U N I
V E R S I D A D
D E
SAN MARTIN DE PORRES
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN, TURISMO Y PSICOLOGÍA ESCUELA PROFESIONAL DE TURISMO Y HOTELERIA
CURSO:
Contabilidad II
Contabilidad en las Agencias de Viajes
PROFESORA: Daysi Zavala Valladares. INTEGRANTES: • •
• • •
Castillo Albarracín, Iliana. Huarcaya Ríos, Sandra. Moquillaza Ahuanari, Leslye. Rodas Tupia, Luciana. Valdez Diaz, Roxana.
I. INT INTROD RODUCCI UCCIO ON La demanda en el sector turístico se incremento enormemente por los distintos cambios que se produjeron a través de los años. Por ello se tuvo la necesidad de organizar a la actividad para que no sea depredada por el turismo de masas; es así que se empezaron a presentar las primeras agencias de viajes que se encargaban de organizar los viajes de una manera en que el turista que compraba su producto no se perdiera de nada de lo que les ofrecía el lugar que visitaban y al no tenerse que preocupar por su hospedaje o alimentación podía relajarse totalmente ya que sabia que alguien se ocupaba de todo por él. Las agencias de viajes son organismos económicos que se forman para ofrecer al público los servicios que requieren para realizar su viaje, se dedica a poner en el mercado productos que se especializan en el sector turístico, ofrecen el servicio de transporte, alimentación, hospedaje, entre otros. La venta de los productos productos que ellos brindan brindan al público público puede puede ser en manera conjunta, es decir un paquete o programa, o en forma desglosada en la que los servicios se dan separado uno de otros. Para Para resu resumi mir, r, las las difer diferen ente tess cate catego gorí rías as de oper operad ador oras as de viaj viajes es son son las las siguientes: 1.- Operadores minoristas: Son los operadores de viajes que tratan directamente con el público. Ellos diseña diseñan, n, operan operan,, promoc promocion ionan an y vende venden n casi casi exclus exclusiva ivamen mente te a su propia propia clie client ntel ela. a. El mino minori rist sta a pued puede e ser ser una una agen agenci cia a de viaj viajes es pequ pequeñ eña a o una una organización con varias sucursales que venden cientos de tours. Las grandes compañías pueden ofrecer sus tours a otros agentes y pagarles comisión. Las pequeñas empresas pueden aceptar reservaciones de otros agentes según su propio criterio. Aun cuando hay una regla tacita sobre el hecho de que los agentes pueden reservar para sus para sus clientes cualquier tour que se anuncie, existen varias razones por las que esto no se practica como regla
general. En primer lugar, el operador minorista puede ya tener el núcleo de un grupo y solo esta haciendo publicidad para ampliar un poco el negocio. En segundo lugar, muchos agentes titubean para reservar para sus clientes con otro minorista porque temen perder cualquier negocio de repetición puesto que los operadores minoristas automáticamente añadirán el nombre y la dirección del cliente a su lista de correos.
2.- Operadores Mayoristas: Son los operadores de tours que no tratan directamente con el público (También se conocen como únicamente mayoristas). Estas compañías diseñan y operan viajes exclusivamente para su venta por medio de agentes de viajes. No aceptan reservaciones directas y evitan el contacto de las ventas directas con el público. Aquellos operadores que se especializan en GIT´s (viajes de grupo todo incluido) seleccionan las aerolíneas de apoyo, pero la decisión final depende del cliente y del agente de viajes. Un mayorista directo opera viajes desde su origen por medio de sus propias oficinas o a través de contratistas locales. Tanto minoristas como mayoristas arman y promueven tours a través de sus propias oficinas y las de otros agentes de viajes.
3.- Contratistas generales de tours: Son los operadores de viajes que no arman ni promueven sus propios tours. Ellos presentan reservaciones a mayoristas o cont contra ratitist stas as loca locale les. s. Los Los depa depart rtam amen ento toss de tour tourss de las las aero aerolín línea eas, s, las las cooperativas, los grupos afines y las organizaciones no lucrativas se agrupan en esta categoría. 4.- Contratista de tours locales: Son los operadores locales de viajes que proporcionan los servicios que requieren todas las demás categorías (cuando estos no tienen oficinas locales, o cuando tratan directamente con los hoteles). Los contratistas locales aseguran reservan, coordinan, supervisan y manejan pagos por todos los servicios en su área. Sus servicios son invaluables para
una operación eficiente y exitosa ya sea de un grupo o un FIT (Inclusive Tour al extranjero) Para la venta de servicios turísticos se tienen que tener en cuenta varios aspectos para su comercialización, Primero se debe identificar que tipo de mercancía se va a ofrecer, sabiendo esto uno podrá conocer todos los detalles del del prod produc ucto to en este este caso caso seri serian an los los atra atract ctiv ivos os turís turístic ticos os,, hosp hosped edaj ajes es,, transportes, tiempos y el costo de este. Después se debe instruir al vendedor sobre su objetivo y como venderle al cliente, el vendedor debe conocer todo acerca del producto para que el cliente se vaya satisfecho y opte por lo que se ofrece ya que este es la imagen de la empresa y si no esta correctamente preparado los clientes sentirán inseguridad de la agencia, para ello el vendedor tiene que ser capacitado para que pueda solucionar cualquier percance que se le presente y sepa cubrir cualquier duda del cliente. En tercer lugar esta la operación de la venta, esta viene a ser la puesta en el mercado en esta parte la agencia ya tiene establecido el costo del paquete con su margen de ganancia tanto de la agencia como del vendedor. A esta ganancia se le tiene que sacar el 19% que se paga de IGV que viene a ser el Impuesto General a las Ventas, al hacer este proceso proceso se conocerá conocerá recién recién el margen neto neto de la ganancia. ganancia. A parte de esto se debe considerar otros gastos que tiene la agencia como el pago por los servicios de luz, teléfono o el salario de los empleados al ser deducidos se obtiene el beneficio de la operación, a esto se le conoce como Direct Costing o Costes Directos; también hay costes indirectos que son la publicidad, materiales, entre otras. Para el correcto funcionamiento de una agencia se deben tener en cuenta el análisis FODA que es una planeación estratégica para que la empresa sepa en que esta fallando y cuales son sus fortalezas para cambiarlas y llevar un buen control de la empresa. Las fortalezas que deben poseer las agencias son : Tener proximidad al usuario, control y acceso a medios de búsqueda y consulta de información, función intermediaria y consultora de cara al usuario final, flexibilidad para adaptarse a nuevos servicios y necesidades, abaratamiento de
las comunicaciones y acceso a mayor número de productos y ofertas a través de GDS, mejora de la formación de los empleados, surgimiento de empresas espe especi cial aliz izad adas as adap adapta tada dass a las nuev nuevas as tend tenden enci cias as del del merc mercad ado, o, ampl amplia ia distribución territorial a través de todo el territorio nacional, fuertes barreras de entr entrad ada, a, tant tanto o por por moti motivo voss legi legisl slat ativ ivos os como como por por la comp comple lejijida dad d en la distribución de determinados tipos de productos. Las oportunidades son el aprovechamiento de las nuevas tecnologías para abaratar costos y mejorar la comunicación, crecimiento del turismo doméstico, con incrementos importantes de viajes de media y larga distancia, disponibilidad de trabajadores con mejor formac formación ión,, increm increment ento o de produc productos tos y destin destinos os turíst turístico icoss que hacen hacen más compleja la elección, buena coyuntura económica, aumento del tamaño del mercado y mejora de las características del mismo como consecuencia de la reducción de la estacionalidad. Las debilidades que las agencias usualmente pose poseen en y debe deben n camb cambiar iar son: son: redu reduci cida da reper repercu cusi sión ón del del ases asesor oram amie ient nto o comercial para mejorar su competitividad frente a proveedores, complicada gestión administrativa, bajo nivel de formación, márgenes muy reducidos, bajo nivel tecnológico, baja productividad, alta rotación de empleados y directivos, escaso enfoque de marketing. En cuanto a las amenazas que se le pueden presentar son: recortes en las comisiones por parte de proveedores, impulso de los proveedores en la distribución directa, surgimiento de múltiples canales alternativos,
reales
y
potenciales,
gracias
a
la
mejora
de
las
teleco telecomun munica icacio ciones nes,, conce concentr ntraci ación ón de negoc negocio io en un número número reduci reducido do de gru grupos pos empre mpressaria ariale less, nuevo uevoss háb hábitos itos de consu onsum mo de los los pro propios pios consumidores, incrementándose incrementándose la tendencia a la contratación directa.
II.
TIPOS DE AGENCIAS DE VIAJES
TOUR OPERADORES: Para crear un tour se emplea una gran cantidad de tiempo dinero y esfuerzo. La planeación, elaboración, el cálculo del precio y la venta del producto final requieren de habilidad, conocimientos, experiencia y visión. Los operadores de viajes con los creadores de tours. El tour es producto de su imaginación, sus ideas, su iniciativa y su trabajo. Los operadores establecidos y con una reputación hecha tienen un equipo de gran experiencia que procesa los detalles operacionales, los cuales muchas veces ocupan un largo tiempo, y se encargan de manejar las situaciones de emergencia. Ellos deben vender su producto bien y manejarlo exitosamente. Los operadores de viajes pueden ser mayoristas o minoristas. Thomas Cook Inc. Y American Express son dos buenos ejemplos de una organización dual. Los agentes de viajes minoristas también pueden ser sus propios operadores de viajes y vender sus tours al mayoreo a otras agencias. Fe hecho, la mayoría de los operadores de viajes no son sino minoristas que han alcanzado el éxito con sus propias operaciones de tours en grupo. La industria de las agencias de viajes se origino sobre las bases de tours en grupo más que sobre una base minorista. Definición: Son la empresa que subarrienda a otras agencias y empresas a quienes paga una comisión. En su relación con los minoristas, con operadores de viaje mayoristas, al igual que con la línea aérea de su elección, comparten obligaciones comunes, responsabilidades y problemas. Cada uno es una empresa, pero en la venta y la operación de un viaje el operador es la parte principal; las aerolíneas, los contratistas elegidos y los agentes minoristas son los vendedores. Esta es una relación delicada debe entenderse y mantenerse de manera apropiada.
AGENCIAS MAYORISTAS A los operadores de viajes que no tienen trato directo con el público se les cono conoce ce en gene genera rall como como mayo mayoris rista tas, s, aunq aunque ue pued puedan an ser ser mayo mayori rist stas as y minoristas al mismo tiempo. Los mayoristas reúnen todos los elementos del paquete de viaje. Reservan el espacio con los transportistas para las fechas específicas; reservan habitaciones de hoteles para cada ciudad del itinerario; solic solicita itan n alim alimen ento toss para para el grup grupo, o, y cont contrat ratan an auto autobu buse sess pano panorá rámi mico coss y servicios de traslado en cada área. Imprimen folletos y los distribuyen en todas las agencias de viajes. Los mayoristas dependen por completo de los agentes de viajes minoristas para la venta de sus viajes. Definición: Son aquellas que proyectan, elaboran y ofrecen toda clase de servicios y viajes combinados para su afianzamiento. No pudiendo vender ni ofrecer su producto al usuario. Cada mayorista trabaja directamente con los hoteles y líneas aéreas específicas para elaborar paquetes que puedan venderse al público. Estos paquetes son de diferente naturaleza: algunos están diseñados para grupos y otros para individuos o parejas; otros exigen permanecer en dos o más hoteles; otros más cuentan con especialidades como paquetes para recién casados, paquetes para jugadores de golf o para esquiadores. A través de su relación con los hoteles el mayorista obtiene asignación de cierto número de habitaciones que puede vender sin verificar con el hotel. Además, al mayorista que ha establecido una línea de crédito con el hotel no se le pide hacer un depósito por anticipado. El mayorista expide un cupón a la agencia de viajes (minorista) y ésta a su vez, la entrega al cliente. El huésped presenta el cupón al momento del check in y éste lo usa posteriormente para facturar al mayorista y luego, el mayorista le factura al minorista. Desde luego, los mayoristas deben aumentar el costo de los arreglos de viaje para cubrir sus costos, las comisiones que pagan a los agentes y obtener utilidades. Pero, un con este aumento, los clientes se benefician con las tarifas
de grupo que se usan en todo el viaje. El concesionario, quien garantiza el cupo lleno de un autobús para traslados a hoteles y recorridos panorámicos, cobra menos por persona ya que hay un ahorro sustancial en lo que gastaría si tuviera que usar automóviles o limusinas privadas pri vadas para transportar a un pequeño número de pasajeros. Por lo tanto, los mayoristas deben contar deben contar con minio de 15 personas (algunos exigen 35) para cada salida de viaje. Los mayoristas de lujo, los más costosos, pueden recuperar sus gastos con grupos de 10 a más personas. Estos grupos se forman con los clientes que adquieren el tour en las agencias de viajes. Los miembros de estos grupos deben reunirse en la ciudad de salida; por lo general Nueva York (JFK), Toronto o Montreal si es un viaje a Europa; Los , San Francisco o Seattle si es Hawai, el Oriente y el Pacífico; Nueva Cork o Miami si son viajes al Caribe o Sudamérica; Nueva Cork, Chicago, Nueva Orleáns, San Antonio.
AGENCIAS MINORISTAS Definición: Como se sabe existen dos tipos de agencias de viajes de acuerdo a su función, una es la productora y el otro tipo de agencia es la que cumple con la funció función n de interm intermedi ediaria aria.. La agenci agencia a minori minorista sta tiene tiene la funció función n de vende vender r directamente al público consumidor del servicio, esta únicamente se encarga de promocionar con todas las personas que desean saber sobre lo que se ofrece. La mercancía que pone en el mercado es variado ya que puede vender los paquetes y programas ya organizados por la mayorista o los servicios de manera desglosada haciendo el contacto directamente con el prestatario del servicio dependiendo de las necesidades o preferencias del cliente, basándose en eso se seleccionara el tipo de servicio que se brindará. La agencia minorista debe sacar un margen de ganancia por cada venta que realiza, realiza, el operador operador o la agencia mayorista, mayorista, dependien dependiendo do el caso, caso, son los que ponen el porcentaje de comisión para la minorista esta puede variar entre 10 a
15% según según como como lo decida decidan n los presta prestatar tarios ios de servic servicios ios.. Estos Estos tambié también n pued pueden en opta optarr por por darl darle e el cost costo o neto neto del del paqu paquet ete e para para que que la mino minoris rista ta determine cuanto desea ganar, a esto se le conoce como utilidad, ellos deciden su porcentaje de ganancia y esto variada el precio del paquete. El vendedor, es decir quien realizo la venta, recibe una comisión al igual que la empresa esta va desde los 5 dólares y es determinado por los prestatarios. Hay ocasiones en que las agencias que elaboran el producto le dan al minorista una competencia desleal al ofrecerle al vendedor una comisión mayor con la condición que esta no la venda a través del minorista y así esa agencia quedarse con una mayor parte de la ganancia.
III. III. DOCUME DOCUMENTO NTOS S DE RESP RESPALD ALDO O ECONO ECONOMIC MICO O El Recibo Los recibos son los documentos mediante los que la persona que los elabora y los da, reconoce haber recibido una cantidad de dinero de la persona que acepta el recibo. Generalmente los recibos van en talonarios y constan de dos partes:
El recibo propiamente dicho, que se entrega a la persona que efectúa el pago como justificante del mismo.
La matriz, que queda en el talonario y contiene datos esenciales del recibo, como el número, el nombre del pagador, la cantidad pagada y el motivo del pago.
No existe un modelo oficial de recibo, por lo que cada empresa deberá elaborar los suyos propios. En el recibo deberán figurar los siguientes datos: número de recibo, nombre de la persona o empresa que entrega el dinero, cantidad de dinero, en letra y número, concepto por el que se paga, lugar y fecha de expedición del recibo y nombre y firma de la persona que recibe el dinero.
La Factura La fact factur ura a es el docu docume ment nto o que que justif justific ica a lega legalm lmen ente te una una oper operac ación ión de compraventa y se confecciona ajustándose a los datos de loa albaranes y a las notas de pedido. Será emitida por el vendedor de los bienes.
Normativa sobre la factura En la factura aparecen una serie de datos con carácter obligatorio, como son:
Datos del proveedor o suministrador del bien, es decir, de quien vende.
Fecha de factura.
Número de factura.
Datos del cliente o adquiriente del bien, es decir, de quien compra.
Número de unidades entregadas de cada bien.
Precio unitario de cada bien.
Diversos conceptos relacionados con la operación (gastos, descuentos, impuestos…).
Los datos obligatorios son los que aparecen en el Real Decreto 2402/1985, BOE de 30 de diciembre:
Importe total de la l a operación de compraventa.
Condiciones de pago del importe total de la operación.
La práctica ha ido configurando el modo de emitir las facturas a través de una serie de normas que habrá que adaptar siempre a las características de las empresas:
Cuando las operaciones son repetitivas, lo normal es incluir en una sola fact factur ura a la tota totalilida dad d de las las oper operac acio ione ness real realiz izad adas as por por un mismo mismo dest destin inat atar ario io,, perm permiti itién éndo dose se,, como como máxi máximo mo,, las las real realiz izad adas as por por un periodo de un mes.
Se admite que las facturas dirigidas a un mismo destinatario contengan diferentes operaciones. En este caso deben constar separadamente los conceptos, la contraprestación, el tipo impositivo y la cuota de cada operación.
En las ventas al por menor, bastara con poner, a continuación del precio la expresión “IVA incluido”.
Expedición, copia, conservación y registro de las facturas Las facturas deben expedirse en el acto, o bien cuando el destinatario sea empresario o profesional, en el plazo de treinta días desde el devengo o el ultimo día del mes, cuando se facture por meses. Deberán entregarse al destinatario en el mismo momento de la expedición o bien dentro de los treinta días hábiles siguientes. El vendedor debe expedir un original de cada factura emitida, ticket o vale, pudiendo expedir un duplicado cuando concurran varios destinatarios, o en caso de pérdida del original, con la expresión sobrescrita “duplicado”. Los vendedores deben conservar copia de cada factura emitida, ticket o vales durante seis años contados a partir de la expiración del plazo, si bien se puede sustituir por películas microfilmadas o cintas magnéticas de dicho documento. Los profesionales y empresarios que realicen operaciones para quienes no tengan la consideración de tales, o no actúen en ese momento con dicha condición, no podrán sustituir la factura por un talonario de vales numerados o por tickets expedidos por maquinas registradoras.
Los profesionales y empresarios sujetos a llevar obligatoriamente dos libros de registros: el libro registro de facturas emitidas y el libro registro de facturas recibidas.
Conceptos incluidos en las facturas Cuando se realiza una compra, se negocia uno de los aspectos relacionados con la operación, que posteriormente aparecerán en la factura. Entre ellos, los más habituales son:
Gastos de compras: todos los gastos ocasionados por la adquisición del servicio:
Los portes: están grabados al mismo tipo impositivo del genero
Los seguros: van sujetos al mismo tipo impositivo que la mercancía.
Suponiendo que en una factura existan artículos sujetos a tipos impositivos diferentes, debemos prorratearlos entre los distintos artículos. Descuentos: son disminuciones sobre precio con el que están marcados los artículos. Podemos distinguir varios artículos:
Descuentos comerciales, son disminuciones conseguidas por rebajas o negociaciones con el proveedor.
Descue Descuento ntoss comerc comercial iales, es, se conce conceden den para para abonar abonar rápida rápidamen mente te el importe de la compra.
Descuentos por cantidad, se otorgan a los compradores que realizan una gran cantidad de pedido. En el plan general contable recibe los nombres de rappel por compras y rappel por ventas.
La factura de rectificación Pueden surgir por errores en factura (variaciones de precios, de cantidad, de artículos, de descuentos…) o por devoluciones de géneros. La base imponible de la factura de rectificación es la que corresponde a las variaciones efectuadas
Letra de Cambio El concepto puede extraerse de sus características fundamentales.
Es un titu titulo lo valo valor, r, pues puesto to que, que, de form forma a liter literal al,, se inco incorp rpor ora a al documento un derecho autónomo, que se puede ejercer mediante su legítima posesión.
Es un documento formalista, ya que para su valides necesita una forma escrita determinada.
Es un título completo que tiene valor por sí mismo, sin necesidad en hacer referencia a otros documentos ajenos a la letra.
Contiene un mandato de pagar una suma de dinero en metálico, y no en especie, a la propia orden del que lo manda o a la de un tercero, en el mismo lugar de expedición o en otro distinto.
Si ha sido aceptada, contiene una obligación o promesa de pago.
Obliga solidariamente a todas las personas que ponen su firma en el docu docume ment nto. o. Sign Signifific ica a que que todo todoss y cada ada uno uno de los los deud deudor ores es cambia cambiario rioss están están obliga obligados dos a pagar pagar íntegr íntegrame amente nte al tenedo tenedorr el importe de la deuda cambiaria.
Partiendo de estos caracteres, podemos definirla como: titulo de crédito formal y completo, por medio del cual una persona (librador) manda u ordena a otra (lib (libra rado do)) el pago pago de una una cier cierta ta cant cantid idad ad de dine dinero ro,, en luga lugarr y fech fechas as determinados, a la orden del mandante o de un tercero (tomador) quedando obligados solidariamente los firmantes.
Función económica de la letra. Actualmente cumple diversas funciones económicas:
Sirve como medio de pago, evitando el uso de dinero en metálico. Una
misma
letra
pude
servir
para
pagar
varias
deudas
sucesivamente.
Es tam también bién un ins instrum trumen ento to de conc oncesió esión n de créd rédito: ito: en la compraventa de mercancías, el vendedor emite una letra, retrasando el vencimiento de la misma, con el fin de que el comprador tenga tiempo de revender los géneros y con su producto pueda atender el pago de la letra. Entre tanto, la letra sirve de garantía al vendedor, quien puede descontarla en el caso del que necesite el efectivo. Y en los créditos de aceptación, el banco acepta una letra firmada por un cliente suyo, para que éste obtenga dinero en efectivo mediante su descuento en otro banco.
Sirve para obtener dinero mediante el descuento en una entidad bancaria.
Permite obtener beneficios a las entidades bancarias, porque cuando esas anticipan el importe a los cedentes de las letras, les descuenta previamente una comisión, más los intereses por el tiempo que falta hasta el vencimiento.
El Cheque
Los Los cheq cheque uess son son doc documen umento toss que que cont contie iene nen n una una orde orden n de paga pagarr una una determinada cantidad de dinero. Partiendo de sus características, los podemos definir como: título de valor por medio del cual una persona manda u ordena una una cant cantid idad ad de créd créditito o al pago pago de una una cier cierta ta cant cantid idad ad de dine dinero ro que que previamente esté en poder de aquella, a la orden del mandante o de un tercero, quedando con ella obligados solidariamente todos los firmantes. El cheque es una forma de disponer de nuestros fondos, ya que podemos complementarlo y exigir al banco que nos los pague en caja y, también una forma de pago, ya que podemos entregarlo a un tercero como si se tratase de dinero.
Persona que intervienen en el cheque: Librado: es el banco o entidad de crédito que ha de pagar el cheque a su presentación con cargo a los fondos del librador. Libra ibrado dor: r: es la perso erson na que dis dispone one de los los fon fondos dos de la cuen cuenta ta.. Es imprescindible que aparezca su firma de puño y la letra en el cheque. Tomador: es la persona que tiene que recibir el importe del cheque.
Forma de cheque En el cheque deben de aparecer los siguientes datos:
Nombre y domicilio del librado.
Número de cuenta que el librador tiene en el banco librado.
Cantidad expresada en cifras.
Indicación del tomador.
Cantidad expresada en letras.
Lugar y fecha de expedición.
Firma del librador.
Número de serie.
Formas de emitir un cheque La forma de emisión de un cheque va determinar quién es su tenedor, y puede hacerse de tres formas:
Al portad portador. or. Son los cheque chequess que que llevan llevan esta esta expres expresión ión.. Deben Deben pagarse a la persona que lo presente al cobro.
Nominativos. Se emiten a favor de una persona determinada, que es la que debe cobrarlos.
A la orde orden. n. Son Son los los que que indi indica can n una una pers person ona a dete determ rmina inada da con con cláusula “a la orden”.
Circuitos Administrativos Idealmente, la mejor gestión comercial de una agencia sería cobrar todos los servicios al contado. Pero esto no siempre se da. El cliente, en función de su comisión, tendrá la forma de pago. La empresa, solicitará los pagos atrasados a 30, 60 y/o 90 días, mientras que el particular abonara los servicios antes de la fecha de salida. Antes de iniciar todo el proceso de una reserva, se solicitará al cliente, sea de la condición que sea, como piensa abonar los servicios solicitados. Puede indicar o proponer hacerlo de las siguientes formas:
Contado: mediante dinero en efectivo, cheque al portador, parte en efectivo, tarjeta de crédito, cheque de viajero.
Crédito: cargando en la cuenta que tiene la empresa, parte a crédito y parte billetes en tarjeta de crédito o, con tarjeta de crédito.
Observemos que, tanto si el pago es al contado o a crédito se puede dar el pago hecho con una tarjeta de crédito.
Sea como sea, la forma elegida para el pago, hemos de prever diferentes aspectos:
Plazo de la reserva y probables gastos por cancelación.
Cobertura como garantía, de cantidades que nos permitan hacer frente a los probables gastos.
Conocimientos de las pérdidas que se pueden llegar a producir, en la aceptación de un pago, mediante cheque o talón no registrado, tarjeta de crédito no verificada y perdida por las retenciones de comisiones bancarias que tienen las tarjetas de crédito. Recordemos que, tan solo el pago de las reservas aéreas con compañías IATA, está exento.
De otra otra part parte, e, el pago pago con con tarj tarjet etas as de créd créditito o pued puede e dar dar con con ries riesgo goss comple compleme menta ntario rios, s, si estos estos no son acept aceptado ados. s. Record Recordemo emoss finalm finalment ente, e, la obligatoriedad de solicitar autorización, de los importes de las tarjetas. En la relación con otorgar pagos a crédito tener mucho cuidado. Dar crédito a cualquiera a 30, 60 y hasta hasta de 90 días, días, sin recargos. Excepción hecha, de que las agencias de viajes dispongan de un flujo de efectivo muy elevado, aceptar estas condiciones, pueden dar una muy alta facturación mes/año, con mínima o nula rentabilidad.
Crédito con bonos “full credit” Mucha atención con los pagos de los clientes, mediante bonos full credit. El bono full credit cubre todos los gastos hechos por un cliente dentro de un mismo establecimiento. Pero muchas veces no se recuerda que se ha hecho o se ha consumido. Un cobro derivado meses más tarde, puede ser que el cliente renuncie al pago, argumento no haber hecho uso de los cargos reflejados.
Quien solicite un full credit, deberá firmar todas las notas de cargos, la factura del proveedor deberá acompañar estas notas o fotocopias de las mismas. La agencia debería de negociar antes con el cliente que desee un full credit, que le cobrará un porcentaje por encima de la factura del proveedor. Pensar que un full credit puede, no hacerse nunca efectivo. El ejecutivo que lo utilizó, ya no trabaja en la empresa, y esta no quiere hacerse responsable de unos gastos que no le pertenecen. En muchos casos los establecimientos otorgan full credit para cantidades previamente limitadas. Con todo el razonamiento anterior, se debe suponer, que no es rentable trabajar con tarjeta de crédito. Por contrapartida, debemos tener bien presentes las dos grandes marcas de tarjetas de crédito que, a su vez, ofrece servicios turísticos. Ambas, revierten sus márgenes, vender programas turísticos sin poder aceptar las tarjetas de crédito. Lo que sería preciso hacer, es desviar el pago con tarjetas de crédito hacia productos o paquetes turísticos que, generados por nosotros, nos permitan obtener unos márgenes de beneficio por encima de los márgenes de comisión que se nos resten de las ventas vía tarjeta, siempre teniendo en cuenta, que las las rese reserv rvas as aére aéreas as podr podrán án ser ser hech hechas as efec efectitiva vass vía vía UATP UATP/C /CCC CCF. F. Si trabajando no obstante con tarifas especiales, se deberá consultar con la compañía si aceptan el UATP para estas tarifas. Las plazas chárter no tienen ese tratamiento. Tamb Tambié ién n conv convie iene ne reco recome mend ndar ar al clie client nte, e, el uso uso de tarje tarjeta tass que que teng tengan an retencione retencioness por comisión mas bajas, bajas, al tiempo tiempo que mayores garantías garantías que se refieren a las coberturas del seguro, que favorecen a ambos, agencia y cliente. Al tiempo recordar que, en función del volumen de ventas a través de tarjetas de crédito, se obtiene reducciones en las comisiones reducidas, y también que, una agencia que tenga los carteles anunciadores de las tarjetas de crédito de forma visible, no puede dejar de aceptar un pago por este procedimiento, pero tampoco puede cargar importes extras. Por Por últim último, o, reco record rdar ar la obli obliga gato torie rieda dad d de solic solicita itar, r, siem siempr pre e el códi código go de aceptación de la tarjeta.
Cierre de la venta y facturación La última etapa en la gestión de la venta será el cierre definitivo de la misma. Cobr Cobro o del del pago pago final final y entr entreg ega a de docu docume ment ntac ació ión. n. Cont Contab able leme ment nte e es el momento de gestionar el cierre de slip de facturación. Actualmente es cada vez más frecuente que las agencias utilicen para sus expedientes, una hoja donde a la vez de reflejar los datos del cliente y de la reserva, se puedan hacer los asentamientos contables que permitan el cierre de slip. Así, el expediente slip será el documento contable de trabajo que permitirá dejar constancia de la reserva al tiempo que quedarán registrados todos los datos, números de bonos y billetes. Si el expediente tiene un soporte contable, se deberán simplemente especificar las valoraciones de las compras y los l os precios asignados a las ventas. Si el expe xpedien iente tien tiene e un soport porte e conta ontab ble, le, será erá su vez slip lip y para ara cumplimentarlo, se deberá disponer de un plan general de contabilidad donde se expresará cada proveedor con su número contable, y también el número del cliente. Un plan general contable suele otorgar números de cuentas a: Cuentas proveedores:
400. 000
Cuentas clientes:
430. 000
IV. IV. Requ Requis isit itos os Le Lega gale less La aper apertu tura ra de una una agen agenci cia a de viaj viajes es requ requie iere re,, en prim primer er luga lugar, r, una una auto autoriz rizac ació ión n otor otorga gada da por por una una admi admini nist stra raci ción ón turí turíst stic ica a comp compet eten ente te,, con con cumplimiento de una serie de requisitos. Algunos de estos requisitos son los siguientes:
Forma orma juríd urídic ica a de socie ocieda dad d anón nónima ima o de socie ocieda dad d de responsabilidad limitada.
Tener un capital mínimo desembolsado dependiendo a que tipo de agencia pertenece.
Deberán mantener y constituir una fianza que podrá ser: Fianza Fianza indivi individua dual:l: median mediante te aval aval bancar bancario, io, póliz póliza a de acción acción o títulos de emisión.
El proceso Contable:
El principio contable de “empresa en funcionamiento” transmite la idea de que la gestión de la empresa tiene una duración ilimitada. Es lógico pensar que cualquier usuario de la información contable, puede necesitar con cierta periodicidad conocer el resultado y la situación económica financiera de la empresa. Todo el proceso va enfocado a ofrecer una situación sintética de la empresa en períodos más o menos cortos, de acuerdo con las distintas necesidades de información. Estos periodos de tiempo tienen una duración establecida de un año, están determinados por otra parte por la legislación mercantil. Esta legislación obliga a las empresas a elaborar sus cuentas anuales, consecuentemente obliga a determinar el resultado y formular el balance de situación para períodos de tiempo no superiores al año. El periodo limitado en una temporalidad puede coincidir o no con el año natural; se le denomina ejercicio económico. Cabe destacar que en las empresas turísticas suele coincidir con el año natural. Por ciclo contable se entiende como el proceso mediante el cual se registran todas las operaciones realizadas por la empresa en el ejercicio económico. El ciclo contable tiene la finalidad de determinar el resultado de la misma y conocer su situación económico – financiera.
Nº CUENTAS DEL MAYOR
SUMAS
SALDOS DEBE HABER
102 CAPITAL DEUDAS A L/P C 170 ENTIDADES 220 TERRENOS Y BIENES 20.000 221 CONSTRUCCIONES 80.000 226 MOBILIARIO 30.000 ELEMENTOS DE 228 10.000 TRANSPORTE 229 OTRO INMOVILIZADO 5.000 310 MA M ATERIAS PRIMAS A 2.300 311 MA MATERIAS PRIMAS B 1.000 400 PROVEEDORES 30.00 PROVEEDORES EF C A 401 PAGAR 523 PROVEEDORES INM, C/P 5.000 524 EF EFECTOS A PAGAR 3.000 570 CAJA 1.000 572 BA B ANCOS 180.000 TOTALES 340.000
150.000
150.000
30.000
30.000 20.000 80.000 30.000 10.000 5.000 2.300 1.00
3.000 2.000
3.000
5.000 9.000 6.000 300 70.000 141.000 39.000 340.000 18 188.000 188.000
Desarrollo Contable: El ciclo contable se desarrolla en cuatro etapas que integran una serie de operaciones cronológicas. Apertura: La etapa de apertura se corresponde con la fase de inicia de la contab contabilid ilidad ad para para el ejercic ejercicio io econó económic mico o corres correspon pondie diente nte,, y consis consiste te en la confección de un inventario inicial o balance inicial, en el caso de que la empresa no sea de nueva creación dicho balance coincidirá con lo realizado al final final del del ejer ejerci cici cio o econ económ ómic ico o del del año año ante anteri rior or.. El bala balanc nce e de aper apertu tura ra se denomina así porque abre el proceso en el período contable que vamos a registrar, constituyendo así la base del primer asiento del libro diario.
Asiento de Apertura en el libro diario: Acto seguido y recogiendo los datos proporcionados por el balance anterior (el inventario y el balance de situación deberá deberán n queda quedarr regist registrad rados os en el corres correspon pondie diente nte Libro Libro de Invent Inventario arioss y Cuentas anuales), se procederá a realizar el primer asiento en el libro diario. A este asiento se le denomina asiento de apertura. Este asiento consiste en cargar cada una de las cuentas de Activo y abonar cada una de las cuentas de pasivo. Asiento de apertura en el libro mayor: Una vez realizado el asiento de de apertura en el libro diario procederemos a abrir las cuentas del libro mayor en este nuevo periodo. Las cuentas que se carguen las anotaremos en la parte del debe de nuestro libro mayor y las que se abonen en la parte del haber. Registro: Esta etapa se extenderá a lo largo de todo el ejercicio económico recogiendo día tras día todas las operaciones ocasionadas por la actividad de la empresa en ese periodo. Estas operaciones se registrarán en el libro diario, mediante mediante los asientos. asientos. De igual forma que anteriormente anteriormente hemos trasladado el asie asient nto o de aper apertu tura ra al libr libro o mayo mayor, r, trans transcr crib ibire iremo moss en el libro libro mayo mayorr las las anotaciones reflejadas en los distintos asientos, abriendo a tal efecto tantas cuentas como sea necesario. De forma paralela a lo largo de la etapa del ciclo contable y de forma regular es obligatorio por parte del Código de Comercio la formulación de los correspondientes balances de comprobación con sumas y saldos que deberán transcribirse en el Libro de inventarios y cuentas anuales. Una vez que se han pasado los asientos del libro mayor diario al libro mayor, podemos realizar el balance de Comprobación o Sumas. Este balance se confecciona en base a las sumas deudoras y acreedoras que arroja cada cuenta. El balance de comprobación de sumas y saldos, como dice sus nombre verifica o comprueba que todos los asientos del diario han sido traspasados al mayo mayor. r. Esta Esta comp compro roba baci ción ón,, obvi obviam amen ente te,, no aseg asegur ura a que que el trasp traspas aso o es totalmente correcto aunque podemos afirmar que hay una seguridad aceptable. Se deberá cumplir que las sumas del debe coincidan con las sumas del haber, e igualmente la suma de los saldos deudores con las de los l os acreedores.
Cierre: Una vez que se han efectuado los asientos de gestión a lo largo del ejercicio contable, debemos proceder a la realización de las operaciones de cierre. Se seguirá el siguiente itinerario: Periodificación: significa en la imputación del gasto o ingreso en el momento de tiemp tiempo o en que que se prod produc ucen en.. La impu imputa taci ción ón de ingre ingreso soss y gast gastos os debe deberá rá hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan y con independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de ellos. Por tanto los hechos económicos se contabilizaran cuando nazca el derecho o la obligación que los mismos originan y no cuando se produzca el cobro o el pago. Regularización:
Asientos de ajuste: Dentro de esta tipología de asientos podemos realizar las sigu siguie ient ntes es
oper operac acio ione nes: s:
rect rectifific icac acio ione nes, s,
corr correc ecccione ioness
valo valora ratitiva vass
y
reclasificaciones. Las operaciones de rectificación consisten en la realización de los los asie asient ntos os nece necesa sari rios os para para proc proced eder er a la corr correc ecci ción ón de posi posibl bles es equivo equivocac cacion iones es o desaju desajuste stess produc producido idoss entre entre los saldo saldoss contab contables les y los impo import rtes es inve invent ntar aria iado dos, s, así así como como los los refe refere rent ntes es a las las varia ariaccione ioness de existencias. También tendremos que comprobar que los saldos contables se correspondan con los valores derivados de la aplicación de dichas normas, de forma que las reducciones de valor deberán reflejarse con las correcciones valorativas que son básicamente: Amortizaciones: Podemos definir la amortización como el registro contable de la depreciación, por el uso o por el tiempo, de un bien del activo (inmovilizado material). material). No se debe confundir confundir la amortizació amortización n del activo con la amortizac amortización ión que se realiza de cantidades prestadas, en su debido momento, a bancos, prestamistas. Los elementos que componen el inmovilizado Material: terrenos, edifi edifici cios os,, maqu maquin inar aria, ia, inst instal alac acio ione nes, s, vehí vehícu culo los, s, equi equipo poss info inform rmát átic icos os (a excepción de terrenos) poseen generalmente una vida limitada ya que pierden
valor con el paso del tiempo, ti empo, por lo que parece lógico que esta perdida de valor tenga la consideración de gasto del ejercicio y que se calcule repartiendo el valor total del activo entre los años de su vida útil estimados. AÑO 1 2 3 4 5
Valor UM
AMORTIZACIO
AMORTIZACIÓ
VALOR
1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000
N ANUAL 400.000 240.000 144.000 86.400 51.840
N ACUMULADA 400.000 640.000 784.000 870.400 922.240
RESIDUAL 600.000 360.000 216.000 129.000 77.760
Provisiones: Las provisiones recogen las pérdidas reversibles que se pongan de manifiesto en los elementos del activo. Se deberán dotar con cargo a las cuentas correspondientes. Las provisiones para riesgos y gastos tienen por objeti objetivo vo fundam fundament ental, al, según según la legisl legislaci ación ón mercan mercantil til,, cubrir cubrir determ determina inados dos gast gastos os,, pérd pérdid idas as o deud deudas as,, prob probab able less o cier cierta tas, s, pero pero cuya cuya fech fecha a o cuyo cuyo acaecimiento son indeterminados. Son provisiones de pasivo, distintas a las provisiones más frecuentes, las provisiones correctoras de activo, las cuales, aun teniendo saldo acreedor, se presentan, por lo general, en el activo con signo negativo. Se trata, por tanto, de cuentas que van acumulando unos determinados importes de cara al futuro, y que al hacerlo van imputándose como gastos en la cuenta de resultados, esto es, va disminuyendo el saldo de esta cuenta, o lo que es lo mismo, reteniendo desde el principio un posible resultado, para así constituir un fondo con el cual hacer frente a esa obligación, pérdida, o gasto a la que tendrá que responder la empresa en un futuro mediato o inmediato. Pérdidas irreversibles: Aparecen cuando se produce una depreciación de los bienes definitiva. Se contabilizarán directamente la pérdida en las cuentas respectivas, y abonar la cuenta que recoge el valor del bien depreciado. Las cuentas que recojan operaciones a largo plazo en su origen, pero que en la fecha de cierre del ejercicio su vencimiento sea en un período de tiempo inferior al año se reclasificarán. Trasladando su saldo a cuentas de la misma
naturaleza representativa de corto plazo. El plan general contable delimita que a largo plazo es superior a 12 meses, pero atendiendo al período de tiempo que resta para su vencimiento desde la fecha de cierre del ejercicio. Asientos de regularización de cuentas especulativas: En las empresas cuando llega el final del período contable, que normalmente coincide con el año natural, se desea conocer dos cosas: el resultado que se ha obtenido en ese periodo y la situ situac ació ión n auté autént ntic ica a de los los dife difere rent ntes es elem elemen ento toss patr patrim imon onia iale less en ese ese momento. La regularización consiste en centralizar a través de un asiento las cuentas especulativas de gestión. Los asientos a realizar consisten en abonar las cuentas que presenten saldo deudor con cargo a la cuenta de pérdidas y ganancias, y cargar las cuentas de los citados grupos que presenten saldo acreedor con abono a la cuenta de pérdidas y ganancias. Una vez traspasados esto estoss asie asient ntos os al libr libro o mayo mayor, r, obvi obviam amen ente te se cerr cerrar arán án toda todass las las cuen cuenta tass diferenciales, solo aparecerán en el balance la cuenta de pérdidas y ganancias. Asiento de cierre: Una vez realizados estos asientos, las cuentas quedaran saldadas. Estos asientos registrados en el libro diario y traspasado al libro mayor, nos permitirán conocer la situación patrimonial y los resultados de la empresa en la fecha de cierre del ejercicio. A partir de este momento, las cuentas registradas en el libro mayor según sea el caso, presentarán saldo deudor o saldo acreedor, procediendo a cerrarlas mediante el denominado asiento de cierre que consistirá en cargar todas las cuentas con saldo acreedor y abonar todas las cuentas con saldo deudor. Por tanto, el asiento de cierre tendrá como cargos los saldos acreedores y como abonos los saldos deudores. Formulación de las cuentas anuales: Esta etapa es la culminación del ciclo contable, consiste en elaborar las cuentas anuales, es decir, la formulación de los tres tres docume documento ntoss que que las compon componen: en: balan balance ce de situac situación ión,, cuenta cuenta de perdid perdidas as y gananc ganancias ias,, memoria memoria.. Para Para ellos ellos se utiliz utilizará arán n los modelo modeloss que establece el PGC en su cuarta parte y como ya hemos estudiado deberá
refl reflej ejar ar la imag imagen en fiel fiel del del patri patrimo moni nio, o, de la situ situac ació ión n fina financ ncie iera ra y de los los resultados de la empresa.
V. La Lass Fuen Fuente tess de Info Inform rmac ació ión n La labor de las agencias de viajes se inicia con un adecuado asesoramiento al cliente. Es por eso que un buen agente de viajes debe conocer y manejar todas las las fuen fuente tess de info inform rmac ació ión n a su alcan alcance ce,, pudi pudien endo do ser ser meca mecani niza zado doss o manuales. Para poder brindar al cliente un valor adicional la información deberá ser clara, concisa y veraz algo que sólo un profesional está en condiciones de brindar. Son abundantes las fuentes de información que se utilizan es una agencia de viajes, desde el folleto con la oferta de la empresa mayorista, hasta algún sistema computarizado de reservas o sistema global de distribución de uso en la actualidad, sin olvidar los propios viajes del agente, los folletos informativos o las ventajas de Internet.
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Fuentes de información impresa
El manejo de los bancos de datos existentes, o de los elaborados por el agente de viaj viajes es con con un prog progra rama ma info inform rmát átic ico, o, prop propor orci cion ona a en gran gran medi medida da la clasificación de la información para el asesoramiento del cliente. Información técnica para agencias de viajes
Englobando todos los documentos que ofrecen información concreta sobre temas prácticos de gestión y organización de viajes. Se pueden obtener por suscripción, comprándolos y en a veces son gratuitos. En el Transporte aéreo hallamos el World Airways Guide, publicación mensual especializada en horarios, vuelos y líneas aéreas regulares en todo el mundo.
En el tran transp spor orte te ferro ferrovi viar ario io tene tenemo moss la guía guía Toma Tomass Cook Cook Inte Intern rnat ation ional al Timetable, publicación mensual con información horaria sobre trenes, barcos y autobuses que prestan servicio dentro de Europa. En el transporte marítimo encontramos ABC Shipping Guide, son información variada sobre líneas marítimas regulares y de crucero mundiales. Guías de alojamientos existen muchas: World Hotel Guide, Hotel and Travel Index, Oficial Hotel and Guide Resort etc. todas ofrecen información sobre tarifas y facilidades. También hallamos información información que remiten gratuitamente los prestatarios de servicios, como horarios deseados por las diferentes compañías de transporte, tarifarios confidenciales o no, manuales de venta enviados por las mayoristas.
Información turística general
El agente de viajes tiene a su alcance numerosas guías. Más que para su uso práctico en el trabajo diario de un agente, el material expedido gratuitamente por las oficinas de turismo está indicado para realizar consultas con objeto de orientar al cliente antes y Después de la contratación de servicios .
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Fuentes de Información Informatizada
Las agencias de viajes se vienen enfrentando en los últimos años a un trascendental proceso de cambio motivado por la tecnología.
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Las Existencias en las agencias de viajes
Para las agencias de viajes no tiene casi ninguna importancia la gestión de existencias, ya que las únicas existencias que hay en una agencia son el material de oficina.
Quiz Quizás ás nos nos debe debería ríamo moss plat platea earr
la posi posibi bilid lidad ad de cont contro rola larr los los folle folleto toss
publicitarios que elaboran las mayoristas para entrar a las minoristas, gastando grandes cantidades de dinero en ello. Pero no es lo habitual porque estos follet folletos, os, se cargan cargan en su totalida totalidad d como como gasto gasto de publici publicidad dad en la cuent cuenta a “Publicidad, propaganda y Relaciones públicas”. Las existencias existencias si quedan quedan se desechan, desechan, porque una vez pasada pasada la campaña campaña carecen de valor. En el caso que la campaña estuviera en vigor al cierre del ejercicio.
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Consideraciones Consideraciones generales
Son existencias los bienes inventariables poseídos por la empresa y destinados generalmente a su venta en curso normal de la explotación. La venta puede producirse tal como se han adquirido o bien después de ser transformadas en el proceso productivo. Pertenecen al activo circulante y se convierte en efectivo a través de su venta y su posterior cobro a los clientes. En las empre empresas sas comerc comercial iales es las exist existenc encias ias fundam fundament entalm almen ente te son las mercancías, cuya venta sin transformación constituye el objetivo principal de su acti activi vida dad. d. Aunq Aunque ue s corr corrie ient nte e que que esta esta empr empres esa a teng tenga a otra otrass exis existe tenc ncia iass secundarias pero necesarias para el desarrollo de la misma como es el caso de los envases, embalajes o el material de oficina. En las empresas transformadas son existencia de materias primas y auxiliares, los productos en curso los productos terminados, así como otros elementos inventariables tales como los combustibles lubricantes y repuestos. El control administrativo se realiza desde que se hace el pedido al proveedor atravesando por la compra, recepción, almacenamiento, hasta que el bien es entregado al cliente dando información del movimiento de unidades físicas y de los costes asociados a cada uno de estas fases. Ahora bien, este control es escaso, porque si se hubieran producido pérdidas o mermas en los productos almacenados no daría información.
De las mismas, mismas, y al realizar realizar el balance balance se aceptarías aceptarías por buenos unos unos datos incorrectos, por eso, el control administrativo deberá ser complementado por un recuento físico en la fecha de cierre del ejercicio.
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Las cuentas de existencias en el P.G.C.
Las existencias están incluidas en el grupo del P.G.C que esta desglosado en los siguientes subgrupos y cuentas: 30. Comerciales 300 Mercaderías A. 301 Mercaderías B. 31. Materias primas 310 Materias primas A. 311 Materias primas B. 32. Otros aprovisionamientos 320 Elementos y conjuntos incomparables 321 Combustibles 322 Repuestos 325 Materiales diversos 326 Embalajes 327 Envases 328 Materiales de oficina 33. Productos terminados 330 Productos en curso A. 331 Productos terminados B. 34. Productos terminados 340 Productos semiterminados A. 341 Productos semiterminados B. 35. Productos terminados
350 Productos terminados A. 351 Productos terminados B. 36. Subproductos, residuos y materiales recuperados 360 Subproducto A 361 Subproducto B 365 Residuos A 366 Residuos B 368 Materiales recuperados A 369 Materiales recuperados B Recordemos que las cuentas de existencias solo registran existencias iníciales y finales los movimientos de las mismas se contabilizan en los grupos 6 y 7. Además de las cuentas mencionadas, en el grupo 3 aparece un subgrupo el 39, dedicado las provisiones por depreciación de existencias.
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Valoración de existencias
La valo valorac ració ión n dada dada
a la exis existe tenc ncia ia infl influi uirá rá en el cost coste e de los los prod produc ucto toss
vendid vendidos os y en consec consecuen uencia cia en los bienes bienes almac almacena enando ndo que obteng obtenga a la empresa. La valoración de los bienes almacenados puede realizarse aplicando objetivos perseguido perseguidoss por la empresa. empresa. Para que la valoración valoración sea aceptable aceptable deberá deberá tenerse en cuenta el principio de prudencia.
Coste histórico Las existencias no sometidas a transformación y las existencias transformadas. Existencias no sometidas a transformación
Cuando se trate de existencias compradas por la empresa que todavía no han sido objeto de venta o transformac transformación ión posterior, posterior, el coste histórico histórico aplicable es
el precio de compra mas todos los costes necesarios para que la empresa pueda disponer de las mercancías según el uso al que estén destinadas. Este coste histórico de los productos no sometidos a transformación también es nominado precio de adquisición. Se entiende por precio de compra de las existencias el que figura en la factura envi enviad ada a por por el prov provee eedo dor, r, una una vez vez dedu deduci cimo moss los los desc descue uent ntos os,, reba rebaja jass y bonificaciones incluidas en la factura, salvo los que tengan carácter financiero como el descuento por pronto pago. Entre los costes necesarios para poder disponer de las mercancías, están:
Los de transporte y fletes de cargo del comprador.
Los de seguros, depósito y custodia durante el transporte.
Los de impuestos satisfechos por la compra incluido aranceles y otros derechos de importación, importación, siempre que no sean repercutibles repercutibles a terceros.
Los de inspección y conservación. Si son por cuenta del comprador.
En ningún caso se incluirán los intereses devengados por pago aplazado ni las mermas ni deterioros que sufran los productos mientras están almacenados.
Existencias transformadas
Las existencias que han sido objeto de elaboración por la propia empresa se valoran en coste histórico de sumar precio de adquisición las de materias primas y otros materiales de costes de transformación. La suma de los costes de adquisición y transformación también recibe el nombre de coste de producción.
Forma Forman n parte parte del coste coste de produc producció ción n de las existenci existencias as todos todos los costes directos e indirectos necesarios para llevar a cabo la misma como son.
Los costes de materias primas. Materiales, mano de obra y energía.
Las amortizaciones del inmovilizado utilizado en el proceso productivo
Otro Otross cost costes es indi indire rect ctos os,, como como los los de susp suspen ensi sión ón,, mant manten enim imie ient nto, o, dirección y administración de la producción, limpieza, control de calidad etc.
No se consideran costes de producción los costes ocasionados por no utilizar toda la capacidad instalada costes de subactividad o inactividad los gastos financieros los gastos generales de administración y dirección de la empresa ni los de distribución y comercialización de los productos. El cálculo del coste de producción es tarea de la contabilidad analítica de explotación o contabilidad de costes.
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Distintos convenios de valoración de las existencias
Cuando hay inestabilidad en los precios, y las mismas existencia tienen distinto precio precio de adqui adquisic sición ión depend dependien iendo do del moment momento o en que se compre compren, n, se plantea el problema de cómo valorar las salidas por ventas o consumo con el fin de poder calcular el beneficio obtenido con las mismas; y al mismo tiempo saber el valor de las existencias finales de almacén que deberán ser incluidas en el balance de situación. Una posibilidad consistirá en identificar el precio de cada unidad siguiendo de forma individual su trayectoria física y temporal pero esto no es viable en la mayoría de los casos por antieconómico. Por este motivo se puede recurrir a otros métodos que permitan resolver el problema sin tener que recurrir a la identificación de las distintas partidas compradas.
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Sistema de control de existencias
Para poder llevar un buen control de existencias, primero deberemos definir el modelo sobre el cual vamos a trabajar esa valoración. Existen gran variedad de sistemas para valorar las salidas de existencias: •
FIFO
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LIFO
Sist Sistem emas as y proc proced edim imie ient ntos os de alma almace cena namie mient nto, o, rece recepc pció ión n y cont contro roll de existencias en agencias de viajes •
NIFO
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PMP
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HIFO
Un ejemplo sería el siguiente:
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Método FIFO (first-in, first- out)
Como su nombre indica este método supone que a efectos de asignar un valor a las existencias las primeras unidades que entran en el almacén son las primeras que salen es decir se venden o elaboran en el mismo orden que han ido entrando cronológicamente.
Con el método fifo las existencias finales quedaran valoradas a los precios más recientes. Mientras que los consumos se valoran a los precios de las entradas más antiguas este método es el que más se adapta al movimiento físico del almacén. 13/04/200 13/04/2008 8 entran entran 20 artículos artículos XX a 3.50 € 17/04/ 17/04/200 2008 8 salen salen 5 artí artícul culos os 12/05/200 12/05/2008 8 entran entran 10 artículos artículos XX a 4.20 € 20/05/ 20/05/200 2008 8 salen salen 18 18 artícu artículos los 30/05/200 30/05/2008 8 entran entran 10 artículos artículos XX a 5.30 €
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Método LIFO (Last-in, first-out)
Ultima entrada primera salida, este método supone que las últimas unidades en llegar al almacén son las primeras que son vendidas o elaboradas. Aplica Aplicando ndo el método método lifo lifo se consig consigue ue que las exist existenc encias ias finale finaless quede queden n valoradas a los precios más antiguos mientras que los consumos se valoran a los precios de las últimas entradas. Ejemplo: 13/04/200 13/04/2008 8 entran entran 20 artículos artículos XX a 3.50 € 17/04/ 17/04/200 2008 8 salen salen 5 artí artícul culos os 12/05/200 12/05/2008 8 entran entran 10 artículos artículos XX a 4.20 € 20/05/ 20/05/200 2008 8 salen salen 18 artíc artículo ulos s
30/05/200 30/05/2008 8 entran entran 10 artículos artículos XX a 5.30 €
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Método del precio ponderado (PMP)
Según este método, los precios de las distintas entradas se promediaran con el fin de obtener un único precio en almacén aplicable a todas las salidas. El cálculo del PMP puede hacerse una sola vez al final del periodo, o bien continuamente a lo largo del mismo, cada vez que cambie el precio de entrada. A esta última variante se le conoce también como media móvil.
VI. VI. INFO INFORM RMAC ACIO ION N FINAN FINANCI CIER ERA A Una agencia de viajes es un negocio al menudeo cuya principal fuente de ingresos reside en la venta de los boletos de avión, reservaciones de hotel, renta de automóviles, pasajes de autobús y tren, excursiones, cruceros, y seguros de viaje. En general, una agencia de viajes obtiene una comisión promedio del 10% sobre todas las líneas de productos que vende al público. De los boletos, la agencia obtiene del 8% al 11% de la tarifa base, pero las
comisiones varían ampliamente en el caso de otras líneas de productos. Por ejem ejempl plo, o, una una comp compañ añía ía de rent renta a de auto autoss paga paga el 5% por por hace hacerr una una reservació reservación n a nivel de descuento descuento otorgado otorgado a empresas, empresas, mientras mientras que una aseg asegur urad ador ora a paga paga hast hasta a el 35% 35% por por al vent venta a de segu seguro ross de viaj viaje. e. Las Las excursiones y las líneas de cruceros ofrecen comisiones que van del 5% al 15% y algunas más ofrecen compensaciones adicionales, o bonos entre el 2% y el 5%. Las comisiones de las líneas aéreas se deducen, en lugar de agregarse del precio del boleto. (Algunos hoteles y operadores de excursiones agregan la comisión de la agencia a la tarifa estándar, pero esta práctica suele prevalecer más en países del extranjero.) Los ingresos por la venta de boletos de avión son pagaderos. Cuando el cliente util utiliz iza a una una tarj tarjet eta a de créd créditito, o, los los ingr ingres esos os se paga pagan n a la líne línea a aére aérea a correspondiente por la compañía que administra dicha tarjeta de crédito. Los ingresos que se obtienen de las reservaciones de excursiones y cruceros generalmente se pagan al operador de la excursión o a la línea del crucero, a meno menoss que que dich dichas as rese reserv rvac acio ione ness se haga hagan n a trav través és de un sist sistem ema a de reservación por computadora como SABRE o Apollo. Los ingresos totales que recibe una agencia se denominan ventas brutas. Los ingresos que se derivan de la venta de boletos de avión se deducen de las
ingresos netos netos (o comisiones ventas brutas con el fin de determinar los ingresos brutas) de la agencia. De los ingresos netos, la agencia debe deducir sus gastos de operación, como ren renta, ta, util utiler ería íass, sala salari rio os, comis omisio ione ness que se paga agan a los los age agente ntes y repr repres esen enta tant ntes es de vent ventas as,, gast gastos os de telé teléfo fono no,, publ public icid idad ad,, impu impues esto toss mercantiles, cuotas por servicio de cómputo, etc. Lo que queda después de deducir recibe el nombre de utilidades. Por ejemplo, si suponemos que una agencia de viajes obtiene 120 000 dólares en ventas brutas durante un mes. Con un promedio de comisiones del 10%, los ingresos netos son de 12 000 dólares. Si los gastos de operación de la agencia, o gastos indirectos, son de 9000 dólares por mes, sus utilidades
correspondientes a ese mes serán de 3000 dólares. Si los gastos indirectos aumentan o las ventas decrecen, las utilidades disminuyen.
Vouchers Un voucher expedido por una agencia de viajes es recibido por los prestadores de servicios como si se tratáse de dinero en efectivo. Un voucher es un recibo de venta venta que que repres represent enta a un compr comproba obante nte especí específic fico o de un itinera itinerario rio.. Por ejemplo, se puede expedir un comprobante para una estadía en hotel, la renta de un automóvil o un pasaje de avión. En el momento en que el cliente lo presenta, el voucher se acepta como si fuese un pago. Los vouchers se manejan de dos maneras. Una de ellas consiste en pagar el servicio por anticipado mediante un depósito en efectivo o una orden de cargos diversos. Por ejemplo, supongamos que un cliente paga de antemano su estancia en un hotel de Las Bahamas. La agencia remite de antemano su estancia envía por correo un cheque con el importe de la habitación al hotel correspondiente y le extiende un comprobante al cliente. Al registrarse, el cliente presenta el comprobante, el cual es aceptado por el hotel como si se tratáse de un pago. Otra forma de manejar Los comprobantes es retener el pago hasta el momento en que el servicio se proporcione. Por ejemplo, supongamos que una agencia extiende un comprobante para que le transporte al aeropuerto se haga a través de un servicio de limosinas. El cliente presenta, entonces, el comprobante al conductor de la limosina, quien lo acepta como si se tratáse de un boleto de pago. Posteriormente, el servicio de limosina presenta el comprobante a la agencia para recibir su pago. Se pueden emplear archivos físicos, electrónicos o ambos para almacenar y tener bajo control los comprobantes.
Los informes financieros
Para administrar con rentabilidad una agencia de viajes, se requiere, además de lleva llevarr con exacti exactitud tud los regist registros ros,, la prepar preparaci ación ón oport oportuna una de inform informes es signifi significa cativ tivos. os. Los inform informes es financ financiero ieross son son esenc esencial iales es para para determ determina inarr la verdadera situación del negocio y para tomar las decisiones más adecuadas para el futuro. Tenemos cuatro tipos de informes:
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El estado financiero
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El estado de operaciones
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El análisis de flujo de efectivo
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El reporte de excepción
El estado financiero Un estado financiero, también llamado balance general, lista los activos y pasivos de la empresa, a fin de determinar el valor neto o capital del propietario o los accionistas. Un activo es todo aquello que contribuye al valor monetario de un negocio. Un pasivo es todo cuanto reduce ese valor. El efectivo que se tiene en una cuenta bancaria, las cuentas por cobrar y los bienes raíces son ejemplos de activos. Las deudas, los ingresos que se adeudan a las Aerolíneas y los impuestos por pagar son ejemplos de pasivos. Normal Normalmen mente, te, los estad estados os financ financier ieros os se prepar preparan an al final final de cada cada ejercicio. Un estado financiero se divide en tres partes básicas: activos, pasivos y capital contable. El capital contable, o valor neto, se refiere al valor monetario que en teoría tiene una empresa una vez sustraídos el total de pasivos del total de activos. El capital contable indica el monto de lo que quedaría en caso de que todos los activos se liquidasen, es decir, que se convirtiesen en efectivo, y todos los pasivos se pagasen.
Los Los activ activos os de la agen agenci cia a , incluyen todo su mobiliario, equipo de
ofic oficin ina, a, y mate materia rial,l, así así como como auto automó móvi vile less u otro otro tipo tipo de vehí vehícu culo loss automotores que sean propiedad de la empresa. Todas las cuentas por cobrar de la agencia así como el dinero que tiene en sus cuentas bancarias también constituyen activos. Los activos que cambian de valor, como en el caso de las cuentas por cobrar se denominan activos corrientes . El valor que de estos activos se registra en el estado financiero es el valor corriente en el momento de preparar dicho estado. Los activos que se mantienen constantes se conocen como activos fijos. De modo que las cuentas por pagar, que se modifican conforme los clientes van pagando sus cuentas y se van realizando nuevas ventas a crédito, serían activos corrientes. Pero en el caso del equipo, cuyo precio es definitivo, se ubicaría entre los activos fijos. Los pasivos de la agencia . El pago de un préstamo que se adeuda al
prestamista y los ingresos por venta de boletos que se depositarán en la cuenta de las Aerolíneas. Existen dos tipos de pasivos: los pasivos
corrientes y los pasivos a largo plazo . Un pasivo corriente es una deud deuda a que que debe debe paga pagars rse e en un futu futuro ro cerc cercan ano. o. Trad Tradic icio iona nalm lmen ente te,, cualquier deuda que debe ser cubierta dentro de un periodo de 30 días (pago de la renta, deudas con los proveedores de materiales, pago de la nómina, etc.) se considera como parte de los pasivos circulantes. Un pasivo a largo plazo es una deuda que debe pagarse en un futuro más distante. Por ejemplo, si suponemos que una agencia obtuvo un préstamo comercial a largo plazo hace tres años y que ha estado cubriendo pagos mensuales de 2500 dólares. Suponga también que la agencia aún debe un saldo de 48 800 dólares sobre el préstamo original de 60 00 dólares. El pago mensual corriente, de 2500 dólares, debe incluirse en el estado financiero como un pasivo corriente. También se incluye ahí el saldo del préstamo de 48 800 dólares, pero como un pasivo a largo plazo.
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El estado de operaciones Un estado de operaciones, en ocasiones llamado hoja de pérdidas y ganancias, es un informe que muestra las utilidades y pérdidas de la empresa. En general, los estados de operaciones se preparan mensual y anualmente. En un estado de operaciones, los gastos de operación se sustraen de los ingresos por concepto de ventas para así determinar las utilidades (ò pérdidas). Este informe se divide por tanto en tres secciones básicas: ingresos, gastos y utilidades. Los ingresos . En la sección de ingresos del estado de operaciones se
desglosan las ganancias de la agencia por línea de producto o fuente de ingresos. Los datos se obtienen del diario de ingresos de caja. El estado de operaciones de una agencia de viajes normalmente suele incluir los siguientes conceptos:
Boletos de líneas aéreas domésticas.
Boletos de líneas aéreas internacionales.
Ventas de excursiones/cruceros. excursiones/cruceros.
líneas de productos auxiliares.
Seguros de viaje.
Cargos diversos.
La mayor parte parte de los ingresos ingresos que percibe percibe la agencia agencia se distribuye distribuye en el pago pago a las las líne líneas as aére aéreas as.. Las Las comi comisi sion ones es brut brutas as,, o sea sea el tota totall de comi comisi sion ones es gana ganada dass por por la agen agenci cia, a, son son los los ingr ingres esos os que que debe deben n considerarse para determinar las utilidades o pérdidas de la agencia. De inmediato surge al siguiente pregunta: ¿Deben incluirse en el estado de operaciones las cuentas por cobrar (ventas hechas a cuenta)?
Algunas agencias incluyen tanto los ingresos de caja como las cuentas por cobrar, con el fin de mostrar el rendimiento real que ha tenido la agencia en ventas, esto es, el valor de todas las ventas realizadas por el personal. En cambio, hay otras agencias que solo incluyen los ingresos de caja, para de esta manera mostrar el verdadero estado que tiene la agencia en cuanto al efectivo, o sea, la cantidad real de dinero que la agencia obtuvo durante el presente mes. Los pagos que se hacen a favor de las cuentas de los clientes se muestran como ingresos de caja en el momento en que se reciben. Cualquiera de estas opciones es aceptable, en tanto sea consistente. Si en un estado se incluyen cuentas por cobrar, deberán incluirse siempre en los estados subsecuentes. De la misma manera, si un estado de operaciones solo incluye los ingresos en caja, los siguientes estados también deberán incluir solo los ingresos en caja. Desde el punto de vista administrativo, es preferible usar los ingresos de caja para calcular las percepciones mensuales, a fin de tener una idea clara de las utilidades reales en efectivo después de deducir los gastos de operación. Sin embargo, también resulta útil supervisar al eficacia de los esfuerzos globales de ventas realizadas por al agencia. De ahí que en algu alguna nass agen agenci cias as,, los los gere gerent ntes es acos acostu tumb mbra ran n prep prepar arar ar dos dos esta estado doss diferentes: uno para la administración de las finanzas usando sólo los ingresos de caja, y el otro para fines de análisis de ventas, recurriendo tanto a los ingresos de caja como a las cuentas por cobrar. Gastos. La sección de gastos del estado de operaciones desglosa los
costos de la empresa por categorías. Los siguientes gastos suelen ser los más comunes en una agencia de viajes minorista:
Pagos de renta por espacios de oficina.
Cuotas de automatización.
Gastos por salarios.
Impuestos de nómina.
Comisiones que se pagan a los agentes y representantes de ventas.
Material de oficina.
Seguro comercial.
Publicidad y promoción.
Gastos de impresión y fotocopiado.
Servicios legales y profesionales.
Teléfono y comunicaciones. comunicaciones.
Viáticos.
Cuentas Bancarias.
Gastos de envío y entrega.
Una Una agen agenci cia a que que oper opera a bajo bajo un cont contra rato to de fran franqu quic icia ia real realiz iza a pago pagoss por por concepto de regalías y cubre cuotas de publicidad a un franquiciante. Cada concepto de ingresos y de gastos se muestra como un monto en dólares y como un porcentaje de comisiones brutas. El porcentaje permite al cuerpo administrat administrativo ivo observar observar la relación relación entre gastos y ventas, ventas, y estimar estimar los costos futuros en que deberá incurrir el negocio. El total de gastos de operación se resta del total de ingresos para determinar las utilidades o pérdidas del mes. Para llevar un seguimiento exacto del desempeño financiero de la agencia, deberá prepararse mes a mes un estado de operaciones. Al final de cada calendario, los estados de operaciones mensuales se combinan para elaborar un estado de operaciones anual.
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El análisis de flujo de efectivo.
Un estado de operaciones indica lo que la agencia ha realizado en el pasado. Para pronosticar el desempeño futuro de la agencia se utiliza un tipo distinto de informe. Un estado pro forma usa las ventas calculadas y los gastos presupuestados para predecir las futuras utilidades o pérdidas, cuando se utilizan los ingresos de caja para determinar las utilidades, sin
incluir las cuentas por cobrar, las utilidades o pérdidas netas se refieren como flujo de efectivo periódico. El flujo del efectivo es un referente de la cantidad de dinero de que dispone una empresa en un momento determinado. Así, utilidades netas equivale a
flujo de efectivo positivo, y pérdidas netas a flujo de efectivo negativo. El flujo de efectivo efectivo acumulativo acumulativo es el total corriente del flujo de efectivo periódico anterior (el estado mensual anterior de pérdidas o ganancias). Por ejemplo, ejemplo, supong supongamo amoss que que una agencia agencia tiene tiene tres tres meses meses de estar estar abierta y durante el primer mes de operaciones tiene pérdidas netas por 2400 dólares. En el segundo mes, la agencia obtiene el mismo porcentaje tanto en pérdidas como en ganancias, y en el tercer mes, sus utilidades son de 3600 dólares. En este ejemplo, el flujo de efectivo periódico después del prime imer mes es negativo (-24 -2400). El fluj lujo de efectivo ivo periód iódico correspondiente al segundo mes es cero (No hay pérdidas ni ganancias), pero el total corriente, o flujo de efectivo acumulativo, sigue siendo – 2400. En el tercer mes, el flujo de efectivo periódico positivo (+3600) compensa las pérdidas anteriores, de modo que el flujo de efectivo acumulativo se vuelve positivo (+1200). Mediante el análisis del flujo de efectivo, el propietario o gerente sabe exactamente como marcha el negocio en cualquier momento dado. Los bancos bancos y otras otras instit instituci ucione oness credit creditici icias as recurr recurren en al análisi análisiss de flujo flujo de efectivo para determinar si un negocio está en condiciones de pagar un préstamo. Presupues Presupuestos tos y pronóstico pronósticos s . En el anál anális isis is de fluj flujo o de efec efectitivo vo,, el
presupuesto constituye una herramienta crítica. Para poder predecir con exactitud el futuro flujo de efectivo se requiere conocer a fondo los gastos de operación. Los presupuestos que se utilizan para predecir las ventas y gastos futuros se orga organi niza zan n de mane manera ra simil imilar ar a los los esta estado doss de oper operac acio ione nes, s, con con secciones separadas para ingresos y gastos. Pero mientras un estado de operac operacion iones es se basa basa en ingres ingresos os y gastos gastos reales reales,, un presup presupues uesto to los
propone como estimados. Los gastos estimados se restan de los ingresos proyectados con el fin de predecir el flujo de efectivo que tendría la agencia. La proyección de ventas . Son varios los métodos que se utilizan para
proyectar las ventas, pero algunos de ellos son más exactos que otros. La técnica más común es la de la promediación, es decir, calcular el promedio mensua mensuall de ventas ventas durant durante e un period periodo o de tiempo tiempo predet predeterm ermina inado. do. La mayoría de las agencias calculan las ventas promedio a lo largo del año más reciente o, en algunos casos, de los dos o tres años más recientes. Por regla general, entre más reciente sea la información, más exacto será el promedio promedio obtenido. obtenido. Las cifras cifras de ventas que correspo corresponden nden a un periodo periodo mayor que los tres años anteriores generalmente no resultan confiables para la proyección de ventas futuras. Por desgracia, las ventas no se mantienen constantes. Y continuamente responden a las cambiantes condiciones económicas, tendencias, gustos de la gente y otros factores, Asimismo, los viajes constituyen un negocio de temporada, y el mayor porcentaje de ventas de viajes de placer tiene lugar durante las temporadas de vacaciones, en verano o invierno. Para tener en cuenta los patrones de temporada, las ventas mensuales suelen estimarse con base en las ventas del año anterior correspondientes al mes en cuestión, haciendo los ajustes necesarios para responder a las tenden tendencia ciass actua actuales les.. Las ventas ventas mensu mensuale aless promed promedio io se utiliz utilizan an para para identi identific ficar ar
las tendenc tendencias ias,, como como algún algún incremen incremento to o dismin disminuci ución ón en el
desempeño global de ventas. Por ejemplo, supongamos supongamos que durante durante el año anterior una agencia agencia obtuvo comisiones brutas por 12 000 dólares en el mes de julio, pero en general las vent ventas as mens mensua uale less prom promed edio io se encu encuen entr tran an 20% 20% por por arri arriba ba de las las registradas el año pasado. Las ventas de julio de este año se pueden calcular incorporando el 20% a las ventas del año anterior, como se indica enseguida:
Ventas en julio del pasado
12 000
Incremento promedio
*0.20
Tendencia actual
+ 2400
Ventas proyectadas para julio
14 400
Si la agencia continua incrementando las ventas mensuales en un 20%, las ventas del próximo mes de julio deberán ascender a 14 400 dólares. Debe señalarse que además de ésta técnica se utilizan muchas otras para pronosticar las ventas, abarcando desde simples conjeturas a complicadas fórmulas. La estimación de los gastos . Para que un presupuesto sea significativo se
requiere llevar a cabo un pronóstico exacto. Para estimar los gastos con precisión, deben dividirse en dos categorías: gastos fijos y gastos variables. Un gasto fijo es aquel que se mantiene constante; no cambia ni con el aumento ni con la disminución de las ventas. En cambio, un gasto variable fluctúa; con frecuencia puede expresarse como un porcentaje de ventas.
A continuación ejemplos de gastos fijos y variables: Gastos Fijos
Gastos Variables
Salarios Anun Anunci cio o en las las Pági Página nass Amar Amarililla lass
Material de oficina Comi Comisi sion ones es que que se paga pagan n a los los
Pólizas de seguros Amortización de capital e intereses
Agentes Gastos de impresión Llamadas telefónicas de larga
de una deuda
distancia
Los gastos fijos son fáciles de calcular, ya que seguirán siendo constantes como lo han sido en el pasado. Los gastos variables se calculan evaluando la relación que guardan con las ventas. Cada gasto variable se identifica como un porcentaje de comisiones brutas, con base en los estados de operaciones previos. Este porcentaje se multiplica por el ingreso bruto proyectado para calcular los gastos futuros.
BIBLIOGRAFIA
Agencias de Viajes, Administración y operación. Dennis L. Foster México.
Agencias de Viajes, Organización y Operación
Miguel Ángel Aceranza.
Página web del Ministerio de Comercio Exterior y Turismo. www.mincetur.gob.pe
