informatica

INFORMÁTICA Compilador: CP. JOSÉ EDGARDO MEDINA LEÓN

PROESAD

Título :

INFORMÁTICA

Compilador: CP. CP. JOSÉ EDGARDO MEDINA LEÓN

Diseño interior: Almendra Romero Quicaña Diseño de tapa: Edward Alarcón Rojas

El contenido de esta publicación (texto, imágenes y disedise ño), no podrá reproducirse total ni parcialmente por ningún medio mecánico, fotográfico, electrónico (escáner y/oo fotocopia) sin la autorización escrita del autor y/ autor..

UNIVERSIDAD PERUANA UNIÓN - Facultad de Ciencias Empresariales Centro de Producción de Materiales Académicos CEPMA-PROESAD Sede Central - UPeU Carretera Central km 19 Ñaña-Lima / Tel. (01) 618-6336 / 618-6300 / Anexo: 3084 www.upeu.edu.pe e-mail: [email protected] http://proesad.upeu.edu.pe Este libro se terminó de imprimir imprimi r en los talleres gráficos del Centro de Aplicación Editorial Imprenta Unión de la Universidad Peruana Unión, Km 19 Carretera Central, Ñaña, Lima-Perú Tel.: 618-6301, Telefax: 618-6339 JOB 5873-14 UNIÓN® E-mail: [email protected] [email protected] om Hecho el depósito legal en la Biblioteca Nacional del Perú Nº 2014-05531 IMPRESO EN EL PERÚ PRINTED IN PERU

Presentación La constante evolución y masificación de las tecnologías desde los años 90 a esta parte y, en especial, el desarrollo de Internet, ha supuesto una importante revolución en la sociedad. Hoy en día, tanto grandes multinacionales como pequeños negocios locales, se han subido al tren de la modernidad que suponen las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs), en especial de la Internet. Es muy importante la administración de los recursos económicos, económicos, materiales y humanos en las empresas, pero existe un nuevo recurso que da soporte operacional a la organización y que ha tomado relevancia en este mundo globalizado y competitivo: el recurso de la información. Si se administran todos los recursos “tradicionales” de la empresa, ¿por qué no administrar la información? En tanto, la Universidad Peruana Unión, como institución, viene desarrollando una serie de acciones, con el propósito de alcanzar altos niveles en la gestión educativa en las diversas carreras que ofrece ofrece.. Dentro de este contexto, el módulo de Informática, para la carrera de Administración y Negocios Internacionales, brinda un conjunto de conocimientos teórico–prácticos en materia del uso de las Tecnologías de Información y Comunicaciones en la empresa, que les permiten a los estudiantes utilizar una serie de capacidades para gestionar eficientemente cientemen te sus negocios, tanto para el mercado nacional como internacional. El módulo de Informática ha sido diseñado bajo la modalidad de 3 grandes unidades y 15 sesiones de aprendizaje. En cada unidad se hallará el resultado de aprendizaje que debe alcanzar el estudiante el tema tratado, el cual será debidamente explicado. Por último, se encontrará un sistema de autoevaluación, en donde el estudiante plasme lo aprendido. En primer lugar, lugar, se inicia con un recorrido por las diversas opciones del mundo tecnológico aplicado a los negocios. Continúa con el tratamiento de la información, usando el procesamiento de texto direccionado a su aplicación en monografías, además, en el manejo de información empresarial. Por último, se concluye con elaboración básica de informes empresariales con hoja de cálculo. CP. JOSÉ EDGARDO MEDINA LEÓN

ÍNDICE UNIDAD I INTRODUCCIÓN INTRODUC CIÓN A LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

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SESIÓN N.º � LAS TIC EN LA EMPRESA, IMPORT IMPORTANCIA ANCIA Y SUS VENTAJAS .... ........ ........ ........ �� .�. �. �. IMPORTANCIA ............ ........................ ........................ ......................... ......................... ........................ ......................... ....................... .......... �� .�. VENTAJAS ............. ......................... ........................ ......................... ......................... ........................ ......................... ......................... ................ .... �� .�. DESVENTAJASS ............ DESVENTAJA ........................ ......................... ......................... ........................ ......................... ......................... ...................... ..........�� .�. APLICACI APLICACIÓN ÓN DE LAS TIC: COMUNICA COMUNICACIÓN CIÓN Y MARKETIN MARKETING G ............... ....................... ........ ��

APLICACIÓN IÓN DE LAS TIC ........... ....................... ......................... ......................... ........................ ........................�� ............�� SESIÓN N.º � APLICAC �.�.. �.� LAS TIC EN LA PRODUCCIÓN Y LA GESTIÓN DE PROCESOS ........... .....................�� ..........�� .�. LA APLICACIÓN DE LAS TIC A LA LOGÍSTICA Y A LA DISTRIBUCIÓN ..... .......�� ..�� .�. LA APLICAC APLICACIÓN IÓN DE LAS TIC A LA GESTIÓN FINANCI FINANCIERA ERA ............. ......................... .............�� .�� .�. LA APLICAC APLICACIÓN IÓN DE LAS TIC AL CONTROL DE LA GESTIÓN: ERC ..............�� SESIÓN N.º � MIS PRIMERAS HERRAMIENTAS ............ ........................ ......................... ......................... ..................... ......... �� .�. �. �. �QUÉ ES UN BLOG? ........... ........................ ......................... ........................ ......................... ......................... ........................ ............... ... �� .�. CREAR NUESTRO BLOG EN BLOGGER .................... ................................ ........................ .........................�� .............�� .�. PUBLICAR NUESTRO MENSA MENSAJE JE ............ ........................ ......................... ......................... ........................ ...................�� .......�� SKYDRIVE SKYDRI VE ............. ......................... ........................ ......................... ......................... ........................ ......................... ......................... ........................ .................�� .....�� .�. CARACTE CARACTERÍSTICAS RÍSTICAS DEL SKYDRIV SKYDRIVEE ........... ....................... ......................... ......................... ........................ ...............�� ...�� .�.�. �.�. �. MODO DE USO DEL SKYDRIV SKYDRIVEE ........... ....................... ......................... ......................... ........................ ..................... .........�� DROPBOX ............. ......................... ........................ ......................... ......................... ........................ ......................... ......................... ........................ .................�� .....�� .�. �QUÉ ES DROPBOX? ............ ........................ ........................ ......................... ......................... ........................ .........................�� .............�� .�.�.. INSTALAR UN PROGRAMA DROPBOX ............. �.�.� ......................... ........................ ......................... ...................�� ......�� .�.�. CREAR UNA CARPETA PARA COMPARTIR ARCHIVOS UTILIZANDO DROPBOX ............ ........................ ......................... ......................... ........................ ......................... ......................... ........................ .................�� .....�� .�.�. ACEPTAR O RECHAZAR UNA INVITACIÓN A UNA CARPETA CARPETA EN DROPBOX........................... DROPBOX.............. ......................... ........................ ......................... ......................... ........................ ......................... .................�� ....�� .�.�. �CÓMO REVISAR EL ESPACIO�CUOT ESPACIO�CUOTA� A� DISPONI DISPONIBLE BLE EN LA CUENTA DROPBOX? ........... ........................ ......................... ........................ ......................... ......................... ........................ ......................... .................�� ....�� .�.�. �CÓMO CAMBIAR LA CONTRASE CONTRASEÑA ÑA DE LA CUENTA DROPBOX? ............�� .�.�. �CÓMO ACCEDER ACCEDER A MI CUENTA CUENTA DROPBOX, SI NO TENGO PROGRAMA INSTALADO?............ INSTALADO?......................... ......................... ........................ ......................... ......................... ................�� ....�� SESIÓN N.º � MIS PRIMERAS HERRAMIENTAS HERRAMI ENTAS TIC .............................. .......................................... ......................�� ..........�� .�.. �.� HERRAMIENTAS HERRAMIEN TAS DE GOOGLE PARA HACER CRECER TU PYME ................��

�.�. �.�. �.�. �.�.

HERRAMIENTAS DE GOOGLE PARA MARKETING ...................................... �� RECURSOS Y HERRAMIENTAS DE GOOGLE PARA MEJORAR LA EFICACIA DE LOS NEGOCIOS ...................................................................�� GOOGLE MAIL�GMAIL ...................................................................................�� GOOGLE DOCS O DRIVE ................................................................................��

UNIDAD II ELABORACIÓN DE MONOGRAFÍAS Y TRABAJOS DE INVESTIGACIÓN CON HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS

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SESIÓN N.º � ESTILOS, VIÑETAS Y NUMERACIÓN, COLUMNAS, TABLAS, IMÁGENES, LETRA CAPITAL ................................... �� .�. ESTILOS ........................................................................................................... �� .�. NUMERACIÓN Y VIÑETAS ............................................................................. �� .�. CREAR TEXTO EN COLUMNAS ......................................................................�� .�. TABLAS ...........................................................................................................�� .�. IMÁGENES Y GRÁFICOS ................................................................................��

SESIÓN N.º � DISEÑO DE PÁGINA, ENCABEZADOS Y PIE DE PÁGINA, SECCIONES Y NUMERACIÓN DE PÁGINA ....................................................�� .�. DISEÑO DE PÁGINA .......................................................................................�� .�. ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA ..............................................................�� .�. SALTOS DE SECCIÓN ....................................................................................��

SESIÓN N.º � CITAS Y REFERENCIAS, TABLA CONTENIDO ...................................... �� .�. CITAS DE TEXTO ...........................................................................................�� .�. TABLAS DE CONTENIDO E ILUSTRACIONES ...............................................��

SESIÓN N.º � PLANTILLAS, CORRESPONDENCIA ......................................................�� .�. PLANTILLAS ..................................................................................................�� .�. COMBINAR CORRESPONDENCIA ...............................................................�� SESIÓN N.º � PLANTILLAS DE DIAPOSITIVAS, ANIMACIÓN DE OBJETOS .............. �� .�. MANEJAS OBJETOS EN POWER POINT ...................................................... �� .�. ANIMACIONES Y TRANSICIONES ...............................................................��

SESIÓN N.º �� ELEMENTOS MULTIMEDIA: AUDIO Y VÍDEO ....................................�� .�. INSERTAR SONIDOS .....................................................................................�� .�. REPRODUCCIÓN DEL SONIDO .....................................................................�� .�. CAMBIAR EL ÍCONO DE REPRODUCCIÓN ..................................................�� .�. MARCADORES EN AUDIO ........................................................................... �� AUTOEVALUACIÓN ..................................................................................................��

UNIDAD III ELABORACIÓN BÁSICA DE INFORMES EMPRESARIALES CON HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS

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SESIÓN N.º �� INGRESO DE DATOS, FORMATOS, REFERENCIAS A CELDAS .......... �� .�. EMPEZAR A ESCRIBIR .................................................................................�� .�. FUNCIÓN AUTOCOMPLETAR ...................................................................... �� .�. EDICIÓN DE DATOS ......................................................................................�� .�. RELLENAR SERIES ........................................................................................�� .�. USO DE CUADRO DE RELLENO ...................................................................�� .�. FORMATOS ...................................................................................................��

SESIÓN N.º �� REFERENCIA A CELDAS ......................................................................�� .�. TIPOS DE REFERENCIA ................................................................................�� .�. REFERENCIAS RELATIVAS ...........................................................................�� .�. REFERENCIAS ABSOLUTAS ......................................................................... �� .�. REFERENCIAS MIXTAS .................................................................................�� .�. RANGOS ........................................................................................................�� .�. CREAR NOMBRES DE RANGOS ..................................................................�� .�. ADMINISTRADOR DE NOMBRES ................................................................�� .�. ELIMINAR NOMBRES DE RANGO ...............................................................�� .�. BASE DE DATOS ...........................................................................................�� SESIÓN N.º �� FÓRMULAS .......................................................................................... �� .�. FÓRMULAS ................................................................................................... �� .�. ESCRIBIR FÓRMULAS EN EXCEL .................................................................�� .�. SINTAXIS DE FÓRMULAS ............................................................................�� .�. OPERADORES ...............................................................................................�� .�. SUMATORIA ..................................................................................................�� .�. CALCULAR PORCENTAJES ...........................................................................�� .�. FÓRMULAS CON INCREMENTO PORCENTUALES .....................................�� .�. FÓRMULAS CON EXPRESIÓN MATEMÁTICA ............................................ ��

��.�. ��.��. ��.��. ��.��.

FÓRMULAS CON EXPRESIÓN DE RADIACIÓN ..........................................�� FÓRMULA CON POTENCIACIÓN .................................................................�� FÓRMULA CON FRACCIONES .................................................................... �� AUTOCORRECCIÓN DE FÓRMULAS ............................................................��

SESIÓN N.º �� FUNCIONES ......................................................................................... �� .�. BÁSICAS ....................................................................................................... �� .�. FECHA Y HORA ............................................................................................�� .�. TEXTO ............................................................................................................�� .�. CONDICIONES .............................................................................................. �� .�. BÚSQUEDA ...................................................................................................��

SESIÓN N.º �� GRÁFICOS Y TABLAS DINÁMICAS ......................................................�� .�. CREAR GRÁFICOS ....................................................................................... �� .�. AÑADIR UNA SERIE DE DATOS ...................................................................�� .�. CARACTERÍSTICAS Y FORMATO DEL GRÁFICO ........................................ �� .�. MODIFICAR EL TAMAÑO Y DISTRIBUCIÓN DE UN GRÁFICO ...................�� .�. CREAR UNA TABLA DINÁMICA ..................................................................�� .�. ELIMINAR UNA TABLA DINÁMICA ............................................................�� .�. APLICAR FILTROS A UNA TABLA DINÁMICA .............................................�� .�. OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA DINÁMICA ................................ �� .�. GRÁFICOS CON TABLAS DINÁMICAS ........................................................ ��

BIBLIOGRAFÍA ...........................................................................................................�� ENLACES A INTERNET ............................................................................................. ��

“Cuando soplan fuertes vientos de cambio, algunas personas construyen refugios, otras hacen molinos...!” Mervyn Evan

SUMILLA Informática es una asignatura de carácter teórico-práctica e instrumental ,perteneciente al área de formación profesional. Su propósito es desarrollar, en los estudiantes, las habilidades y destrezas necesarias para el uso adecuado de herramientas informáticas en su desempeño profesional. Comprende: Las Tecnologías de Información y Comunicación (TICs) en los negocios, técnicas de búsqueda de información para los negocios, aplicación de estilos de redacción para monografías, proyectos de investigación y procesamiento de datos, empleando software de ofimática.

COMPETENCIA Utiliza con eficiencia las herramientas tecnológicas para la toma de decisiones en las organizaciones, el sistema operativo y la información obtenida por la Internet, empleando las herramientas como el procesador de texto, presentaciones multimedia y la hoja electrónica de cálculo para organizar y gestionar la información.

ORIENTACIONES METODOLÓGICAS CÓMO ESTUDIAR LOS MÓDULOS DIDÁCTICOS O TEXTOS AUTOINSTRUCTIVOS MÉTODO A2D El método A2D para autodidactas, de Raúl Paredes Morales, es un método de fácil aplicación para la mayoría de los estudiantes, inclusive para los no autodidactas. Si el estudiante aplica este método, su trabajo intelectual será más rápido y eficaz. A2D responde a las letras iniciales de los 3 pasos, que se propone para la lectura de un módulo didáctico o cualquier otro texto.

A2D

Antes de la lectura Durante la lectura Después de la lectura

ANTES DE LA LECTURA Consiste en la exploración preliminar y se debe: a. Echar un vistazo general empezando por el índice, reconociendo unidades y lecciones que se van explicando en el módulo didáctico. b. Anotar tus dudas que van surgiendo durante el vistazo general, para esclarecerlas durante la lectura o después de ella. c.

Adoptar una actitud positiva.

DURANTE LA LECTURA Esta es la fase más importante del método, el ritmo de lectura lo pone cada lector. Debes tener presente los siguientes aspectos: a.

Mantén una actitud positiva.

b. Participa activamente en la lectura: Tomando apuntes, subrayando, resumiendo y esquematizando. c.

Si no entiendes lo que lees o encuentras una palabra desconocida, consulta con tu profesor, tutor o un diccionario.

DESPUÉS DE LA LECTURA Esta fase va a afianzar tu lectura, mejorando tu comprensión lectora. Para ello debes tener en cuenta lo siguiente: a.

Repasa los apuntes tomados durante la lectura.

b. Organiza el trabajo y planifica el horario de estudio. Trata de que sea siempre a la misma hora. c.

Realiza los trabajos diariamente. No dejes que se te acumulen las tareas.

d. Procura ampliar las lecciones con lecturas complementarias. e.

Al final de cada capítulo, haz un cuadro sinóptico o mapa conceptual.

f.

Elabora tu propio resumen.

Enriquece tu vocabulario para entender mejor las próximas lecturas.

UNIDAD I INTRODUCCIÓN A LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Sesión N.º 1

Las TIC en la empresa, importancia y sus ventajas. Aplicación de las TIC: en la comunicación y marketing.

Sesión N.º 2

Aplicación de las TIC: a la producción y la gestión de procesos, a la logística y la distribución, a la gestión financiera y al control de la gestión.

Sesión N.º 3

Mis primeras herramientas TIC: Blog y almacenamiento sincronizado. (Blogger, Skydrive, Dropbox).

Sesión N.º 4

Mis primeras herramientas TIC: Correo y Office Documents on line (gmail y google drive, almacenamiento).

RESULTADO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE Utiliza las herramientas tecnológicas para gestionar la información de la organización eficientemente.

Así que, hermanos míos amados, estad firmes y constantes, creciendo en la obra del Señor siempre, sabiendo que vuestro trabajo en el Señor no es en vano (1 Corintios 15:58)

Las TIC en la empresa, importancia y sus ventajas. Aplicación de las TIC: a la comunicación y marketing

Sesión

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En esta sesión vas a aprender la incidencia actual de las TIC para la empresa en especial lo direccionándolo a las Pymes.

1.1. IMPORTANCIA El papel de las tecnologías de la información y comunicaciones (TIC, TICs o NTIC) en la empresa del siglo XXI. Su evolución, junto a la aparición de nuevas y más complejas formas de utilización de la misma y a la completa interconexión y globalización de la economía y los sistemas, implican que hoy, más que nunca, ofrecen extraordinarias oportunidades, a la vez que elevados costos e importantes riesgos. Costos, riesgos y oportunidades hacen de las TIC un elemento estratégico para el crecimiento, maduración y transformación de las organizaciones, pero, además, las convierte en factor crítico de éxito y de supervivencia de la empresa. Existe una corriente de pensamiento que considera a las TIC como el principal impulsor de la economía en el siglo XXI. Aunque esto puede ser objeto de debate, existe un completo acuerdo en que las futuras necesidades de negocio y ventajas competitivas estarán soportadas por el uso intensivo de las TIC.

Sabías

QUE?

La idea de un sistema operativo con interfaz gráfica, íconos y un cursor del ratón perceptible fue ideada por Douglas Engelbart a principios de los años sesenta, todo objeto del Sistema Windows es una ventana (de ahí el nombre), tales como los botones de comandos, cuadros de lista, etc.

Aquellas organizaciones que no presten a las TIC, al menos, el mismo grado de atención que tradicionalmente se ha prestado a otras funciones como la productiva o la financiera, perderán su ventaja competitiva y serán, finalmente, expulsadas del mercado. Por el contrario, las organizaciones que concentren sus esfuerzos en el gobierno de las TIC, verán

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Informática

Universidad Peruana Unión

cómo sus inversiones en TIC retornan valor a la compañía, potencian el negocio, conociendo y manteniendo controlados los riesgos inherentes a la utilización de la tecnología. Toda organización debe considerar un plan TIC que considere actuaciones en cada uno de los siguientes aspectos:

Dirigir: Alineamiento con los objetivos del negocio para poder construir los mecanismos necesarios para entregar valor. Crear: Retorno de valor de la inversión realizada en TIC. Proteger: Gestión de riesgos para preservar el valor de los activos. Actuar: Gestión de recursos y desarrollo del plan TIC. Monitorizar: Evaluación de la ejecución y desempeño del plan establecido para realinear el gobierno de las TIC con el del negocio, si es necesario. Si bien es cierto que lo que tradicionalmente se conoce como capital humano (y cuyo recurso más valioso es el “razonamiento”), y la parte del conocimiento que denominamos “tácito” (el que reside en las personas) no pueden considerarse como un “activo”, sí han de considerarse como “recursos” estratégicos de la organización y, sin duda, la gestión de ambos, conocimiento y razonamiento, resultará fundamental para el éxito de las organizaciones del siglo XXI. El papel de las TIC para identificar, explotar, potenciar y desarrollar, tanto conocimiento como razonamiento, son cruciales. Como se ha visto, las TIC presentan una doble cara: Por un lado, exigen grandes inversiones y las acompañan riesgos que, potencialmente, pueden aniquilar el negocio; mientras que, al mismo tiempo, ofrecen excepcionales oportunidades de crecimiento y de evolución del negocio. La gerencia y los altos ejecutivos han de ser conscientes del impacto de las TIC en la organización, ser capaces de conocer su rendimiento (retorno de valor/costo) y estar preparados para comprender y gestionar los riesgos inherentes a su utilización. Aquellas organizaciones, cuyos directivos no comprendan ni se preparen para los nuevos tiempos, estarán poniendo en peligro su capacidad de adaptación y, por consiguiente, estarán corriendo un riesgo de extinción muy elevado.

1.2. VENTAJAS Las empresas han sabido exprimir al máximo las posibilidades derivadas tanto de la navegación por la red como de la posibilidad de abrir páginas web y de la utilización del correo

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Facultad de Ciencias Empresariales

electrónico o de las redes sociales, es decir, uso de las TIC en los negocios. Veamos las principales ventajas:

1. Obtención de información Una de las grandes ventajas del uso de Internet en las empresas es la disponibilidad inmediata, y la mayoría de las veces de forma gratuita, de toda la información que está en la red. Las empresas pueden obtener valiosa información relacionada con el precio de artículos, datos económicos generales, legislación que afecta a su actividad, etc. La principal dificultad estriba en saber cómo obtener dicha información. Aprender a utilizar los buscadores, y saber sacarles el máximo rendimiento, es imprescindible en esta tarea. Por otro lado, hay que verificar siempre la fiabilidad de la información obtenida, ya que en la red circulan muchos datos falsos que pueden llegar a confundirnos. Para ello, es fundamental comprobar la fuente de dónde proviene la información.

2. Teletrabajo Quién nos iba a decir hace unos años que los trabajadores podrían llegar a desarrollar sus trabajos desde sus propias casas de una forma más eficiente que en la oficina. Dado que, en la actualidad, muchas tareas se basan exclusivamente en el manejo de los ordenadores y en la relación con clientes y proveedores, estas tareas pueden realizarse perfectamente a distancia gracias a internet, con lo que no es necesario que el empleado esté físicamente en la empresa. Así, algo tan simple como un informe de ventas, puede ser realizado desde el domicilio del trabajador con el ordenador portátil que le ha proporcionado la empresa y, cuando este esté terminado, lo envía por correo electrónico a quién corresponda. No obstante, es conveniente establecer, al menos, un día en semana de presencia física en la oficina, para coordinar las actividades y cambiar impresiones.

3. Ventas directas Internet ha permitido a las empresas ampliar sus horizontes de ventas. Estas ya no necesitan un establecimiento físico dónde vender sus artículos, sino que los mismos pueden ser vendidos directamente a través de la red. Internet se convierte, de esta forma, en un canal de distribución gracias al cual las empresas venden directamente a sus clientes sin intermediarios. El comercio electrónico es, por tanto, la forma en que las empresas utilizan los medios electrónicos para realizar transacciones comerciales. Sus dos modalidades principales son el “business to business” (B2B) (empresa a empresa) y el “business to consumer (B2C) (empresa a consumidor).

4. Contacto rápido con proveedores y clientes Gracias a Internet, y más concretamente al correo electrónico y a las redes sociales como facebook , se facilita la comunicación de la empresa con sus clientes y con sus proveedores. Con estas dos herramientas, el contacto físico o el uso del teléfono ya no son necesarios como antaño, en la mayoría de ocasiones.

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Por ejemplo, la empresa puede establecer un apartado concreto en su página web para las relaciones con clientes, emplear el correo electrónico para hacer un pedido a un proveedor o aclarar las dudas de un cliente a través de Twitter .

5. Realización de operaciones financieras y trámites administrativos Al igual que los particulares, las empresas pueden gestionar, a través de Internet, sus operaciones bancarias o realizar trámites, como el pago de impuestos o la obtención de licencias. Todo esto supone un ahorro considerable de tiempo y una notable mejora en la productividad. Debemos dejar a un lado los miedos relacionados con la inseguridad de estas operaciones y, sin menospreciarlos, tomar las decisiones oportunas de seguridad que nos permitan operar, a través de Internet, de una forma eficiente. Las ventajas superan con creces a los inconvenientes.

1.3. DESVENTAJAS Se puede mencionar las principales desventajas como: ◊ ◊ ◊ ◊

Falta de privacidad. Aislamiento. Fraude. Merma los puestos de trabajo.

En un entorno como este, donde el mercado está globalizado, donde cada vez se impone más la Filosofía 2.0 para ganar en competitividad, basada en el acercamiento a nuestra clientela potencial y existente y en la adaptación de nuestros procesos a sus demandas, la implantación de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) se convierte en un elemento clave para el éxito de las empresas. Su desarrollo, cada vez más avanzado, permite ya aplicarlas prácticamente a la totalidad de la gestión empresarial y conseguir, a través de un uso apropiado, una mayor eficiencia en nuestro negocio.

1.4. APLICACIÓN DE LAS TIC: COMUNICACIÓN Y MARKETING 1.4.1. La comunicación online en la empresa La comunicación online o en línea se refiere, esencialmente, al uso de las TIC dentro de la comunicación corporativa y de la estrategia empresarial. Se trata de un concepto muy amplio, pues hace referencia a un gran número de herramientas, software y plataformas que se utilizan tanto interna como externamente. Ofrece, por tanto, una variedad de posibilidades para las empresas: ◊ Crear un perfil corporativo. ◊ Crear e intervenir en comunidades y grupos de interés.

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◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊

Comercializar productos y servicios. Obtener datos para segmentar el mercado. Optimizar la atención al cliente y a los proveedores. Realizar encuestas y analizar la percepción sobre la empresa. Motivar a la plantilla y conocer sus expectativas. Optimizar y facilitar la gestión de proyectos.

A pesar de las múltiples ventajas que la comunicación en línea puede ofrecer, su éxito depende de la definición de una estrategia y de la asignación de los recursos humanos necesarios. Una mala gestión de la misma podría suponer un efecto contrario al deseado: mala reputación, falta de control de la información sobre la empresa. La introducción de las TIC pone a disposición, de la empresa, un número inmenso de herramientas que contribuyen a una comunicación más eficiente entre los interlocutores de la empresa, tanto en la comunicación orientada a su personal, como en la orientada al mercado y la que se dirige al entorno social. A pesar de la gran cantidad de posibilidades, podemos agrupar estas herramientas en los siguientes grandes grupos:

Intranet Permite dotar a la empresa de contenidos compartidos, interactuar con los trabajadores y mantenerlos informados e interesados en los asuntos de la empresa. Extranet La extranet se dirige a usuarios tanto de la empresa como externos, pero la información que se encuentra es restringida, solo tienen acceso a esta red aquellos que tengan permiso. Foros Son espacios de debate abierto sobre determinadas temáticas. En el ámbito empresarial se utilizan para tratar temas específicos, vinculados a la actividad principal de la empresa. Wikis Permiten escribir de forma colaborativa. Blog Herramienta que permite crear contenido y publicar información sobre una determinada temática, para darla a conocer a redes sociales, contactos o público en general. Cada vez se utilizan más en el ámbito empresarial, dado que son fácilmente integrables en la página web e, incluso, pueden llegar a sustituirla cuando no se dispone de los recursos necesarios para su creación y mantenimiento. Las principales utilidades de un blog empresarial son las siguientes: ◊ Darse a conocer e informar.

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◊ Demostrar habilidades y experiencia. ◊ Generar comunidad alrededor de la empresa.

Microblogging Lo único que lo diferencia de un blog es el tamaño de los mensajes, que están limitados a unos 140 caracteres. Redes sociales Son plataformas de comunicación online compuestas por diferentes comunidades, especialmente diseñadas para comunicar, interactuar y relacionarse con otras personas a través de Internet. Las utilidades principales de una red social empresarial son las siguientes: ◊ Proyectar la imagen de la empresa. ◊ Conversar de forma activa con los interlocutores. ◊ Establecer una red de networking. Cuanto mayor es la presencia de una empresa en las redes sociales, mayor será su impacto y grado de conocimiento, tanto positivo como negativo. Por este motivo, resulta de gran importancia no descuidar la imagen que se ofrece de la empresa en estas redes lo cual, en ocasiones, requiere de la incorporación de un community manager a la plantilla o de la asignación de las tareas relacionadas con ello a alguno de los trabajadores de la empresa.

1.4.2. Las TIC como herramientas de marketing Si les preguntásemos a los gerentes de las pymes si cuentan con un departamento de marketing en sus empresas, la mayoría respondería que no, sin dudarlo. No obstante, se podría afirmar que en todas ellas se realizan operaciones de marketing prácticamente a diario. Esto se debe, fundamentalmente, a que el marketing es todavía un gran desconocido, lo cual provoca que no se le dé la importancia que merece, y que las tareas y los procesos ,que serían propios de un departamento de marketing, se realicen de forma desorganizada. Para poder beneficiarnos de las grandes ventajas que el marketing aporta a las pymes, es necesario estructurar estos procesos, para lo cual la herramienta fundamental es el plan de marketing. Por tanto, de nada nos servirá conocer las principales TIC aplicables al marketing en nuestro negocio si no tenemos claras las decisiones y estrategias de marketing que vamos a seguir. Ello nos ayudará a conocer qué hacemos, qué falta por hacer y cómo se puede mejorar lo que ya estamos haciendo. Una vez hayamos elaborado nuestro plan de marketing, la incorporación de las TIC hará que nuestra empresa sea más innovadora y gane en eficiencia. El marketing relacional, durante muchos años, se centró fundamentalmente en el producto y en la captación de clientes. Actualmente, sin embargo, la elevada competitividad del entorno empresarial actual ha llevado a superar el enfoque tradicional y a dar paso al marketing relacional, centrado en el conocimiento de los clientes existentes y en su fidelización. Las TIC aportan herramientas esenciales para este tipo de marketing, pues no solo nos aproximan a nuestros clientes y nos permiten conocerlos mejor, sino que también posibili-

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tan la medición de su satisfacción con nuestros productos o servicios. De este modo, el marketing digital se ha posicionado como el nuevo prisma desde el cual nos acercarmos a nuestra clientela para satisfacer sus demandas con mayor agilidad. Las TIC se convierten así en las herramientas necesarias para que la empresa sea más innovadora y, con ello, más eficiente. No obstante, su implantación en la empresa no es una clave de éxito, pues, para alcanzarlo, es necesario hacer un uso eficaz de las mismas.

La reputación online La reputación online hace referencia a lo que se dice sobre la empresa en Internet. Se genera de forma colectiva entre la empresa y el resto de personas y, asimismo entre, entidades que interactúan con ella, fundamentalmente los clientes, aunque también los proveedores y las empresas colaboradoras. De nada sirve tener presencia en la Red, si no se cuida la imagen que nuestra empresa tiene en ella. Para ello, existen una serie de premisas que se deben tener en cuenta: ◊ Las empresas que desarrollan políticas de transparencia tienen más posibilidades de posicionarse positivamente en la Internet. ◊ Es fundamental proyectar la gestión de la reputación online como proceso inherente al desarrollo y crecimiento de la empresa. ◊ Más allá de la web y de la imagen corporativa, se puede intervenir en entornos que la empresa no controla, pero en los que puede participar. ◊ No obstante, como ya hemos dicho, la reputación online no solo depende de la empresa, sino que también está en manos de agentes externos a ella. Resulta fundamental, por tanto, diseñar una metodología de seguimiento de la misma, es decir, medir y analizar el alcance de la información disponible en Internet sobre la empresa. Este proceso de monitorización se divide en tres fases: 1. Evaluar la credibilidad de la empresa. 2. Examinar la confianza generada sobre la empresa. 3. Determinar la repercusión entre reputación y marketing.

Marketing 2.0 La adopción de estrategias de marketing 2.0 en nuestra empresa supone un avance más en la superación del marketing tradicional que analizaba el mercado y, sobre ello, determinaba cómo vendía, promocionaba y creaba la imagen corporativa. En este nuevo modelo, los consumidores intervienen directamente en la definición de la estrategia empresarial y en la forma cómo la empresa se relaciona con los clientes, que asumen el papel de “prosumidores” (productores + consumidores). El marketing 2.0 ofrece múltiples beneficios, entre los que destacan los siguientes: Segmentación del público destinatario, lo cual se traduce en una mayor efectividad del mensaje que reci-

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birá y, por tanto, en mayores tasas de conversión o retorno. Seguimiento a tiempo real y medición con absoluta precisión. Esto se traduce en la posibilidad de interactuar con los consumidores y obtener un retorno e información casi instantánea y personalizada. Contenidos colaborativos, elaborados conjuntamente con nuestros “prosumidores”. Campañas económicas. Las campañas de marketing 2.0 requieren presupuestos inferiores a las del marketing tradicional sin que por ello se tenga un número potencial de destinatarios inferior. No obstante, aunque el coste monetario sea más reducido, sí que existe un coste en tiempo y recursos humanos. A pesar de todas estas ventajas, el desarrollo de acciones de marketing 2.0 no debe tomarse a la ligera, sino que debe responder a dos preguntas fundamentales: ◊ ¿Están nuestros clientes en la Web 2.0 –foros, blogs, redes sociales...–? ◊ ¿Nuestra competencia aplica ya acciones de marketing 2.0? SI la respuesta a estas dos preguntas es afirmativa, deberemos tener en cuenta una serie de consideraciones previas antes de llevar a cabo acciones basadas en el marketing 2.0: ◊ En primer lugar, hay que analizar si la empresa está preparada para integrar su estrategia de marketing en las redes sociales. Para ello, es necesario analizar si supondría un medio para alcanzar los objetivos de la empresa; hay que ser conscientes de que el cliente adopta aquí un papel activo, de prosumidor; debemos centrar nuestra estrategia de marketing en las conversaciones que se generen en las redes; y, finalmente, no debemos olvidar que la presencia en las redes sociales implica un coste y necesita recursos humanos, tiempo… etc ◊ Si la empresa está preparada, debemos determinar cómo se utilizarán las redes sociales y cómo este hecho configurará la estrategia de marketing. Deberemos, por tanto, conocer la presencia y reputación de nuestra competencia en las mismas; determinar que el público objetivo está en la Red y ubicarse donde este se encuentre; decidir qué redes serán prioritarias para la empresa y las más útiles para segmentar el mercado; asumir que, en caso de dudas sobre el manejo y éxito de determinadas herramientas, es mejor centrarse en las que ya se tienen y no adelantarse. ◊ Finalmente, habrá que diseñar un plan de acción y tener en cuenta los resultados del uso de las redes sociales en la estrategia de marketing de la empresa. A través de la red social podremos identificar necesidades, definir mensajes, crear nuevos productos y servicios; flexibilizar y adaptar la estrategia de venta y de comercialización; fijar nuevos indicadores de retorno de la inversión; integrar las recomendaciones de los consumidores en la estrategia de marketing; deberemos gestionar nuestra reputación online a partir de oír de las conversaciones. Si, finalmente, decidimos introducir el marketing 2.0 en nuestra empresa, deberemos elaborar y poner en marcha un plan de marketing 2.0, el cual, en sus fases, no difiere demasiado de un plan de marketing tradicional. La gran diferencia es que la mayor parte de las actividades del plan de acción se centrarán en dotar de contenidos y nuevas herramientas 2.0 a la página o sitio web de la empresa ya que, alrededor de esta, girarán las estrategias de marketing 2.0.

Unidad I

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La cosecha es abundante, pero los obreros son pocos. Rueguen, pues, al Dueño de la cosecha que envíe obreros a su cosecha. (Lucas 10:2)

Sesión

Aplicación de las TIC: 2 a la producción y la gestión de procesos, a la logística y la distribución, a la gestión financiera y al control de la gestión En esta sesión vas a aprender la incidencia actual de las TIC en la gestión Pymes.

2.1. LAS TIC EN LA PRODUCCIÓN Y LA GESTIÓN DE PROCESOS La fuerte competencia del mercado en el que se mueven las pymes, en la actualidad, ha transformado sus objetivos en metas que, hace unos años, resultarían inalcanzables. La aplicación de las TIC a la producción y a la gestión de procesos se convierte, en este contexto, en esencial para lograr la supervivencia de la empresa.

2.1.1. Las TIC en la producción En los últimos años se ha vivido una gran transformación en los procesos de producción, que deben adoptar sistemas de fabricación flexible, los cuales permiten una adaptación a muy corto plazo, de la producción a la demanda recibida. La consecución de nuevos objetivos de stock cero o plazos de entrega inmediata, hace necesaria la introducción de nuevas herramientas que mejoran los procesos de producción, en términos de eficiencia. Entre ellas, destacan las siguientes:

ARPANET es el antecedente de lo que hoy conocemos como Internet.

Sabías

QUE?

Fue creado en 1969, cuando se estableció la primera conexión de computadoras entre tres universidades en California y una en Utah, Estados Unidos. Su desarrollo alcanza su máxima expresión en 1990, con el uso de la telaraña mundial (WWW) de la que Tim Berners-Lee, es considerado creador.

◊ La gestión de existencias: la gran complejidad de la gestión de almacenes hace que la aplicación de herramientas tecnológicas, a este campo, sea más que necesaria. A través de la implantación de sistemas de gestión de existencias se consigue reducir su tamaño al mínimo, garantizar la suministración del producto en el momento adecuado y minimi-

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Informática


zar el espacio de almacenamiento. ◊ La gestión de compras: las nuevas tecnologías y, fundamentalmente, Internet han supuesto un aliado esencial para las empresas en la gestión de compras, ya que han contribuido a la eliminación de los intermediarios, con la consecuente reducción de costes; a la localización y mayor eficiencia en la elección de proveedores, así como a la disminución en el tiempo de recepción de las compras. ◊ Las órdenes de producción: las TIC permiten un control constante de la producción de la empresa a través de la creación, envío, almacenamiento, y análisis de las órdenes de producción.

2.1.2. Relación con proveedores. E-procurement El e-procurement, en la administración, supone la utilización de Internet como medio para la comunicación de la empresa con sus proveedores. Así, se utilizará la Red para la compra, suministro, pago y control de los productos. Es la principal aplicación del comercio electrónico B2B (business to business). Entre las ventajas que proporciona, destacan las siguientes: ◊ Permite reaccionar casi de inmediato ante cualquier circunstancia, pues el flujo de información se produce en tiempo real. ◊ Permite el acceso desde cualquier punto geográfico, no únicamente desde las instalaciones de la empresa, solo es necesario contar con conexión a Internet. ◊ Su acceso se encuentra restringido al personal autorizado por la empresa-cliente y la empresa-proveedora, garantizando la seguridad en el flujo de la información y la protección de los datos manejados. ◊ Permite analizar y evaluar el desempeño de los proveedores, por lo que contribuye a unas mejores decisiones de compra. En el uso de esta herramienta, se distinguen tres categorías: ◊ E-procurement simple: operaciones sencillas de compra. ◊ E-procurement complejo: adquisición de grandes cantidades, productos o servicios de carácter complejo, que requieren de una mayor atención al proceso. ◊ E-procurement estratégico: consiste en la selección de un número de proveedores para averiguar cuál ofrece las mejores condiciones de venta del producto o prestación del servicio. Con todo, al igual que ocurre con la aplicación de las TIC en otros ámbitos de la gestión empresarial, la mera introducción de herramientas tecnológicas no es suficiente para conseguir que un sistema de e-procurement funcione, sino que es necesario contar con personal preparado y capaz de tomar las decisiones pertinentes.

2.2. LA APLICACIÓN DE LAS TIC A LA LOGÍSTICA Y A LA DISTRIBUCIÓN La gran competitividad, que caracteriza a los nuevos mercados globalizados, exige una mayor eficiencia en la gestión de la logística y la distribución en las empresas, lo cual supone un verdadero reto para las PYMES. La implantación de las TIC y de los sistemas de información en este ámbito significa un gran avance, ya que contribuye a una reducción de los tiempos y de los costes.

Unidad I

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Los principales avances que se han hecho, en ese campo, se pueden resumir en los siguientes:

2.2.1. Sistema de posicionamiento global (GPS) El GPS o sistema de posicionamiento global mediante satélites tiene aplicaciones de gran utilidad en la gestión de la cadena de abastecimiento: ◊ localización: dónde estoy; ◊ guía: adónde voy; ◊ rastreo: dónde estuve. Asimismo, combinado con el desarrollo de las infraestructuras necesarias, ha supuesto una mejora sustancial en la gestión de flotas (independientemente del tipo de vehículos del que estén formadas), pues permite hacer un seguimiento exhaustivo de todo el proceso y proporciona una capacidad de reacción, casi inmediata, ante cualquier tipo de alarma o imprevisto que pueda surgir. Es, además, una herramienta de fácil implantación en la empresa, puesto que simplemente requiere de la compra de un receptor, ya que la señal que precisa es totalmente gratuita y su manejo es sencillo, por lo que no es necesario acompañar su implantación con acciones de formación de los trabajadores.

2.2.2. Trazabilidad La trazabilidad hace referencia al conjunto de procesos que permiten obtener toda la información posible relacionada con un producto, lo cual contribuye a la mejora de los procesos de producción y, consecuentemente, a una mayor calidad del mismo. Permite conocer la historia de los productos que llegan a la empresa, es decir, a partir de qué se hizo, qué procesos se siguieron para su producción, dónde y por quién (trazabilidad ascendente); cuáles son los procesos que se siguen dentro de la empresa (trazabilidad interna); y cuáles son los productos que salen de la empresa y a qué clientes llegan (trazabilidad descendente). Se trata, fundamentalmente, de asociar un flujo de información a un flujo de mercancías, lo cual requiere de la implantación de las TIC apropiadas para tal fin. Es importante, también, contar con el personal adecuado para su gestión. UTILIZAR LAS TIC PARA FORTALECER TU EMPRESA

2.2.3. Comercio electrónico El comercio electrónico o e-commerce consiste en la compra y venta de productos o servicios en Internet. Se distinguen tres tipos fundamentales de comercio electrónico: B2B (business to business) o comercio entre empresas. En este caso, una de ellas sería proveedor de la otra. B2C (business to consumer), que es la modalidad más conocida. Se trata de la venta de la empresa al consumidor final. C2C (consumer to consumer), el proceso de venta o compra se realiza entre particulares.

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2.3 LA APLICACIÓN DE LAS TIC A LA GESTIÓN FINANCIERA La gestión financiera es un elemento esencial para las empresas. Las pequeñas y medianas empresas suelen encontrarse en una situación de desventaja, tanto ante sus competidores de mayor tamaño, como ante las entidades financieras, debido a su bajo poder de negociación y al elevado grado de endeudamiento en el que suelen operar. Debido a estos motivos, la utilización de las herramientas que las TIC ponen a disposición de este tipo de empresas contribuirá a una mejora en la gestión financiera de las mismas. Entre estas herramientas, se pueden destacar las siguientes:

2.3.1. La banca electrónica Hoy en día cada vez existen más usuarios de la banca electrónica. A pesar de que, en un principio, se apreciaba cierta reticencia a realizar operaciones financieras por Internet, se ha demostrado que la banca electrónica garantiza los niveles de seguridad necesarios para que se pueda hacer uso de ella con la más absoluta tranquilidad. Así, a través de la banca electrónica se pueden realizar multitud de operaciones desde cualquier lugar y a cualquier hora del día: ◊ gestión de la tesorería: consulta de saldos, transferencias a otras cuentas; ◊ gestión de tarjetas; ◊ gestión de inversiones: consulta de depósitos, valores o fondos de inversión; ◊ consulta sobre préstamos, créditos, contratos. Todo ello supone una serie de ventajas para las pymes, ya que: ◊ el propio empresario puede encargarse de la gestión financiera y abaratar costes, puesto que esta ya no precisa de dedicación exclusiva; ◊ se ahorra tiempo, dado que ya no es necesario desplazarse a la oficina de la entidad; ◊ facilita una gestión de la tesorería en cualquier momento y desde cualquier lugar.

2.3.2. La firma electrónica La firma electrónica ha supuesto la clave para garantizar la seguridad de las operaciones en la Red. Para disponer de ella es necesario contar previamente con un certificado electrónico. Hoy en día constituye una herramienta eficaz y habitual en las relaciones entre empresas.

2.3.3. La facturación electrónica Consiste en la emisión y envío de facturas u otros documentos de este tipo por medios electrónicos y telemáticos, firmados digitalmente y con el mismo valor legal que los emitidos en papel. Suponen un ahorro en costes de papel, con la consecuente contribución al cuidado del medio ambiente, de tiempo y de envío. No obstante, para su administración, es necesario contar con personal capacitado que se encargue de gestionarla.

2.4. LA APLICACIÓN DE LAS TIC AL CONTROL DE LA GESTIÓN: ERC El control de gestión es un instrumento que contribuye a la toma de decisiones por parte del gerente.

Unidad I

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En concreto, hace posible: ◊ reducir los riesgos del negocio; ◊ utilizarlo como apoyo para desarrollar la planificación estratégica; ◊ adaptar y modificar la empresa en función de los resultados. Con el control de gestión, el gerente de una empresa persigue los siguientes objetivos: ◊ analizar la gestión diaria de la empresa; ◊ identificar los principales riesgos y ventajas competitivas; ◊ controlar y medir los resultados obtenidos y compararlos con los objetivos previstos; ◊ elaborar y controlar el coste financiero anual; ◊ controlar el estado de la tesorería; ◊ dirigir la empresa en función de los objetivos fijados.

2.4.1. La web en la empresa 3 No cabe duda de que la utilidad de Internet dependerá, en gran medida, del tipo de actividad que desarrolle la empresa. No obstante, consideramos que la mayor parte de las pequeñas y medianas empresas pueden optimizar el rendimiento que sacan de su presencia en la Red. A continuación se exponen una serie de datos que pueden demostrar las aportaciones de Internet para la empresa: ◊ Cada vez más personas usan Internet y durante más tiempo. ◊ Cada vez más personas se informan por Internet antes de comprar. ◊ Cada vez más personas realizan íntegramente el proceso de compra por Internet. La página web es, por lo tanto, una herramienta muy importante que complementa y retroalimenta la imagen o identidad corporativa de la empresa, además de servir como plataforma para otros ámbitos de la gestión empresarial. Inicialmente, las páginas web se utilizaban, sobre todo, para ofrecer información sobre la empresa. En la actualidad, muchas empresas cuentan ya con una página web que se adapta al nuevo modelo de comunicación 2.0, situando al cliente como elemento principal de la cadena de valor. Estas empresas se consideran, y probablemente lo sean, más competitivas. Las principales ventajas que ofrece la página web a la empresa son las siguientes: ◊ mejora la imagen de profesionalidad; ◊ amplía las posibilidades de promoción, publicidad, venta y posicionamiento en el mercado; ◊ facilita y optimiza el proceso de comunicación y atención de interlocutores. A la hora de desarrollar la web de una empresa, es necesario tener en cuenta una serie de aspectos:

◊ Navegabilidad: el usuario debe poder desplazarse por las distintas páginas que componen el sitio web de la empresa con facilidad. ◊ Usabilidad: el diseño de la web debe contribuir a que el usuario se mueva con facilidad dentro de la misma, de una forma intuitiva. También es importante que recuerde cómo navegar por ella cuando vuelva a entrar. ◊ Persuabilidad: este concepto resulta de la suma de las palabras persuasión y usabilidad, y se refiere a la capacidad de la web de convertir a los usuarios de la página en clientes, a través de aspectos racionales y emocionales.

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◊ Seguridad: la seguridad es una prioridad tanto para la empresa como para sus clientes, especialmente si efectúan compras a través de ella. La seguridad no está solo vinculada a los pagos electrónicos, afecta también a aspectos como la privacidad del usuario. ◊ Optimización: la página debe estar diseñada y definida de forma que facilite que los motores de búsqueda la encuentren y la posicionen de forma favorable.

2.4.2. Cómo dar visibilidad a mi empresa en Internet La publicación de la página web no es suficiente para sacarle partido a Internet, es preciso ser vistos, que la gente nos encuentre y sepa que existimos. Para ello, es necesario invertir en publicidad. En la actualidad, hay empresas especializadas en estas tareas, tanto en la promoción de páginas web, como en estrategias de posicionamiento.

2.4.3. Promoción del sitio web La página web debe ser promocionada dentro y fuera de Internet. Debes incluir la dirección de tu web en todo el material susceptible de ser visto por usuarios potenciales: tarjetas de presentación, firma de correo electrónico, folios con el logotipo de la empresa, bolsas, envoltorios, calendarios… Por supuesto, debes promocionarla también en Internet: en la firma de tu e-mail, en los motores de búsqueda y directorios, en banners, en portales especializados, etc. No obstante, es importante dirigir la publicidad a la clientela potencial, ya que de este modo obtendrás mejores resultados. La promoción de la web debe hacerse también desde la propia página: puedes ofrecer descuentos, bonos especiales, premios, información gratuita, etc. 34

2.4.4. Estrategias de posicionamiento Las estrategias de posicionamiento responden a una realidad de Internet: “Si no te encuentran, no existes”.

Por tanto, es importante acompañar la inversión realizada en el diseño y creación de una página web de un plan de posicionamiento. El posicionamiento en buscadores consiste en un conjunto de técnicas, con el fin de hacer las páginas web más visibles en la Red. La optimización de páginas web es el proceso de adaptar esas páginas para que los buscadores las coloquen entre los primeros resultados para determinadas frases de búsqueda.

2.4.5. Cómo puedo vender en Internet Antes de tomar la decisión de comenzar a vender en Internet, es importante saber cuáles son los productos y servicios que más se adecúan para su venta online: Servicios financieros: banca electrónica, compra y venta de acciones. Seguros, viajes y productos relacionados con el turismo: billetes, reservas de hotel. Todos aquellos productos que no necesitan de un soporte físico: prensa y revistas digitales, formación. Productos puestos a la venta en sitios muy concretos o difíciles de encontrar físicamente: entradas de espectáculos y eventos deportivos en otras ciudades. Artículos físicos que, en principio, no se adaptarían con tanta facilidad a la venta electrónica. Los productos susceptibles de entrar en esta categoría son muy heterogéneos y van desde libros hasta coches o productos para el hogar.

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Hay que tener en cuenta que existe una tendencia creciente a la compra por Internet. Esto se debe a que se ha vencido el miedo inicial y que cada vez se confía más en el resultado de este tipo de compras.

2.4.6. Evaluación y mejora del rendimiento de la web Una vez se haya diseñado y publicado la página web de la empresa, es fundamental poder medir su rendimiento y, en caso de que sea necesario, aplicar medidas que contribuyan a su mejora.

◊ El primer paso es comprobar si los objetivos de la web coinciden con los de la empresa. En este sentido, los contenidos deberán estar alineados con la línea estratégica de la misma. En el caso de que no lo estén, se deben seguir los siguientes pasos: Definir los objetivos globales de la página o sitio web. Definir, desde cada departamento, los objetivos tácticos.

◊ El segundo paso es identificar los indicadores clave de rendimiento, es decir, aquellos que medirán la consecución de los objetivos establecidos en la fase anterior. Estos pueden ser diversos: Indicadores del tráfico web: ◊ visitantes, visitantes únicos o usuarios únicos ◊ visitas o sesiones ◊ páginas vistas ◊ nuevos visitantes y visitantes que repiten ◊ visitas directas y visitas de otras fuentes ◊ duración de la visita Indicadores de eficacia: ◊ tasa de conversión a cliente ◊ total de pedidos confirmados ◊ total de compradores únicos ◊ tasa de abandono del carro de compras ◊ número de compras de visitantes por primera vez ◊ ratio de repetición de compras ◊ productos más demandados ◊ productos más comprados Posteriormente, se realizará la medición de los indicadores, cuyos valores se traducen en información de fácil manejo para la empresa, y los datos resultantes se transforman en información que proporcione valor. Un seguimiento regular de estos datos (cada cuatro semanas) permitirá conocer la evolución de la web. Finalmente, a partir de la información extraída, se definirán estrategias encaminadas a la consecución de los objetivos establecidos.

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ACTIVIDADES •

Unidad I

Los estudiantes comparan y analizan la estructura y la información de una empresa que ha compartido en internet. Los estudiantes señalan ejemplos del buen manejo de la información empresarial por internet.

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La mano de los diligentes señoreará; más la negligencia será tributaria. (Proverbios 12:24)

Sesión

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Mis primeras herramientas TIC: Blogger, Skydrive y Dropbox La creación y uso de blog grsatuitos para uso en los negocios y como almacenar información en la nube para ser usado por diferentes medios tecnológicos.

Blog 3.1. ¿QUÉ ES UN BLOG? Un blog, también conocido como webblog o bitácora, es un sitio web periódicamente actualizado que recopila cronológicamente textos o artículos de uno o varios autores, apareciendo primero el más reciente. Habitualmente, en cada artículo, los lectores pueden escribir sus comentarios y el autor darles respuesta, de forma que es posible establecer un diálogo. El uso o temática de cada blog es particular, los hay de tipo personal, periodístico, empresarial o corporativo, tecnológico, educativo, etc.

Sabías

QUE?

El primer banner de la historia fue lanzado en octubre de 1994 por la compañía de comunicaciones AT&T en HotWired.com, la primera revista digital y precursora del actual Wired.com. Su tamaño fue de 468 x 60 pixeles, lo que sigue siendo el estándar más utilizado en la actualidad. El mensaje del anuncio decía: “¿Hizo clic aquí alguna vez? ¡Pues debería hacerlo!”

¿Cómo crear un blog? Hoy en día los blogs están en alza, muchas personas quieren tener su espacio en Internet para publicar sus opiniones, sus experiencias, etc, y la forma más sencilla y fácil es con un Blog, o también llamado Weblog. Aquí vamos a enseñarte cómo crear un weblog (blog) con Blogger, la herramienta gratuita de Google para crear blogs.

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3.2. CREAR NUESTRO BLOG EN BLOGGER Lo primero que debes hacer es ir a www.blogger.com y pinchar sobre el botón que pone Crea tu blog ahora (debes tener una cuenta de correo gmail antes de empezar con este proceso).

Si no tienes una cuenta Google al pinchar en Crea tu blog ahora aparecerá la siguiente pantalla. Rellena los datos y crearás la cuenta que necesitas.

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Si ya tienes una cuenta Gloogle, aparecerá esta pantalla con tus datos y las condiciones que tienes que aceptar para crear el blog.

A continuación deberás dar nombre a tu blog. Esto lo harás en Título del blog. En Dirección del blog (URL) pon su dirección en Internet, que será algo así como http:// NOMBREESCOGIDO.blogspot.com Las opciones de debajo no son obligatorias (son datos por si quieres instalar blogger en un sitio tuyo), pero aquí vamos a explicar cómo crearlo en blogger, ya que es lo más sencillo. Una vez rellenado, haz click sobre Continuar.

En la siguiente pantalla podrás decidir la apariencia de tu Blog. Como verás, hay muchos estilos para escoger, presionando sobre el Vista preliminar de la plantilla, verás un ejemplo de cada uno.

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Pincha sobre el que quieras elegir y después en Continuar:

Este es el mensaje de confirmación de que tu blog ha sido creado con éxito. Pincha en Start blogging para comenzar a postear con Blogger.

3.3. PUBLICAR NUESTRO MENSAJE Esta es la primera ventana que verás y en ella podrás añadir un contenido. No es necesario que lo hagas ahora pero, si quiere, es así de sencillo: En Título, pon el nombre del post que vayas a publicar, por ejemplo, Cacatúas. En el resto, pon el contenido relacionado con ese título. Puedes ayudarte de las herramientas estilo Wordpad, o editarlo en html directamente.

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Una vez terminado, pincha en Publicar entrada y ya estará on line. Verás que a la derecha hay dos apartados. En Archivos están los post anteriores clasificados por meses. En Datos personales aparece información sobre el autor del blog.

Recibirás un mensaje de confirmación de que tu blog ha sido publicado con éxito. Para ver su aspecto, pincha en Ver Blog. Verás que a la derecha hay dos apartados. En Archivos están los post anteriores clasificados por meses. En Datos personales aparece información sobre el autor del blog.

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Cualquier usuario puede publicar comentarios en el blog, salvo que especifiques lo contrario en las opciones.

PARA INVESTIGAR Herramientas del blogger; Internas: comentarios, Widgets. Externos: Embeds, agregadores y jerarquizadores

ACTIVIDADES

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Los estudiantes crearán un blog básico personalizándolo, usar plantillas y lograr usar la opción de monetizar.

SkyDrive 3.4. CARACTERÍSTICAS DEL SKYDRIVE Permite a los usuarios subir archivos de un computador y almacenarlos, a manera de un disco duro o como una memoria USB y acceder a ellos desde un navegador web. Los archivos que suba a SkyDrive no se borrarán de su computador, crea una copia del archivo y lo almacena para que, desde cualquier lugar, usted pueda tener acceso a él sin necesidad de tener a la mano su computador. Sus principales características son:

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◊ ◊ ◊ ◊ ◊

25 GB de almacenamiento. Límite de 50 MB para archivos adjuntos. Se pueden subir hasta 5 archivos a la vez. Acceso desde cualquier lugar. Protegido por contraseña, permitiendo que los archivos sean almacenados para su uso privado y que sean compartidos con las personas que usted quiera. ◊ Fácil de usar, arrastra los archivos en sus carpetas en línea desde su computador. ◊ Permite crear diferentes directorios compartidos.

3.4.1 Modo de uso del Skydrive A continuación se muestran los pasos para ingresar al SkyDrive:

3.4.1.1. Ingresar a Skydrive. Desde la bandeja de entrada, ingresar a la opción Más – SkyDrive.

Se abre la ventana del disco duro virtual, donde podrá almacenar toda la información.

Dentro de este disco virtual, al igual que en el de su computador, se pueden crear carpetas para administrar el alojamiento de los archivos. SkyDrive entrega, además, 4 carpetas creadas por defecto con características particulares: Documentos (privado), Favoritos (privado), Favoritos compartidos (grupo), Documentos (público).

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3.4.1.2. Subir documentos. Para subir algún documento, se ingresa a la carpeta en la cual quiere guardarlo y le da click en Agregar Archivos. Si la información la quiere compartir con un grupo de amigos o con personas favoritas, hacer click en Compartido con.

Se pueden subir hasta 5 archivos a la vez de manera estándar.

3.4.1.3. Compartir. Una vez haya agregado los archivos correspondientes dentro de una carpeta, puede compartirlos con los amigos que tenga o con un grupo de personas determinado. a. Ingrese a la carpeta donde ha guardado los archivos y dé clic en: Solo Yo. b. En la siguiente ventana, dé clic en Modificar Permisos.

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c. A continuación aparece una ventana donde usted puede escoger los contactos con los que quiere compartir los archivos. ◊ Se puede compartir con todos, si usted selecciona la opción “Público”. ◊ Puede compartirla con toda su red, que equivale a todos los contactos que tenga agregados en su cuenta de correo. ◊ Puede compartirla con una categoría determinada, que son grupos en los que se encuentran contactos específicos. ◊ Puede compartirla con uno o varios usuarios que no se encuentren en su red, escribiendo las direcciones en el espacio inferior donde dice “Usuarios”. ◊ También puede seleccionar los contactos de la lista de contactos con los que usted desea compartir la carpeta, que aparece en la parte inferior derecha. Una vez seleccionados los contactos con los que se va a compartir la información, se pueden visualizar en la parte inferior.

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Al lado derecho de cada contacto seleccionado, usted puede escoger los permisos de esa persona sobre su carpeta: ◊ Solo ver los archivos ◊ Agregar, modificar y eliminar archivos de su skydrive. d. Después de configurar cada contacto, dé clic en Guardar. e. Inmediatamente se envía un correo a los contactos seleccionados, invitándolos a ingresar al skydrive, donde podrán ver los archivos que usted ha compartido con ellos.

3.4.1.4. Eliminar un archivo. Cuando necesite eliminar un archivo, ingrese a la carpeta donde se encuentra, dé clic en encima del icono del archivo y pulse eliminar. Desde allí también se puede mover o copiar el archivo a otra carpeta, y cambiar su nombre.

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3.4.1.5. Álbum de fotos. SkyDrive no solo aloja documentos, sino que también permite la creación de álbum de fotografías: Windows Live Fotos. Permite etiquetar personas y darle comentarios a las fotos, descargarlas y publicarlas, igual que los archivos comunes del Skydrive. Adicional a eso y con la ayuda de Silverlight, las fotos pueden verse en una presentación de pantalla completa. a. Se ingresa a Fotos – Crear un álbum de fotos, se agrega la información correspondiente, da click en Siguiente.

b. Después de crear el álbum, se ingresa a él y se da clic en agregar fotos para subir las fotos.

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Dropbox 3.5. ¿QUÉ ES DROPBOX? Dropbox es una herramienta para archivar y sincronizar documentos utilizando el Internet, en donde los cambios a los documentos compartidos son realizados en tiempo real, siempre y cuando los equipos estén conectados a Internet. Requiere bajar e instalar un programa en cada computadora donde requieras utilizar la herramienta, aunque no es totalmente necesario, ya que puedes utilizar la herramienta utilizando el servicio provisto por Internet. Hasta el momento, la capacidad de almacenamiento gratuito es de 2GB, pero podría disminuir a 1GB.

3.5.1. ¿Cómo instalar el programa Dropbox? Para bajar e instalar el programa de Dropbox, debe acceder a la página electrónica http:// www.getdropbox.com

1. Luego de acceder a la página, localiza el botón “Download Dropbox” y presiona una vez sobre el mismo.

NOTA:

Si el sistema operativo es Macintosh o Linux, debes acceder a los enlaces que se encuentran en la parte inferior de la página electrónica.

2. En la pantalla que se despliega, presiona el botón de Run para comenzar a bajar el programa. Puede tardar varios minutos, dependiendo de la velocidad de Internet. Cuando termine de bajar, presiona el botón de Run.

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3. Durante la instalación, aparecerán varias pantallas como las mostradas a continuación:

a. Esta pantalla muestra el acuerdo de la licencia y debe presionar “I Agree” para poder continuar. b. En la siguiente pantalla presiona el botón de Install, sin hacer ningún cambio.

c. Luego de varios minutos, aparecerá una pantalla en la que debes seleccionar una de las siguientes dos alternativas:

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1. I’m new to Dropbox: Selecciona esta alternativa si nunca has creado una cuenta en Dropbox. 2. I have a Dropbox account: Selecciona esta alternativa si ya tienes creada una cuenta en Dropbox. Presiona NEXT para Continuar.

d. Si seleccionó la primera alternativa para crear una nueva cuenta, debe completar todos los espacios provistos en la pantalla presentada. El espacio de Computer Name puede dejarlo igual a como aparece. Presiona Next para continuar.

NOTA:

Es importante recordar el correo electrónico y el password que se ha registrado, ya que este es el mismo que vas a utilizar para autenticar tu cuenta de acceso.

e. Luego aparecerán una serie de pantallas en las cuales puedes presionar el botón de Skip tour and finish o Next para tener una vista previa del programa. f. En la última pantalla, presiona Finish and go to My Dropbox para terminar.

3.5.2. ¿Cómo crear una carpeta para compartir archivos utilizando Dropbox? Para crear y compartir una carpeta con otros usuarios, primero debe localizar el archivo de My Dropbox, localizado en la carpeta de My Documents de la computadora. Presiona dos veces sobre el mismo para accederlo. 1. Crea una nueva carpeta, dentro de My Dropdox y escribe un nombre representativo a su contenido. Ej. Publicaciones 2. Guarda, dentro de la carpeta, aquellos documentos que quiere compartir con otras personas.

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3. Selecciona la carpeta a compartir y presiona una vez el botón derecho del mouse, localiza la alternativa de Dropbox y presiona la opción de Share…

4. Se abrirá una página de Internet en donde aparecerá un encasillado para escribir la/s dirección/es electrónica/s de la/s persona/s con la/s que quieres compartir la carpeta y su contenido. Las direcciones de email debes estar separadas por una coma (,). Presiona el botón de Share folder para terminar. 5. Luego aparecerán una serie de pantalla, en las cuales puedes presionar el botón de Skip tour and finish o Next para tener una vista previa del programa. 6. En la última pantalla, presiona Finish and go to My Dropbox para terminar.

NOTA:

La/s persona/s invitada/s recibirá/n un correo electrónico con la invitación para compartir la carpeta. Esta/s puede/n aceptar la invitación para tener acceso o rechazar la misma.

3.5.3. ¿Cómo aceptar o rechazar una invitación a una carpeta en Dropbox? 1. Luego de que alguna persona haya compartido contigo una carpeta, recibirás un correo electrónico en el cual debes acceder el enlace presentado para lograr acceso al Sharing. 2. Luego de localizar la carpeta a compartir, debes presionar uno de los dos botones presentados en la página electrónica de la carpeta que te han compartido. Al presionar el botón de Accept, automáticamente se añadirá la carpeta compartida en tu cuenta, no así si presionas el botón de Decline. 3. Luego accede tu carpeta de My Dropbox, localizada dentro de My Documents, para acceder la carpeta compartida.

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3.5.4. ¿Cómo revisar el espacio (cuota) disponible en la cuenta de Dropbox? Como sabes, el espacio disponible para almacenar la información en tu cuenta de Dropdox, es de 2GB. Para verificar la disponibilidad de espacio, debes seguir las siguientes instrucciones: 1. Accede la dirección: http://getdropbox.com 2. En la parte superior derecha de la página electrónica, aparecerán los encasillados para escribir el username y password y lograr acceso a tu cuenta de acceso, presionando Sign in.

3. Luego, en la parte superior derecha de la pantalla, presiona el enlace de Account. 4. En la primera pestaña, Account Info, aparece una gráfica y el por ciento de uso de la cuenta.

3.5.5. ¿Cómo cambiar la contraseña de la cuenta de Dropbox? Para cambiar la contraseña de la cuenta de Dropbox, debes seguir las siguientes instrucciones: 1. Accede la dirección: http://getdropbox.com 2. En la parte superior derecha, de la página electrónica, aparecerán los encasillados para escribir el username y password y lograr acceso a tu cuenta de acceso, presionando Sign in. 3. Luego, en la parte superior derecha de la pantalla, presiona el enlace de Account. 4. En la segunda pestaña, Account Setting, bajo la sección de Password Reset, debes escribir la contraseña actual y la nueva contraseña dos veces. Presiona el botón de Change Setting para guardar los cambios.

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3.5.6. ¿Cómo acceder mi cuenta de Dropbox, si no tengo el programa instalado? Para acceder a todos tus documentos almacenados en la cuenta de Dropbox, no necesariamente tienes que tener el programa instalado, aunque, se recomienda que sí lo esté, ya que facilita su uso. De todas maneras, si la computadora que estás utilizando es pública y no es tu computadora personal o del trabajo, puedes acceder con tu nombre de usuario y contraseña a través de la página electrónica de Dropbox. 1. Accede la dirección: http://getdropbox.com 2. En la parte superior derecha de la página electrónica, aparecerán los encasillados para escribir el username y password y lograr acceso a tu cuenta de acceso, presionando Sign in.

3. Luego de lograr acceso, te aparecerá la página de inicio en donde aparecerán todos los cartapacios y documentos contenidos en el Dropbox y que han compartido.

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ACTIVIDADES •

Los estudiantes crearán un usuario en SkyDrive y Dropbox para compartir archivos y carpetas con 3 compañeros, capturar la pantalla al final del ejercicio. Los estudiantes logran realizar una comparación básica en el uso y beneficios de ambos sistemas de almacenamiento de datos en la nube.

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Informática

Ni los ladrones, ni los avaros, ni los borrachos, ni los maldicientes, ni los estafadores, heredarán el reino de Dios. (1Corintios 6:10)

Mis primeras herramientas TIC: Correo y Office Documents on line (gmail y google drive, almacenamiento)

Sesión

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Descubre cuáles son las 24 herramientas que el gigante de Google tiene dispuestas para el desarrollo y crecimiento de los negocios.

4.1. HERRAMIENTAS DE GOOGLE PARA HACER CRECER TU PYME La forma para iniciar el crecimiento de las PyMEs es hacer la proyección en línea, es que las empresas pequeñas y medianas conozcan cuál es su objetivo; en qué etapa se encuentra su negocio; qué recursos tiene disponibles; cuál es su capacidad de respuesta y cuáles son los indicadores de éxito que se buscan. Los 7 elementos que provee Google para lograr un buen despliegue en línea son:

Sabías

QUE?

En España, Google alcanza la escalofriante cifra del 97,10% de cuota de mercado de buscadores (cifra de 2012), seguida por Bing, Yahoo, Orange y Conduit por contra, existen cinco países dónde su supremacía queda relegada a un papel secundario: ◊ Rusia con su buscador Yandex ◊ República Checa y Seznam ◊ China cuenta con Baidu ◊ Corea del Sur y Naver ◊ Japón y su buscador Yahoo Japan

Maps y Google+ Con Google Maps es posible poner el negocio en el mapa; las personas pueden localizar un establecimiento y ver información del mismo, como fotos o reseñas de otros usuarios. En Google+ cada empresa puede diseñar un perfil social que será visible por los clientes po-

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Informática


tenciales; desde luego, esto puede variar y depende de las necesidades de cada empresa, pues algunas podrían preferir usar otro servicio como Facebook.

Conecta tu Negocio, conectadas Un ejemplo tomado de México . En conjunto a otras empresas y organizaciones, Google

impulsa el sitio Conecta tu Negocio, donde las empresas pueden crear desde cero su propia página web y recibir administración, alojamiento y un dominio; todo esto es gratuito durante un año. Para las empresas conformadas por mujeres, Google tiene un programa llamado “Conectadas”, donde se ayuda, a estas PyMEs, a crecer usando Internet como plataforma.

AdWords Express aparecen en los resultados de búsqueda Esta variante del sistema de publicidad de Google es más simple y accesible para quienes no conozcan los beneficios o funcionamiento de esta herramienta. Gracias a AdWords Express, un negocio que antes era conocido solo en una región, puede volverse popular en más localidades.

Google Display Network Este es un sistema que permite ampliar la conciencia del público sobre una marca, además de me jorar el desempeño de la compañía a través de diversas estrategias. Los resultados permiten que la empresa tenga presencia en diferentes entornos móviles o de escritorio.

Google Ads Engage

Este es uno de los programas más interesantes. Consiste en conectar a las empresas con pequeñas agencias de publicidad que buscan proyectos para crecer, de forma que estas últimas formulen una estrategia publicitaria efectiva y, de esa forma, dar a conocer su trabajo.

Unidad I

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Google Analytics Una vez que se tiene hecho un sitio web, hay contenido publicado en redes sociales, mapas, y hay una estrategia publicitaria efectiva, cada compañía puede verificar el progreso que ha tenido en línea por medio de Google Analytics, lo que también permite encontrar nuevas áreas de oportunidad.

Google Apps for Business Las aplicaciones para negocios son similares a las herramientas que Google ofrece al usuario promedio, pero con funciones avanzadas para las empresas. Ya sea Google Drive, Calendar, Gmail, Google Docs o Drive, Sheets o Slides, todo este software está en la nube y listo para usarse desde diferentes dispositivos. Al tener acceso a un mercado global por medio de Internet, estos establecimientos podrían tener un alcance más amplio y un panorama exitoso.

4.2. HERRAMIENTAS DE GOOGLE PARA MARKETING Consumer Barometer Esta herramienta sirve para conocer el papel que juega Internet en el proceso de compra, y permite conocer mejor a los consumidores, a partir de sus hábitos de consumo y comportamiento online. Es la herramienta ideal para planear un negocio online, ya que mediante el análisis del comportamiento de los usuarios de internet, permite saber cómo se comportan específicamente sobre un tema.

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Informática


Insights Finder Podría ser sin duda la puerta de inicio para encontrar la herramienta de Google que necesitamos, ya que a partir de una interfaz muy amigable que, de acuerdo a la necesidad concreta que tenemos, nos permite identificar con exactitud cuál es la opción que estamos buscando. Con esta herramienta, podremos encontrar varias opciones dentro del gran ecosistema de Google que nos permitan resolver problemáticas muy diversas, desde conocer tendencias de búsqueda, identificar los tópicos más usados en búsquedas, hasta conocer cuáles son los vídeos más vistos en Youtube.

Display Benchmarks Para quieres planean y ejecutan campañas de display, esta es la herramienta ideal para conocer a detalle el desempeño de los diferentes formatos de banners, comparándolos unos con otros para conocer cuál es el que mejor funciona para cada campaña.

Unidad I

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Databoard for Research Insights Para los que necesitan datos, cifras, gráficas e infografías sobre temas relacionados a Internet, esta herramienta será la solución ya que, de manera muy intuitiva, permite buscar de manera precisa entre varios estudios realizados por Google y otras empresas, para encontrar la información exacta que necesitamos.

4.3. RECURSOS Y HERRAMIENTAS DE GOOGLE PARA MEJORAR LA EFICACIA DE LOS NEGOCIOS Google Tags Si ya tenemos creada una lista de sitios de Google, deberíamos comenzar a experimentar con los anuncios, utilizando para ello Etiquetas, símbolos que aparecen junto a los datos y, por lo tanto, nos permiten diferenciarnos de otras empresas que están allí.

Sktool, Búsquedas en Google basadas en palabras claves Esta es una herramienta que nos ofrece Google, en la que nos proporciona palabras claves, basadas en casos reales en consultas de búsqueda. Lo único que debemos hacer es enviar nuestro sitio web y la herramienta nos mostrará una lista de frases extraídas y observar cómo estas actúan en términos de búsqueda mensuales, la competencia y las ofertas.

Google Gadgets Dependiendo de lo que ofrezca nuestro negocio, podríamos aplicar algunos de los g adgets que nos ofrece Google. Son muchas para mencionarlas, pero para poner algunos ejemplos: el calendario, traductor y la cuenta atrás (cuando estamos próximos a un evento) son solo algunos de los que podremos encontrar.

Google Docs o Drive Una gran oportunidad para los proyectos de colaboración. Solo necesitamos una cuenta de Gmail para acceder a esta herramienta que nos ofrece la creación de documentos, hojas de cálculo, imágenes y presentaciones, entre otras cosas.

Alertas de Google Nos permite supervisar las palabras claves específicas en la web y recibir mensajes cuando estas se utilizan, lo que hace que sea una gran forma de estar al tanto con las últimas noticias de lo que nos interesa.

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Google Noticias Si aprovechamos las noticias calientes y rápidamente las mencionamos en nuestros sitios, estaremos obteniendo una gran ventaja sobre nuestros competidores. Para ello, nada me jor que ver aquí lo último de lo que se está hablando.

Google Reader Ideal para poder filtrar el contenido que nos interesa realmente, al poder suscribirnos a los blogs y webs que sean de nuestro agrado o consulta permanente. Es una buena manera de mantenernos al día sobre las noticias de nuestro campo.

Google Trends Para desarrollar una estrategia de palabras claves y optimización inteligente, es ideal. Nos permite evaluar la popularidad de ciertos términos y ver cómo la demanda varía por horarios, como por países e idiomas.

Google Voice Cada día cobra más fuerza la utilización de móviles para navegar en la web y, desde allí, ver nuestros contenidos. Al aumentar nuestro tiempo en línea, debemos considerar el uso de la web para comunicarse a través del teléfono. Eso nos permite Voice, escuchar nuestro correo de voz en línea y transcribirlo a nuestro correo.

Grupos Nos permite encontrar puntos de vista de la industria y construir relaciones con los cl ientes conocedores. Solo con decir que hay casi 6 000 grupos de recreación en Estados Unidos, nos marca la pauta.

Google Checkout Si somos una empresa de comercio electrónico con bajo presupuesto, esta aplicación nos proporciona una forma económica para asegurar la compra segura de parte de nuestros clientes.

Google Analytics Nos ofrece las vistas del tráfico de nuestro sitio web, proporcionándonos inteligencia analítica en general. A modo de ejemplo, veremos cómo las personas encuentran nuestro sitio, en dónde navegan, qué post es el más visto, palabras claves, etc. Sin duda, nos permite fortalecer nuestras iniciativas de marketing.

Google FeedBurner Si queremos hacer crecer nuestro alcance, debemos fomentar la alimentación, permitiendo a nuestros visitantes suscribirse a nuestro contenido y recibir actualizaciones periódicas.

Unidad I

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Después de un rápido recorrido por las herramientas Google, con muchos beneficios en la gestión empresarial, nos centraremos en hacer un resumen de dos herramientas con mayor uso en los negocios, como son: Correo Google Mail (Gmail) y Google Docs o Drive. Empezaremos con:

4.4. GOOGLE MAIL - GMAIL 4.4.1. Cómo crear una cuenta de correo electrónico en Gmail Gmail es un servicio de correo electrónico de la empresa Google de Estados Unidos, en el que podemos crear cuentas de correo electrónico gratuitas y que, al abrir nuestra cuenta, nos crean un lugar para guardar nuestros archivos en la nube con una capacidad de 7 GigaBytes. La nube es un lugar en internet en donde podemos guardar nuestros archivos, trabajos y actividades y no necesita de ningún aparato o dispositivo instalado en nuestras computadoras para que funcione. Lo único que se necesita es tener acceso a Internet y una cuenta de correo electrónico. Vamos a ver cómo crear una cuenta de correo electrónico o dirección de e-mail en Gmail. Lo primero que debemos hacer es abrir el navegador de Internet (Mozilla FireFox, Google Chrome o Internet Explorer) para acceder a la página de Gmail.

Una vez abierto el navegador de internet, escriba en la barra de direcciones web la dirección www.gmail.com (al final presionamos Enter o Entrada).

Nos aparecerá una pantalla como esta: Para abrir una nueva cuenta de correo electrónico en Gmail, presionamos el botón “Crear una Cuenta”:

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Informática


Aparecerá entonces, una pantalla como la siguiente: 1 2 3 4

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1. Llena los espacios con tus nombres y apellidos. 2. Escribe tu nombre de usuario. El nombre de usuario es el que te identifica como dueño de esa cuenta de correo, por lo tanto, debe ser escrito de forma que te describa por tu nombre o de dónde eres. Ejemplos de nombre de usuario: a. b. c. d.

JuanLopez1990 mariaconsuelorodriguez2005 pedro_pereira_intibuca SofiaHernandez-laceiba

Al momento de escribir tu nombre de usuario, ten en cuenta las siguientes reglas: a. Los nombres de usuario podrán contener letras mayúsculas, letras minúsculas, números y los símbolos _ (guion bajo) y – (guion alto). No podrán contener otros símbolos como: ¿, /, %, etc. b. No podrán contener palabras soeces ni apodos ni palabras que hagan referencia a cuestiones sexuales o violentas. c. Apunta, en un lugar seguro y privado, tu nombre de usuario para no perderlo, ya que si te sucede esto, no podrás recuperar tu información. 3. Escribe tu contraseña. Una contraseña es una palabra secreta que te dejará entrar a tu cuenta de correo electrónico. Puede contener letras mayúsculas, minúsculas y números, pero no símbolos de ninguna clase. Algunas reglas para tener una buena contraseña son:

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a. La contraseña deberá contener, al menos, 8 caracteres (entre letras y números), por ejemplo: Terremoto2011 o tegucigalpa2013. b. Escribe tu contraseña en un lugar seguro y guárdala con cuidado. La contraseña es la llave para entrar a tu cuenta de correo electrónico, por lo que si la pierdes no podrás acceder a la información que has guardado, recibido o enviado desde tu correo. c. No les digas a los demás tu contraseña, ya que otras personas podrán entrar a ella y dañar tu información o causarte un mal. 4. 5. 6. 7.

Vuelve a escribir tu contraseña, de forma idéntica a como lo hiciste en el paso anterior. Escribe tu fecha de nacimiento. Selecciona tu sexo: F si eres mujer y M si eres hombre. Escribe tu número de teléfono fijo o celular. Esto se hace con el fin de comprobar el lugar dónde vives. 8. Escribe tu cuenta de correo electrónico actual. En caso de no tener correo actual, deja este espacio en blanco. 9. Demuéstranos Que No Eres un Robot sirve para comprobarle a la empresa Gmail que eres una persona común y corriente, ya que existen personas y empresas mal intencionadas que han abierto cuentas de correo electrónicos, con el fin de enviar a otras personas, publicidad o mensajes mal intencionados. 10. Para comprobar que no eres un robot, ingresa las palabras que aparecen en el cuadro de texto inferior. Con esto comprobarás que eres un usuario humano. 11. Selecciona el país donde te encuentras, en nuestro caso, Honduras. 12. Marca la casilla de “Acepto las condiciones del servicio”. 13. Dale click al botón “Siguiente Paso”. Y listo, ya tienes tu cuenta de correo electrónico de Gmail!

Dale click al botón “Ir a Gmail” para entrar a tu correo electrónico por primera vez.

Unidad I

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4.4.2. Recibiendo correos electrónicos. Cada vez que alguien te envía un correo, este queda guardado en tu “buzón” de correo, por lo que cada vez que entras a ver tu cuenta de correo, automáticamente te aparecerán todos los mensajes que has recibido. Basta con darle click al correo que quieres leer y este te mostrará el contenido del mismo, dando un click sobre él.

Para regresar al listado de correos recibidos, solo tienes que dar click en el botón “Recibidos”.

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Informática


Saliendo de Gmail Para salir de Gmail, damos click en nuestro nombre de cuenta de Gmail (ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla):

Y damos click al botón “Cerrar Sesión”.

4.4.3. Enviando correos a otras personas Enviar un correo electrónico es igual que enviar una carta física a otras personas. Al igual que la carta física, el correo electrónico consta de:

1. El Remitente, es decir, la información de la persona que envía el mensaje. En el caso del correo electrónico, el remitente está identificado por la dirección de nuestro correo electrónico, ya que somos nosotros quienes enviamos un mensaje a otras personas. 2. El Contenido, se refiere no solo al mensaje que queremos enviar (un saludo, un análisis de un problema dado, una charla con amigos o familiares) sino a todo aquella información extra que el correo electrónico nos permite adjuntar al mensaje (fotos, música, vídeos, documentos). En Gmail, el tamaño de todos los adjuntos que enviemos en un correo no debe exceder los 20 MegaBytes. 3. El Destinatario, o sea, la o las personas a las que les enviamos el correo. Cada destinatario está identificado por su propia cuenta de correo electrónico. En Gmail el límite de destinatarios es de 25 personas. Para enviar un correo a través de Gmail, seguiremos los siguientes pasos: 1. Entramos a nuestra cuenta de Gmail, ingresando los datos de nuestra cuenta: nombre de usuario y contraseña, dando un click al botón “iniciar sesión”.

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2. Una vez que hemos entrado a nuestra cuenta, le damos click al botón “redactar”.

3. Aparecerá la siguiente pantalla

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1. Para: Acá se escribe el o los destinatarios a los cuales se les enviará el correo, por ejemplo: [email protected], [email protected]. Cada destinatario debe ir separado por coma. 2. Asunto: Acá se escribe el asunto del cual trata el correo, por ejemplo: “saludos”, “te envío fotos” o “calificaciones del primer parcial”. 3. CC o CCO: Se refiere a las copias y copias ciegas (solo el destinatario de la copia ciega puede ver su copia del correo) que usted envía del mensaje contenido en el correo. 4. Mensaje: Acá se escribe el mensaje contenido en el correo. 5. Basurero: Si ya hemos escrito un correo pero no deseamos enviarlo, lo mandamos al basurero, es decir, borramos. 6. El Clip de Adjuntos: Un correo no solamente contiene un mensaje escrito, puede ad juntarse a él archivos de varios tipos: Fotos, música, vídeos, archivos de texto u hojas de cálculo, planos, diagramas, etc. Al hacer click en el botón de adjuntos, aparece la siguiente pantalla que nos permite cargar archivos para ser enviados a los destinatarios:

En esta pantalla seleccionamos el o los archivos a enviar (uno a la vez, o sea que se debe repetir la acción para cada archivo a adjuntar) y presionamos el botón “abrir” y listo, ya tenemos un archivo adjunto al mensaje del correo. Los archivos adjuntos llegarán a cada uno de los destinatarios del correo.

7. Formato de Texto: Nos permite dar forma al texto del mensaje: tamaño de letra, tipo de letra, color, etc. 8. Enviar: Una vez terminado y revisado, el correo está listo para ser enviado a los destinatarios, simplemente presiona el botón “enviar” y el correo será enviado a cada uno de los destinatarios. MÁS INFORMACIÓN Para mayores detalles ingrese a www.gmail.com •

ACTIVIDADES •

Unidad I

Los estudiantes crearán un usuario en SkyDrive y Dropbox para compartir archivos y carpetas con 3 compañeros, capturar la pantalla al final del ejercicio. Los estudiantes logran realizar una comparación básica en el uso y beneficios de ambos sistemas de almacenamiento de datos en la nube.

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4.5. GOOGLE DOCS O DRIVE 4.5.1. ¿Qué es Google Drive? Google Drive es un servicio de almacenamiento de archivos en línea. Fue introducido por Google el 24 de abril del 2012. Google Drive actualmente es un reemplazo de Google Docs que ha cambiado su dirección de enlace de docs.google.com por drive.google.com entre otras cosas.

4.5.2. Funcionalidad de Google Drive Cada usuario cuenta con 5 Gigabytes de memoria gratuitos para almacenar sus archivos, ampliables mediante pago. Está disponible para computadoras portátiles Mac, Android y próximamente para iPhone y iPad. Con el lanzamiento de Google Drive, Google ha au-

mentado el espacio de almacenamiento de Gmail a 10 GB. FREE

5 GB

4.5.3. Requisitos para usarlo Para poder utilizar Google Drive, solo necesitamos una cuenta de correo electrónico de Google o estar dados de alta en su servicio. Es un procedimiento gratuito.

4.5.4. Abrir una cuenta en Google (Gmail) Para poder abrir una cuenta en Google, nos dirigimos a la dirección de su gestor de correo Gmail. La podemos encontrar en https://mail.google.com/ Seleccionamos la opción Crear una cuenta y completamos los datos que Gmail nos solicita.

Ten en cuenta que te pedirá una dirección de correo alternativa como medida de seguridad para proteger tu cuenta de Gmail, además de un número de teléfono móvil.

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Informática


4.5.5. Acceder a tu cuenta de Gmail Una vez creada la cuenta de correo electrónico accedemos al servicio de Gmail donde encontraremos varios emails, uno de ellos de bienvenida a la suite.

4.5.6. Localizar Google Drive En la barra superior de gmail encontrarás accesos directos a todos los servicios de la suite de Google. (Imágenes, Maps, Noticias,...). Obsérvalos bien, entre ellos encontrarás el acceso a Google Drive. Para acceder haz clic en la palabra Drive.

Unidad I

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4.5.7. Iniciándote en la aplicación En este primer momento solo quiero que observes la nueva interfaz que se te presenta. Es el primer paso para conocer esta aplicación. Observa que la barra superior de servicios de Google no ha cambiado, pero el resto sí lo ha hecho. En la parte derecha de la pantalla encuentras las dos opciones básicas de Drive, Crear archivos o subirlos desde el disco local sobre el que trabajas. Analizaremos a continuación la primera opción.

4.5.8. Crear archivos Google Drive nos permite crear archivos que quedarán almacenados en la plataforma. Estos archivos pueden ser de los siguientes tipos: ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ ◊

Documento (exportable a los principales formatos de documentos de texto). Presentación. Hoja de cálculo. Formulario. Dibujo. Carpeta Tablas (en servicio beta o de pruebas).

Para crear estos archivos, bastará con elegir la opción Crear y elegir el tipo de archivos entre los que aparecen en el desplegable. Estos archivos quedarán almacenados en la plataforma y podrán ser exportados a diferentes formatos para su posterior descarga o envío por correo electrónico.

4.5.9. Subir archivos La segunda opción disponible es Subir archivos a Google Drive a través del ícono situado al lado de Crear. Con esta opción podemos incorporar a Google Drive archivos procedentes de nuestros discos duros sirviendo de Disco Duro Virtual, asegurando ese contenido ante posibles pérdidas. Al subir un archivo Google nos pregunta si queremos conservar el formato original de ese

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Informática


archivo o covertirlo en un archivo con formato de google drive editable desde la aplicación. Esta decisión debermos tomarla en función del uso que queramos hacer de ese archivo.

4.5.10. Trabajar en Google Drive Trabajar con los archivos en Google Drive es realmente sencillo, dependiendo del tipo de documento con el que trabajes dispondrás de unas opciones diferentes a las otras. Todas ellas perfectamente reconocibles, pues son similares a las que habitualmente utilizas, así, si creas un documento encontrarás las opciones tradicionales de los procesadores de texto más utilizados como el Word de la suite de Office o el Write de la Suite de OpenOffice (ahora LibreOffice). No vamos a entrar en detalle del uso de cada uno de los archivos disponibles en Google Drive se verá en ciclos posteriores, pero sí podemos aprender algunas cosas más, por ejemplo las opciones para compartir documentos en Google Drive. Con Google Drive, tú decides con quién compartir archivos, carpetas y documentos de Google Docs y el nivel de acceso de estas personas. ◊ Colabora en tiempo real con compañeros de trabajo o de clase y con amigos. ◊ Empieza a compartir y olvídate de enviar archivos adjuntos por correo electrónico. ◊ Controla quién puede consultar y modificar tus archivos mediante las opciones de visibilidad y los controles de nivel de acceso. ◊ Comparte fácilmente tu trabajo con muchas personas. La configuración para compartir constituye el centro de control para archivos, carpetas o documentos de Google Docs.

Unidad I

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Puedes elegir una opción de visibilidad para cualquier elemento de Google Drive que quieras compartir y un nivel de acceso para cada persona o grupo de usuarios con los que hayas compartido algo. Además de seleccionar la opción de visibilidad y el nivel de acceso, puedes hacer lo siguiente: ◊ utilizar el enlace de un archivo, una carpeta o un documento de Google Docs para compartirlo, ◊ ver quién tiene acceso, ◊ añadir colaboradores (editores, comentaristas o lectores) por nombre o lista de distribución, ◊ eliminar colaboradores o cambiar el nivel de acceso de un usuario, ◊ transferir la propiedad del documento a otro usuario. Las opciones de visibilidad te permiten controlar el acceso de los usuarios a los archivos, las carpetas y los documentos de Google Docs. Todo lo que crees, sincronices o subas en Google Drive empieza siendo privado.

PARA INVESTIGAR Cómo se realiza la alerta de archivo compartido en Drive hacia celular

•

ACTIVIDADES •

Los estudiantes compartirán con 5 compañeros, 5 archivos con las siguientes extensiones: *.jpg, *.doc,*.xls, *.drw, *.ppt. Los estudiantes crearán 3 carpetas con archivos diferentes.

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Informática

UNIDAD II ELABORACIÓN DE MONOGRAFÍAS Y TRABAJOS DE INVESTIGACIÓN CON HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS Sesión N.º 5

Formatos, estilos, viñetas y numeración, columnas, tablas, imágenes, letra capital.

Sesión N.º 6

Diseño de página, encabezados y pie de página, secciones y numeración de página.

Sesión N.º 7

Citas y referencias, tabla de contenido.

Sesión N.º 8

Plantillas, correspondencia.

Sesión N.º 9

Plantillas de diapositivas, animación de objetos, hipervínculos, inserción de audio y vídeo

Sesión N.º 10 Elementos multimedia: Audio y Vídeo

RESULTADO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE Aplica las herramientas ofimáticas para presentar monografías y trabajos de investigación con estructura empresarial realizando presentaciones multimedia interactivas

Encomienda a Jehová tu camino, y confía en él; y él hará. (Salmos 37:5)

Estilos, viñetas y numeración, columnas, tablas, imágenes, letra capital

Sesión

5

Aprendizaje autónomo • •

Repasar las opciones de abrir un documento y las diferentes opciones de guardar. Ventana principal de Word y desplazamiento por un documento y combinación de teclas.

5.1. ESTILOS

Sabías

QUE?

Ahorre tiempo y mejore los resultados con características intuitivas, como la nueva característica Pegar con Vista previa dinámica y un corrector ortográfico contextual me jorado. Si realiza el trabajo bien, la primera vez, será más rápido que si debe volver a hacerlo.

5.1.1. Estilos de texto Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal ventaja de utilizar estilos es que con un solo clic aplicamos varias características de formato a la vez. Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word2010, por ejemplo, el estilo Titulo 1 está compuesto por tamaño de letra de 16 puntos, fuente “Arial”, negrita y párrafo alineado a la izquierda. Pero, además, se pueden crear estilos personales, con las características de formato que deseemos. Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los títulos de nuestros documentos, otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo importante del texto, etc. Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseño propio y nos permite trabajar más eficientemente.

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Informática


5.1.2. Definir estilos

Para acceder a los Estilos, podemos hacerlo desde la pestaña Inicio en el grupo de herramientas Estilo. Desde allí también se puede acceder al cuadro de diálogo Estilo. Para acceder al cuadro de diálogo Estilo, hacer clic en el botón inicializador del cuadro de diálogo Estilo , que se encuentra en la parte inferior del grupo de herramientas Estilo (pestaña Inicio). En el grupo de herramientas, aparecen Estilos predeterminados que facilitan la tarea, simplemente selecciona el texto que deseas modificar y luego haz clic en el Estilo deseado. Si haces clic en el botón , puedes ver la totalidad de estilos predefinidos. Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento, desde el cuadro de diálogo Estilos, solo tienes que seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en el panel Estilos. Si haces clic en Borrar formato, el texto seleccionado volverá al estado original, es decir, sin ningún tipo de formato. Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un texto, se aplicará el estilo al texto que insertemos partir de ese punto, hasta que volvamos a cambiar el estilo. Los propios elementos de la lista muestran el estilo que representan, de esta forma se puede ver el efecto que tiene el estilo que vamos a aplicar sobre el texto.

5.1.3. Crear, modificar y borrar estilos Crear un estilo Para crear un estilo, de una manera fácil, lo mejor es definir el estilo en una parte de nuestro documento. Es decir, aplicar todas las características de formato que queremos que formen el nuevo estilo a un trozo del documento. A continuación hacer clic en el botón del panel Estilos, se abrirá el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato, escribir el Nombre del nuevo estilo y pulsar Aceptar.

Unidad II

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El cuadro de diálogo permite cambiar algunas de las características del formato que tenemos definido hasta ese momento.

Modificar un estilo Para modificar un estilo debes ir al panel Estilos y dar clic derecho y seleccionar Modificar.

Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar estilo que puedes ver en la imagen siguiente.

En este cuadro de diálogo puedes modificar las características del formato que desees, para ello tienes unos botones con los elementos del formato más usuales, como son el tipo de fuente, el tamaño, negrita, cursiva, subrayado, color de fuente, alineación, interlineado, sangrías, ... A continuación puedes ver la ventana con la vista previa del estilo. Cada modificación que hagas se verá reflejada de forma inmediata en esta ventana, así podrás hacerte una idea del nuevo aspecto del estilo. Debajo de la ventana de la vista previa hay una línea donde están descritas todas las características del estilo.

Borrar un estilo Para borrar un estilo debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres borrar, al hacer clic derecho en el estilo seleccionar como puedes ver en la imagen de la derecha. Hay que tener en cuenta que al eliminar un estilo, desaparecerá el formato correspondiente de los párrafos que tuvieran aplicado ese estilo.

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5.2. NUMERACIÓN Y VIÑETAS En muchos documentos las secuencias de párrafos (listas) numeradas, con viñetas o con varios niveles son un requisito común. Word brinda una amplia gama de posibilidades en la asignación de números y viñetas.

5.2.1. Crear listas con viñetas y números 1. En la barra de herramientas de Párrafo se debe seleccionar la lista a la que se le quiere asignar números o viñetas. 2. Hacer clic en el botón Numeración o Viñetas (según lo que se desee colocar).

5.2.2. Crear esquemas numerados (Listas con varios niveles) Se pueden crear muchos tipos de documentos, como documentos legales o técnicos, con listas que tengan más de un nivel. En Word, las listas pueden tener hasta un máximo de nueve niveles y en los distintos niveles puede haber viñetas y números. El programa cuenta con formatos predefinidos, pero se pueden definir formatos propios. Para crear una lista de este tipo, se debe indicar primero el formato de niveles a usar y luego escribir la lista. 1. En la barra de herramientas Párrafo, hacer clic en el botón Lista multinivel y luego elegir el formato de niveles que se desea. Para modificar el formato se debe hacer clic en la opción Definir nuevo estilo de lista… 2. Una vez dada todas las indicaciones comenzar a escribir la lista. ◊ Para avanzar un nivel hacer clic en el botón Aumentar sangría de la barra de herramientas de Párrafo y luego escribir el texto.

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◊ Para disminuir un nivel hacer clic en el botón Disminuir sangría de la barra de herramientas de Párrafo y luego escribir el texto. 3. Para terminar se debe hacer clic en el botón Numeración de la barra de herramientas de Párrafo.

Hágalo Ud. mismo Viñetas: I. Ubica la barra de herramientas inicio.

II. Luego en la misma (barra herramienta párrafo) seleccionar viñetas.

III. Esta aplicación permite lista multinivel, numeración y viñetas. IV. Seleccione la opción de viñetas y numeración cuando desea realizar un listado y diferenciar su importancia e dependencia.

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Columnas de estilo periodístico Muchas pueden ser las utilidades que le podemos dar a las Columnas de estilo periodístico. Podremos por ejemplo diagramar un folleto, un diario, un boletín, etc. Si bien existen otros programas específicos para tal fin, ¿Por qué no utilizar nuestro procesador de texto? El mismo que utilizamos para crear documentos, cartas, etc. El texto con el que trabajamos puede estar dividido en diferentes columnas como lo muestra la imagen siguiente:

Si deseamos editar un documento en el que se utilizan diferentes números de columnas, es recomendable escribirlo todo entero como una sola columna y luego dividir las partes deseadas en el número de columnas que necesitemos. También se puede hacer mientras se escribe, pero puede resultar un poco más complicado.

5.3. CREAR TEXTO EN COLUMNAS Marcador de columna, identifica la columna activa y el cursor de escritura

El texto de las columnas de estilo periodístico fluye desde la parte inferior de una columna hacia la superior de la siguiente.

Espacio entre columnas

Para cambiar el ancho de una columna arrastramos el marcador de columna de la regla hasta la nueva posición. Unidad II

Línea entre columnas

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5.3.1. Establecer columnas antes de escribir el texto Para establecer la cantidad de columnas, antes de comenzar a escribir, debemos posicionarnos en el lugar donde deseamos que comiencen las columnas y presionar el botón Columnas del grupo Configurar página de la ficha Diseño de página. Esta acción despliega la siguiente lista de donde elegimos el tipo de columna a utilizar: La opción Más columnas… nos muestra el cuadro de diálogo Columnas.

Seleccionamos un formato preestablecido o ingresamos el número de columna Para colocar diferentes anchos y espacios a las columnas, debemos desactivar la casilla Columnas de igual Indicamos dónde se aplicará el formato establecido.

Cuando utilizamos esta modalidad, podemos elegir en la lista Aplicar a si este formato se aplicará a todo el documento o desde la posición del cursor hacia delante. Algo que debemos tener en cuenta es que si en una página establecemos, por ejemplo, 2 columnas, el texto fluirá hasta el final de la misma para pasar luego a la segunda columna. Si necesitamos escribir o desplazarnos antes a la segunda columna, debemos hacer clic en el botón Saltos del grupo Configurar página de la ficha Diseño de página. En la lista que se despliega seleccionamos a la opción Columna. Esta acción nos permitirá ir a la columna siguiente sin necesidad de tener que escribir o presionar Intro hasta el final de la primera.

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Ejemplo

En el siguiente ejemplo se muestra (imagen izquierda) una página dispuesta en dos columnas. La primera contiene información pero no completa toda la columna. Entonces si deseamos comenzar ahora a escribir en la segunda columna en la posición del cursor, debemos insertar un Salto de columna (imagen derecha)

5.3.2. Establecer columnas luego de escrito el texto Como lo expresáramos anteriormente, si necesitamos trabajar con distinta cantidad de columnas a lo largo del documento o por qué no en una misma página, lo más sencillo es escribir todo el texto y luego transformar en columnas las partes deseadas. Para esto solo debemos seleccionar el texto a encolumnar y presionar botón Columnas del grupo Configurar página de la ficha Diseño de página. Elegimos un estilo de columnas de la lista desplegable o bien lo hacemos desde el cuadro de diálogo, estableciendo la cantidad de columnas y su configuración. Si encolumnamos el texto seleccionado desde el cuadro de diálogo Columnas, como hay una selección (texto, imágenes, etc) el cuadro Aplicar a mostrará por omisión la opción Texto seleccionado lo que nos asegura el formato solo a la parte seleccionada.

Unidad II

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Ejemplo En el siguiente ejemplo tenemos una página en la que decidimos que la primera parte quedará en una sola columna, y el siguiente ítem en dos columnas (texto seleccionado imagen izquierda). Luego de ejecutada la orden y establecida la configuración de las columnas, se mostrará en columnas solo el texto seleccionado (imagen derecha).

No se puede utilizar columnas de estilo periodístico en encabezados, pies de página, ni comentarios. Para organizar el texto de estas áreas, utilizamos una tabla.

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Informática


5.4. TABLAS Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea, sobre todo, en la construcción de páginas Web para Internet. Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las tabulaciones u otros métodos. Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos.

5.4.1. Creación de tablas Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas están en la pestaña Insertar, seleccionar dentro de una cuadrícula las filas o columnas, definirla usando números para especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujándola con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un método u otro, vamos a ver los tres. Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaña Insertar y seleccionar el botón Tabla, allí se muestra una ventana con las tres opciones. 1. Una de las formas es utilizar un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sería una celda de la misma. 2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla, este vínculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla. 3. La tercera opción es usar el vínculo Dibujar Tabla, aquí se dimensiona la tabla dibujándola con el mouse

Cuando creas una tabla, Word 2007 te permite aplicarle directamente un estilo con un solo clic, para ello deberás seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaña Diseño, allí podrás seleccionar uno entre un amplio listado en la sección Estilos de tabla.

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Mediante esta opción podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como por ejemplo, Tabla con cuadrícula que es el que está marcado con un cuadro naranja en la imagen. Word aplicará las características del formato elegido a nuestra tabla. El programa también te permite dibujar y, por lo tanto, añadir nuevos bordes a la tabla. De esta forma podrá tomar un aspecto mucho más parecido a lo que tengamos en mente. Para ello hacer un clic en la pestaña Diseño selecciona el ícono del lápiz que está a la izquierda, el cursor tomará la forma de un lápiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla. A continuación dibujar las filas y columnas, como si lo hiciéramos con un lápiz. Este método es más flexible a la hora de diseñar tablas irregulares, como la que se muestra en la imagen.

5.4.2. Herramientas de Tabla Para abrir estas herramientas, hacer clic sobre una celda de la tabla y nos encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla, aparecen dos pestañas nuevas Diseño y Presenta. Observemos cómo se componen ambas pestañas. ción La pestaña Diseño muestra las herramientas que se observan a continuación. Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Opciones de estilo de tabla, Estilos de tabla, Dibujar bordes.

La pestaña Presentación muestra un conjunto de herramientas de acceso directo, como el de la siguiente imagen. Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Tabla, Filas y Columnas, Combinar, Tamaño de Celda, Alineación,Datos.

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Vamos a ver las funciones más interesantes de estas herramientas.

Dibujar Tabla. Como ya hemos visto, con este lápiz se pueden crear tablas dibu jándolas con el ratón. Borrador. Es el complemento del lápiz en la creación de tablas, ya que permite borrar las líneas de la tabla. Basta colocarse en la línea a borrar y hacer clic. Estilo de línea y grosor de línea. Con estas dos funciones podemos cambiar el estilo y el grosor de las líneas que forman la tabla. Seleccionar en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las líneas que queramos. Color de la pluma. Con este ícono podemos dar color a los bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color. Combinar y dividir celdas. El primer ícono permite crear una única celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El segundo ícono separa una celda en varias utilizando las marcas de párrafo como elemento separador, se abre una ventana para preguntarnos en cuántas filas y columnas queremos dividir la celda seleccionada. Dividir tabla. Al seleccionar una celda y luego hacer clic en el botón Dividir tabla, se puede lograr que la fila donde se encuentra esa celda, y las filas de abajo, se transformen en una tabla nueva. Alinear. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las nueve formas que se muestran en esta imagen. Previamente hay que seleccionar las celdas a las que se quiere aplicar la alineación. Cambiar dirección del texto. El texto de las celdas seleccionadas se escribirá en la orientación que marca el ícono, en este caso se escribirá hacia la derecha, es decir de forma normal. Haciendo clic en el botón, la orientación va cambiando de tres formas distintas, normal, hacia arriba y hacia abajo.

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Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las filas y columnas uniformemente, de forma que todas las filas/columnas tengan el mismo ancho. Establecer alto y ancho de celdas. El primer botón permite establecer el alto para las filas seleccionadas (igual para todas). El segundo botón permite establecer el ancho para las columnas seleccionadas (igual para todas). Autoajustar. Cambia el tamaño del ancho de columna automáticamente basado en el tamaño del texto. Puede establecer el ancho de tabla basado en el tamaño de ventana o convertirlo para utilizar anchos de columna fijos. Estilos visuales para la tabla. Word trae predeterminados varios estilos visuales para aplicar a la tabla, solo debes seleccionar la tabla y pasar el mouse sobre los estilos de tabla y verás cómo cambia el formato de tu tabla, cuando encuentres el estilo deseado, simplemente haz clic sobre él para aplicarlo. Sombreado y bordes. De todos modos, si no deseas aplicar exactamente el formato del estilo visual que aparece predeterminado, puedes modificarlo, ya sea aplicando un sombreado distinto o cambiando los bordes, con los botones de Sombreado y Bordes. Ordenar. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o ascendente, según su contenido. Si las celdas contienen fechas o números lo tendrá en cuenta al ordenar. Fórmula. Hay que colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y pinchar en este ícono, de forma automática se mostrará la fórmula de suma de todas las celdas que estén por encima (en la misma columna).

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5.5. IMÁGENES Y GRÁFICOS Introducción Hoy en día un documento, para que sea considerado como un buen documento, debe incluir, siempre que sea necesario, gráficos o imágenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet. Un excelente procesador de textos como es Word no podía dejar de tener en cuenta que la imagen cada vez está más integrada con el texto. Cada nueva versión del programa incorpora mejoras en este aspecto como vamos a ir viendo. En Word se puede trabajar con diferentes tipos de gráficos, vamos a enumerar estos diferentes tipos para saber a que nos referimos con cada término a lo largo del resto de este tema. Podríamos clasificar los elementos gráficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imágenes y gráficos: 5.5.1. IMÁGENES ◊ Imágenes vectoriales o prediseñadas. Imágenes prediseñadas procedentes de las librerías que Word tiene organizadas por temas. Estas imágenes están construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas más grandes o pequeñas sin pérdida de resolución. ◊ Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. Imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imágenes no vectoriales. 5.5.2. GRÁFICOS ◊ Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc. ◊ WordArt. Rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones. ◊ SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas. ◊ Gráficos. Representación de datos en forma gráfica. Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestañas que vamos a ir viendo a continuación, fundamentalmente la pestaña Formato para las imágenes y las pestañas Diseño y Presentación para los gráficos.

Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar documentos Word con una componente gráfica atractiva.

Tipos de archivos gráficos Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las características de los más utilizados. Un formato gráfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por

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la extensión del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg.

Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. ◊ JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos. ◊ GIF. Es el más utilizado en Internet, permite una buena compresión con imágenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. También permite crear gráficos animados. ◊ BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows. ◊ PNG. Moderno formato que permite compresión, soporta transparencias. Imágenes vectoriales o prediseñadas. ◊ WMF. Formato de las imágenes prediseñadas de Word. Al hacer clic en la pestaña Insertar aparecerá una sección con estas opciones. Vamos a ver ahora cómo insertar imágenes prediseñadas y, desde archivo, en los puntos siguientes veremos el resto de las opciones.

5.5.3. Insertar imágenes Imágenes prediseñadas. Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas que se encuentra en el menú insertar aparece el panel lateral de Imágenes prediseñadas. En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles. Por ejemplo, al escribir “motocicleta” aparecen las imágenes que tengan relación con ese concepto, como puedes ver en la imagen de más a la derecha. Para insertar una imagen en el documento, basta hacer clic sobre ella.

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En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre imágenes, fotografías, películas o sonidos; también podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos unos tipos más concretos, por ejemplo, podemos decir que queremos fotografías de tipo JPG. También se pueden traer imágenes desde Internet con la opción Desde archivo Si hacemos clic en Imagen que se encuentra en el menú insertar se abrirá una ventana similar a la que se nos muestra cuándo queremos Abrir un documento Word, y que ya conocemos. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar, pulsaremos el botón Insertar y la imagen se copiará en nuestro documento.

5.5.4. Manipular imágenes Para modificar una imagen, primero hay que seleccionarla posicionándose sobre ella y haciendo clic, la imagen quedará enmarcada por unos pequeños círculos. Una vez seleccionada, podremos manipularla seleccionando la pestaña Formato:

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Para modificar el tamaño, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.

Aunque también puedes hacerlo utilizando las opciones disponibles en la sección Tamaño de esta pestaña:

Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para ello haz clic en Recortar , se activará el modo de recorte. Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrastralo hasta la posición que deseas enmarcar. Verás que, de este modo, puedes conseguir extraer una zona de la imagen. Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte. En cualquier momento puedes recuperar zonas de la imagen inicial, haciendo más amplia la zona de recorte y utilizando de nuevo la herramienta Recortar.

Ajustar Mediante esta pestaña podrás acceder a otras muchas opciones, veámoslas:

Correciones : ◊ Brillo. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la imagen. ◊ Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen. Efectos artísticos: ◊ Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen. En este desplegable también encontrarás la opción Color transparente para hacer transparente un color a escoger en imágenes con determinados formatos de imagen (como por ejemplo JPG). Comprimir imágenes. Permite reducir el peso de las imágenes del archivo completo (o solo las seleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco. Restablecer imagen. Después de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este botón.

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Posición. Ajusta la imagen respecto a la página de varias formas, tal y como se puede ver en los íconos de la ventana. Ajustar texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como se puede ver en los íconos de esta ventana.

Traer adelante. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se encuentren en su mismo nivel. Enviar atrás. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se encuentren en su mismo nivel. Alinear. Alinea o distribuye varios objetos según la opción que se escoja. Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si fuese uno solo. Girar. Muestra un menú con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen. 5.5.5. Estilos de imagen Desde estas opciones podrás aplicar diversos estilos a tu imagen, además de poder añadirle un contorno o enmarcarla en determinada forma.

Utiliza los Estilos predeterminados para añadir mayor vistosidad al resultado final.

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5.5.6. Insertar Formas y dibujar Word dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos. Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, mediante las formas dispondrás de multitud de formas, listas para usar, que te permitirán realizar esquemas, diagramas de flujo y otros muchos gráficos. Y si te gusta realizar tus propios dibujos también dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu imaginación se ponga a trabajar. Al hacer clic en el menú Formas aparecerá el listado de todas las formas disponibles en el programa. Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrás volver a la hoja de cálculo y establecer el tamaño que tendrá la forma. Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratón, arrástralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma.

5.5.7. Añadir texto a los gráficos Se puede añadir texto a un dibujo mediante el botón Cuadro de texto de la pestaña Formato, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el texto, y a continuación insertar el texto. Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic en el gráfico con el botón derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual, elegir la opción Modificar texto y automáticamente nos creará el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el gráfico. Aquí tienes un ejemplo de un dibujo con texto.

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5.5.8. Modificar gráficos Los gráficos y formas admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y aparecerán unos puntos de control a su alrededor. (Figura 1) Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic en el punto y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. (Figura 2)

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Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla MAYÚSCULAS mientras se arrastra desde una de las esquinas. Como se puede ver, en esta imagen, que se ha hecho un poco más grande que la original. (Figura 3) Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del gráfico. En este caso un triángulo isósceles se ha convertido en escaleno. (Figura 4) Para girar el gráfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el círculo verde que vemos en la parte superior central de la imagen, y mover el ratón para hacer girar el objeto, para acabar el proceso dejamos de presionar el ratón. (Figura 5)

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También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de sombra y 3D . Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaña Formato.

Con estos íconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya vimos para las imágenes, además de estilos rápidos y de forma. En esta imagen se ha aplicado color verde degradado de fondo, color azul del contorno, grosor de 3 ptos. y tipo de contorno discontinuo.

En esta imagen se ha aplicado color verde degradado de fondo, color azul del contorno, grosor de 3 ptos. y tipo de contorno discontinuo.

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Letra capital Podemos mejorar el aspecto de nuestro documento utilizando letras capitales. Esto consiste en insertar la letra inicial de un párrafo en un tamaño mayor al del resto. Letra capital en texto

Para insertar la letra capital de un párrafo posicionamos el cursor en el párrafo correspondiente, hacemos clic en el botón Letra capital del grupo Texto de la ficha Insertar y de la lista que se despliega, seleccionamos la opción En texto para que la letra capital quede dentro del párrafo o En margen para que la letra capital se muestre en el margen del documento.

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Letra capital en margen

Si hacemos clic en Opciones de letra capital, se abrirá el cuadro de diálogo Letra capital desde donde podemos escoger la posición de la letra capital, seleccionar la fuente, el número de línea que ocupará y la distancia del texto. Podemos aplicar cualquier formato seleccionando la letra capital y utilizando las opciones del grupo Fuente de la ficha Inicio.

Si necesitamos modificar el tamaño de la letra capital, seleccionamos el cuadro que la contiene y arrastramos de sus tiradores.

Tiradores

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Sesión Encomienda a Jehová tu camino, Y confía en él; y él hará. (Salmos 37:5)

Diseño de página, encabezados y pie de página, secciones y numeración de página

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Aprendizaje autónomo •

Reconoce rápidamente la nueva interfaz de Word.

6.1. DISEÑO DE PÁGINA 6.1.1. Configurar página Cuando estamos escribiendo en un documento Word, es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página, donde también podremos encontrar herramientas para seleccionar la Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones.

Al hacer clic sobre el botón Márgenes , aparecen unos márgenes predeterminados. Si ninguno nos sirve, podremos definir unos desde la opción Márgenes Personalizados.

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También es conveniente especificar el tamaño del papel que vamos a utilizar en la impresión. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel.

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Tanto si escogemos la opción de personalizar, como si pulsamos el pequeño botón de la esquina inferior derecha del grupo Configuración de página, veremos la siguiente ventana:

◊ En la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los centímetros deseados en cada campo: Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. También el de Encuadernación, que es un espacio adicional reservado para encuadernar las hojas. ◊ Posición del margen interno. Aquí indicaremos en qué posición vamos para aplicar el margen de encuadernación. ◊ Orientación. Indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal (también llamada apaisada). ◊ Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones, la vista previa te mostrará claramente en qué consisten. ◊ En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dará una idea bastante aproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño de la página. ◊ Si pulsamos el botón Establecer como predeterminado, los valores actuales serán los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.

Sabías

QUE?

¿Desea que sea más sencillo asegurarse de que el documento en el que está trabajando esté terminado y listo para compartirse? ¿Desea imprimir de una manera más rápida y directa? La nueva vista Backstage™ de Microsoft Office puede ayudarle a lograr todo esto y mucho más. Ahora puede imprimir, compartir y administrar los documentos, así como personalizar su experiencia con Word 2010 con más facilidad, todo desde una ubicación conveniente.

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◊ En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar en la impresora: A4, Carta, etc. y también la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que tenga más de una. ◊ En la pestaña Diseño fijaremos la posición de Encabezados y pies de página. Hemos dicho que fuera de los márgenes no se puede escribir, pero hay una excepción; los encabezados y pies de página se escriben en la zona de los márgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los márgenes.

6.2. INSERTAR ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA Los encabezados y pies de página son áreas de los márgenes superior, inferior y laterales de cada página de un documento.

En los encabezados y pies de página se puede insertar texto o gráficos, o bien cambiarlos. Por ejemplo, puede agregar números de página, la hora y la fecha, un logotipo de su organización, el título del documento, el nombre del archivo o el nombre del autor. Si desea cambiar un encabezado o pie de página que haya insertado, la ficha Encabezados y pies de página situada bajo Herramientas para encabezado y pie de página proporciona más opciones para manipular estos elementos.

6.2.1. Trabajar con encabezados y pie de página en un documento sin secciones En un documento sencillo que no tenga secciones puede insertar, cambiar y quitar encabezados y pies de página. Si no está seguro de si el documento tiene secciones, haga clic en Borrador en la barra de estado. En la ficha Inicio, dentro del grupo Buscar, haga clic en Ir a. Haga clic en Sección y, a continuación, en Siguiente para buscar los saltos de sección que haya en el documento.

6.2.2. Insertar o cambiar encabezados o pies de página Puede insertar encabezados o pies de página prediseñados en el documento y cambiar fácilmente los diseños de encabezado y pie de página. O bien, puede crear su propio encabezado o pie de página con un logotipo de organización y un aspecto personalizado, y guardar el encabezado o pie de página nuevos en la galería.

6.2.3. Insertar el mismo encabezado y pie de página en todo un documento 1. En el grupo Encabezado y pie de página de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado o en Pie de página.

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2. Haga clic en el diseño de encabezado o pie de página que desea usar. El encabezado o el pie de página se insertan en todas las páginas del documento.

NOTA:

En caso necesario, puede dar formato al texto del encabezado o del pie de página seleccionando el texto y utilizando las opciones de formato de la minibarra de herramientas.

6.2.4. Insertar texto o gráficos en un encabezado o pie de página y guardarlo en l a galería 1. En el grupo Encabezado y pie de página de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado o en Pie de página.

2. Haga clic en Editar encabezado o en Editar pie de página. 3. Inserte texto o gráficos. 4. Para guardar el encabezado o el pie de página creados en la galería de opciones de encabezado o pie de página, seleccione el texto o los gráficos del encabezado o del pie de página y, a continuación, haga clic en Guardar selección como nuevo encabezado o en Guardar selección, como nuevo pie de página.

6.2.5. Cambiar encabezados o pies de página 1. En el grupo Encabezado y pie de página de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado o en Pie de página.

2. Haga clic en un diseño de encabezado o pie de página incluido en la galería. El diseño de encabezado o pie de página se cambia en todo el documento.

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6.2.6. Quitar el encabezado o el pie de página de la primera página 1. En la ficha Diseño de página, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Configurar página y, a continuación, en la ficha Diseño. 2. Active la casilla de verificación Primera página diferente que aparece bajo Encabezados y pies de página. Los encabezados y pies de página se quitan de la primera página del documento.

6.2.7. Hacer que sean distintos los encabezados o pies de página de las páginas pares e impares Por ejemplo, podría decidir utilizar el título del documento en las páginas impares y el título del capítulo en las páginas pares. 1. En la ficha Diseño de página, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Configurar página y, a continuación, en la ficha Diseño. 2. Active la casilla de verificación Pares e impares diferentes. Ahora puede insertar el encabezado o el pie de página para las páginas pares en una página par y el encabezado o pie de página para páginas impares en una página impar.

6.2.8. Cambiar el contenido de un encabezado o un pie de página 1. En el grupo Encabezado y pie de página de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado o en Pie de página.

2. Realice los cambios deseados en el encabezado o pie de página seleccionando el texto y modificándolo, o utilizando las opciones de la minibarra de herramientas para dar formato al texto. Por ejemplo, puede cambiar la fuente, aplicarle formato de negrita o aplicar un color de fuente distinto. SUGERENCIA: En la vista Diseño de impresión, puede pasar rápidamente del encabezado o pie de página al texto del documento. Haga doble clic en el encabezado o pie de página atenuado o, bien, en el texto del documento atenuado.

6.2.9. Quitar los encabezados o los pies de página 1. Haga clic en cualquier lugar del documento. 2. En el grupo Encabezado y pie de página de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado o en Pie de página.

3. Haga clic en Quitar encabezado o en Quitar pie de página. El encabezado o los pies de página se quitan de todo el documento.

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6.2.10. Trabajar con encabezados y pie de página en un documento con varias secciones En un documento con secciones, puede insertar, cambiar y quitar diferentes encabezados y pies de página para cada sección. O, bien, puede utilizar el mismo encabezado o pie de página para todas las secciones. Si no está seguro de si el documento tiene secciones, haga clic en Borrador en la barra de estado. En la ficha Inicio, dentro del grupo Buscar, haga clic en Ir a . Haga clic en Sección y, a continuación, en Siguiente para buscar los saltos de sección que haya en el documento. Para crear saltos de sección, haga clic en el lugar del documento donde desea colocar una sección. En el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página, haga clic en Saltos.

Crear un encabezado o pie de página diferente para una parte del documento 1. Haga clic en la sección para la que desee crear un encabezado o pie de página distinto. 2. En el grupo Encabezado y pie de página de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado o en Pie de página.

3. Haga clic en Editar encabezado o en Editar pie de página. 4. En la ficha Encabezados y pies de página, dentro del grupo Exploración, haga clic en Vinpara eliminar la conexión entre el encabezado y el pie de página de cular al anterior la sección nueva y el de la anterior. Microsoft Office Word no muestra Igual que el anterior en la esquina superior derecha del encabezado o pie de página. 5. Cambie el encabezado o el pie de página existente o cree uno nuevo para esta sección.

6.2.11. Utilizar los mismos encabezados y pies de página para cada sección del documento 1. Haga doble clic en el encabezado o en el pie de página que desea y que sea igual al de la sección anterior. 2. En la ficha Encabezados y pies de página, dentro del grupo Exploración, haga clic en Anterior o en Siguiente para ir al encabezado o pie de página que desea cambiar. 3. Haga clic en Vincular al anterior para volver a conectar el encabezado y el pie de página de la sección actual con el de la sección anterior. 4. Office Word preguntará si desea eliminar el encabezado y el pie de página estableciendo conexión con el encabezado y pie de página de la sección anterior. Haga clic en Sí.

6.2.12. Hacer que sean distintos los encabezados o pies de página de las páginas pares e impares Por ejemplo, podría decidir utilizar el título del documento en las páginas impares y el título del capítulo en las páginas pares. 1. En el grupo Encabezado y pie de página de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado o en Pie de página.

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2. Haga clic en Editar encabezado o en Editar pie de página. 3. En la ficha Encabezados y pies de página, dentro del grupo Opciones, active la casilla de verificación Pares e impares diferentes. 4. Si es necesario, en el grupo Exploración, haga clic en Anterior o en Siguiente para entrar en las áreas de encabezado o pie de página de las páginas pares o impares. 5. Cree el encabezado o pie de página para las páginas impares en el área Encabezado en página impar o Pie de página en página impar. Cree el encabezado o pie de página para las páginas pares en el área Encabezado en página par o Pie de página en página par.

6.3. SALTOS DE SECCIÓN Es muy común que en un documento hecho en Microsoft Word se requiera incluir numeración de páginas, sin embargo, cuando se requiere que la numeración incluya el número uno en la tercera página, o bien se requieran dos tipos de numeración en un solo documento, la labor se puede volver un poco complicada. Como usted podrá corroborar, este documento constituye un ejemplo, basta con ver la numeración y comprobaremos la aplicación de secciones.

6.3.1. Insertar un salto de sección 1. En el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página, haga clic en Saltos.

Haga clic en el tipo de salto de sección que desee usar.

6.3.2. Tipos de saltos de sección

NOTA:

El salto de sección que controla el formato de la última parte del documento no se muestra como parte del mismo. Para cambiar el formato del documento, haga clic en el último párrafo del mismo.

En los ejemplos siguientes se muestran los tipos de saltos de sección que se pueden insertar; la línea punteada doble representa un salto de sección en cada ilustración.

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Página siguiente El comando Página siguiente inserta un salto de sección e inicia la nueva sección en la página siguiente. Este tipo de salto de sección es especialmente útil para iniciar nuevos capítulos en un documento. Y separar numeraciones en trabajos monográficos y en tesis.

Continuo El comando Continuo inserta un salto de sección e inicia la sección nueva en la misma página. Los saltos de sección continuos son apropiados para crear un cambio de formato, como un número diferente de columnas en una página.

Página par o página impar Los comandos Página par o Página impar insertan un salto de sección e inician la nueva sección en la siguiente página par o impar, respectivamente. Si desea que los capítulos del documento siempre comiencen en una página impar o en una página par, use las opciones de salto de sección Página impar o Página par.

Ejemplo Le sugiero que abra un documento nuevo, con el fin de que pueda ir aplicando los cambios al documento. Seleccionar Diseño de página, para luego usar en configurar página la opción Saltos, luego de en segundo grupo Saltos de sección, seleccionar Página siguiente. Con esto habrá dividido el documento en dos secciones. Esto lo puede apreciar en la parte inferior de la ventana y al ingresar a edición de encabezados y pie de página.

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Cada sección que haga puede tener su numeración diferente del resto. La portada puede constituir la sección 1. Generalmente de la portada sigue el índice, el cual tampoco debe numerarse. Situado en la página 2/2 (Sección 2), repita los pasos anteriores para crear la sección 3.

Una vez con las tres secciones establecidas, procedemos con la numeración.

Sitúese en la sección 1, y en el menú de Encabezado y pie de página marcar el check en Primera página diferente. Con esto TODO el documento será numerado consecutivamente en la opción por default que, generalmente, es en números arábicos empezando por uno, por lo que la 2/2 (en la sección 2) tendrá el número 2, y la página 3/3 (de la sección 3) tendrá el número 3.

Para eliminar el número en la página 2/2, sitúese en la sección 2, vuelva a realizar el procedimiento anterior, y verá cómo desaparece el número 2. Por último, para que la primera página de la sección 3 empiece en 1 y no en 3, sitúese en la sección 3, vuelva a hacer clic en Número de página luego en Formato de número de página, para poder reiniciar la numeración. En la ventana de Numeración de página, check en Iniciar en para cambiar la numeración.

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Joven fui, y he envejecido, y no he visto justo desamparado, Ni su descendencia que mendigue pan. (Salmos 37:25)

Citas y referencias, tabla contenido

Sesión

7

En esta sesión vas a aprender cómo realizar citas y referencias bibliográficas, también cómo elaborar tablas de contenido e ilustraciones.

7.1. CITAS EN EL TEXTO ¿Cuándo citar? Siempre que se utilizan datos o ideas obtenidos de otra fuente, se debe citar dicha fuente para darle el debido crédito (y evitar el plagio) y para informar al lector de dónde se obtuvo la información. ¿Qué se incluye en la cita? En una cita en el texto del documento se debe incluir el autor y el año de publicación.

Caso Un autor Dos autores

Tres, cuatro o cinco autores

¿Cómo se cita? Apellido, año de publicación. Apellido del primer autor y apellido del segundo autor, año de publicación.

Ejemplo Ancuro, 2009 Ramírez y Díaz, 2005 Hernández, Fernández y Baptista, 2010

La primera vez que se citan: apellido de cada autor, año de publicación. Citas subsecuentes: apellido del Hernández et al., primer autor, seguido de la frase “et al.” (sin cursivas 2010 y con un punto y seguido al final), año de publicación.

Apellido del primer autor, seguido de la frase “et al.”, Seis o más autores año de publicación

Hernández et al., 2008

Sin autor

Cuando un documento no tiene autor, se citan las primeras palabras de la referencia (por lo común, el título) y el año de publicación.

Discurso y publicidad, 2004

Autor anónimo

Citar la palabra Anónimo y el año de publicación.

Anónimo, 2009

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Informática


Cuando un autor tiene varias obras publicadas en Autor con varias el mismo año, es necesario diferenciar una obra de obras en el mismo otra, agregando una letra en minúscula (a, b, c, d…) año después del año de publicación. Autores con el mismo apellido

Cuando se cita a dos autores diferentes que comparten el mismo apellido, se agregan las iniciales del nombre para identificarlos.

Ancuro, 2009a Ancuro, 2009b

López, G., 2008 López, L., 2009

Cuando se cita un documento sin fecha disponible, en Fecha desconocida el lugar donde iría el año de publicación, se escribe la Aguirre, s. f. abreviatura s. f. Trabajos clásicos

Cuando se cita una obra clásica muy antigua, se cita el Aristóteles, trad. 1 año de la traducción que se consultó antecedido por la abreviatura trad.

¿Dónde se incluye la cita? El nombre del autor se escribe dentro o fuera del paréntesis según sea el caso:

Casos

Ejemplo

Cuando la fuente original es parte de la frase, el autor se ubica fuera del paréntesis:

Cuando la fuente original no es parte de la frase, se ubica dentro del texto:

Ramírez y Díaz (2005) identificaron los factores… En el estudio publicado por Hernández et al. (2008) se encontró que… Los principales factores que se influyen en … (Ramírez y Díaz, 2005).

¿Cómo identificar si es cita textual o de referencia? Al citar otras fuentes, las citas pueden ser textuales o de referencia en el texto: Ejemplo Tipo de cita

Indicaciones

Los comentarios en cursivas son indicaciones para comprender el ejemplo

Citas textuales: fragmento de texto tomado directo (palabra por palabra) y sin modificar de la fuente original. Debe ser fiel al texto original (ortografía, puntuación y gramática).

Menos de 40 palabras: el texto citado se in- “Los factores que influyen en la

cluye entre comillas. Se cita el autor, el año y el número de página (p.) o páginas (pp.), o número de párrafo de dónde se tomó el fragmento citado literalmente. Más de 40 palabras: se incluye en un bloque independiente a una distancia de 5 espacios desde el margen izquierdo, a doble espacio y sin comillas.

motivación de los turistas que visitan albergues ecológicos en la región del sureste del país son…” (Ramírez y Díaz, 2005, p. 183).

Citas de referencia en el texto: cuando se resume o parafrasea la información o idea que se tomó de otra fuente.

Se resume, comenta o parafrasea la información de otros autores, pero utilizando tus propias palabras. Se cita el autor y el año de publicación.

Comentario propio: En estudios

Unidad II

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previos se han identificado los principales factores que motivan a los turistas a hospedarse en albergues ecológicos del sureste del país, entre estos el deseo de ayudar a la conservación de la fauna (Ramírez y Díaz, 2005)…


7.1.1. Referencias Terminado este paso y ajustado todo el contenido del documento, pasamos a ingresar las referencias bibliográficas, para este paso hacemos clic en la pestaña referencias y luego hacemos clic en el botón Administrar Fuentes.

Saldrá una ventana donde debemos ingresar las fuentes bibliográficas que hacen parte del trabajo de investigación.

Para ingresar una referencia bibliográfica, hacemos clic en el botón nuevo en cual nos presentara la siguiente ventana:

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Informática


Como se observa en la ventana, existen diferentes tipos de fuentes bibliográficas, dependiendo de dónde se extraiga la información, se debe llenar todos los campos. En la parte de autor existe un botón Editar en el cual debemos hacer clic para llenar los datos de forma precisa. Una vez se termine esta tarea, se debe hacer clic en el botón aceptar.

Esta ventana hace referencia al botón Editar del campo Autor, en ella se deben rellenar los datos de Apellidos, Nombre y segundo nombre, luego se debe hacer clic en el botón Agregar, y finalmente en el botón Aceptar. Una vez se terminan de ingresar todas las fuentes bibliográficas, se debe ir seleccionando las fuentes que necesitamos pasen a formar parte de la Bibliografía del trabajo escrito, para esto seleccionamos la fuente disponible y hacemos clic en el botón Copiar, esto pasará la información de izquierda a derecha de la ventana de administración de fuentes. Terminado este paso, hacemos clic en el botón cerrar.

Unidad II

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Ahora debemos ubicarnos en la hoja que dejamos para la bibliografía, y en la pestaña Referencias hacer clic en la sección Bibliografía y seleccionando la primera opción de la lista que dice Bibliografía.

Con esto debe insertarnos la Bibliografía en la hoja seleccionada, como se muestra a continuación.

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Informática


Lista de referencias Concordancia de las citas en el texto y la lista de referencias: todas las fuentes citadas en el texto deben aparecer en la lista de referencias (bibliografía). Es necesario verificar que las entradas de la cita y su referencia sean congruentes. En las citas del texto se incluye el nombre del autor y el año de publicación. Normalmente, estos son los primeros datos que se incluyen en la referencia completa para que el lector las pueda identificar inmediatamente. Orden de las referencias: en la lista las referencias se deben ordenar alfabéticamente por el apellido del autor, que es el primer dato incluido en la referencia. Cuando se enlistan varias publicaciones de un mismo autor, se ordenan por el año de publicación, primero el más antiguo. Datos que se deben incluir en las referencias: debido a que la lista de referencias tiene la finalidad de proporcionar la información necesaria para que el lector localice y consulte las fuentes citadas, se deben incluir todos los datos de manera precisa y completa, normalmente estos incluyen: autor, fecha de publicación, título y datos de la publicación. Recuperación de información en fuentes electrónicas: si además la fuente citada se recuperó de manera electrónica, se debe incluir la fecha de recuperación (fecha en la que fue consultada en Internet) y la dirección electrónica de dónde se obtuvo.

Sabías

QUE?

Unidad II

Encuentre su propio modo de hacerlo con el panel de navegación mejorado, con herramientas de búsqueda integradas en Word 2010. Vaya al lugar adecuado del documento, reorganice el contenido con facilidad y busque lo que necesita rápidamente con una nueva lista de resultados y resaltado de referencias automático.

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7.2. TABLA DE CONTENIDOS E ILUSTRACIONES 7.2.1. Tabla de contenidos Una tabla de contenidos está formada por los títulos de los apartados que aparecen en el documento. Para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos: 1. Preparar la tabla de contenidos es decir, marcar los títulos que deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos. 2. Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

Preparar la tabla de contenidos Para marcar un título la manera más sencilla es aplicar un estilo al título (el estilo puede ser predeterminado o uno que tu mismo hayas creado) y después en la pestaña Referencias:

En la sección de Tabla de contenidos:

Seleccionemos la opción y escogemos el nivel en el que se encuentra nuestro título. Podremos observar en el panel de navegación (Ctrl+B) que se incluye el título en la lista de títulos.

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Informática


7.2.2. Generar la tabla de contenidos Una vez que tenemos todos los títulos de nuestro documento marcados, solo falta generar la tabla de contenido, lo cual es muy sencillo, basta con seleccionar tabla de contenidos del menú de Referencias y seleccionar el tipo de tabla, como se muestra a continuación:

Podemos seleccionar alguna de las tablas automáticas o configurar una, mediante la opción Insertar tabla de contenido.

7.2.3. Actualizar la tabla de contenidos Para actualizar la tabla basta con seleccionar la opción, lo cual nos dará las siguientes dos opciones:

Si seleccionamos la primera opción Actualizar solo los números de página, no se agregarán los posibles nuevos títulos agregados, sino que solo se actualizarán los que ya pertenecen a la tabla de contenido Si seleccionamos Actualizar toda la tabla, se podrán agregar los posibles nuevos títulos y actualizar los números de páginas correspondientes.

Unidad II

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7.2.4. Tabla de ilustraciones También podemos incluir en nuestros documentos tabla de ilustraciones, gráficos o de tablas. Al igual que hemos visto, para crear tablas de contenidos, primero debemos marcar las entradas y después generar la tabla. De forma similar a como ocurría con la TDC, tenemos dos opciones para p ara marcar las entradas a la tabla de ilustraciones:

Preparar la tabla de ilustraciones: Utilizar los rótulos de ilustraciones predefinidos por Word. Para utilizar esta opción, debemos seleccionar nuestra ilustración ya sea tabla, imagen, gráfico, etc y acceder a la pestaña Referencias y pulsar el botón Insertar título.

Nos aparece el diálogo Título que vemos en la imagen, como podemos ver el título se va a insertar en una tabla, aunque podemos asignarle el título a cualquier cualqui er otro tipo de elemento. elemento.

Al seleccionar la tabla, gráfico, imagen, ecuación, etc y seleccionar Título, Word lo detecta automáticamente y le asigna el título y el tipo de rótulo adecuado. La posición del título puede ser incluida encima de la selección o por debajo de la selección. Además vemos una serie de botones:

Nuevo rótulo... Este botón sirve para modificar el Título de la ilustración. Numeración... Este botón nos abre el cuadro de diálogo que vemos en la imagen y sirve para modificar el estilo de la numeración de los títulos. Autotítulo... Este botón sirve para generar automáticamente los títulos de un determinado tipo. Por ejemplo podemos hacer que se generen automáticamente los títulos de las imágenes de mapa de bits (*.bmp) que vayamos incluyendo en el documento. d ocumento.

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Informática


7.2.5. Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones. Como vimos en la unidad de crear estilos, podemos crear estilos de cualquier tipo y los gráficos, tablas, etc no están excluidos. Por tanto, podemos definirnos nuestros propios estilos personalizados de ilustraciones y asignárselo posteriormente. Debemos crearnos un estilo propio para la ilustración y usarlo únicamente para ese motivo, posteriormente cuando hayamos aplicado un título a la ilustración, podemos aplicarle el estilo personalizado. Al generar la tabla tab la de ilustraciones word, reconocerá esos tipos personalizados.

En la opción Rótulo, podemos seleccionar en qué tabla de ilustraciones queremos incluir la ilustración.

7.2.6. Generar la tabla de ilustraciones Cuando hayamos insertado todos los títulos a las ilustraciones, debemos acceder a la pestaña Referencias Referencias y hacer clic en el botón Insertar tabla de ilustraciones. Se abrirá el diálogo d iálogo de Tabla de ilustraciones. Es muy similar a la tabla tab la de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del formato de la tabla. Seleccionar si deseamos d eseamos mostrar los números de página y alinearlos a la derecha o, si por el contrario, preferimos preferimos utilizar hipervínculos en lugar de números de página. En la lista despegable de Etiqueta de título, podemos seleccionar qué tipo de tabla vamos a crear (Tabla, Ilustración, Fig, etc) en la imagen vemos que está seleccionada la opción opci ón de Tabla, puesto puesto que vamos a crear una tabla de ilustraciones de tablas.

Unidad II

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Si pulsamos sobre Opciones... nos aparece el diálogo que vemos en la imagen donde podep odemos seleccionar, seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a partir par tir del estilo de ilustraciones personalizado que hayamos creado.

La opción de identificador de tabla es mejor que se asigne automáticamente para no mezclar distintas tablas. Este identificador id entificador hace referencia referencia a las distintas tablas de ilustraciones que tengamos en nuestro documento, si lo asignamos manualmente podríamos repetir el identificador y crear un conflicto por duplicidad duplici dad de identificadores de tabla. La opción de Modificar... sirve para modificar el estilo de la tabla que generemos.

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Informática

La cosecha es abundante, pero los obreros son pocos. Rueguen, pues, al Dueño de la cosecha que envíe obreros a su cosecha. (Lucas 10,2)

Plantillas, correspondencia.

Sesión

8

En esta sesión vas aprender acerca cómo usar las diferentes plantillas preestablecidas de Word y a combinar plantillas para generar documentos en serie con un mismo contenido y otros de gestión empresarial.

8.1. PLANTILLAS Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo el documento, así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de números de página, cabeceras y pies de página. Una plantilla puede sernos útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar id entificar al autor, la dirección, el remitente, remitente, el asunto, etc. Una plantilla es un documento de Word 2010 con la característica de que el tipo de documento es plantilla de documento (.dotx)

Sabías

QUE?

Encuentre su propio modo de hacerlo con el panel de navegación mejorado con herramientas de búsqueda integradas en Word 2010. Vaya al lugar adecuado del documento, reorganice el contenido con facilidad y busque lo que necesita rápidamente con una nueva lista de resultados y resaltado de refer referencias encias automático.

La principal característica de una plantilla plantil la es que al utilizarla ut ilizarla se crea un documento Wordd normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece Wor en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos.

Un ejemplo de plantilla es Normal.dotx. Cada vez que abrimos ab rimos un documento nuevo estamos utilizando la plantilla Normal.dotx.

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Informática


Word 2010 asigna la plantilla Normal.dotx automáticamente al crear un nuevo documento. Esta plantilla es la que contiene la información del tipo de letra, estilo, tamaño, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos. En unidades anteriores hemos visto como en algunos casos, por ejemplo, en el menú Formato de Fuente, hay un botón llamado Predeterminar que hace que los cambios afecten a todos los documentos nuevos, esto se consigue modificando la plantilla Normal.dotx. Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero debemos abrirla, hacer los cambios que deseemos y posteriormente guardarla. Si por cualquier motivo hemos realizado demasiados cambios y no nos acordamos cómo estaba en su estado original, podemos volver a tener la plantilla original borrándola, es decir, eliminar el archivo Normal.dotx de nuestro disco duro. La próxima vez que abramos Word con un documento nuevo se creará automáticamente. Word 2010 dispone de otras muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc. vamos a aprender a utilizarlas y posteriormente veremos cómo podemos modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades, y también cómo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word. También se pueden crear plantillas basadas en formularios de introducción de datos con controles más complejos, los veremos en el tema Compartir documentos .

8.1.1. Utilización de plantillas en Word Para utilizar las plantillas, hay que abrir un documento Nuevo desde el menú Archivo, como puedes ver en esta imagen.

Unidad II

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Este cuadro de diálogo nos muestra las plantillas disponibles, en el apartado Plantillas, para crear un documento en base a una plantilla, lo primero que debemos hacer es seleccionar la categoría de la plantilla, por ejemplo, las plantillas de cartas:

Y se mostrarán las subcategorías que tiene este tipo de plantilla, al abrir una subcategoría podremos observar los modelos de plantillas disponibles para crear: Y en la parte derecha de la ventana, tendremos una vista previa de la plantilla.

NOTA:

La mayoría de las plantillas de Office se encuentra en internet, y para descargarlas es necesario de contar con una conexión a internet.

Para comenzar a trabajar con nuestro nuevo documento damos clic en el botón

Veremos un documento como el que observas en la siguiente imagen, en el que tendremos que sustituir los nombres genéricos de la plantilla como [Su Nombre] por el nombre que deseemos, y escribir los datos adecuados en los lugares donde el texto está marcado con llaves [Fecha], [Nombre del destinatario], etc….

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Informática


Así conseguiremos escribir un documento con los datos que queramos, como puedes ver en la imagen siguiente. Ahora solo nos quedaría guardarlo como haríamos con cualquier otro documento, y la plantilla quedaría en su estado original. De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como deseemos, sin tener que preocuparnos de mantener la plantilla inicial.

8.1.2. Modificar plantillas Vamos a ver cómo se pueden modificar plantillas ya existentes, así podremos modificar tanto las plantillas proporcionadas por Word 2010 como las que creemos nosotros a partir de documentos Word 2010, como veremos en el punto siguiente. Para modificar una plantilla primero hay que abrirla, de la misma forma que hemos visto en el punto anterior.

Unidad II

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Haremos clic en Crear y se abrirá la plantilla.

Sobre esa plantilla, podremos hacer todas las modificaciones en el diseño que queramos. Por ejemplo, sustituiremos Su nombre por nuestro nombre, así ya no tendremos que introducirlo cada vez. También cambiaremos el tamaño y el tipo de letra de los datos personales, etc. Al final obtendremos nuestro propio diseño, como muestra esta imagen.

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Informática


8.1.3. Guardar Plantillas Ahora solo nos quedaría guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar y nos aparecerá un cuadro de diálogo como el que vemos a continuación.

El campo Tipo deberá de estar rellenado con Plantilla de Word. Solo nos queda darle otro nombre a la plantilla (si queremos conservar la plantilla original) y hacer clic en Guardar. Ya tenemos nuestra propia plantilla. Para utilizarla debemos de abrirla desde la carpeta donde la hemos guardado, reconocerás que el ícono de una plantilla es distinto al de uno de común de Word.

8.2. Combinar correspondencia Mediante la opción Combinar correspondencia, Word nos permite incluir, en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento, pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que solo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

Unidad II

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Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.

8.2.1. Conceptos previos Cuando ‘combinamos correspondencia’, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

Documento principal Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo, puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo, si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente y los campos serán, por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir, cada uno de los datos de ese cliente. Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación, y verás qué sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.

8.2.2. Crear el documento principal Abrir Word y tener en la ventana activa, un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia.

Allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

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Informática


Se abrirá la sección Combinar correspondencia, con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opción deseada.

En primer lugar, tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.). Seleccionar Cartas como tipo de documento y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente (Figura 2). En el paso 2 definimos el documento inicial que es el documento que contiene la parte fija, a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento. Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente. En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho, podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook o simplemente escribir una lista nueva.

Unidad II

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Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista. Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar... Al hacer clic en la opción Examinar... se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos:

En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo más común será utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdbx;..) si tenemos los datos en una tabla de base de datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.docx) si tenemos los datos en una tabla de Word. Al seleccionar la carpeta aparecerán todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, solo nos quedará hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botón Abrir. Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, donde escogeremos una de las tablas de nuestro documento para sacar los datos de ahí.

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Informática


Cuando hayamos seleccionado la tabla correcta, aparecerá la ventana de Destinatarios de combinar correspondencia, en ella vemos los datos que se combinarán y podemos añadir opciones que veremos más adelante.

Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente... En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y, a continuación, hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar. Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de saludo..., Franqueo electrónico... (si tenemos la utilidad instalada), o Más elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.

Por ejemplo:

Unidad II

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Cuando hayamos completado el documento, hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.

En este paso, examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos.

Podemos utilizar los botones y para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado. Para pasar al paso 5 y terminar hacer clic en Siguiente. Para enviar las cartas a la impresora, hacer clic en la opción Imprimir.... Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento, por ejemplo, para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado será un documento normal sin combinación. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.

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Informática


8.2.3. La pestaña Correspondencia Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero también podemos utilizar los botones de la pestaña Correspondencia.

Aquí veremos los botones de esta pestaña, algunas opciones las ampliaremos más adelante. Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes. Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones, tal como vimos con el asistente. Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos, tal como vimos con el asistente. Permite insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos. Permite resaltar los campos combinados si la opción está activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados, de esta forma, es más fácil localizarlos dentro del documento. Asignar campos. Permite asignar campos, esta opción la detallamos más adelante.

En este menú podrás utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios. También podrás buscarlo o comprobar algún tipo de error por tu parte en la creación de la carta.

8.2.4. Insertar campos de combinación Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el ícono de la pestaña Correspondencia y se abrirá el cuadro Insertar campo de combinación con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botón Insertar. Podemos insertar así todos los campos que queramos.

Unidad II

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El campo aparecerá en el documento principal entre << y >>; esto nos indica que ahí va un campo que será sustituido por un valor cuando se ejecute la acción de combinar.

8.2.5. Ver datos combinados Si queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacer clic en el botón:

Este botón permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos.

Si estamos visualizando el documento de esta forma, a veces es un poco complicado localizar los campos de son del origen de datos, una forma fácil de solucionar este problema es hacer clic sobre el ícono , los campos del origen de datos aparecerán resaltados.

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Informática


8.2.6. Desplazarse por los registros El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar, se generarán tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados. Permite ver los datos del primer registro del origen. Permite visualizar el registro anterior. Este cuadro permite saber qué registro se está visualizando, y también permite ir directamente a un registro determinado, escribiendo el nº del registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizará el documento con los datos del cuarto cliente. Permite visualizar el registro siguiente. Permite visualizar el último registro.

8.2.7. Buscar un registro Cuando el origen de datos tiene muchos registros, puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza el botón. Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qué campo lo tiene que buscar. Al hacer clic en el botón aparece el cuadro de diálogo Buscar entrada.

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar. En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor. Hacer clic en el botón Buscar siguiente. Si no encuentra ningún registro de las características buscadas, nos lo indica mediante un mensaje. La búsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen. Si encuentra un registro de las características buscadas, se posiciona en él y aparece un cuadro de diálogo donde podemos seguir buscando otro registro, con las mismas características.

Unidad II

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8.2.8. Editar documentos individuales Esta opción nos permite tener un documento elaborado con cada uno de los registros en nuestro documento principal, para hacer esto es necesario ir a , al dar clic aparecerá las siguientes opciones.

Si seleccionamos Editar documentos individuales, aparecerá el siguiente asistente en el que podremos seleccionar qué registros serán editados como documentos individuales. Al Aceptar este cuadro de diálogo, se creará un nuevo documento de Word, con cada uno de los registros incrustados en la base del documento principal.

8.2.9. Combinar al imprimir La opción Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinación. Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo de la derecha. Podemos imprimir todos los registros (todos los destinatarios después de aplicar los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...). En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero.

En Hasta: ponemos el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el último.

Por ejemplo, del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3). Al pulsar Aceptar se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir que ya conoces.

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Plantillas de diapositivas, animación de objetos, hipervínculos, inserción de audio y vídeo

Sesión

9

En esta sesión vas a aprender a manejar los objetos insertados en una diapositiva, así como proveer de animación prediseñada para realzar una presentación o captar la atención.

9.1. MANEJAR OBJETOS EN POWER POINT Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva como gráficos, imágenes, textos, vídeos o sonidos. Estos objetos tienen sus propias características y propiedades que más adelante analizaremos con más detalle. Esta unidad la dedicaremos a aprender las acciones básicas, es decir: seleccionar, mover, copiar y eliminar. También veremos algunas acciones más específicas de los objetos como alinear, voltear u ordenar. Recomendamos utilizar la vista Clasificador de diapositivas, por ser la más cómoda para trabajar con diapositivas, en esta unidad trabajaremos siempre con la vista Normal. Es solo en esta vista donde podremos trabajar con los objetos de una diapositiva.

Sabías

QUE?

Ahora puede editar el mismo documento, al mismo tiempo en que lo hacen otras personas de otras ubicaciones. 1 Pueden incluso comunicarse instantáneamente a medida que trabaja, directamente desde Word.2

9.1.2. Insertar objetos Vamos a empezar ya a trabajar con los objetos propiamente dichos. El primer paso es saber cómo incluirlos en nuestra presentación. Podemos hacerlo, fundamentalmente, de dos formas:

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Informática


Aprovechar el diseño de la diapositiva Cuando creamos una nueva diapositiva, escogemos un diseño de entre los existentes. En muchos casos, el diseño incluye un elemento objeto, como el que se muestra en el recuadro inferior de la imagen siguiente.

Una serie de imágenes representan los tipos de objetos que se pueden incluir. Al situar el cursor sobre ellas aparecerá un pequeño globo informativo que nos ayudará a identificarlas. Lo único que necesitamos saber es que cada imagen es un botón que inserta el tipo de objeto que representa: tablas, gráficos, SmartArt, imágenes, imágenes prediseñadas y clips multimedia. En función del tipo de objeto seleccionado se ejecutará una acción u otra que nos permitirá especificar las dimensiones de la tabla o qué imagen agregar, por ejemplo.

Insertar objetos de forma independiente Pero, ¿qué ocurre si queremos incluir más de un objeto en la diapositiva? ¿Dos, tres, diez? Para eso deberemos insertarlos a mano desde la ficha Insertar. Los distintos botones que encontramos en ella nos permiten agregar los distintos tipos de objetos. 9.1.3. Tipos de objetos Los principales elementos que podemos incluir en una diapositiva son:

◊ Tablas: Lo más importante al definir una tabla es establecer el número de filas y el número de columnas. ◊ Gráficos: Permiten una representación visual de datos numéricos en gráficos de barras, de líneas, tartas, etc. Los datos de origen del gráfico se extraerán de una hoja de Excel, de modo que si quieres aprender cómo crear gráficos, te recomendamos que visites un curso de Excel 2010. ◊ SmartArt: Este tipo de objeto permite crear organigramas de una forma muy intuitiva. Tan solo hay que escoger el tipo y rellenar los datos en un panel de texto que contendrá sus elementos jerarquizados. ◊ Imágenes: Permite incluir un archivo de imagen que esté almacenado en nuestro ordenador. Imágenes prediseñadas: Disponemos de dibujos y fotografías de la galería de recursos de Microsoft. ◊ Clips multimedia: Permite incluir un archivo de vídeo o de sonido que esté almacenado en nuestro ordenador. ◊ Formas: Son una serie de formas simples como líneas, flechas y figuras geométricas. Y, por supuesto, el texto: Que puede ser copiado y pegado o escrito directament en la caja de texto.

Unidad II

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9.1.4. Seleccionar objetos Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva, únicamente tienes que hacer clic sobre él. En ocasiones es posible que se seleccione su contenido y no el objeto en sí. Lo apreciarás porque la línea que bordea al objeto es discontinua. Es el caso, por ejemplo, del siguiente texto:

En ese caso, haz clic sobre el marco y así será el objeto el que pasará a estar seleccionado. Para quitar la selección, haz clic en cualquier parte fuera del marco. Seleccionar varios objetos, es tan sencillo como mantener pulsada la tecla CTRL, mientras se hace clic con el ratón en cada uno de los objetos. Haciendo clic de nuevo y siempre sin soltar la tecla, se quitará la selección.

9.1.5. Copiar objetos Los pasos para copiar objetos son prácticamente los mismos que para copiar diapositivas: 1. Seleccionar el objeto a copiar (como acabamos de aprender). 2. Ejecutar la acción Copiar. 3. Posicionarse en el lugar donde queramos incluir la copia del objeto. Puede ser en la misma diapositiva, en otra diapositiva de la misma presentación o incluso en otra presentación. 4. Ejecutar la acción Pegar. Recuerda que tienes distintas formas de copiar: ◊ Desde el teclado, con las teclas (Ctrl + C), ◊ Desde el menú contextual (clic derecho del ratón), con la opción Copiar. ◊ Desde la ficha Inicio de la cinta, con el botón. Recuerda que tienes distintas formas de pegar: ◊ Desde el teclado, con las teclas (Ctrl + V), ◊ Desde el menú contextual (clic derecho del ratón), con la opción Pegar. ◊ Desde la ficha Inicio de la cinta, con el botón. El objeto casi nunca se copiará al lugar exacto que deseemos, de modo que deberemos moverlo hasta su posición definitiva. Esto lo vemos en el siguiente apartado. Existe otra forma de copiar objetos: duplicarlos. Se trata de una forma mucho más rápida que el procedimiento de copiar y pegar, pero que tiene la limitación de que la copia se situará siempre en la misma diapositiva que la original. Por supuesto, podremos moverla posteriormente, pero entonces el tiempo empleado sería similar al del proceso de copiar y, por lo tanto, no supondría ninguna ventaja utilizar este método. Para duplicar, seleccionamos uno o varios objetos y pulsamos la combinación de teclas CTRL+ALT+D. En las siguientes imágenes puedes ver cuál sería el antes y el después:

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9.1.6. Mover objetos Hay dos formas básicas de mover objetos: arrastrándolos o con las acciones cortar/pegar.

Mover arrastrando Se emplea para mover objetos dentro de una misma diapositiva. 1. Lo primero es seleccionar el objeto haciendo clic sobre él. Verás que aparece un marco a su alrededor, sitúate sobre él (pero no sobre los círculos que hay en el marco) y verás que el cursor toma el siguiente aspecto. 2. Pulsa el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastra el objeto. Verás una copia semitransparente del objeto que se mueve junto al cursor para que aprecies cómo quedaría en cada posición. 3. Cuando hayas situado el objeto donde quieres, suelta el botón del ratón y verás que el objeto se sitúa automáticamente en la posición que le has indicado. La siguiente serie de imágenes reproducen el proceso:

Mover cortando Este método se emplea para mover objetos entre diapositivas distintas. Los pasos son muy similares a los vistos para copiar anteriormente: 1. Seleccionar el objeto. 2. Ejecutar la acción Cortar (Con CTRL+X o desde la cinta). 3. Posicionarse en el lugar donde queramos mover el objeto. 4. Ejecutar la acción Pegar (Con CTRL+V o desde la cinta). Hay que tener en cuenta que, si el objeto se encontraba originalmente en una diapositiva cuyo diseño contenía el elemento objeto para facilitar su incorporación, al moverlo a otra se volverá a mostrar el cuadro para insertar objetos.

Para eliminar esa sección selecciona el marco y pulsa la tecla SUPR.

Unidad II

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9.1.7. Eliminar objetos Para borrar un objeto tienes que seleccionar el/los objeto/s a eliminar, manteniendo pulsada la tecla SHIFT. Después los puedes borrar pulsando la tecla SUPR. Con esto eliminarás texto, gráficos, imágenes, etc pero la sección reservada a estos objetos se mantiene, aunque vacía:

Si quieres también borrar estas secciones, tienes que pulsar nuevamente SUPR. Vamos a aprovechar para nombrar dos acciones que son muy útiles, sobre todo cuando estamos eliminando. Los comandos deshacer y rehacer, estos comandos sirven para deshacer (o rehacer) la última operación realizada. Para Deshacer la última operación realizada podemos: ◊ Seleccionar la opción Deshacer de la barra de acceso rápido, ◊ o con las teclas Ctrl + Z ◊ Haciendo clic en el triángulo del botón se despliega una lista con las últimas operaciones realizadas. Solo nos queda marcar las que queremos deshacer. ◊ Para Rehacer la última operación realizada podemos: ◊ Seleccionar la opción Deshacer de la barra de acceso rápido, ◊ o con las teclas Ctrl + Y Del mismo modo que para deshacer, ponemos rehacer varias operaciones marcándolas de la lista desplegable, asociada al botón.

9.1.8. Modificar el tamaño de los objetos Para modificar el tamaño de un objeto, bien sea para aumentar o para disminuir, tienes que visualizar el marco del objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco del objeto tenemos ocho círculos o puntos. Estos puntos sirven para modificar el tamaño del objeto, si te sitúas en los puntos de las esquinas verás que el puntero del ratón se convierte en una flecha de dos direcciones que te permitirán modificar al mismo tiempo el ancho y alto del objeto, para ello tienes que hacer clic en el círculo cuando aparece la flecha, mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo hasta darle el tamaño deseado, después suelta el botón del ratón.

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Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen una función similar a los situados en las esquinas, pero con la diferencia de que estos únicamente permiten modificar el ancho del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma. Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados horizontales permiten modificar el alto del objeto. Cuando posicionas el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma.

9.1.9. Girar y Voltear Los objetos que admiten ser girados o volteados son las imágenes y las formas. Aplicaremos un giro cuando queramos rotar la imagen y voltearemos cuando queramos crear una imagen refleja como la que veríamos si la situáramos frente a un espejo. El procedimiento para realizar estas acciones es: 1. Seleccionar el objeto. 2. Hacer clic en la opción correspondiente. Las encontraremos todas en la ficha Formato, grupo Organizar, menú Girar.

A continuación veremos con detalle las distintas opciones: Girar 90o a la izquierda y Girar 90o a la derecha giran el objeto 90 grados en la dirección indicada. Voltear horizontalmente y Voltear verticalmente: se obtiene su simétrico, cogiendo como eje de simetría la vertical y la horizontal respectivamente. Observa que solo con situar el cursor sobre la opción deseada, el objeto muestra una previsualización del resultado. Así, podremos hacer clic si es lo que buscábamos, o dejarlo como está si no lo es. Veamos el resultado que se produciría en la siguiente imagen de ejemplo para cada una de las opciones:

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Si prefieres girar el objeto libremente, solo tendrás que hacer clic sobre unos puntos verdes que aparecen alrededor del objeto (son puntos que se pueden arrastrar con lo cual giraremos el ob jeto), en la punta del puntero del ratón aparece una flecha en forma de circunferencia, sitúate sobre el punto verde que quieras y después arrastra el ratón hacia la posición que tú deseas y verás cómo la figura gira; una vez conseguido el giro deseado, suelta el botón izquierdo del ratón.

9.1.10. Ordenar objetos En ocasiones, al insertar varios objetos en una misma diapositiva, pueden quedar unos encima de otros. En tal caso se muestra arriba el último insertado, y abajo el primero. Pero esto no siempre nos interesará que sea así, por lo tanto, es interesante que aprendamos a ordenar los objetos en los distintos planos. El procedimiento para modificar el orden es: 1. Seleccionar el objeto. 2. En la ficha Formato, grupo Organizar, utilizar las opciones de los menús Traer adelante y Enviar atrás.

A continuación veremos con detalle las distintas opciones:

Traer adelante: el objeto pasa a estar una posición más arriba. Si lo tapaban dos objetos, ahora solo lo tapará uno.

Traer al frente: el objeto pasa a ser el primero. Si lo tapaban dos objetos, ahora ya no lo tapará ninguno. Enviar atrás: el objeto pasará una posición atrás. Si estaba por encima de dos objetos, ahora solo estará por encima de uno.

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Enviar al fondo: el objeto pasará a ser el último. Si estaba por encima de dos objetos, ahora ambos lo taparán. Una de las opciones que podemos utilizar para trabajar con la ordenación de elementos es utilizar el panel Selección y visibilidad. Para ello haz clic en Panel de selección. ◊ Puedes esconder los objetos haciendo clic en su correspondiente botón. Además, con los botones Mostrar todo y Ocultar todas esconderás o volverás a mostrar todos los elementos de la diapositiva a la vez. ◊ Utiliza las flechas de reordenación para cambiar el orden de los objetos. La reordenación se aplicará sobre aquel que esté seleccionado en ese momento. ◊ Puedes cambiar su nombre para reconocerlos mejor seleccionándolos y haciendo clic o pulsando la tecla F2.

En el ejemplo de la imagen vemos el objeto Tabla seleccionado y el objeto Imagen oculto.

9.2. ANIMACIONES Y TRANSICIONES En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e incluso al texto haciéndolas así más profesionales o más divertidas, además de conseguir llamar la atención de las personas que la están viendo.

9.2.1. Animar textos y objetos Para animar un texto u objeto, lo primero que hay que hacer es seleccionarlo. A continuación ir a la ficha Animaciones, grupo Animación y seleccionar cualquiera de los que se muestran.

En función de la animación escogida se activará el botón Opciones de efectos , que nos permitirá personalizar algunos aspectos del efecto en sí. Por ejemplo, si escogemos una animación de desplazamiento, desde este botón podremos indicar en qué dirección se desplazará. Si escogemos una que añada algún objeto de color, podremos elegir qué color utilizar, etc. Una vez aplicada la animación apreciarás en la diapositiva un pequeño número junto al objeto.

Unidad II

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Los números se van asignado correlativamente a los objetos animados de la diapositiva. Además, percibiremos que el fondo del número se muestra amarillo para aquel objeto que esté seleccionado. Así, si utilizamos la ficha de Animaciones para alterar algún efecto, sabremos siempre sobre qué objeto estamos trabajando. Desde el grupo de intervalos podremos definir si la animación se iniciará con un clic, si se iniciará a la vez que la anterior o después de ella. Incluso podremos establecer la duración del efecto. El resultado final lo comprobaremos fácilmente, ya que, por defecto, el efecto se muestra en la vista Normal. Y también podremos forzar una Vista previa desde la cinta.

Quitar una animación. Para quitar una animación, seleccionamos el número que la representa en la diapositiva y pulsamos la tecla SUPR. Tipos de animaciones Si observas la vista previa de las animaciones verás que se representan con una estrella que dibuja más o menos el efecto que produce. Esta estrella se aprecia en tres colores distintos: Verde para las animaciones de entrada. Es decir, las que se suelen aplicar para mostrar o iniciar el objeto. Amarillo para las animaciones de énfasis. Es decir, las que se centran en enfatizar el objeto, hacerlo destacar sobre el resto. Rojo para las animaciones de salida. Estas dan un efecto al objeto para dar la impresión de que se va o desaparece, es decir, de que hemos dejado de trabajar con él. Por último encontramos las trayectorias de animación, que no se representan por una estrella, sino por una línea que dibuja el camino que recorrerá el objeto. El punto verde muestra dónde empieza el movimiento, y el rojo dónde termina.

Encontrarás gran variedad de animaciones al desplegar el botón Más , sin embargo, aún se pueden mostrar más haciendo clic en sus correspondientes opciones en el menú.

Animación avanzada Sin embargo, solo es posible aplicar una animación a cada objeto desde este grupo. Si deseamos incorporar más animaciones, por ejemplo, una de entrada y una de salida, deberemos hacerlo desde la opción Agregar animación del grupo Animación avanzada. En este grupo también podemos Copiar animación, para reproducir exactamente la misma sobre otro objeto o utilizar el menú Desencadenar que permite escoger qué acción inicia la animación. Gracias a este menú podríamos, por ejemplo, mostrar un objeto solo si se hace clic previamente en otro.

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Informática


9.2.2. Panel de animación El Panel de animación se activa desde el grupo Animación avanzada y muestra un listado de todas las animaciones de la diapositiva. Así, vemos más claramente el orden y los efectos aplicados, así como la forma en que se inician. Gráficamente apreciamos: El orden y número de animaciones de la diapositiva (1, 2...). El tipo de animación, mostrando su ícono representativo en forma de estrella. El tipo de objeto sobre el que se ha aplicado (título, subtítulo,contenido...). Su duración y forma de inicio que se aprecia con los rectángulos finales. Si se inician a la vez, o si se inicia uno a continuación del otro, se apreciará en la forma en que se dibujan. Al seleccionar una animación en el panel, observaremos que dispone de un menú desplegable con una serie de opciones que nos permiten: Modificar la forma en que se inicia. Eliminar la animación con el botón Quitar. Modificar las opciones del efecto aplicado. O cambiar sus intervalos. Es decir, las mismas opciones que ya hemos aprendido a realizar desde la cinta. Tu tarea es escoger la forma de trabajo que más cómoda te resulte.

9.2.3. Orden de las animaciones El orden en que se muestran los objetos y textos que se han animado viene definido por el orden de sus animaciones. Por ello, es importante definirlo con sumo cuidado. Cuando una diapositiva contiene varios objetos, lo habitual es que se ejecuten en el orden en que los hemos ido aplicando. Sin embargo, no siempre se logrará lo que deseemos. Podemos cambiar el orden seleccionando su pequeño número representativo y pulsando los botones Mover antes y Mover después. Es mucho más cómodo, en cambio, utilizar el Panel de animación. Así, viendo el listado de todas las animaciones, podemos utilizar los botones para modificar su orden de aparición. Hay que tener en cuenta que el orden no se establece para cada objeto animado, sino para cada momento, y este viene determinado por la forma cómo se inician las animaciones. Es decir, si se inicia Al hacer clic, Con la anterior o Después de la anterior.

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Esto se entenderá mejor con el siguiente ejemplo. Tenemos tres objetos, cada uno con una animación que establece cuándo aparecerán en la diapositiva. Si los tres se inician Al hacer clic, los tres estarán en el mismo nivel en el Panel de animaciones. Por lo tanto, se definirán como 1, 2 y 3 tanto en el panel como en la diapositiva. En cambio, si establecemos que una de ellas (Imagen) se inicie con la anterior, dejará de tener el orden 3 y pasará a mostrarse en la diapositiva con el mismo número que la que halla justo antes que ella. Ambas animaciones se ejecutarán juntas en segundo lugar. Si establecemos que una se ejecute Después de la anterior la numeración será igual que en el caso anterior. La diferencia será que en el panel se mostrará el objeto que representa su ejecución (en este caso un triángulo), justo después de que finalice el anterior.

9.2.4. Transición de diapositiva La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso de una diapositiva a la siguiente, a fin de lograr efectos visuales más estéticos. Para aplicar la transición a una diapositiva despliega la ficha Transiciones y selecciona una de las opciones de Transición a esta diapositiva.

Al igual que en las animaciones, en función de la transición escogida, podremos modificar las Opciones de efectos desde el correspondiente botón. También podemos configurar la forma en que se ejecutará la transición desde el grupo Intervalos . Definiremos si queremos que suene algún Sonido durante la transición de entre los que se muestran en la lista. La duración del efecto. Y una característica muy importante, si la diapositiva cambiará a la siguiente Al hacer clic con el mouse o después de un tiempo determinado. El botón Aplicar a todo hace que la configuración escogida se aplique a todas las diapositivas de la presentación, independientemente del efecto de transición que se les asigne.

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Informática

Unidad IV

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Porque el amor al dinero es la raíz de toda clase de males. Por codiciarlo, algunos se han desviado de la fe y se han causado muchísimos sinsabores (1Timoteo 6: 10)

Elementos multimedia: Audio y Vídeo

Sesión

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En esta sesión vas a aprender cómo funcionan las opciones de audio y vídeo para potenciar una presentación empresarial.

Incluir elementos multimedia como sonidos y películas en nuestra presentación enriquecerá el contenido y haremos más amena la exposición. Podemos utilizar material propio que esté almacenado en nuestro equipo, o bien el material que pone a disposición Microsoft Office en su galería multimedia. En el caso del audio es posible, incluso, grabar la voz en ese preciso momento desde PowerPoint para utilizar ese recurso en la diapositiva.

10.1. INSERTAR SONIDOS Para insertar un sonido en una presentación muestra la ficha Insertar y en el grupo Multimedia despliega el menú Sonido. Las distintas opciones te permitirán escoger el origen del sonido que deseas insertar.

Audio de archivo: abre un cuadro de diálogo para escoger el archivo de audio del disco duro. Permite varios formatos distintos: midi, wav, wma, adts, aiff, au, mp3 y mp4. Audio de imágenes prediseñadas: mostrará el panel de la galería multimedia que ya vimos en la unidad de imágenes. La única diferencia será que en el desplegable Los resultados deben ser estará seleccionado únicamente el tipo de

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Informática


archivos Audio. Es decir, que solo se mostrarán los audios de la galería. Como siempre, se incluirá en la diapositiva activa al hacer clic en cualquiera de ellos.

Grabar audio: abre la grabadora de sonidos de Windows, que es realmente muy simple. Lo único que hay que hacer es pulsar el botón de Grabar y empezará a grabarse cualquier sonido detectado por el micrófono. Para finalizar la grabación, pulsamos el botón Parar. Y si queremos escuchar el resultado, pulsaremos el botón de Reproducción . El sonido se incluirá en la diapositiva en el momento en que aceptemos el cuadro de diálogo.

Sea cual sea la forma en que decidas insertar el sonido, el resultado siempre será el mismo. Aparecerá una imagen de un pequeño altavoz en la diapositiva. Si la imagen está seleccionada en la vista Normal, se visualizará su reproductor y podrás probar el sonido. También se puede Reproducir desde la cinta.

En cambio, durante la vista de Presentación, de cara al público, el reproductor se mostrará al pasar el cursor sobre el ícono.

10.2. REPRODUCCIÓN DEL SONIDO Por defecto el sonido que insertamos se ubica en una diapositiva en concreto y se reproduce al hacer clic sobre su ícono. Pero eso no tiene que ser así. Cuando hacemos clic en el ícono que representa al sonido en la diapositiva, aparecerán las Herramientas de audio. En la ficha Reproducción podremos escoger el Volumen de reproducción y cuándo debe iniciarse el sonido durante la presentación.

Automáticamente reproducirá el sonido nada más mostrar la diapositiva. Al hacer clic, la opción por defecto lo reproducirá al pulsar sobre su icono. Reproducir en todas las diapositivas nos permite, por ejemplo, incluir una canción que vaya reproduciéndose a lo largo de toda la presentación, de fondo.

Unidad II

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En los casos en que reproduzcamos el sonido de forma automática o a lo largo de toda la presentación, suele ser aconsejable activar la opción Ocultar durante la presentación. Así no se mostrará el icono del altavoz. En estos casos también es útil activar la opción Repetir la reproducción hasta su interrupción, así no nos tendremos que preocupar si la canción termina antes de que pasen las diapositivas.

10.3. CAMBIAR EL ICONO DE REPRODUCCIÓN Como hemos dicho, por defecto al insertar un sonido se incluye un dibujo de un altavoz que lo representa. Pero es posible cambiar la imagen para que sea una fotografía o un logotipo el que inicie el sonido. Al hacer clic en el ícono, en las Herramientas de audio se muestra la ficha Formato.

En ella se encuentran las opciones habituales de formato de imagen: estilos, recortes, tamaño, organización, correcciones, etc. Podemos tratar el ícono como cualquier otra imagen. Y, si lo que deseamos es cambiarlo, haremos clic en la herramienta Cambiar imagen y seleccionaremos otra.

10.4. MARCADORES EN AUDIO Es muy sencillo entender cómo funciona un marcador si pensamos, por ejemplo, en los marcadores de los libros. Nos permiten marcar en qué punto empieza una determinada parte y así poder ir directamente a ella durante la reproducción. Nunca está demás tener preparados algunos marcadores, así, si disponemos de tiempo, podemos mostrar la reproducción completamente, pero si vamos un poco ajustados, podremos pasar directamente a lo que nos interesa destacar. Encontramos estas herramientas en la ficha Reproducción , grupo Marcadores . El funcionamiento de los marcadores va ligado al reproductor que se previsualiza en la vista Normal de la diapositiva. Este es el reproductor en estado inicial: Si pulsamos el botón de la izquierda de reproducción, escucharemos el sonido o canción. En el momento en que queramos insertar un marcador, pulsamos el mismo botón para pausarlo y a continuación hacemos clic en Agregar marcador.

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Informática


La marca se representará con una pequeña bola amarilla. Esto es así porque está seleccionada, pero si seguimos con la reproducción, dejará de estarlo y se verá de color blanco. Para eliminar un marcador hay que hacer clic sobre él. En el momento en que esté seleccionado podremos pulsar Quitar marcador en la cinta.

AUTOEVALUACIÓN 1. Para copiar un objeto, tenemos que seleccionarlo primero. a) Verdadero. b) Falso. 2. Si hago clic en un objeto y aparece rodeado de un marco con este aspecto, el objeto está seleccionado para ser copiado. a) Verdadero. b) Falso. 3. Puedo mover un objeto de una diapositiva a otra arrastrándolo. a) Verdadero. b) Falso. 4. Para reducir el tamaño de un objeto, hay que hacer clic en la pestaña Formato y seleccionar la opción Reducir. a) Verdadero. b) Falso. 5. Voltear un objeto significa darle la vuelta, por ejemplo, de 90 grados. a) Verdadero. b) Falso. 6. La forma más rápida de medir la distancia que guarda un objeto, con respecto a otro es situar una de las guías en un objeto y después desplazarla hasta el otro objeto pulsando la tecla CTRL. a) Verdadero. b) Falso.

Unidad II

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7. Si queremos que los objetos de una diapositiva guarden la misma distancia con los objetos vecinos, tenemos que elegir la opción Alinear los objetos. a) Verdadero. b) Falso. 8. Para modificar el tamaño de un objeto, seleccionamos el objeto y en la opción Tamaño de la pestaña Formato indicamos las nuevas medidas del objeto. a) Verdadero. b) Falso. 9. Si hemos borrado un objeto no lo podemos recuperar. a) Verdadero. b) Falso. 10. Si tenemos dos objetos y queremos que uno de los objetos aparezca detrás de otro, lo seleccionamos y elegimos la opción Enviar al fondo de la pestaña Formato. a) Verdadero. b) Falso.

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UNIDAD III ELABORACIÓN BÁSICA DE INFORMES EMPRESARIALES CON HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS Sesión N.º 11

Ingreso de datos, formatos, referencia a celdas

Sesión N.º 12 Referencia a celdas, base de datos Sesión N.º 13 Fórmulas Sesión N.º 14 Funciones Sesión N.º 15 Gráficos y tablas dinámicas

RESULTADO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE Aplica las herramientas ofimáticas en la elaboración de reportes de gestión laboral, financiera y comercial.


Ingreso de datos, Formatos, Referencia a Celdas

Sesión

11

En estas sesiones vas a realizar el ingreso de información realizando cálculos empresariales para su análisis oportuno.

Puede usar Excel para escribir todos los tipos de datos que deseen, profesionales o personales. Puede escribir dos tipos básicos de datos en las celdas de las hojas de cálculo, números y texto. Puede usar Excel para crear presupuestos, trabajar con impuestos o registrar calificaciones de estudiantes. También puede usar Excel para crear una lista de los productos que vende o para registrar la asistencia de estudiantes. Incluso lo puede utilizar para realizar un seguimiento del ejercicio que practica cada día, la pérdida de peso o cuánto dinero le va a costar reformar de su casa. Las posibilidades son realmente ilimitadas.

Sabías

QUE?

Aplicar excesivos formatos y fórmulas Si aplicas formatos y fórmulas en exceso, tu libro Excel se volverá más pesado y lento de calcular! Intenta limitar los formatos y fórmulas solo al rango que necesites. Abusar de la función SUMAPRODUCTO Esta función suele ser muy útil para hacer sumas con varias condiciones. Sin embargo, aplicada sobre rangos muy amplios puede volverse muy lenta en calcular. Una alternativa muy útil es armar una tabla dinámica o usar la fórmula IMPORTARDATOSDINAMICOS

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11.1. EMPEZAR A ESCRIBIR TABULADO

E

N T E R

Presione TAB para mover la selección de una celda a la derecha. Presione ENTER para mover la selección de una celda hacia abajo. Suponga que va a crear una lista de nombres de vendedores. La lista también tendrá también las fechas de las ventas con sus importes. Por lo tanto, necesitará los títulos de columna siguientes: Nombres, Fecha e Importe. En este caso, no necesita títulos de filas a lo largo del lado izquierdo de la hoja de cálculo; los nombres de los vendedores estarán en la columna situada más a la izquierda. Escribiría “Fecha” en la celda B1 y presionaría TAB. A continuación, escribiría “Importe” en la celda C1.

11.1.1. Escribir fechas y horas Excel alinea el texto al lado izquierdo de las celdas, pero alínea las fechas al lado derecho de las mismas.

Para escribir una fecha en la columna B, la columna Fecha debe utilizar una barra diagonal o un guión para separar las partes: 15/10/2011 o 15-octubre-2011, Excel reconocerá estos como una fecha. Si necesita escribir una hora, escriba los números, un espacio y “a” o “p”; por ejemplo, 9:00 p. Si solo pone el número, Excel reconoce una hora y la escribe como a.m.

SUGERENCIA: Para escribir la fecha actual, presione conjuntamente CTRL y la tecla punto y coma (;). Para escribir la hora actual, presione conjuntamente CTRL. MAYUS (Shift) y la tecla punto y coma (;).

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11.1.2. Escribir números Excel alínea los números al lado derecho de las celdas. Para escribir los importes de las ventas en la columna C, la columna Importe, escribiría el valor numérico del importe. Otros números y cómo se escriben ◊ Para escribir fracciones, deje un espacio entre el número entero y la fracción. Por ejemplo 1 1/8. ◊ Para escribir solo una fracción, escriba un cero delante; por ejemplo, 0 ¼. Si se escribe ¼ sin el cero, Excel interpretará el número como una fecha, 1 de abril. ◊ Si escribe (100) para indicar un número negativo mediante paréntesis, Excel mostrará el número como -100.

11.2. FUNCIÓN AUTOCOMPLETAR Excel permite autocompletar textos ingresados en una lista. En el siguiente gráfico, en una lista de Áreas, al pulsar la letra C en la celda A13, Excel Autocontemplará el ingreso con la palabra Contabilidad que ya existe en líneas más arriba (C11). Al pulsar la letra C el autocompletar rellena el texto con Contabilidad que, previamente, fue escrito.

11.3. EDICIÓN DE DATOS Consiste en recuperar la información de una celda para posterior modificación. Lleve el indicador a la celda que quiere editar. En el gráfico a la celda A1. Pulsar la tecla F2 o haga clic sobre la celda o haga clic en la barra de fórmulas. Luego de hacer las correcciones del caso pulsar nuevamente Enter.

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Informática


11.3.1. Desplazamiento en la hoja cálculo Tabla: Uso de teclas para desplazar el indicador de celda

Si usted pulsa … Flecha arriba / abajo Fecha izquierda / derecha TAB / Shift TAB Re Pág / Av Pág Ctrl + Av Pág / Re Pág F5 celda Ctrl + Inicio Ctrl + Fin Fin + Flecha derecha / Izquierda

Excel desplazará el indicador a Fila anterior / siguiente Columna anterior / siguiente Pantalla derecha / izquierda Pantalla arriba / abajo Hoja siguiente / Hoja anterior Permite ir a la celda especificada Va a la primera celda de su rango Va a la última celda de su rango Va a la primera/última celda con contenido de la fila Va a la primera/última celda con contenido de la columna

Fin + Flecha arriba / abajo

11.4. RELLENAR SERIES 11.4.1. Usando el controlador de relleno El puntero del mouse permite ingresar, de forma rápida y sencilla, valores a nuestras celdas. Así, el puntero del mouse cambia de acuerdo al lugar que señale en una celda o un rango de celdas. La figura muestra cómo cambia el puntero del mouse:

Seleccionar, cuando se señala al centro de la celda.

Cuadro de relleno, cuando se señala a la esquina inferior izquierda.

Para probar estos casos, escriba en la Hoja1 la siguiente tabla.

Datos ingresados en la Hoja1

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Modo Mover, cuando se señala alguno de los bordes.


Selección: Para seleccionar una celda o un rango de celdas, el puntero del mouse debe estar en modo Selección . Para que el puntero cambie a modo selección. ◊ Lleve el puntero sobre la celda que desea seleccionar (en nuestro ejemplo la celda A2) ◊ Haga clic cuando el símbolo del puntero sea .

Puntero del mouse en modo de Selección Para seleccionar toda la hoja, se hace clic en la esquina superior izquierda de la hoja (como se indica) Botón selección de

Para seleccionar rangos de Celdas, bastará con presionar la tecla CTRL, mientras selecciona otro rango.

Para seleccionar filas y columnas completas, se hace clic en el encabezado de columna

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Si desea seleccionar rangos muy grandes, use clic para marcar el inicio y Shift + clic para el final. Si desea ingresar un mismo valor en el rango seleccionado, escriba el valor y pulse las teclas CTRL + ENTER.

11.5. USO DEL CUADRO DE RELLENO 11.5.1. Copiar, generar series y generar listas El cuadro de relleno permite copiar una celda, generar una serie o generar una lista. La copia o generación de series y listas dependen del contenido de la celda que se usa como origen. Así, si usted escribe un texto en una celda y usa el cuadro de relleno, se copiará el contenido. Si usted escribe un texto y número (por ejemplo: A001 ó Nota1) se creará una serie. Procedimiento: 1. Haga clic en la celda 2. Lleve el puntero al cuadro de relleno 3. Cuando vea el símbolo Arrastre el cuadro de relleno

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Cuadro de relleno con el puntero del mouse. Después del arrastre se genera la serie códigos. Si el contenido de una celda es un número o un texto, podrá COPIAR. Arrastre el cuadro de relleno

Copiar celdas usando el cuadro de relleno. Después del arrastre se copia el contenido de la celda.

11.5.1.1. Generar series Realice el procedimiento necesario para obtener la siguiente tabla:

Resultado después de realizar la actividad.

11.5.2. Opciones de Autorrelleno Para hacer más fácil el ingreso de datos Excel muestra, al hacer los arrastres de una celda, una etiqueta inteligente (Smart Tags) llamada opciones de Autorrelleno.

Ícono de un Smart Tags de Opciones de Autorrelleno Así, escriba en una celda el número 1, luego realice un arrastre del cuadro de relleno, tal como en la figura:

Al hacer clic en las opciones de Autorrelleno, podemos realizar acciones adicionales.

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Usted puede controlar la forma en que Excel rellena las celdas. La etiqueta inteligente que se muestra al terminar el arrastre permite en lugar de copiar, generar la serie o solo copiar el contenido (sin el formato). En el ejemplo, de la siguiente hoja, se muestra el texto Ventas en cursiva y al centro.

3

Haga clic en Aceptar

Observe que se ha generado la serie sin necesidad de ningún arrastre. Puede generar series cronológicas, en este caso tendrá que seleccionar el rango de celdas a rellenar y elegir el tipo de relleno: Fecha, día laborable, Mes y Año.

11.5.3. Editar datos y revisar hojas de cálculo

Insertar Columna

Editar datos

Insertar fila

Puede editar datos, insertar columnas e insertar filas en sus hojas de cálculo, mientras las está utilizando.

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Hágalo Ud. mismo: INGRESO Y EDICIÓN DE DATOS Escribir datos Para ingresar datos a una celda : 1. Lleva el indicador a una celda donde se desea ingresar la información. 2. Escriba el dato correspondiente. Para nuestro ejemplo, escriba la siguiente tabla (use ENTER para cada entrada de datos).

Al pulsar ENTER, el indicador se desplaza a la fila siguiente. Puede modificar este comportamiento logrando, por ejemplo, que al pulsar ENTER el indicador se desplace a la derecha. Para cambiar: 1. Haga clic en la opción de Archivo y elija Opciones. 2. Elija la ficha Avanzadas y cambie el cuadro Dirección de acuerdo a:

3. Ahora en la celda B3, escriba Lima y presione ENTER. Observe el desplazamiento del indicador de celdas. 4. Complete la tabla con los siguientes datos (recuerde que debe pulsar ENTER para cada entrada).

5. Restablezca la dirección del ENTER hacia abajo.

ESCRIBIR DOS LÍNEAS EN UNA FILA Una celda puede contener dos líneas como parte de su contenido, logrando efectos como los como los mostrados a continuación. Para lograr este efecto: En la Hoja2, lleve el curso a la celda A1. Escriba el texto Nro y presione ALT + ENTER. Escriba Orden y pulse ENTER para finalizar.

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En la celda A5, realice el procedimiento para tener el texto tal como se muestra en la imagen:

FUNCIÓN AUTOCONTEMPLAR Excel permite autocontemplar textos ingresados en una lista. En el gráfico de abajo, en una lista de Áreas, al pulsar la letra V en la celda A8, Excel autocompleta el ingreso con la palabra Ventas que ya existe líneas más arriba C5.

EDICIÓN DE DATOS Consiste en editar la información de una celda. 1. Lleve el indicador a la celda que quiere editar. En el gráfico a la celda A1 de la Hoja1. 2. Pulsa la tecla F2, haga doble clic sobre celda o haga clic en la barra de fórmulas.

3. El cursor se muestra en la parte final del texto. Cambie el nombre de la empresa por Importaciones A & G Aceros SAC y presione ENTER.

DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CÁLCULO En estos ejercicios se verá las distintas formas de desplazarnos a través de una tabla de Excel. 1. Abra un nuevo libro y renómbrelo por Listas.xlsx en la Hoja1 escribe:

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2. Haga clic en la celda A5, realice cada uno de los procedimientos sugeridos y anote el resultado: Si usted pulsa … Excel desplazará el indicador a Flecha arriba / abajo Fecha izquierda / derecha TAB / Shift TAB Re Pág / Av Pág Ctrl + Av Pág / Re Pág F5 A210 Haga clic en la celda A5 de la hoja1 y presione las teclas que se solicitan: Ctrl + Inicio Ctrl + Fin Fin + Flecha derecha / Izquierda Fin + Flecha arriba / abajo 3. Guarde y cierre el libro.

RELLENAR SERIES Usando el controlador de relleno El puntero del mouse permite ingresar en forma rápida y sencilla valores a nuestras celdas. Así, el puntero del mouse cambia de acuerdo al lugar que señale en una celda o un rango de celdas.

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Informática


La figura muestra los distintos tipos de puntero del mouse

Seleccionar, cuando se señala al centro de la celda

Cuadro de relleno, cuando se señala a la esquina inferior izquierda

Modo Mover, cuando se señala alguno de los bordes

Selección. 1. En un libro nuevo, escriba en la Hoja1 la siguiente tabla:

Para seleccionar una celda o un rango de celdas, el puntero del mouse debe estar en modo Selección . Para que el puntero cambie a modo de selección. 2. Lleve el puntero sobre la celda que desea seleccionar (en nuestro ejemplo la celda A2). 3. Haga clic cuando el símbolo del puntero sea .

4. Para seleccionar rango de celdas Haga un arrastre desde aquí... Para seleccionar rangos separados use la tecla Ctrl y realice el arrastre Hasta aquí...

… o para seleccionar filas y columnas completas… Haga clic sobre los encabezados de las filas o de las columnas

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Si desea seleccionar rangos muy grandes, use clic para marcar el inicio y Shift + clic para el final.

Copiar, generar series y generar listas El cuadro de relleno permite copiar una celda, generar una serie o generar una lista. La copia o generación de series y listas depende del contenido de la celda que se usa como origen. Así, si usted escribe un texto en una celda y usa el cuadro de relleno se copiará el contenido. Si usted escribe un texto y número (por ejemplo A001 ó, Nota1) se creará una serie. Para generar una serie: 1. Haga clic en la celda A3 2. Lleve el puntero al cuadro de relleno 3. Cuando vea el símbolo + realice un arrastre

Después del arrastre

Si el contenido de una celda es un número o un texto, podrá COPIAR


Opciones de autorrelleno Para ser más fácil el relleno de datos, Excel muestra, al hacer el arrastre del cuadro de relleno, una etiqueta inteligente (Smart Tage) llamada Opciones de Autorrelleno. 1. En la Hoja2, escriba el número 1 2. Luego realice un arrastre del cuadro de relleno, tal como la figura:

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Informática



3. Elija la opción Serie de relleno. Observe el resultado en la imagen de arriba ¿Qué se genera ahora? 4. Escriba el texto Aula 1001 y realice un arrastre ¿Qué sucede si en la etiqueta inteligente elije la opción Copiar celdas? 5. Escriba en una celda 27-mar y realice un arrastre ¿Qué opciones se muestran en la etiqueta inteligente?

Listas Con el cuadro de relleno, podrá también generar listas predefinidas. Para usar una lis: 1. En una celda escriba Enero y realice un arrastre. 2. Observe el resultado

Arrastre

3. En otra celda, escriba el texto lunes y luego haga el arrastre correspondiente. ¿Cuál es el resultado? 4. En otra celda escriba Nov y realice un arrastre. ¿Cuál es el resultado? 5. En otra celda escriba Azul y realice el arrastre. ¿Por qué no se genera una lista de colores?

Ingreso de datos a un rango Puede ingresar datos a un rango, siguiendo estos pasos: 1. En una hoja de Excel, seleccione un rango de celdas, para nuestro caso, seleccione el rango B5:C15 2. Escriba un texto como contenido, en nuestro caso escriba Excel 2010. 3. Presione Ctrl + Enter. ¿Cuál es el resultado?

Unidad III

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CASOS DE APLICACIÓN ◊ En una hoja de Excel, escriba la siguiente tabla:

◊ Luego use las distintas opciones de relleno para que las columnas Nro., Código, Especialidad y Fecha de cierre se muestren como la figura:

◊ Guarde y cierre el libro.

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Informática


11.6. FORMAT FORM ATOS OS Excel permite darle distintos formatos a nuestros datos, para poder presentarlos mejor. Algunos de esos formatos son similares al procesador de textos Word y otros son específicos de este programa. Veamos el siguiente ejemplo:

Todas las opciones para trabajar con formato en Excel se encuentran en los distintos grupos de la ficha Inicio.

1

2

3

4

5

6

1. En el grupo portapapeles: Encontramos la herramienta Copiar formato que nos permite p ermite copiar solamente el conjunto de formatos que hayamos aplicado a una celda, en otra diferente. Este comando copiará solo los formatos, no el contenido de la celda. Para copiar el formato debemos: I. Seleccionar la celda que contiene el conjunto de formatos formatos que queremos aplicar en otra II. Hacer clic en Copiar formato III. El puntero del mouse adoptará la forma de un “pincel “ pincel ”. ”. Hacemos un clic sobre la celda nueva.

2. Grupo fuente: En este grupo se encuentran todas las herramientas necesarias para cambiar el tipo y tamaño de letra, aplicarle negrita, cursiva o subrayado y color de la letra. También encontramos los comandos para aplicar relleno de color a la celda, aplicarle bordes y Aumentar tamaño y Disminuir tamaño, que nos permitirán modificar el tamaño de la fuente.

3. Grupo alineación: En este grupo encontramos los comandos necesarios para ajustar a justar la alineación del contenido, dentro de una celda o rango de celdas.

Unidad III

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También Tam bién podemos modificar la orientación del texto dentro de la celda o rango de celdas:

También encontramos dos herramientas muy útiles para ajustar texto de titulares o encabezados de planillas:

◊ Combinar y centrar: las celdas C3; D3, E3 y F3 se combinaron formando una sola, y el texto quedó centrado.

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Informática


◊ Ajustar texto: cuando el contenido de una celda sobrepasa el ancho de la misma, podemos hacer más ancha la columna o podemos mantener el ancho predeterminado y hacer que ese contenido se ajuste a ese ancho.

4. Grupo número: En este grupo encontramos todas las opciones opc iones para dar formatos a los números:

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Por ejemplo:

También, dentro de este grupo, encontramos dos herramientas para controlar la cantidad de decimales con la que presentaremos un número:

Aumentar decimales

Disminuir decimales

5. Grupo estilos: Desde este grupo, podemos aplicar diferentes conjuntos de formatos:

Formato condicional: aplica un conjunto de formatos que dependerán del contenido de la celda (lo veremos en un apartado siguiente sigui ente). ).

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Informática


Dar formato como tabla: nos permite aplicar rápidamente un conjunto de formatos predeterminados a toda una planilla. Por ejemplo:

Estilos de celdas: aplica un conjunto de formatos predeterminados a una celda o a un rango de celdas seleccionado.

6. Grupo celdas: Encontramos el menú Formato que nos permite modificar, entre entre otras cosas, el alto al to de una fila o el ancho de una columna.

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Si queremos quitar los formatos que hemos aplicado, podemos ir a Inicio/Modificar, y desplegamos el menú Borrar para elegir la opción Borrar formatos.

También podemos acceder a las opciones de formato y a otras opciones que no están visibles en la cinta de opciones desde el iniciador de cuadro de diálogo de los grupos fuente, alineación o número. Este indicador es un punto que aparece en la esquina inferior derecha de cada uno de estos grupos y nos permite acceder al cuadro de diálogo formato de celdas. Desde las diferentes solapas de este cuadro de diálogo, podemos acceder a los diferentes comandos para aplicar formatos.

7. Formato condicional Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición (o criterio). Si se cumple esa condición, el rango de celdas tendrá el formato indicado; si la condición no se cumple, el rango de celdas no tendrá ese formato. Veamos el siguiente ejemplo:

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Informática


En este caso, quisimos destacar a los alumnos que no han aprobado, obteniendo un promedio menor a 4. El formato condicional se utiliza para destacar datos específicos en una planilla de cálculo, para facilitar la lectura e interpretación de los mismos. Para aplicar un formato condicional a un rango de celdas, en primer lugar, debemos seleccionar ese rango y luego vamos a Inicio/Estilos y desplegamos el menú Formato condicional.

Excel 2010 posee muchas opciones de formato condicional, algunas muy sencillas (como la del ejemplo) y otras más complejas. Por cuestiones de tiempo, veremos algunas de ellas a través de ejercicios concretos.

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Hágalo Ud. mismo EJERCICIOS DE FORMATOS ◊ Cada uno de los ejercicios se debe realizar en una hoja diferente del mismo libro. ◊ Cambie el nombre de cada hoja por el nombre del ejercicio. ◊ Guarde en su carpeta como FORMATOS. Ejercicio

RECUERDE QUE DEBE ESCRIBIR LOS NÚMEROS SIN EL SEPARADOR DE MILES. SOLO SE INGRESA EL PUNTO DE LA TECLA SUPR DE LA CALCULADORA, SI DEBE INGRESAR DECIMALES. 1. Al rango de celdas B1:E1, aplicarle: a) Combinar y centrar b) Fuente Arial, tamaño 14, negrita, cursiva c) Color de fuente: Azul, Énfasis 1, Oscuro 50% d) Bordes/Todos los bordes 2. A la fila de títulos A2:G2, aplicarle a) Fuente en negrita b) Alineación Centrar y Alinear en el medio c) Ajustar texto d) Relleno de color Azul, Énfasis 1, Claro 40% 3. Alinear a la derecha la palabra Totales y colocarla en negrita y cursiva a) Al rango de celdas A2:G10, aplicarle bordes (debe desplegar el menú Bordes/más bordes): b) Contorno doble de color verde b) Interior punteado de color verde ACLARACIÓN: PARA MARCAR BORDES CON ESTILOS ESPECÍFICOS, PRIMERO SE DEBEN SELECCIONAR LOS ESTILOS Y LUEGO PRESIONAR ĆONTORNO´ O ÍNTERIOR´, SEGÚN CORRESPONDA. SI NO APARECE EN LA VISTA PREVIA, NO SE APLICARÁ EN LA HOJA.

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4. Calcular los totales por columna 5. Calcular los totales anuales (por fila) 6. La columna porcentaje se calcula dividiendo cada celda del anual por el total obtenido en la celda F10 (esta última con referencia absoluta) por ejemplo: =F3/$F$10) 7. Colocar los resultados obtenidos en la columna Porcentajes en formato Porcentaje 8. Colocar el resto de los números en formato moneda, con 2 decimales Ejercicio

RECUERDE QUE LOS NÚMEROS SE INGRESAN SIN EL SEPARADOR DE MILES 1. Copie los datos del ejemplo 2. Complete la columna N.º de vend. Utilizando el controlador de relleno + la tecla Ctrl 3. Seleccione la fila de títulos y aplíquele: a) Ajustar texto b) Centrar c) Alinear en el medio 4. Coloque los valores en formato Moneda 5. Seleccione todo el rango y vaya a Inicio/Estilos/Dar formato como tabla. Elija algún formato de la galería. 6. Aparecerá la ventana:

Presione Aceptar 7. En la cinta de opciones aparecerá la ficha herramientas de tabla, con sus grupos y comandos. Como no nos interesa trabajar con una tabla (solo queríamos sus formatos; más adelante veremos qué es una tabla para Excel y cómo utilizarlas), vamos a hacer un clic en convertir en rango:

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Ejercicio

1. Repita los pasos 1 a 4 del ejercicio anterior AYUDITA: PUEDE COPIAR LA PLANILLA CON LOS FORMATOS APLICADOS, Y LUEGO VAYA A INICIO/MODIFICAR/BORRAR/BORRAR FORMATOS . 2. Seleccione la fila de títulos, vaya a Inicio/Estilos/Estilos de celda y seleccione Énfasis 6. Mejore aplicando negrita. 3. Seleccione los datos de la planilla, vaya a Inicio/Estilos/Estilos de celda y seleccione Neutral.

EJERCICIOS DE FORMATO CONDICIONAL ◊ Cada uno de los ejercicios se debe realizar en una hoja diferente del mismo libro. ◊ Cambie el nombre de cada hoja por el nombre del ejercicio ◊ Guarde en su carpeta como FORMATO CONDICIONAL. Ejercicio

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1. Copie los datos de la planilla y aplique los formatos necesarios para que se vea igual al modelo. 2. Para aplicar el formato condicional a los promedios: a) Seleccione los promedios b) Vaya a Inicio/Estilos/Formato condicional y elija la opción Resaltar reglas de celdas >> Es menor que c) En el cuadro de texto escriba 4, y seleccione Relleno rojo claro con texto rojo oscuro Ejercicio

1. Copie los datos de la planilla y aplique los formatos necesarios para que se vea igual al modelo. La columna TOTAL DE VENTAS DEL TRIMESTRE se obtiene sumando los datos del rango de celdas correspondiente. 2. Seleccione los datos de la columna TOTAL DE VENTAS DEL TRIMESTRE y vaya a Inicio/ Estilos/Formato condicional y elija la opción Barras de datos/Barra de datos naranja. 3. El resultado será similar al de un gráfico de barras, que muestra con distintas intensidades de color y la proporción entre los distintos valores. Ejercicio 1. Copie la planilla del ejercicio anterior 2. Seleccione los datos de la columna TOTAL DE VENTAS DEL TRIMESTRE (sin el título) y vaya a Inicio/Modificar/Borrar/Borrar formatos. 3. Con este mismo rango seleccionado, vaya a Inicio/Estilos/Formato condicional y elija la opción Escalas de color/Escala de colores verde, amarillo y rojo. 4. El resultado será que, tomando el código universal de los colores del semáforo, destacará en verde a los números mayores, en amarillo a los intermedios y en rojo a los menores. PRUEBE A CAMBIAR LOS VALORES NUMÉRICOS Y VERÁ CÓMO SE MODIFICAN AUTOMÁTICAMENTE LOS COLORES. Ejercicio 1. Copie la planilla del ejercicio anterior. 2. Seleccione los datos de la columna TOTAL DE VENTAS DEL TRIMESTRE (sin el título) y vaya a Inicio/Modificar/Borrar/Borrar formatos. 3. Con este mismo rango seleccionado, vaya a Inicio/Estilos/Formato condicional y elija la opción Conjunto de íconos. Seleccione alguno de los modelos propuestos.

Unidad III

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REFERENCIAS A CELDAS

Sesión

12

En esta sesión se aprenderá cómo las referencias relativas, absolutas y mixtas y sirven para encontrar datos fidedignos.

12.1. TIPOS DE REFERENCIAS 1

2 1. Las referencias de celdas relativas cambian cuando la fórmula se copia en toda una columna o en toda una fila. En el ejemplo, la fórmula =C4*$D$9 se copia de una fila en otra, las referencias relativas se cambian de C4 a C5 y a C6. 2. Las referencias de celdas absolutas permanecen iguales cuando la fórmula se copia. Las referencias absolutas tienen signos de dólar ($) como esta: $D$9. Como se muestra en la imagen, cuando la fórmula =C4*$D$9 se copia de una fila en otra, la referencia de celdas absoluta permanece como $D$9. 3. Las referencias de celdas mixtas tienen bien una columna absoluta y una fila relativa, o bien una fila absoluta y una columna relativa. Por ejemplo, $A1 es una referencia mixta y se copia de una fila en otra, la referencia absoluta permanece igual pero la referencia relativa cambia.

Sabías

QUE?

el Complemento Asistente para sumas condicionales no está incluido? En versiones anteriores de Excel, se podía usar el Asistente para sumas condicionales para escribir fórmulas y calcular las sumas de valores que cumplían condiciones específicas. Esta funcionalidad se ha reemplazado con el Asistente para funciones y varias funciones más nuevas, como las funciones SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO. Las fórmulas que generó este asistente continuarán funcionando en Excel 2010.

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12.2. REFERENCIAS RELATIVAS RELATIVAS Si se mueve una fórmula, las referencias absolutas no cambiarán. Si se copia una fórmula, las referencias referencias de celda cambiarán. camb iarán. Por ejemplo, se tiene una fórmula en la celda F2. Con un arrastre, copie la fórmula a las demás filas.

Al copiar la fórmula, la referencia de las celdas cambia Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. En el ejemplo anterior, la celda F2 contiene la fórmula =B2*E2, al copiarse las fórmulas a las celdas inferiores las referencias cambiarán dependiendo de la fila o columna en la que se copia. Veamos otro ejemplo: SADRAC

Hoja Pagos 1. Seleccione la celda D4, sumar las columnas del Turno Turno 1 y Turno 2. La fórmula fórmula será: =B4+C4 2. Arrastre el cuadro de relleno para copiar copiar la fórmula a las otras otras filas. SADRAC

Hoja con resultados de celdas relativas Si usted revisa cada fórmula, la referencia de celdas cambia.

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12.3. REFERENCIAS ABSOLUT ABSOLUTAS AS En el caso de las referencias referencias absolutas, la dirección d irección de esta no cambiará y se mantendrá fija; así se copie la fórmula, esta siempre señalará la misma celda. Para lograr que una celda sea absoluta, debe escribir la dirección de dicha dic ha celda con el formato de $Columna$Fila. Por ejemplo, $B$10 ó $G$5 son consideradas referencias referencias absolutas. Veamos un ejemplo: 1. El Monto Total, Total, se obtiene con multiplicar el Total Total de Alumnos por el Pago Pensión. Pensión. La fórmula propuesta =D4*B2. SADRAC

2. Si copia dicha fórmula a las demás filas se genera un error… error… Al copiar la fórmula se muestran valores errados 3. Al copiar la fórmula, la dirección dirección de las celdas cambian, ya que la referencia referencia es relativa, relativa, sin embargo, la formula debe multiplicarse siempre por el Pago Pensión.

SADRAC

Hoja con celdas Absolutas Para mantener fijo la celda B2, se aplica celdas absolutas, de la siguiente forma: =D4*$B$2 Al copiar la fórmula a las demás filas, todas las fórmulas conservan la referencia referencia de la celda $B$3. Observe la figura de la siguiente página.

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SADRAC

Hoja de Celdas Absolutas Las referencias referencias Absolutas no cambian Veamos otro ejemplo, en la hoja Proyección se pide incrementar mensualmente los Ingresos. Cada mes se debe incrementar en un 8% (celda C3).

Hoja Proyección La fórmula para calcular el incremento en Febrero será: =B4+(B4*$B$2)

Hoja Proyección resuelta Al usar referencias se podrá realizar análisis usando distintos escenarios, por ejemplo, si modifica el Porcentaje de crecimiento a 10% observe que todas las celdas relacionadas cambian sin necesidad de volver a escribir la fórmula. Otra forma de escribir una referencia absoluta es escribir la fórmula en forma normal y sobre la celda que desea usar como referencia absoluta pulse la tecla F4. Esta celda inserta los símbolos $ a la celda.

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12.4. REFERENCIAS MIXT MIXTAS AS Es importante observar que cuando se aplica refer referencias encias mixtas, la ubicación del símbolo $, define dos tipos de referencias referencias mixtas.

Columna$Fila Referencia Ref erencia Mixta (relativa en columna y absoluta en la fila) Ejemplo : C$1

Fórmula: =B4*C$1 En esta fórmula se obtiene el IGV donde cada uno de los totales es multiplicado por la celda C1, por lo tanto C1 no debe cambiar, debe ser absoluto solo en la fila. La celda C$1 al ser copiado hacia abajo, se mantiene por ser absoluta en la fila.

$ColumnaFila Referencia Ref erencia Mixta (absoluta en la columna y relativa en fila) Ejemplo $B2

Fórmula : =B4*$B2 En este caso la comisión es el 15% de cada ingreso mensual, por lo tanto la celda B2 no debe cambiar al multiplicar por cada mes, $B2 hace que sea la columna absoluta al copiarse hacia la derecha.

Caso

Hoja de Producción

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Informática


Se quiere calcular la proyección mensual de la producción para los meses de d e Febrero, Febrero, Marzo y Abril, considerando los porcentajes de la tabla de porcentajes. Evalúe la siguiente fórmula: =B6+B6*B$3

Fórmula con referencias mixtas

12.5. RANGOS Los nombres de rangos se asignan a rangos previamente seleccionados y pueden ser usados en fórmulas o funciones desde cualquier hoja de nuestro libro o incluso desde otro libro (en este caso debe indicar el libro). Como ya lo vimos, las referencias de rango son como A5:A20 o B5:C10. Una celda puede ser considerada como rango con la siguiente referencia A5:A5. Así las siguientes fórmulas podrían ser válidas: =Neto * 10% =Monto + Retención Neto, Monto y Retención se refieren a nombres de celda. Usando nombres de rango se hace más sencillo el ingreso de fórmulas con celdas absolutas o mixtas. Ejemplo En lugar de expresar la fórmula: =B4*C$1 Expresamos ahora lo siguiente: =B4*IGV, =B4*IGV, donde IGV es el nombre de la celda C1

Hoja con nombre de celda IGV

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Note que el nombre IGV se mantiene en todas las celdas, sin importar la referencia relativa, mixta o absoluta. Inclusive para ciertos aspectos es más transparente la fórmula ya que el nombre se crea de acuerdo a la fórmula, sin embargo, el uso de nombres de rango no es la única solución, es una ventaja cuando se refiere a referencias absolutas, pero para celdas con referencia mixta, será necesario aplicar el símbolo $.

12.6. CREAR NOMBRES DE RANGO Cuadro de Nombres de la barra de fórmulas En los siguientes ejemplos se detallará las formas de crear nombres de Rango. Los nombres de rango deben ser cortos y sin espacios en blanco. 1. Seleccione el rango (en nuestro caso las celdas B3:C5 de la siguiente figura). 2. Haga clic en el cuadro de nombres y escriba un nombre, para nuestro ejemplo será “Tabla”, termine el ingreso con ENTER.

Hoja con el nombre tabla al rango B3:C5

Definir nombres Hay otra forma de definir un nombre, para ello procederemos de la siguiente foma: 1. Seleccione el rango a nombrar 2. En la ficha Fórmula, haga clic en Asignar nombre de un rango 3. Elija Definir Nombre

A continuación se mostrará la ventana de nombres

Ventana de Definir Nombre

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Usar rótulos para crear nombres: Puede usar los títulos de sus filas o columnas para crear nombres de rango.

Hoja de nombres

Procedimiento 1. Seleccione el rango A5:E10 2. En la ficha Fórmulas, en el grupo de comandos Nombres definidos

3. Activar las casillas de Fila superior y de columna izquierda (por defecto ya están activadas). 4. Aceptar En ejemplo, Excel creará 9 nombres de rango, linea1, Linea2, …, Linea5 y nombres Enero, febrero, Marzo y Abril.

Usar rótulos de columnas para crear nombres 1. Seleccione su rango. Incluya la columna de la izquierda. (E3:F6) 2. En la ficha Fórmulas, en el grupo de comandos Nombres definidos, Crear desde la selección. 3. En esta ventana active la casilla Columna Izquierda.

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Títulos de columna usados como nombres de rango En el ejemplo, Excel creará los siguientes nombres Material, Break, Costo y Ticket.

Ver los nombres de los rangos Si desea conocer qué nombres hieren de rangos que se han definido, puede usar algunas de las siguientes herramientas: ◊ Haga clic en el Cuadro de nombres ◊ Se desplegará una lista con todos los nombres de rangos asignados

Al usar el cuadro de Nombres, se muestra los nombres de rangos definidos. Si hace clic en alguno de los nombres, Excel seleccionará dicho rango. El uso de la tecla F3 hace que se muestre la lista de nombres de un libro.

12.7. ADMINISTRADOR DE NOMBRES Para cambiar el rango de un nombre definido, es decir, seleccionar más celdas para un rango o no incluir algunas, se resuelve en la ventana Definir Nombre, para esto realice el siguiente procedimiento. 1. En la ficha Fórmulas, ubique el grupo Nombres definidos.

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Informática


2. Seleccione Administrador de nombres.

3. Haga clic en Aceptar.

12.8. ELIMINAR NOMBRES DE RANGO Desde la ventana Definir usted podrá eliminar nombres de rangos. Para ingresar a esta ventana. 1. En la ficha Fórmulas, ubique el grupo Nombres definidos. 2. Seleccione Administrador de nombres. 3. Se mostrará la ventana de Administrador de nombres, luego seleccione un nombre de rango a eliminar. 4. Pulse el botón Eliminar.

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Si usted elimina un nombre de rango, debe considerar que las fórmulas y funciones que dichos nombres hacían uso se mostrarán con errores de referencia. Es importante recordar que los nombres se pueden usar en cualquier hoja del mismo libro.

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¡Hágalo Ud. mismo! REFERENCIA DE CELDAS Referencias relativas En todas las fórmulas que se han planteado, se usan este tipo de referencia Veamos un ejemplo: 1. Abra un archivo Nuevo libro y guárdelo como Referencias. 2. Vaya a la Hoja1 renombre como Lectura y escriba:

3. 4. 5. 6.

Nos piden calcular el Consumo Mensual, que es una diferencia de Lecturas. Así, vaya a la celda E6 y escriba la fórmula: =D6-C6. Luego, usando el cuadro de relleno, copie esta fórmula a las demás celdas. Vaya a cada una de las celdas y vea que la fórmula original cambió, ahora en cada fila,

se trabajan con las celdas correspondientes.

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A este tipo de celdas de una fórmula se llama Referencias relativas. Veamos otro ejemplo: 1. Haga clic en la Hoja2 y renombre como Pagos y escriba:

2. Para obtener el Total de alumnos, se debe sumar los alumnos del Turno1 y Turno2. La fórmula será:

= B6 + C6 3. Arrastre el cuadro de relleno para copiar la fórmula a las otras filas. 4. Note que al copiarse la referencia de las celdas cambia de acuerdo al rastre empleado.

Referencias Absolutas En el caso de las referencias absolutas, la dirección de esta no cambiará y se mantendrá fija, así si copia la fórmula, esta siempre señalará la misma celda. Para lograr que una celda sea absoluta, debe escribir la dirección de dicha celda con el formato de $Columna$Fila. Por ejemplo: $B$10 ó $G$5 son consideradas referencias absolutas. Veamos un ejemplo: 1. Haga clic en la hoja Lecturas. 2. Para calcular el Monte de consumo se debe multiplicar el Consumo mensual (E6) por el Costo Kw (F2). La fórmula será: =E6*F2

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3. Si copia la fórmula a las demás filas, algunas de ellas muestran error ya que la dirección de las celdas cambian por su referencia relativa.

4. En el segundo gráfico, vea cómo la referencia a la celda F2 (Costo Kw) cambió a F3, F4, etc. La celda F2 debe conservar la dirección, ya que toda los Consumos se deben multiplicar por la misma celda. 5. En este caso, es necesario usar la referencia absoluta. Para crear una referencia absoluta a la celda F2, agregue signos de dólar a la fórmula como se indica a continuación. 6. Al copiar la fórmula a las demás filas, todas las fórmulas conservan la referencia de la celda $F$2. Observe la figura de la siguiente página:

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7. Veamos otro ejemplo, en la hoja Pagos, para calcular el Monto Total, se debe multiplicar el Total de Alumnos por el Pago Pensión. La fórmula propuesta… =D6 * $B$3 ¿Por qué la celda $B$3 debe ser absoluta? _____________________________________________________ _______________ _____________________________________________________ _______________ _____________________________________________________ _______________ _____________________________________________________ _______________ _______________________________________________________ El resultado debe ser como:

¿Cuál es el Monto total del curso de Windows si el Pago de Pensión (celda B3) se incrementa a 210? _____________________________________________________ _______________ _____________________________________________________ _______________ _______________________________________________________ 8. Veamos otro ejemplo. En la Hoja3 renombrar con Proyección y escribir:

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9. Se pide incrementar mensualmente los Ingresos. Cada mes se debe incrementar en un 8% (celda C3). La fórmula para calcular el incremento en Febrero será: = B6 + (B6 * $C$3) Copie la fórmula y observe el resultado. Su tabla debe quedar como:

10. Al usar referencias se podrán realizar análisis usando distintos escenarios, por ejemplo, si modifica el Porcentaje de crecimiento a 10% observe todas cómo las celdas relacionadas cambian sin necesidad de volver a escribir la fórmula. Así podrá simular y probar diversos porcentajes de crecimiento Cambie el porcentaje al 15% ¿Cuál es el valor de Junio? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____________________________________________________ Cambie el porcentaje al 25% ¿Cuál es el valor de Junio? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____________________________________________________ ¿Qué porcentaje logra que en el mes de junio se obtenga como Producción 25000? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _____________________________________________________

12.9. BASE DE DATOS La base de datos es un conjunto de información relacionada a un tema o temas específicos. En nuestro trabajo cotidiano, siempre trabajaremos con datos relacionados con importes, entonces, es muy importante saber registrar, almacenar, procesar y presentar adecuadamente esta información, y el Excel con sus herramientas nos permite realizar correctamente nuestro trabajo en forma rápida y exacta. Veamos el siguiente caso: Supongamos que somos los encargados del control de los gastos menores mensuales en

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una empresa, esta tiene una sucursal y varios conceptos de gastos, entonces tenemos que diseñar una tabla en Excel para poder registrar nuestra información.

Ya tenemos el diseño donde guardaremos la información, agreguemos entonces algunos datos.

1. Listas Imaginemos que solo vamos a trabajar con 3 conceptos de gastos: Movilidad, Viáticos y Útiles, y dos centros que son: Principal y Sucursal. Como podrán ver estos datos siempre se repetirán en la tabla y cada momento que registremos un gasto tendremos que digitar estos conceptos, volviéndose muy trabajoso el registro, pero el Excel nos permite abreviar este proceso con la ayuda de “Listas”. El primer paso será ubicarnos en la misma hoja, en la celda G3 y copiar la siguiente información para crear las listas.

El siguiente paso será la creación de las listas: Primero nos ubicamos en la celda B8, luego seleccionamos en el menú la opción Datos y dentro de esta Validación de datos, como muestra el gráfico líneas a bajo.

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Inmediatamente se mostrará un cuadro de diálogo. En ese cuadro seleccionaremos la opción Permitir: Lista como se muestra en el gráfico siguiente:

El siguiente paso, una vez seleccionado la opción Lista, será ubicar el rango en la hoja de Excel, donde se encuentran los datos para nuestra lista, para esto debemos dar un cl ic en la opción Origen (inmediatamente se minimizará el cuadro de diálogo) y luego procederemos a seleccionar el rango (G4:G6) como se nos muestra en los siguientes gráficos.

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Luego de seleccionar el rango, daremos un clic en la opción Origen: (se mostrará el cuadro de diálogo completo).

Y por último daremos un clic en el botón Aceptar y veremos cómo quedo nuestra primera lista.

Esta lista nos facilitará el proceso de registro de la información de gastos, pero falta la siguiente lista, que es la de Sede, repita entonces el mismo proceso y cree la lista para Sede, no se olvide que primero debe ubicarse en la celda donde quiere crear la lista, en este caso, en la celda C8. Muy bien, empiece y veamos cómo le queda. Bueno, después de un tiempo prudencial la siguiente lista debe quedarle de la siguiente forma. Como se muestra en el siguiente gráfico.

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2. Validación Imaginemos que nosotros como encargados de gastos menores, solo estamos autorizados para realizar y registrar desembolsos menores o iguales a S/. 50.00, entonces en nuestra columna de Importe no podemos registrar cifras superiores a 50, ahora, para poder cumplir este requerimiento Excel nos puede ayudar de la siguiente forma: Primero, nos ubicamos en la celda D8, luego en el menú elegimos la opción Datos y dentro de esta Validación de datos, como nos muestra el gráfico siguiente:

Luego aparecerá una ventana, ahí seleccionaremos la opción Permitir: Decimal, de la lista desplegable como se ve en el gráfico siguiente:

Luego se muestra tres cuadros de texto: Datos, Mínimo y Máximo, en el cuadro Datos: de jaremos la opción “entre”, luego, nos ubicamos en el cuadro Mínimo: y registramos 0, luego en el cuadro Máximo: y registramos 50, tal y como se muestra a continuación, con esto indicamos que en la celda D8, solo se pueden ingresar datos entre 0 y 50.

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Inmediatamente pasamos a la segunda viñeta que dice Mensaje de error, ahí nos ubicamos en el cuadro de texto Título: y registramos “Importe”, luego nos ubicamos en el cuadro Mensaje de error: y registramos “Ingresar importes entre 0 y 50” y damos clic en el botón Aceptar. Ahora en la celda D8, ingresen 51 y den ENTER, verán que saldrá un mensaje indicándoles qué importe pueden ingresar en esa celda, este proceso es Validar la información que se ingresa.

Ahora registraremos más información utilizando nuestras listas y la validación de ingreso de importes, pero antes, copiaremos las celdas desde B8 hasta D8, 10 filas hacia abajo, una vez copiado, ingresamos la siguiente información:

199

Informática


3. Filtros Ahora, procesaremos la información que tenemos, primero, deseamos saber cuanto se ha gastado por concepto de Movilidad en el mes 1. Para poder obtener esta información que se nos solicita, vamos a recurrir a una herramienta del Excel, que se llama Filtro, esta herramienta nos ayuda a seleccionar de toda la data que tenemos, solo la que cumple con los requerimientos pedidos. Primero, seleccionamos las celdas A3 hasta D3, que viene a ser el encabezado de nuestra base de datos.

Inmediatamente vamos al menú Datos y dentro de este seleccionamos Filtro y dentro de este Autofiltro.

El encabezado de nuestra base de datos quedará de la siguiente manera:

Unidad III

200


El siguiente paso será filtrar la información, recordemos que solo queremos los gastos de Movilidad del mes 1, entonces daremos clic en el botón de la columna Mes, seleccionaremos 1 y clic en Aceptar, tal como se muestra a continuación:

Una vez realizado el proceso, nuestra base de datos quedará solo con la información del mes 1, estamos filtrando la información.

Pero aún nos falta, nosotros queremos los gastos por Movilidad del mes 1, para tener esta información damos clic en el botón de la columna Detalle y seleccionamos

201

Informática


Movilidad como se muestra a continuación: Una vez seleccionado Movilidad la información quedará de la siguiente forma y podremos copiarla a otra hoja para preparar un informe o lo que necesitemos hacer:

De esta manera nos ayudan los filtros para llegar a la información que deseamos, ahora, con esta herramienta podemos obtener infinidad de reportes de la misma base de datos. Cuando queramos regresar a la información anterior, simplemente seleccionamos los filtros que se usaron del último hacia el primero, y dentro del filtro seleccionamos la opción Todas, tal como se muestra a continuación:

Y la información retornará como estaba antes y se mostrará así: O de lo contrario para agilizar las cosas, vamos al menú Datos seleccionamos Filtro y dentro de este Autofiltro:

Unidad III

202


Inmediatamente se quitarán los filtros y la información volverá a su estado original.

4. Ordenar Nuestra siguiente tarea será ordenar nuestra base de datos de la siguiente forma, primero la ordenaremos por Mes en orden ascendente y luego por Detalle en orden ascendente. El primer paso será seleccionar la base de datos desde la celda A3 hasta D17, luego seleccionamos del menú la opción Datos y dentro de esta Ordenar.

Inmediatamente Excel nos mostrará un cuadro de diálogo, en él seleccionamos la primera opción que dice Ordenar por y le damos por Mes – Ascendente, a continuación seleccionamos Luego por y le damos Detalle – Ascendente y por último clic en el botón Aceptar.

203

Informática


La información se ordenará de la siguiente forma:

Con esta herramienta podemos ordenar nuestra información según nuestros requerimientos, teniendo en cuenta la información que se quiera presentar.

5. Subtotales Ahora supongamos que queremos totalizar la información por mes, queremos saber cuánto se gastó en total por cada mes. El Excel nos proporciona una herramienta muy importante para poder realizar esta labor, que sería muy compleja en una base de datos con gran cantidad de información. El primer paso será seleccionar la base de datos desde la celda A3 hasta D17, luego seleccionamos del menú la opción Datos y dentro de esta Ordenar. Luego iremos al menú Datos y seleccionaremos la opción Subtotales.

Inmediatamente se mostrará la siguiente ventana, en esta nos muestra los siguientes cuadros de texto: Para cada cambio en: Mes, Usar función: Suma y Agregar subtotal a: Importe. Esto nos indica que la base de datos, se totalizará (sumará) por la columna Importe en cada mes, ahora clic en el botón Aceptar.

Unidad III

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Nuestra base de datos quedará de la siguiente forma:

La información muestra un Total por mes y un Total general, ahora si queremos resumir la información, lo que podemos hacer es dar un clic en los botones laterales izquierdos y se ocultará la información, quedando de la siguiente forma:

Si queremos volver a ver la información, damos clic en los botones laterales y se volverá a mostrar la información oculta. Si queremos quitar el Subtotal, solo tenemos que ubicarnos dentro de la base de datos, dar clic en el menú Datos, dentro de este Subtotales y aparecerá esta ventana

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Informática


Luego damos clic en el botón Quitar todos y listo, se restablece la base de datos completa.

Ahora con la misma base de datos, totalizaremos los conceptos de gasto por mes. Primer paso, seleccionar la base de datos, luego iremos al menú Datos y seleccionaremos la opción Subtotales:

Luego seleccionaremos las siguientes opciones de los cuadros de texto: Para cada cambio en: Detalle, Usar función: Suma y Agregar subtotal a: Importe y damos clic en el botón Aceptar.

Unidad III

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La información que se nos mostrará será la siguiente

Como se aprecia, los gastos están totalizados por mes. Esta herramienta es muy útil, simplemente tenemos que aprender a utilizarla y adaptarla a nuestros requerimientos.

207

Informática


Hágalo Ud. mismo Crearemos la plantilla Estado de Cuenta, en la hoja1 Estado de Cuenta, en la hoja2 Comprobante y en la hoja3 Nombres. Esta plantilla nos mostrará el Estado de Cuenta de un determinado cliente o proveedor, a la fecha actual. Primero crearemos la hoja Comprobante:

Luego crearemos la hoja Nombres:

Luego crearemos la hoja Estado Cuenta: Aplicaremos Filtro al encabezado. Crearemos listas para la columna: Comprobante (datos de la hoja Comprobante) Nombre o Razón Social (datos de la hoja Nombres) Ingresamos los datos que se muestran a continuación en la imagen.

Unidad III

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A continuación seleccionamos a Rápido SAC para ver su estado de cuenta, como se ve a continuación.

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Informática


Este cliente tiene varios comprobantes en cartera como se ve, por eso ahora seleccionaremos el comprobante 001-0001.

La plantilla nos muestra el saldo pendiente de la Factura 001-0001 por S/. 7,000.00. Ahora veremos que formulas tenemos que crear en la plantilla.

Celda D3 E3

Formula =CONCATENAR(“Saldo al “,TEXTO(HOY(),”dd/mm/yyyy”)) =SUBTOTALES(9,F:F)-SUBTOTALES(9,G:G)

Unidad III

210

Mi Dios, pues, suplirá todo lo que os falta conforme a sus riquezas en gloria en Cristo Jesús. (Filipenses 4:19)

FÓRMULAS

Sesión

13

En esta sesión se aprenderá el uso de las funciones como herrramienta para obtener resultados exactos para la toma de decisiones empresariales.

13.1. FÓRMULAS Hacer una herramienta eficaz para trabajar con números y para realizar operaciones matemáticas, en ocasiones para ello es necesario insertar fórmulas. En esta sesión aprenderá a sumar, dividir, multiplicar y restar escribiendo fórmulas en hojas de cálculo de Excel.

También va a aprender a utilizar fórmulas sencillas que actualizan automáticamente los resultados, cuando cambian los valores. Si necesita modificar un valor tras calcular un total, no hay ningún problema hasta con realizar el cambio y Excel lo actualizará.

Un presupuesto de una hoja de cálculo necesita una cantidad en la celda C6

Dejar filas o columnas intermedias vacías en una tabla Eso hace que lo que esté a la derecha o abajo, ya no sea reconocido como parte de la tabla por Excel. Asimismo, cuando ordenes los datos, sobreviene el desastre! Sabías

QUE?

Repetir siempre la misma tarea Si haces manualmente la misma tarea una y otra vez, estás perdiendo tiempo. En ese caso, deberías pensar en automatizarla con una macro.

211

Informática


Imagine que Excel está abierto y que está viendo la sección “Entrenamiento” de un presupuesto de gastos domésticos. La celda C6 de la hoja de cálculo está vacía, la cantidad invertida en CD en febrero no se ha incluido todavía. En esta sección, aprenderá a utilizar Excel para realizar operaciones matemáticas básicas, escribiendo fórmulas sencillas en las celdas. Va a aprender también a sumar todos los valores en una columna con una fórmula que actualiza su resultado, si los valores cambian más adelante.

13.2. ESCRIBIR FÓRMULAS EN EXCEL Una fórmula es una operación que contiene y referencias a celdas de una hoja. Para el ingreso de una fórmula se debe tener en cuenta lo siguiente: ◊ Una fórmula se ingresa en la misma forma que se ingresa cualquier fórmula aritmética, respetando las jerarquías de operadores. ◊ Siempre para comenzar una fórmula se debe hacer con el signo igual (=), y con esto le indicamos a Excel que lo viene a continuación es el contenido de la fórmula.

13.3. SINTAXIS DE LAS FÓRMULAS Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha. Comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 =5 + 2 * 3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21. =(5 + 2)*3

13.4. OPERADORES Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Microsoft Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación:

Operadores matemáticos y su jerarquía Operador aritmético ^ (circunflejo) % (porcentaje) *(asterisco) / (barra oblicua) + (signo más) (signo menos)

Unidad III

Significa que Exponente Porcentaje Multiplicación División Suma Resta

212

Ejemplo 3^2 (el mismo de 3*3) 20% 3*3 3/3 3+3 3-1


Utilizar operadores de cálculo de fórmulas Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una fórmula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis. Tipos de operadores Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia. Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta, multiplicación, compilar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos. +-*/^ Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparación = (signo igual) >(signo mayor que) <(signo menor que) >=(signo mayor o igual que) <=(signo menor o igual que) <>(signo distinto de)

Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de

Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1=B1 A1<=B1 A1<>B1

Operador de concatenación de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto, con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador de texto & (“y” comercial)

Significado Ejemplo Conecta o concatena dos valores “Viento”&”norte” para generar un valor de texto continuo.

Operadores de referencia Combine rango de celdas para los cálculos con los siguientes operadores. Operador de referencia : (dos puntos)

; (punto y coma)

(espacio)

Significado Ejemplo Operador de rango, que genera B5:B15 una referencia a todas las celdas entre dos referencias, estas incluidas. Operador de unión, que combina SUMA(B5:B15,D5:D15) varias referencias en una sola

Operador de intersección, que B7:D7 C6:C8 genera una referencia a las celdas comunes a dos referentes

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Informática


Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas En algunos casos, el orden en que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados. Orden de cálculo Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por el signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula. Prioridad de operadores Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con las mismas prioridades (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división). Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Operador : (dos puntos) (un solo espacio) ; (punto y coma) % ^ *y / +y& =, <, >,<=,>=,<>

Descripción Operadores de referencia Negación (como en -1) Porcentaje Exponenciación Multiplicación y división Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenación Comparación

Como ejemplo, para escribir fórmulas, tenemos el siguiente caso:

Hoja de movilidad Se pide calcular los gastos por movilidad (E3), que sería la multiplicación de los días laborados y por la movilidad por día. Realice el siguiente procedimiento:

Unidad III

214


1. Haga clic en la celda donde se debe mostrar el resultado, en nuestro ejemplo en la celda E3. 2. Escriba la siguiente fórmula: =B3*B4 Observe que en la hoja se muestra el resultado de la fórmula. Ahora, se nos pide calcular la Devolución, que corresponde a una diferencia entre el Monto Asignado y el Gasto por Movilidad. 3. Haga clic en la celda E4 y escriba: =E1-E3 4. El Total se calcula a una suma del Gasto por Movilidad y Devolución: El resultado se muestra de acuerdo a la siguiente imagen:

Tabla con las fórmulas definidas, los valores cambian al modificar la celda B3 yB4

Comenzar con un signo igual Los dos CD comprados en febrero costaron 12.99 $ y 16.99 $, respectivamente. La suma de estos dos valores es la cantidad gastada en el CD. Para agregar estos valores en Excel, se escribe una sencilla fórmula en la celda C6. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Esto es la fórmula escrita en la celda C6 para sumar 12.99 y 16.99: =12.99+16.99 El signo más (+) es un operador matemático que indica a Excel que debe sumar los valores.

3 1 2

1. Escriba la fórmula en la celda C6. 2. Presione ENTER para mostrar el resultado de la fórmula. 3. Siempre que haga clic en la celda C6, la fórmula aparecerá en la barra de fórmulas.

215

Informática


13.5. SUMATORIA Para sumar el total de gastos del mes de enero, no es necesario que vuelva a escribir todos los valores, ya que puede usar una fórmula ya escrita, denominada función. Puede obtener el total de enero en la celda B7, escribiendo =Suma y dibujando con el puntero del mouse desde el rango B3:B6, que suma todos los valores. Al presionar ENTER, se muestra el resultado de la función SUMA 95.94 en la celda B7. La fórmula =SUMA(B3:B6) aparece en la barra de fórmulas cada vez que se hace clic en la celda B7.

3

1

2

De otra manera, para obtener el total de enero, haga clic en la celda B7 y a continuación: 1. En la ficha Inicio, Haga clic en el botón Autosuma, luego opción Suma del grupo Edición.

2. Las celdas incluidas en la fórmula se rodean de un contorno de color en la celda B7 aparece la fórmula. 3. Presione ENTER para mostrar el resultado en la celda B7. 4. Haga clic en la celda B7 para mostrar la fórmula en la barra de fórmulas. B3:B6 es la información, denominada argumento, que indica a la función SUMA que se debe sumar. Usando una referencia de celda (B3:B6) en lugar de los valores contenidos en dichas celdas, Excel puede actualizar automáticamente los resultados si cambian los valores

Unidad III

216


más adelante. Los dos puntos (:) de B3:B6 indica que se trata de un rango de celdas de la columna B, las filas 3 a 6. Los paréntesis son obligatorios, para separar el argumento del nombre de la función.

Copiar una fórmula en lugar de crear una nueva A veces es más fácil copiar fórmulas que crearlas. En este ejemplo verá cómo se copia la fórmula que utilizó para obtener el total de enero y cómo se utiliza para sumar los gastos de febrero.

1

2

Arrastre la cruz de color negro desde la celda que contiene la fórmula hasta la celda donde desea copiarla y suelte el asa de relleno. Aparece el botón Opciones de autorrelleno, pero no es necesario hacer nada. En primer lugar, seleccione la celda B7, que contiene la fórmula de enero. A continuación, sitúe el puntero en la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca la cruz negra . Después arrastre el cuadro de relleno hasta la celda C7. Cuando se suelta el cuadro de relleno, aparece el total de febrero 126.95 en la celda C7. La fórmula =SUMA(C3:C6) está visible en la barra de fórmulas cerca de la parte superior de la hoja de cálculo cada vez que se hace clic en la celda C7. Una vez copiado la fórmula, aparece el botón Opciones de autorrelleno algunas opciones de formato.

para ofrecerle

En este caso, no es necesario hacer nada con las opciones del botón. El botón desaparece cuando se selecciona otra celda.

13.6. CALCULAR PORCENTAJES Porcentaje comparativo Es muy fácil cambiar porcentajes en Excel, recuerde, basta con escribir la fórmula considerando las celdas que intervienen. En nuestro caso, se pide calcular el porcentaje de los gastos y la devolución de la movilidad (F3 y F4).

217

Informática


Hoja de Movilidad para porcentajes

Para esto vamos a dividir la celda E3 entre la celda E1 1. Haga clic en la celda F3 y escriba: =E3/E1 2. Seleccione la celda F4 y escriba: =E4/E1 Aplicar el botón de formato porcentaje % en la ficha Inicio del grupo Número.

Hoja con los porcentajes calculados

Porcentaje con valor definido En este caso es más sencillo obtener porcentajes a un valor, bastará con multiplicar el valor por el porcentaje. Por ejemplo calcular el IGV(18%) del monto.

Hoja Facturas

Unidad III

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Recuerde, cuando usted desea calcular un porcentaje, solo debe multiplicar el valor por el porcentaje. Así, realice el siguiente procedimiento. 1. Lleve el indicador a la celda C4 2. Escriba la fórmula para calcular el IGV: =B4*18%

Cálculo del IGV

13.7. FÓRMULAS CON INCREMENTO PORCENTUALES Además, puede también incrementar el valor de una celda en un porcentaje determinado. En la hoja proyección, se pide incrementar la producción para febrero un 25%. Respecto a enero.

Hoja de Proyección

Para calcular un incremento, se debe sumar el valor con el resultado de multiplicar el valor por el porcentaje. Así: 1. Lleve el indicador a la celda C3 (producción de febrero) 2. Escriba la fórmula para incrementar el valor: =B3 + (B3 * C1)

Hoja de Proyección resuelta

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Informática


Fórmulas y expresiones Escribir fórmulas considerando los diferentes operadores matemáticos y su jerarquía se hace bastante sencillo considerando las prioridades. Una de las características más importantes que tiene Excel 2010 está en que el usuario pueda expresar cualquier tipo de fórmula matemática por muy compleja que esta sea, veamos poco a poco estas fórmulas y expresiones.

13.8. FÓRMULA CON EXPRESIÓN MATEMÁTICA Para expresar cálculos matemáticos, solo es necesario mantener la jeraquía de los operadores y, si fuera necesario, utilizar los paréntesis. Ejemplo obtener el valor de Q con los valores de x=7.35 e y=0.5 de la expresión.

Hoja con expresión matemática Q

Procedimiento 1. Seleccionar la celda D3 2. Escribir la fórmula: =3*B3+2*B4-(5+4*B3)/(7-2*B4)

Hoja con fórmula en D3

Unidad III

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13.9. FÓRMULA CON EXPRESIÓN DE RADICACIÓN Para resolver expresiones con raíces, bastará con expresar las raíces como fracción. Ejemplo, calcular el valor de W, con la siguiente expresión:

Hoja para la expresión W

Procedimiento 1. Seleccionar la celda C4 2. Escribir fórmula: =(1+B3)^(3/5)+(1-B4)^(2/3)

Hoja con la fórmula en D4

13.10. FÓRMULA CON POTENCIACIÓN Para obtener el saldo final de un depósito de 5,000 a plazo fijo durante 6 meses a la tasa mensual de 4.5% mensual, se aplica la siguiente fórmula:

Donde P es el depósito, i es la tasa de interés mensual y n es el número de meses. Cálculo en Excel

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Informática


Hoja de datos

Procedimiento 1. Seleccionar la celda D3 2. Escribir la fórmula: =B3*(1+B4)^B5

Hoja con la fórmula ingresada

13.11. FÓRMULA CON FRACCIONES Para otras operaciones, se hace necesario aplicar un factor que presenta la siguiente fórmula:

Procedimiento 1. Seleccione la celda D5 2. Escribir la fórmula: =B4*(1+B4)^B5/((1+B4)^B5-1)

Hoja con la fórmula en DS

Unidad III

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Otras expresiones Escriba las fórmulas necesarias para obtener el Área del triángulo y del círculo:

En la celda B5

=B2*B3/2

En la celda E5

=B2*B3/2

=E2*E3^2

=E2*E3^2

Se pide calcular la inicial (25% del monto)

=B2*25%

13.12. AUTOCORRECCIÓN DE FÓRMULAS Por defecto Excel detecta errores comunes de los usuarios (no cerrar paréntesis, omitir el número de una fila o columnas, etc.) y propone los cambios necesarios para resolver dicho error. Usted puede aceptar dicha propuesta o rechazarla, en caso, tendrá que resolver el problema manualmente. Para probar esta característica, escriba la hoja mostrada en la figura y siga las indicaciones: Al detectar un error, Excel propone una corrección.

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Informática


Hágalo Ud. mismo FÓRMULAS Una fórmula es una operación. Referencia o interpretación de las celdas de una hoja. Abra un libro nuevo en Excel. ¿Cuántas hojas tiene? _____________________________________________________ _______________ _____________________________________________________ _______________ ________________________________________________________

Jerarquía de los operadores Los operadores de Excel son: ^ * / + y - . Estos operadores ejecutan las operaciones matemáticas básicas como potencia, multiplicación, división, suma y resta. Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo (=). Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo usando los paréntesis. 1. Abrir un nuevo libro y en la Hoja1, escriba las siguientes fórmulas y anote el resultado:

=25 * 10 + 5 =25 * (10 + 5) =2 + 10^2 =(2+10)^2 =50 – 20 * 2 =(50 – 20) * 2 Escribir fórmulas sencillas En la Hoja2 renombrar por Viáticos, y digitar los siguientes:

Se pide calcular el Total de Gastos, que sería la multiplicación de los Días por los Viáticos Diarios. Realice el siguiente procedimiento:

Unidad III

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1. Haga clic en la celda donde debe mostrar el resultado, en nuestro caso en la celda B7. 2. Escriba la siguiente fórmula: = B5 * B6. 3. Observe que en la hoja se muestra el resultado de la fórmula. En este caso será 450. Ahora, se nos pide calcular la Devolución, que corresponde a una diferencia entre el Monto Asignado y el Total de Gastos. 4. Haga clic en la celda B9 y escriba: =B3 – B7. El resultado se muestra de acuerdo a la siguiente imagen:

Al usar caldas en nuestras fórmulas, tenemos la ventaja de poder cambiar los valores de las celdas que interviene en dicha fórmula; así, por ejemplo, la celda que contiene los días (celda B5) y escriba10. Observe cómo todas las formulas relacionadas a esta celda se actualizan.

5. Cambie el Viático Diario a 45. ¿A cuánto asciende el Total de Gastos y la Devolución? _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ______________________________________________________ Guarde el libro

Calcular porcentajes Es muy fácil calcular porcentajes, basta con escribir la fórmula considerando las celdas que intervienen. En nuestro caso, se pide calcular el Gasto de cobranza que equivale al 8% de la Deuda. En la Hoja3 renombrar con Gastos de Cobranza y digitar los siguientes:

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Informática


1. Lleve el indicador a la celda C4 2. Escriba la fórmula: =B4 *8% 3. Copie la fórmula a las demás celdas. El resultado debe ser como:

Además, puede también incrementar el valor de una celda en un porcentaje determinado. Añadir una hoja y en la hoja4 renombrará por Proyección, se pide incrementar la producción en un 25%:

Para calcular un incremento, se debe sumar el valor con el resultado de multiplicar el valor por el porcentaje. Así: 1. Lleve el indicador a la celda B6. 2. Escriba la fórmula para incrementar el valor: = B4 + (B4 * B3). 3. El resultado debe mostrarse como:

CASOS PROPUESTOS FÓRMULAS Abrir un nuevo libro, en la Hoja1 renombrar por Licitaciones, donde contendrá la lista de

Unidad III

226


proyectos del mes de marzo, se desea calcular las fórmulas necesarias para obtener el Monto Pendiente de Pago.

Hoja de licitaciones

Resolver las siguientes fórmulas Cálculo del Valor Inicial Se obtiene multiplicando el Monto Proyectado por la tasa 1. Seleccionar la celda F4 2. Escribir la fórmula : =D4*E4 Cálculo de la apertura Se obtiene mediante el 5% del Valor Inicial 1. Seleccionar la celda G4 2. Escribir la fórmula: =F4*5% Cálculo de la comisión Se obtiene mediante el 15% del Monto Proyectado 1. Seleccionar la celda H4 2. Escribir la fórmula: =D4*15% Cálculo del Monto Abonado Se obtiene mediante la suma del Valor Incial, Apertura y Comisión 1. Seleccionar la celda I4 2. Escribir la fórmula: =F4+G4+H4 Cálculo del Monto Pendiente Se obtiene mediante la diferencia entre el Monto Proyectado y el Monto Abonado 1. Seleccionar la celda J4 2. Escribir la fórmula: =D4-I4

Hoja de resultados de Licitaciones

Guarde y cierre el archivo

227

Informática

Con mi ejemplo les he mostrado que es preciso trabajar duro para ayudar a los necesitados, recordando las palabras del Señor Jesús: “Hay más dicha en dar que en recibir.” (Hechos 20:35)

Sesión

14

FUNCIONES

Son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores denominados argumentos y que devuelven un valor o valores.

14.1. BÁSICAS SUMA Suma los valores entre una casilla inicial y final. =Suma(casilla inicial:casilla final)

Nombre de la Función

Argumentos

PROMEDIO Calcula la media de los valores comprendidos entre la casilla inicial y final. =Promedio o Prom(casilla inicial:casilla final) CONTAR Calcula la cantidad de números de un rango. =Contar(casilla inicial:casilla final) MÍNIMO Calcula el valor mínimo de un conjunto de celdas. =Mínimo o MIn(casilla inicial:casilla final) MÁXIMO Calcula el valor máximo de un conjunto de celdas. =Máximo o Max(casilla inicial:casilla final)

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Informática


Ejercicio Celda E4 – E9 F4 – F9 B10 C10 D10 B12 B14 B15

Fórmula =SUMA(B4:D4) =PROMEDIO(B4:D4) =SUMA(B4:B9) =SUMA(C4:C9) =SUMA(D4:D9) =CONTAR(F4:F9) =MAX(F4:F9) =MIN(F4:F9)

Así nos quedará resuelto

Unidad III

230


14.2. FECHA Y HORA Sirve para el cálculo o conteo de días y horas. Hoy Devuelve la fecha actual. =Hoy() Sifecha Calcula el número de días, meses o años entre dos fechas. =SIFECHA(fecha_inicial; fecha_final; unidad) Unidad es el tipo de información que desea que se devuelva.

Unidad “A” “M” “D” “MD” “AM” “AD”

Devuelve Número de años completos del período. Número de meses completos del período. Número de días completos del período. Diferencia entre los días de fecha_inicial y fecha_inicial. Se omiten los meses y los años de las fechas. Diferencia entre los meses de fecha_inicial y fecha_final. Se omiten los días y los años de las fechas. Diferencia entre los días de fecha_inicial y fecha_final. Se omiten los años de las fechas.

No usar los atajos del teclado Muchas de las herramientas y acciones de Excel se pueden ejecutar desde atajos del teclado. Eso te da mucha más velocidad y aumenta tu productividad en el trabajo con Excel. Sabías

QUE?

Utilizar demasiadas hojas Si tienes una hoja para cada mes, cliente, producto, proyecto, etc. tienes tus datos dispersos. Y con los datos dispersos no puedes usar muchísimas herramientas Excel (autofiltros, tablas dinámicas, etc.) Muchas veces conviene tener todos los datos en una única tabla dentro de una sola hoja.

Año Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como número entero, comprendido entre 1900 y 9999. =AÑO() Mes Devuelve el mes de una fecha. El mes se expresa como número entero comprendido entre 1(enero) y 12(diciembre). =MES()

231

Informática


Día Devuelve el día de una fecha. El día se expresa como un número entero comprendido entre 1 y 31. =DÍA() Hora Devuelve la hora de un valor de hora. La hora se expresa como número entero, comprendido entre 0 (12:00 m.) y 23 (11:00 p.m.) =HORA(núm_de_serie) Minuto Devuelve los minutos de un valor de hora. Los minutos se expresan como números enteros comprendidos entre 0 y 59. =MINUTO(núm_de_serie) Segundo Devuelve los segundos de un valor de hora. El segundo se expresa como número entero comprendido entre 0 (cero) y 59. =SEGUNDO(núm_de_serie)

Ejercicio Celda B3 B6 B7 B8 B14 B15 B16 B17 B18 B19 B24 B25 B26

Unidad III

Fórmula =HOY() =AÑO(B5) =MES(B5) =DIA(B5) =SIFECHA(B11,B12,”Y”) =SIFECHA(B11,B12,”m”) =SIFECHA(B11,B12,”d”) =SIFECHA(B11,B12,”MD”) =SIFECHA(B11,B12,”YM”) =SIFECHA(B11,B12,”YD”) =HORA(B23) =MINUTO(B23) =SEGUNDO(B23)

232



233

Informática


14.3. TEXTO Sirve para el manejo de texto en celdas, como búsqueda, conversión, etc.

El Complemento Asistente para sumas condicionales no está incluido?

Sabías

QUE?

En versiones anteriores de Excel, se podía usar el Asistente para sumas condicionales para escribir fórmulas y así calcular las sumas de valores que cumplían condiciones específicas. Esta funcionalidad se ha reemplazado con el Asistente para funciones y varias funciones más nuevas, como las funciones SUMAR.SI ySUMAR.SI.CONJUNTO. Las fórmulas que generó este asistente continuarán funcionando en Excel 2010

Texto Convierte un valor en texto, con un formato numérico específico. =TEXTO(Texto; Formato) Concatenar Concatena argumentos de texto. Se debe tener en cuenta el espacio entre textos, si hubiera. =CONCATENAR(texto1;texto2; ...) Izquierda Retorna el primer carácter del lado izquierdo de una cadena de texto o el número de caracteres especificados. =IZQUIERDA(texto;número de caracteres) Derecha Retorna el primer carácter del lado derecho de una cadena de texto o el número de caracteres especificados. =DERECHA(texto;número de caracteres) Extrae Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posición que especifique y en función del número de caracteres que especifique. =EXTRAE (texto;posición_inicial;núm_de_caracteres) Hallar Devuelve el número del carácter en el que se encuentra inicialmente un carácter específico o una cadena de texto, empezando por núm_inicial. =HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

Unidad III

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Ejercicio

Celda B2 D5 B10 – B13 C10 – C13 D10 – D13 E10 – E13

Fórmula =TEXTO(A2,”#,##0.00”) =B5&” “&C5&”, “&A5 =IZQUIERDA(A10,HALLAR(“ ”,A10)-1) =DERECHA(A10,2) =EXTRAE(A10,7,8) =HALLAR(“ ”,A10)


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Informática


14.4. CONDICIONALES Sirve para realizar una acción u otra según el resultado de evaluar una condición. Consta siempre de un argumento condición y dependiendo, de si esta condición se cumple o no, se ejecutará una acción u otra.

Si Esta función evalúa Condición. Si la condición es cierta, se ejecuta valor o expresión1, pero si (la condición es falsa), se ejecuta valor o expresión2. =Sí(condición; valor o expresión1; valor o expresión2) Sumar.Si Suma las casillas del rango a Sumar que cumplen la Condición en su correspondiente Rango a evaluar. =Sumar.Sí(Rango a evaluar; “condición”; Rango a sumar) Contar.Si Cuenta cuantas casillas del rango cumplen la Condición. =Contar.Sí(Rango; “condición”) Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO. =Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...) Tener en cuenta que la condicional Y, trabaja precedido de la condicional SI =SI(Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...))

O Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO. =O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...) Tener en cuenta que la condicional O, trabaja precedido de la condicional SI =SI(O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)) Ejercicio Celda D2 – D17 E2 – E17

Unidad III

Fórmula =SI(A2=D$1,B2,0) =SI(A2=E$1,B2,0)

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F2 – F17 G2 – G17 H2 – H17 B21 – B23 D21 – D23

=SI(A2=F$1,B2,0) =SI(A2=121,A8=123),B2,0) =SI(Y(A2=121,B10>150),B2,0) =CONTAR.SI(A$2:A$17,A21) =SUMAR.SI(A$2:A$17,A21,B$2:B$17)


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Informática


14.5. BÚSQUEDA Sirve para buscar determinado registro y mostrarlo en una casilla específica.

Buscarv Busca en la primera columna del rango o nombre del rango el Valor, y muestra el contenido de su correspondiente n Columna hacia la derecha. Use BUSCARV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna ,en un rango de datos y desee encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de columnas. =Buscarv(Valor; Rango o nombre de rango; n Columna,”Orden”)

Buscarh Busca en la primera fila del rango o nombre del rango el Valor y muestra el contenido de su correspondiente n Fila hacia abajo. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos, y desee encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. =Buscarh(Valor; Rango o nombre de rango; n Fila,”Orden”)

CONSULTAV Busca la primera columna de un rango de celdas y, a continuación, devolver un valor de cualquier celda de la misma fila del rango. Por ejemplo, si tiene una lista de empleados contenida en el rango A2:C10, los números de identificación de los empleados se almacenan en la primera columna del rango, como muestra la siguiente ilustración. =Consultav(valor_buscado; lookup_value, matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado]) CONSULTAH Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use CONSULTAH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se halle dentro de un número especificado de filas. Use CONSULTAV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda de los datos que desee encontrar. La H de CONSULTAH significa “Horizontal”. =Consultah(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; [ordenado])

NOTA:

Unidad III

Tener en cuenta, la configuración regional de la computadora, para el caso de: Separaciones “ ; “ ó “ , “ Nombre de funciones pueden ser abreviadas o completas.

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Ejercicio: Uso de Buscarv o Consultav

Celda C2

Fórmula =BUSCARV(B2,B$11:C$12,2,0)

Celda C2

Fórmula =CONSULTAVV(B2,B$11:C$12,2,0)


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Informática


Hágalo Ud. mismo FUNCIONES Todas las funciones disponibles en Excel se muestran agrupadas en categorías dentro de una biblioteca de funciones de la ficha fórmulas.

1. Haga clic en la flecha de la categoría Autosuma y escriba el nombre de las 3 primeras funciones que se muestran: _____________________________________________________ _______________ _____________________________________________________ _______________ _________________________________________________________ 2. Haga clic en las siguientes categorías y escriba el nombre de las 3 primeras funciones: Categoría

Funciones

Financieras Texto Búsqueda y referencia Matemáticas y trigonométricas

Autocontemplar funciones y pistas de función El autocontemplar funciones permite escribir rápidamente las funciones, así como conocer la sintaxis de la función a través de pista. 1. En un libro blanco de Excel escriba: =C 2. Observe que al escribir se muestran todas las funciones que inician con esa letra, Además, se muestra una descripción de cada una, vea la imagen:

Unidad III

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3. Siga escribiendo un texto, por ejemplo debe escribir =Con 4. Ahora, seleccione la función =Contar.Si ¿Para qué sirve esta función? _____________________________________________________ _______________ _____________________________________________________ _______________ _________________________________________________________ 5. Pulse la tecla TAB para mostrar la función en su hoja de cálculo ¿Qué información se muestra? _____________________________________________________ _______________ _____________________________________________________ _______________ _________________________________________________________ Escriba la sintaxis de esta función Pulse ESC para borrar y utilidad de las siguientes funciones 6. Escriba la sintaxis y utilidad de las siguientes funciones Función

Utilidad

Sintaxis

=CONTAR.SI =SI =BUSCARV =PAGO =PROMEDIO.SI =ALEATORIO.ENTRE

Autosuma ampliada En estos ejercicios se usará el botón autosuma. 1. Abra un nuevo libro y guarde como Funciones. 2. En una de sus hojas renombre con Grado3 y escriba:

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Informática


3. Se debe calcular la Práctica4. Esta práctica debe mostrar la nota más alta de las demás prácticas del alumno. 4. Vaya a la celda E4. Luego en la ficha Fórmulas, haga clic en la ficha del botón Autosuma.

5. Seleccione la función MAX y con el mouse seleccione las notas de la práctica1, práctica2 y práctica3. La fórmula se debe mostrar como:

6. Copie la función de los demás alumnos. 7. Ahora, en la celda F4 calcule el puntaje (sume de todas las prácticas) Escriba la función empleada _____________________________________________________ _______________ _____________________________________________________ _______________ _________________________________________________________ 8. El resultado debe ser como:

Unidad III

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9. Ahora, nos piden calcular el cuadro resumen de la parte inferior:

Escriba las funciones empleadas: Fórmula 1: ____________________________________________________________________ Fórmula 2: ____________________________________________________________________ Fórmula 3: ____________________________________________________________________ Fórmula 4: ____________________________________________________________________ Fórmula 5: ____________________________________________________________________ 10. El resultado debe ser como:

11. Las funciones pueden ser combinadas para desarrollar una tarea, así complete la tabla, con una fórmula que obtenga el promedio de notas, descartando la nota más baja. 12. En la celda G4, escriba la siguiente fórmula: =(SUMA(B4:E4) – MIN(B4:E4))/3 13. Guarde los cambios del libro.

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Informática


En la hoja Resumen del libro Listado de facturas, se pide calcular el Monto total cancelado del vendedor Castro. Este caso, lo que se debe sumar es el Monto pero solo de las facturas canceladas y emitidas por el vendedor Castro. 1. Vaya a la hoja Información 2. En la celda C22, escriba la siguiente fórmula: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Monto, Cancelo,”Si”, Vendedor, “Castro”) 3. El resultado debe ser como:

Otro caso para desarrollar: se pide calcular el total de IGV cancelado por el cliente Precotex. 4. En la celda C25, escriba la siguiente fórmula: =SUMAR.SI.CONJUNTO(IGV, Cancelo,”Si”, Cliente, “Precotex”) 5. El resultado debe ser como:

Ahora, escriba la fórmula para determinar el Monto total vendido por Mori al cliente Medicsa. Escriba la fórmula: _____________________________________________________ _______________ _____________________________________________________ _______________ _________________________________________________________ Valor obtenido: _____________________________________________________ _______________ _________________________________________________________ El resultado debe ser como:

Unidad III

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¿Qué provecho tiene el hombre de todo su trabajo con que se afana debajo del sol?. (Eclesiastés 1:3)

Gráficos y Tablas Dinámicas

Sesión

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Un gráfico es la representación por medio de figuras o signos de los datos en una hoja de cálculo y facilita su interpretación. Vamos a ver en esta sesión, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo: ◊ Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. ◊ Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto. Veamos cómo crear de un gráfico.

Sabías

QUE?

Números como textos Muchas veces al importar datos de fuentes externas, los números están como textos. A pesar que se ven números, Excel los interpreta como textos y, por lo tanto, no los sumará! No planificar el modelo Excel permite comenzar a armar modelos y aplicaciones muy rápido. Pero la falta de planificación te impedirá ver el conjunto y, tarde o temprano, deberás rediseñar todo!

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Informática


15.1. CREAR GRÁFICOS Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará, debido a un tipo de error en los datos que solicita. Como puedes ver, existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles. En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra todos los tipos de gráfico... Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.

Unidad III

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Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo. Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste). Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de gráficos, con tres pestañas: Diseño, Presentación y Formato.

En los siguientes apartados veremos las opciones que se encuentran dentro de estas pestañas.

15.2. AÑADIR UNA SERIE DE DATOS Este paso es el más importante de todos, ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Si observamos la pestaña Diseño, encontraremos dos opciones muy útiles relacionadas con los Datos:

Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro de diálogo:

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Informática


En el campo Rango de datos del gráfico debemos indicar indic ar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crear el gráfico. En el caso de la imagen, hemos englobado de la celda C7 a la E8 (6 celdas). Para escoger los datos puedes escribir el rango o bien, pulsar el botón y seleccionar las celdas en la hoja. Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al a l eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para poder crearse (por ejemplo los gráficos de superficie), y otros en cambio, (como (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo. Utiliza el botón Editar para modificar el literal que se mostrará en la leyenda de series del gráfico, o el rango de celdas de las series o categorías. En nuestro caso, por ejemplo, cambiaremos Series1 por Ventas. El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categorías y viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas que hemos visto antes en la pestaña Diseño. Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño cuadro de diálogo desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén ocultas. Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un gráfico. Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botón Aceptar Aceptar..

Unidad III

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15.3. CARACTERÍSTICAS Y FORMA FORMATO TO DEL GRÁFICO En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico. Por ejemplo, en la sección Ejes podrás decidir qué ejes mostrar o si quieres q uieres incluir Líneas de la cuadrícula para leer mejor los resultados:

En ambos casos dispondrás de dos opciones: las líneas o ejes verticales y los horizontales. Y para cada uno de ellos podrás pod rás escoger entre distintas opciones: cuántas líneas mostrar, mostrar, si los ejes tendrán o no etiquetas descriptivas o qué escala de valores manejarán, entre otras. Te recomendamos que explores estas opciones, inclusive la última opción “Más opciones de...”.

En la sección Etiquetas podrás establecer qué literales de texto se mostrarán en el gráfico o configurar la Leyenda: Pulsando el botón Leyenda puedes elegir no mostrarla (ninguno) o cualquiera de las opciones para posicionarla (a la derecha, en la parte superior, superior, a la izquierda, etc.). etc.). También Tam bién puedes elegir más opciones de leyenda. l eyenda. De esta forma se abrirá una ventana que te permitirá configurar, configurar, además de la l a posición, el aspecto estético: relleno, relleno, color y estilo de borde, el sombreado y la iluminación. Si lo que quieres qui eres es desplazarlos, solo deberás seleccionarlos en el propio gráfico y colocarlos donde desees. Finalmente, destacaremos las opciones de la sección Fondo que te permitirán modificar el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo. cál culo.

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Informática


La primera opción Área de trazado, solo estará disponible para los gráficos bidimensionales. Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los gráficos tridimensionales disponibles: Excel 2010 ha sido diseñado para que todas sus opciones opci ones sean sencillas e intuitivas, así que después de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenderás perfectamente sus comportamientos y resultados. Practica primero con unos cuantos gráficos con datos al azar y verás el provecho que puedes sacarle a estas características. ◊ Puedes dar un estilo rápidamente rápidamente a tu gráfico gráfico utilizando la pestaña Diseño. Diseño.

En función del tipo de gráfico que hayas insertado (líneas, barras, columnas, etc.) te propondrá unos u otros. Estos estilos rápidos incluyen aspectos como incluir un título al gráfico, g ráfico, situar la leyenda en uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio gráfico, etc. ◊ Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, Formato, donde encontraencontrarás la sección Estilos de forma (que utilizaremos también más adelante para enriquecer la visualización de los objetos que insertemos), y los Estilos de WordArt.

Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos. Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de d e uno de sus componentes (áreas, (áreas, barras, leyenda...) leyenda...) y luego haz clic en el estilo que más se ajuste a lo l o que buscas. Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos, puedes utilizar las listas Relleno de forma/ texto,, Contorno de forma/texto y Efectos de forma/text texto forma/textoo para personalizar aún más el estilo del gráfico. Al aplicar estilos, normalmente hablamos de un estilo genérico para todo el gráfico, pero también podemos personalizar cada uno de sus elementos: el área de trazado, la leyenda, las líneas de división principales, etc. Para hacerlo, lo más cómodo es seleccionar, en el propio gráfico, el elemento que quieres modificar, o bien seleccionarlo en el desplegable de la ficha de Presentación o en la de Formato.

Unidad III

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En la imagen vemos que está seleccionada el área de trazado. A continuación, podemos pulsar el botón Aplicar formato a la selección, para iniciar la ventana que ya comentábamos al configurar la leyenda. Dependiendo del elemento seleccionado, podremos modificar unos aspectos u otros. Por ejemplo, las líneas de división principales no tienen opción de modificar el relleno porque, obviamente, no se puede rellenar una línea. En cambio, la serie de datos sí, permitiendo colorear el relleno, e incluso establecer el grado de transparencia. Si la modificación que hemos realizado no nos convence, siempre podemos pulsar el botón Restablecer para hacer coincidir el estilo. Así recuperará el aspecto del estilo predeterminado que le hubiésemos aplicado. ◊ Por último, no hemos de olvidar también que los elementos elementos de texto que contenga contenga el gráfico no dejan de ser eso, texto, con lo cual podremos utilizar las herramientas de la pestaña Inicio como son la negrita, la cursiva, el tipo de fuente o su tamaño, el relleno, etc. En ocasiones, éstas herramientas se comportarán de forma “inteligente”. Por ejemplo, si tratamos de cambiar el color de relleno de un elemento de la leyenda con la herramienta , lo que hará Excel será asignar el color indicado tanto al cuadro de muestra de color de la leyenda como a las barras, sectores o líneas, es decir, a la serie que identifique en el gráfico. Lo mismo ocurrirá a la inversa. Si cambias con la herramienta de relleno el color de una serie, automáticamente se modificará el de la leyenda.

15.4. MODIFICAR EL TAMAÑO Y DISTRIBUCIÓN DE UN GRÁFICO G RÁFICO También puedes seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo. También modificarl o. Cuando tienes un elemento seleccionado, aparecen diferentes tipos de controles que explicaremos a continuación:

Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos el los y arrástralos para modificar sus dimensiones. Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrás modificar su tamaño, manteniendo el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrás escalar el objeto y hacerlo más grande o pequeño. También Tam bién puedes mover los componentes del gráfico. Para ello, coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado y, cuando tome esta forma, podrás hacer clic y arrastrarlo a la posición p osición deseada.

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Modificar la posición de un gráfico Excel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. d ocumento. Para Para ello: Selecciona el gráfico. Sitúate en la pestaña Diseño de las Herramientas de gráficos. Pulsa sobre el botón Mover gráfico que encontrarás en la sección Ubicación. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

◊ La primera opción te permite establecer establecer el gráfico como una Hoja nueva. Tendrás Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no podrás contrastar los datos numéricos si la mantienes en una hoja aparte. Depende del formato que quieras utilizar. Escribe el nombre para la hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar. Aceptar. ◊ Eligiendo Objeto en, podremos mover mover el gráfico a una hoja ya existente. existente. Si utilizas este este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás situarlo en la posición y con el tamaño que tú eliges. Esta es la forma en que se inserta por defecto, cuando se genera un nuevo gráfico. Además, también puedes mover el gráfico arrastrándolo dentro de la misma hoja o bien a otra.

Hágalo Ud. mismo Como en las versiones anteriores, Excel posee recursos para la generación de gráficos, g ráficos, pues cuenta con todos los elementos de formato necesarios para la proyección de datos de la manera más interactiva posible. En Excel 2010 proyecta la realización de operaciones en el programa con la menor cantidad posible de clic del ratón. Esto se aplica también a la generación rápida de un gráfico, como podremos observar a continuación: 1. Abra un archivo nuevo nuevo renombre como Gráficos y en la hoja1 renombre como como Ventas y escriba:

Unidad III

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2. Seleccionar el rango de celdas A1:B7. En este ejemplo, el intervalo corresponde a las celdas con los nombres de los vendedores y los valores de las ventas efectuadas por cada uno. 3. Haz clic sobre la ficha Inserta, abriendo el grupo Gráficos responsable de la inserción de gráficos. En ella se encuentran los diferentes tipos de gráficos comúnmente usados para la demostración visual de datos. 4. Haz clic sobre el botón de la ficha del tipo Circular. 5. En seguida, haz clic sobre la opción Circular 3D

El gráfico se generará rápidamente en el área de la hoja de cálculo, e incluirá una leyenda basada en el color de cada una de las partes referentes a cada uno de los vendedores, como muestra en la figura. Observa las filas de referencia que indica las celdas usadas para la proyección de los datos correspondientes (Intervalo A1:B7).

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El gráfico podrá ser arrastrado hacia un área libre de la hoja de cálculo (en sección inferior en este ejemplo) si hubiera la intención de preservarlo. Para eliminarlo, haz clic sobre su área interna y presione el Botón Suprimir (Delete) del teclado. 1. Haz clic en el gráfico y se mostrará la opción Herramientas de gráficos con tres fichas Diseño, Presentación y Formato. 2. Haz clic en Diseño, luego en el grupo de Diseños de gráfico, dar clic en Diseño 4, se mostrará el siguiente cambio del gráfico:

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TABLAS DINÁMICAS 15.5. CREAR UNA TABLA DINÁMICA Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos de origen, etc. Para aquellos que tiene conocimientos de Access, es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad. Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos, de los artículos del almacén con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. Para ello, vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar dónde queremos ubicarla.

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Informática


En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva. Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango, debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir. Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica. Con esta herramienta, podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura: ◊ Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

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◊ Una columna para cada uno de los Meses de la tabla. ◊ En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes. ◊ Para ello, simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel. ◊ En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a, el campo MES a y finalmente el campo IMPORTE a la sección .

Tras realizar la tabla dinámica, este sería el resultado obtenido:

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en los rótulos de fila tenemos las referencias, en los rótulos de columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:

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El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera. Con esto vemos que, en un segundo, podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin esfuerzos. Si arrastrásemos a la zona de datos los campos Cantidad y Total, obtendríamos la siguiente tabla más compleja, pero con más información:

Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en la sección Valores el rótulo aparecerá en una las secciones de rótulos, si te aparece en Etiquetas de columna despliega la lista asociada a él y selecciona la opción Mover a rótulos de fila.

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15.6. ELIMINAR UNA TABLA DINÁMICA Para eliminar una tabla dinámica, simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.

15.7. APLICAR FILTROS A UNA TABLA DINÁMICA Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea, sobre todo, cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Etiquetas de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses. Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo). Para cerrar este cuadro guardando los cambios, debemos pulsar en Aceptar. Para cerrar sin conservar las modificaciones pulsaremos Cancelar.

Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo, podemos seleccionar ver los artículos con referencia 1236 de Abril.

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15.8. OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA DINÁMICA Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc. Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo de valor... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen. En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón pestaña Opciones.

de la

15.9. GRÁFICOS CON TABLAS DINÁMICAS Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica, debemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico de la pestaña Opciones. Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más, según los datos que tenemos.

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Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí debemos escoger el gráfico que más nos convenga. Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vio en el tema de gráficos.

Hágalo ud. mismo El objetivo es practicar cómo trabajar con tablas dinámicas en Excel. Abrir un nuevo archivo y renombrar como Tabla_dinamica Escribir en una hoja lo siguiente:

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Vamos a crear una tabla dinámica para interpretar mejor estos datos. 1. Selecciona el rango A1:G15. 2. Haz clic en el botón Tabla dinámica de la pestaña Insertar. 3. La opción Seleccione una tabla o rango debería estar marcada y con el rango A1:G15 en la caja de texto. 4. Marca Nueva hoja de cálculo. 5. Pulsa en Aceptar. 6. Se abrirá el panel lateral de tablas dinámicas. 7. Arrastra el campo SEMANA a 8. Arrastra el campo CLIENTE a 9. Arrastra el campo TOTAL a 10. Arrastra el campo ARTÍCULO a . El campo ARTÍCULO se añadirá a los rótulos de columna, vamos a cambiar esto porque lo queremos en los rótulos de fila. 11. En el área de Rótulos de columna despliega el campo Valores y selecciona la opción Mover a rótulos de fila.

12. Haz clic en el botón Encabezados de campo de la pestaña Opciones para quitar los encabezados de la tabla dinámica. Deberá quedarte algo así:

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En estos momentos tenemos una tabla en la que se nos muestra por cada semana qué ha comprado cada cliente. La fila Suma de TOTAL nos da lo que ha gastado cada cliente en cada semana. Sin embargo, la fila Suma de ARTÍCULO nos muestra la suma del número de artículo para cada semana, esto no es lo que queremos. Nuestro objetivo es que esta última fila muestre el número de artículos que se han comprado, así podríamos saber para cada semana cuánto ha gastado cada cliente y cuántos artículos ha comprado. 13. Haz clic derecho sobre cualquier celda de la fila Suma de ARTÍCULO y en el menú emergente selecciona Configuración de campo de valor. 14. En el cuadro de diálogo selecciona la función Cuenta y pulsa Aceptar. El resultado será el siguiente:

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Ya tenemos lo que queríamos. Ahora desde la pestaña Diseño modifica el aspecto de la tabla a tu gusto. Ahora vamos a filtrar los resultados para ver solamente los datos del cliente 14. 1. 2. 3. 4. 5.

Haz clic sobre una celda de la tabla para que aparezca el panel lateral. Haz clic sobre la flecha a la derecha del campo CLIENTE en la lista de campos. Deselecciona todos los clientes menos el 14. Pulsa Aceptar. Cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados.

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Informática


Enlaces a internet Udec: http://www.udec.edu.mx/i2012/investigacion/manual_apa3a_edicion.pdf Aula clic: http://www.aulaclic.es/index.html Buenas Tareas: http://www.buenastareas.com/ensayos/Ambiente-Grafico-De-Micro- soft-Word-2010/5570851.html Scribd: http://es.scribd.com/doc/52139381/Manual-Word-2010-Basico Microsoft: http://download.microsoft.com/download/D/4/A/D4ABFD2D-3FE6- 4F4D-A285-83C236E1CD38/Microsoft%20Word%202010%20Product%20Guide.pdf

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Notas: ........................................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................ 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Notas: ........................................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................ 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