. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90XX

Fondo

PRESUPUESTO

Centro gestor

C15


10022

Verifique si se visualiza una partida individual con tipo de valor Pagos.

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7-18

Cierre de ejercicio: Diagrama de resumen Resumen Resumendel delcurso curso Datos Datosmaestros maestros Presupuestación Presupuestación Ejecución Ejecuciónde depresupuesto presupuesto Integración Integración Actualización Actualización Caja Caja

Cierre Cierrede deejercicio ejercicio Gestión Gestiónde deinformes informes

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8-1

Cierre de ejercicio I

 Resumen  Monitor de Cierre  Monitor para las operaciones de cierre de ejercicio  Preparación  Arrastre de comprometido  Arrastre de presupuestos  Operaciones de cierre para fondos

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8-2

Cierre de ejercicio: Objetivos  Al final de esta unidad podrá: 

Describir las funciones del Monitor de Cierre



Utilizar el monitor para supervisar los cambios en arrastres/ejercicios



Describir las funciones de los parámetros y la estrategia de los arrastres



Explicar el flujo de procesos del arrastre de comprometidos y el arrastre de presupuestos en el sistema SAP



Explicar las funciones especiales de las operaciones de cierre en fondos

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8-3

Cierre de ejercicio II


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8-4

Monitor de Cierre

Crear Reglas de arrastre

Agosto 20

Correo-e Persona Responsable

Agosto 25

Cerrar Abrir Comprometidos

Diciembre 18

Correo-e Arrastres Persona Abrir Responsable partida

Diciembre 19

Diciembre 30

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

Monitor de Cierre es una herramienta empleada para supervisar, planear y coordinar las actividades de cierre del ejercicio  Puede definir un plan de tareas para la realización de todas las actividades del ejercicio. Las tareas se pueden planear por días.  Un plan de tareas puede constar de: Transacciones Inicio manual de informes Planificación de trabajos Envío de correos electrónicos ...

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8-5

Monitor de Cierre

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 

El Monitor de Cierre es una herramienta interaplicación. Las aplicaciones (MM, FI, FI-AA, CO, FM) proporcionan programas y transacciones que se pueden incluir en un plan de tareas en Schedule Manager.

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8-6

Cierre de ejercicio III


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8-7

Operaciones de cierre de ejercicio

¿Arrastrar comprometidos? ¿Qué ¿Qué tipos de valor? ¿Arrastrar ¿Arrastrar presupuestos presupuestos aa comprometidos? comprometidos? ¿Arrastrar presupuestos?

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  

Desde una perspectiva técnica, no es necesario realizar operaciones de cierre de ejercicio. El arrastre de los comprometidos depende del perfil de actualización seleccionado. En el sistema SAP, se pueden representar reglas legales y/o normas organizativas internas.

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8-8

Monitor

Información: ¿Para qué objetos están permitidas las operaciones de cierre?

Valores propuestos Comprometido Presupuesto para? comprometido

Visualizar y actualizar: • Parámetros • Parametrizaciones de Customizing para cada entidad CP, ejercicio, tipo de valor • Reglas

Remanente presupuestario

 SAP AG 2006



El monitor de las operaciones de cierre - ofrece un resumen de todos los parámetros relativos al sistema - permite la visualización detallada de los parámetros y, además, permite acceder directamente desde el monitor hasta el Customizing oportuno o a las parametrizaciones de menú de área  Se pueden ver y actualizar entradas.  Se facilita información referente a:  Si los valores propuestos permiten el arrastre de los comprometidos y los presupuestos  Los arrastres de los comprometidos y los presupuestos para comprometidos (para pagos y presupuestos de comprometidos, dependiendo del perfil de actualización) que están permitidos para cada tipo de valor y los que no lo están, así como cualquier parámetro de arrastre que sea de aplicación  Arrastres de remanentes presupuestarios permitidos/no permitidos y parámetros subyacentes - Visualización y actualización de asignaciones de parámetros a reglas (Customizing)

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8-9

Monitor - Parametrización

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8-10

Cierre de ejercicio IV


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8-11

Cierre de ejercicio

Ejercicio anterior

Ejercicio nuevo Arrastrar remanentes presupuestarios del ejercicio anterior


Comprometidos abiertos

Arrastrar comprometidos abiertos

 Actualización de reglas de arrastre  Tratamiento de casos especiales  Proceso técnico  SAP AG 2006

  





Las actividades para el cambio de ejercicio en Control presupuestario deben iniciarse con tiempo suficiente. Para el arrastre presupuestario: Deben definirse las reglas de arrastre que se aplicarán Para el arrastre de comprometidos abiertos: Deben definirse las reglas de arrastre que se aplicarán Las posiciones abiertas ya no se van a compensar en el ejercicio actual y no se van a pasar al ejercicio siguiente, sino que deben cerrarse o eliminarse (como se eliminan las solicitudes de pedido, se cancelan las reservas, se restablecen los pedidos y se notifica a los acreedores). Técnicamente, no es necesario realizar ninguna actividad de cierre de ejercicio. Pero se utilizan para que el presupuesto y los comprometidos se muestren correctamente en los informes. Si no realiza estas actividades: El presupuesto anual no utilizado permanecerá en el ejercicio anterior y no se podrá utilizar en el nuevo Las partidas abiertas se reducen correctamente en el ejercicio anterior tan pronto como se procesen en el nuevo. Como que el Control presupuestario se integra con otros módulos, debe tener en cuenta las actividades de cierre del ejercicio de estos otros módulos y los efectos que tendrán en Control presupuestario cuando se planifique el cambio del ejercicio en Control presupuestario. No existe ningún vínculo a las actividades de otros módulos desde el punto de vista del sistema técnico.

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8-12

Cierre de ejercicio

Informe: Centro gestor del Instituto para la Investigación Médica, con fecha 31/12/2005 Período 01 Período 12

Partida

Presp. act.

Comprom. Real


MAT HR EDP

5000 7000 3000

1000

1000 500 0

1000

3000 6500 2000

Comprometidos abiertos (+ presupuesto asociado)

Remanente presupuestario real

 SAP AG 2006



Cuando se está realizando el cambio de ejercicio, se deben procesar los comprometidos abiertos tanto con el presupuesto asociado, como con el remanente presupuestario real.  Los comprometidos abiertos incluyen: Las solicitudes de pedido de Gestión de materiales Los pedidos de Gestión de materiales El documento presupuestario de Control presupuestario Facturas (sólo cuando la actualización sea sobre los pagos)  En cada caso habrá un presupuesto vinculado a estos comprometidos. Se denomina presupuesto asociado.  En contraposición al presupuesto asociado, se encuentra el remanente presupuestario real, que no está vinculado a ningún tipo de comprometido. Remanente presupuestario real = presupuesto actual - presupuesto asignado (por reales) presupuesto asociado con los comprometidos reales.  Este remanente presupuestario real se define mediante ratios de cliente.  El cambio del ejercicio sólo procesa los efectos que produce Control presupuestario en los comprometidos que pertenecen a los demás módulos. Los documentos originales no sufren alteraciones ni proporcionan ninguna explicación sobre las actividades de cambio de ejercicio que se producen en Control presupuestario.

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8-13

Cierre de otros componentes MM

CP

Instituto de Investigación Presupuesto Requis. Médica actual

Requis. empres. 50010

1000 1000 1000 1000

50020

100 -

FI

Pedido

Factura

CP

Pago

-

-

400 -

100


200

... 300 ...

1. Cerrar Comprometido  SAP AG 2006



Como Control presupuestario se integra con otros módulos, debe tener en cuenta las actividades de fin de ejercicio de estos otros módulos cuando planifique el cambio de ejercicio en Control presupuestario.  Las operaciones de cierre en Control presupuestario sólo deben realizarse cuando se hayan completado las operaciones de cierre en otros componentes.

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8-14

Reasignación FC

FC

A

C

CI

44446666 CI 44446666 FC A Fondo 3331 Fondo 3331 CI 44446666 470 UNI 470 UNI Fondo 3331 470 UNI

 Operaciones de cierre de ejercicio  Reasignación durante el ejercicio Estrategia Estrategiade dederivación derivación Centro Centrogestor gestorAA--> -->Centro Centro gestor B gestor B CICI4444++++ 4444++++--> -->CICI5555++++ 5555++++ Fondo +++1 --> Fondo Fondo +++1 --> Fondo+++2 +++2

FC

FC

B

CI

55556666

Fondo 3332 470 UNI

CI

B

FC

C

CI

55556666

55556666 Fondo

Fondo

3332

3332470 €

470 UNI

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 

Las estrategias de derivación para reasignación permiten personalizar las reglas de arrastre. Durante la derivación de las imputaciones, los valores de las nuevas imputaciones de CP se derivan a partir de las anteriores. Varias direcciones de destino pueden ser definidas para algunas operaciones de cierre. Lo que permite distribuir los importes entre varias direcciones de destino e incluir los importes parciales. También puede utilizar otros objetos como campos de origen para la derivación, siempre que exista una relación lógica entre ellos y los destinos finales.

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8-15

Definición de una estrategia de derivación para una reasignación Customizing

Tipos de derivación

Descripción


Centro gestor A --> B


Posiciones presupuestarias 4444*


Fondo 1000

CP de emisión

CP de destino

A

=B

CI de emisión

CI de destino

4444*

= 5555*

Fondo de emisión Fondo de destino


1000

= 1001

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

La estrategia de derivación de las reasignaciones comprende una secuencia de pasos de derivación mediante la cual los valores de las imputaciones CP de destino se derivan a partir de las imputaciones de emisión.  Cuando se arrastra el remanente presupuestario, se pueden arrastrar los importes de una imputación CP a varias imputaciones CP utilizando el proceso de reasignación o, alternativamente, se pueden incluir sólo importes parciales.  Si necesita mejorar una estrategia, debe implementar y activar el complemento empresarial FM_FYC_DERIVE.  Si no define una estrategia de derivación para las operaciones de cierre de ejercicio, las imputaciones de CP se arrastran sin cambios y con todas las operaciones de cierre permitidas.

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8-16

Asignación de una estrategia de derivación para una reasignación CP

2004

11

CI

3334

Reman. presup. 2000

CP FC CI

2005

FC

10 3334

Estrategia de derivación B

Reman. presup. 2000

Comprom. 500

Estrategia de derivación A

Customizing

CP FC CI

12 3334

Comprom.

500

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

Los informes que acceden a la estrategia de derivación para la reasignación se agrupan en operaciones de cierre aparte: Arrastre de comprometido Reasignación de documentos de comprometido Arrastre de remanentes presupuestarios Transferencia de presupuestos (BCS) Copiar presupuestos o versiones de presupuestos Copiar Vinculación (FBS) Copiar estructura del presupuesto Arrastrar el saldo  Debe asignar la estrategia de derivación para la reasignación a una operación de cierre. Se pueden utilizar diferentes estrategias de derivación para diferentes operaciones de cierre. Sin embargo, SAP recomienda que se cree una sola estrategia de derivación para todas las operaciones de cierre (operación de cierre: Todas las operaciones de cierre).

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8-17

Cierre de ejercicio V


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8-18

Arrastrar comprometidos abiertos

Solicitudes de pedido

Solicitudes de pedido Pedidos

Pedidos



Facturas Facturas* * Cuando se actualiza por pagos

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

Como el presupuesto vinculado a los comprometidos se incluye cuando se calcula el remanente presupuestario real, debe arrastrar los comprometidos antes de arrastrar el presupuesto. De no hacerlo, tendría que repetir el cálculo y arrastrar el presupuesto para poder visualizar el presupuesto arrastrado correctamente.

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8-19

Procedimiento de arrastre para comprometidos Verificación: con CDD Sin verificación

Pedido 4511 Fecha 10/10/2005 Importe 100 UNI

2006 Compro metido

Customizing: Arrastres permitidos

Definir: Arrastres permitidos - Área CP - Ejercicio - Tipo de valor

Presupuesto 2005

Instalar: Cadena de documentos Selección manual Autorización

Anulación

Estrategia: Reglas de arrastre para todas las imputaciones de CP

Arrastres: Selección y arrastre de documentos

Presupuesto 2006

 SAP AG 2006

  

 

Si se permiten los arrastres en la configuración de Customizing, el comprometido se puede arrastrar al ejercicio siguiente. Si no se define ninguna regla de arrastre, se lleva a cabo el arrastre de comprometidos al ejercicio siguiente con la misma imputación. En el Customizing, el arrastre se puede restringir en función de la entidad CP, el ejercicio y el tipo de valor (por ejemplo, en su organización, sólo se pueden arrastrar los comprometidos de Gestión de materiales y no las reservas de fondos). El presupuesto vinculado al comprometido se arrastra al mismo tiempo Es posible anular un arrastre (RFFMC040), siempre que el documento arrastrado no esté relacionado con otros procesos.

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8-20

Arrastre de comprometido - Parametrización  Arrastre de comprometidos con cadenas de documentos (RFFMCCF1_CHAIN)  Este programa permite arrastrar cadenas de documentos desde posiciones de documentos de comprometidos asociadas, de acuerdo con las diferentes categorías de procesamiento. La categoría de procesamiento determina cuál de los importes abiertos y utilizados debe arrastrarse a las posiciones de documentos. El arrastre se puede anular utilizando el programa RFFMCCFR_CHAIN.

 Selección manual de la imputación de destino para el arrastre de comprometidos  Si asigna varias imputaciones de destino en la estrategia de derivación para reasignación, el usuario puede seleccionar una de ellas.

 Autorización del arrastre de comprometidos  Se puede utilizar un proceso de aprobación de uno o dos niveles para el arrastre de comprometidos. Si se utiliza un procedimiento de aprobación de dos niveles, es necesario que el Sistema de control presupuestario esté activo.

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

Puede activar funciones para el arrastre de comprometidos (arrastre de comprometidos con cadenas de documentos; selección manual de imputaciones de destino y aprobación del arrastre de comprometidos) en el Customizing.

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8-21

Arrastre de comprometidos por fecha de entrada

2005

Factura

2006

Factura

Fecha entrada 01/10/2006 Fecha entrada Ped. Fecha 11/01/2006 31/12/2005 Ped. Fecha 31/02/2005

Arrastre de comprometido 10/01/2006

"Mes de vencimiento" = Se siguen permitiendo las contabilizaciones del ejercicio anterior

Arrastre de comprometido 11/01/06

 SAP AG 2006



Se puede utilizar la función Arrastre de comprometidos por fecha de entrada para seleccionar y procesar los documentos de comprometidos por fecha de entrada (con la excepción de los documentos de viaje).  Debe utilizar este programa después del arrastre de comprometidos y después de haber comenzado el nuevo ejercicio, siempre que todavía no se haya cerrado el ejercicio anterior. Durante este tiempo, todavía se pueden contabilizar y modificar documentos del ejercicio anterior. A continuación, se pueden seleccionar y arrastrar según los datos de entrada.  SAP recomienda que se programe la aplicación para que se ejecute a diario mientras el ejercicio anterior siga abierto. De este modo, se arrastran al nuevo ejercicio todos los documentos que se han contabilizado desde que se ejecutó el arrastre estándar de comprometidos en el ejercicio anterior.

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8-22

Arrastre de posiciones abiertas

Los valores asignados se ajustan automáticamente durante el arrastre

Selección y arrastre en un mismo paso

Tratamiento paralelo

Arrastre de posiciones abiertas Bloqueo de documentos

Procesos de diálogo

Arrastre automático de documentos con importe cero

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 La selección de los documentos de comprometidos y el arrastre de comprometidos se realiza en un mismo paso.  Los valores asignados se ajustan automáticamente durante el arrastre de comprometidos.  El tiempo de ejecución total del arrastre de comprometidos se puede reducir dividiendo el arrastre en una serie de procesos de diálogos.  Si puede seleccionar el proceso con diálogo, se verifican los documentos que deben arrastrarse y se muestran en una lista de propuestas. El usuario puede seleccionar los documentos que se van a arrastrar uno a uno o en bloque y después arrastrarlos.  No es necesario arrastrar manualmente los documentos de comprometido cuyo importe sea cero. Si se utiliza un documento con importe cero para una contabilización del ejercicio nuevo, el arrastre de comprometidos se ejecuta automáticamente durante la contabilización.  Los documentos de comprometido procesados se pueden bloquear para el proceso y el bloqueo de los documentos impide el uso de selección de pagos. En consecuencia, el arrastre de comprometidos se puede ejecutar con el sistema en funcionamiento.

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8-23

Cierre de ejercicio VI


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8-24

Proceso de arrastres de remanentes presupuestarios

Ratio

Presupuesto 2005

Estándar: Arrastre permitido

Definir: Arrastres permitidos para todas las entidades CP y todos los ejercicios

Presupuesto 2006 Actualizar: Definición de los parámetros de arrastres categoría de presupuestos y tipo de documentos

Asignar: Reglas de arrastres para todas las imputaciones de CP

Arrastre • Preparar • Definir • Ejecutar

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

Si se permite de manera predeterminada el arrastre presupuestario de remanentes presupuestarios, el presupuesto se arrastra al ejercicio siguiente.  Arrastre de presupuestos: Si no se actualiza ninguna regla de arrastre, el 100% del presupuesto se arrastra a la misma imputación en el año siguiente. Los parámetros de arrastre se actualizan en el Customizing de Control presupuestario. Tipo de documento Tipo de presupuesto de emisión y de destino Proceso combinado y tipo de presupuesto Status  El importe de arrastre se especifica mediante un ratio.

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8-25

Presupuesto para comprometido

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8-26

Cierre de ejercicio


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8-27

Arrastre de valores de fondos

 Resumen  El ciclo de vida de los fondos de origen secundario suele abarcar varios ejercicios. De modo que resulta útil tener disponibles los valores totales de varios ejercicios de presupuesto.  A diferencia de las actividades de cambio de ejercicio para comprometidos y valores de presupuestos, el arrastre de los valores de fondos procesa los ingresos y los gastos reales, además de actualizar estos valores totales.

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8-28

Arrastre de valores de fondos

Ciclo de vida de los fondos 2004 real Arrastre01 Gastos Mat. Mat1 Mat2 Mat3 Invertir Inv1 Inv2 ...

2005 real

2006 real

02 . . .Arrastre01 02

100 200 50 150 80 60

640 0 0 0

70 20 10

. .Arrastres . 01 02

2007 real . .Arrastres . 01 02

...

80 40 90

... ...

Posición presup: Mat3 Arrastre: Mat

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

Al contrario que las actividades de cambio de ejercicio, que afecta a los comprometidos y los valores presupuestarios, el arrastre de saldo para valores de fondos procesa los ingresos y los gastos reales.  Arrastrando los datos reales, incluso en el caso de fondos a largo plazo, sólo es necesario acceder a los datos desde el ejercicio actual para poder realizar un informe acumulado del ciclo total de la vida de los fondos.  Calculando el total en el nivel de arrastre de posición presupuestaria, se puede elaborar un resumen con el nivel de detalle deseado. Lo que significa también que el set de datos necesario para un informe completo se reduce todavía más sin provocar que los datos de los ejercicios anteriores se mezclen con los datos del ejercicio actual.  En el caso de fondos con un período de validez de un año (por ejemplo, el fondo "presupuesto"), el arrastre de saldo no tendría sentido.

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8-29

Proceso de operaciones de cierre:? Arrastre de saldos de fondos

1. 1. Definición Definición de de las las categorías categorías de de posiciones posiciones de de arrastre arrastre y asignación para arrastrar posiciones presupuestarias (Customizing)

2. 2. Definición Definición de de categorías categorías de posiciones de arrastre en el registro maestro de posiciones presupuestarias (actualización (actualización de de datos datos maestros) maestros)

3. 3. Indique el fondo que proceda para para el el arrastre arrastre (actualización (actualización de de datos datos maestros) maestros)

4. 4. Contabilización del arrastre de saldo (SAPFMVTR)  SAP AG 2006



A diferencia del arrastre de comprometidos, este procedimiento consiste en el resumen y el arrastre de datos reales.  Si realiza alguna contabilización en el ejercicio anterior después de haber ejecutado SAPFMVTR, tendrá que volver a ejecutarlo. El sistema no ajusta automáticamente los datos.  En el sistema estándar, se puede asignar una categoría de posiciones de arrastre a la posición presupuestaria. Es necesario asignar más de una categoría de posiciones de arrastre. Puesto que existen diferentes relaciones de emisión y de destino para diferentes intervalos anuales o saldos, se deben mostrar los arrastres de contenido diferente (real, comprometido...) El programa se puede mejorar con SAPFMVTR. En una tabla o lógica definida por el usuario, se puede definir un conjunto de reglas propio para determinar la categoría de posiciones de arrastre.

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8-30

Cierre de ejercicio: Resumen (1)

 Los remanentes presupuestarios reales, los presupuestos para comprometidos y los comprometidos abiertos se pueden tener en cuenta cuando se arrastren los datos de un ejercicio a otro.  Los parámetros de arrastre se sustentan con estrategias de arrastre.  Se deben definir parametrizaciones de configuración de arrastre para el arrastre de presupuestos y el arrastre de comprometidos.

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8-31

Cierre de ejercicio: Resumen (2)

 Dispone del Monitor de Cierre para la planificación y ejecución de las actividades de cambio de ejercicio.  El monitor de operaciones de cierre ofrece una visión general de todos los parámetros de configuración relativos al sistema y permite acceder directamente a las parametrizaciones del Customizing y del menú de área.  El arrastre de fondos permite generar? una vista de los ingresos y gastos reales? de varios años.

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8-32

Tareas de cierre-Ejercicios Unidad: Tareas de cierre Tema: Preparar el arrastre de comprometido Al finalizar estos ejercicios, podrá: 

Ejecutar las tareas más importantes relacionadas con el cierre del ejercicio

Requisitos: Antes de continuar con estos ejercicios, debe haber contabilizado un compromiso de gastos y una factura a la siguiente imputación (véase unidad 4). Fondo = General; centro gestor = C15; posición presupuestaria = 80010 o 10022; área funcional = F91000. Si no lo ha realizado todavía, cree los registros contables relevantes antes de iniciar estos ejercicios.

1-1

Debido a las parametrizaciones estándar, todos los comprometidos se deben trasladar al siguiente año. Modificar las parametrizaciones para que estos compromisos de gastos no se puedan trasladar. Verifique el resultado en el monitor.

1-2

Para ejecutar el arrastre del próximo año, deben abrirse los períodos del ejercicio 2007. Verifique si se han creado las parametrizaciones relevantes.

1-3

Para verificar sus parametrizaciones , debe ejecutar el arrastre de compromiso para las posiciones presupuestarias. ¿Puede seleccionar el tipo de valor 65 (compromiso de gastos) del área Restricción a nivel del documento?

1-4

Ejecutar el arrastre para la factura. Verificar el arrastre del informe de partida individual tan bien como en los años 20xx y 20xx+1. Qué tipos de importe se utilizan para actualizar los arrastres Siguiente y Previo?

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8-33

1-5

Desea trasladar un remanente presupuestario para el fondo PRESUPUESTO. Asegúrese de que el status EJECUCIÓN permite el arrastre y asígnelo al siguiente año de la versión 0. Ejecute un arrastre de presupuesto para el fondo PRESUPUESTO. Utilice los siguientes datos: Ratio: YE_RESIDUAL Clase de documento: IPSB Clase de presupuesto de emisor y receptor: STD Luego verifique el resultado en los informes.

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8-34

Tareas de cierre - Soluciones Unidad: Tareas de cierre

1-1

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Tareas de cierre → Tareas de cierre de comprometido → Introducir parametrizaciones para el presupuesto de arrastre de comprometido. Seleccione Entradas nuevas. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90xx

Ejercicio

20xx

Tipo de valor = 65

Sin indicador autorizado para el valor de arrastre

Verifique las parametrizaciones en el monitor. El supuesto para esta parametrización es que aún se suelen permitir las parametrizaciones estándar Arrastre de comprometido autorizado.

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8-35

1-2

Contabilidad → Gestión del sector público → Control presupuestario → Funciones adicionales → Tareas de cierre → Monitor de tareas de cierre.

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8-36

Contabilidad → Gestión del sector público → Control presupuestario → Funciones adicionales → Abrir y cerrar períodos/ejercicios → Contabilización → Procesamiento individual.

1-3


Valores

Entidad CP Categoría de presupuesto

90xx

Ejercicio

Pago 20xx+1

Elemento de imputación

Todos

Tipos de valor

Todos

Desde/hasta

Sin entrada

Contabilidad → Gestión del sector público → Control presupuestario → Funciones adicionales → Tareas de cierre → Comprometido/Real → Arrastre de comprometido → Documentos de arrastre. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90XX

Año de emisión

200Y

Fondo

General

Centro gestor

C15


80010

Área funcional

F91000

Tipo de valor

65

Ejecución de test

Verificar

Si las parametrizaciones son correctas, no podrá seleccionar el tipo de valor 65 de la ayuda para entradas.

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8-37

1-4

Contabilidad → Gestión del sector público → Control presupuestario → Funciones adicionales → Tareas de cierre → Comprometido/Real → Arrastre de comprometido → Documentos de arrastre. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90XX

Año de emisión

200Y

Fondo

General

Centro gestor

C15


10022

Área funcional

F91000

Tipo de valor

54

Utilice el informe Comprometido y real - Todas las contabilizaciones para verificar los datos. Seleccione el ejercicio 2006-2007. Los tipos de importe 300 y 350 indican el arrastre para el año previo y siguiente.

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8-38

1-5

Herramientas → Customizing → IMG → Gestión de proyecto → IMG de referencia SAP → Gestión del sector público → Control presupuestario de la administración pública→ Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Presupuestación → Flujo de presupuestación de control→Tratar status. Seleccione el status EJECUCIÓN para su entidad CP 90XX y seleccione Parametrizaciones de control de status (Presupuesto). Seleccione Entradas nuevas. Nombre de campo o tipo de datos

Valores


Pago

Proceso

Arrastre receptor

Tipo de presupuesto

Estándar


Pago

Proceso

Arrastre Emisor

Tipo de presupuesto

Estándar

Contabilidad → Gestión del sector público → Control presupuestario → Presupuestación → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Versión → Asignar status a una versión. Seleccione Entradas nuevas. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90XX

EJ

2007

Versión

0

Status

EJECUCIÓN

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8-39

Contabilidad → Gestión del sector público → Control presupuestario → Funciones adicionales → Tareas de cierre → Presupuesto → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Remanentes presupuestarios → Arrastre. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Entidad CP

90XX


9F

Versión

0

Ejercicio

2006

Fondo

PRESUPUESTO

Ratio

YE_RESIDUAL

Clase de documento

IPSB (Presupuesto)

Cl.presupuesto emisor /receptor

Estándar

Período de emisión

12

Contabilidad → Gestión del sector público → Control presupuestario → Sistema de información → Registros de totales → Sistema de gestión presupuestaria (BCS) → Presupuesto → Vista de presupuesto por proceso. Verificar los datos para el fondo PRESUPUESTO de los años 2006 y 2007.

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8-40

Gestión de informes: Diagrama de resumen Resumen Resumendel delcurso curso Datos Datosmaestros maestros Presupuestación Presupuestación Ejecución Ejecuciónde depresupuesto presupuesto Integración Integración Actualización Actualización Caja Caja Cierre Cierrede deejercicio ejercicio

Gestión Gestiónde deinformes informes

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9-1

Gestión de informes: Objetivos


Explicar el sistema de información PSM BCS y navegar por los informes



Preparar informes de partidas individuales específicos del usuario



Explicar el principio de los informes de desglose



Crear informes de desglose



Explicar cómo se integra SAP Business Information Warehouse



Explicar qué es el contenido empresarial

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9-2

Gestión de informes

 Sistema de información de PSM  Informes de desglose  SAP Business Information Warehouse (SAP BW)

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9-3

Gestión de informes (I)


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9-4

Gestión de informes de datos maestros

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

Los Informes de datos maestros permiten obtener en cualquier momento una visión general de todas las estructuras básicas y de su relación con Control presupuestario. Los centros gestores se pueden ordenar alfabéticamente y, también, por jerarquías. Al igual que las posiciones presupuestarias.  Cuando se encuentran vínculos a otros datos maestros como la aplicación de fondos, como es el caso del área de fondos, también se pueden ver los fondos desde áreas de origen secundario limitando la selección a las necesidades específicas.

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9-5

Informes de partidas individuales de BCS

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9-6

Conceptos básicos sobre los informes de partidas individuales

Selección

Presentación

Resumen de la base de datos lógica para:

Empleo de una herramienta de presentación para:

- Tener acceso a una vista clara de los diferentes orígenes de datos

- Permitir la realización de presentaciones uniformes

- Poder ofrecer acceso de sólo lectura? optimizado centralmente

-Permitir la realización de disposiciones específicas de usuario dentro de la herramienta

Base de datos lógica: (LDB) Visor de listas de ABAP (ALV) Nueva base de datos lógica FMB para BCS

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 

Base de datos LDB FM, incluida en el sistema estándar Estructuras La estructura de la LDB (datos maestros y transaccionales) indica la secuencia en la que se importan sus segmentos individuales y se ponen a disposición para su procesamiento FMF: En primer lugar se importan los datos maestros, seguidos de datos transaccionales La configuración de los segmentos no coincide con la configuración de la tabla  que se emplea en los informes de partidas individuales  Se puede utilizar para los informes de registros de totales

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9-7

Funciones de selección

Selección estándar

+

Selección dinámica Entidad CP Fondo Centros gestores Posiciones presupuestarias Operación financiera Tipo de posición

Lista

...  SAP AG 2006



Selección dinámica: Las opciones mejoradas de selección de todos los campos que se encuentran disponibles en la base de datos Ventaja: La selección se extiende a la base de datos

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9-8

Funciones del informe ejecutado

Nº Doc.

Filtros

Fecha de Texto Tipo valor contabilización

5000000968 02.01.97 5000001038 05.02.97  5000000969 18.02.97 5000001970 24.02.97 5000001980 24.02.97

Importe

...

Reserva de fondos 1.000,00 Reserva de fondos. 500,00

 Facturas  Facturas Facturas 

1.600,00 150,00 150,00 250,00 100,00 350,00



1.100,00 -

Visualización de documentos individuales Visión detallada

Disposiciones

Subtotales

Totales

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

Los datos seleccionados se visualizan con el Visor de listas de ABAP (ALV).

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9-9

Trabajar con variantes de visualización

Campos de visualización Contenido de columnas

Campos disponibles

Partida Longitud Total

Contenido de columnas Longitud

1

10

Aplicación de fondos

Partidas de contabilización 2

10

Nombre del fondo

10 20

4 10 10

Versión

7

Tipo de valor

2

Texto operaciones

3 4 6

Fecha de entrada

10

Fondo de deudor

5

2

Autor

12

Texto

50

Nº documento

Ejercicio Texto Tipo valor

Grabar Nº documento

Partidas de contabilización

Año

Texto Tipo valor

.........

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

Se pueden utilizar variantes de visualización para preparar listas de informes que se ajusten a necesidades específicas.  Se pueden visualizar campos adicionales, así como se pueden ocultar campos que están a la vista. Se puede seleccionar el elemento y la longitud de cada campo.  Las variantes de visualización se pueden grabar y definir como variantes predeterminadas.

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9-10

Informes de partidas individuales: Ejemplo: Informes de partidas individuales de comprometidos o reales

Nº documento Fecha contab. CP FI

Importe

Tipo de importe

Tipo de valor

Texto Tipo valor

Posición presupuestaria 2100.5500.000 Factura 1900009

1500.00 01/01/2000

Pago

1500.00

Reducción

54

Factura

3000.00

4500008

03/02/2000

1000.00

Pagado

57

Pago

4500009

03/02/2000

2000.00

Pagado

57

Pago

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

Las partidas individuales contabilizadas se presentan en una lista de los informes de partidas individuales.  Estos informes se pueden crear para los presupuestos y comprometidos/reales.  En el informe de partidas individuales de comprometidos/reales, se pueden listar las partidas individuales en función del tipo de valor (facturas, pagos, etc.)

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9-11

Informes de resumen de BCS

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9-12

Gestión de informes (II)


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9-13

Principio de los informes de desglose Características:

Fondo: YF Centro gestor: P12 Tipo de valor: Todos A1 P12

Presupuesto C12

Comprometido Real

Presu puesto  SAP AG 2006

 

 



Posición presupuestaria Moneda de operación Aplicación de fondos ...

UE

T va ipo lo d r e

Centro gestor

Centro gestor Fondo Deudor de fondo Tipo de valor

YF

Fond o

En Control presupuestario sólo se pueden evaluar los datos específicos de CP. Cuando se utilizan los informes de desglose, se pueden especificar "vistas" propias de los datos de CP. Seleccionando las características y los ratios para los datos de CP, se consigue que el sistema genere un cubo de datos multidimensional. El usuario puede navegar libremente por el set de datos de este cubo de datos mientras ejecuta los informes. Intercambiando características interactivamente, se puede especificar cualquier secuencia que se necesite. Sólo se muestra una de las numerosas dimensiones posibles del informe que se está ejecutando. Sólo se pueden combinar varias dimensiones a través de la navegación. Los informes de desgloses son una herramienta de elaboración de informes en la que las diferentes características de la aplicación tienen "status similar" y se pueden combinar (junto con los datos correspondientes), según las necesidades. Para los informes de desglose, se debe definir: - cuántas "características" van a visualizarse - la secuencia en la que debe totalizarse el resultado del informe.

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9-14



   

 

Las características, los ratios y los formularios se extienden a las definiciones de los informes de formularios. El resultado de un informe es un elevado número de listas que se pueden seleccionar interactivamente y mostrar en la pantalla. Los informes se pueden imprimir, trasladar a Excel o se pueden guardar para seguir procesándolos más adelante. El formulario describe el contenido y la estructura de los informes. Se puede considerar un informe sin terminar, que se completa posteriormente, durante la definición del informe. Las características predeterminan las opciones de clasificación del set de datos. Por ejemplo: la entidad CP, el centro gestor, el período y el tipo de valor. Las características se pueden seleccionar en el formulario y en el propio informe. Los ratios indican el importe de los campos de la base de datos en forma de valores e importes. Los valores calculados también se pueden representar de acuerdo con fórmulas definidas, como, por ejemplo, la utilización del presupuesto. Los ratios se pueden seleccionar en el formulario o en el informe. Los informes de desglose siempre están formados por una combinación de un formulario y de un informe. Los formularios no se pueden ejecutar por sí mismos, por este motivo siempre se necesita un informe.

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9-15

Informe de presupuestos

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9-16

Creación de un informe de desglose

 Creación de un informe de desglose sobre la base de un formulario 

Restringiendo la selección



Especificando la lista de características para la lista de desglose



Definiendo las opciones por defecto para ordenar la lista de características para la navegación

 Activación de la visualización de la jerarquía del centro gestor, la posición presupuestaria o los elementos de estructura del presupuesto  Especificación de la disposición de impresión  Definición de los informes de emisor-receptor  Configuración de la lista básica (cómo se visualiza la lista detallada/desglosada cuando se llama a un informe)

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9-17

Funciones de los informes de desglose Líneas de cabecera

Texto

Cambiar dimensiones

Ctr, gestor Fondos

Conversión de moneda

Ocultar columnas Presup. Comprom. Real

7000 1000 . . . .

10000 2000 Invertir . . . I1 . Gastos actuales

Insertar textos Gastos

Pers

22000

5000

17000

P1 P2

18000 .

1000 .

14000 3000 . .

Suministros Pie de página

Impre sión  SAP AG 2006





 

 

Disponib.

.

0

Utilización

90% . .

100%

Partidas individuales

Miles UNI

85% .

.

Texto

Correo

Gráficos MS-Word

Visor de listas Excel XXL

Las funciones de los informes de desglose se subdividen en tres grupos para que varios usuarios puedan utilizar uno de los niveles de función definidos dependiendo de sus requisitos de información y sus tareas. El nivel 1 contiene las funciones básicas de los informes de desglose (impresión, ordenación, navegación limitada, lista detallada) y la conexión al correo SAP. Este nivel está indicado para usuarios que no necesiten todas las funciones de los informes de desglose. El nivel 2 contiene el resto de funciones de los informes de desglose (conexión a Microsoft Excel, funciones de gráficos y descarga al PC). Todas las funciones contienen también las funciones para dar formato a las impresiones, guardar los informes y definir excepciones. Este nivel está recomendado para los usuarios que también quieren actualizar informes o configurar el formato de impresión, además de disponer de todas las funciones de informes de desglose. Los niveles de funciones individuales están sujetos a la comprobación de autorización. El objeto de autorización es K_KA_RPT. Para poder utilizar la función de conversión de monedas, es necesario definir primero una regla de conversión.

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9-18

   

  

El informe de desglose ejecutado se puede seguir procesando con las siguientes interfases: Impresión: SAP, MS Word 6.0 o Excel Correo: SAP Office Gráficos: Con la opción de menú "Gráficos", se puede llamar a SAP Business Graphics (2D o 3D) y gráficos estadísticos (gráficos de líneas). La configuración de los gráficos (excepto el tamaño y la posición de la ventana) se puede guardar. MS Word: impresión y procesamiento posterior Visor de listas Excel XXL: Impresión MS-EXCEL: Tratamiento posterior

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9-19

Gestión de informes (III)

 Sistema de información de PSM BCS  Informes de desglose  SAP Business Information Warehouse (SAP BW)

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9-20

 

SAP BW es la herramienta de evaluación estratégica de SAP Public Sector. La integración de ambas aplicaciones está en constante proceso de mejora. Por ejemplo: Nuevas estructuras de extractos Se pueden cargar strings parciales de datos maestros Se pueden cargar textos Se ha configurado una base de datos lógica FMB nueva Se han creado informes

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9-21

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9-22

Ventajas de SAP BW  Visión global de la organización con un resumen  Integración de diferentes aplicaciones  Información detallada disponible Logística Controlling Presupuest o Sistemas operativos

Centro gestor 100 Pos.presup. 20 Pos.presup. 80 Centro gestor 120 Pos.presup. 60 Pos.presup. 20 Pos.presup. 40

BW

Gastos totales 220

Visión general  SAP AG 2006



Están disponibles otras fuentes de datos en SAP Business Information Warehouse (SAP BW) en la Solución Servicios Públicos de SAP Registros totales de presupuestos para el Sistema de control de presupuestos (BCS)(OPU_IS_PS_41) Partidas individuales presupuestarias para BCS (OPU_IS_PS_42) Entrada de documentos de presupuestos para BCS (OPU_IS_PS_42) Importes utilizados (registros totales) BCS (OPU_IS_PS_44)

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9-23

Explorer empresarial

Business

Explorer

MS Excel

BExMap

Definición de queries

BEx

Browser

Analizador BEx

Procesador OLAP

Base de datos de InfoCubos

Business Information Warehouse

Carpetas de documentos

Servidor

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9-24

Contenido empresarial Necesito una evaluación específica. Quizás ya sea parte de la evaluación estándar del contenido empresarial de BW.

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9-25

Los roles de contenido empresarial

aprox. 180 Contenido empresarial aprox. 800

Roles Cuadernos de trabajo Queries

aprox. 800

InfoCubos Extractores, InfoFuentes InfoObjetos

aprox. 240 aprox. 800 aprox. 4200

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9-26

Condición de excepción

 Las funciones de los informes de excepciones permiten seleccionar y resaltar desviaciones inusuales de los valores de los ratios del resultado de las queries.  Las desviaciones de los valores o intervalos umbral definidos (excepciones) se muestran en la hoja de trabajo con diferentes colores para facilitar la identificación a primera vista.  El informe de excepciones permite identificar las desviaciones inmediatamente y facilita la base para responder de forma rápida y efectiva.

Órdenes Ratios ber n

Las desviaciones respecto al valor de presupuesto definido se muestran en el resultado de la consulta con diferentes colores.

.

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9-27

Contenido de SAP BW Business - Sector público

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

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Ratios y características - Concepto

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9-29

Gestión de informes: Resumen de la unidad

 SAP Business Information Warehouse (SAP BW) proporciona una visión general de diversos datos  La información sobre asignaciones de datos maestros se visualizan utilizando informes de datos maestros.  Se pueden crear variantes de visualización específicas de usuario para informes de partidas individuales.  Puede crear sus propios informes como informes de desglose.  Puede crear sus propios informes como informes de desglose o informes de Report Writer.  SAP AG 2006

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9-30

Control presupuestario SAP

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