RELATIILE PUBLICE SI COMUNICAREA INTR-O ORGANIZATIE
Comunicarea Comunicarea reprezinta reprezinta o componenta esentiala esentiala a vietii, componenta componenta ce trebuie trebuie inteleasa inteleasa cat mai correct pentru a-si atinge scopurile. Nu exista o definitie concreta a comunicarii insa se poate spune cel putin ca, comunicarea inseamna transmiterea intentionata a datelor informatiei Am ales aceasta tema deoarece intr-o organizatie comunicarea reprezinta un rol esential in functionarea si dezvoltarea acesteia precum si pentru buna desfasurare a activitatilor zilnice. In mod mod fund fundam amen enta tall rela relati tiil ilee se dezvo dezvolt ltaa in urma urma comu comuni nicar carii ii,, iar iar funct functio iona nare reaa si supravietuirea organizatiei se bazeaza pe relatiile eficiente intre indivizi si grupuri. Comunicarea ajuta indivizii si grupurile sa isi coordoneze activitatile in vederea indeplinirii scopurilor si este vitala vitala in proces procesele ele de social socializar izare, e, luare luare a decizi decizilor lor,, rezolv rezolvare areaa proble problemel melor, or, si schimb schimbari ari ale managementului Comunicarea la nivel de firma este de doua feluri: ofera angajatilor informatii informatii importante in legatura cu postul postul pe care il ocupa, ocupa, organi organizat zatia ia in care care lucrea lucreaza, za, mediul mediul extern extern sau inform informati atiii despre despre alti alti colegi colegi de-ai de-ai lor. lor. Comuni Comunicar carea ea poate poate contrib contribui ui la motiva motivarea rea angajat angajatilo ilor, r, consoli consolidar darea ea incred increderi erii, i, creare creareaa unei identitati comune sau poate mari implicarea personala, ea ofera indivizilor un mod de a-si exprima sentimentele, de a impartasi sperantele, ambitile si de a celebra si rememora realizarile. Comunicarea interna
Obiective ale comunicarii interne: -
creste cresterea rea grad gradulu uluii de colabor colaborare are interd interdepar epartam tament entala ala inform informare areaa eficient eficientaa a person personalu alului lui despre despre activi activitat tatile ile,, strategi strategiile ile,, proiecte proiectele le si programe programele le in care organizatia respective este parte fluidi fluidizar zarea ea info informa rmatil tilor or pe pe verti vertical calaa si orizont orizontala ala rasuns rasunsul ul in in timp timp efic eficien ientt la solici solicitar tarile ile si sesi sesizar zaril ilee primat primatee respons responsabi abilit litate ateaa angajat angajatilo ilorr la sarc sarcini inile le care care le le revin revin
Comunicarea constituie modul prin care indivizii si grupurile isi inteleg organizatia, ce este si ce reprezinta ea. cuprinde relatiile firmei cu piata, cu furnizorii, clientii. - Cu furnizorii se poate negocia incheierea unor colaborari pe termen lung sau scurt. - Cu clientii pot initia actiuni de cercetare a pietii, reclama, publicitate, vanzare, negociere. neg ociere. Comunicarea externa
Obiective ale comunicarii externe: -
inform informare areaa corecta corecta si consta constanta nta a partene parteneril rilor or extern externii cu privir priviree la activit activitate ateaa organiza organizati tiei ei respective indepl indeplini inirea rea cu cu profes profesion ionali alism sm a angajam angajament entelo elorr asuma asumate te constr construir uirea ea unor unor rela relatii tii de colab colabora orare re recip reciproc roc avant avantajo ajoase ase formar formarea ea si si ment mentine inerea rea unei imagin imaginii posit positive ive pe piat piataa
Organizatia actioneaza intr-un mediu economic, social si politic, stabileste relatii si comunica permanent cu partenerii sai exteriori. Formele de comunicare cu acesti parteneri externi sunt variate: - comunicarea financiara - comunicarea de marketing - comunicarea cu concurentii - relatile publice - vanzarea sau negocierea Comunicarea formala face parte integranta din structura organizatorica formala a organiztiei si are ca sop sa faciliteze indeplinirea sarcinilor prin prescrierea si controlul circulatiei mesajului in randul personalului angajat. Comunicarea formala este de mai multe feluri: - Comunicarea verticala de sus in jos, adica de la superior la subaltern - Comunicarea verticala de jos in sus, de la subaltern la superior - Comunicarea orizontala,prin contacte personale, sedinte, note interne si rapoarte - Comunicarea pe orizontala este cel mai des intalnita intr-o organizatie. Comunicarea se realizeaza pe trei niveluri: 1. Logic care reprezinta doar 7% din totalul actului de comunicare 2. Paraverbal care consta in ton, volum, viteza de rostire si reprezinta 38% din actul de comunicare 3. Nonverbal reprezentat de expresia faciala, imbracaminte, pozitie este 55% din actul de comunicare. Funciile organizationale ale comunicarii: -
functia de control - sa clarifice indatoririle, sa stabileasca autoritatea si responsabilitatile functia de informare - sa furnizeze baza decizilor functia de coordonare - sa faca posibila atiunea comuna eficienta functia de motivare - sa stimuleze cooperarea si implicarea in atingerea obiectivelor functia emotionala - sa permita exprimarea sentimentelor
MIJLOACE DE COMUNICARE A. Comunicarea in scris In redactarea unui mesaj trebuiesc parcurse urmatoarele etape: -
oportunitatea transmiterii mesagului definirea scopului mesajului adecvarea informatilor la tipul de receptor caruia i se adreseaza structura ideilor ierarhizarea ideilor
-
claritatea argumentatiei accesibilitatea informatilor transmise corectitudinea informatilor anticiparea reactiei cititorului Tipuri de documente pe care le poate utiliza o organizatie cu partenerii sai:
B.
adrese scrisori oficiale puncte de vedere raspunsuri la petitii, plangeri, sesizari solicitari note informative rapoarte memorii emailuri Comunicarea orala
Este cea mai eficienta metoda de comunicare , intrucat presupune un grad de interactiune mai mare intre interlocutori. Pentru o buna comunicare , emitatorul si receptorul trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii: -
buna cunoastere a subiectului ce urmeaza a fi dezbatut informarea si documentarea prealabila buna cunoastere a domeniului de activitate a organizatiei respective si a normelor in vigoare atitudine cooperanta si binevoitoare ascultare active si oferirea de feed-back evitarea situatilor consensuale solutii de tip win-win Formele cele mai frecvent utilizate de comunicare orala sunt:
-
comunicarea directa fata in fata convorbirea telefonica sedinta conferinta atelierul de lucru seminarul intalnirea la nivel inalt
Comunicarea nu este un proces facil, astfel factorii implicate in procesul de comunicare pot intampina o serie de dificultati legate de: -
personalitatea diferita a interlocutorilor circuitul greoi al documntelor numarul insficient al angajatilor in raport cu volumul de activitate
-
termenele mici allocate solutionarii unor probleme insuficienta dezvoltare a spiritului de echipa ideile preconcepute si stereotipurile In comunicarea cu publicul pot aparea blocaje legate de:
-
absenta unui birou dedicate lucrului cu publicul lipsa unor politici de planificare a audientelor procesare lenta a documentelor de raspuns la solicitarile ublicului absenta unei instruiri adecvate a personalului in domeniu
STUDIU DE CAZ
Domnul Enache George este administratorul firmei BEST COPIERS SERVICE S.R.L. din Pitesti, si a fost indeajuns de amabil sa ne raspunda la cateva intrebari si sa ne spuna care este parerea dansului in legatura cu rolul si importanta comunicarii intr-o organizatie, mai precis in firma pe care dansul o administreaza. Buna ziua Domnule Enache! Ati putea sa ne spuneti pe scurt ce domeniu de activitate are firma dumneavoastra si ce rol are comunicarea din punctul dumneavoastra de vedere? Buna ziua! In domeniul nostru de activitate adica Birotica & IT, comunicarea este esentiala, pot spune ca este sinonima cu cuvantul functionalitate, ne place sa ne bazam unul pe altul si fara comunicare nu am putea sa realizam asta, de altfel daca nu ar fi existat nu am fi putut sa ne dezvoltam si sa ajungem unde am ajuns astazi. Suntem o firma mica dar am reusit sa impresionam prin profesionalism si punctualitate, iar clientii nostrii stiu ca se pot baza pe noi. Atunci cand se vorbeste despre comunicare si despre imaginea de firma, exista tendinta de a asocia cei doi termeni cu companii mari, cu multi angajati si care desfasoara activitati de anvergura, cel putin la nivel national. Practica arata insa ca si afacerile de dimensiuni mici au nevoie, extrapoland, de tot atata comunicare ca si in firmele de dimensiuni mari. Fara indoiala, practicile sunt altele, mijloacele utilizate sunt diferite, dar absolut necesare. Imaginea unei afaceri se construieste pe doua planuri: intern si extern. Imaginea interna tine de identitatea perceputa a firmei de catre angajatii ei, cea externa se refera la ceea ce «vad» si retin clientii si alti parteneri de afaceri (investitori, autoritati etc.). De aceea, este nevoie sa se gestioneze comunicarea si relatiile publice ca oricare alta activitate manageriala, acordandu-i-se o importanta pe masura. O firma reprezinta mai mult decat ceea ce produce sau vinde. Ea are o idee de baza asupra activitatii sale, o personalitate care se rasfrange asupra tuturor activitatilor sale. Identitatea comunicata a unei intreprinderi reprezinta manifestarea vizibila a personalitatii sale. De aceea, stabilirea modului de comunicare a firmei trebuie sa plece nu doar de la obiective precise si punctuale, ci mai ales de la o prima definire clara a ceea ce reprezinta personalitatea, eul companiei. Orice firma, chiar daca are dimensiuni mici, se bucura de o anumita imagine care reflecta identitatea creata si proiectata. De cele mai multe ori, practica romaneasca arata ca este vorba despre identitati rezultate mai degraba la intamplare, adesea ca urmare a pozitiei fizice a sediului, ca urmare a cunoasterii (sau nu) a investitorului, sau, in cazuri fericite, de pe urma recomandarilor orale, ca si garantie a serviciilor sau produselor de calitate oferite. Totodata, cele mai multe mici
afaceri au nume neinspirate, greu sau deloc memorabile, rezultate din febra deschiderii de societati comerciale de la inceputul anilor ’90. Problemele comunicationale cu efecte directe asupra bunului mers al afacerii nu constau doar in alegerea numelui, a sediului (cum arata, unde este, ce comunica prin el insusi), ci se refera si la aspecte de gestionare interna a identitati. Ce parerea aveti despre relatiile publice interne sunt doar un mit in firmele mici ? Procesul de relatii publice are menirea de a crea un climat de incredere si de simpatie in randul propriului personal, precum si in randul publicului extern. Relatiile publice sunt diferite de relatiile cu publicul, marketing sau publicitate.Una dintre cele mai cunoscute definitii este: Relatiile publice sunt un efort deliberat, planificat si sustinut, de a stabili si mentine intelegerea reciproca intre o organizatie si publicul ei. Trebuie retinut ca imaginea unei firme este data de suma imaginilor sale diferite. Fiecarei firme ii corespunde o tinta omogena pentru o realitate funtionala a intreprinderii. Increderea globala intr-o firma va depinde in final de echilibrul fiecareia dintre componentele imaginii sale(imaginea interna, imaginea financiara, imaginea tehnologica, imaginea produs, imaginea publica). Aceste componente sunt general valabile pentru toate tipurile de afaceri, dar, din punctul de vedere al importantei, ele au influente diferite, in functie de marimea si specificul fiecarei firme. De aceea, imaginea trebuie coerent gestionata la nivelul oricarei afaceri. In ce masura putem vorbi despre necesitatea relatiilor publice interne la nivelul unor firme de mici dimensiuni ? Diversele modalitati comunicationale de depasire a obstacolelor care apar in cadrul relatiilor dintre angajati reprezinta fundamentul relatiilor publice interne. Acestea trebuie intelese ca un instrument de gestionare strategica a firmei, indiferent de marimea acesteia. Misiunea comunicarii interne o reprezinta crearea conditiilor necesare unei bune realizari a obiectivelor generale ale firmei. Astfel, principalele aspecte care se urmaresc sunt, de regula, urmatoarele: - motivarea personalului; - coerenta actiunilor; - schimbarea comportamentelor si a mentalitatilor; - ameliorarea activitatilor si a productivitatii. Poate parea insa pretentios sa vorbim despre relatii publice interne la nivelul unor firme de dimensiuni mici si foarte mici. Si totusi, daca tinem cont de faptul ca exista mereu conflicte interne, ca acestea au nevoie sa fie rezolvate, se ajunge la concluzia ca prin comunicare, se valorizeaza interlocutorii si astfel, se poate da un loc in firma pentru fiecare. Iar acestea au ca efect integrarea interlocutorului si intarirea coeziunii grupului. Comunicarea nu este panaceul tuturor problemelor, dar poate ajuta intr-o mare masura. In concluzie, in interiorul companiei comunicarea intareste increderea angajatilor in viziunea si misiunea organizatiei, conecteaza angajatii la realitatea afacerii respective, alimenteaza procesul de dezvoltare a companiei, faciliteaza schimbarile necesare progresului si contribuie la schimbarea comportamentului angajatilor. In exterior, imaginea companiei, descoperierea noilor oportunitati de afaceri si relatia cu societatea depind in cea mai mare masura de cat de bine este conceput si condus acest proces continuu al comunicari.
