Lic. Rosell Alejandro Valderrama Chumbes
Informática I
PROESAD Programa de Educación Superior a Distancia
Ttulo :
inormatíca i
Autor: Lic. Rosell Alejandro Valderrama Chumbes Diseño interior: Doris Sudario Diseño de tapa: Eduardo Grados Segunda edición, (Reimpresión) Marzo 2013 El contenido de esta publicación (texto, imágenes diseño), no podrá reproducirse total ni parcialmente por ningún medio mecánico, fotográfico, electrónico (escáner /o fotocopia) sin la autorización escrita del autor. Universidad PerUana Unión - Facultad de Ciencias Empresariales Programa de Educación Superior a Distancia PrOesad Centro de Producción de Materiales Acadmicos CePMa Responsables: Edwin Sucapuca Sucapuca, Christian Vallejos Angulo, Lizardo Vásquez Villanueva, Anita Acuña Huamán. Sede Central - UPeU Carretera Central km. 19 Ñaña , Lima / Telfs. (01) 618-6336 / 618-6300 / Anexo: 3084 www.upeu.edu.pe e-mail
[email protected] [email protected] .pe http://proesad.upeu.edu.pe Este libro se terminó de imprimir en los talleres gráficos del Centro de Aplicación Editorial Imprenta Unión de la Universidad Peruana Unión, Km. 19 Carretera Central, Ñaña, Lima-Perú Telf.: 618-6301, Telefax: 618-6354 JOB 15625-13 UNIÓN® E-mail:
[email protected] Hecho el depósito legal en la Biblioteca Nacional del Perú Nº 2012-02815 IMPRESO EN EL PERÚ PRINTED IN PERU
Presentación Ho en da las personas sienten la necesidad de hacer uso de computadoras para la solución de problemas , debido a esto, aprenden aplicaciones informáticas; en la asignatura de Informática I se aprenderá la herramienta Microsoft Excel que es un programa para analizar, compartir administrar información para la toma de decisiones, la última versión de Excel ofrece una nueva interfaz orientada a los resultados, vistas tablas dinámicas fáciles de crear utilizar, mejor creación de fórmulas, visualización de datos enriquecida un sistema mucho más rápido para crear gráficos tablas de calidad profesional, hacen de este nuevo producto como el más productivo sencillo de utilizar. El aspecto se ha perfeccionado se han agregado tecnologas nuevas que facilitan la capacidad de explorar, elegir hacer clic, en lugar de realizar una selección en complicados cuadros de diálogo. Tambin puede obtener resultados mejores con maor rapidez, aprovechando las posibilidades de los ricos conjuntos de caractersticas que se presentan en la nueva interfaz de usuario. Independiente de la actividad que est llevando a cabo en la nueva interfaz de usuario, a sea aplicar formato a datos o analizarlos, Excel presenta las herramientas que resultan más útiles para completar dichas tareas correctamente.
ÍNDICE UniDaD i LA HOJA DE CÁLCULO
sesión nº 1: INTERFAZ DE EXCEL 2010.............................................................................................17 1. LA NUEVA CINTA LLAMADA RIBBON .....................................................................................17 1.1. Componentes de la cinta ..............................................................18 2. FICHAS DE BARRAS DE HERRAMIENTAS ............................................................................... 20 3. LA VENTANA CUADRO DE DIÁLOGO .......................................................................................21 4. BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO .............................................................. 22 4.1. Procedimiento................................................................................22 5. MéTODOS ABREVIADOS DE TECLADO .....................................................................................23 6. VISTA NUEVA DE DISEÑO DE PÁGINA ....................................................................................23 7. ANTES DE EMPEZAR ........................................................................................................................24 8. ABRIR EL MENÚ ARCHIVO............................................................................................................24 9. MODIFICAR y DAR FORMATO A DATOS ................................................................................ 25 10. INGRESO A EXCEL ..........................................................................................................................25 11. LA CINTA DE OPCIONES ..............................................................................................................26 12. MINIMIZAR LA CINTA DE OPCIONES ....................................................................................26 12.1. Mantener siempre la cinta de opciones minimizada.......................... 26 13. LIBROS y HOJAS DE CÁLCULO..................................................................................................27 13.1. Columnas, filas celdas .......................................................................................28 13.2. Las celdas......................................................................................................................29 ACTIVIDAD N° 1 .....................................................................................................................................31 sesión nº 2: INGRESO DE DATOS.........................................................................................................41 1. DEFINICIONES BÁSICAS................................................................................................................41 1.1. Selección ..........................................................................................................................41 1.2. Celdas rangos ............................................................................................................41 1.3. Para seleccionar rangos celdas....................................................................... 42 1.4. Celdas rango no contiguos ................................................................................ 42 1.5. Filas columnas ..........................................................................................................42 2. ESCRIBIR DATOS ...............................................................................................................................43 2.1. Valores aceptados ......................................................................................................43 2.2. Escribir dos lneas en una fila .............................................................................. 44 2.3. Empezar con los ttulos de las columnas ...................................................... 44 3. EMPEZAR A ESCRIBIR .....................................................................................................................44 3.1. Escribir fechas horas..............................................................................................45
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3.2. Escribir números ..........................................................................................................45 FUNCIÓN AUTOCOMPLETAR ......................................................................................................46 EDICIÓN DE DATOS ........................................................................................................................46 RELLENAR SERIES............................................................................................................................47 6.1. Usando el controlador de relleno ....................................................................... 47 USO DEL CUADRO DE RELLENO................................................................................................49 7.1. Copiar, generar series generar listas ............................................................ 49 7.1.1. Generar series.............................................................................................50 7.2. Opciones de autorelleno ..........................................................................................50 7.3. Rellenar series usando el cuadro serie ............................................................ 51 7.3.1. Procedimiento ............................................................................................51 7.4. Editar datos revisar hojas de cálculo............................................................. 52 EDITAR DATOS..................................................................................................................................53 ACTIVIDAD N° 2 .......................................................................................................................54
sesión nº 3: FÓRMULAS...........................................................................................................................61 1. FÓRMULAS...........................................................................................................................................61 2. ESCRIBIR FÓRMULAS EN EXCEL .................................................................................................61 2.1. Sintaxis de las fórmulas............................................................................................62 2.2. Operadores.......................................................................................................................62 2.2.1. Operadores matemáticos su jerarqua....................................... 62 2.2.2. Utilizar operadores de cálculo de fórmulas................................. 62 2.2.3. Tipos de operadores ................................................................................. 62 2.2.4. Operadores aritmticos .......................................................................... 62 2.2.5. Operadores de comparación................................................................ 63 2.2.6. Operadores de concatenación de texto ........................................ 63 2.2.7. Operadores de referencia...................................................................... 63 2.2.8. Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas... 63 2.2.9. Orden de cálculo ......................................................................................... 64 2.2.10.Prioridad de operadores ....................................................................... 64 2.2.11.Comenzar con un signo igual............................................................. 65 3. SUMATORIA ........................................................................................................................................66 3.1. Copiar una fórmula en lugar de crear una nueva ................................. 67 4. CALCULAR PORCENTAJES ..............................................................................................................68 4.1. Porcentaje comparativo ....................................................................................... 68 4.2. Porcentaje con valor definido........................................................................... 68 4.3. Fórmulas con incrementos porcentuales.................................................... 69 4.4. Fórmulas expresiones........................................................................................ 70 4.5. Fórmula con expresión matemática.............................................................. 70 4.5.1. Procedimiento ..............................................................................................70
4.6. Fórmula con expresión de radicación............................................................... 71 4.7. Fórmula de potenciación .........................................................................................71 4.7.1. Procedimiento ..............................................................................................72 4.8. Fórmula con fracciones .............................................................................................72 4.8.1. Procedimiento ..............................................................................................72 4.9. Otras expresiones.........................................................................................................73 4.10. Autocorreción de fórmulas...................................................................................73 5. COMPROBACIÓN DE ERRORES ...................................................................................................74 5.1. Corregir errores comunes al escribir fórmulas ............................................ 74 5.2. Corregir un valor de error ........................................................................................76 ACTIVIDAD N° 3 .......................................................................................................................78
sesión nº 4: REFERENCIAS A CELDAS ................................................................................................93 1. TIPOS DE REFERENCIAS .................................................................................................................93 1.1. Referencias relativas ..................................................................................................93 1.2. Referencias absolutas ................................................................................................94 1.3. Referencias mixtas ......................................................................................................96 1.3.1. Columnas$Filas ............................................................................................96 1.3.2. $ColumnaFila ................................................................................................97 1.3.3. Caso ....................................................................................................................97 2. RANGOS ................................................................................................................................................98 2.1. Crear nombres de rango ..........................................................................................98 2.1.1. Cuadro de nombres de la barra de fórmulas ............................. 98 2.1.2. Definir nombres ..........................................................................................99 2.1.3. Usar rótulos para crear nombres .....................................................100 2.1.3.1.Procedimiento ...........................................................................100 2.1.4. Usar rótulos de columnas para crear nombres .......................101 2.1.5. Ver los nombres de los rangos .........................................................101 2.2. Nombres de rango.....................................................................................................102 2.3. Administrador de nombres...................................................................................103 2.4. Eliminar nombres de rango ..................................................................................104 ACTIVIDAD N° 4 .....................................................................................................................105 sesión nº 5: FORMATOS.........................................................................................................................115 1. GRUPOS DE LA FICHA DE INICIO PARA TRABAJAR CON FORMATOS ....................115 2. FORMATO CONDICIONAL............................................................................................................121 ACTIVIDAD N° 5 ...................................................................................................................................123
UniDaD ii FUNCIONES CON EXCEL y SUS APLICACIONES
sesión nº 6: FUNCIONES ........................................................................................................................131 1. FUNCIONES ........................................................................................................................................131 1.1.Suma ...................................................................................................................................131 1.2.Promedio ..........................................................................................................................131 1.3.Contar .................................................................................................................................131 1.4.Mnimo...............................................................................................................................131 1.5.Máximo..............................................................................................................................131 1.6. Fecha hora..................................................................................................................132 1.6.1. Ho....................................................................................................................133 1.6.2. Sifecha ............................................................................................................133 1.6.3. Año ...................................................................................................................133 1.6.4. Mes ...................................................................................................................133 1.6.5. Da .....................................................................................................................133 1.6.6. Hora ..................................................................................................................133 1.6.7. Minuto.............................................................................................................134 1.6.8. Segundo .........................................................................................................134 1.7. Texto ..................................................................................................................................135 1.7.1. Texto ................................................................................................................135 1.7.2. Concatenar ...................................................................................................135 1.7.3. Izquierda ........................................................................................................135 1.7.4. Derecha ..........................................................................................................135 1.7.5. Extrae ..............................................................................................................136 1.7.6. Hallar ...............................................................................................................136 1.8. Condicionales ................................................................................................................137 1.8.1. Si ........................................................................................................................137 1.8.2. Sumar. Si .......................................................................................................137 1.8.3. Contar. Si .......................................................................................................137 1.8.4. y .........................................................................................................................137 1.8.5. O .........................................................................................................................137 1.9. Búsqueda ........................................................................................................................139 1.9.1. Buscarv ...........................................................................................................139 1.9.2. Buscarh ...........................................................................................................139 1.10. Consultav.....................................................................................................................139 1.11. Consultah ....................................................................................................................139 1.12. Nota ...............................................................................................................................140 ACTIVIDAD N° 6 .....................................................................................................................141
sesión nº 7: GRÁFICOS ...........................................................................................................................155 1. INTRODUCCIÓN................................................................................................................................155 2. CREAR GRÁFICOS............................................................................................................................155 3. AÑADIR UNA SERIE DE DATOS ................................................................................................157 4. CARACTERíSTICAS y FORMATO DEL GRÁFICO...................................................................158 5. MODIFICAR EL TAMAÑO y DISTRIBUCIÓN DE UN GRÁFICO ......................................161 6. MODIFICAR LA POSICIÓN DE UN GRÁFICO ........................................................................161 ACTIVIDAD N° 7 ...................................................................................................................................163 sesión nº 8: BASE DE DATOS...............................................................................................................167 1. LISTAS ..................................................................................................................................................167 2. VALIDACIÓN......................................................................................................................................170 3. FILTROS ...............................................................................................................................................173 4. ORDENAR ...........................................................................................................................................176 5. SUBTOTALES......................................................................................................................................178 ACTIVIDAD N° 8 ...................................................................................................................................182 sesión nº 9: TABLAS DINÁMICAS......................................................................................................185 1. CREAR UNA TABLA DINÁMICA ................................................................................................185 2. ELIMINAR UNA TABLA DINÁMICA .........................................................................................189 3. APLICAR FILTROS A UNA TABLA DINÁMICA .....................................................................189 4. OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA DINÁMICA ........................................................190 5. GRÁFICOS CON TABLAS DINÁMICAS ....................................................................................190 ACTIVIDAD N° 9 ...................................................................................................................................192 sesión nº 10: IMPRESIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO ....................................................................195 1. VISTA DE DISEÑO DE PÁGINA ..................................................................................................195 2. CONFIGURAR PÁGINA..................................................................................................................197 3. IMPRIMIR ...........................................................................................................................................200 4. ENCABEZADO y PIE DE PÁGINA ..............................................................................................201 5. DESDE LA VENTANA CONFIGURAR PÁGINA......................................................................201 ACTIVIDAD N° 10.................................................................................................................................205
reerencias BiBLioGrÁicas ............................................................216
SUMILLA La Asignatura de Informática I pertenece al área curricular de formación profesional especializada es de naturaleza teórico-práctica. Tiene el propósito de brindar a los participantes los conocimientos, habilidades destrezas en el manejo de las hojas elaboración de fórmulas electrónicas para automatizar procesos de cálculo, para que el estudiante se desempeñe con xito en el campo profesional. Comprende los siguientes contenidos: La hoja de cálculo Ms Excel sus aplicaciones. Todo esto teniendo en cuenta la filosofa de la educación cristiana.
orientaciones metoDoLóGicas cómo estUDiar
LOS MÓDULOS DIDÁCTICOS O TEXTOS AUTOINSTRUCTIVOS métoDo a2D El mtodo A2D para autodidactas, de Raúl Paredes Morales, es un mtodo de fácil aplicación para la maora de los estudiantes, inclusive para los no autodidactas. Si el estudiante aplica este mtodo, su trabajo intelectual será más rápido eficaz. A2D responde a las letras iniciales de los 3 pasos, que se propone para la lectura de un módulo didáctico o cualquier otro texto.
a2D
Antes de la lectura Durante la lectura Despus de la lectura
antes De La LectUra Consiste en la exploración preliminar se debe:
Echar un vistazo general empezando por el ndice, reconociendo unidades lecciones que se van explicando en el módulo didáctico.
Anotar las dudas que van surgiendo durante el vistazo general, para esclarecerlas durante la lectura o despus de ella.
Adoptar una actitud positiva.
DUrante La LectUra ésta es la fase más importante del mtodo, el ritmo de lectura lo pone cada lector. Debes tener presente los siguientes aspectos:
Mantn una actitud positiva.
Participa activamente en la lectura: tomando apuntes, subraando, resumiendo esquematizando. Si no entiendes lo que lees o encuentras una palabra desconocida, consulta con tu profesor, tutor o un diccionario.
DesPUés De La LectUra Esta fase va a afianzar la lectura, mejorando tu comprensión lectora, para ello debes tener en cuenta lo siguiente:
Repasa los apuntes tomados durante la lectura.
Organiza el trabajo planifica el horario de estudio. Trata de que sea siempre a la misma hora.
Realiza los trabajos diariamente. No dejes que se te acumulen las tareas.
Procura ampliar las lecciones con lecturas complementarias.
Al final de cada captulo haz tu cuadro sinóptico o mapa conceptual.
Elabora tu propio resumen.
equc tu ocbulo p t mjo l pxm lctu.
UNIDAD I La hoja de cálculo
Sesión 1
Interfaz de Excel 2010
Sesión 2
Ingreso de datos
Sesión 3
Fórmulas
Sesión 4
Referencias de celdas
Sesión 5
Formatos
UNIDAD I La hoja de cálculo
COMPETENCIAS concePtUaL
ProceDimentaL
actitUDinaL
• Reconoce el procesamien-
• Domina una serie de habili-
• Cambia de actitud frente al
to de datos mediante una hoja de cálculo.
dades destrezas acerca de las estrategias para mane jar resolver aplicaciones básicas en una hoja de cálculo.
estudio de los conocimientos logrados.
Sesión
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interaZ De eXceL 2010 Excel 2010 es un programa para analizar, compartir administrar información para la toma de decisiones. Excel ofrece una nueva interfaz orientada a los resultados, vistas tablas dinámicas fáciles de crear utilizar, mejor creación de fórmulas, visualización de datos enriquecida un sistema mucho más rápido para crear gráficos tablas de calidad profesional, hacen de este producto como el más productivo sencillo de utilizar. Independiente de la actividad que est llevando a cabo en la nueva interfaz de usuario, a sea aplicar formato a datos o analizarlos, Excel presenta las herramientas que resultan más útiles para completar dichas tareas correctamente. Cuando abra Excel verá la hoja de cálculo. Tambin notará que ha nuevos elementos en la parte superior de la ventana.
1. La nUeVa cinta LLamaDa riBBon
Los menús los botones anteriores de Excel han sido reemplazados por esta nueva banda de opciones con fichas, en las que se debe hacer clic para llegar a los comandos. La banda se pensó para facilitar el uso de Excel la búsqueda de los comandos que más se utilizan.
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1.1 cp d l Las fichas, los grupos los comandos. 2 1
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1. mú av: Se ha mantenido este menú para el trabajo con los archivos, abrir, guardar, etc. 2. B d ápd: Esta barra es nueva, se ubica en la parte superior se usa para añadir comandos más utilizados para su uso inmediato. 3. : Ha siete en la parte superior cada una representa una de las tareas básicas que se hacen en Excel. 4. Gup: Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre s. 5. cd: Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o se ejecuta una orden. 6. nb d g: Se usa para asignar nombres a celdas rangos. 7. x: Se usa para el trabajo de funciones sus categoras. 8. L b d ul: En esta barra se muestra los datos las fórmulas ingresadas. 9. clu: La columnas son letras de A la Z, continuando con la combinación AA, AB, AC, …, AZ, hasta llegar a XFD, con un total de 16384 columnas. 10. l: Las filas están numeradas desde 1 hasta 1048576 filas. 11. cld av: La hoja está formada por celdas, que son áreas formadas por la intersección de una columna una fila, la celda donde está la posición del cursor se llama celda activa. Además de las caractersticas vistas el número de filas es de 1048576 el número de columnas ha aumentado a 16384. Puede escribir fórmulas más largas en la barra de fórmulas de tamaño variable.
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Los comandos más importantes de Excel se encuentran en la primera ficha, la ficha de Inicio. Estos comandos son los que se han identificado en Microsoft como los más empleados para llevar a cabo tareas básicas en hojas de cálculo.
Por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar aparecen en primer lugar en la ficha de Inicio, dentro del grupo Portapapeles. Los comandos para el formato de fuentes aparecen despus, dentro del grupo Fuente. Los comandos que centran o alinean texto a la derecha o a la izquierda están en el grupo, Alineación los comandos que insertan borran celdas, filas hojas de cálculo se encuentran en el grupo Celdas. Los grupos contienen todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta, se mantienen a la vista disponibles para su uso mientras se trabaja en la tarea, en lugar de permanecer escondidos en los menús. Estos comandos esenciales están a la vista en la parte superior del área de trabajo.
ejmplo l tj qu pt: Si se desea mostrar texto en varias lneas de una celda, no es necesario hacer clic en un comando de un menú, en una ficha de un cuadro de diálogo , por último, en una opción.
Ahora sencillamente: Se hace clic en el botón Ajustar texto del grupo Alineación, de la ficha de Inicio.
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2. ichas De Barras De herramientas Cuando crea un gráfico haciendo clic en un botón de la ficha Insertar del grupo Gráficos. A continuación, aparecerán las fichas de Herramientas de gráfcos, gráfcos, con las opciones Diseño, Presentación y Formato. Los comandos de la cinta de opciones son los que más se utilizan. En lugar de mostrar todos los comandos todo el tiempo, Excel muestra algunos comandos en respuesta a las acciones en que se realizan. Por ejemplo: Si no ha un gráfico en una hoja de cálculo, los comandos com andos que se usan para trabajar con gráficos no son necesarios. Pero una vez creado, aparecen las Herramientas de gráficos con tres fichas: Diseño, Presentación y Formato. Formato. En dichas fichas están los comandos que se precisan para trabajar con un gráfico. La cinta de opciones responde a la acción del usuario.
La ficha Diseño se usa para cambiar el tipo de gráfico o moverlo a otra ubicación.
La ficha presentación se usa para cambiar el tipo de gráfico o moverlo a otra ubicación.
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La ficha Formato para agregar relleno de color cambiar el estilo de lneas.
Cuando termine el gráfico, haga clic fuera del área del gráfico. Desaparecerán las Herramientas de gráficos. Para volver a verlas, haga clic dentro del gráfico se mostrarán. As que no se preocupe si no ve todos los comandos todo el tiempo. D los primeros pasos los comandos necesarios estarán a la mano.
3. La Ventana cUaDro De DiÁLoGo Haga clic en la flecha en la parte inferior de un grupo para obtener más opciones, si la necesita. Haga clic en la flecha del grupo Fuente Fuente..
Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas. celdas. Cuando se vea esta flecha denominada iniciador de cuadros de diálogo, en la esquina inferior derecha de un grupo, significa que ha más opciones dentro del grupo. Haga clic en la flecha se mostrará un cuadro de diálogo o panel de tareas. Por ejemplo, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente se encuentran todos los comandos que más se utilizan para efectuar cambios en la fuente, cambio de fuente, cambio del tamaño de fuente formato de negrita, cursiva subraado. Si desea más opciones, por ejemplo, superndice, haga ha ga clic en la flecha de la derecha de Fuente aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, celdas, con esta otras opciones relativas a la fuente.
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4. Barra De herramientas he rramientas De acceso rÁPiDo Barra de acceso rápido
Si utiliza con frecuencia comandos que no están tan a la mano como le gustara, es mu sencillo agregarlos a la barra de herramientas de acceso rápido, que se encuentra sobre la cinta de opciones cuando se inicia Excel. En dicha barra, los comandos están siempre visibles cercanos. Por ejemplo, si utiliza todos los das el Autofiltro prefiere evitar hacer clic en la ficha Datos para tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregar Filtro a la barra de herramientas de acceso rápido.
4.1. Pd Pd 1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en Filtro de la Ficha de de Datos. 2. Luego haga clic en Agregar a la barra barra de herramientas de acceso rápido. rápido.
Para quitar un botón de esa barra, haga clic en ella con c on el botón secundario del mouse despus haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.
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5. métoDos aBreViaDos De tecLaDo
Puede usar las sugerencias de las teclas para, por ejemplo, centrar el texto en Excel. 1. Presione para que aparezcan las sugerencias de teclas del mtodo abreviado. 2. Despus presione para seleccionar la ficha Inicio. 3. Presione para ir al grupo Alineación centrar el texto seleccionado. Si trabaja con el teclado más que con el mouse (ratón) (ra tón) le gustará conocer los mtodos abreviados de Excel.
6. Vista Vista nUeVa De DiseÑo De PÁGina La cinta de opciones no es la única ún ica novedad de Excel 2010. La vista de diseño de página tambin es nueva. Si ha trabajado en la vista Diseño de página de Microsoft Office Word, se alegrará de disfrutar de las mismas ventajas en Excel.
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La nueva vista Diseño de página de Excel 1. Encabezados de columna 2. Encabezados de fila 3. Reglas de margen
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Para llegar a la nueva vista, haga clic en Vista Diseño de página, en la barra de herramientas Ver en la parte inferior derecha de la pantalla. O haga clic en la ficha Vista de la cinta de opciones despus en Vista Diseño de páginas, en el grupo Vistas de libro.
Es posible mostrar ocultar las reglas según convenga (haga clic en Regla, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Vista). Con esta nueva vista, no hace falta la vista preliminar para hacer ajustes en la hoja de cálculo antes de imprimirla.
7. antes De emPeZar Una vez conocida los aspectos más resaltantes de la interfaz de Excel, conviene trabajar con el programa para avanzar con la descripción general.
En poco tiempo vamos a revisar la hoja de cálculo usar funciones, realizaremos acciones básicas que necesita hacer en Excel.
8. aBrir eL menÚ archiVo Si usted desea crear uno nuevo, abrir o guardar un libro de Excel, haga clic en el Menú Archivo en la esquina superior izquierda de la ventana. Ah se encuentra algunos comandos que se usará para uno nuevo, abrir, guardar u opciones de configuración del libro.
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9. moDiicar Y Dar ormato a Datos Modificar dar formato a datos mediante los comandos de los grupos se encuentra en la ficha Inicio. Los ttulos de la columna resaltarán más si están en negrita. Seleccione la fila de los ttulos a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Negrita. Con los ttulos aún seleccionados, decide cambiarles de color de tamaño, para que resalten aún más.
En el grupo Fuente, haga clic en la flecha de Color de fuente aparecerán muchos más colores entre los que desea elegir. Podrá ver qu aspecto tendrán los ttulos con distintos colores si señala cualquier color espera un momento. Con esta visualización previa, a no es necesario hacer una selección para el ver el color despus deshacerla, si no es lo que se buscaba. Cuando vea un color que le gusta, haga clic en l. Para cambiar el tamaño de fuente, puede hacer clic en el botón Aumentar tamaño de fuente o puede hacer clic en la flecha situada junto al cuadro. Tamaño de fuente para ver los tamaños (este mtodo tambin ofrece la presentación previa). Teniendo los ttulos seleccionados, decide centrarlos en las celdas. En el grupo Alineación hace clic en el botón Centrar, listo. Por último, en el grupo Portapapeles, hacer clic en el botón Copiar . Despus hacer clic en la fila inferior en el grupo Portapapeles de nuevo hace clic en el botón Pegar .
10. inGreso a eXceL Cuando abre Excel, lo que ve son columnas, filas celdas. Cuando inicie Excel, se encontrará ante una gran cuadrcula vaca. En la parte superior ha letras a lo largo del lado izquierdo de la tabla ha números. Además, en la parte inferior ha fichas con la denominación Hoja1, Hoja2, etc.
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Si es la primera vez que usa Excel, preguntarse qu debe hacer a continuación, Empezaremos audándole a familiarizarse con algunos conceptos básicos que le servirán de auda a la hora de especificar datos en Excel.
11. La cinta De oPciones La banda situada en la parte superior de la ventana de Excel 2010 es la cinta de opciones. La cinta de opciones está formada por diferentes flechas. Cada flecha está relacionada con un tipo de trabajo especfico que las personas realizan en Excel. Para ver los diferentes comandos de cada ficha, debe hacer clic en las fichas situadas en la parte superior de la cinta de opciones. La ficha Inicio, que es la primera ficha empezando por la izquierda, contiene los comandos habituales que la gente utiliza con más frecuencia.
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1. La cinta de opciones se extiende a lo largo de la parte superior de Excel. 2. Los comandos relacionados de la cinta de opciones están organizados en grupos. Los comandos están organizados en pequeños grupos relacionados. Por ejemplo, los comandos para editar celdas están reunidos en el grupo Modificar, los comandos para trabajar con celdas están en el grupo Celdas. Empezará a obtener conocimientos sobre algunos comandos de los grupos Celdas Modificar en la sesión práctica que figura al final de esta lección.
12. minimiZar La cinta De oPciones La cinta de opciones se ha diseñado para audarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad (cómo escribir o diseñar una página). Para reducir la aglomeración en pantalla, algunas fichas solo se muestran cuando son necesarias. No ha forma de eliminar o reemplazar la cinta de opciones por las barras de herramientas los menús de versiones anteriores de Microsoft Office. No obstante, puede minimizar la cinta de opciones para que el área de trabajo sea maor.
12.1. m p l d p zd 1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. 2. En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones. Para usar la cinta de opciones mientras est minimizada, haga clic en la ficha que desee utilizar , a continuación, en la opción o comando deseados.
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Por ejemplo, con la cinta de opciones mientras est minimizada, puede seleccionar texto en el documento de Microsoft Office Word, hacer clic en el grupo Fuente de la ficha Inicio en el tamaño del texto que desee, la cinta de opciones se vuelve a minimizar.
m l d p zd du p p Para minimizar rápidamente la cinta de opciones, haga doble clic en el nombre de la ficha activa. Vuelva a hacer doble clic en una ficha para restaurar la cinta de opciones.
md bvd d ld Para minimizar o restaurar la cinta de opciones, presione CTR + F1
ru l d p 1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. 2. En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones.
13. LiBros Y hojas De cÁLcULo 1
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Una hoja de cálculo en blanco en un libro nuevo 1. El primer libro que abre se denomina Libro1. Este ttulo aparece en la barra de ttulo situada en la parte superior de la ventana hasta que guarda el libro con su propio ttulo. 2. Fichas de hojas en la parte inferior de la ventana del libro. Cuando inicia Excel, abre un archivo que se denomina libro. Cada libro nuevo tiene tres hojas, como las páginas de un documento. Dentro de las hojas puede especificar datos. Las hojas reciben a veces el nombre de hojas de cálculo. Cada hoja tiene un nombre en su ficha situada en la parte inferior izquierda de la ventana del libro, Hoja1, Hoja2 Hoja3. Para ver una hoja de cálculo, tiene que hacer clic en la ficha correspondiente.
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Se recomienda cambiar el nombre de las fichas de las hojas para identificar más fácilmente la información contenida en cada una. Por ejemplo, puede tener fichas denominadas Enero, Febrero Marzo para presupuestos o trabajos realizados por estudiantes en esos meses, o Norte Oeste para áreas de ventas, etc. Puede agregar hojas de cálculo s necesita más de tres. O bien, si no necesita tres, puede eliminar una o dos (pero no tiene por qu hacerlo). Además, puede utilizar mtodos abreviados de teclado para moverse entre hojas. Puede que se pregunta cómo se crea un libro nuevo. ésta es la respuesta: haga clic en el Menú Archivo situado en la parte superior izquierda. Despus, haga clic en Nuevo Nuevo.. En la ventana Plantillas disponibles, haga clic en Libro en blanco.
13.1. clu, fl y ld A continuación de los primeros 26 ttulos de columna (A a Z), están los 26 ttulos de columna siguiente (AA a AZ). Los ttulos de columna continúan hasta la columna XFD, haciendo un total de 16,384 columnas. 1
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1. Los ttulos de columna se indican mediante letras. 2. Los ttulos de fila se indican mediante números. Las hojas de cálculo se dividen en columnas, filas celdas. ésta es la cuadrcula, cuando abre un libro. Las columnas se extienden de arriba hacia abajo en la hoja de cálculo, es decir, verticalmente. Las filas se extienden de izquierda a derecha en la hoja de cálculo, cá lculo, es decir, horizontalmente. Las celdas con el espacio donde se encuentran columnas filas. Udd i
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PROESAD
Cada columna tiene un ttulo alfabtico en la parte superior. Las primeras 26 columnas tienen las letras A a Z. Cada hoja de cálculo contiene 16,384 columnas en total, por lo que a continuación de la Z, las letras comienzan de nuevo en parejas, es decir, de AA a AZ. A continuación de AZ, las parejas de letras comienzan de nuevo con las columnas BA a BZ, as sucesivamente hasta hacer que las 16,384 columnas columna s tengan su correspondiente ttulo alfabtico, finalizando a XFD. Cada una de las filas tambin tiene un ttulo. Los ttulos de las filas son números, de 1 a 1,048,576.
Los ttulos alfabticos de las columnas junto con los ttulos numricos de las filas le indican en qu celda de la hoja de cálculo está situada cuando hace clic en una de ellas. Los ttulos se combinan para formar la dirección de celda, tambin denominada referencia de celda.
13.2. L ld
Son el espacio donde están los datos, cuando abre un libro nuevo, la primera celda es la celda activa, Tiene un entorno de color negro. En la segunda imagen, está seleccionada la celda C5, que es la celda activa, su entorno es de color negro. 1
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1. La columna C está resaltada. 2. La fila 5 está resaltada. 3. La celda C5 está activa, se muestra en el Cuadro de nombres situado en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo. Las celdas son el espacio donde se pone manos a la obra se especifican datos en la hoja de cálculo. Cuando abre un libro nuevo, la primera celda que ve en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo aparece perfilada en negro, indicando que en ella se mostrarán los datos que especifique.
Puede especificar datos en el lugar que desee, haciendo clic en la celda correspondiente de la hoja de cálculo para seleccionarla. Pero, en la maora de los casos, la primera celda ( o una celda próxima ) es un buen lugar para empezar a especificar datos. Cuando selecciona una celda, se convierte en la celda activa. El entorno de una celda activa es de color negro los ttulos de la columna de la fila donde se encuentra la celda se muestran resaltadas. Por ejemplo, si selecciona la celda de la columna C la fila 5, los ttulos de dicha columna fila aparecen resaltados su contorno es negro. La celda se denomina C5, que es la referencia de celda. La celda contorneada los ttulos resaltados de columna fila, facilitan la loca lización de la celda C5 como celda activa. Además la referencia de celda aparece en el Cuadro de nombres situado en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo. Si mira el Cuadro de nombres, puede ver la referencia de celda de la celda activa. Todos estos indicadores no son importantes cuando está al principio de la hoja de cálculo en las primeras celdas. Pero pueden ser realmente útiles según va avanzando en su trabajo, especificando datos hacia abajo o hacia a la derecha de la hoja de cálculo. Tenga en cuenta que cada hoja de cálculo tiene 17,179,869,184 celdas para trabajar en ellas, es mu fácil perderse si no tiene la referencia de celda que le indica dónde se encuentra. Por ejemplo, es importante saber la referencia de celda si necesita comunicar a alguien dónde están ubicados los datos concretos o dónde deben especificarse es una hoja de cálculo. Udd i
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actiViDaD n° 1 rzd l p lg lg.. 1. eLementos De La interaZ cinta archiVo Todas la funciones de Microsoft Office se muestran en un único punto de entrada; esta posición ofrece dos ventajas fundamentales: en primer lugar, luga r, auda a los usuarios a encontrar estas útiles funciones. En segundo lugar, simplifica los principales escenarios de creación, permitiendo que la Cinta de opciones se centre en la creación de documentos.
rbb d p Este elemento ha reemplazado a los menús barras de herramientas de las versiones anteriores. Todas las herramientas, comandos botones, ahora se muestran dentro de esta cinta.
La cinta puede ocultarse para que los usuarios tengan el área de trabajo más libre luego mostrarla para aplicar formatos usar comandos. 1. Sobre alguna parte del ribbon use el menú contextual (botón derecho). 2. Elija el menú Minimizar la cinta de opciones. 3. Observe el resultado que muestra únicamente las fichas del ribbon. 4. Para mostrar la Cinta, realiza el mismo procedimiento (puede usar tambin la combinación de teclas Ctrl + F1).
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tb 1. Ahora se muestran fichas o tabs que agrupan los comandos de acuerdo a su funcionalidad. En la imagen se muestra la ficha Inicio e Insertar.
Escriba el nombre de las demás fichas de su ribbon. ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
avd l f Pgd La ficha Programador no está disponible para todos los usuarios. En este ejercicio se verá la forma de activar / desactivar estas opciones. 1. Elija la opción Archivo. 2. Luego, elija el botón opciones. 3. En la ficha Personalizar ficha de opciones, fichas principales, active la casilla Programador .
Haga clic en Aceptar. Observe que ahora muestra dicha fcha. 4. Realice el procedimiento para apagar la ficha.
Gup, g cuk Estos elementos permiten agrupar los comandos relacionados, de alguna tarea particular. 1. Haga clic en la ficha Insertar. 2. Observe que ha operadores o fragmentos (chuncks), como por ejemplo Tablas, Ilustración entre otros.
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PROESAD
Haga clic en la ficha Dñ d pág escriba el nombre los 5 fragmentos que tiene: 1. ________________________________________________________________________ 2. ________________________________________________________________________ 3. ________________________________________________________________________ 4. ________________________________________________________________________ 5. ________________________________________________________________________
Gl Las galeras muestran los resultados de elegir una determinada herramienta. No es necesario ser un usuario experto para aplicar un formato o elegir una presentación avanzada. Las galeras simplifican muchas operaciones al presentar un conjunto de los resultados que los usuarios pueden simplemente “elegir hacer clic” para conseguir los resultados deseados de una manera más profesional. Existen galeras para aplicar formatos o gráficos para seleccionar el diseño de una página o cambiar la apariencia de un WordArt. Existen dos tipos de galeras: las incrustadas las desplegables. 1. Haga clic en la Ficha Diseño de página. 2. Haga clic en el comando Márgenes luego en Tamaño. éstos son ejemplos de galeras desplegables.
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3. Ahora, haga clic en la ficha Insertar, elija Formas seleccione el diseño mostrado en la imagen:
4. Observe que el ribbon herramientas de dibujo, Formato se muestra una galera incrustada como la imagen: Click aqui para ver mas diseño
5. Para desplegar todas las opciones de la galera, haga clic en el cuadro. El resultado debe ser como:
Arrastre aqui para cambiar la forma 6. Haga clic en la ficha Insertar escriba el nombre de 5 galeras desplegables: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 7. Insertar una elipse en su hoja de cálculo escriba el nombre de 2 galeras incrustadas.
h xul Las herramientas contextuales proveen de caractersticas opciones de acuerdo al objeto en el que se está trabajando, as por ejemplo si estamos dentro de un gráfico, se verán herramientas para gráficos si estamos en una imagen, las herramientas que se muestran cambian.
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PROESAD
1. En el siguiente gráfico:Objetos.xlsx (Previamente será elaborado presentado por el tutor).
2. Haga clic sobre el ttulo Ventas por pas. 3. Observe que el ribbon se muestra una barra nueva llamada Herramientas de dibujo, la cual contiene la ficha llamada Formato.
4. Esta barra se muestra porque usted ha seleccionado el ttulo que es un objeto WordArt. Haga clic sobre su hoja de cálculo, ¿se muestra las Herramientas de dibujo? 5. Haga clic nuevamente sobre el ttulo ¿Qu se muestra?
Hg clc ob l título Bl: a. ¿Cómo se llama la herramienta contextual? ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ b. ¿Cuántas fichas tiene? ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
Hg clc ob l gm Á: c. ¿Cómo se llama la herramienta contextual? ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ d. ¿Cuántas fichas tiene? ________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
Gu y c l lbo iá i
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id dl dálg Los cuadros de diálogo, como los de Fuentes o el formato de números que tanto se usaban en versiones anteriores, se muestran en esta versión: 1. Haga clic en la ficha inicio. 2. En el grupo Fuente, observe una marca a la derecha:
3. Haga clic sobre ese indicador, ¿Qu cuadro se muestra? ¿Qu otros iniciadores de diálogo se muestra en la ficha de Inicio? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ¿Qu iniciadores de diálogo se muestra en la ficha de Diseño de página? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Los cuadros de diálogo se muestran tambin desde galeras: 4. Haga clic en la ficha Diseño de página elija el botón Márgenes. 5. Elija la opción Márgenes personalizados. 6. Se muestra un cuadro de diálogo Configurar página.
tlp Estos elementos audan a entender por qu debera utilizar un determinado comando o botón. Además da acceso directamente a más información. 1. Lleve el puntero del mouse sobre la ficha Insertar. 2. Con el mouse señale el botón de Hipervnculo, observe el resultado:
3. Se despliega un cuadro con información acerca del comando señalado, además se muestra las teclas de acceso directo se pulsa F1 se direcciona al auda con información más detallada. Udd i
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PROESAD
Escriba el nombre, utilidad tecla de acceso directo de los siguientes botones: Botón
Nombre
Utilidad
Teclas de acceso
L b d d a ápd Esta barra se usa para seleccionar un comando desde cualquier ficha. Los usuarios pueden personalizarla para incluir los botones que usa con más frecuencia.
Por defecto la barra se muestra con los botones Guardar, Deshacer Rehacer, en este ejercicio vamos a añadir algunos otros comandos a nuestra barra. 1. Haga clic en la ficha Insertar: 2. Sobre el botón Imagen, use el botón derecho del mouse elija Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. 3. Realice el mismo procedimiento sobre el botón SmartArt, observe el resultado:
4. Realice el procedimiento para tener una barra, tal como se muestra en la imagen: Para eliminar el botón de esta barra: 1. Use el botón derecho del mouse sobre el botón que desea quitar la barra. En nuestro caso sobre el botón WordArt. 2. Elija la opción Eliminar de la barra…
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Elimine los botones de la barra, hasta que se muestre como:
Si desea restaurar los botones originales de su barra: 1. Haga clic en la opción Archivo. 2. Seleccione Opciones. 3. Haga clic en la ficha Personalizar cinta de opciones. En la parte inferior haga clic en Personalizaciones. Haga clic sobre el botón Restablecer todas las personalizaciones. Confirme la acción. ¿Qu sucede con la barra? Cierre el libro de Excel (no es necesario que lo guarde) salga del programa.
Ky tp Las combinaciones de teclas de versiones anteriores son reconocidas completamente. As por ejemplo: 1. Ingrese a Excel. 2. Presione la combinación de teclas Ctrl + 1 a. ¿Cómo se llama el cuadro que se presenta? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Presiones la tecla ESC para salir de este cuadro de diálogo: 1. Ahora presione la combinación de teclas Ctrl + P. 2. ¿Cómo se llama el cuadro que se presenta? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Presiones la tecla ESC para salir de este cuadro de diálogo: 1. Ahora presione la combinación de teclas Ctrl + G. 2. ¿Cómo se llama el cuadro que se presenta? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ En esta versión todo botón, galera o herramienta puede ser accedida por teclado. 1. Presione la tecla ALT. 2. Observe que cada ficha de cinta de opciones muestra una letra de acceso.
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PROESAD
3. As por ejemplo, para la ficha de Datos es la letra D, para la ficha Vista es la letra , etc. 4. Presione la tecla B para ir a la ficha Insertar. 5. Observe que ahora está ficha muestra más letras de acceso. a. ¿Qu tecla le permite insertar una tabla? ________________________________________________________________________ b. ¿Qu tecla le permite insertar una imagen? ________________________________________________________________________ 6. Usando el teclado, responda: a. ¿Con qu teclas se puede acceder al botón Funciones lógicas de la ficha Fórmulas? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 7. Usando el teclado, responda: a. ¿Con qu teclas se puede acceder al botón Estilo de celdas de la ficha Inicio? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
m b d Para aplicar formatos a textos seleccionados es común seleccionar los botones de la ficha de Inicio. Desde esta ficha se pueden aplicar formato de Fuente como negrita, color de fuente, etc. En esta versión de Excel, al seleccionar un texto, se muestra una mini barrra con los formatos más comunes a aplicar: 1. En Excel en una celda en blanco, escriba un texto, en nuestro caso escriba: Office 2010 Productividad sin lmites. 2. Luego con el mouse seleccione el texto Productividad sin lmites. 3. Presione el botón derecho del mouse observe que se presenta una barra como:
4. Con esta barra aplique los siguientes formatos: Fuente: Impact de 28 puntos. Color de fuente: Azul oscuro. 5. Cierre el Excel no es necesario guardar los cambios. iá i
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Sesión
PROESAD
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inGreso De Datos Puede usar Excel para escribir todos los tipos de datos que desee, profesionales o personales. Puede escribir dos tipos básicos de datos en las celdas de las hojas de cálculo, números texto. Puede usar Excel para crear presupuestos, trabajar con impuestos o registrar calificaciones de estudiantes. Tambin puede usar Excel para crear una lista de los productos que vende o para registrar la asistencia de estudiantes. Incluso lo puede utilizar para realizar un seguimiento del ejercicio que practica cada da, la prdida de peso o cuánto dinero le va a costar la remodelación de su casa. Las posibilidades son realmente ilimitadas.
1. Deiniciones BÁsicas 1.1. sl Es necesaria e imprescindible la correcta selección de celdas, rangos, filas, columnas hojas para aplicar formatos manejar las opciones de edición. Tal como lo vimos en el captulo anterior, considere las siguientes acciones:
1.2. cld y g Para seleccionar celdas o rangos de celdas, es necesario que el puntero del mouse debe estar en modo selección. El puntero cambia a este modo cuando señala alguna celda.
El puntero cambia a modo de selección
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1.3. P l g d ld: 1. Señale la celda inicial del rango a seleccionar, en nuestro caso la celda A5. 2. Luego, realice un arrastre hasta la celda final del rango, en nuestro caso la celda C5.
Un arrastre desde la celda inicial
Hasta la celda fnal
1.4. cld y g gu Para seleccionar rangos no contiguos, es necesario realizar las siguientes acciones: 1. Seleccionar la celda o el rango. 2. Luego, use la tecla CTRL seleccione la celdas o rango.
1.5. l y lu Si lo que desea es seleccionar toda la fila o columna, debe realizar: 1. Señale con el puntero del mouse las etiquetas de la fila o columna a seleccionar. 2. Haga clic el puntero cambie a una flecha.
Selección de la fla 5 Udd i
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PROESAD
Seleccionando la columna B Si desea seleccionar más de una fila o columna, bastará con hacer un arrastre. Para seleccionar filas o columnas no contiguas, debe realizar el arrastre pulsando la tecla CTRL. Usted podrá seleccionar toda la hoja de cálculo. Solo tiene que llevar el puntero del mouse al cuadro donde nacen los rótulos de flas y columnas, y hacer clic.
Selección de una hoja. Observe la posición del puntero del mouse
2. escriBir Datos 2.1. Vl apd En una celda se pueden introducir, básicamente, dos tipos de información.
1. Vl nú: Es cualquier información que puede ser evaluada numricamente incluendo números, fechas fórmulas matemáticas. Las fechas se consideran como v alores porque se almacenan como tales. Aceptan algunos smbolos como: el separador decimal, los signos +, -, () el %. Por defecto, cuando ingrese un valor, ste se justifica hacia la derecha. 2. Ll tx: Es una cadena de caracteres que generalmente se usa como un texto descriptivo, tales como ttulo de informes, cabeceras de columnas, nombres de tems. Se puede incluir cualquier combinación de letras, números signos especiales. Los textos se justifican hacia la izquierda. Para ingresar datos a una celda: 1. Lleve el indicador a la celda donde se desea ingresar la información. 2. Escribir el dato correspondiente. 3. Pulse la tecla o bien una tecla del cursor de flechas.
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Si pulsa elegida).
+
, el indicador de celda irá a la celda anterior (dependiendo de la dirección
2.2. eb d l u fl Un celda puede contener 2 lneas como parte de su contenido, logrando efectos como los mostrados a continuación. Procedimiento: 1. Lleve el curso a la celda A1. 2. Escriba el texto Nro. presiones ALT + 3. Escriba Orden pulse et para finalizar.
2.3. epz l ul d l lu Hoja de cálculo con ttulos de columnas filas.
1
2 1. Los ttulos de las columnas son los meses del año. 2. Los ttulos de las filas son nombres de las Escuelas Profesionales. Cuando escriba datos, conviene que empiece especificando ttulos en la parte superior de cada columna para que las personas que compartan su hoja de cálculo puedan saber el significado de los datos ( para que usted mismo pueda saberlo más adelante). En la imagen, los ttulos de las columnas son los meses del año se extienden a lo largo de la parte superior de la hoja de cálculo. Normalmente, tambin tendrá que escribir ttulos de filas. En la imagen, los ttulos de las filas que se extienden a lo largo del lado izquierdo son nombres de las facultades. Esta hoja de cálculo muestra si un representante de cada una de las Escuelas Profesionales ha asistido mensualmente a un almuerzo en las reuniones de coordinación.
3. emPeZar a escriBir TABULADOR
E N T E R
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PROESAD
Presione TAB para mover la selección de una celda a la derecha. Presione selección de una celda hacia abajo.
para mover la
Suponga que va a crear una lista de nombres de vendedores. La lista tambin tendrá tambin las fechas de las ventas con sus importes. Por lo tanto, necesitará los ttulos de columna siguientes: Nombres, Fecha e Importe. En este casi no necesita ttulos de filas a lo largo del lado izquierdo de la hoja de cálculo; los nombres de los vendedores estarán en la columna situada más a la izquierda. Escribira “Fecha” en la celda B1 presionara TAB. A continuación, escribira “Importe” en la celda C1.
3.1. eb y Excel alinea el texto al lado izquierdo de las celdas, pero alinea la fechas al lado derecho de las mismas.
{
Izquierda alineada
derecha alineada
{
Para escribir una fecha en la columna B, la columna Fecha, debe utilizar una barra diagonal o un guión para separar las partes: 15/10/2011 o 15-octubre-2011, Excel reconocerá stos como una fecha. Si necesita escribir una hora, escriba los números, un espacio “a” o “p”; por ejemplo, 9:00 p. Si solo pone el número, Excel reconoce una hora la escribe como a.m.
sUGerencia: Para escribir la fecha actual, presione conjuntamente CTRL la tecla punto coma (;). Para escribir la hora actual, presione conjuntamente CTRL. MAyUS (Shift) la tecla punto coma (;).
3.2. eb ú Excel alinea los números al lado derecho de las celdas. Para escribir los importes de las ventas en la columna C, la columna Importe, escribira el valor numrico del importe. Otros números cómo se escriben 1. Para escribir fracciones, deje un espacio entre el número entero la fracción. Por ejemplo 1 1/8. 2. Paraescribirsolounafracción,escribauncerodelante;porejemplo,0¼.Siseescribe¼sin el cero, Excel interpretará el número como una fecha, 1 de abril. 3. Si escribe (100) para indicar un número negativo mediante parntesis, Excel mostrará el número como -100.
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4. Unción aUtocomPLetar Excel permite autocompletar textos ingresados en una lista. En el siguiente gráfico, en una lista de Áreas, al pulsar la letra C en la celda A13, Excel Autocontemplará el ingreso con la palabra Contabilidad que a existe en lneas más arriba (C11).
Al pulsar la letra C el autocompletar rellena el texto con Contabilidad.
5. eDición De Datos Consiste en recuperar la información de una celda para posterior modificación. 1. Lleve el indicador a la celda que quiere editar. En el gráfico a la celda A1. 2. Pulsar la tecla F2 o haga clic sobre la celda o haga clic en la barra de fórmulas. 3. Luego de hacer las correcciones del caso, pulsar nuevamente Enter.
Desplazamiento en la hoja cálculo Tabla: Uso de teclas para desplazar el indicador de celda
s ut pul … Flecha arriba / abajo Fecha izquierda / derecha TAB / Shift TAB Re Pág / Av Pág Ctrl + Av Pág / Re Pág F5 celda Ctrl + Inicio Ctrl + Fin Fin + Flecha derecha / Izquierda Fin + Flecha arriba / abajo
excl plzá l co Fila anterior / siguiente Columna anterior / siguiente Pantalla derecha / izquierda Pantalla arriba / abajo Hoja siguiente / Hoja anterior Permite ir a la celda especificada Va a la primera celda de su rango Va a la última celda de su rango Va a la primera/última celda con contenido de la fila Va a la primera/última celda con contenido de la columna
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PROESAD
6. reLLenar series 6.1. Ud l ld d ll El puntero del mouse permite ingresar de forma rápida sencilla valores a nuestras celdas. As, el puntero del mouse cambia de acuerdo al lugar que señale en una celda o un rango de celdas. La figura muestra cómo cambia el puntero del mouse:
Seleccionar, cuando se señala al centro de la celda.
Cuadro de relleno, cuando se señala a la esquina inferior izquierda.
Modo Mover, cuando se señala alguno de los bordes.
Para probar estos casos, escriba en la Hoja1 la siguiente tabla.
Datos ingresados en la Hoja1 Selección: Para seleccionar una celda o un rango de celdas, el puntero del mouse debe estar en modo Selección . Para que el puntero cambie a modo selección. 1. Lleve el puntero sobre la celda que desea seleccionar (en nuestro ejemplo la celda A2). 2. Haga clic cuando el smbolo del puntero sea .
Puntero del mouse en modo de Selección Para seleccionar toda la hoja, se hace clic en la esquina superior izquierda de la hoja (como se indica).
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Botón Selección de hoja
Para seleccionar rangos de Celdas, bastará con presionar la tecla CTRL, mientras selecciona otro rango.
Para seleccionar filas columnas completas, se hace clic en el encabezado de columna
Si desea seleccionar rangos mu grandes, use clic para marcar el inicio Shift + clic para el final. Si desea ingresar un mismo valor en el rango seleccionado, escriba el valor pulse las teclas CTRL + ENTER.
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7. Uso DeL cUaDro De reLLeno 7.1. cp, g y g l El cuadro de relleno permite copiar una celda, generar una serie o generar una lista. La copia o generación de series listas dependen del contenido de la celda que se u sa como origen. As, si usted escribe un texto en una celda usa el cuadro de relleno se copiará el contenido. Si usted escribe un texto número (por ejemplo A001 ó Nota1) se creará una serie. Procedimiento: 1. Haga clic en la celda 2. Lleve el puntero al cuadro de relleno 3. Cuando vea el smbolo +
Arrastre el cuadro de relleno
Cuadro de relleno con el puntero del mouse. Despus del arrastre se genera la serie códigos. Si el contenido de una celda es un número o un texto, podrá COPIAR. Arrastre el cuadro de relleno
Copiar celdas usando el cuadro de relleno. Después del arrastre se copia el contenido de la celda.
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7.1.1. G Realice el procedimiento necesario para obtener la siguiente tabla:
Resultado despus de realizar la actividad.
7.2. op d aull Para hacer más fácil el ingreso de datos. Excel muestra, al hacer los arrastres de una celda, una etiqueta inteligente (Smart Tags) llamada opciones de Autorrelleno.
Ícono de un Smart Tags de Opciones de Autorrelleno As, escriba en una celda el número 1, luego, realice un arrastre del cuadro de relleno, tal como en la figura:
Al hacer clic en las opciones de Autorrelleno, podemos realizar acciones adicionales. Usted puede controlar la forma en que Excel rellena las celdas. La etiqueta inteligente que se muestra al terminar el arrastre, permite en lugar de copiar, generar la serie o solo copiar el contenido (sin el formato). En el ejemplo de la siguiente hoja se muestra el texto Ventas en cursiva al centro. As, por ejemplo, escriba en alguna celda 06/01/2004, al arrastrar esa fecha se podrán realizar diversas acciones sobre ella.
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PROESAD
Etiqueta de opciones de relleno. En las columnas se ha elegido: Rellenar días, días de la semana, meses y años.
7.3. rll ud l ud Una forma adicional de rellenar series es usando el cuadro Series, el cual permite controlar incluso las repeticiones que se necesiten para la serie. Por ejemplo, se pide generar una serie de números, desde 1960 incrementado a 10 a partir de la celda A5.
7.3.1. Pd 1. Lleve el indicador a la celda que contiene el valor inicial a trabajar. Es decir la celda A5. (esta celda debe contener el número 1960). 2. En la ficha Inicio el grupo Modificar haga clic en rellenar. 2 1
3. Seleccione la opción Series. 4. En la ventana de series defina el incremento el lmite.
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3
Haga clic en ap
Observe que se ha generado la serie sin necesidad de ningún arrastre. Puede generar series cronológicas, en este caso tendrá que seleccionar el rango de celdas a rellenar elegir el tipo de relleno: Fecha, da laborable, Mes Año.
7.4. ed d y v d álul
Insertar columna
Editar datos
Insertar fila
Puede editar datos, insertar columnas e insertar filas en sus hojas de cálculo mientras las está utilizando. Todos nos equivocamos algunas veces , en ocasiones, los datos que hemos escrito correctamente se deben cambiar en el futuro. A veces es necesario efectuar un cambio en la hoja de cálculo completa. Suponga que necesita agregar otra columna de datos, justo en el centro de la hoja de cálculo, o suponga que tiene una lista en orden alfabtico de empleados con un Udd i
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PROESAD
empleado por fila, ¿qu debe hacer si contrata un nuevo empleado? Haga clic en Siguiente para aprender a editar datos, as como agregar eliminar filas columnas en una hoja de cálculo.
8. eDitar Datos
1. Haga doble clic en una celda para editar (A2) los datos que contiene. 2. O, despus de hacer clic en la celda, edite los datos en la barra de fórmulas. 3. La hoja de cálculo muestra mdf en la barra de estado. Suponga que deseaba escribir el nombre de Contabilidad en la celda A2, pero escribió el nombre de Compatibilidad por error. Ha detectado este error desea corregirlo. Ha dos formas de hacerlo: • •
Haga clic en la celda modifique sus datos. Haga clic en la celda , a continuación, en la barra de fórmulas.
Despus de seleccionar la celda, la hoja de cálculo muestra Modificar en la esquina inferior izquierda, en la barra de estado. Cuando la hoja de cálculo está en modo Modificar, muchos comandos dejan de estar disponibles (aparecen atenuados en los menús).
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actiViDaD n° 2 rzd l p lg. inGreso Y eDición De Datos Escribir datos Para ingresar datos a una celda: 1. Lleva el indicador a una celda donde se desea ingresar la información. 2. Escriba el dato correspondiente. Para nuestro ejemplo, escriba la siguiente tabla (use ENTER para cada entrada de datos).
Al pulsar ENTER, el indicador se desplaza a la fila siguiente. Puede modificar este comportamiento logrando, por ejemplo, que al pulsar ENTER el indicador se desplace a la derecha. Para cambiar: 1. Haga clic en la opción de Archivo elija Opciones. 2. Elija la ficha Avanzadas cambie el cuadro Dirección de acuerdo a:
3. Ahora en la celda B3, escriba Lima presione ENTER. Observe el desplazamiento del indicador de celdas. 4. Complete la tabla con los siguientes datos (recuerde que debe pulsar ENTER para cada entrada).
5. Restablezca la dirección del ENTER hacia abajo.
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PROESAD
escriBir Dos Líneas en Una iLa Una celda puede contener dos lneas como parte de su contenido, logrando efectos como los mostrados a continuación. Para lograr este efecto: 1. En la Hoja2, lleve el curso a la celda A1. 2. Escriba el texto Nro presione ALT + ENTER. 3. Escriba Orden pulse ENTER para finalizar. En la celda A5, realice el procedimiento para tener el texto tal como se muestra en la imagen:
Unción aUtocontemPLar Excel permite autocontemplar textos ingresados en una lista. En el gráfico de abajo, en una lista de Áreas, al pulsar la letra V en la celda A8, Excel autocompleta el ingreso con la palabra Ventas que a existe lneas más arriba C5.
eDición De Datos Consiste en editar la información de una celda. 1. Lleve el indicador a la celda que quiere editar. En el gráfico a la celda A1 de la Hoja1. 2. Pulsa la tecla F2, haga doble clic sobre celda o haga clic en la barra de fórmulas.
3. El cursor se muestra en la parte final del texto. Cambie el nombre de la empresa por Importaciones A & G Aceros SAC presione ENTER.
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DesPLaZamiento en La hoja De cÁLcULo En estos ejercicios se verá las distintas formas de desplazarnos a travs de una tabla de Excel. 1. Abra un nuevo libro renómbrelo por Listas.xlsx en la Hoja1 escribe:
2. Haga clic en la celda A5, realice cada uno de los procedimientos sugeridos anote el resultado: Si usted pulsa … Excel desplazará el indicador a Flecha arriba / abajo Fecha izquierda / derecha TAB / Shift TAB Re Pág / Av Pág Ctrl + Av Pág / Re Pág F5 A210 Haga clic en la celda A5 de la hoja1 presione las teclas que se solicitan: Ctrl + Inicio Ctrl + Fin Fin + Flecha derecha / Izquierda Fin + Flecha arriba / abajo Udd i
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PROESAD
3. Guarde cierre el libro.
reLLenar series Usando el controlador de relleno El puntero del mouse permite ingresar en forma rápida sencilla valores a nuestras celdas. As, el puntero del mouse cambia de acuerdo al lugar que señale en una celda o un rango de celdas. La figura muestra los distintos tipos de puntero del mouse
sl, cuando se se- cud d ll, cuando md mv, cuando se señala al centro de la celda se señala a la esquina infe- ñala alguno de los bordes rior izquierda Selección. 1. En un libro nuevo, escriba en la Hoja1 la siguiente tabla:
Para seleccionar una celda o un rango de celdas, el puntero del mouse debe estar en modo Selección . Para que el puntero cambie a modo de selección. 1. Lleve el puntero sobre la celda que desea seleccionar (en nuestro ejemplo la celda A2). 2. Haga clic cuando el smbolo del puntero sea .
3. Para seleccionar rango de celdas Haga un arrastre desde aqu...
Para seleccionar rangos separados use la tecla Ctrl realice el arrastre
Has aqu... … o para seleccionar filas columnas completas …
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Haga clic sobre los encabezados de las filas o de las columnas
Si desea seleccionar rangos mu grandes, use clic para marcar el inicio Shift + clic para el final.
cp, G s y G L El cuadro de relleno permite copiar una celda, generar una serie o generar una lista. La copia o generación de series listas depende del contenido de la celda que se usa como origen. As, si usted escribe un texto en una celda usa el cuadro de relleno, se copiará el contenido. Si usted escribe un texto número (por ejemplo A001 ó, Nota1) se creará una serie. Para generar una serie: 1. Haga clic en la celda A3 2. Lleve el puntero al cuadro de relleno 3. Cuando vea el smbolo + realice un arrastre
Despus del arrastre
Si el contenido de una celda es un número o un texto, podrá coPiar
Despus del arrastre
op d ull Para ser más fácil el relleno de datos, Excel muestra al hacer el arrastre del cuadro de relleno, una etiqueta inteligente (Smart Tage) llamada Opciones de Autorrelleno.
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PROESAD
1. En la Hoja2, escriba el número 1 2. Luego realice un arrastre del cuadro de relleno, tal como la figura:
3. Elija la opción s d ll. Observe el resultado en la imagen de arriba ¿Qu se genera ahora? 4. Escriba el texto aul 1001 realice un arrastre ¿Qu sucede si en la etiqueta inteligente elije la opción cp ld? 5. Escriba en una celda 27- realice un arrastre. ¿Qu opciones se muestran en la etiqueta inteligente?
L Con el cuadro de relleno, podrá tambin generar listas pre definidas. Para usar una lista: 1. En una celda escriba Enero realice un arrastre. 2. Observe el resultado
Arrastre
3. En otra celda, escriba el texto lunes, luego haga el arrastre correspondiente. ¿Cuál es el resultado? 4. En otra celda escriba Nov realice un arrastre. ¿Cuál es el resultado? 5. En otra celda escriba Azul realice el arrastre. ¿Por qu no se genera una lista de colores?
ig d d u g Puede ingresar datos a un rango, siguiendo estos pasos:
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1. En una hoja de Excel, seleccione un rango de celdas, para nuestro caso, seleccione el rango B5:c15 2. Escriba un texto como contenido, en nuestro caso escriba Excel 2010. 3. Presione Ctrl + Enter. ¿Cuál es el resultado?
casos De aPLicación 1. En una hoja de Excel, escriba la siguiente tabla:
2. Luego use las distintas opciones de relleno para que las columnas Nro., Código, Especialidad Fecha de cierre se muestren como la figura:
3. Guarde cierre el libro.
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Sesión
PROESAD
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órmULas 1. órmULas Hacer una herramienta eficaz para trabajar con números para realizar operaciones matemáticas. En ocasiones, para ello, es necesario insertar fórmulas. En esta sesión aprenderá a sumar, dividir, multiplicar restar, escribiendo fórmulas en hojas de cálculo de Excel. Tambin va a aprender a utilizar fórmulas sencillas que actualizan automáticamente los resultados cuando cambian los valores. Si necesita modificar un valor tras calcular un total, no ha ningún problema hasta con realizar el cambio Excel lo actualizará.
Un presupuesto de una hoja de cálculo necesita una cantidad en la celda C6 Imagine que Excel está abierto que está viendo la sección “Entrenamiento” de un presupuesto de gastos domsticos. La celda C6 de la hoja de cálculo está vaca, la cantidad invertida en CD en febrero no se ha incluido todava. En esta sección, aprenderá a utilizar Excel para realizar operaciones matemáticas básicas, escribiendo fórmulas sencillas en las celdas. Va a aprender tambin a sumar todos los valores en una columna con una fórmula que actualiza su resultado, si los valores cambian más adelante.
2. escriBir órmULas en eXceL Una fórmula es una operación que contiene referencias a celdas de una hoja. Para el ingreso de una fórmula se debe tener en cuenta lo siguiente: iá i
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Una fórmula se ingresa en la misma forma que se ingresa cualquier fórmula aritmtica, respetando las jerarquas de operadores. Siempre para comenzar una fórmula se debe hacer con el signo igual (=), con esto le indicamos a Excel que lo que viene a continuación es el contenido de la fórmula.
2.1. sx d l ul Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha. Comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo, cambiando la sintaxis de la fórmul a. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11. =5 + 2 * 3 Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 2 , a continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21. =(5 + 2)*3
2.2. opd Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Microsoft Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla el cual se muestra a continuación:
2.2.1. opd á y u qu opd ^ (circunflejo) % (porcentaje) *(asterisco) / (barra oblicua) + (signo más) - (signo menos)
sgf qu Exponente Porcentaje Multiplicación División Suma Resta
epl 3^2 (el mismo de 3*3) 20% 3*3 3/3 3+3 3-1
2.2.2. Ulz pd d álul d ul Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una fórmula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden, utilizando parntesis.
2.2.3. tp d pd Existen cuatro tipo de operadores de cálculo: aritmtico, comparación, concatenación de texto referencia.
2.2.4. opd Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta, multiplicación, compilar Udd i
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PROESAD
números generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos. +-*/^
2.2.5. opd d p Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.
opd d p = (signo igual) >(signo maor que) <(signo menor que) >=(signo maor o igual que) <=(signo menor o igual que) <>(signo distinto de)
sgfd Igual a Maor que Menor que Maor o igual que Menor o igual que Distinto de
epl A1=B1 A1>B1 A1
=B1 A1<=B1 A1<>B1
2.2.6. opd d d x Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto, con el fin de generar un solo elemento de texto.
opd d x & (“” comercial)
sgfd epl Conecta o concatena dos “Viento”&”norte” valores para generar un valor de texto continuo.
2.2.7. opd d opd d : (dos puntos)
; (punto coma) (espacio)
sgfd epl Operador de rango, que genera B5:B15 una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas Operador de unión, que combina SUMA(B5:B15,D5:D15) varias referencias en una sola Operador de intersección, que ge- B7:D7 C6:C8 nera una referencia a las celdas comunes a dos referentes
2.2.8. od qu exl u l p l ul En algunos casos, el orden en que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante comprender cómo se determina el orden cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados.
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2.2.9. od d álul Las fórmulas calculan los valores en un orden especfico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por el signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden especfico de cada operador de la fórmula.
2.2.10. Pdd d pd Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con las mismas prioridades (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación otro de división). Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.
opd : (dos puntos) (un solo espacio) ; (punto coma) % ^ * / +& =, <, >,<=,>=,<>
Dp Operadores de referencia
Negación (como en -1) Porcentaje Exponenciación Multiplicación división Suma resta Conecta dos cadenas de texto (concatenación) Comparación
Como ejemplo para escribir fórmulas, tenemos el siguiente caso:
Hoja de movilidad Se pide calcular los Gastos por movilidad (E3), que sera la multiplicación de los Das laborados por la Movilidad por da. Realice el siguiente procedimiento: 1. Haga clic en la celda donde se debe mostrar el resultado, en nuestro ejemplo en la celda E3. 2. Escriba la siguiente fórmula: =B3*B4 Observe que en la hoja se muestra el resultado de la fórmula. Ahora, se nos pide calcular la Devolución que corresponde a una diferencia entre el Monto Asignado el Gasto por Movilidad. Udd i
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PROESAD
3. Haga clic en la celda E4 escriba: =E1-E3 4. El Total se calcula a una suma del Gasto por Movilidad Devolución: El resultado se muestra de acuerdo a la siguiente imagen:
Tabla con las órmulas defnidas, los valores cambian al modifcar la celda B3 yB4
2.2.11. cz u g gul Los dos CD comprados en febrero costaron 12.99 $ 16.99 $, respectivamente. La suma de estos dos valores es la cantidad gastada en el CD. Para agregar estos valores en Excel, se escribe una sencilla fórmula en la celda C6. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Esto es la fórmula escrita en la celda C6 para sumar 12.99 16.99: =12.99+16.99 El signo más (+) es un operador matemático que indica a Excel que debe sumar los valores. 3
1 2
1. Escriba la fórmula en la celda C6. 2. Presione ENTER para mostrar el resultado de la fórmula. 3. Siempre que haga clic en la celda C6, la fórmula aparecerá en la barra de fórmulas.
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3. sUmatoria Para sumar el Total de gastos del mes de enero, no es necesario que vuelva a escribir todos los valores, a que puede usar una fórmula a escrita denominada función. Puede obtener el total de Enero en la celda B7, escribiendo =Suma dibujando con el puntero del mouse desde el rango B3:B6, que suma todos los valores. Al presionar ENTER se muestra el resultado de la función SUMA 95.94 en la celda B7. La fórmula =SUMA(B3:B6) aparece en la barra de fórmulas cada vez que se hace clic en la celda B7. 3
1
2
95.94 +
De otra manera, para obtener el total de enero, haga clic en la celda B7 , a continuación: 1. En la ficha Inicio, Haga clic en el botón Autosuma luego opción Suma del grupo Edición.
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2. Las celdas incluidas en la fórmula se rodean de un contorno de color en la celda B7 aparece la fórmula. 3. Presione ENTER para mostrar el resultado en la celda B7. 4. Haga clic en la celda B7 para mostrar la fórmula en la barra de fórmulas. B3:B6 es la información, denominada argumento, que indica a la función SUMA que se debe sumar. Usando una referencia de celda (B3:B6) en lugar de los valores contenidos en dichas celdas, Excel puede actualizar automáticamente los resultados si cambian los valores más adelante. Los dos puntos (:) de B3:B6 indica que se trata de un rango de celdas de la columna B, las filas 3 a 6. Los parntesis son obligatorios, para separar el argumento del nombre de la función.
3.1. cp u ul lug d u uv A veces es más fácil copiar fórmulas que crearas. En este ejemplo, verá cómo se copia la fórmula que utilizó para obtener el total de enero cómo se utiliza para sumar los gastos de febrero.
1 2 1. Arrastre la cruz de color negro + desde la celda que contiene la fórmula hasta la celda donde desea copiarla suelte el asa de relleno. 2. Aparece el botón op d ull, pero no es necesario hacer nada. En primer lugar, seleccione la celda B7, que contiene la fórmula de enero. A continuación, sitúe el puntero en la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca la cruz negra +. Despus arrastre el cuadro de relleno + hasta la celda C7. Cuando se suelta el cuadro de relleno, aparece el total de febrero 126.95 en la celda C7. La fórmula =SUMA(C3:C6) está visible en la barra de fórmulas cerca de la parte superior de la hoja de cálculo cada vez que se hace clic en la celda C7. Una vez copiado la fórmula, aparece el botón Opciones de autorrelleno algunas opciones de formato.
para ofrecerle
En este caso, no es necesario hacer nada con las opciones del botón. El botón desaparece cuando se selecciona otra celda.
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4. caLcULar Porcentajes 4.1. P pv Es mu fácil cambiar porcentajes en Excel, recuerde, basta con escribir la fórmula considerando las celdas que intervienen. En nuestro caso se pide calcular el porcentaje de los gastos la devolución de la movilidad (F3 F4).
Hoja de Movilidad para porcentajes Para esto vamos a dividir la celda E3 entre la celda E1 1. Haga clic en la celda F3 escriba: =E3/E1 2. Seleccione la celda F4 escriba: =E4/E1 Aplicar el botón de formato porcentaje % en la ficha Inicio del grupo Numero.
Hoja con los porcentajes calculados
4.2. P vl dfd En este caso es más sencillo obtener porcentajes a un valor, bastará con multiplicar el valor por el porcentaje. Por ejemplo calcular el IGV(18%) del monto.
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PROESAD
Hoja Facturas Recuerde, cuando usted desea calcular un porcentaje, solo debe multiplicar el valor por el porcentaje. As, realice el siguiente procedimiento. 1. Lleve el indicador a la celda C4 2. Escriba la fórmula para calcular el IGV: =B4*18%
Cálculo del IGV
4.3. ul pul Además, puede tambin incrementar el valor de una celda en un porcentaje determinado. En la hoja proección se pide incrementar la producción para Febrero un 25%. Respecto a Enero.
Hoja de Proyección
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Para calcular un incremento, se debe sumar el valor con el resultado de multiplicar el valor por el porcentaje. As: 1. Lleve el indicador a la celda C3 (producción de Febrero) 2. Escriba la fórmula para incrementar el valor: =B3 + (B3 * C1)
Hoja de Proyección resuelta
4.4. ul y xp Escribir fórmulas considerando los diferentes operadores matemáticos su jerarqua se hace bastante sencillo considerando las prioridades. Una de las caractersticas más importantes que tiene Excel 2010 está en que el usuario pueda expresar cualquier tipo de fórmula matemática por mu compleja que sta sea, veamos poco a poco estas fórmulas expresiones.
4.5. ul xp á Para expresar cálculos matemáticos, solo es necesario mantener la jeraqua de los operadores si fuera necesario utilizar los parntesis. Ejemplo obtener el valor de Q con los valores de x=7.35 e =0.5 de la expresión. Q = 3x + 2y −
5 + 4x 7 − 2y
Hoja con expresión matemática Q
4.5.1. Pd 1. Seleccionar la celda D3 2. Escribir la fórmula: =3*B3+2*B4-(5+4*B3)/(7-2*B4)
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PROESAD
Hoja con órmula en D3
4.6. ul xp d d Para resolver expresiones con races, bastará con expresar las races como fracción. Ejemplo calcular el valor de W, con la siguiente expresión: W=
5
3
(1 + x )
+
3
(1 − y )
2
Hoja para la expresión W Procedimiento 1. Seleccionar la celda C4 2. Escribir fórmula: =(1+B3)^(3/5)+(1-B4)^(2/3)
Hoja con la órmula en D4
4.7. ul p Para obtener el saldo final de un depósito de 5,000 a plazo fijo durante 6 meses a la tasa mensual de 4.5% mensual se aplica la siguiente fórmula: Saldo = P(1+i) n iá i
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Donde P es el depósito, i es la tasa de inters mensual n es el número de meses. Cálculo en Excel
Hoja de datos
4.7.1. Pd 1. Seleccionar la celda D3 2. Escribir la fórmula: =B3*(1+B4)^B5
Hoja con la órmula ingresada
4.8. ul Para otras operaciones, se hace necesario aplicar un factor que presenta la siguiente fórmula: R=
i(1 + i)n (1 + n)n 1 −
4.8.1. Pd 1. Seleccione la celda D5 2. Escribir la fórmula: =B4*(1+B4)^B5/((1+B4)^B5-1)
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Hoja con la órmula en DS
4.9. o xp Escriba las fórmulas necesarias para obtener el Área del triángulo del crculo: AreaT
=
Base × Altura
AreaC = PI x R2
2
En la celda B5 = B2*B3/2
En la celda E5 = E2*E3^2
= E2*E3^2
= B2*B3/2 Se pide calcular la inicial (25% del monto)
= E2*25%
4.10. au d ul Por defecto Excel detecta errores comunes de los usuarios (no cerrar parntesis, omitir el número de una fila o columnas, etc.) propone los cambios necesarios para resolver dicho error. Usted puede aceptar dicha propuesta o rechazarla, en caso, tendrá que resolver el problema
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manualmente. Para probar esta caracterstica, escriba la hoja mostrada en la figura siga las indicaciones: Al detectar un error, Excel propone una corrección.
5. comProBación De errores En esta versión, usted puede configurar qu tipos de error puede detectar resolver Microsoft Excel. As, detecte cuando usa fórmulas con celdas vacas, cuando escribe un número como texto (por ejemplo lo procede con un apostrofe), etc.
5.1. cg u l b ul En la tabla siguiente se resumen algunos de los errores más comunes que un usuario puede realizar al escribir una fórmula se explica cómo corregir estos errores:
agú d…
má
Iniciar cada función Si omite el signo igual, lo que escriba puede mostrarse como texto o con el signo igual (=) como una fecha. Por ejemplo, si escribe SUMA(A1:A10), Microsoft Excel mostrará la cadena de texto SUMA(A1:A10) no calculará la fórmula. Si escribe 2/11, Excel muestra una fecha como 2-nov o 02/11/09, en lugar de dividir 2 entre 11. Hace coincidir todos Asegúrese de que todos los pares de parntesis coinciden en número. los parntesis de aper- Cuando usa una función en una fórmula, es importante que cada parntesis tura de cierre est en su posición correcta para que la función funcione correctamente. Por ejemplo, la fórmula =SI(B5<0),"No válido",B5*1.05) no funcionará porque ha solo un parntesis de apertura dos de cierre. La fórmula correcta debe tener este aspecto: =SI(B5<0,"No válido",B5*1.05). Usar dos puntos para Cuando hace referencia a un rango de celdas, use un signo de dos indicar un rango puntos (: ) para separar la referencia a la primera celda en el rango la referencia a la última celda del rango. Por ejemplo, A1:A5.
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Escribir todos los argu- Algunas funciones de hoja de cálculo necesitan argumentos (argumento: mentos necesarios valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es especfico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda nombres.), mientras que otras (como PI) no los necesitan. De igual modo, asegúrese de no haber introducido demasiados argumentos. Por ejemplo, la función MAyUSC acepta solo una cadena de texto como argumento. Escribir el tipo correcto Algunas funciones de la hoja de cálculo, como SUMA, requieren de argumentos argumentos numricos. Otras funciones, como REEMPLAZAR, requieren un valor de texto para, al menos, uno de sus argumentos. Si usa el tipo incorrecto de datos como un argumento, Excel puede devolver resultados inesperados o mostrar un error. Anidar como máximo Puede escribir o anidar no más de 64 niveles de funciones dentro de 64 funciones una función. Por ejemplo, la fórmula =SI(RCUAD(PI())<2,"Menos que dos!","Más que dos!") Contiene tres funciones: la función PI está anidada dentro de la función RCUAD, que a su vez está anidada dentro de la función SI. Escribir los nombres de Si la fórmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de cálotras hojas entre comi- culo o libros el nombre de la otra hoja de cálculo o libro contiene un llas simples carácter que no corresponde al alfabeto, debe escribir su nombre entre comillas simples (' ). Colocar un signo de Por ejemplo, para obtener el valor de la celda D3 en una hoja de cálculo exclamación (!) des- denominada Datos trimestrales en el mismo libro, use esta fórmula: pus de un nombre de ='Datos trimestrales'!D3. hoja de cálculo al hacer referencia a l en una fórmula Incluir la ruta de acceso Asegúrese de que cada referencia externa (referencia externa: a los libros externos referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una referencia a un nombre definido en otro libro) contenga un nombre de libro la ruta de acceso al libro. Una referencia a un libro inclue el nombre del libro debe incluirse entre corchetes ([]). La referencia tambin debe contener el nombre de la hoja de cálculo del libro. Por ejemplo, para incluir una referencia a las celdas A1 a A8 de la hoja de cálculo denominada Ventas del libro Operaciones T2.xlsx (actualmente abierto en Excel), la fórmula debe tener este aspecto: =[Operaciones T2.xlsx]Ventas!A1:A8. Si el libro al que desea hacer referencia no está abierto en Excel, puede incluir una referencia a l en una fórmula igualmente. Debe proporcionar la ruta de acceso completa al archivo, como en el siguiente ejemplo: =FILAS('C:\Mis documentos\[Operaciones T2.xlsx]Ventas'!A1:A8). Esta fórmula devuelve el número de filas en el intervalo que inclue las celdas A1 a A8 en el otro libro (8). Nota Si la ruta de acceso completa contiene caracteres de espacio, como sucede en el ejemplo anterior, debe escribir la ruta de acceso entre comillas simples (al principio de la ruta de acceso despus del nombre de la hoja de cálculo, antes del signo de exclamación).
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Escribir los números No d formato a los números cuando los escriba en una fórmula. Por sin formato ejemplo, si el valor que desea especificar es 1,000 $, escriba 1000 en la fórmula. Si escribe una coma como parte de un número, Excel la interpreta como un carácter separador. Si desea ver los números con separadores de miles millones, o con smbolo de moneda, aplique el formato a la celda, despus de escribirlos. Por ejemplo, si desea sumar 3100 al valor de la celda A3 escribe la fórmula =SUMA(3,100,A3), Excel suma los números 3 100 , a continuación, suma ese total al valor de A3, en lugar de sumar 3100 a la celda A3. O bien, si escribe la fórmula =ABS(-2,134), Excel muestra un error porque la función ABS acepta un único argumento. Evitar dividir por cero Dividir una celda por otra celda que contiene cero o ningún valor puede generar un error # DIV/0!.
5.2. cg u vl d Si una fórmula no puede evaluar correctamente un resultado, Excel muestra un valor de error, como #####, #¡DIV/0!, #N/A, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, #¡NÚM!, #¡REF! #¡VALOR! Cada tipo de error tiene diversas causas soluciones diferentes. La siguiente tabla contiene vnculos a artculos que describen estos errores detalladamente, as como una breve descripción para audarlo a comenzar.
Vul ul dlld Corregir un error #####
Corregir un error #¡DIV/0! Corregir un error #N/A
Dp Excel muestra este error cuando el ancho de una columna no es suficiente para mostrar todos los caracteres de una celda o cuando una celda inclue valores negativos en la fecha o la hora. Por ejemplo, una fórmula que resta a una fecha del pasado una fecha del futuro, como =15/06/2008-01/07/2008. Esto genera un valor negativo en la fecha. Excel muestra este error cuando un número se divide por cero (0) o por una celda que no contiene ningún valor. Excel muestra este error cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula.
Corregir un error #¿NOM- Este error aparece cuando Excel no reconoce el texto de una BRE? fórmula. Por ejemplo, el nombre de un intervalo o de una función puede estar mal escrito. Corregir un error #¡NULO! Excel muestra este error cuando se especifica una intersección de dos áreas que no forman intersección (no se cruzan). El operador de intersección es un carácter de espacio que separa referencias en una fórmula. Por ejemplo, las áreas A1:A2 C3:C5 no forman intersección, de modo que al escribir la fórmula =SUMA(A1:A2 C3:C5) se devuelve el error #¡NULO!
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Corregir un error #¡NÚM!
Excel muestra este error cuando una fórmula o función contiene valores numricos no válidos. Corregir un error #¡REF! Excel muestra este error cuando una referencia de celda no es válida. Por ejemplo, cuando se eliminan celdas a las que otras fórmulas hacan referencia o se pegan celdas movidas sobre otras a las cuales se haca referencia en otras fórmulas. Corregir un error #¡VALOR! Excel puede mostrar este error si la fórmula inclue celdas que contienen tipos de datos diferentes. Si se habilita la comprobación errores, la información en pantalla muestra el mensaje "Un valor utilizado en la fórmula es de un tipo de datos erróneo". Por lo general, para resolver este problema, se pueden realizar pequeñas modificaciones en la fórmula.
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actiViDaD n° 3 rzd l p lg. órmULas Y Unciones Una fórmula es una operación. Referencia o interpretación de las celdas de una hoja. 1. Abra un libro nuevo en Excel. ¿Cuántas hojas tiene? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
jqu d l pd Los operadores de Excel son: ^ * / + - . Estos operadores ejecutan las operaciones matemáticas básicas como potencia, multiplicación, división, suma resta. Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo (=). Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo usando los parntesis. 1. Abrir un nuevo libro en la Hoja1, escriba las siguientes fórmulas anote el resultado: =25 * 10 + 5 =25 * (10 + 5) =2 + 10^2 =(2+10)^2 =50 – 20 * 2 =(50 – 20) * 2
eb ul ll En la Hoja2 renombrar por Viáticos, digitar los siguientes:
Se pide calcular el Total de Gastos, que sera la multiplicación de los Das por los Viáticos diarios. Realice el siguiente procedimiento:
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PROESAD
1. Haga clic en la celda donde debe mostrar el resultado, en nuestro caso en la celda B7. 2. Escriba la siguiente fórmula: = B5 * B6. 3. Observe qu en la hoja se muestra el resultado de la fórmula. En este caso será 450. Ahora, se nos pide calcular la Devolución, que corresponde a una diferencia entre el Monto Asignado el Total de Gastos. 4. Haga clic en la celda B9 escriba: =B3 – B7. El resultado se muestra de acuerdo a la siguiente imagen:
Al usar caldas en nuestras fórmulas, tenemos la ventaja de poder cambiar los valores de las celdas que interviene en dicha fórmula, as por ejemplo la celda que contiene los das (celda B5) escriba10. Observe como todas las fórmulas relacionadas a esta celda se actualizan.
5. Cambie el Viático Diario a 45. ¿A cuánto asciende el Total de Gastos la Devolución? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Guarde el libro
clul p Es mu fácil calcular porcentajes, basta con escribir la fórmula considerando las celdas que intervienen. En nuestro caso, se pide calcular el Gasto de cobranza que equivale al 8% de la Deuda. En la Hoja3 renombrar con Gastos de Cobranza digitar los siguientes:
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1. Lleve el indicador a la celda C4 2. Escriba la fórmula: =B4 *8% 3. Copie la fórmula a las demás celdas. El resultado debe ser como:
Además, puede tambin incrementar el valor de una celda en un porcentaje determinado. Añadir una hoja en la hoja 4 renombrará por Proección, se pide incrementar la producción en un 25%:
Para calcular un incremento, se debe sumar el valor con el resultado de multiplicar el valor por el porcentaje. As: 1. Lleve el indicador a la celda B6 2. Escriba la fórmula para incrementar el valor: = B4 + (B4 * B3) 3. El resultado debe mostrarse como:
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c d pl Para resolver estos ejercicios considere los ejemplos vistos anteriormente. 1. Inserte una hoja renómbrela por Áreas según la imagen:
2. Escriba la fórmula necesaria para calcular el área de un triángulo (A=bh/2) de un crculo (Pi*r^2). ¿Qu fórmulas empleo? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 3. Luego inserte una hoja renómbrelo por Cuotas
4. Se pide calcular la Inicial (25% del Monto). Además, se pide calcular el pago mensual, considerando que el saldo (Monto-Cuota Inicial) se debe en el número de cuotas establecidas. El resultado debe ser como:
¿Qu fórmulas empleó? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
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5. Luego, inserte una hoja renómbrela con TV,
6. Aqu se pide calcular el costo de instalación, considerando que se cobra 10 por cada televisor en exceso, el exceso es a partir de más de 2 televisores. El resultado debe ser como:
¿Qu fórmula empleó? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
ul bd xp á Una expresión matemática puede ser llevada a Excel. As, usted puede resolver ciertas fórmulas respetando la expresión matemática: 1. Por ejemplo, se tiene la siguiente fórmula para calcular un pago: S = p(1+i) n 2. En Excel, en una hoja en blanco, escriba la siguiente tabla: Udd i
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PROESAD
3. La fórmula expresada en Excel, se debe escribir en las celdas C6 será: =C2*(1+C3)^C4 4. Otro ejemplo, para calcular el pago mensual, se debe emplear la siguiente fórmula: i(1 + i)n R =P (1 + i)n 1 −
5. Entonces en la celda C8, escriba: =C2*(C3*(1+C3)^C4)/((1+C3)^C4-1) Guarde el libro
c d apl 1. En Excel inserte una hoja renombre Actualizar Pago escriba:
2. En esta hoja se tiene un Capital Final, el cual es un monto que se va a recibir despus de un tiempo determinado, a una tasa de inters constante. En el ejercicio se pide obtener el Capital Inicial, considerando la siguiente fórmula: 1 P = S n (i + 1)
3. ¿Qu fórmula empleó? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
iá i
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4. Inserte una hoja renombre por Actualizar serie escriba:
5. En esta hoja se tiene un valor de cuota, el cual es un valor que se va a realizar durante un número de cuotas determinado. En el ejercicio se pide obtener el Pago actualizado, considerando la siguiente fórmula: 1 − (1 + i)−n P =R i
6. ¿Qu fórmulas empleó? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
ul qu vul ld Podemos generar fórmulas que vincules celdas. Es decir, fórmulas donde se muestre el valor de una celda origen. Al cambiar el valor de la celda origen, la celda vinculada se actualiza, mostrando dicho cambio. Para probar esta opción, inserte una hoja renombre con Bonificación.
Donde se pide llevar el valor de la celda D4 a la celda B7. Realice el siguiente procedimiento:
Udd i
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PROESAD
1. Haga clic en la celda D4 presione CTRL + C 2. Luego, en la celda B7 haga clic en le botón Pegar elija Pegar vnculos.
3. Excel copia el valor de la celda D4 en B7. Ahora, para probar la vinculación, cambie el valor de la celda D4 a 450 luego a 700. Observe que la celda B7 se actualiza tambin con dichos valores.
c d pl Complete la hoja Bonificación escribiendo las fórmulas para calcular: Bonif2: se paga 10% de la bonificación 1 por cada hijo. ¿Qu fórmula empleó? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________. Total Bonif: es la suma de las 2 bonificaciones. ¿Qu fórmula empleó? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________. El resultado debe ser como la figura:
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Guarde el libro
evlu ul Excel dispone de una herramienta para evaluar los valores intermedios que resulten de una fórmula más compleja. As, puede ver los resultados parciales de las distintas partes de una fórmula anidada evaluadas en el orden en el que se calculan la fórmula. 1. Inserte una hoja renombre como Prstamo escriba:
2. Escriba la siguiente fórmula: =C5*((1+C6)^C7) Puede conocer el resultado de la primera expresión a evaluar. Para el ejemplo, la primera expresión a evaluar es C5 que se debe multiplicar por el resultado de (1+C6) ^ C7. 1. Seleccione la celda que contenga la fórmula que desea evaluar. (Para el ejemplo C9) 2. Vaa a la ficha Fórmulas haga clic en el comando Auditora de fórmulas. 3. Elija la opción Evaluar fórmula…
4. En la ventana Evaluar fórmula, use el botón Evaluar para iniciar el proceso
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PROESAD
5. Observe que esta herramienta muestra los valores intermedios que se van calculando:
6. Siga haciendo clic para evaluar toda la fórmula.
7. Hasta llegar a la última ventana, donde la fórmula a ha sido resuelta.
Guarde el libro
c d pl 1. Abra un nuevo libro en la Hoja1 renombre como Equipajes escriba:
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2. Se debe calcular el Monto Exceso, considerando que el peso máximo es de 50kg. Se cobra un costo por kilo en exceso. Por ejemplo para la primera gua, el peso es de 65 kilos, entonces debe calcular los kilos en exceso (15) multiplicarlos por el costo kg (2.45). El resultado debe ser como:
¿Qu fórmula empleó? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 3. Luego, evalúe la fórmula de la celda D5 escriba las expresiones que se muestran en cada paso de la evaluación. ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 4. En la Hoja2 renombre como Eficiencia escriba :
5. Escriba las expresiones que se muestran en cada paso de la evaluación: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 6. En la hoja Eficiencia debe calcular el porcentaje de eficiencia mensual. Por ejemplo, en Enero se recibieron 50 casos resolvieron 25. Tendrá una eficiencia del 50%.
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¿Qu fórmula empleó? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 7. En la Hoja3 renombre Pagos escriba:
8. Se debe vincular la celdaD3 a la celda C6. Luego, copie la fórmula para los demás trabajadores calcule el Total. El resultado debe ser como:
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¿Qu fórmula empleó? Costo: _____________________________________________________________________ Total: ______________________________________________________________________ Guarde el libro
casos ProPUestos órmULas Abrir un nuevo libro, en la Hoja1 renombrar por Licitaciones, donde contendrá la lista de proectos del mes de Marzo, se desea calcular las fórmulas necesarias para obtener el Monto Pendiente de Pago.
Hoja de licitaciones
rlv l gu ul Cálculo del Valor Inicial Se obtiene multiplicando el monto Proectado por la tasa 1. Seleccionar la celda F4 2. Escribir la fórmula : =D4*E4 Cálculo de la apertura Se obtiene mediante el 5% del Valor Inicial 1. Seleccionar la celda G4 2. Escribir la fórmula: =F4*5% Cálculo de la comisión Se obtiene mediante el 15% del Monto Proectado 1. Seleccionar la celda H4 2. Escribir la fórmula: =D4*15% Cálculo del Monto Abonado Se obtiene mediante la suma del Valor Incial, Apertura Comisión 1. Seleccionar la celda I4 2. Escribir la fórmula: =F4+G4+H4
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Cálculo del Monto Pendiente Se obtiene mediante la diferencia entre el Monto Proectado el Monto Abonado 1. Seleccionar la celda J4 2. Escribir la fórmula: =D4-I4
Hoja de resultados de Licitaciones Guarde cierre el archivo
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Sesión
PROESAD
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reerencias De ceLDas 1. tiPos De reerencias 1 }
}
2 1. Las referencias de celdas relativas cambian cuando la fórmula se copia en toda una columna o en toda una fila. En el ejemplo la fórmula =C4*$D$9 se copia de una fila en otra, las referencias relativas se cambian de C4 a C5 a C6. 2. Las referencias de celdas absolutas permanecen iguales cuando la fórmula se copia. Las referencias absolutas tienen signos de dólar ($) como sta: $D$9. Como se muestra en la imagen, cuando la fórmula =C4*$D$9 se copia de una fila en otra, la referencia de celdas absoluta permanece como $D$9. 3. Las referencias de celdas mixtas tiene bien una columna absoluta una fila relativa, o bien una fila absoluta una columna relativa. Por ejemplo, $A1 es una referencia mixta se copia de una fila en otra, la referencia absoluta permanece igual pero la referencia relativa cambia.
1.1. r lv Si se mueve una fórmula, las referencias absolutas no cambiarán. Si se copia una fórmula, las referencias de celda cambiarán. Por ejemplo, se tiene una fórmula en la celda F2. Con un arrastre, copie la fórmula a las demás filas.
Al copiar la órmula, la reerencia de las celdas cambia iá i
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Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. En el ejemplo anterior, la celda F2 contiene la fórmula =B2*E2, al copiarse las fórmulas a las celdas inferiores las referencias cambiarán, dependiendo de la fila o columna en la que se copia. Veamos otro ejemplo:
Hoja Pagos 1. Seleccione la celda D4, sumar las columnas del Turno 1 Turno 2. La fórmula será: =B4+C4 2. Arrastre el cuadro de relleno para copiar la fórmula a las otras filas.
Hoja con resultados de celdas relativas Si usted revisa cada fórmula, la referencia de celdas cambian.
1.2. r blu En el caso de las referencias absolutas, la dirección de sta no cambiará se mantendrá fija; as se copia la fórmula, sta siempre señalará la misma celda. Para lograr que una celda sea absoluta, debe escribir la dirección de dicha celda con el formato de $Columna$Fila. Por ejemplo, $B$10 ó $G$5 son consideradas referencias absolutas. Veamos un ejemplo: 1. El Monto Total, se obtiene con multiplicar el Total de Alumnos por el Pago Pensión. La fórmula propuesta =D4*B2. 2. Si copia dicha fórmula a las demás filas se genera un error… Udd i
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PROESAD
Al copiar la órmula se muestran valores errados 2. Al copiar la fórmula la dirección de las celdas cambian a que la referencia es relativa, sin embargo la fórmula debe multiplicarse siempre por el pago pensión.
Hoja con celdas Absolutas Para mantener fijo la celda B2, se aplica celdas absolutas, de la siguiente forma: =D4*$B$2 Al copiar la fórmula a las demás filas, todas las fórmulas conservan la referencia de la celda $B$3. Observe la figura de la siguiente página.
Hoja de Celdas Absolutas Las referencias Absolutas no cambian Veamos otro ejemplo, en la hoja Proección se pide incrementar mensualmente los Ingresos. Cada mes se debe incrementar en un 8% (celda C3).
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Hoja Proyección La fórmula para calcular el incremento en Febrero será: =B4+(B4*$B$2)
Hoja Proyección resuelta Al usar referencias se podrá realizar análisis usando distintos escenarios, por ejemplo, si modifica el Porcentaje de crecimiento a 10% observe que todas las celdas relacionadas cambian sin necesidad de volver a escribir la fórmula. Otra forma de escribir una referencia absoluta es escribir la fórmula en forma normal sobre la celda que desea usar como referencia absoluta pulse la tecla F4. Esta celda inserta los smbolos $ a la celda.
1.3. r x Es importante observar que cuando se aplica referencias mixtas, la ubicación del smbolo $, define dos tipos de referencias mixtas.
1.3.1. clu$l Referencia Mixta (relativa en columna absoluta en la fila) Ejemplo : C$1
Fórmula: =B4*C$1 En esta fórmula se obtiene el IGV donde cada uno de los totales es multiplicado por la celda C1, por lo tanto, C1 no debe cambiar, debe ser absoluto solo en la fila. La celda C$1 al ser copiado hacia abajo, se mantiene por ser absoluta en la fila. Udd i
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1.3.2. $clul Referencia Mixta (absoluta en la columna relativa en fila) Ejemplo $B2
Fórmula: =B4*$B2 En este caso la comisión es el 15% de cada ingreso mensual; por lo tanto, la celda B2 no debe cambiar al multiplicar por cada mes, $B2 hace que sea la columna absoluta al copiarse hacia la derecha.
1.3.3. c
Hoja de Producción Se quiere calcular la proección mensual de la producción para los meses de Febrero, Marzo Abril, considerando los porcentajes de la tabla de porcentajes. Evalúe la siguiente fórmula: =B6+B6*B$3
Fórmula con reerencias mixtas iá i
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2. ranGos Los nombres de rangos se asignan a rangos previamente seleccionados pueden ser usados en fórmulas o funciones desde cualquier hoja de nuestro libro o incluso desde otro libro (en este caso debe indicar el libro). Como a lo vimos, las referencias de rango son como A5:A20 ó B5:C10. Una celda puede ser considerada como rango con la siguiente referencia A5:A5. As las siguientes fórmulas podran ser válidas: =Neto * 10% =Monto + Retención Neto, Monto y Retención se referen a nombres de celda. Usando nombres de rango se hace más sencillo el ingreso de fórmulas con celdas absolutas o mixtas. Ejemplo En lugar de expresar la fórmula: =B4*C$1 Expresamos ahora lo siguiente: =B4*IGV, donde IGV es el nombre de la celda C1
Hoja con nombre de celda IGV Note que el nombre IGV se mantiene en todas las celdas, sin importar la referencia relativa, mixta o absoluta. Inclusive para ciertos aspectos es más transparente la fórmula, a que el nombre se crea de acuerdo a la fórmula; sin embargo, el uso de nombres de rango no es la única solución, es una ventaja cuando se refiere a referencias absolutas, pero para celdas con referencia mixta, será necesario aplicar el smbolo $.
2.1. c b d g 2.1.1. cud d nb d l b d ul En los siguientes ejemplos se detallará las formas de crear nombres de Rango. Los nombres de rango deben ser cortos sin espacios en blanco.
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PROESAD
1. Seleccione el rango (en nuestro caso la celdas B3:C5 de la siguiente figura). 2. Haga clic en el cuadro de nombres escriba un nombre, para nuestro ejemplo Tabla, termine el ingreso con ENTER.
Hoja con el nombre tabla al rango B3:C5
2.1.2. Df b Ha otra forma de definir un nombre, para ello procederemos de la siguiente foma: 1. Seleccione el rango a nombrar 2. En la ficha Fórmula, luego en Asignar nombre de un rango 3. Elija Definir Nombre
A continuación se mostrará la ventana de nombres
Ventana de Defnir Nombre
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2.1.3. U ul p b Puede usar los ttulos de sus filas o columnas para crear nombres de rango.
Hoja de nombres
2.1.3.1.Pd 1. Seleccione el rango A5:E10 2. En la ficha Fórmulas, en el grupo de comandos Nombres definidos
3. Activar las casillas de Fila superior de columna izquierda (por defecto a están activadas). 4. Aceptar. En ejemplo, Excel creará 9 nombres de rango, linea1, Linea2, …, Linea5 nombres Enero, febrero, Marzo Abril.
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2.1.4. U ul d lu p b 1. Seleccione su rango. Inclua la columna de la izquierda (E3:F6). 2. En la ficha Fórmulas, en el grupo de comandos Nombres definidos, Crear desde la selección. 3. En esta ventana activa la casilla Columna Izquierda.
Títulos de columna usados como nombres de rango En el ejemplo, Excel creará los siguientes nombres Material, Break, Costo Ticket.
2.1.5. V l b d l g Si desea conocer que nombres de rangos que se han definido, puede usar algunas de las siguientes herramientas: 1. Haga clic en el Cuadro de nombres 2. Se desplegará una lista con todos los nombres de rangos asignados
Al usar el cuadro de Nombres, se muestra los nombres de rangos definidos. Si hace clic en alguno de los nombres, Excel seleccionará dicho rango. El uso de la tecla F3 hace que se muestre la lista de nombres de un libro. iá i
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2.2. nb d g Al definir nombres de rango, es posible usar dichos nombres en fórmulas funciones. As por ejemplo, en la hoja Eventos se pide calcular el costo (suma del valor de material más el valor Break).
Usaremos los nombres de rango definidos, as por ejemplo en la celda F5 se escribirá la siguiente fórmula: =Material+Break Otro ejemplo, se pide calcular los Ingresos (el producto de los participantes por el Ticket). As, la fórmula será: =Participantes*Ticket
Fórmula para calcular los ingresos Al usar nombres de rango no es necesario indicar la referencia relativa o absoluta, por defecto los rangos son definidos como referencias absolutas. Pruebe esto copiando la fórmula de los ingresos a las demás filas: Sino recuerda los nombres de los rangos, es posible mostrar la lista pulsando la tecla F3. Incluso si usted está escribiendo una fórmula podrá usar la tecla para insertar los nombres de rango de su fórmula.
Cuadro Pegar Nombres Udd i
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Tambin puede obtener una lista de nombres de su rango. 1. Pulse la tecla F3 (Cuadro Pegar Nombre) 2. Haga clic en el botón Pegar Lista
Nombres de rango sus direcciones pegados en una hoja. Observe que las referencias de los rangos son consideradas como absolutas.
2.3. add d b Para cambiar el rango de una nombre definido, es decir, seleccionar más celdas para un rango o no incluir algunas se resuelve en la ventana Definir Nombre, para esto realice el siguiente procedimiento. 1. En la ficha Fórmulas, ubique el grupo Nombres definidos 2. Seleccione Administrador de nombres
3. Haga clic en Aceptar iá i
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2.4. el b d g Desde la ventana Definir usted podrá eliminar nombres de rangos. Para ingresar a esta ventana. 1. En la ficha Fórmulas, ubique el grupo Nombres definidos. 2. Seleccione Administrador de nombres. 3. Se mostrará la ventana de Administrador de nombres, luego seleccione un nombre de rango a eliminar. 4. Pulse el botón eliminar.
Si usted elimina un nombre de rango, debe considerar que las fórmulas funciones que haca uso de dichos nombres se mostrarán con errores de referencia. Es importante recordar que los nombres se pueden usar en cualquier hoja del mismo libro.
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actiViDaD n° 4 rzd l p lg. reerencia De ceLDas r lv En todas las fórmulas que se han planteado, se usan este tipo de referencia Veamos un ejemplo: 1. Abra un archivo nuevo libro guárdelo como Referencias 2. Vaa a la Hoja1 renombre como Lectura escriba:
3. 4. 5. 6.
Nos piden calcular el Consumo Mensual, que es una diferencia de Lecturas. As, vaa a la celda E6 escriba la fórmula: =D6-C6. Luego, usando el cuadro de relleno, copie esta fórmula a las demás celdas. Vaa a cada una de las celdas vea que la fórmula original cambió, ahora en cada fila, se trabajan con las celdas correspondientes.
A este tipo de celdas de una fórmula se llama Referencias relativas. Veamos otro ejemplo: 1. Haga clic en la Hoja2 renombre como Pagos escriba:
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2. Para obtener el Total de alumnos, se debe sumar los alumnos del Turno1 Turno2. La fórmula será: = B6 + C6 3. Arrastre el cuadro de relleno para copiar la fórmula a las otras filas.
4. Note que al copiarse la referencia de las celdas cambia de acuerdo al rastre empleado.
r ablu En el caso de las referencias absolutas, la dirección de sta no cambiará se mantendrá fija, as si copia la fórmula, sta siempre señalará la misma celda. Para lograr que una celda sea absoluta, debe escribir la dirección de dicha celda con el formato de $Columna$Fila. Por ejemplo: $B$10 ó $G$5 son consideradas referencias absolutas. Veamos un ejemplo: 1. Haga clic en la hoja Lecturas. 2. Para calcular el Monte de consumo, se debe multiplicar el Consumo mensual (E6) por el Costo Kw (F2). La fórmula será: = E6*F2 3. Si copia la fórmula a las demás filas, algunas de ellas muestran error, a que la dirección de las celdas cambian por su referencia relativa.
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4. En el segundo gráfico, vea cómo la referencia a la celda F2 (Costo Kw) cambió a F3, F4, etc. La celda F2 debe conservar la dirección, a que todos los Consumos se deben multiplicar por la misma celda. 5. En este caso es necesario usar la referencia absoluta. Para crear una referencia absoluta a la celda F2, agregue signos de dólar a la fórmula, como se indica a continuación. 6. Al copiar la fórmula a las demás filas, todas las fórmulas conservan la referencia de la celda $F$2. Observe la figura de la siguiente página:
7. Veamos otro ejemplo, en la hoja Pagos, para calcular el Monto Total, se debe multiplicar el Total de Alumnos por el Pago Pensión. La fórmula propuesta… =D6 * $B$3
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¿Por qu la celda $B$3 debe ser absoluta? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ El resultado debe ser como:
¿Cuál es el Monto total del curso de Windows, si el Pago de Pensión (celda B3) se incrementa a 210? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 8. Veamos otro ejemplo, en la Hoja3 renombrar con Proección escribir:
9. Se pide incrementar mensualmente los Ingresos. Cada mes se debe incrementar en un 8% (celda C3). La fórmula para calcular el incremento en Febrero será: = B6 + (B6 * $C$3) Copie la fórmula observe el resultado. Su tabla debe quedar como:
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10. Al usar referencias se podrán realizar análisis usando distintos escenarios, por ejemplo, si modifica el Porcentaje de crecimiento a 10% observe que todas las celdas relacionadas cambian sin necesidad de volver a escribir la fórmula. As podrá simular probar diversos porcentajes de crecimiento Cambie el porcentaje al 15% ¿Cuál es el valor de Junio? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Cambie el porcentaje al 25% ¿Cuál es el valor de Junio? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ¿Qu porcentaje logra que en el mes de junio se obtenga como Producción 25000? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
c d apl 1. Vaa a la hoja Lectura escriba las fórmulas necesarios para calcular: Mantenimiento: Monto consumo por el porcentaje de mantenimiento (celda H2) Total: Monto consumo más el Mantenimiento IGV : Total por el porcentaje de IGV (celda I5) Neto a Facturar: Total más el IGV 2. Cambien el formato de celdas números, de tal manera que la hoja se muestre como:
3. Ahora, inserte una hoja renombre con Comisiones escriba:
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4. Calcule los siguientes valores de acuerdo: Monto total: es la suma de las Ventas de los rubros de ventas. ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Comisión de TV: es la venta de televisores por el porcentaje de Comisión de ese producto (celda D18) ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Comisión DVD: es la Venta de DVD por el porcentaje de Comisión de ese producto (celda D19). ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Comisión Equipo Stereo: es la Venta de equipos stereos por el porcentaje de comisión de ese producto (celda D20). ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Total Comisión : es la suma de las comisiones de los productos. El resultado debe ser como:
Guarde el libro
r mx En ciertos casos la referencia podra ser mixta, es decir que parte de la referencia de la fila o columnas sea absoluta la otra sea relativa. Observe el siguiente ejemplo:
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1. Si se quiere calcular la proección mensual de la producción para los meses de Febrero, Marzo Abril, considerando los porcentajes de la tabla porcentajes. Escriba la siguiente fórmula… =(B8 * B$3) + B8 … donde la columna puede cambiar para los demás meses (referencia relativa), mientras la fila no debe cambiar (referencia absoluta).
Guarde el libro
ranGos Crear nombres de rango Cuadro de Nombres de la barra de fórmulas En los siguientes ejercicios se detallará las fórmulas de crear nombres de Rango. Los nombres de Rango deben ser cortos sin espacios en blanco. 1. Trabaje en una hoja renombre con Personal escriba:
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2. Seleccione el rango B3:C5 3. Haga clic en el cuadro de nombres escriba un nombre, para nuestro ejemplo Tabla. 4. Termine el ingreso con Enter.
Usar rótulos de filas para crear nombres: Puede usar los rótulos de sus filas columnas para crear nombres de rango. 1. En un hoja renombre con Evento escriba Vaa a Evento.
2. Seleccione el rengo B9:F14. Como nota, se inclue el encabezado. 3. Luego, vaa a la ficha Fórmulas. 4. Haga clic en el botón Crear desde selección.
5. En esta ventana active la casilla Fila Superior.
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En el ejemplo, Excel creará 5 nombres de rango: Participantes, Ingresos, Costos, Utilidad En USA. Usando un procedimiento similar al anterior. Genere nombres de rango a partir del rango E4:F6. En este caso debe activar la casilla Columna izquierda
Ver Los nomBres a Los ranGos Si deseas conocer qu nombres de rangos se han definido, puede usar algunas de las siguientes herramientas: 1. Haga clic en el Cuadro de nombres. 2. Se desplegará una lista con todos los nombres de rangos asignados
¿Qu sucede si hace clic en el nombre de rango? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
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ormatos Excel permite darle distintos formatos a nuestros datos, para poder presentarlos mejor. Algunos de esos formatos son similares al procesador de textos Word otros son especficos de este programa, veamos el siguiente ejemplo:
Todas las opciones para trabajar con formato en Excel se encuentran en los distintos grupos de la ficha Inicio.
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1. GrUPos De La icha De inicio Para traBajar con ormatos 1. En el grupo Pppl encontramos la herramienta cp , que nos permite copiar solamente el conjunto de formatos que haamos aplicado a una celda, en otra diferente. Este comando copiará solo los formatos, no el contenido de la celda. Para copiar el formato debemos: I. Seleccionar la celda que contiene el conjunto de formatos que queremos aplicar en otra. II. Hacer clic en cp . III. El puntero del mouse adoptará la forma de un “pincel” . Hacemos un clic sobre la celda nueva.
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2. Grupo Fuente: en este grupo se encuentran todas las herramientas necesarias para cambiar el tipo tamaño de letra, aplicarle negrita, cursiva o subraado color de la letra. Tambin encontramos los comandos para aplicar relleno de color a la celda, aplicarle bordes au ñ Du ñ, que nos permitirán modificar el tamaño de la fuente. 3. Grupo al: en este grupo encontramos los comandos necesarios para ajustar la alineación del contenido dentro de una celda o rango de celdas.
Tambin podemos modificar la orientación del texto dentro de la celda o rango de celdas:
Tambin encontramos dos herramientas mu útiles para ajustar texto de titulares o encabezados de planillas:
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cb y : las celdas C3; D3, E3 F3 se combinaron formando una sola, el texto quedó centrado.
Âau
x: cuando el contenido de una celda sobrepasa el ancho de la misma, podemos hacer más ancha la columna, o podemos mantener el ancho predeterminado, hacer que ese contenido se ajuste a ese ancho.
4. Grupo nú: en este grupo encontramos todas las opciones para dar formatos a los número:
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Por ejemplo:
Tambin dentro de este grupo encontramos dos herramientas para controlar la cantidad de decimales, con la que presentaremos un número:
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5. Grupo el: desde este grupo podemos aplicar diferentes conjuntos de formatos: a) dl: aplica un conjunto de formatos que dependerán del contenido de la celda (lo veremos en un apartado siguiente) b) D bl: nos permite aplicar rápidamente un conjunto de formatos predeterminados a toda una planilla. Por ejemplo:
c) el d ld: aplica un conjunto de formatos predeterminado a una celda o a un rango de celdas seleccionado.
6. Dentro del grupo cld encontramos el menú , que nos permite modificar, entre otras cosas, el alto de una fila o el ancho de una columna.
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Si queremos quitar los formatos que hemos aplicado, podemos ir a i/mdf, desplegamos el menú B para elegir la opción B .
Tambin podemos acceder a las opciones de formato a otras opciones que no están visibles en la c d p desde el d d ud d dálg de los grupos u, al o Número. Este indicador es un punto que aparece en la esquina inferior derecha de cada uno de estos grupos nos permite acceder al cuadro de diálogo d ld. Desde las diferentes solapas de este cuadro de diálogo, podemos acceder a los diferentes comandos para aplicar formatos.
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2. ormato conDicionaL Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición (o criterio). Si se cumple esa condición, el rango de celdas tendrá el formato indicado; si la condición no se cumple, el rango de celdas no tendrá ese formato. Veamos el siguiente ejemplo:
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En este caso, quisimos destacar a los alumnos que no han aprobado, obteniendo un promedio menor a 4. El formato condicional se utiliza para destacar datos especficos en una planilla de cálculo, para facilitar la lectura e interpretación de los mismos. Para aplicar un formato condicional a un rango de celdas, en primer lugar, debemos seleccionar ese rango luego vamos a i/ el desplegamos el menú dl.
Excel 2010 posee muchas opciones de formato condicional, algunas mu sencillas (como la del ejemplo) otras más complejas. Por cuestiones de tiempo, veremos algunas de ellas a travs de ejercicios concretos.
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actiViDaD n° 5 rzd l p lg. ejercicios De ormatos • • •
Cada uno de los ejercicios se debe realizar en una hoja diferente del mismo libro. Cambie el nombre de cada hoja por el nombre del ejercicio Guarde en su carpeta como FORMATOS.
Ejercicio
RECUERDE QUE DEBE ESCRIBIR LOS NÚMEROS SIN EL SEPARADOR DE MILES. SOLO SE INGRESA EL PUNTO DE LA TECLA SUPR DE LA CALCULADORA SI DEBE INGRESAR DECIMALES. 1. Al rango de celdas B1:E1, aplicarle: a) Combinar centrar b) Fuente Arial, tamaño 14, negrita, cursiva c) Color de fuente: Azul, énfasis 1, Oscuro 50% d) Bordes/Todos los bordes 2. A la fila de ttulos A2:G2, aplicarle a) Fuente en negrita b) Alineación Centrar Alinear en el medio c) Ajustar texto d) Relleno de color Azul, énfasis 1, Claro 40% 3. Alinear a la derecha la palabra Totales colocarla en negrita cursiva a) Al rango de celdas A2:G10, aplicarle bordes (debe desplegar el menú Bordes/Más bordes): b) Contorno doble de color verde b) Interior punteado de color verde ACLARACIÓN: PARA MARCAR BORDES CON ESTILOS ESPECíFICOS, PRIMERO SE DEBEN SELECCIONAR LOS ESTILOS y LUEGO PRESIONAR ´CONTORNO´ O ´INTERIOR´, SEGÚN CORRESPONDA. SI NO APARECE EN LA VISTA PREVIA, NO SE APLICARÁ EN LA HOJA.
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4. Calcular los totales por columna 5. Calcular los totales anuales (por fila) 6. La columna porcentaje se calcula dividiendo cada celda del anual por el total obtenido en la celda F10 (esta última con referencia absoluta) por ejemplo: =F3/$F$10) 7. Colocar los resultados obtenidos en la columna Porcentajes en formato Porcentaje 8. Colocar el resto de los números en formato moneda, con 2 decimales Ejercicio
recUerDe QUe Los nÚmeros se inGresan sin eL seParaDor De miLes 1. Copie los datos del ejemplo 2. Complete la columna Nº de vend. Utilizando el controlador de relleno + la tecla Ctrl 3. Seleccione la fila de ttulos aplquele: a) Ajustar texto b) Centrar c) Alinear en el medio 4. Coloque los valores en formato md 5. Seleccione todo el rango vaa a i/el/D bl. Elija algún formato de la galera. 6. Aparecerá la ventana:
Presione ap 7. En la c d p aparecerá la ficha Herramientas de tabla, con sus grupos comandos. Como no nos interesa trabajar con una tabla (solo queramos sus formatos; más adelante veremos qu es una tabla para Excel cómo utilizarlas), vamos a hacer un clic en cv g:
Udd i
124
PROESAD
Ejercicio
1. Repita los pasos 1 a 4 del ejercicio anterior AyUDITA: PUEDE COPIAR LA PLANILLA CON LOS FORMATOS APLICADOS, y LUEGO VAyA A inicio/ moDiicar/Borrar/Borrar ormatos. 2. Seleccione la fila de ttulos, vaa a i/el/el d ld seleccione é 6. Mejore aplicando negrita. 3. Seleccione los datos de la planilla, vaa a i/el/el d ld seleccione nul.
ejercicios De ormato conDicionaL • • •
Cada uno de los ejercicios se debe realizar en u d dl lb. cb l b d d p l b dl Guarde en su carpeta como ormato conDicionaL.
iá i
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U ni ve rs id ad P er ua na U ni ón
Ejercicio
1. Copie los datos de la planilla aplique los formatos necesarios para que se vea igual al modelo. 2. Para aplicar el formato condicional a los promedios: a) Seleccione los promedios b) Vy i/el/ dl elija la opción rl gl d ld >> e qu c) En el cuadro de texto escriba 4, seleccione rll l x u Ejercicio
1. Copie los datos de la planilla aplique los formatos necesarios para que se vea igual al modelo. La columna TOTAL DE VENTAS DEL TRIMESTRE se obtiene sumando los datos del rango de celdas correspondiente. 2. Seleccione los datos de la columna TOTAL DE VENTAS DEL TRIMESTRE vaa a i/el/ dl elija la opción B d d/B d d . 3. El resultado será similar al de un gráfico de barras, que muestra con distintas intensidades de color la proporción entre los distintos valores. Ejercicio 1. Copie la planilla del ejercicio anterior 2. Seleccione los datos de la columna TOTAL DE VENTAS DEL TRIMESTRE (sin el ttulo) vaa a i/mdf/B/B
Udd i
126
PROESAD
3. Con este mismo rango seleccionado, vaa a i/el/ dl elija la opción el d l/el d l vd, ll y . 4. El resultado será que, tomando el código universal de los colores del semáforo, destacará en verde a los números maores, en amarillo a los intermedios en rojo a los menores. PRUEBE A CAMBIAR LOS VALORES NUMéRICOS, y VERÁ CÓMO SE MODIFICAN AUTOMÁTICAMENTE LOS COLORES. Ejercicio 1. Copie la planilla del ejercicio anterior. 2. Seleccione los datos de la columna TOTAL DE VENTAS DEL TRIMESTRE (sin el ttulo) vaa a i/mdf/B/B . 3. Con este mismo rango seleccionado, vaa a i/el/ dl elija la opción cu d . Seleccione alguno de los modelos propuestos.
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U ni ve rs id ad P er ua na U ni ón
recUerDa SI TIENES ALGUNA DUDA SOBRE LA UNIDAD ANTERIOR, VUELVE A REPASARLA PARA QUE ENTIENDAS MEJOR LO QUE CONTINÚA. y si aplicas el mtodo de estudios A2D del Doctor Raúl Paredes Morales, para lectura de un módulo didáctico o cualquier otro texto, tu trabajo intelectual será más rápido eficaz. RECUERDA SIEMPRE LOS SIGUIENTES ASPECTOS:
Mantn la actitud positiva. Participa activamente de la lectura: tomando apuntes, subraando, resumiendo esquematizando. Si no entiendes lo que lees o encuentras una palabra desconocida para ti, consulta con tu profesor, tutor o un diccionario.
tÚ PUeDes Repasar los apuntes tomados, durante la lectura. Organizar el trabajo planifica el horario de estudio. Trata de que siempre sea la misma hora. Realizar los trabajos diariamente. No dejes que se te acumulen las tareas. Procurar ampliar las lecciones con lecturas complementarias. Al final de cada actividad o sesión, haz un cuadro sinóptico o mapa conceptual. Elaborar tu propio resumen. ÂEnriquecer tu vocabulario para entender mejor las próximas lecturas.
tÚ PUeDes ser eL mejor estUDiante ÂSaber cómo estudiar es el secreto. ÂPrográmate
para ser el mejor cambiará tu vida.
Udd i
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UNIDAD II Funciones con Excel y sus aplicaciones
Sesión 6
Funciones
Sesión 7
Gráficos
Sesión 8
Base de datos
Sesión 9
Tablas dinámicas
Sesión 10
Impresión de hojas de cálculo
UNIDAD II Funciones con Excel y sus aplicaciones
COMPETENCIAS concePtUaL
ProceDimentaL
actitUDinaL
• Reconoce, define aplica
• Domina una serie de habi-
• Desarrolla aplicaciones en
las funciones, reconoce, crea, personaliza gráficos, base de datos e impresión mediante una hoja de cálculo.
lidades destrezas acerca del uso de las funciones, gráficos, base de datos e impresión para resolver aplicaciones en una hoja de cálculo.
su especialidad.
Sesión
PROESAD
6
Unciones 1. Unciones Son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores denominados argumentos que devuelven un valor o valores.
1.1. su Suma los valores entre una casilla inicial final. =su(ll l:ll fl)
Nombre de la Función
Argumentos
1.2. Pd Calcula la media de los valores comprendidos entre la casilla inicial final. =Pd P(casilla inicial:casilla final)
1.3. c Calcula la cantidad de números de un rango. =c(casilla inicial:casilla final)
1.4. m Calcula el valor mnimo de un conjunto de celdas. =m o m(casilla inicial:casilla final)
1.5. máx Calcula el valor máximo de un conjunto de celdas. =máx o mx(casilla inicial:casilla final)
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U ni ve rs id ad P er ua na U ni ón
Ejercicio
cld E4 – E9 F4 – F9 B10 C10 D10 B12 B14 B15
ul =SUMA(B4:D4) =PROMEDIO(B4:D4) =SUMA(B4:B9) =SUMA(C4:C9) =SUMA(D4:D9) =CONTAR(F4:F9) =MAX(F4:F9) =MIN(F4:F9)
As nos quedará resuelto
1.6. y Sirve para el cálculo o conteo de das horas. Udd ii
132
PROESAD
1.6.1. hy Devuelve la fecha actual. =hy()
1.6.2. s Calcula el número de das, meses o años entre dos fechas. =siecha(fecha_inicial; fecha_final; unidad) Unidad es el tipo de información que desea que se devuelva.
Udd Dvulv "A" Número de años completos del perodo. "M" Número de meses completos del perodo. "D" Número de das completos del perodo. "MD" Diferencia entre los das de fecha_inicial fecha_inicial. Se omiten los meses los años de las fechas. "AM" Diferencia entre los meses de fecha_inicial fecha_final. Se omiten los das los años de las fechas. "AD" Diferencia entre los das de fecha_inicial fecha_final. Se omiten los años de las fechas.
1.6.3. añ Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como número entero comprendido entre 1900 9999. =aÑo()
1.6.4. m Devuelve el mes de una fecha. El mes se expresa como número entero comprendido entre 1(enero) 12(diciembre). =mes()
1.6.5. D Devuelve el da de una fecha. El da se expresa como un número entero comprendido entre 1 31. =Dia()
1.6.6. h Devuelve la hora de un valor de hora. La hora se expresa como número entero, comprendido entre 0 (12:00 a.m.) 23 (11:00 p.m.) =hora(núm_de_serie)
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U ni ve rs id ad P er ua na U ni ón
1.6.7. mu Devuelve los minutos de un valor de hora. Los minutos se expresan como números enteros comprendidos entre 0 59. =minUto(núm_de_serie)
1.6.8. sgud Devuelve los segundos de un valor de hora. El segundo se expresa como número entero comprendido entre 0 (cero) 59. =seGUnDo (núm_de_serie) Ejercicio
cld
ul
B3
=HOy()
B6
=AÑO(B5)
B7
=MES(B5)
B8
=DIA(B5)
B14
=SIFECHA(B11,B12,”y”)
B15
=SIFECHA(B11,B12,”m”)
B16
=SIFECHA(B11,B12,”d”)
B17
=SIFECHA(B11,B12,”MD”)
B18
=SIFECHA(B11,B12,”yM”)
B19
=SIFECHA(B11,B12,”yD”)
B24
=HORA(B23)
B25
=MINUTO(B23)
B26
=SEGUNDO(B23)
Udd ii
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PROESAD
As nos quedará resuelto
1.7. tx Sirve para el manejo de texto en celdas, como búsqueda, conversión, etc.
1.7.1. tx Convierte un valor en texto, con un formato numrico especfico. =teXto(Texto; Formato)
1.7.2. c Concatena argumentos de texto. Se debe tener en cuenta el espacio entre textos, si hubiera. =concatenar(texto1;texto2; ...)
1.7.3. izqud Retorna el primer carácter del lado izquierdo de una cadena de texto o el número de caracteres especificados. =iZQUierDa (texto;número de caracteres)
1.7.4. D Retorna el primer carácter del lado derecho de una cadena de texto o el número de caracteres especificados. =Derecha(texto;número de caracteres)
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U ni ve rs id ad P er ua na U ni ón
1.7.5. ex Devuelve un número especfico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posición que especifique en función del número de caracteres que especifique. =eXtrae(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres)
1.7.6. hll Devuelve el número del carácter en el que se encuentra inicialmente un carácter especfico o una cadena de texto, empezando por núm_inicial. =haLLar(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) Ejercicio
cld B2 D5 B10 – B13 C10 – C13 D10 – D13 E10 – E13
ul =TEXTO(A2,”#,##0.00”) =B5&” “&C5&”, “&A5 =IZQUIERDA(A10,HALLAR(“ ”,A10)-1) =DERECHA(A10,2) =EXTRAE(A10,7,8) =HALLAR(“ ”,A10)
As nos quedará resuelto
Udd ii
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PROESAD
1.8. cdl Sirve para realizar una acción u otra según el resultado de evaluar una condición. Consta siempre de un argumento condición dependiendo, de si esta condición se cumple o no, se ejecutará una acción u otra.
1.8.1. s Esta función evalúa Condición. Si la condición es cierta, se ejecuta valor o expresión1, pero si (la condición es falsa), se ejecuta valor o expresión2. =s(condición; valor o expresión1; valor o expresión2)
1.8.2. su.s Suma las casillas del rango a Sumar que cumplen la Condición en su correspondiente Rango a evaluar. =su.s(Rango a evaluar; "condición"; Rango a sumar)
1.8.3. c.s Cuenta cuantas casillas del rango cumplen la Condición. =c.s(Rango; "condición")
1.8.4. Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSOS. =Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...) Tener en cuenta que la condicional y, trabaja precedido de la condicional =si(y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...))
si
1.8.5. o Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSOS. =o(valor_lógico1;valor_lógico2; ...) Tener en cuenta que la condicional O, trabaja precedido de la condicional =si(o(valor_lógico1;valor_lógico2; ...))
si
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U ni ve rs id ad P er ua na U ni ón
Ejercicio
cld D2 – D17 E2 – E17 F2 – F17 G2 – G17 H2 – H17 B21 – B23 D21 – D23
ul =SI(A2=D$1,B2,0) =SI(A2=E$1,B2,0) =SI(A2=121,A8=123),B2,0) =SI(A2=121,A8=123),B2,0) =SI(y(A2=121,B10>150),B2,0) =CONTAR.SI(A$2:A$17,A21) =SUMAR.SI(A$2:A$17,A21,B$2:B$17)
As nos quedará resuelto
Udd ii
138
PROESAD
1.9. Búqud Sirve para buscar determinado registro mostrarlo en una casilla especfica.
1.9.1. Buv Busca en la primera columna del rango o nombre del rango el Valor, muestra el contenido de su correspondiente n Columna hacia la derecha. Use BUSCARV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna, en un rango de datos desee encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de columnas.
=Buv(Valor; Rango o nombre de rango; n Columna,"Orden")
1.9.2. Bu Busca en la primera fila del rango o nombre del rango el Valor, muestra el contenido de su correspondiente n Fila hacia abajo. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos desee encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas.
=Bu(Valor; Rango o nombre de rango; n Fila,"Orden")
1.10. culv Busca la primera columna de un rango de celdas , a continuación, devolver un valor de cualquier celda de la misma fila del rango. Por ejemplo, si tiene una lista de empleados contenida en el rango A2:C10, los números de identificación de los empleados se almacenan en la primera columna del rango, como muestra la siguiente ilustración.
=culv (valor_buscado; lookup_value, matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado])
1.11. cul Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores , a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use CONSULTAH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila, en la parte superior de una tabla de datos desee encontrar información que se halle dentro de un número especificado de filas. Use CONSULTAV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda de los datos que desee encontrar. La H de CONSULTAH significa "Horizontal".
=cul(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; [ordenado])
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1.12. n Tener en cuenta, la configuración regional de la computadora, para el caso de: Separaciones " ; " ó " , " Nombre de funciones pueden ser abreviadas o completas. Ejercicio: Uso de Buscarv o Consultav
cld
ul =BUSCARV(B2,B$11:C$12,2,0)
cld
ul =CONSULTAVV(B2,B$11:C$12,2,0)
C2
C2
As nos quedará resuelto
Udd ii
140
actiViDaD n° 6 rzd l p lg. Unciones Todas las funciones disponibles en Excel se muestran agrupadas en categoras dentro de una Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas.
1. Haga clic en la flecha de la categora Autosuma escriba el nombre de las 3 primeras funciones que se muestran: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 2. Haga clic en las siguientes categoras escriba el nombre de las 3 primeras funciones:
cg Financieras Texto Búsqueda referencia Matemáticas trigonomtricas
u
aupl u y P d u El autocontemplar funciones permite escribir rápidamente las funciones, as como conocer la sintaxis de la función a travs de pista. 1. En un libro blanco de Excel escriba: =C 2. Observe que al escribir se muestran todas las funciones que inician con esa letra, Además, se muestra una descripción de cada una, vea la imagen:
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U ni ve rs id ad P er ua na U ni ón
3. Siga escribiendo un texto, por ejemplo debe escribir =Con 4. Ahora, seleccione la función =Contar.Si ¿Para qu sirve esta función? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 5. Pulse la tecla TAB para mostrar la función en su hoja de cálculo ¿Qu información se muestra? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Escriba la sintaxis de esta función Pulse ESC para borrar utilidad de las siguientes funciones 6. Escriba la sintaxis utilidad de las siguientes funciones Uldd u =CONTAR.SI =SI =BUSCARV =PAGO =PROMEDIO.SI =ALEATORIO.ENTRE auu pld En estos ejercicios se usará el botón autosuma. 1. Abra un nuevo libro guarde como Funciones 2. En una de sus hojas renombre con Grado3 escriba:
Udd ii
142
sx
PROESAD
3. Se debe calcular la Práctica4. Esta práctica debe mostrar la nota más alta de las demás prácticas del alumno. 4. Vaa a la celda E4. Luego en la ficha Fórmulas, haga clic en la ficha del botón Autosuma.
5. Seleccione la función MAX con el mouse seleccione las notas de la práctica1, práctica2 práctica3. La fórmula se debe mostrar como:
6. Copie la función de los demás alumnos. 7. Ahora, en la celda F4 calcule el puntaje (sume de todas las prácticas) Escriba la función empleada ________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 8. El resultado debe ser como:
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U ni ve rs id ad P er ua na U ni ón
9. Ahora, nos piden calcular el cuadro resumen de la parte inferior:
Escriba las funciones empleadas: Fórmula 1: ___________________________________________________________________________ Fórmula 2: ___________________________________________________________________________ Fórmula 3: ___________________________________________________________________________ Fórmula 4: ___________________________________________________________________________ Fórmula 5: ___________________________________________________________________________ 10. El resultado debe ser como:
11. Las funciones pueden ser combinadas para desarrollar una tarea, as complete la tabla, con una fórmula que obtenga el promedio de notas, descartando la nota más baja. 12. En la celda G4, escriba la siguiente fórmula: =(SUMA(B4:E4) – MIN(B4:E4))/3 13. Guarde los cambios del libro.
Unciones estaDísticas Y matemÁticas Las funciones que se verán en estos ejercicios son: =Contar.Si
Udd ii
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PROESAD Â=Sumar.Si Â=Promedio.Si Â=Contar.Si.Conjunto Â=Sumar.Si.Conjunto
Para usar estas funciones, es necesario definir nombres de rango. Realice el siguiente procedimiento para asignar nombres: 1. Vaa a la hoja Ventas. 2. Seleccione el rango C4:C13. 3. En el cuadro de nombres, escriba Cat presione Enter.
4. Realice el mismo procedimiento asigne nombres a los siguientes rangos:
rg d ld D4:D13 =SI E4:E13
nb Zonas Facturas Total
u c.s 1. Ahora, se nos pide calcular el número de vendedores de la categora A. En este caso necesitamos considerar solo a aquellos empleados de dicha categora. 2. Vaa a la celda E16 escriba la función : =CONTAR.SI(Cat,”A”) 3. Ahora, se pide calcular el número de trabajadores de la zona Lima. Es decir se pide contar las celdas que contengan el texto Lima en la Zona. Entoces la fórmula será: =CONTAR.SI(Zonas,”Lima”)
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4. El resultado debe ser como:
u su.s 1. En el ejemplo se desea calcular el Total facturado de la categora A. 2. As, se piensa sumar el rango del Total de las celdas cua Categora sea A: =SUMAR.SI(Cat,”A”,Total) 3. Ahora, se pide calcular el Total de facturas emitidas a la zona Lima: =SUMAR.SI(Zonas,”Lima”,Factura). 4. El resultado debe ser como:
5. Escriba las fórmulas necesarias para completar la tabla. El resultado debe ser como:
Escriba las funciones empleadas: Fórmula 1: ___________________________________________________________________________ Fórmula 2: ___________________________________________________________________________ 6. Guarde los cambios cierre el libro
c d pl Desarrolle el caso planteado. 1. Abra un nuevo libro renombre como Listado de facturas 2. En la Hoja1 renombre con Listado escribir:
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PROESAD
3. Asigne nombres de rango a cada columna de la hoja Listado Usando las funciones del botón Autosuma: 1. En la hoja2 renombrar con Resumen escribir:
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2. Escribir las fórmulas necesarias para calcular el ru 1. El resultado debe ser como:
Escriba las funciones empleadas: Fórmula 1: ___________________________________________________________________________ Fórmula 2: ___________________________________________________________________________ Fórmula 3: ___________________________________________________________________________ Usando la función Contar.Si, calcule el ru 2. El resultado debe ser como:
Escriba las funciones empleadas: Fórmula 1: ___________________________________________________________________________ Fórmula 2: ___________________________________________________________________________ Fórmula 3: ___________________________________________________________________________ Fórmula 4: ___________________________________________________________________________
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PROESAD
Usando la función Sumar.Si, calcule el ru 3. El resultado debe ser como:
Escriba las funciones empleadas: Fórmula 1: ___________________________________________________________________________ Fórmula 2: ___________________________________________________________________________ Guarde los cambios
u Pd.s Use esta función para calcular el promedio de un rango que cumple una determinada condición. Por ejemplo, se pide determinar el promedio de ventas del empleado Mori. En este caso el rango que necesitamos evaluar es el Vdd, la condición es que sea m la columna de la que se va a obtener el promedio es el m. 1. Digite la hoja Promedio:
2. En la celda C5, escriba la siguiente fórmula: =PROMEDIO.SI(Vendedor,"mori", Monto). 3. El resultado deber ser como:
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U ni ve rs id ad P er ua na U ni ón
Ahora, nos piden calcular el promedio de ventas del cliente Apser. En este caso, el rango a evaluar es Cliente, el criterio de nuestro cliente Apser el valor del que deseamos obtener el promedio es el Monto. 4. Vaa a la celda C9 escriba: =PROMEDIO.SI(Cliente,"Apser",Monto) 5. El resultado debe ser como:
Ahora, escriba la fórmula necesaria para calcular el promedio de IGV de las facturas canceladas: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ El resultado se debe mostrar como:
u c.s.cu Esta función trabaja en forma parecida a la función c.s con la ventaja de que permite establecer múltiples condiciones. Por ejemplo, usando los datos del libro Listado de factura podemos calcular el número de facturas canceladas del vendedor Mori. En este caso se tienen dos criterios: Que sea canceladas que pertenezcan al vendedor Mori.
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PROESAD
1. Inserte una hoja renombre como Información escriba:
2. En la celda C6, escriba la siguiente fórmula: =CONTAR.SI.CONJUNTO(Cancelo, "Si", Vendedor, "Mori") 3. El resultado debe ser como:
Otro caso para desarrollar, se pide calcular el número de facturas por cancelar del cliente ProAcero. En este caso, los criterios son 2: que no estn canceladas que sean del cliente ProAcero. 1. En la hoja Información, en la celda C5, escriba la siguiente fórmula: =CONTAR.SI.CONJUNTO(Cancelo, "No", Cliente, "ProAcero") 2. El resultado debe ser como:
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Ahora, escriba la fórmula necesaria para calcular el número de facturas giradas al cliente Apser por el vendedor Oceda. Escriba la fórmula: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Valor obtenido: ___________________________________________________________________________ Ahora, escriba la fórmula para determinar el número de facturas giradas al cliente Medicsa con montos maores a 3000. Escriba la fórmula: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Valor obtenido: ___________________________________________________________________________
u su.s.cu Esta función trabaja en forma parecida a la función Sumar.Si con la ventaja de que permita establecer múltiples condiciones. En la hoja Resumen del libro Listado de facturas, se pide calcular el Monto total cancelado del vendedor Castro. Este caso, lo que se debe sumar es el Monto pero solo de las facturas canceladas emitidas por el vendedor Castro. 1. Vaa a la hoja Información 2. En la celda C22, escriba la siguiente fórmula: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Monto, Cancelo,"Si", Vendedor, "Castro") 3. El resultado debe ser como:
Otro caso para desarrollar: se pide calcular el total de IGV cancelado por el cliente Precotex. 4. En la celda C25, escriba la siguiente fórmula: =SUMAR.SI.CONJUNTO(IGV, Cancelo,"Si", Cliente, "Precotex") 5. El resultado debe ser como:
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PROESAD
Ahora, escriba la fórmula para determinar el Monto total vendido por Mori al cliente Medicsa. Escriba la fórmula: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Valor obtenido: ___________________________________________________________________________ El resultado debe ser como:
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Sesión
PROESAD
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GrÁicos 1. introDUcción Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo facilita su interpretación. Vamos a ver, en esta sesión, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas columnas. Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo: Como gráfico incrustado: insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. Como hoja de gráfico: crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto. Veamos cómo crear de un gráfico.
2. crear GrÁicos Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.
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U ni ve rs id ad P er ua na U ni ón
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita. Como puedes ver, existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese, para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles. En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico... Hacer clic en esa opción equivaldra a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.
Aqu puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno pulsa Aceptar para empezar a crearlo. Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico a creado (si seleccionaste los datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste). Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de gráficos, con tres pestañas: Diseño, Presentación Formato.
En los siguientes apartados veremos las opciones que se encuentran dentro de estas pestañas.
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PROESAD
3. aÑaDir Una serie De Datos Este paso es el más importante de todos, a que en l definiremos qu datos queremos que aparezcan en el gráfico. Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones mu útiles relacionadas con los Datos:
Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro de diálogo:
En el campo Rango de datos del gráfico debemos indicar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crear el gráfico. En el caso de la imagen, hemos englobado de la celda C7 a la E8 (6 celdas). Para escoger los datos puedes escribir el rango o bien, pulsar el botón seleccionar las celdas en la hoja. Una vez que haamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal (categoras) otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que ha gráficos que necesitan más de dos series para poder crearse (por ejemplo los gráficos de superficie) otros, en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo. Utiliza el botón Editar para modificar el literal que se mostrará en la leenda de series del gráfico, o el rango de celdas de las series o categoras. En nuestro caso, por ejemplo, cambiaremos Series1 por Ventas. El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series las pasas a categoras viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas columnas que hemos visto antes en la pestaña Diseño. Si haces clic en el botón Celdas ocultas vacas abrirás un pequeño cuadro de diálogo desde donde podrás elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o estn ocultas.
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Los cambios que vas realizando en la ventana se van plasmando en un gráfico. Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botón Aceptar.
4. características Y ormato DeL GrÁico En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico. Por ejemplo, en la sección Ejes podrás decidir qu ejes mostrar o si quieres incluir Lneas de la cuadrcula, para leer mejor los resultados:
En ambos casos dispondrás de dos opciones: las lneas o ejes verticales los horizontales. y para cada uno de ellos podrás escoger entre distintas opciones: cuántas lneas mostrar, si los ejes tendrán o no etiquetas descriptivas o qu escala de valores manejarán, entre otras. Te recomendamos que explores estas opciones, inclusive la última opción "Más opciones de...".
En la sección Etiquetas podrás establecer qu literales de texto se mostrarán en el gráfico o configurar la Leenda: Udd ii
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Pulsando el botón Leenda puedes elegir no mostrarla (Ninguno) o cualquiera de las opciones para posicionarla (a la derecha, en la parte superior, a la izquierda, etc.). Tambin puedes elegir Más opciones de leenda. De esta forma se abrirá una ventana que te permitirá configurar, además de la posición, el aspecto esttico: relleno, color estilo de borde, el sombreado la iluminación. Si lo que quieres es desplazarlos, solo deberás seleccionarlos en el propio gráfico colocarlos donde desees. Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te permitirán modificar el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo.
La primera opción Área de trazado, solo estará disponible para los gráficos bidimensionales. Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico Giro 3D modifican el aspecto de los gráficos tridimensionales disponibles: Excel 2010 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as que despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones, entenderás perfectamente sus comportamientos resultados. Practica primero con unos cuantos gráficos con datos al azar verás el provecho que puedes sacarle a estas caractersticas. ÂPuedes
dar un estilo rápidamente a tu gráfico utilizando la pestaña Diseño.
En función del tipo de gráfico que haas insertado (lneas, barras, columnas, etc.) te propondrá unos u otros. Estos estilos rápidos incluen aspectos como incluir un ttulo al gráfico, situar la leenda en uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio gráfico, etc. ÂPara
terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde encontrarás la sección Estilos de forma (que utilizaremos tambin más adelante para enriquecer la visualización de los objetos que insertemos), los Estilos de WordArt.
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Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos. Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de uno de sus componentes (áreas, barras, leenda...) luego haz clic en el estilo que más se ajuste a lo que buscas. Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos, puedes utilizar las listas Relleno de forma/ texto, Contorno de forma/texto Efectos de forma/texto para personalizar aún más el estilo del gráfico. Al aplicar estilos, normalmente hablamos de un estilo genrico para todo el gráfico, pero tambin podemos personalizar cada uno de sus elementos: el área de trazado, la leenda, las lneas de división principales, etc. Para hacerlo, lo más cómodo es seleccionar en el propio gráfico el elemento que quieres modificar, o bien seleccionarlo en el desplegable de la ficha de Presentación o en la de Formato.
En la imagen vemos que está seleccionada el área de trazado. A continuación, podemos pulsar el botón Aplicar formato a la selección, para iniciar la ventana que a comentábamos al configurar la leenda. Dependiendo del elemento seleccionado podremos modificar unos aspectos u otros. Por ejemplo, las lneas de división principales no tienen opción de modificar el relleno, porque obviamente no se puede rellenar una lnea. En cambio, la serie de datos s que permite colorear el relleno, e incluso establecer el grado de transparencia. Si la modificación que hemos realizado no nos convence, siempre podemos pulsar el botón Restablecer para hacer coincidir el estilo. As recuperará el aspecto del estilo predeterminado que le hubisemos aplicado.
Por último, no hemos de olvidar tambin que los elementos de texto que contenga el gráfico no dejan de ser eso, texto, con lo cual podremos utilizar las herramientas de la pestaña Inicio como son la negrita, la cursiva, el tipo de fuente o su tamaño, el relleno, etc. En ocasiones, estas herramientas se comportarán de forma "inteligente". Por ejemplo, si tratamos de cambiar el color de relleno de un elemento de la leenda con la herramienta , lo que hará Excel será asignar el color indicado tanto al cuadro de muestra de color de la leenda como a las barras, sectores o lneas, es decir, a la serie que identifique en el gráfico. Lo mismo ocurrirá a la inversa. Si cambias con la herramienta de relleno el color de una serie, automáticamente se modificará el de la leenda.
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5. moDiicar eL tamaÑo Y DistriBUción De Un GrÁico Tambin puedes seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo. Cuando tienes un elemento seleccionado, aparecen diferentes tipos de controles que explicaremos a continuación:
Los controles cuadrados establecen el ancho largo del objeto, haz clic sobre ellos arrástralos para modificar sus dimensiones. Haciendo clic arrastrando los controles circulares podrás modificar su tamaño manteniendo el alto ancho que haas establecido, de esta forma podrás escalar el objeto hacerlo más grande o pequeño. Tambin puedes mover los componentes del gráfico. Para ello, coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado cuando tome esta forma, podrás hacer clic arrastrarlo a la posición deseada.
6. moDiicar La Posición De Un GrÁico Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. Para ello: Selecciona el gráfico. Sitúate en la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos. Pulsa sobre el botón Mover gráfico que encontrarás en la sección Ubicación. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
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La primera opción te permite establecer el gráfico como una Hoja nueva. Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no podrás contrastar los datos numricos si la mantienes en una hoja aparte. Depende del formato que quieras utilizar. Escribe el nombre para la hoja en la caja de texto pulsa Aceptar.
ÂEligiendo
Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja a existente. Si utilizas este mtodo, el gráfico quedará flotante en la hoja podrás situarlo en la posición con el tamaño que tú eliges. ésta es la forma en que se inserta por defecto, cuando se genera un nuevo gráfico.
Además, tambin puedes mover el gráfico arrastrándolo dentro de la misma hoja o bien a otra.
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actiViDaD n° 7 rzd l p lg. Como en las versiones anteriores, Excel posee recursos para la generación de gráficos, pues cuenta con todos los elementos de formato necesarios para la proección de datos de la manera más interactiva posible. En Excel 2010 proecta la realización de operaciones en el programa con la menor cantidad posible de clic del ratón. Esto se aplica tambin a la generación rápida de un gráfico, como podremos observar a continuación: 1. Abra un archivo nuevo renombre como Gráficos en la hoja1 renombre como Ventas escriba:
2. Seleccionar el rango de celdas A1:B7. En este ejemplo, el intervalo corresponde a las celdas con los nombres de los vendedores los valores de las ventas efectuadas por cada uno. 3. Haz clic sobre la ficha Inserta, abriendo el grupo Gráficos responsable de la inserción de gráficos. En ella se encuentran los diferentes tipos de gráficos comúnmente usados para la demostración visual de datos. 4. Haz clic sobre el botón de la ficha del tipo Circular. 5. En seguida, haz clic sobre la opción Circular 3D
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El gráfico se generará rápidamente en el área de la hoja de cálculo, e incluirá una leenda basada en el color de cada una de las partes referentes a cada uno de los vendedores, como muestra en la figura. Observa las filas de referencia que indica las celdas usadas para la proección de los datos correspondientes (Intervalo A1:B7).
El gráfico podrá ser arrastrado hacia un área libre de la hoja de cálculo (en sección inferior en este ejemplo) si hubiera la intensión de preservarlo. Para eliminarlo, haz clic sobre su área interna presione el Botón Suprimir (Delete) del teclado. 1. Haz clic en el gráfico se mostrará la opción Herramientas de gráficos con tres fichas Diseño, Presentación Formato. 2. Haz clic en Diseño, luego en el grupo de Diseños de gráfico, dar clic en Diseño 4, se mostrará el siguiente cambio del gráfico:
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Base De Datos La base de datos es un conjunto de información, relacionada a un tema o temas especficos. En nuestro trabajo cotidiano, siempre trabajaremos con datos relacionados con importes, entonces, es mu importante saber registrar, almacenar, procesar presentar adecuadamente esta información, el Excel con sus herramientas nos permite realizar correctamente nuestro trabajo en forma rápida exacta. Veamos el siguiente caso: Supongamos que somos los encargados del control de los gastos menores mensuales en una empresa, sta tiene una sucursal varios conceptos de gastos, entonces tenemos que diseñar una tabla en Excel para poder registrar nuestra información.
ya tenemos el diseño donde guardaremos la información, agreguemos entonces algunos datos.
1. Listas Imaginemos que solo vamos a trabajar con 3 conceptos de gastos: Movilidad, Viáticos Útiles, dos centros que son: Principal Sucursal, como podrán ver, estos datos siempre se repetirán en la tabla cada momento que registremos un gasto tendremos que digitar estos conceptos, volvindose mu trabajoso el registro, pero el Excel nos permite abreviar este proceso con la auda de “Listas”.
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El primer paso será ubicarnos en la misma hoja, en la celda G3 copiar la siguiente información para crear las listas.
El siguiente paso será la creación de las listas: Primero nos ubicamos en la celda B8, luego seleccionamos en el menú la opción Datos dentro de esta Validación de datos, como muestra el gráfico lneas a bajo.
Inmediatamente se mostrará un cuadro de diálogo, en ese cuadro seleccionaremos la opción Permitir: Lista como se muestra en el gráfico siguiente:
El siguiente paso, una vez seleccionado la opción Lista, será ubicar el rango en la hoja de Excel, donde se encuentran los datos para nuestra lista, para esto debemos dar un clic en la opción Origen: (inmediatamente se minimizará el cuadro de diálogo) luego procederemos a seleccionar el rango (G4:G6) como se nos muestra en los siguientes gráficos.
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Luego de seleccionar el rango, daremos un clic en la opción Origen: (se mostrará el cuadro de diálogo completo).
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y por último daremos un clic en el botón Aceptar veremos cómo quedo nuestra primera lista.
Esta lista nos facilitará el proceso de registro de la información de gastos, pero falta la siguiente lista, que es la de Sede, repita entonces el mismo proceso crea la lista para Sede, no se olvide, que primero debe ubicarse en la celda donde quiere crear la lista, en este caso, en la celda C8, mu bien empiece, veamos cómo le queda. Bueno, despus de un tiempo prudencial, la siguiente lista debe quedarle de la siguiente forma. Como se muestra en el siguiente gráfico:
2. VaLiDación Imaginemos que nosotros como encargados de gastos menores, solo estamos autorizados para realizar registrar desembolsos menores o iguales a S/. 50.00, entonces en nuestra columna de Importe no podemos registrar cifras superiores a 50, ahora, para poder cumplir este requerimiento Excel nos puede audar de la siguiente forma: Primero nos ubicamos en la celda D8, luego en el menú elegimos la opción Datos dentro de esta Validación, como nos muestra el gráfico siguiente:
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Luego aparecerá una ventana, ah seleccionáremos la opción Permitir: Decimal, de la lista desplegable como se ve en el gráfico siguiente:
Luego se muestra tres cuadros de texto: Datos, Mnimo Máximo, en el cuadro Datos: dejaremos la opción “entre”, luego, nos ubicamos en el cuadro Mnimo: registramos 0, luego en el cuadro Máximo: registramos 50, tal como se muestra a continuación, con esto indicamos que en la celda D8, solo se pueden ingresar datos entre 0 50.
Inmediatamente pasamos a la segunda viñeta que dice Mensaje de error, ah nos ubicamos en el cuadro de texto Ttulo: registramos “Importe”, luego nos ubicamos en el cuadro Mensaje de error: registramos “Ingresar importes entre 0 50” damos clic en el botón Aceptar.
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Ahora en la celda D8, ingresen 51 den ENTER, verán que saldrá un mensaje indicándoles qu importe pueden ingresar en esa celda, este proceso es Validar la información que se ingresa.
Ahora registraremos más información utilizando nuestras listas la validación de ingreso de importes, pero antes, copiaremos las celdas desde B8 hasta D8, 10 filas hacia abajo, una vez copiado, ingresamos la siguiente información:
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3. iLtros Ahora, procesaremos la información que tenemos, primero deseamos saber cuánto se h a gastado por concepto de Movilidad en el mes 1. Para poder obtener esta información que se nos solicita, vamos a recurrir a una herramienta del Excel, que se llama Filtro, esta herramienta nos auda a seleccionar de toda la data que tenemos, solo la que cumple con los requerimientos pedidos. Primero, seleccionamos las celdas A3 hasta D3, que viene a ser el encabezado de nuestra base de datos.
Inmediatamente vamos al menú Datos dentro de ste seleccionamos Filtro dentro de este Autofiltro.
El encabezado de nuestra base de datos quedará de la siguiente manera:
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El siguiente paso será filtrar la información, recordemos que solo queremos los gastos de Movilidad del mes 1, entonces daremos clic en el botón de la columna Mes, seleccionáremos 1 clic en Aceptar, tal como se muestra a continuación:
Una vez realizado el proceso, nuestra base de datos quedará solo con la información del mes 1, estamos filtrando la información.
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Pero aún nos falta, nosotros queremos los gastos por Movilidad del mes 1, para tener esta información damos clic en el botón de la columna Detalle seleccionamos Movilidad como se muestra a continuación:
Una vez seleccionado Movilidad, la información quedará de la siguiente forma podremos copiarla a otra hoja para preparar un informe o lo que necesitemos hacer:
De esta manera nos audan los filtros para llegar a la información que deseamos, ahora, con esta herramienta podemos obtener infinidad de reportes de la misma base de datos. Cuando queramos regresar a la información anterior, simplemente seleccionamos los filtros que se usaron del último hacia el primero, dentro del filtro seleccionamos la opción Todas, tal como se muestra a continuación:
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y la información retornará como estaba antes se mostrará as:
O de lo contrario para agilizar las cosas, vamos al menú Datos seleccionamos Filtro dentro de este Autofiltro:
Inmediatamente se quitarán los filtros la información volverá a su estado original.
4. orDenar Nuestra siguiente tarea será ordenar nuestra base de datos de la siguiente forma, primero la ordenaremos por Mes en orden ascendente luego por Detalle en orden ascendente. El primer paso será, seleccionar la base de datos desde la celda A3 hasta D17, lue go seleccionamos del menú la opción Datos dentro de esta Ordenar.
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Inmediatamente Excel nos mostrará un cuadro de diálogo, en l seleccionamos la primera opción que dice Ordenar por le damos por Mes – Ascendente, a continuación seleccionamos. Luego por le damos Detalle – Ascendente por último clic en el botón Aceptar.
La información se ordenará de la siguiente forma:
Con esta herramienta podemos ordenar nuestra información según nuestros requerimientos, teniendo en cuenta la información que se quiera presentar.
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5. sUBtotaLes Ahora supongamos que queremos totalizar la información por mes, queremos saber cuánto se gastó en total por cada mes. El Excel nos proporciona una herramienta mu importante para poder realizar esta labor, que sera mu compleja en una base de datos con gran cantidad de información. El primer paso será seleccionar la base de datos desde la celda A3 hasta D17, luego seleccionamos del menú la opción Datos dentro de esta Ordenar. Luego iremos al menú Datos seleccionáremos la opción Subtotales.
Inmediatamente se mostrará la siguiente ventana, en sta nos muestra los siguientes cuadros de texto: Para cada cambio en: Mes, Usar función: Suma Agregar subtotal a: Importe. Esto nos indica que la base de datos, se totalizará (sumará) por la columna Importe en cada mes, ahora clic en el botón Aceptar.
Nuestra base de datos quedará de la siguiente forma:
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La información muestra un Total por mes un Total general, ahora si queremos resumir la información, lo que podemos hacer es dar un clic en los botones laterales izquierdos se ocultará la información quedará de la siguiente forma:
Si queremos volver a ver la información, damos clic en los botones laterales se volverá a mostrar la información oculta. Si queremos quitar el Subtotal, solo tenemos que ubicarnos dentro de la base de datos, dar clic en el menú Datos, dentro de este Subtotales aparecerá esta ventana.
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Luego damos clic en el botón Quitar todos listo se restablece la base de datos completa.
Ahora con la misma base de datos, totalizaremos los conceptos de gasto por mes. Primer paso, seleccionar la base de datos, luego iremos al menú Datos seleccionáremos la opción Subtotales:
Luego seleccionaremos las siguientes opciones de los cuadros de texto: Para cada cambio en: Detalle, Usar función: Suma Agregar subtotal a: Importe damos clic en el botón Aceptar.
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La información que se nos mostrará será la siguiente
Como se aprecia, los gastos están totalizados por mes. Esta herramienta es mu útil, simplemente tenemos que aprender a utilizarla adaptarla a nuestros requerimientos.
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Crearemos la plantilla Estado de Cuenta, en la hoja1 Estado Cuenta, en la hoja2 Comprobante en la hoja3 Nombres. Esta plantilla nos mostrará el estado de cuenta de un determinado cliente o proveedor, a la fecha actual. Primero crearemos la hoja Comprobante:
Luego crearemos la hoja Nombres:
Luego crearemos la hoja Estado Cuenta: Aplicaremos Filtro al encabezado. Crearemos listas para la columna: Comprobante (datos de la hoja Comprobante) ÂNombre o Razón Social (datos de la hoja Nombres)
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Ingresamos los datos que se muestran a continuación en la imagen.
A continuación seleccionamos a Rápido SAC para ver su estado de cuenta, como se ve a continuación.
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Este cliente tiene varios comprobantes en cartera como se ve, por eso ahora seleccionaremos el comprobante 001-0001.
La plantilla nos muestra el saldo pendiente de la Factura 001-0001 por S/. 7,000.00. Ahora veremos que fórmulas tenemos que crear en la plantilla.
cld D3 E3
ul =CONCATENAR("Saldo al ",TEXTO(HOy(),"dd/mm/")) =SUBTOTALES(9,F:F)-SUBTOTALES(9,G:G)
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taBLas DinÁmicas 1. crear Una taBLa DinÁmica Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc. Para aquellos que tiene conocimientos de Access, es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad. Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que a tenemos. Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas gráficos dinámicos.
Supongamos que tenemos una colección de datos de los artculos del almacn con el número de referencia el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes. Para ello vamos a la pestaña Insertar hacemos clic en Tabla dinámica (tambin podemos
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desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva. Podramos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vaan a participar, incluendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir. Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
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Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica. Con esta herramienta podramos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura: • • • •
•
Una fila para cada una de las Referencias de la tabla. Una columna para cada uno de los Meses de la tabla. En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes. Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel. En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a, el campo MES a finalmente el campo IMPORTE a la sección .
Tras realizar la tabla dinámica este sera el resultado obtenido.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en los rótulos de fila tenemos las referencias, en los rótulos de columnas tenemos los meses en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
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Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones: El panel lateral seguirá pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos quitar un campo de una zona arrastrándolo fuera. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Si arrastrásemos a la zona de datos los campos Cantidad Total, obtendramos la siguiente tabla, más compleja pero con más información:
Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en la sección Valores el rótulo aparecerá en una las secciones de rótulos, si te aparece en Etiquetas Udd ii
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de columna despliega la lista asociada a l selecciona la opción Mover a rótulos de fila.
2. eLiminar Una taBLa DinÁmica Para eliminar una tabla dinámica, simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad presionar la tecla Supr.
3. aPLicar iLtros a Una taBLa DinÁmica Otra caracterstica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados as visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea, sobre todo, cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales en el panel los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Etiquetas de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones, en este caso, todos los meses. Si dejamos marcados los meses Enero Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista marcando la casilla (Seleccionar todo). Para cerrar este cuadro guardando los cambios debemos pulsar en Aceptar. Para cerrar sin conservar las modificaciones pulsaremos Cancelar. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artculos con referencia 1236 de Abril.
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4. oBtener PromeDios en Una taBLa DinÁmica Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mnimo, el promedio, etc. Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opción. Configuración de campo de valor... nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen. En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, me diante Suma, Cuenta, Promedio, etc. Tambin podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón Opciones.
de la pestaña
5. GrÁicos con taBLas DinÁmicas Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico de la pestaña Opciones. Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos que tenemos.
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Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, all deberemos escoger el gráfico que más nos convenga. Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vio en el tema de gráficos.
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actiViDaD n° 9 rzd l p lg. Trabajar con tablas dinámicas el objetivo es practicar cómo trabajar con tablas dinámicas en Excel. Abrir un nuevo archivo renombrar como Tabla_dinámica Escribir en una hoja lo siguiente:
Vamos a crear una tabla dinámica para interpretar mejor estos datos. 1. Selecciona el rango A1:G15. 2. Haz clic en el botón Tabla dinámica de la pestaña Insertar. 3. La opción Seleccione una tabla o rango debera estar marcada con el rango A1:G15 en la caja de texto. 4. Marca Nueva hoja de cálculo. 5. Pulsa en Aceptar. 6. Se abrirá el panel lateral de tablas dinámicas. 7. Arrastra el campo SEMANA a . 8. Arrastra el campo CLIENTE a . 9. Arrastra el campo TOTAL a . 10. Arrastra el campo ARTíCULO a . El campo ARTíCULO se añadirá a los rótulos de columna, vamos a cambiar esto porque lo queremos en los rótulos de fila. 11.En el área de Rótulos de columna despliega el campo Valores selecciona la opción Mover a rótulos de fila.
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12. Haz clic en el botón Encabezados de campo de la pestaña Opciones para quitar los encabezados de la tabla dinámica. Deberá quedarte algo as:
En estos momentos tenemos una tabla en la que se nos muestra por cada semana qu ha comprado cada cliente. La fila Suma de TOTAL nos da lo que se ha gastado cada cliente en cada semana. Sin embargo, la fila Suma de ARTíCULO nos muestra la suma del número de artculo para cada semana, esto no es lo que queremos. Nuestro objetivo es que esta última fila muestre el número de artculos que se han comprado, as podramos saber para cada semana cuánto se ha gastado cada cliente cuántos artculos ha comprado. 13. Haz clic derecho sobre cualquier celda de la fila Suma de ARTíCULO en el menú emergente selecciona Configuración de campo de valor. iá i
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14. En el cuadro de diálogo selecciona la función Cuenta pulsa Aceptar. El resultado será el siguiente:
ya tenemos lo que queramos. Ahora desde la pestaña Diseño modifica el aspecto de la tabla a tu gusto. Ahora vamos a filtrar los resultados para ver solamente los datos del cliente 14. 1. 2. 3. 5. 6.
Haz clic sobre una celda de la tabla para que aparezca el panel lateral. Haz clic sobre la flecha a la derecha del campo CLIENTE en la lista de campos. Deselecciona todos los clientes menos el 14. Pulsa Aceptar. Cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados.
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imPresión De hojas De cÁLcULo Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser el diseño la configuración de las páginas a imprimir la operación de imprimir los datos.
1. Vista De DiseÑo De PÁGina En anteriores versiones exista la vista preliminar como herramienta para visualizar nuestra hoja antes de imprimirla modificar ciertos aspectos estticos. En Excel 2010 la vista preliminar como tal está mucho más limitada sirve únicamente para dar una última ojeada al aspecto general antes de imprimir. Lo veremos más adelante. En Excel 2010, para ver ajustar las celdas objetos de nuestro documento para la impresión se utiliza el Diseño de página. Accedemos a esta opción desde la pestaña Vista.
La forma de visualizar la hoja cambiará de aspecto:
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Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo como hasta ahora, la única diferencia es que sabremos cómo quedará la hoja al imprimirla. Veremos los saltos de página, márgenes, encabezados pies de página sabremos cuántas hojas ocuparán cómo se ajustan los datos a la página. Si los datos ocupan más de una página, deberemos utilizar las barras de desplazamiento para ir vindolas:
Al mover las barras de desplazamiento, un pequeño cuadro informativo nos indicará en qu columna o fila estamos situados. Tambin aparecen las reglas superior e izquierda. En ellas podremos ajustar los márgenes de forma sencilla, arrastrando sus lmites. La pestaña Vista permite personalizar qu elementos mostrar.
Podemos ocultar o mostrar la Regla, las Lneas de cuadrcula, la Barra de fórmulas los Ttulos. En caso de estar en la vista normal, no en la de diseño, tambin dispondremos de estas opciones, exceptuando la regla. Otra opción mu utilizada es la de Zoom.
Con la opción Zoom, se abre una ventana que te permite escoger entre varios valores. La opción central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamaño real.
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y Ampliar selección aumenta el zoom a 400%, centrándolo en la celda u objeto seleccionado. Cuando volvemos a la vista Normal, aparecerán unas lneas discontinuas que nos indicarán dónde hará Excel los saltos de página. Estas lneas no se imprimirán.
2. coniGUrar PÁGina Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente que configuremos la página, para modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados pies de página, tamaño del papel, ... Para ello, nos situaremos en la pestaña Diseño de página.
En la sección Configurar página encontraremos botones rápidos a muchas de las opciones: para configurar márgenes, la orientación del papel, el tamaño, etc. Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuración, deberemos pulsar el pequeño botón de la esquina inferior derecha. Como siempre, se abrirá una nueva ventana. El cuadro de diálogo Configurar página está organizado en varias pestañas: La primera de las fichas se denomina Página permite indicar caractersticas como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos otros parámetros.
Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel siempre de la misma forma). iá i
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En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas especfico (una página de ancho por 1 de alto, as se imprimirá en una sola hoja,...). Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.
Si la hoja tiene encabezado o pie de página, tambin nos permite indicar a cuántos centmetros del borde del papel queremos que se sitúen. Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente /o Verticalmente respectivamente. En la ficha Encabezado pie de página podrás personalizarlos ajustar diferentes parámetros.
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La última ficha es Hoja, que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja. En Área de impresión: podrás indicar el rango de celdas a imprimir. En Imprimir ttulos podrás activar las siguientes opciones:
Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima aparezca como ttulo de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro. Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima aparezca como ttulo de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrás activar opciones, como: ÂLneas
de división para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja. ÂBlanco negro para no gastar las tintas de colores. ÂCalidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Solo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta. ÂEncabezados de filas columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja. ÂComentarios te permite elegir si quieres imprimir o no los comentarios que haas podido incluir, si quieres hacerlo donde los has insertado o al final de la hoja. ÂTambin podrás elegir si quieres imprimir las celdas con errores. Por último, podrás elegir el Orden de las páginas, es decir, la dirección que seguirán para la impresión. Tanto en esta ficha como en las otras, podrás acceder a las Opciones especficas de la impresora seleccionada para la impresión, as como dirigirte a la opción Imprimir..., desde sus correspondientes botones.
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3. imPrimir Si hemos pulsado Imprimir o Vista previa desde la ventana anterior, o bien si seleccionamos la opción Imprimir del menú Archivo, veremos la siguiente ventana:
Tambin podemos utilizar la combinación de teclas Ctrl + P para acceder a ella. En la zona izquierda dispondremos de una serie de opciones de configuración de la impresión, que nos permitirán: Elegir cuántas copias imprimir del documento. ÂEscoger qu impresora queremos utilizar en la impresión del documento, en caso de que no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. Tambin podremos modificar las Propiedades de impresora seleccionada. ÂOpciones de Configuración como:
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Qu hojas imprimir: Las hojas activas, todo el libro, o bien la selección realizada. La intercalación. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación se imprime X veces cada página, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sera la impresión de tres copias de un libro que ocupa cuatro páginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo sera: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4 La orientación el tamaño del papel. Modificar los márgenes. Ajustar la escala de impresión. Acceder a la Configuración de página.
En la zona de la derecha vemos la vista previa de la página, caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones inferiores o escribiendo el número de la página a visualizar . Si nuestra hoja solo tiene 1 página estos botones estarán inactivos. Tambin en la zona inferior derecha, encontramos dos botones para personalizar la vista previa,
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pudiendo mostrar/ocultar los márgenes elegir si visualizar la página completa. Cuando est todo listo para la impresión quede como deseas, podrás pulsar el botón de la zona superior.
4. encaBeZaDo Y Pie De PÁGina Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las páginas, un pie de página es un texto impreso en la parte inferior de cada página. Los pasos para crear un encabezado o un pie de página son los mismos. Desde la vista de Diseño de Página 1. Haz clic en la pestaña Vista. 2. Pulsa el botón Diseño de página. 3. Verás que en la propia hoja aparece el texto "Haga clic para agregar encabezado". Para el pie de página es exactamente igual. Deberemos hacer clic sobre el texto se pondrá en modo edición, permitindonos escribir el texto deseado.
4. Además, en la cinta de opciones, veremos una nueva ficha: Herramientas para encabezado pie de página. En ella encontrarás la pestaña Diseño que te permitirá incluir elementos mu utilizados: la fecha actual, el número de página, la ruta o nombre del fichero, etc. As como imágenes, por ejemplo, para insertar el logotipo de la empresa en el encabezado. Observa detenidamente las opciones disponibles en la barra:
5. DesDe La Ventana coniGUrar PÁGina 1. Ir a la pestaña Diseño de página. 2. En el grupo Configurar página, hacer clic en el botón de abajo a la izquierda.
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Tambin puedes acceder a esta ventana pulsando CTRL+P o Archivo > Imprimir. Encontrarás un enlace llamado Configurar página en la zona inferior. 3. Hacer clic sobre la pestaña Encabezado pie de página.
En esta ficha tenemos dos recuadros, uno para ver el encabezado otro para ver el pie. En nuestro caso solo tenemos encabezado. En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso Estadsticas Puzzle Web. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles encabezados a utilizar. Para modificarlo, hacemos clic sobre el botón Personalizar encabezado... En el recuadro Pie de página: aparece el tipo de pie de página elegido, en nuestro caso no ha ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles pies de página a utilizar. Para modificarlo, hacemos clic sobre el botón Personalizar pie de página... En cualquiera de los dos casos los pasos que vienen a continuación son los mismos.
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Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Excel divide el encabezado el pie de página en tres secciones, dependiendo de dónde queremos que aparezca el contenido del encabezado o pie de página, hacer clic en sta escribir el texto deseado. Existen unos botones que nos servirán para introducir unos códigos o modificar el aspecto del encabezado o pie de página.
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Dp Para cambiar el aspecto del texto escrito seleccionado. Al hacer clic sobre este botón aparece el cuadro de diálogo Fuente a estudiado en este curso. Para que aparezca el número de la página. Al hacer clic sobre este botón aparece en la sección en la que nos encontramos situados [Página] de forma que a la hora de imprimir la hoja, aparecerá el número de página correspondiente a la hoja impresa. Para incluir el número total de páginas a imprimir del libro de trabajo. Al hacer clic sobre este botón aparece [Páginas] a la hora de imprimir saldrá el número total de páginas. Para poner la fecha del ordenador. Al hacer clic sobre este botón aparece [Fecha] en la impresión saldrá la fecha real. Para poner la hora del ordenador. Al hacer clic sobre este botón aparece [Hora] en la impresión saldrá la hora real. Para poner el nombre del libro de trabajo con su ruta de acceso (es decir su posición en el disco). Al hacer clic sobre este botón aparece [Ruta de acceso] [Archivo] en la impresión saldrá el nombre del libro de trabajo completo. Para poner el nombre del libro de trabajo. Al hacer ha cer clic sobre este botón aparece [Archivo] en la impresión saldrá el nombre del libro de trabajo. Para poner el nombre de la hoja. Al hacer clic sobre este botón aparece [Etiqueta] en la impresión saldrá el nombre de la hoja impresa.
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Para insertar una imagen. Al hacer clic sobre este botón aparecerá el cuadro de diálogo para elegir la imagen a insertar una vez elegida sta en el recuadro del encabezado o pie de página pondrá [Imagen] en la impresión saldrá la imagen seleccionada. Se puede utilizar para incluir el logotipo de la empresa por ejemplo. Para cambiar el aspecto de la imagen seleccionada. Este botón solamente estará activo en caso de haber añadido una imagen en el encabezado o pie de página. Al hacer clic sobre este botón aparece el cuadro de diálogo Formato de imagen para poder elegir los cambios de aspecto de la imagen deseados. Realizar las modificaciones deseadas hacer clic sobre el botón Aceptar.
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actiViDaD actiViD aD n° 10 rzd l p lg lg..
imPresiones Para imprimir no es necesario indicar el rango de celdas a imprimir, a que Excel las detecta automáticamente. Además, usted podrá modificar las caractersticas de su hoja (tamaño, orientación, márgenes, etc.) antes de enviar el trabajo a la impresora. As usted puede imprimir sus tablas con diferentes configuraciones de páginas.
Vistas Para imPrimir En esta versión, Excel dispone de 4 vistas para ver su trabajo de impresión:
Vista Normal Vista Diseño de página Vista previa de salto de página Vista previa de Impresión e imprimir
Dñ d pág Al ingresar a Excel, usted tiene la vista Normal. En estos ejercicios se verá la forma de cambiar entre las vistas Normal Diseño de página. 1. Abra un libro nuevo en la Hoja1 renombre como Ventas Acumuladas:
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2. Ahora cambie la ficha Vistas haga clic en el botón Diseño de página.
3. Excel muestra la hoja, sus márgenes un regla para hacer los cambios
4. Use los botones del Zoom anote el resultado de cada uno:
B Mostrar u ocultar Zoom 100% Ampliar selección
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5. Cambie a la vista Diseño de página modifique el zoom para que que se muestre muestre como:
6. Para salir de la vista Diseño de página, haga clic en el botón Normal de de la ficha Vista. Vista.
V Pv d ip ip Para entrar a la vista preliminar: 1. Use la opción Archivo 2. Haga clic en el comando Imprimir
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3. En esta opción se usa a cada momento antes de imprimir, como se muestra en la imagen anterior se encuentra las propiedades de la impresora configuración de página (Imprimir hojas activas, Intercaladas, Orientación, tamaño, márgenes, etc.).
V pv d l d pág Muestra una vista preliminar dónde se interrumpen las páginas al imprimir el documento. 1. Haga clic en la ficha vista. 2. Elija el botón Ver salto página del grupo Vistas de libro.
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3. Observe que el área de impresión se se muestra en un cuadro de bordes azules. El área en gris no se imprime.
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4. Para definir el área de impresión, debe arrastrar cualquiera de los 4 bordes azules. Arrastre el borde inferior marque solo la primera tabla.
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5. Luego, cambie a la vista previa de impresión e imprimir observe el área de impresión. 6. Regresar a la vista del libro Normal.
coniGUración De PÁGina y definido el área de impresión, es necesario indicar propiedades de la página. Estas propiedades implican el tamaño de la página, su orientación, etc. 1. En la hoja Ventas Acumuladas, haga clic en la ficha Diseño de página. 2. Observe el cuadro Configurar página.
3. Cambie las caractersticas de la página de acuerdo a:
Márgenes: ancho Orientación: Horizontal Tamaño: Legal
4. Cambie a la Vista previa de impresión e imprimir para ver los formatos aplicados. 5. Regrese a la Vista de libro Normal.
ebzd y P d pág Para añadir encabezados pie de página. 1. Vaa a la ficha Insertar. 2. Elija Encabezados pie de página.
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3. La vista cambia a Herramientas para encabezado pie de página ficha Diseño. 4. Además, se verá las tres secciones para el encabezado en la parte inferior se verá tambin las tres secciones del pie.
5. En el área de Encabezado agregue los siguientes textos:
Izquierda: Ventas Acumuladas Centro: inserte fecha actual
6. Cambie a la vista de impresión e imprimir observe el resultado. 7. Luego en el pie escriba los siguientes textos: Izquierda: Â
Su nombre Derecha: Inserte Número de página Â
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8. Cambie a vista previa de impresión e imprimir observe el resultado
agg iág Usted puede agregar imágenes a su encabezado o pie de página. 1. Cambie al encabezado de la hoja Ventas Acumuladas. 2. En la sección derecha, use el botón imagen:
3. En el cuadro insertar una imagen ubique un archivo de imagen de su preferencia. 4. Haga clic fuera del encabezado para ver los resultados. Observe que la imagen se muestra en su tamaño normal.
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5. Para cambiar el tamaño de la imagen, haga clic en el botón Formato.
6. Cambie el tamaño a un 50% haga clic en Aceptar, observe los resultados. 7. Ahora, cambie el tamaño a un 20% luego a un 10% ¿En qu tamaño se muestra la imagen dentro del encabezado? ___________________________________________________________________________
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