Chapter 1 FOUNDATIONS OF INTERNAL AUDITING Pengertian Audit Internal Sebuah cara yang efektif untuk memulai buku ini tentang audit internal modern untuk merujuk standar profesional dari Institute of Internal Auditors (IIA). internal ini auditor organisasi profesi mendefinisikan praktek audit internal berikut: Audit internal adalah fungsi penilaian independen yang dibentuk dalam suatu organisasi untuk memeriksa dan mengevaluasi kegiatannya sebagai layanan untuk organisasi. Pekerjaan audit internal dibedakan dari audit terkait seperti pekerjaan yang dilakukan oleh akuntan publik luar atau pihak lain (seperti pemerintah regulator) yang tidak secara langsung merupakan bagian dari suatu organisasi. Adapun definisi IIA dari audit internal meliputi sejumlah istilah penting yang berlaku untuk profesi: 1. Independen berarti audit yang bebas dari pembatasan yang secara signifikan dapat membatasi ruang lingkup dan efektivitas review atau pelaporan kemudian temuan yang dihasilkan dan kesimpulan. 2. Penilaian menegaskan perlunya evaluasi yang merupakan dorongan internal auditor ketika mereka mengembangkan kesimpulan mereka. 3. Didirikan menegaskan bahwa audit internal adalah, fungsi definitif formal organisasi modern. 4. Memeriksa dan mengevaluasi menggambarkan peran aktif auditor internal, pertama untuk fakta pertanyaan dan kemudian untuk evaluasi menghakimi. Kegiatannya mengkonfirmasi lingkup yurisdiksi luas pekerjaan audit internal yang berlaku untuk semua kegiatan dari organisasi modern. Istilah kegiatannya (its activities)mengkonfirmasi lingkup yurisdiksi yang luas dari audit
5.
internal pekerjaan yang berlaku untuk semua kegiatan dari perusahaan modern . 6. Layanan mengungkapkan bahwa bantuan dan bantuan kepada manajemen dan anggota lain organisasi adalah produk akhir dari semua pekerjaan audit internal. 7. Untuk organisasi menegaskan bahwa jumlah Popper terkait lingkup jasa audit internal ke seluruh organisasi, termasuk semua personil, dewan direksi dan komite yang audit, pemegang saham, dan pemangku kepentingan lainnya. Audit internal juga dapat diakui sebagai kontrol organisasi yang fungsi dengan mengukur dan mengevaluasi efektivitas pengendalian lainnya. ketika sebuah organisasi menetapkan perencanaan dan kemudian mulai menerapkan nya rencana dalam hal operasi, ia harus melakukan sesuatu untuk memantau operasi untuk memastikan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Upaya-upaya lebih lanjut dapat dianggap sebagai kontrol. Sementara fungsi audit internal itu sendiri salah satu jenis kontrol yang digunakan, ada berbagai kontrol lainnya. Peran khusus internal Audit adalah untuk membantu mengukur dan mengevaluasi kontrol-kontrol lainnya. Dengan demikian, intern auditor harus
1
memahami kedua peran mereka sendiri sebagai fungsi kontrol dan sifat dan ruang lingkup jenis-jenis kontrol dalam organisasi. Sejarah Dan Latar Belakang Audit Internal Hal yang biasa bagi setiap kegiatan-kegiatan termasuk kontrol seperti auditing- intern untuk datang menjadi ada sebagai hasil dari kebutuhan yang muncul. Organisasi bisnis 1942, ketika audit internal modern yang baru saja mulai, sangat berbeda dari organisasi abad kedua puluh satu kami hari ini. Misalnya, selain dari beberapa perangkat elektromekanis dan kegiatan di laboratorium penelitian, komputer sistem tidak ada. Organisasi tidak perlu untuk pemrogram komputer sampai mesin ini mulai menjadi berguna untuk berbagai pencatatan dan fungsi komputasi lainnya. Demikian pula, organisasi harus sangat sederhana sambungan telepon di mana operator telepon dialihkan semua panggilan yang masuk ke sejumlah telepon desktop yang. Hari ini, kita semua terhubung melalui luas, web di seluruh dunia otomatis telekomunikasi dan Internet. The meningkatnya kompleksitas bisnis modern dan organisasi lain telah menciptakan kebutuhan untuk spesialis yang sama di berbagai kontrol bisnis: auditor internal. Kita dapat lebih memahami sifat audit internal hari ini jika kita tahu sesuatu tentang perubahan kondisi di masa lalu dan kebutuhan yang berbeda ini perubahan yang dibuat. Pada tingkat yang paling primitif, evaluasi atau fungsi audit internal dapat ada apabila salah satu orang duduk kembali dan survei sesuatu yang ia punya dilakukan. Pada saat itu, individu meminta dia-sendiri seberapa baik suatu tugas tertentu telah dicapai dan, mungkin, bagaimana mungkin akan dilakukan dengan lebih baik jika itu menjadi dilakukan lagi. Tugas audit internal pertama biasanya berasal untuk memenuhi kebutuhan operasional sangat dasar dan tajam didefinisikan. Paling awal khusus perhatian manajemen adalah apakah aset organisasi sedang benar dilindungi, apakah prosedur dan kebijakan perusahaan sedang memenuhi dengan, dan apakah catatan keuangan yang dipertahankan secara akurat. Untuk sebagian besar, upaya audit internal ini awalnya dipandang sebagai terkait erat perpanjangan pekerjaan auditor eksternal. Akibat dari semua faktor ini adalah bahwa ini auditor internal awal adalah dipandang sebagai memainkan peran yang relatif sempit dalam organisasi mereka, dengan terbatas tanggung jawab dalam total spektrum manajerial. Internal auditor awal sering dipandang sebagai checker berorientasi finansial catatan dan lebih dari polisi Petugas dari rekan kerja. Dalam beberapa organisasi, auditor internal memiliki besar
2
tanggung jawab untuk rekonsiliasi dibatalkan cek gaji dengan laporan bank atau memeriksa matematika dalam dokumen bisnis biasa. Dalam organisasi ritel, auditor internal sering bertanggung jawab untuk mendamaikan penjualan tunai harian untuk mencatat penerimaan penjualan. Memahami sejarah audit internal penting karena tua gambar masih berlanjut, sampai batas tertentu, untuk auditor internal modern saat ini. Hal ini agar meskipun karakter fungsi audit internal saat ini sangat berbeda. Seiring waktu, operasi berbagai organisasi meningkat dalam volume dan kompleksitas, menciptakan masalah manajerial dan tekanan baru pada manajemen senior. Hubungan Terhadap Operasional, Keuangan Dan Informasi Sistem Audit Selama tahun 1960, ada kecenderungan kuat bagi banyak orang untuk menggunakan istilah operasional audit di tempat audit internal tradisional. Alasannya adalah bahwa intern audit adalah istilah diikat terlalu erat dengan audit keuangan dasar, termasuk eksternal. Dalam bentuknya yang paling ekstrim, yang disebut fungsi audit operasional akan memisahkan sendiri sepenuhnya dari daerah keuangan disebut. Mereka akan mengklaim, misalnya, tidak memiliki keahlian di kontrol keuangan mengelilingi piutang operasi. Sebaliknya, mereka mungkin melihat proses kontrol dan mengabaikan isu apakah kas yang diterima dicatat dengan benar dan diikat ke rekening keuangan, termasuk buku besar. Cakupan akuntansi dan kontrol keuangan dan proses juga memberikan kesempatan bagi memperluas jangkauan layanan audit internal ke dalam wilayah operasional yang lebih luas. Karena catatan akuntansi dan keuangan secara langsung atau tidak langsung mencerminkan semua kegiatan operasional, audit internal berorientasi finansial ulasan pintu sering terbukauntuk kegiatan lainnya. Dalam hal strategi, sebuah ditinggalkan audit internal akuntansi dan keuangan daerah dapat membuat vakum yang akan mengundang munculnya fungsi audit jenis lainnya. Audit Mutu Internal Jaminan dan ASQ Kualitas Audit "misalnya, akan membahas berapa banyak tradisional auditor internal di masa lalu diabaikan Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO) "kualitas" gerakan di awal hari, yang menyebabkan hampir profesi yang terpisah dari kualitas auditor. Fungsi audit internal saat ini perlu memiliki cakupan yang memadai kunci akuntansi dan keuangan daerah, dan tanggung jawab siapa yang melakukan itu pasti akan meluas ke gambaran wilayah operasional yang lebih luas. kegagalan untuk menutupi area keuangan utama adalah salah satu argumen perusahaan audit eksternal dibuat untuk manajemen senior ketika mereka menawarkan untuk menyediakan outsourcing perusahaan audit internal jasa. Selama beberapa tahun menjelang diberlakukannya SOA, hampir muncul bahwa kantor akuntan publik yang mengambil alih audit
3
internal melalui pengaturan outsourcing mereka. Sekarang, auditor eksternal organisasi dilarang juga melakukan audit internal untuk organisasi yang sama. Auditor internal saat ini adalah elemen jauh lebih penting dalam rangka pengendalian internal secara keseluruhan organisasi daripada mereka yang tidak yang bertahun-tahun di masa lalu. Agar efektif di sini, auditor internal harus mendapatkan pemahaman yang kuat tentang pengendalian internal, dan keterlibatan audit internal dengan Bagian SOA 404 ulasan memerlukan beberapa pemahaman yang berlaku umum prinsip akuntansi (GAAP) dan kontrol keuangan yang terkait. Oleh karena itu, auditor internal saat ini perlu memahami keuangan dan operasional serta sistem informasi kontrol. FOUNDATIONS OF INTERNAL AUDITING
Defenisi audit internal
Independen Penilaian menegaskan perlunya evaluasi Didirikan audit internal sabgai fungsi definitif formal organisasi modern
Defenisi audit internal menurut IIA
Memeriksa dan mengevaluasi Layanan adalah produk akhir dari semua pekerjaan audit internal. Menegaskan cakupan untuk organisasi
Sejarah Dan Latar Belakang Audit Internal
Hubungan Terhadap Operasional, Keuangan Dan Informasi Sistem Audit
4
Chapter 2 Internal Audit’s Common Body of Knowledge Apa yang dimaksud dengan CBOK (Common Body of Knowledge) CBOK diberbagai profesi diartikan sebagai batas minimum kecakapan yang dibutuhkan untuk kinerja yang lebih efektif dalam suatu profesi tersebut. Dibanding menaruh semua pengetahuan dibidang yang mana praktisi, seperti misalnya internal auditor, perlu terlihat “ahli” dalam profesi tersebut, suatu CBOK lebih memfokuskan pada pengetahuan minimal yang diperlukan oleh setiap professional dalam disiplin ilmu tersebut untuk menghasilkan kinerja yang lebih efektif. CBOK juga merujuk pada berbagai organisasi profesional yang yang dikembangkan atau berusaha dikembangkan untuk CBOK organisasi tersebut. Contohnya : BAI (Bank Administration Institute) yang membuat CBOK sebagai acuannya terutama dalam hal risikonya. Hubungan antara CBOK dengan pengetahuan lainnya bagi seorang internal auditor dapat dilihat pada gambar berikut:
Institute of Internal Auditor’s Research Foundation CBOK Audit internal dikembangkan dari suatu dukungan utama akuntansi dan pengecekan keakuratan matematika, hingga evaluasi pengendalian internal spesialis saat ini. Profesi auditor internal memiliki sejarah yang panjang. Berdasarkan International Standards for the Practice of Internal Auditing IIA, auditor internal saat ini bekerja di perusahaan, organisasi non-profit, dan seluruh kantor pemerintahan. Diluar standar yang telah dibuat IIA dan beberapa review persyaratan legal audit internal. Tidak terdapat aturan pasti mengenai panduan benar dan salah dalam praktek audit internal. Selain itu, auditor internal saat ini mengikuti sejumlah besar praktek terbaik dibawah keseluruhan panduan dari standar IIA. Banyak praktek terbaik audit internal yang dikomunikasikan dari satu auditor ke auditor lainnya melalui publikasi dan aktivitas IIA, mengikuti motto “Progress through Sharing (Kemajuan melalui Berbagi)” mereka. Meski demikian, setelah bertahun-tahun, audit internal profesional menunjukkan
5
kebutuhan akan hal yang lebih formal dan pengembangan dalam CBOK audit internal. Lembaga Riset IIA (the IIA Research Foundation-IIARF) meluncurkan upaya utama pada tahun 2006 untuk mengembangkan semacam CBOK untuk profesi audit internal. Hasil awalnya pada tahun 2008, dipublikasikan pada studi riset pertengahan tahun 2007. Tujuan yang dinyatakan oleh survey ini mencakup dan menggambarkan bagian dari praktek audit internal profesional diseluruh dunia, termasuk:
Pengetahuan dan kemampuan dalam proses auditor internal Kemampuan dan tingkat peorganisasian yang digunakan untuk praktek kerja audit internal Kewajiban yang dapat ditunjukkan auditor internal Struktur organisani audit internal Beberapa tipe industri yang mempraktekan audit internal Regulasi lingkungan di beberapa negara
CBOK IIARF bertujuan mendokumentasikan pemahaman tentang peran nilai tambah unik yang dimiliki audit internal perusahaan di seluruh dunia, berdasarkan pemahaman ini, suatu tujuan CBOK IIARF menjasi lebih baik dalam menentukan masa depan audit internal dan memastikan bahwa hal tersebut berisi “semangat dan kontribusi relevan terhadap perusahaan”. Sayangnya, tujuan CBOK IIARF tidak mengembangkan seperangkat standar level tinggi dalam pelaksanaan audit internal, seperti pendekatan yang digunakan dalam PMBOK PMI maupun praktek terbaik untuk Perpustakaan Informasi Teknologi Infrastruktur (Information Technology Infrastructure Library—ITIL). IIARF ditujukan hanya untuk memperoleh pengetahuan yang lebih baik mengenai aktivitas dan tugas auditor internal saat ini dalam berbagai bagian unit IIA di seluruh dunia dan operasi individu seperti fungsi kepala audit internal termasuk Chief Audit Executives (CAEs), manajer audit, senior audit internal/supervisor, staf, dan hal lainnya yang terkait audit internal. Meskipun disebut sebagai CBOK, pendekatan IIARF tidak menentukan seperangkat pengetahuan umum akan praktek terbaik audit internal melainkan untuk mensurvei apa yang dilakukan auditor internal disaat praktek publikasi studi dari negara ke negara. Untuk mengembangkan studi IIARF, sebuah tim kontraktor dikontrak, format rinci standar survey dikembangkan, dan survey ini dikirim kepada 9000 fungsi individual audit internal. Survey CBOK IIARF dilakukan terhadap survei tipe-pelanggan yang serupa dimana partisipan ditanyai untuk bersedia memberikan tanggapan atas pertanyaan berdasarkan skor 1 sampai 5 untuk setiap pertanyaan. Tanggapan dengan skor 5 berarti responden sangat setuju dengan pertanyaan survey, skor 4 berarti setuju, dan skor 1 mengindikasikan responden sangat tidak setuju dengan pertanyaan survey. Hasilnya akan dipubikasikan sebagai nilai tengah atas bebagai tanggapan; tidak ada nilai standar deviasi yang ditunjukkan dalam tingkatan tanggapan-tanggapan tersebut.
6
Kelemahan survei ini ialah hasil dari survei tersebut dapat membingungkan. Selain itu, survei ini juga tidak dapat menghasilkan informasi lebih lanjut yang dapat emndukung jenis tanggapan atau variasi dari skor yang tercatat. Berikut ini 3 pernyataan evaluasi CBOK IIARF yang berada di bawah skor 4 dan diatas skor 3,5: 1. Kegiatan Internal audit anda membawa sebuah pendekatan sistematis untuk mengevaluasi keefektivan proses penguasaan. 2. Cara aktivitas internal audit kita menambah nilai untuk proses penguasaan adalah melalui akses langsung kepada komite audit. 3. Ijin dengan IIA’s Standard s for the Professional Practice of Internal Auditing adalah sebuah factor kunci dari kegiatan audit internal anda untuk menambah nilai untuk proses penguasaan. Dengan laporan seluruh level responden yang relatif rendah untuk pertanyaan-pertanyaan ini, maka perhatian beberapa manajemen audit internal harus dipusatkan pada hal ini. IIA menyatakan merencanakanm untuk memperbarui studi CBOK IIARF setiap tiga tahun dan menunjukkan rencana umum untuk mengembangkan dan melepas produk lain dan penawaran untuk meningkatkan dan membangun CBOK audit internal. CBOK IIARF tidak memberi pedoman dalam praktek terbaik audit internal. CBOK IIRF hanya memberikan gambaran garis bersar aktivitas audit internal dan bagaimana mempraktekannya. Standar IIA dibentuk melalui upaya keras komite relawan. Melalui bagian IIA lokal mereka, auditor internal seharusnya bisa lebih terlibat dalam proses pengembangan standar IIA. Yang paling penting ialah, standar IIA ini secara efektif menentukan body of knowledge atau seperangkat praktik terbaik bagi audit internal. WHAT DOES AN INTERNAL AUDITOR NEED TO KNOW ? apa yang perlu diketahui oleh seorang auditor internal? Seorang auditor internal semestinya mengembangkan pengetahuan umum mengenai esensi dari seluruh topik yang dibahas dalam buku ini. Auditor internal yang berpengalaman biasanya terspesialisasi dalam beberapa area dan memliliki tingkatan yang lebih besar atas pengetahuan industri spesifik. Bagaimanapun perusahan manufaktur industri alat berat
atau yang menyediakan beberapa jasa financial, seorang auditor internal
berpengalaman seharusnya mengembangkan kemampuan dan pengetahuan mengenai bagian spesifik tersebut. Pengetahuan tersebut bisa didapat dari membaca publikasi industry-spesifik, menghadiri pameran perdagangan , atau hanya mendengar lebih banyak. Setelah memperbanyak pengetahuan tentang industry-spesifik , seorang auditor internal dapat menggunakan beberapa pengetahuan tersebut dan menggabungkannya dengan prinsip-prinsip audit secara layak. 7
MODERN INTERNAL AUDITING ‘S CBOK GOING FORWARD Kita mengenal bahwa lapangan dan profesi dari internal auditing adalah luas. IIA telah memgumumkan rencana utama untuk membangun dan memperluas IIARF CBOK itu sendiri di tahun- tahun kedepan . Akan tetapi, pulikasi terbaru IIARF CBOK menemukan bahwa akhir-akhir ini sejumlah auditor internal tidak mengikuti standar IIA , IIA mereview temuan ini dan hanya menerbitkan lebih banyak materi dasar untuk kedepannya. Laporan praktek ini menunjukan kebutuhan pengetahuan auditor internal secara nyata.
8
Chapter 3 Internal Control Framework: The COSO Standard PENTINGNYA PENGENDALIAN INTERNAL YANG EFEKTIF
Pengendalian internal adalah suatu proses yang diimplementasikan menajemen yang didesain untuk mendapatkan penjaminan yang layak atas informasi keuangan dan proses bisnis perusahaan. Pengendalian internal yang efektif atas proses bisnis tercapai jika (1) misi yang telah ditetapkan tercapai dengan cara etis, (2) menghasilkan data yang akurat dan handal, (3) memenuhi undangundang dan kebijakan berusaha yang berlaku, (4) menyediakan penggunaan asset yang ekonomisasi dan efisien, (5) menyediakan keamanan asset yang tepat.
Sistem pengendalian internal terus menjadi dasar dari kegiatan operasional dan akuntansi dari proses bisnis yang efektif.
Aktivitas utamanya meliputi mengevaluasi dan menilai berbagai tingkat pengendalian.
Manajer bertanggung jawab menciptakan dan mengelola pengendalian internal ini, dan auditor internal menilai efektivitasnya serta membuat rekomendasi yang diperlukan.
INTERNAL CONTROLS STANDARDS: BACKGROUND
Definisi pengendalian internal menurut SAS (Statement on Auditing Standards) No. 1: pengendalian internal terdiri dari perencanaan bisnis dan semua metode yang terkoordinasi serta pengukuran yang dipakai entitas untuk mengamankan asetnya, mencocokkan keakuratan dan kehandalan data akuntansi, mengembangkan efisiensi operasional, dan mendukung ketaatan untuk menentukan kebijakan manajerial.
Foreign Corrupt Practices Act of 1977 melarang penyuapan pada pejabat asing dan mendorong ketentuan diwajibkannya pemeliharaan bku dan pencatatan yang akurat sebaik system pengendalian internal akuntansi.
FCPA membawa dampak yang signifikan baik untuk auditor internal, maupun eksternal, karena untuk pertama kalinya manajemen bertanggung jawab atas sistem pengendalian internal akuntansi yang memadai untuk menyediakan penjaminan yang layak bahwa transaksi diotorisasi dan dicatat untuk nenyediakan penyiapan laporan keuangan yang sesuai dengan GAAP.
Selain itu FCPA menyatakan bahwa akuntabilitas dipelihara untuk penggunaan aset dan aksesnya hanya diperbolehkan dengan otorisasi atas persediaan fisik periodik.
FCPA meningkatkan pentingnya pengendalian internal dan peraturan anti penyuapan.
9
FCPA merupakan langkah awal untuk membantu perusahaan memikirkan tentang kebutuhan pengendalian internal yang efektif, meskipun tidak ada pedoman atau standar atas ketentuan yang ditetapkan oleh FCPA
EVENTS LEADING TO THE TREADWAY COMMISSION
FCPA mengharuskan laporan perusahaan untuk mencatat pengendalian internal mereka, teatapi tidak meminta auditor eksternal untuk membuktikan apakah perusahaan sudah mematuhi peraturan pelaporan pengendalian internal FCPA.
The Cohen Commission merupakan high-level commission on auditor’s responsibility. Mereka menyarankan adanya laporan tentang pengendalian internal, dimana auditor eksternal perlu memberikan opini atas kewajaran asersi pengendalian manajemen dalam financial statement internal control letter yang disusulkan.
FEI mengesahkan rekomendasi The Cohen Commission ttg internal control dan setuju bahwa perusahaan harus melaporkan bagaimna pengendalian akuntansi internal mereka.
Selanjutnya SEC menerbitkan peraturan yang meminta laporan manajemen atas sistem pengendalian akuntansi internal perusahaan. SEC menyatakan bahwa informasi efektivitas pengendalian internal dibutuhkan untuk mmbantu investor melakukan evaluasi yang lebih baik atas kinerja manajemen dan integritas laporan keuangan yang diterbitkan ke publik.
Expectation gap merupakan masalah yang dialami oleh AICPA, dimana standar audit mereka tdk menyediakan petunjuk yg cukup untuk auditor eksternal atau pengguna laporan.
Untuk mengatasinya AICPA menerbitkan peraturan2 baru, termasuk SAS No.30 tentang Pelaporan Pengendalian Akuntansi Internal, serta SAS No.55 tentang Pertimbangan Struktur Pengendalian Internal dalam Audit Laporan Keuangan. Proses pengendalian internal misalnya kebijakan dan prosedur yang berfokus pada efektivitas, efisiensi, ekonomis, dan ekonomisasi proses pengambilan keputusan manajemen atau prosedur yang meliputi aktivitas riset&development. SAS No.55 ini mendefinisikan internal control dalam 3 elemen kunci: (1) Lingkungan Pengendalian, (2) Sistem Akuntansi, dan (3) Prosedur Pengendalian.
The National Commission on Fraudulent Financial Reporting atau Treadway Commission bertujuan untuk mengidentifikasi factor penyebab kecurangan pada laporan keuangan dan memberikan saran untuk meminimalisnya. Komisi ini meminta manajemen melaporkan efektivitas system pengendalian internal dan menentukan elemen kunci apa saja yang membentuknya, termasuk lingkungan pengendalian yg kuat, codes of conduct, audit komite yang kompeten dan ikut terlibat, serta fungsi audit internal yang kuat.
10
KERANGKA PENGENDALIAN INTERNAL COSO Pengendalian internal menurut COSO: pengendalian internal adalah proses, dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lain, disusun untuk menyediakan keyakinan yang layak dalam rangka meraih tujuan dalam kategori: (1) efektivitas dan efisiensi operasi, (2) kehandalan laporan keuangan, (3) kepatuhan terhadap undang2 dan peraturan yang berlaku. Inti dari kerangka pengendalian internal COSO adalah kita harus mempertimbangkan bagaimana tiap pengendalian internal saling berhubungan dengan pengendalian internal lain. a.
Lingkungan Pengendalian Merupakan pondasi/dasar struktur pengendalian internal menurut COSO, yang berpengaruh terhadap struktur semua aktivitas dan penilaian risiko, termasuk sejarah dan budaya perusahaan. i.
Integritas dan Nilai Etika Nilai ini merupakan pesan yang dikomunikasikan oleh manajer senior. Jika perusahaan telah mengembangkan code of conduct yang kuat, yang menentukan integritas dan nilai etika, dan bila para pemegang kepentingan mengikutinya, seluruh pemegang kepentingan akan memiliki keyakinan bahwa perusahaan telah memiliki nilai yang baik. Code of conduct mendeskripsikan peraturan tentang perilaku etika. Gangguan yang mendorong para pemegang kepentingan untuk mengadakan audit: tidak ada pengendalian atau ada, tapi tidak efektif; tingginya desentralisasi, sehingga menurunkan kesadaran top-manager akan tindakan manajer di bawahnya; fungsi internal audit yang lemah; sanksi tindakan yang tidak benar kurang berat atau tidak dipublikasikan.
ii.
Komitmen untuk Kompetensi Perusahaan perlu untuk menspesifikasi tingkat kompetensi yang diperlukan untuk berbagai jobdesk serta mewujudkan persyaratan tersebut menjadi tingkat pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan. Dengan menempatkan orang yang tepat dalam pekerjaan yang tepat dan memberikan pelatihan yang cukup yang diperlukan, perusahaan telah memenuhi komponen pengendalian internal COSO yang penting.
iii.
Dewan Direksi dan Komite Audit Dewan direksi dan komite audit harus benar-benar pihak yang independen. Dengan menetapkan kebijakan dan me-review seluruh kegiatan perusahaan, dewan direksi dan komite audit memiliki tanggung jawab penting untuk menetapkan pengendalian pada tingkat atas.
iv.
Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi
11
Komponen ini harus dipahami oleh auditor internal dan menjadikannya pertimbangan dalam mengevaluasi efektivitas pengendalian internal. Tidak ada gaya dan filosofi yang paling baik, tetapi faktor ini penting dalam mempertimbangkan komponen pengendalian internal lainnya. v.
Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah tatanan atau pendekatan atas usaha bekerja individu untuk di ditugaskan dan disatukan guna meraih seluruh tujuan. Struktur organisasi merupakan aspek penting dari pengendalian internal perusahaan. Komponen ini menyediakan kerangka untuk aktivitas perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan pemantauan guna membantu meraih tujuan. Komponen ini berhubungan dengan bagaimana fungsi2 yg ada dikelola dan diorganisir.
vi.
Pembagian Kewenangan dan Tanggung Jawab Pengendalian internal sangat terpengaruh dengan tingkat dimana individu sadar akan tanggung jawabnya. Hal ini akan menuntunnya menjadi chief executive, yang memiliki tanggung jawab besar untuk semua aktivitas yang berhubungan dengan entitas, termasuk sistem pengendalian internal.
vii.
Kebijakan SDM dan Praktika Kebijakan dan praktika seputar SDM meliputi: -
rekrutmen dan penetapan kerja (hiring)
-
orientasi/pengarahan pegawai baru
-
evaluasi, promosi, dan kompensasi
-
tindakan disiplin
Komponen ini penting karena jika tidak ada kebijakan dan prosedur SDM yang kuat, maka pesan dari atas dalam sturktur perusahaan tidak akan tersampaikan. viii.
Lingkungan Pengendalian COSO dalam Perspektif Kerangka pengendalian internal COSO berupa piramid, dimana lingkungan pengendalian menjadi pondasi. Perusahaan yang sedang membangun pengendalian internal yang kuat harus memperhatikan komponen ini baik2. Akan tetapi komponen lain juga tidak kalah penting. Evaluasi atas pengendalian internal COSO bukan hanya mempertanyakan ”apakah debet dan kredit sudah balance?” akan tetapi karena kebutuhan kebijakan yang kuat, yang fundamental tapi mungkin berbeda untuk tiap perusahaan.
b. Penilaian Risiko Kemampuan perusahaan untuk meraih tujuannya memiliki risiko, dari internal maupun eksternal. COSO mendeskripsikan penilaian risiko dlm 3 tahapan: (1) mengestimasi signifikansi risiko; (2)
12
menilai kemungkinan atau frekuensi terjadinya risiko; (3) mempertimbangkan bagaimana risiko harus dikelola dan tindakan apa yg hrs dilakukan. Kerangka pengendalian internal COSO menyarankan risiko harus dipertimbangkan dari 3 perspektif: 1. Risiko perusahaan dari faktor eksternal Meliputi pengembangan teknologi yang dapat mempengaruhi sifat dan jgka waktu riset dan development atau mendorong adanya perubahan proses produksinya; perubahan kebutuhan atau harapan konsumen; penetapan harga; garansi; atau aktivitas jasa (services). 2. Risiko perusahaan dari faktor internal Misalnya gangguan server IT; kualitas kayawan; atau akses atas aktiva yang lebih bebas. 3. Specific activity-level risks Meliputi bidang pemasaran, IT, dan keuangan. c.
Aktivitas Pengendalian -
Macam aktivitas pengendalian: 1.Top-level reviews Manajemen dan internai auditor pada berbagai tingkat harus me-review hasil kinerja mereka, membandingkannya dengan budget, statistika kompetitif, dan ukuran benchmark lain. 2.Fungsional langsung atau manajemen aktivitas Manajer pada berbagai tingkat harus me-review laporan operasional dari sistem pengendalian mereka dan mengambil tindakan korektif yang tepat. 3.Proses informasi IT mengandung banyak pengendalian dimana sistem secara internal mengecek kepatuhan dalam area tertentu dan kemudian melaporkan pengecualian pengendalian internalnya. Hal-hal yang dilaporkan sebagai pengecualian harus mendapatkan tindakan korektif secara otomatis dari prosedur sistem, atau operatornya, atau maanjemen. 4.Pengendalian fisik Perusahaan harus memiliki pengendalian yang tepat atas aset fisiknya, termasuk aset tetap. Persediaan, dan surat berharga. 5.Indikator kinerja Manajemen seharusnya mengumpulkan data2 yg berhubungan, baik operasional maupun keuangan satu sama lain dan melakukan tindakan analitis, investigasi, dan korektif yang tepat. 6.Pemisahan tugas
13
Tugas2 harus dipisahkan antara orang2 yg berbeda untuk mengurangi risiko terjadinya tindakan yang salah atau tidak tepat. -
Integrasi aktivitas pengendalian dengan penilaian Pengendalian internal merupakan proses dan aktivitas pengendalian yang tepat harus dilakukan untuk mengidentifikasi risiko.
-
Pengendalian atas sistem informasi Kerangka pengendalian internal COSO menyoroti beberapa area IT untuk mengevaluasi kecukupan seluruh pengendalian internal. Pengendalian umum meliputi sentralisasi server atau pengendalian penyimpanan data manajemen, termasuk penjadwalan pekerjaan, manajemen database, dan perencanaan bisnis berkelanjutan. Kerangka pengendalian internal COSO menyimpulkan adanya kebutuhan untuk mempertimbangkan pengaruh keterlibatan teknologi ketika mengevaluasi aktivitas pengendalian sistem informasi.
d. Komunikasi dan Informasi -
Hubungan antara informasi dan pengendalian internal Informasi yang penting harus dapat mengalir dari tingkat atas sampai ke bawah. Kerangka pengendalian internal IT COSO harus menekankan pentingnya menjaga informasi dan sistem pendukung yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan secara keseluruhan. Sistem informasi yang efektif dilakukan untuk mendukung perubahan di berbagai tingkat. Strategic and integrated systems Dengan strategic system, laporan engendalian internal COSO mengharuskan manajer mempertimbangkan perencanaan, desain, dan implementasi sistem informasinya sebagai bagian dari strategi perusahaan secara keseluruhan. Strategic system ini mandukung bisnis perusahaan dan membantu menjalankan misinya. Selain itu COSO juga menekankan pentingnya sistem informasi yang terintegrasi dengan operasi lain. Kualitas informasi Untuk menentukan kualitas informasi, harus diketahui apakah: isi dari informasi yang dilaporkan sudah tepat; informasi tsb tepat pada waktunya dan tersedia saat dibutuhkan; informasi tsb didapat sekarang atau minimal terbaru; data dan informasi benar; informasi tsb dapat diakses oleh pihak yang tepat.
14
-
Aspek komunikasi pengendalian internal Menurut pengendalian internal COSO, komponen komunikasi yang paling penting adalah bahwa para pemegang kepentingan harus menerima pesan dari manajer senior untuk mengingatkan mereka akan tanggung jawab pengnedalian internal. Hal ini penting untuk memastikan bahwa perusahaan akan mengikuti prinsip pengendalian internal yang efektif. Komunikasi harus berjalan dua arah, dan COSO menekankan bahwa para pemegang kepentingan harus juga melapor kepada perusahaan secara keseluruhan. Komunikasi ke atas ini memiliiki 2 komponen: (1) komunikasi normal: proses dimana para pemegang kepentingan diharapkan untuk melaporkan status, kesalahan, atau masalah melalui supervisor mereka, (2) komunikasi rahasia: merupakan mekanisme dimana seseorang dapat melaporkan berbagai hal kepada personel atasnya secara anonim. Pengendalian internal COSO menjelaskan elemen komunikasi sbb: entitas yang budayanya dipahami dengan baik oleh seluruh personel perusahaan dan memiliki banyak sejarah beroperasi dengan integritas, umunya hanya akan mengalami sedikit kesulitan mengkomunikasikan pesannya. Entitas tanpa tradisi akan perlu banyak jalan untuk mengkomunikasikan pesannya.
e.
Pengawasan -
Aktivitas pemantauan yang terus-menerus (ongoing) Contoh aktivitas pemantauan yang terus-menerus: Fungsi normal manajemen operasional Review manajemen atas laporan operasional dan keuangan merupakan aktivitas pemantauan terus-menerus yang penting. Komunikasi dari pihak eksternal Elemen ini berhubungan erat dengan komponen komunikasi dari pihak eksternal. Struktur perusahaan dan aktivitas supervisory Ketika manajer senior harus selalu me-review laporan dan melakukan tindakan korektif, supervisi tingkat pertama dan sturktur perusahaan yg berhubungan memiliki peran penting dalam pemantauan. Physical inventory dan rekonsiliasi aset
-
Evaluasi pengendalian internal yang terpisah Pengendalian internal COSO mememberikan pedoman proses evaluasi untuk me-review pengendalian internal. Evaluator harus: (1) mengembangkan pemahaman atas desain sistem; (2) menguji pengendalian kunci; (3) mengembangkan kesimpulan berdasarkan hasil pengujian. Selain itu juga dapat dilakukan benchmarking, yaitu proses membandingkan proses yang dilakukan
15
perusahaan dengna prosedur pengendalian yang dilakukan oleh perusahaan sejawat (peer). Dokumentasi yang baik akan membuat evaluasi atas pengendalian internal lebih efktif. Tapi tidak semua didokumentasikan. Bila ada proses yang tidak didokumentasikan, informal, tapi cukup efektif, maka tim review akan perlu untuk menyiapkan dokumentasi evaluasi sendriri guna menjelaskan bagaimana proses tsb bekerja dan ttg sifat dasar pengendalian internalnya. -
Pelaporan kekurangan pengendalian internal
COSO menyatakan: jika kekurangan pengendalian internal perusahaan dapat mempengaruhi pencapaian tujuannya, maka harus dilaporkan kepada pihak yang dapat melakukan tindakan yang diperlukan. Penemuan kekurangan pengendalian internal seharusnya dilaporkan tidak hanya kepada individu yang bertanggung jawab atas fungsi atau aktivitas yang terkait, yang dapat melakukan tindakan korektif, tetapi juga minimal dilaporkan pada manajemen yang berada satu tingkat di atasnya. Proses ini memugkinkan individual tsb menyediakan dukungan atau pandangan yang diperlukan untuk melakukan tindakan korektif, dan untuk mengkomunikasikan dengan pihak lain dalam perusahaan yang aktivitasnya mgkn terpengaruh. Bilamana penemuan kekurangan melewati batas organisasi, maka pelaporannya harus menyesuaikan juga dan diarahkan sedemikan rupa sehingga mencukupi untuk dapat dilakukan tindakan yang tepat. DIMENSI LAIN DARI KERANGKA PENGENDALIAN INTERNAL COSO Tiga dimensi yang berada pada bagian atas kerangka pengendalian internal COSO:
Kehandalan laporan keuangan
Kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan yang berlaku
Efektivitas dan efisiensi operasi
16
17
Chapter 4 Internal Audit and the Sarbanes-Oxley Act Skandal keuangan perusahaan menyebabkan komunitas investasi memperbarui standar audit keuangan menjadi lebih baik dalam praktek firma akuntan public. Institute of Internal Auditor (IIA) merilis revisi dengan singkat standarnya untuk praktik professional internal untuk menggantikan set standar yang sebelumnya terlalu luas,dan detail. ISACA merevisi dan memperbaiki kerangka proses COBIT agar lebih dapat diterima oleh semua auditor dan kelompok manajemen. Perubahan utama yang berkaitan dengan Sarbanes-Oxley Act (SOA) meliputi perusahaan akuntan publik, standar audit keuangan, dan tata kelola perusahaan. Melalui inisiatif legislatif, profesi akuntan publik telah mengalami perubahan dan AICPA telah kehilangan tanggung jawabnya untuk menetapkan standar akuntansi audit publik. Sebuah entitas baru, PCAOB, telah ditetapkan, sebagai bagian dari SOA dan di bawah SEC, untuk menetapkan standar akuntansi audit publik dalam mengawasi perusahaan akuntan public individual. Bab ini membahas pengaturan akuntansi yang sangat signifikan, standar publik dan undangundang tata kelola perusahaan. SOA dan PCAOB melakukan perubahan terbesar untuk akuntan publik, laporan keuangan, dan aturan tata kelola perusahaan sejak SEC diluncurkan pada tahun 1930-an. SOA menyajikan aturan baru yang paling penting untuk audit dan internal audit. "Where were the auditors?” Kegagalan Standart Pertanyaan tersebut tidak diarahkan secara langsung pada auditor internal, tetapi kepada akuntan publik auditor eksternal yang bertanggung jawab untuk mengaudit buku perusahaan yang mengalami kegagalan dan menyatakan bahwa laporan keuangan mereka disajikan secara wajar. Berdasarkan skandal Arthur Anderson yang terjadi, auditor eksternal telah melewatkan beberapa kesalahan besar dan penipuan dalam tinjauan laporan keuangan organisasi. Terlalu sering, kantor akuntan publik besar dituduh menjual jasa audit mereka untuk mendapatkan tugas di daerah yang lebih menguntungkan misalnya konsultasi. Bagaimana mungkin sebuah tim auditor independen apabila factor utama yaitu staf keuangan menjabat sebagai auditor eksternal dan kemudian mengharuskan mereka menerima posisi lan. Hal tersebut menyebabkan terlalu banyak hubungan dekat yang membuat independensi sulitnya tujuan pengambilan keputusan. Outsourcing atau mengontrak beberapa atau semua jasa audit internal telah menjadi tren yang berkembang sepanjang tahun 1990-an. Sarbanes-Oxley Overview: Kunci Internal Audit SOA memperkenalkan perubahan suatu proses secara total dalam menerbitkan stamdart audit eksternal dan mereview kinerja auditor kesternal dan memberikan tanggung jawab tata kelola 18
kepada senior exevutives dan dewan direksi. PCAOB akan menerbikan standar audit keuangan dan juga akan mengawasi auditor kesternal dengan etika professional dan kinerja. Karena SOA memiliki pengaruh besar kepada auditor internal, maka auditor internal yang modern dan efektif sebaiknya mengembangkan pemahaman umum atas SOA sebaik
mungkin. Hokum Federal
dikelola dan diterbitkan pada seksi perundang-undangan yang terpisah yang disebut Title. Beberapa SOA tertulis memngamanatkan aturan yang diterbitkan agensi yang bertanggung jawab, yaitu SEC untuk perumdamg-umdamgammya. Aturan SOA yang spesifik dikembangkan secara signifikan atau tidak oleh banyak auditor internal. SOA Title I: Public Company Accounting Oversight Board Standar audit atas isu isu yang sering terjadi dirancang oleh ASB yang dimiliki oleh AICPA melalui suatu proses yang memaksa untuk mengembangkan perubahan standar yang diusulkan, luas anggota secara individual, dan penerbitan akhir atas standar professional yang baru atau yang direvisi. Standar ini berdasarkan GAAS melalui standar auditing yang spesifik yang disebut SAS. Beberapa GAAS merupakan praktek audit yang baik. PCAOB ini, merupakan adalah new nonfederal, perusahaan nonprofit dengan tanggung jawab mengawasi seluruh subyek audit kepada SEC. buakan merypakan pengganti AICPA tetapi diasumsikan memiliki tanggung jawab untuk beberapa fungsi yang telah dikelola pleh AICPA. PCAOB ini dijelaskan lagi dalam SOA title I perundang-undangan dengan bagian yang terpisah. PCAOB ini mengatur hanya eksternal, nukan internal auditor, karena perubahan proses audit dan tata kelola perusahaaan mempengaruhi cara auditor internal mengkoordinasi pekerjaannya bersama auditor eksternal untuk mencapai GCG sehingga merupakan suatu alas an mengapa fungsi internal audit saat ini memulai untuk melakukan outsourching eksternal auditor. PCAOB Administration and Public Accounting Firm Registration PCAOB terdiri dari 5 anggota yang ditunjuk oleh SEC, dimana 3 orang bukan anggota CPA. PCAOB tidak didominasi oleh CPA dan kepentingan akuntan public. Ketua PCAOB harus tidak berpraktek sebagai CPA selama 5 tahun untuk menjaga dewan PCAOB dari dominasi CPA dan firma akuntan public.PCAOB sendiri akan didominasi oleh pengacara dan aktifis public interest. Tanggung jawab PCAOB antara lain yaitu:
Registrasi firma akuntan publik yang mengaudit perusahaan, sifatnya detail, dan hanya mengisi form aplikasi dan kemudian memulai bisnis. Harus mengungkapkan biaya yang dikumpulkan dari perusahaan yang telah diaudit, menyediakan data audit dan standar kualitas, memberikan informasi rinci mengenai CPA yang akan melakukan audit, dan mengungkapkan tindakan pidana, perdata, atau administratif tertunda. 19
Menetapkan standar audit, Standar ini termasuk pengauditan, pengendalian mutu, etika, independen dan kunci area audit lainnya.
Melakukan inspeksi dari kantor akuntan publik terdaftar, PCAOB memiliki tanggung jawab untuk mereview kualitas perusahaan terdaftar. Di masa lalu, proses peer review AICPA ditangani, tetapi perusahaan besar sering ditemukan sedikit mengkritik rekan-rekan mereka. PCAOB tidak membangunnya sendiri melainkan kantor akuntan publik dapat menerima lebih rinci sebagai review yang ketat.
Melakukan investigasi dan pendisiplinan prosedur, Prosedur-prosedur ini dapat diterapkan ke seluruh perusahaan terdaftar atau hanya untuk individu dalam perusahaan tersebut. Kesalahan yang diselesaikan dalam investigasi formal mengakibatkan sanksi yang melarang suatu perusahaan atau individu auditor dari melaksanakan audit dibawah PCAOB.
Melakukan standar dan fungsi kualitas lain sebagai ketentuan dewan, PCAOB dapat masuk ke daerah lain untuk melindungi investor dan kepentingan umum.
Menegakkan kepatuhan SOA, Meskipun ada masih banyak yang harus ditentukan PCAOB akan bertanggung jawab untuk menegakkan kepatuhan terhadap aturan SEC terhadap semua undang-undang SOA dan dapat mengakibatkan berbagai tindakan hukum administrasi atau prosedur lain yang sesuai.
Auditing, Quality Control, and Independence Standards Standar IIA akan direvisi sehingga SOA memberikan PCAOB amanat untuk mengembangkan standar dengan persyaratan minimum :
Retensi kertas kerja audit Standar akan membutuhkan bahwa kertas kerja audit dan bahan-bahan lain untuk mendukung laporan auditor harus dipertahankan untuk jangka waktu tidak kurang dari tujuh tahun.
Persetujuan mitra Standar akan dikeluarkan harus mendapat persetujuan pihak concurring atau kedua untuk setiap penerbitan laporan audit. Persetujuan ini bisa dilakukan dengan anggota lain dari kantor akuntan publik yang sama-sama memiliki pemeriksa independen.
Lingkup prngujian pengendalian internal Standar SOA sekarang memerlukan auditor eksternal untuk menggambarkan lingkup pengujian auditor eksternal proses serta temuan dari pengujian itu. Hasilnya akan
20
dijelaskan lebih rinci tentang prosedur pengujian dalam laporan dan laporan tambahan serta prosedur pengujian yang lebih luas. Seringkali auditor eksternal dihadapkan dengan populasi uji yang sangat besar dan diuji hanya jumlah yang sangat kecil item. Jika tidak ada kendala yang ditemukan, mereka menyatakan pendapat berdasarkan hasil dari sampel yang sangat terbatas.
Evaluasi struktur pengendalian dan prosedur Standar PCAOB akan mencakup prosedur penelaahan dan evaluasi pengendalian intern. Karena telah menjadi standar di seluruh dunia diakui, PCAOB akhir standar di sini akan hampir pasti mengikuti model COSO pengendalian internal.
Standar pengendalian audit mutu PCAOB diberi amanat untuk melepaskan kontrol kualitas audit standar dalam penerbitan laporan keuangan yang diaudit. Meskipun PCAOB tidak akan diharapkan untuk mengeluarkan standar kualitas spesifik sendiri, SOA undang-undang Negara yang didaftarkan perusahaan akuntan publik mensyaratkan harus mempunyai standar yang berkaitan dengan: 1. Pengawasan terhadap etika professional dan independen 2. Prosedur memecahkan masalah akuntansi dan audit dalam perusahaan 3. Pengawasan kinerja audit 4. Mempekerjakan tenaga professional 5. Standar yang disetujui dan dilaksanakan oleh perikatan 6. Inspeksi kualitas internal 7. Standar kualitas lain yang ditemtukan oleh PCAOB
Implikasi audit internal dari standar PCAOB Fungsi internal audit yang efektif harus mengawasi secara ketat standar PCAOB yang berkembang dan memodifikasi departemen proses internal audit untuk mengikuti apa yang pada akhirnya akan eksternal dan internal audit standar praktek terbaik.
Inspections, Investigations, and Disciplinary Procedures PCAOB diberi kewenangan untuk melakukan program berkelanjutan untuk melakukan inspeksi atas perusahaan akuntansi terdaftar untuk menilai kepatuhan terhadap peraturan SOA, aturan-aturan SEC, dan standar professional yang berfokus pada kinerja kantor akuntan publik terhadap audit yang dipilih untuk ditinjau dan atas penerbitan laporan audit yang terkait untuk
21
mengidentifikasi setriap tindakan atau kelalaian yang ada terhadap pelanggaran dari peraturan yang ditetapkan oleh SOA, PCAOB, dan SEC serta AICPA. SOX II : Indepensdensi Auditor Internal audit dan eksternal audit berdasarkan sejarahnya telah terpisah dan independen. Tanggung jawab eksternal auditor adalah menilai kewajaran system pengendalian internal organisasi dan laporan keuangan yang diterbitkannya sedangkan tanggung jawab internal dalam melayani manajemen perusahaan memiliki area yang lebih luas lagi. Pemisahan firma eksternal audit secara berkelanjutan dalam fungsi internal audit dimulai pada awal 1990 yaitu dimulai ketika perusahaan besar lebih memilih untuk melakukan outsourcing pada dalam fungsi fungsi tertentu yang bukan merupakan fungsi inti. Organisasi akan menyerahkan fungsi tersebut kepada ahli yang lebih memahami fungsi tersebut, sehingga pihak di dalam perusahaan yang seharusnya menjalankan fungsi tersebut dapat melakukan fungsi lain yang dapat mendatangkan keuntungan. Sedangankan outsourcing baru dilaksanakan sekitar tahun 1980, dimana firma audit eksternal mengelola perusahaan kliennya dan mereka diberikan tawaran untuk mengambil alih fungsi audit internalnya. Hal tersebut terjadi karena senior manajemen seringkali tidak begitu memahami perbedaan dari dua fungsi tersebut dan terkadang mereka lebih nyaman untuk mempekerjakan auditor eksternal karena beberapa alas an termasuk tergoda oleh biaya murah yang ditawarkan oleh para eksternal auditor. Selain itu mereka melihat auditor eksternal memiliki peran yang lebih penting dalam menyusun laporan keuangan tahunan sedangkan audit internal terlibat dalam tugas-tugas yang kurang penting. Adanya outsourcing internal audit tersebut, menuai skandal dimana fungsi internal audit Enron dijalankan oleh eksternal auditornya, sehingga menimbulkan banyak kritik dan komentar mengenai independensinya. Hal inilah yang menjadi peristiwa utama dalam SOX. Batasan-Batasan Jasa Eksternal Berdasarkan SOA section 201, mengilegalkan firma akuntan public yang terdaftar untuk memberikan jasa baik audit maupun nonaudit termasuk internal audit, konsultasi, serta perencanaan keuangan senior officier secara permanen dan terus menerus. Sehingga outsourcing internal audit tidak boleh diberikan kepada eksternal audit yang sedang menjalankan pekerjaan auditnya dalam suatu organisasi. Jasa yang dilarang SOA untuk diberikan oleh firma akuntan public tersebut antara lain yaitu :
Implementasi dan Rancangan system Informasi Keuangan, auditor internal memerlukan pemahaman yang tinggi dalam memahami pemasangan system keuangan yang dapat juga menjadi tanggung jawab eksternal auditor.
22
Pembukuan dan Jasa Laporan Keuangan, firma akuntan public memiliki tawaran untuk menjalankan jasa akuntansi disamping melaksanakan audit. Tanggunga jawab kelompok akuntansi tersebut seperti analisis, dokumentasi, dan membangun laporan
keuangan sebelum audit dilaksanakan. Fungsi manajemen dan Sumber Daya Manusia, sebelum SOA auditor eksternal memiliki tanggung jawab besar dalam area ini. Sehingga beberapa dari mereka menduduki posisi manajemen kliennya, yang menyebabkan lingkungan di hampir seluruh manajer akuntansi organisasi merupakan auditor eksternal. Situasi ini membuat cemas internal auditor yang tidak berasal dari firma yang sama, karena
promosi pada level tersebut terbatas. Jasa terlarang lainnya, seperti penasehat investasi, dan audit yang bergaitas denfan jasa jasa legal. SOA, tidak melarang auditor eksternal memberikan jasa perpajakan, namun di awal
tahun 2003, CEO dari perusahaan telekomunikasi Sprint diberhentikan karenaketrlibatannya dalam masalah penghindaran pajak atas saran eksternal auditnya. SOA mengijinkan auditor eksternal untuk membuat perikatan nonaudit selain jasa jasa yang dilarang tadi, jika jasa tersebut disetujui diawal oleh komite audit. Karena saat ini auditor eksternal tidak hanya sebagai auditor, maka internal auditor sebaiknya memiliki tingkat perhatian dan tanggung jawab yang lebih tinggi dalam perannya sebagi penilai pengendalian internal dan mendukung praktek GCG. Persetujuan awal Komite Audit atas Jasa yang berikan SOA Section 202, Totle 1 menjelaskan bahwa komite audit di awal, harus menyetujui jasa baik audit maupun non audit. Sedangkan semakin lama komite audit terkadang hanya menerima lebih dari tulisan singkat atau usulan lisan atas jasa tambahan yang diberikan eksternal auditor yang disetujui secara asal-asalan. Komite audit akan melibatkan diri mereka dengan kewajiban pidana atau litigasi pemegang saham apabila mereka menyetujui aksi yang dilarang. Sehingga ketika komite audit menyetujui jasa nonaudit tertentu, mereka harus mengungkapkannya kepada investor melalui proxy laporan tahunan. SOA memperbolehkan komite audit melimpahkan wewenang persetujuan awal jasa nonaudit tersebut kepada satu atau lebih direktur luar dalam komite audit. Hal tersbut akan meredakan ketegangan permasalahan bisnis jangka panjang jomite aduit, namun akan memberikan tanggung jawab lebih pada beberapa anggota komite audit dan selain itu juga menimbulkan banyak tanggung jawab hukum baru yang diamanatkan SOA. Perputaran Patner External Audit
23
Seksi lain dalam title III menyatakan bahwa mitra firma akuntan public akan membuat perikatan setiap lima tahun sekali. Ketika ada situasi dimana mitra menjalankan peran utama dalam audit dan kemudian melayani secara terus menerus dan memiliki peran sebagai penasehat setelah periodenya usai. Jika CAE melihat situasi ini sebagai kemungkinan pelanggaran aturan SOA, masalah ini harus dibicarakan dengan ketua komite audit untuk mempertimbangkan tindakan yang mungkin akan dilakukan. Akibat adanya rotasi ini memberikan tantangan kdalam fungsi internal audit, karena memungkinkan internal audit bekerja dengan nyaman bersama mitra dan timnya dalam periode yang terbatas. Selain itu internal audit perlu untuk membiasakan diri bekerja dengan tim audit baru dari waktu ke waktu dan memiliki peran yang kuat untuk memperkenalkan tim baru tersebut kepada organisasi. Auditor Eksternal Memberi Laporan kepada Komite Audit Auditor eksternal selalu berkomunikasi secara teratur dengan komite aduit berkaitan dengan perikatan atau hal-hal tertentu yang terjadi. Pasca Enron atau skandal lain yang terjadi diperusahaan, ditemukan bahwa ternyata sering kali komunikasi ini malah justru sangat terbatas. Sebelumnya, anggota manajemen dapat menegosiasikan "lulus" dari partner akuntan publik pada perubahan perlakuan akuntansi yang disarankan, tetapi hal tersebut dilaporkan kepada komite audit hanya dalam istilah yang paling umum, namun saat ini auditor eksternal diwajibkan untuk melaporkan kebijakan dan praktek akuntansi yang digunakan, alternative perlakuan akuntansiserta pendekatan yang dipilih auditor eksternal secara tepat waktu. Apabila terjadi perselisihan mengenai perlakuan akuntansi, komite audit sebaiknya memiliki kesadaran untuk mengambil tindakan yang tepat. Konflik Kepentingsn dan Kewajiban Rotasi Firma Eksternal Audit SOA title II, seksi 206, melarang auditor eksternal untuk memberikan jasa audit kepada perusahaan apabila CEO,CFO, atau Kepala Bagian Akuntansi merupakan anggota dari firma eksternal audit tersebut dalam audit yang sama pada tahun yang lalu. Disamping itu, partner audit tidak dapat menginggalkan perikatan untuk memulai pekerjaan sebagai senior eksekutif dalam perusahaan yang sama yang baru saja diaudit. CAE tidak termasuk dalam larangan ini, masa lalu hubungan perusahaan audit eksternal. Anggota staf dan manajer dapat berasal dari tim akuntan publik untuk berbagai posisi dalam organisasi yang diaudit sedangkan larangan ini sifatnya terbatas pada mitra akuntansi publik. Seeorang dapat memulai karir awal mereka dari akuntan publik dapat pindah ke junior kemudian menuju ke posisi manajemen tingkat menengah dalam organisasi di mana mereka ditugaskan sebagai auditor eksternal.
24
Untuk memenuhi rotasi partner, SOA perlu memiliki draft
usulan awal rotasi
tersebut, dimana perusahaan diharuskan untuk mengganti auditor eksternalnya secara periodic namun ternyata menyebabkan timbulnya banyak keberatan. General Accounting Office diberi kewajiban untuk melakukan review satu tahun dan mempelajari pengaruh potensial dari rotasi auditor wajib dan hasilnya akan diserahkan dalam sebuah kongres komite sehingga memungkinkan pengambilan tindakan di masa yang akan dating. SOA Title III : Tanggung jawab perusahaan Menjelaskan mengenai standar kinerja komite audit dan aturan aturan baru yang cukup banyak, srprti perubahan regulasi untuk komite audit dimana internal audit harus memiliki tingkat kepentingan yang lebih pada area ini. Tata Aturan Komite Audit Perusahaan Publik Berdasarkan SOA, perusahaan yang terdaftar di US diharuskan untuk memiliki komite audit hanyalah
direktur yang independen saja.
Departemen internal audit memiliki
laporang yang berkaitan dengan komite audit akhir akhir ini, namun dahulu hubungan tersebut seringkali merupakan suatu hubungan yang lemah. CAE hanya memiliki garis pelaporan hubungan langsung kepada komite audit dan dengan garis utama yang kuat dengan CFO. Internal audit melaporkan dan bertemu dengan komite audit 3 bulan atau sebulan sekali dengan komunikasi yang terbatas. Saat ini, hubungan prlaporan begitu kuat dan aktif. Agar anggota dari komite audit independen, komite audit harus tidak menerima jasa konsultan atau penasihat yang berasal dari perusahaan dan tidak memiliki afiliasi dengan seluruh pihak yang berkepentingan atau unit-unit yang berkaitan dengan organisasi. Selain itu SEC mengaharuskan paling tidak terdapat satu anggota sebagai “financial expert” yang memiliki pendidikan dan pengalaman mengenai :
Pemahanan GAAP dan laporan keuangan Berpengalaman dalam mempersiapkan atau mengaudit laporan keuangan perusahaan yang diperbandingkan dan menerapkan prinsip tersebut dalam hubungan dengan
estimasi akuntansi, akrual dan persediaan. Berpengalaman dalam struktur dan difat penngendalian internal Memiliki pengalaman yang berkaitan dengan fungsi komite audit dan operasinya Komite audit membangun suatu prosedur untuk menerima, menyimpan, dan
menanggapi keluhan serta menangani informasi whistleblower yang berkaitan dengan akuntansi yang dipertanyakan dan peristiwa audit yang terjadi dengan mempekerjakan konsultan dan penasihat yang independen. Prosedur tersebut berada dibawah departemen
25
etika, yang memiliki fungsi etika dalam membangun kode etik perusahaan. Departemen ini memiliki fungsi hotline yang memungkinkan karyawan melaporkan adanya pencurian atau menyampaikan keluhan atas adanya gangguan. Tanggung Jawab Perusahaan atas laporan keuangan Organisasi memasukkan laporan keuangan kepada SEC dan menerbitkan hasilnya kepada investor, namun pihak yang memasukkan atau memiliki kewenangan dalam pelaporannya terkadangan tidak memiliki tanggungjawab secara personal. Pihak tersebut diharuskan menjamin bahwa : 1. Mereka telah mereview laporan tersebut 2. Tidak terdapat material yang tidak benar atau informasi yang menyesatkan di dalam Laporan keuangan tersebut. 3. Laporan keuangan menjelaskan mengenai kondisi keuangan dan hasil dari operasi perusahaan. 4. Bertanggung jawab : a) Membangun dan memelihara pengandalian internal. b) Rancangan penendalian internal dalam memastikan material informasi organisasi dan pemangku kepentingan telah dibuat selama periode berjalan ketika laporan disiapkan. c) Mengevaluasi pengendalian internal organisasi selama 90 hari sebelum laporan diterbitkan. d) Mempresentasikan
evaluasi
yang
dilaksankaannya
sebagai
efek
dari
pengendalian internal pada saat laporan dibuat. 5. Mengungkapkan kepada auditor, komite audit dan direktur lainnya, mengenai : a) Seluruh signifikan kekurangan dan kelemahan pengendalian dalam rancangan dan operasi pengendalian internal yang dapat mempengaruhi reliabilitas pelaporan data keuangan. b) Semua kecurangan, baik yang material maupun tidak yang mempengaruhi manajemen atau karyawan lain yang memiliki peran signifikan dalam pengendalian internal organisasi. 6. Mengindikasikan perubahan pengendalian internal atau yang lainnya dalam laporan yang secara signifikan mempengaruhi pengendalian tersebut, termasuk tindakan pembenaran, evaluasi pengendalian internal pada tanggal sebelumnya. Mengingat bahwa SOA memberlakukan hukuman pidana potensi denda atau penjara terhadap individu para pelanggar tindakan , persyaratan di atas merupakan beban berat yang dimiliki pejabat perusahaan yang bertanggung jawab oleh karena itu, para karyawan perusahaan harus menjalani langkah wajar untuk memastikan bahwa mereka telah mematuhinya.
26
Fungsi internal audit harus memiliki titik berat yang kuat dalam menjalankan review dalam area pengendalian internal, dengan penilaian resiko atas lingkungan pengendalian internal yang lebih detail, kemudian mendiskusikannya kepada corporate officier dan selanjutnya merencanakan dokumen audit mengenai bagaimana system pengendalian internal di review dengan detail. Auditor internal mungkin saja mengidentifikasi kelemahan signifikan di dalam organisasiyang tidak material terhadap operasi perusahaan. Suatu kelemahan bkan merupakan kelemahan pengendalian internal yang secara signifikan material apabila masalahnya bersifat local dan tidak berakibat besar, menjalar dan apabila masalah dapat diperbaiki setelah ditemukan oleh auditor internal. Materialitas Sebelum SOA, akuntan public menggunakan pedoman apabila kesalahan (error) atau kegagalan pengendalian internal sehingga merubah pelapotan earning per share dalam pecahan sen merupakan suatu kejadian yang material yang berkaitan dengan pelaporan keuangan. Sedangkan auditor eksternal untuk perusahaan besar menemukan beberapa transaksi yang salah dalam jumlah yang besar, namun terkadang kesalahan tidak teridentifikasi
atau membuat beberapa penyesuaian karena teridentifikasi
nonmaterial untuk organisasi dengan angka jutaan hingga ratusan juta. Auditor menentukan apakah suatu transaksi material atau tidak, SEC mengindikasi standart legal atas materialitas. Data atau informasi secara umum akan menjadi material apabila :
Ada kemungkinan besar bahwa investor akan menganggap itu tidak penting dalam
pengambilan keputusan investasi, Ada kemungkinan besar bahwa informasi direview oleh investor dan secara signifikan mempengaruhi keseluaruhan informasi.
Pihak-pihak yang yang berkaitan dengan proses audit keuangan perlu untuk mengembangkan pemahaman secara konsisten mengenai kesalahan yang material, dimana internal auditor perlu untuk bekerja lebih dekat dengan auditor eksternal sebaik mungkin begitu juga dengan komite audit untuk memastikan memiliki definisi yang konsisten atas materialitas, ketika kesalahan dan kelalaian dilaporkan. Hukuman dalam Kegagalan Pelaporan SOA memiliki serangkaian hukuman pidana untuk pejabat perusahaan yang menandatangani atau mengesahkan sebuah laporan keuangan, sementara mereka mengetahui bahwa laporan tersebut tidak sesuai dengan semua persyaratan. Hukuman maksimum adalah denda tidak lebih dari 5 juta dolar dan atau 20 tahun penjara. Denda
27
tersebut akan dikenakan hanya jika pelaku kesalahan yang dibebankan, diadili, dan dihukum. Hukuman yang sebenarnya akan didasarkan pada Pedoman Hukuman organisasi. Pengaruh Tidak Tepat dalam Mengatasi Audit SOA sekarang memiliki peraturan kuat untuk melarang beberapa tindakan tertentu. Memungkinkan adanya ketidaksepakatan manajemen dengan auditor eksternal atas beberapa perkiraan atau interpretasi dan manajemen berusaha mempengaruhi auditor yang tidak semestinya. Audit eksternal mungkin telah dilakukan pengujian terbatas di beberapa daerah kemudian mengusulkan penyesuaian berdasarkan hasil tes itu. Jenis mungkin
"tidak
representatif". Sedangkan auditor eksternal, khususnya di bawah SOA, dalam perselisihan tersebut, audit internal sering berperan sebagai fasilitator. Mereka tidak membantu untuk menbuatnya tidak tepat namun membantu untuk menyelesaikannya. Kegagalan, Bar dan Denda Title III menjelaskan peraturan dan hukuman secara detail berkaitan dengn tata kelola perusahaan dengan tujuan untuk memperketat peraturan yang sudah ada untuk menambahkan aturan baru terutama apa yang sering tampak keterlaluan atau setidaknya perilaku yang sangat tidak layak sebelum bertindak. ‘ Kegagalan Bonus yang Tidak Layak Section 304 mengharuskan organisasi mengemukakan kembali earning karena beberapa pelanggaran hukum, CEO dan CFO harus mengganti rugi perusahaan atas beberapa bonus atau intensif yang diterima dalam laporan salah diterbitkan selama 12 bulan terakhir. SOA juga menepatkan hukuman untuk personal bagi senior corporate officers yang memperoleh keuntungan karena tidak memberikan complain atas laporan keuangan yang bersifat material. Dana pensiun Blackout Periode
28
Standar peraturan 401-K dan program pensiun yang sama bahwa pengurus dana dapat membangun masa blackout selama periode waktu yang terbatas yang melarang rencana peserta membuat penyesuaian investasi untuk rencana pribadi mereka. Tanggung Jawab Pengacar yang Profesional Berdasarkan section 307 adanya revisi peraturan mengenai etika pengacara professional dan setiap kontroversinya. Pengacara diharuskan untuk melaporkan bukti pelanggaran yang material atas perlindungan hukum atai pelanggaran perusahaan yang sejenis kepada Chief Legal Counsel atau CEO. Apabila pihak tersebut tidak merespon pengacara diharuskan untuk melaporkan bukti kepada tingkat paling tinggi kepada komite audit. SOA mengijinkan pengacara menyelesaikan pelanggaran hukum, pengacara harus menarik pelaporan perikatan atas beberapa pelanggaran yang disebut dengan pendekatan “noisy withdrawal”. Dana Wajar untuk Investor Section III menyatakan bahwa apabila individual dalam group didenda suatu atas kegagalan melalui administrasi atau aksi legal, dana yang dikumpulkan akan menjadi dana disgorgement untuk dibagikan kepada para investor yang menderita karena penipuan atau tindakan akuntansi yang tidak benar. Investor yang merugi karena kesalahan perusahaan perorangan dapat dikenakan beberapa penyelesaian keuangan dari dana tersebut.
SOA Title IV: Enhanced Financial Disclosures (Peningkatan Pengungkapan Keuangan) Pengungkapan dalam Laporan Berkala SOA mengamanatkan kepada SEC untuk mengembangkan aturan-aturan yang laporan keuangan pro forma yang dipublikasikan, tidak boleh mengandung pernyataan material yang tidak benar atau menghilangkan fakta yang membuat laporan menyesatkan. Hasil proforma juga harus merekonsiliasi dengan kondisi keuangan dan hasil usaha berdasarkan GAAP. Sebenarnya tidak ada standard an tidak ada format yang konsistendalam dunia keuangan dalam pelaporan pro forma earning. Penilaian manajemen pengendalian internal: Bagian 404 SOA mengharuskan setiap pengajuan laporan tahunan harus memuat laporan pengendalian internal yang menyatakan tanggung jawab manajemen untuk membangun dan memelihara sistem pengendalian internal yang memadai. Internal audit, konsultan luar, atau
29
bahkan tim manajemen yang bukan eksternal auditormemiliki tanggung jawab untuk meninjau dan menilai efektivitas pengendalian internal mereka. Kode Etik Petugas Keuangan SOA mengharuskan perusahaan mengadopsi kode etik senior financial officer, beserta CEO dan petugas keuangan inti untuk mengungkapkan kepada SEC kepatuhan sebagai bagian dari laporan keuangan tahunan. Kode etik karyawan telah terbentuk di dalam organisasi selama bertahun-tahun. SOA khusus mensyaratkan bahwa organisasi kode etika atau perilaku senior financial officer cukup untuk : o Kejujur dan etika, termasuk etika penanganan konflik aktual atau kepentingan antara hubungan pribadi dan profesional. o Lengkap, adil, akurat, tepat waktu dan pengungkapan dapat dimengerti dalam laporan keuangan organisasi o Kepatuhan terhadap peraturan pemerintah dan peraturan yang berlaku. Organisasi besar telah membangun fungsi etik tetapi terkadang perusahaan kecil tidak. Auditor internal dapat memiliki peran penting untuk membantu kepatuhan kepada aturan etik. Apabila fungsi etik tidak sesuai, internal audit dapat membantu mengumumkan beberapa fungsi dari seluruh anggota organisasi, dewan direksi, serta karyawan. Pengungkapan Komite Audit Financial Expert - Section 407 Karena diharuskan adanya expert keuangan dalam komite audit, CPA mempunyai persyaratan internal audit yang bekerja dalam audit keuangan dan siapa yang memiliki kesulitan mengelola anggaran rumahtangga personalnya. Dalam memenuhi syarat, expert harus memiliki pengalaman sebagai akuntan publik, auditor internal, atau afficer keuangan pokok. Oleh karena itu, financial expert harus memiliki: 1. Pemahaman tentang GAAP dan laporan keuangan 2. Pengalaman dalam penyusunan atau audit laporan keuangan organisasi sebanding dengan penekanan pada estimasi akuntansi, akrual, dan cadangan 3. Pengalaman dengan akuntansi internal kontrol 4. Pemahaman tentang fungsi komite audit SEC Enhanced Disclosure Reviews - Section 408S SOA mengamanatkan SEC untuk melakukan review untuk menyempurnakan pengungkapan dalam perusahaan secara teratur dan sistematis dan tidak kurang sekali setiap tiga tahun. SEC diberikan amanat untuk melakukan tinjauan rinci laporan pendukung bahan audit keuangan sehingga memutuskan untuk melakukan tinjauan pengungkapan yang disempurnakan oleh salah satu dari enam situasi:
30
1. Jika perusahaan telah mengeluarkan pernyataan materi hasil keuangan 2. Jika terjadi kegagalan yang signifikan dalam harga saham 3. Jika ada perusahaan memiliki kapitalisasi penanda besar 4. Jika terjadi perbedaan yang signifikan dalam harga saham untuk rasio laba 5. Jika operasi perusahaan secara signifikan mempengaruhi sektor materi ekonomi nasional 6. Setiap factors lain SEC dapat mempertimbangkan yang relevan Real-TIme Financial Statement DIsclosures - Section 409R Title IV bahwa perusahaan harus mengungkapkan kepada masyarakat secara cepat dan saat ini informasi tambahan yang mengandung masalah materi laporan keuangan. Audit internal harus mempertimbangkan review pengendalian terkait setiap aplikasi yang dijadwalkan untuk pengungkapan pelaporan. Hasil audit harus didokumentasikan dengan baik, dan harus ada proses tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan perbaikan telah diambil untuk memperbaiki setiap masalah kontrol ditemui selama audit itu. Judul SOA V: Analis Konflik kepentingan Title V dirancang untuk memperbaiki penyalahgunaan efek analis. Investor telah mengandalkan rekomendasi dari analis sekuritas selama bertahun-tahun. Merupakan upaya untuk memperbaiki penyalahgunaan efek analis. Aturan perilaku yang telah ditetapkan dengan hukuman hukum bagi pelanggaran. SOA telah dirancang kembali dan diatur oleh praktek analis sekuritas. Hasilnya harus memberikan investor informasi lebih. Judul SOA VI dan VII: Otoritas Komisi, Studi dan Laporan Title VII memberikan SEC wewenang untuk terlibat dalam serangkaian penelitian dan laporan berdasarkan tanggal jatuh tempo untuk pengiriman laporan-laporan kepada Kongres komite atau agen-agen federal secara tepat. SOA memiliki lima kewenangan yaitu : 1. Konsolidasi kantor akuntan publik. 2. Credit Rating Agencies. 3. Efek Profesional Pelanggaran dan Pelanggar. Mencakup para bankir dan penasihat investasi, akuntan publik dan perusahaan mereka, pengacara, dan berlatih lainnya sebelum SEC. 4. Analis Aksi Penegakan Hukum SEC. Pelanggaran persyaratan pelaporan keamanan hukum akan dipelajari selama lima tahun. 5. Studi Investasi Bank. Berikut studi akan difokuskan pada apakah investasi bank dan penasehat mereka memiliki perusahaan membantu memanipulasi laba yang dilaporkan.
31
Judul SOA VIII, IX, dan X: Akuntabilitas Penipuan Title VIII diakhiri dengan Bagian yang sangat singkat 807 mendefinisikan hukuman pidana bagi pemegang saham perusahaan publik. Peraturan, aturan dan denda yang digariskan dalam SOA telah membuat aturan berikut sangat penting. Judul IX kemudian berisi serangkaian perangkat hukuman tambahan kejahatan kerah putih. Judul X "Sense of the Senat" yang menyatakan bahwa pengembalikan pajak penghasilan badan harus ditandatangani oleh CEO. Judul SOA XI: Penipuan Akuntabilitas Perusahaan Title SOA terakhir mendefinisikan tanggung jawab perusahaan secara keseluruhan untuk pelaporan keuangan penipuan. Berfokus ketentuan lain seperti Pedoman Pengorganisasian Hukuman dan menegaskan kembali aturan untuk perusahaan dan denda meningkat selain itu juga memberikan kewenangan untuk membekukan sementara transfer dana perusahaan untuk pejabat dan orang lain dalam subyek penyelidikan SEC. Dampak dari Undang-Undang Sarbanes-Oxley pada Auditor Internal Modern Tujuannya adalah untuk memberikan auditor internal pemahaman keseluruhan bagian inti yang akan berdampak pada audit tahunan organisasi dan komite audit. Internal Perubahan
yang terlihat pertama adalah hubungan dengan auditor eksternal mereka.
Hubungan telah berubah, dan auditor internal yang profesional tidak akan lagi melihat konsultan dari kantor akuntan publik menginstal sistem akuntansi yang baru atau mungkin takut
bahwa
departemen
audit
internal
akan
outsourcing.
Selain itu komite audit dan manajemen perusahaan, akan memperoleh sumber informasi tetapi auditor internal harus dapat memberikan wawasan yang sangat berharga.
32
Chapter 6 Risk Management: COSO ERM
Setiap perusahaan membutuhkan suatu pengidentifikasian setiap risiko yang mungkin untuk mereka hadapi setelah itu memanage resiko-resiko tersebut ketingkatan yang wajar atau dapat dikendalikan. Pemahaman mengenai risoko ini merupakan komponen utama dalam pencapaian Sarbanes-Oxley (Sox), dalam Auditing Standards No.5. Setiap manajer pada satuan kerja, baik operasional ataupun non-operasional, adalah manajer resiko. Sebagaimana teori manajemen menjelaskan bahwa unsure inti manajemen adalah planning,doing,dan
controlling,
maka
sebagai
pemilik
dari
risiko
yang
timbul
dari
kegiatannya(planning,doing), manajer risiko haruslah sebagai pengendali(controlling) dari risiko tersebut. Kemudian yang perlu diketahui adalah pengertian dari manajemen risiko itu sendiri. Manajemen risiko adalah konsep dimana individu ataupun kelompok menggunakan suatu mekanisme untuk menyediakan suatu perlindungan dari timbulnya suatu resiko. Mengapa manajemen resiko itu penting? Sikap orang ketika menghadapi resiko berbeda-beda. Ada orang yang berusaha untuk menghindari resiko, namun ada juga yang sebaliknya sangat senang menghadapi resiko sementara yang lain mungkin tidak terpengaruh dengan adanya resiko. Pemahaman atas sikap orang terhadap resiko ini dapat membantu untuk mengerti betapa resiko itu penting untuk ditangani dengan baik.
RISK MANAGEMENT FUNDAMENTAL Dalam upaya pencapaian nilai itu, setiap organisasi sama-sama menghadapi ketidakpastian. Ketidakpastian ini mengandung risiko yang sangat potensial untuk menghilangkan kesempatan pencapaian tujuan perusahaan. Untuk mengurangi bahaya dari suatu resiko, maka harus ada jaminan untuk meminimalkan resiko atau paling tidak resiko tersebut dihilangkan dari setiap aktifitas organisasi. Suatu proses manajemen risiko yang efektif memerlukan empat langkah: 1. IDENTIFIKASI RISIKO Pengidentifikasian risiko merupakan proses analisa untuk menemukan secara sistematis dan berkesinambungan atas risiko (kerugian yang potensial) yang dihadapi perusahaan.
33
Karenanya diperlukan checklist untuk pendekatan yang sistematik dalam menentukan kerugian potensial. Salah satu alternatif sistem pengklasifikasian kerugian dalam suatu checklist adalah; kerugian hak milik (property losses), kewajiban mengganti kerugian orang lain (liability losses) dan kerugian personalia (personnel losses). Checklist yang dibangun sebelumnya untuk menemukan risiko dan menjelaskan jenis-jenis kerugian yang dihadapi oleh sesuatu perusahaan. Perusahaan yang sifat operasinya kompleks, berdiversifikasi dan dinamis, maka diperlukan metode yang lebih sistematis untuk mengeksplorasi semua segi. Metode yang dianjurkan adalah; a. b. c. d. e. f. g.
Questioner analisis risiko (risk analysis questionnaire). Metode laporan Keuangan (financial statement method). Metode peta-aliran (flow-chart). Inspeksi langsung pada objek. Interaksi yang terencana dengan bagian-bagian perusahaan. Catatan statistik dari kerugian masa lalu. Analisis lingkungan.
Jenis Risiko Perusahaan
34
2. KUNCI PENILAIAN RISIKO (RISK ASSESSMENT) Setelah mengidentifikasi risiko perusahaan secara signifikan, langkah berikutnya adalah untuk menilai kemungkinan relatif yang signifikansi. Berbagai pendekatan yang dapat digunakan di sini, mulai dari analisis pendekatan kualitatif hingga analisis pendekatan
kuantitatif. Hal ini dapat
membantu memutuskan mana dari serangkaian resiko yang paling berpotensi terhadap peristiwa yang paling menghawatirkan manajemen. Manajer bertanggungjawab terhadap penilaian resiko dengan menggunakan pendekatan kuesioner: 1. Bagaimana kemungkinan risiko ini terjadi selama periode satu tahun ke depan?” Menggunakan skor dari 1 sampai 9, jika : Skor 1 maka hampir tidak ada kemungkinan bahwa risiko terjadi selama periode
berjalan. Skor 9 maka pasti akan ada yang terjadi selama periode berjalan. 35
Skor 2 sampai 8 tergantung pada bagaimana Anda merasakan kemungkinan antar kedua 2. Bagaimana pentingnya suatu risiko dari segi biaya perusahaan secara keseluruhan? Sekali lagi menggunakan skala 1 sampai 9, skor berkisar harus ditetapkan tergantung pada keuangan risiko yang signifikan. Sebuah risiko yang dapat menurunkan biaya laba bersih per saham harus memenuhi syarat untuk nilai maksimal 9. 3. ANALISIS RISIKO Setelah melakukan identifikasi resiko, maka tahap berikutnya adalah pengukuran resiko dengan cara melihat potensial terjadinya seberapa besar severity (kerusakan) dan probabilitas terjadinya risiko tersebut. Penentuan probabilitas terjadinya suatu event sangatlah subyektif dan lebih berdasarkan nalar dan pengalaman. Kesulitan dalam pengukuran risiko adalah menentukan kemungkinan terjadi suatu risiko karena informasi statistik tidak selalu tersedia untuk beberapa risiko tertentu. Selain itu, mengevaluasi dampak severity (kerusakan) seringkali cukup sulit untuk asset immateriil. Dampak adalah efek biaya, waktu dan kualitas yang dihasilkan suatu resiko. Setelah mengetahui probabilitas dan dampak dari suatu resiko, maka kita dapat mengetahui potensi suatu resiko Probabilitas terjadinya resiko sering disebut dengan risk likelihood; sedangkan dampak yang akan terjadi jika resiko tersebut terjadi dikenal dengan risk impact dan tingkat kepentingan resiko disebut dengan risk value atau risk exposure. COSO ERM: ENTERPRISE RISK MANAGEMENT COSO Enterprise Risk Management adalah sebuah kerangka kerja untuk membantu perusahaan untuk memiliki definisi yang konsisten terhadap risiko mereka. Ini juga merupakan alat yang penting untuk memahami dan meningkatkan pengendalian internal SOx. Dokumen kerangka COSO ERM dimulai dengan mendefinisikan manajemen risiko perusahaan: “Enterprise risk management is a process, effected by an entity’s board of directors, management and other personnel, applied in a strategy setting and across the enterprise, designed to identify potential events that may affect the entity, and manage risk to be within its risk appetite, to provide reasonable assurance regarding the achievement of entity objectives.” Terdapat beberapa poin penting dalam definisi ini, yaitu:
ERM adalah proses. Proses ERM dilaksanakan oleh orang-orang dalam perusahaan. ERM diterapkan melalui pengaturan strategi di perusahaan secara keseluruhan. Konsep risk appetite harus dipertimbangkan. ERM memberikan keyakinan positif yang masuk akal tapi tidak pada pencapaian objektif. ERM dirancang untuk membantu mencapai tujuan.
36
ELEMEN KUNCI COSO ERM
Bagan ini menunjukkan kerangka COSO ERM ini sebagai tiga dimensi kubus dengan komponen-komponen: 1. Empat kolom vertical mewakili tujuan strategis risiko perusahaan. 2. Delapan baris horizontal atau komponen risiko. 3. Beberapa tingkat untuk menggambarkan setiap perusahaan, dari tingkat induk entitas sampai anak perusahaan individual. Bagian ini menjelaskan komponen horizontal COSO ERM; kemudian bagian lainnya membahas dua dimensi dan bagaimana mereka semua berhubungan satu sama lain. Tujuan kerangka ERM adalah untuk menyediakan model bagi perusahaan untuk mempertimbangkan dan memahami mereka terkait risiko kegiatan di semua tingkat, serta bagaimana dampak risiko komponen satu sama lain. Tujuan bab ini adalah untuk membantu Auditor Internal -dari kepala audit eksekutif (CAE) untuk staf auditor-untuk lebih memahami COSO ERM dan belajar bagaimana dapat membantu mengelola berbagai risiko yang dihadapi perusahaan. a. Komponen Lingkungan Internal Komponen lingkungan internal ERM COSO terdiri dari unsur-unsur: b.
Filosofi Manajemen Risiko. Risk Appetite. Sikap dewan direksi. Integritas dan nilai-nilai etika. Komitmen terhadap kompetensi. Struktur organisasi. Penugasan wewenang dan tanggung jawab. Standar Sumber daya manusia Menetapkan Tujuan Peringkat tepat di bawah lingkungan internal dalam kerangka COSO ERM, pengaturan obyektiv
yang menguraikan kondisi penting untuk membantu manajemen menciptakan proses ERM yang efektif. Elemen ini mengatakan bahwa, di samping lingkungan internal yang efektif, perusahaan harus 37
menetapkan serangkaian sasaran strategis, sesuai dengan misi terhadap operasional, pelaporan, dan kepatuhan kegiatan. COSO ERM.Menetapkan tujuan COSO ERM dimulai dengan misi keseluruhan, untuk (1) mengembangkan sasaran strategis untuk mendukung pemenuhan yang misi, (2) menetapkan strategi untuk mencapai tujuan, (3) mendefinisikan tujuan yang terkait, dan (4) mendefinisikan selera risiko untuk menyelesaikan strategi itu. pameran ini diadaptasi dari bahan COSO ERM bimbingan. c. Identifikasi Peristiwa Insiden perusahaan atau kejadian-eksternal yang mempengaruhi penerapan strategi ERM dan pencapaian tujuannya. Sementara kecenderungan kita adalah untuk memikirkan peristiwa dalam arti negatif-menentukan apa salah-mereka. Banyak perusahaan saat ini memiliki kinerja perangkat monitoring yang kuat untuk memantau biaya, anggaran, jaminan mutu, kepatuhan, dan sejenisnya. Proses pemantauan harus mencakup: (1) Peristiwa ekonomi eksternal, alam, dan politik, (2) faktor social, (3) peristiwa infrastruktur internal, (4) proses internal, (5) teknologi internal maupun eksternal, d. Penilaian Risiko Penilaian risiko memungkinkan perusahaan untuk mempertimbangkan apa efek peristiwa terkait risiko potensial tersebut terhadap prestasi perusahaan terhadap tujuannya. Risiko ini harus dinilai dari dua perspektif: kemungkinan risiko yang terjadi dan dampak potensinya. Sebagai bagian penting dari proses penilaian risiko, juga perlu mempertimbangkan risiko yang melekat:
Risiko Inheren. Faktor besar yang mempengaruhi risiko inheren perusahaan adalah ukuran dari anggarannya, kekuatan dan kecanggihan manajemen, dan hanya sifat dari kegiatannya. Risiko
inheren di luar kendali manajemen dan biasanya berasal dari faktor eksternal. Risiko Residual. Ini adalah resiko yang tersisa setelah tanggapan manajemen risiko ancaman
dan penanggulangan telah diterapkan. Ada hampir selalu beberapa tingkat risiko residual. e. Respon Risiko Setelah dinilai dan mengidentifikasi risiko yang lebih signifikan, COSO ERM diukur mengenai tanggapan terhadap berbagai risiko yang teridentifikasi. tanggapan risiko dapat ditangani dalam salah satu dari empat cara dasar: 1. Penghindaran. Ini adalah strategi berjalan menjauh dari risiko seperti menjual unit bisnis yang menimbulkan risiko, keluar dari wilayah geografis berisiko, atau menjatuhkan lini produk. Kesulitannya adalah bahwa perusahaan seringkali tidak bisa drop garis produk atau berjalan kaki sampai setelah kejadian risiko telah terjadi dengan nya terkait biaya. Penghindaran dapat menjadi berpotensi mahal strategi jika investasi tersebut dilakukan untuk masuk ke suatu daerah dengan penarikan berikutnya untuk menghindari risiko.
38
2. Pengurangan. Berbagai macam keputusan bisnis mungkin dapat mengurangi risiko tertentu. Diversifikasi lini produk dapat mengurangi resiko terlalu kuat dari ketergantungan pada satu baris kunci produk; membelah operasional TI menjadi dua yang terpisah secara geografis lokasi akan mengurangi risiko beberapa bencana kegagalan. 3. Berbagi. Hampir semua perusahaan secara teratur berbagi risiko mereka melalui pembelian asuransi, tetapi teknik berbagi risiko lainnya juga tersedia. Untuk transaksi keuangan, perusahaan dapat melakukan lindung nilai operasi melindungi dari fluktuasi harga yang mungkin, atau dapat berbagi risiko bisnis potensial dan manfaat melalui perusahaan perjanjian usaha patungan atau struktural lainnya pengaturan. Idenya adalah untuk memiliki pihak lain menerima beberapa potensi risiko serta berbagi dalam penghargaan yang dihasilkan. 4. Penerimaan. Ini adalah strategi tindakan apapun, seperti ketika perusahaan selfinsures dengan mengambil tindakan untuk mengurangi risiko potensial. Pada dasarnya, perusahaan harus melihat kemungkinan risiko dan dampak dalam terang risiko mendirikan toleransi dan kemudian memutuskan apakah akan menerima resiko itu atau tidak. f. Kegiatan Pengendalian ERM kegiatan pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk memastikan tindakan tanggapan risiko yang diidentifikasi. Setelah memilih respon resiko yang memadai, perusahaan harus memilih kontrol aktivitas yang diperlukan untuk memastikan bahwa risiko tanggapan dijalankan secara tepat waktu dan efisien. Setelah melalui risiko identifikasi kejadian COSO ERM, penilaian, dan respon proses, risiko pemantauan memerlukan empat langkah: 1.
Mengembangkan pemahaman yang kuat tentang risiko secara signifikan dan menetapkan
2.
pengendalian prosedur untuk memantau atau benar bagi mereka. Buat api prosedur pengujian bor-tipe untuk menentukan apakah mereka terkait pengendalian risiko
3.
prosedur yang bekerja secara efektif. Lakukan tes proses pemantauan risiko untuk menentukan apakah mereka bekerja efektif dan
4.
seperti yang diharapkan. Membuat penyesuaian atau perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan risiko monitoring proses. Banyak kegiatan pengendalian di bawah pengendalian COSO internal cukup mudah untuk
mengidentifikasi dan uji karena sifat akuntansi. Kegiatan ini umumnya mencakup kontrol daerahdaerah pengendalian internal: o
Pemisahan tugas. Pada dasarnya, orang yang memulai transaksi harus tidak menjadi orang yang
o
sama yang mengotorisasi transaksi tersebut. Jejak audit. Proses harus diatur sedemikian rupa sehingga hasil akhir dapat dengan mudah ditelusuri kembali dengan transaksi yang menciptakan hasil tersebut.
39
o o
Keamanan dan integritas. Pengendalian proses harus memiliki kontrol yang tepat prosedur seperti bahwa hanya orang-orang yang berwenang dapat meninjau kembali atau memodifikasi mereka. Dokumentasi. Proses harus didokumentasikan. g. Informasi dan Komunikasi Meskipun relatif mudah untuk menggambarkan bagaimana informasi harus dikomunikasikan
dari satu komponen COSO ERM ke yang lain dalam diagram alir sederhana, melakukannya merupakan proses yang jauh lebih kompleks dalam praktek. Dasar proses dalam banyak perusahaan terdiri dari web kompleks sistem informasi operasional dan keuangan yang sering tidak terkait dengan baik. Hubungan ini menjadi lebih kompleks untuk proses ERM banyak, mengingat bahwa banyak aplikasi enterprise dasar tidak langsung meminjamkan diri untuk identifikasi risiko, penilaian, dan proses risikorespon-tipe. h. Pemantauan The COSO ERM Framework Aplikasi dokumen menunjukkan bahwa pemantauan dapat meliputi jenis kegiatan: o Pelaksanaan mekanisme pelaporan manajemen yang berkelanjutan seperti uang tunai posisi, unit penjualan, dan data keuangan kunci. o Periodik terkait risiko proses pelaporan peringatan akan memantau aspek-aspek kunci dari didirikan risiko kriteria, termasuk tingkat kesalahan dapat diterima atau item diselenggarakan di ketegangan. o Lancar dan status pelaporan berkala temuan terkait risiko dan rekomendasi dari laporan audit internal dan eksternal, termasuk status ERM terkait SOx mengidentifikasi kesenjangan. o Perbarui informasi terkait risiko dari sumber seperti peraturan pemerintah-revisi, tren industri, dan berita ekonomi secara umum. DIMENSI LAIN ERM COSO:RISIKO OBJEK PERUSAHAAN a. Tujuan Operasional Manajemen Risiko Setelah tiga dimensi kerangka ERM, komponen operasi, digunakan untuk mengidentifikasi risiko atas setiap unit usaha. Identifikasi ini membutuhkan
informasi yang rinci, kemudian
dikumpulkan dan dianalisis, khususnya untuk sebuah perusahaan besar yang mencakup beberapa wilayah geografis, lini produk, atau bisnis proses. Review audit internal atau survei yang langsung dipengaruhi oleh risiko tersebut dapat membantu untuk mengumpulkan informasi latar belakang lebih rinci tentang potensi risiko operasional. b. Tujuan Pelaporan Manajemen Risiko
40
Tujuan pelaporan risiko ini meliputi keandalan laporan suatu perusahaan dari internalnya dan eksternal baik itu dari keuangan perusahaan dan data non keuangan. Pelaporan yang akurat sangat penting untuk suatu keberhasilan perusahaan dalam banyak dimensi. c. Risiko Kepatuhan Tujuan Hukum dan Peraturan Setiap jenis perusahaan harus sesuai dengan berbagai hukum dan pemerintah yang dikenakan atas standar industri atau peraturan. Sementara risiko kepatuhan dapat dipantau dan diakui, risiko hukum kadang-kadang tidak terduga. Hasilnya adalah litigasi diarahkan terhadap perusahaan yang pernah memproduksi produk yang mengandung asbes tertentu, panggilan ganti rugi berdasarkan risiko manusia yang potensial di masa mendatang. COSO ERM merekomendasikan bahwa risiko terkait kepatuhan dipertimbangkan untuk masing-masing komponen kerangka risiko, baik dalam konteks lingkungan internal pemerintah, pengaturan tujuan, atau pemantauan risiko, serta di seluruh perusahaan. RISIKO AUDIT DAN PROSES ERM COSO Sebuah perusahaan dapat meningkatkan proses secara keseluruhan sama halnya Sox pengendalian internal melalui implementasi yang efektif dan efisien COSO ERM. Dengan berfokus pada kerangka COSO ERM serta manajemen risiko umum baik praktek, audit internal dapat membantu perusahaan dengan perencanaan dan melakukan review proses manajemen risiko perusahaan. Untuk meninjau praktek COSO ERM dan implementasi prosedur, auditor internal, baik sebagai peninjau audit internal kontrol atau konsultan manajemen, perlu mengembangkan pengertian pengendalian COSO ERM dan proses. Selain itu, setiap kajian internal audit proses ERM perusahaan harus dikembangkan melalui perencanaan internal audit berbasis risiko yang akan dibahas lebih lanjut di materi selanjutnya. Internal Audit harus meninjau sisi perusahaan ERM proses menggunakan beberapa alat ini: Proses flowchart Sebagai bagian dari setiap proses ERM yang diidentifikasi, diagram alur proses dapat berguna dalam menggambarkan bagaimana manajemen risiko beroperasi dalam perusahaan. Ini dibutuhkan untuk melihat dokumentasi yang disiapkan untuk risiko terkait proses, menentukan kondisi saat ini, dan menggambarkan semua kecukupan semua tingkatan proses risiko perusahaan. Tinjauan bahan dan pengendalian risiko. Sebuah proses ERM menghasilkan dalam volume besar bahan pedoman, terdokumentasi, format laporan, dan sejenisnya. Proses ERM berharga untuk risiko dan pengendalian bahan audit internal Pembandingan. Meskipun sering disalahgunakan istilah, benchmarking adalah proses untuk melihat fungsi dalam lingkungan lain untuk menilai operasi mereka dan untuk mengembangkan pendekatan berdasarkan praktek-praktek.
41
Kuesioner. Kuesioner adalah metode yang baik untuk mengumpulkan informasi pada efektivitas ERM dari berbagai macam orang. Mereka dapat dikirimkan disetujui stakeholder. Ini merupakan teknik audit internal yang baik.
42
Chapter 7 Performing Effective Internal Audits (Menampilkan internal audit yang efektif) Diasumsikan bahwa fungsi internal audit yang efektif dimulai dengan sebuah charter audit yang disetujui seperti halnya dengan persetujuan komite audit untuk sebuah rencana tahunan aktivitas internal audit perusahaan. Pada bab ini, akan menjelaskan langkah langkah yang penting untuk melaksanakan review audit internal atas pengendalian internal. Secara virtual, seluruh audit internal dimulai dengan menetapkan charter audit internal yang telah disetujui, penegasan kembali tujuan awal audit, pengembangan rencana audit individual secara terperinci. Kemudian, program audit internal beserta review awal dan dokumentasi atas pengendalian internal, pengujian untuk menentukan apakah telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan, laporan hasil audit secara berkelanjutan. Seluruhnya dijelaskan berdasarkan inti dari ketentuan CBOK. Seorang auditor internal yang efektif bertindak sebagai perangkat garis depan dari mata dan telinga untuk komite audit dan manajer senior, dan harus melakukan lebih dari sekedar review kewajiban perusahaan dengan dokumentasi yang dipublikasi dan prosedur. 7.1 Mengorganisir dan Merencanakan Internal Audit Sebelum fungsi internal audit dapat menjalankan audit apapun, dibutuhkan beberapa building blocks sebagai tempat untuk menyeimbangkan sebuah fungsi internal audit yang efektif. Pondasi building blocks internal audit ini antara lain: a. Sebuah rencana efektif dari organisasi dan sebuah piagam untuk melaksanakan aktivitas audit internal. b. Sebuah rencana audit tahunan atau jangka panjang c. Standar dan pendekatan efektif untuk menampilkan semua internal audit. Audit internal akan lebih efektif jika semua anggota dari staff audit ikut konsisten, prosedur yang professional dalam menampilkan review mereka. Mereka akan menjadi sumber daya perusahaan yang kuat pada pandangan manajer, yang selalu mengharapkan konsistensi, pendekatan yang berkualitas dari sumber daya audit internal. 7.2 Aktivitas audit internal yang berkenaan dengan persiapan Masing-masing proyek audit internal harus berhati-hati merencanakan sebelum memulainya. Audit harus dimulai sebagai sebuah elemen yang terskedul pada perencanaan tahunan audit internal dan proses memperkirakan resiko, berdasarkan permintaan special komite audit atau manajemen, atau sebagai respon pada kejadian yang tidak direncanakan, seperti penemuan kecurangan, peraturan baru, atau kejadian ekonomi yang tidak terduga. Setelah internal audit mengembangkan rencana untuk bekerja untuk tahun mendatang, perencanaan dan penjadwalan audit internal individu dering menjadi tantangan. Di samping rencana yang well-thought-
43
out, kejadian yang tidak terjadwal, permintaan dari manajer, atau situasi seperti hasil yang tidak menguntungkan dari audit lain mungkin akan menyebabkan perubahan pada sebuah rencana jangka panjang audit internal. Meskipun sering ada tekanan untuk memulai contohnya audit special secara tiba-tiba, sebuah audit yang terencana dengan baik akan hampir selalu menyajikan hasil audit yang lebih baik. Sebagai tambahan, audit internal dapat memperoleh penghematan yang signifikan pada waktu dan usaha dengan perencanaan lanjutan yang cukup dan pekerjaan yang berkenaan dengan persiapan. a. Menentukan tujuan audit baik yang menyeluruh maupun individual Audit internal harus secara umum menetapkan rencana-rencana untuk aktivitas audit internal yang secara khas menutupi periode fiscal tahunan. b. Menjadwal audit dan memperkirakan waktu (tahunan/triwulan/bulanan;person;scope;object) yang paling penting adalah jumlah staf setiap penugasan harus dibuat scheduling yang lebih rinci c. Survey awal: mereview kertas kerja sebelumnya, mereview laporan audit sebelumnya, entitas organisasi, materi audit lainnya yg berhubungan. 7.3 Memulai Audit Internal Dimulai dengan membuat surat perikatan, surat ini harus memperingatkan manajer audit dari : 1. Adressee, komunikasi harus dialamatkan kepada manajer secara langsung bertanggung jawab 2. 3. 4. 5.
kapada unit yg di audit. Tujuan dan scope dari audit Tanggal mulai yg diharapkan dan lama waktu audit yang direncanakan Tanggung jawab perorangan untuk melakukan review Persiapan kebutuhan lanjutan, seperti akses jaringan telekomunikasi, akses untuk kunci sistem
IT atau database. 6. Salinan surat perikatan 7. Laporan operasi lainnya a) Survey lapangan untuk internal audit, merupakan hal yg sangt kritikal/penting dalam penetapan arah, detail scope, dan hasil audit. Survey lapangan mengijinkan auditor untuk, 1. Menyesuaikan dirinya dengan proses local utama di tempat dan 2. Evaluasi struktur pengendalian dan level dari resiko pengendalian pada proses yang bervariasi dan sistem yang termasuk dengan audit. Informasi yang harus ditemukan selama survey lapangan: 1. 2. 3. 4. 5.
Struktur organisasi termasuk nama-nama dari orang-orang penting adalah benar Manual and directives Laporan (reports) yang terkait misalnya penganggaran, operasi, studi biaya,dll Observasi perorangan Diskusi dengan orang-orang penting untuk mengetahui area-area yg bermasalah, hasil
sebenarnya dari operasi perusahaan, dan perubhan rencana atau reorganisasi. b) Dokumentasi hasil survey lapangan internal audit pada kertas kerja audit. (bisa berupa flowchart) c) Kesimpulan survey lapangan auditor Tujuan utama dari suvei lapangan adalah untuk menyocokkan asumsi yang dibuat dari perencanaan audit sebelumnya, yang bertujuan untuk mengembangkan pemahaman pada sistem kunci dan 44
proses. dengan survey awal, auditor diharapkan menyesuaikan scope dan tujuan audit yang direncanakan dengan keadaan sebenarnya. 7.4 Mengembangkan dan menyiapkan audit program Untuk mencapai konsistensi audit, auditor internal harus menggunakan audit program untuk melakukan prosedur audit dengan konsisten dan cara yang efektif untuk tipe audit yang sama. Istilah program mengarah pada seperangkat prosedur audit hamper mirip dengan program komputer, instruksi yang dijalankan sama dengan instruksi program setiap proses dijalankan. a. Format audit program dan persiapannya Audit program adalah sebuah prosedur yang menjelaskan langkah demi langkah yang harus dilakukan oleh internal audit ketika sedang melakukan kerja lapangan. Program ini harus diselesaikan setelah survey lapangan dan survey sebelumnya selesai dilakukan dan sebelum memulai audit yang sebenarnya. Hal yang paling penting dari program itu adalh program itu harus mengidentifikasi aspek area yang harus diperikasi kedepannya dan area yang sensitive yang membutuhkan penekanan audit. Tujuan penting lainnya dari audit program adalah sebagai peralatan pemandu baik untuk onternal auditor yang kurang atau yang mempunyai pengalaman lebih. b. Tipe-tipe dari bukti audit Bukti audit meliputi semua audito internal review atau pengamatan. Auditor internal harus mengumpulkan bukti audit untuk mendukung evaluasi auditor- internal audit standart yang disebut bukti audit yang cukup, competent,relevant, dan berguna-. Liat exhibit 7-8 7.5 Melakukan Audit Internal a. Prosedur awal fieldwork internal audit Auditor dan anggota tim audit harus memulai audit dengan rapat bersama anggota yang tepat dari manajemen perusahaan yang diaudit untuk menentukan kerangka perencanaan awal audit, termasuk area yang harus diaudit, laporan khusus atau dokumen yang dibutuhkan, dan orang2 yg akan diwawancarai. Auditor harus meminta semua pihak organisasi yang terpengaruh untuk member mereka jadwal sementara kinerja audit yang direncanakan. Auditor yang sedang bekerja harus bertemu dengan manajemen perusahaan untuk mendiskusikan berbagai masalah dan mencari pemecahannya. Bila ada komponen kunci dalam audit yang telah direncanakan meleset, manajemen audit harus mengembangkan strategi peninjauan kembali untuk menyelesaikan masalah termasuk, yang meliputi: Meninjau kembali prosedur audit untuk melaksanakan pengujian tambahan dalam area yang berbeda Menyelesaikan audit tanpa menggunakan data yang hilang tersebut. Menyelesaikan bagian audit yang lain dan menjadwalkan kunjungan selanjutnya untuk melaksanakan pengujian. b. Teknik bantuan audit fieldwork
45
Manajemen audit unternal harus mengkomunikasikan semua masalah teknik audit kepada para stafnya yang harus dipahami oleh yang auditor yang sedang bekerja agar bisa dicari solusinya sesegera mungkin. c. Audit Management Fieldwork Monitoring Bila audit membutuhkan waktu yang lama atau membutuhkan sumber daya yang terlalu banyak, maka manajemen audit internal harus meriview progress audit secara berkala dan menyediakan pengarahan teknis melalui kunjungan dan komunikasi. Tujuannya untuk mereview progress kerja dan membantu menyelesaikan masalah yang ada d. Penemuan audit yang potensial, penemuan awal audit biasanya mempunyai elemen-elemen ini: 1. Identifikasi penemuan 2. Kondisi 3. Referensi kepada dokumen pekerjaan audit 4. Rekomendasi awal auditor 5. Hasil dari diskusi hasil temuan dengan manajer 6. merekomendasikan disposisi dari penemuan e. modifikasi audit program dan jadwal audit program memrupakan petunjuk keseluruhan pelaksanaan internal audit yang dikembangkan dari data survey awal dan dari file internal audit terdahulu. Kebutuhan modifikasi audit program sangat diperlukan sangat internal audit telah mengembangakan audit program umum untuk mereview unit yang hamper sama. Perubahan itu dibutuhkan dalam jadwal audit sebagai progress kerja dan fleksibilitas harus direncanakan untuk menghadapi persyaratan yang tidak terduga. f. Melaporkan temuan audit persiapan kepada manajer Penemuan audit potensial harus diriview oleh management unit selama pelaksanaan audit untuk menentukan apakah mereka memang fakta dan berpengaruh signifikan. 7.6 Membungkus perikatan bidang Internal Audit Internal audit harus dikelola dengan cara yang sama seperti proyek lainnya yang membutuhkan waktu personal dan sumber daya lain serta emmberi hasil yang dapat dikomunikasikan. Sumber daya personal dan biayanya harus direncankan dan dianggarkan pada tingkat yang terinci. Perluasan waktu atas audit harus ditinjau lebih lanjut manajemen audit internal untuk menyediakan overview dari audit yang telah direncanakan atau yang masih berjalan. Periode selama 3 bulan seringkali merupakan waktu yang tepat untuk aktivitas yang direncanakan. 7.7 Melakukan Internal Audit Individual Seorang auditor internal harus melaksanakan kinerja dan memiliki kemampuan untuk merencanakan dan melaksanakan audit internal individual. Proses audit internal : 1. Sebagai bagian dari perencanaan audit, melaksanakan analisis resiko untuk mengidentifikasi resiko pengendalian yang potensial 2. Berdasarkan hasil anlisis resiko dan kendala lain mengembangkan audit plan. 3. Menjadwal audit internal di awal dan mengalokasikan sumber daya
46
4. Mereview laporan audit terdahulu dan kertas kerja yang melingkupi audit area 5. Mengunjungi lokasi dan melaksanakan survey lapangan yang melingkupi area dari audit yang direncanakan. 6. Berdasarkan kertas kerja dan survey lapangan yang dibuat, menyiapkan audit program 7. Menyiapkan dan menyampaikan surat perikatan audit dan merencanakan untuk memulai audit internal 8. Memulai audit internal lapangan dan audit internal yang telah direncanakan. 9. Mendokumentasikan proses dan melaksakan prosedur audit yang telah direncankan 10. Mengembangkan audit point sheet yang melingkupi penemuan awal internal audit 11. Menyelesaikan dokumentasi audit dan mengiktisarkan penemuan audit yang potensial. 12. Menyelesaikan audit internal lapangan dan meriview temuan audit yang diusulkan dengan auditee. Nilai yang paling penting yang disediakan oleh proses audit internal kepada komite audit dan manajemen merupakan laporan hasil pelaksanaan audit di lapangan secara rinci atau sebagai bagian dari operasi keseluruhan.
47
Chapter 8 STANDAR FOR THE PROFESIONAL PRACTICE OF INTERNAL AUDITING Setiap profesi pasti memiliki standar kinerja yang ditetapkan secara umum untuk menilai apakah pelakunya telah bekerja secara professional atau tidak, standar ini ditetapkan agar mereka memiliki acuan dan setiap pelakunya dapat mengerjakannya dengan seragam, mengacu pada standar standar yang telah ditetapkan. Internal auditor juga memiliki standar yang dijadikan acuan seperti IIA Standart. Standar ini berisi hal hal apa yang harus dilakukan oleh internal auditor dan harus menjalankannya dan menjadi sifat dasar bagi internal auditor. Internal Auditing Professional Practice Standards Internal auditor bekerja pada ruang lingkup yang luas serta bertugas untuk mengaudit beberapa kegiatan operasional dan laporan keuangan. Karena tugasnya yang beraneka ragam, Audit Komite dan Senior Manajemn brharap agar seorang internal audit menjalankan tugasnya dengan berperilaku secara kompeten dan konsisten. Oleh karena itu, IIA, sebagai organisasi Internal Audit membuat standar yang digunakan sebagai sifat dasar bagi seorang internal audit. IIA didesain sebagai :
Dasar pelatihan bagi sorang internal auditor Kerangka kerja dalam menjalani aktivirtas sebagai internal auditor Tolak ukur saat menjalankan aktivitas sebagai internal auditor Membantu mengembangkan proses dan operasional sebuuah organisasi
Background of the IIA Standards Standar ini ditentukan olh IIA’s professional standards committee berdasarkan atas kinerja professional beserta pendapat yang diterima dari anggota IIA dan anggota lainnya. Semua internal auditor saat ini, sebagai bagian dari IIA, harus mengikuti aturan standar profesi tersebut. Sangat disayangkan apabila internal auditor tidak memiliki piagan IIA. Internal auditor mungkin jugta bisa berasal dari profesi lainnya, seperti bank atau dari ebuah perusahaan yang meemberikan jasa internal auditor. Mungkin ada beberapa perbedaan standar profesi dari profesi-profesi lainnya. Mereka menggunakan istilah yang brbeda, tapi mereka tetap harus mmatuhi aturan standar profesi berdasarkan IIA. Disaat terjadi konflik, dan saat ada sebuah pertanyyaaan mengenai konflik tersebut dan yang bertanya adalah seorang internal audit, disinilah standar IIA menjadi sebuah pegangan untuk menyel;esaikan sebuah konflik. Standar IIA tertua (trbit tahun 2004) memuat beberapa hal detail yang bia dikatakan hampit tidak masuk akal. Ementara saat IIA memebuat beberapa aturan umum yang dibuat secara luas, tetapi standar IIA tertua justru trlalu spesifik. Standar IIA yang sekarang lebih spesifik dan realistis untuk 48
menutnun funsi dari seorang internal auditor sehingga bisa bertugas lebih efektif dan efisien. Ada perubahan dalam IIA standar 2004 yang telah direvisi bahwa memperbolehkan seorang IIA bertindak sebagai konsultan dan juga sebagai perannya yaitu sebagai auditor. Standar yang paling awal muncul, justru kembali pada prinsip dimana seorang internal audit dilarang menjadi seorang konsultan. Tapi larangan tersebut tidak dihiraukan beberapa tahun terakhir ini, dan telah direvisi di tahun 2004 serta telah diklarifikasikan. IIA’s Current Standards : What Has Changed Standar IIA diubah secara berkala brgantung dari bisnis dan tugas seorang internal auditor saat ini. Pada tahun 2007, karena ada kendala mengenai siapa yang mengawasi kinerja internal auditor, maka dibuatlah peraturan yang baru yang ditambahakan pada praturan keadaan eksternal 1312. Berbunyi : “peraturan mengenai keadaan eksternal harus diubah setidaknya 5 tahun sekali oleh independent review atau tim review dari luar organisasi. Potensial dibutuhkan untuk lebih banyak frekuensi kondisi ekternal juga kualifikasi dan kbbasan dari eksternal reviewer, termasuk bbrapa konflik yang berpotensial untuk terjadi, harus didiskusikan bersama dengan CAe (Chief Audit Executive) bersama dengan pmimpin atas lainnya. Diskusi tersebut juga harus didasarkan pada ukuran, kompleksitas dan bidang industry dari organisasi atau perusahaan terait.” Perubahan tersebut merupakan perubahan yang signifikan dalam standar internal auditor. IIA mempublikasikan apa yang disebut dengan peraturan pelatihan disemua standar termasuk perubahannya untuk melaksanakan review eksternal, 2 peraturan pelatihan berupa detail syarat bagi reviewer termasuk eksternal review tim harus terdiri dari individu yang kompeten dalam menjalaknkan tugas profesionalnya sebagai seorang internal auditor. Seluruh internal auditor harus wspada terhadap kualitas review dan para CAE haru memperhatikan internal auditornya agar mereka memenuhi syarat yang berlaku dan membuat susunan secara periodic. 2009 New Internal Audit Standards Standar ini resmi dirilis pada Jauari 2009. Perubahan signifikan yang ditinjau kembali dari semua standar dimana terdapat kata ‘seorang internal auditor harus’ diubah menjadi ‘seorang internal auditor wajib’. Dan peraturan trbaru tersebut sudah secara resmi diteteapkan. Perubahan IIA berupa perubahan dari ‘harus’ menjadi ‘wajib’ mugnkin merupakan salah satu perubahan yang paling signifikan dalam prakteknya bagi seorang internal audit sejak peraturan ini ditemukan oleh Victor Brin. Standar-standar tersebut merupakan kumpulan peraturan bagi semua aktivitas seorang internal auditor, baik sebagai IA maupun sebagai konsultan internal atau bagi yang mengatus semua fungsi internal audit.
49
Standar Perilaku Auditor Internal 1. Harus menunjukkan kejujuran, obyektifitas dan kesungguhan dalam melaksanakan tugas dan memenuhi tanggung jawab profesinya. 2. Harus menunjukkan loyalitas terhadap organisasinya atau terhadap pihak yang dilayani. Audit internal tidak boleh secara sadar terlibat dalam kegiatan yang menyimpang atau melanggar hokum. 3. Tidak boleeh secara sadar terlibat dalam tindakan atau kegiatan yang dapat mendiskreditkan profesi audit internal atau organisasinya. 4. Haarus menahan diri dari kegiatan yang dapat menimbulkan konflik dengan kepentingan organisasinya
atau
kegiatan
yang
dapat
menimbulkan
prasangka
yang
meragukan
kemampuannyauntuk dapat mlaksanakan tugas dan memenuhi tanggungjawab profesinya secara objektif. 5. Tidak boleh menerima sesuatu dalam bentuk apapun dari karyawan, klien, planggan ataupun mitra bisnisnya yang dapat iduga mmpengaruhi pertimbangan profesinya. 6. Hanya melakukan jasa yang dapat diselesaikan dengan menggunakan kompetesi professional yang dimilikinya. 7. Harus mengusahakan berbagai uoaya agar senantiasa meemenuhi standar profsi audit internal. 8. Auditor internal harus bersikap berhati-hati dan bijaknsaan dalam menggunakan infornasi yang diperoleh dalam melaksanakan tuganya. 9. Dalam melaporkan hasil pekerjaannya auditor internak harus mngungkap[kan smua fakta penting yang diketahuinya. 10. Harus senantiasa meningkatkan kompetensi serta efektivitas dan kualitas pelaksanaan tugasnya. Auditor internal wajib mengikuti pendidikan professional berkelanjutan. Standar Atribut Standar 1000 – Tujuan, Wewenang, dan Tanggung Jawab 1000 – Tujuan, Wewenang, dan Tanggung Jawab Tujuan, wewenang, dan tanggung jawab dari Aktivitas Audit Internal harus didefinisikan secara formal dalamPiagam Audit Internal, konsisten dengan Definisi Internal Audit, Kode Etik, dan Standar. Kepala Eksekutif Audit harus secara berkala meninjau Piagam Audit Internal dan menyampaikannya kepada manajemen senior dan Dewan untuk persetujuan. Standar 1100 – Independensi dan Objektivitas 1100 – Independensi dan Objektivitas Aktivitas Audit Internal harus independen, dan auditor internal harus bersikap objektif dalam melaksanakan pekerjaan mereka.
50
Standar 1110 – Independensi Organisasi 1110 – Independensi Organisasi Kepala Eksekutif Audit harus melapor ke suatu tingkat di dalam organisasi yang memungkinkan Aktivitas Audit Internal untuk memenuhi tanggung jawabnya. Kepala
Eksekutif Audit harus
mengonfirmasi kepada Dewan akan independensi organisasi dari Aktivitas Audit Internal sekurangkurangnya setiap tahun sekali. Standar 1120 – Objektivitas Individual 1120 – Objektivitas Individual Auditor internal harus memiliki sikap yang tidak memihak, tidak bias, dan menghindari konflik kepentingan. Standar 1130 – Gangguan terhadap Independensi atau Objektivitas 1130 – Gangguan terhadap Independensi atau Objektivitas Jika independensi atau objektivitas terganggu baik secara kenyataan ataupun secara penampilan, rincian gangguan harus diungkapkan kepada pihak-pihak yang tepat. Sifat dari pengungkapan akan tergantung pada gangguan tersebut. Standar 1200 – Keahlian dan Kecermatan Profesional 1200 – Keahlian dan Kecermatan Profesional Penugasan harus dilakukan dengan keahlian dan kecermatan profesional. 1210 – Keahlian Auditor internal harus memiliki pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi lain yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawabnya. Aktivitas Audit Internal secara kolektif harus memiliki atau mendapatkan pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi lain yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawabnya. Standar 1220 – Kecermatan Profesional 1220 – Kecermatan Profesional Auditor Internal harus menerapkan kecermatan dan keterampilan yang diharapkan dari seorang auditor yang cukup berhati-hati dan kompeten. Kecermatan profesional tidak berarti kesempurnaan.
51
Standar 1230 – Pengembangan Profesional Berkelanjutan 1230 – Pengembangan Profesional Berkelanjutan Auditor internal harus meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi lainnya melalui pengembangan profesional berkelanjutan. Standar 1300 – Program Pemastian Kualitas dan Peningkatan 1300 – Program Pemastian Kualitas dan Peningkatan Kepala Eksekutif Audit harus mengembangkan dan memelihara program pemastian kualitas dan peningkatan yang mencakup semua aspek dari Aktivitas Audit Internal. Standar 1310 – Persyaratan Program Pemastian Kualitas dan Peningkatan 1310
–
Persyaratan
Program
Pemastian
Kualitas
dan
Peningkatan
Program pemastian kualitas dan peningkatan harus mencakup penilaian internal dan eksternal. Standar 1320 – Pelaporan Program Pemastian Kualitas dan Peningkatan 1320 – Pelaporan Program Pemastian Kualitas dan Peningkatan Kepala Eksekutif Audit harus menyampaikan hasil program pemastian mutu dan peningkatan kepada manajemen senior dan Dewan. Standar 1321 – Penggunaan Frasa “sesuai dengan Standar Internasional untuk Praktik Profesional Audit Internal” 1321 – Penggunaan frasa “sesuai dengan Standar Internasional untuk Praktik Profesional Audit Internal” Kepala Eksekutif Audit diperbolehkan menyatakan bahwa Aktivitas Audit Internal sesuai dengan Standar Internasional untuk Praktik Profesional Audit Internal hanya jika hasil program pemastian kualitas dan peningkatan mendukung pernyataan ini. Standar 1322 – Pengungkapan Ketidaksesuaian 1322 – Pengungkapan Ketidaksesuaian Ketika ketidaksesuaian dengan Definisi Audit Internal, Kode Etik, atau Standar berpengaruh terhadap keseluruhan lingkup atau pelaksanaan aktivitas audit internal, Kepala Eksekutif Audit harus mengungkapkan ketidaksesuaian dan dampaknya kepada manajemen senior dan Dewan. Standar Kinerja
52
Standar Kinerja, yaitu Standar yang menjelaskan sifat dari kegiatan audit internal dan sebagai kriteria evaluasi kinerja. Butir-butirnya adalah sebagai berikut: 2000 – Mengelola Aktivitas Audit Internal 2010 – Perencanaan 2020 – Komunikasi dan Persetujuan 2030 – Manajemen Sumber Daya 2040 – Kebijakan dan Prosedur 2050 – Koordinasi 2060 – Pelaporan kepada Manajemen Senior dan Dewan 2100 – Sifat Kerja 2110 – Tata Kelola 2120 – Manajemen Risiko 2130 – Pengendalian 2200 – Perencanaan Penugasan 2201 – Pertimbangan Perencanaan 2210 – Tujuan Penugasan 2220 – Lingkup penugasan 2230 – Alokasi Sumber Daya Penugasan 2240- Program Kerja Penugasan 2300 – Pelaksanaan Penugasan 2310 – Mengidentifikasi Informasi 2320 – Analisis dan Evaluasi 2330 – Pendokumentasian Informasi 2340 – Supervisi Penugasan 2400 – Mengomunikasikan Hasil 2410 – Kriteria untuk Berkomunikasi 2420 – Kualitas Komunikasi 2421 – Kesalahan dan Kelalaian 2430 – Penggunaan Frasa “Dilaksanakan sesuai dengan Standar Internasional Praktik Profesional Audit Internal “ 2431 – Pengungkapan Ketidaksesuaian 2440 – Diseminasi Hasil 2500 – Memantau Kemajuan 2600 – Resolusi Penerimaan Manajemen Senior atas Risiko
53
Chapter 10 Audit Program and Establishing the Audit Universe Definisi Lingkup dan Tujuan Internal Audit Universe Audit universe adalah kumpulan dari semua area yang tersedia untuk di audit dalam suatu perusahaan. Beberapa contoh aktivitas yang bisa diaudit: Kebijakan, prosedur, dan praktik pada suatu tingkatan perusahaan, dan lokasi yang spesifik, seperti unit-unit internasional. Manufacturing, distribusi, atau unit-unit rantai persediaan. Sistem Informasi pada infrastruktur dan tingkatan aplikasi spesifik. Kontrak utama atau lini produk Fungsi-fungsi pembelian, akuntansi, keuangan, pemasaran, dan pengelolaan. Kita harus mendefinisikan entitas audit dengan suatu cara, dimana internal audit individual dapat menghemat biaya. Contohnya: Pada banyak instansi, hal ini mungkin paling efisien untuk menunjuk proses umum yang mencakup semua unit pada keseluruhan entitas audit, terutama jika kebijakan dan prosedur umum mencakup semua unit individual. Untuk rantai multirestoran dengan banyak unit kecil, boleh jadi akan menjadi terbaik untuk mendefinisikan setiap restoran kecil individual sebagai unit yang diaudit, dengan tidak ada perencanaan untuk menjadwalkan proses spesifik pada setiap restoran, dalam audit yang terpisah. Tim internal audit disini mereview semua operasi atau cara kerja pada restoran utama, bukannya proses umum, seperti prosedur pengendalian kas untuk semua unit restoran. Tim internal audit seharusnya juga mendefinisikan beberapa poin penting audit untuk memastikan konsistensinya dalam pelaksanaan audit dari semua audit internal potensial. Poin penting ini bertindak sebagai suatu garis besar umum untuk dokumen perencanaan audit dan program kerja audit, serta membantu menghasilkan laporan mengenai status pengendalian di dalam lingkungan pengendalian perusahaan. Empat jenis poin penting audit untuk seluruh keamanan informasi: Pengendalian akses IT Sistem konfigurasi keamanan Pemantauan dan tanggapan peristiwa Manajemen dan administrasi keamanan
54
Empat poin penting audit untuk elemen universe infrastruktur IT : 1. Struktur dan strategi 2. Metodologi dan prosedur 3. Pengukuran dan pelaporan 4. Perkakas dan teknologi Penilaian kapabilitas dan tujuan internal audit Auditor internal harus mengetahui segala sesuatu tentang jenis bisnis, transaksi, kemudian pengaruhnya terhadap keuangan. Internal audit harus realistis dalam mengembangkan daftar audit universe, yang pertimbangan utamanya adalah pengendalian risiko (prioritas berdasarkan tingkat risiko audit). Internal audit seharusnya menganalisis setiap calon potensial internal auditor dengan cara: Menetapkan sasaran pengendalian tingkat tinggi untuk setiap calon audit universe Menilai risiko tingkat tinggi untuk calon audit universe Mengkoordinasi aktivitas internal audit dengan audit lainnya dan menarik perhatian pemerintah Mengembangkan sasaran pengendalian tingkat tinggi untuk audit yang
ditunjuk oleh audit
universe Mengembangkan daftar pertanyaan pendahuluan mengenai penilaian pengendalian untuk setiap audit Audit Universe Time and Resources Limitations Walaupun dalam hal ini kita masih berhadapan pada suatu tingkatan sangat tinggi, langkah berikutnya adalah melihat sisa materi dalam pendahuluan audit universe, jika waktu dan sumberdaya tersedia untuk tinjauan ulang materi tersebut. Dalam beberapa situasi, mungkin ada terlalu banyak materi audit yang ditinggalkan dalam audit universe untuk mencukupi dalam periode waktu yang layak. Disamping itu, internal audit juga menetapkan jadwal di periode sekarang atau dalam tiga sampai lima tahun siklus, yang memerlukan ketrampilan internal audit khusus. Sumber daya internal audit perlu ada dalam suatu area karena keamanan jaringan TI digunakan untuk perencanaan, kesinambungan dan pengujian, dimana keterampilan internal audit atau sumber daya akan diperlukan. “Menjual” Audit Universe pada Komite Audit dan Manajemen CAE dan tim kunci internal auditor mungkin melakukan usaha besar-besaran untuk membangun dan mengurus internal audit universe, dan mungkin memohon bantuan dan saran dari senior manajemen dalam hal kontens dan asumsi-asumsi dari audit universe, tetapi komite audit adalah entitas yang bertanggungjawab untuk memeriksa dan menerima dokumen. Pada akhirnya komite audit bertanggungjawab jika ada pertanyaan mengenai mengapa internal audit tidak melihat beberapa area,
55
dan CAE seharusnya memberi laporan singat secara hati-hati pada komite audit dan menjelasakan kunci asumsi-asumsinya. Membuat Program Audit: Komponen Kunci Audit Universe Setelah auditor menentukan penekanan yang sesuai atas masing-masing dari 5 jenis pengujian (prosedur pengendalian intern, uji pengendalian, uji substansi, uji analisis, uji saldo), program audit khusus untuk masing-masing jenis tersebut harus dirancang. Prosedur audit ketika dikombinasikan akan membentuk program audit. Mungkin akan ada suatu kumpulan program sub audit untuk masing-masing siklus transaksi. a. Format program audit dan persiapannya Prgram audit adalah suatu prosedur yang mendeskripsikan mangenai langkah-langkah dan pengujian-penguijan yang akan dilakukan oleh auditor ketika melakukan lingkungan kerjanya. Program audit harus diselesaikan setelah melengkapi persiapan dan melakukan survey lapangan, dan sebelum memulai pelaksanaan lingkungan kerja audit. Program audit harus dibentuk sesuai beberapa kriteria, yang paling penting dalam program audit adalah auditor harus mengidentifikasi aspek-aspek daam area yang akan diperiksa lebih lanjut dan sensitive area yang akan meminta penekanan audit. Sehingga pengalaman auditor sangat penting. Ada beberapa jenis format program audit secara umum :
Satuan prosedur umum audit
Program dengan instrukrur terinci untuk auditor
Checklist atau daftar nama untuk implikasi pemeriksaan
b. Jenis bukti program audit Internal auditor harus mengumpulkan bukti audit yang didukung evaluasi, dimana standar bukti internal audit adalah mencakup empat kriteria yaitu sufficient (cukup), kompeten, relevan, dan berguna. Suatu program audit, yang dibentuk dengan baik, harus dapat menjadi petunjuk auditor dalam proses mengumpulka bukti audit. Internal auditor akan menemukan berbagai jenis bukti yang dapat berguna dalam pengembangan kesimpulan atau emuan audit. Audit Universe dan Pemeliharaan Program Dokumen universe audit adalah gambaran umum dari semua unit audit yang memperbolehkan pemeriksaan fungsi internal audit perusahaan. Hal ini adalah perencanaan yang menegaskan luas dan lingkup aktivitas internal audit. Untuk beberapa tingkatan, jika dipertanyakan setelah ditemukan kenyataan bahwa mengapa tim internal audit tidak pernah menjadwalkan pemeriksaan di beberapa area, internal audit dapat menjelaskan bahwa area tersebut tidak termasuk annual perencanaan internal audit, karena hal tersebut tidak pernah ditetapkan sebagai bagian deskripsi internal audit universe.
56
Universenya adalah peta big-picture yang mencakup teoritis internal audit dan perencanaan aktivitas internal audit yang terus menerus.
57
Chapter 12 INTERNAL AUDIT CHARTERS AND BUILDING THE INTERNAL AUDIT FUNCTION Piagam Internal Audit dan Membangun Fungsi Internal Audit
Menciptakan Fungsi Internal Audit Tidak ada cara yang optimal dalam menciptakan Fungsi Internal Audit, karena masing masing perusahaan memiliki tipe bisnis, masa geografis, struktur organisasi serta kebutuhan internal audit yang berbeda satu sama lain dan harus berdasarkan atas Internasional Standard for the Professional Practisce of Internal Auditing. Manajer puncak yang akan menjadi Chief Audit Executive ditantang untuk membangun fungsi internal audit baru dengan berbagai macam pilihan, sesuai dengan keseluruhan bisnis perusahaan, struktur logistic dan geografi, resiko pengendaliannya, dan keseluruhan budaya perusahaan Kebutuhan utama dari seorang pemimpin yang kuat untuk organisasi yang efektif, untuk internal audit pemimpinnya adalah Chief Audit Executive yang mengerti seluruh kebutuhan perusahaan dan resiko pengendalian yang potensial sebaik dengan kontribusi potensial yang dapat dilakukan internal audit perusahaan
Piagam Audit : Komite Audit dan Kewenangan Manajemen Audit charter (Piagam Audit) adalah dokumen formal, yang disetujui oleh komite audit, untuk menjelaskan misi, independensi, objektivitas, lingkup, tanggung jawab, kewenangan, akuntabilitas, dan standar internal audit perusahaan. Internal audit memiliki bebas kendali untuk mengetahui luasnya kisaran pencatatan dan megajukan pertanyaan pada tingkat apapun, beberapa proses dalam memberikan wewenang juga perlu suatu kewenangan. Fungsi internal harus melapor kapda komite audit atas dewan didalam struktur perusahaan. Komite audit inimemiliki kewenangan dalam hak dan tanggung jawab yang berhubungan dengan kewenangan formal suatu dokumen atau resolusi ( internal audit charter). Tidak ada kebutuhan pasti dalam kewenangan dokumen, namun piagam internal audit menguatkan internal audit dengan : Independensi dan objektivitas Lingkup atas tanggung jawab Kewenangan dan akuntabilitas Membangun Internal Audit Staff 58
Setiap fungsi internal audit memerlukan seseorang yang diberi tugas dan tanggung jawab internal audit, tersiri atas staf pendukung dan administrasi. Di dalam internal audit, terdapat bermacam-macam posisi untuk berbagai tingkat dan tipe internal audit sendir di dalam sebuah perusahaan. a) Tugas CAE Harus ada seseorang yang bertanggung jawab atas seluruh fungsi internal audit, penanggung jawab ini dulunya disebut dengan direktur namun sekarang telah berganti gelar menjadi CAE, kebanyakan dari senior manajemendalam perusahaan akan menjadi penanggung jawab terakhir atas keseluruhan fungsi audit. Operasi Perusahaan dan Isu Risiko. Sumber Daya Manusia dan Administrasi Internal Audit. Hubungan antara Komite Audit dan Manajemen,. Tata Pemerintahan Perusahaan, Akuntansi, dan Isu Regulasi. Tim Pembangunan Internal Audit dan Administrasi. Teknologi. Risiko yang berdasarkan Perencanaan Audit dan Proses yang Unggul. Kemampuan Bernegosiasi dan Hubungan Manajemen. Keyakinan Internal Audit dan Peran Konsultasi. Standar Praktik Profesional Internal Audit. b) Tanggung Jawab Manajemen Internal Audit Tingkat supervisor atau manajemen yang mengelola fungsi internal audit bergantung pada ukuran keseluruhan perusaahan yang nantinya menciptakan fungsi secara efektifdengan perencanaan tertutup, pemantauan serta pengawasan. CAE harus menjadi generalis internal audit dengan pengetahuan baik mengenai isu pengendalian internal perusahaan, sedangkan manajer dan pengawas internal audit adalah orang yang ahli dalam beberapa bidang seperti IT isu internal audit, financial. Biasanya auditor tersebut bersertifikat seperti CPA, CIA, atau CISA yang merupakan syarat untuk menduduki posisi tertentu dalam internal audit komite. Sertifikasi merupakan suatu ukuran yang menunjukkan kemampuan, karena
ketika CAE membangun
internal audit yang efektif perlu untuk mempertimbangkan kemampuan dan bakat calon calon yang akan menduduki posisi manajer internal yang lebih baik dari hanya sekedar inisial setelah namanya. Tanggung Jawab Pekerjaan 1) Melaksanakan audit bagian keuangan atau operasional atas departemen perencanaan audit tahunan. 2) Membantu direktur untuk mempersiapkan pembaharuan regular atas aktivitas internal audit untuk komite audit 3) Menyediaan saran dan nasihat system baru, inisiatif, dan layanan yang diberikan dibawah prespektif pengendalian internal
59
4) Membantu direktur untuk mengkoordinasi aktivitas keuangan internal audit, termasuk Sox 404 penilaian pengendalian internal, dengan registrai independen akunatan public. 5) Mengelola sumber daya keuangan fungsi internal audit secara efektif dan efisien 6) Mempekerjakan, Pelatihan, dan mengembangkan secara professional tim internal audit keuangan 7) Mengawasi kualitas pekerjaan yang dilaksanakan oleh tim internal audit keuangan dan memastikan pemenuhan terhadap standar yang berlaku Kompetensi Kunci Manajer Internal Audit Keuangan Pengetahuan mendalam atas prkatek internal audit dan prinsip yang tertera dalam standar
IIA Pengetahuan yang kuat atas prinsip akuntansi dan pemahaman atas laporan keuangan Pengetahuan yang terpadu dan pengalaman dengan peraturan dan kebutuhan yang
memperngaruhi proses internal audit serta profesi akuntansi Orientasi secara terinci dengan analitis dan kemampuan penyelesaian masalah yang kuat Kepemimpinan yang terpadu, manajemen dan kemampuan administasi Dewan-dasar kemampuan bisnis termasuk keuangan atau praktek operasional dan
prosedur dari prespektif operasi perusahaan. Interpersonal yang kuat, komunikasi, dan kemampuan presentasi
Kebutuhan Kemampuan Gelar sarajan muda atas ilmu pengetahuan dalam administrasi bisnis yang utama dalam akuntansi atau keuangan Memiliki pengalaman minimal tujuh tahun dalam internal audit atau akuntan public Harus bersetifikat Akuntan Publik (CPA) dan Bersertifikat Auditor Internal (CIA) c) Tanggung Jawab Staf Internal Audit Internal audit merupakan tempat yang baik untuk non ahli yang baru saja lulus. Perusahaan memiliki kebutuhan teknisi dan akan mempekerjakan teknisi baru yang bergelar sarjana muda atau membutuhkan orang dalam periklanan dan menambah calon dengan kemampuan periklanan maupun komunikasi yang tepat, namun tingkat awal calon staff internal audit dapat berasal dari tingkat area universitas Tanggung Jawab Pekerjaan Memiliki tanggung jawab dalam perencanaan, pengenbangan, pelaksanaan, pelaporan, dan mengikuti tugas internal audit secara spesifik sesuai yang diarahkan. Spesifikasi Tugas dan Tanggung Jawab Mempersiapkan atau merevisi program audit untuk mencapai tujuan, dan melaksanakan internal audit yang sesuai dengan program audit yang disetujui
60
Meriview dan menilai kebaikan pengendalian internal dan memastikan kecukupan pengendalian internal Menentukan rivew secara periodik dan pengujian untuk memastikan kesesuaian dengan prosedur dan regulasi yang ada, kemudian membuat rekomendasi untuk memperbaiki prosedur saat ini dan yang diusulkan. Mereview dan melaporkan kelemahan pengendalian internal yang memungkin terjadi dan pelanggaran praktek bisnis perusahaan, undang undang serta prosedur yang berlaku. Melaksanakan pekerjaan lain yang berhubungan dengan tugas internal audit Mengikuti pertemuan baik internal amupun eksternal untuk memperluas keahlian professional
dan
mempertahankan
prjanjian
professional
yang
mendukungfungsi
penugasan. Pengetahuan dan Kemampuan Pendidikan: Gelar Sarjana Muda atau setara dalam pengalaman dan pendidikan Kemampuan Interpersonal: suatu tingkat keyakinan dan diplomatic, kesopanan dan kebijaksanaan. Pekerjaan menciptakan hubungan personal yang luas dengan orang lain yang biasanya merupakan personal atau sifat sensitive serta dapat memotivasi atau mempengaruhi masing masing personal. Kemampuan lain Pengetahuan umum akuntansi dan prosedur audit serta kemampuan untuk nekerja secara independen Memiliki kemampuan bekerja dengan kertas kerja dan software pemrosesan kata data; yang dapat mengoperasikan laptop komputer dan peralatan kantor umum Dapat bekerja secara independen d) Sistem informasi Spesialis Audit Ahli tekhnologi informasi internal auditor memerlukan pelatihan dan kemampuan special. Tidak seluruh fungsi internal audit memerlukan sedikitnya satu ahli dalam staff internal audit dengan teknologi informasi yang kuat dan berhubungan dengan kemampuan pengendalian internal seperti, system keamanan, aplikasi pengendalian internal, dan system operasi komputer manajemen. Kemampuan yang dibutuhkan para ahli system informasi audit dalam internal audit bergantung pada jangka waktu teknis fungsi perusahaan. Perusahaan dengan aplikasi yang berbasis perencanaan sumberdaya perusahaan, diatur terkait dengan aplikasi yang terikat pada database kompleks yang memerlukan perangkat kemampuan ahli system audit informasi yang berdebeda dengan perusahaan yang memiliki sumberdaya teknologi informasi aplikasi berbasis web.
61
e) Spesialis Auditor Lainnya Posisi dalam internal audit sebenarnya hanya CAE sebagai posisi tertinggi, manajer internal audit pendukung, staf internal audit, dan ahli system informasi audit. Posisi ahli dalam internal audit dapat saja bertambah untuk mendukung tugas yang ada, bergantung pada ukuran perusahaan, dan sifat keseluruhan dari aktivitas internal audit. Sehingga akan muncul cabang lain dari internal audit yang disebut dengan kualitas audit, yang lebih berorientasi pada produksi dan mengikuti standar yang ada. Banyak kemungkinan perusahaan menambah anggota untuk mendukung tim internal audit untuk beberapa tugas pemantauan dan dokumentasi pengendalian internal organisasi; tim internal audit yang besar biasanya memerlukan staf untuk mendukung laptop komputer dan sumberdaya lain yang diperlukan. Pendekatan Organisasi Departemen Internal Audit Logistik dan biaya sering menjadi factor kunci karena tidak ada cara yang optimal dalam menciptakan Fungsi Internal Audit, karena perbedaan tipe bisnis, masa geografis, struktur organisasi serta kebutuhan internal audit. Biasanya perusahaan yang menggunakan operasi worldwide memerlukan internal audit untuk melakukan review dalam situs perusahaan tersebut yang dapat diselenggarakan secara desentralisasi dengan team local yang lebih dekat dengan operasi actual. Risiko yang dihadapi adalah kesulitan bagi CAE untuk mengatur kekompakan fungsi internal audit, dan internal audit local akan lebih memisahkan diri dengan bagian inti fungsi internal audit. Namun, internal audit local dapat mengamati operasi local perusahaan dan dapat berada dalam situs dengan cepat, tanpa penundaan akibat waktu perjalanan. Sedangkan apabila berdasarkan kantor pusat, auditor internal perusahaan induk, bertanggungjawab mendatangi situs mereka untuk melaksanakan audit. Pendekatan ini menghasilkan proses internal audit yang konsisten namun adanya kendala perjalanan dan biaya. a) Sentralisasi vs Desentralisasi Struktur Organisasi Internal Audit Sentralisasi
Sangat efisient untuk para idealis, namun bagi para sosialis hal tersebut tidak bekerja. COSO dan Sox menyarankan penggunaan sentralisasi pada level yang beragam. Merupakan suatu posisi yang kuat untuk mengirim pesan management untuk unit yang ada di lapangan
yang melakukan review. Tim audit yang terpisah memungkikan mereka tidak mengetahui kebijakan dan pengambilan
keputusan hal inilah yang menyebabkan lemahnya komunikasi dengan tim internal audit local. Menemukan dengan mudah untuk mempertahankan penyeragaman, standart perusahaan yang dapat diciptakan melalui kebijakan internal audit yang kuat dan prosedur tertentu melalui pesan, e-mail, conference call, dan alat lainnya. 62
Desentralisasi Anggota unit local sering memiliki pemahaman masalah dalam unit tersebut, daripada menyimpulkan situai permasalahan dan menyerahkannya ke level yang lebih tinggi untuk pengambilan keputusan, sehingga mereka sering kali menyelesaikan dengan cepat dan dan
dengan cara yang lebih pintar. Adanya penundaan apabila pengambilan keputusan dilakukan oleh level yang lebih tinggidapat sangat mengganggu. Anggota unit local sering kali lebih termotivasi untuk menyelesaikan masalah pada level dimana dia berada dalam suatu organisasi dan sering memiliki pilihan untuk
mengembangkan keputusan yang lebih tepat Memiliki kelemahan pada saat menjelaskan kebijakan pengambilan keputusan terpusat secara rasional atau terdapat kesalahan dalam ketepatan pengkomunikasian keputusan
b) Mengatur Fungsi Internal Audit Banyak cara untuk mengatur fungsi internal audit melalui satu dari empat cara yang antara lain yaitu i. Mengatur Internal Audit Berdasarkan Tipe Audit Departemen audit terbagi atas tiga tim ahli ; (1) Sistem Informasi atai teknologi informasi auditor; (2) audit ahli keuangan; (3) operasional auditor. Hal ini membuat proses audit lebih efektif karena mereka memiliki tanggung jawab berdasarkan keahlian dan pengalaman yang dimiliki. Beberapa masalah dan risiko pengendalian yang terkait dengan wilayah yang sering terjadi adalah penanganan yang sangat baik dengan menugaskan auditor internal yang memiliki keahlian special yang penting. ii. Parallel Internal Auidt untuk Keseluruhan Struktur Perusahaan Adanya alternative persekutuan dengan organisasi yang sejenis menjadi suatu struktur organisasi perusahaan. Tim internal audit secra individual dapat menugaskan komponen organisasi yang spesifik seperti divisi orperasional atau afiliasinya. Apabila unit organisas ini memiliki keahlian sejenis dalam bisnis dan wilayah geografi, internal audit memperoleh keuntungan dengan memiliki pemahaman isu pengendalian internal untuk tipe aktivitas operasional tertentu yang mendukung perusahaan memiliki keahlian yang spesifik. iii. Pendekatan Geografi untuk Organisasi Internal Audit Dengan pendekatan ini perusahaan local menugaskan untuk merancang tim internal auditnya lagi. Menggunakan pendekatan geografi ini secara otomatis, menimbulkan perluasan, pendekatan tipe audit atau struktur perusahaan ketika tipe operasi tertentu
63
terkonsentrasi pada wilayah geografi terpisah; biasanya terdapat keanekaragaman tugas audit dalam wilayah individu. Keuntungan dan kerugiannya hampi sama dengan dua pendekatan sebelumnya. Dalam suatu saldo, pendekatan ini sering kali tampak bagus dehingga banyak digunakan dalam praktik. Kantor audit terpisah jumlahnya tergantung pada lingkup operasi perusahaan. Perusahaan dengan keanekaragaman operasi internasional memiliki beberapa kantor internal audit internasional. iv. Penggunaan Staf Internal Audit Kantor Pusat Pendekatan ini didukung oleh CAE dan sebagian kecil staf
administrasi
pendukung, dengan berbagai ekspansi oleh fungsi internal audit pusat yang sanga bergantung pada pekerjaan yang didelegasikan kepada komponen tertentu dan tipe jasa audit internal dilaksanakan oleh unit pusat. Sehingga pelaporan seluruh audit direview dan disetujui oleh kantor pusat. Masalah yang terjadi adalah kebijakan dan prosedur internal audit umum, pengembangan, distribusi akhir, oleh fungsi internal audit kantor pusat. Perencanaan dan administrasi dilaksanakan di kantor pusat, sedangkan aktivitas lain, dilakukan CAE yang selalu membutuhkan tambahan asistem professional internal audit, dan dikembangkan oleh internal audit kantor pusat atau anggota perencanaan dan administrasi yang lain. v. Nonaudit dan Tugas Informal Staf Adanya audit keuangan atau operasional yang special atau memberikan konsultasi meskipun aktifitas tersebut terkadangng berupakan bagian dari aktivitas umum perusahaan yang tidak pernah ditemukan dalam internal audit. Aktivitas tersebut merupakan suatu proyek dengan durasi terbatas seperti penyelesaian pengendalian keseluruhaan inventory. Aktivitas inimenunda proses perencanaan audit dan menjadi penyabab masalah pengendalian perusahaan. CAE harus secara aktif
mendorong tipe
proyek ini secara periodek untuk memberikan pengalaman tambahan dan diharapkan dapat mendorong untuk posisi lain di dalam perusahaan.
Kebijakan dan Prosedur Internal Audit Setiap internal audit mengembangkan kebjiakan dan prosedur yang memerintah fungsinya sebagai petunjuk untuk seluruh staf audit dan sebagai pegangan untuk pengguna jasa audit. Internal audit prosedur bergantung ukran fungsi dan kesluruhan perusahaan dan harus mengandung beberapa element yaitu : Piagam audit dan kewenangan dokumen internal audit yang lain 64
Kode etik perusahaan yang didalamnya terkandung peraturan peraturan Prosedur dan aturan departemen internal audit yang lain Standr Internal Audit Internl audit harus mengikuti standard dalam mengisi kertas kerja, komunikasi terkaitm dan kebijakan retensi. Mereka harus memastikan bahwa kertas kerja telah dikelola dengan benar, diulis dengan jelas, dan telah mengalamatkan semua area dalam seluruh lingkup audit. Serta harus mengandung bukti yang mencukupi tatas tuga yang telah dilaksanakan dan mendukung kesimpulan yang didapatkan.
Pengembangan Profesional :Membangun Fungsi Internal Audit yang kuat Internal audit mrupakan fungsi internal dan yang merupakan bagian dari gaya operasi perusahaan dan ketaan terhadap peraturan. Eskipun merupakan bagian dari perusahaan namun tetap bersifat independen, unik, dan special. Besifat unik karena dengan adanya perkecualian dengan ketua eksekutif officer dan terkadang pemberian nasihat, dan merupankan unit yang hanya melaporkan secara langsung kepada komite audit. Internal audit akan slalu unik di setiap perusahaan dengan hak dan kewajiabbnya untuk menilai risiko, menjadwalkan review dan mengajukan permintaan atas perbaikan apabila diperlukan. Hal ini merupakan peran yang menunjukkan perhatian perofesional dan kehormatan dari seluruh anggota internal audit. Chapter 13 INTERNAL AUDIT KEY COMPETENCIES 13.1 Pentingnya Kunci Kompetensi Internal Audit Seorang auditor internal harus memiliki banyak keahlian untuk menjadi auditor internal yang sukses. Salah satu syaratnya yaitu harus mengenyam pendidikan selama empat tahun, sehingga dapat memberikan pemahaman tentang bagaimana mengobservasi area operasional dan menggambarkan hal tersebut dalam bentuk kata-kata maupun tulisan. Namun, yang lebih penting lagi dan mendasar, seorang auditor internal harus memiliki etika personal yang kuat dan memiliki komitmen kerja yang tinggi. Moeller merekomendasikan kompetensi utama yang harus dimiliki oleh seorang auditor internal, yaitu :
Interview skills : auditor internal mampu mewawancarai manajer unit atau karyawan pada tingkat produksi, memberikan pertanyaan yang layak, sehingga bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
Analytical skills : auditor internal harus harus memiliki kemampuan untuk melihat
65
kejadian-kejadian yang tidak berhubungan dengan data-data yang ada, sehingga dapat memberikan gambaran kepada auditor mengenai suatu hal yang dianggap tidak biasa dan material.
Testing and analysis skills : berhubungan dengan analytical skills, seorang auditor harus mampu mereview data-data kejadian atau populasi untuk menguji kinerja, sehingga dapat menentukan apakah sudah efektif atau belum.
Documentation skills : mampu mengambil hasil dari observasi audit, pengujian data dan dokumen, baik secara verbal maupun grafis, dalam menggambarkan lingkungan yang sudah diobservasi.
Recommending results and corrective actions : berdasarkan pendokumentasian, auditor harus mampu memberikan dan mengembangkan rekomendasi yang efektif sebagai tindakan korektif.
Communication skills : auditor internal harus mampu mengkomunikasikan hasil kerja audit sesuai dengan rekomendasinya kepada karyawan dan senior manajemen.
Negotiating skills : karena sering terjadi perbedaan pendapat antara penemuan dan rekomendasi, auditor harus mampu menegosiasikan hasil observasinya secara sukses.
Commitments to learning : auditor harus memiliki keinginan untuk belajar dan menjalani pendidikan berkelanjutan.
13.2 Kemampuan Interview Auditor Internal Wawancara merupakan langkah awal dalam proses audit internal. Fungsi dari perencanaan internal audit harus menampilkan review beberapa area, penilaian dari pengendalian internal, 66elati dari proses operasional termasuk mengidentifikasi tujuan audit, waktu, dan sumber daya yang digunakan untuk melakukan audit. Auditor harus 66elat pada persiapan wawancara. Berikut adalah tahapan interview : a) Setelah mengenal lingkungan, auditor membuat kerangka waktu dan tujuan dari perencanaan internal audit. b) Mengenalkan internal auditor yang akan melakukan reviewaktual sebaik yang diperkirakan oleh partisipan auditee. c) Jika ini adalah perencanaan audit pertama dari area ini atau jika terdapat perbedaan signifikan sejak review terakhir, mendaftar area operasi mana yang bisa direview. d) Jika ada internal audit terakhir sebelumnya di area ini, cek status yang ditemukan terakhir dan rekomendasinya sebaik perubahan sistem yang terjadi sebelumnya.
66
e) Kerangka perencanaan waktu tentang langkah audit review. f) Permintaan untuk audit material, termasuk akses yang benar untuk files dan sumber daya sistem TI, kata kunci temporer, akses ke file kunci, dan perpustakaan fisik, koneksi telekomunikasi, dan fasilitas lainnya. g) Untuk tambahan periode waktu review, jadwal status pertemuan secara 67elative. h) Jadwal tentative atas audit kepatuhan sebaik pertemuan wrap-up awal. i) Membuat pengaturan untuk ketersediaan sumber daya untuk menjawab pertanyaan atau masalah yang terjadi selama review berlangsung. j) Menjelaskan perkiraan proses internal audit, termasuk laporan perencanaan sementara, memperkirakan respons time untuk rekomendasi audit, dan mengantarkan laporan akhir. k) Melalui interview dan kepastian yang ada, memberikan waktu yang cukup untuk pertanyaan. l) Follow-up wawancara dengan detail ringkasan memo kerangka waktu potensial audit dan banyak permasalahan lain yang belum terjawab. 13. 3 Analytical Skills Mengadopsi definisi dari sumber web Wikipedia, analytical skills menunjuk pada kemampuan untuk visualize, kepandaian berbicara, dan mengatasi masalah kompleks dan konsepnya dan untuk membuat keputusan yang dibuat dengan memahami dasar dari informasi yanhg tersedia. Keahliannya mencakup kemampuan internal auditor ditunjukkan dalam memakai cara berpikir logika untuk pertemuan dan menganalisis informasi, mendesain dan menguji solusi untuk masalah, dan perumusan rencana. Tes untuk keahlian analytical, internal auditor secara kuat dapat mempertanyakan laporan produksi yang tidak konsisten , untuk menaruh rangkaian even dalam urutan yang tepat, atau untuk membaca laporan status proyek dan mengidentifikasi kesalahan potensial. Review analytical biasanya memerlukan internal auditor untuk mereview beberapa bukti audit material lalu menggunakan logika untuk mengambil bagian dari masalah dan datang dengan sebuah keputusan. Untuk menjadi analytical, internal auditor perlu untuk berpikir tentang segala factor yang meliputi dalam situasi lalu mengevaluasi plus dan minusnya dalam mengembangkan solusi yang dianjurkan. Keputusan internal audit harus dibuat secara konsisten, dan cara organisasi Internal auditor harus menggunakan pendekatan analytical untuk menggambarkan kegunaan dari well-documented, proses well-reasoned untuk sampai pada keputusan dalam aktivitas audit internal. 13. 4 Testing and Analysis Skills
67
Saat internal auditor harus mengembangkan keputusan awal menggunakan pendekatan analytical, tantangan berikutnya adalah mempunyai kemampuan untuk menguji, review, dan assess the materials. Contohnya, exhibit 13.2 menggambarkan alternative pendekatan pengujian audit. Tes pertama, physical observation, sering tidak berfikir dalam konteks pengujian. Tetapi jika pendekatan analytical, dengan menetapkan review dan menerima criteria, yang digunakan untuk pengorganisasian proses pengujian dasar-observasi, physical observation dapat dilihat sebagai proses pengujian valid yang baik. Syarat untuk kompetensi internal audit adalah analisis dari hasil test. Internal auditor memilih sampel
dan menyelenggarakan pengujian internal audit, lalu hasilnya dianalisis. Dalam
penyelenggaraan tiap sampel ditetapkan audit objektif, internal auditor harus mereview hasil dari kesalahan-kesalahan yang mungkin dideteksi dalam sampel untuk menentukan apakah itu sebenarnya kesalahan, jika tepat, sifat dan penyebab kesalahan.
13. 5 Internal Auditor Documentation Skills Auditor internal memiliki beberapa tantangan dalam mempersiapkan sebuah dokumentasi memadai yang mencakup seluruh pekerjaannya. Di dalam memenuhi kebutuhan tersebut seorang auditor internal butuh untuk mengembangkan suatu audit work documentation skills. Sebuah fungsi audit internal seharusnya terdiri dari beberapa standar praktek terbaik guna memenuhi kebutuhan pendokumentasian secara elektronik. Beberapa praktik audit internal terbaik yang seharusnya dilakukan ketika mengimplementasikan sebuah effective internal audit e-office ialah sebagai berikut:
Membuat standar hardware dan software Meskipun audit internal dilakukan di berbagai macam wilayah akan tetapi harus tetap menggunakan standar hardware dan software yang sama.
Menggunakan password berdasar peraturan keamanan dengan pembaharuan 68elativ Karena informasi yang diaudit bersifat 68elative68 maka perlu digunakan suatu password didalam melindungi seluruh sistem.
Membangun sebuah security awareness Seluruh anggota dalam tim audit seharusnya telah diinstruksikan pada suatu sumber dokumen audit yang 68elative68.
Backup, backup and backup
68
Suatu prosedur yang kuat harus memiliki 100% backup file harian dalam folder file audit internal.
Membuat prosedur pengendalian revisi file Berdasar penggunaan nama file konvensional atau sistem pengendalian software, konvensional seharusnya dibuat untuk mengidentifikasi seluruh dokumen dengan sebuah tanggal yang dibuat dan angka yang direvisi.
Membangun templates dan membuat style protocols Sekuruh memo, audit program, rencana audit, dan dokumen kunci lain dari audit internal seharusnya digunakan dengan format yang sama.
Membuat e-mail style rules Ada begitu banyaknya persyaratan dan kebutuhan untuk email messages, maka sebuah peraturan mengenai e-mail style perlu dibentuk.
Membuat e-mail attachment rules
Implementasi secara aktif dan memonitor antivirus dan firewall tools Software yang efektif harus sudah diinstall, diupdate secara berkala dan dimonitor.
Membatasi pengguna Seorang pengguna sumber e-office haruslah dibatasi (terutama apabila laptop sering dibawa pulang ke rumah)
Membuat kunci dan peraturan keamanan untuk mesin 69elative Seluruh mesin laptop auditor harus telah dikonfigurasi dengan kunci yang memadai.
Monitor compliance Seorang anggota dari tim audit internal harus secara 69elative mereview dan memonitor kepatuhan terhadap prosedur e-office auditor.
Selain itu terdapat suatu praktik terbaik dalam dokumentasi audit internal diantaranya:
Menulis naratif dan deskripsi
Mendeskripsikan seluruh pekerjaan dalam suatu narasi agar pihak luar dapat memahami ketika mereview dokumen audit
Dokumen konsep audit diobservasi tetapi tidak mendeskripsikan asumsi atau ide spekulatif.
69
Mengeneralisasi sistem dokumen yang berhubungan dengan menggunakan hyperlinks
Simplifikasi
Jaga agar dokumentasinya cukup simple tetapi tidak terlalu simple
Tulis dokumentasi terkecil dengan least overlap
Letakkan informasi pada tempat yang paling diapropriasi
Memperlihatkan informasi kunci pada publik dengan menyertakan summary dan brief description
Menggunakan whiteboard, corkboard, atau internal web site
Menjelaskan apa kepada dokumen
Dokumen dengan sebuah tujuan
Fokus pada kebutuhan pengguna 70elati
Menjelaskan kapan pada dokumen
Iterate, iterate, iterate. Melakukan suatu pendekatan evolusionary untuk memperoleh feedback pada material
Mencari jalan terbaik untuk mengkomunikasikan, menyetujui suatu transfer dukungan dokumentasi
Melindungi dokumen saat ini
Mengupdate dokumentasi secara 70elativ tetapi hanya ketika terjadi suatu kesalahan
General
Selalu dipastikan bahwa dokumentasi itu memenuhi persyaratan
Memberi kesempatan kepada para pengguna untuk menjustifikasi dokumentasi
Membangun suatu pengesahan agar suatu dokumentasi menjadi lebih kuat
Menyediakan persiapan latihan pendokumentasian pada seluruh anggota tim audit internal.
13.6 Rekomendasi Hasil dan Tindakan Koreksi Melaporkan hasil dari kerja audit nya dan mengembangkan rekomendasi yang kuat untuk tindakan koreksi. Auditor internal harus mempunyai kemampuan kunci untuk merangkum hasil dari kerja audit, untuk mendiskusikan apa yang salah, serta untuk mengembangkan rekomendasi dalam tindakan koreksi yang efektif. Setiap auditor internal seharusnya memfikirkan kerja audit mereka dalam hal: Tujuan audit, Apa yang ditemukan, Mengapa ditemukan kesalahan atau ketidakpatuhan, lalu Apa dapat mengkoreksi kesalahan tersebut, serta apa rekomendasi dari auditor internal untuk tindakan koreksi. Auditor internal pada semua level sebaiknya mengembangkan kompetensi berfikir tentang hal-
70
hal tersebut. Mengkaji ulang bukti dan membuat ketepatan rekomendasi audit dapat menjadi sulit jika audit menemukan pembatas yang kompleks atau area yang sangat tidak jelas. 13.7 Kemampuan Komunikasi Auditor Internal Auditor internal pada semua level sebaiknya mengembangkan kemampuan untuk berdiskusi dan mempresentasikan temuan audit dan rekomendasi audit internal yang terkait. Mereka juga harus mampu berkomunikasi dengan yang lainnya dalam perusahaan tentang kerja mereka secara tepat dan untuk membantu yang lainnya dalam memahami nilai dari auditor internal. 13.8 Kemampuan Bernegosiasi Auditor Internal Ketika berfokus pada rekomendasi yang dikembangkan di dalam laporan atau selama mereview bukti audit di lapangan, auditor internal akan mendiskusikan banyak area dimana manajemen dan yang lainnya tidak setuju dengan asumsi auditor internal dan penemuan-penemuan potensialnya. Internal auditor harus berkomunikasi dalam rangka negosiasi mengenai isu atau pendapat, baik itu berhadapan secara langsung, melalui telepon, ataupun tulisan. Berikut adalah beberapa elemen kunci dari proses negosiasi. Tahap I : Memulai Negosiasi – Penawaran Awal 1. Information Belajar sebanyak mungkin mengenai isu audit atau masalah yang didiskusikan 2. Leverage Evaluation Sebagai permulaan, evaluasi pemicu atau kekuatan 71elative negosiasi kita dan pemicu dari pihak lain. 3. Analysis Apa saja isu yang berkembang, hal ini penting ketika memulai review mengenai laporan audit yang bermasalah. 4. Rapport Bangun hubungan dengan auditee dan dengan pihak lawan. Audit internal harus menentukan terlebih dahulu apakah pihak lawan akan kooperatif ; apabila tidak, maka pertimbangkan untuk memperkerjakan manajemen senior sebagai mediator praktikal. 5. Goals and Expectations Tujuan berbeda dengan ekspektasi, apa yang menjadi ekspektasi dari internal audit ketika sesi ini selesai. 6. Type of Negotiation Bagaimana jenis negosiasinya, apakah kompetitif, kooperatif, atau tidak biasa, apakah berhadapan langsung, melalui fax, menggunakan mediator, atau dengan cara lain.
71
7. Budget Setiap negosiasi mengeluarkan biaya. Audit internal akan menghabiskan waktu staff dan manajemen untuk bertemu dan bernegosiasi, yang mungkin dapat digunakan untuk mengerjakan pekerjaan audit lainnya . 8. Plan Kembangkan rencana negosiasi sementara. Tahap II : Tahap Penawaran 1. Logistics Tentukan tempat, waktu, dan cara negosiasi. Hal ini penting apabila melibatkan beberapa unit atau lokasi di dalam prosesnya. 2. Opening Offers Penawaran terbaik apa yang kita punya, apakah akan memodifikasi rekomendasi atau tidak. 3. Subsequent Offers Bagaimana kita menyesuaikan rencana negosiasi untuk merespon pergerakan lawan yang tidak bisa diantisipasi. 4. Tactics Tentukan taktik yang akan kita gunakan, dan perkirakan taktik apa yang digunakan oleh lawan. 5. Concessions Tentukan konsesi apa yang akan dibuat, dan bagaimana membuatnya. 6. Resolution Temukan cara terbaik untuk menyelesaikan masalah. Temukan solusi yang dapat dirundingkan dan kreatif. Tahap III : Tahap Penutup 1. Logistics Tentukan cara dan waktu yang tepat untuk menutup pertemuan negosiasi. Apakah pada saat pertemuan tersebut atau nanti setelah auditor internal menyajikan revisi mereka. 2. Documentation Siapkan dokumen terperinci yang menggambarkan jalannya pertemuan, dengan penekanan pada perubahan rencana dan persetujuan kedua belah pihak. 3. Emotional Closure Dalam menutup pertemuan, penting untuk mengidentifikasi kepentingan dan perubahan dari tiap pihak. Apabila kita mengabaikan surat tersebut, maka persetujuan tersebut kemungkinan bukan yang terakhir. 4. Implementation
72
Meskipun audit internal setuju untuk membuat perubahan pada laporan audit mereka dan auditee setuju untuk merubah beberapa prakteknya, perjanjian negosiasi akan menjadi kurang berguna kecuali diimplementasikan dengan tepat. 13. 9 Komitmen untuk Belajar Auditor Internal Semua auditor internal harus menanamkan komitmen untuk belajar secara konstan dan berkelanjutan sebagai bentuk kompetensi yang paling utama. Contohnya, di tahun 2008, SEC mengkonversikan aturan-aturan akuntansi dari GAAP menjadi IFRS (international financial reporting standards). Walaupun auditor internal tidak perlu memahami secara mendalam atas perubahan aturan akuntansi ini, namun mereka harus mengetahui dampak-dampak yang mungkin terjadi atas perubahan tersebut. 13.10 Pentingnya Core Competencies Auditor Internal Kompetensi-kompetensi yang tersaji pada bab ini sangat penting bagi semua auditor internal. Ketika topiknya adalah kemampuan berkomunikasi yang bagus atau kemampuan untuk belajar pada daerah yang kurang dikuasai, hal tersbut bagus untuk dipraktekkan, keakraban yang kuat dan penggunaan kunci kompetensi audit internal yang didiskusikan disini merupakan elemen yang dibutuhkan bagi setiap CBOK auditor internal.
73
Chapter 16 DOCUMENTING RESULTS THROUGH PROCESS MODELING AND WORKPAPERS 16.1 Internal Audit Documents Requirement Dokumentasi internal audit mengacu pada laporan audit diterbitkan, rencana kegiatan, dan bahan lain yang mendukung laporan, lembar kerja audit, key meeting minute, alat audit dengan bantuan komputer dan teknik (CAATTs) bahan, dan data lain serta informasi untuk mendukung internal audit. Tentu saja, fungsi internal audit harus menetapkan dan mengikuti beberapa standar minimum retensi dokumentasi. SEC mengharuskan bahwa catatan disimpan untuk tujuh tahun setelah auditor menyimpulkan audit atau mereview laporan keuangan. Untuk internal audit, periode retensi catatan akan menjadi minimal tujuh tahun setelah laporan audit dikeluarkan. Sebuah fungsi internal audit harus mengatur untuk mempertahankan semua catatan penting dari internal audit untuk periode retensi tujuh tahun. Berikut adalah tiga aspek penting dokumentasi internal audit.
Proses pemodelan
Lembar kerja audit
Dokumen manajemen Internal auditor kadang memulai proses auditnya dari area baru dimana tidak adanya laporan audit sebelumnya atau belum pernah dilakukan audit pada bagian tersebut dan mungkin dokumentasi perusahaan yg minim tentang bagian tersebut. Internal auditor perlu mengamati operasi, laporan tinjauan dan prosedur, dan mengajukan pertanyaan untuk mengembangkan pemahaman dari proses baru. Dokumentasi yang dihasilkan penting untuk memahami lingkungan pengendalian internal dan untuk membuat rekomendasi-konsultasi yang bersangkutan pada saat yang tepat.
Proses pemodelan Proses pemodelan adalah cara yang membantu auditor internal menavigasi melalui kegiatan :
Dimana kita berada sekarang
Kemana kita harus pergi
Kita berasal darimana
Cara untuk ke tempat tujuan Proses pemodelan merupakan suatu bentuk peta untuk membantu auditor menavigasi melalui serangkaian kegiatan yang diamati. Namun, proses pemodelan yang baik adalah jalur yang menunjukkan bagaimana mendapatkan dari satu titik ke titik lain dengan jalan yang lebih
74
sederhana. Proses pemodelan merupakan alat penting auditor internal baik untuk review dari proses perusahaan yang ada dan untuk menyarankan daerah untuk perbaikan. Lembar kerja Lembar kerja adalah dokumen-dokumen yang menggambarkan kerja internal auditor dan menyediakan dasar dan pemahaman untuk internal audit. Lembar kerja internal audit juga dapat memiliki makna hukum. Lembar kerja internal audit adalah catatan pokok pekerjaan tampilan audit dan pada suatu saat mereka dapat memberikan bukti tentang apa yang terjadi atau tidak terjadi saat pengadutian berlangsung. Fungsi utama dari lembar kerja auditor meliputi: - Dasar perencanaan audit. Lembar kerja audit sebelumnya dari auditor dengan informasi latar belakang untuk melakukan review saat ini di daerah secara keseluruhan yang sama. - Rekaman audit yang dilakukan. Lembar kerja menjelaskan tampilan audit saat ini dan juga memberikan referensi ke sebuah program audit yang dibentuk. - Penggunaan audit. - Deskripsi situasi minat khusus. Seperti kebijakan dan prosedur, akurasi, efisiensi, kinerja personil, atau potensi penghematan biaya. - Dukungan untuk kesimpulan audit tertentu. Lembar kerja memberikan materi pembuktian yang cukup yang akan disertakan dalam laporan audit. - Referensi sumber. Lembar kerja dapat menjawab pertanyaan tambahan yang diajukan oleh manajemen maupun oleh auditor eksternal. - Staf penilaian kinerja staf selama audit secara langsung tercermin dalam atau ditunjukkan oleh lembar kerja. # Lembar kerja standar Lembar kerja dirancang terutama untuk mendukung internal audit individu dan dapat digunakan oleh anggota lain dari fungsi internal audit, termasuk pengelolaan dan jaminan kualitas. Lembar kerja harus mengikuti serangkaian standar yang konsisten dan dapat berdiri sendiri. Lembar kerja standar audit internal harus mencakup bidang-bidang: - Relevansi untuk tujuan audit - Penyingkatan detail # Lembar kerja dokumen organisasi Seperti halnya dalam sistem pengarsipan manual, bahan lembar kerja diklasifikasikan menurut jenis dasar mereka dan dikelompokkan bersama dalam sebuah file. Lembar kerja dapat dipisahkan ke dalam bidang audit yang luas:
75
File permanent
File administrasi
File prosedur audit
# Lembar kerja teknik persiapan Proses rinci mensyaratkan bahwa auditor internal mengikuti standar departemen audit secara keseluruhan untuk persiapan lembar kerja dan juga membuat lembar kerja mudah untuk diikuti dan dipahami. Bagian yang penting adalah untuk memastikan bahwa semua anggota staf audit internal memahami tujuan dan lembar kerja audit mereka. # Lembar kerja tinjauan proses Terdapat adanya peninjauan terhadap inisial reviewer dan tanggal pada setiap lembar lembar kerja. Beberapa fungsi internal audit menyiapkan memorandum atau checklist evaluasi lembar kerja untuk sifat dokumen dan tingkat tinjauan mereka. Proses review workpaper harus selalu dilakukan sebelum penerbitan laporan audit final. 3. Catatan Dokumen Manajemen Catatan dokumen manajemen merupakan cara untuk mempertahankan catatan organisasi dari waktu ke waktu. Hal ini dapat meliputi klasifikasi, penyimpanan, pengamanan, dan kehancuran (atau dalam beberapa kasus, pelestarian arsip) catatan. Catatan dokumen manajemen melibatkan: 1. Perencanaan kebutuhan informasi dari sebuah organisasi 2. Mengidentifikasi kebutuhan informasi rahasia 3. Membuat, menyetujui, dan menegakkan kebijakan dan praktek tentang catatan, termasuk organisasi mereka dan pengeluaran 4. Mengembangkan rencana penyimpanan catatan, yang mencakup jangka pendek dan jangka panjang catatan fisik dan informasi digital 5. Mengidentifikasi, mengelompokkan, dan menyimpan catatan 6. Koordinasi akses ke catatan internal dan di luar organisasi, menyeimbangkan persyaratan kerahasiaan bisnis, data pribadi, dan akses publik. 7. Pelaksana kebijakan retensi dari penjualan catatan yang tidak lagi diperlukan untuk alasan operasional, sesuai dengan kebijakan organisasi, persyaratan hukum, dan peraturan lain ini mungkin melibatkan penghapusan atau pelestarian arsip permanen. . 16.2 Process Modeling for Internal Auditors Model proses adalah suatu bentuk peta/bagan yang dapat membantu auditor internal untuk mengendalikan proses melalui serangkaian akivitas pengamatan. Dengan ini maka internal auditor bias
76
mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dengan lebih jelas dan detail. Berikut adalah langkahlangkah yang dilakukan oleh auditor internal : Understanding the Process Modeling Hierarchy Disini internal auditor harus memahami bagaimana satu proses dengan proses yang lain saling berhubungan. Beberapa proses kunci yang membantu internal auditor untuk berkomunikasi lebih baik kepada lainnya, Sistem Proses Aktivitas Pelanggan eksternal Pelanggan internal Describing and Documenting Key Process Deskripsi proses disiapkan oleh auditor internal,dimana harus menjadi bagian dari kertas kerja audit untuk ditinjau sebagai penjelasan dalam bagian selanjutnya. Tujuan mereka adalah untuk menggambarkan aliran input dan output antara kegiatan proses. Audit internal menggembangkan pendekatan 77elative77na konsisten untuk diagram aliran prosesnya. Dua pendekatan yang paling mudah digunakan dan dipahami adalah : 1. Input/output process flowcharts Pendekatan ini baik digunakan untuk objek yang berhubungan dengan objek fisik. Fokusnya adalah pada objek pasif yang sedang dikonsumsi, diproduksi atau diubah oleh aktivitas proses. 2. Work-flow description process flowcharts Pendekatan ini menekankan pada urutan kegiatan daripada aktivitas yang tidak bekerja. Process Modeling and the Internal Audit Model proses adalah alat yang penting bagi auditor internal yang digunakan baik untuk mengkaji proses perusahaan yang ada maupun untuk menyarankan bagian mana yang membutuhkan perbaikan. 16.3 Internal Audit Workpapers Workpaper merupakan bukti audit untuk mendeskripsikan hasil dari internal audit. Bukti audit yang didokumentasikan pada kertas kerja auditor, seharusnya cukup untuk mendukung asersi audit dan kesimpulannya. Fungsi utama dari kertas kerja auditor mencakup : 1. Dasar untuk merencanakan audit 2. Pencatatan dari kinerja audit 3. Penggunaan selama audit 4. Deskripsi situasi yang diperhatikan 5. Mendukung kesimpulan audit spesifik 6. Sumber referensi 77
7. Penilaian staf 8. Koordinasi audit a. Workpaper standard Internal auditor harus mencatat informasi relevan untuk mendukung kesimpulan dan hasil perikatan. Standard kinerja internal audit harus mencakup area-area seperti: a. Relevansi untuk audit objektif b. Penyingkatan (condensation) dari detail c. Kejelasan dari presentasi d. Kecermatan kertas kerja e. Tindakan dalam item terbuka f. Standard bentuknya, yang mencakup :
Preparation of headings
Enterprise
Neatness and legibility
Cross-indexing
b. Workpapers formats Exhibit 16.5 menunjukkan kertas kerja yang dipersiapkan secara manual dari audit operasional atas observasi persediaan fisik. c. Workpaper document organization Untuk kebanyakan internal audit, kertas kerja dapat dipisahkan dalam beberapa area audit: 1. File permanen Beberapa data mungkin mencakup :
Keseluruhan chart audit atas unit audit
Chart dari akun dan 78elativ dari kebijakan utama dan prosedur
Laporan keuangan mengenai entitas potensial yang berguna untuk data analitis
Salinan dari laporan audit terakhir, program audit yang digunakan
Informasi tentang audit unit
Informasi logistic untuk membantu auditor selanjutnya
2. File administrative Workpaper 78elative78nal78e files mungkin tidak dibutuhkan untuk audit kecil. 3. File prosedur audit
Listings of completed audit procedures
78
Completed questionnaries
Description of operations procedures
Review activities
Analysis and schedules pertaining to financial statements
Enterprise documents
Finding points sheet, supervisor notes, or draft of reports
Audit bulk files
d. Workpaper preparation techniques Dalam mempersiapkan workpapers, melibatkan drafting audit comment dan membuat skedul untuk mendeskripsikan kerja audit dan mendukung kesimpulannya. Aspek penting adalah meyakinkan atau memastikan bahwa semua member dari staff internal audit memahami tujuan dan kritikal dari audit workpapers. Mempersiapkan secara manual maupun menggunakan sistem computer-based, audit workpaper harus memiliki indexing dan standar notasi yang akan menjadikan review menjadi mudah dan 79elative79nal audit lainnya. (I) Workpaper indexing and cross-referencing Cross-references dan notasi membuat auditor atau reviewer mengambil referensi signifikan dan menelusuri kembali original citation-nya atau sumbernya. Index number pada workpaper, sama seperti volume dan nomor halaman dalam published book. (II) Tick Marks Tick marks merupakan form manual auditor atau notasi menggunakan pensil. Auditor dapat mengembangkan particular mark untuk mengindikasikan given value dalam skedul keuangan cross-foots ke other related values dan tick mark lain untuk mengindikasikan pada trial balance. (III)
References to external audit sources
Internal auditor kadang mencatat informasi yang diperoleh dari sumber luar. Penting untuk mencatat sumber seperti komentar langsung pada workpaper. Auditor butuh referensi hukum dan regulasi untuk mendukung kerja auditnya. (IV)
Workpaper Rough Notes
Saat interview, internal auditor membuat very rough notes, penulis personal form of shorthand readable only by the author. Auditor harus menulis atau memasukkan ulang rough notes ini ke komentar workpaper. Karena ada alasan untuk review lagi, original note sheets harus termasuk dalam workpaper, terletak di belakang workpaper manual binder atau di bagian file. e. Workpaper Review Processes
79
Bergantung pada ukuran staf audit dan kepentingan 80elative dari given audit, mungkin ada multiple review atas workpaper, satu melalui in-charge auditor, dan lainnya melalui senior member dari manajemen internal audit. Beberapa internal audit function menyiapkan memorandum atau workpaper review checklist untuk dokumen dan perluasan reviewnya. Poin dari review ini atau pertanyaan may simply highlight electrical errors, seperti missing cross-references. Pertanyaan ulang harus kembali diajukan, dan reviewer harus mengambil tanggung jawab untuk memastikan bahwa open questions telah diatasi. Proses review workpaper memastikan bahwa semua report findings memiliki dukungan melalui bukti audit sebagai dokumentasi dalam workpaper.
16.4 Internal Audit Records Management Kebutuhan yang penting untuk praktik manajemen dokumen untuk internal audit function dalam lingkungan hari ini dalam auditor laptops dan wireless network : Document standards & review processes Internal audit butuh membuat standar untuk software yang digunakan, laptop computer vonfiguration,dokumen umum dan template standards. Tujuannya agar semua menggunakan equipment yang sama dengan format dan standar. Proses formal dan aman harus diset dalam tiap
skedul
audit.
Pada kesimpulan audit, material workpaper dapat didownload ke system pusat server department audit. Backup, security, & continuity Untuk personal emails, internal auditor dapat menggunakan salah satu small portable services. Pengamanan yang dibuat dan pengendalian password harus diinstal, seperti jika system dicuri, kontennya tidak bisa dengan mudah diakses. Prosedurnya juga membuat file internal audit untuk di backed up dan didownload ke sistem server internal audit pada regular basis Hardware & software resource management Dengan relatively efficient dan lower – cost resources yang tersedia, tidak ada alas an kenapa internal audit function tidak punya system server terdedikasi untuk tujuan internal audit CAATT Repository Setiap usaha yang dibuat grup dan organize sumau CAATT – related materials dengan catatan workpaper internal audit Audit reports, risk management, & internal audit administration Internal audit butuh persiapan dan distribusi a alarge body of material, ternasuk laporan audit, risk management analysis, budgets, dan komunikasi dengan audit komite. Dokumen 7 tahun menggunakan rule should appaly ke catatan administrative internal audit, dan ditempatkan dalam folder aman dalam sisten server departemen audit.
80
16.5 Pentingnya Mendokumentasikan Internal Audit Dokumentasi yang cukup itu dibutuhkan untuk menampilkan keseluruhan proses internal audit. Chapter ini menekankan pada pentingnya kertas kerja audit untuk aktivitas internal audit sebaik proses untu k menampilkan deskripsi dari aktivitas perusahaan. Kemampuan untuk mempersiapkan deskriptif dan efektivias kertas kerja sebagai kunci dari internal CBOk yang diminta. Dalam hal ini semua auditor internal dari CA sampai staff audit, harus menyesuaikan diri dengan banyak peralatan TI yang disediakan untuk mendeskripsikan dan mendokumentasikan proses internal audit.
81
Chapter 17 PELAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL Sebuah laporan audit merupakan dokumen formal di mana internal auditor merangkum pekerjaannya dengan melaporkan observasi dan rekomendasi. Laporan audit merupakan produk akhir yang paling penting dari kegiatan audit internal bagi pengguna, baik di dalam dan di luar perusahaan. Laporan Audit memberikan bukti tentang karakter 82egular82tor82 kegiatan audit internal dan memungkinkan orang lain untuk mengevaluasi kontribusi ini. Laporan audit yang efektif, harus didukung oleh audit lapangan kualitas tinggi, seperti dibahas dalam Bab 9, tetapi audit lapangan yang sama dapat dibatalkan oleh laporan yang ditulis dengan buruk atau tidak siap. Penyusunan laporan yang jelas dan efektif harus menjadi perhatian utama bagi auditor internal di semua tingkatan, dari CAE untuk mengaudit anggota tim staf. Pelaporan audit internal yang bagus adalah lebih dari sekedar laporan persiapan dan penampilan. Laporan-laporan audit harus mencerminkan filosofi dasar dari pendekatan total audit internal suatu perusahaan, termasuk tujuan dasar dari review, mendukung strategi dan kebijakan utama, prosedur yang mencakup pekerjaan audit, dan kinerja 82egular82tor82 dari staf audit. Sementara laporan audit adalah sarana utama komunikasi, auditor internal akan kurang efektif jika komunikasi mereka dengan perusahaan terbatas hanya untuk laporan yang dipublikasikan. Komunikasi juga harus dilakukan melalui wawancara selama penelitian lapangan, menutup pertemuan ketika temuan audit yang pertama kali disajikan, pertemuan dengan manajemen senior dan komite audit untuk memberitahukan mereka tentang hasil audit, dan kontak lainnya di seluruh perusahaan. Semua anggota dari perusahaan audit internal harus memiliki komunikator efektif baik dalam kata-kata lisan dan tulisan. Bab ini membahas tujuan dan gaya penyajian laporan audit internal, termasuk berbagai format dan metode tersebut menyajikan hasil pekerjaan audit kepada manajemen dan lainnya di perusahaan. Laporan audit merupakan komponen utama komunikasi audit internal. 17.1
Tujuan Dan Jenis Laporan Audit Internal Laporan audit internal memiliki tujuan dasar untuk menggambarkan audit yang direncanakan
dan dijadwalkan dan menyampaikan hasil audit itu. Secara alamiah, laporan audit internal umumnya kritis dan cenderung untuk menekankan hal-hal seperti mengidentifikasi kelemahan pengendalian internal. Sementara itu tepat untuk melaporkan bahwa audit internal mereview beberapa daerah dan tidak menemukan masalah, jika departemen audit atau sejumlah individu secara konsisten tidak menemukan masalah dalam sebagian besar audit yang dijadwalkan, mungkin perlu meninjau
82
pendekatan penilaian risiko audit internal atau memeriksa kembali aktivitasnya. Apakah dokumen tertulis resmi diedarkan kepada manajemen tingkat senior dan dewan atau presentasi lisan informal di akhir audit lapangan, semua laporan internal audit harus selalu memiliki empat tujuan dasar dan komponen, yaitu: 1. Tujuan, waktu, dan ruang lingkup review Laporan audit harus mengikhtisarkan high-level objectives atas review, dimana review dilakukan, dan high-level scope audit internal 2. Deskripsi atas temuan Berdasarkan kondisi yang diamati dan ditemukan selama review, laporan audit harus menjelaskan hasil audit. Seringkali bagian ini adalah di mana laporan itu menjelaskan apa, jika ada yang salah dengan kondisi yang ditemukan, serta mengapa itu salah. Istilah yang salah di sini termasuk kelemahan pengendalian internal, pelanggaran prosedur perusahaan, atau salah satu dari berbagai kekhawatiran lainnya audit internal. 3. Saran untuk perbaikan Laporan audit harus mencakup rekomendasi, berdasarkan temuan, untuk memperbaiki kondisi dan penyebabnya. Tujuan dari saran ini laporan meliputi laporan tentang perbaikan kondisi diamati serta rekomendasi untuk meningkatkan operasi. 4. Dokumentasi atas perencanaan dan klarifikasi atas pandangan auditee Merupakan bagia dimana auditee dapat secara formal menanggapi temuan-temuan audit internal dan menyatakan rencana untuk tindakan perbaikan. Audit internal harus berusaha untuk membantu manajemen untuk melakukan pekerjaan yang lebih efektif, memahami bahwa untuk mengidentifikasi pengendalian internal dan merekomendasikan solusi yang berguna, maka dia harus bekerja sama secara penuh dan menjalin hubungan yang lebih erat dengan manajemen. 17.2
Menerbitkan Laporan Audit Meskipun laporan audit telah didiskusikan hampir sebagai satu konsep, mereka dapat
mengambil berbagai format yang berbeda dan gaya, mulai dari dokumen berbasis Web untuk laporan
83
hardcopy kertas. Dalam format apapun, sebuah laporan audit merupakan dokumen laporan resmi yang berisi kepentingan dan rekomendasi audit internal, berikut empat tujuan dibahas sebelumnya. Dalam beberapa tahun terakhir, manajemen kadang ditempatkan pembatasan atau kendala pada audit internal yang terbatas dari menyiapkan laporan audit yang efektif. Sebagai contoh, beberapa manajer senior, di masa lalu dan hari-hari dari dokumen kertas, mungkin telah menyatakan bahwa semua laporan audit harus satu halaman atau kurang dalam ukuran. Jenis permintaan kadang-kadang terjadi karena fungsi audit internal menuliskan pada halaman dan halaman temuan laporan audit yang mungkin tampak signifikan kepada auditor internal tetapi tidak kepada manajemen senior. Pentingnya pelaporan audit telah berubah setelah Sox. Dalam sidang kongres yang mengarah ke tindakan, kritik diarahkan pada komite audit yang kadang-kadang hanya menerima laporan diringkas tetapi tidak menerima tingkat detail mengenai temuan audit. Dengan Sox, anggota komite audit dan manajemen senior untuk menerima salinan lengkap dari semua laporan audit. Sementara itu adalah hak mereka untuk meminta laporan diringkas juga, mereka masih bertanggung jawab untuk menerima dan memahami semua temuan audit yang dilaporkan. Temuan kontrol internal harus jelas diuraikan dalam laporan audit internal. Bagian ini membahas laporan audit formal diterbitkan serta mekanisme alternatif untuk pelaporan audit internal. (a) Pendekatan untuk Menerbitkan Laporan Audit
Laporan audit merangkum review atas pengendalian internal yang mungkin disajikan secara berbeda dari laporan pengendalian kelangsungan bisnis atau salah satu prosedur investigasi kecurangan. Apapun subyek audit internal harus selalu memenuhi format umum, dimulai dengan halaman sampul, deskripsi atas pekerjaan yang dilakukan, serta temuan-temuan dan rekomendasi-rekomendasi audit internal. Laporan audit juga harus dimulai dengan halaman pendahuluan. Halaman pendahuluan harus mengandung elemen-elemen berikut:
Judul laporan dan tujuan review Laporan singkat, judul yang pasti memberitahukan pembaca apa yang terkandung dalam laporan audit dan juga berguna untuk berbagai laporan ringkas.
Melaporkan pihak yang dituju dan enerima 84egular Laporan audit harus selalu ditujukan kepada salah satu personal tingkat senior yang bertanggung jawab atas temuan laporan. Penerima 84egular termasuk manajer perusahaan, anggota manajemen senior, dan personil lain yang terkait, seperti rekan. Dalam audit eksternal
Ruang lingkup audit dan tanggal pekerjaan lapangan
84
Umumnya meliputi pernyataan tujuan audit yang merupakan informasi singkat atas ruang lingkup audit secara singkat dan tanggal perkiraan pekerjaan lapangan audit.
Lokasi yang dikunjungi dan waktu audit Halaman sampul laporan audit harus menyatakan secara jelas kapan pekerjaan lapangan audit dilaksanakan dan juga menyebutkan lokasi yang dikunjungi.
Prosedur audit yang dilaksanakan Informasi ini berguna jika audit internal telah
melaksanakan beberapa prosedur
pengujian khusus guna menentukan opini. Misalnya internal mungkin menyebutkna penggunaan sampling statistic.
Opini auditor berdasarkan hasil review Laporan audit internal harus selalu memberikan penilaian yang adil atas kecukupan pngendalian secara keseluruhan atau masalah lain dalam area yang diriview. Laporan audit internal seringkali mengikuti satu dari banyak pendekatan, antara lain
jenis perusahaan, gaya manajemen keseluruhan, dan ketrampilan staf audit internal. Audit internal ingin mengkomunikasikan apa yang dilakukan, ditemukan, dan yang harus diperbaiki. Elemen kunci dari laporan audit internal haruslah temuan audit dan rekomendasi. Pendekatan alternative untuk mengembangkan dan menerbitkan laporan audit meliputi:
Laporan audit dengan lingkup “ensiklopedi” Beberapa laporan audit internal berusaha untuk menyajikan informasi tentang area aktivitas yang diriview. Tujuannya untuk menyajikan sumber referensi yang dalam untuk pembaca laporan. Informasinya dapat berupa historical nature atau situasi sekarang, yang dapat meliputi praktik dan hasil operasional atau untuk memutuskan informasi keuangan.
Deskripsi prosedur audit yang dilaksanakan Laporan audit menyediakan banyak informasi tentang prosedur audit yang dilakukan. Langkah-langkah audit dideskripsikan dalam rincian, seperti ruang lingkup verifikasi dan pengujian. Kadang kala laporan audit menyatakan kembali hal-hal yang terkandung dalam standar audit dan amnual prosedur.
Penjelasan rinci tentang temua audit Laporan audit harus memberikan informasi yang cukup dan dibutuhkan tentang temuan audit dan membiarkan pembaca untuk memahami isu rinci yang terkait.
85
Highly summarized report Beberapa departemen audit internal menerbitkan laporan yang menyebutkan bahwa audit internal telah merEview beberapa area topic dan umumnya tidak menemukan pengecualian pengendalian.
Berfokus pada hal yang signifikan Format laporan audit yang umum, dan biasanya yang terbaik, merupakan laporan yang berfokus hanya pada hal-hal yang signifikan yang berhubungan secara potensial dan kelemahan pengendalian internal, kebijakan, pendekatan operasional, peggunaan sumber daya, kinerja karyawan, dan hasil yang dicapai atau mungkin untuk dicapai. Keuntungan berfokus pada hal-hal yang signifikan adalah manajer senior bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkannya tanpa melewati rincian yang berlebihan.
(b) Elemen dari temuan laporan audit
Auditor internal diarahkan kepada proyek yang mungkin menemukan exception atau kelemahan audit internal di beberapa area untuk direview. Exception yang direview seprti halnya observasi audit internal merupakan subjek temuan audit. Auditor akan menemukan jumlah dan variasi exeption yang besar di hampir keseluruhan review. Beberapa akan secara relative menjadi penting dan sedangkan beberapa akan menjadi tidak penting (minor). Namun, tidak terlalu penting menyantumkan hal minor didalam laporan yang nantinya diserahkan kepada komite audit dan senior manajemen melalui laporan audit formal kecuali hal tersebut merepresentasikan trend. Kemudian audit internal perlu mempertimbangkan item-item melalui temuan yang disimpulkan dan mencakup keseluruhan kondisi. Dalam menyimpulkan fieldwork audit internal harus meyakinkan dirinya sendiri bahwa informasi yang cukup untuk mengembangkan temuan audit, dan serta bagaimana tersebut disajikan telah dimiliki. Setelah itu perlunya diskusi informal dengan 86egul manajemen melalui presentasi formal laporan audit. Laporan audit disajikan dengan mengikuti format yang memungkinkan pembacanya untuk memahami isu audit dengan mudah. Apapun sifat atau temuan audit, pembacanya harus dapat menangkap temuan audit dan memutuskan dengan cepat apa yang salah dan apa yang perlu dibenarkan. Temuan audit yang tersusun dengan buruk membuat pembacanya mempertanyakan apakah masalah yang terjadi dan mengapa harus dipertimbangkan. Sedangkan laporan audit yang baik harus berisi :
Pernyataan Kondisi. Kalimat pertama dalam laporan temuan harus menyimpulkan hasil dari review audit internal atas area yang diperhatikan. Hal ini dapat memberikan 86
perbandingan mengenai apakah hal tersebut dan apakah yang seharusnya. Tujuannya adalah untuk member gambaran kepada perhatian pembacanya. Ex : “Peralatan produksi telah dijual pada bargain rate dan tidak mengikuti kebijakan disposisi
asset tetap” “WIP inventory divisi ABC tidak benar dinilai berdasarkan GAAP” Apakah yang ditemukan?. Temuan harus mendiskusikan antara prosedur dan hasil dari prosedur tersebut. Bergantung kompleksitasnya, temuan dapat disimpulkan melebihi satu kalimat atau dapat berupa diskusi ekstensif menjelaskan prosedur audit. Ex : “Berdasarkan sampel laporan beban employee yang diisi untuk kuarter ke empat 20XX, agen penyewaan mobil yang telah dipilih oleh perusahaan, tidak digunakan selama 65%
laporan beban direview”. Kriteria audit internal dalam menyajikan temuan. Temuan audit harus memiliki criteria, atau pernyataan mengenai apa yang seharusnya digunakan dalam memutuskan pernyataan kondisi. Dalam mengaudit efektifitas dari beberapa prosedur, mungkin tidak ada target atau pengukuran yang dipaparkan sebelumnya yang digunakan sebagai indikaator dan standard. Audit internal harus mempertimbangkan : o Criteria Of Extremes Kinerja yang jelas tidak memadai atau yang mudah terlihat, akan relative mudah untuk diukur. Namun, ketika kinerja bergerak mendekati rata-rata, akan menjadi sulit untuk diputuskan. Meskipun seringkali terlalu ekstrim atau mengacau, hal tersebut dapat menyebabkan audit internal menyatakan situasi yang diobservasi “hampr buruk seperti….” o Criteria Of Comparable Perbandingan dapat digunakan antara operasi atau aktivitas yang hampir sama. Namun, tidak bagus untuk menyatakan secara spesifik bahwa departemen A X% lebih buruk daripada departemen B, laporan tersebut sebaiknya membandingkan kondisi yang ditemukan berdasarkan rata-rata atau tipenya di dalam perusahaan. o Criteria Of Element Dalam beberapa kasus auditor internal menyatakan dengan tidak tepat criteria kinerja dengan jangka luas tertentu yang memungkinkan untuk mengevaluasi kondisi yang dilaporkan. Tipe criteria yang samar ini sebagai contoh menyatakan “seluruh manajer harus membuat keputusan yang baik”. Yang spesifik. o Criteria Of Expertise Dalam beberapa situasi, audit internal mungkin menemukan bahwa berguna untuk
mengandalkan ahli lain untuk mengevaluasi aktivitas. Efek temuan yang dilaporan. Audit internal harus selalu mempertimbangkan seberapa pentingnya, ktika menentukan apakah suatu item disertakan dalam laporan audit. Oleh karena itu audit internal harus menimbang materialitas – apabila temuan tidak signifikan, maka tidak 87egular87 temuan sama sekali. 87
Penyebab atau alasan penyimpangan audit. Mengapa penting bagi manajemen ketika membaca laporan audit?. Alasan adanya penyimpangan dari ketentuan, standar, atau
kebijakan harus dijelaskan dengan singkat dan sebaik mungkin. Rekomendasi audit internal. Laporan temuan audit harus berisi rekomendasi sebagai tindakan perbaikan yang tepat. Kesimpulan temuan audit seperti apa yang harus diselesaikan. Apabila beberapa fakta yang dilaprkan dalam temuan audit tidak benar, tidak masalah bagaimana dekatnya dengan kebenarannya, auditee sering kali menghadapi tantangan kredibilitas keseluruhat laporan audit. Setiap salah saji yang ada dapat membuat laporan audit dipertanyakan. Rekomendasi tersebut harus mempertimbangkan cost dan benefit atas berbagai alternative rekomendasi yang ada. Rekomendasi ini juga harus menjadi tindakan perbaikan yang tepat dan cepat.
(c) Pedoman Penyajian Laporan Audit yang Seimbang
Untuk mengembangkan keseimbangan, auditor internal harus mengurutkan secara menyeluruh data positive maupun negative yang bervariasi yang diperoleh. Untuk mengembangkan keseimbangan laporan audit lebih baik lagi yaitu : Menyediakan laporan audit dengan prespektif. Perspektif selalu digunakan ketika mendaftar efek moneter temuan seperti halnya nilai seluruh akun selama review. Kesalahan $1000 akan menjadi besar apabila merupakan bagian dari akun $100.000, namun akan menjadi
kecil apabila merupakan bagian dari akun $10 milyar. Laporan pencapaian auditee. Pencapaian auditee harus diungkapkan dalam ringkasan laporan ketika kesimpiulan audit mungkin mempengaruhi signifikansinya dan temuann
ketika rincian pengungkapan pencapaian diinginkan dan penting. Memperlihatkan rencana tindakan. Situasi dimana auditee telah mengambil, atau telah membuat rencana untuk mengambil, tindakan perbaikan sebelum melengkapi audit, sehingga laporan audit harus mengungkapkannya. Langkah lain yang diambil auditee dengan mencoba untuk memperbaiki kekurangan yang dilaporkan, mungkin tidak begitu
jelas namun demikian harus dipertimbangkan sebagai tindakan positif yang dilaporkan. Laporan keadaan mitigasi. Keadaan mitigasi secara umum terdiri dari factor yang berkaitan dengan masalah atau kondisi yang telah didiskusikan dalam laporan audit selama manajemen tidak memiliki atau memiliki pengendalian yang kecil. Semenjak factor ini mengurangi tanggung jawab manajemen atas suatu kondisi, maka harus dilaporkan sebagai
bagian dari penyebab. Tanggapan audit sebagai bagian dari laporan audit. Tanggapan audit atas temuan mengandung informasi yang menyediakan keseimbangan laporan audit. Apabila persetujuan
88
tidak dicapai atas temuan dan rekomendasi, auditee harus memberikan kesempatan untuk
menjelaskan dasar dari hal yang tidak terjadi. Meningkatkan kualitas laporan audit tonal. Kecuali yang layak, laporan audit harus menghindarkan kata-kata yang mendindikasikan bahwa auditee “gagal untuk mencapai”, “tidak menjalankan” atau “tidak sesuai”. Pernyataan negative seperti “ pengendalian yang tidak memadai pada pengendalian kas” dapat dirubah dengan menggunakan ide laporan audit positif dan konstruksi yang tepat seperti “pengendalian kas memerlukan perbaikan”.
(d) Format Alternatif Laporan Audit
Semakin berkembangnya teknologi, hasil audit dapat dilaporkan dalam format yang beragam. Format laporan audit yang familiar dan sering kali paling bagus untuk menyajikan pekerjaan audit adalah berbasis text. Beberapa 89egular89tor yang kurang formal dan lebih ringkas dimana audit internal dapat melaporkan hasil dari pekerjaannya antara lain : Laporan Lisan. Dalam beberapa situasi, audit internal mungkin ingin untuk melaporkan hasil dari pekerjaan dan rekomendasinya secara lisan. Gaya pelaporan ini harus berlangsung setidaknya secara interim, ketika tim audit internal yang bertugas melaporkan hasil dari pekerjaannya diakhir konferensi penutup fieldwork. Di kasus lain, laporan lisan mungkin merupakan hasil dari tindakan perbaikan yang diperlukan secara mendadak, dan presentasi
lisan akan menjadi pembuka laporan tertulis. Memo pelaporan informal atau interim. Dalam situasi dimana mungkin untuk menyarankan manajemen perkembangan signifikan selama audit, setidaknya sebelum laporan regular diterbitkan, audit internal mungkin saja perlu untuk menyiapkan laporan tertulis interim. Laporan ini mengenai masalah signifikan khusus yang memerlukan tindakan perbaikan
dengan segera, atau laporan tersebut bertipe laporan perkembangan. Laporan audt dengan tipe questionnaire. Tipe laporan ini, merupakan tingkasan ineterim yang berguna bagi laporan audit formal atau melayani sebagai lampiran untuk dokumen laporan formal. Format ini akan bekerja dengan baik apabila scope review audit sesuai dengan hal-hal procedural yang cukup spesifik, dan seringkali pada level operasi yang
cukup rendah. Laporan audit deskriptif regular. Dalam banyak tugas audit, pekerjaan tersebut harus diselesaikan dengan persiapan laporan audit deskriptif regular. Bentuk dan isinya akan
beragamantara tugas individual audit dan departemen audit internal. Ringkasan dan laporan temuan audit yang sugnifikan. Fungsi audit internal akan menerbitkan laporan yang meringkas keseluruhan laporan individual yang diterbitkanteuan signifikan, dan berbagai isinya, secara tahunan .
17.3
Siklus Pelaporan audit Internal
89
Informasi dan statistic area yang akan diaudit dapat diperoleh selama survey dan akan disertakan dalam kertas kerja. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa informasi yang dibutuhkan telah diperoleh di awal audit, dan hail ini akan mencegah adanya penundaan dalam proses penulisan laporan final. Tujuan dan scope dari review, ditentukan ketika memulai audit. Ketika temuan audit akan dikembangkan dan diselesaikan, mereka dapat dimasukan pada laporan yang tepat, bersama dengan komentar pendahuluan auditee. Proses pelaporan audit akan dimulai dengan mengidentifikasi temuan, draft laporan untuk mendiskusikan temuan tersebut dan rekomendasi yang berkaitan, mendiskusikan isu audit yang telah diidentifikasi dengan manajemen beserta penyajian presentasi draft laporan, penyelesaian tanggapan manajemen atas yemuan audit, dan publikasi laporan audit formal yang mencakup seluruh area yang direview. a) Draft laporan audit Auditor internal harus mempersiapkan draft laporan usulan temuannya dan rekomendasi beserta dengan tanggapan manajemen. Draft tersebut kemudian akan dikirimkan kepada manajer yang bertanggung jawab langsung atas area yang diaudit. Orang ini yang nantinya akan member tanggapan dan mengikhtisarkan tindakan perbaikan yang harus dilaksanakan. Audit internal akan mengkombinasikan tanggapan auditee dengan laporan asli pada header halaman dan draft temuan dan rekomundasi untuk menghasilkan laporan audit akhir. Pondasi utama dalam mengesahkan adalah pekerjaan audit yang dilaksanakan oleh staf audit internal yang perlu untuk ditambah review dan konfirmasi personel auditee. Keuntungan dari pengesahan in ada dua : 1. Menyajikan cross check akurasi, kelengkapan, dan kualitas pekrjaan audit. 2. Membantu untuk mendorong hubungan partenship dengan 90egul manajemen yang memiliki semangat kooperatif dan komitmen untuk bekerja dengan solusi yang memadai. Pengesahan harus dilakukan dalam tahapreview, satu hal yang paling utama yang memperngaruhi adalah pesentasi draft laporan kepada manajemen audite. Strategi waktu pengiriman draft report adalah : At the exit conference. Audit internal secara umum menemukan kesusahan untuk mengirimkan draft laporan audit yang lengkap pada akhir fieldwork exit conference. Banyak audit terlalu kompleks dan mungkin terdapat banyak pertanyaan final atau klarifikasi atau perubahan yang diperlukan untuk menyetujui draft laporan audit dikirim pada saat exit conference. Sebelum keberangkatan tiem audit field. Tim audit telah mendiskusikanperhatiannya dengan 90egul manajemen dalam exit conference formal dan kemudiang menyiapkan draft laporan, disertai komentar tambahan atau klarifikasi yang mungkin timbul selama konferensi. Hal ini ,erupakan pendekatan yang lebih realistis dari pada yang sebelumnya. Tekanan dalam menyelesaikan pekerjaan audit
90
dapat menyebabkan tim audit mengambil jalan pintas sesuai keinginannya untuk menyelesaikan perikatan ini. Setelah menyelesaikan fieldwork. Pada situasi ini tim audit
melaksanakan exit conferencen Namun kembali ke perusahaan induk untuk membuat draft audit report selama beberapa hari atai 7 minggu. Ini akan berjalan sangat baik. Dimana mereka memiliki kesempatan
untuk mereview field dan membuat penyesuaian dengan tepat untuk draf laporan audit,. Exit atau closing conference harus melibatkan anggota dari tim audit dan 91egul manajemen yang bertanggung jawab atas area yang direview. Dalam konferensi ini, temuan utama dan rejomendasi yang diusulkan akan direview, dan persetujuan harus dicapai antara sudit dan 91egul manajemen dan untuk menjamin persetujuan tersebut lebih jauh lagi atas temuan audit dan rekomendasi. Konferensi penutup ini akan memberikan audit internal lesempatan utama untuk mengkonfirmasi kekuatan hasil audit dan untuk membuat modifikasi yang dibutuhkan laporan audit sebagai pembenaran. b) Laporan Audit: Follow-Up dan Summary Setelah manajemen telah menyampaikan tanggapan laporan audit, audit internal harus menggabungkan tanggapan dengan draft temuan dan rekomendasi untuk melepaskan laporan akhir audit. Laporan ini ditujukan untuk manajemen sekurang-kurangnya satu tingkat atas manajemen auditee, dengan tembusan kepada komite audit dan lainnya sesuai petugas dari perusahaan. Setelah laporan audit akhir ini telah diterbitkan, audit internal harus menjadwalkan tindak lanjut penelaahan untuk memastikan bahwa tindakan yang diperlukan berdasarkan audit itu sebenarnya diambil. Audit internal harus memainkan hanya terbatas, peran spesifik setelah laporan audit telah dirilis, seperti membuat sendiri yang tersedia untuk menanggapi pertanyaanpertanyaan, dan meninjau kembali situasi pada saat audit dijadwalkan berikutnya di daerah tersebut. Banyak perusahaan telah mengadopsi tipe menengah pendekatan dimana koordinasi rekomendasi audit laporan tindak lanjut ditempatkan di kantor lain-biasanya dalam fungsi pengawas atau beberapa lebih netral administratif layanan grup. Tindakan perbaikan kemudian diawali dengan garis bertanggung jawab atau manajer staf, tetapi tanggapan dapat dilakukan terhadap kelompok koordinasi. Jika ada yang tidak semestinya.penundaan dalam berurusan dengan rekomendasi, kantor koordinasi dapat mengeluarkan tindak lanjut laporan status. Dalam pendekatan ini, salinan dari tanggapan ini juga dapat diberikan kepada audit internal untuk informasi. Audit internal memiliki tanggung jawab untuk menghasilkan laporan audit yang dapat dibaca, dimengerti,dan persuasif. Tujuannya adalah untuk mengeluarkan laporan bahwa akan
91
perintah perhatian manajer yang memiliki tanggung jawab untuk berbagai operasional kegiatan dan untuk mendorong mereka untuk mengambil tindakan koreksi yang tepat. Tujuannya keduanya adalah untuk laporan audit yang akan membangun rasa hormat terhadap upaya audit internal. Audit internal menerima hasil akhir dalam pengetahuannya tentang tindakan yang diambil oleh auditee berdasarkan rekomendasi laporan audit internal. Kombinasi internal audit keterampilan teknis dan kemampuan untuk berkomunikasi hasilnya untuk orang-orang yang terbaik akan memastikan penerimaan dan dukungan aktif adalah elemen dari baik pelaporan audit. Pentingnya bagian menggarisbawahi kerja audit internal kebutuhan untuk memberikan laporan audit perhatian. Ini berarti bahwa harus CAE aktif terlibat dalam proses laporan audit, dan semua tingkat staf audit internal harus berpikir dalam hal kebutuhan laporan akhir. c) Audit Laporan dan Retensi Workpaper Laporan formal audit internal dan workpapers pendukungnya merupakan dokumen penting mendukung kegiatan audit internal. Prosedur harus dilaksanakan untuk menyimpan catatan untuk setiap pemeriksaan yang dilakukan sebagai bagian dari catatan enterprise-wide reguler prosedur penyimpanan. Sedangkan penyimpanan catatan-catatan ini sekali diperlakukan lebih informal sebagai keputusan internal audit upaya terbaik fungsi. Aturan Sox mengharuskan semua audit yang terkait dengan catatan harus dipertahankan untuk jangka waktu tujuh tahun. Meskipun aturan ini ditujukan auditor eksternal, mereka berlaku untuk audit internal juga. Laporan audit internal dan workpapers pembantu dapat mendukung bahan dalam tindakan litigasi atau bahkan pemerintah yang sah. Suatu perusahaan mungkin diperlukan untuk menghasilkan catatan kerja internal audit untuk membuktikan, di pengadilan hukum, apa yang dilakukannya atau tidak lakukan di beberapa daerah. Juga, perintah pengadilan mungkin mengharuskan perusahaan mengungkapkan catatan-catatan pendukung beberapa masalah. Catatan tujuh tahun Sox’s retensi aturan mengatakan bahwa perusahaan harus berhati-hati untuk melestarikan dan mengatur semua pendukung catatan yang meliputi banyak daerah. Laporan audit internal dan workpapers pendukung catatan penting perusahaan yang memiliki aturanaturan retensi rekaman yang sama. 17.4
Efektif Komunikasi Internal Audit Peluang Komunikasi efektif baik secara orang-ke-orang dan dengan lebih besar kelompok, adalah
komponen kunci sukses audit internal. Auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang terkait dengan komunikasi efektif dan cara mengatasinya dengan mereka. Situasi terus
92
timbul dalam internal fungsi audit ketika individu perlu berkomunikasi satu sama lain. Ini termasuk memberikan instruksi lisan kepada staf auditor, membahas masalah operasional selama pertemuan keluar audit, konseling bawahan, mewawancarai calon karyawan, atau melakukan review kinerja staf. Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi terdiri dari aliran dua arah terus pesan. Auditor internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis masalah yang dapat mendistorsi atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif. Masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi dan mencakup:
Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan pesan pengirim dan penerima. Komunikasi dengan supervisor garis sering berbeda dari yang dengan seorang senior.
Mengabaikan stres emosional sementara oleh baik pengirim atau penerima. Pertemuan keluar audit sering berubah menjadi sebuah situasi yang penuh dengan konflik dan stres kecuali komunikator internal audit membutuhkan perawatan untuk mempertimbangkan potensi masalah emosional.
Gagal untuk benar mengevaluasi kapasitas penerima untuk menerima dan memahami pesan. Jika audit internal bertemu dengan masalah kontrol parah di bidang teknis dalam proses pekerjaannya, isu-isu tersebut harus dikomunikasikan benar.
Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat menyampaikan tidak disengaja makna. Kami telah membahas masalah ini ketika menyiapkan laporan audit, tetapi ini adalah semua yang lebih penting dalam komunikasi verbal.
Tidak semestinya tergesa-gesa dalam transmisi pesan yang melemahkan kejelasan dan atau kredibilitas. Pesan sering harus dikomunikasikan secara perlahan sehingga semua pihak akan mengerti.
Persepsi bahwa pengirim keinginan untuk memenuhi kebutuhan pribadi, dengan demikian menyebabkan emosional resistensi dan blok. Sering kali orang lain melihat auditor internal orang memiliki agenda pribadi. Lainnya cepat menyadari hal ini, dan komunikasi bisa menjadi tersumbat.
Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan terkait buruk waktu. Keprihatinan audit internal tidak efektif dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee.
Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan penerima ketidakpuasan. Sedangkan auditor internal harus membangun sebuah kasus untuk menggambarkan kekhawatiran meyakinkan, auditor tidak boleh berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi harus selalu jelas mengkomunikasikan keprihatinan kontrol.
Dampak tindakan nonverbal, seperti nada suara, ekspresi wajah, dan cara komunikasi. Sebagai contoh, di beberapa bagian dunia, bersila dengan telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai penghinaan ekstrim. 93
Tidak memberikan pertimbangan kepada persepsi dan perasaan terkait dengan penerima. Auditor harus berusaha untuk memahami bagaimana pesan akan diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka. Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama utama penggerak-belajar dari pertanyaan dan
komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi serangkaian pesan. Ini disebut feedback. Bagian dari komunikasi dua arah yang efektif adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar yang terbaik untuk menentukan apakah manajerial tujuan tercapai. Pendekatan yang berbeda mungkin diperlukan untuk mendorong dan memanfaatkan umpan balik yang baik. Sebuah komponen mendengarkan terkait-adalah penting dalam rangka pemanfaatan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan minat pada orang lain pandangan. Jika tidak, hasil seperti pesan bisa untuk menciptakan emosional respon yang secara signifikan penerimaan blok penerima dan pemahaman tentang dimaksudkan pengirim pesan. Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk kompetisi, konflik, dan kerjasama. Secara tradisional, konflik telah dilihat sebagai merusak dan tidak diinginkan. Namun, bila dikelola dengan benar, konflik dapat berguna dalam mencapai organisasi kesejahteraan. Auditor internal perlu belajar untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tetapi untuk mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan. Internal tanggung jawab audit tak terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan kompetisi dan potensi konflik. Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat kompetisi dan konflik yang sehat tapi untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses. Selama review mereka, auditor sering menemukan diri mereka dalam konflik dengan berbagai elemen dari perusahaan. Auditor dapat menyebabkan auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam usaha mereka, dan auditee mungkin tidak setuju dengan internal audit hanya pada dasar itu. Dalam jalannya review, konflik sering terjadi, dan auditor efektif harus menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan meyakinkan untuk mengambil tepat tindakan. Namun, auditor internal yang efektif perlu memahami bagaimana mengendalikan konflik. Dalam perusahaan yang khas, ada kebutuhan terus benar keseimbangan stabilitas dan perubahan. Manajemen mencari stabilitas dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi standar untuk meningkatkan kontrol internal dan untuk memastikan penanganan terbaik berulang sejenis peristiwa. Namun, kondisi yang berubah panggilan kebijakan diubah dan prosedur. Mencari keseimbangan yang tepat antara stabilitas dan perubahan diperlukan adalah sulit, karena faktor yang terlibat biasanya sulit untuk menganalisis dan mengukur. Salah satu kendala untuk mengubah adalah bahwa perusahaan sering membuat kebijakan dan prosedur, dan kebijakan tersebut cenderung menjadi bias yang menguntungkan mereka, sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak
94
responsif
terhadap
kebutuhan
untuk
berubah.
Audit
internal
merasa
kesulitan
ketika
merekomendasikan kebijakan atau perubahan prosedural melalui audit laporan. Selain itu, orang biasanya tidak ingin menerima perubahan bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas. Pada tingkat tertinggi, perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru, bisnis baru usaha, perubahan produk, atau kebijakan pendukung baru. Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru, relokasi tanaman, produksi baru proses, atau perubahan pada orang, tapi auditor internal sering tidak membuat rekomendasi untuk perubahan pada tingkat itu. Ketika membuat rekomendasi mereka, auditor internal harus memahami bagaimana perusahaan akan menghadapi perubahan. Bagaimana audit internal mencapai diperlukan perubahan dengan cara yang terbaik akan melayani kesejahteraan yang lebih tinggi tingkat perusahaan? Dalam semua kasus, sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada pentingnya
tertentu
direkomendasikan berubah. Karena individu menempatkan prioritas tinggi pada mereka kebebasan bertindak, pertimbangan manusia yang sangat penting dalam desain dan pelaksanaan kontrol ini. Karena semua manajer bertanggung jawab untuk internal kontrol dan pada saat yang sama tunduk kepada mereka, dampak yang direkomendasikan kontrol perbaikan pada orang harus dipertimbangkan hati-hati. Mungkin tidak dalam tahap proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu kritis.
17.5
Laporan Audit dan Memahami Masyarakat di Audit Internal Diskusi ini tentang membuat laporan audit internal yang efektif berfokus pada kepentingan
semua auditor internal sehubungan dengan hubungan mereka dengan audit komite, manajemen senior, dan satu sama lain. Sementara semua ini adalah kepentingan untuk auditor internal sebagai bagian dari kajian mereka dan analisis pengendalian internal, juga harus menarik perhatian para CAE dan komite audit. Beberapa unik dan masalah khusus menghadapi auditor internal dalam kegiatan mereka, termasuk gambar masalah, karena auditor sering dianggap sebagai fokus berlebihan pada rinci kepatuhan atau mengendalikan masalah dan dipandang oleh banyak orang sebagai ancaman. Seperti telah dibahas dalam bab-bab sebelumnya, gambar ini mungkin telah diperoleh karena cara di mana auditor internal pernah digunakan dalam perusahaan. Sampai batas tertentu, gambar juga dihasilkan karena beberapa hari ini auditor internal tidak melakukan cukup melalui pekerjaan audit mereka dan cara untuk membangun hubungan pribadi yang lebih baik gambar. Sekarang auditor internal menghadapi beberapa masalah serius untuk merubah gambar ini. Auditor Internal dibebankan dengan tanggung jawab pelindung tertentu yang cenderung membuat lain
95
dalam perusahaan melihat mereka sebagai antagonis atau petugas polisi. Internal audit peran total harus pergi jauh melampaui peran sempit memberikan pelayanan pelindung. Sebaliknya, auditor internal harus peduli dengan kesejahteraan total perusahaan di semua tingkat dan sehubungan dengan aktivitasnya. Dalam semua, aspek komunikasi dan hubungan dengan orang-orang terus tantangan yang melibatkan target untuk audit internal yang selalu bergerak maju. Keberhasilan audit internal dalam pertemuan tantangan yang menyediakan salah satu peluang terbesar untuk melayani perusahaan dan untuk mencapai kesejahteraan maksimum.
96
CHAPTER 23 BOARD AUDIT COMMITTEE COMMUNICATIONS Bab lain telah berbicara tentang bagaimana mengelola banyak proses audit internal atau bagaimana untuk meningkatkan prosedur audit internal. Internal audit melaporkan kepada komite audit, yang menyetujui kegiatan secara keseluruhan, perencanaan dan review hasil audit internal. Namun, hubungan di sini adalah sedikit berbeda dari seorang supervisor. Komite Audit menjadi jauh lebih aktif dalam pengawasan kegiatan audit internal sejak peluncuran Sarbanes-Oxley (Sox), tetapi biasanya komite tidak secara fisik hadir sehari-hari. Audit chief executive (CAE) audit internal, sering menjadi kontak utama dengan komite audit dan harus mendidik dan memberikan saran komite pada isu-isu audit internal. Banyak komite audit memahami masalah pelaporan keuangan yang terkait dengan auditor eksternal mereka tapi kadang-kadang melihat audit internal sebagai sumber yang tidak terpecaya. Bab ini membahas tentang peranan dan tanggung jawab komite audit untuk audit internal. Kami membahas, peran dalam menyetujui audit charter, menunjuk CAE, menyetujui rencana audit, dan mereview hasil audit internal. Bab ini juga membahas jenis pelaporan bahwa audit internal harus menyediakan komite audit untuk menyajikan hasil kerja mereka dan untuk menyoroti isu-isu yang mungkin memerlukan tindakan lebih lanjut. Sox mengamanatkan tanggung jawab komite audit lainnya, seperti peran dalam mengelola program pelanggaran whistleblower keuangan. Di sini kita membahas bagaimana audit internal dapat membantu komite audit dalam inisiatif tersebut. Komite audit memiliki tanggung jawab untuk mengatur arah keseluruhan untuk audit internal. Sementara banyak anggota audit internal sering tidak mungkin memiliki kontak sehari-hari banyak dengan anggota komite audit, semua orang di sana harus menyadari bahwa komite audit adalah sumber terakhir untuk melaporkan hal yang memerlukan perhatian yang tidak biasa dan untuk mencari resolusi. Semua auditor internal harus memiliki tubuh yang umum dari pengetahuan (CBOK) pemahaman tingkat tinggi peran dan tanggung jawab komite audit di hari ini, perusahaan. 23.1
Peran Komite Audit Komite Audit memberikan otorisasi yang luas ini untuk fungsi audit internal melalui dokumen
charter audit formal yang telah dibahas pada Bab 12. Sebuah komite audit juga menyetujui rencana keseluruhan audit internal untuk melanjutkan kegiatan melalui periode berjalan dan seterusnya. Sebagai salah satu komite beberapa operasi yang ditetapkan oleh dewan, komite audit memiliki peran unik dibandingkan dengan komite dewan lainnya. Ini terdiri dari hanya direksi luar-memberikan kemerdekaan dari manajemen perusahaan-dan harus terdiri dari direktur luar yang umumnya memahami, memonitor, mengkoordinasi, dan menafsirkan pengendalian internal dan aktivitas
97
keuangan yang terkait untuk seluruh forum. Sebagaimana dibahas dalam Bab 4, salah satu anggota komite audit harus ditunjuk sebagai ahli keuangan peraturan Sox. Dalam rangka memenuhi tanggung jawabnya kepada jajaran direksi, kepada pemegang saham, dan untuk masyarakat, komite audit perlu untuk memulai dan mengelola fungsi audit internal yang harus menjadi set independen dari mata dan telinga dalam perusahaan, memberikan penilaian pengendalian internal dan hal-hal lain. Komentar dalam bab ini didasarkan pada struktur perusahaan seperti satu dengan SEC. Perusahaan non-publik lainnya akan mendapatkan keuntungan dari sebuah struktur komite audit juga. Sebagai contoh, banyak yang non-profit atau perusahaan swasta yang cukup besar untuk memiliki papan formal direksi dan fungsi audit internal. Meskipun tidak diamanatkan untuk melakukannya oleh Sox dan aturan-aturan SEC, organisasi tersebut akan mendapatkan keuntungan dari komite audit hanya dewan direktur independen. Auditor internal di perusahaan ini akan menguntungkan kedua fungsi audit internal dan manajemen perusahaan secara keseluruhan dengan menyarankan jenis pendekatan. Sedangkan auditor eksternal memiliki tanggung jawab utama untuk dewan suatu perusahaan direktur untuk membuktikan keakuratan dan kewajaran laporan keuangan, audit internal memiliki peran lebih besar dalam menilai pengendalian internal atas keandalan pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi, dan perusahaan itu kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Dewan direksi Perusahaan memiliki komite audit formal untuk beberapa waktu, dan audit internal selalu memiliki hubungan pelaporan jangka panjang kepada dewan komite audit direksi. Namun, banyak yang telah berubah sejak Sox pada pertengahan 2002. Pada tahun pertama abad ini, masalah utama yang berevolusi dari runtuhnya Enron dan skandal keuangan yang terkait adalah fakta bahwa komite audit tidak melakukan evaluasi yang cukup pada tata kelola perusahaan independen. Sebagai contoh, pada tahun 1999 Blue Ribbon Komite Meningkatkan Efektivitas Komite Audit Perusahaan dibentuk oleh NYSE, SEC, American Institut Akuntan Publik (AICPA), dan lain-lain. Ia mengeluarkan serangkaian rekomendasi pada peningkatan kemandirian, operasi, dan efektivitas komite audit. Bursa efek kemudian diadopsi standar baru direktur komite audit independen sebagai daftar persyaratan untuk dilakukan secara bertahap selama 18 bulan berikutnya, dan Audit Dewan Standar AICPA menaikkan standar untuk auditor eksternal sehubungan dengan komite audit. Kegagalan keuangan berikutnya Enron dan lain-lain menunjukkan inisiatif ini tidak cukup. Hasilnya adalah kerja legislatif yang menyebabkan Sox. Hari ini, karena perjalanan Sox, komite audit telah memperluas tanggung jawab dan audit internal memiliki tanggung jawab yang lebih besar untuk melayani terbaik komite audit. Walaupun komite audit biasanya memiliki kontak teratur terutama dengan CAE, semua auditor internal harus memiliki pemahaman tentang hubungan ini sangat penting. Kami membahas tanggung jawab komite
98
audit tinggi dan bagaimana audit internal yang lebih baik dapat bekerja dengan komite audit sesuai dengan peraturan Sox. 23.2
Organisasi Komite Audit dan Charter Sebuah komite audit merupakan komponen operasional dari dewan direksi dengan tanggung
jawab untuk kontrol internal dan pengawasan pelaporan keuangan. Karena itu tanggung jawab pengawasan, anggota komite audit harus direktur independen dengan tidak ada hubungannya dengan manajemen perusahaan. Komite audit dapat mengundang anggota pengurus atau orang lain untuk menghadiri pertemuan komite dan bahkan untuk bergabung dalam pada musyawarah. Namun, setiap tamu yang diundang tersebut di luar tidak dapat menjadi anggota suara penuh. Dewan direksi suatu perusahaan merupakan badan resmi yang diberikan tanggung jawab untuk keseluruhan pemerintahan bahwa perusahaan bagi investor pemiliknya atau pemberi pinjaman. Karena semua anggota dewan dapat dipegang secara hukum bertanggung jawab melalui tindakan mereka atas setiap isu, dan dewan dan komite yang membuat sebagian besar bisnis formal melalui resolusi, yang menjadi masalah catatan perusahaan. Perusahaan dari berbagai komite dewan, termasuk komite audit, didirikan melalui resolusi tersebut. Exhibit 23.1 adalah papan sampel resolusi untuk membentuk komite audit. Jenis resolusi didokumentasikan dalam catatan dari papan tulis dan umumnya tidak direvisi kecuali beberapa kondisi yang membutuhkan perubahan. Resolusi tersebut adalah contoh dari tata kelola perusahaan yang menetapkan aturan dimana beberapa perusahaan beroperasi. Meskipun tidak dipublikasikan dalam laporan tahunan dan sejenisnya, adanya resolusi dewan yang tepat menjadi masalah dalam hal regulasi dan litigasi hanya ketika sebuah papan perlu mengandalkan pada resolusi mengizinkan. Meskipun tidak merupakan persyaratan yang diperlukan, kebanyakan perusahaan fungsi audit internal secara rutin beroperasi melalui sebuah piagam formal internal audit, dokumen (dibahas dalam Bab 12) yang disetujui oleh komite audit untuk menjelaskan peran audit internal dan tanggung jawab. Institute of Internal Auditor (IIA) telah memberikan beberapa panduan untuk menyusun piagam audit internal, tetapi charter tersebut tidak mengikuti standar tertentu atau format. Mereka harus secara formal negara, antara lain, bahwa audit internal memiliki akses penuh terhadap semua catatan dan fasilitas dalam perusahaan. Charter audit internal mencakup kegiatan fungsi audit internal tetapi bukan kegiatan komite audit dewan perusahaan. NYSE menyarankan diusulkan charter komite audit dewan pada bulan Desember 1999, tetapi dengan ada persyaratan bahwa komite audit harus memiliki seperti piagam. Sox, bagaimanapun, kini telah mengamanatkan bahwa setiap komite audit dewan harus mengembangkan piagam audit sendiri resminya akan diterbitkan sebagai bagian dari laporan tahunan proxy.
99
Tujuan dari sebuah piagam komite audit dewan adalah untuk menetapkan komite audit bertanggung jawab tentang:
Identifikasi, penilaian, dan pengelolaan risiko keuangan dan ketidakpastian Terus menerus memperbaiki sistem keuangan Integritas laporan keuangan dan pengungkapan keuangan Kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan peraturan Kualifikasi, kemandirian, dan kinerja auditor independen di luar Kemampuan, sumber daya, dan kinerja dari departemen audit internal Penuh dan terbuka komunikasi dengan dan antara akuntan independen, manajemen, auditor internal, konsultan, karyawan, komite audit Komite audit diperlukan sebelum jajaran direksi keluar dan mendapatkan otorisasi, melalui
dokumen piagam, untuk kegiatan komite audit dewan hanya sebagai CAE, mewakili fungsi audit internal perusahaan itu, secara teratur pergi sebelum dewan komite audit. Sementara beberapa mungkin terlihat pada kebutuhan piagam komite audit sebagai halaman tambahan untuk menambahkan bulk ke pernyataan proxy sudah tebal, itu adalah komitmen formal oleh komite audit dewan untuk memastikan integritas laporan keuangan dan mengawasi fungsi audit internal dan eksternal. Tidak ada format yang diperlukan tunggal atau isi dokumen ini diamanatkan untuk piagam, namun NYSE telah menerbitkan sebuah piagam model yang telah diadopsi oleh banyak perusahaan publik saat ini. Format bervariasi dari satu perusahaan ke yang lain, tapi audit charter komite umumnya mencakup: 1. Tujuan dan kekuasaan komite audit 2. Komposisi komite audit 3. Jadwal pertemuan 4. Komite audit prosedur 5. Komite audit kegiatan utama a. Tata kelola perusahaan b. Pelaporan Publik c. Akuntan independen d. Audit dan akuntansi e. Kegiatan Lainnya 6. Discretionary kegiatan a. Akuntan independen b. Audit internal c. Akuntansi d. Kontrol dan sistem e. Pelaporan Publik f. Kepatuhan tanggung jawab pengawasan g. Penilaian risiko h. Tanggung jawab pengawasan keuangan i. imbalan kerja rencana investasi tanggung jawab fidusia 7. Komite audit keterbatasan Banyak komite audit charter berisi deskripsi dari kategori yang tercantum. Beberapa tampaknya telah dikembangkan oleh perusahaan penasehat hukum dengan bahasa untuk menutupi setiap 100
kontingensi sehingga lebih jelas dan ringkas. Tidak setiap perusahaan seperti Microsoft dalam hal ukuran dan sumber daya, tetapi semua perusahaan dengan pendaftaran SEC harus sesuai dengan aturan Sox. Entitas yang lebih kecil tidak akan memiliki sumber daya atau perlu merilis piagam komite audit berbasis Web. Tapi mereka tetap harus memiliki komite audit direktur independen, sebagaimana diamanatkan oleh Sox, serta piagam komite audit. Ini adalah jenis dokumen resolusi dewan direksi yang akan menjadi bagian dari arsip perusahaan. Apakah lebih besar atau kecil, perusahaan masih harus memiliki kontrol internal yang efektif dan fungsi audit internal. Ini terutama penting saat ini, sebagai sumber daya yang terbatas audit internal tidak bisa lagi mengandalkan auditor eksternal untuk melakukan tugas-tugas mereka mungkin telah dilakukan di masa lalu. CAE untuk itu perusahaan kecil harus meninjau ulang bahan-bahan yang dipublikasikan oleh IIA, AICPA, atau Sistem Informasi Audit dan Control Association, dan bekerja dengan
auditor
internal
dari
perusahaan-perusahaan
kecil
lain
dalam
masyarakat
untuk
mengembangkan ide-ide dan pendekatan. EXHIBIT 23.2 Microsoft Corporation 2007 Piagam Komite Audit Peran Komite Audit Dewan Direksi membantu Dewan Direksi dalam memenuhi tanggung jawab untuk pengawasan kualitas dan integritas dari audit, akuntansi, dan pelaporan kegiatan Perseroan, dan tugas lain seperti diarahkan oleh Direksi. Tujuan komite adalah untuk mengawasi proses akuntansi dan pelaporan keuangan Perusahaan, audit laporan keuangan Perseroan, kualifikasi masyarakat kantor akuntan terlibat sebagai auditor independen Perseroan untuk mempersiapkan atau isu audit melaporkan laporan
keuangan
Perusahaan
dan
pengendalian
internal
atas
keuangan
pelaporan, dan kinerja fungsi audit internal dan independen Perusahaan auditor. Komite mereview dan menilai aspek-aspek kualitatif pelaporan keuangan untuk pemegang saham, proses Perusahaan untuk mengelola risiko bisnis dan keuangan, dan memenuhi persyaratan hukum yang signifikan, etika, dan peraturan yang berlaku. Komite ini bertanggung jawab langsung atas penunjukan (tunduk pada ratifikasi pemegang saham), kompensasi, retensi, dan pengawasan auditor independen Keanggotaan Keanggotaan Komite terdiri dari setidaknya tiga direktur, yang semuanya harus memenuhi persyaratan independensi yang dibentuk oleh Dewan dan hukum yang berlaku, peraturan, dan persyaratan daftar. Setiap anggota dalam penilaian Dewan Direksi memiliki kemampuan untuk membaca dan memahami laporan keuangan yang mendasar dan dinyatakan memenuhi kecanggihan keuangan standar yang ditetapkan oleh persyaratan dari Pasar Bursa NASDAQ, LLC. Setidaknya satu anggota Komite harus
101
dalam penilaian Dewan akan sebuah “komite audit ahli keuangan” seperti yang didefinisikan oleh aturan dan peraturan Komisi Sekuritas dan Bursa. Dewan menunjuk anggota Komite dan ketua. Dewan dapat menghapus setiap anggota dari Komite setiap saat dengan atau tanpa sebab. Secara umum, tidak ada anggota Komite dapat melayani lebih dari tiga komite audit perusahaan publik (termasuk Komite Audit Perseroan) pada waktu yang sama. Untuk tujuan ini, layanan pada komite audit dan secara substansial anak perusahaan yang dimiliki dianggap sebagai layana pada komite audit tunggal. Operasi Komite bertemu sedikitnya enam kali dalam setahun. Pertemuan tambahan dapat terjadi sebagai Komite atau kursi yang dianggap dianjurkan. Panitia akan menyebabkan disimpan memadai risalah, dan akan melaporkan tindakan dan kegiatan pada triwulan berikutnya rapat Dewan. Anggota Komite akan dilengkapi dengan salinan setiap menit pertemuan dan setiap tindakan yang diambil dengan persetujuan bulat. Komite ini diatur oleh aturan yang sama tentang pertemuan (termasuk rapat melalui telepon konferensi atau mirip peralatan komunikasi), tindakan tanpa rapat, pemberitahuan, surat pernyataan pemberitahuan, dan kuorum dan persyaratan suara seperti yang berlaku kepada Dewan. Komite ini berwenang dan diberdayakan untuk mengadopsi aturan prosedurnya sendiri tidak konsisten dengan (a) ketentuan Piagam ini, (b) ada ketentuan dalam Anggaran Rumah Tangga Perusahaan, atau (c) undang-undang negara bagian Washington. Komunikasi Auditor independen yang melapor langsung kepada Komite. Komite ini diharapkan memelihara komunikasi bebas dan terbuka dengan auditor independen, auditor internal, dan manajemen. Komunikasi ini akan mencakup sesi periodik eksekutif swasta dengan masing-masing pihak. Pendidikan Perusahaan bertanggung jawab untuk memberikan anggota baru dengan orientasi yang sesuai briefing dan kesempatan pendidikan, dan Komite penuh dengan sumber daya pendidikan terkait dengan prinsip akuntansi dan prosedur, topik akuntansi saat ini penting berkaitan dengan Perusahaan, dan hal-hal lain yang mungkin diminta oleh Komite. Perusahaan akan membantu Komite dalam memelihara melek finansial sesuai. Kewenangan
102
Panitia akan memiliki sumber daya dan wewenang yang diperlukan untuk tugas debit dan tanggung jawab. Komite memiliki wewenang tunggal untuk mempertahankan dan mengakhiri nasihat luar atau ahli lain atau konsultan, yang dianggap tepat, termasuk otoritas tunggal untuk menyetujui perusahaan ‘biaya dan persyaratan retensi lainnya. Perusahaan akan memberikan kepada Komite dengan pendanaan yang tepat, sebagai Komite menentukan, untuk pembayaran kompensasi kepada auditor independen Perseroan, di luar pengacara, dan penasehat lainnya yang dianggap biaya yang sesuai,
dan
administrasi
dari
Komite
yang
diperlukan
atau
sesuai
dalam melaksanakan tugasnya. Dalam melaksanakan peran pengawasan, Komite diberdayakan untuk menyelidiki setiap masalah yang perlu mendapat perhatian. Panitia akan memiliki akses ke Perusahaan buku, catatan, fasilitas, dan personil. Setiap komunikasi antara Komite dan penasehat hukum dalam rangka mendapatkan nasihat hukum akan dipertimbangkan komunikasi istimewa Perusahaan, dan Komite akan mengambil semua langkah yang diperlukan untuk melestarikan sifat istimewa orang-orang komunikasi. Komite dapat membentuk dan mendelegasikan wewenang untuk subkomite dan dapat mendelegasikan kewenangan untuk satu atau lebih anggota yang ditunjuk komite.
Tanggung Jawab Tanggung jawab khusus Komite dalam melaksanakan peran pengawasan yang dimaksud dalam Komite Audit Tanggung Jawab Kalender. Kalender akan Tanggung Jawab diperbaharui setiap tahun diperlukan untuk mencerminkan perubahan dalam persyaratan peraturan, berwibawa bimbingan, dan praktek pengawasan berkembang. Yang paling baru-baru ini diperbarui Tanggung Jawab Kalender akan dianggap sebagai addendum Piagam ini. Komite mengandalkan keahlian dan pengetahuan manajemen, auditor internal, dan auditor independen dalam melaksanakan tanggung jawab pengawasannya. Manajemen Perusahaan bertanggung jawab untuk menentukan laporan keuangan Perseroan adalah lengkap, akurat, dan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum dan membangun memuaskan pengendalian internal atas pelaporan keuangan. Auditor independen bertanggung jawab untuk mengaudit laporan keuangan Perusahaan dan efektivitas Perusahaan pengendalian internal atas pelaporan keuangan. Ini bukan tugas Komite untuk merencanakan atau melakukan audit, untuk menentukan bahwa laporan keuangan secara lengkap dan akurat dan dalam sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum, untuk melakukan investigasi, atau memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan atau standar Perusahaan bisnis perilaku, kode etik, kebijakan internal, prosedur, dan kontrol. 23.3
Komite Audit Keuangan dan Audit Internal Ahli
103
Sebuah kritik utama komite audit pada pra-Sox pada hari-hari setelah jatuhnya Enron bahwa banyak anggota dewan yang menjabat sebagai komite audit tampaknya tidak memahami keuangan dan masalah pengendalian internal. Orang-orang terpilih untuk dewan komite audit karena hubungan mereka dengan senior, manajemen bisnis atau profesional latar belakang tapi mereka sering tidak memahami kontrol keuangan atau internal yang kompleks isu seputar banyak perusahaan. Sox sekarang mengharuskan bahwa setidaknya salah satu dari audit Komite direktur independen harus apa yang disebut “ahli keuangan” dengan beberapa persyaratan yang cukup spesifik untuk peran itu, seperti diuraikan dalam Bab 4 tinjauan Sox. Ini anggota dewan pakar keuangan bisa sangat baik menjadi terbaik atau terdekat audit audit internal sekutu komite dan mungkin sangat baik menjadi titik awal untuk CAE untuk mengikat erat audit internal untuk komite audit dewan. Hari ini khas audit anggota komite dan tentunya para pakar keuangan tentu dalam yang baru dan menantang posisi dengan mandat hukum dan banyak tekanan. Sox telah menyebabkan banyak perubahan tata kelola perusahaan, dewan direksi, dan komite audit. Dalam banyak situasi, audit CAE dan internal mungkin thread unik dari kesinambungan tata kelola perusahaan, dan audit internal dapat membantu komite audit di era baru ini melalui pendekatan tiga langkah: Langkah 1. Melalui laporan dan presentasi, memberikan ringkasan rinci arus audit internal proses untuk penilaian risiko, perencanaan dan melakukan audit, dan pelaporan hasil melalui laporan audit. Langkah 2. Bekerja dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya, rencana ini kepada komite audit untuk membantu meluncurkan etika Sox yang diperlukan dan program whistleblower seperti dibahas dalam Bab 24. Langkah 3. Mengembangkan rencana rinci untuk meninjau dan menilai pengendalian internal dalam perusahaan.
Ini
adalah
komponen
kunci
dari
Sox,
Bagian
404
pengendalian
internal
penilaian persyaratan, seperti dibahas dalam Bab 4. Langkah pertama di sini adalah bahwa audit internal harus melakukan upaya terkonsentrasi untuk menjelaskan proses dan prosedur untuk komite audit, dewan secara keseluruhan, dan senior manajemen dengan penekanan pada kebutuhan internal audit Sox. Setelah presentasi ini papan diluncurkan, harus menjadi bagian dari tahunan proses audit perencanaan internal dengan perubahan yang sedang berlangsung dilaporkan. Namun demikian, bahkan sebelum meluncurkan setiap penyajian tersebut, audit internal harus melalui sendiri proses dan melakukan apa yang mungkin disebut pemeriksaan kesehatan untuk menilai saat ini internal praktek audit. Pemeriksaan ini mungkin menunjuk ke daerah-daerah di mana ada ruang yang sedang berlangsung untuk audit internal perbaikan.
104
Bukti 23.3 adalah audit kesehatan penilaian internal check survei internal yang dapat diperluas atau diubah tergantung pada kondisi saat ini. Idenya di sini adalah bahwa audit internal harus pergi melalui tingkat tinggi organisasi kesehatan penilaian diri, bertanya sendiri bagaimana ia lakukan di saat ini dan apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan, dan kemudian membuat perbaikan yang diperlukan. Ini juga di sepanjang garis dari penilaian kontrol-diri, seperti dibahas dalam Bab 11. Setelah audit internal melalui latihan seperti koreksi diri, audit proses dan kegiatan yang sedang berlangsung harus disajikan kepada komite audit dan dewan secara keseluruhan dan manajemen. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua pihak menyadari proses audit internal dan isu-isu yang sedang berlangsung. Informasi tersebut harus disampaikan kepada anggota kunci manajemen terlebih dahulu sebelum presentasi komite audit untuk memastikan pesan bahwa audit internal akan dipahami dengan baik dan konsisten dengan inisiatif manajemen lainnya. Tergantung pada perusahaan dan sejarah masa lalu, audit internal dapat menerima terlalu sedikit atau bahkan kredit terlalu banyak untuk perannya dalam tata kelola perusahaan proses. 23.4
Tanggung jawab komite audit terhadap Audit internal Dewan komisaris komite audit mempunyai satu tanggung jawab primer untuk fungsi audit
internal suatu perusahaan. Sesuai Sox, konsep ini lebih dari sekedar teori; audit internal melaporkan kepada komite audit “secara tertulis” tetapi secara efektif dilaporkan kepada CFO ( chief financial officer) atau beberapa petugas korporat senior. Fungsi audit internal modern saat ini harus mempunyai suatu piagam, yang secara aktif berhubungan dengan komite audit perusahaan. Piagam ini seringnya sangat spesifik mengenai hubungan dengan audit internal dan secara tipikal memerlukan audit komite ke:
Review sumber-sumber daya, rencana, aktivitas, penempatan pegawai, dan struktur organisasi
audit internal. Area ini di diskusikan dalam Chapters 12 dan 13. Review pertemuan, kinerja, dan penggantian CAE. Review semua audit dan laporan yang disiapkan oleh audit internal bersama-sama dengan
respon manajemen. Laporan audit dan komunikasi di diskusikan dalam Chapter 17. Review dengan manajemen, CAE, dan akuntan independen ketercukupan dari pelaporan keuangan dan sistem pengawasan intern. Review harus meliputi lingkup dan hasil program audit internal serta kooperasi gangguan atau keterbatasan, bila ada, dikenakan oleh manajemen terhadap perilaku program audit internal.
105
Poin ini adalah bagian dari hubungan antara audit internal dan komite auditnya untuk sekali waktu, tetapi piagam komite audit diterbitkan dalam susunan yang formal. CAE harus bekerja berdekatan dengan komite audit untuk memastikan hubungan komunikasi yang efektif sudah berlangsung, seperti yang di diskusikan di poin ketiga. Beberapa departemen audit internal telah mengatur kebiasaan, kelebihan waktu, dari penyediaan komite audit hanya dengan sebuah ringkasan dari audit internal penemuan laporan atau baru saja menerbitkan laporan pada audit internal yang telah memutuskan menemukan laporan audit yang signifikan. Sox meletakkan ini dalam suatu perspektif baru. Audit internal seharusnya tidak hanya mengirimkan komite audit sesuatu yang sepertinya diperlukan untuk dilihat.Mandat Sox dimana audit internal harus menyediakan komite audit dengan semua laporan audit dan semua respon manajemen yang mendukung. Bahkan ketika audit internal membangitkan sejumlah besar laporan audit, seperti untuk perusahaan ritel dengan audit tentang banyaknya unit lebih kecil yang di simpan yang sering mempunyai sedikit penemuan signifikan, komite audit harus menerima informasi yang rinci
atas semua performa audit. Laporan Ringkasan bisa
disediakan, tetapi laporan lengkap untuk semua audit harus disediakan juga. (a) Pertemuan Chief Audit Executive Tipikal pelaporan CAE secara 106egular106tor106ve kepada manajemen perusahaan, tetapi komite audit bertanggungjawab untuk perekrutan dan pembubaran audit internal ekselutif ini. Dewan Komite Kompensasi bisa saja
terlibat saat
CAE dirancang sebagai pegawai dari perusahaan.
Objektivitas disini bukan untuk menolak hak manajemen perusahaan menyebutkan orang yang akan mengelola departemen audit internal, yang melayani kebutuhan yang beragam dari manajemen perusahaan dan komite audit. Keikutsertaan komite audit untuk memastikan independensi dari fungsi audit internal ketika ada suatu kebutuhan berbicara mengenai pengidentifikasian isu dalam review dan penilaian control internal dan aktivitas lainnya dari suatu perusahaan. Keikutsertaan 106egula komite audit dalam pemilihan CAE bisa mengambil/menangani sejumlah formulir tetapi secara tipikal mencakup review dari usul direktur yang diikuti dengan wawancara formal. Manajemen Perusahaan—seringnya terutama CFO—secara tipikal berkonsultasi dengan dewan komite audit mengenai kandidat potensial CAE, mempersilahkan waktu untuk komite audit mereview dan memberikan komentar, serta kadang-kadang mewawancarai, sebelum perubahan apapun dibuat. Di banyak contoh, perusahaan akan berhadapan dengan kebutuhan untuk menyebut satu CAE baru karena orang yang sudah ada yang berhenti atau dipromosikan. Manajemen dapat menyarankan promosi seseorang dari dalam perusahaan atau dapat merekrut orang luar, tetapi komite audit akan mempunyai keputusan terakhir. Perjanjian terhadap adekuasi dari kualifikasi untuk melayani kebutuhan dari manajemen dan dewan komisaris
106
adalah kondisi penting dari satu hubungan efektif yang sedang berjalan antara manajemen senior dan komite audit. Komite audit biasanya tidak terlibat dalam berbagai hal 107egular107tor107ve sehari-hari mengenai CAE dan keseluruhan fungsi audit internal tetapi harus memastikan berjalannya kualitas fungsi audit internal. Sebagai contoh, pejabat CAE harus melanjutkan untuk mempunyai peluang promosi atau untuk mendapatkan tanggung-jawab lain sebagai bagian dari satu program pengembangan manajemen. Dalam contoh lain, manajemen senior dapat menyatakan perasaan yang kuat bahwa CAE harus ditransfer atau diakhiri oleh karena konsen manajemen yang kuat. Di situasi lainnya, komite audit harus mereview usul tindakan personil dan menyediakan CAE dengan perekrutan yang adil atas isu yang terlibat. Komite audit sendiri dapat merasakan bahwa CAE tidak melakukan pekerjaan yang cukup, baik dalam mentaati permintaan komite audit atau dalam mengarahkan fungsi audit internal, atau keduanya. Dalam kasus lain,dewan komite audit secara tipikal akan menyatakan konsen itu pada manajemen perusahaan dan memulai proses untuk penggantian personil. Dalam kasus yang ekstrim dimana ada perselisihan paham mengenai CAE, komite audit bisa merekrut konsultan eksternal untuk melakukan pekerjaan audit review yang diinginkan oleh komite atau bisa mengarahkan manajemen, melalui dewan derivative, untuk melakukan perubahan. Keseluruhan isu di sini adalah bahwa komite audit mempunyai kemampuan merekrut atau memecat CAE, tetapi harus sedang berjalan ditingkat kooperasi. Komite audit secara umum tidak berada di tempat basis sehari-hari untuk menyediakan 107egular107t audit internal rinci dan harus memenuhi persyaratan manajemen untuk beberapa dukungan rinci. CAE atau anggota apapun dari audit internal tidak bisa mengabaikan begitu saja permintaan manajemen sesuai dengan klaim laporan beberapa orang saja pada komite audit dan tidak bertanggungjawab pada manajemen lini perusahaan. Dengan cara yang sama, manajemen perusahaan harus memastikan bahwa internal audit adalah bagian dari perusahaan, bukan orang luar.
(b) Persetujuan Piagam Audit internal Seperti yang di diskusikan dalam Chapter 12, piagam audit internal bertindak sebagai satu basis atau otorisasi untuk setiap program audit internal efektif. Piagam adekuasi khususnya penting untuk mendefinisikan peran dan tanggung-jawab audit internal serta tanggung jawab untuk melayani komite audit dengan baik. Bahwa misi dari audit internal harus jelas menyediakan layanan pada komite audit demikian pula pada manajemen senior. Piagam audit internal bukan saja dokumen yang luas tetapi umum juga dokumen yang secara umum mendefinisikan tanggung-jawab dari audit internal dalam
107
perusahaan, menggambarkan standar yang diikuti, dan mendefinisikan hubungan antara komite audit dan audit internal. Poin selanjutnya adalah pentingnya pengkhususan sebagaimana mengirimkan satu pesan khusus pada manajemen senior dimana CAE bisa pergi ke satu pihak atasan—komite audit— kalau sekiranya kontroversi atau isu pengawasan intern signifikan. Komite audit bertanggungjawab untuk persetujuan piagam audit internal, seutuhnya, dewan bertanggungjawab untuk menyetujui piagam komite audit. Kita mendiskusikan piagam audit internal di sini karena inilah tanggung jawab komite audit, tetapi piagam audit internal juga melindungi detil yang lebih besar/rinci dalam diskusi Chapter 12 tentang membuat piagam dan membangun satu fungsi audit internal yang efektif. Siapakah bertanggungjawab untuk draft piagam audit internal ini? Teorinya komite audit mungkin akan men-draft dokumen ini sebagai sebuah aktivitas dewan komite. Pada kenyataannya, CAE biasanya memelopori dalam membuat draft piagam ini dan/atau akan menyarankan perbaikan sesuai pada satu piagam yang sudah ada pada dewan komite audit. Sementara itu piagam audit internal memberi hak pekerjaan yang dilakukan harus dilakukan, anggota komite audit tidak boleh berada dalam suatu posisi untuk membuat persyaratan draft piagam audit rinci. CAE secara tipikal bekerja berdekatan dengan dewan komite audit untuk membuat draft persyaratan ini. Selain dari pada piagam, spesifikasi alami dan lingkup dari tanggung-jawab pelayananan audit internal pada komite audit harus formal dan diuraikan. Tanggung-jawab ini bisa meliputi 108egular108 ditulisnya laporan status audit, pertemuan-pertemuan yang secara teratur dijadwalkan dengan komite audit, dan keduanya, yaitu hak dan kewajiban akses langsung audit internal pada komite audit. Sementara itu pemahaman ini secara tipikal tidak memerlukan resolusi komite audit formal, kedua belah pihak harus mempunyai satu pemahaman jelas tentang tanggung-jawab audit internal untuk menyajikan laporan dan untuk mengikuti rapat komite audit. Penerimaan piagam audit internal dan perbekalan yang berhubungan oleh ketertarikan semua pihak berarti bahwa audit internal bebas dari penghalang yang sangat mungkin mencegahnya dari penyingkapan kebutuhan pada komite audit, bahkan kesensitivan yang alami. Pernyataan piagam hubungan audit internal pada komite audit ini menjadi penting karena audit internal juga mempunyai hubungan pekerjaan sehari-hari dengan manajemen perusahaan. Sementara itu komite audit memilih CAE, anggota lain dari tim audit direkrut dan dibayar oleh perusahaan, bukan komite audit independen. Manajemen Senior sering melupakan audit internal itu memiliki hubungan pelaporan di dalam perusahaan. Manajemen Perusahaan kadang-kadang memberikan diskon untuk kebutuhan ini untuk piagam audit internal atas alasan-alasan bahwa tidak batasan pada audit internal
108
independen. Meskipun demikian, piagam audit internal yang kuat, yang disetujui oleh komite audit, adalah ketetapan penting corporate governance. (c) Persetujuan Rencana dan Anggaran Audit internal Idealnya, komite audit sudah mengembangkan keseluruhan pemahaman mengenai total kebutuhan audit internaldari suatu perusahaan. Penilaian tingkat-tinggi yang mencakup berbagai Kendali dan isu pelaporan keuangan khusus, mempersilahkan komite audit menentukan porsi audit atau pengkajian resiko yang diperlukan untuk dilakukan baik oleh audit internal atau penyedia lain. Sebagai bagian dari peran ini, komite audit bertanggungjawab untuk mereview dan menyetujui semua rencana serta anggaran audit internal tingkat tinggi. Tanggung jawab ini konsisten dengan peran komite audit sebagai 109egular109tor terakhir usaha audit secara keseluruhan. Manajemen Perusahaan dan CAE mungkin mempunyai ide-ide milik mereka sendiri tentang apa diperlukan untuk dilakukan, tetapi tindakan ini adalah satu tanggung jawab komite audit. Adalah penting bahwa pihak kunci bersamasama mempertimbangkan dan dengan penuh kewajaran merekonsiliasi, tetapi komite audit mempunyai kata akhir di sini. Review komite dari semua rencana audit internal itu sangat penting jika kebijakan-kebijakan danrencana untuk masa depan harus ditentukan secara efektif. Tanggung-jawab baru audit karena pengenalan tentang Sox telah mengubah peran yang sudah berjalan beberapa lama, dan semua pihakpihak berkepentingan harus memahami sifat alami keseluruhan rencana audit. Manajemen Perusahaan, auditor internal, dan audit eksternal kemudian akan tahu apa yang harus diharapkan dari pemasok layanan audit. Komite audit harus mengasumsikan peran koordinasi tingkat-tinggi. Walaupun ada keterbatasan praktis hingga sebagaimana komite audit aktif bisa dilibatkan dalam proses perencanaan terperinci, beberapa keterlibatan mendomenstrasikan suatu nilai yang tinggi. Secara tipikal, dewan komite audit adalah orang yang paling aktif dalam merencanakan review ini, tetapi saat dia adalah subyek untuk keterbatasan waktu. Audit internal harus menyiapkan suatu dokumen perencanaan tahunan menyeluruh untuk komite yang memberikan rencana rinci untuk tahun yang akan datang sebaik rencana jangka panjang. Format yang diusulkan untuk rencana ini didiskusikan di bab 6 dalam analisis risiko dan di Chapter 12 dalam aktivitas pengorganisasian audit internal. Selain itu, audit internal harus menyiapkan laporan ringkas dari aktivitas audit masa lampau dan taksiran kembali dari pemenuhan nya untuk memberikan komite audit suatu pemahaman dari area signifikan dalam review masa lampau. Walaupun audit internal harus melaporkan aktivitas kepada komite audit secara 109egular, laporan ringkasan aktivitas masa lampau ini memberikan suatu ikhtisar area untuk penekanan audit dan gap acara penting potensial dalam pemenuhan audit. Tampilan 23.4 adalah satu contoh dari satu tahun-rencana audit untuk dipresentasikan kepada komite audit. CAE akan menyajikan
109
jenis laporan kepada komite audit ini, mencakup untuk masing-masing audit tertentu dan dengan detil pendukung yang cukup untuk menjawab pertanyaan. Laporan ringkasan aktivitas masa lalu ialah penting untuk memperlihatkan jadwal area dalam rencana tahun berjalan dan penyempurnaan rencana tersebut. Di banyak perusahaan, rencana audit tahunan mengembangkan melalui dua proses, analisis risiko internal dan diskusi dengan keduanya, yaitu manajemen senior serta komite audit. Manajemen dan komite dapat menyarankan area untuk review potensial audit internal, dan audit internal harus mengembangkan rencana di dalam batasan dari anggaran dan keterbatasan sumber daya. Jika komite audit telah mengusulkan review beberapa area tetapi audit internal khusus tidak mampu untuk melakukan audit yang telah direncanakan terhadap beberapa batasan yang diketahui, CAE harus dengan jelas mengkomunikasikan kekurangan itu kepada komite audit. (d) Review dan Tindakan Komite Audit atas Audit Finding yang Signifikan Tanggung jawab penting komite audit adalah mereview dan mengambil tindakan atas audit finding yang signifikan yang dilaporkan oleh auditor internal dan eksternal, manajemen, dan lain-lain. Audit internal dan yang lain seharusnya tidak memfilter audit finding dan mengatakan kepada komite audit apa yang dikatakan signifikan, kepentingan dan efisiensi dari kesuleruhannya akan dilayani lebih baik oleh audit internal yang secara teratur melaporkan audit finding yang signifikan seperti halnya keadaan dan disposisi temuan. Dalam memberi reaksi atas audit finding yang signfikan, membutuhkan kombinasi atas pemahaman, kompetensi, dan kerjasama pihak-pihak utama yang berkepentingan seperti audit internal, manajemen, auditor eksternal, dan komite audit sendiri.
Kesejahteraan
keseluruhan perusahaan menjadi standar untuk menilai jasa audit internal, dan kepentingannya dengan manajemen memiliki batas tertentu yang saling bertentangan. 23.5
Komite Audit dan Auditor Eksternalnya Komite audit memiliki tanggung jawab utama untuk menyewa perusahaan audit eksternal,
menyetujui anggaran yang diusulkan dan rencana audit, serta menerbitkan laporan keuangan yang diaudit. Firma akuntan public terutama tidak lagi memiliki divisi konsultasi, dan dilarang memberikan jasa outsourcing audit internal kepada perusahaan yang nanti akan diaudit. Oleh karena itu, komite audit harus lebih menyadari dan sensitive atas hal ini, dimana Sox mengharuskan komite audit untukmenyetujui seluruh jasa audit eksternal, termasuk comfort letter, sama seperti halnya jasa nonaudit dari auditor eksternl yang dilarang. Namun auditor kesternal masih diperbolehkan untuk menyediakan jasa pajak , sama halnya dengan jasa pengecualian yang diminimalisir mereka dilarang
110
untuk memberikan jasa non audit secarakontemporer dengan audit laporan keuangan , jasa tersebut seperti :
Pembukuan dan jasa lain yang berkaitan dengan pencatatan akuntansi atau laporan keuangan
klien yang diaudit Merancang dan mengimplementasikan teknologi informasi keuangan Jasa penaksiran dan penilaian, pendapat kewajaran atay kontribusi dalam berbagai pelaporan Jasa outsourcing audit internal Fungsi manajemen atau aktivitas pendukung sumberdaya manusia Broaker atau dealer, penasihat investasi, atau jasa investasi bank Jasa hukum dan jasa ali lainnya yang tidak berkaitan dengan audit Jasa lain yang tidak diijinkan oleh PCAOB.
Audit internal harus mempertimbangkan penawaran layanan yang tepat dan konsisten dengan audit charternya. 23.6
Program Whistleblower dan Kode Etik Sox menetapkan kepada komite audit untuk membangun prosedur dalam menerima,
penyimpanan, dan perwatan atas keluhan yang berkaitan dengan akuntansi, pengendalian internal akuntansi, atau masalah auditing, termasuk prosedur untuk kerahasiaan yang diajukan oleh karyawan atas kekhawatiran akuntansi dan permasalahan audit. Akibatnya akan menghadapi tantangan dokumentasi karena banyak masalah yang harus dilaksanakan dengan cara yang rahasia. Audit internal seharusnya menawarkan jasanya kepada komite audit untuk membangun prosedur dokumentasi dan komunikasi dalam area dibawah ini :
Dokumentasi pencatatan panggilan whistleblower. Sox mengamanatkan kepada komite audit untuk membangun program whistleblower formal dimana karyawan dapat meningkatkan perhatian berkaitan dengan masalah audit yang tidak tepat tanpa takun akan adanya pembalasan. Biasanya perusahaan besar sudah memiliki fungsi etika, sehingga hanya perlu mengatasinya dengan cara yang lebih aman lagi. Ketika perusahaan yang lebih kecil tidak memiliki sumberdaya, audit internal harus menawarkan fasilitasnya dalam komunikasi, pencatatan tanggal, waktu, dan nama pemanggil untuk penyelidikan dan disposisi
wishtleblower. Disposisi permasalahan whistleblower. Dokumentasi harus dijaga untuk mecatat sifat dari investigasi tindak lanjut dan disposisi yang terkait. Meskipun Sox mengamanatkan program whistleblower tidak memiliki program penghargaan tunai, dokumentasi lengkap yang
mencakup tindakan yang diambil serta setiap net saving harus dijaga. Kode Etik. Sox membuat komite audit bertanggung jawab untuk mengimplementasikan kode etik perusahaan untuk CEO dan CFO. Komite audit harus merangkum seperangkat peraturan
111
bagi perilaku yang tepat dan membuat senior officernya menyatakan bahwa mereka telah membaca dan memahami serta menyetujui untuk mematuhinya. 23.7.
Peran Lain Komite Audit Audit internal dapat menawarkan untuk bertindak sedikit sebagai sekretaris dari komite audit
dalam mendokumentasi dan menangani masalah tersebut. Untuk perusahaan besar, komite audit dapat terdiri dari mungkin enam orang, sedangkan dalam sebuah perusahaan yang lebih kecil, biasanya terdiri dari hanya dua orang. Direktur komite audit yang independen biasanya merupakan orang yang sibuk yang mungkin melayani beberapa dewan dengan sedikit dukungan adminitrasi langsung. Audit internal dapat memberikan bantuan yang penting. Berdasarkan Sox, komite audit memiliki peran penting dimana memiliki salah satu posisi terbaik untuk mememberikan fasilitas. CAE memberikan skses terbuka kepada komite aduit melalui presentasi pada pertemian rutin dan pertemuan rahasia satu demi satu. Dahulu, pertemuan ini lebih formal dengan komunikasu sebenarnya yang terbatas, namun telah dirubah oleh Sox oleh karena itu saat ini komite audit dan ahli keuangan yang dirancangnya memiliki seluruh tanggung jawab baru audit internal adalah sumber daya yang baik untuk membantu anggota komite audit untuk memenuhi tanggung jawab mereka terkait dengan Sox melalui komunikasi yang erat serta dengan menawarkan tugas dokumentasi tertentu komite audit. Perluasan persyaratan jasa audit internal merupakan suatu peluang dan tantangan, karena perubahan yang dilakukan Sox, auditor internal yang modern harus menyadari perluasan penting komite audit.
112
Chapter 24 Program Etika dan Whistleblower
Auditor internal selalu dipandang sebagai para pemimpin etis dalam perusahaan. Setiap kali ada pertanyaan dari transaksi yang menimbulkan pertanyaan atau penipuan dalam operasi, misalnya, tanggapan manajemen selalu memanggil internal audit untuk menyelidiki. Karena standar profesional mereka yang kuat, didukung oleh kode etik profesional baik yang diakui, auditor internal harus menjadi pemimpin yang etis dalam perusahaan. Pengetahuan dan pemahaman tentang auditor internal, kode perilaku profesional, seperti yang dibahas dalam Bab 8 mengenai standar audit internal profesional, adalah kunci badan audit internal umum tentang kebutuhan pengetahuan (CBOK). Etika dan enterprise-wide kode etik memiliki peran yang lebih besar pada saat ini. Selama bertahun-tahun, banyak perusahaan mengucapkan kata-kata tentang komitmen mereka untuk etika tetapi tidak pernah ada tindak lanjutnya. Namun, dengan adanya serangkaian skandal akuntansi utama AS pada 1980-an, peluncuran Komite of Sponsoring kerangka Organisasi Internal Kontrol pada 1990-an, dan yang sekarang ini, Peraturan Sarbanes-Oxley (SOx), telah ada penekanan hampir di seluruh dunia tentang pentingnya membangun lingkungan etis di seluruh perusahaan. Sementara audit internal memiliki peran yang terus-menerus, banyak dari inisiatif ini juga telah diluncurkan oleh departemen lain, termasuk sumber daya manusia (SDM) dan badan hukum. Sekedar mempromosikan lingkungan etika bagi semua stakeholder perusahaan, inisiatif seluruh perusahaan harus menekankan pemangku kepentingan kode etik individu yang kuat, pengakuan nilai-nilai inti perusahaan, dan program whistleblower. Saat ini karyawan dan pemangku kepentingan di semua tingkat didorong untuk berpikir dan bertindak berbeda dari pada tahun terakhir. Program whistleblower adalah contoh di sini. Seluruh konsep di balik program ini adalah bahwa setiap karyawan atau pihak lain yang mengamati beberapa hal yang salah di lingkungan kerja dan independen “meniup peluit” atau melaporkan kepada manajemen senior, tanpa adanya ketakutan akan tindakan balasan. Konsep seperti ini telah memiliki standar di AS, banyak aturan hukum dan telah menjadi unsur SOx, seperti dibahas dalam Bab 4. Meskipun belum tentu penerima yang ditunjuk dari laporan whistleblower, internal auditor perlu memahami peran dan whistleblowing bagaimana kegiatan ini dapat disimpan dalam lingkungan kontrol perusahaan. Bab ini membahas kode etik, etika perusahaan, dan program whistleblower dari kedua perusahaan-lebar dan perspektif audit internal. Internal auditor perlu memahami konsep ini dan bagaimana mereka harus diterapkan untuk perusahaan secara keseluruhan. Selain itu, di beberapa 113
perusahaan yang lebih kecil dengan lebih terbatas sumber daya, audit internal dapat dipanggil untuk memulai dan mengelola banyak jika tidak semua aspek suatu perusahaan, etika dan program whistleblower. Pengetahuan tentang kode auditor internal perilaku merupakan kebutuhan CBOK dasar; pemahaman keseluruhan kode etik, program whistleblower, dan etika perusahaan adalah penting untuk total perusahaan dan harus area audit pengetahuan kunci internal juga. Bab ini juga menjelaskan bagaimana membangun etika dan fungsi whistleblower yang konsisten dengan SOx dan nilai kepada semua stakeholder perusahaan: karyawan, petugas, vendor, dan kontraktor. Lebih dari tujuan SOx untuk mencegah kecurangan pelaporan keuangan, program etika yang efektif adalah suatu pengelolaan yang penting dan kepatuhan alat untuk seluruh perusahaan. Bab ini juga sempat terlihat di Hukuman Pedoman Organisasi, AS- wortel berbasis-dan-tongkat pendekatan yudisial untuk meningkatkan kepatuhan perusahaan kuat program. Bab ini diakhiri dengan panduan untuk melakukan operasional dan kepatuhan audit atas fungsi-fungsi ini. 24.1
Enterprise Etika, Kepatuhan, dan Tata Kelola Kode etik adalah komponen utama dari standar profesional audit internal, dan auditor internal
banyak terlibat dengan meninjau dan membantu untuk meningkatkan etika perusahaan mereka. Hal ini menjadi lebih lebih penting ketika SOx dimandatkan atau kode etik menandatangani laporan perilaku dari pejabat senior dan menyerukan untuk program whistleblower diarahkan oleh komite audit. Sebagaimana diuraikan pada Bab 4, mandat SOx bahwa komite audit perusahaan harus memiliki direktur keuangan mereka (CFO) menandatangani pernyataan etika. Sementara ini tidak ada jaminan bahwa CFO akan selalu mengikuti praktek-praktek bisnis yang etis, resiko pribadi dari denda besar atau bahkan hukuman penjara. Namun, satu set kuat nilai-nilai pribadi seluruh perusahaan serta komitmen terus-menerus atau keinginan untuk selalu melakukan hal yang benar sering kali bahkan lebih penting. Sementara peraturan SOx yang terbatas pada pejabat eksekutif keuangan, perusahaan biasanya akan menemukan nilai lebih dalam meluncurkan dan melaksanakan program seperti itu untuk seluruh perusahaan dan stakeholder kunci. Beberapa kode etik dan aturan perilaku yang sangat spesifik dan berhubungan hanya untuk petugas keuangan, namun, perusahaan akan menemukan nilai yang lebih besar dalam memiliki satu set aturan berlaku untuk semua, dan audit internal mungkin ingin mempertimbangkan dan menyarankan manajemen untuk bergerak ke arah itu. Perusahaan dari semua ukuran dan bidang bisnis saat ini harus membentuk fungsi etika yang efektif, termasuk pernyataan misi dan kode etik. Meskipun program etika perusahaan penting saat ini, perusahaan tidak bisa mengklaim memiliki menerapkan program seperti ini dengan hanya menerbitkan kode organisasi bisnis dan melakukannya bersama untuk seluruh karyawan untuk membacanya. Program etika yang efektif memerlukan komitmen formal antara perusahaan dan karyawan dan agen
114
untuk melakukan hal yang benar. Banyak perusahaan saat ini telah memiliki unsur-unsur program etika di tempat yang lainnya menganggap mereka memiliki etika karena praktek-praktek yang baik, bukan karena masalah baru-baru ini. Semua, terlalu sering mereka mendirikan "etika program" berjumlah sedikit lebih dari satu kode etik karyawan diberikan kepada karyawan baru pada hari pertama mereka pada pekerjaan mungkin ditambah beberapa karyawan poster atau brosur. Karyawan baru diminta untuk membaca dan menandatangani kode etik perusahaan itu sebagai bagian dari bahan menyelesaikan menyewa seperti baru sebagai bentuk pemotongan pajak, rencana medis pilihan, dan pilihan karyawan lainnya. Terlalu sering kode etik ditandatangani, mengajukan diri, dan dilupakan. Ini bukan merupakan program etika yang efektif untuk perusahaan. Program etika efektif untuk perusahaan dimulai dengan pemahaman risiko lingkungan dan kemudian memerlukan kode etik yang efektif. Sementara penekanan mungkin sedikit berbeda pada berbagai tingkatan, setiap orang harus menyadari dari perusahaan itu nilai dan misi secara keseluruhan. Sebagai pihak yang alami tertarik pada baik, praktek bisnis yang etis, audit internal harus dalam posisi kunci untuk membantu peluncuran sebuah perusahaan-wide etika berfungsi jika seseorang tidak ada atau untuk membantu memperbaiki semua program saat ini. Hanya sebagai auditor internal harus memahami bagaimana untuk mengevaluasi dan merekomendasikan kontrol akuntansi internal yang efektif, mereka harus memiliki pemahaman dasar tentang unsur-unsur dari program etika organisasi yang efektif. A) Langkah Pertama Etika: Mengembangkan Pernyataan Misi Setiap perusahaan, tidak peduli apa ukuran, harus memiliki pernyataan misi formal untuk menggambarkan tujuan dan nilai-nilai secara keseluruhan. Pernyataan misi harus menjadi petunjuk untuk membiarkan karyawan, pelanggan, pemegang saham, dan pemangku kepentingan lainnya tahu apa perusahaan singkatan dan apa tidak. Sekali sedikit lebih dari lelah yang terdengar slogan, pernyataan misi perusahaan yang efektif telah menjadi sangat penting untuk mempromosikan etika organisasi yang kuat dan tata kelola perusahaan yang baik. misi yang efektif dapat menjadi aset besar untuk suatu, perusahaan yang memungkinkan untuk lebih mencapai tujuan organisasi dan tujuan. Sebuah pernyataan misi perusahaan yang kuat merupakan elemen penting dalam etika dan inisiatif tata kelola perusahaan. Meskipun kebanyakan perusahaan tidak akan menghadapi krisis seperti apa Johnson & Johnson lakukan dengan Tylenol tercemar, hal semacam ini mungkin telah membantu beberapa perusahaan untuk lebih menghindari skandal akuntansi yang menyebabkan SOx. Bekerja dengan fungsi petugas etika dan manajemen senior, audit internal dapat membantu untuk mengevaluasi pernyataan misi atau menulis ulang dan memulai yang baru. Jika karyawan atau pemangku kepentingan lainnya tidak menyadari pernyataan misi perusahaan atau jika mereka
115
melihatnya sebagai sedikit lebih dari satu set kata-kata berarti, ada kebutuhan untuk meninjau kembali dan merevisi dokumen itu. Sebuah pernyataan misi sering dibuat buruk lebih berbahaya daripada baik, membuat anggota sinis dan tidak bahagia organisasi yang menolak perubahan. Jika perusahaan tidak memiliki pernyataan misi atau nilai-nilai, audit internal harus merekomendasikan perakitan tim untuk mengembangkan sebuah pernyataan yang mencerminkan nilai-nilai keseluruhan perusahaan dan tujuan. Jika pernyataan yang ada disambut dengan sinisme selama survei etika, sekarang saatnya untuk membuat ulang dan merevisinya. Namun, apapun yang direvisi harus dibuat dengan hati-hati. Jika hanya diluncurkan dengan tidak ada persiapan, dapat dilihat dengan sinis bahkan lebih. Sebuah pernyataan misi yang baik juga merupakan titik awal yang baik untuk pesan manajemen senior. Sebuah pernyataan misi yang baik harus membuat pernyataan positif tentang perusahaan dan menginspirasi para pemangku kepentingan perusahaan untuk memanfaatkan energi mereka, semangat, dan komitmen untuk mencapai tujuan dan sasaran. Idenya adalah untuk menciptakan rasa tujuan dan arah yang akan dibagi di seluruh perusahaan. Mungkin salah satu contoh terbaik dari pernyataan misi itu diungkapkan oleh Presiden AS John F. Kennedy di awal 1960-an: “This nation should dedicate itself to achieving the goal, before this decade is out, of landing a man on the moon and returning him safely to Earth.” “Bangsa ini harus mendedikasikan dirinya untuk mencapai tujuan, sebelum dekade ini keluar, dari manusia mendarat di bulan dan mengembalikannya dengan selamat ke Bumi.” Kata-kata sederhana menggambarkan misi dan visi yang jauh lebih baik daripada dokumen luas yang berhalaman banyak. Setelah perusahaan telah mengembangkan sebuah pernyataan misi baru atau telah merevisi yang sudah ada, itu harus diterapkan di semua anggota perusahaan dengan tingkat yang baik publisitas. Menggunakan pendekatan nada-at-the-top, manajer senior harus menjelaskan alasan untuk laporan misi baru dan mengapa itu akan penting bagi perusahaan. Ini harus dipasang pada billboard fasilitas, dalam laporan tahunan, dan tempat lain untuk mendorong semua pemangku kepentingan untuk membaca dan menerimanya. Pernyataan misi, bagaimanapun, seharusnya tidak berdiri dengan sendirinya. Serangkaian langkah kunci lainnya yang dibutuhkan untuk membangun etika yang efektif dan fungsi kepatuhan. (B) Memahami Etika Lingkungan Risiko Program etika yang efektif tidak dapat melindungi perusahaan dari risiko gempa bumi besar atau beberapa peristiwa bencana besar lainnya, melainkan bisa, bagaimanapun, membantu untuk melindungi dari berbagai risiko operasional dan bisnis lainnya. Sama seperti beberapa petugas
116
akuntansi memutuskan untuk melanggar aturan sebelum SOx, sikap yang dapat diterima untuk mengabaikan aturan etika bisa menimbulkan risiko di banyak daerah lain. Para pekerja kantor yang salinan perusahaan perangkat lunak atau catatan untuk digunakan pada komputer di rumah, pekerja pabrik yang melompati prosedur pemeriksaan produk akhir untuk menghemat waktu, atau vendor yang sedikit kapal-kapal barang dari dipesan karena "mereka tidak pernah memeriksa" pemberitahuan pengiriman semua contoh lentur aturan dan meningkatkan risiko perusahaan. Jenis praktek sering berkembang karena kesenjangan yang dirasakan antara manajemen senior dan staf. Karyawan yang secara teratur melihat manajer account melebihi batas beban tanpa dampak segera mencoba membengkokkan aturan di daerah lain. Audit internal dapat memimpin utama di sini dalam survei sikap karyawan dan praktek. sikap Etika dan risiko dapat dinilai melalui baik review ditargetkan temuan dari audit masa lalu atau ulasan khusus berdasarkan survei sikap karyawan dan stakeholder etika. Audit internal dapat menyelesaikan pekerjaan ini etika survei melalui koordinasi dengan fungsi etika perusahaan, jika kelompok tersebut ada. Sifat seperti fungsi etika yang dibahas dalam paragraf yang akan datang. Jika fungsi etika formal ada, audit internal harus meninjau hasil setiap survei yang dilakukan di sana, membuat rencana untuk merevisi atau memutakhirkan seperlunya. Sebuah survei etika merupakan cara yang sangat baik untuk memahami sikap perusahaan dan merupakan bantuan untuk mendukung proses tata kelola perusahaan. (i)Terkait Temuan Etika-Masa Lalu Dari Audit atau Audit Khusus Jika audit internal telah menyelesaikan sejumlah besar audit operasional dan keuangan kepatuhan terkait baru-baru ini, pemeriksaan ulang temuan laporan workpaper dan audit atau bahkan tanggapan dapat memberikan wawasan tentang sikap etika secara keseluruhan. Temuan workpaper Konsisten meliputi "kecil" pelanggaran mungkin menunjukkan tren keseluruhan dalam sikap etika. Sebuah contoh di sini akan menjadi kegagalan berkelanjutan karyawan untuk mengikuti beberapa proses yang relatif kecil atau prosedur, seperti mengamankan tanda tangan persetujuan kedua pada transaksi bernilai kecil, meskipun kebijakan menyerukan untuk tanda tangan kedua, atau kegagalan untuk mendokumentasikan aplikasi informasi teknologi baru , meskipun persyaratan sistem dokumentasi pembangunan. Tim audit yang bertanggung jawab mungkin telah memutuskan hal itu "terlalu kecil" untuk disertakan dalam ringkasan laporan audit final, tapi temuan tersebut sering menunjuk potensi masalah sikap etis. Bahkan lebih buruk lagi, kadang-kadang jenis temuan yang dilaporkan dalam laporan audit hanya untuk menepis dalam laporan tanggapan. Beberapa yang sedang berlangsung "kecil" temuan tersebut tidak dapat menunjukkan pelanggaran etika yang sedang berlangsung tetapi untuk daerah-daerah di mana aturan hanya perlu diubah. Namun, auditor internal menelaah laporan audit masa lalu dan workpapers untuk masalah etika
117
yang terbaik mungkin bekerja dengan unit yang tepat dalam perusahaan untuk mendapatkan seperti prosedur aturan yang tidak masuk akal berubah. audit internal mungkin juga mempertimbangkan meluncurkan audit khusus untuk menilai sikap etis tersebut. Ini akan menjadi tinjauan kepatuhan yang kuat yang mencakup beberapa daerah kunci di perusahaan atau review sangat terfokus dalam satu departemen atau kelompok. Jenis internal audit memberikan penilaian secara keseluruhan sikap etis dalam perusahaan. (ii) Surveys Etika Sikap Karyawan Dan Stakeholder Dilakukan dengan benar, karyawan, pejabat, dan survei stakeholder dapat menjadi cara yang sangat baik untuk menilai sikap etika perusahaan. Idenya adalah untuk mengumpulkan informasi sebanyak mungkin tentang sikap etika dan praktek dari kelompok besar dalam perusahaan, seperti pekerja pabrik (jika sesuai), staf kantor, manajer senior, vendor, dan lain-lain. Survei ini akan mencakup beberapa pertanyaan umum, tetapi setiap kelompok juga akan menerima pertanyaan khusus ditujukan kepada tanggung jawabnya. Kelompok perwira senior, misalnya, akan menerima set yang sama pertanyaan sikap organisasi yang diberikan kepada semua tapi mendapatkan pertanyaan spesifik terkait SOx kontrol internal. Tidak pernah mudah untuk menyusun sebuah survei pengumpulan fakta yang menerima tingkat respon yang tinggi, dan bantuan penggunaan khusus harus dipertimbangkan. Daripada serangkaian pertanyaan membutuhkan hanya ya-atau-tidak ada tanggapan, survei harus terdiri dari banyak "Pernahkah Anda. . . "Pertanyaan di mana orang-orang yang menyelesaikan survei ini dapat memberikan jawaban selama atau sesingkat seperti yang mereka inginkan. Terbuka tanggapan membuat kompilasi hasil yang lebih sulit, tetapi informasi menarik dan berharga bisa diperoleh. Persyaratan kunci dari jenis survei adalah bahwa hal itu harus sebagai anonim mungkin. Survei harus dikirim langsung ke rumah karyawan bersama dengan surat lamaran dari chief executive officer (CEO) menjelaskan tujuan mereka dan tujuan. Kembali amplop, prestamped, diarahkan ke kotak pos khusus harus dimasukkan. Tujuan utama di sini akan untuk survei sikap etika, namun, jika perusahaan telah membentuk fungsi hotline whistleblower, sebagaimana akan dibahas, survei ini juga memungkinkan masyarakat untuk melaporkan hal-hal tersebut. Meringkas hasil survei bisa menjadi tantangan besar, terutama jika responden telah memberikan respon dalam bentuk-bebas. audit internal atau petugas etika akan bertanggung jawab untuk menyiapkan laporan ringkasan dengan tujuan meninjau hasil dengan komite audit dan manajemen senior. Survei etika akan memungkinkan audit internal, tim etika kantor yang ditunjuk, atau orang lain untuk mendapatkan pemahaman yang umum tentang etika lingkungan dalam perusahaan. Hal ini dapat menjadi langkah pertama untuk meluncurkan fungsi etika formal atau upgrade dan meningkatkan yang
118
sudah ada. Survei ini juga akan menyediakan manajemen umum dengan beberapa wawasan ke dalam suasana etika secara keseluruhan di perusahaan. Meskipun tidak disyaratkan SOx, informasi ini akan meningkatkan praktek tata kelola perusahaan dengan menyorot area dimana perbaikan diperlukan. (C) Merangkum Hasil Etika Survey: Apakah Kita Memiliki Masalah itu? Hasil survei sikap etika atau penilaian dari audit internal masa lalu dapat memberikan beberapa jaminan bahwa hal-hal yang cukup bagus di seluruh perusahaan. Lebih sering, bagaimanapun, mereka dapat menaikkan beberapa tanda-tanda meresahkan mulai dari penyimpangan kepatuhan kecil tapi terus menerus, untuk vendor yang disurvei mengklaim taktik negosiasi berat tangan, kepada karyawan yang menyatakan mereka telah diminta untuk membengkokkan aturan. Pertanyaan keras dengan hasil seperti itu adalah apakah mereka mewakili pengecualian mengganggu atau ujung gunung es masalah etika yang jauh lebih besar. Pada titik ini, audit internal dan petugas etika perusahaan seharusnya bertemu dengan manajemen senior untuk mengembangkan beberapa langkah selanjutnya. Seperti disebutkan, SOx berbicara tentang etika dan isu-isu whistleblower hanya dalam hal pejabat keuangan senior dan penipuan keuangan potensial. A, kuat efektif program etika, bagaimanapun, akan bermanfaat bagi seluruh perusahaan selain memberikan kepatuhan SOx. Jika perusahaan sudah tidak memiliki program etika mapan, audit internal adalah area logis untuk membantu menetapkan jenis program. 24.2
Kode Etik Enterprise Sementara pernyataan misi adalah batu kunci untuk terus bersama-sama keseluruhan struktur
tata kelola perusahaan, kode etik perusahaan memberikan panduan yang mendukung bagi para stakeholder. SOx frase menggunakan kode etik, kami menggunakan kode nama yang lebih tradisional perilaku. Kode-kode ini telah berada di tempat di perusahaan besar selama bertahun-tahun. SOx mensyaratkan bahwa semua pendaftar berkembang seperti kode untuk pejabat keuangan senior untuk mempromosikan penanganan jujur dan etis dari setiap konflik kepentingan dan kepatuhan terhadap peraturan pemerintah dan peraturan yang berlaku. Bahkan jika perusahaan tidak datang di bawah aturan SOx, ada banyak manfaat untuk mengembangkan dan menerbitkan kode etik yang tepat. Kode SOx yang diamanatkan, tetapi perusahaan-perusahaan dari berbagai ukuran bisa mendapatkan keuntungan dari kode yang mencakup seluruh pemangku kepentingan. Perusahaan efektif hari ini harus mengembangkan dan menegakkan kode etik yang berlaku mencakup etika, bisnis, dan aturan hukum bagi seluruh pemangku kepentingan perusahaan: petugas keuangan disorot dalam SOx, seluruh karyawan lainnya, dan pemangku kepentingan kelompok yang lebih besar. Audit internal adalah tidak biasanya kelompok katalis untuk menyusun atau membuka
119
seperti kode etik, tetapi dapat menjadi peserta utama dalam kedua membantu untuk memulai kode dan kemudian menentukan bahwa kode mempromosikan praktek bisnis yang etis di seluruh perusahaan. (A) Kode Etik Isi: Pesan apa yang ada pada kode itu? Kode etik harus menjadi mengatur, menghapus ambigu aturan yang menjelaskan apa yang diharapkan dari semua pemangku kepentingan perusahaan, petugas, karyawan, kontraktor, vendor, dan lain-lain. Kode harus didasarkan pada kedua nilai-nilai dan isu-isu hukum di sekitar perusahaan. Artinya, sementara semua perusahaan dapat berharap untuk memiliki kode etik larangan terhadap diskriminasi seksual dan rasial, kontraktor pertahanan dengan isu-isu terkait kontrak-banyak mungkin memiliki kode etik yang agak berbeda dari operasi toko makanan cepat saji. Namun, kode harus berlaku untuk semua anggota perusahaan dari tingkat yang paling senior seorang pegawai administrasi paruh waktu. Sebagai contoh, kode etik aturan yang melarang pelaporan keuangan yang salah adalah sama apakah diarahkan pada CFO untuk pelaporan keuangan yang tidak benar triwulanan atau bagiantimer untuk kartu waktu yang salah atau penipuan mingguan. Jika perusahaan sudah memiliki kode etik, audit internal mungkin ingin jadwal review dari waktu ke waktu untuk kembali kode tersebut. Terlalu sering, kode yang lebih tua pada awalnya dirancang sebagai aturan bagi karyawan tingkat bawah dengan sedikit perhatian bagi anggota yang lebih senior dari perusahaan. Sebagaimana telah kita bahas, SOx pedoman tata kelola perusahaan dimaksudkan untuk perwira senior, tetapi juga harus berlaku untuk semua pemangku kepentingan perusahaan. Bekerja dengan anggota senior manajemen dan komite audit, audit internal dapat memeriksa kode etik yang ada untuk menentukan apakah aturan masih layak era pasca-SOx. Daerah ini topik ditemukan dalam kode stakeholder perusahaan khas perilaku. Kode sebenarnya harus memiliki aturan tertentu dalam setiap bidang ini. I.
Pengantar a. Tujuan
kode
etik
ini:
Suatu
pernyataan
umum
tentang
latar
belakang
kode etik, menekankan tradisi perusahaan. b. Standar etika komitmen perusahaan yang kuat: Sebuah penyajian kembali misi pernyataan dan pesan pendukung dari chief executive officer c. Dimana dapat mencari panduan: penjelasan mengenai hotline seketika d.
Ketidakpatuhan Pelaporan: Petunjuk whistleblower-cara untuk melaporkan
e. Tanggung jawab untuk mengakui kode: sebuah deskripsi kode pengakuan proses untuk semua stakeholder II.
Fair Dealing Standards a. Perusahaan menjual praktek: panduan untuk menangani dengan pelanggan
120
b. Perusahaan membeli praktek: pedoman dan kebijakan untuk menangani dengan vendor III.
Perilaku di tempat kerja a. Equal Employment Opportunity Standar: sebuah pernyataan omitmen yang kuat b. Tempat kerja dan kebijakan pelecehan seksual: sebuah pernyataan komitmen yang sama kuat c. Alkohol dan penyalah gunaan zat: sebuah pernyataan kebijakan di daerah ini
IV.
Konflik Kepentingan a. Pekerjaan sampingan: batasan kerja meneerima dari pesaing b. Investasi personal: aturan mengenai menggunakan data perusahaan untuk membuat keputusan investasi pribadi c. Hadiah dan mafaat lainnya: aturan mengenai menerima suap dan hadiah yang tidak tepat d. Mantan karyawan: aturan yang melarang memberikan bantuan kepada eks-karyawan dalam bisnis e. Anggota keluarga: aturan tentang memberikan bisnis kepada anggota keluarga, menciptakan potensi konflik kepentingan, dan hubungan anggota keluarga karyawan
V.
Enterprise Properti dan Records a. Enterprise aset: Sebuah pernyataan yang kuat pada tanggung jawab karyawan untuk melindungi aset. b. Sistem komputer sumber daya: Suatu perluasan pernyataan aset perusahaan mencerminkan semua aspek sumber daya sistem komputer. c. Penggunaan nama perusahaan: Sebuah aturan bahwa nama perusahaan harus digunakan hanya untuk transaksi normal bisnis. d. Enterprise catatan: Sebuah peraturan mengenai tanggung jawab karyawan untuk integritas catatan. e. Informasi rahasia: Aturan tentang pentingnya menjaga semua perusahaan informasi rahasia dan tidak mengungkapkan ke luar. f. Karyawan privasi: Sebuah pernyataan yang kuat mengenai pentingnya menjaga karyawan rahasia kepada orang luar dan bahkan karyawan lainnya informasi pribadi. g. Enterprise Manfaat: Karyawan tidak harus mengambil keuntungan perusahaan yang mereka tidak berhak.
VI.
Mematuhi Hukum a. Di dalam informasi dan insider trading: Sebuah aturan yang kuat yang melarang insider trading atau dinyatakan mendapatkan manfaat dari informasi orang dalam.
121
b. Politik kontribusi dan kegiatan: Sebuah pernyataan yang kuat terhadap peraturan kegiatan politik. c. Penyuapan dan suap: Sebuah aturan perusahaan menggunakan suap atau menerima suap. d. kesepakatan bisnis asing: Aturan mengenai berurusan dengan agen asing sesuai dengan yang Korup Asing Practices Act. e. keselamatan Tempat Kerja: Sebuah pernyataan tentang kebijakan perusahaan untuk mematuhi aturan OSHA. f. Produk keamanan: Sebuah pernyataan tentang komitmen perusahaan untuk keamanan produk. g. Perlindungan lingkungan: Sebuah peraturan mengenai komitmen perusahaan untuk mematuhi dengan undang-undang lingkungan yang berlaku. Kata-kata
ini
adalah
contoh
dari
nada
dan
gaya
yang
baik
kode
etik.
Ini menempatkan tanggung jawab pada penerima kode, mencoba untuk menjelaskan isu-isu yang jelas cara, dan menyarankan diharapkan tanggapan dan tindakan. Banyak perusahaan telah menemukan nilai dalam menambahkan serangkaian pertanyaan yang sering diajukan (FAQ) ke kode bersama dengan jawaban yang disarankan. FAQs memungkinkan pembaca untuk lebih memahami masalah, pertanyaan, dan aturan. Tim menyusun kode baru atau revisi melakukan harus memastikan bahwa itu adalah jelas dan dipahami oleh semua. Ini bisa menjadi mengedit nyata tantangan. Kode etik untuk usaha yang berbeda terlihat berbeda dalam hal gaya, format, dan ukuran. Beberapa kode adalah dokumen yang rumit; lainnya tulang sangat telanjang. Kode etik perusahaan sudah tersedia melalui situs Web perusahaan atau etika atau departemen audit internal. Disarankan bahwa tim merevisi suatu perusahaan perusahaan menghubungi kode dalam industri mereka untuk memeriksa kode-kode mereka. Perusahaan global menghadapi masalah lain ketika mengembangkan kode etik. Meskipun korporasi mungkin berkantor pusat di Amerika Serikat, hal itu mungkin karena signifikan operasi di seluruh dunia, di mana kunci manajer, karyawan, dan stakeholder lainnya tidak menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa utama mereka. Meskipun biaya tambahan terjemahan, perusahaan harus mempertimbangkan memproduksi versi kode di setidaknya bahasa utama digunakan dalam operasi perusahaan. Jika ada beberapa lokasi dan jumlah hanya kecil berbagai
bahasa
masing-masing
asing bahasa
pemangku lokal
kepentingan, mungkin
ringkasan
cocok.
dari
Namun,
kode mereka
etik
utama
versi
dalam
ringkasan
tentu harus menekankan bimbingan SOx penipuan yang sama keuangan yang terkandung dalam utama kode etik.
122
(B) Komunikasi dengan Stakeholder dan Kepatuhan Menjamin Suatu perusahaan kode etik yang harus menjadi dokumen hidup. Ini memiliki sedikit nilai jika telah dikembangkan,
diserahkan
kepada
seluruh
stakeholder
kebisingan
banyak,
dan
kemudian pada dasarnya mengajukan dan dilupakan. Jika dokumen merupakan kode yang baru atau bahkan melakukan revisi besar, perusahaan harus melakukan upaya besar untuk memberikan melakukan salinan kepada seluruh karyawan dan stakeholder. Mengingat kita saat ini aturan SOx, langkah
pertama
yang
baik
akan
hadir
untuk
secara
resmi
kode
baru
ke
perusahaan manajer top, khususnya petugas keuangan. Di masa lalu, kode kadang-kadang melakukan penerimaan hanya menerima token dari kelompok perwira senior, yang merasa dokumen benar-benar untuk staf, bukan mereka. Skandal keuangan yang menuju ke SOx disorot perbedaan ini. Baik Enron dan WorldCom telah kode etik perusahaan yang memadai, tapi pejabat perusahaan mereka ternyata tidak merasa aturan-aturan ini diterapkan kepada mereka. Kelompok manajemen senior harus kemudian secara resmi mengakui bahwa mereka memiliki membaca,
memahami,
dan
akan
mematuhi
kode
etik.
Dengan
tim
manajemen
berdiri di belakang kode, perusahaan berikutnya harus menyajikan dan memberikan kode untuk semua pemangku kepentingan perusahaan. Hal ini dapat dilakukan secara bertahap beberapa dengan pengiriman ke lokal atau lebih fasilitas utama pertama diikuti oleh unit yang lebih kecil, lokasi asing, dan lainnya stakeholder. Daripada hanya termasuk salinan kode dengan dokumen penggajian, perusahaan harus melakukan upaya formal untuk menampilkan kode di cara yang akan mendapatkan perhatian Kode etik baru dapat dikomunikasikan melalui video oleh CEO, Webcast, sesi pelatihan, atau cara lain untuk menekankan pentingnya. Khusus metode komunikasi dapat digunakan untuk kelompok lain, seperti vendor atau kontraktor, tetapi perusahaan harus bertujuan untuk mendapatkan semua pemangku kepentingan untuk secara resmi mengakui bahwa mereka akan mematuhi kode etik. Hal ini dapat dicapai dengan Internet atau telepon respon sistem, di mana setiap pihak perusahaan diminta untuk menanggapi tiga pertanyaan: 1. Apakah Anda menerima dan membaca salinan kode etik? Jawaban Ya atau Tidak 2. Apakah Anda memahami isi kode etik? Jawaban Ya jika Anda memahami kode etik atau Tidak jika Anda memiliki pertanyaan. 3. Apakah Anda setuju untuk tunduk oleh kebijakan dan pedoman dalam kode etik? Jawaban Ya jika Anda setuju untuk mematuhi kode dan No jika Anda tidak. Tanggapan
harus
dicatat
pada
database
daftar
nama
karyawan
dan
tanggal kajian mereka dan penerimaan atau nonacceptance. Setiap pertanyaan dari item
123
2 dapat ditangani melalui program whistleblower yang
dijelaskan dalam Bagian 24.3.
Jika seseorang menolak untuk menerima kode karena pertanyaan, supervisor atau orang lain harus mendiskusikan masalah tersebut dengan orang untuk mendapatkan resolusi akhirnya. Perusahaan tersebut harus mengharapkan semua karyawan setuju untuk menerima dan mematuhi kode etik. Setelah itu
kode
etik
hanyalah
peraturan
kerja,
dan
kegagalan
konsisten
untuk
mematuhi aturan-aturan ini harus dapat dijadikan dasar bagi penghentian. Persyaratan ini pengakuan kode mencegah karyawan dari mengatakan "Saya tidak tahu bahwa itu aturan" ketika mereka melanggar atau melihat seseorang melanggar kode. Ini adalah ide yang baik untuk pergi melalui proses kode penerimaan setiap tahun atau setidaknya setelah revisi. File mendokumentasikan kode pengakuan ini harus ditahan secara aman. (C) Kode Pelanggaran dan Tindakan Korektif Kode perusahaan-macam melakukan menjabarkan satu set aturan untuk perilaku yang diharapkan dalam
perusahaan.
Selain
menerbitkan
kode
etik
dan
mendapatkan
stakeholder
penerimaan, ada juga kebutuhan untuk mekanisme untuk melaporkan pelanggaran kode dan untuk menyelidiki dan penanganan pelanggaran-pelanggaran tersebut. Jika perusahaan menerbitkan kode etik yang kuat bersama dengan sebuah pesan dari CEO tentang pentingnya praktek etika yang baik, semua stakeholder diharapkan untuk mengikuti aturanaturan. Namun, orang adalah orang-orang, dan akan selalu ada beberapa yang melanggar aturan atau berjalan di tepi. Sebuah perusahaan perlu membentuk cara untuk memungkinkan karyawan atau orang luar untuk melaporkan pelanggaran terhadap kode di sebuah cara aman dan cara rahasia. Sebagian besar bahwa mekanisme pelaporan dapat ditangani melalui fasilitas whistleblower, seperti dibahas dalam Bagian 24.3. Lainnya potensi pelanggaran harus ditangani pada tingkat yang berbeda. Pertimbangkan staf perempuan karyawan dengan seorang pengawas laki-laki yang "petunjuk" yang nikmat seksual bersama dengan dia adalah yang baik cara untuk maju dalam perusahaan. Larangan pelecehan seksual dalam kode melakukan belum tentu berhenti pengawas, dan sering karyawan tidak dapat dengan mudah melaporkan situasi ini ke tingkat satu manajer di atas supervisor. Selain fasilitas whistleblower, perusahaan harus membentuk lainnya mekanisme pelaporan pelanggaran kode potensi perilaku. Karena beberapa orang mungkin tidak ingin untuk memanggil fungsi etika hotline, sebuah pos baik dipublikasikan office kotak alamat kadang-kadang sangat efektif. Stakeholder dapat didorong untuk mengirim surat sedemikian kotak PO, anonim atau tidak, untuk melaporkan pelanggaran etika. Berdasarkan tanggapan, fungsi etika, Sumber Daya Manusia (SDM), atau lainnya yang sesuai fungsi dalam perusahaan harus menyelidiki masalah tersebut dan mengambil tindakan yang diperlukan.
124
Sebuah kode etik menggambarkan serangkaian aturan untuk tindakan diharapkan dalam perusahaan. Ketika aturan ini dilanggar, masalah ini harus diselidiki dan tindakan diambil secara konsisten, tidak peduli apa peringkat para pemangku kepentingan perusahaan. Jika kode etik melarang pembuatan salinan perangkat lunak perusahaan-dan harus- hukuman bagi seorang analis staf di kantor penjualan jauh atau manajer senior di perusahaan markas harus sama. Dengan asumsi mereka berdua membaca larangan dalam penerimaan kode dan diakui, hukuman untuk pelanggaran harus konsisten. Jika tidak, aturan akan tampak hanya berlaku untuk beberapa. Sebagian besar pelanggaran kode etik dapat ditangani melalui perusahaan yang normal prosedur HR, yang seharusnya telah membentuk proses dimana pelanggaran pertama mungkin mengakibatkan konseling verbal atau percobaan dengan terminasi untuk pelanggaran berulang. Beberapa hal harus dilaporkan
kepada
otoritas
di
luar.
Sebuah
pelanggaran
SOx
peraturan, seperti pengaturan rekening baru-baru ini ditemukan tidak berdokumen lembar, akan dilaporkan kepada Komisi Sekuritas dan Bursa (SEC); pencurian barang dari sebuah gudang akan dilaporkan ke jaksa daerah. Ketika hal ini ditemukan dan dilaporkan kepada pihak berwenang di luar, bergerak hal di luar perusahaan's kontrol. Tujuan keseluruhan di sini adalah bagi perusahaan untuk memiliki beberapa proses di tempat untuk mendorong semua stakeholder untuk mengikuti praktek etika yang baik, sebagaimana didefinisikan dalam kode etik, dan untuk menyediakan mekanisme yang konsisten untuk melaporkan pelanggaran dan mengambil tindakan disiplin jika diperlukan. (D) Menjaga Kode Etik Kini Banyak aturan dasar perilaku etis yang baik dan aturan khusus perusahaan-banyak tidak akan berubah dari tahun ke tahun. Misalnya, aturan yang menyatakan bahwa semua stakeholder memiliki tanggung
jawab
untuk
merawat
aset
perusahaan
mereka,
apakah
properti,
kas,
sumber daya komputer, atau orang lain, aturan tidak akan berubah dari waktu ke waktu. Usaha harus review kode etik mereka dipublikasikan secara berkala, setidaknya sekali setiap dua tahun, untuk membuat panduan tertentu masih berlaku dan arus. Tinjauan periodik mungkin termasuk kode pernyataan mengenai kebutuhan keuangan yang akurat dan tepat waktu pelaporan di semua tingkatan atau komitmen perusahaan untuk menghindari semua jenis keuangan penipuan. Perubahan kode etik tidak boleh dianggap enteng. Setiap revisi harus pergi melalui pengumuman yang sama dan proses peluncuran seperti yang dijelaskan untuk kode perkenalan. Kode direvisi harus diterbitkan untuk semua pemangku kepentingan bersama dengan penjelasan tentang perubahan dan syarat untuk reacknowledge penerimaan. Sebuah kode etik dan revisi meminta penegasan kembali stakeholder dapat mahal, membutuhkan sumber daya perusahaan khusus dari fungsi etika, HR, internal audit, dan lain-lain.
125
Seiring dengan pernyataan misi, perusahaan harus menjaga kode etik dan prinsip-prinsip yang mendukung di depan semua pemangku kepentingan di setiap saat. Hal ini dapat dicapai melalui referensi konstan kode, seperti dalam poster papan buletin di semua fasilitas, pertanyaan dan jawaban dalam instruktif publikasi, atau segmen di kelas pelatihan karyawan. audit internal harus memainkan peran kunci dalam mempromosikan kepatuhan kode dan pengawasan melalui review audit dan berkelanjutan
kontak
di
seluruh
perusahaan.
Auditor
Internal
harus
sangat
menyadari kode perusahaan mereka perilaku dan menggunakannya sebagai dasar pelaporan pelanggaran dan rekomendasi keputusan selama semua audit internal lainnya.
24.3
Whistleblower dan Fungsi Hotline Fungsi whistleblower adalah fasilitas di mana seorang karyawan atau stakeholder yang
melihat beberapa bentuk kesalahan dapat independen dan anonim melaporkan bahwa tindakan untuk perusahaan atau badan pengawas dengan tidak takut akan pembalasan. Whistleblower program sudah ada selama beberapa tahun untuk mendukung federal AS kontraktor hukum, peraturan kesehatan dan keselamatan, dan lain-lain. SOx, bagaimanapun, telah pindah aturan-aturan ini ke dalam kantor bisnis semua perusahaan publik Amerika Serikat. Audit komite menetapkan prosedur whistleblower ini, tetapi fungsi-fungsi lain, seperti departemen etika, HR, atau internal audit, benar-benar mengaturnya. Banyak perusahaan yang telah membentuk fungsi etika juga memiliki hotline atau etika pertanyaan serupa saluran telepon. Etika hotline ini dapat memberikan awal titik untuk fungsi whistleblower SOx, tetapi mereka biasanya perlu penyesuaian atau finetuning. Terlalu sering, melaporkan insiden yang tidak diselidiki dengan benar atau kerahasiaan tidak sekuat yang diperlukan. Sebuah slip-up di sini dapat menyebabkan masalah utama untuk perusahaan jika stakeholder whistleblowing merasa hal belum terselesaikan atau kerahasiaan individu telah diganggu. audit internal seringkali dapat menjadi utama bantuan disini melalui review dari proses yang ada, rekomendasi yang sesuai kontrol, dan memberikan bimbingan kepada komite audit. Program whistleblower SOx-mandat anggota komite audit hadir dengan tantangan lain. Dewan khas anggota direksi komite audit dapat sadar seperti fungsi perusahaan melalui presentasi masa lalu, tetapi hampir pasti tidak akan menyadari proses yang diperlukan untuk mendirikan whistleblower efektif program. kelompok audit internal dapat membantu wakil komite audit untuk menetapkan program whistleblower yang efektif yang akan sesuai dengan SOx. Bagian ini membahas cara untuk mendirikan program whistleblower yang efektif dan bagaimana audit internal dapat membantu untuk memulai atau refresh fungsi.
126
(A) Aturan Federal Whistleblower Dalam banyak hal, ketentuan whistleblower dirancang terutama untuk melindungi karyawan yang berpikir bahwa mereka telah menemukan beberapa kesalahan daripada meningkatkan perusahaan internal kontrol. Hampir setiap tindakan yang diambil terhadap personil whistleblower karyawan, termasuk penurunan pangkat atau suspensi, secara potensial dapat dikenakan tindakan hukum
berdasarkan
ketentuan
ini.
Meskipun
ada
belum
banyak
whistleblower hal yang berkaitan dengan SOx pada saat ini, jika pengalaman dari yang lain undangundang whistleblower diterapkan di sini, kita bisa melihat lebih banyak secara berkelanjutan. Karyawan atau stakeholder yang mendaftar keluhan whistleblower akan dilindungi sampai masalah teratasi. SOx tidak berusaha untuk menghindari keluhan sembrono oleh mensyaratkan bahwa pengungkap harus memiliki
"masuk
akal"
keyakinan
bahwa
praktek
melaporkan merupakan pelanggaran. Berdasarkan aturan-aturan ini SOx, itu adalah kejahatan bagi siapa pun "sadar, dengan maksud untuk membalas, "untuk mengganggu kerja atau kehidupan setiap orang-a whistleblower-yang menyediakan seorang petugas penegak hukum apapun informasi yang benar yang berkaitan dengan komisi kemungkinan tindak pelanggaran SOx. Setiap whistleblower karyawan yang kemudian menghadapi
tindakan
kerja
yang
merugikan
berpotensi
menjadi
"Dilindungi informan" saksi. Beberapa sumber hukum menekankan bahwa karyawan ini undangundang perlindungan yang luar biasa dan menggarisbawahi keseriusan SOx aturan ini. SOx mengharuskan komite audit untuk membentuk suatu proses penerimaan dan pengobatan pengaduan yang diterima mengenai akuntansi, kontrol akuntansi internal, atau audit hal-hal dan untuk "penyerahan, rahasia anonim oleh karyawan" tentang akuntansi dipertanyakan atau masalah audit. Stakeholders yang percaya mereka telah sah diberhentikan atau didiskriminasi, karena mereka whistleblower tindakan, dapat mencari bantuan dengan mengajukan pengaduan, dalam waktu 90 hari setelah tanggal pelanggaran, dengan DOL atau melalui melakukan tindakan distrik pengadilan federal. Yang dirugikan biasanya kebutuhan untuk mengamankan bantuan hukum untuk mencari bantuan, tetapi banyak hukum perusahaan akan bersemangat untuk terlibat. Proses ini bisa memakan waktu dan mahal untuk perusahaan terdakwa. Para prosedural aturan di sini, termasuk beban pembuktian bagi majikan dan karyawan, ikuti Udara 21 statute2 bagi karyawan maskapai penerbangan. Untuk misalnya, untuk menang pada keluhan sebelum DOL, karyawan harus menunjukkan bahwa alasan diskriminatif adalah "faktor" di personil yang tidak menguntungkan tindakan. Relief akan ditolak, namun, jika majikan menunjukkan dengan "jelas dan bukti meyakinkan "bahwa itu akan mengambil tindakan personil yang sama di tidak adanya aktivitas dilindungi.
127
Seorang karyawan yang berlaku sedemikian tindakan berhak untuk ganti rugi penuh termasuk pemulihan, kembali membayar dengan bunga, dan kompensasi untuk litigasi biaya dan biaya pengacara. Namun, jika DOL tidak mengeluarkan keputusan akhir dalam 180 hari pengajuan keluhan whistleblower itu, masalah ini mungkin akan dipindahkan ke pengadilan distrik federal. Masalah rumit, yang whistleblower dirugikan dapat mengambil tindakan terhadap berbagai bidang, mencari perlindungan di bawah undang-undang federal dan negara bagian serta setiap perjanjian perundingan bersama. Pengusaha yang terkena potensial "Ganda bahaya" untuk tindakan whistleblower dengan kewajiban di bawah kedua SOx dan negara atau federal undang-undang tentang debit salah dan penyebab serupa tindakan. Selain itu, whistleblower dirugikan dapat mencari ganti rugi melalui tindakan pengadilan terpisah. Berdasarkan
pengalaman
administrasi
dan
peradilan
pada
energi
nuklir
dan
industri penerbangan, undang-undang perlindungan whistleblower bisa menjadi perusahaan yang potensial ranjau. Jika seorang karyawan memunculkan semacam kekhawatiran akuntansi atau audit tentang suatu tindakan yang tidak benar atau ilegal, ia benar-benar dilindungi sampai masalah ini adalah diselidiki dan diselesaikan. Akan ada banyak pengacara bersemangat untuk membantu whistleblower dan ke file tindakan, terutama terhadap perusahaan-perusahaan besar dengan kantong dalam. Selain itu, tubuh besar DOL dan preseden pengadilan ada untuk mendukung sanksi peraturan dan pribadi obat. Berdasarkan lebih dari 20 tahun pengalaman dengan undang-undang perlindungan whistleblower, sebuah dampak perusahaan harus berusaha untuk keseimbangan antara hak-hak karyawan untuk meningkatkan keprihatinan pengungkap dan kemampuan perusahaan untuk mengelola tenaga kerja. Sebuah lingkungan kerja yang positif sangat diperlukan di mana karyawan merasa bebas untuk menyuarakan keprihatinan kepada manajemen ditambah dengan mekanisme yang efektif untuk menangani keprihatinan apapun terangkat. Program etika terkait kuat dibahas sebelumnya dalam bab ini, termasuk pernyataan misi dan kode etik, akan mendukung strategi ini. (B) Peraturan Sox Whistleblower dan Audit Internal Tujuan dari audit internal adalah untuk meninjau dan menemukan jenis akuntansi, masalah pengendalian internal, dan audit ditentukan dalam SOx. Temuan audit internal ditinjau dengan manajemen
dan
disajikan
dalam
sebuah
laporan
audit
formal
dimana
manajemen
dapat menguraikan rencana untuk tindakan korektif. Namun, bagaimana jika audit internal Tim menemukan sebuah akuntansi, pengendalian internal, atau bahan audit yang berada di luar ruang lingkup audit saat ini dan tidak secara resmi dilaporkan dalam laporan audit? Bisa salah satu anggota tim audit secara independen melaporkan hal tersebut di bawah whistleblower SOx
128
prosedur? Dapatkah auditor internal yang bertemu dengan akuntansi SOx dan internal kontrol hal yang bukan merupakan bagian dari audit dijadwalkan pergi melalui pelapor rute perlindungan untuk melaporkan hal itu? Bagaimana jika anggota tim audit internal belum telah berkinerja baik dan pengakhiran ketakutan? Dapatkah yang menggali auditor berkinerja buruk ditulis beberapa temuan yang potensial, mungkin dari workpapers masa lalu, dan laporan mereka di luar departemen audit untuk memperoleh perlindungan whistleblower dan keamanan pekerjaan sampai Hal ini diselesaikan?. Tim audit internal adalah jelas bagian dari pengelolaan, dan tanggung jawab pertama auditor internal adalah melaporkan setiap hal-hal yang tidak patut atau ilegal ditemukan selama pemeriksaan untuk manajemen audit internal untuk disposisi. anggota tim audit internal tidak boleh mencoba untuk bekerja sebagai whistleblower independen sebagai bagian dari internal mereka audit bekerja. audit internal harus mengembangkan kebijakan yang jelas menyatakan bahwa setiap akuntansi SOx, hal pengendalian internal, atau audit ditemui selama perjalanan dari audit dijadwalkan harus didokumentasikan dalam workpapers audit dan dikomunikasikan untuk manajemen audit
internal
untuk
resolusi.
Kedua
tim
internal
audit
dan pengelolaan fungsi diaudit harus memahami bahwa tujuan dari audit internal adalah untuk tidak membiarkan lepas tim pelapor potensial dalam suatu departemen buku dan catatan. Semua barang yang ilegal atau tidak layak harus diselidiki dan dilaporkan melalui proses audit internal yang normal. (C) Meluncurkan Bantuan Perusahaan atau Fungsi Hotline Banyak perusahaan memiliki fungsi membantu atau hotline, dikelola melalui etika departemen, HR, atau penyedia independen, yang memungkinkan setiap karyawan atau stakeholder untuk memanggil anonim dan baik mengajukan pertanyaan, melaporkan kekhawatiran, atau pukulan peluit pada beberapa hal. Idenya adalah untuk memberikan fasilitas yang independen mana semua pihak bisa bertanya atau melaporkan kesalahan yang mungkin di tingkat manapun. Hotline fungsi hukum tidak diperlukan, tetapi memungkinkan karyawan atau pemangku kepentingan lainnya untuk mengajukan pertanyaan, untuk melaporkan kesalahan yang mungkin, dan bahkan untuk mencari nasihat. Item dilaporkan dapat berkisar dari tuduhan pencurian harta perusahaan, HR keluhan, atau mengganggu pertanyaan. Dalam kebanyakan kasus, operator telepon akan mengambil semua informasi yang diperlukan, mengajukan pertanyaan bila diperlukan, dan kemudian lulus kejadian ke otoritas yang sesuai untuk penyelidikan dan resolusi. Operator hotline biasanya memberikan kejadian melaporkan sejumlah kasus sehingga pemanggil kemudian dapat memeriksa pada resolusi. Keberadaan sebuah hotline etika dan fasilitas whistleblower adalah nilai yang kecil kecuali jika dikomunikasikan dan dijual kepada semua anggota perusahaan. Cara yang baik untuk memulai proses
129
ini adalah melalui kode etik pegawai, dibahas sebelumnya. Bahkan jika seperti hotline telah diluncurkan, fakta bahwa line dapat digunakan untuk setiap pelapor potensi SOx perlu dikomunikasikan. Tujuannya harus menyelidiki dan segera menyelesaikan semua panggilan-dan terutama panggilan whistleblower-internal untuk menghindari peneliti luar dan pengacara. 24.4 Audit Fungsi Etika Perusahaan Tujuan dari audit internal etika dan fungsi whistleblower adalah untuk menilai apakah kelompok etika adalah mengikuti prosedur yang baik pengendalian internal, memanfaatkan sumber daya yang efektif, sesuai dengan prosedur kerahasiaan yang baik, dan mengikuti piagam departemennya otorisasi fungsi etika. Etika dan fungsi whistleblower mungkin sedikit berbeda dari perusahaan ke perusahaan, tetapi audit internal harus mendapatkan pemahaman yang rinci tentang bagaimana fungsi beroperasi dan prosedur yang biasanya dilakukan. Sebagai fungsi etika perusahaan itu, internal audit harus berharap untuk menemukan prosedur setidaknya sama baiknya dengan audit internal tentang sesuai dengan bidang-bidang seperti kerahasiaan dokumen dan dengan kebijakan perusahaan pada biaya perjalanan. Lain etika fungsi tanggung jawab dapat menunjukkan daerah-daerah dimana audit internal dapat menyarankan perbaikan. Sebagai contoh, kode etik's departemen etik biasanya harus memiliki bentuk pengakuan atau proses dimana karyawan menunjukkan bahwa mereka telah membaca dan memahami kode. Sebuah etika fungsi mungkin tidak menetapkan prosedur yang tepat di sini untuk memastikan bahwa semua yang baru direkrut karyawan melalui proses pengakuan kode. audit internal dapat menilai proses ini dan merekomendasikan perbaikan apabila diperlukan. Exhibit 24.4 menjelaskan prosedur audit internal untuk review suatu perusahaan etika dan fungsi pengaduan. Karena hubungan, dekat berkelanjutan yang harus ada antara fungsi etika dan audit internal, CAE harus mendiskusikan penelaahan direncanakan dengan direktur etika secara rinci untuk menjelaskan alasan dan tujuan pemeriksaan. Privasi dan kerahasiaan dapat menjadi isu di jenis review. Sebuah panggilan untuk hotline mungkin telah menunjuk beberapa bentuk potensial karyawan penyimpangan atau wahyu whistleblower SOx, yang etika akan ingin untuk menjaga rahasia sampai masalah ini diselesaikan. Meskipun audit internal yang sedang berlangsung paparan ke daerah sensitif lain dan masalah dalam perusahaan, direktur dari fungsi etika mungkin enggan untuk memiliki auditor
internal
review
bahan-bahan
tertentu.
CAE harus menunjukkan paparan sedang berlangsung audit internal untuk sensitif lainnya informasi dan persyaratan yang mengikuti standar profesional yang sesuai. Exhibit 24.4 Langkah-langkah Audit untuk Tinjauan Fungsi dan Etika dari Whistleblower 1. Laporan Misi Perusahaan
130
1.1. Review pernyataan misi perusahaan untuk menilai apakah secara aktif dikomunikasikan dan menekankan pentingnya etika pemerintahan dan bisnis praktek. 1.2. Jika pernyataan misi tampaknya kurang atau membutuhkan pembaruan, membahas daerah atau rencana untuk perbaikan dengan komite audit. 1.3. Bertemu dengan anggota manajemen yang sesuai untuk menilai program-program yang terus menerus untuk mempromosikan pernyataan misi seluruh perusahaan. 2. Etika Fungsi Administrasi 2.1. Menentukan siapa yang memiliki tanggung jawab untuk mengelola program etika secara keseluruhan di perusahaan. Bertemu dengan fungsi untuk menilai kegiatan yang sedang berlangsung dan program. 2.2. Mengembangkan pemahaman dan dokumen fungsi etika, termasuk unit struktur dan pelaporan hubungan. 2.3. fungsi etika's Review piagam dan dokumentasi proses lainnya kunci, dan menentukan bahwa mereka konsisten dengan inisiatif perusahaan lainnya. 2.4. Tentukan apakah ada beberapa bentuk fungsi hotline di tempat, dan menilai nya span kegiatan. 2.5. Menilai fungsi etika prosedur keamanan kantor untuk kecukupan catatan, file, dan keamanan workstation. 2.6. Jika kontraktor luar yang digunakan untuk menyediakan etika atau layanan hotline, review dan dokumen kontrak pengaturan. 3. Kode Etik Proses 3.1. Mendapatkan salinan kode etik saat ini. 3.1.1. Menentukan bahwa kode tersebut saat ini dan secara teratur diperbarui. 3.1.2. Diskusikan kode dengan sampel staf perusahaan untuk menentukan bahwa memahami kode dokumen. 3.1.3. Diskusikan kode dengan manajer dipilih di semua tingkatan untuk menentukan apakah ada kekhawatiran tentang isu-isu kode atau konten. 3.2. Menilai kecukupan proses untuk memperoleh pengakuan kode. 3.2.1.
Pilih
sampel
karyawan
dan
menentukan
bahwa
mereka
mengakui
penerimaan kode. 3.2.2. Menentukan bahwa semua petugas telah menerima kode. 3.2.3. Menilai kecukupan prosedur untuk setiap karyawan yang gagal / menolak kode pengakuan.
131
3.2.4. Menilai kecukupan catatan pengakuan kode. 3.3. Menilai kecukupan proses untuk memperbarui kode etik seperti yang diperlukan. 3.4. Menilai proses untuk mendistribusikan kode untuk semua pemangku kepentingan perusahaan, termasuk lokasi terpencil seperti asing, vendor, dan lain-lain. 4. Hotline / Proses whistleblower. 4.1.
Mengembangkan
pemahaman
umum
proses
whistleblower
di
tempat,
dan
menentukan bahwa mereka menutupi komite audit persyaratan SOx. 4.2. Menilai kecukupan prosedur untuk mengkomunikasikan program whistleblower untuk seluruh pemangku kepentingan. 4.3.
Menilai
kecukupan
proses
penebangan
pesan
whistleblower
atau
panggilan
diterima dan mendokumentasikan interaksi. 4.4.
Review
proses
disposisi
panggilan,
dan
memilih
sampel
panggilan
terbaru
menentukan apakah proses muncul memadai. 4.5. Review keamanan secara keseluruhan proses di tempat, termasuk perlindungan dokumen penting dan stakeholder whistleblower individu. 4.6. Bertemu dengan sumber daya manusia untuk menentukan bahwa prosedur yang memadai tempat untuk melindungi / encapsulate setiap pelapor. 5.
Komite
Audit
Tanggung
Jawab.
Bertemu
dengan
perwakilan
komite
audit
menentukan pengetahuan dan pemahaman tentang etika dan program whistleblower dalam tempat. Dengan
asumsi
hal
ini
dapat
diselesaikan
dengan
tepat,
tinjauan
operasional
dari fungsi etika akan memberikan jaminan tambahan manajemen untuk integritas kontrol dalam fungsi etika, komponen operasi di mana sebagian besar manajer memiliki eksposur sedikit atau pengalaman. 24.5 Meningkatkan Penerapan Tata Kelola Perusahaan Sebuah program etika yang kuat, berdasarkan pernyataan misi berarti dan kode melakukan, merupakan unsur kunci dalam setiap program secara keseluruhan tata kelola perusahaan di perusahaan. skandal akuntansi yang mengarah ke SOx itu, dalam banyak hal, skandal di tingkat atas dari perusahaan, baik yang disebabkan oleh petugas keuangan licik, CEO serakah, atau-jangan tanya-setiap perusahaan akuntansi-pertanyaan publik. Eksekutif tim di perusahaan skandal akuntansi yang menetapkan aturan mereka sendiri dengan sedikit pertimbangan diberikan ke seluruh perusahaan. Akibatnya, SOx terutama difokuskan pada kelompok senior. Namun, kuat secara keseluruhan program
132
etika akan meningkatkan perusahaan praktek tata kelola perusahaan keseluruhan, bukan hanya orangorang di eksekutif kantor. Etika dan proses whistleblower dibahas dalam bab ini adalah penting baik untuk kepatuhan SOx dan tata kelola perusahaan, tidak peduli apa ukuran organisasi. Auditor Internal harus menyadari praktek-praktek sebagai bagian dari CBOK mereka dan harus memainkan peran kunci dalam membantu baik untuk memulai dan meninjau proses ini.
133
Chapter 25 DETEKSI DAN PREVENTIF KECURANGAN
Tergadang juga aktivitas yang perlu dipertanyakan bahkan akibat adanya kecurangan. Aktivitas kecurangan dapat terjadi pada seluruh level di dalam perusahaan, pada pertengahan 2002, ketika Sox berlaku, officer di dalam korporasi muncul sebagai pengacau utama yang menyebabkan banyaknya kecurangan. CEO bekerjasama dengan CFO dapat melakukan kecurangan dengan memanipulasi laba untuk meningkatkan keuntungan yang dilaporkan dan kompensasi bonus. Seorang manajer tingkat menengah atau bahkan karyawan tingkat stafpun dapat melakukan tindakan kecurangan untuk keuntungan pribadi ataupun frustasi kerja. Auditor internal yang efektif perlu untuk mengenali potensi kecurangan di dalam praktekpraktek bisnis sebagai bagian dari audit dan kemudian harus memberikan rekomendasi pengendalian dan prosedur untuk membatasi peningkatan aktivitas kecurangan. Bab ini akan menguraikan pedoman yang berisi kondisi umum yang akan dijumpai audit internal ketika menghadapi kecurangan yang potensial setelah itu akan mendiskusikan langkah-langkah untuk mengidentifikasi, menguji, dan proses kecurangan itu. 25.1. Understanding and Recognizing Fraud Kecurangan adalah salah satu istilah yang sering digunakan banyak orang meskipun mereka tidak sepenuhnya memahami apa yang dibicarakan. Langkah pertama yang penting bagi auditor internal disini adalah memahami definisi yang sesuai dengan dictionary dan hukum mengenai apakah kecurangan itu. Ketika kecurangan ditemukan di dalam perusahaan, audit internal sering kali menjadi sumber pertama yang dipanggil untuk melakukan investigasi dalam menentukan besarnya kecurangan yang dilaporkan. Dalam situasi lain, auditor internal menemukan kecurangan selama schedule audit dan kemudian menginvestigasi dan melaporkan hal tersebut kepada konsulat perusahaan atau otoritas hukum lainnya. Bab ini juga mendiskusikan inisiatid IIA untuk mereview kecurangan dalam audit internal seperti halnya prosedur untuk mendeteksi dan mencegah kecurangan system komputer. Dulunya kecurangan ada diluar tanggung jawab auditor, namun saat ini mereka memiliki tanggung jawab yang meningkat untuk mendeteksi kecurangan dalam review aktivitas yang dilkukannya dengan memberikan
134
rekomendasi pengendalian yang tepat untuk pertahanan atas adanya kecurangan dimasa yang akan datang. 25.2. Red Flags: Fraud Detection Signs for Internal Auditors Auditor dan manajemen harus melihat indicator aktivitas kecuangan yang mungkin lebih dalam lagi. Oleh karena itu mereka perlu untuk melihat yang dinamakan dengan red flag. Beberapa tipe sinyal red flag yang dapat menunjukkan aktivitas kecurangan keuangan yang potensial antara lain yaitu :
Kurangnya kebijakan perusahaan dan standard prosedur operasi yang tertulis
Berdasarkan interview dengan berbagai level, kurangnya kepatuhan dengan kebijakan pengendalian internal organisasi
Kelemahan kebijakan pengendalian internal, terutma dalam pembagian tugas
Operasi yang tidak teratur di berbagai bidang seperti pembelian, penerimaan, gudang atau kantor regional.
Transaksi yang tidak tercatat atau catatan yang hilang
Salinan atau bukti perubahan dokumen
Tulisan tangan yang difotokopi atau dipertanyakan pada dokumen.
Catatan penjualan dengan void atau kredit yang berlebihan
Saldo bank tidak direkonsiliasi dengan dasar waktu atau terdapat stale item di dalam rekonsiliasi bank
Saldo buku besar pembantu yang diluar kondisi secara terus menerus
Hubungan laporan keuangan yang tidak biasa
Perbedaan antara perhitungan fisik inventory dan pencatatan perpetual yang tidak dijelaskan secara berkelanjutan.
Cek ditulis untuk kas dengan jumlah yang besar
Tulisan tangan cek dalam lingkungan kumputer
Transfer dana yang berkelanjutan atau tidak biasa anatar rekening bank perusahaan
Transfer dana ke bank luar negeri
Transaksi yang tidak konsisten dengan bisnis entitas
Prosedur penyaringan karyawan baru yang buruk, termasuk tidak adanya latar belakang atau referensi
135
Keengganan manajemen untuk melaporkan kesalahan criminal
Transfer 136lleg personal yang tidak biasa
Officer atau karyawan dengan gaya hidup yang lebih dari kemampuannya
Waktu liburan yang tidak digunakan
Transaksi related party yang sering dan tidak biasa
Karyawan yang memiliki hubungan erat dengan pemasok
Karyawan yang memiliki hubungan erat satu sama lain di daerah dimana pemisahan tugas yang dielakkan
Penyalahgunaan akun beban seperti manajer yang tidak mengikuti peraturan yang telah dibuat
Asset bisnis yang menghilang tanpa penjelasan.
Namun, auditor internal sering kali gagal mendeteksi kecurangan untuk alasan berikut :
Keengganan untuk mencari kecurangan.
Terlalu banyak kepercayaan kepada auditee.
Penekanan yang tidak cukup pada isu kecurangan yang potensial dalam audit finding yang sering menunjuk kepada red flag.
Perhatian akan kecurangn menerima dukungan yang tidak tepat dari manajemen.
Auditor terkadang gagal berfokus pada area dengan resiko tinggi. Kecurangan dapat berarti banyak, namun disini lebih mengarah ke tindakan criminal. Kebanyakan pemahamannya berdasarkan undang-undang federal kecurangan secara umum yang berbunyi : “Barangsiapa, dengan cara apapum di dalam yuridiksi setiap departemen atau agensi US, secara sadar dan sengaja memalsukan, menyembunyikan, atau menutupi dengan trik, skema atau peralatan, atau membuat segala kesalahan, fiktif, atau kecurangan dalam menulis atau dokumentasi pernyataan atau entry yang mengandung kesalahan, fiktif, atau kecurangan, harus didenda tidak lebih sari…. atau dipenjara tidak lebih dari…. atau keduanya”. Auditor membutuhkan pemahaman mengenai mengapa orang-orang melakukan kecurangan.
Beberapa hal dibawah ini merupakan daftar beberapa tipe alasan untuk melakukan kecurangan yang antara lain yaitu :
Seorang karyawan memiliki kebutuhan uang yang mendesak.
136
Frustasi pekerjaan, sehingga karyawan berpikiran bahwa perusahaan mereka tidak peduli pada mereka, dan mereka merasa bebas untuk melakukan tindakan yang tidak benar.
Semua orang memiliki sikap tersebut, salam situasi ini sangat umum dalam lingkungan bertipa small retail dimana karyawan berpikir orang lain yang mencuri.
Tantangan untuk mengalahkan system, yang kemungkinan terdapat hacker dalam lingkungan system terotomatisnya.
Kelemahan pengendalian internal membuat kecurangan menjadi mudah, hal ini merupakan memotivasi dasar banyaknya penipuan karena dengan lemahnya pengendalian membuat kecurangan tidak akan terdeteksi.
Rendahnya kemungkinan terdeteksi.
Rendahnya kemungkinan untuk dituntut
Manajemen puncak yang tidak terlalu perduli
Rendahnya kesetiaan atau rasa memiliki organisasi. Saat ini pemilik operasi bisnis mungkin kontinen dan lapisan bisnisnya jauh sehingga tidak terlalu peduli dalam perkembangan.
Ekspektasi anggaran atau target keuangan yang tidak masuk akal.
Kurangnya kompensasi persaingan dan buruknya kesempatan promosi. Hal tersebut diatas merupakan seluruh alasan dimna pengendalian internal ditempatkan dan
kecurangan dilakukan hanya oleh satu orang saja. Deteksi kecurangan akan lebih sulit dideteksi ketika terdapat kolusi diantara banyak orang. Ketika beberapa orang melakukan kecurangan bersama-saman, akan selalu ada kemungkinan seseorang pangkatnya akan diputuskan. Kecurangan yang melibatkan senior manajemen akan sulit untuk terdeteksi, sedangkan yang terjadi di level perusahaan yang lebih rendah akan lebih mudah untuk terdeteksi dengan investigasi auditor internal yang tepat.
25.3 Public Accounting’s Role in Fraud Detection Tanggung jawab auditor eksternal dalam mendeteksi kecurangan laporan keuangan sedang berlangsung namun menghadapi berbagai isu pertentangan selama beberapa tahun. SAS oertama AICPA No.1 beberapa tahun yang lalu menyatakan :
137
“Auditor tidak memiliki tanggung jawab untuk merencanakan dan melaksanakan audit untuk memperoleh keyakinan yang memadahi ata adanya salah saji, baik disebabkan oleh error atau kecurangan yang tidak material dengan laporan keuangan yang dideteksi”. Meskipun selama periode munculnya kecurangan keuangan yang mengarah pada Treadway Commission Report on Fraudulent Financial Reporting pada tahun 1987, standard audit AICPA tetap tidak mengharuskan auditor internal bertanggung jawab atas deteksi kecurangan. Kemudian tanggung jawab ini dinyatakan kembali dalam SAS No.82 yang berisi “Auditor memiliki tanggung jawab untuk merencanakan dan melaksanakan audit untuk memperoleh keyakinan yang memadai mengenai apakah laporan keuangan bebas dari salah saji material, baik disebabkan oleh error atau kecurangan.” Berdasarkan Sox dan PCAOB yang baru, pada desember 2002, AICPA menerbitkan SAS No, 99 mengenai tanggung jawab auditor untuk mendeteksi kecurangan pelaporan keuangan. SAS Np. 99 ini, merupakan perubahan utama tanggung jawab auditor eksternal, dimana mereka harus mengambil sikap skeptisme 138llegal138onal (keraguan) terhadap kemungkinan adanya kecurangan. Karakteristik terjadinya kecurangan yang timbul dari penyalahgunaan asset dan pelaporan keuangan. Factor resiko yang terkait dengan salah saji penyalahgunaan asset yaitu : 1) Insentif/Tekanan a) Kewajiban keuangan personal dapat menciptakan tekanan bagi manajemen atau karyawan yang memiliki akses ke kas atau asset lain yang rentan terhadap pencurian atau penyalahgunaan b) Hubungan yang merugikan antara perusahaan dan karyawan dengan akses ke kas atau asset lain yang rentan atas penucurian memotivasi karyawan tersebut untuk menyalahgunakan asset. Hubungan tersebut seperti :
Mengetahui atau mengantisipasi PHK karyawan dimasa depan
Actual atau mengantisipasi perubahan kompensasi atau imbalan karyawan
Promosi, kompensasi, atau reward lain yang tidak konsisten dengan yang diharapkan.
2) Opportunity (Adanya Kesempatan) a) Karakteristik
atau
keadaan
tertentu
yang
dapat
meningkatkan
kerentanan
penyalahgunaan asset. Kesempatan penyalahgunaan asset akan meningkat ketika :
Besarnya jumlah kas yang ada ditangan atau yang diproses.
138
Inventory dengan ukuran yang kecil, jumlah yang banyak, atau yang memiliki permintaan besar.
Asset yang mudah dikonversi
Asset tetap dengan ukuran yang kecil, berharga, atau yang kurang jarang diamati oleh pemilik.
b) Pengendalian internal yang tidak memadai atas asset dapat meningkatkan kerentanan penyalahgunaan asset. Penyalahgunaan asset ini meningkat ketika :
Terdapat pemisahan tugas atau pemerikasaan independen yang tidak memadai
Pengawasan manajemen yang tidak memadai atas tanggung jawab karyawan terhadapp asset
Penyaringan karyawa yang memiliki akses ke asset yang kurang memadai
Pencatatan yang tidak memadai terhadap asset
System otorisasi dan persetujuan transaksi yang kurang memadai
Kurangnya rekonsiliasi asset yang lengkap dan tepat waktu
Kurangnya dokumentasi transaksi yang sesuai dan tepat waktu.
Kurangnya liburan untuk karyawan yang melaksanakan fungsi pengendalian kunci
Pemahaman teknologi informasi oleh manajemen yang tidak memadai, yang memungkinkan karyawan teknologi informasi melakukan penyalahgunaan
Pengendalian akses ke pencatatan terotomatis yang kurang memadai, termasuk pengendalian atas review events log system computer.
Pada perubahan SAS No.99 mengakui bahwa manajemen sering kali dalam posisi mengesampingkan pengendalian untuk melakukan kecurangan laporan keuangan.dalam standard tersebut menyatakan bahwa penekanan utama auditor eksternal dalam mendeteksi kecurangan adalah prosedur untuk melaksanakan periktan audit. Untuk membebankan standard audit deteksi kecurangan bagi anggotanya, AICPA memberikan langkah-langkah yang kuat untuk membawa auditor eksternal dengan cepat kearah situasi yang mendorong adanya kecurangan baik dengan material pendidikan maupun studi kasus yang dapat ditemui di dalam web pagenya. 25.4 IIA Standards for Detecting and Investigating Fraud
139
Auditor internal banyak menghadapi kecurangan potensial dalam review yang telah dijadwalkannya. Mereka lebih banyak terlibat dalam review transaksi yang lebih rinci daripada auditor eksternal dan selain itu mereka dapat melihat dokumen atau transaksi yang dipertanyakan lebih sering lagi. Apabila manajemen merasa terdapat kecurangan yang potensial di dalam perusahaan, langkah pertama yang hamper sering dilakukan adalah menghubungi auditor internal yang memiliki beberapa hubungan dan komunikasi dengan departemen hokum perusahaan. Standard professional praktek audit internal oleh IIA, menyatakan bahwa kecurangan mencakup pandangan secara umum. Auditor internal harus memikirkan hal yang terjadi sebagai kemungkinan kesalahan dan harus melihat setiap bukti atas aktivitas yang tidak tepat atau 140llegal di dalam audit. Mengakui bahwa mungkin sulit untuk mendeteksi kecurangan, standard IIA 2004 1210.A2 yang direvisi menyatakan bahwa : “auditor internal harus memiliki pengetahuan yang cukup untuk mengidentifikasi indicator kecurangan tetapi tidak diharapkan untuk memiliki ahli yang memiliki tanggung jawab utama dalam mendeteksi dan menginvestigasi kecurangan”. Dalam melaksanakan tanggung jawab ini, auditor internal harus menentukan misalnya, apakah : Lingkungan organisasi mendorong kesadaran pengendalian dan sasaran serta tujuan realistis perusahaan telah ditentukan Kebijakan tertulis yang ada menjelaskan aktivitas yang dilarang dan tindakan yang diperlukan ketika pelanggaran ditemukan. Kebijakan otoriasi yang tepat untuk transaksi telah dibangun dan dikembangkan Kebijakan, praktek, prosedur, laporan dan mekanisme lain dikembangkan untuk memonitor aktivitas dan menjaga asset terutama pada area yang beresiko tinggi. Sumber komunikasi memberikan informasi yang cukup dan dapat dipercayakepada manajemen Rekomendasi perlu dibuat untuk pembentukan dan peningkatan pengendalian biaya efektif untuk mencegah kecurangan. 25.5 Fraud Investigations for Internal Auditors Selain membantu dalam membangun dan mereview pengendalian untuk mencegah dan mendeteksi kecuranga, auditor internal seringkali terlibat dalam investigasi kecurangan. Ketika menghadapi informasi yang berpotensi kecurangan, langkah awal auditor internal adalah 140
mengkonsultasikan dengan penasehat perusahaan. Dalam setiap review yang berhubungan dengan kecurangan, auditor harus memiliki Tujuan utama yaitu : 1) Membutikan kerugian. Review investigasi audit internal harus mengumpulkan material yang relevan sebanyak yang diperlukan untuk menentukan ukuran keseluruhan dan ruang lingkup kerugian 2) Menetapkan niat dan tanggung jawab. Langkah yang berkaitan dengan siapa yang melakukannya. Sebisa mungkin, auditor internal harus berusaha untuk mengidentifikasi seluruh pihak yang bertanggung jawab atas kerugian tersebut dan apabila ada keadaan khusus atau berbeda yang dikaitkan dengan aksi kecurangan. 3) Membuktikan metode investigasi audit yang digunakan. Tim investigasi perlu untuk membuktikan bahwa kesimpulan kecurangan yang terkait berdasarkan rincian, proses investigasi dari langkah-ke langkah.
25.6 Information Technology Fraud Prevention Processes Teknologi Informasi (TI) aau teknologi yang berkaitan dengan kecurangan mencakup berbagai masalah dan kekhawatiran. Karena system dan proses TI mendukung banyak area dan melintasi banyak garis di dalam perusahaan, kita berfikir kecurangan yang berkaitan dengan TI terjadi di berbagai dimensi dari yang kecil hingga aktivitas kecurangan yang signifikan, yang antara lain :
Masalah akses internet. Perusahaan sering membuat panduan dan pengendalian untuk membatasi penggunaan internet, namun web begitu meluas yang sulit untuk memishkan pribadi dari penggunaan bisnis. Peraturan tersebut sering kali dilanggar oleh karyawan dan sering kali dilewati dengan menggunakan perangkat lunak yang memungkinkan mereka untuk berkeliling dalam system firewall.
Penggunaan personal sumberdaya TI yang tidak tepat. Perusahaan harus menetapkan aturan yang menyatajan bahwa tidak boleh ada file atau program pribadi di dalam work supplied systems.
Penggunaan software yang illegal. Karyawan kadang-kadang mencoba untuk mencuri / download salinan software perusahaan atau memasang perangkat software sendiri pada sumber daya komputer perusahaan. Dengan demikian, mereka melanggar aturan perusahaan dan sering kali karyawan mereka membuat perusahaan melanggar perjanjian lisensi software dan juga memungkinkan system perusahaan terinfeksi virus.
141
Keamanan
komputer
dan
kecurangan
konfidensial.
Karyawan
dapat
melanggar
perlindungan password dan mendapatkan akses yang tidak layak ke system komputer dan file.
Informasi pencurian melalui perangkat USB. Saat ini perangkat penyimpanan yang berukuran kecil dapat dipasang pada system komputer dan digunakan untuk mendownload beberapa gigabyte informasi.
Pencurian informasi atau kecurangan penyalahgunaan komputer. Ini adalah salah satu hal yang tidak benar untuk mengakses system komputer dengan melanggar pengendalian password dan untuk melihat, memodifikasi, atau menyalin data atau files dengan tidak tepat yang dapat menyebabkan terjadinya computer crime.
Penggelapan atau transfer dana elektronik tanpa otorisasi. Mencuri uang atau sumber daya lain melalui transaksi yang tidak tepat atau tidak terotoriasi merupakan penyebab yang masalah kecurangan system dan jaringan TI yang signifikan. Hal diatas merupakan hal yang dianggap kecil untuk pelanggaran TI. Namun, auditor
tidak perlu mereview bagian ini, karena ada daerah yang memiliki resiko lebih tinggi yang menghabiskan waktu dan sumberdaya yang terbatas. 25.7 Fraud Detection and the Internal Auditor Akibat adanya skandal keuangan yang menimbulkan terbentuknya Sox, AICPA dan auditor eksternal memiliki tugas utama untuk mendeteksi lebih baik aktivitas kecurangan dalam audit laporan keuangan. Auditor internal juga perlu untuk lebih banyak mempertimbangkan kecurangan dalam pekerjaannya. Seseuai dengan SAS No.99, auditor internal seringkali terlibat dalam pekerjaan investigasi kecurangan. Auditor internal harus memiliki pemahaman CBOK mengenai red flag yang menindikasikan kemungkinan kecurangan sama halnya dengan prosedur review yang termasuk dalam investigasi kecurangan dalam semua audit internal.
142
CHAPTER 27 PROFESSIONAL CERTIFICATIONS : CIA, CISA, and MORE Sertifikasi profesional banyak dipandang sangat bermanfaat, tetapi yang lain tampaknya tidak melihatnya begitu berharga. misalnya, dan tidak untuk memilih pada industri, industri asuransi diisi dengan berbagai jenis dan tingkat sertifikasi. Pembeli potensial dari asuransi jiwa misalnya dapat menghadapi orang penjualan dengan aliran inisial sertifikasi setelah nama pada kartu bussines. Apakah sertifikasi inisial tersebut mempunyai pengaruh terhadap perilaku konsumen dalam memutuskan untuk membeli asuransi kepada seorang sales asuransi atau sales asuransi lainnya?. Bagi banyak orang jawabannya mungkin tidak. Sertifikasi inisial tersebut mungkin akan membantu memberitahu konsumen apakah tenaga penjualan asuransi tersebut berpengalaman atau tidak. Auditor internal juga memiliki kebutuhan untuk sertifikasi profesional yang kuat dan terorganisir. Banyak telah bergabung profesi dengan tidak ada persyaratan sertifikasi spesifik di luar gelar sarjana kuliah yang mereka ambil. Yang lain mencapai derajat akuntansi dan disiapkan untuk ujian sertifikasi akuntan publik. Manajemen pernah berasumsi bahwa potensi calon auditor internal harus memiliki CPA untuk menjadi memenuhi syarat sebagai auditor internal, tapi seiring berjalannya waktu banyak menyadari bahwa profesi auditor internal membutuhkan orang-orang dengan kualifikasi lebih dari sekedar CPA. Keadaan berubah atas desakan dari Institut Internal Auditor (IIA) professional. Dan hasilnya adalah adalah sertifikasi auditor internal bersertifikat (CIA). Sekarang di luar atau terpisah dari CIA, seorang internal auditor dapat menjadi auditor sistem informasi yang bersertifikat (CISA), pemerika fraud bersertifikat (CFE), atau banyak lagi dari sertifikasi. Beberapa dari sertifikasi ini mungkin sangat berharga bagi beberapa auditor internal yang khas. Bab ini mendiskusikan sertifikasi professional yang paling penting untuk auditor internal modern. khususnya, bab ini seperti di CIA dan CISA sertifikasi, termasuk kualifikasi dan persyaratan pemeriksaan. 27.1 Certified Internal Auditor Responsibilities and Requirements Didukung oleh IIA, sertifikai CIA merupakan satu-satunya sertifikasi yang diterima di seluruh dunia untuk bidang internal audit dan mengandug standar-standar mayoritas yang diperlukan oleh seorang internal auditor dalam menjalankan pekerjaannya. Ujian CIA pertama kali diadakan pada agustus 1974 dengan 654 peserta dan ada lebih 50000 orang yang mengikuti sampai sekarang. Ujian CIA memakan waktu 11 jam dan terdiri dari 4 bagian yaitu : 1. 2. 3. 4.
Peraturan auditor internal dalam pemerintahan, resiko dan kontrol Tingkah laku auditor internal dalam pertemuan dengan klien Analisis bisnis dan teknologi informasi. Keahlian bisnis manajemen.
143
Dengan mengajukan diri menjadi peserta ujian CIA, berarti seseorang itu setuju untuk menerima segala kondisi dari program itu termasuk keseluruhan persyaratan, ujian dan penerimaan kode etik CIA, pendidikan berkelanjutan profeional (CPE) dan banyak kondisi lainnya yang disyratkan oleh departemen sertifikasi. Untuk mengajukan diri menjadi peserta ujian CIA, peserta harus merupakan sarjana atau setara dengan sarjana seperti sarjana akuntansi dari institusi yang terakreditasi. Para kandidat peserta CIA harus menunjukan moral yang tinggi dan karakter professional dan harus mengumpulkan sebuah referensi karakter kepada CIA. Sebagai tambahan internal auditor harus memenuhi syarat mempunyai pengalaman sebagai internal audit dalam 24 bulan atau pengalaman lainnya yang sama dalam bidang audit, eksternal audit, internal control. Untuk lulusan dari S2 disyaratkan mempunyai pengalaman kerja minimal 1 tahun. Pengalaman kerja harus diverifikasi oleh CIA atau supervisor dari calon peserta ujian CIA itu sendiri. (a) The IIA Examinations
(b) Maintaining Your CIA Certification Auditor internal tidak harus menjadi anggota IIA untuk mengambil ujian CIA. Semua CIAS, anggotadanbukananggota IIA, harus setuju untuk mematuhi StandarInternasional IIA untuk Praktek Profesional Audit Internal serta kode etik IIA. Setelahsertifikasi, CIAsdiperlukanuntuk mempertahankanpengetahuan danketerampilan dan untuk tetap mengikuti perbaikan dan perkembangan dalam standar audit internal, prosedur, dan teknik. Pelatihan CIAs harus menyelesaikan dan melaporkan CPE 80 jam CPE kredit setiap dua tahun.CIA harus melaporkan kegiatan mereka CPE keyang IIA pertanggal waktu diterbitkan.Mereka yang gagal memenuhi persyaratan ini dengan batas waktu pelaporan akan ditempatkan dalam status tidak aktif dan tidakdapat menggunakan penunjukan mereka. CIA adalah sertifikasi di seluruh dunia dan berbeda dengan BPA, sertifikasi AS, atau
versi
nasional
berbagai
sertifikasi
akuntan.
CIA
adalah
satu-satunyadiakui
secara
internasionalsebutan bagiauditor internal. PemeriksaanCIAditawarkan dalam bahasa Inggris, Perancis, Spanyol, Cina Mandarin, Ceko,Jerman,Ibrani,Italia, Jepang, dan Portugis, antara lain.Di masa lalu,
144
kandidatharushadiruntuk
mengujisitus
examinations,saatiniCIAditawarkanmelalui komputersituspengujian(CBT).Calonharus sebuahsituspengujian"tiket,"
untukproctored
sit-down
rantaiseluruh memenuhipersyaratan
dankemudian
mengaturuntuk
duniaberbasis pendaftaran,
menerima
mengunjungisebuah
situspengujianberwenang. 27.2
BEYOND the CIA : Beberapa sertifikasi CIA Sesuai tambahan pada CIA , The IIA’s board of regents menawarkan beberapa pemeriksaan dan
sertifikasi klasifikasi professional yakni CCSA ,CGAP, dan CFSA. Inilah beberapa saringan dari 125 pertanyaan pilihan ganda yang terdahulu masing – masing 3 jam 15 menit.Ketiga sertifikasi klasifikasi professional ini dapat digunakan pada pergantian untuk bagian IV dari pemeriksaan regular dari CIA.Masing-masing bagian ini kemudian di lanjutkan dengan beberapa CBT testing facility sebagai pemeriksaan CIA (a)
CCSA REQUIREMENTS Bab 11 menjelaskan proses penilaian kontrol diri IIA. Tes CCSA menguji pemahaman kandidat mengenai pentingnya fundamental CSA, proses, dan topik-topik terkait seperti risiko, kontrol, dan tujuan bisnis. Tes tersebut untuk menguji pengetahuan mereka tentang proses CSA di enam
daerah domain yang luas: domain 1 CSA fundamental domain 2 CSA program integrasi domain 3 elemen-elemen dari proses CSA domain 4 tujuan bisnis / kinerja organisasi domain 5 identifikasi risiko dan penilaian domain 6 kontrol teori dan aplikasi Masing-masing wilayah pengujian membutuhkan domain kandidat CCSA untuk menunjukkan
proses pengetahuan CSA dengan lebih detail daripada yang disajikan dalam teks bab 11 ini. CCSA sendiri akan memberikan seorang praktisi tingkat keahlian di bidang ini, tetapi harus dikombinasikan dengan yang lain sertifikasi, seperti CIA. Penyelesaian pemeriksaan CCSA juga dapat berfungsi sebagai pengganti alternatif untuk bagian IV pemeriksaan reguler CIA. (b) CGAP REQUIREMENTS
(c). CFSA REQUIREMENTS
145
CFSA adalah sertifikasi khusus lainnya yang dikeluarkan oleh IIA dan disesuaikan untuk membuktikan kompetensi dan profesionalisme internal auditor dalam bidang perbankan, asuransi, dan layanan sekuritas keuangan. Ujian CFSA mencakup area sebagai berikut : Domain 1
: Layanan Pengauditan Keuangan
Domain 2
: Perbankan
Domain 3
: Asuransi
Domain 4
: Sekuritas
Pengetahuan khusus yang diminta oleh masing-masing domain sangat berbeda. Karena spesialisasi aturan dan praktiknya antarnegara, ujian CFSA hanya terbatas di Amerika Serikat dan Kanada. (d) Importance of the CIA Specialty Certification Examinations Sementara pemeriksaan CIA yang sangat penting bagi auditor internal sebagai tingkat profesional dan manajer meninjau mandat auditor internal mereka, mungkin ada nilai profesional yang terbatas untuk sertifikasi khusus untuk auditor internal IIA. Sebagai contoh, CFSA adalah sebutan baru yang tidak diakui secara luas, dan auditor internal mengklaim kredensial tersebut tidak mungkin terkesan terlalu banyak orang saat ini. Namun, mencapai CFSA atau penunjukan CCSA dapat menjadi penting bagi auditor internal yang bekerja di daerah-daerah khusus. Untuk auditor internal bekerja di lingkungan pemerintah di tingkat manapun, misalnya, CIA bersama dengan GAAP bisa sangat berharga. Pemeriksaan CIA keseluruhan harus menjadi ujian penting dan pengukuran untuk semua auditor internal. Pengetahuan tentang bidang topik CIA, juga merupakan set yang sangat baik persyaratan CBOK untuk auditor internal. Semua auditor internal harus mempertimbangkan pencapaian CIA sebagai tujuan profesional prima. 27.3 Persyaratan Certified Information System Auditor (CISA) Seperti disebutkan, ISACA didirikan oleh auditor internasional yang merasa IIA tidak memberikan perhatian yang cukup untuk masalah sistem teknologi dan informasi (IS) atau teknologi informasi (TI). Selama bertahun-tahun, kedua kelompok profesional telah beroperasi dalam cara yang agak paralel, dan ISACA memiliki ujian sertifikasi yang mirip tapi lebih fokus pada TI daripada CIA IIA, pengujian CISA, dan gelar profesional. Pengujian CISA ini terbuka untuk semua individu yang memiliki minat dan keterampilan dalam IS audit, kontrol, dan keamanan. Selain melalui pengujian CISA, seorang calon harus memiliki minimal lima tahun sistem informasi profesional audit, kontrol, atau keamanan yang berhubungan dengan pengalaman kerja. Maksimum satu tahun dari pengalaman sistem informasi atau satu tahun pengalaman audit keuangan
146
atau operasional dapat diganti untuk salah satu dari lima tahun dari system informasi audit, kontrol, atau pengalaman keamanan. Pengujian CISA memiliki pendidikan yang sama, pengalaman, dan persyaratan pendidikan berkelanjutan seperti untuk pengujian CIA dibahas sebelumnya. Ini adalah teknis yang cukup tingkat pengujian, dan meskipun seorang calon mungkin telah mencapai sertifikasi CIA, CISA membutuhkan pengetahuan teknis dalam serangkaian bidang yang luas. Gelar CISA telah diterima secara global standar pencapaian dalam audit sistem informasi, kontrol, atau bidang keamanan sejak tahun 1978 dan telah diakui oleh banyak pemerintah dan kelompok bisnis besar di seluruh dunia. 27.4 Certified Information Security Manager Certification Tawaran kedua oleh ISACA dan secara relatif sertifikasi baru dan ujiannya, yaitu Certified Information Security Manager Certification (CISM). Program ini diresmikan pada 2004. Dasar adanya sertifikasi CISM adalah kelanjutan profesionalisme bagi yang sudah memiliki tingkat pengalaman yang tinggi dalam keamanan IS. Program CISM sangat mirip dengan ujian CISSP. Ujian CISM dilaksanakan dua kali dalam satu tahun dan berhubungan dengan lima informasi area keamanan manajemen. Ujian ini menggambarkan suatu pekerjaan yang membutuhkan informasi keamanan manajer, sebagai validasi oleh pemimpin industri terkemuka, subyek yang ahli dalam menangani masalah, dan praktisi industri. Saat ini, CISM adalah test yang baru dan sertifikat dengan track record yang sedikit. Karena CISM didukung oleh organisasi ISACA yang sangat kuat dan dapat diyakinkan, kita dapat berharap CISM dapat berkembang dalam status dan diakui. Menyiapkan dan mendudukkan beberapa ujian keahlian adalah latihan pembelajaran terbaik untuk beberapa professional, internal auditor dapat menunggu untuk melihat bagaimana perkembangan pengakuan CISM sebelum mengambil ujian ini. 27.5 certified fraud examiner Perhatian terkait kecurangan dan investigasinya telah meningkat kepentingannya.
The
Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) merupakan organisasi profesional yang sangat terlibat dalam masalah terkait kecurangan dalam auditor internal. Organisasi ini memiliki sertifikasi profesional sendiri bernama Certified Fraud Examiner (CFE). Mendapatkan gelar CFE merupakan indikator keunggulan dalam profesi yang antifraud. Anggota CFE dapat mencalonkan dirinya untuk menjadi pimpinan dalam komunitas antifraud. Penilaian CFE terdiri dari empat area : 1. Criminology dan Etika
147
2. Transaksi keuangan 3. Legal Elements of Fraud 4. Penilaian dan Investigasi kecurangan 27.6 CISSP Information Syatems Security Professional Certification Sebuah organisasi profesional mengetahui sebagai Internal Information Systems Security Certification Consortiumatau (ISC)2 yang bertanggung jawab untuk salah satu lebih menantang dan lebih baik yang diakui audit internal terkait sertifikasi profesional dan pemeriksaan, bahwa dari Sistem Informasi Certified Professional Keamanan (CISSP). Ujian CISSP erat disupervisi, materi pelatihan ditinjau dan disetujui oleh (ISC) 2, dan kualitas keseluruhan pemeriksaan tinggi. Orang dengan sertifikasi CISSP hampir pasti memiliki pengetahuan yang tinggi IS keamanan. 27.7 ASQ Internal Audit Certifications ASQ mensponsori jaringan luas pengujian dan sertifikasi untuk semua aspek operasi, termasuk ujian dan sertifikasi Certified Quality Auditor (CQA). CQA adalah seorang professional yang memahami standard dan prinsip-prinsip dari audit manajemen kualitas dan tehnik dalam menguji, membuat pertanyaan, mengevaluasi, dan melaporkan untuk memutuskan kesesuaian kualitas sistem dan defisiensi. CQA menganalisis seluruh elemen dari kualitas sistem dan memberikan penilaian terhadap derajat ketaatannya untuk kriteria manajemen industri dan evaluasi kualitas dan sistem pengendalian. Perbedaan antara auditor internal reguler dengan CQA terletak pada grup penjaminan kualitas dan menghabiskan lebih banyak waktu pada review orientasi proses yang bersaing dengan review keuangan dan operasional IIA internal auditor. CQA juga sering bekerja pada area produksi dan melakukan lebih banyak review daripada level CIA internal auditor. Meskipun banyak auditor ASQ juga merupakan member IIA, mereka juga sering melaksanakan professional CQA certification. Untuk mencapai sertifikasi auditor berkualitas, para kandidat harus melewati 5 jam, ujian soal multiple choiceyang mengukur pemahaman dari profesi audit berkualitas.Batas minimum professional CQA auditor berkualitas, yaitu CQA auditor berkualitas harus:
Memiliki pengetahuan untuk menunjukkan tipe yang berbeda dari tujuan, secara etis
menggunakan dan menginterpretasi standard yang berlaku. Mampu mengembangkan dan mengkomunikasikan rencana audit dalam lingkup yang dapat didefinisikan yaitu identifikasi standard yang berlaku, para personal yang diperlukan, dokumen
dan alat-alat yang diperlukan, dan agenda audit. Mampu menjalankan rencana audit, termasuk membuka pertemuan, melaksanakan audit, dan menutup
pertemuan
menggunakan
tehnik
audit
yang
diterima
dan
diverifikasi,
mendokumentasikan, dan mengkomunikasikan penemuan-penemuan sebagai hasil dari audit. 148
Mampu secara objektif menyajikan hasil audit yang sesuai standard dan mengevaluasi
keeffektivan hasil dan aktivitas koreksi yang sesuai etika dan seiring waktu. Mengetahui dan mampu mengaplikasikan tehnik dan tool dasar auditing, seperti flowcharting, variasi
konsep,
tehnik
observasi,
dan
tehnik
pengujian
fisik.
CQA juga
harus
mendemonstrasikan pengetahuan mengenai alat pengendalian kualitas, statistik deskriptif, dan teori sampling.
149
Chapter 28 INTERNAL AUDITOR SEBAGAI KONSULTAN PERUSAHAAN Suatu peran internal auditor sebagai konsultan bisnis kadang-kadang sedikit ambigu. Sampai saat ini, Institute of Internal Auditor (IIA) International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (Standar Internasional Praktik Profesional Audit Internal), seperti yang dijelaskan dalam Bab 8, melarang auditor internal dari bertindak sebagai konsultan bisnis. Gagasan sudah bahwa auditor internal berada di sana untuk meninjau dan menilai pengendalian internal dan kemudian untuk membuat rekomendasi untuk perbaikan kontrol dan tindakan korektif melalui laporan audit internal. Berpikir kemudian adalah bahwa konsultasi internal audit tindakan yang mungkin menciptakan konflik kepentingan. Standar ini tidak ada konsultasi-tidak diikuti terlalu dekat; auditor internal yang sering bertindak seperti konsultan sebagai bagian dari mereka manajemen berorientasi review. Penulis mengingat hari sebelumnya sebagai suatu informasi teknologi (IT) auditor internal. Dengan lima tahun ditambah mengembangkan dan merancang TI aplikasi dan pemahaman yang kuat tentang proses pengembangan sistem, itu sulit untuk tidak bertindak sebagai seorang konsultan. Banyak auditor internal lainnya semua tapi diabaikan konsultasi larangan ketika membuat rekomendasi audit internal. Larangan konsultasi audit internal menjadi lebih kuat pada hari-hari awal Sarbanes-Oxley Act (Sox). Sementara undang-undang Sox awal hampir tidak disebutkan internal audit, banyak orang merasa bahwa audit internal akan melanggar aturan ini tidak ada konsultasi- jika itu membantu manajemen untuk menginstal efektif Bagian 404 proses pengendalian internal. Aturan sejak berubah, bagaimanapun, dan baru sekarang IIA standar tegas izin auditor internal untuk bertindak sebagai konsultan manajemen dalam tertentu yang ditunjuk dan ditentukan review audit. Banyak standar IIA sekarang dipisahkan menjadi berbeda membuktikan (yaitu, audit) dan konsultasi bagian bimbingan. Bab ini membahas potensi peran audit internal sebagai konsultan internal untuk keseluruhan perusahaan auditor. Kami membahas konsultasi standar IIA dan bagaimana layanan konsultasi internal audit dapat cocok dan antarmuka dengan sebaliknya normal kegiatan audit internal. Selain itu, kami melihat bagaimana audit internal dapat memberikan konsultasi internal untuk perusahaan dengan cara yang tidak bertentangan normal audit membuktikan fungsi. Menjabat sebagai konsultan perusahaan adalah peran yang diperluas dan penting bagi banyak internal auditor. Konsultasi internal mungkin tidak sesuai dengan semua fungsi audit internal. Dalam beberapa kasus, industri, keprihatinan komite audit, atau bahkan ukuran internal fungsi audit dapat membatasi rencana untuk menawarkan layanan konsultasi internal. Mana pengaturan ini tampaknya bekerja, bagaimanapun, audit internal biasanya memiliki bagian dalam pengetahuan dan pengalaman menjadi konsultan internal penting dan berkuasa. Semua auditor internal harus memiliki tubuh yang
150
umum (CBOK) tingkat pengetahuan tentang perbedaan antara audit internal membuktikan tanggung jawab dan menjabat sebagai konsultan internal. Selain itu, ketika auditor internal memilih untuk bertindak sebagai konsultan perusahaan, mereka harus memiliki tingkat CBOK baik pemahaman konsultasi praktik terbaik. 28.1
Standar Audit Internal sebagai Konsultan Enterprise Seperti yang disebutkan di seluruh buku ini, tujuan dari audit internal adalah untuk membantu
manajemen dengan analisis menyediakan, informasi, dan rekomendasi untuk peningkatan kontrol dan operasi. Kontrol internal dapat dievaluasi untuk: -
Kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur, peraturan, dan peraturan
-
Keandalan dan integritas informasi keuangan dan operasional
-
Efektivitas dan efisiensi operasi
-
Pengamanan aset Standar IIA sekarang secara khusus menjelaskan audit internal baik sebagai pembuktian dan
kegiatan konsultasi. Mereka memungkinkan auditor internal untuk memberikan jasa konsultasi berkaitan dengan operasi yang merupakan tanggung jawab mereka sebelumnya, dengan ketentuan bahwa mereka mengungkapkan penurunan potensial untuk kemerdekaan mereka atau obyektivitas terkait untuk jasa konsultasi yang diusulkan sebelum menerima engagement. Standar IIA menetapkan konsultasi audit internal sebagai penasehat dan terkait dengan audit layanan klien kegiatan, sifat dan ruang lingkup yang disepakati dengan klien dan yang dimaksudkan untuk menambah nilai dan meningkatkan tata kelola perusahaan, manajemen risiko, dan mengontrol proses tanpa auditor internal dengan asumsi tanggung jawab manajemen. Contohnya termasuk nasihat, saran, fasilitasi, dan pelatihan. Sering ada kesenjangan yang besar antara membuktikan tingkat audit internal dan apa yang diperlukan untuk menjadi konsultan yang efektif. Dalam laporan internal audit, auditor internal mungkin merekomendasikan perubahan, tetapi mereka tidak dapat memastikan bahwa perubahan terjadi. Internal auditor hanya sering melakukan audit pembuktian, membuat rekomendasi mengenai berbagai tingkat, dan kemudian bekerja sama untuk membuat hasil yang lebih baik. Menjabat sebagai konsultan internal, auditor internal dapat diadakan untuk standar yang lebih tinggi kinerja dan akuntabilitas. Dalam situasi ini, mereka harus bertindak sebagai tujuan dan kritis “orang luar” di dalam perusahaan mereka sendiri, memberikan fakta-fakta keras dan berita buruk di luar temuan laporan audit, termasuk isu-isu bahwa manajemen kadang-kadang tidak mau mendengar. Selain itu, mereka harus siap untuk memberikan kebenaran manajemen di luar kesalahan saja,
151
kelalaian, dan kelemahan pengendalian internal. Mereka juga perlu untuk menjadi baik di percakapan konsultasi yang berhubungan dengan off-the-record, yang kadang-kadang lebih penting daripada laporan audit tertulis. Internal auditor yang menguasai prinsip-prinsip konsultasi internal yang efektif dapat menggunakan metode terkait dan teknik untuk menggali lebih dalam dan menyampaikan kebenaran. Menjabat sebagai perusahaan konsultan sering tempat auditor internal yang agak berbeda peran dari audit internal normal membuktikan penugasan, di mana audit internal penggunaannya audit tujuan perencanaan dan pengukuran risiko untuk merencanakan dan jadwal audit. Walaupun manajemen biasanya memiliki beberapa fleksibilitas dalam menunda atau menjadwal ulang review yang direncanakan, audit internal memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk jadwal itu. Selain itu, audit internal pada umumnya dapat menentukan ruang lingkup sendiri, jadwal waktu, dan tugas tim audit. Penjadwalan audit internal biasanya beroperasi pada kolaborasi dasar, dan manajemen lokal dapat menegosiasikan kunjungan audit atau bahkan banding kepada manajemen senior dan akhirnya komite audit jika mereka berkeberatan dengan terencana mengunjungi audit internal, audit internal umumnya memiliki tanggung jawab untuk melancarkan audit internal review. Tanggung jawab untuk memulai dan untuk penjadwalan tugas konsultan adalah sering sangat berbeda. Manajemen melibatkan auditor internal untuk datang dan membantu sebagai konsultan di beberapa daerah. Tujuan tugas, waktu, ditugaskan tim, ruang lingkup pekerjaan yang harus dilakukan, dan hampir segala sesuatu yang lain tidak dikenakan audit internal rencana tetapi untuk negosiasi dengan kelompok manajemen meminta. Dalam beberapa hal, pada saat pemeriksaan internal yang bertindak sebagai konsultan perusahaan, manajemen berusaha keluar dan terlibat dengan audit internal yang sama dengan kontrak dengan sebuah perusahaan luar yang menawarkan jasa konsultan. Sebuah proyek konsultasi diluncurkan melalui keterlibatan formal surat, seperti dibahas dalam Bagian 28.4 dan juga ditunjukkan dalam Lampiran 7.3, dan proyek seringkali hasil dengan cara, informal hampir kolaboratif. Di luar itu lelucon lama oleh beberapa skeptis manajemen-“Halo, saya dari audit internal, dan aku di sini untuk membantu Anda “-auditor internal yang bertindak sebagai konsultan perusahaan benar-benar telah membawa dalam karena manajemen telah meminta bantuan konsultasi. Ada juga beberapa perbedaan penting lainnya antara operasi audit internal sebagai konsultan internal dan penggunaan manajemen dari luar, independen perusahaan konsultan. Mungkin perbedaan terkuat adalah bahwa jika manajemen memutuskan bahwa tidak menyetujui dari konsultan eksternal, dapat memecat mereka. Hal-hal yang tidak mudah bila menggunakan sumber daya audit konsultasi internal. Walaupun manajemen dapat mengakhiri keterlibatan konsultasi internal audit, tim audit yang sama masih merupakan bagian dari keseluruhan perusahaan. Di sisi sangat positif, bagaimanapun, internal auditor bertindak sebagai internal konsultan lebih memahami sistem organisasi, budaya,
152
masalah, dan lebar berbagai hal lainnya. Seorang konsultan eksternal sering tidak punya mendalam pengetahuan. Standar audit internal konsultasi sekarang jelas mendefinisikan internal audit potensi berperan sebagai konsultan internal. Namun, beberapa anggota manajemen senior atau komite audit mungkin tidak menyadari bahwa standar audit internal sekarang memungkinkan seperti formal kegiatan konsultasi internal. Fungsi audit internal perlu merencanakan dan secara resmi memulai kegiatan internal konsultasi. Tentu saja, audit internal pertama-tama harus membahas pengaturan, pertama dengan komite audit. Kepala eksekutif audit harus menjelaskan bagaimana hal ini, komponen baru diperluas jasa audit internal untuk manajemen dapat membawa nilai bagi perusahaan. Tentu saja, audit internal tidak boleh melupakan bahwa tanggung jawab utama adalah untuk mengkaji kecukupan dan efektivitas internal kontrol dalam perusahaan. Audit internal membuktikan peran sangat signifikan. 28.2
Launching Kemampuan Internal Konsultasi Audit Internal Sebelum terlibat dalam kegiatan konsultasi in-house yang sedang berlangsung, audit internal
perlu mendapat persetujuan dari komite audit dan untuk sepenuhnya menunjukkan kepada manajemen bahwa ia memiliki kemampuan dan tujuan cukup untuk bertindak sebagai konsultan perusahaan. Fakta bahwa standar audit internal sekarang memungkinkan keterlibatan konsultan audit internal tidak berarti bahwa setiap fungsi audit internal harus melakukannya. Jumlah lainnya peluang audit internal mungkin membatasi kemampuan internal audit untuk melakukan kegiatan konsultasi apapun di luar audit normal membuktikan review. Selain itu, seperti yang dibahas, beberapa anggota manajemen tidak mungkin sepenuhnya memahami peran potensial audit internal sebagai konsultan internal, memikirkan hal itu hanya dalam membuktikan peran. Jika fungsi audit internal ingin mulai menawarkan konsultasi internal, harus mengembangkan strategi konsultasi dan peran serta kemampuan mereka melalui piagam audit. Namun, karena masa lalu IIA standar melarang auditor internal dari bertindak sebagai konsultan, peran ini diperluas potensi internal audit mungkin tidak dipahami dengan baik. Departemen audit internal itu sendiri perlu mengembangkan strategi untuk kegiatan konsultasi internal yang tidak bertentangan dengan misi utamanya, review pengendalian internal, dan yang membawa nilai perusahaan secara keseluruhan. Beberapa wilayah yang perlu dipertimbangkan ketika mengembangkan praktek konsultasi internal meliputi:
Apa jenis konsultasi audit internal akan dipertimbangkan? Audit internal mungkin memiliki keahlian untuk melakukan review internal kontrol di daerah khusus banyak tetapi tidak memiliki keahlian konsultasi yang diperlukan di daerah tersebut. Apakah itu membantu dengan proses baru transaksi keuangan, meningkatkan IT pengendalian aplikasi, atau bahkan hanya
153
dokumentasi umum, audit internal harus secara jelas memahami dan mendefinisikan apa yang
mereka bisa dan tidak bisa melakukannya dengan baik. Bagaimana sumber daya dibagi antara audit internal terkait membuktikan dan konsultasi internal? Audit internal perlu mengurus ekstrim bahwa hal itu tidak dipandang sebagai auditor dan konsultan satu hari berikutnya. Dalam sebuah perusahaan audit yang lebih besar, hal ini dapat dicapai dengan membuat bagian yang terpisah konsultasi internal dalam fungsi audit internal secara keseluruhan. Jika tidak, perawatan harus diberikan untuk memisahkan dua
fungsi yang berbeda. Penganggaran dan akuntansi untuk biaya jasa konsultasi audit internal. Meskipun perusahaan konsultan eksternal atau independen biasanya tagihan jasa mereka di tingkat yang cukup besar, internal audit membuktikan layanan sering disampaikan, gratis, untuk usaha mereka, dengan biaya yang ditutupi dari anggaran keuangan terpusat. Internal konsultan mungkin harus dilihat sebagai fungsi nilai tambah, mirip dengan cara bagaimana perusahaan menetapkan biaya anggaran internal pada grafik atau jasa komputer waktu. Mekanisme pengisian dan penagihan
harus ditetapkan untuk setiap kegiatan konsultasi seperti internal. Perencanaan dan penjadwalan kegiatan audit konsultasi internal. Terpisah namun perencanaan yang berbeda dan penjadwalan alat harus ditetapkan untuk semua kegiatan konsultasi internal. Banyak prosedur yang sama untuk merencanakan dan melaksanakan audit internal yang dibahas dalam Bab 7 sampai 11 berlaku di sini. Namun, kegiatan audit internal konsultasi harus
disimpan terpisah dari reguler bahan audit internal. Pelaporan hasil dan komunikasi dengan manajemen dan komite audit. Konsultasi kegiatan harus melalui proses pelaporan berkala mirip dengan format dasar laporan audit internal yang dibahas dalam Bab 17. Namun, laporan konsultasi tidak mengandung temuan laporan audit yang sama, rekomendasi, dan respon yang diharapkan ditemukan di normal laporan audit
internal. Selain itu, sering laporan konsultasi tidak harus rinci, tingkat tinggi ringkasan diterima. Menjual program audit konsultasi internal. Jika audit internal akan memberikan jasa konsultasi kepada perusahaan secara keseluruhan, ia harus menjual dan mempromosikan kegiatan ini. Meskipun kami tidak menyarankan makan siang kekuatan untuk mempromosikan program, audit internal harus mengembangkan sebuah katalog jasa informal untuk menjelaskan konsultasi dengan kemampuan dan persembahan.
28.3
Memastikan suatu Pemisahan Audit dan Konsultasi Tugas Kantor akuntan publik menyajikan contoh kebutuhan yang memadai untuk pemisahan tanggung
jawab antara auditor internal yang bertindak sebagai konsultan internal dan melakukan audit membuktikan mereka bekerja. Sebelum 1970-an, American Institute Akuntan Publik Kantor Akuntan dipisahkan publik antara auditor BPA dan profesional menyediakan jasa konsultasi. Sebuah perusahaan
154
akuntan publik kemudian akan memiliki semacam garis titik-titik di kantor, memisahkan laporan keuangan auditor yang bersertifikat dari spesialis, seperti konsultan IT. Selama bertahun-tahun, bagaimanapun, ini garis titik-titik tumbuh fuzzier sebagai konsultan ahli, terutama mereka dengan kemampuan IT, harus terlibat langsung dalam membantu untuk menyelesaikan audit perusahaan ITterikat berat. Demikian pula, yang kuat BPA auditor keuangan menjadi sangat terlibat dalam membantu dengan khusus proyek konsultan keuangan. Pemisahan tugas menjadi hampir transparan sebelum jatuhnya Enron dan perjalanan Sox pada abad kedua puluh satu dini. Salah satu kerusakan pengendalian internal disorot dalam audiensi legislatif Sox adalah bahwa perusahaan akuntan publik sering sangat menyarankan bahwa salah satu konsultan IT yang mengunjungi klien audit keuangan untuk menginstal aplikasi keuangan baru; kantor akuntan publik akan mengirim perusahaan auditor CPA kembali untuk meninjau pengendalian internal atas bahwa aplikasi yang sama. Menariknya, auditor keuangan biasanya tidak menemukan banyak masalah pengendalian internal dalam aplikasi konsultan mereka sendiri baru saja diinstal. Sox telah dilarang ini potensi konflik-dari pendekatan-bunga, dan praktik akuntansi konsultasi publik sekarang pindah sebagai perusahaan konsultan independen. Inti dari contoh ini adalah untuk menunjukkan bahwa pemisahan-pembatasan-tugas antara audit dan konsultasi dapat mengurai dari waktu ke waktu. Perawatan harus dibayar untuk memisahkan peran auditor internal yang bertindak sebagai konsultan dari mereka melakukan audit membuktikan fungsi. Parafrase standar konsultasi audit internal yang dirangkum dalam Bab 8 (lihat Bagian 8.2 (b), 2201), maka sangat penting bahwa auditor internal membangun pemahaman dengan klien keterlibatan konsultasi tentang tujuan, ruang lingkup, tanggung jawab masing-masing, dan harapan klien yang lain. Untuk signifikan Pertunangan konsultasi internal audit, pemahaman ini harus didokumentasikan.
28.4
Praktik Konsultasi Terbaik Konsultan adalah individu yang memberikan nasihat dan bantuan kepada klien dalam suatu
tugas yang spesifik. Peran konsultan sedikit berbeda dengan auditor internal. Auditor internal memulai dengan mempersiapkan outlining area audit program untuk mereview atau menetapkan standard. Konsultan membuat struktur review kepatuhan berdasarkan dengan standard-standard yang ada, mendiskusikan masalah-masalah dengan manajemen dan mengembangkan solusi secara lebih kolaboratif. Untuk menjadi konsultan internal yang efektif, auditor internal perlu untuk melakukan perubahan dan perlu untuk mengembangkan pendekatan baru. Langkah-langkah tindakan kunci untuk auditor internal yang berperan sebagai konsultan internal antara lain : a)
Langkah Pertama : Melaksanakan Tugas Konsultasi 155
Oportunitas konsultasi internal datang kepada audit internal karena tiga alasan yang antara lain : i. Konsultasi dalam membantu mengimplementasikan rekomendasi laporan audit internal setelah menyelesaikan review internal. Berdasarkan arahan standar audit internal dan komite audit, mengharuskan manajemen auditee harus menanggapi temuan laporan audit dengan rencana tindakan perbaikan dalam waktu dekat. Dalam beberapa kasus, temuan audit menekankan kebutuhan untuk beberapa bentuk tindakan perbaikan di dalam manajemen, dimana mungkin memiliki sumber keahlian yang terbatas untuk mengimplementasikan adanya perbaikan yang disarankan. Audit internal yang bertindak sebagai konsultan mungkin memiliki sumberdaya yang tepat untuk mengimplementasikan rekomendasi laporan audit.
Hal ini terjadi ketika
rekomendasi audit internal mencakup area perbaikan dokumentasi, memperbaiki prosedur pengendalian internal atau pelatihan staf di area yang berkaitan dengan pengendalian internal. Jika management auditee mengindikasikan bahwa mereka tidak memiliki sumber daya yang cukup untuk mengiplementasikan rekomendasi dari audit internal, maka jasa konsultasi audit internal akan diperlukan. Selain itu apabia menggunakan konsultan dari luar mungkin akan lebih mahal dan penggunaan aktunya lebih lama. Ada beberapa area berbahaya untuk pekerjaan konsultasi yaitu : 1) Rekomendasi audit internal tidak boleh dikerjakan oleh audit internal itu sendiri sehingga membangun oportunitas konsultasi. 2) Harus ada independensi antara internal audit yang membuat rekomendasi dengan konsultan internal yang membantu menajemen untuk mengimplementasikan rekomendsi tersebut. ii. Kebutuhan konsultasi lain dalam perusahaan Sering ada banyak daerah dalam suatu perusahaan di mana keterampilan audit internal dapat memenuhi kebutuhan dan menawarkan bantuan, serta keahlian. Auditor internal sering memiliki keterampilan yang luas untuk membantu menginstal perbaikan 156rofess internal bukan sebagai auditor internal tetapi sebagai konsultan manajemen. iii. Manajemen konsultasi memerlukan bantuan konsultasi audit internal Internal auditor memiliki keahlian dan pengetahuan yang luas. Di luar tugas audit internal berbasis risiko, audit internal seringkali dapat menyediakan bantuan di dalam area lain yang lebih luas, seperti membantu membangun penegendalian internal yang efektif untuk aplikasi IT baru atau membantu menyampaikan hotline fungsi etika. Proyek audit internal ini bergantung pada kebutuhan manajemen, sumberdaya audit internal yang tersedia, dan persetujuan komite audit. Konsultan audit internal harus memperoleh pemahaman mengenai kebutuhan dan ketentuan dari proyek yang telah didiskusikan dengan grup manajemen.
156
Proses awalnya, mengharuskan audit internal untuk memperoleh informasi lebih banyak mengenai kemungkinan tugas tersebut untuk mengetahui ukuran dari suatu masalah. Apabila seluruh hal telah cocok, audit internal harus membuat aktivitas konsultasi internalnya menjadi formal dengan adanya surat perikatan konsultasi.
b) Surat Perikatan Konsultasi Otoritas atau pemimpin dari tim konsultasi internal audit internal harus membuat surat formal mengenai pemahaman yang menggambarkan proyek konsultasi internal. Karena ini merupakan pemahaman internal perusahaan, sehingga tidal memiliki dasar hukum yang sama dengan yang dibuat oleh konsultan dari luar perusahaan. Surat perikatan ini, menjelaskan tujuan yang akan dicapai konsultan audit internal, siapa yang akan melakukan pekerjaan tersebut, waktu dan durasinya, dan outcome yang diharapkan dari proyek kon sulatsi ini. Engagement letter yang disetujui akan menjadi dasar untuk proyek konsultasi internal audit. Proyek konsultasi internal harus terorganisir dan dilacak dengan cara yang sama sebagai audit internal normal. Perbedaan utamanya adalah bahwa subyek proyek konsultasi adalah permintaan dan prioritas manajemen intern perusahaan. c) Proses konsultasi: Pendefinisian “As Is” dan “To Be” Konsultasi proyek adalah hampir selalu berbeda dari audit internal, dimana auditor memulai dengan suatu program audit atau sekumpulan standar. Dalam sautu konsultasi proyek, local manajemen secara tipikal mempunyai suatu ide bahwa beberapa area dari operasi adalah salah atau dapat dilakukan lebihefektif atau efisien. Dengan konsep yang meluas, auditor internal sebagai konsultan diperlukan untuk meneliti materi dan mengembangkan suatu pernyataan masalah yang potensial untuk memulai latihan konsultasi. Walaupun banyak pendekatan berbeda yang dapat digunakan, analisa sebab dan akibat adalah pendekatan yang bermanfaat untuk meneliti status saat ini dari beberapa area permasalahan. Seorang konsultan menampilkan suatu pernyataan masalah umum dan kemudian me-review informasi, menanyakan pertanyaan, dan mengamati lingkungan masalah untuk memecahkan masalah hingga bagian yang lebih kecil. Sebagai contoh, jika ada satu masalah potensial mengenai pelatihan, konsultan mungkin dapat mempertimbangkan apakah tanggungjawab pelatihan secara formal ditetapkan, jika secara umum butuh untuk diidentifikasi, dan jika personil yang sesuai sedang membawa ke proses pelatihan. Asumsikan bahwa
konsultan auditor internal meminta untuk mengidentifikasikan
permasalahan layanan pelanggan dalam satu operasi unit usaha. Konsultan menetapakan
157
permasalahan utama ialah sehubungan dengan kurangnya pelatihan, masalah perancangan sistem teknologi informasi pendukung, masalah pengawasan dokumen, dan kesulitan input pelanggan. Isu Ini mengidentifikasikan mungkin dapat terorganisir ke dalam satu diagram sebab akibat, seperti terlihat dalam tampilan 28.3. Suatu ide harus mengidentifikasikan kontribusi potensial masalah secara grafis dengan cara menyarankan sebab utama. Konsultan kemudian dapat menggunakan diagram untuk mendiskusikan masalah dan yang menyebabkan masalah dengan manajemen untuk memperoleh beberapa perjanjian umum terhadap masalah saat ini. Seringkali jenis masalah potensial tingkat-tinggi menyebabkan hasil analisa secara berurutan “Sudahkah memikirkan . . . ?” pertanyaan yang mengirim balik konsultan untuk analisa lebih lanjut. Bagaimanapun, seperti kebanyakan analisa menunjuk konsultan 158rofess satu rekomendasi. d) Menerapkan Rekomendasi Konsultasi Konsultan harus berpikir rekomendasi mereka keluar cukup baik, mempertimbangkan dengan seksama biaya dan kesesuaian. Kebanyakan rekomendasi ialah dibuat setelah lebih banyak diskusi konsultatif dibandingkan terhadap audit internal. Perbedaannya mungkin saja bahwa suatu auditor internal melakukan suatu review pada satu draft audit dengan manajemen untuk mendiskusikan satu rekomendasi isu disekitarnya. Auditor internal kemudian mengeluarkan laporan audit dan mengharapkan respon manajemen mengenai rencana tindakan korektif. Seorang konsultan dalam membuat suatu rekomendasi sering menghadapi suatu situasi sulit. Jika manajemen sepakat terhadap rekomendasi tersebut, manajemen sering menugaskan kepada konsultan yang sama untuk mengambil peran aktif dalam memimpin implementasi mereka. Sebagian besar auditor internal telah menemui situasi dimana manajemen tidak melakukan apa-apa sehubungan dengan rekomendasi auditor eksternal; sebagai konsultan, auditor internal harus membantu memelopori peran dalam menerapkan tindakan rekomendasi apapun. Hal ini adalah satu perbedaan signifikan dari banyak aktivitas atestasi audit internal. e) Mendokumentasikan dan Melengkapi perikatan konsultasi Bab 16 dan 17 mendiskusikan dokumentasi hasil audit internal melalui kertas kerja formal dan menggambarkan dalam satu laporan audit formal. Berkonsultasi proyek mempunyai persyaratan serupa tetapi yang agak berbeda. Di banyak contoh, konsultan internal auditor mungkin sudah menerapkan sekumpulan prosedur operasi. Sebuah bagian utama dari proyek konsultasi terdiri dari prosedur-prosedur dimana personil operasi dapat mengambil dan
158
menggunakannya berkelanjutan. Dalam kasus lain, konsultasi proyek harus didokumentasikan dalam satu cara dimana manajemen bisa melanjutkan dengan mendokumentasikan hasil dan fungsi atestasi audit internal akan mampu untuk menerima secara penuh pekerjaan konsultasi ini jika mereka mengaudit pengendalian internal nya. Mungkin lebih jika dibandingkan untuk suatu proyek audit internal tradisional, dengan perikatan konsultasi, perhatian lebih harus berikan terhadap jam dan biaya yang dibutuhkan. Disana akan sering menjadi biaya silang langsung, dan manajemen dapat mengharapkan untuk melihat akuntansi rinci catatan yang mendukung permintaan biaya. Untuk suatu proyek audit internal normal, pihak yang diaudit dapat menerima komunikasi bahwa suatu audit akan diselesaikan setelah tiga minggu. Ketika auditor internal menyelesaikan dalam waktu empat atau lima minggu, manajemen pihak yang diaudit dapat ingin tahu kenapa waktu pengerjaanya panjang tetapi tidak ada permintaan biaya langsung untuk memperluas waktu. Dalam konsultasi proyek audit internal, manajemen sering meminta untuk menyerap biaya pekerjaan. Ekspansi dari suatu proyek dari sekitar tiga minggu ke lima minggu yang 159rofes akan menghasilkan permintaan biaya silang ke buku besar pihak yang diaudit, dan di sana harus terdapat dokumentasi terperinci untuk mendukung aktivitas ini. Selain itu, untuk mendukung pemisahan tugas antara konsultasi audit internal dan aktivitas atestasi, hubungan konsultasi proyek harus diselesaikan dalam satu cara bahwa mereka selalu terpisah dari review atestasi audit internal. 28.5
Perluasan Jasa Internal Audit kepada Manajemen Konsultasi merepresentasikan suatu perluasan dan layanan potensial penting audit internal
kepada manajemen. Audit internal harus menawarkan jasa konsultasi internal di luar dari Atestasi audit 159rofess. Dalam rangka untuk melakukannya, hal ini harus menyajikan perusahaan dengan suatu piagam yang direvisi dan menggambarkan pernyataan rinci kemampuan konsultasi serta tawaran. Perhatiannya pada harus membayar untuk mendukung independensi dari dua fungsi ini di dalam audit internal. Walaupun seorang 159rofessional audit internal mungkin sedang mengerjakan satu proyek atestasi dan di dalam konsultasi proyek di waktu lain, aktivitas ini harus terpisahkan dan independen, kenyataan keduanya dan dalam persepsi lain. Dengan terorganisir dengan baik, suatu audit internal konsultasi proyek akan menyediakan sumber daya kepada manajemen dalam satu cara yang tidak lagi berbeda dari atestasi review audit internal tradisional dengan laporan audit internal mereka yang memusatkan terhadap penemuan dan merekomendasikan tindakan. Bagaimanapun, jika suatu fungsi audit internal ingin menyediakan konsultasi internal sebagai suatu tawaran tambahan, pekerjaan ini harus
seprofesional pekerjaan
159
atestasi internal audit. Selain dari pada itu, kepedulian besar harus berikan kepada pengorganisasian aktivitas konsultasi audit internal sehingga tidak dirasa oleh lainnya sebagai pelayanan sendiri. Oleh karena itu, penemuan atestasi audit internal tidak akan menerangkan sebagai pekerjaan promosi untuk meningkatkan konsultasi proyek. Auditor internal harus juga mempunyai suatu pemahaman CBOK tentang standar hubungan konsultasi serta proses konsultasi. Sekalipun fungsi audit internal dipilih untuk tidak terlibat dalam konsultasi internal di luar pekerjaan atestasi normal, semua auditor internal harus memahami peran dan tempat konsultasi di keseluruhan proses audit internal.
160
