COMPRA SEGURA DA CHINA SEU GUIA ESSENCIAL PARA A BUSCA, QUALIFICAÇÃO E VERIFICAÇÃO DE FORNECEDORES CHINESES POR RODRIGO BALOTIN
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Sobre o Guia “Compra segura da China” trata-se de um guia prático e conciso que oferece informações essenciais para empresários e profissionais que desejam comprar produtos da China. Este guia tem como objetivo informar os compradores brasileiros de uma forma direta e clara sobre os procedimentos necessários para a realização de uma compra segura da China e oferece uma enorme quantidade de recursos para que eles aprendam a buscar, qualificar e selecionar bons fornecedores chineses. O leitor deste guia também aprenderá quais são os passos a serem seguidos para não se tornar vítima de fraude ou armadilhas em um país onde a falta de ética e profissionalismo nos negócios são tão comuns. Todas as informações contidas nesta publicação foram coletadas de diversas fontes e com base no conhecimento do autor, de consultores especializados e compradores com anos de experiência no mercado chinês.
Sobre o Autor Rodrigo Balotin é um profissional da área de Comércio Exterior e atua como um consultor e facilitador de negócios entre compradores Brasileiros e fornecedores Chineses para uma extensa gama de produtos. O autor possui ampla vivência internacional havendo estudado e trabalhado em diversos países como Espanha, Estados Unidos e China. Atualmente reside na China, na cidade de Shenzhen, onde gerencia uma empresa de consultoria em Gestão de Compras Internacional (http://www.brayechi.com) com foco no mercado Chinês. Já assessorou diversos clientes do mundo inteiro, desde pessoas físicas até renomadas empresas com décadas de existência.
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Notas ao Leitor O autor não recebeu qualquer compensação das empresas e fontes citadas neste guia; Todo processo de compra na China tem suas características e complexidade e apenas a leitura deste guia não garante o sucesso do negócio ou uma compra 100% livre de riscos.
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ÍNDICE DE CONTEÚDO Capítulo I - Encontrando e selecionando bons fornecedores ..05 Com quem negociar: fabricantes x intermediários ................................05 Buscando fornecedores: uma comparação entre feiras de negócios e diretórios de fornecedores online (B2B) .............................07 Otimizando a busca: palavras ou frases-chave e filtros de pesquisa....................................................................................................................11 Capítulo II - Verificando os fornecedores ............................................14 Vetando empresas: como identificar uma fraude online .....................14 Novo fornecedor: aspectos importantes a se observar .......................19 Visitando a fábrica: saiba com quem está lidando.................................23 Capítulo III – Garantindo a qualidade dos produtos ......................25 A inspeção da qualidade: panorama geral e modalidades ................25 Preparando-se para a inspeção: conceitos de amostragem, AQL e checklist ....................................................................................................................27 Realizando a inspeção: etapas e procedimentos ...................................30 Capítulo IV – O processo de compra passo a passo.....................33 Agradecimentos ..................................................................................................38
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ENCONTRANDO E SELECIONANDO BONS FORNECEDORES
COM QUEM NEGOCIAR: FABRICANTES X INTERMEDIÁRIOS
Na China há muitos fornecedores de produtos com características e modelos de negócios distintos (fabricantes, distribuidores, tradings, agentes, etc), tornando difícil a escolha do tipo de parceiro ideal para os seus negócios. Como se isso já não bastasse, você ainda irá se deparar com empresas que aparentam e dizem ser fabricantes, mas que em realidade não o são. Nem sempre negociar com um intermediário é ruim, mas há diferentes motivos pelo qual um comprador poderá e deverá optar por negociar diretamente com o fabricante ou utilizar os serviços de um terceiro. Para tomar esta decisão é necessário levar em consideração alguns fatores como: o tamanho do pedido; a necessidade ou não de controle direto sobre a produção; a dificuldade ou facilidade de comunicação; o seu nível de experiência em importação/exportação; etc. A seguir lhe descrevo quais são as principais razões pelo qual se deve selecionar um tipo de fornecedor em detrimento de outro:
Vantagens de comprar diretamente de fabricantes
Geralmente são especializados e têm um grande conhecimento sobre os produtos que comercializam, ao contrário de intermediários; Seguramente lhe oferecerão preços mais baixos; Você saberá exatamente com quem está negociando e poderá se comunicar diretamente com os verdadeiros tomadores de decisão caso surjam problemas; Você terá a oportunidade de conversar diretamente com os engenheiros da fábrica para discutir detalhes técnicos da produção; 5
Os riscos de que o fabricante abandone o projeto no meio do caminho e "fuja" com o seu dinheiro são menores em comparação a um intermediário. Caso um negócio dê errado (por exemplo, o fornecedor tenha lhe oferecido produtos defeituosos) e você tenha que levar o fabricante a uma corte judicial, você terá maior possibilidade de vitória devido ao fato de que fabricantes possuem mais ativos para serem "atacados" (como por exemplo, maquinário). Intermediários geralmente têm pouco ou nada a perder e da noite para o dia podem simplesmente desaparecer; Quanto maior o número de intermediários, menor o controle sobre a compra e maiores as chances de algo dar errado.
Quando utilizar os serviços de um intermediário
Quando o seu pedido for pequeno demais, o que não justifica comprar diretamente da fábrica; Quando o intermediário tiver experiência e conhecimento local e puder lhe auxiliar de forma eficiente a coordenar os seus projetos de compra; Quando ele tiver a capacidade de resolver os problemas de comunicação entre você e o seu fabricante (devido ao fato de estar localizado na China e/ou falar os idiomas Português e Chinês/Inglês); Quando ele atuar de forma transparente (neste caso você terá acesso aos dados do fornecedor e saberá exatamente com quem está efetivamente negociando, quanto está pagando pelos produtos, etc.); Quando o intermediário possuir um grande conhecimento sobre o seu mercado e os seus produtos; Quando o intermediário agregar valor ao negócio oferecendo serviços complementares como: sourcing, due diligence, auditoria de fábrica, inspeção da qualidade, logística, etc.
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BUSCANDO FORNECEDORES: UMA COMPARAÇÃO ENTRE FEIRAS DE NEGÓCIOS E DIRETÓRIOS DE FORNECEDORES ONLINE (B2B)
Assumindo que você já tenha definido quais são os produtos que deseja importar, o próximo passo é a busca de fornecedores (ressalto que na hipótese de ainda não haver definido estes produtos, você pode comprar estudos de mercado para diferentes indústrias e que inclui produtos mais vendidos, preços praticados, tendências do setor, etc. Para isto basta acessar o seguinte link: http://www.chinasourcingreports.com/). Existem diversas maneiras de pesquisar fornecedores na China, mas as mais recomendadas são visitas à feiras de negócios e buscas em websites de B2B. Cada um destes meios oferece vantagens e desvantagens, conforme descrito abaixo:
Feiras de Negócios
A visita à feiras de negócios é uma boa opção para quem tem recursos financeiros e tempo disponível para viajar até a China. Em feiras como a de Cantão é possível encontrar fornecedores para uma infinidade de produtos.
Vantagens:
Ótima chance para verificar as características e qualidade do produto; Em uma feira é mais fácil identificar se o fornecedor é o verdadeiro fabricante dos produtos ou uma trading; É possível ver o que há de novidades para o seu mercado; É uma boa oportunidade para estabelecer um primeiro contato com diversas empresas e comparar os produtos e preços de diferentes fornecedores; 7
Fornecedores que participam de grandes feiras são mais comprometidos e interessados no mercado estrangeiro, e possuem mais conhecimento em exportação.
Desvantagens:
É possível manter contato com apenas um número limitado de fornecedores, em comparação com a pesquisa online; Sem planejamento e uma meta bem definida, visitas à feiras tendem a ser improdutivas; A viagem até a China é cara e consome bastante tempo e energia.
Dicas para aproveitar ao máximo visitas à feiras:
Agende reuniões com os fornecedores antes de sua viagem e verifique qual é o número da estande e seção onde eles estão localizados. No website de algumas feiras é possível ter acesso à uma lista de produtos e fornecedores; Planeje bem a sua visita à feira e evite perder muito tempo negociando com um fornecedor (você poderá fazer isto após a feira); Procure manter contato com o máximo de empresas possível, solicite catálogos e aproveite o seu tempo livre para visitar algumas fábricas; Em feiras como a de Cantão, falar apenas inglês é suficiente. Se não souber falar inglês, certifique-se de contratar um intérprete que tenha experiência e que entenda do seu produto (se possível solicite referências).
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Algumas das maiores feiras da China:
http://www.cantonfair.org.cn http://www.ecf.gov.cn/en/ http://en.chinafairs.org
Informações sobre feiras por setores:
http://www.chinaeconomicreview.com/tradeshows/ http://www.aboutchinafair.com/ http://www.biztradeshows.com/china/
Empresas que fornecem serviço de intérprete:
http://www.bowwin.com http://www.cantontradefair.com http://www.interpretersky.com
Diretórios de Fornecedores Online (B2B)
A pesquisa em diretórios de fornecedores online (B2B) é um ótimo ponto de partida para encontrar fornecedores Chineses. Muito mais eficiente do que uma simples pesquisa no Google e menos custoso do que visitas à feiras na China, estes websites oferecem uma série de ferramentas para que compradores e fornecedores do mundo inteiro possam interagir e gerar bons negócios.
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Vantagens:
É possível ter acesso à um grande número de fornecedores e produtos em um só lugar; Fornecedores registrados nestes diretórios tem uma orientação para exportação e funcionários que falam inglês; É o meio mais econômico e ágil; Muitos diretórios oferecem excelentes filtros de busca, sendo possível identificar fornecedores que atendam determinadas exigências; A maioria dos diretórios oferece uma ferramenta chamada "Buying Lead", sendo possível atrair fornecedores apenas anunciando o produto de seu interesse; Em alguns diretórios é possível encontrar fornecedores que já tenham sido verificados in loco através de uma auditoria de fábrica.
Desvantagens:
Apenas através do website é difícil identificar se o fornecedor trata-se do verdadeiro fabricante dos produtos ou se é um intermediário; É necessário solicitar amostras para saber quais são as verdadeiras especificações e qualidade dos produtos (a melhor opção de envio é por via aérea, muitas vezes demora para chegar e o frete é relativamente caro); Há muita fraude online, e mesmo grandes diretórios como o Alibaba não são 100% confiáveis (ver escândalo do Alibaba neste website: http://www.economist.com/node/18233750); O processo de comunicação é difícil e lento, e em alguns casos podem tardar dias e até semanas para obter uma resposta dos fornecedores.
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Diretórios mais recomendáveis:
http://www.alibaba.com/ http://www.globalsources.com/ http://www.made-in-china.com
Outros diretórios:
http://www1.tradekey.com/ http://www.hktdc.com http://www.asianproducts.com/ http://www.ec21.com/ http://www.ecplaza.net/ http://www.exportbureau.com/ http://www.go4worldbusiness.com http://www.tootoo.com/ http://www.etradeasia.com/ http://www.tradeeasy.com/ http://www.yellowpages-china.com/
OTIMIZANDO A BUSCA: PALAVRAS OU FRASES-CHAVE E FILTROS DE PESQUISA
Você já sabe onde encontrar bons fornecedores para os seus produtos, e agora o que fazer? A próxima etapa no processo de busca é aprender alguns métodos, utilizando palavras ou frases-chave e filtros de pesquisa, para a otimização de resultados nos diretórios de fornecedores. Desta forma você identificará apenas aquelas empresas que atendam certos requisitos. Utilizaremos o website www.alibaba.com e o produto “caneta propaganda” como referência para esta nossa demonstração.
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Inicialmente teremos que fazer a tradução do produto para o inglês e neste momento deve-se buscar o máximo de combinações de palavras e frases-chave possíveis, sem ser muito generalista. Quando realizamos a tradução de “caneta propaganda” temos duas possibilidades ótimas: “banner pen” e “advertising pen”. A primeira frase-chave nos dá um resultado da pesquisa no Alibaba de 31.799 produtos e com a segunda obtemos um resultado de 29.065 produtos. Mais importante do que isto, como você irá notar, o resultado da pesquisa nos mostra diferentes fornecedores para cada uma das frases-chave. A razão pelo qual isto acontece é que na China muitos fornecedores classificam seus produtos de diferentes formas. Devido à isto, a definição de diferentes palavras ou frases-chave é um procedimento importante no momento da busca de fornecedores, pois desta maneira elevamos o número de empresas disponíveis para a nossa seleção e qualificação. Após definir as especificações exatas do produto e as possíveis palavras ou frases-chave, você deverá utilizar os diferentes filtros de busca disponíveis no Alibaba para selecionar somente empresas que sejam mais confiáveis. A minha dica é que primeiramente você filtre somente as empresas que já foram auditadas e para isto basta clicar na caixa de seleção “Audited Supplier”. Ressalto também a importância de selecionar para o resultado da busca somente aquelas empresas que se dizem fabricantes através da opção “Manufacturer” em “Business Type”. Agora você poderá dar início à busca de fornecedores e caso não encontre o que deseja, reinicie a busca filtrando as empresas somente pelo status de “Gold Supplier”.
Filtro de pesquisa do Alibaba.com:
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Entre em contato apenas com empresas que tenham pelo menos dois anos de registro como Gold Supplier. Você poderá optar por entrar em contato com empresas que tenham somente um ano de Gold Supplier caso elas possuam um website oficial que possa ser verificado e que esteja em operação por pelo menos dois anos (você aprenderá a verificar a data de criação de um website no próximo capítulo "Verificando os Fornecedores").
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VERIFICANDO OS FORNECEDORES
VETANDO EMPRESAS: COMO IDENTIFICAR UMA FRAUDE ONLINE
Quem tem experiência no mercado chinês está constantemente analisando website oficial de fornecedores para tentar extrair algumas informações sobre a situação da empresa. Este é um procedimento fundamental em um processo de seleção de fornecedores e em 99% dos casos é possível saber se um fornecedor é real ou não apenas seguindo algumas orientações. A seguir lhe explico quais são os principais detalhes para os quais você deve estar atento:
Idioma Disponível
Verificar quais são os idiomas disponíveis no website analisado é um procedimento importante para identificar uma fraude. Se houver apenas uma versão do site em Inglês, há chances de que a empresa não seja real. Para um impostor é mais fácil enganar um comprador estrangeiro do que um Chinês, devido à distância geográfica e barreira cultural, e desta forma eles apenas se preocupam em criar um website em Inglês. Fornecedores reais, na grande maioria dos casos, têm uma versão de seu website em Chinês e outra em Inglês, pois lidam tanto com o mercado doméstico como exterior.
Conteúdo do Website (CTRL+C & CTRL+V)
O copiar/colar é muito utilizado por indivíduos que praticam fraude na China. Na maioria dos casos o que acontece é que um dos trechos da descrição da empresa fraudulenta é copiado 14
integralmente do website de um fornecedor real. Para identificar isto basta selecionar o trecho em questão, copiar e colar no Google e observar o resultado. Se a pesquisa retornar outra(s) empresa(s) com a mesma descrição, provavelmente a empresa analisada é uma fraude. Abaixo duas figuras que exemplificam como fazer esta verificação:
Copiar o trecho em questão do website analisado:
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Colar no Google e conferir o resultado da busca:
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Registro do Website
Outro detalhe de grande importância é a verificação da data da criação do website analisado. Websites fraudulentos geralmente têm menos de um ano de existência e se você identificar que entre a data de registro e a data de verificação não há pelo menos um ano de diferença, fique atento, pois é um indicador de que poderá haver uma fraude. Abaixo uma figura ilustrativa:
Para realizar esta verificação você poderá utilizar o seguinte link: http://whois.domaintools.com/ Conforme citado no capítulo anterior, eu não recomendo negociar com empresas que não possam comprovar que têm pelo menos dois anos de operação, pois podem ser fraudulentas e no melhor dos cenários são empresas inexperientes. A melhor forma de identificar qual é a data real da fundação da empresa é solicitando uma cópia de licença comercial e verificando a sua validade através de organismos oficiais do governo. Você poderá contar com os serviços de minha empresa para fazer esta verificação (www.brayechi.com).
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Reviews
Mais uma recomendação que posso lhe dar é a verificação de críticas na internet sobre a empresa analisada. Basta você fazer uma busca no Google utilizando o nome da empresa junto às palavras "scam" ou "fraud". Em seguida verifique atentamente quais são os comentários de compradores que já fizeram negócio com esta empresa. Você também poderá utilizar os links abaixo para verificar se a empresa analisada é fraudulenta:
http://www.419legal.org/ http://resources.alibaba.com/discussion_board/103289/Repo rt_Verify_Fraud.htm http://www.fraudwatchers.org http://www.ic3.gov/ http://www.migchina.com/ http://www.report-online-scams.com/ http://scamwarners.com/forum/viewforum.php?f=4 http://www.stopscammers.co.uk/ http://www.webutation.net/
Ressalto que deve ser realizada uma análise profunda sobre os fornecedores com o qual se deseja lidar para que se possa tomar uma decisão mais precisa sobre a autenticidade ou não da empresa. As dicas apresentadas lhe auxiliarão apenas a identificar indícios de fraude. Uma última sugestão é: se você acha que há algo de errado com um fornecedor, não perca o seu tempo, procure outro.
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NOVO FORNECEDOR: ASPECTOS IMPORTANTES A SE OBSERVAR
Além da verificação do website da empresa, é importante estar atento à outros detalhes quando estiver realizando negócios pela primeira vez com um determinado fornecedor. Explicarei neste momento quais são os fatores mais importantes a se levar em consideração e como identificar se há algo de errado.
Qual é a forma de pagamento que o fornecedor aceita e quais são os termos da compra?
Empresas sérias trabalham basicamente com duas formas de pagamento: Transferência Telegráfica (T/T) com pagamento de 30% adiantado e 70% depois que os produtos estiverem prontos (sendo esta a mais popular) e Carta de Crédito. Fabricantes chineses, na maioria dos casos, aceitarão somente estas formas de pagamento. Empresas fraudulentas geralmente solicitam que você faça envio do dinheiro através da Western Union, MoneyGram, etc. Tenha cuidado, não faça nenhum pagamento ao seu fornecedor sem ter a certeza de que é uma empresa real, séria e solvente. Certifique-se também de que o seu fornecedor tenha lhe providenciado os dados de uma conta bancária corporativa e não pessoal.
O fornecedor possui telefone fixo?
Empresas que não possuem telefone fixo podem tanto ser fraudulentas como se tratarem de um intermediário. De todas as maneiras, você não vai querer de forma alguma negociar com alguma empresa que: a) não possui telefone fixo; b) o telefone fixo não esteja na localização exata em que o fornecedor diz estar; c) 19
o telefone fixo não esteja funcionando. Dicas para verificar estas questões:
Telefones celulares na China sempre iniciam com o número “1”. Isto significa que se o telefone iniciar com qualquer outro número, é fixo; Para verificar a localização do telefone basta acessar o seguinte website http://www.travelchinaguide.com/essential/area_zip/ e digitar o código de área do número de telefone analisado (geralmente os três primeiros dígitos) no seguinte campo “Please input an area code to search for the location”; Para ter a certeza de que está funcionando, somente fazendo uma ligação à este fornecedor. Para isto, ligue em pelo menos três diferentes ocasiões e durante o período da manhã e da tarde (hora local da China). Se você notar que ninguém atende ou que há uma resposta automática em Chinês em todas as ocasiões que você ligar, não negocie com esta empresa.
O fornecedor pode providenciar contato de clientes?
Solicitar o contato de clientes com o qual a empresa já realizou ou realiza negócios é uma boa forma de saber com quem você está lidando. Não aceite desculpas como “é política de privacidade de nossa empresa não fornecer informações de nossos clientes”. Empresas sérias e competentes não têm porque se mostrar relutantes em fornecer estes dados.
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O fornecedor pode providenciar número de rastreio (tracking number) de produtos já enviados aos seus clientes?
Solicitar número de rastreio de produtos é uma boa forma de verificar se esta empresa tem um histórico de negócios com outras empresas estrangeiras.
O fornecedor pode providenciar uma imagem da fachada da fábrica contendo o nome da empresa?
Caso não tenha a oportunidade de visitar o fornecedor, você poderá ao menos solicitar uma imagem da fachada da fábrica ou escritório contendo o nome da empresa para certificar-se de que ele é quem diz ser. Atente-se ao nome apresentado na imagem e compare com o nome disponível no website (estas informações provavelmente estarão em Chinês, mas basta identificar se os caracteres são os mesmos).
Qual é a resposta que o fornecedor lhe dá quando você pede para visitar a empresa dele?
Esta é mais uma forma de evitar fraude. Pergunte ao seu fornecedor se é possível visitar o escritório ou a fábrica dele. Se ele inventar desculpas para evitar tal encontro como "nossa empresa não poderá recebê-lo porque estamos ocupados atendendo muitos pedidos recentemente", não perca mais o seu tempo com este fornecedor. Toda empresa idônea permitirá que você faça uma visita.
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O preço do produto de um fornecedor em comparação com os seus competidores é muito abaixo da média? Ele está lhe oferecendo produtos de marca à preços inacreditáveis?
O famoso “negócio da China” não existe. Verifique os preços da concorrência e não acredite que você possa comprar produtos muito abaixo do que está sendo praticado pelas outras empresas, isto é simplesmente irreal. Se você estiver recebendo uma oferta de um produto que é idêntico ao que está sendo fabricado por outras empresas, mas que supostamente está sendo vendido por um terço do preço, descarte o fornecedor imediatamente. Você deverá fazer o mesmo se alguém lhe oferecer um produto de marca por um preço realmente inacreditável. As grandes empresas de marca só vendem seus produtos para distribuidores autorizados e você estará com certeza lidando com uma empresa fraudulenta ou que fabrica cópias do produto original.
Sempre solicite amostras antes de realizar o pedido!
Verdadeiros fabricantes sempre terão amostras dos produtos imediatamente disponíveis. Se o fornecedor lhe disser, por qualquer que seja o motivo, que não pode lhe enviar amostras então procure outra empresa. Se ele disser que levará um tempo para poder lhe providenciar amostras é possível que você esteja lidando com uma trading.
Faça compras experimentais, comece com pedidos pequenos!
Nunca faça uma compra grande ao realizar negócios pela primeira vez com um determinado fornecedor. Faça uma compra pequena para ver como o fornecedor reagirá ao seu pedido, se ele compreendeu as suas solicitações, se ele lhe dará a devida atenção, se entregará o produto na data estipulada, se a 22
qualidade dos produtos estará de acordo com o que você estava esperando, etc. Esta é uma forma também de testar o mercado caso você esteja vendendo um novo produto.
Conclusão
As sugestões descritas neste capítulo correspondem à diretrizes que devem ser seguidas para que se possa reduzir consideravelmente as chances de realizar negócios com empresas fraudulentas. No entanto há diversas formas de fraude na China e o método mais confiável para verificar se o fornecedor é real ou não é fazendo uma visita à empresa ou contratando uma auditoria de fábrica. Para a segunda opção você poderá utilizar os serviços da seguinte empresa: www.asiaqualityfocus.com.
VISITANDO A FÁBRICA: SAIBA COM QUEM ESTÁ LIDANDO
Caso tenha a oportunidade de visitar o seu fornecedor, você poderá identificar durante a sua visita, e através de algumas orientações, se está lidando com uma trading ou com o verdadeiro fabricante e se o fornecedor é confiável.
Você provavelmente estará lidando com uma trading quando:
O seu contato diz que não pode disponibilizar um carro buscá-lo e levá-lo até a fábrica e que vocês deverão ir de táxi ou outro meio de transporte. Pela minha experiência se você está lidando com verdadeiros fabricantes, na maioria dos casos, eles terão disponível um carro para transportar seus clientes; O nome da fábrica difere do nome da empresa descrita no cartão de negócios do seu contato;
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Durante o tour à fábrica o seu contato aparenta ter um conhecimento muito limitado do sistema de produção e dos produtos; Você pede para conversar com o gerente, mas o seu contato diz que ele não está disponível no momento da visita. O seu contato parece não estar muito familiarizado com o local e com os funcionários da fábrica.
Você provavelmente terá problemas caso negocie com o fornecedor se:
Ele aparenta estar "desesperado" para conseguir o seu pedido e faz de tudo para fechar a venda sem ter a certeza de que realmente tem capacidade produtiva para fabricar os seus produtos, o que o leva muitas vezes à contratar outras fábricas menores para fazer o trabalho, comprometendo seriamente a qualidade dos produtos; As linhas de produção estão vazias em horários regulares de trabalho; Ele não possui um departamento de controle da qualidade; Você tem a informação de que ele possui um número X de trabalhadores na fábrica, mas ao chegar lá você percebe que o número é muito inferior ao que você esperava (certifique-se de realizar a visita durante horários de trabalho e não durante o almoço dos funcionários). O fornecedor então lhe dá a desculpa de que o restante dos trabalhadores está em outra fábrica; O fornecedor se recusa, por qualquer se seja o motivo, a lhe mostrar ou providenciar uma cópia da licença comercial da empresa (na China é obrigatório por lei que a licença comercial esteja visível no escritório da empresa ou fábrica).
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GARANTINDO A QUALIDADE DOS PRODUTOS
A INSPEÇÃO DA MODALIDADES
QUALIDADE:
PANORAMA
GERAL
E
Se você não possui recursos financeiros para pagar por um serviço de inspeção da qualidade (por poucas centenas de dólares) ou para tomar um avião, viajar até a China e verificar a qualidade dos produtos com seus próprios olhos, então você não deveria estar comprando da China. Realizar a inspeção de produtos não é uma opção, e sim uma necessidade. Muitos compradores me procuram para reclamar de um fornecedor que lhes vendeu produtos defeituosos e quando eu lhes pergunto se foi realizada uma inspeção dos produtos a resposta é sempre "não". A inspeção da qualidade é uma das etapas de maior importância em um processo de aquisição de materiais e produtos da China, pois é neste momento que você poderá resolver qualquer problema de inconformidade com a mercadoria. Após receber os produtos as suas opções são praticamente nulas. Nunca confie apenas no seu "feeling" ao negociar com um fabricante ou na recomendação de alguém, pois eu já presenciei diversas situações em que o comprador confiou cegamente no fornecedor e tinha a certeza de que nada daria errado e "inesperadamente" recebeu uma mercadoria com a qualidade ou especificações totalmente distintas do que foi acordado. Alguns compradores ainda me perguntam: e se o produto tiver garantia? Pois na China nada é garantido. O fornecedor pode lhe dizer que os produtos têm garantia, mas se você não assinar nenhum contrato com ele, então as chances são de que você se dará muito mal. Na melhor das hipóteses o fornecedor estará disposto a trocar a sua mercadoria, mas se você comprou à um valor muito baixo, isto significa que a qualidade é equivalente ao preço pago e para trocar por um produto de melhor qualidade ele vai querer lhe cobrar um valor adicional sobre cada unidade e além disto você pagará o frete de ida e volta. Neste caso você perderá qualquer margem de lucro que tenha com o negócio ou 25
provavelmente terá prejuízo. Na China há um ditado muito famoso “一分钱一分货” (yi fen qian yi fen huo) que significa “você recebe aquilo que paga”.
Modalidades de Inspeção
Os tipos de inspeções mais comuns com o qual você irá se deparar são:
Inspeção Pré-Produção: É um tipo de inspeção utilizada quando a qualidade da matéria-prima ou componentes é muito importante na composição do produto e o comprador quer ter a certeza de que o fornecedor realmente utilizará os materiais que foram solicitados. É muito comum fornecedores Chineses comprarem matérias-primas e componentes mais baratos e de menor qualidade para elevarem a sua margem de lucro; Inspeção Durante a Produção: Inspeção geralmente feita depois que parte da produção está finalizada (cerca de 30%) e recomendada para compradores que queiram verificar se há qualquer problema durante a produção para que desta forma ações corretivas sejam colocadas em prática de forma antecipada, evitando atrasos na entrega do produto e problemas futuros; Inspeção Pré-Embarque: Esta modalidade de inspeção é realizada geralmente quando 100% dos produtos estão finalizados e 80-100% estão embalados. Nesta situação o inspetor verificará diversos detalhes do produto incluindo a aparência, código de barras, embalagem, funcionalidade, além de realizar alguns testes e contar a quantidade total da mercadoria. É importante também que o comprador possa elaborar uma checklist dos aspectos mais importantes a serem verificados e enviar à empresa de inspeção como referência. Inspeção de Carregamento do Container: Tão importante quanto às outras, esta forma de inspeção é utilizada quando o comprador deseja ter a certeza de que serão carregados 26
no container os produtos que foram realmente solicitados, na quantidade correta e alocados da melhor maneira possível (neste último caso evitando que os produtos mais pesados sejam colocados em cima dos mais leves e utilizando de forma "ótima" o espaço disponível).
De todas as modalidades citadas acima as mais utilizadas são as duas últimas. No entanto cabe à cada comprador identificar a necessidade de realizar somente uma ou mais das inspeções disponíveis. Para serviços de inspeção entre em contato com a nossa empresa parceira Asia Quality Focus: www.asiaqualityfocus.com.
PREPARANDO-SE PARA A INSPEÇÃO: DE AMOSTRAGEM, AQL E CHECKLIST
CONCEITOS
Vamos supor que você tenha feito um pedido de 30.000 unidades de mouse e deseja solicitar uma inspeção da qualidade dos produtos. Se a inspeção fosse realizada em todo o lote, o inspetor designado provavelmente levaria dias e até mesmo semanas para que a inspeção fosse concluída, consumindo muito tempo e dinheiro. É devido à isto que o processo de inspeção dos produtos em grandes firmas de controle da qualidade é sempre realizado por amostragem, utilizando tabelas e procedimentos internacionalmente reconhecidos (como MIL-STD 105E) para a determinação da quantidade ideal de produtos a serem inspecionados. Explicarei a seguir como é definido o número ideal de produtos a serem inspecionados em um determinado pedido, de acordo com uma série de fatores:
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Nível de Inspeção
Em um processo de inspeção da qualidade dos produtos existem três níveis de inspeção que podem ser utilizados e que são determinados pelo comprador. São eles:
I - Reduzido: Menos produtos são inspecionados. Vamos supor que você esteja comprando de um determinado fornecedor há um tempo e em todos os pedidos ele envia os produtos sem defeitos. Neste caso você poderá utilizar o nível I, economizando tempo e dinheiro com cada inspeção; II - Normal: Nível padrão, utilizado na maioria dos casos; III - Elevado: Mais produtos são inspecionados. Digamos que você esteja lidando com um tipo de produto que apresenta uma alta taxa de defeitos por unidade fabricada ou que você esteja comprando de um fornecedor que tem uma reputação por oferecer produtos de má qualidade. Nesta situação você poderá optar pelo nível III.
Tabela AQL
A tabela AQL (em inglês Acceptable Quality Level) é uma medida que representa o limite máximo de defeitos aceitável na amostragem de um determinado lote de produtos. Estes defeitos são divididos em três categorias:
Defeitos Críticos (Critical defects): Defeitos que podem causar danos ao usuário do produto ou que impeçam à entrada dos produtos no país de destino; Defeitos Principais (Major defects): São defeitos que afetam consideravelmente a utilização do produto e são inaceitáveis pela maioria dos consumidores; Defeitos Secundários (Minor defects): Considerados defeitos menos relevantes e que afetam em pouca medida a utilização do produto. Neste caso a maioria dos consumidores ainda decidiria comprá-lo. 28
Para a maioria dos produtos de consumo a AQL para os três tipos de defeitos é a seguinte:
Defeitos Críticos: 0% Defeitos Principais: 2.5% Defeitos Secundários: 4%
Para entender melhor o que é acesse: http://knol.google.com/k/what-is-theaql#Getting_familiar_with_the_AQL_tables
a
tabela
AQL
Para identificar qual é a amostragem ideal para a inspeção de um determinado lote de produtos acesse o seguinte website: http://www.qualityinspection.org/sampling-plan/step1.php
Checklist
A checklist é talvez um dos documentos mais importantes em um processo de compra de produtos Chineses, mas que muitos compradores desconhecem ou não dão o devido valor. Uma checklist bem elaborada com informações detalhadas dos tipos de defeitos para cada aspecto do produto fornece segurança ao comprador e o auxilia imensamente a garantir a qualidade dos produtos. Você poderá solicitar o auxílio de sua empresa de inspeção da qualidade para elaborar este documento ou formatá-la individualmente. Em uma checklist você deverá definir de forma clara os seguintes aspectos:
1. Conteúdo: Defina claramente qual é o conteúdo de cada embalagem incluindo todos os acessórios. Ex: 1 unidade de tablet PC, 1 unidade de teclado externo, 1 unidade de manual de instrução, 1 unidade de cabo de energia; 29
2. Embalagem: Descreva em detalhes de que forma os produtos são embalados, incluindo tanto a embalagem individual como a caixa máster. Ex: cada unidade de tablet é embalada em um plástico e colocada em uma embalagem pequena juntamente com todos os acessórios. Em seguida 10 embalagens pequenas são colocadas dentro de uma caixa máster; 3. Cores: Nesta seção você deverá descrever claramente as cores do produto, embalagem, etc., se necessário utilizando as cores PANTONE; 4. Código de barras: Se necessário, descreva o tipo e número de código de barras para cada item ou embalagem; 5. Aparência: Nesta seção você deverá classificar os defeitos (críticos, principais e secundários) para estes três itens: produto, embalagem individual e caixa máster; 6. Funcionalidade: Defina quais são as funções do produto e de que forma elas podem ser verificadas. Ex: a tela sensível ao toque do tablet deverá funcionar corretamente sem que o usuário tenha que pressioná-la com grande intensidade; 7. Requerimentos especiais: Requerimentos exigidos sobre o desempenho ou qualidade do produto que não estão incluídos nas outras categorias. Ex: o tablet deverá continuar funcionando mesmo após uma queda de 1 metro; 8. Fotos: Inclua imagens do produto e embalagens.
Lembre-se que para que a checklist tenha valor você deverá traduzi-la para o idioma Chinês e anexá-la ao contrato de fabricação. Isto é condição essencial para que você possa utilizar este documento de forma efetiva. Você também poderá solicitar modelos de checklist à sua empresa de inspeção para lhe auxiliar a formatar a sua própria checklist.
REALIZANDO A INSPEÇÃO: ETAPAS E PROCEDIMENTOS
É necessário entender qual é o fluxo de atividades envolvidas em uma inspeção para que se possa obter o maior número de benefícios possível deste serviço, evitando desta forma 30
que a verificação dos produtos seja incompleta e insuficiente. Utilizarei como exemplo a modalidade pré-embarque para que eu possa lhe explicar de forma simplificada qual é este fluxo de atividades:
1. O comprador envia ao inspetor as especificações do produto (incluindo dados técnicos, da embalagem, código de barra, peso, cores e outras informações relevantes), comunica quais são as suas expectativas em relação à inspeção, envia uma checklist com todos os aspectos a serem inspecionados e define qual é o nível de aceitação da qualidade (AQL) e o nível da inspeção desejado (I Reduzido, II - Normal ou III - Elevado); 2. A data da inspeção é agendada quando todos os produtos estiverem finalizados e embalados (ou pelo menos 80% embalados), geralmente dois dias antes da mercadoria sair da fábrica; 3. Na fábrica o inspetor deverá verificar a quantidade exata de caixas, selecionar algumas amostras de forma aleatória e verificar o seu conteúdo; 4. Alguns itens são selecionados aleatoriamente de dentro das caixas selecionadas, seguindo critérios estatísticos que são padrões do setor (MIL-STD-105) e que validarão a inspeção; 5. O inspetor verificará cada um dos itens selecionados de forma minuciosa em busca de defeitos visuais tanto do produto quanto da embalagem (geralmente utilizando como referência a checklist elaborada pelo comprador), seguindo critérios estatísticos (AQL) que determinarão o número máximo de defeitos permitidos para cada aspecto analisado (Menos Relevante, Mais Relevante ou Crítico). Caso muitos defeitos que estejam acima do nível aceitável sejam encontrados, a inspeção será dada como "fracassada". 6. O inspetor também deverá conferir se os itens selecionados apresentam alguma inconformidade em termos de cor, dimensão, peso, rótulo, design, e até mesmo se a forma que os produtos foram embalados é adequada. 7. Por fim o inspetor realizará testes específicos que variam de acordo com a natureza de cada produto. Um exemplo seriam testes realizados em um pen drive para certificar-se de que funciona e verificar a capacidade de armazenamento, 31
ou um teste realizado em uma máquina de gelo para verificar qual a quantidade real de gelos produzidos por hora, etc. 8. Ao final da inspeção os produtos deverão ser lacrados e um relatório é emitido, com muitos detalhes, incluindo seções sobre cada aspecto da inspeção e imagens dos produtos e embalagens para validar o que foi encontrado. O inspetor solicitará à fábrica que produtos defeituosos sejam substituídos e o comprador tem a decisão final de aprovar ou não o envio da mercadoria.
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O PROCESSO DE COMPRA PASSO A PASSO
A seguir desde a momento gerenciar segura:
você saberá quais são os passos a serem seguidos definição do produto que se deseja importar até o do embarque das mercadorias, e que lhe auxiliarão a os seus projetos de compra de forma mais produtiva e
1. Defina as informações sobre o produto e o pedido
Material utilizado; Dimensões; Design; Cores; Embalagem; Aplicações; Qualidade desejada; Preço-alvo (esperado); Quantidade; Volume de compra anual; Formas e condições de pagamento; Modal de envio; INCOTERM; Mercado de destino; Porto de destino, se necessário; Outras especificações técnicas e informações relevantes.
2. Pesquise fornecedores
Selecione o tipo de fornecedor com o qual deseja lidar (agente, distribuidor, fabricante, etc); Realize a busca de fornecedores em websites de B2B, feiras de negócios ou outros meios que julgar convenientes; 33
Faça uma triagem inicial dos fornecedores selecionados (evite negociar com fornecedores que tenham poucos anos de operação).
3. Solicite informações e faça uma verificação inicial
Envie um RFQ (Request For Quotation ou Solicitação de Cotação) para os fornecedores selecionados, contendo as informações definidas previamente (com exceção do preçoalvo); Compare os preços obtidos levando-se em consideração fatores como tempo de entrega, nível de qualidade, garantia, especificações do produto, etc., e defina o preço médio praticado no mercado. Estas informações lhe darão poder para negociar de forma mais eficiente; Realize uma segunda triagem de fornecedores e verifique aquelas empresas que mais lhe agradarem (incluindo a verificação da licença comercial).
4. Envie e solicite amostras
Se possível, envie amostras para os fornecedores que foram aprovados no processo de verificação; Solicite amostras destes fornecedores, realize testes do material e desempenho do produto.
5. Verifique em mais detalhes o fornecedor eleito
Faça uma avaliação de crédito do fornecedor eleito para certificar-se de que ele tem solvência econômica; Faça uma visita ao fornecedor ou contrate uma auditoria de fábrica. 34
6. Se proteja contra o fornecedor
Assine um contrato de fabricação com o fornecedor definindo termos claros sobre a qualidade do produto, prazo de entrega, garantia, etc, prevendo penalidades caso o contrato seja desrespeitado; Se necessário, registre a sua marca na China. Se não o fizer, a empresa Chinesa poderá fazê-lo e você correrá o risco de perder os direitos sobre a fabricação de seus produtos; Caso haja questões de propriedade intelectual envolvidas, faça os registros necessários e elabore um contrato de NonDisclosure, Non-Compete, Non-Circumvention antes de enviar informações sensíveis sobre o seu produto; Elabore uma PO (Purchase Order) e envie ao fornecedor. Insira o maior número de informações possíveis sobre o produto e a compra nesta PO; Informe o fornecedor de que você enviará um inspetor de controle da qualidade para verificar os produtos à qualquer momento.
7. Realize o pagamento inicial
Solicite uma PI (Proforma Invoice) e verifique junto ao seu despachante se todos os dados estão corretos; Faça o pagamento através de T/T (30% adiantado, e o restante após a produção/inspeção) ou Carta de Crédito. Não faça pagamento através de Western Union; Certifique-se de a conta bancária corresponde à uma conta corporativa e não pessoal e que contenha o nome do fabricante com o qual você está negociando.
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8. Acompanhe a produção
Após o pagamento solicite que o fornecedor reserve as matérias-primas e componentes necessários e inicie a produção o mais brevemente possível; Se necessário, solicite que seja realizada uma inspeção durante a produção de produtos já finalizados, para que defeitos/problemas sejam corrigidos antecipadamente. Solicite que sejam coletadas amostras durante a produção, faça uma análise e informe o fornecedor de correções à serem feitas, caso necessário;
9. Contrate transporte e seguro
Solicite uma PL (Packing List) ao fornecedor; Entre em contato com empresas de transporte e solicite cotações; Compare preços entre diferentes empresas; Defina as datas estimadas para envio, porto de embarque e destino, etc; Confirme a reserva do transporte.
10. Aprove o pedido
Solicite uma inspeção Pré-embarque quando todos os produtos já estiverem finalizados e no mínimo 80% embalados; Exija que produtos defeituosos sejam substituídos; Solicite que a empresa de inspeção lacre os produtos após serem verificados; Caso esteja tudo em ordem, envie o restante do pagamento.
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11. Envie os produtos
Solicite que a empresa transportadora retire os produtos e agende a data para o envio; Faça uma inspeção de carregamento do container (contagem e alocação dos produtos); Solicite e confira os documentos originais junto ao seu despachante (Commercial Invoice, Packing List, Certificate of Origin, B/L, etc); Assegure-se de que os produtos tenham sido classificados de forma correta; Aguarde a chegada dos produtos.
Caso você siga estas etapas, há poucas chances de que algo dê errado. Se eventualmente você tiver problemas com o seu pedido e como consequência tiver que levar o seu fornecedor à uma corte judicial, assegure-se de ter os seguintes itens em ordem:
Tenha sempre um contrato assinado que defina claramente qual é o nível de qualidade aceitável; Guarde sempre os comprovantes de pagamentos realizados ao fornecedor; Certifique-se de que o fornecedor no contrato seja o mesmo fornecedor que recebeu o pagamento. É comum compradores cometerem o erro de ter um contrato estabelecido com o fornecedor, mas realizarem o pagamento à uma outra empresa (por exemplo uma trading); Assegure-se de que o seu fornecedor tenha ativos físicos e financeiros; Certifique-se de que a jurisdição no contrato coincida com o endereço onde os ativos do fornecedor estão localizados.
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AGRADECIMENTOS
Gostaria de agradecer você leitor por adquirir este guia e à todas as pessoas que me auxiliaram na elaboração do conteúdo deste livro. Caso você tenha alguma dúvida em relação ao material aqui disponível entre em contato comigo através do email
[email protected] que terei o prazer em lhe ajudar.
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