UPT JOSÉ ANTONIO ANZOÁTEGUI PNF CONTADURÍA PÚBLICA CONTABILIDAD ESPECIALIZADA Licdo. Juan Carlos Ortega M CONTABILIDAD DE CAJAS DE AHORROS En Venezuela, las cajas de ahorro son instituciones que tienen la finalidad de incentivar el ahorro entre los trabajadores. La institución encargada de la rectoría de las cajas de ahorro en nuestro país es la Superintendencia de Cajas de Ahorro (SUDECA), adscrita al Ministerio de Finanzas. Cajas de Ahorros: las Cajas de Ahorro, son asociaciones civiles, que adquieren personalidad jurídica previa autorización de la SUDECA, por lo tanto, las Cajas de Ahorro en “personas jurídicas de carácter asociativo”. Significa esto que el patrimonio de las cajas de ahorro, está constituido por los aportes de los asociados, que conforman la asociación, los cuales son titulares de derecho y obligaciones de contenido patrimonial. Las cajas de ahorro son asociaciones civiles sin fines de lucro, creadas, promovidas y dirigidas por sus asociados, destinadas a fomentar el ahorro, quienes reciben, administran e invierten, los aportes acordados. Las cajas de ahorro se consideran un instrumento que mejora las condiciones de vida de las clases trabajadoras mediante la remuneración del ahorro y un medio para otorgar un nivel de seguridad económica superior. Las cajas de ahorro están integradas por personas físicas, con el objetivo de realizar actividades de ahorro y préstamo a través de depósitos y servicios financieros, el tipo de operaciones que ofrecen depende del monto total de activos con los que cuentan. La actual normativa que las reglamenta es la Ley de cajas de ahorro, fondos de ahorro y asociaciones similares, publicada en Gaceta Oficial 39.553 del 16 de noviembre de 2010. CONTABILIDAD La contabilidad de las cajas de ahorro, fondos de ahorro y asociaciones de ahorro similares deberá llevarse de acuerdo con la normativa, el código de cuentas y actos administrativos que establezca la Superintendencia de Cajas de Ahorro, las cuales se orientarán conforme a los principios de contabilidad de aceptación general en el país y los principios básicos internacionales aceptados por la Superintendencia de Cajas de Ahorro, y deberán estar ajustados a las disposiciones del Código de Comercio y Código de Procedimiento Civil. LIBROS DE CONTABILIDAD Los libros de contabilidad llevados por las cajas de ahorro, fondos de ahorro y asociaciones de ahorro similares, deberán estar ajustados a las disposiciones del Código de Comercio, Código de Procedimiento Civil, la presente Ley, su Reglamento y los actos administrativos que dicte la Superintendencia de Cajas de Ahorro, soportados por los documentos acreditativos de los asientos registrados en los libros contables, éstos podrán ser utilizados como medio de prueba en juicio, siempre que reúnan todos los requisitos en la misma forma en que lo determina y prescriben los citados códigos. La Superintendencia de Cajas de Ahorro queda facultada para establecer mediante normas de carácter general, los términos y condiciones en que podrán realizarse los asientos contables y demás anotaciones producidas a través de procedimientos mecánicos y
CONTABILIDAD ESPECIALIZADA 2 CONTABILIDAD DE CAJAS DE AHORROS computadoras sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados trimestralmente. Los libros necesarios y los auxiliares registrados de acuerdo con los procedimientos y requisitos de la Superintendencia de Cajas de Ahorro, de acuerdo con lo previsto en la presente Ley, tendrán valor probatorio pleno de conformidad con lo dispuesto en el Código de Comercio. La Superintendencia de Cajas de Ahorro podrá establecer y regular sistemas electrónicos de contabilidad, caso en el cual sustituirán los libros de contabilidad que requiere el Código de Comercio. Estos sistemas tendrán el mismo valor probatorio que el Código de Comercio le asigna a los libros de contabilidad, y se regirá en cuanto sea aplicable, por las disposiciones que sobre exhibición de libros de contabilidad contiene el referido código. Las cajas de ahorro, fondos de ahorro y asociaciones de ahorro similares, deberán llevar y presentar a solicitud del asociado, estados de cuenta al día, con el objeto de determinar los saldos deudores, acreedores y de haberes, así como los montos pendientes por ser incluidos en los estados de cuenta del asociado por incumplimiento del empleador en la cancelación o en el envío de la información de nómina para actualizar los registros. Los estados de cuenta podrán ser impresos, enviados por vía electrónica o consultada directamente por el asociado en pantalla de los sistemas de información de la caja de ahorro, fondo de ahorro o asociaciones de ahorro similares. Estados financieros trimestrales Las cajas de ahorro, fondos de ahorro y asociaciones de ahorro similares, deberán consignar en original, ante la Superintendencia de Cajas de Ahorro, dentro de los treinta días continuos siguientes al cierre de cada trimestre: 1) Balance general, balance de comprobación detallado, estado de ganancias y pérdidas; presentados codificados, conforme al clasificador de partidas de la Superintendencia de Cajas de Ahorro firmados por la persona responsable de su elaboración, por el presidente y tesorero del Consejo de Administración y por los miembros del Consejo de Vigilancia y cualquier recaudo adicional requerido por la Superintendencia de Cajas de Ahorro. 2) Cuadro explicativo que detalle las instituciones financieras y montos donde está depositado el efectivo y el tipo de instrumento, fecha de emisión, fecha de vencimiento y tasa de interés de las inversiones. 3) Cuadro explicativo que detallen las inversiones, el tipo de inversión, monto, colocaciones en renta fija, tasa de interés, fecha de emisión, fecha de vencimiento, colocaciones en renta variable, costo de adquisición, listado de préstamo de los asociados, valor de mercado a la fecha y ganancia o pérdida no realizada y organismos o instituciones donde se realizó la inversión. 4) Notas explicativas a los estados financieros trimestrales, con la información relevante a las que hacen referencia los saldos con montos significativos. Estados financieros anuales Las cajas de ahorro, fondos de ahorro y asociaciones de ahorro similares, deberán consignar ante la Superintendencia de Cajas de Ahorro, dentro de los noventa días continuos siguientes al cierre del ejercicio económico, los estados financieros en original auditados por un contador o firma de contadores públicos externos, debidamente visados por el colegio de contadores públicos
CONTABILIDAD ESPECIALIZADA 3 CONTABILIDAD DE CAJAS DE AHORROS respectivo. El contador en ejercicio independiente de la profesión o firma de contadores públicos externos deberán estar registrados ante la Superintendencia de Cajas de Ahorro. Las cajas de ahorro, fondos de ahorro y asociaciones de ahorro similares, constituidas por menos de cien asociados, cuyo patrimonio no exceda de dos mil unidades tributarias, quedan exoneradas de la obligación de presentar los estados financieros anuales auditados por un contador público o firma de contadores públicos; en consecuencia, deberán consignar los estados financieros ante la Superintendencia de Cajas de Ahorro, en original, firmado por el contador interno y por el Presidente y Tesorero del Consejo de Administración y por los miembros del Consejo de Vigilancia, acompañados de las notas explicativas requeridas por la Superintendencia de Cajas de Ahorro, dentro de los lapsos establecidos en la presente Ley. Posterior a la revisión de esta información la Superintendencia de Cajas de Ahorro podrá ordenar la realización de una auditoria por un contador o firma de contadores públicos externos, debidamente registrados ante la Superintendencia de Cajas de Ahorro. Forma de los estados financieros Los estados financieros mensuales, trimestrales y anuales, así como la auditoria externa practicada al cierre del ejercicio económico de las cajas de ahorro, fondos de ahorro y asociaciones de ahorro similares deberán presentarse codificados conforme al clasificador de partidas vigente, y demás normas operativas emitidas por la Superintendencia de Cajas de Ahorro, de igual forma las notas explicativas a los estados financieros trimestrales, con la información relevante deberán incluir en la forma de presentación las respectivas partidas a las que hacen referencia los saldos con montos significativos. CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS. a. Planificar los cierres contables con la finalidad de obtener información veraz y oportuna para cada período en estudio, (mensual, trimestral o cierre de ejercicio económico), motivado a que estos cierres son base para el control operativo y el análisis financiero, permitiendo obtener en forma anticipada los resultados de la situación financiera de la Asociación, lo cual influye directamente en la toma de decisiones adecuadas, antes de la remisión de los Estados Financieros a esta Superintendencia. b.
La preparación de la contabilidad, registros principales y auxiliares, deben ser elaborados por un Contador Interno y bajo ningún concepto por los miembros del Consejo de Administración y de Vigilancia.
c. Habilitar y poner en uso los libros contables y de Actas previstos en la normativa que rige la materia, los cuales deben permanecer en custodia de la Asociación y bajo ninguna circunstancia permitir que sean trasladados fuera de la sede de ésta. d. La Firma de Auditores Externos o Contador Público, contratada para que efectúe la auditoria externa anual, no debe guardar relación con la persona o firma que realice los registros de las operaciones contables.
CONTABILIDAD ESPECIALIZADA 4 CONTABILIDAD DE CAJAS DE AHORROS e. Las Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro, que lleven sus registros contables a través de los libros: Mayor, Diario, Inventario y Auxiliar de Banco por cada Cuenta, deben implementar adicionalmente los siguientes libros auxiliares:
Control de Colocaciones e Inversiones con el objeto de garantizar su recuperación al vencimiento. Control de Préstamos y Retiros. Cuentas por Cobrar y Pagar. Control de Activos. Los libros adicionales antes descritos, no necesitan ser habilitados. Igualmente, los libros contables, Diario y Mayor, que sean llevados en forma automatizada, deben ser habilitados por ante el Registro Subalterno correspondiente o Notaría Pública, a los fines de darle carácter legal.
f.
El archivo de la Asociación debe estar estructurado por las siguientes áreas: expediente de cada socio, contabilidad, comprobantes de ingresos y egresos, nómina y correspondencia en general.
g. Las Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro de acuerdo al volumen de operaciones deben crear e implementar los manuales de:
Procedimientos Administrativos. Trámite de Préstamos y Retiros. Procedimientos Contables. Archivo de Documentos. Descripción de Cargos y Funciones del Personal.
h. Las Asociaciones que presten servicios comerciales a sus asociados a través de economatos, proveedurías, tiendas supermercados, farmacias, agencia de viajes, etc., deberán llevar una contabilidad separada para las mismas, consolidando trimestralmente el Balance General y Estado de Resultado de la Asociación, a los efectos de verificar el rendimiento de la inversión. ESTRUCTURA DEL CÓDIGO DE CUENTA CONTABLE La estructura del Plan de cuentas se establece en 09 dígitos obligatorios y 2 o más dígitos internos que puede utilizar la Caja de Ahorro para llevar auxiliares de sus cuentas principales, como se muestra en el siguiente cuadro: SEGÚN PLAN UNICO DE CUENTAS CONTABLES 9 DÍGITOS 1 2 3 4 5 Rubro 0.
Grupo 0
Cuenta 0
0
0.
6
7
Sub cuenta 0 0.
8
9
Sub-sub Cuenta 0 0.
CONTABILIDAD ESPECIALIZADA 5 CONTABILIDAD DE CAJAS DE AHORROS
Nota: en este cuadro no se muestran los dos dígitos de los auxiliares de cuentas
En el Plan de cuentas se especifica la cuenta contable dentro de los primeros 09 dígitos, en algunos casos 11 dígitos donde los 2 últimos representan la sub-sub-sub-cuenta en los casos que se requiera.
Los códigos de localización se dejan a libertad de la Superintendencia para cada una de las cajas, determinado por la dimensión territorial o de las divisiones de los sistemas a los cuales sirve. Este código o identificación va al final de la estructura del código general a efectos de no interferir entre las cajas. Respecto al código específico de la partida contable se consideran nueve u once dígitos, bajo la estructura 0.00.00.00.00
ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTA En cuanto al primer dígito, se establecen, los componentes esenciales de la ecuación patrimonial; y el Estado de Ganancias y Pérdidas. RUBRO ACTIVO 1 PASIVO 2 PATRIMONIO 3 RECURSOS (INGRESOS) 4 EGRESOS 5 RESULTADOS 6 ORDEN 7
BIBLIOGRAFIA Adaptado de: GUEVARA, ROGELIO. NOSOTROS LAS CAJAS DE AHORRO. http://www.elmundo.com.ve/Firmas/J-Rogelio-Guevara-Cantillo/Nosotros--las-cajas-de-ahorro-y-el-inalcanzableah.aspx#ixzz4Q5qwpjFF MANUAL DE CUENTAS DE CAJAS DE AHORROS. SIPROCAJA.lnk LEY DE CAJAS DE AHORRO Y FONDOS DE AHORRO DE VENEZUELA . www.saber.ula.ve/bitstream/123456789/18271/1/articulo2-23.pdf
