CHAPTER 29 (MOELLER) PENGGAJIAN dan PERSONALIA
UNIVERSITAS INDONESIA
Tugas Rangkuman Kelompok Matakuliah Audit Internal
KELOMPOK 5 DESI SELVIA (1206317026) DINY SULISTYOWATI (1206317070) INDRY M TAMBUNAN (1206317442) NURIN WILDANIA NISA (1206317801)
FAKULTAS EKONOMI PROGRAM EKSTENSI DEPOK 2014
1
Rangkuman Bab 29 dari Buku M odern I nternal A uditing Edisi 5
Payroll and Personnel 29-1 Pengenalan : Fungsi Sumber Daya Manusia Fungsi penggajian lebih dari sekedar menerbitkan cek upah pada akhir periode. Penggajian berkaitan erat dengan sumber daya manusia untuk memastikan bahwa bayaran yang dilakukan telah benar dan sesuai setelah dikurangi biaya seperti pajak penghasilan, employee benefit . Sumber daya manusia memiliki tanggungjawab untuk mempekerjakan, pembagian manfaat, dan mendukung seluruh personil dalam organisasi. Fungsi dari bagian penggajian dan sumberdaya manusia yang penting adalah untuk menjaga kualitas dari tenaga kerja di dalam organisasi. Fungsi bagian sumber daya manusia adalah untuk memberikan bantuan dan pelayanan kepada setiap orang dalam organisasi pada semua tingkatan. Karena internal auditor adalah seorang karyawan dan karena alasan kerahasiaan, beberapa fungsi audit dihindari pada daerah ini. Bagaimanapun juga, pengendalian internal terhadap penggajian, sumber daya manusia, dan employee benefit dapat membuat kontribusi manajemen yang penting, termasuk potensi pengurangan biaya. 29 – 2 Penggajian dan Pengendalian Kompensasi Karyawan Penggajian dan kompensasi karyawan termasuk gaji dan upah yang secara teratur diberikan, juga termasuk pembayaran insentif seperti komisi penjualan. Pertimbangan pengendalian audit penting untuk bagian penggajian, karena : 1. Gaji dan upah biasanya merupakan satu dari segmen terbesar dari biaya operasional organisasi. 2. Pengeluaran ini melibatkan orang dan sebagai konsekuensinya masalah mengenai orang ti dak terelakkan. 3. Berhubungan begitu erat dengan berbagai masalah operasional seluruh kegiatan organisasi dan upaya untuk mencapai pemanfaatan tenaga kerja yang efektif. Bagian penggajian juga harus mempertimbangkan aturan hukum seperti upah peraturan upah minimum, asuransi, berbagai kuota peraturan terkait, dan program pensiun pemerintah. Biaya penggajian adalah jantung dari keseluruhan operasional organisasi. (a) Proses Penggajian Karena penggajian harus dilakukan terhadap karyawan atas kompensasi pekerjaan yang mereka lakukan, persyaratan pertama dalam proses penggajian adalah bukti bahwa kompensasi individu dilakukan pada karyawan yang benar secara resmi, resmi bekerja di dalam organisasi dan tidak diberhentikan sebelum tanggal mulai periode penggajian saat ini. Persyaratan kedua adalah bukti dari pekerjaan yang dilakukan. Dalam kasus penggajian karyawan, dokumentasi pekerjaan yang dilakukan akan bervariasi tergantung pada status organisasi dan tingkat karyawan. Karyawan dari kategori yang berbeda seringkali dibayar dengan periode waktu yang berbeda pula. Pekerja per jam seringkali dibayar dalam basis mingguan, dan karyawan yang tingkatannya lebih senior biasanya dibeyarkan gaji secara bulanan. Aspek kunci dalam persiapan penggajian adalah :
Akumulasi bukti kerja
Penerapan tarif Distribusi Akuntansi
Penerapan pemotongan
2
Penentuan gaji bersih Walaupun para pemberi kerja membayar karyawan mereka dengan cara tunai, organisasi pada saat ini telah membayar tiap individu dengan cek atau dengan cara automatic fund transfer untuk mengurangi resiko dari memegang uang tunai, dan tentu saja untuk menyediakan pencatatan otomatis dari penggajian karyawan.
(b) Pertimbangan Pengendalian Internal dari Penggajian Bagian ini mencakup pengendalian internal dan kegiatan audit atas fungsi penggajian. Diskusi selanjutnya adalah mengenai pengendalian terhadap sumberdaya manusia dan fungsi employee benefits. Auditor internal harus selalu mengingat bahwa area pengendalian yang terpisah ini saling terkait. Fungsi terpisah dari organisasi modern termasuk dalam employee benefit dan proses kompensasi, termasuk : Departemen Operasional, Departemen Sumberdaya Manusia, Fungsi Pencatat Waktu Kerja, Proses Penggajian, dan Fungsi Penggajian terkait Akuntansi. (c) Kegiatan Internal Audit Penggajian Saat ini, aspek operasional dari fungsi penggajian seringkali diabaikan oleh auditor. Meskipun masih dilihat sabagai resiko kecil oleh auditor maupun manajemen, sistem penggajian dapat memiliki resiko audit yang signifikan. (i) Prosedur Audit Keuangan dari Penggajian Prosedur audit keuangan dan operasional untuk penggajian saling terkait. Memahami bagaimana penggajian diatur adalah kuncinya. Berikut contoh flowchart sistem penggajian
Sumber : www.teebriz.blogspot.com
3
Tujuan yang dapat membantu memastikan orang yang tepat menerima bayaran yang tepat adalah :
Semua penambahan, pengurangan, perubahan tarif, telah diotorisasi dengan tepat
Data waktu karyawan telah diproses secara akurat, terkalkulasi dan terdistribusi
Seluruh penggajian yang berkaitan dengan pajak penghasilan dan pengurangan harus dikalkulasikan secara akurat dengan aturan dan regulasi yang berlaku Pembayaran gaji harus dilakukan pada orang yang tulen pada tarif dan kompensasi yang telah diotorisasi Catatan pembayaran penggajian harus diklasifikasikan secara tepat dan dirangkum dalam kasifikasi akun yang benar (ii) Prosedur Audit Operasional Fungsi Penggajian Audit operasional difokuskan pada bahwa hanya orang yang tepatlah yang menerima gaji, yaitu orang yang masih aktif sebagai karyawan di perusahaan terkait. Jika gaji dalam bentuk cek, auditor internal harus memastikan bahwa cek diberikan dan diterima oleh karyawan yang tepat. (iii) Prosedur Audit Komputer Fungsi Penggajian Auditor internal harus menguji aplikasi sistem penggajian, auditor internal harus memberikan perhatian khusus pada area berikut ini : Pengendalian atas perubahan program, Pengendalian keamanan logis, Prosedur update dari program komputer. (iv) Laporan Temuan Sample Audit dari Fungsi Penggajian Contohnya : A. Input formulir dari Penggajian tidak disetujui secara benar. Rekomendasi : Proses penggajian harus menetapkan prosedur untuk mempercepat proses manajer lini menyetujui gaji dengan pengecualian. B. Pengendalian keamanan dari data penggajian Rekomendasi : Keamanan atas hak akses pada master file gaji harus dibatasi hanya pada orang – orang yang diperbolehkan untuk mengubah master file.
(b) Human Resources Internal Control Consideration
meningkatkan peraturan, ancaman litigasi, dan praktik manajemen yang baik semua menambah peningkatan tanggung jawab dari fungsi sumber daya manusia untuk berbagai kegiatan, masingmasing memiliki implikasi pengendalian internal penting berikut ini: (i) analisis pekerjaan dan evaluasi keseluruhan analisis pekerjaan dan proses evalutaion memungkinkan karyawan untuk melihat di mana mereka cocok dalam organisasi dan apa manajemen mengharapkan dari mereka. juga menyediakan tingkat lapangan bermain untuk mencegah tuduhan karyawan bias pekerjaan atau diskriminasi. audit internal harus mencari sistem secara keseluruhan dan proses yang berkelanjutan untuk evaluasi ulang (ii) administrasi kompensasi administrasi kompensasi menentukan tingkat umum gaji di masyarakat dan industri di mana organisasi ini merupakan bagian. organisasi harus memenuhi atau setidaknya bersaing dengan
4
level gaji, yang harus cukup tinggi untuk menarik sumber daya manusia dari kualitas yang diinginkan dan dalam jumlah yang tepat, tetapi tidak begitu tinggi untuk menciptakan biaya yang berlebihan dan harga produk tidak kompetitif. kompensasi keseluruhan memadukan membayar langsung, kinerja insentif gaji, dan tunjangan karyawan. (iii) evaluasi kinerja auditor internal harus mengembangkan pemahaman tentang proses kinerja penilaian organisasi dan kemudian dtermine apakah proses yang sedang diikuti dengan benar pada tingkat ll di organisasi. untuk menilai kualitas penilaian kinerja tersebut, auditor memeriksa sampel individu penilaian kinerja diselesaikan serta ringkasan statistik. tujuan adalah untuk memastikan bahwa ada bidang sumber daya manusia dan prosedur manajemen untuk menyelesaikan proses evaluasi dan review secara periodik, sesuai dengan kebijakan organisasi. (iv) Transfer, promosi dan pengakhiran beberapa masalah terutama berkaitan dengan situasi individu, sedangkan yang lain muncul perubahan berdasarkan persyaratan sumber daya manusia. fungsi sumber daya manusia dapat berfungsi baik sebagai sumber utama informasi tentang sumber daya yang tersedia dan sebagai perencana dan penasihat dalam membantu manajer dan supervisor memecahkan masalah personil mereka. ketika terminasi yang terlibat, ada kebutuhan untuk manging dampaknya.
departemen
sumber
daya
manusia
mengantisipasi
penghentian
bila
memungkinkan dan mengembangkan pengaturan pemisahan adil sesuai dengan komunitas organisasi. (v) catatan dan laporan karyawan memelihara semua catatan karyawan dan pengolahan semua perubahan status kepegawaian memberi sumber daya manusia fungsi tanggung jawab untuk melaporkan informasi yang diinginkan oleh manajemen, sehubungan dengan komposisi tenaga kerja dan perubahan dari waktu ke waktu, atau pertimbangan operasional yang signifikan seperti informasi untuk kontrol lembur, absensi, atau omset (vi) Kegiatan bimbingan karyawan Layanan konseling karyawan memberikan bantuan dengan masalah seperti dependensi kimia, baik di rumah atau melalui luar, lembaga organisasi yang disponsori. fungsi sumber daya manusia harus memikul tanggung jawab tersebut. fungsi sumber daya manusia harus menjaga dokumentasi yang memadai atas seluruh materi. sumber daya manusia dapat melindungi organisasi dengan berpotensi mencegah litigasi karyawan (vii) rencana manfaat karyawan manfaat karyawan mungkin program diskon komersial khusus, seperti di toko lokal. sumber daya manusia mungkin mengeluarkan kartu diskon kepada karyawan atau membuktikan bahwa mereka adalah karyawan yang valid. audit internal dapat meninjau kontrol dan
5
prosedur yang mencakup layanan ini dan pemanfaatannya, berpotensi membuat rekomendasi penghematan biaya. (viii) jasa karyawan Organisasi mungkin memberikan ruang kantor, saluran telepon, dan manfaat lainnya, dan sumber daya manusia mungkin memproses transaksi antara sistem penggajian dan catatan credit union. Audit internal dapat meninjau kontrol dan prosedur yang mencakup layanan ini dan pemanfaatannya, berpotensi membuat rekomendasi penghematan biaya (ix) kompensasi dan keselamatan pekerja itu administrasi program kompensasi pekerja juga merupakan aspek penting dari kegiatan departemen sumber daya manusia keseluruhan. masalah keamanan merupakan kombinasi dari perangkat pelindung yang efektif, prosedur dan pendidikan un tuk mempromosikan kesadaran keamanan yang lebih besar. kompensasi pekerja dapat disalahgunakan jika tidak ditangani dengan baik dan dapat meningkatkan biaya keseluruhan organisasi dan membatasi tenaga kerja yang tersedia. auditor internal dan manajemen lini harus menyadari pelanggaran potensial
dan
mempertimbangkan
bertarung
jenis
klaim
jika
mereka
meragukan
keabsahannya. (x) hubungan kerja Audit internal biasanya tidak memiliki peran dalam meninjau kepatuhan kontrak untuk perjanjian kerja bersama, tapi setidaknya harus menyadari bahwa perjanjian tersebut ada dan harus mempertimbangkan mereka ketika membuat rekomendasi, terutama di mana karyawan profesional tercakup oleh kesepakatan tawar-menawar kolektif.
(C) Human Resources department internal audit activities
Audit interal, manajemen lini, dan manajemen sumber daya manusia mungkin menduga tujuan berpotensi melayani diri sendiri dalam setiap review dari departemen sumber daya manusia. di samping itu, resoures manusia departemen sebagai fungsi tunggal dapat dilihat sebagai daerah risiko yang relatif rendah bila dibandingkan dengan daerah lain dalam organisasi. (i) human resources financial audit procedures sumber daya manusia tidak biasanya memiliki sejumlah besar tanggung jawab keuangan langsung. prosedur audit keuangan untuk departemen sumber daya manusia berkaitan dengan prosedur departemen sendiri (ii) Human resources department operational audit program memilih daerah berisiko lebih tinggi dalam sumber daya manusia untuk meninjau operasional dapat membuktikan signifikan karena banyak daerah yang tidak secara langsung diamati oleh manajemen. (iii) Human Resources function computer audit procedures
6
sumber daya manusia sistem yang digunakan untuk mempertahankan profil dari seluruh karyawan dan untuk menyediakan data manfaat compensationand sistem pendukung biasanya dalam beberapa bentuk database, dengan satu set catatan untuk setiap karyawan termasuk informasi kunci tingkat demografi dan membayar. (iv) Human Resources Sample Audit Report Findings Hal-hal yang mungkin menjadi temuan auditor untuk audit atas HR Department adalah klaim karyawan untuk kepentingan pribadi. Misalnya karyawan melakukan klaim atas perjalanan dinas. Namun setelah ditelusuri lebih lanjut, ada sebagian biaya dari perjalanan dinas tersebut yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Rekomendasi untuk temuan ini adalah sebaiknya segala jenis klaim karyawan diperiksa oleh HR Department,karena setiap perjalanan dinas karyawan pasti memerlukan persetujuan HR Manager .
29-3
Human Resources Function
Fungsi dari HRD yaitu bertanggung jawab dalam seluruh data administrasi pelamar dari awal masuk hingga keluar perusahaan. Namun kadangkala HRD bisa saja melewati batas tanggung jawabnya dengan membuat kebijakan baru dalam perekrutan karyawan. Salah satu cara untuk membatasinya adalah aturan mengenai persayratan perekrutan, batas umur yang diperbolehkan, dan isu lain dapat meningkatkan perekrutan karyawan. a)
Human Resources Department Function
Identifikasi kebutuhan karyawan perusahaan
Analisis karyawan yang sudah ada sekarang apakah perlu ditambah atau dikurangi
Merekrut orang dari luar, pengadaan promosi, transfer, atau training
Adanya penyejahteraan karyawan, keuntungan yang didapat jika bekerja di sana.
i) Identification of Human Resource Needs Untuk mengetahui apa yang dibutuhkan perusahaan maka perlu dilihat ke dalam struktur organisasi bersama dengan deksripsi pekerjaan tiap divisi. Deksripsi pekerjaan adalah kunci aktivitas organisasi, sebagai dasar syarat spesifik untuk merekrut karyawan berdasarkan pengetahuan, keterampilan, pengalaman serta sifat kandidat. HRD juga harus bisa memformulasikan standar dari deskripsi pekerjaan, tanggung jawab spesifik dan syarat di tiap posisi yang dibutuhkan. ii) Determining and Assessing Available Human Resources
7
HRD harus bisa menentukan dan menilai apakah karyawan yang ada sekarang ini sudah cukup untuk mencapai sasaran dan tujuan perusahaan. Jika belum, maka diperlukanlah perekrutan karyawan. Jika karyawan yang telah ada dinilai malah membuat kinerja perusahan menjadi tidak efektif, maka perampingan karyawan pun perlu dilakukan. iii) Recruitment and Selection of Personnel Perekrutan karyawan dimulai ketika ditemukan kandidat yang sesuai. Cara agar para kandidat tersebut mengetahui adanya lowongan kerja adalah dari iklan di koran, melalui agensi, atau langsung dari universitas. Dalam meilih kandidat yang pas maka HRD memerlukan informasi para kandidat dari empat hal berikut:
Application Forms terdiri dari latar belakang pendidikan, prestasi, serta pengalaman kerja kandidat
References yaitu kontak yang bias dihubungi mengenai segala informasi kandidat
Special Test yaitu tes yang diadakan oleh pihak perusahaan untuk mengukur kemampuan kandidat
Personal Interview yaitu wawancara dengan orang-orang tertinggi di perusahaan tersebut, atau dengan divisi yang ingin dimasuki kandidat
iv) Training and Development Ada beberapa aturan yang harus dipahami ketika training yaitu:
Receptivity of Trainee yaitu pihak yang memberi training harus mengetahui materi yang disampaikan agar tujuan training tersebut tercapai.
Quality of the Training Material bahwa bahan atau materi yang disampaikan pada training sebelumnya sudah diuji sehingga menghasilkan training yang berkualitas.
Time Requirement yaitu tergantung tingkat kesulitan training, makin sulit maka waktu trainingnya makin lama.
Participation and Involvement yaitu adakalanya para pihak yang memberi training harus ikut serta ecara langsung dan berkomunikasi dengan kandidat untuk mengetahui apakah ada peningkatan, dan metode ini dianggap efektif.
Reinforcement adalah tahap akhir training di mana penjelasan tujuan dari training dilakukan.
8
Dalam membuat training menjadi efektif, ada beberapa aspek yang harus dipertimbangkan audit internal:
Diperlukan campur tangan manajemen secara berkala dan dukungan dari program training secara keseluruhan
Model dari program training harus dikoordinasikan dengan kebutuhan operasional perusahaan
Didesain untuk menaikkan motivasi serta minat para kandidat
v) Overall Human Resources Administration Responsibilities HRD yang efektif adalah dengan menyesuaikan tugas serta deskripsi pekerjaan dengan kemampuan karyawan serta mana yang paling menguntungkan perusahaan. Staf HRD juga harus memastikan bahwa seluruh karyawan telah ditepatkan dan bekerja sesuai dengan deksripsi pekerjaan masing-masing. Seiring dengan manajemen yang memberi tanggung jawab kepada staf divisinya, HRD membuat aturan, standar, serta prosedur yang membantu meningkatkan semangat kerja karyawan. 29-4 EMPLOYEE BENEFIT PROGRAM
Imbalan kerja karyawan merupakan area audit internal yang penting karena membutuhkan pemahaman lebih akan pencatatan akuntansinya dan peraturan pemerintah terkait. Beberapa poin penting terkait imbalan kerja karyawan akan dibahas dalam poin berikut. (a)
Employee Benefit Program Activities Jenis imbalan kerja karyawan dapat berbeda-beda di setiap perusahaan tergantung jenis program yang diambil, ukuran perusahaan, dan nilai minimal resiko. (i)
Employee health and disability insurance Saat ini, kebanyakan perusahaan besar mengikuti program asuransi yang meng-cover biaya kesehatan karyawan. Biaya kesehatan yang di-cover biasanya rawat jalan, rawat inap, medical check-up, dental care, cacat permanen dan kematian akibat kecelakaan kerja. Untuk premi asuransi sendiri, biasanya ditanggung oleh perusahaan dan karyawan.
(ii) Employee benefit pension program Program pension merupakan salah satu poin untuk menarik karyawan baru. Tidak semua perusahaan memiliki program pension, tapi biasanya perusahaan-perusahaan besar sudah menerapkan program ini. Perusahaan biasanya mencadangkan biaya kontribusi setiap bulannya untuk membiayai program pension. Karyawan pun ikut berkontribusi. Kontribusi karyawan dipotong melalui gaji setiap bulannya. (iii) Employee benefit investment and saving plan activities
9
Investasi atau program tabungan karyawan (misalnya pembelian saham perusahaan) dapat meningkatkan resiko transaksi dan harus menjadi perhatian auditor. Melalui program kepemilikan saham perusahaan, karyawan dapat membeli saham perusahaan melalui pemotongan gaji. program ini harus memdapat persetujuan dari pemilik saham. Program ini biasanya dijalankan oleh departemen tresuri.
(b)
Employee Benefit Program Internal Control Program investasi dan tabungan perusahaan mengharuskan perusahaan memotong gaji masingmasing karyawan. Kegiatan ini adalah tanggung jawab dari HR Departement . Manfaat dari pemotongan gaji ini tidak akan direalisasikan sampai tanggal jatuh tempo di masa yang akan datang. Untuk itu diperlukan sebuah control untuk memastikan bahwa pemotongan gaji sudah benar. Perusahaan harus memelihara dan menyimpan catatan atas pemotongan gaji ini, baik dalam bentuk softcopy maupun dokumen. Data yang disimpan dalam system harus dikontrol untuk mencegah adanya manipulasi.
(c)
Employee Benefit Internal Audit Activities Internal audit tidak dapat mempengaruhi audit atas program imbalan kerja karyawan karena program ini terspesialisasi dan kegiatan dari program ini diluar aktivitas normal perusahaan. Berikut akan dibahas mengenai beberapa isu spesifik terkait audit atas imbalan kerja karyawan. (i)
Employee health plan audit consideration Internal auditor harus me-review program, termasuk provisi imbalan kerja, prosedur untuk pemotongan gaji karyawan, dan dokumen pembayaran premi asuransi.
(ii) Employee pension plan audit consideration
10
Berikut beberapa langkah untuk melakukan operasional review atas program pension:
(iii) Employee saving plan audit consideration Internal auditor harus melakukan test atas semua transaksi pemotongan gaji karyawan, untuk memastikan bahwa semua transaksi sudah dilakukan dengan benar. Contohnya dalam program investasi dan tabungan karyawan, auditor harus dapat menghitung nilai wajarnya dan pajak yang mempegaruhi transaksi tersebut. (iv) Employee benefit sample audit report finding Hal yang mungkin akan menjadi temuan auditor adalah klaim atas kesehatan karyawan tidak direview oleh HR Departement. Untuk kasus seperti ini, rekomendasi dari auditor adalah untuk mereview semua klaim karyawan.
29-5 PAYROLL AND HUMAN RESOURCES AUDIT IN PERSPECTIVE
Dengan adanya audit atas departemen personalia dan penggajian, maka auditor dapat memperoleh pemahaman atas prosedur kegiatan yang dilakukan oleh HR Departement dan control resikonya.
11
