CBKI4103 Pengurusan Pengetahuan CAug14

Faculty of Science and Technology

CBKI4103 Pengurusan Pengetahuan

CBKI4103 PENGURUSAN PENGETAHUAN Dr Mohar Kasim

Pengarah Projek:

Prof Dato’ Dr Mansor Fadzil Dato' Dr Nik Najib Nik Nik A Rahman Open University Malaysia

Penulis Modul:

Dr Mohar Kasim Universiti Utara Malaysia

Disemak oleh:

Hazalina Hashim Open University Malaysia

Penterjemah:

Dr Mohd Syazwan Abdullah Universiti Utara Malaysia

Dibangunkan oleh:

Pusat Reka Bentuk Pengajaran dan Teknologi Open University Malaysia

Edisi Pertama, Ogos 2014 Hak Cipta © Open University Malaysia (OUM), Ogos 2014, CBKI4103 Hak cipta terpelihara. Tiada bahagian daripada bahan ini boleh disalin semula dalam mana-mana cara tanpa kebenaran secara bertulis daripada Presiden Open University Malaysia (OUM).

Isi Kandungan Panduan Kursus

1.1 1.2

Kepentingan Pengurusan Pengetahuan Apakah Pengurusan Pengetahuan 1.2.1 Definisi 1.2.2 Keperluan untuk Pengurusan Pengetahuan 1.3 Daya Penggerak Pengurusan Pengetahuan 1.3.1 Peningkatan Kerumitan Domain 1.3.2 Pasaran Tidak Stabil 1.3.3 Tindak Balas yang Pantas 1.3.4 Pengurangan Pengalaman Individu 1.4 Pengurusan Pengetahuan di Infosys Technologies – Perbincangan Kes Rumusan Kata Kunci Rujukan

2.1

Apa itu Pengetahuan? 2.1.1 Definisi 2.2 Ciri-ciri Pengetahuan 2.3 Pandangan Alternatif Pengetahuan 2.4 Data, Maklumat dan Pengetahuan 2.4.1 Data 2.4.2 Maklumat 2.4.3 Pengetahuan 2.4.4 Hubungan Rekursif antara Data, Maklumat dan Pengetahuan 2.5 Kelebihan Pengetahuan Rumusan Kata Kunci Rujukan

xi–xv

2 3 3 5 8 8 8 9 9 10 13 13 14

18 19 20 21 23 24 25 26 27 29 30 31 32

iv



ISI KANDUNGAN

3.1 Pengetahuan Organisasi 3.2 Pengetahuan Tasit 3.3 Pengetahuan Eksplisit 3.4 Pengetahuan Tasit Berbanding Eksplisit 3.5 Pengetahuan Implisit 3.6 Pengetahuan Heuristik 3.7 Pengetahuan Deklaratif 3.8 Pengetahuan Prosedur 3.9 Proses Penukaran Pengetahuan – Model SECI 3.10 Lokasi Pengetahuan Rumusan Kata Kunci Rujukan

37 39 40 41 44 45 45 47 48 53 58 59 59

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

64 68 71 74 76 78 81 82 84 86 86

5.1 5.2

89 94 94 95 96 98 101 105 108 109 109

Kesan terhadap Orang Kesan terhadap Proses Kesan terhadap Produk Kesan terhadap Prestasi Organisasi Pekerja Pengetahuan 4.5.1 Kecekapan Teras Pekerja Berpengetahuan 4.6 Pasukan Berpengetahuan 4.7 Ketua Pegawai Pengetahuan Rumusan Kata Kunci Rujukan

Fasa Pembangunan Pengetahuan Ciri-ciri Pengetahuan 5.2.1 Infrastruktur Pengurusan 5.2.2 Infrastruktur Teknikal 5.2.3 Infrastruktur Sosial 5.3 Menjana Pengetahuan Organisasi 5.4 Lima P Pengurusan Pengetahuan Strategik 5.5 Membina Pengurusan Pengetahuan Strategik Rumusan Kata Kunci Rujukan

ISI KANDUNGAN

6.1 6.2 6.3

Penemuan Pengetahuan Pengetahuan Baru Dicipta Melalui Sosialisasi Menggunakan Perlombongan Data untuk Mencipta Pengetahuan Eksplisit yang Baru 6.3.1 Perlombongan Data 6.3.2 Cara Perlombongan Data Beroperasi 6.3.3 Aplikasi Perlombongan Data 6.4 Memperoleh Pengetahuan 6.4.1 Menangkap Pengetahuan 6.4.2 Pengetahuan Apa yang Ditangkap 6.5 Memperoleh Pengetahuan Melalui Pencungkilan Pengetahuan 6.5.1 Proses Temu Bual Asas Secara Satu-ke-Satu 6.5.2 Teknik Pencungkilan Pengetahuan yang Lain 6.6 Memperoleh Pengetahuan Melalui Cerita 6.7 Perwakilan Pengetahuan 6.7.1 Atribut-Nilai Pasangan 6.7.2 Objek-Atribut-Nilai Pasangan 6.7.3 Rangkaian Semantik 6.7.4 Bingkai 6.7.5 Logik 6.7.6 Perwakilan Domain Pengetahuan 6.8 Perkongsian Pengetahuan 6.8.1 Sistem Perkongsian Pengetahuan 6.8.2 Jenis Sistem Perkongsian Pengetahuan 6.8.3 Komuniti Amalan 6.9 Aplikasi Pengetahuan Rumusan Kata Kunci Rujukan

7.1 7.2 7.3

Komponen Sistem Pengurusan Pengetahuan Peranan Kecerdasan Buatan dalam Pengurusan Pengetahuan Peralatan Kecerdasan Buatan 7.3.1 Sistem Berasaskan Pengetahuan 7.3.2 Penaakulan Berasaskan Kes (CBR) 7.3.3 Sistem Logik Kabur 7.3.4 Rangkaian Neural 7.3.5 Ejen Pintar



v

112 114 114 115 116 117 118 119 120 121 122 124 127 128 128 128 129 130 131 131 132 133 134 135 137 139 141 141

146 148 150 151 152 152 154 156

vi



ISI KANDUNGAN

7.4

Implementasi Sistem Pengurusan Pengetahuan (KMS) 7.4.1 Produk dan Pembekal Pengurusan Pengetahuan 7.5 Penyepaduan KMS dan Sistem Maklumat yang Lain 7.6 Kejuruteraan Pengetahuan 7.6.1 Proses Kejuruteraan Pengetahuan 7.6.2 Kejuruteraan Pengetahuan sebagai Proses Pemindahan 7.6.3 Kejuruteraan Pengetahuan sebagai Proses Model 7.6.4 Proses Peranan dalam Kejuruteraan Pengetahuan 7.7 Seni Bina KBS, Isu, Kelebihan dan Proses Pembangunan 7.7.1 Seni Bina KBS 7.7.2 Isu di dalam KBS untuk Menguruskan Pengetahuan 7.7.3 Kelebihan KBS dalam Menguruskan Pengetahuan 7.7.4 Peringkat dalam Pembangunan KBS Rumusan Kata Kunci Rujukan

158 159 165 167 168 170 171 173 174 175 177 178 180 184 185 186

PANDUAN KURSUS

PANDUAN KURSUS



xi

DESKRIPSI PANDUAN KURSUS Anda perlu membaca Panduan Kursus dengan teliti dari awal hingga akhir. Ia menyatakan kandungan kursus dengan ringkas dan bertujuan membantu anda memahami kandungan kursus. Ia juga mencadangkan jumlah tempoh masa untuk anda habiskan bagi melengkapkan kursus ini dengan sepenuhnya. Sentiasalah rujuk Panduan Kursus secara berterusan semasa anda membaca kandungan kursus kerana ia dapat membantu di dalam menjelaskan komponen pembelajaran penting yang mungkin anda terlepas pandang.

PENGENALAN adalah salah satu kursus yang ditawarkan oleh Fakulti Teknologi Maklumat dan Komunikasi Multimedia di Open University Malaysia (OUM). Kursus ini mengandaikan bahawa anda tidak mempunyai pengetahuan dan pengalaman terlebih dahulu dalam pengurusan pengetahuan tetapi anda digalakkan untuk memanfaatkan pengalaman anda sebagai eksekutif, pengurus, jurulatih, perunding, guru dan pelajar, dan kaitkan dengan konsep, prinsip dan penerangan yang dibincangkan. Kursus ini melibatkan 3 jam kredit dan harus dijalankan dalam tempoh masa 8 hingga 15 minggu.

KEPADA SIAPA KURSUS INI DITAWARKAN Kursus ini ditawarkan kepada semua pelajar dari pelbagai latar belakang di bawah Fakulti Teknologi Maklumat dan program Komunikasi Multimedia. Ia direka untuk pelajar yang ingin mendapatkan pengetahuan dan menguruskannya secara individu dan juga di dalam organisasi. Tiada pengetahuan terdahulu dalam pengurusan pengetahuan diperlukan. Sebagai pelajar jarak jauh, anda seharusnya fasih dengan keperluan pembelajaran kendiri dan mampu mengoptimumkan kaedah pembelajaran dan persekitaran yang sedia ada. Sebelum anda memulakan kursus ini, sila pastikan anda maklum dengan bahan kursus, kelayakan kursus dan bagaimana kursus tersebut dikendalikan.

xii



PANDUAN KURSUS

PERUNTUKAN MASA PEMBELAJARAN Berdasarkan piawaian OUM, seseorang pelajar itu perlu memperuntukkan 40 jam pembelajaran bagi setiap jam kredit. Selaras dengan piawaian ini, kursus yang bernilai tiga jam kredit memerlukan masa selama 120 jam pembelajaran. Anggaran masa pembelajaran ialah seperti yang ditunjukkan di dalam Jadual 1. Anggaran Masa Pembelajaran

Membaca kandungan kursus dan mengambil bahagian dalam perbincangan awal

3

Membaca modul

60

Menghadiri 3 hingga 5 sesi tutorial

10

Perbincangan atas talian

12

Ulang kaji

15

Tugasan, Ujian dan Peperiksaan

20

OBJEKTIF KURSUS Setelah mengikuti kursus ini, anda seharusnya dapat: 1.

Menerangkan kenapa pengurusan pengetahuan penting kepada organisasi;

2.

Menerangkan ciri-ciri pengurusan pengetahuan;

3.

Mengenal pasti pelbagai jenis pengetahuan yang berbeza;

4.

Membincangkan kesan daripada pengurusan pengetahuan ke atas organisasi dan pekerja berpengetahuan;

5.

Membuat perbandingan antara proses pengurusan pengetahuan yang berbeza dalam menguruskan pengetahuan; dan

6.

Membincangkan penggunaan pendekatan teknologi dalam menguruskan pengetahuan.

PANDUAN KURSUS



xiii

SINOPSIS KURSUS Kursus ini terbahagi kepada 10 topik. Sinopsis untuk setiap topik adalah seperti yang disenaraikan berikut: menjelaskan kepentingan dalam menguruskan pengetahuan, apakah pengurusan pengetahuan dan mengapa pengurusan pengetahuan adalah penting. memperkenalkan pengetahuan, membezakan pengetahuan antara data dan maklumat, membincangkan hubungan rekursif antara data, maklumat dan pengetahuan dan membentangkan kelebihan pengetahuan. (dalam bahagian pertama) menerangkan klasifikasi utama pengetahuan, yang merupakan pengetahuan organisasi, tasit, eksplisit, implisit, heuristik, perisytiharan dan pengetahuan prosedur. Bahagian kedua pula membincangkan model penukaran pengetahuan (SECI) iaitu sosialisasi, persuratan, kombinasi dan persiratan. membentangkan kesan organisasi pengurusan pengetahuan terhadap manusia, proses, produk dan prestasi organisasi. Ini diikuti dengan perbincangan mengenai pekerja berpengetahuan, cara untuk menguruskan pekerja berpengetahuan dan pasukan pengetahuan. mengkaji teknik dalam membina proses pengetahuan organisasi, pembangunan pengurusan pengetahuan strategik dan fasa pembangunan pengetahuan organisasi. Pengurusan organisasi, infrastruktur teknikal dan sosial dibincangkan bersama-sama dengan isu penting dalam membina pengurusan pengetahuan strategik. memberi tumpuan kepada proses pengurusan pengetahuan dalam penemuan, menangkap, berkongsi, perwakilan dan aplikasi pengetahuan. Seterusnya, ia meneroka mengenai cara bagaimana untuk menemui pengetahuan daripada sumber yang berbeza dan cara berkongsi pengetahuan di kalangan individu dan kumpulan. mengkaji peranan teknologi komunikasi maklumat sebagai alat untuk aktiviti pengurusan pengetahuan, menerangkan bagaimana teknologi kecerdasan buatan telah mempengaruhi aktiviti tersebut dan bidang kejuruteraan pengetahuan.

xiv



PANDUAN KURSUS

PANDUAN SUSUN ATUR TEKS Sebelum anda membaca modul ini, adalah penting sekiranya anda ambil tahu akan susun atur teks modul. Memahami susun atur teks akan membantu anda untuk merencana pembelajaran kursus supaya lebih objektif dan berkesan. Amnya, susun atur teks bagi setiap topik adalah ad alah seperti berikut: Ia merupakan apa yang anda harus dapat lakukan atau capai setelah selesai membaca sesuatu topik. Setelah selesai membaca setiap topik anda digalakkan merujuk kepada senarai hasil pembelajaran berkenaan untuk memastikan sama ada anda dapat atau tidak mencapainya. Amalan seperti ini akan dapat mengukur dan mempertingkatkan penguasaan kandungan sesuatu topik. Soalan diselitkan pada bahagian tertentu dalam sesuatu topik. Soalan ini menguji kefahaman tentang maklumat yang anda telah baca. Jawapan untuk soalan ini biasanya terdapat dalam perenggan yang sebelumnya. Anda digalakkan menjawab soalan semak kendiri ini untuk menguji dan memastikan sama ada anda telah memahami kandungan sesuatu topik dan seterusnya menyediakan anda menghadapi ujian dan peperiksaan kelak. Kebanyakan jawapan kepada soalan-soalan yang ditanya terdapat dalam modul itu sendiri. Aktiviti juga diselitkan pada bahagian tertentu dalam sesuatu topik dengan tujuan menggalakkan anda mengaplikasikan konsep dan prinsip yang anda telah pelajari kepada situasi sebenar. Aktiviti ini juga memperluaskan kefahaman kandungan yang dipelajari dengan menggalakkan anda melakukan sesuatu seperti berfikir secara mendalam, memberi pendapat, berbincang bersama rakan dalam kelas, merujuk kepada laman web, membaca artikel jurnal dan seumpamanya. Pada akhir sesuatu topik, isi penting topik tersebut disenaraikan. Komponen ini membantu anda untuk mengingat dan mengimbas semula keseluruhan topik. Anda haruslah memastikan bahawa anda memahami setiap pernyataan yang disenaraikan. Jika tidak, sila kembali membaca topik berkenaan. Pada akhir topik, disenaraikan beberapa perkataan dan frasa penting yang digunakan dalam topik berkenaan. Anda mesti dapat menjelaskan setiap perkataan dan frasa ini. Jika tidak, sila kembali membaca topik top ik berkenaan.

PANDUAN KURSUS



xv

Rujukan adalah bahagian di mana senarai buku teks, jurnal, artikel, kandungan elektronik atau sumber yang boleh ditemui yang berkaitan dan berguna dalam melalui modul atau kursus. Senarai ini boleh dilihat di dalam beberapa bahagian seperti dalam Panduan Kursus (di bahagian Rujukan), pada akhir setiap topik atau akhir modul. Anda digalakkan membaca bahagian yang berkaitan dalam senarai rujukan tersebut untuk mendapatkan maklumat lanjut dan memperkukuhkan kefahaman anda.

PENGETAHUAN ASAS Tiada pengetahuan terdahulu diperlukan.

KAEDAH PENILAIAN Sila rujuk myINSPIRE.

RUJUKAN Awad, E., & Ghaziri, H. H. (2004). Knowledge management . New Jersey, NJ: Prentice Hall. Becerra-Fernandez, I., Gonzalez, A., & Sabherwal, R. (2004). Knowledge management  Challenges, solutions and technologies . New Jersey, NJ: Prentice Hall. Debowski, S. (2006). Knowledge management . New Jersey, NJ: John Wiley & Sons.

PERPUSTAKAAN DIGITAL TAN SRI DR ABDULLAH SANUSI (TSDAS) Perpustakaan Digital TSDAS mempunyai pelbagai sumber bercetak dan atas talian untuk kegunaan pelajar. Perpustakaan digital komprehensif ini, yang boleh dicapai melalui portal OUM, menyediakan akses kepada lebih daripada 30 pangkalan data yang meliputi jurnal, tesis dan buku dalam format elektronik serta banyak lagi. Contoh pangkalan data yang ada ialah EBSCOhost, ProQuest, SpringerLink, Books24x7, InfoSci Books, Emerald Management Plus dan Ebrary Electronic Books. Sebagai pelajar OUM, anda digalakkan untuk menggunakan sepenuhnya sumber-sumber yang terdapat di perpustakaan ini.

xxvi



COURSE ASSIGNMENT GUIDE

Topik  Pengurusan

1

Pengetahuan

HASIL PEMBELAJARAN Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat: 1.

Membincangkan kepentingan pengurusan pengetahuan dalam organisasi;

2.

Mendefinisikan pengurusan pengetahuan dan keperluannya;

3.

Menerangkan daya penggerak pengurusan pengetahuan; dan

4.

Membincangkan bagaimana inisiatif pengurusan pengetahuan dapat dilaksanakan.

 PENGENALAN

„Berikan ikan kepada seseorang dan anda telah memberi dia makanan untuk sehari. Ajar dia menangkap ikan dan anda telah te lah memberi dia makanan untuk seumur hidup.‰ Peribahasa Cina mengenai pentingnya pengajaran dalam kehidupan seseorang

2



TOPIK 1

PENGURUSAN PENGETAHUAN

Rajah 1.1 menunjukkan satu peribahasa Cina yang menggambarkan betapa pentingnya pengetahuan kepada setiap orang dan ia akan berkekalan selamalamanya. Pengetahuan merupakan tujuan utama yang dicari oleh setiap orang dalam hidup dengan melalui cara pendidikan formal atau tidak formal, latihan dan perantisan. Dalam topik ini, anda akan mempelajari tentang kepentingan pengurusan pengetahuan, apakah Pengurusan Pengetahuan (PP) dan mengapa PP adalah penting. Topik ini juga akan menyentuh mengenai daya penggerak pengurusan pengetahuan.

AKTIVITI 1.1 Bincangkan kepentingan pengetahuan dalam kehidupan harian anda dan motivasi anda untuk mencari ilmu.

1.1

KEPENTINGAN PENGURUSAN PENGETAHUAN

Pengurusan pengetahuan yang teratur dalam organisasi telah menjadi faktor utama untuk berjaya dalam ekonomi pengetahuan. Organisasi di seluruh dunia terlibat dalam projek dan strategi pengurusan pengetahuan untuk meningkatkan ilmu pengetahuan supaya kekal berdaya saing, membuka peluang baru pada masa depan dan berinovatif. Pengurusan pengetahuan boleh dilihat sebagai proses sistematik untuk menguruskan individu dan kumpulan dan juga menguruskan pengetahuan. Pengurusan pengetahuan ialah trend yang berkembang yang merangkumi domain yang berbeza seperti perniagaan, kajian organisasi, pengurusan perniagaan, pengurusan sumber manusia dan teknologi komputer (Argote et al., 2003). Kemunculan ekonomi berasaskan pengetahuan (k-ekonomi), globalisasi perniagaan dan teknologi berdaya inovatif telah digabungkan untuk mewujudkan satu revolusi yang memaksa organisasi untuk mengkaji semula diri mereka (Rowley, 1999; Holsapple dan Jones, 2004) dan ini boleh dicapai melalui pengurusan pengetahuan organisasi yang berkesan (Garavelli et al., 2004). Beberapa tahun kebelakangan ini, banyak organisasi besar telah terlibat dalam projek KM sama ada untuk meningkatkan keuntungan, untuk menjadi kompetitif, inovatif atau semata-mata untuk terus kekal beroperasi (Nonaka dan Takeuchi, 1995; Davenport dan Prusak, 2000; Holsapple dan Jones, 2004).

TOPIK 1




3

Penyelidikan dalam bidang pengurusan pengetahuan tertumpu kepada mencari cara yang berkesan untuk menguruskan pengetahuan melalui perspektif sosial dan pengurusan, iaitu apa yang berada di dalam minda manusia. Menguruskan pengetahuan ini dilihat sebagai satu proses yang berorientasikan manusia dan bukannya berasaskan teknologi. Walau bagaimanapun, peningkatan kuasa dan kepentingan teknologi maklumat dan komunikasi (TMK) akan membolehkan teknologi tersebut digunakan untuk mencari penyelesaian yang bernilai dalam menguruskan pengetahuan. Proses menguruskan pengetahuan melibatkan pelaksanaan tindakan seperti pengumpulan pengetahuan dan pengambilalihan, penstrukturan pengetahuan, penapisan dan pengedaran pengetahuan (Benjamins et al, 1998; Holsapple dan Jones, 2004). Proses ini dilaksanakan dengan menggunakan gabungan organisasi, inisiatif sosial dan pengurusan serta penggunaan teknologi yang sesuai (Marwick, 2001 dan Moffett et al, 2004).

1.2

APAKAH PENGURUSAN PENGETAHUAN?

Bahagian ini akan membincangkan pengurusan pengetahuan secara terperinci. Penekanan utama di sini adalah pada pandangan yang berbeza mengenai pengurusan pengetahuan.

1.2.1

Definisi

Walaupun „pengurusan pengetahuan‰ sangat diminati dalam kalangan dunia komersial, definisinya masih kabur (Hildreth dan Kimble, 2002). Tiada persetujuan mengenai definisi yang bermakna (Shin et al, 2001;. Salisbury, 2003; Call, 2005) dan penyelidik sentiasa cuba untuk membentuk definisi mereka sendiri seperti yang ditunjukkan dalam kajian Geng et al. (2005). Pengurusan pengetahuan melibatkan pengurusan sistematik sumber pengetahuan di dalam organisasi (Holsapple dan Jones, 2004) bagi mewujudkan nilai daripada aset pengetahuan (Ergazakis et al., 2005) dengan mencipta, pengekodan, penyimpanan, pengedaran dan bertukar-tukar pengetahuan eksplisit menggunakan teknologi sebagai penyumbang dan penggerak penting (Davenport & Prusak, 1998; Benbya dan Belbaly, 2005). Walau bagaimanapun, ia tidak berasaskan teknologi sepenuhnya kerana ia melibatkan pengurusan manusia, pengetahuan tasit (Currie dan Kerrin, 2003) dan interaksi sosial mereka (Butler, 2003). Jenis pengetahuan akan dibincangkan dalam Topik 3.

4



TOPIK 1


Oleh sebab tiada definisi yang dipersetujui buat masa sekarang dan dalam masa terdekat, definisi pengurusan pengetahuan (PP) oleh Sallis dan Jones (2002) telah diterima pakai dalam modul ini. PP dilihat sebagai „satu kaedah yang sistematik untuk menguruskan individu, kumpulan dan pengetahuan organisasi menggunakan cara dan teknologi yang sesuai‰. Pada dasarnya, ia merupakan satu proses untuk menguruskan pekerja daripada segi pengetahuan, interaksi sosial dalam menjalankan tugas, cara mereka membuat keputusan, cara aliran maklumat dan budaya kerja perusahaan. Pandangan ini merupakan skop perbincangan dalam modul ini. Menguruskan pengetahuan organisasi mempunyai banyak manfaat, ada yang mudah dilihat dan difahami dan ada yang sukar. Kini, kebanyakan organisasi dinilai berdasarkan modal intelektual yang dimiliki oleh mereka dan contohnya ialah jurang yang semakin besar dalam lembaran imbangan korporat dan nilai semasa yang dilihat oleh pelabur. Modal intelek terdiri daripada modal insan dan struktur modal, iaitu ia merupakan sumber perusahaan yang paling berharga. Modal insan merujuk kepada ilmu pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi di dalam fikiran pekerja, pembekal dan pelanggan. Struktur modal merujuk kepada apa yang kekal di organisasi apabila pekerja pulang ke rumah, yang terdapat dalam bentuk pangkalan data, fail pelanggan, perisian, manual, cap dagang dan lain-lain. Ini dapat dilihat di Microsoft, salah sebuah syarikat yang bernilai tinggi di dunia. Microsoft bernilai bukan sahaja dalam bentuk aset fizikal tetapi juga modal intelektual dalam bentuk modal struktur, seperti hak cipta, pangkalan data pelanggan dan perisian untuk proses perniagaan. Modal intelek di sini juga adalah termasuk pengetahuan yang ada dalam minda pekerja Microsoft (pembangunan perisian, penyelidik, pengurus produk dan hubungan rangkaian akademik). Oleh itu, pengetahuan kolektif yang berada dalam minda pekerja, pelanggan dan peniaga boleh dikatakan sebagai sumber yang paling penting dalam perusahaan hari ini. Oleh itu, pengurusan pengetahuan juga boleh dilihat sebagai proses yang terlibat dalam mengenal pasti, memperoleh, mengatur dan menyebarkan aset intelektual yang penting untuk prestasi organisasi.

TOPIK 1




5

SEMAK KENDIRI 1.1 1.

Kenal pasti kedua-dua jenis pengetahuan yang dibincangkan dalam bahagian ini.

2.

Kenapa pengetahuan perlu diuruskan?

3.

Bolehkah teknologi digunakan untuk mengurus pengetahuan?

AKTIVITI 1.1 1.

Berikan definisi pengurusan pengetahuan berdasarkan latar belakang akademik atau profesional anda.

2.

Bincangkan mengapa tidak ada definisi rasmi pengurusan pengetahuan.

3.

Bincangkan kepentingan modal intelek untuk organisasi.

Dalam bahagian seterusnya, anda akan melihat keperluan untuk pengurusan pengetahuan dan bagaimana ia boleh membantu organisasi. Anda perlu memahami mengapa organisasi perlu untuk menguruskan pengetahuan.

1.2.2

Keperluan untuk Pengurusan Pengetahuan

Dalam bahagian sebelum ini, anda telah diperkenalkan kepada konsep pengurusan pengetahuan dan modal intelek. Bahagian ini akan membincangkan mengapa pengetahuan perlu diurus dan faedah yang akan diperoleh daripada pengurusan (organisasi) pengetahuan. Pengetahuan adalah satu sumber yang perlu diuruskan dari perspektif berikut: dihantar tepat pada masanya, boleh didapati di tempat yang betul, dalam bentuk yang betul, memenuhi keperluan kualiti dan didapati pada kos yang paling rendah. Menurut Holsapple dan Jones (2004) dan Call (2005) organisasi telah mengalami pelbagai perubahan dalam cara mereka beroperasi akibat daripada beberapa faktor, termasuk peralihan daripada ekonomi perindustrian kepada ekonomi berasaskan pengetahuan dan kejuruteraan semula proses perniagaan kerana inovasi teknologi. Perubahan daripada industri berasaskan produk kepada perkhidmatan telah memberi penekanan yang lebih kepada kepentingan ilmu pengetahuan yang ada di dalam organisasi. Pengetahuan dapat dilihat sebagai satu proses perubahan maklumat (data berstruktur) dan pengalaman

6



TOPIK 1


terdahulu ke dalam bentuk tertentu yang dapat difahami dan digunakan oleh setiap pekerja. Keperluan untuk mengurus pengetahuan berbeza antara organisasi kerana proses perniagaan yang berbeza. Walau bagaimanapun, kebanyakan organisasi perlu sentiasa meningkatkan keberkesanan aktiviti perniagaan. Ini ditunjukkan dalam kaji selidik yang dijalankan oleh Ernst dan Young di Pusat Inovasi Perniagaan dan Perisikan Perniagaan terhadap 431 syarikat Amerika dan Eropah pada tahun 1997 (Binney, 2001; Housel dan Bell, 2001). Hampir tiga suku daripada responden dalam kaji selidik bersetuju bahawa pengurusan pengetahuan akan memberi manfaat kepada mereka dalam: (a)

Menambah baik proses membuat keputusan (89%);

(b)

Meningkatkan tindak balas kepada pelanggan (84%);

(c)

Meningkatkan kecekapan pekerja dan operasi (73%);

(d)

Meningkatkan inovasi (73%); dan

(e)

Menghasilkan produk dan perkhidmatan yang lebih baik (73%).

Satu kajian oleh eksekutif kanan di Eropah Barat, yang dijalankan oleh Economist Intelligence Unit (EIU) (EIU, 2005) melaporkan manfaat yang sama seperti yang diharapkan oleh setiap syarikat daripada projek pengurusan pengetahuan. Walau bagaimanapun, peningkatan dalam menguruskan pengetahuan mengenai pelanggan (65%) dan proses perniagaan dan prestasi (46%) didapati lebih penting daripada membuat keputusan (44%). Faedah utama lain yang dilaporkan adalah: pembangunan produk atau perkhidmatan yang berkesan (41%), kerjasama yang lancar di seluruh pasukan dan jabatan (31%), penyesuaian yang lebih besar bagi produk dan perkhidmatan (23%), pematuhan yang lebih baik (16%), pengurusan pentadbiran yang lebih baik (10%), keselamatan korporat yang lebih baik (7%) dan menambah kesetiaan dan pengekalan pekerja. Contoh ini jelas menunjukkan bahawa pengurusan pengetahuan adalah perlu dalam setiap urusan bagi meningkatkan kecekapan dan produktiviti perniagaan. Ini menyebabkan pengetahuan muncul sebagai komoditi yang paling penting kerana setiap urusan jual beli mengandungi unsur pengetahuan dan menguruskan pengetahuan ini telah menjadi satu tugas penting bagi organisasi (Schreiber et al., 1999; EIU, 2005). Satu lagi keperluan penting untuk melibatkan diri dalam projek PP adalah untuk mengatasi masalah peralihan pekerja di dalam organisasi. Setiap fakta yang terkumpul, peristiwa, prosedur dan sebagainya disimpan dalam memori setiap individu yang membolehkan mereka untuk bekerja dan memahami dunia yang

TOPIK 1




7

mengelilingi mereka. Walau bagaimanapun, dengan berakhir budaya satu kerja seumur hidup, perniagaan akan kehilangan banyak pengetahuan apabila individu meninggalkan organisasi. Ada yang berpendapat (e.g. Hildreth et al., 1999) bahawa ancaman ini „pengetahuan hilang‰ ialah punca utama kemunculan PP. Beberapa penulis telah menyatakan bahawa PP menyediakan jawapan kepada masalah pekerja meninggalkan organisasi bersama dengan pengetahuan mereka (Gardan dan Gardan, 2003; Lau et al., 2003; Leung et al., 2003). Terdapat beberapa manfaat pengurusan pengetahuan, antaranya adalah: (a)

Pengetahuan telah menjadi sumber ekonomi baru. Syarikat seperti Google dan Microsoft bergantung pada pengetahuan kakitangan mereka untuk membangunkan perisian;

(b)

Memperbaiki proses membuat keputusan dan menghasilkan keputusan yang lebih baik;

(c)

Pengetahuan membolehkan organisasi untuk menjadi inovatif dan setiap pembaharuan akan memberikan kelebihan dalam daya saing;

(d)

Meningkatkan kerjasama antara pekerja dan jabatan dalam organisasi; dan

(e)

Meningkatkan proses perniagaan.


Apakah pandangan utama pengetahuan sebagai satu sumber?

2.

Mengapakah terdapat perbezaan dalam keperluan menguruskan pengetahuan antara organisasi?

3.

Apakah yang dimaksudkan dengan inovasi dan menjadi inovatif?

Dalam bahagian ini, anda telah mengkaji keperluan untuk menguruskan pengetahuan dan faedah yang berkaitan untuk menguruskan dengan baik. Dalam bahagian seterusnya, anda akan belajar tentang daya penggerak pengurusan pengetahuan.

8



1.3

TOPIK 1


DAYA PENGGERAK PENGURUSAN PENGETAHUAN

Kini, pembuat keputusan sesebuah organisasi amat bergantung pada input daripada beberapa bahagian untuk membuat keputusan yang kritikal. Pembuat keputusan ideal mempunyai pemahaman yang menyeluruh terhadap bidang kerja mereka. Pemahaman daripada maklumat yang diperoleh membolehkan mereka bertindak dengan cepat dan tegas. Membuat keputusan telah menjadi lebih kompleks selama ini dan pekerja dijangka akan melaksanakannya dalam pelbagai keadaan. Disebabkan bidang kerja menjadi semakin rumit, turun naik pasaran, tindak balas yang cepat dan kurangnya pengalaman individu dianggap sebagai daya penggerak penting terhadap pengurusan pengetahuan (BecerraFernandez, Gonzalez dan Sabherwal, 2004). Seksyen 1.3.1 hingga 1.3.4 akan menjelaskan perkara ini secara terperinci.

1.3.1

Peningkatan Kerumitan Domain

Pengetahuan domain semakin kompleks dan hasilnya, pengetahuan yang diperlukan untuk menjalankan tugas dalam proses perniagaan juga menjadi semakin kompleks. Peningkatan ini adalah disebabkan oleh keadaan proses dalaman dan luaran, persaingan yang meningkat dan kemajuan pesat teknologi. Dalam membangunkan produk baru, semua unit yang berbeza dalam organisasi perlu turut serta dan bekerjasama seperti kewangan, pemasaran, sumber manusia, kejuruteraan dan lain-lain. Oleh itu, organisasi memerlukan pekerja yang bukan hanya cemerlang dari segi akademik tetapi mereka mestilah mahir berkomunikasi dan boleh bekerja dalam pasukan. Kemahiran tersebut akan membolehkan perkongsian pengetahuan tercapai antara pekerja organisasi dan dapat digunakan bagi proses pembangunan produk baru, serta membantu dan menguruskan inovasi organisasi.

1.3.2

Pasaran Tidak Stabil

Kadar perubahan dalam setiap pasaran telah meningkat dengan pesat sejak beberapa tahun. Organisasi beroperasi dalam pasaran dan persekitaran yang sentiasa berubah dan mereka perlu untuk menyesuaikan diri dengan perubahan ini. Laporan syarikat yang menunjukkan keuntungan yang tidak mencapai sasaran, boleh merosakkan harga saham syarikat dan industri keseluruhan. Untuk terus beroperasi dalam pasaran yang tidak menentu, mereka memerlukan pengetahuan tentang pasaran dan berkongsi pengetahuan tersebut dengan pembuat keputusan agar membolehkan mereka untuk bertindak balas dengan cepat kepada sebarang kesan daripada pasaran harga saham organisasi.

TOPIK 1

1.3.3




9

Tindak Balas yang Pantas

Masa yang diperlukan untuk mengambil tindakan berdasarkan perubahan ketara di dalam seluruh domain dapat dikurangkan kerana kemajuan dalam teknologi. Ini mengubah proses membuat keputusan kerana keputusan yang tepat perlu dilaksanakan dengan cepat untuk merebut peluang yang ada. Contohnya, pada masa lalu, kebanyakan proses untuk membuat keputusan memerlukan masa yang panjang dan ini memberikan keselesaan kepada pemilik untuk membuat sebarang keputusan. Masa yang diambil untuk memberi respons kepada soalan pelanggan biasanya biasanya akan terdiri daripada beberapa tindakan tindakan seperti menerima menerima pertanyaan, pertanyaan, mendapat kebenaran pengurus, mendapatkan sebut harga daripada kewangan, menyediakan cadangan dan tugas lain yang dilakukan oleh beberapa orang di dalam organisasi. Walau bagaimanapun, dengan adanya Internet, Intranet dan Extranet, proses ini boleh dilakukan serentak dan pantas. Pembangunan terkini dalam teknologi maklumat dan komunikasi juga membolehkan pekerja untuk bekerjasama, bekerjasama, berkomunikasi, berkomunikasi, berkongsi berkongsi fail, menyelaras menyelaras jadual kerja dan melaksanakan tugas lain dengan lebih cepat dan bergerak dengan tepat.

1.3.4

Pengurangan Pengalaman Individu

Organisasi hari ini mengalami kadar pusing ganti pekerja yang tinggi. Akibatnya pekerja yang berkuasa untuk membuat keputusan akan bekerja di dalam tempoh yang lebih singkat berbanding sebelum ini. Perubahan yang kerap dalam trend ini telah menyebabkan pengalaman pembuat keputusan yang berpengalaman menjadi tidak relevan kepada keputusan semasa yang perlu dibuat. Trend ini telah menyebabkan pekerja membuat keputusan dengan gerak hati dan tidak matang kerana kerumitan bidang kerja dan kekurangan pengalaman. Mereka juga tidak mampu untuk menahan tekanan luar dan bertindak dengan cepat untuk membuat keputusan yang jelas dan betul. Kepantasan dalam melaksanakan sesuatu tindakan berdasarkan keputusan yang dibuat membolehkan toleransi pasaran kecil untuk keputusan yang salah atau samar-samar. Peningkatan kerumitan, pasaran yang tidak menentu dan tindak balas yang segera membuatkan pengurus muda berasa kurang yakin dalam membuat keputusan yang sukar setiap hari. Oleh sebab pengetahuan yang diperlukan untuk membuat keputusan yang baik tidak boleh dipelajari oleh setiap individu, maka terdapat keperluan untuk menyediakan mereka dengan pengetahuan yang diperlukan untuk membuat keputusan yang betul dan tepat pada masanya.

10



TOPIK 1


AKTIVITI 1.2 1.

Bincangkan bagaimana daya penggerak pengurusan pengetahuan boleh memberi kesan terhadap proses membuat keputusan.

2.

Senaraikan tiga sebab mengapa pengetahuan domain penting sebagai sumber dalam kelebihan bersaing dalam kalangan pesaing.

3.

Kenal pasti jenis atau kategori pengetahuan domain dalam bidang anda.

4.

Bincangkan kepentingan kerjasama sebagai satu cara berkongsi pengetahuan.

5.

Jelaskan kenapa syarikat mengalami kadar pusing pu sing ganti pekerja yang tinggi.

1.4

PENGURUSAN PENGETAHUAN DI INFOSYS TECHNOLOGIES – PERBINCANGAN KES

Dalam bahagian ini, kita akan membincangkan bagaimana pengetahuan diuruskan di Infosys Technologies (Turban, Leidner, McLean dan Wetherbe, 2007). (a) Sebuah syarikat perkhidmatan perisian global yang berpangkalan di India, Infosys Technologies, merupakan pemimpin dunia dalam penyumberan luar. Mempunyai lebih 23,000 pekerja dan beroperasi di peringkat global. Infosys membangunkan penyelesaian IT untuk beberapa syarikat terbesar di dunia. Sepanjang 10 tahun yang lalu, Infosys telah mengalami kadar pertumbuhan tahunan sebanyak 30 peratus. Infosys menghadapi cabaran dalam mengekalkan pekerjanya yang ramai dengan maklumat terkini dan sentiasa berada di hadapan pesaing dan pelanggan dan memastikan bahawa setiap ilmu yang dipelajari dalam setiap bahagian organisasi dapat d apat digunakan oleh bahagian lain. Seorang ahli kumpulan pengurusan pengetahuan (PP) berkata: „Sebuah syarikat IT seperti kita tidak boleh hidup jika kita tidak mempunyai mekanisme untuk menggunakan semula pengetahuan yang kita cipta.... ÂBelajar sekali, gunakan di mana-manaÊ adalah moto kami.‰ Wawasan tersebut menyatakan bahawa setiap ilmu

TOPIK 1




11

yang baru boleh digunakan oleh setiap pekerja, tetapi bagaimana organisasi itu menjadikan wawasan itu menjadi kenyataan? (b) Usaha Infosys Technologies untuk menukar pengetahuan setiap pekerja menjadi sumber organisasi bermula pada awal 1990an dan diperluaskan ke dekad pertama tahun 2000. Pada awal tahun 1990an, Infosys melancarkan kumpulan pengetahuan (bodies (bodies of of knowledge knowledge (BOK)). Ia menggalakkan pekerja untuk menyediakan catatan bertulis daripada pengalaman mereka dalam pelbagai topik, seperti teknologi, pembangunan perisian dan pengalaman tinggal di luar negara. Ini telah dikongsi dalam bentuk salinan bercetak dengan pekerja lain. Usaha awal bagi mewujudkan PP disokong sepenuhnya oleh emel, papan buletin dan pelbagai repositori pengetahuan. Pada tahun 1996, Intranet korporat telah dibangunkan untuk membuat KPs, dalam format HTML, mudah diakses oleh semua. Pada tahun 1999, Infosys memulakan program di seluruh organisasi bagi mengintegrasikan inisiatif pelbagai pengetahuan. Satu portal pengetahuan pusat, dipanggil KShop, telah dicipta dan sementara kumpulan PP membangunkan infrastruktur teknologi, kumpulan tempatan digalakkan untuk mengekalkan kandungan mereka sendiri pada KShop. Kandungan KShop terdiri daripada pelbagai jenis kandungan – BOKs, kajian kes, artifak boleh diguna semula dan perisian yang boleh muat turun – masing-masing dengan laman web sendiri. Semua maklumat dikategorikan dengan teliti oleh kumpulan PP untuk memastikan setiap pencarian data dapat dilakukan dengan cepat walaupun jumlah kandungan maklumat telah meningkat. Pada awal tahun 2000, Infosys mempunyai sistem PP yang sangat berfungsi, namun penyertaan oleh pekerja masih rendah. Kumpulan PP kemudian memulakan satu skim ganjaran untuk menggalakkan penyertaan. Skim ini memberi unit mata wang pengetahuan (knowledge ( knowledge currency units (KCUs)) yang boleh dikumpulkan dan ditukar dengan ganjaran wang atau hadiah kepada pekerja yang menyumbang kepada KShop. (c) Dalam tempoh setahun pengenalan skim KCUs itu, 2,400 aset pengetahuan baru telah disumbangkan kepada KShop oleh kira-kira 20 peratus daripada darip ada pekerja Infosys. Namun begitu, apabila maklumat meningkat, masalah untuk mendapatkan maklumat yang berguna juga meningkat. Selain itu, pertumbuhan yang besar dalam sumbangan telah membebankan bilangan penilai sukarela yang memainkan peranan penting dalam fungsi pengawalan kualiti.

12



TOPIK 1


Kumpulan PP ini kemudiannya telah mengubah suai skim insentif KCU. Satu skim KCU baru telah dibangunkan yang menarafkan nilai kegunaan pengetahuan daripada perspektif pengguna pengetahuan, bukannya penilai. Untuk meningkatkan akauntabiliti, kumpulan PP memerlukan bukti nyata untuk meluluskan sebarang bentuk penilaian yang tinggi. Akhirnya, kumpulan PP telah meningkatkan tahap untuk menunaikan mata KCU untuk ganjaran kewangan.

AKTIVITI 1.3 1.

Berikan tiga sebab mengapa Infosys Technologies menguruskan pengetahuan pekerjanya.

2.

Berikan justifikasi mengapa pihak pengurusan harus memberi ganjaran kepada peserta untuk berkongsi pengetahuan dalam organisasi.

3.

Bincangkan kenapa pekerja tidak mahu berkongsi pengetahuan sesama sendiri.

4.

Inisiatif pengurusan pengetahuan melibatkan pelaksanaan berasaskan teknologi dan tanpa teknologi. Huraikan kenyataan ini.

5.

Penerapan inisiatif pengurusan pengetahuan akan melibatkan pemikiran kreatif. Adakah anda bersetuju dengan kenyataan ini?

AKTIVITI 1.4 Activity 1.4 1. Bincangkan amalan pengurusan pengetahuan asas yang telah dibuat. Sebagai contoh, sediakan templat untuk menulis surat dalam bentuk salinan (softcopy (softcopy ). ).

2.

Bincangkan buku pengurusan pengetahuan dan artikel yang anda telah baca.

3.

Berikan definisi kerja untuk terma berikut: (a)

Pengetahuan;

(b)

Pengetahuan domain; dan

(c)

Modal intelek.

TOPIK 1














13

Pengetahuan ialah sumber yang penting yang perlu diuruskan secara sistematik untuk memanfaatkan nilai pengetahuan tersebut. Pengurusan pengetahuan umpama konsep payung yang digunakan untuk merujuk kepada segala aktiviti yang berkaitan dengan menguruskan pengetahuan. Terdapat pelbagai definisi pengurusan pengetahuan yang wujud kerana kepelbagaian pandangan oleh orang yang berbeza mengenai erti ilmu pengetahuan. Pandangan asas adalah bahawa pengurusan pengetahuan melibatkan aktiviti mengurus pengetahuan individu dan organisasi dengan menggunakan alatan dan teknik yang sesuai. Faedah pengurusan pengetahuan ialah keputusan yang lebih tepat, kerjasama yang lebih baik antara pekerja, proses perniagaan yang mantap, menggalakkan inovasi dan lain-lain. Daya penggerak pengurusan pengetahuan dalam organisasi berlaku akibat daripada peningkatan kerumitan domain, pasaran tidak stabil, tindak balas yang pantas dan pengurangan pengalaman individu.

Harta intelek

Pembuat keputusan

Inovasi

Pengetahuan

Kerjasama

Pengetahuan domain

Modal insan

Pengurusan pengetahuan

Modal struktur

14



TOPIK 1


Argote, L., McEvily, B., & Reagans, R. (2003). Introduction to the special issues on managing knowledge in organisations: Creating, retaining and transferring knowledge. Management Science , 46(4), v-viii. Becerra-Fernandez, I., Gonzalez, A., & Sabherwal, R. (2004). Knowledge management – challenges, solutions and technologies . New Jersey, NJ: Prentice Hall. Benbya, H., & Belbaly, N. A. (2005). Mechanisms for knowledge management systems effectiveness: An exploratory analysis. Knowledge and process management , 12 (3), (3), 201-216. Benjamins, R. V., Fensel, D., & Perez-Gomez, A. (1998). Knowledge management through ontologies. Second international conference on practical aspects of knowledge management (PAKM'98). Basel, Switzerland. Binney, D. (2001). The knowledge management spectrum – understanding the KM landscape. Journal landscape. Journal of Knowledge Management , 5 (1), (1), 33-42. Butler, T. (2003). From data to knowledge and back again: Understanding the limitations of KMS. Knowledge and Process Management , 10 (3), (3), 144-155. Call, D. (2005). Knowledge management – not rocket science. Journal of Knowledge Management, 9 (2), (2), 19-30. Currie, G., & Kerrin, M. (2003). Human resources management and knowledge management: Enhancing knowledge sharing in a pharmaceutical company. International Journal of Human Resource Management , 24 (6), (6), 1027-1045. Davenport, T. H., & Prusak, L. (1998). Working knowledge: Managing what your organisation knows . Harvard Business School Press: Massachusetts. Davenport, T. H., & Prusak, L. (2000). Working knowledge: How organisations manage what they know . Massachusetts, MA: Harvard Business School Press. Economic Intelligent Unit (2005). Know how: Managing knowledge for competitive advantage, economic intelligence unit – The economist . Retrieved from http://www.eiu.com.

TOPIK 1




15

Ergazakis, K., Karnezis, K., Metaxiotis, K., & Psarras, I. (2005). Knowledge management in enterprises: A research agenda. Intelligent Systems in Accounting, Finance and Management , 13 (1), (1), 17-26. Garavelli, C., Gorgoglione, M., & Scozzi, B. (2004). Knowledge management strategy and organisation: A perspective of analysis. Knowledge and Process Management , 11 (4), (4), 273-282. Gardan, N., & Gardan, Y. (2003). An application of knowledge based modelling using scripts. Expert System with Applications , 25 (4), (4), 555-568. Geng, Q., Townley, C., Huang, J., & Zhang, J. (2005). Comparative knowledge management: A pilot study of Chinese and American universities. Journal of the American Society for Information Science and Technology , 56 (10), (10), 1031-1044. Hildreth, P., Wright, P., & Kimble, C. (1999, April). Knowledge management: Are we missing something. 4th UKAIS Conference , University of York, UK. Hildreth, P., & Kimble, C. (2002). The duality of knowledge, information research . 8(1), Paper no. 142. Retrieved from http://informationr.net/ir/81/paper142.html. Holsapple, C. W., & Jones, K. (2004). Exploring primary activities of the knowledge chain. Knowledge and Process Management , 11 (3), (3), 155-174. Housel, T., & Bell, A. H. (2001). Measuring and managing knowledge . New York, NY: McGraw-Hill Irwin. Lau, H. C. W., Wong, C. W. Y., Hui, I. K., & Pun, K. F. (2003). Design and implementation of an integrated knowledge system. Knowledge Based Systems , 16 (2), (2), 69-76. Leung, R. W. K., Lau, H. C. W., & Kwong, C. K. (2003). An expert system to support the optimisation of ion plating process: An OLAP-based fuzzycum-GA approach. Expert Systems with Applications , 25 (3), (3), 313-330. Marwick, A. D. (2001). Knowledge management technology. IBM Systems Journal , 40 (4), (4), 814-830. Moffett, S., McAdam, R., & Parkinson, S. (2004). Technology utilisation for knowledge management. Knowledge and Process Management , 11 (3), (3), 75184.

16



TOPIK 1


Nonaka, I., & Takeuchi, H. (1995). (1995). The knowledge creating company: How Japanese companies create the dynamics of innovation . Cambridge, United Kingdom: Oxford University Press. Rowley, J. (1999). What is knowledge management? Library Management , 20 (8), (8), 416-419. Salisbury, M. W. (2003). Putting theory into practice to build knowledge management systems. Journal systems. Journal of Knowledge Management, 7 (2), (2), 128-141. Sallis, E., & Jones, G. (2002). Knowledge management in education: Enhancing learning & education . Boston, MA: Kogan Page. Schreiber, G., Akkermans, H., Anjewierden, A., de Hoog, R., Shadbolt, N., de Velde, W.V., & Wielinga, B. (1999). Knowledge engineering and management: The Common KADS methodology . Cambridge, United Kingdom: MIT Press. Shin, M., Holden, T., & Schmidt, R. A. (2001). From knowledge theory to management practice: Towards an integrated approach. Information Processing and Management , 37 (2), (2), 335-355. Turban, E., Leidner, D., McLean, E., & Wetherbe, J. (2007). Information technology for management: Transforming organisations in the digital economy . New Jersey, NJ: John Wiley & Sons.

Topik  Ilmu Asas

2

Pengetahuan


Mendefinisikan pengetahuan;

2.

Membincangkan ciri-ciri pengetahuan;

3.

Menyatakan pandangan yang berbeza tentang pengetahuan;

4.

Membincangkan hierarki data, maklumat dan pengetahuan; dan

5.

Menjelaskan kelebihan pengetahuan.

 PENGENALAN Ilmu sebenar wujud bila kita tahu bahawa kita tidak tahu apa-apa. Dan bila kita tahu kita tidak tahu apa-apa, ini akan menjadikan kita yang tercerdik antara semua. Socrates Ada empat jenis manusia: Dia yang tidak tahu dan tidak mengaku tidak tahu, dia adalah bodoh – biarkan dia; Dia yang tidak tahu dan mengaku tidak tahu, dia adalah lemah – ajarkan dia; Dia tahu dan tahu dia tak tahu, dia sedang s edang tidur – kejutkan dia; Dia tahu dan tahu apa yang dia tahu, dia adalah bijak – ikutilah dia! Peribahasa Arab

18



TOPIK 2

ILMU ASAS PENGETAHUAN

Petikan peribahasa di atas jelas menunjukkan bahawa untuk menimba ilmu pengetahuan, seseorang itu perlulah bersedia untuk belajar apa yang tidak diketahui olehnya dan pengetahuan adalah apa yang kita pelajari dan akan membawa kita kepada kebijaksanaan. Dalam topik sebelum ini, anda telah diperkenalkan kepada konsep pengurusan pengetahuan dan mengapa kita perlu menguruskannya dengan baik. Topik ini akan menerangkan ciri-ciri pengetahuan daripada perspektif pengurusan pengetahuan dan pandangan alternatif terhadap pengetahuan. Topik ini juga akan membincangkan mengenai pengetahuan dan membezakan ia daripada data dan maklumat. Ketiga-tiga konsep yang akan ditunjukkan menggunakan beberapa contoh yang mudah untuk difahami. Seterusnya, topik ini akan membincangkan mengenai hubungan rekursif antara data, maklumat dan pengetahuan. Topik ini berakhir dengan perbincangan mengenai kelebihan ilmu.

AKTIVITI 2.1 1.

Apakah pengetahuan? Dengan perkataan sendiri, apakah yang anda fahami mengenai ilmu pengetahuan?

2.

Kenapakah kita memerlukan ilmu pengetahuan?

3.

Bilakah kita akan menggunakan pengetahuan tersebut?

4.

Siapakah yang akan menggunakan pengetahuan tersebut?

5.

Bagaimanakah caranya untuk kita mendapat pengetahuan tersebut?

2.1

APA ITU PENGETAHUAN?

Dueck (2001) percaya bahawa terdapat pandangan yang berbeza mengenai pengetahuan berdasarkan kepada jenis personaliti setiap individu. Beliau percaya bahawa perangai seseorang akan menentukan pandangannya terhadap pengetahuan. Oleh itu, jawapan kepada soalan „Apakah pengetahuan?‰ akan berkait rapat dengan jawapan kepada „Siapakah saya?‰. Sifat pengetahuan atau ilmu dikaji secara meluas dalam bidang epistemologi (Ayer, 1964; Gettier, 1963) – satu cabang falsafah – dan dalam bidang kepintaran buatan melalui perwakilan pengetahuan (Davis et al., 1993; Mylopoulos, 1980). Oleh itu, terdapat banyak definisi pengetahuan dari bidang ini dan pelbagai bidang lain seperti sains kognitif, pengurusan, teologi dan kejuruteraan

TOPIK 2




19

pengetahuan. Walau bagaimanapun, kebanyakan definisi ini adalah sangat khusus kepada konteks ia digunakan. Orang Yunani purba telah membezakan empat jenis pengetahuan (Baumard, 1994), yang amat berguna dalam memahami pengetahuan: (a)

– Generalisasi abstrak, asas dan inti pati sains; undangundang dan prinsip saintifik.

(b)

– Pengetahuan teknikal, bagaimana untuk mendapatkan perkara yang dilakukan, manual kerja, prosedur operasi standard dan komuniti amalan.

(c)

– Kebijaksanaan praktikal yang diperoleh daripada amalan sosial sejak beberapa tahun.

(d)

– Sejenis pengetahuan yang berada di akhir bertentangan dengan meta-fizik yang tidak mempunyai usaha untuk yang ideal tetapi untuk akhir yang praktikal. Ini ialah pengetahuan yang termaktub, dijelmakan dan penting.

2.1.1

Definisi

Di sini, anda akan melihat tiga definisi bagi pengetahuan melalui perspektif yang berbeza iaitu perspektif umum, perspektif pengurusan pengetahuan (PP) dan perspektif kejuruteraan pengetahuan. Walaupun wujud perspektif lain tetapi perbincangan kita adalah terhad kepada perspektif ini selari dengan pentafsiran ilmu dari skop pengurusan pengetahuan. Kamus Bahasa Inggeris Oxford mendefinisikan pengetahuan sebagai: (1) Maklumat dan kemahiran yang diperoleh melalui pengalaman atau pendidikan; (2) Jumlah bagi apa yang dikenali dan (3) Kesedaran atau kebiasaan yang diperolehi oleh pengalaman fakta atau keadaan. Dari perspektif PP, Davenport dan Prusak (2000) mengatakan yang berikut: „Pengetahuan ialah campuran cecair yang terdiri daripada bingkai pengalaman, nilai, maklumat berkonteks dan pendapat pakar yang memberikan satu kerangka untuk menilai dan menimba pengalaman dan maklumat baru. Ia bermula dan tamat di minda manusia. Dalam organisasi, ia kebiasaannya akan terselit di dalam dokumen, proses, nilai kerja dan repositori.‰

20



TOPIK 2


Schreiber et al. (1999), dari sudut knowledge engineering (KE) , kejuruteraan pengetahuan mendefinisikan pengetahuan sebagai seluruh data dan maklumat yang dimiliki oleh individu secara praktikal dalam tindakan iaitu untuk menjalankan tugas dan mencipta maklumat baru. Pengetahuan menambah dua aspek yang berbeza: pertama, rasa tujuan, kerana pengetahuan adalah „jentera intelek‰ Âyang digunakan untuk mencapai matlamat, kedua, keupayaan generatif, kerana salah satu fungsi utama pengetahuan adalah untuk menghasilkan maklumat baru. Ia bukan sengaja, oleh itu, ilmu diisytiharkan sebagai Âfaktor pengeluaranÊ baru. Walaupun ketiga-tiga definisi memberi makna yang berbeza untuk pengetahuan, pada dasarnya mereka memberi tumpuan kepada kepentingan sebagai satu sumber yang perlu diuruskan dengan cekap dan berkesan.


Apakat itu pengetahuan?

2.

Nyatakan empat jenis pengetahuan yang didefinisikan oleh orang Yunani.

AKTIVITI 2.2

2.2

1.

Berikan definisi pengetahuan dari perspektif anda.

2.

Bincangkan empat jenis pengetahuan yang ditekankan oleh orang Yunani.

3.

Bagaimanakah anda akan menyenaraikan keempat-empat pengetahuan tersebut mengikut keutamaan?

CIRI-CIRI PENGETAHUAN

Terdapat banyak ciri pengetahuan dibincangkan dalam pelbagai penulisan. Satu perbincangan yang penting telah dibuat oleh Wigg et al. (1997). Mereka mengenal pasti beberapa ciri penting dalam pengetahuan yang menjadikan ia berbeza daripada sumber lain yang digunakan dalam sesebuah organisasi. Ini adalah seperti berikut:

TOPIK 2




21

(a)

Pengetahuan adalah tidak ketara dan sukar untuk diukur. Pengetahuan tidak mempunyai bentuk, warna atau rasa. Oleh sebab pengetahuan adalah tidak ketara, ia tidak boleh dikira; dengan itu, kita tidak boleh mengukur secara langsung dengan skala ukuran biasa.

(b)

Pengetahuan adalah tidak menentu, iaitu, ia boleh „hilang‰ dalam sekelip mata. Pengetahuan adalah dalam bentuk ingatan manusia dan jika pekerja meninggalkan organisasi, pengetahuan itu hilang.

(c)

Pengetahuan, dalam kebanyakan masa, adalah umpama perhubungan ejen dengan wasiat. Pengetahuan dimiliki oleh individu dan penggunaannya adalah bergantung pada tindakan pemiliknya sama ada mewasiatkannya atau tidak.

(d)

Pengetahuan tidak „berkurangan‰ dalam proses, kadang-kadang, ia akan meningkat melalui penggunaan. Apabila pengetahuan digunakan dalam mana-mana proses, ia tidak memberi kesan ke atas nilai asalnya. Sebaliknya satu pengalaman baru boleh dicapai apabila setiap pengalaman lama digunakan dan ditambah dengan pengetahuan yang terkini.

(e)

Pengetahuan mempunyai kesan yang luas dalam organisasi dan ialah sumber yang penting untuk membuat sebarang keputusan dalam menguruskan sesebuah organisasi. Sesiapa yang mempunyai ilmu pengetahuan yang luas akan dianggap sebagai orang yang penting dalam organisasi tersebut.

(f)

Pengetahuan tidak boleh dibeli di pasaran pada bila-bila masa. Pengetahuan bukanlah satu komoditi yang boleh dijual beli, dan ia tidak boleh dicapai dalam tempoh yang singkat. Ilmu hanya boleh dicapai melalui proses pembelajaran.

(g)

Pengetahuan adalah „bukan saingan‰, ia boleh digunakan dalam proses yang berbeza pada masa yang sama. Tidak seperti sumber konvensional yang terhad kepada satu proses tunggal pada satu masa, pengetahuan yang sama boleh digunakan untuk pelbagai proses pada masa yang sama.

2.3

PANDANGAN ALTERNATIF PENGETAHUAN

Wujudnya pelbagai pandangan alternatif terhadap pengetahuan kerana ia boleh dilihat dari sudut pandangan subjektif atau objektif (Becerra-Fernandez, Gonzales dan 14 Sabherwal, 2004). Pandangan subjektif mewakili pengetahuan sebagai satu keadaan akal fikiran atau amalan. Pandangan objektif melihat pengetahuan sebagai objek dan sebagai akses kepada maklumat atau keupayaan. Anda akan belajar mengenai pandangan subjektif terlebih dahulu, diikuti dengan pandangan objektif.

22



TOPIK 2


(a) Pada pandangan subjektif, realiti sosial dibina interaksi dengan individu. Pengetahuan dilihat sebagai satu proses yang berterusan dan sentiasa dipengaruhi oleh interaksi sosial dan amalan dalam kalangan rakyat. Hasilnya, pengetahuan boleh wujud di mana-mana saja dan pada bila-bila masa saja bergantung kepada amalan sosial dan pengalaman manusia. Pada pandangan yang subjektif, pengetahuan dianggap sebagai keadaan minda atau amalan. (i) Di sini, pengetahuan dianggap sebagai satu keadaan minda di fikiran seseorang. Dalam konteks pengetahuan organisasi, ia merupakan kepercayaan kolektif individu dalam sesebuah organisasi. Walau bagaimanapun, kepercayaan orang berbeza kerana mereka mempunyai latar belakang yang berbeza dan pengalaman dalam kehidupan yang mempengaruhi pengetahuan mereka. Yang paling penting ialah motivasi individu tersebut untuk meningkatkan pengetahuan mereka untuk mencapai matlamat organisasi. (ii) Dalam perspektif ini, pengetahuan dianggap sebagai subjektif iaitu ia dipunyai oleh sebuah kumpulan dan tidak boleh dipecahkan kepada komponen yang dipegang oleh individu. Oleh itu, ilmu daripada perspektif ini bukan milik mana-mana individu tertentu dan ia tidak terkandung dalam mana-mana repositori tunggal. Ia bukan berada dalam kepala seseorang tetapi terletak dalam amalan. Di sini, pengetahuan dianggap sebagai kepercayaan kolektif bukannya kepercayaan individu dan hasilnya, pengetahuan adalah ketara dalam aktiviti organisasi berbanding minda pekerja secara individu. (b) Pandangan objektif adalah dalam berbeza dengan pandangan subjektif. Memandangkan ia adalah objektif, realiti tidak dipengaruhi oleh persepsi manusia dan boleh dibahagikan kepada kategori yang berbeza dan konsep. Hasilnya, pengetahuan boleh terdapat dalam bentuk objek atau keupayaan, boleh dipelajari dan diperbaiki oleh rakyat. Pandangan objektif mempunyai tiga perspektif – pengetahuan sebagai objek, pengetahuan akses kepada maklumat dan pengetahuan sebagai keupayaan. (i) Ilmu ialah sesuatu yang boleh disimpan, dipindahkan dari satu tempat atau orang dan dimanipulasi. Pandangan ini sejajar dengan takrif pengetahuan sebagai satu set kepercayaan yang dibenarkan dan

TOPIK 2




23

kepercayaan ini (atau objek pengetahuan) boleh didapati di banyak tempat. (ii) Ilmu dianggap sebagai akses kepada sumber maklumat. Di sini, pengetahuan membolehkan individu untuk akses dan menggunakan teknologi maklumat di mana ia akan menambahkan pandangan terhadap pengetahuan sebelum ini yang hanya sebagai objek dengan menekankan keupayaannya untuk memahami objek tersebut. (iii) Pandangan terhadap pengetahuan sebagai satu keupayaan adalah selaras dengan perspektif pengetahuan sebagai objek atau akses kepada maklumat. Walau bagaimanapun, perspektif ini memberi tumpuan kepada cara bagaimana pengetahuan boleh digunakan untuk mempengaruhi setiap tindakan. Dalam perspektif ini, pengetahuan dianggap sebagai keupayaan strategik yang mempunyai potensi untuk digunakan untuk mendapat kelebihan daya saing. Perbezaan setiap perspektif yang dibincangkan berbeza pada tumpuan mereka untuk melihat pengetahuan, tetapi mereka semua bersetuju bahawa pengetahuan adalah satu set kepercayaan tentang hubungan. Semua perspektif ini adalah penting kerana ia memberikan cara yang berbeza untuk menyiasat pengetahuan. Walau bagaimanapun, pandangan objektif umumnya disukai oleh penyelidik pengurusan pengetahuan berbanding dengan pandangan yang subjektif yang popular dalam kalangan ahli falsafah.

AKTIVITI 2.3 1.

Bandingkan pandangan subjektif dan objektif pengetahuan.

2.

Bezakan pandangan ini dari perspektif empat jenis pengetahuan orang Yunani.

2.4

DATA, MAKLUMAT DAN PENGETAHUAN

Dalam penulisan tentang PP, terdapat banyak perdebatan tentang apa itu pengetahuan, data dan maklumat. Penyelidik seperti Davenport dan Prusak (1998) percaya ia adalah tidak berguna untuk menghabiskan masa dan tenaga cuba untuk mewujudkan satu formula sejagat mengenai pengetahuan. Amat penting untuk kita memahami isu yang berkaitan mengenai pengetahuan dalam organisasi dan menguruskannya dengan berkesan. Nonaka dan Takeuchi (1995)

24



TOPIK 2


menegaskan bahawa kerja yang penting dalam bidang pengurusan pengetahuan harus memberi tumpuan kepada aktiviti penciptaan pengetahuan dan bukan kepada pengetahuan itu sendiri. Pengetahuan adalah berbeza daripada data dan maklumat, walaupun ketiga-tiga istilah itu sering digunakan silih berganti. Untuk memahami perbezaan antara data, maklumat dan pengetahuan, anda perlu menganalisis mereka secara terperinci. Rajah 2.1 menunjukkan peralihan daripada data kepada maklumat, maklumat kepada pengetahuan dan pengetahuan untuk kebijaksanaan, yang disokong oleh pemahaman semasa peralihan antara peringkat.

Hierarki pengetahuan

Seksyen 2.4.1 hingga 2.4.3 akan menghuraikan secara terperinci mengenai data, maklumat dan pengetahuan. Anda perlu memberi perhatian kepada seksyen ini kerana perbincangan dan pemahaman kami mengenai pengetahuan adalah berdasarkan data-maklumat dan hubungan antara antar a pengetahuan yang digunakan secara meluas dalam bidang sains komputer.

2.4.1

Data

Data boleh ditakrifkan sebagai satu set fakta mengenai peristiwa yang berbeza. Ia mungkin terdiri daripada fakta, pandangan atau persepsi (kedua-duanya betul dan salah), penerangan asas benda, peristiwa dan aktiviti. Data biasanya dilihat sebagai maklumat yang berpotensi dan lebih objektif dan ketara berbanding dengan maklumat dan data. Data mewakili nombor, abjad, angka, bunyi atau imej yang tidak mempunyai konteks, makna atau niat. Data tidak bermakna dengan sendirinya dan tiada nilai kepada sesiapa sahaja dan tidak memberikan apa-apa maklumat yang berkaitan. Walaupun data tidak mempunyai konteks,

TOPIK 2




25

makna atau niat, ia boleh diambil dan disimpan di dalam pangkalan data (yang terdiri daripada data yang disimpan untuk diguna semula), dan dihubungkan dengan menggunakan media elektronik atau lain-lain. Berikut ialah dua contoh membincangkan mengenai data, dan akan digunakan lagi untuk perbincangan mengenai maklumat dan pengetahuan pada topik berikutnya: Bilangan kereta yang terdapat dalam invois jualan iaitu dua Proton Persona dan satu kereta Proton Waja, adalah satu contoh data. Pemerhatian terhadap kereta yang melalui plaza tol di lebuh raya yang juga merupakan contoh data.

2.4.2

Maklumat

Maklumat ialah data yang tersusun yang mempunyai makna, mempunyai konteks, berkaitan dan mempunyai nilai kepada penerima. Maklumat biasanya melibatkan manipulasi data mentah untuk mendapatkan petunjuk yang lebih bermakna atau corak dalam data. Penerima mentafsirkan makna dan membuat kesimpulan dan implikasi daripada data. Data biasanya diproses menjadi maklumat menggunakan aplikasi, dan pemprosesan ini menunjukkan penggunaan yang lebih khusus dan mempunyai nilai tambahan yang lebih tinggi daripada data asal dari pangkalan data. Berikut adalah dua contoh sebagai susulan dari contoh data sebelum ini: Bagi pengurus syarikat pengedar kereta, nombor yang menunjukkan jualan kereta setiap model yang berbeza dianggap sebagai maklumat. Nombor kereta yang melalui plaza tol yang dikumpulkan dalam tempoh masa atau hari yang berlainan menyokong proses membuat keputusan yang dianggap sebagai maklumat. Berdasarkan contoh ini, sama ada beberapa fakta yang dianggap maklumat atau data hanya bergantung pada orang yang menggunakan fakta. Fakta mengenai jualan kereta setiap hari mewakili maklumat untuk pengurus tetapi untuk pelanggan, ia hanyalah data. Jika syarikat pengedar kereta adalah salah satu daripada rangkaian 35 orang peniaga, fakta mengenai jualan harian hanya data untuk pihak pengurusan atasan syarikat. Oleh itu, ia boleh dikatakan bahawa data ialah apa-apa maklumat yang tidak mempunyai makna buat individu tersebut.

26



TOPIK 2


2.4.3 Pengetahuan Pengetahuan terdiri daripada data tersusun dan diproses dan/atau maklumat yang digunakan untuk berkomunikasi pemahaman, pengalaman, pembelajaran terkumpul dan kepakaran yang mereka gunakan untuk menghadapi masalah semasa atau menjalankan aktiviti. Ilmu juga boleh dilihat sebagai maklumat berkonteks berkon teks tinggi dan lebih bermakna bermak na dengan menambah menamba h kepakaran kepakar an dan tafsiran individu untuk melaksanakan tugas atau membuat maklumat baru. Ilmu juga menambah dua aspek yang berbeza kepada maklumat: pertama, tujuan pengetahuan digunakan adalah untuk mencapai matlamat dan kedua, kemampuan generatif, sebagai salah satu peranan penting dalam pengetahuan adalah untuk menghasilkan maklumat baru. Salah satu cara pengetahuan diperoleh ialah dengan membaca dan memahami maklumat. : Jualan harian kereta dan maklumat lain seperti kadar faedah pasaran bagi pinjaman kereta boleh membantu pihak pengurusan untuk membuat keputusan mengenai menjalankan promosi khas semasa musim perayaan seperti Hari Raya dan Tahun Baru Cina. Memahami hubungan antara bilangan kereta yang dijual, kadar faedah dan kesan promosi perayaan dianggap sebagai pengetahuan mengenai jualan kereta. Maklumat agregat tentang nombor kereta melalui plaza tol, maklumat mengenai jadual kakitangan dan rehat hujung minggu yang panjang akan membantu pihak pengurusan dalam membuat keputusan mengenai kerja lebih masa bagi kakitangan. Mengetahui hubungan antara faktor ini dan faktor lain seperti cuti sekolah dalam menentukan jadual lebih masa ialah tindakan pengetahuan pengurus. Pengetahuan dapat menghasilkan maklumat berdasarkan kepada data atau maklumat lebih berharga daripada data kurang berharga. Di sini, maklumat ini memudahkan tindakan yang perlu dilakukan, seperti keputusan untuk meluluskan kenaikan pangkat atau untuk meluluskan lebih masa. Berdasarkan maklumat yang baru diperoleh, pengurusan syarikat kereta boleh memutuskan sama ada promosi akan diadakan atau tidak semasa musim perayaan. Sifat hubungan antara data dan maklumat (Becerra-Fernandez, Gonzales dan Sabherwal, 2004) ditunjukkan dalam Rajah 2.2. Rajah 2.2 membentangkan hubungan antara data (yang mempunyai nilai sifar atau tidak dalam proses membuat keputusan) berbanding dengan maklumat (yang mempunyai nilai yang lebih besar daripada data, walaupun nilai yang mungkin berbeza dan bergantung pada jenis maklumat).

TOPIK 2




27

Data, maklumat dan pengetahuan Becerra-Fernandez, Gonzales & Sabherwal, (2004)

Banyak organisasi yang cuba untuk melaksanakan projek pengurusan pengetahuan menghadapi kesukaran untuk membezakan maklumat daripada pengetahuan. Bagaimana kita mengesan daripada keperluan maklumat daripada keperluan pengetahuan? Tidak ada jawapan yang mudah untuk ini. Walau bagaimanapun, terdapat dua kaedah yang mudah dicadangkan oleh Natarajan dan Shekhar (2000) dan ini adalah: (a)

Maklumat adalah bebas dan tidak bergantung pada seseorang. Ilmu adalah khusus kepada seseorang; dan

(b)

Ilmu adalah sentiasa dalam bentuk konteks. Ia tidak boleh digunakan, ditafsir atau digunakan tanpa mengetahui konteksnya.

Ini adalah salah satu sebab mengapa tidak ada klasifikasi unilateral mana-mana entiti sama ada sebagai maklumat atau pengetahuan. Seksyen 2.4.4 menghuraikan pandangan ini.

2.4.4

Hubungan Rekursif antara Data, Maklumat dan Pengetahuan

Bhatt (2001) mencadangkan bahawa data, maklumat dan pengetahuan yang mempunyai hubungan rekursif dan definisi mereka adalah bergantung pada tahap „organisasi‰ dan „tafsiran‰; ini ditunjukkan dalam Rajah 2.3. Elemen „organisasi‰ yang digunakan untuk membezakan antara data dan maklumat, di mana maklumat dan pengetahuan dipisahkan dengan cara „tafsiran‰.

28



TOPIK 2


Perhubungan rekursif antara data, maklumat dan pengetahuan Bhatt, (2001)

Hubungan antara data, maklumat dan pengetahuan adalah rekursif, terletak dalam fakta asas bahawa mereka saling berkaitan melalui (IPO) konsep inputproses-output dalam sistem maklumat. Dalam konsep IPO, output daripada proses juga boleh menjadi input kepada proses lain. Maklumat untuk satu orang mungkin hanya data untuk orang lain, dan pengetahuan untuk satu orang mungkin hanya maklumat yang lain. Hujah ini adalah sama dengan yang diberikan oleh Schreiber et al. (1999), yang mencadangkan bahawa tiga pandangan (data, maklumat dan pengetahuan) adalah saling berkaitan dan amat bergantung kepada „konteks‰ penonton.

AKTIVITI 2.4 1.

Berikan dua contoh data, maklumat dan pengetahuan.

2.

Bincangkan kenapa perlunya pemahaman tentang hierarki pengetahuan.

3.

Bezakan antara pemahaman hubungan dan corak.

4.

Mengapakah nilai pengetahuan berkait rapat dengan nilai data?

5.

Huraikan perhubungan rekursif antara data, maklumat dan pengetahuan.

TOPIK 2




29


Apakah perbezaan antara data dan maklumat?

2.

Kenapakah pengetahuan lebih penting daripada maklumat?

3.

Apakah yang dimaksudkan oleh pengetahuan?

4.

Di manakah dan bagaimanakah data boleh diperoleh?

5.

Mengapa hubungan rekursif data, maklumat dan pengetahuan adalah berkaitan dengan konsep IPO?

2.5

KELEBIHAN PENGETAHUAN

Apakah kelebihan bagi organisasi yang terlibat dalam inisiatif pengurusan pengetahuan? Bagaimanakah organisasi boleh menggunakan pengetahuan untuk mendapatkan kelebihan strategik berbanding pesaing mereka? Satu jawapan yang mudah untuk soalan ini terletak dalam menjana nilai yang lebih besar melalui pengetahuan dalam produk, manusia dan proses (Skyrme, 2000). (a) Hari ini, terdapat produk tertentu yang dilabel sebagai „pintar‰ produk yang biasanya biasanya mendapat harga premium di pasaran dan lebih berguna kepada pengguna. Satu contoh produk tersebut ialah sistem memandu pintar yang memberikan keselesaan tambahan dan keselamatan ketika memandu, yang boleh didapati dalam model baru kereta BMW dijual pada harga premium. Ini membolehkan BMW untuk mempamerkan teknologi tinggi dan bersaing dalam segmen pasaran kereta mewah seperti Mercedes Benz dan Volvo. (b) Pekerja kini dianggap sebagai aset paling berharga dalam sesebuah organisasi, walaupun ini mungkin tidak benar sepanjang masa. Bagi organisasi seperti syarikat perisian, pengetahuan pekerja mereka digunakan dalam membangunkan perisian yang dijual kepada pelanggan. Pelaburan yang dibuat untuk pekerja melalui latihan dan pembangunan kakitangan akan meningkatkan pengetahuan pekerja dan ia membolehkan majikan untuk memanfaatkan sepenuhnya potensi kakitangan mereka dalam membangunkan perisian dan lain-lain lagi. (c) Setiap organisasi mempunyai perbezaan di dalam tahap prestasi 3:1 atau lebih antara kumpulan pekerja yang menjalankan proses yang sama. Mengurangkan jurang dalam proses tersebut telah menjimatkan kos

30



TOPIK 2


pelaburan sebanyak 1 bilion AS$ bagi Texas Instruments bagi pembinaan satu loji fabrikasi semikonduktor baru.

AKTIVITI 2.5 1.

Bincangkan bagaimana pengetahuan dalam manusia boleh memainkan peranan dalam pengurusan pengetahuan.

2.

Jelaskan kenapa pengetahuan dalam process adalah penting dalam memperkemas proses perniagaan dan penjimatan kos.

3.

Jelaskan mengapa produk permintaan di pasaran.

4.

Berikan justifikasi kenapa produk „pintar‰ perlu mahal.

„pintar‰ „pintar‰

semakin

mendapat

AKTIVITI 2.6 1.

Bincangkan pengetahuan asas yang telah anda pelajari setakat ini dari topik ini.

2.

Berikan definisi ringkas bagi terma berikut:

3.



•

(a)

Pengetahuan

(b)

Data

(c)

Maklumat

Ulas mengapa pemahaman tentang hubungan dan corak akan mengubah hierarki pengetahuan.

Pengetahuan dikaji secara meluas dalam pelbagai bidang seperti falsafah, teologi, pengurusan, sains kognitif, kejuruteraan pengetahuan dan lain-lain. Masyarakat Yunani purba telah membezakan empat jenis ilmu iaitu episteme (pengetahuan am), techne (pengetahuan teknikal), phronesis (kebijaksanaan praktikal) dan metis (termaktub, dijelmakan dan pengetahuan yang penting).

TOPIK 2




31

•

Terdapat beberapa definisi untuk ilmu, dan tiada kata sepakat tentang apa itu pengetahuan. Definisi ini sangat bergantung pada pandangan masyarakat dalam mendefinisikan pengetahuan dalam mengikut situasi mereka.

•

Pengetahuan mempunyai beberapa ciri. Antaranya adalah nyata, sukar untuk diukur, tidak menentu, dimiliki oleh individu yang tertentu, tidak diperoleh daripada proses, mempengaruhi dalam membuat keputusan, tidak boleh diniagakan dan boleh digunakan dalam proses yang berbeza pada masa yang sama.

•

Terdapat pandangan alternatif pengetahuan, yang subjektif dan objektif. Pandangan subjektif mewakili pengetahuan dari berlainan keadaan akal fikiran dan amalan. Pandangan objektif pula melihat pengetahuan daripada pandangan objek, akses kepada maklumat atau keupayaan.

•

Data ditapis ialah maklumat yang tiada makna ditambah; tetapi apabila ia adalah berstruktur, ia menjadi maklumat. Pengetahuan yang diperoleh apabila maklumat ditafsirkan dalam konteks tertentu dan telah ditambah erti kepadanya.



Terdapat hubungan rekursif antara data, maklumat dan pengetahuan semua ini adalah saling berkaitan melalui proses input-proses-output (IPO).

Data

Memahami hubungan

Maklumat

Pengetahuan

Memahami corak

Tahu-bagaimana

32



TOPIK 2


Argote, L., McEvily, B., & Reagans, R. (2003). Introduction to the special issues on managing knowledge in organisations: Creating, retaining and transferring knowledge. Management Science , 46(4), v-viii. Becerra-Fernandez, I., Gonzalez, A., & Sabherwal, R. (2004). Knowledge management – challenges, solutions and technologies . New Jersey, NJ: Prentice Hall. Benbya, H., & Belbaly, N. A. (2005). Mechanisms for knowledge management systems effectiveness: An exploratory analysis. Knowledge and process (3), 201-216. management , 12 (3), Benjamins, R. V., Fensel, D., & Perez-Gomez, A. (1998). Knowledge management through ontologies. Second international conference on practical aspects of knowledge management (PAKM'98). Basel, Switzerland. Binney, D. (2001). The knowledge management spectrum – understanding the KM landscape. Journal landscape. Journal of Knowledge Management , 5 (1), (1), 33-42. Butler, T. (2003). From data to knowledge and back again: Understanding the limitations of KMS. Knowledge and Process Management , 10 (3), (3), 144-155. Call, D. (2005). Knowledge management – not rocket science. Journal of Knowledge Management, 9 (2), (2), 19-30. Currie, G., & Kerrin, M. (2003). Human resources management and knowledge management: Enhancing knowledge sharing in a pharmaceutical company. (6), 1027-1045. International Journal of Human Resource Management , 24 (6), Davenport, T. H., & Prusak, L. (1998). Working knowledge: Managing what your organisation knows . Harvard Business School Press: Massachusetts. Davenport, T. H., & Prusak, L. (2000). Working knowledge: How organisations manage what they know . Massachusetts, MA: Harvard Business School Press. Economic Intelligent Unit (2005). Know how: Managing knowledge for competitive advantage, economic intelligence unit – The economist . Retrieved from http://www.eiu.com.

TOPIK 2




33

Ergazakis, K., Karnezis, K., Metaxiotis, K., & Psarras, I. (2005). Knowledge management in enterprises: A research agenda. Intelligent Systems in (1), 17-26. Accounting, Finance and Management , 13 (1), Garavelli, C., Gorgoglione, M., & Scozzi, B. (2004). Knowledge management strategy and organisation: A perspective of analysis. Knowledge and Process Management , 11 (4), (4), 273-282. Gardan, N., & Gardan, Y. (2003). An application of knowledge based modelling using scripts. Expert System with Applications , 25 (4), (4), 555-568. Geng, Q., Townley, C., Huang, J., & Zhang, J. (2005). Comparative knowledge management: A pilot study of Chinese and American universities. Journal of the American Society for Information Science and Technology , 56 (10), (10), 1031-1044. Hildreth, P., Wright, P., & Kimble, C. (1999, April). Knowledge management: Are we missing something. 4th UKAIS Conference , University of York, UK. Hildreth, P., & Kimble, C. (2002). The duality of knowledge, information research . 8(1), Paper no. 142. Retrieved from http://informationr.net/ir/81/paper142.html. Holsapple, C. W., & Jones, K. (2004). Exploring primary activities of the knowledge chain. Knowledge and Process Management , 11 (3), (3), 155-174. Housel, T., & Bell, A. H. (2001). Measuring and managing knowledge . New York, NY: McGraw-Hill Irwin. Lau, H. C. W., Wong, C. W. Y., Hui, I. K., & Pun, K. F. (2003). Design and implementation of an integrated knowledge system. Knowledge Based (2), 69-76. Systems , 16 (2), Leung, R. W. K., Lau, H. C. W., & Kwong, C. K. (2003). An expert system to support the optimisation of ion plating process: An OLAP-based fuzzycum-GA approach. Expert Systems with Applications , 25 (3), (3), 313-330. Marwick, A. D. (2001). Knowledge management technology. IBM Systems (4), 814-830. Journal , 40 (4), Moffett, S., McAdam, R., & Parkinson, S. (2004). Technology utilisation for knowledge management. Knowledge and Process Management , 11 (3), (3), 75184.

34



TOPIK 2


Nonaka, I., & Takeuchi, H. (1995). (1995). The knowledge creating company: How Japanese companies create the dynamics of innovation . Cambridge, United Kingdom: Oxford University Press. Rowley, J. (1999). What is knowledge management? Library Management , 20 (8), (8), 416-419. Salisbury, M. W. (2003). Putting theory into practice to build knowledge management systems. Journal systems. Journal of Knowledge Management, 7 (2), (2), 128-141. Sallis, E., & Jones, G. (2002). Knowledge management in education: Enhancing learning & education . Boston, MA: Kogan Page. Schreiber, G., Akkermans, H., Anjewierden, A., de Hoog, R., Shadbolt, N., de Velde, W.V., & Wielinga, B. (1999). Knowledge engineering and management: The CommonKADS methodology . Cambridge, United Kingdom: MIT Press. Shin, M., Holden, T., & Schmidt, R. A. (2001). From knowledge theory to management practice: Towards an integrated approach. Information Processing and Management , 37 (2), (2), 335-355. Turban, E., Leidner, D., McLean, E., & Wetherbe, J. (2007). Information technology for management: Transforming organisations in the digital economy . New Jersey, NJ: John Wiley & Sons.

Topik  enis

3

Pengetahuan


Mengenal pasti klasifikasi utama pengetahuan;

2.

Mengenal pasti perbezaan jenis pengetahuan;

3.

Membincangkan model penukaran pengetahuan; dan

4.

Menerangkan kelebihan dan kelemahan penukaran pengetahuan.

 PENGENALAN Sedikit pengetahuan yang digunakan adalah lebih bermanfaat daripada pengetahuan yang tidak digunakan. Kahlil Gibran Penget Pengetahu ahuan an yang yang diperol diperolehi ehi pada pada hari hari ini ini mempun mempunyai yai nil nilai ai yang yang sama sama dengan kemahiran saya untuk menggunakannya. Esok, apabila saya mengetahui lebih lanjut, saya akan menggunakan pengetahuan tersebut dengan lebih baik. Mark Van Doren Kita mesti mesti belajar belajar had kita. kita. Kita semua adalah sesuatu, sesuatu, tetapi tetapi tidak tidak seorang seorang pun daripada kita adalah segala-galanya. Blaise Pascal

36



TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN

Peribahasa yang dinyatakan menunjukkan bahawa pengetahuan adalah sesuatu yang sangat berharga jika ia dipelajari, dikongsi dan digunakan dalam kehidupan seharian kita. Oleh itu, mengetahui jenis pengetahuan membolehkan anda untuk menghargai pengetahuan ini dan seterusnya menggunakannya Dalam Topik 2, anda telah mengkaji secara terperinci asas pengetahuan – apa itu pengetahuan dan mengapa ia penting. Topik ini juga membincangkan pandangan alternatif terhadap pengetahuan, iaitu pandangan subjektif dan objektif. Anda juga telah belajar bagaimana untuk membezakan antara data, maklumat dan pengetahuan dan hubungan rekursif antara ketiga-tiganya, diikuti dengan kelebihan ilmu yang diperolehi melalui pengetahuan dalam produk, manusia dan proses. Topik ini akan menjelaskan klasifikasi utama pengetahuan, yang merupakan pengetahuan organisasi, tasit, intrinsit, implisit, heuristik, deklaratif dan pengetahuan prosedur. Kemudian, perbincangan mengenai model iaitu Sosialisasi, Persuratan, Kombinasi dan Persiratan dan akhir sekali mengenai lokasi pengetahuan atau juga dikenali sebagai Socialisation Externalisation Combination and Internalisation (SECI) . Inisiatif bagi pengurusan pengetahuan dalam organisasi harus bermula dengan pengenalan yang betul, kategori dan klasifikasi pengetahuan organisasi. Bagi menguruskan pengetahuan sebagai satu sumber, klasifikasi teori yang berbeza dan jenis yang berkaitan dengannya perlu dikaji. Terdapat banyak kategori pengetahuan seperti individu, sosial, kasual, bersyarat, hubungan, terkandung, dikodkan, prosedur dan lain-lain. Walau bagaimanapun, wujud dua kelas utama pengetahuan yang terdapat dalam kesusasteraan pada PP. Pengelasan pertama adalah sama ada pengetahuan itu adalah tasit, atau ekplisit dan implisit, kedua ialah pengelasan pengetahuan implisit dalam perisytiharan, prosedur atau heuristik. Wujud Kategori ketiga yang mengklasifikasikan pengetahuan sama ada pengetahuan individu atau berkumpulan (kolektif). Rajah 3.1 menunjukkan klasifikasi ini secara grafik dan bahagian berikut akan menerangkan jenis pengetahuan ini.

TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN



37

Pengkelasan pengetahuan secara teori

AKTIVITI 3.1 1.

Bincangkan kenapa inisiatif pengurusan pengetahuan dalam organisasi harus bermula dengan identifikasi yang berkesan, kategori dan klasifikasi pengetahuan organisasi.

2.

Terangkan jenis pengetahuan yang anda tahu. Bilakah anda menggunakannya?

3.

Adakah anda berfikir bahawa pengelasan pengetahuan secara teori ini diterima? Jelaskan pendapat anda berserta contoh.

3.1

PENGETAHUAN ORGANISASI

Pengetahuan organisasi boleh „dianggap‰ sebagai koleksi pengetahuan tasit individu dan kumpulan di dalam sesebuah organisasi. Apabila pekerja berinteraksi dalam kumpulan, mereka mungkin mempunyai pengetahuan p engetahuan yang melampaui pengetahuan masing-masing apabila bekerja bersama-sama. Pengetahuan organisasi merangkumi banyak disiplin dan domain, sukar menjadikan ia formal, mengandungi pelbagai idea daripada pandangan yang berbeza dan dinamik (Vasconcellos, 2000).

38



TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN

Pengetahuan organisasi terdiri daripada pengetahuan individu dan berkumpulan. Pengetahuan individu berhubung kait dengan struktur pengetahuan peribadi, sementara pengetahuan berkumpulan berkaitan dengan struktur organisasi. Struktur pengetahuan adalah satu „template mental‰ yang digunakan untuk memberi maklumat yang kompleks mengenai persekitaran, bentuk dan makna. Struktur Stru ktur ini dibina berdasarkan pengalaman sebelum ini dan d an digunakan untuk menyimpan data yang membolehkan tafsiran dan tindakan berikutnya. Pengetahuan berkumpulan boleh dilihat sebagai pengetahuan dan kemahiran yang diperolehi secara kolektif oleh individu yang bekerja dalam situasi yang berkaitan dengan kerja yang sama. Sebagai contoh, beberapa kumpulan organisasi seperti yang terdapat di rangkaian restoran makanan segera mempunyai pengetahuan mereka direkodkan dalam aliran kerja yang unik kepada kumpulan itu, dan hanya mereka boleh memahami berbanding dengan orang di luar pasukan. Metafora ini biasanya hasil daripada amalan komunikasi sistematik yang berlaku dalam persekitaran kumpulan kerja tersebut. Anda akan mengalami jenis pengetahuan ini apabila anda bekerja dalam satu kumpulan semasa sedang belajar atau bekerja di pejabat. pejabat . Mengurus Mengur us pengetahuan pengetah uan organisasi organis asi ialah satu tugas yang sukar kerana ia perlu memahami hubungan antara pelbagai jenis pengetahuan yang wujud dalam organisasi, bagaimana pengetahuan ini boleh diperolehi, disimpan dan digunakan dan peranan teknologi dalam menguruskan pengetahuan ini. Dalam subtopik 3.2, anda akan mempelajari tentang pengetahuan tasit iaitu ia merupakan jenis pengetahuan utama yang dibincangkan secara meluas dalam ilmu kesusasteraan pengurusan. Pemahaman yang menyeluruh tentang pengetahuan ini adalah penting apabila membincangkan pengurusan pengetahuan.


Apakah pengetahuan organisasi dalam konteks pengurusan pengetahuan?

2.

Terangkan perbezaan berkumpulan.

3.

Kenal pasti kumpulan pengetahuan di dalam organisasi anda dan bagaimana ahli kumpulan mendapat manfaat daripada pengetahuan ini.

antara

pengetahuan

individu

dan

TOPIK 3

3.2

JENIS PENGETAHUAN



39

PENGETAHUAN TASIT

Pengetahuan tasit adalah penting dan diakui secara meluas dalam bidang pengurusan pengetahuan oleh penyelidik terkemuka seperti Davenport dan Prusak (2000), Nonaka dan Takeuchi (1995) dan lain-lain. Polanyi (1996) mengkaji sifat pengetahuan tasit dan menyifatkan ia sebagai pengetahuan yang diperoleh melalui eksperimen. Polanyi menggunakan ungkapan „kita tahu lebih daripada apa yang kita boleh beritahu‰ untuk menggambarkan pengetahuan tasit yang amat sukar untuk dijelaskan kerana ia adalah kompleks dan berada dalam minda manusia dan diperolehi melalui pengalaman dan pekerjaan. Nonaka dan Takeuchi (1995) menekankan proses membuat roti yang diadaptasikankan oleh jurutera mereka kepada sebuah mesin pembuat roti yang terkemuka di Jepun sebagai contoh pengetahuan tasit dalam inovasi korporat. Proses menguli doh yang dianggap sebagai satu contoh pengetahuan tasit pembuat roti. Sifat peribadi membuat pengetahuan tasit sukar untuk dikeluarkan dan dikongsi dengan orang lain (Choo, 2000), kerana ia berada dalam ingatan seseorang. Pengetahuan tasit termasuk gerak hati, nilai, kemahiran dan kebolehan yang diperoleh daripada pengalaman, digunakan untuk mewujudkan pengetahuan eksplisit. Pengetahuan ekplisit adalah pengetahuan yang boleh dikongsi dengan mudah dan boleh dijelaskan melalui laporan. Subtopik 3.3 membincangkan pengetahuan eksplisit secara terperinci. Pengetahuan tasit penting kerana ia menyediakan konteks, idea, tempat dan pengalaman. Sebagai contoh, pengetahuan tentang bagaimana untuk menyelesaikan masalah sebenarnya adalah satu tafsiran, keupayaan dan kemahiran yang dimiliki oleh individu tersebut. Walaupun teknik untuk penyelesaian masalah boleh dipelajari di dalam bilik darjah, penyelesaian yang dicipta oleh seorang pekerja pasti akan berbeza daripada yang lain. Oleh itu, cara untuk berkomunikasi pengetahuan tasit selalunya melalui komunikasi peribadi seperti dialog, latihan, amalan dan lain-lain. Pengetahuan di sini dianggap sebagai kaedah sosial dan bukannya peribadi dan pengetahuan yang dikongsi secara sosial menjadi sebahagian daripada pengalaman hidup sebenar untuk setiap individu. Ini adalah kerana setiap individu tidak menyedari pengetahuan yang mereka ada atau bagaimana ia boleh berharga kepada orang lain. Sebagai contoh, Goguen (1997), menyatakan, „dia mungkin tahu untuk membuat sesuatu tetapi tidak dapat menjelaskan bagaimana‰. Dalam sains sosial, ini dipanggil masalah mengatakan tugasan. Contohnya, menunggang basikal, mengikat tali kasut, bercakap pelbagai bahasa, membuat rundingan, mendamaikan perselisihan peribadi, menilai pekerja dan menggunakan perisian komputer.

40



TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN

Oleh itu, pengetahuan tasit adalah sukar (atau boleh dikatakan mustahil) untuk dikod sebagai satu set peraturan atau prosedur yang boleh dikongsi atau disampaikan. Walau bagaimanapun, sesetengah penyelidik (Nickols, 2000; lchmann, 2003) percaya ia adalah mungkin untuk menjelaskan bahagian implisit pengetahuan tasit. Pengetahuan implisit adalah pengetahuan yang direkod secara tidak lengkap (pengetahuan yang boleh diwakili seperti menulis apa yang ada dalam memori) yang belum dijelaskan dan kewujudan ia tersirat oleh, atau disimpulkan daripada, tingkah laku yang dapat dilihat atau prestasi (Nickols, 2000; Ichmann, 2003). Anda akan mempelajari lebih lanjut mengenai pengetahuan implisit dalam subtopik 3.5.

AKTIVITI 3.2 1.

Bincangkan jenis pengetahuan tasit yang anda ada dan sukar dijelaskan kepada orang lain.

2.

Kenapakah sukar untuk anda menjelaskan kepada orang lain?

3.

Adakah anda bersetuju dengan ayat „kita tahu lebih daripada apa yang kita boleh beritahu‰ yang digunakan oleh Polyani dalam menggambarkan pengetahuan tasit?

4.

Berikan lima contoh pengetahuan tasit dari bidang anda.

5.

Kenal pasti bahagian implisit dari lima contoh yang telah anda berikan.

3.3

PENGETAHUAN EKSPLISIT

Pengetahuan eksplisit boleh didefinisikan sebagai pengetahuan yang boleh dilihat, dikongsi dan berinteraksi dengan orang lain, dan mudah untuk diuruskan. Pengetahuan eksplisit boleh disampaikan kerana ia boleh diwakili atau dinyatakan dalam cara yang formal dengan menggunakan satu set simbol seperti perkataan dan nombor (Choo, 2000). Pengetahuan eksplisit mudah dikongsi dan dinyatakan kerana ia bebas daripada mana-mana kumpulan individu atau organisasi. Ia juga dikenali sebagai pengetahuan direkod kerana ia boleh ditulis atau secara digital dalam buku, dokumen, laporan, kertas putih, memo, bahan latihan dan lain-lain yang boleh dengan mudah diambil dan dihantar ke mana saja dan pada bila-bila masa sahaja. Pengetahuan eksplisit dilihat sebagai pengetahuan teori, pengetahuan mengenai sesuatu perkara seperti apabila seseorang belajar satu kemahiran dan berkongsi pengetahuan tersebut menggunakan arahan eksplisit, peraturan, prosedur dan formula.

TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN



41

Sebagai contoh, laporan perancangan strategik perniagaan boleh diedarkan dalam organisasi dalam apa jua bentuk yang sesuai seperti memo, laporan, manual prosedur atau buku panduan dan pekerja boleh membaca bahan ini dan melaksanakan pelan yang diperlukan. Pengetahuan eksplisit juga boleh terdiri daripada program komputer, formula matematik atau wujud sebagai gambar rajah, dalam bentuk elektronik atau kertas. Walau bagaimanapun, kebanyakan pengetahuan eksplisit adalah dalam bentuk dokumen yang mengandungi pengalaman kerja kakitangan, data mentah, perihal kes atau peristiwa, interpretasi data, kepercayaan, tekaan, gerak hati, idea, pendapat, pertimbangan dan tindakan yang dicadangkan (Jones et al., 2000). Pengetahuan eksplisit boleh berasaskan objek atau berasaskan peraturan (Choo, 2000), pengetahuan berasaskan objek apabila ia diwakili dengan rangkaian simbol (perkataan, nombor, formula), atau terdiri dalam entiti fizikal (peralatan, model, bahan). Pengetahuan eksplisit berasaskan peraturan apabila pengetahuan ditafsirkan dalam bentuk peraturan, rutin atau prosedur operasi. Ini menjadikan pengetahuan eksplisit jenis pengetahuan yang boleh direkodkan dalam sistem komputer, iaitu berasaskan pengetahuan sistem, sistem pengurusan dokumen, memori organisasi, repositori projek pr ojek dan lain-lain.

AKTIVITI 3.3 1.

Bincangkan lima cara bagaimana pengetahuan eksplisit boleh berkomunikasi dan dikongsi.

2.

Jelaskan kenapa pengetahuan eksplisit boleh dikongsi dengan mudah.

3.

Bincangkan mengapa pengetahuan eksplisit tidak bergantung pada individu atau kumpulan organisasi.

3.4

PENGETAHUAN TASIT BERBANDING EKSPLISIT

Dalam topik sebelum ini, anda telah mempelajari mengenai pengetahuan tasit dan eksplisit. Dalam topik ini, anda akan melihat perbezaan antara dua jenis pengetahuan tersebut. Pengetahuan eksplisit boleh menjadi carta organisasi walaupun selepas pencipta atau pengarang meninggalkan organisasi (Choo, 2000) kerana ia telah disimpan dalam bentuk yang dinyatakan sebelum ini. Walau bagaimanapun, ia berbeza dengan pengetahuan tasit yang sering hilang apabila „pemilik‰ berhenti kerja.

42



TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN

Satu-satunya cara untuk akses pengetahuan ini ialah apabila ia telah diperolehi oleh organisasi. Kita akan membincangkan perkara ini kemudian. Pengetahuan eksplisit dan pengetahuan tasit boleh diuruskan dengan menggunakan teknik dan kaedah yang dibangunkan dalam bidang pengurusan pengetahuan dan kejuruteraan pengetahuan. Walau bagaimanapun, ramai penyelidik (Nonaka dan Takeuchi, 1995; Schreiber et al, 1999; Choo, 2000) bersetuju bahawa pengetahuan tasit adalah paling berharga kepada organisasi berbanding dengan pengetahuan eksplisit. Walaupun begitu, pengetahuan tasit adalah yang paling sukar untuk diuruskan kerana ia berada di minda individu dan sukar untuk dijelaskan dan dikongsi. Pengetahuan Tasit dan Pengetahuan Eksplisit

Mengetahui bagaimana (pengetahuan subjektif)

Mengetahui tentang (pengetahuan objektif)

Tidak boleh diwakili. Boleh dikongsi di kongsi melalui amalan

Boleh diwakili dalam formula, rajah dan laporan

Sistem, idea, persepsi dan pengalaman

Rasionalisasi fakta dan kaedah formal

Sukar untuk dipindahkan

Mudah untuk dikod, dikongsi dan diguna semula

Terbuka untuk pelbagai tafsiran

Tiada ruang untuk salah tafsir

Diadaptasi dari Bolisani dan Scarso (1999)

Berdasarkan penyelidikan yang lain, (Bolisani dan Scarso, 1999) menerangkan beberapa perbezaan antara pengetahuan eksplisit dan pengetahuan tasit. Penemuan mereka diringkaskan dalam Jadual 3.1. Pengetahuan eksplisit adalah mengenai mengetahui sesuatu dan dianggap sebagai pengetahuan objektif. Ia berasal daripada rasionalisasi maklumat dan dengan itu boleh diwakili dalam bentuk formula, rajah, laporan dan sebagainya. Ia boleh disampaikan, direkodkan dan dipindahkan menggunakan teknik perwakilan yang sesuai dan bahasa yang dikongsi diko ngsi (seperti bahasa perwakilan pengetahuan, p engetahuan, logik formal dan ontologi). Manakala, pengetahuan tasit, adalah berkaitan dengan cara untuk melakukan sesuatu, yang lebih bersifat subjektif. Ia adalah berkaitan dengan idea, pandangan dan pengalaman. Ini adalah sukar untuk dipindahkan secara langsung melalui perwakilan kerana kekurangan persefahaman (Clark & Brennan, 1991) dan hakikatnya pengetahuan tasit hanya diperolehi melalui pengalaman dan praktikal. Satu lagi perbezaan penting ialah pengetahuan tasit mempunyai tahap tafsiran yang lebih kabur, kerana sifatnya yang terbuka

TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN



43

kepada tafsiran, tidak seperti pengetahuan eksplisit, yang tidak mempunyai ruang untuk salah tafsir. Walau bagaimanapun, bagi tujuan perbincangan ini salah satu perbezaan yang paling penting ialah apa yang Cook dan Brown (1999) panggil „epistemologi pemilikan‰. Pengetahuan eksplisit adalah abstrak dan statik. Ia boleh dimiliki tanpa menggunakannya. Manakala pengetahuan tasit pula adalah konkrit dan dinamik – ia adalah berkenaan siapa kita dan apa yang kita lakukan, ia bukanlah sesuatu yang boleh dimiliki. Oleh itu, perbincangan mengenai „pengetahuan yang hilang‰ cenderung untuk memihak kepada pengetahuan ke atas pengetahuan tasit. Untuk tujuan modul ini, tumpuan adalah kepada pengurusan pengetahuan yang direkodkan sama ada eksplisit atau tasit dan cara untuk menguruskan pengetahuan tasit. Memahami perbezaan antara kedua-dua jenis pengetahuan adalah penting apabila mengenal pasti jenis aplikasi atau masalah yang boleh diselesaikan atau diatasi dengan menggunakan teknik kejuruteraan pengetahuan di dalam sistem berasaskan pengetahuan atau dalam mewujudkan sesi perkongsian pengetahuan melalui komuniti yang berkaitan dengan communities of practice (CoP) (CoP) atau sesi pengetahuan amalan.


Apakah yang dimaksudkan dengan pengetahuan tasit dan eksplisit?

2.

Apakah tiga perbezaan pengetahuan eksplisit?

3.

Kenapakah lebih mudah untuk menjelaskan pengetahuan eksplisit daripada pengetahuan tasit?

4.

Kenal pasti dua ciri yang membuat pengetahuan tasit sukar diterangkan.

5.

Bagaimanakah pengetahuan tasit diperoleh? Adakah masa akan mempengaruhi proses pembelajarannya?

antara

pengetahuan

tasit

dan

44



3.5

TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN

PENGETAHUAN IMPLISIT

Pengetahuan implisit masih tidak lengkap direkodkan dan belum dijelaskan dan kewujudan ia tersirat oleh, atau disimpulkan daripada, tingkah laku yang dapat dilihat atau prestasi. Ia mempunyai potensi untuk menjadi seperti yang dinyatakan tetapi belum dijelaskan lagi (Nickols, 2000). Penyelidik seperti Nickols (2000) dan lchmann (2003) percaya bahawa bahagian yang tersirat pengetahuan tasit mungkin boleh dinyatakan kerana pengetahuan jenis ini boleh dikeluarkan daripada pelaku tugas mahir oleh penganalisis tugas, jurutera pengetahuan atau orang yang mampu mengenal pasti pengetahuan implisit. Sebagai contoh, dalam menganalisis tugas yang dijalankan oleh wakil insurans, terdapat tiga kemungkinan yang boleh berlaku: (1) permohonan polisi diluluskan; (2) permohonan polisi ditolak; dan (3) tawaran boleh dibuat. Walau bagaimanapun, tidak seorang pun daripada wakil insuran telah dinyatakan hasil ini sebagai sempadan kerja mereka di peringkat awal analisis. Setelah membuat pemerhatian dan kajian, adalah lebih mudah untuk mengenal pasti kriteria yang digunakan untuk menilai permohonan polisi. Ini adalah apabila pengetahuan implisit menjadi pengetahuan eksplisit. Rajah 3.2 menunjukkan hubungan antara pengetahuan tasit, eksplisit dan implisit.

Pengetahuan eksplisit, implisit and tasit Nickols, (2000)

TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN



45

AKTIVITI 3.4 1.

Bincangkan bila dan bagaimana pengetahuan tasit boleh dianggap sebagai pengetahuan implisit.

2.

Jelaskan hubungan antara pengetahuan tasit dan pengetahuan implisit.

3.

Jelaskan hubungan hubungan pengetahuan eksplisit.

3.6

antara

pengetahuan

implisit implisit

dan

PENGETAHUAN HEURISTIK

Pengetahuan heuristik ialah jenis pengetahuan tasit kerana ia sukar diperoleh dan disampaikan. Ia menerangkan pengetahuan yang berkaitan dengan pengalaman kerja dan pemikiran yang implisit yang terlibat dalam melaksanakan tugas tersebut. Pengetahuan heuristik dalam kebanyakan kes terhasil daripada pengalaman kerja setiap individu, kerana makna sesuatu tindakan adalah bergantung pada pengalaman dan pengetahuan individu. Pengetahuan heuristik menggunakan pengetahuan perisytiharan dan prosedur dan dihasilkan oleh proses dalaman dan digunakan bagi menjawab soalan „mengapa‰ dan untuk apa menyelesaikan masalah. Sebagai contoh, pengetahuan heuristik boleh membantu semasa proses diagnosis masalah enjin sebuah kereta Proton Perdana. Dalam keadaan ini, mekanik yang berpengalaman akan bergantung pada pengetahuan heuristik beliau yang diperoleh melalui pengalaman servis dan membaiki kereta Proton sejak beberapa tahun untuk melakukan diagnosis. Pengetahuan heuristik memerlukan masa yang panjang untuk dipelajari, dan ia merupakan pembelajaran melalui pengalaman. Kebanyakan pengetahuan yang heuristik adalah bergantung pada konteks pengalaman orang tersebut dan oleh itu ia adalah sukar untuk dikongsi bersama. Cara yang mungkin untuk berkongsi dan mempelajari pengetahuan heuristik ialah melalui latihan, atau melalui pemerhatian dan perbincangan dengan pakar.

3.7

PENGETAHUAN DEKLARATIF

Pengetahuan deklaratif berkaitan dengan aspek fizikal pengetahuan yang membincangkan fakta yang dipersetujui tentang dunia dan pengetahuan mengenai objek (entiti atau peristiwa). Ia merupakan jenis pengetahuan yang digunakan untuk menjawab soalan apa, siapa, di mana dan bila. Ia mempunyai banyak persamaan dengan pengetahuan eksplisit, di mana ia terdiri daripada deskripsi fakta, prosedur dan kaedah. Dalam banyak kes, pengetahuan deklaratif

46



TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN

dan eksplisit boleh dilihat sebagai perkara yang sama kerana semua pengetahuan deklaratif ialah pengetahuan eksplisit, jenis pengetahuan yang mempunyai potensi untuk dinyatakan atau telah dinyatakan. Pengetahuan deklaratif adalah penting dalam proses mentafsir dan menerangkan sesuatu dari sudut pandangan yang berbeza (konsep) mengenai ciri-ciri fizikal di dunia. Rajah 3.3 menunjukkan bagaimana untuk mengenal pasti pengetahuan deklaratif. Sebagai contoh, di kilang Perodua, pengetahuan deklaratif boleh terdiri daripada satu set kepercayaan wajar tentang kesan daripada kualiti komponen yang berbeza terhadap produk akhir yang dihasilkan – kereta. Kesan K esan ini dapat dilihat dari segi kualiti pada ciri-ciri yang berbeza pada sebuah kereta seperti penggunaan bahan api, kebolehpercayaan, kualiti pengalaman memandu dan ciri-ciri keselamatan model tertentu. Pengetahuan deklaratif dan maklumat tentang komponen yang diperlukan bersama-sama dengan harga komponen alternatif boleh membantu dalam menentukan komponen tertentu yang boleh digunakan dalam setiap model yang berbeza.

: Perbezaan antara pengetahuan deklaratif dan pengetahuan prosedur Nickols, (2000)

TOPIK 3

3.8

JENIS PENGETAHUAN



47

PENGETAHUAN PROSEDUR

Pengetahuan prosedur merupakan jenis pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas tertentu kerana ia memberi penerangan mengenai tindakan tertentu yang diperlukan dalam menjalankan tugas dengan jayanya. Ia merupakan jenis pengetahuan yang digunakan untuk menjawab soalan bagaimana berdasarkan berdas arkan kemahiran intelek. Ia memberi tumpuan kepada urutan langkah atau tindakan yang diperlukan untuk mendapatkan hasil yang dikehendaki, dan boleh digunakan secara langsung dalam tugas. Secara konvensional, pengetahuan prosedur menggunakan pengetahuan deklaratif dalam menerangkan tindakan melalui urutan langkah dan membolehkan perwakilan tingkah laku domain tertentu. Rajah 3.3 menunjukkan bagaimana untuk membezakan antara pengetahuan prosedur dan pengetahuan deklaratif. Pengetahuan prosedur juga boleh dianggap sebagai pengetahuan yang terkandung dalam aplikasi satu prosedur terutamanya yang menggunakan kemahiran psikomotor, seperti memastikan gear kereta berada dalam kedudukan neutral sebelum merosakkan enjin. Walau bagaimanapun, tidak semua pengetahuan prosedur merupakan kemahiran psikomotor kerana ada kalanya pengetahuan yang sama dipelajari dan digunakan berulang-ulang kali dalam prosedur, ia berlaku secara automatik. Contoh kemahiran mental ini terjadi dalam bahasa pertuturan: apabila seseorang belajar bahasa baru dan selepas satu tempoh masa boleh bertutur bahasa tersebut dengan lancar, bahasa menjadi m enjadi sebahagian se bahagian daripada daripad a pengetahuan penge tahuan semula se mula jadi jad i individu. indivi du. Contoh biasa bagi pengetahuan prosedur ialah penerangan formal langkah atau tindakan, peraturan perniagaan, kekangan, dan pengecualian yang membentuk apa-apa kerja atau tugas. Penerangan formal operasi atau tugas itu dianggap sebagai pengetahuan prosedur dikodkan, biasanya dalam bentuk prosedur kerja, manual pengguna atau senarai semak. Rajah 3.4 menunjukkan peringkat yang terlibat dalam perancangan teknologi maklumat, iaitu pengetahuan prosedur.

: Peringkat pelan teknologi maklumat

48



TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN

SEMAK KENDIRI 3.3

3.9

1.

Kenal pasti perbezaan yang ketara antara pengetahuan deklaratif dan pengetahuan prosedur.

2.

Soalan jenis apakah yang dijawab dengan menggunakan pengetahuan deklaratif?

3.

Kenapakah pengetahuan deklaratif penting dalam menguruskan pengetahuan organisasi?

4.

Bagaimanakah anda membezakan antara pengetahuan prosedur dan pengetahuan deklaratif?

5.

Tidak semua pengetahuan prosedur merupakan pengetahuan psikomotor. Kenapa?

PROSES PENUKARAN PENGETAHUANMODEL SECI

Pengetahuan eksplisit dan pengetahuan tasit mesti menjadi sebahagian daripada inisiatif pengurusan pengetahuan. Kedua-dua pengetahuan ini boleh diuruskan dengan menggunakan teknik dan kaedah yang dibangunkan dalam bidang pengurusan pengetahuan dan kejuruteraan pengetahuan. Walau bagaimanapun, dalam hal pengetahuan tasit, ia mesti „ditukar‰ ke pengetahuan eksplisit terlebih dahulu (mengekod pengetahuan tasit). Penukaran pengetahuan merupakan satu proses penciptaan pengetahuan dalam sesebuah organisasi dan digambarkan sebagai hubungan antara konsep pengetahuan tasit dan eksplisit (Nonaka dan Takeuchi, 1995). Nonaka dan Takeuchi (1995) percaya bahawa model SECI iaitu, sosialisasi, persuratan, kombinasi dan persiratan adalah terjemahan pengetahuan tasit daripada individu kepada pengetahuan luar di dalam satu proses lingkaran dalam sesebuah organisasi. Mereka menyimpulkan bahawa kunci kepada penciptaan pengetahuan adalah dalam proses menggembleng dan penukaran pengetahuan tasit ke pengetahuan eksplisit dan sebaliknya. Penciptaan pengetahuan dilakukan melalui proses SECI yang berulang (Sosialisasi, Persuratan, Kombinasi dan Persiratan). Model SECI ditunjukkan dalam Rajah 3.5, ini termasuklah penerangan (ditunjukkan dalam huruf condong) oleh Bolisani dan Scarso (1999) bagi setiap proses penukaran pengetahuan.

TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN



49

Model penukaran pengetahuan Diadaptasi dari Nonaka dan Takeuchi (1995) dan Bolisani dan Scarso (1999)

Berikut adalah penjelasan model SECI: (a) Sosialisasi merupakan proses pemindahan pengetahuan tasit antara individu dengan individu lain dengan berinteraksi secara langsung dan perkongsian pengalaman antara mereka. Perkongsian pengetahuan ini biasanya dilakukan tanpa melibatkan pengetahuan eksplisit dan kaedah yang digunakan adalah melalui perbincangan antara orang yang berkongsi budaya yang sama, dan orang yang boleh bekerjasama. Sosialisasi melibatkan sintesis pengetahuan tersirat semua orang melalui aktiviti berkumpulan dan bukannya dari arahan bertulis atau lisan. Teknologi memainkan peranan yang minimum semasa mesyuarat yang dijalankan secara bersemuka kerana kebanyakan pengalaman telah diterangkan, dibincang dan dikongsi bersama. Walau bagaimanapun, penggunaan alat groupware dalam talian oleh kumpulan atau pasukan semakin meningkat. Oleh itu, proses perkongsian pengetahuan tasit ini dikaitkan dengan idea masyarakat dan kerjasama antara individu dan kumpulan. Davenport dan Prusak (1998) telah melaporkan bagaimana perbualan ringkas semasa rehat telah membantu perkongsian pengetahuan dalam kalangan kumpulan di IBM. Perkara yang sama diamalkan oleh banyak organisasi dengan mengadakan sesi jamuan ringan di mana ia menjana lebih banyak perbincangan dan pertukaran idea yang membolehkan pendatang baru untuk belajar daripada kakitangan yang berpengalaman.

50



TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN

(b) Persuratan merupakan proses menukarkan pengetahuan tasit menjadi eksplisit dengan menjelaskan pengetahuan tasit seseorang kepada perkataan, konsep, visual, idea, metafora dan analogi yang boleh dikongsi antara individu dalam kumpulan. Persuratan membantu menterjemahkan pengetahuan tasit individu kepada pengetahuan eksplisit yang boleh dikongsi dan difahami dengan mudah oleh ahli kumpulan mereka. Walaupun sukar untuk menukar pengetahuan tasit ke pengetahuan eksplisit, perkongsian bahagian tersirat pengetahuan eksplisit mungkin boleh dilakukan melalui proses persuratan. Melalui pembentukan konsep, elisitor pengetahuan dan akhirnya, artikulasi, penukaran pengetahuan ini boleh terjadi hasil dari kerjasama antara setiap individu di mana beberapa bahagian bahagian dari pengetahuan pengetahuan tasit individu individu tersebut boleh diperoleh diperoleh dalam bentuk eksplisit. eksplisit. Contoh aktiviti di mana penukaran terjadi adalah semasa sesi dialog dalam kalangan ahli kumpulan, atau melalui elisitor cerita. Dokumen yang disediakan oleh pasukan perunding akan merekodkan semua maklumat mengenai pelanggan organisasi, eksekutif pelanggan dan pendekatan yang digunakan semasa sesi perundingan di mana setiap ahli kumpulan dapat memperoleh pengetahuan tasit. Dokumen ini boleh dikongsi dalam kalangan ahli pasukan lain yang bekerja di projek atau domain yang sama dan pengetahuan tasit yang perolehi akan menjadi rujukan penting kepada kumpulan tersebut. (c) Kombinasi merupakan proses pemindahan pengetahuan yang jelas melalui dokumen, emel, pangkalan data dan mesyuarat. Ini dicapai dengan mengumpul pengetahuan dalaman dan luaran yang berkaitan, diproses agar lebih mudah difahami dan menyebarkan dalam kalangan kumpulan lain dalam organisasi. Pengetahuan eksplisit yang baru terhasil melalui gabungan apabila terdapat beberapa badan pengetahuan eksplisit disintesiskan untuk mewujudkan pengetahuan eksplisit yang baru dan lebih kompleks. Pengetahuan eksplisit yang baru dibina melalui komunikasi, integrasi dan systemisation pelbagai pelbagai sumber pengetahuan yang jelas. Pengetahuan eksplisit yang sedia ada, data dan maklumat disusun, dikategorikan dan konteks semula untuk menghasilkan pengetahuan eksplisit yang baru. Pengetahuan eksplisit dapat disampaikan dan dikongsi semasa mesyuarat menggunakan dokumen, emel atau melalui pendidikan dan latihan. Pada masa kini, pengetahuan eksplisit boleh diperolehi dengan mudah dan dihantar kepada pengguna di seluruh dunia melalui emel dan ini

TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN



51

mempercepatkan perkongsian pengetahuan dengan lebih cekap dan berkesan. Di sini, teknologi membantu orang ramai untuk memperolehi dan berkongsi pengetahuan yang mereka ada atau dapatkan pengetahuan yang mereka perlukan. Sebagai contoh, dalam proses mewujudkan satu pelan perniagaan baru untuk pelanggan di sebuah firma perundingan, data eksplisit, maklumat dan pengetahuan yang terkandung dalam kertas cadangan sebelumnya atau laporan projek boleh digabungkan dan digunakan semula ke dalam cadangan yang akan dibangunkan. Pendekatan lain yang boleh digunakan di sini ialah teknik perlombongan data yang membolehkan penemuan hubungan baru antara data eksplisit, yang membantu untuk meramalkan atau kumpulan model yang mampu untuk mewujudkan pengetahuan baru. (d) Persiratan merupakan proses mencapai dan mengekalkan pengetahuan eksplisit yang dipelajari ke dalam pengetahuan tasit individu. Untuk membuat sebarang tindakan berdasarkan maklumat yang ada, individu perlu memahami dan mendalaminya dengan membina pengetahuan tasit sendiri. Pengetahuan eksplisit boleh digunakan dalam tindakan dan amalan. Melalui pembacaan bahan seperti dokumen, buku dan laporan, individu boleh berkongsi berkongsi pengalaman pengalaman terdahulu terdahulu dan ini merupakan merupakan pembelajaran pembelajaran secara konvensional. Individu juga boleh memperolehi pengetahuan tasit. Ia juga melibatkan proses memahami pengetahuan eksplisit dan menjana idea baru atau melaksana melaksanakan kan tindakan tindakan membina. membina. Melalui Melalui persiratan, persiratan, pengalaman pengalaman yang diperolehi akan direalisasikan sebagai konsep, kaedah dan proses yang dilakukan semasa eksperimen dan simulasi. Satu contoh persiratan ialah seorang pelajar mempelajari teknik pengaturcaraan dari buku asas pengaturcaraan. Pembelajaran teknik pengaturcaraan ini akan membantu pelajar untuk memperolehi pengetahuan tasit mengenai teknik pengaturcaraan seperti yang terkandung dalam buku tersebut dan membolehkan beliau untuk menulis program sendiri. Walau bagaimanapun, proses membaca daripada pelbagai sumber menjadi lebih mencabar kerana perlu berurusan dengan jumlah maklumat yang terlalu banyak. Keempat-empat proses model SECI tidak berlaku secara berasingan tetapi bekerja sama dalam pelbagai kombinasi. Sebagai contoh, pengetahuan dibina melalui interaksi individu dengan menggunakan pengetahuan tasit dan eksplisit. Semasa berinteraksi dengan orang lain, pengetahuan tasit digunakan dan dikongsi dengan orang lain. Walaupun pekerja mengalami setiap proses ini daripada perspektif pengetahuan pengurusan organisasi, nilai terbaik datangnya daripada gabungan proses ini yang membina pengetahuan baru, disebar dan

52



TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN

digunakan oleh pekerja lain. Daripada pengalaman baru ini, pengetahuan tersirat kemudiannya boleh dikongsi dengan pekerja lain. Oleh itu, semua empat proses dalam model SECI adalah penting dan sebarang penyelesaian bagi pengurusan pengetahuan harus menyokong semua proses ini berdasarkan strategi pengurusan pengetahuan organisasi. Idea „penukaran pengetahuan‰ walau bagaimanapun, masih terdapat perbalahan. Sebagai contoh, Hildreth dan Kimble (2002) telah mengkritik kesahihan proses ini, walaupun orang lain seperti Schreiber et al. (1999) berpendapat bahawa rangka kerja ini telah memberikan wawasan baru ke dalam pengurusan pengetahuan tasit. Walaupun masih terdapat beberapa perdebatan secara meluas tentang bagaimana proses penukaran pengetahuan boleh digunakan, dan sejauh mana aspek tertentu pengetahuan tasit mungkin „hilang‰ dalam proses penukaran, Nonaka dan Takeuchi ini (1995) membuktikan proses ini menjadi sangat berpengaruh. Ini adalah kerana dalam sistem yang berasaskan pengetahuan, hanya terdapat pengetahuan tasit dan eksplisit sebagai peraturan (Choo, 2000), proses transformasi pengetahuan adalah benar-benar menjadi asas kepada semua aktiviti yang digunakan dalam pembangunan sistem tersebut (Stein et al., 2003). Proses bagi memperolehi pengetahuan untuk sistem ini dilakukan melalui peringkat pengambilalihan pengetahuan daripada proses kejuruteraan pengetahuan. Pengurusan pengetahuan adalah berkenaan pengurusan pengetahuan organisasi yang lebih baik daripada menggunakan alat yang sesuai, prosedur dan teknik dari pelbagai domain. Walaupun pengurusan pengetahuan merupakan satu tugas manusia yang berkaitan, teknologi boleh melengkapkan pengendalian pengetahuan manusia dan salah satu contoh merupakan sistem berasaskan pengetahuan, yang mampu menguruskan pengetahuan tasit dan eksplisit. Dengan menggunakan alat dan teknik yang sesuai akan memastikan pengetahuan yang digunakan dalam organisasi dan pengetahuan pekerja diperolehi dan disimpan dalam bentuk yang boleh digunakan walaupun apabila pekerja meninggalkan organisasi. Dalam Topik 9, 10 dan 11, anda akan mengetahui lebih lanjut mengenai penggunaan teknologi dalam menguruskan jenis pengetahuan ini.

TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN



53

AKTIVITI 3.5 1.

Terangkan empat komponen model SECI yang digunakan dalam penukaran pengetahuan.

2.

Bincangkan bagaimana model SECI model dapat membantu dalam membina pengetahuan baru.

3.

Bandingkan proses persuratan dan proses persiratan, dan kenal pasti tiga perbezaan antara mereka.

4.

Bincangkan bagaiman proses sosialisasi beroperasi dalam persekitaran pembelajaran.

5.

Apakah pandangan pengetahuan- SECI?

anda

mengenai

model

penukaran


Kenapakah model SECI penting dalam menguruskan pelbagai pengetahuan yang berbeza?

2.

Kenal pasti jenis pengetahuan yang dikongsi semasa proses sosialisasi.

3.

Senaraikan tiga proses pengetahuan eksplisit.

4.

Kenapakah idea diperdebatkan?

5.

Bahagian proses manakah dalam model SECI yang anda fikir sukar untuk diuruskan oleh sistem komputer?

3.10

SECI

mengenai

yang

berkaitan

penukaran

dengan

pengetahuan

LOKASI PENGETAHUAN

Pengetahuan terdapat dalam suatu lokasi seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 3.6. Ini merangkumi manusia, termasuk individu atau berkumpulan; artifak, termasuk amalan, teknologi dan repositori dan entiti organisasi, termasuk unit organisasi, organisasi dan rangkaian antara organisasi (Becerra-Fernandez, Gonzalez dan Sabherwal, 2004).

54



TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN

Empangan pengetahuan Diadaptasi dari Bacerra-Fernandez, Gonzalez dan Sabherwal (2004)

Bahagian ini membincangkan lokasi pengetahuan ini secara terperinci. (a) Pengetahuan disimpan dalam minda manusia kerana ia merupakan kemahiran berasaskan manusia dan proses. Sesetengah pengetahuan ini merupakan individu yang bekerja dalam organisasi. Sebagai contoh, di sebuah firma perakaunan, pengetahuan firma itu dalam fikiran individu yang bekerja dalam firma itu. Ini menjadi sebab utama mengapa banyak organisasi sering mencari cara untuk mengekalkan pengetahuan pekerja mereka yang akan hilang apabila mereka bersara atau meninggalkan organisasi. Tambahan pula, banyak pengetahuan berada dalam kumpulan yang bekerja bersama-sama kerana hubungan kerja, komunikasi dan perkongsian pengetahuan antara ahli pasukan. Apabila individu bekerja bersama-sama untuk tempoh yang lama, mereka sedar kekuatan dan kelemahan masing-masing, tahu pendekatan untuk menyelesaikan masalah lain, dan memahami jenis mesej atau maklumat yang peribadi atau boleh dikongsi antara mereka. Secara beransur-ansur, pasukan akan mewujudkan kepercayaan mereka sendiri mengenai bagaimana sesuatu perlu dilakukan, siapa yang akan melakukan dengan lebih baik dan bagaimana untuk mendapatkan nilai dari itu. Pengetahuan pasukan adalah melebihi pengetahuan yang dipegang oleh setiap ahli. Ini dikenali sebagai kesan sinergi, di mana

TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN



55

pengetahuan berkumpulan adalah jauh lebih besar daripada jumlah pengetahuan setiap individu. Komuniti amalan atau kumpulan perbincangan dalam talian, di mana individu yang berinteraksi (fizikal atau hampir) dan berkongsi pengetahuan dan pengalaman antara mereka mengenai topik yang mempunyai kepentingan bersama, merupakan satu contoh pengetahuan berkumpulan. (b) Sejumlah besar pengetahuan boleh disimpan dalam artifak organisasi selama ini. Sebahagian daripada pengetahuan ini diperolehi melalui amalan organisasi, rutin atau corak urutan interaksi. Di sini, pengetahuan tertanam dalam prosedur, peraturan dan norma yang dibina melalui bertahun-tahun bertahun -tahun pengalaman. pengalam an. Pengetahuan Pengetahu an dalam artifak biasanya ditemui dalam francais makanan segera kerana mereka sering menyimpan pengetahuan mengenai prosedur dan proses bagaimana untuk menghasilkan produk berkualiti tinggi secara rutin. Sejumlah besar pengetahuan juga biasanya diperoleh dalam sistem dan teknologi. Ini dilakukan melalui sistem berasaskan komputer yang mampu menyimpan pengetahuan mengenai hubungan yang ada. Sebagai contoh, sistem perancangan sumber bahan atau materials resources planning (MRP), digunakan secara meluas dalam persekitaran pengeluaran. Ia mengandungi sejumlah besar pengetahuan mengenai hubungan antara permintaan dan corak bekalan, menyusun masa untuk setiap pesanan, kapasiti inventori, kapasiti pengeluaran dan pesanan semula. Ilmu yang disimpan dalam repositori merupakan cara lain untuk menyimpan pengetahuan dalam artifak. Repositori boleh berasaskan kertas seperti buku, laporan dan dokumen lain, atau elektronik berdasarkan seperti sistem pengurusan dokumen atau sistem perkongsian dokumen secara dalam talian. Repositori projek bagi projek pembangunan perisian untuk menyimpan dan menguruskan keperluan pengguna, laporan kajian kemungkinan, reka bentuk dokumen, maklumat tender dan pengurusan projek merupakan satu contoh repositori berasaskan elektronik. (c) Pengetahuan disimpan dalam entiti organisasi pada tiga peringkat yang berbeza berb eza:: sebagai seba gai unit organisa orga nisasi si atau jabatan, jaba tan, sebagai seba gai organisa orga nisasi si keseluruhan, dan sebagai hubungan antara organisasi dan pelanggan. Dalam jabatan, sebahagian pengetahuan disimpan dalam hubungan antara ahli jabatan, yang mewakili kumpulan formal terdiri daripada individu yang bekerja bersama-sama kerana penstrukturan organisasi dan bukannya

56



TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN

disebabkan kepentingan umum atau peribadi. Jawatan tertentu di jabatan digilirkan antara kakitangan yang berbeza pekerja baru akan mewarisi beberapa pengetahuan yang dibangunkan oleh pekerja terdahulu. Pengetahuan itu mungkin telah diperolehi melalui sistem, amalan organisasi dan hubungan dalam jabatan. Tambahan pula, pengetahuan Kontekstual khusus berkait rapat dengan jabatan tertentu atau unit organisasi. Organisasi juga menyimpan pengetahuan tertentu, terutamanya pengetahuan kontekstual seperti norma, nilai, amalan dan budaya dalam organisasi, dan jabatan yang berbeza, dan pengetahuan ini tidak disimpan dalam minda pekerja. Cara organisasi bertindak balas kepada aktiviti luaran, bukan sahaja berdasarkan pengetahuan yang disimpan dalam individu atau jabatan, tetapi juga melalui pengetahuan organisasi yang telah diperolehi dan dibangunkan melalui pengalaman positif dan negatif sepanjang tahun. Ilmu juga yang diperoleh dan disimpan dalam hubungan antara organisasi, antara organisasi dan pelanggan, pembekal dan pengguna. Apabila organisasi membina dan mengukuhkan hubungan perniagaan dengan pelanggan dan pembekal, mereka bergantung pada pengetahuan yang ada pada hubungan ini. Sebagai contoh, pelanggan yang menggunakan produk organisasi, dan pembekal yang membekalkan komponen untuk produk biasanya lebih berpengetahuan tentang kekuatan dan kelemahan produk akhir yang dikeluarkan. Tambahan pula, melalui pengurusan perhubungan pelanggan, organisasi mendapat pengalaman pengguna dan pengetahuan tentang produk dan cadangan tentang bagaimana untuk memperbaiki produk tersebut. Ini merupakan pengetahuan yang berharga untuk mereka strategi pembangunan produk baru.

TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN




Senaraikan tiga lokasi atau simpanan pengetahuan yang penting.

2.

Apakah perbezaan antara pengetahuan dalam orang dan pengetahuan dalam artifak?

3.

Apakah jenis pengetahuan yang anda boleh jumpa dalam entiti organisasi?

4.

Kenapakah pengetahuan dalam artifak boleh didapati dalam bentuk sistem maklumat berasaskan komputer?

5.

Kenapakah pengetahuan individu berbeza dengan pengetahuan berkumpulan di dalam organisasi?

6.

Bagaimanakah kita dapat memperolehi pengetahuan dalam artifak secara cepat dan berkesan?

7.

Apakah kelebihan bekerja berkumpulan berbanding dengan kerja secara individu di dalam organisasi?

8.

Kenapakah repositori projek penting dalam menguruskan pengetahuan dalam artifak dan bagaimana kita boleh menambah repositori ini?

AKTIVITI 3.6 1.

Bincangkan tujuh jenis pengetahuan yang berbeza dan berikan contoh untuk setiap pengetahuan.

2.

Berikan penerangan ringkas untuk terma berikut: (a)

Pengetahuan implisit

(b)

Pengetahuan prosedur

(c)

Pengetahuan deklaratif

3.

Nilai kenapa model SECI untuk penukaran pengetahuan berguna untuk menguruskan pengetahuan tasit.

4.

Bincangkan keperluan dan kepentingan proses sosialisasi dalam model SECI untuk perkongsian pengetahuan tasit.

5.

Berikan kritikan terhadap model SECI menguruskan pengetahuan tasit individu.

model

dalam

57

58





TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN

Terdapat pelbagai jenis pengetahuan yang boleh dikelaskan kepada pengetahuan organisasi, tasit, eksplisit, implisit, heuristik, pengetahuan deklaratif dan prosedur.

•

Pengetahuan organisasi merupakan koleksi pengetahuan tasit individu dan berpasukan dalam sesebuah organisasi.

•

Pengetahuan tasit merupakan pengetahuan yang tidak dapat dilihat dan perlu dipelajari oleh amalan dan biasanya digambarkan sebagai pengetahuan „know-how ‰. ‰.

•

Pengetahuan eksplisit merupakan pengetahuan yang boleh dilihat, disampaikan dan dikongsi antara orang dan biasanya dikenali sebagai pengetahuan tahu-apa „know-what „know-what ‰. ‰.

•

Pengetahuan implisit adalah sebahagian daripada pengetahuan tasit yang mempunyai potensi untuk menjadi dinyatakan dan kewujudannya yang tersirat oleh atau disimpulkan daripada.

•

Pengetahuan heuristik sebahagian daripada pengetahuan tasit yang sukar diperoleh, dan berkait dengan pengalaman individu.

•

Pengetahuan deklaratif ialah pengetahuan yang menerangkan fakta, prosedur dan kaedah, dan digunakan untuk menjawab soalan apa, siapa, di mana dan apabila.

•

Pengetahuan prosedural adalah jenis pengetahuan yang diperlukan untuk menjalankan tugas tertentu dan digunakan untuk menjawab soalan „bagaimana‰.

•

Pengetahuan boleh diterjemahkan dari tasit ke eksplisit dan sebaliknya melalui melalui model SECI, sosialisasi, persuratan, kombinasi dan persiratan.

•

Pengetahuan boleh didapati di lokasi yang berbeza atau takungan yang terdiri daripada orang (individu dan kumpulan), artifak (amalan, teknologi dan repositori) dan entiti organisasi (unit organisasi, organisasi dan rangkaian antara organisasi).

TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN

Artifak


Kombinasi

Pengetahuan tasit

Lokasi atau simpanan pengetahuan

Penukaran pengetahuan

Pengetahuan deklaratif

Persiratan

Pengetahuan eksplisit

Persuratan

Pengetahuan heuristik

Repositori


Sosialisasi



59

Pengetahuan organisasi

Becerra-Fernandez, I., Gonzalez, A., & Sabherwal, R. (2004). Knowledge management – Challenges, solutions, and technologies. New Jersey, NJ: Prentice Hall. Bolisani, E., & Scarso, E. (1999). Information technology management: a knowledge-based perspective. Technovation, 19 (4), (4), 209–217. Choo, C. W. (2000). Working with knowledge: How Information professionals help organisations manage what they know. Library Management, 21 (8), (8), 395–403. Clark, H. H., & Brennan, S. A. (199). Grounding in Communication. In L. B. Resnick, J. M. Levine, & S. D. Teasley (Eds.). Perspective on socially shared cognition . Washington, WA: APA Books. Cook, N. D. S., & Brown, S. J. (1999). Bridging epistemologies: The generative dance between organisational knowledge and organisational knowing. Organisation Science, 10 (4), (4), 381–400. Goguen, J. A. (1997). Towards a social, ethical theory of information, in social science, technical systems and cooperative work: Beyond the great divide . divide . Bowker, G. C., Star, S. L., Turner W. and Gasser, L. (Eds), Lawrence Erlbaum Associates.

60



TOPIK 3

JENIS PENGETAHUAN

Hildreth, P., & Kimble, C. (2002). The duality of knowledge, information research , 8(1), paper no. 142. Dicapai daripada http://informationr.net/ir/ 8-1/paper142.html. Ichmann, C. (2003). Investigation of technologies in the knowledge management context, School of Computing, Dublin Institute of Technology , Research Paper (ITSM), DIT, 2003. Jones, R. R., Bremdal, B. A., Spaggiari, C., Johansen, F., & Engels, R. (2000). Knowledge management through content interpretation, IASTED international conference on artificial intelligence and soft computing (ASC2000). Banff, Alberta. Nickols, F. W. (2000). The knowledge in knowledge management, in the knowledge management yearbook 2000–2001 , Cortada, J. W. and Woods, J. A. (Eds), pp. 12–21, Butterworth-Heinemann. Nonaka, I., & Takeuchi, H. (1995). The knowledge creating company: How Japanese companies create cre ate the dynamics of innovation . Cambridge, United Kingdom: Oxford University Press. Polanyi, M. (1996). The tacit dimension . New York, NY: Doubleday. Schreiber, G., Akkermans, H., Anjewierden, A., de Hoog, R., Shadbolt, N., de Velde, W. V., & Wielinga, B. (1999). Knowledge engineering and management: The CommonKADS methodology . Cambridge, United Kingdom: MIT Press. Stein, E. W., Pauster, M. C., & May, D. (2003). A knowledge-based system to improve the quality and efficiency of titanium melting. Expert Systems with Applications, 24 (2), (2), 239–246. Vasconcellos, S. J. (2000). Winds of change: How your organisation can adapt to economic trends. London, trends. London, United Kingdom: Kogan Page.

Topik  Impak Organisasi

4

terhadap Pengurusan Pengetahuan dan Menguruskan Pekerja Berpengetahuan


Membincangkan kesan pengurusan pengetahuan ke atas manusia;

2.

Membincangkan kesan pengurusan pengetahuan ke atas proses;

3.

Menerangkan kesan pengurusan pengetahuan ke atas produk;

4.

Mengenal pasti kesan pengurusan pengetahuan ke atas prestasi organisasi;

5.

Huraikan ciri-ciri dan kecekapan asas pekerja berpengetahuan;

6.

Bincangkan pasukan pengetahuan; dan

7.

Mengenal pasti peranan Ketua Pegawai Pengetahuan.

62



TOPIK 4

IMPAK ORGANISASI TERHADAP PENGURUSAN PENGETAHUAN DAN MENGURUSKAN PEKERJA BERPENGETAHUAN

 PENGENALAN Orang pesimis akan lihat kesulitan dalam setiap peluang. Orang optimis akan lihat peluang dalam setiap kesulitan. Winston Churchill Jika kita hargai berdikari, jika kita terganggu dengan perkembangan pengetahuan, nilai, tingkah laku, sistem dorongan terkini, maka kita boleh berharap untuk mengatur keadaan pembelajaran yang unik ke arah tuju diri dan pembelajaran kendiri. Carl Rogers Ketua yang efektif, bagi saya, tidak pernah berkata „saya‰ dan itu bukan kerana mereka telah dilatih untuk tidak berkata „saya‰. Mereka tidak fikirkan „saya‰. Mereka fikirkan „kita‰; mereka fikirkan „pasukan‰. Mereka faham tugas mereka adalah untuk dijadikan fungsi pasukan. Mereka terima tanggungjawab dan tidak menolaknya, namun „kita‰ terima penghargaannya. Ini yang mencipta kepercayaan, membolehkan tugasan dilakukan. Peter Drucker Mutiara kata tersebut menunjukkan bahawa untuk menimba ilmu pengetahuan seseorang itu perlu bersedia untuk belajar apa yang tidak diketahui olehnya, dan pengetahuan adalah apa yang kita mahukan, yang akan membawa kita kepada kebijaksanaan. Di samping itu, ia menunjukkan bahawa seseorang itu perlu menjadi optimis untuk mencapai impian, dengan mempelajari dan mendapat ilmu. Bekerja sebagai satu pasukan membolehkan sinergi antara ahli pasukan dan menyiapkan tugasan tersebut. Oleh itu, memahami kesan pengetahuan kepada manusia, proses, produk dan prestasi organisasi, serta menguruskan semua pekerja yang berpengetahuan adalah penting untuk kejayaan organisasi. Dalam Topik 3, anda telah belajar tentang klasifikasi ilmu tasit, eksplisit, implisit, perisytiharan, prosedur atau heuristik individu atau berkumpulan. Topik ini juga membincangkan model SECI proses penukaran pengetahuan yang digunakan secara meluas dalam membina dan menguruskan pengetahuan tasit dan eksplisit untuk menyokong inisiatif pengurusan pengetahuan. Proses penjanaan pengetahuan dilakukan melalui pengulangan aplikasi model SECI sosialisasi (tasit ke tasit), pesuratan (tasit ke eksplisit), gabungan (eksplisit ke eksplisit) dan pesiratan (eksplisit ke tasit). Topik 3 juga menunjukkan lokasi atau atau tempat yang

TOPIK 4




63

berbeza, berbeza, iaitu iaitu pengetahuan pengetahuan berada berada dan ini adalah adalah dalam dalam kalangan kalangan orang, orang, artifak artifak dan entiti organisasi. Topik ini akan membincangkan kesan pengurusan pengetahuan terhadap organisasi, yang memberi kesan pada manusia, kesan pada proses, kesan pada produk, dan memberi kesan pada prestasi organisasi. Perbincangan mengenai pekerja berpengetahuan, cara menguruskan pekerja berpengeta berpengetahuan huan dan dan pasukan pasukan pengetahuan pengetahuan akan dibincangk dibincangkan an dalam dalam topik topik ini. Pengurusan pengetahuan melalui proses PP diiktiraf secara meluas oleh organisasi dan kesan PP dapat dilihat pada beberapa peringkat: orang, proses, produk dan prestasi organisasi secara keseluruhan (Fernandez, Gonzalez dan Sabherwal, 2004). Proses PP boleh memberi kesan terhadap empat peringkat ini melalui dua cara: (a)

PP membantu untuk membina pengetahuan yang mampu untuk meningkatkan prestasi organisasi sepanjang empat peringkat ini.

(b)

PP boleh secara langsung memperbaiki prestasi sepanjang empat peringkat ini.

Kedua-dua cara bagaimana PP boleh memberi kesan kepada organisasi ditunjukkan dalam Rajah 4.1.

: Bagaimana pengurusan pengetahuan memberi kesan ke atas organisasi

Kesan PP terhadap empat peringkat tersebut dan hubungan antara kesan ke atas setiap tahap ditunjukkan dalam Rajah 4.2. Kesan pada tiga tahap ini – individu, produk dan organisasi merupakan sebab utama mengapa syarikat di Amerika mengamalkan PP, iaitu untuk mengekalkan kepakaran pekerja, menghasilkan produk yang meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan pendapatan syarikat. Subtopik 4.1 hingga 4.4 akan membincangkan keempat-empat peringkat secara terperinci.

64



TOPIK 4


:Peringkat impak organisasi terhadap pengurusan pengetahuan

4.1

KESAN TERHADAP ORANG

PP boleh memberi kesan kepada pekerja organisasi dalam pelbagai cara. , adalah dengan memudahkan proses pembelajaran pekerja, antara satu sama lain dan dari sumber luar. Pembelajaran tersebut membolehkan organisasi untuk berkembang dan menyesuaikan diri dengan cepat untuk bertindak balas kepada perubahan dalam pasaran dan perubahan teknologi (Fernandez, Gonzalez dan Sabherwal, 2004). ialah PP membenarkan pekerja untuk menjadi lebih cepat menyesuaikan diri dan meningkatkan kepuasan kerja mereka (Fernandez, Gonzalez dan Sabherwal, 2004). Ini adalah kerana keupayaan mereka dipertingkatkan melalui pembelajaran mengenai pelbagai penyelesaian yang telah digunakan untuk menyelesaikan masalah perniagaan yang banyak dihadapi pada masa lalu dan pengetahuan untuk mengelak daripada melakukan kesilapan berulang kali. (a) Pembelajaran dan pendedahan kepada ilmu pengetahuan yang terkini dalam bidang pekerjaan mereka dapat dipertingkatkan melalui PP dalam pelbagai cara seperti proses SECI daripada persuratan, persiratan dan sosialisasi, serta melalui komuniti amalan. Persuratan merupakan proses menukarkan pengetahuan tasit ke pengetahuan eksplisit, manakala persiratan membolehkan penukaran pengetahuan eksplisit ke pengetahuan tasit. Kedua-dua proses ini membantu individu untuk belajar. Sebagai contoh, proses persuratan berlaku apabila seorang pekerja menyediakan laporan projek mengenai apa yang dipelajari semasa melaksanakan projek. Laporan tersebut kemudiannya dibaca oleh orang yang berbeza dalam organisasi dan pengetahuan yang dipelajari dari buku itu digunakan dalam tugas mereka dan dengan itu beliau belajar melalui pengalaman orang lain. Proses persiratan berlaku apabila ilmu yang dipelajari menjadi asas dalam tugas mereka dan seterusnya menjadi pengetahuan eksplisit mereka.

TOPIK 4




65

Pekerja juga memperoleh pengetahuan melalui aktiviti sosial seperti mesyuarat, perhimpunan rasmi dan melalui perbualan tidak formal. Satu pendekatan yang penting dalam pembelajaran melalui aktiviti sosial merupakan amalan komuniti yang merupakan perjumpaan kumpulan yang dianjurkan oleh individu yang mempunyai kepentingan dan minat yang sama, di mana mereka kerap berkomunikasi untuk berkongsi pengetahuan dan pengalaman. Mereka juga dikenali sebagai rangkaian pembelajaran, kumpulan tema atau kelab teknologi. Jadual 4.1 memberikan contoh perbincangan dalam masyarakat persekitaran amalan ( community of practice ). ). : Contoh Perbincangan di dalam Komuniti Praktis

Penyelesaian masalah

„Bolehkah kita fokus untuk rekaan ini dan berikan beberapa idea? Saya kekurangan idea.‰

Permintaan untuk maklumat

„Di manakah saya boleh dapatkan kod untuk sambung ke server?‰

Mencari pengalaman

„Adakah sesiapa pernah berurusan dengan pelanggan dalam situasi ini?‰

Aset kitar semula

„Saya ada cadangan untuk rangkaian kawasan tempatan yang saya tulis untuk pelanggan tahun lepas. Saya boleh hantar kepada awak dan boleh digunakan semula untuk pelanggan baru.‰

Kordinasi dan sinergi

„Bolehkah kita mengumpulkan semua pembelian bahan pelarut supaya kita boleh dapat diskaun pukal?‰‰

Perkembangan perbincangan

„Apakah pendapat anda mengenai sistem CAD yang baru? Adakah ia membantu?‰

Projek dokumentasis

„Kita telah menghadapi masalah ini sebanyak lima kali. Elok kita dokumenkan kali ini.‰

Lawatan

„Bolehkah kami melawat program jagaan selepas sekolah di tempat anda? Kami perlu mewujudkan program ini di tempat kami.‰

Pemetaan pengetahuan dan mengenal pasti lompong

„Siapa tahu apa dan apa yang kita perlukan? Apa kumpulan lain perlukan? http://www.ewenger.com/theory

66



TOPIK 4


(b) Pekerja akan lebih cepat menyesuaikan diri pada perubahan organisasi jika proses PP dalam organisasi menggalakkan pembelajaran berterusan antara satu sama lain. Tambahan pula, pekerja sedar apa yang sedang berlaku dalam organisasi dan bersedia untuk sebarang perubahan yang mungkin berlaku pada masa depan. Pekerja yang sentiasa peka dengan idea baru dan sentiasa mengambil bahagian dalam perbincangan organisasi akan membolehkan mereka cepat bertindak balas ke atas sebarang perubahan tanpa teragak-agak kerana mereka tahu kesan perubahan tersebut ke atas organisasi tersebut. Oleh itu, PP membolehkan penyesuaian yang lebih baik dalam kalangan pekerja. Sebagai contoh, contoh , Makmal Buckman telah lama menubuhkan usaha PP di dalam syarikat (http://www.knowledgenurture.com) dan ia kerap mendedahkan pekerjanya kepada idea baru dan menyediakan cara bagi mereka untuk belajar dan menghargai idea baru. Oleh itu, pekerja bersedia untuk menerima perubahan tanpa rasa takut kerana amalan PP yang membolehkan mereka untuk belajar idea dan perkembangan baru dan ini membolehkan syarikat itu untuk bertindak balas dengan cepat kepada keperluan pelanggan. (c) Dua faedah PP pada pekerja yang dibincangkan sebelum ini adalah: (i)

Mereka dapat belajar dengan lebih baik berbanding dengan pekerja dari firma yang tidak mempunyai amalan PP; dan

(ii)

Mereka dapat menyesuaikan diri dengan perubahan.

Ini merupakan kesan positif terhadap pekerja kerana dengan mempunyai pengetahuan luas dan berkemahiran tinggi menjadikan mereka lebih berharga di seluruh domain dan industri. Pekerja yang sentiasa berkongsi pengetahuan dengan satu sama lain melalui amalan PP yang diurus dengan baik akan membantu organisasi dalam mengurangkan kadar pertukaran pekerja, memberi kesan positif kepada pendapatan dan mengekalkan pekerja yang banyak pengetahuan dan memanfaatkan bakat mereka. Tambahan pula, PP menyediakan contoh penyelesaian kepada masalah yang dihadapi sebelum ini dan pekerja boleh menggunakannya secara berkesan. Penyelesaian yang telah dicuba dan diuji akan memberikan dorongan kepada pekerja dalam menjalankan fungsi kerja mereka secara berkesan. Rajah 4.3 menunjukkan kesan PP dan pengetahuan terhadap pekerja dalam sesebuah organisasi.

TOPIK 4




Kesan PP dan pengetahuan terhadap pekerja organisasi organisasi


Apakah empat kesan PP terhadap organisasi?

2.

Senaraikan tiga cara bagaimana PP boleh memberi kesan terhadap pekerja di organisasi.

3.

Apakah dua kelebihan PP kepada pekerja?

AKTIVITI 4.1 1.

Bincangkan bagaimana PP boleh memberi kesan impak terhadap pembelajaran pekerja di organisasi.

2.

Berikan contoh bagaimana PP membantu pekerja untuk menyesuaikan diri dengan sebarang perubahan di organisasi.

3.

Terangkan bagaimana PP boleh memberi kesan terhadap kepuasan kerja oleh pekerja.

67

68



4.2

TOPIK 4


KESAN TERHADAP PROSES

PP juga membolehkan penambahbaikan dibuat dalam aktiviti organisasi seperti pemasaran, sumber manusia, kewangan, perakaunan, kejuruteraan, perhubungan awam dan lain-lain. Kesan boleh dilihat dari tiga dimensi utama, dan ini ialah keberkesanan, kecekapan dan tahap proses inovasi (Fernandez, Gonzalez dan Sabherwal, 2004). Kesannya adalah seperti berikut: (a)

Keberkesanan – Melaksanakan proses yang paling sesuai dan membuat keputusan yang terbaik;

(b)

Kecekapan – Melaksanakan proses cepat pada kos yang lebih rendah; dan

(c)

Inovasi – Melaksanakan proses dengan cara yang kreatif dan baru, yang meningkatkan keberkesanan dan kecekapan, atau pasaran.

PP dapat memperbaiki hubungan antara aspek yang berhubung kait dalam organisasi melalui perkongsian pengetahuan yang lebih baik antara individu, dan menyediakan kaedah penyelesaian yang boleh digunakan oleh pekerja untuk menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan tugas mereka. Seksyen yang berikut membincangkan lebih lanjut tentang kesan PP kepada keberkesanan, kecekapan dan inovasi. (a) Amalan PP membolehkan organisasi untuk menjadi lebih berkesan dengan memudahkan mereka untuk mengenal pasti, memilih dan menjalankan proses yang paling sesuai. PP berkesan membantu pekerja organisasi untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan untuk memantau peristiwa luaran. Dengan cara ini, organisasi bersedia untuk menghadapi sebarang masalah dalam perniagaan dan ia juga akan mengurangkan keperluan untuk mengubah suai rancangan yang sedia ada dan tidak akan memilih pendekatan yang kurang berkesan. Walau bagaimanapun, PP yang tidak berkesan boleh mengakibatkan organisasi mengulangi kesilapan yang sama berulang kali kerana mereka tidak mempunyai apa-apa pengetahuan tentang kesilapan mereka. Sebagai contoh, kerjasama antara Ford Automotif dan Firestone Tyres menghadapi banyak masalah yang boleh dielakkan jika kedua-dua syarikat telah berkongsi pengetahuan mereka dengan bertukar-tukar pengetahuan eksplisit dan maklumat, atau dengan mengadakan perbincangan secara terbuka untuk berkongsi pengetahuan tasit mereka. Kedua-dua syarikat, Ford dan Firestone mempunyai maklumat tentang ketidaksepadanan antara kereta utility Ford Explorer Sport dan beberapa model tayar Firestone 15 inci. Walau bagaimanapun, maklumat ini tidak bersepadu

TOPIK 4




69

antara kedua-dua syarikat dan mengakibatkan 2,000 kematian dan lebih 3,000 kecederaan serius daripada kegagalan ini. Kedua-dua syarikat juga menanggung liabiliti akibat tindakan undang-undang kerana masalah ini. PP membolehkan organisasi untuk mengubah dan menyesuaikan proses aktiviti mereka untuk menghadapi persekitaran perniagaan semasa yang tidak menentu, sekali gus mengekalkan keberkesanan proses mengikut perubahan masa. Walau bagaimanapun, organisasi yang kurang mengamalkan PP akan mendapati kesukaran untuk mengekalkan keberkesanan proses apabila berhadapan dengan masalah pertukaran pekerja yang berpengalaman dengan yang baru. Apabila pekerja yang berpengalaman meninggalkan mana-mana organisasi, mereka membawa bersama pengalaman dan pengetahuan yang berharga dan ini akan mengakibatkan organisasi kehilangan kepakaran dalam menyelesaikan masalah baru atau dalam mengenal pasti peluang yang baru. Salah satu cara untuk mengelakkan kehilangan pengetahuan manusia dengan anjakan tenaga kerja adalah dengan mempunyai mekanisme untuk menguasai pengetahuan pekerja dan pakar yang akan meninggalkan jabatan. Kita akan membincangkan pengetahuan diperoleh secara terperinci dalam Topik 5. (b) Organisasi akan lebih produktif dan cekap apabila mereka dapat mengurus pengetahuan dengan berkesan. Perkongsian pengetahuan dalam rangkaian organisasi membolehkan organisasi untuk mencipta dan mengurus pengetahuan yang menghasilkan produktiviti yang lebih tinggi seperti yang dialami oleh Toyota dan pembekal. Penyebaran pengetahuan berlaku lebih cepat dalam rangkaian rangka ian pengeluaran penge luaran Toyota berbanding berban ding dengan pesaingnya. Ini adalah kerana rangkaian Toyota telah menyelesaikan tiga dilema asas perkongsian pengetahuan dengan memperkenalkan cara untuk menggalakkan pekerja untuk menyertai dan berkongsi berkon gsi pengetahuan penget ahuan berharga berhar ga secara terbuka; terbuka ; menghalang mengha lang pekerja peker ja yang mendapat manfaat daripada pengetahuan yang lain tetapi tidak berkongsi berkong si pengetahuan pengeta huan mereka dan mengurangkan mengu rangkan kos yang berkaitan berkaita n dengan mencari dan mengakses jenis pengetahuan yang berharga kepada organisasi. British Petroleum (BP) juga berjaya meningkatkan kecekapan melalui PP apabila ahli geologi bagi penerokaan minyak dari Norway menemui cara yang berkesan mencari minyak di dasar laut Atlantik pada tahun 1999. Kaedah ini memerlukan perubahan dalam kedudukan kepala gerudi untuk meningkatkan ketepatan gerudi dan mengurangkan bilangan yang tersasar.

70



TOPIK 4


Kaedah baru ini telah dimasukkan ke dalam Intranet oleh ahli geologi BP untuk dikongsi bersama dan ia telah menarik perhatian jurutera lain yang bekerja di Trinidad. Mereka bertukar-tukar mesej mengenai bagaimana kaedah ini boleh digunakan dan pasukan Trinidad berjaya mengurangkan lima hari penggerudian, yang mengakibatkan penjimatan kos sebanyak AS$600,000. Kes BP membuktikan bagaimana perkongsian pengetahuan menggunakan teknologi maklumat dalam organisasi boleh mengakibatkan penjimatan kos yang besar. Pada tahun 2001, BP berjaya menjimatkan AS$300 juta melalui penggunaan PP dan Intranet dalam meningkatkan proses dalam rantaian nilai. Rajah 4.4 menunjukkan contoh sebuah pelantar minyak di laut.

Pelantar minyak di laut

(c)

Organisasi amat bergantung pada perkongsian pengetahuan dalam kalangan pekerja untuk menghasilkan penyelesaian inovatif untuk menangani masalah dan mewujudkan proses organisasi yang lebih inovatif. Kesan pengetahuan mengenai proses inovasi dalam sesebuah organisasi telah diketengahkan oleh JP Morgan Morgan Chase, Chase, sebuah sebuah firma firma perkhidm perkhidmata atan n kewangan kewangan global global dalam dalam laporan tahunan mereka sebagai „kuasa modal intelek merupakan keupayaan untuk menghasilkan idea yang mencetuskan nilai‰. Buckman Laboratories menghubungkan kakitangan di bahagian penyelidikan dan pembangunan (R&D) dan pakar teknikal dengan bahagian pemasaran, jualan dan kakitangan sokongan teknikal untuk memastikan supaya setiap produk baru yang dibangunkan akan memenuhi keperluan pelanggan, dengan berkomunikasi setiap keperluan pelanggan ini dengan cepat dan tepat kepada pasukan reka bentuk bentuk produk produk.. Akibatn Akibatnya, ya, pengetah pengetahuan uan dan dan pandang pandangan an baru baru secara secara berkesa berkesan n dimanipulasi dalam membangunkan produk yang lebih baik seperti yang dikehendaki oleh pasaran dan pengguna. Rajah 4.5 menunjukkan ringkasan keberkesanan, kecekapan proses dan proses inovasi PP dan pengetahuan mengenai proses organisasi seperti yang telah dibincangkan.

TOPIK 4




71

: Kesan pengurusan pengetahuan terhadap proses didalam organisasi

AKTIVITI 4.2

4.3

1.

Berikan contoh keberkesanan.

2.

Bincangkan bagaimana perkongsian memperbaiki kecekapan proses.

3.

Bincangkan kenapa inovasi adalah penting. Nyatakan dua kebaikan menguruskan pengetahuan dalam konteks ini.

pengetahuan

dapat

KESAN TERHADAP PRODUK

PP juga mempunyai impak ke atas produk yang dihasilkan oleh organisasi dan ini adalah melalui produk tambah nilai dan produk berasaskan pengetahuan (Fernandez, Gonzalez dan Sabherwal, 2004). Kesan sama ada melalui pengetahuan atau terus daripada aktiviti PP dalam organisasi. (a) Organisasi boleh menghasilkan produk baru atau yang lebih baik yang menyediakan nilai tambahan yang penting berbanding dengan produk awal melalui proses PP. Usaha seperti ini boleh dilihat dalam amalan proses replikasi terbaik Ford dalam pembuatan. Setiap tahun, Ford memerlukan pengurus untuk mengenal pasti 5% kepada 7% peningkatan dalam langkah utama seperti peningkatan dalam pemprosesan atau penggunaan tenaga. Pengurus bergantung kepada pangkalan data amalan terbaik syarikat untuk mencari pengetahuan mengenai kejayaan usaha sebelumnya. Sistem amalan terbaik replikasi menunjukkan bahawa Ford banyak bergantung pada bantuan dan menyelamatkan syarikat Amerika

72



TOPIK 4


AS$245,000,000 antara tahun 1996 dan 1997. Sekitar 2,000 amalan terbaik yang terbukti telah dikongsi di seluruh operasi pembuatan Ford 1996 hingga 2000; dengan nilai pengetahuan yang dikongsi didokumenkan pada tahun 2000 di Amerika Syarikat sebanyak AS$850 juta, dengan AS$400 juta nilai yang diharapkan daripada kerja dalam proses, menjadikan jumlah keseluruhan AS$1.25 bilion. Mempunyai maklumat yang diperlukan dengan memahami keperluan pengguna akhir dan masalah yang dihadapi oleh pelanggan, membolehkan pihak syarikat untuk membangunkan produk nilai tambah kerana PP membantu meningkatkan perkongsian maklumat ini dalam proses inovasi organisasi. Rajah 4.6 menunjukkan satu contoh repositori pengetahuan utama yang dikaitkan dengan beberapa pangkalan data.

: Contoh simpanan pengetahuan secara berpusat

(b) PP juga mempunyai impak yang besar ke atas produk dan perkhidmatan yang berasaskan pengetahuan, seperti industri pembangunan perisian dan perundingan. Sebagai contoh, pekerja di syarikat perunding pada masa kini bergantung bergantung kepada akses repositori repositori projek dengan cepat bagi mengumpulkan dan menggabungkan pengetahuan yang berkaitan untuk menyediakan pelan cadangan perniagaan. Tanpa PP, ia akan mengambil masa yang banyak dan kos yang tinggi untuk menyediakan pelan cadangan itu jika amalan terbaik organisasi dan pengalaman yang lalu tidak disusun,

TOPIK 4




73

disimpan dengan betul dan tidak dikongsi bersama. Dalam industri perundingan yang mempunyai persekitaran perniagaan yang berdaya saing tinggi, PP adalah perlu untuk terus beroperasi. Pembangunan produk berasaskan pengetahuan dianggap sebagai sebahagian daripada proses PP di firma-firma pembuatan. Contoh klasik ialah pembangunan mesin membuat roti oleh Matsushita di awal 1990an yang telah dibincangkan secara meluas oleh Nonaka dan Takeuchi (1995). Dalam mereka bentuk mesin roti ini, Matsushita menghantar jurutera untuk mengkaji seni pembuatan roti dan melihat teknik yang digunakan oleh pakar dan mengaplikasikan pengetahuan ini semasa membangunkan fungsi mesin. Syarikat komputer dan perisian seperti Sun Microsystems, Microsoft, IBM dan lain-lain mewujudkan satu laman untuk berkongsi pengetahuan yang mengandungi penyelesaian kepada masalah pelanggan bertujuan untuk meningkatkan tahap perkhidmatan pelanggan. Dengan adanya laman ini, aduan pelanggan dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan cekap pada kos yang lebih murah. Tambahan pula, pelanggan dilatih secara tidak langsung untuk menyelesaikan beberapa masalah rutin yang memerlukan mereka untuk memuat turun patch perisian perisian dari Internet. Ini merupakan penyelesaian kepada masalah pelanggan yang dijana dari sistem diagnosis automatik. Rajah 4.7 memaparkan sebahagian halaman dari laman web Sun.

Sebahagian daripada lama web syarikat perisian Sun untuk maklumat produk dan muat turun perisian http://www.sun.com

74



TOPIK 4


AKTIVITI 4.3 1.

Bandingkan produk tambah nilai dan produk yang tiada tambah nilai. Apakah perbezaan yang penting antara keduaduanya?

2.

Bincangkan kepentingan produk berasaskan pengetahuan terhadap kewujudan organisasi pada masa hadapan.

4.4

KESAN TERHADAP PRESTASI ORGANISASI

PP juga boleh memberi kesan kepada prestasi organisasi sama ada secara langsung atau tidak langsung di samping kesan kepada manusia, produk dan proses (Fernandez, Gonzalez dan Sabherwal, 2004). Kesan langsung daripada PP kepada prestasi organisasi adalah apabila produk inovatif yang menjana keuntungan dicipta menggunakan pengetahuan. Kesan langsung memberi kesan kepada hasil atau kos dan jelas dikaitkan dengan visi dan misi organisasi dan boleh diukur dari segi peningkatan yang diperoleh daripada pulangan ke atas pelaburan atau return on investment (ROI). Membina organisasi yang mampu belajar dengan membolehkan budaya perkongsian p erkongsian pengetahuan, alat dan teknik untuk membantu mengurangkan kos operasi kerana pengetahuan boleh digunakan untuk mengelakkan kesilapan, meningkatkan produk dan perkhidmatan semasa dan kekal berdaya saing. Kesan tidak langsung PP mengenai prestasi organisasi adalah daripada aktiviti yang tidak berkaitan secara langsung dengan visi, misi, kos dan strategi organisasi. Tambahan pula, kesan tidak langsung tidak boleh diukur dengan mudah kerana ia tidak boleh dikaitkan dengan urus niaga. Sebagai contoh, penggunaan PP digunakan untuk menunjukkan tahap intelektual kepimpinan dalam industri di mana ia akan meningkatkan kesetiaan pelanggan terhadap produk dan perkhidmatan organisasi. Kesan secara tidak langsung juga boleh berlaku apabila organisasi menggunakan pengetahuan yang ada untuk mempunyai kedudukan yang dihormati rundingan dengan pesaing dan rakanrakan mereka. Ekonomi skala dan skop boleh dicapai menggunakan PP, yang dianggap sebagai manfaat tidak langsung. Skala ekonomi ditakrifkan sebagai penurunan dalam kos purata produk, apabila terdapat peningkatan dalam kuantiti produk yang dihasilkan. Dalam skala ekonomi, kilang kecil mempunyai kos pengeluaran yang lebih tinggi berbanding dengan firma besar dan ini adalah disebabkan oleh beberapa sebab seperti kos persediaan yang tinggi, diskaun yang lebih besar untuk pembelian yang lebih besar daripada pembekal dan keupayaan untuk mewujudkan pengkhususan dalam pelbagai bidang

TOPIK 4




75

pengeluaran. Ekonomi skop dicapai apabila jumlah kos bagi syarikat yang sama menghasilkan dua atau lebih produk yang berbeza adalah kurang daripada jumlah kos jika kedua-dua produk yang dihasilkan secara berasingan oleh syarikat yang berbeza. Akibatnya, syarikat yang mengeluarkan beberapa produk mempunyai kos lebih rendah berbanding dengan pesaing mereka yang menghasilkan produk yang kurang. Keupayaan PP untuk memberikan kelebihan daya saing yang mampan adalah satu lagi contoh kesan langsung. Melalui pengetahuan, organisasi boleh membangunkan dan mengeksploitasi sumber lain yang membolehkan mereka menjadi lebih berdaya saing berbanding pesaing mereka, walaupun sumber ini adalah sama. Pengetahuan tasit yang mempunyai maklumat khusus sukar untuk dipelajari, dikongsi dan dibeli dalam bentuk sedia untuk digunakan. Untuk mendapatkan ilmu itu, pesaing perlu melalui pengalaman yang sama dan proses pembelajaran yang memakan masa. Oleh itu, pesaing mempunyai pengetahuan yang terhad dan perlu bersaing dengan organisasi yang mengguna dan menguruskan pengetahuan mereka sewajarnya menggunakan proses PP berbeza. Rajah 4.8 meringkaskan kesan langsung dan tidak langsung PP dan pengetahuan mengenai prestasi organisasi.

: Kesan terhadap pengurusan pengetahuan dan prestasi organisasi

AKTIVITI 4.4 1.

Berikan dua jenis kesan PP terhadap prestasi organisasi.

2.

Bincangkan kenapa kesan tidak langsung PP tidak dapat diukur.

3.

Bandingkan antara kesan langsung dan tidak langsung PP terhadap prestasi organisasi.

76



TOPIK 4



Apakah ekonomi skala dan ekonomi skop?

2.

Mengapa keupayaan PP dalam menyediakan kelebihan daya saing yang mampan dianggap sebagai kesan langsung?

4.5

PEKERJA BERPENGETAHUAN

Dunia perniagaan sentiasa berubah dengan cepat dengan ketidakpastian, turun naik pasaran dan persaingan yang sengit (Awad dan Ghaziri, 2004). Kemunculan pengurusan pengetahuan dan ekonomi berasaskan pengetahuan telah mewujudkan pekerja syarikat yang amat komited dengan modal intelek yang dianggap sebagai pengalaman yang terkumpul dan mempunyai keupayaan untuk membangun dan mengekalkan organisasi pembelajaran. Mereka sentiasa mendapat permintaan di seluruh industri dan domain dan secara umumnya dirujuk sebagai pekerja berpengetahuan. Rajah 4.9 menunjukkan contoh seorang pekerja berpengetahuan.

: Ilustrasi pekerja berpengetahuan : renice.com/renice.illustration.html

Tiada definisi khusus mengenai siapa pekerja pengetahuan tetapi takrif yang berikut akan membantu anda dalam memahami istilah ini. Seorang pekerja berpengetahuan adalah orang yang: (a)

Menggunakan teknologi komunikasi dan maklumat dalam menjalankan tugasan harian dan dianggap sebagai mempunyai kesan langsung kepada kecekapan dan produktiviti kerjanya dan proses kerja berkaitan;

(b)

Mengikuti dan menggunakan berpengetahuan daripada sumber dalaman dan luaran, membina produk yang dibezakan dengan kandungan maklumat tertentu di dalamnya;

TOPIK 4




77

(c)

Dibayar untuk kerja yang melibatkan proses mencipta, memanipulasi, atau menyebarkan pengetahuan;

(d)

Menyumbang kepada produk dan perkhidmatan syarikat itu dengan menggunakan pengetahuan;

(e)

Adakah mampu untuk mendapatkan data atau maklumat daripada sumber yang berbeza, menambah nilai kepada maklumat itu; dan mengedarkan produk tambah nilai kepada orang lain;

(f)

Menggunakan kuasa minda (keupayaan mental) lebih daripada kuasa fizikal untuk menghasilkan nilai; dan

(g)

Menyara kehidupan dengan menggunakan pengetahuan.

Definisi di atas mempunyai beberapa persamaan antara mereka yang boleh dianggap sebagai ciri-ciri umum pekerja berpengetahuan. Kerja berdasarkan pengetahuan merangkumi pengalaman, inovasi, kreativiti dan transformasi pengalaman menjadi pengetahuan untuk menggunakan produk dan perkhidmatan. Pekerja ini memahami perniagaan, pelanggan dan juga pesaing mereka. Begitu juga dengan persekitaran perniagaan operasi organisasi, kegunaan teknologi maklumat, faktor luaran yang mempengaruhi proses membuat keputusan dan bagaimana untuk menggabungkan elemen yang berbeza untuk membuat organisasi berjaya dalam setiap aspek. Rajah 4.10 menunjukkan komposisi pekerja pengetahuan.

: Komposisi pekerja pengetahuan Awad dan Ghaziri (2004)

78



TOPIK 4


Pekerja berpengetahuan mempunyai profesional. Antaranya mereka:

beberapa

personaliti

dan

ciri-ciri

(a)

Memegang nilai yang unik dan mampu untuk memahami dan menyesuaikan diri dengan budaya organisasi itu;

(b)

Menyelaraskan pembangunan kerjaya peribadi dengan wawasan korporat dan pencapaian matlamat strategik;

(c)

Mempunyai sikap untuk bekerjasama dan berkongsi;

(d)

Mempunyai keupayaan inovatif dan fikiran yang kreatif;

(e)

Memahami aspek persekitaran perniagaan;

(f)

Mempunyai kesediaan untuk belajar, tidak belajar dan menggunakan cara baru, yang akan menyebabkan cara yang lebih baik untuk melakukan pekerjaan dan

(g)

Ada kawalan diri dan pembelajaran sendiri.

4.5.1

Kecekapan Teras Pekerja Berpengetahuan Berpengetahuan

Organisasi membangunkan modal insan untuk menjadi pekerja berpengetahuan yang boleh bekerja dalam persekitaran yang berdaya saing dan perlu ada beberapa kecekapan penting (Awad dan Ghaziri, 2004). Kecekapan ini merupakan kemahiran berfikir, pembelajaran berterusan, pasukan yang inovatif dan kerja berpasukan, inovasi dan kreativiti, mengambil risiko, mengambil tindakan tegas, dan budaya tanggungjawab terhadap pengetahuan, yang diterangkan dengan lebih lanjut di sini: (a) Pekerja berpengetahuan dijangka mempunyai kemahiran pemikiran strategik yang akan membolehkan mereka untuk menambah baik produk, membantu organisasi meningkatkan sumbangan nilai tambah pekerja dan bagaimana pembelajaran yang berterusan boleh mempengaruhi kerjaya, kesetiaan dan kepuasan kerja pekerja berpengetahuan. Pekerja berpengetahuan, tidak kira sama ada mereka menggunakan otak kanan (orang yang menggunakan pendekatan intuitif dan bukan linear dalam menyelesaikan masalah) atau otak kiri (orang yang menggunakan logik dan fakta dalam membuat keputusan) harus dapat memaksimumkan keupayaan pemikiran mereka untuk membuat keputusan yang lebih baik.

TOPIK 4




79

(b) Kerja berasaskan pengetahuan melibatkan inovasi melalui pembelajaran semasa kerja yang berterusan, seminar dan persekitaran kerja yang menggalakkan kreativiti dan kemajuan. Ini bermakna pelenyapan dan pembelajaran semula selaras dengan persekitaran perniagaan yang sentiasa berubah-ubah. Organisasi pembelajaran mempunyai tanggungjawab tanggun gjawab untuk un tuk menyediakan sokongan dan pembiayaan untuk pembelajaran sepanjang hayat pekerja yang akan menghasilkan produk yang lebih baik atau perkhidmatan yang berkualiti. (c) Organisasi beroperasi dalam persekitaran yang kuat berdaya saing, di mana ia memerlukan kerja berpasukan yang inovatif dan sama-sama membuat keputusan untuk mencari penyelesaian. Kerja berpasukan dicapai melalui usaha sama, kerjasama, dan penyelarasan, dalam persekitaran yang memerlukan sikap perkongsian pengetahuan dan komitmen untuk aktiviti pertukaran pengetahuan. Faktor penting untuk kerja berpasukan yang berjaya merupakan komitmen pengurusan yang kuat dan insentif yang menarik. (d) Faktor yang mendorong pekerja berpengetahuan untuk inovasi dan kreativiti adalah untuk mengembangkan wawasan mereka untuk membangunkan produk baru atau perkhidmatan, yang membantu meningkatkan daya saing organisasi. Untuk melakukan ini, pekerja berpengetahuan perlu mempunyai peluang untuk menjalankan aktiviti penyelidikan dan pembangunan dan kesediaan untuk membina pengetahuan dan semangat untuk mencari idea. Ia juga memerlukan pihak pengurusan untuk menyediakan persekitaran yang memupuk perkongsian pengetahuan bagi mencungkil kebolehan dan potensi pekerja mereka. Matlamat utama adalah untuk mewujudkan produk dan perkhidmatan yang akan membantu meningkatkan pendapatan dan keuntungan organisasi pada masa hadapan. (e) Bagi organisasi untuk menjadi lebih inovatif dan kreatif, mereka perlu mengambil risiko. Mengekalkan keadaan yang sedia ada akan mengurangkan risiko organisasi tetapi ia tidak menggunakan sepenuhnya pengetahuan dan kemahiran pekerja berpengetahuan mereka, malah ia juga tidak dapat meningkatkan daya saing mereka. Risiko yang tinggi akan memberikan pulangan yang tinggi, tetapi ia juga mengakibatkan kerugian yang lebih besar. Pihak pengurusan boleh mengurangkan risiko ini secara bekerjasama dengan pekerja berpengetahuan, berkongsi dan bertukar-

80



TOPIK 4


tukar pengetahuan yang ada, bekerjasama sebagai satu pasukan dan membuat keputusan bersama mengenai risiko yang diambil. Pengetahuan dan pengalaman pekerja berpengetahuan yang senior perlu diambil dan disimpan dalam fail asas pengetahuan pekerja dan dikongsi melalui aktiviti PP. (f) Kecekapan ini memerlukan pekerja berpengetahuan untuk menjadi setia dan komited kepada pengurus dan pemimpin mereka serta menyokong rakan-rakan mereka dan organisasi secara keseluruhan. Apabila pekerja berpengetahuan mempunyai masalah, mereka dijangka untuk menangani masalah ini melalui perbincangan dengan pihak berkenaan, mencari jalan terbaik untuk mengatasi masalah ini, dan menyelesaikannya dengan cekap dan bukannya menyimpan sendiri masalah ini. Organisasi perlu memainkan peranan mereka dalam menggalakkan budaya perkongsian pengetahuan dengan menggalakkan pertukaran pengetahuan melalui sumber rujukan atau aktiviti pencarian pakar. Ini memerlukan organisasi untuk mendapatkan pekerja berpengetahuan yang khusus dan cekap dalam menangani masalah tertentu dan mempunyai kesediaan untuk berkongsi pengetahuan itu jika mereka dikehendaki oleh organisasi. Mewujudkan rangkaian sumber pengetahuan dan ketersediaan pengetahuan dan menggalakkan aktiviti pencarian pakar adalah faktor penting dalam organisasi pembelajaran.

AKTIVITI 4.5 1.

Bincangkan lima definisi pekerja pengetahuan dan huraikan tiga ciri utama pekerja pengetahuan.

2.

Jelaskan tiga teras kecekapan pekerja berpengetahuan.

3.

Huraikan kenapa inovasi dan kreativiti dianggap kecekapan pekerja berpengetahuan.

4.

Jelaskan mengapa seorang pekerja pengetahuan memerlukan pembelajaran berterusan.

5.

Huraikan kepentingan kemahiran berfikir dalam seorang pekerja pengetahuan.

teras

TOPIK 4

4.6




81

PASUKAN BERPENGETAHUAN

Pekerja berpengetahuan bekerja dalam persekitaran yang dinamik dan mencabar, dengan pelbagai peranan, tugas, tindakan dan hasil yang tidak dijangka (Awad dan Ghaziri, 2004). Mereka perlu untuk berkomunikasi dan bekerjasama dengan orang lain untuk membolehkan mereka menceburi bidang modal intelektual yang berbeza. Kesediaan untuk berkongsi, belajar dan menyesuaikan diri akan membolehkan aliran pengetahuan kepakaran berlaku di antara pasukan dan individu dalam sesebuah organisasi. Pekerja berpengetahuan biasanya bekerja dalam masyarakat berasaskan pengetahuan sebagai pasukan berpengetahuan. Walaupun fungsi dan peranan pasukan berbeza, mereka berkongsi ciri-ciri yang sama. Ciri-ciri pasukan berpengetahuan merupakan keperluan untuk berinteraksi, berkomunikasi dan berkongsi pengetahuan dan kepakaran, mempunyai tujuan yang sama yang membentuk proses pasukan dan ahli adalah bebas dalam menjalankan tugas mereka. Organisasi akan mengumpul individu yang mempunyai kepakaran yang berbeza untuk bekerja dalam projek tertentu. Ini membolehkan pembangunan pasukan berpengetahuan kerana organisasi banyak bergantung kepada pekerja berpengetahuan dalam fungsi pelbagai bidang. Konsep pasukan berpengetahuan adalah berbeza untuk komuniti amalan, di mana rakyat memilih untuk tergolong dalam masyarakat itu. Pasukan berpengetahuan menggunakan dan berkongsi pengetahuan untuk mencapai misi organisasi dan melaksanakan fungsi tugas mereka. Pengetahuan ahli dalam setiap pasukan melengkapkan pengetahuan ahli pasukan yang lain. (a) Pasukan secara semula jadi akan berkembang menjadi pasukan berpengetahuan yang diuruskan sendiri apabila mereka matang. Di sini, ahli pasukan berkongsi tugas sebagai pemimpin pasukan bergantung kepada jenis tugas atau masalah di tangan. Ini membolehkan orang yang terbaik bagi kerja tersebut untuk memimpin pasukan dan ini bertentangan dengan senario biasa, seorang pemimpin terpaksa mengetuai sesuatu projek tanpa mengira kepakaran beliau. Kitaran dalam kepimpinan pasukan membolehkan setiap ahli kumpulan untuk mempelajari tentang peranan pemimpin dan peranan ahli biasa, yang menyatukan semua ahli pasukan bersama-sama. Secara umumnya, pasukan berpengetahuan mempunyai potensi untuk menjalankan projek yang lebih kompleks, dan terkini dalam lingkungan belanjawan dan masa yang diperuntukkan. Menetapkan matlamat dan piawaian baru membolehkan ahli pasukan untuk mencapai prestasi yang lebih tinggi.

82



TOPIK 4


(b) Pekerja berpengetahuan semakin bergantung kepada media elektronik untuk bekerja dalam projek pengetahuan, walaupun mereka berada di bangunan yang sama. Penyumbang secara amnya dipisahkan oleh masa dan ruang, yang memerlukan mereka bergantung kepada alat kerjasama teknologi seperti telepersidangan, sumbang saran elektronik, skrin paparan kumpulan, aliran perbincangan dan mesyuarat dalam talian dalam melaksanakan pekerjaan. Pasukan secara maya diwujudkan apabila pekerja berpengetahuan perlu mengatasi sempadan fizikal dalam melaksanakan tugas mereka. Ahli pasukan maya yang berada di tempat yang berbeza, waktu dan sistem pentadbiran berbeza, adalah sangat bergantung kepada teknologi maklumat untuk berkomunikasi. Pasukan pengetahuan maya mesti mengekalkan komunikasi antara mereka melalui mesyuarat untuk memastikan akauntabiliti dan mengekalkan perpaduan kumpulan. Ini adalah penting kerana ahli pasukan bergantung kepada mesyuarat itu untuk berkongsi sebarang isu, membincangkan keputusan yang dibuat dan membincangkan isu yang membimbangkan mereka.

4.7

KETUA PEGAWAI PENGETAHUAN

Ketua Pegawai Pengetahuan atau Chief Knowledge Officer (CKO) (CKO) adalah orang yang bertanggungjawab terhadap bidang pengetahuan termasuklah penciptaan pengetahuan baru, pemindahan, organisasi, penyebaran dan pengurusan keseluruhan pengetahuan dalam organisasi (Awad dan Ghaziri, 2004). Sebagai orang utama yang bertanggungjawab ke atas PP dalam sesebuah organisasi, tanggungjawab utama CKO ialah mengenal pasti pengetahuan dalam organisasi dan menggalakkan pekerja untuk berkongsi dalam kalangan mereka. Bidang tugas utama CKO adalah seperti berikut: (a)

Meningkatkan pulangan pelaburan daripada pengetahuan - orang, proses dan teknologi;

(b)

Berkongsi amalan terbaik, menekankan kepentingan pengetahuan dalam kalangan pekerja secara berterusan;

(c)

Menggalakkan dan meningkatkan inovasi syarikat dan mengkomersilkan idea atau produk yang boleh menyumbang kepada pendapatan syarikat; dan

(d)

Kurangkan aliran keluar pekerja berpengetahuan dan pertukaran pekerja di dalam organisasi dan mengenal pasti langkah untuk menangani masalah ini.

perkongsian

TOPIK 4




83

Oleh itu, CKO perlulah mempunyai kemahiran dalam komunikasi, interpersonal, pengurusan sumber manusia, teknikal dan kepimpinan untuk menjalankan peranan secara berkesan. Kemahiran lain CKO termasuklah pemudah cara, seorang pemikir dan menjalankan beberapa tugas serentak. Kemahiran ini adalah penting sebagai CKO bagi menjalankan pelbagai peranan seperti: (a)

– Ini memerlukan CKO untuk mengubah budaya biasa yang menyembunyikan pengetahuan ke budaya perkongsian pengetahuan dalam kalangan pekerja dalam organisasi. Ini memerlukan CKO untuk menjadi ketua perubahan dalam kalangan pekerja-pekerja pengetahuan dan pengurusan.

(b)

– Ini memerlukan CKO untuk mengenal pasti masalah yang berkaitan dengan perkongsian pengetahuan dan menggariskan prosedur untuk melaksanakan penyelesaian alternatif.

(c)

– CKO adalah pegawai perhubungan yang menghubungkan harapan pekerja terhadap proses PP dan bagaimana proses PP dalam fungsi organisasi dapat memenuhi harapan ini.

(d)

– Peranan ini memerlukan CKO untuk mendekati pekerja, mentafsir idea dan pemikiran mereka, dan membuat kesimpulan daripada interaksi ini. CKO yang mendengar dapat membantu dalam memahami masalah yang dihadapi oleh pekerja dan pengurusan yang berkaitan dengan proses KM.

(e)

– CKO perlu menyelesaikan masalah dengan tidak menimbulkan masalah lain. CKO yang dihormati adalah bersopan santun dan mempunyai hubungan yang baik, mempunyai kemahiran diplomasi yang sangat baik dan pengetahuan luas mengenai organisasi. Kemahiran ini akan membantu CKO dalam memujuk pekerja dan pihak pengurusan itu melibatkan diri dengan proses PP dan meningkatkan penerimaan persekitaran PP baru.

84



TOPIK 4


SEMAK KENDIRI 4.3



1.

Apakah pengetahuan organisasi dalam konteks pengurusan pengetahuan?

2.

Terangkan perbezaan berkumpulan.

3.

Kenal pasti kumpulan pengetahuan di dalam organisasi anda dan bagaimana ahli kumpulan mendapat manfaat daripada pengetahuan ini.

antara

pengetahuan

individu

dan

Proses pengurusan pengetahuan memberi kesan di beberapa peringkat iaitu orang, proses, produk dan prestasi keseluruhan organisasi.

•

Kesan pengurusan pengetahuan kepada seseorang ialah dengan memudahkan proses pembelajaran pekerja, di mana ia membolehkan pekerja menjadi lebih cepat menyesuaikan diri dan meningkatkan kepuasan kerja mereka.

•

Kesan pengurusan pengetahuan terhadap proses melalui tiga dimensi dan ini adalah keberkesanan proses, kecekapan proses dan proses inovasi.

•

Kesan pengurusan pengetahuan terhadap produk yang dihasilkan oleh organisasi melalui produk tambah nilai dan produk berasaskan pengetahuan.

•

Kesan pengurusan pengetahuan terhadap prestasi organisasi secara langsung melalui produk inovatif yang menjana keuntungan menggunakan pengetahuan atau tidak langsung melalui aktiviti-aktiviti yang tidak berkaitan langsung dengan misi organisasi, visi, kos dan strategi.

•

Kemunculan pengurusan pengetahuan dan ekonomi telah mewujudkan pekerja syarikat yang mempunyai modal intelektual dianggap sebagai pengalaman yang terkumpul. Mereka sangat komited dan mempunyai keupayaan untuk membangunkan dan mengekalkan organisasi pembelajaran. Mereka dikenali sebagai pekerja berpengetahuan.

•

Seorang pekerja berpengetahuan adalah orang yang menyumbang kepada produk dan perkhidmatan organisasi dengan menggunakan pengetahuan melalui teknologi maklumat dan komunikasi.

TOPIK 4




85

•

Teras pekerja berpengetahuan ialah kemahiran berfikir, pembelajaran berterusan, berter usan, pasukan yang inovatif inovat if dan kerja berpasukan, berpasu kan, inovasi inovas i dan kreativiti, mengambil risiko, mengambil tindakan tegas dan mempunyai budaya tanggungjawa tanggu ngjawab b terhadap terh adap pengetahua pen getahuan. n.

•

Pasukan Pengetahuan membenarkan pekerja berpengetahuan untuk menggunakan dan berkongsi pengetahuan untuk mencapai misi organisasi dan untuk melaksanakan fungsi tugas mereka.

















Tanggungjawab utama Ketua Pegawai Pengetahuan (CKO) ialah penciptaan pengetahuan, pemindahan, organisasi dan penyebaran serta keseluruhan pengurusan pengetahuan dalam organisasi. Pengetahuan tasit merupakan pengetahuan yang tidak dapat dilihat dan perlu dipelajari oleh amalan dan biasanya digambarkan sebagai pengetahuan „know-how „ know-how ‰. ‰. Pengetahuan eksplisit merupakan pengetahuan yang boleh dilihat, disampaikan dan dikongsi antara orang dan biasanya dikenali sebagai pengetahuan tahu-apa „know-what „know-what ‰. ‰. Pengetahuan implisit adalah sebahagian daripada pengetahuan tasit yang mempunyai potensi untuk menjadi dinyatakan dan kewujudannya yang tersirat oleh atau disimpulkan daripada. Pengetahuan heuristik sebahagian daripada pengetahuan tasit yang sukar diperolehi, dan berkait dengan pengalaman individu. Pengetahuan deklaratif ialah pengetahuan yang menerangkan fakta, prosedur dan kaedah, dan digunakan untuk menjawab soalan apa, siapa, di mana dan apabila. Pengetahuan prosedural adalah jenis pengetahuan yang diperlukan untuk menjalankan tugas tertentu dan digunakan untuk menjawab soalan „bagaimana‰. Pengetahuan boleh diterjemahkan dari tasit ke eksplisit dan sebaliknya melalui melalui model SECI, sosialisasi, persuratan, kombinasi dan persiratan. Pengetahuan boleh didapati di lokasi yang berbeza atau takungan yang terdiri daripada orang (individu dan kumpulan), artifak (amalan, teknologi dan repositori) dan entiti organisasi (unit organisasi, organisasi dan rangkaian antara organisasi).

86



TOPIK 4


Ekonomi skala

Pasukan pengetahuan

Ekonomi skope

Pekerja berpengetahuan

Inovasi

Pembelajaran pekerja

Keberkesanan

Penyesuaian pekerja

Kecekapan

Produk berasaskan nilai

Kepuasan kerja

Produk tambah nilai

Ketua Pegawai Pengetahuan

Awad, E., & Ghaziri, H. H. (2004). Knowledge management . New Jersey, NJ: Prentice Hall. Becerra-Fernandez, I., Gonzalez, A., & Sabherwal, R. (2004). Knowledge management – Challenges, solutions, and technologies . New Jersey, NJ: Prentice Hall. Davenport, T. H., & Prusak, L. (1998). Working knowledge: Managing what your organisation knows. Massachusetts, knows. Massachusetts, MA: Harvard Business School Press. Davenport, T. H., & Prusak, L. (2000). Working knowledge: How organisations manage what they know . Massachusetts: Harvard Business School Press. Natarajan, S., & Shekhar, S. (2000). Knowledge management: Enabling business growth . New Delhi: McGrawHill. Nonaka, I., & Takeuchi, H. (1995). The knowledge creating company: How Japanese companies create cre ate the dynamics of innovation . Cambridge, United Kingdom: Oxford University Press.

Topik  Pengurusan

5

Pengetahuan Strategik


Membincangkan lima fasa pembangunan pengetahuan;

2.

Menerangkan jenis utama infrastruktur pengurusan pengetahuan;

3.

Membincangkan organisasi kaedah pemindahan pengetahuan;

4.

Mengenal pasti 5Ps pengetahuan; dan

5.

Membincangkan isu penting apabila mengintegrasikan pengurusan pengetahuan strategik ke dalam amalan.

yang

terdapat

di

dalam

pengurusan

 PENGENALAN Apakah itu strategi perniagaan; apa yang membezakan ia dari perancangan perniagaan yang lain? Strategi perniagaan secara ringkas merujuk kepada kelebihan saingan. Tanpa adanya persaingan, tiada keperluan untuk strategik kerana tujuan utama strategi perniagaan adalah untuk mendapatkan kelebihan saingan terhadap pesaing. Keniche Ohnae Operasi ketenteraan melibatkan perdayaan. Walaupun anda cekap, keterampilan anda haruslah tidak cekap. Walapun efektif, keterampilan anda haruslah tidak efektif. Sun-Tzu, The Art of War

88



TOPIK 5

PENGURUSAN PENGETAHUAN STRATEGIK

Kesateria yang berjaya menang dahulu dan kemudian ke medan peperangan, sementara kesateria yang gagal ke medan peperangan dahulu dan kemudian berusaha untuk kemenangan. Sun-Tzu, The Art of War Peribahasa tersebut menerangkan mengenai keperluan untuk mempunyai strategi dalam melaksanakan misi organisasi. Perkara yang sama adalah perlu di dalam menguruskan pengetahuan di mana setiap implementasi pengurusan maklumat yang berjaya memerlukan strategi yang betul untuk mencapai matlamat yang dikehendaki. Dalam Topik 4, anda telah mengkaji kesan pengurusan pengetahuan organisasi kepada manusia, proses, produk dan prestasi organisasi. Topik 4 juga telah membincangkan mengenai pekerja pengetahuan dan kecekapan teras mereka, dan peranan pasukan pengetahuan dalam menguruskan pengetahuan organisasi. Kemudian, peranan pentadbir sebagai orang yang bertanggungjawab bagi menguruskan keseluruhan pengetahuan dalam organisasi. Topik ini membincangkan teknik penting untuk membina proses pengetahuan organisasi dan prinsip penting yang membolehkan pembangunan pengurusan pengetahuan strategik. Topik ini menerangkan secara terperinci lima fasa pembangunan pengetahuan organisasi; pengetahuan sumber, pengambilan pengetahuan, pertukaran pengetahuan, penyebaran pengetahuan serta pembangunan dan perbaikan pengetahuan. Kemudian, penciptaan pengetahuan organisasi yang bergantung pada infrastruktur pengurusan, teknikal dan sosial organisasi dibentangkan. Topik ini juga membincangkan pengenalan, memperolehi dan berkongsi ilmu mengenai strategi perniagaan yang memberi nilai kepada organisasi dan menerangkan lima Ps yang terdapat di dalam pengurusan pengetahuan; perancangan, pekerja, proses, produk dan prestasi.

AKTIVITI 5.1 1.

Bincangkan kenapa pengurusan maklumat perlu diuruskan secara strategik.

2.

Jelaskan terma strategi berdasarkan pemahaman anda.

3.

Bincangkan kenapa organisasi perlu menggunakan strategi.

TOPIK 5

5.1




89

FASA PEMBANGUNAN PENGETAHUAN

Pengetahuan mempunyai ciri-ciri unik yang akan bertambah nilainya apabila ia sering digunakan dalam persekitaran perniagaan. Nilai utama pengetahuan kepada organisasi adalah bergantung pada keupayaan dalam menggunakannya dan berkongsi di seluruh organisasi dan juga siapa yang menggunakannya. Pengetahuan akan mengurangkan masa yang diperlukan untuk memperolehi kecekapan dan pemahaman baru, dan seterusnya dapat menjimatkan kos kehilangan peluang baru untuk organisasi. Pembangunan pengetahuan di dalam organisasi merupakan satu proses yang berterusan yang melibatkan manusia, proses dan maklumat. Pengetahuan organisasi banyak bergantung pada sumbangan secara kolektif dan individu, dan berkembang dari semasa ke semasa melalui penggunaan, kajian dan pembelajaran daripada sumber-sumber pengetahuan. Proses penciptaan dan inovasi sesuatu pengetahuan dalam organisasi pada masa kini dianggap sebagai teras perniagaan kerana ramai orang menghabiskan masa yang lama dalam melaksanakan proses ini melalui projek, mesyuarat, perbincangan dan forum untuk membina asas pengetahuan organisasi atau repositori pengetahuan. Lima peringkat pembangunan pengetahuan organisasi ialah sumber pengetahuan, pengambilan pengetahuan, pertukaran pengetahuan, penyebaran pengetahuan dan pembangunan dan perbaikan pengetahuan yang ditunjukkan dalam Rajah 5.1. Proses pembangunan pengetahuan adalah dinamik, responsif dan berterusan. Ini membolehkan ia menerima maklum balas daripada pelbagai sumber yang berbeza di seluruh peringkat ini, yang mungkin mempengaruhi pembinaan pengetahuan berikutnya.

90



TOPIK 5


Peringkat pembangunan pengetahuan organisasi

(a) Dorongan yang penting dalam memulakan proses penciptaan pengetahuan adalah apabila terdapat jurang pengetahuan antara apa yang diketahui dan apa yang perlu diketahui. Dalam erti kata lain, organisasi mahu belajar pengetahuan baru. Pembelajaran ini dilakukan dengan mengkaji dokumen yang sedia ada dan sumber pengetahuan organisasi dipanggil pengetahuan sumber. Sumber yang boleh digunakan dalam mendapatkan pengetahuan baru termasuk bimbingan daripada pakar perunding, pekerja yang mengkhusus di bahagian tersebut dan pekerja lama, rekod organisasi, Intranet syarikat, kajian kes dan repositori projek.

TOPIK 5




91

Sumber pengetahuan boleh dianggap sebagai satu peringkat yang penting dalam penciptaan pengetahuan. Keupayaan untuk akses kepada sumber pengetahuan akan membantu proses penciptaan pengetahuan. Sebagai contoh, untuk memperkenalkan model baru, Proton akan memerlukan sumber bimbingan yang sesuai seperti: (i)

Trend semasa pasaran kereta;

(ii)

Maklum balas pelanggan;

(iii) Laporan jualan model kereta yang sama daripada pesaing; (iv) Sumbangan daripada kakitangan yang berpengalaman; dan (v)

Laporan pembangunan model terdahulu.

(b) Prinsip am dan konsep yang dibangunkan untuk membimbing pembinaan pengetahuan baru selepas sumber pengetahuan dianalisis, dan proses ini dikenali sebagai pengekstrakan pengetahuan. Proses pengekstrakan pengetahuan membantu dalam penstrukturan sesuatu pemahaman yang diperolehi semasa proses mendapatkan ilmu dan membuat kesimpulan mengenai pengetahuan baru daripada garis panduan, prosedur dan isu lain. Di sini, pencari pengetahuan yang pakar akan bergantung kepada pengetahuan mereka sendiri, dengan sumber lain yang membantu dalam mengesahkan atau memperkayakan pengetahuan itu. Sebaliknya, pekerja yang kurang berpengalaman amat bergantung kepada sumber pengetahuan luaran. Jangka masa yang diperlukan bagi melengkapkan proses pengekstrakan boleh menjadi lama bergantung pada sama ada pengetahuan yang diperoleh sensitif kepada isu politik, kompleks atau perlu mendapat kelulusan daripada kumpulan atau jawatankuasa tertentu. Walau bagaimanapun, banyak organisasi gagal untuk memperuntukkan masa yang mencukupi untuk mengkaji dan mempertimbangkan pelbagai sumber sebelum proses abstrak bermula. Kegagalan untuk menganalisis dengan teliti sumber pengetahuan dan membangunkan beberapa rangka r angka kerja yang berguna untuk membimbing proses penciptaan pengetahuan boleh mengakibatkan keputusan yang tidak wajar dan hasil yang tidak diingini. Peranan pekerja pengetahuan di sini adalah untuk mengiktiraf kepentingan pemikiran dan pertimbangan dalam proses penciptaan pengetahuan.

92



TOPIK 5


Sebagai contoh, jika Proton mahu mengumpul maklum balas pelanggan mengenai model, sasaran populasi mesti dikenal pasti, iaitu pelanggan yang menggunakan model asas, model pertengahan, model sukan dan model mewah. Kemudian beberapa keperluan baru ditambah seperti corak pembelian kereta dan struktur harga pesaing. (c) Semasa peringkat penukaran ilmu, ilmu dari asas abstrak ditukar ke dalam bentuk yang berbeza, yang boleh diuji dan dikongsi dengan orang lain. Penukaran pengetahuan menerangkan fasa di mana semua idea dan prinsip yang berbeza disatukan menjadi hasil yang spesifik. Pengetahuan boleh didapati dalam bentuk termaktub atau terkandung. Pengetahuan yang direkodkan adalah pengetahuan yang boleh dipelihara secara bertulis atau bentuk kekal yang lain, dan boleh diakses oleh sesiapa sahaja yang memerlukannya. Pengetahuan ini boleh dibina ke dalam artifak seperti model, persamaan, algoritma dan garis panduan yang membantu orang ramai memahaminya dengan lebih baik. Pengetahuan yang terkandung merupakan pengetahuan tasit yang tertanam dalam individu. Pengetahuan ini adalah sukar untuk direkodkan dan dikongsi melalui cerita, metafora, analogi atau nasihat peribadi apabila ia diperlukan. Pengetahuan yang terkandung adalah sukar untuk dicapai tanpa penglibatan yang berterusan dengan pencipta ilmu. Dalam contoh Proton yang dibincangkan sebelum ini, pengetahuan yang direkodkan adalah berkaitan dengan maklum balas mengenai model sedia ada yang ada dalam bentuk laporan kepuasan pelanggan, aduan pelanggan dan laporan jualan. Pengetahuan yang terkandung di sini adalah daripada pengalaman yang dikongsi oleh ahli pasukan pembangunan model dan pakar pemasaran. Kebanyakan organisasi bergantung pada kedua-dua jenis penukaran pengetahuan semasa proses penciptaan pengetahuan. (Berbanding dengan perbincangan awal kita tentang proses penukaran pengetahuan (SECI) oleh Nonaka, pengetahuan yang terkandung merupakan pengetahuan tasit, manakala pengetahuan yang direkodkan adalah pengetahuan eksplisit). (d) Penyebaran pengetahuan merupakan proses pengetahuan termaktub atau terkandung yang disebarkan kepada khalayak yang lebih luas. Penyebaran boleh berlaku dalam organisasi melalui penggunaan media komunikasi seperti surat khabar, Intranet, mesyuarat, seminar dan video, model amalan baru, dan latihan khusus. Kejayaan penyebaran pengetahuan bergantung pada tahap pengetahuan pekerja sebelumnya dan keberkesanan alat dan

TOPIK 5




93

teknik yang ada untuk berkongsi pengetahuan. Penyebaran pengetahuan dianggap berjaya apabila penerima boleh memahami dan mengintegrasikan semua pemahaman ke dalam pengalaman mereka sendiri. Walau bagaimanapun, pengetahuan yang terkandung yang berdasarkan pengalaman, dan pertimbangan dan kepakaran sukar untuk dikongsi bersama dan dipindahkan kepada orang lain. Sebagai contoh, Proton boleh menggunakan pelbagai media seperti Internet, Intranet, borang maklum balas dan lain-lain untuk mengumpul pengalaman pelanggan yang menggunakan model sebelumnya. Oleh itu, maklumat yang berharga daripada pelanggan boleh dikongsi, dan Proton boleh memanfaatkan pengetahuan ini dalam membentuk pengetahuan baru pada masa depan. (e) Pengetahuan kerap dikemaskini, ditapis dan dipertingkatkan melalui pengalaman tambahan dan maklum balas dari semasa ke semasa. Pembangunan pengetahuan secara beransur-ansur dan perbaikan dianggap sebagai salah satu ciri penting dalam pengurusan pengetahuan. Proses ini adalah untuk memastikan bahawa pengetahuan yang ada adalah yang terkini dan berguna. Oleh itu, cabaran bagi organisasi adalah untuk memperolehi pengetahuan yang diperlukan dan simpan pengetahuan tersebut untuk digunakan oleh orang lain. Organisasi juga perlu memastikan bahawa pengetahuan yang baru diwujudkan sentiasa disemak dan dikemaskini bagi menunjukkan sebarang tambahan terhadap kefahaman dan pandangan yang baru diperolehi. Sebagai contoh, pengetahuan mengenai pilihan pengguna dan maklum balas pelanggan akan membolehkan Proton untuk mempunyai pengetahuan tentang apa yang dikehendaki oleh pelanggan. Walau bagaimanapun, pengetahuan ini perlu sentiasa dikemaskini dan terus diteliti. Dengan melakukan ini Proton akan sentiasa menghasilkan dan menyebarkan pengetahuan baru. Kelima-lima fasa pembangunan pengetahuan menunjukkan langkah penting mencipta pengetahuan organisasi. Walaupun peringkat penciptaan pengetahuan menyumbang kepada pengetahuan organisasi yang berkesan, tetapi kadangkala ia tidak lengkap terutama dalam kes yang memerlukan pengetahuan pakar yang sangat khusus di mana ia menjadikan pengetahuan ini sukar untuk disampaikan dan dikongsi bersama. Sebaliknya, hanya pengetahuan sumber akan berlaku semasa proses penciptaan ilmu pengetahuan jika pengguna mempunyai pengalaman yang sangat terhad.

94



TOPIK 5


AKTIVITI 5.2

1.

Senarai dan huraikan lima fasa pembangunan pengetahuan.

2.

Bincangkan kepentingan fasa pembangunan pengetahuan dalam menguruskan pengetahuan organisasi.

3.

Terangkan berserta contoh, bagaimana penyebaran pengetahuan boleh terjadi dalam organisasi.

5.2

CIRI-CIRI PENGETAHUAN

Penciptaan pengetahuan organisasi banyak bergantung pada beberapa sistem dan proses yang mereka infrastruktur organisasi. Terdapat tiga jenis infrastruktur yang boleh didapati di kebanyakan organisasi dan ia merupakan infrastruktur pengurusan, teknikal dan sosial.

5.2.1

Infrastruktur Pengurusan

Kepentingan infrastruktur pengurusan pada penciptaan pengetahuan biasanya tidak diiktiraf. Walau bagaimanapun, sokongan yang disediakan oleh pihak pengurusan untuk pekerja berpengetahuan dan proses pengurusan formal dalam organisasi memberi kesan kepada keputusan untuk mempunyai inisiatif pengurusan pengetahuan. Infrastruktur pengurusan memberikan panduan untuk sumber, membuat keputusan dan amalan inovatif untuk memastikan bahawa aktiviti pengetahuan boleh dijalankan dijalankan dengan jayanya. Pihak pengurusan bertanggungjawab untuk menyediakan sumber dan sokongan untuk memastikan matlamat organisasi tercapai. Pengurus bertanggungjawab di bahagian operasi dan memastikan bahawa kakitangan, sumber kewangan dan sumber lain digunakan dengan berkesan. Pengurus bekerja dengan pekerja berpengetahuan sebagai fasilitator dan rakan, bagi mengelakkan peranan tradisional mengawal tugas dan aktiviti. Ini disebabkan oleh pekerja berpengetahuan memerlukan autonomi dan amanah daripada pihak pengurusan dalam melaksanakan tugas mereka dan mengharapkan pengurus memainkan peranan sebagai ejen sokongan bagi menyediakan panduan, maklum balas dan sumber untuk mendapatkan hasil yang dirancang.

TOPIK 5




95

Pihak pengurusan menyokong pekerja berpengetahuan di peringkat organisasi melalui polisi pekerjaan dan prosedur. Jabatan pengurusan sumber manusia atau human resources management (HRM) bertanggungjawab dalam menguruskan pengambilan, pengekalan pekerja, pembangunan dan latihan kakitangan dalam organisasi. Proses HRM memastikan bahawa pekerja yang diambil adalah tepat dan mendapat sokongan sepanjang kerjaya mereka dan mereka akan bersemangat untuk kekal dengan organisasi itu dengan membina sistem sokongan pekerja yang baik dan skim ganjaran. Fungsi HRM penting dalam menyelaraskan pekerja dengan keutamaan korporat, supaya pekerja berusaha untuk mencapai matlamat organisasi. Dalam persekitaran yang berintensif pengetahuan, penekanan utama adalah menyediakan sokongan yang diperlukan bagi pembangunan, pertumbuhan dan pembangunan yang berterusan berkaitan dengan keupayaan ilmu pengetahuan tersebut. Perkhidmatan HRM juga membantu dengan pemindahan pengetahuan di seluruh organisasi melalui pelbagai bentuk latihan dalam jabatan dan unit lain. Oleh itu, infrastruktur pengurusan amat memberi kesan kepada persekitaran di mana pekerja bekerja dan menyumbang dalam pembangunan pengetahuan organisasi. Pengurusan sumber manusia yang berkesan dalam organisasi akan memastikan bahawa potensi setiap pekerja pengetahuan diurus dan digunakan sepenuhnya dalam mencapai matlamat organisasi.

5.2.2

Infrastruktur Infrastruktur Teknikal

Infrastruktur teknikal adalah penting dalam menyediakan sokongan untuk proses pengurusan pengetahuan seperti sistem pengurusan maklumat bagi pengurusan kewangan, maklumat, rekod, pelanggan, sumber manusia, projek dan lain-lain. Infrastruktur teknikal menyediakan kaedah teknologi yang membolehkan orang ramai untuk berkongsi, bertukar dan memindahkan maklumat dan ilmu pengetahuan. Sistem ini boleh digunakan untuk merekod, menghantar dan mengambil data untuk tujuan yang berbeza. Pengetahuan yang senantiasa ditukar dan diubah suai memerlukan pendekatan yang baru dan lebih baik dalam menangani masalah dan cabaran yang berkaitan. Proses ini bergantung pada sistem yang fleksibel dan responsif untuk memperolehi dan mengekalkan pengetahuan yang sentiasa berubah-ubah. Sesetengah organisasi boleh mengehadkan akses kepada sistem dan menghalang akses luas kepada sumber pengetahuan yang berbeza biasanya timbul daripada kebimbangan bagi cara maklumat itu akan digunakan atau kepercayaan bahawa pengetahuan disamakan dengan kuasa. Walau bagaimanapun, maklumat tentang bagaimana sistem yang berbeza adalah saling berkaitan dan siapa

96



TOPIK 5


mempunyai hak akses kepada pelbagai bentuk pengetahuan boleh membantu mengenal pasti halangan akses. Infrastruktur teknologi boleh menjadi satu komponen penting dalam strategi pengurusan yang berjaya bergantung pada pendekatan organisasi dan dasar pengetahuan. Organisasi bergantung pada perkhidmatan maklumat mereka sebagai elemen penting dalam strategi pengetahuan mereka. Perkhidmatan ini termasuk sokongan individu kepada pengguna, dan menyediakan akses yang diperlukan untuk sumber yang menyokong penciptaan pengetahuan dan abstrak. Peralihan dari kertas kepada bentuk maklumat elektronik telah membolehkan perkhidmatan yang lebih responsif dan mudah untuk dikendalikan. Perkhidmatan seperti perkhidmatan perpustakaan atau simpanan projek mesti menyokong keperluan dan keutamaan kerja pekerja berpengetahuan. Perkhidmatan ini boleh menjelaskan pengetahuan yang diperolehi oleh pakar luar dan membantu mewujudkan pengguna pengetahuan yang berkebolehan dan bijak di organisasi. Pekerja berpengetahuan biasanya sedar akan keperluan untuk menyebarkan sumber pengetahuan mereka secara meluas melalui pelbagai saluran. Pengurusan rekod juga merupakan sebahagian penting daripada infrastruktur teknologi kerana setiap organisasi mempunyai rekod dalam kuantiti yang banyak dan ia perlu diuruskan dengan cekap dan berkesan. Data organisasi yang utama yang diperoleh daripada sumber ini perlu dikenal pasti, dikatalog dan disimpan supaya ia boleh dicapai apabila diperlukan. Dalam setiap organisasi, mungkin ada polisi, kakitangan yang ditugaskan untuk merekod fungsi pengurusan dan garis panduan yang jelas mengenai apa yang perlu dan tidak perlu dipelihara. Pengurusan rekod melengkapkan pengurusan pengetahuan kerana rekod organisasi ialah sumber berharga pembelajaran dan pengetahuan. Tujuan utama infrastruktur teknikal ialah membuat pengurusan pengetahuan sebagai satu sistem bersepadu yang diterima dan digunakan di seluruh unit organisasi. Walau bagaimanapun, ia harus diingatkan bahawa teknologi dan sistem maklumat hanya sebahagian daripada infrastruktur pengurusan pengetahuan.

5.2.3

Infrastruktur Infrastruktur Sosial

Pengurusan pengetahuan strategik memerlukan hubungan kuat antara proses memperolehi dan berkongsi pengetahuan dengan keutamaan strategik di organisasi. Infrastruktur sosial membantu proses ini dengan membantu dan menggalakkan interaksi sosial dan profesional dalam kalangan kakitangan organisasi dengan rakan-rakan, pelanggan dan pihak yang berkepentingan.

TOPIK 5




97

Infrastruktur ini juga menyediakan pemahaman ke dalam konteks pengetahuan seperti nilai dan keutamaan yang harus diketengahkan dalam interaksi sosial. Beberapa faktor yang mempengaruhi struktur sosial organisasi adalah seperti penekanan yang berbeza pada keputusan kolektif atau individu, persaingan atau kerjasama, keutamaan jangka panjang berbanding keutamaan jangka pendek, membina hubungan luaran atau dalaman dan tradisional atau inovasi. Faktor ini boleh membawa kepada beberapa perbezaan yang ketara dalam wawasan organisasi, misi, pembinaan sosial konteks kerja dan keseluruhan infrastruktur yang beroperasi. Organisasi yang mempunyai rangka kerja yang berdaya saing yang menggalakkan tingkah laku keusahawanan jangka pendek akan mendapati sukar untuk mewujudkan konteks pengetahuan yang berkesan kerana pekerja akan tertumpu kepada usaha untuk mencapai sasaran prestasi, dan mencari jalan untuk mengehadkan kejayaan rakan-rakan dengan menyimpan sebarang maklumat. Tingkah laku ini tidak akan menggalakkan orang ramai daripada berkongsi ilmu dan maklumat, lantas menjadikan inisiatif pengurusan pengetahuan gagal. Walau bagaimanapun, organisasi yang menekankan pembinaan hubungan, keputusan jangka panjang, kerjasama dan usahasama dan memberi tumpuan kepada nama baik korporat akan lebih mampu menguruskan pengetahuan dengan berkesan. Pengurusan pengetahuan harus mencerminkan cara organisasi itu beroperasi. Kejayaan komuniti pengetahuan dilihat daripada fokus utama perniagaan mereka dan berdasarkan kepada kehendak pihak berkepentingan yang berbeza seperti pekerja, pelanggan, pemegang saham, rakan kongsi perniagaan dan pihak luar. Oleh itu, setiap persekitaran pengetahuan perlu dibangunkan secara berbeza untuk mencerminkan keperluan dan penekanan yang berbeza oleh setiap organisasi. Pengetahuan diambil dari setiap orang dan kebanyakannya telah dibangunkan daripada pengalaman bekerja yang lama, pembelajaran dan interaksi dengan orang lain. Walau bagaimanapun, banyak proses pengurusan pengetahuan yang dibina berdasarkan sistem tertentu dan kebanyakannya gagal kerana sistem ini gagal untuk menangani keperluan individu atau masyarakat. Bagi melaksanakan pengurusan pengetahuan, teknologi digunakan bagi melengkapkan proses berasaskan manusia. Oleh itu, pengurusan pengetahuan perlu berdasarkan pemahaman asas manusia, keperluan mereka, keutamaan mereka dan cara di mana mereka boleh didorong dan digalakkan untuk berkongsi sikap dan nilai mereka terhadap perkongsian pengetahuan.

98



TOPIK 5


Pengurusan pengetahuan bergantung pada perkembangan hubungan rakan sebaya, kerjasama, teknologi sokongan, ganjaran untuk berkongsi dan pengiktirafan bahawa terdapat nilai murni korporat dalam membantu orang lain serta diri mereka melalui pertukaran pengetahuan.

AKTIVITI 5.3 1.

Senaraikan tiga jenis infrastruktur pengurusan pengetahuan yang diperlukan oleh organisasi.

2.

Berikan justifikasi kenapa infrastruktur teknikal penting dalam menyokong proses pengurusan pengetahuan.

3.

Bincangkan kepentingan dalam memahami keperluan pekerja dan komuniti dalam menguruskan pengetahuan.

5.3

MENJANA PENGETAHUAN ORGANISASI

Pengetahuan organisasi wujud dalam pelbagai bentuk, sama ada yang tertulis dalam rekod kepada kepakaran yang terdapat dalam minda pekerja, di mana aliran pendidikan yang berbeza mempengaruhi kepada pembangunan modal intelek korporat. Walau bagaimanapun, organisasi menghadapi dua cabaran penting dalam menggunakan pengetahuan ini secara berkesan dan ia adalah mengetahui apa yang diketahui oleh kakitangan dan memudahkan proses memperolehi dan perkongsian pengetahuan. Pengetahuan teras organisasi ialah semua pengetahuan strategik yang dikenal pasti, dinilai secara terbuka, diperoleh dan disebarkan di seluruh unit. Teras ini menggalakkan prestasi yang terbaik dan memastikan bahawa strategi utama dilaksanakan. Ia mengenal pasti apakah pengetahuan yang amat berharga dalam organisasi dan memastikan pengetahuan ini dipelihara dalam mengekalkan keberkesanan organisasi. Pemahaman yang menyeluruh terhadap pengetahuan teras organisasi boleh membantu bagi menjelaskan apa yang pekerja perlu berkongsi merentasi sempadan korporat dan memberikan tumpuan lebih kepada keperluan strategik dan pembangunan kompetensi yang perlu bagi organisasi. or ganisasi. Kegagalan untuk memahami dengan jelas apa yang dimaksudkan pengetahuan teras organisasi akan membawa pada kerugian yang besar kepada perniagaan kerana pekerja tidak memahami apa yang sebenarnya yang diharapkan daripada mereka dalam menyokong pengetahuan organisasi. Takrif pengetahuan teras organisasi harus merangkumi kedua-dua keutamaan jangka pendek dan jangka panjang. Walaupun ramai pekerja mempunyai banyak keupayaan dan

TOPIK 5




99

kemahiran yang berguna dan boleh menyumbang kepada organisasi, tetapi sumbangan mereka adalah terhad kepada fungsi kerja mereka yang telah ditetapkan. Penggunaan keupayaan pekerja yang terhad boleh mengurangkan nilai pekerja tersebut kepada organisasi, sekali gus mengurangkan inovasi organisasi. Ini adalah penting bagi organisasi untuk mengetahui kemahiran semasa dan latihan kemahiran yang diikutinya, pengetahuan dan kebolehan pekerja itu sendiri. Ini boleh dilakukan melalui audit tetap terhadap potensi pekerja dan keupayaan semasa, yang memaksimumkan sumbangan pekerja. (a) Organisasi perlu jelas tentang keperluan pengetahuan mereka terutamanya di bahagian yang penting untuk teras perniagaan. Cara ilmu dijana dan dihantar di dalam dan di seluruh organisasi boleh memberi kesan kepada keupayaan ia dipindahkan. Rajah 5.2 menunjukkan tiga jenis sistem pemindahan pengetahuan yang boleh didapati dalam organisasi. Sistem ini berfungsi dalam cara yang berbeza dari segi bagaimana mereka mengintegrasikan komunikasi dan perkongsian ilmu di tahap yang berbeza dan bidang organisasi dan dikenali sebagai rantaian, hab dan web pengetahuan.

Pendekatan kepada pemindahan organisasi

100



TOPIK 5


masih popular dalam kalangan organisasi yang mengamalkan cara tradisional dan digunakan secara meluas untuk mengawal dan menganjurkan pengetahuan. Rantaian pengetahuan bergantung pada satu sumber, biasanya antara penyelia dan pekerja bawahan untuk memberi kefahaman tentang bagaimana pengetahuan digunakan dan cara setiap kerja dilakukan. Walau bagaimanapun, rantaian pengetahuan ini merupakan satu teknik linear yang terhad dan berkomunikasi dengan cara atas ke bawah. Walaupun ia boleh membantu dalam menyelaraskan kerja dan menghasilkan amalan dipercayai dan teratur, namun ia mengurangkan potensi untuk kreativiti pekerja dan fleksibiliti dalam melaksanakan tugas. Perkongsian pengetahuan adalah amat bergantung kepada kemahiran pengurus pertengahan dalam mendapatkan kerjasama daripada pekerja yang lain. Dalam rantaian pengetahuan, penerima pengetahuan dan penyumbang pengetahuan lebih pasif dalam proses pertukaran pengetahuan. Selain itu, berpusat boleh memberikan penyelarasan yang lebih berkesan kepada pelbagai sumber ilmu. Unit berpusat boleh menyelaras beberapa sumber pengetahuan dan menggalakkan penggunaan mereka di seluruh masyarakat pengetahuan yang lebih luas. Repositori projek dan perkhidmatan maklumat, perkhidmatan berpusat teknologi maklumat, serta perkhidmatan pengetahuan baru beroperasi pada prinsip ini, yang menyediakan pautan yang diperlukan dalam kalangan manusia, objek dan saluran maklumat. Perkhidmatan ini memberi sokongan yang diperlukan oleh pencipta ilmu dan pencari dan bertujuan untuk mengelakkan pertindihan dan pembaziran sumber. Unit ini juga bekerja sebagai hab komunikasi, menggalakkan perkongsian pengetahuan dan memperolehi inisiatif semasa. Keberkesanan hab perkhidmatan berpusat menyebarkan pengetahuan kepada pekerja akan menentukan kejayaan pengurusan pengetahuan keseluruhan organisasi. Walau bagaimanapun, pusat penyelarasan aktiviti mungkin akan mengehadkan akses kepada pengetahuan yang berkaitan dengan perniagaan yang akan menghalang aktiviti penyebaran pengetahuan. Satu persekitaran perkongsian pengetahuan yang lebih fleksibel dan tersebar melalui laman yang membolehkan perkongsian kepakaran antara pekerja. Setiap pekerja mungkin mempunyai corak rangkaian yang berbeza yang ditentukan oleh kepakaran mereka, mempunyai pengetahuan mengenai orang lain dan ada keperluan untuk pengetahuan tertentu. Pekerja ini mungkin menjadi sumber rujukan kepada orang lain, di samping menjadikan orang lain sebagai sumber rujukan untuk maklumat. Oleh itu, setiap orang di sama ada penerima atau penyebar ilmu bertindak berdasarkan keadaan yang berbeza. Saluran

TOPIK 5




101

komunikasi dalam web pengetahuan mungkin berubah dari masa ke masa apabila beberapa pilihan diuji untuk menilai kegunaannya dan diterima pakai jika mereka berguna. Lama kelamaan, beberapa unit atau orang yang akan menjadi sumber rujukan utama dalam web berdasarkan reputasi dan kebolehpercayaan mereka, dan menjadi panduan kepada orang lain. Walau bagaimanapun, ia mungkin tidak diakui secara rasmi di antara organisasi sebagai satu sumber yang berwibawa. Model web pengetahuan membolehkan penggunaan yang lebih aktif dan berkesan terhadap pengetahuan dalam persekitaran perniagaan organisasi. Limitasi utama bagi model ini adalah ia bergantung pada pengguna yang akan akses untuk mendapatkan pengetahuan daripada pakar. Pengenalan dan pembangunan hubungan dengan sumber rujukan memerlukan kemahiran seperti mengenal pasti pakar yang sesuai, mewujudkan hubungan dan mengekalkan hubungan ini, yang mungkin tidak boleh dilakukan oleh pekerja muda kerana mereka akan mempunyai akses yang terhad kepada web pengetahuan. Rantaian, hab dan web pengetahuan memberikan kelebihan yang berbeza untuk organisasi dan dianggap sebagai strategi pelengkap. Organisasi harus menggabungkan sistem padu saluran komunikasi bersambung yang membantu dalam mengenal pasti dan berkongsi pengetahuan tersirat. Pekerja bergantung kepada akses kepada tiga bentuk komunikasi untuk melaksanakan kerja pengetahuan.

AKTIVITI 5.4 1.

Apa yang Bincangkan.

2.

Berikan perbezaan antara tiga jenis sistem penyebaran pengetahuan yang boleh diperoleh di dalam organisasi.

5.4

membentuk

pengetahuan

teras

organisasi?

LIMA P PENGURUSAN PENGETAHUAN STRATEGIK

Pengurusan pengetahuan adalah satu proses perubahan sosial yang kompleks dan pembangunan yang sistematik dan bergantung pada lima sistem utama untuk mencapai integrasi yang lengkap ke dalam persekitaran organisasi. Lima P ini terdiri daripada perancangan, pekerja, proses, produk dan prestasi dan ditunjukkan dalam Rajah 5.3.

102



TOPIK 5


Lima P pengurusan pengetahuan pengetahuan strategik

(a) Pengurusan pengetahuan memerlukan perancangan strategik yang komprehensif untuk memastikan pelaksanaan yang betul bagi aktiviti yang berkaitan. Perancangan akan membantu bagi menjelaskan matlamat pengetahuan organisasi dan mewujudkan nilai dan proses yang berkesan dalam menyokong matlamat itu. Kedua-dua matlamat jangka panjang dan jangka pendek perlu jelas untuk memastikan bahawa matlamat ini adalah selaras dengan misi dan visi organisasi. Perancangan infrastruktur teknologi juga harus selaras dengan matlamat pengurusan pengetahuan strategik supaya semua rancangan ini boleh dilaksanakan dengan berkesan. Proses perancangan akan memakan masa dan bergantung pada pelbagai aktiviti, ia juga memerlukan pertimbangan yang mendalam terhadap konteks pengetahuan keseluruhan. Untuk memastikan strategi yang

TOPIK 5




103

dirancang dapat dilaksanakan dengan jayanya, pemantauan berterusan dan penilaian perlu dijalankan secara berkala. (b) Satu aspek penting dalam pengurusan pengetahuan strategik ialah pengiktirafan bahawa pengetahuan strategik bergantung pada pekerja, kerana mereka yang mempunyai pengetahuan dan menguruskan sistem serta proses dalam organisasi. Oleh itu, sokongan mereka kepada proses pengetahuan strategik adalah penting demi kejayaan organisasi. Satu budaya perkongsian pengetahuan yang menggalakkan penyebaran pengetahuan boleh dibina melalui hab pengetahuan berkesan, rangkaian, komuniti amalan dan lain-lain strategi komuniti sosial. Pekerja perlu yakin bahawa terdapat faedah sosial, ekonomi dan logistik daripada perkongsian pengetahuan dengan orang lain. Ini menunjukkan bahawa pengurusan pengetahuan adalah sangat disokong oleh pihak pengurusan di semua peringkat organisasi. Keutamaan organisasi dan nilai yang dilihat akan menjadi pengaruh yang besar ke atas cara bagaimana pekerja bertindak balas terhadap inisiatif pengurusan pengetahuan. (c) Amalan pengurusan pengetahuan yang diamalkan di tempat kerja perlu menggunakan teknik yang berkesan. Strategi, prinsip, proses, amalan dan susunan perlu diurus dengan baik supaya setiap prinsip pengurusan pengetahuan boleh dilaksanakan tanpa sebarang halangan. Mesej tentang apa yang penting boleh dianggap berbeza di seluruh organisasi dan pekerja harus mempertimbangkan retorik dan realiti kesan apabila membuat keputusan bagaimana mereka harus bekerja dan berinteraksi. Jika terdapat sedikit komitmen ketara kepada prinsip-prinsip ilmu pengetahuan, mereka akan mengabaikan pesanan awam dan memihak kepada realiti tempatan. Oleh itu, proses sebenar perlu dipantau dengan kerap untuk memastikan bahawa ia mencerminkan keutamaan pengetahuan organisasi. Kegagalan untuk melakukan perkara ini akan membuat strategi pengurusan pengetahuan keseluruhan bercanggah dengan konteks sosial di mana pengetahuan itu beroperasi. Infrastruktur pengurusan adalah sangat penting di sini untuk memastikan amalan yang selari, di mana pengurus boleh mempengaruhi dengan ketara terhadap operasi proses. Bagi menyokong proses pengetahuan dan keperluan pekerja, rangkaian pengetahuan yang berbeza di dalam semua aspek, hab pengetahuan dan web pengetahuan perlu dibina. Usaha ini juga memerlukan pemimpin, komunikasi dan kehadiran mereka dihebohkan agar pekerja baru dapat berhubung dan mendapat faedah daripada hubungan ini. Oleh itu, dalam

104



TOPIK 5


mengenal pasti keperluan yang perlu ada dalam komuniti pengetahuan, ia perlu berdasarkan kepada proses pembangunan pengetahuan. (d) Organisasi mencipta sendiri produk pengetahuan syarikat yang boleh disediakan kepada pelanggan atau digunakan dalam organisasi sebagai objek pengetahuan bersama. Penekanan terhadap pembangunan pengetahuan teras membantu untuk mengenal pasti pelbagai produk ilmu yang perlu ditanam, menggalakkan mereka definisi, menangkap, pengurusan, pengedaran dan perkongsian. Sumber pengetahuan yang terkandung perlu dikenal pasti untuk menggalakkan akses mereka dengan pekerja lain. Sebaliknya, pengetahuan eksplisit perlu diperolehi dan diedarkan dengan cara yang cekap dan tepat pada masanya untuk membuat ia mudah diakses oleh pekerja. Pengenalan dan galakan perkongsian objek pengetahuan mesti dirancang dengan teliti kerana matlamat penting di sini ialah untuk memastikan bahawa semua pengetahuan yang berharga dipelihara dan dicapai dan kedua-dua syarat jangka panjang dan jangka pendek tercapai. (e) Pengurusan pengetahuan organisasi hendaklah sentiasa dikaji semula untuk memastikan bahawa pelaburan kewangan dan pelaburan sosial mempengaruhi modal intelektual dan sosial organisasi secara positif. Organisasi juga perlu memastikan bahawa keutamaan jangka pendek dan jangka panjang adalah seimbang untuk membolehkan pengurusan kewangan yang berkesan dan pembangunan untuk masa depan. Banyak syarikat berusaha untuk mencari penyelesaian yang terbaik untuk mencapai kecekapan dan kos efektif, serta pendekatan inovatif untuk menghadapi cabaran dalam perniagaan mereka. Walau bagaimanapun, perniagaan sedar akan wujudnya ketidakcekapan di dalam pelbagai bidang dan ia menjejaskan pembangunan proses yang lebih baik, dan perkara yang sama boleh terjadi untuk pengurusan. Memandangkan pengurusan pengetahuan melibatkan strategi jangka panjang yang didorong oleh budaya, terdapat banyak cabaran dalam mengukur kesan dan menentukan keberkesanan sistem dan proses yang menyumbang kepada amalan pengurusan pengetahuan yang lebih baik. Oleh itu, pengurusan pengetahuan perlu dinilai secara berterusan untuk mengukur sejauh mana ia disepadukan dalam konteks perniagaan, dengan hasil yang diharapkan jelas.

TOPIK 5




105


Apakah lima P di dalam pengurusan pengetahuan strategik?

2.

Kenapa pengetahuan organisasi perlu dikaji selalu?

AKTIVITI 5.5 1.

Binc Bincan angk gkan an keper keperlu luan an bagi bagi organ organis isas asii untuk untuk mempu mempuny nyai ai perancangan yang komprehensif untuk pengurusan pengetahuan strategik.

2.

Bagaimana proses pengetahuan dan keperluan pekerja pengetahuan disokong oleh proses sistem lima P? Bincangkan.

3.

Jelaskan Jelaskan perkongsia perkongsian n pengetahua pengetahuan n sebagai sebagai teras kompentas kompentasii pekerja pengetahuan di organisasi. o rganisasi.

5.5

MEMBINA PENGURUSAN PENGETAHUAN STRATEGIK

Pengurusan pengetahuan boleh dilihat sebagai aktiviti strategik yang membantu membina pelan strategik organisasi, yang memastikan aktiviti pengurusan pengetahuan menyumbang kepada keuntungan syarikat dan kelebihan strategik. Organisasi juga memberi motivasi kepada pekerja berpengetahuan untuk menjadi lebih inovatif dan kreatif dalam melaksanakan peranan mereka untuk meningkatkan kedudukan firma dalam pasaran. Untuk menjadi kompetitif dalam pasaran, pekerja perlu menyesuaikan diri untuk berubah kerana perubahan merupakan elemen yang penting dalam persekitaran kerja. Pekerja menyertai organisasi dengan satu set kemahiran, pengetahuan dan sifat yang telah dibentuk oleh pengalaman, pendidikan dan budaya. Kemahiran, pengetahuan dan sikap akan terus berkembang dalam persekitaran kerja yang baru, di mana budaya organisasi, rakan sekerja, dan pengalaman kerja menyumbang kepada peluang pembelajaran yang lebih baik untuk pekerja. Proses pembangunan memastikan bahawa kompetensi asas pekerja seiring dengan persekitaran kerja di mana mereka akan beroperasi, dan menyediakan tempat untuk menyemai tingkah laku penting yang diperlukan untuk mencapai hasil perniagaan yang diperlukan oleh organisasi.

106



TOPIK 5


Pembinaan keupayaan perlu diwujudkan di seluruh organisasi untuk membina potensi jangka panjang sebagai usaha untuk memastikan bahawa kompetensi dan keupayaan pekerja pengetahuan dibangunkan bagi memenuhi keperluan dan cabaran masa depan. Arah hala tuju organisasi berubah dari semasa ke semasa dan ini memerlukan kemahiran yang baru dan berbeza dalam tenaga kerja. Ini adalah digalakkan oleh pemikiran ke hadapan dan pemimpin yang sesuai bagi mengkaji persekitaran luar, mengkaji trend dan mengenal pasti teknik terbaik untuk memimpin proses perubahan. Pembinaan keupayaan mendorong pekerja berpengetahuan untuk menjangka dan bersedia untuk keperluan strategik jangka panjang organisasi. Oleh itu, pembinaan keupayaan melibatkan keupayaan untuk mengenal pasti, mencerminkan, mempengaruhi, melaksana dan sentiasa menyesuaikan diri dalam persekitaran pengetahuan dan pengaruh baru. Ini merupakan keupayaan teras organisasi yang perlu disepadukan dalam persekitaran pengetahuan dan ia harus jelas bagi mereka yang mencari untuk membentuk proses pengurusan pengetahuan. (a) Terdapat beberapa teras penting yang boleh dibangunkan dalam pekerja berpeng berpengetah etahuan uan melalui melalui pengur pengurusan usan penget pengetahua ahuan. n. Kecekapa Kecekapan n ini merupak merupakan an sifat yang khusus disokong dalam firma, dan sukar untuk ditiru oleh orang luar. Walau bagaimanapun, proses mengenal pasti kecekapan teras ini perlu dijalankan dengan berhati-hati dan perlu memberi tumpuan kepada kecekapan yang mudah menurunkan nilai dan digantikan, yang boleh mengurangkan keupayaan organisasi. Perkongsian pengetahuan adalah salah satu teras kecekapan dalam organisasi di mana orang ramai perlu aktif berkongs berkongsii pengetah pengetahuan uan mereka mereka dalam dalam kalanga kalangan n pekerja pekerja dalam dalam organis organisasi asi.. Pihak pengurusan harus menggalakkan pemberian ganjaran kepada kumpulan dan bukannya individu untuk inisiatif perkongsian mereka dan menyediakan sumber yang diperlukan untuk aktiviti perkongsian. (b) Pengurusan pengetahuan memberi tumpuan kepada pembangunan masyarakat pengetahuan strategik melalui galakan perkongsian pengetahuan melalui masyarakat dan pembinaan amalan baik melalui interaksi masyarakat. Semasa pembinaan rangka kerja pengurusan pengetahuan, faktor penting adalah untuk mengenal pasti jenis keperluan untuk dimasukkan dan mengintegrasikan seluruh masyarakat dan bukannya beberapa beberapa orang sahaja. sahaja. Ini akan memberi memberi kesan kepada cara bagaimana bagaimana infrastruktur sosial dan fizikal yang dibina dan cara bagaimana kepimpinan ditunjukkan di seluruh organisasi. Elemen utama dalam proses ini merupakan galakan penyebaran pengetahuan dalam kalangan pekerja dalam organisasi. Persekitaran pengetahuan dalam organisasi perlu menjadi pengguna-fokus dan sistem ditentukan berfokuskan pengguna dan

TOPIK 5




107

direncanakan sistem untuk membolehkan mana-mana pihak yang berkepentinga berkepentingan n mengenal mengenal pasti pasti dan mengakses mengakses sumber sumber pengetahuan pengetahuan dengan dengan mudah. Ini akan mengubah cara bagaimana kuasa dan kawalan dilaksanakan dalam organisasi tradisional di mana pengurus berusaha untuk mengekalkan kawalan ke atas kandungan intelektual, akses dan pengedaran. Untuk mengatasi masalah ini, organisasi perlu mempunyai kepimpinan yang kukuh kerana fokus bergerak daripada kawalan berasaskan unit ke kolektif. Oleh itu, ia memerlukan perubahan yang ketara dalam jangkaan dan tanggungjawab dalam tempat kerja dan menekankan keperluan untuk berkongsi berkongsi pengetahua pengetahuan n diterapkan diterapkan sebagai sebagai teras kecekapa kecekapan. n. (c) Pengurusan pengetahuan mesti menambah nilai kepada organisasi kerana ia mempunyai potensi untuk menjadi satu faktor penting yang akan mempengaruhi organisasi dalam jangka masa panjang. Walau bagaimanapun, ia juga memerlukan perubahan besar dalam cara car a organisasi melihat pekerja, sistem dan bagaimana mereka berinteraksi dan berkomunikasi. Aktiviti organisasi yang dikaitkan dengan usaha pengurusan pengetahuan perlu diperiksa untuk memastikan bahawa ia juga menambah nilai. Pengurusan juga mesti mengelakkan mengguna pakai amalan firma lain dan teori model tanpa pertimbangan terlebih dahulu daripada budaya perkongsian pengetahuan organisasi organisasi yang sedia ada. Oleh itu, pembangunan pengurusan pengetahuan dalam organisasi perlu dirancang dengan teliti dan sentiasa dikaji semula untuk memastikan bahawa setiap elemen menyumbang secara konsisten dari segi pelaksanaan budaya pengetahuan organisasi yang berkesan dan juga amalan.

AKTIVITI 5.6 1.

Bincangkan fasa pembangunan pengetahuan sebagai satu proses yang berterusan yang melibatkan manusia, proses dan maklumat.

2.

Jelaskan tiga infrastruktur pengurusan pengetahuan yang berbeza dan bincangkan bagaimana mereka menyokong dan melengkapi antara satu sama lain.

3.

Bandingkan rantaian pengetahuan dengan pengetahuan sistem pemindahan web.

4.

Berikan sebab anda keperluan untuk elemen „pekerja‰ dalam proses lima P pengurusan pengetahuan strategik.

5.

Bincangkan bagaimana pengurusan pengetahuan boleh menambah nilai kepada organisasi dalam jangka panjang.

108























TOPIK 5


Pengetahuan bertambah nilai apabila ia kerap digunakan dalam persekitaran perniagaan dan nilai pengetahuan untuk organisasi bergantung kepada keupayaan dalam pendua dan berkongsi di seluruh organisasi dan orang yang menggunakannya. Terdapat lima peringkat pembangunan pengetahuan organisasi, iaitu sumber pengetahuan, pengekstrakan pengetahuan, penukaran pengetahuan, penyebaran pengetahuan serta pengetahuan pembangunan dan perbaikan. Terdapat tiga jenis infrastruktur yang boleh didapati dalam banyak organisasi dan ini ialah pengurusan, teknikal dan sosial. Infrastruktur pengurusan menyediakan rangka kerja sumber, membuat keputusan dan amalan inovatif dan ini memastikan bahawa aktiviti pengetahuan dilakukan. Infrastruktur teknikal menyediakan kaedah teknologi yang membolehkan orang ramai untuk berkongsi, bertukaran dan memindahkan maklumat dan pengetahuan. Infrastruktur sosial membantu dalam menggalakkan interaksi sosial dan profesional antara kakitangan organisasi dengan rakan-rakan, pelanggan dan pihak berkepentingan. Pengetahuan organisasi wujud dalam pelbagai bentuk tersirat dan tersurat, di mana aliran pendidikan yang berbeza mempengaruhi pembangunan modal intelek korporat. Pengetahuan dihasilkan dan dihantar di dalam dan di seluruh organisasi boleh melalui tiga jenis pengetahuan pemindahan sistem rantaian, hab dan web pengetahuan. Pengurusan Pengetahuan merupakan satu proses yang kompleks perubahan sosial dan pembangunan yang sistematik. Ia bergantung pada lima sistem utama untuk mencapai integrasi yang lengkap ke dalam persekitaran organisasi; perancangan, pekerja, proses, produk dan prestasi. Pekerja perlu menyesuaikan diri dengan perubahan kerana perubahan merupakan elemen penting dalam persekitaran kerja.

TOPIK 5










109

Perkongsian pengetahuan adalah salah satu teras kecekapan dalam organisasi di mana orang ramai perlu aktif berkongsi pengetahuan mereka dengan pekerja lain dalam organisasi. Rangka kerja pengurusan pengetahuan perlu masyarakat dan bukannya orang terpilih sahaja.

menyatukan

seluruh

Pengurusan pengetahuan mesti menambah nilai kepada organisasi kerana ia mempunyai potensi untuk menjadi satu faktor penting yang mempengaruhi organisasi dalam jangka masa panjang. Untuk mencapai matlamat ini, perubahan besar dalam organisasi perlu dilihat pada pekerja mereka, sistem dan bagaimana mereka berinteraksi dan berkomunikasi mesti berubah.

Hab pengetahuan

Pengurusan pengetahuan strategik

Infrastruktur pengurusan

Pengurusan sumber manusia

Infrastruktur sosial

Penukaran pengetahuan

Infrastruktur teknikal

Penyebaran pengetahuan

Pembangunan dan penghalusan pengetahuan

Rantaian pengetahuan

Pemindahan pengetahuan

Sumber pengetahuan Web pengetahuan

Pengekstrakan pengetahuan

Awad, E., & Ghaziri, H. H. (2004). Knowledge management . New Jersey, NJ: Prentice Hall. Becerra-Fernandez, I., Gonzalez, A., & Sabherwal, R. (2004). Knowledge management – Challenges, solutions, and technologies . New Jersey, NJ: Prentice Hall. Debowski, S. (2006). Knowledge management. management. New Jersey, NJ: John Wiley & Sons.

110



TOPIK 5


Loudon, K. C., & Laudon, J. P. (2007). Management information systems – Managing the digital firms . New Jersey, NJ: Prentice Hall. Natarajan, S., & Shekhar, S. (2000). Knowledge management: Enabling business growth . New Delhi: McGrawHill. Nonaka, I., & Takeuchi, H. (1995). (1995) . The knowledge creating company: How Japanese companies create cre ate the dynamics of innovation . Cambridge, United Kingdom: Oxford University Press. Schreiber, G., Akkermans, H., Anjewierden, A., de Hoog, R., Shadbolt, N., de Velde, W. V., & Wielinga, B. (1999). Knowledge engineering and management: The CommonKADS methodology . Cambridge, United Kingdom: MIT Press. Wigg, K. M. (1997). Knowledge Management: An introduction and perspective. Journal of Knowledge Management , 1(1), 6–14.

Topik  Proses Pengurusan Pengetahuan

6


Menerangkan digunakan;

penemuan pengetahuan dan mekanisme yang

2.

Membandingkan antara penemuan pengetahuan di pangkalan data dan perlombongan data;

3.

Menjelaskan bagaimana teknik perlombongan data beroperasi;

4.

Membincangkan teknik yang digunakan untuk memperoleh pengetahuan;

5.

Membandingkan teknik perwakilan pengetahuan yang berbeza;

6.

Mengenal pasti cara untuk berkongsi pengetahuan antara individu dan kumpulan; dan

7.

Membincangkan bagaimana membuat keputusan.

pengetahuan

digunakan

dalam

 PENGENALAN Batasan segala kemungkinan hanya dapat dicapai ketika kita mampu mengatasi suatu yang dianggap mustahil. Arthur C. Clarke

112



TOPIK 6

PROSES PENGURUSAN PENGETAHUAN

Petikan tersebut menunjukkan bahawa pekerja perlu berusaha keras untuk menjadi yang terbaik daripada apa yang sedia ada. Barulah mereka boleh mendakwa bahawa mereka telah menemui had. Perkara yang sama adalah benar dalam meneroka had dalam mencari, memperoleh, mewakili, berkongsi dan menggunakan pengetahuan, dengan had masih belum ditemui. Dalam Topik 5, anda telah mempelajari teknik penting bagi mewujudkan proses pengetahuan organisasi dan prinsip utama yang membolehkan pembangunan pengurusan pengetahuan strategik. Topik sebelumnya juga menyifatkan lima fasa pembangunan pengetahuan organisasi dan penciptaan pengetahuan organisasi yang bergantung kepada infrastruktur pengurusan, teknikal dan sosial organisasi. Anda juga telah belajar bagaimana pengurusan pengetahuan boleh memberikan nilai strategik perniagaan kepada organisasi, dan lima P dalam pengurusan pengetahuan iaitu, perancangan, pekerja, proses, produk dan prestasi. Topik ini akan membincangkan proses pengurusan pengetahuan yang digunakan dalam menguruskan pengetahuan. Dalam topik ini, proses pengurusan pengetahuan akan memberi tumpuan kepada aktiviti yang melibatkan penemuan pengetahuan, menangkap, berkongsi, perwakilan dan aplikasi. Oleh itu, proses pengurusan pengetahuan berdasarkan kepada lima proses utama yang secara kolektif membolehkan pengetahuan organisasi diurus secara berkesan dengan menggunakan alat dan teknik yang sesuai. Topik ini akan membincangkan bagaimana pengetahuan didapati melalui proses sosialisasi dan dari pangkalan data. Kemudian, topik ini akan menghuraikan bagaimana pengetahuan ditangkap untuk kegunaan masa depan, cara untuk mewakili pengetahuan menggunakan teknik perwakilan yang sesuai dan cara untuk berkongsi pengetahuan dalam kalangan individu dan kumpulan.

6.1

PENEMUAN PENGETAHUAN

Dalam seksyen ini, fokus utama perbincangan adalah tertumpu kepada cara utama pengetahuan ditemui. adalah melalui sintesis pengetahuan baru melalui sosialisasi dengan orang lain yang berpengetahuan dan adalah melalui penemuan, iaitu dengan mencari corak yang menarik dalam pemerhatian, biasanya terkandung dalam data yang jelas. Sistem penemuan pengetahuan menyokong pembangunan pengetahuan tasit atau eksplisit yang baru daripada data dan maklumat atau daripada sintesis pengetahuan terlebih dahulu. Sistem penemuan pengetahuan bergantung pada mekanisme dan teknologi yang boleh menyokong gabungan dan proses sosialisasi. Di sini, perbincangan tidak membezakan antara penciptaan pengetahuan (lihat Seksyen 3.9 untuk maklumat lanjut) dan penemuan pengetahuan, tetapi menganggap kedua-duanya menggambarkan perkara yang

TOPIK 6




113

sama, iaitu inovasi dan kemajuan pengetahuan. Walau bagaimanapun, ia membezakan penciptaan pengetahuan daripada penangkapan pengetahuan. Aktiviti seterusnya mengandaikan bahawa pengetahuan telah diwujudkan dan boleh wujud dalam fikiran pakar. Penciptaan pengetahuan mengandaikan pengetahuan tidak wujud sebelum aktiviti yang menjadi pemangkin inovasi. Mekanisme penemuan pengetahuan membantu memudahkan proses sosialisasi. Dalam kes pengetahuan tasit, sosialisasi memudahkan sintesis pengetahuan tasit sesama individu dan integrasi pelbagai saluran untuk mewujudkan pengetahuan baru, biasanya melalui aktiviti bersama dan bukan arahan bertulis atau lisan. Sebagai contoh, satu mekanisme untuk sosialisasi adalah seperti kolokium penyelidikan dan persidangan, yang membolehkan penyelidik untuk membangunkan wawasan dan pengetahuan baru melalui perkongsian penemuan mereka sendiri. Sesi pemerahan otak yang dijalankan di organisasi juga membawa kepada penemuan pengetahuan baru yang tidak wujud sendiri sebelum aktiviti kumpulan, pengetahuan dicipta atau ditemui oleh pasukan. Topik sosialisasi sebagai mekanisme untuk penemuan pengetahuan akan dibincangkan dalam subtopik 6.2. Teknologi juga boleh menyokong sistem penemuan pengetahuan dengan memudahkan proses gabungan. Pengetahuan eksplisit yang baru ditemui melalui gabungan, iaitu pelbagai badan pengetahuan eksplisit (data atau maklumat) disintesis untuk mewujudkan pengetahuan eksplisit yang baru dan lebih kompleks. Tambahan pula, pengetahuan eksplisit yang sedia ada boleh dikontekskan semula untuk menghasilkan pengetahuan eksplisit yang baru, sebagai contoh, proses membuat pelan perniagaan baru kepada pelanggan berdasarkan pelan perniagaan yang telah berjaya dilaksanakan. dilaksanakan. Mekanisme penemuan pengetahuan dan teknologi boleh memudahkan sosialisasi dan gabungan di dalam atau di seluruh organisasi. Sistem penciptaan pengetahuan boleh disokong oleh penggunaan teknologi perlombongan data. Ia digunakan untuk mendedahkan hubungan baru antara data eksplisit dan seterusnya digunakan untuk membangunkan model yang boleh digunakan untuk meramal atau mengkategorikan maklumat – aset yang sangat berharga dalam kepintaran perniagaan.

114



TOPIK 6


AKTIVITI 6.1 1.

Bincangkan bagaimana mekanisme penemuan pengetahuan membantu memudahkan proses sosialisasi dalam organisasi.

2.

Jelaskan kepentingan aktiviti penemuan pengetahuan dalam pengurusan pengetahuan.

3.

Secara ringkas bezakan antara aktiviti menangkap pengetahuan dan penciptaan pengetahuan.

6.2

PENGETAHUAN BARU DICIPTA MELALUI SOSIALISASI

Sosialisasi, sebagaimana yang ditakrifkan dalam subtopik 3.9, merupakan proses sintesis pengetahuan tasit antara individu melalui aktiviti bersama dan bukannya arahan secara bertulis atau lisan. Sosialisasi membolehkan penemuan pengetahuan tasit melalui aktiviti yang dijalankan bersama antara pengurus dan pelatih, atau dalam kalangan penyelidik di persidangan penyelidikan. Tujuannya adalah untuk menggalakkan individu untuk bertemu di luar persekitaran kerja biasa mereka, mungkin di sebuah tempat peranginan, di mana masalah dapat dibincangkan dalam persekitaran yang tidak formal dan santai. Perjumpaan seperti ini membolehkan kreativiti untuk berkembang dan menyediakan cara untuk berkongsi pengetahuan dan membina kepercayaan dalam kalangan ahli kumpulan. Kaedah sosialisasi selalu digunakan sebagai satu cara penemuan pengetahuan dalam banyak organisasi, yang wujud secara sengaja atau tidak sengaja. Perbincangan ringkas semasa makan tengah hari atau minum petang dalam kalangan kakitangan mengenai masalah harian mereka sering membawa kepada penemuan pengetahuan.

6.3

MENGGUNAKAN PERLOMBONGAN DATA UNTUK MENCIPTA PENGETAHUAN EKSPLISIT YANG BARU

Teknologi untuk penemuan pengetahuan boleh menjadi alat yang sangat penting untuk organisasi yang ingin mempunyai kelebihan daya saing berbanding pesaing mereka.

TOPIK 6




115

Penemuan pengetahuan dalam pangkalan data atau knowledge discovery in database (KDD) merupakan proses yang digunakan untuk mencari dan mendapatkan maklumat yang bermakna daripada dokumen dan data. Ini termasuklah tugas seperti ekstrak pengetahuan, arkeologi data, penerokaan data, pemprosesan corak data, analisis data dan perolehan maklumat. Penemuan pengetahuan dalam pangkalan data melibatkan mencari, mewujudkan dan mentafsir corak daripada data, yang melibatkan penggunaan algoritma yang berbeza untuk mentafsir corak yang terhasil daripada algoritma tersebut. Semua aktiviti ini dilakukan secara automatik dan membolehkan penemuan dengan pantas, walaupun dibuat oleh bukan pengaturcara. Senario biasa dalam organisasi ialah apabila data sering „disimpan‰ jauh di dalam pangkalan data yang sangat besar, gudang data, dokumen teks atau repositori pengetahuan, semua yang mungkin mengandungi data, maklumat dan pengetahuan yang telah dikumpulkan sejak beberapa tahun. Penemuan pengetahuan dalam pangkalan data juga dikenali sebagai perlombongan data atau data mining (DM). Walaupun majoriti pengamal menggunakan KDD dan DM silih berganti, bagi sesetengah orang, KDD ditakrifkan sebagai melibatkan semua fasa penemuan pengetahuan termasuk penggunaan teknik DM. Perlombongan data mendapat namanya daripada aktiviti perlombongan yang dilakukan untuk mendapat maklumat yang berharga dan pengetahuan baru dari pangkalan data yang besar. Perlombongan data mencari maklumat atau hubungan dalam pangkalan data yang besar yang belum diketahui, dan merupakan salah satu teknik yang berguna untuk memperoleh pengetahuan dari pangkalan data, dokumen, emel dan sebagainya. Kedua-dua proses KDD dan DM, sama ada melalui penyaringan bahan yang sangat besar atau mencari secara bijak di mana nilai pengetahuan itu berada.

6.3.1

Perlombongan Perlombongan Data

Perlombongan data ialah satu istilah yang digunakan untuk menggambarkan penemuan pengetahuan dalam pangkalan data. Ia merupakan satu proses yang menggunakan statistik, matematik, kecerdasan buatan dan teknik pembelajaran mesin untuk mendapatkan dan mengenal pasti maklumat yang berguna dan seterusnya mendapat pengetahuan dari pangkalan data yang besar, termasuk gudang data. Maklumat ini termasuklah corak yang biasanya diekstrak daripada set data yang besar. Corak ini boleh terdiri daripada peraturan, pertalian, korelasi, trend atau model ramalan. Perlombongan data menawarkan keputusan yang terbaik untuk mengeksploitasi peluang baru dengan mengubah data menjadi satu senjata atau langkah yang strategik.

116



TOPIK 6


Berikut adalah ciri-ciri utama dan objektif perlombongan data: (a)

Data sering tersimpan jauh di dalam pangkalan data yang sangat besar yang terkumpul sejak beberapa tahun. Dalam banyak kes, data dibersih dan disatukan dalam gudang data.

(b)

Alat baru yang canggih, termasuk alat visualisasi maju, membantu untuk mengeluarkan maklumat yang disimpan dalam fail korporat atau rekod awam arkib. Mencari data melibatkan penyusunan data ini untuk mendapatkan keputusan yang tepat. Kini, para pelombong data juga meneroka kegunaan data lembut (teks berstruktur disimpan di tempat seperti pangkalan data Lotus Notes, fail teks di Internet atau sesuatu Intranet syarikat).

(c)

Pelombong selalunya pengguna akhir, yang dibekalkan dengan peralatan melombong maya dan peralatan pertanyaan bijak untuk bertanya soalan kepada pihak pengurusan dan mendapatkan jawapan dengan cepat dengan sedikit atau tiada kemahiran pengaturcaraan.

(d)

Penemuan yang hebat sering melibatkan usaha mencari hasil yang tidak dijangka dan memerlukan pengguna akhir untuk berfikir secara kreatif.

(e)

Alat perlombongan data telah sedia digabungkan dengan helaian lejar dan alat pembangunan perisian lain. Oleh itu, data yang dilombong boleh dianalisis dan diproses dengan cepat dan mudah.

(f)

Oleh sebab jumlah data yang besar dan usaha mencari yang sukar, kadangkadang pemprosesan selari atau superkomputer perlu untuk digunakan untuk melaksanakan perlombongan data.

(g)

Persekitaran perlombongan data biasanya seni bina pelanggan atau pelayan atau seni bina berasaskan web.

6.3.2

Cara Perlombongan Data Beroperasi

Perlombongan data mendapat maklumat dari gudang data, ia tidak dapat ditemui melalui pertanyaan dan laporan sahaja. Alat perlombongan data akan menemui corak dan hubungan dalam data. Sebagai contoh, kosmetik dan lampin bayi sering dibeli pada masa yang sama di kedai runcit, maka produk-produk itu disusun lebih dekat antara satu sama lain. Tiga kaedah yang digunakan untuk mengenal pasti corak dalam data: (a)

Kaedah mudah (Structured (Structured Query Language (SQL)-based (SQL)-based query , On Line Analytical Processing (OLAP), (OLAP), penilaian manusia);

TOPIK 6




(b)

Model pertengahan (regresi, pohon keputusan, pengkelompokan); dan

(c)

Model kompleks (rangkaian neural, induksi peraturan).

117

Corak dan peraturan ini boleh digunakan untuk membimbing dalam membuat keputusan dan meramalkan sebarang kesan daripada keputusan tersebut. Perlombongan data boleh mempercepatkan analisis dengan menumpukan perhatian kepada pemboleh ubah yang paling penting. Penurunan mendadak dalam nisbah kos atau prestasi sistem komputer telah membolehkan banyak organisasi untuk mula mengguna pakai algoritma kompleks dalam teknik perlombongan data.

6.3.3

Aplikasi Perlombongan Data

Sistem perlombongan data telah memberi sumbangan besar kepada pelbagai pihak, sebagai contoh, dalam diagnosis kanser payudara, aplikasi perdagangan elektronik (e-dagang), perancangan kewangan dan lain-lain. Ia membantu menyediakan data keras untuk dianalisis dan memberi satu peluang yang baik kepada organisasi untuk mendapat keuntungan dengan menggunakan teknik ini. Dengan adanya kuasa pengkomputeran dan alat perisian bersepadu telah memudahkan DM untuk digunakan dan ia telah meningkatkan populariti aplikasi DM dalam kalangan organisasi. Terdapat banyak contoh kejayaan menggunakan teknik DM untuk mewujudkan pengetahuan baru. Berikut adalah beberapa contoh penggunaan DM untuk PP dalam perniagaan: (a) Teknik ramalan DM, seperti rangkaian neural tiruan, yang digunakan untuk pemasaran sasaran termasuk segmentasi pasaran. Ini membolehkan jabatan pemasaran mengagihkan pelanggan mengikut ciri-ciri asas demografi seperti jantina, umur, pendapatan dan corak pembelian. Teknik ini juga telah digunakan untuk meningkatkan kempen pemasaran secara langsung, melalui pemahaman yang pelanggan mungkin bertindak balas dengan produk-produk baru berdasarkan tingkah laku pengguna sebelumnya. (b) Kaedah DM telah digunakan untuk ramalan jualan dengan mengambil kira pelbagai pemboleh ubah pasaran, seperti profil pelanggan berdasarkan tabiat membeli. Teknik seperti analisis bakul pasaran juga membantu mendedahkan produk yang mungkin dibeli bersama-sama.

118



TOPIK 6


(c) Teknik DM telah digunakan untuk membahagikan kumpulan pelanggan untuk menentukan harga premium dan untuk meramal kekerapan tuntutan. Teknik kelompok juga telah digunakan untuk mengesan penipuan tuntutan dan untuk membantu dalam mengekalkan pelanggan.

AKTIVITI 6.2 1.

Bincangkan apa yang dimaksudkan pengetahuan dalam pangkalan data.

dengan

penemuan

2.

Jelaskan bagaimana perlombongan data boleh menyokong penemuan pengetahuan dalam pangkalan data.

3.

Jelaskan secara ringkas bagaimana alat perlombongan data mengenal pasti corak dalam data.


Apakah Apakah perlom perlombon bongan gan data data dalam dalam kontek kontekss yang yang mewu mewujud judkan kan pengetahuan eksplisit yang baru?

2.

Mengapakah alat perlombongan data popular dalam mencari pengetahuan baru?

3.

Kenal pasti tiga bidang di mana teknik perlombongan data boleh digunakan.

6.4

MEMPEROLEH PENGETAHUAN

boleh ditakrifkan sebagai proses yang terlibat dalam mendapatkan semula pengetahuan tasit atau eksplisit yang berada dalam minda pekerja, artifak atau entiti organisasi. Selain itu, pengetahuan yang diperoleh mungkin berada di luar sempadan organisasi kerana ia berada bersama perunding syarikat, pesaing, pelanggan dan majikan lama bagi pekerja baru organisasi. Proses penangkapan pengetahuan adalah berkait rapat dengan kedua-dua SECI proses penukaran pengetahuan persuratan dan sosialisasi (dibincangkan dalam subtopik 3.9) yang membantu menangkap pengetahuan tasit dan pengetahuan eksplisit. Dalam pandangan yang lebih luas, penangkapan pengetahuan juga boleh termasuk menangkap pengetahuan daripada sumber

TOPIK 6




119

lain seperti buku, manuskrip teknikal, artikel dan lukisan. Malah, proses ini membawa kepada hujah berasaskan kes (dibincangkan dalam subtopik 7.3.2) yang digunakan dalam pembinaan sistem PP. Pengetahuan boleh wujud dalam orang (individu atau kumpulan), artifak (amalan, teknologi atau simpanan) dan entiti organisasi (unit organisasi, pertubuhan atau rangkaian organisasi) seperti yang dibincangkan dalam Seksyen 3.10. Tambahan pula, pengetahuan boleh diklasifikasikan sebagai sama ada tasit atau eksplisit. Pengetahuan boleh tinggal dalam minda seseorang, tanpa disedari orang itu dan dikongsi dengan orang lain. Pengetahuan juga boleh berada dalam bentuk yang jelas seperti manual, tetapi tidak ramai yang mungkin sedar mengenainya. Untuk pengurusan pengetahuan menjadi berkesan, ia adalah penting bagi organisasi untuk mendapatkan pengetahuan eksplisit dari minda individu dan pengetahuan eksplisit dari manual, supaya semua pengetahuan ini boleh dikongsi dengan orang lain.

6.4.1

Menangkap Pengetahuan

Menangkap pengetahuan merupakan satu proses yang mencabar di mana pembangun sistem pengetahuan bekerjasama dengan pakar untuk menukar kepakaran mereka ke dalam program berkod, pada dasarnya proses mengekod pengetahuan. Berikut adalah tiga langkah penting yang terlibat: Langkah 1 =

Menggunakan alat yang sesuai untuk mendapatkan maklumat daripada pakar.

Langkah 2 =

Menterjemahkan maklumat yang dikumpul dan membuat kesimpulan daripada pengetahuan pakar dan proses yang terlibat.

Langkah 3 =

Menggunakan maklumat yang telah diterjemah untuk membuat peraturan yang mewakili proses daripada pandangan pakar atau penyelesaian yang menggunakan sistem komputer.

Penangkapan pengetahuan boleh dilakukan dalam pelbagai cara dan tidak ada teknik tunggal yang terbaik. Proses ini akan melalui beberapa kitaran perbaikan. Tugas sistem pengurusan pengetahuan tidak hanya terhad kepada memaparkan pengetahuan tetapi juga melibatkan mengekod ia pada tahap yang berbeza berdasarkan pemikiran atau penjelasan. Pengetahuan sering ditangkap semasa temu bual antara pemaju dan pakar, yang menjawab soalan berikut: (a)

Apakah yang anda lakukan sebagai langkah pertama?

(b)

Apakah maklumat yang anda pertimbangkan seterusnya?

(c)

Apakah kekangan yang anda cari?

120



TOPIK 6


Jawapan kepada soalan di atas akan membawa pakar melalui beberapa senario atau keadaan kes. Kemudian, pembangun sistem pengetahuan kembali ke titik tertentu dan beberapa soalan lagi diajukan kepada pakar sehingga semua pandangan mengenai masalah tersebut benar-benar diterokai. Dalam menguasai pengetahuan yang digunakan dalam membangunkan sistem pengurusan pengetahuan, pembangun sistem pengetahuan biasanya menggunakan carta aliran, gambar rajah aliran, gambar rajah pokok, jadual keputusan, rangka dan perwakilan grafik yang lain. Anda boleh menghargai aliran logik gambar rajah pokok dan bagaimana mudah ia mengekodkan pengetahuan tasit berdasarkan aliran grafik.

6.4.2

Pengetahuan Apa yang Ditangkap

Memahami bagaimana setiap pakar tahu apa yang mereka tahu ialah asas dalam proses memperoleh pengetahuan. Pengetahuan pakar adalah kognitif kompleks dan tacitly pragmatik. pragmatik. Pengetahuan ini sukar diperoleh melalui proses temu bual secara tradisional. Dalam banyak kes di mana pengetahuan gagal ditangkap, pembangun sistem pengetahuan tidak cukup untuk memahami sifat pragmatik kepakaran. Pembangun sistem pengetahuan mungkin tidak memahami sepenuhnya pakar, begitu juga dengan pakar yang tidak jelas tentang peranan pembangun sistem pengetahuan. Pakar kadang-kadang melihat pembangun sistem pengetahuan sebagai orang baru domain, yang memerlukan kesabaran dan yang mesti menjalani proses perantisan yang membawa mereka daripada orang baru ke tahap hampir pakar dalam pembinaan sistem pengurusan pengetahuan. Persepsi ini memerlukan pembangun sistem pengetahuan untuk melakukan usaha yang serius ke arah penyediaan dan kebiasaan dalam domain yang mereka bekerja. Cadangan yang berikut boleh digunakan untuk memperbaiki proses menangkap pengetahuan: (a)

Pembangun sistem pengetahuan mesti memberi tumpuan kepada cara bagaimana pakar mendekati masalah. Mereka mesti melihat melampaui fakta atau kaedah heuristik yang digunakan oleh setiap pakar dalam menyelesaikan masalah.

(b)

Memahami bahawa pakar akan mengunakan pengetahuan berbentuk chunked , pembangun sistem pengetahuan perlu menilai semula sejauh mana mereka boleh memahami domain masalah dan menilai ketepatan model yang dibangunkan itu. Bolehkah mereka mengenal pasti corak dan hubungan yang membawa kepada penyelesaian? Iaitu, bolehkah

TOPIK 6




121

pembangun sistem pengetahuan memahami kerumitan domain? Alat

konsep menyediakan pemaju dengan ringkas, cara mudah untuk menangkap pengetahuan heuristik. Peralatan konseptual membolehkan pembangun sistem untuk menangkap pengetahuan heuristik dengan lebih cekap dan mudah. (c)

Kualiti teladan manusia ditangkap melalui pengetahuan episod atau pengetahuan berdasarkan pengalaman sebelumnya. Oleh itu, pembangun perlu mendapatkan ilmu pengetahuan pakar melalui situasi kes konkrit atau senario yang mereka pernah bekerja.

SEMAK KENDIRI 6.2

6.5

1.

Apakah yang dimaksudkan dengan peroleh pengetahuan?

2.

Apakah tiga langkah yang pengetahuan daripada pakar?

3.

Mengapakah pemaju pengetahuan perlu memberi fokus kepada bagaimana pakar-pakar mendekati masalah semasa proses peroleh pengetahuan?

4.

Apakah alat visual yang boleh digunakan oleh pembangun pengetahuan dalam peroleh pengetahuan?

terlibat

dalam

memperoleh

MEMPEROLEH PENGETAHUAN MELALUI PENCUNGKILAN PENGETAHUAN

Bahagian ini membincangkan proses mencungkil pengetahuan secara manual daripada pakar domain. Ia memberi tumpuan kepada mencungkil pengetahuan tasit daripada sumber manusia dan bukan dari dokumen. Proses ini akan mencungkil pengetahuan daripada manusia yang berpengetahuan dan seterusnya diwakili dalam bentuk yang difahami oleh mesin untuk tujuan penyimpanan dan juga aplikasi. Oleh itu, dalam bahagian ini, istilah menangkap pengetahuan ditakrifkan sebagai gabungan pencungkilan pengetahuan dan perwakilan dalam bentuk yang boleh dibaca oleh mesin. Memperoleh pengetahuan merupakan satu proses interaktif yang terdiri daripada pencungkilan pengetahuan, perwakilan dan pengesahan. Oleh itu, dalam bahagian ini, tumpuan adalah bagaimana langkah ini dilakukan. Subtopik ini membincangkan bagaimana seseorang bersemuka dengan seorang pakar domain untuk mendapatkan pengetahuan daripada pakar itu. Perbincangan

122



TOPIK 6


mengenai teknik yang digunakan semasa mesyuarat bagi mencungkil pengetahuan seperti temu bual diterokai. Teknik biasa untuk pencungkilan pengetahuan ialah melalui perbincangan bersemuka antara pakar bidang yang mempunyai pengetahuan domain dan jurutera pengetahuan yang bertanya soalan, pemerhatian semasa pakar menyelesaikan masalah dan menentukan pengetahuan apa yang digunakan. Temu bual ini berlaku berulang kali sepanjang minggu atau bulan dan ini merupakan satu proses yang ketat dan membosankan. Oleh itu, pembangun sistem pengetahuan perlu berhati-hati untuk melaksanakan dengan cekap. Bahagian seterusnya membincangkan proses temu bual secara terperinci. Temu bual digambarkan sebagai satu sesi temu bual yang berbeza secara berturutan, setiap temu bual mempunyai objektif yang berasingan dan berbeza. Kemudian, perbincangan di sini memberi tumpuan kepada isu lain dalam proses itu, seperti cara yang berbeza untuk mencungkil ilmu dari setiap pakar. p akar.

6.5.1

Proses Temu Bual Asas Secara Satu-ke-Satu

Temu bual boleh dilakukan dengan menggunakan pelbagai format. Temu bual asas dijalankan antara jurutera pengetahuan tunggal dan pakar tunggal dan melalui interaksi ini, jurutera boleh mencungkil pengetahuan. Semua konteks temu bual lain dilihat sebagai variasi tema ini. Proses temu bual satu-ke-satu terdiri daripada satu siri sesi temu bual, jenis temu bual yang berbeza dan objektif yang sedikit berbeza seperti yang dinyatakan berikut. Terdapat beberapa jenis temu bual yang lain seperti satu-ke-banyak, banyak-ke-satu dan banyak-ke banyak. Walau bagaimanapun, jenis ini tidak dibincangkan dalam modul ini kerana teras teknik temu bual adalah hampir sama dalam semua jenis. (a) Objektif utama temu bual permulaan adalah untuk mewujudkan hubungan yang baik dengan pakar. Jurutera harus cuba untuk membuat tanggapan pertama yang baik, yang boleh dicapai dengan menunjukkan kepada pakar bahawa usaha yang jujur telah dibuat oleh jurutera untuk membiasakan diri dengan domain sebelum mesyuarat. Walau bagaimanapun, pengetahuan domain yang luas tidak diperlukan kerana bimbingan pakar adalah diperlukan untuk belajar tentang domain dan fakta atau hubungan mengenai domain.

TOPIK 6




123

(b) Proses pencungkilan pengetahuan bermula selepas sesi temu bual permulaan. Ini boleh dibahagikan kepada dua kategori mengikut jenis pengetahuan: (i)

Temu bual sesi umum – pengumpulan pengetahuan; dan

(ii)

Temu bual sesi khusus – penyelesaian masalah bagi pengumpulan pengetahuan.

Sesi pertama diguna pakai oleh jurutera untuk mempelajari prinsip umum domain daripada pakar. Pengetahuan yang dikumpul, walaupun penting dan berilmu, tidak akan jelas dinyatakan kerana ia digunakan untuk mendapatkan pemahaman asas domain masalah. Jurutera menggunakan pengetahuan ini untuk memahami pengetahuan yang lebih khusus yang akan dicungkil dalam sesi berikutnya. Kemudian, jurutera menggunakan sesi kedua untuk memahami dan mengumpul pengetahuan khusus yang digunakan oleh pakar. Ini merupakan jenis pengetahuan yang jurutera mesti diperoleh dan mewakili. Subtopik yang berikut akan menerangkan perkara ini dengan lebih terperinci serta beberapa teknik berkesan yang digunakan dalam mengekstrak pengetahuan. Beberapa sesi pertama selepas temu bual permulaan ialah sesi umum pengumpulan pengetahuan. Objektif utama untuk jurutera di sini adalah untuk lebih memahami: (i)

Hal perkara; dan

(ii)

Pendapat dan pandangan pakar mengenai domain tersebut.

Sebelum sesi ini, jurutera mesti membaca mengenai domain berdasarkan bahan bacaan yang disyorkan oleh pakar serta dokumen lain yang berkaitan dengan domain dan masalah. Pada ketika ini, jurutera juruter a akan tahu beberapa perbendaharaan kata dan mempunyai pemahaman asas domain. Ini membantu jurutera untuk bercakap dengan pakar dan memahami jawapan yang diperoleh. Ia juga memudahkan tugas utama sesi ini, yang merupakan pengumpulan pengetahuan melalui soalan terbuka. Soalan terbuka memerlukan perbincangan dan tidak boleh dijawab hanya dengan ya, tidak, satu istilah yang mudah, atau nombor. Soalan ini adalah berkesan kerana mereka memberi pakar peluang untuk berkomunikasi secara terbuka mengenai domain, yang boleh memberikan pengalaman pembelajaran yang tertumpu

124



TOPIK 6


untuk jurutera. Jurutera mendapat manfaat dari sesi dialog ini dengan memperoleh kefahaman tentang asas pengetahuan tasit daripada pakar, yang membantu mengesahkan kefahaman oleh jurutera mengenai domain tersebut. Temu bual secara terbuka harus diteruskan untuk beberapa sesi yang diperlukan untuk mendapatkan pemahaman yang baik mengenai masalah domain, pendapat dan pandangan pakar mengenai domain. (c) Setelah KE memahami asas domain, proses seterusnya ialah memilih bahagian kecil dari pengetahuan yang boleh dijadikan sebagai bahagian pertama yang akan diambil daripada pakar dan mewakilinya dengan jelas. Bahagian kecil yang spesifik boleh menjadi sukar untuk dikenal pasti kerana definisi yang sesuai untuk pemeriksaan lanjut banyak bergantung kepada isu lain seperti jadual pembangunan dan keutamaan pelanggan. Sesi pengumpulan pengetahuan yang lain ialah melibatkan soalan tertutup yang diwakili oleh "ya atau tidak" atau jawapan nombor. Objektif temu bual ini adalah untuk meneroka bagaimana pakar menyelesaikan masalah tertentu atau menjawab soalan dalam domain.

6.5.2

Teknik Pencungkilan Pencungkilan Pengetahuan yang Lain

Temu bual tidak berstruktur soalan-dan-jawapan yang dibincangkan sebelum ini ialah cara yang paling biasa digunakan untuk mencungkil pengetahuan daripada pakar tetapi ia tidak semestinya cara yang paling berkesan. Terdapat teknik pencungkilan pengetahuan lain yang lebih berkesan dalam keadaan tertentu. Dalam beberapa bidang, kepakaran yang besar akan didokumenkan dalam manual arahan atau buku. Tambahan pula, beberapa orang pakar sering mendapati sukar untuk menyuarakan kepakaran mereka kerana mereka biasanya melakukan tugas secara automatik dan separa sedar, tanpa benar-benar mengetahui bagaimana mereka melakukannya. Dalam keadaan ini, teknik alternatif perlu diguna pakai dan ini boleh dikurangkan kepada dua kaedah yang berbeza: (a)

Pemerhatian pencungkilan melibatkan jurutera untuk memerhatikan pakar di tempat kerja dan cuba untuk memahami dan salin kaedah penyelesaian masalah pakar; dan

(b)

Melibatkan pembalikan peranan jurutera cuba untuk menjadi seorang pakar dan melaksanakan prosedur pengetahuan ini terhadap masalah domain.

TOPIK 6




125

Kedua-dua teknik ini digunakan dengan cara yang berulang dan dibincangkan di sini. (a) Jenis pemerhatian ini tidak membenarkan jurutera untuk menyoal pakar semasa mereka menyelesaikan masalah yang sebenar. Oleh sebab pakar dibenarkan untuk bekerja dengan cara yang paling berkesan serta realistik, pemikiran mereka biasanya akan terganggu oleh soalan. Pasti ada sesuatu yang boleh dipelajari daripada tingkah laku ini. Walau bagaimanapun, kelemahan teknik ini ialah kekurangan interaksi membuatkan jurutera tertanya-tanya tentang pendekatan yang diambil oleh pakar. Oleh itu, teknik pemerhatian senyap hanya dipilih apabila ada keperluan untuk hanya mendapatkan pandangan kasar mengenai proses menyelesaikan masalah atau untuk mengesahkan beberapa pendekatan yang digunakan. Satu lagi halangan teknik ini berlaku apabila pakar diminta untuk berfikir tentang apa yang mereka lakukan. Ini mungkin membuatkan pakar terkejut tentang pendekatan mereka, menyebabkan mereka untuk mengubah suai atau memberikan penerangan yang lebih kompleks daripada teknik yang sebenar. (b) Pemerhatian di tapak adalah proses pemerhatian yang dinyatakan di atas dengan jurutera terlibat dalam perbincangan dengan pakar apabila diperlukan. Walaupun interaksi ini tidak membenarkan pakar untuk menjadi diri mereka sendiri, soalan yang diajukan akan membenarkan jurutera untuk siasatan yang lebih baik bagi proses yang diperhatikan. Bahayanya ialah pakar boleh menjadi terganggu oleh soalan dan tidak mengikut prosedur biasa dalam menyelesaikan masalah. Jika tugas yang diperhatikan tidak ketara mencabar kebolehan pakar dalam menyelesaikan masalah, pakar boleh meluangkan masa dan berusaha untuk memberikan penjelasan terperinci mengenai pendekatan yang diambil. Jika masalah itu adalah jauh lebih sukar, maka pakar mungkin sukar mencapai penyelesaian dengan gejala seperti keresahan, teragak-agak dalam membuat keputusan, atau hanya enggan untuk bekerjasama. Oleh itu, pendekatan ini tidak akan berkesan jika pakar tidak memberikan kerjasama. (c) Pembalikan peranan sesuai digunakan untuk situasi di mana jurutera mempunyai pengetahuan terlebih dahulu dan kefahaman mengenai proses penyelesaian masalah atau domain dan ingin mengesahkan kebenaran itu. Teknik ini tidak digunakan untuk mencungkil pengetahuan tetapi untuk

126



TOPIK 6


mengesahkan pengetahuan sebelum ini yang diperoleh daripada pakar menggunakan teknik temu bual dan pemerhatian. Jurutera menggunakan pembalikan peranan harus cuba untuk menjadi pakar pseudo dalam domain. Mereka belajar teknik dan pendekatan yang diguna pakai oleh pakar dan membina satu set protokol mengenai bagaimana untuk mendekati masalah. Kemudian dengan kerjasama pakar, pak ar, jurutera menguji kebolehan dan pemahaman mereka menggunakan konsep perlakuan peranan. Perlakuan peranan menggunakan idea pembalikan peranan, di mana jurutera bertindak sebagai pakar. Pakar pseudo cuba untuk menyelesaikan masalah di hadapan pakar yang kemudiannya bertanya pakar pseudo tentang apa yang dia lakukan dan mengapa. Ini merupakan proses pemerhatian dengan soalan di mana peranan ini telah berubah. Dengan kerjasama pakar yang betul dan topik perbincangan yang sesuai, proses ini boleh menjelaskan dan mengubah suai pendekatan yang pada mulanya dianggap sebagai sesuai dan boleh memberikan pengetahuan baru yang belum ditemui oleh jurutera sebelum ini.

AKTIVITI 6.3 1.

Bincangkan teknik yang biasa digunakan untuk pencungkilan pengetahuan.

2.

Berikan justifikasi mengenai kepentingan mengadakan satu temu bual permulaan sebelum sesi temu bual mendalam.

3.

Bandingkan perbezaan antara sesi pengumpulan pengetahuan secara umum dan spesifik.

4.

Terangkan mengapa teknik mencungkil pengetahuan.

5.

Jelaskan bagaimana teknik pembalikan peranan digunakan oleh jurutera pengetahuan.

pemerhatian

penting

dalam

TOPIK 6

6.6




127

MEMPEROLEH PENGETAHUAN MELALUI CERITA

Penggunaan metafora dan cerita sebagai satu teknik untuk memperoleh dan memindahkan pengetahuan tasit semakin popular dalam kalangan organisasi. Cerita adalah penting dalam organisasi yang menyokong aktiviti kerjasama. Cerita organisasi adalah himpunan tindakan pihak pengurusan sebelumnya, interaksi pekerja atau peristiwa atau kes yang disampaikan secara tidak rasmi dalam kumpulan dalam organisasi, yang biasanya mempunyai plot, watak utama, hasil dan moral tersirat. Cerita bermula di dalam organisasi dan menonjolkan norma organisasi, nilai dan budaya yang unik tentang kewujudannya. Cerita didapati berkesan untuk memperoleh dan berkomunikasi sistem organisasi pengurusan (bagaimana perkara yang dilakukan), norma dan nilai yang berkaitan dengan pengalaman peribadi dan mempunyai maklumat konteks yang berharga dikodkan di dalamnya. Bercerita memainkan peranan yang penting dalam organisasi dalam berkongsi pengalaman, kejayaan dan kegagalan. Bercerita membantu pekerja untuk aktif berfikir tentang perubahan apa yang boleh dilakukan dan peluang untuk masa depan organisasi mereka. Pendengar mula menghargai sesuatu perkara yang dilakukan secara berbeza, mewujudkan semula idea perubahan untuk keluar dan menghidupkan peluang untuk pertumbuhan organisasi. Cerita juga membantu merapatkan jurang tahu buat dengan mengeksploitasi sifat interaktif komunikasi, dengan menggalakkan pendengar untuk membayangkan cerita dan merasakan ia sebagai peserta. Ini membolehkan pendengar untuk melihat dan bertindak ke atas cerita ini sebagai sebahagian s ebahagian daripada identiti individu mereka sendiri. Cerita juga berguna dalam memperoleh pengetahuan tasit kerana ia lebih mudah untuk orang ramai untuk menceritakan pengalaman mereka dengan menggunakan analogi yang mudah untuk difahami. Tambahan pula, cerita yang mudah boleh berkomunikasi beberapa idea yang kompleks, secara aktif melibatkan pendengar dalam penciptaan idea dalam konteks organisasi mereka sendiri. Melalui aktiviti bercerita, komuniti boleh diwujudkan dan dipupuk. Dalam banyak organisasi, pembentukan komuniti amalan membolehkan pekerja dengan minat yang sama datang bersama-sama secara sukarela dan berkongsi idea mereka dan belajar daripada satu sama lain. Komuniti amalan ini dikenali sebagai kumpulan bertema (Bank Dunia), komuniti atau rangkaian pembelajaran (Hewlett-Packard), pasukan amalan terbaik (Chevron) dan kumpulan keluarga (Xerox).

128



6.7

TOPIK 6


PERWAKILAN PENGETAHUAN

ialah salah satu topik yang penting dalam bidang kecerdasan buatan dan kejuruteraan pengetahuan. Ia menyiasat teknik perwakilan pengetahuan, alat dan bahasa. Teknik perwakilan ini menumpukan perhatian kepada mewakili pengetahuan eksplisit dalam sistem berasaskan pengetahuan. Pengetahuan mengenai domain dan pelaksanaan bebas hujahproses sistem berasaskan pengetahuan, bagaimanapun, biasanya ditangani melalui penggunaan ontologi dan kaedah menyelesaikan masalah, yang akan dibincangkan dalam subtopik 6.7.6. Terdapat lima teknik perwakilan utama yang digunakan secara meluas dalam membangunkan sistem berasaskan pengetahuan dan ia adalah atribut-nilai pasangan, objek-atribut-nilai triplets , rangkaian semantik, bingkai dan logik. Subseksyen yang berikut memberikan gambaran ringkas mengenai teknik tersebut.

6.7.1

Atribut-Nilai Atribut-Nilai Pasangan

Atribut-Nilai Pasangan atau Attribute-Value Pairs (AV) (AV) merupakan kaedah asas dan yang paling biasa mewakili pengetahuan dalam knowledge-based-systems (KBS). Kaedah AV biasanya digunakan dalam mewakili peraturan yang mudah dalam sistem menggunakan format peraturan if-then dan dijelaskan lagi menggunakan kaedah sampel dalam Rajah 6.1.

Contoh peraturan

6.7.2

Objek-Atribut-Nilai Objek-Atribut-Nilai Pasangan

Objek-Atribut-Nilai Pasangan atau Object-Attribute-Value Pairs (OAV) digunakan untuk mewakili lebih daripada satu objek dalam KBS. OAV berfungsi dengan cara yang sama seperti AV tetapi mereka mengatasi had pasangan AV, yang menganggap bahawa semua sifat tergolong dalam satu objek. OAV boleh diwakili oleh gambar rajah kerana ia boleh dianggap sebagai jenis rangkaian semantik dan digunakan dalam perwakilan pengetahuan dalam objek fizikal. Perwakilan ini digunakan secara meluas sebagai peraturan, yang merupakan

TOPIK 6




129

cara popular untuk mewakili peraturan perniagaan. Contohnya, orang merupakan objek yang mempunyai pendapatan sebagai sifat dan jumlah yang dia terima sebagai nilai.

6.7.3

Rangkaian Semantik

Rangkaian semantik (atau jaring semantik) telah dibangunkan untuk mengkaji linguistik dengan mewakili semantik perkataan Inggeris; strategi ini telah diguna pakai untuk mewakili pengetahuan. Pengetahuan diwakili sebagai graf dalam rangkaian semantik, dengan nod dalam graf yang mewakili konsep dan hubungan antara konsep diwakili menggunakan pautan. Hubungan antara konsep merupakan hubungan subkelas antara kelas, dan hubungan antara contoh keadaan objek tertentu dan kelas induk mereka. Hubungan lain seperti mempunyai bahagian, warna dan sebagainya dibenarkan untuk mewakili sifat objek. Rajah 6.2 menunjukkan satu contoh perwakilan rangkaian semantik.

: Contoh rangkaian semantik

Rangkaian semantik digunakan untuk mewakili pengetahuan tentang objek dan hubungan antara mereka dengan cara yang mudah. Catatan grafik boleh digunakan untuk melihat bagaimana pengetahuan diatur. Jenis kesimpulan yang disokong oleh rangkaian adalah sangat terhad kerana ia hanya menyokong warisan sifat. Ia tidak sesuai untuk mewakili pengetahuan yang kompleks tetapi boleh digunakan untuk sesetengah jenis masalah.

130



6.7.4

TOPIK 6


Bingkai

Bingkai digunakan untuk mewakili pengetahuan kerana pengetahuan pakar diwakili oleh pelbagai konsep (bingkai) dan saling berhubung kait. Bingkai dianggap sebagai variasi rangkaian semantik dan digunakan secara meluas untuk mewakili pengetahuan dalam sistem. Bingkai digunakan untuk menangkap struktur data yang jelas teratur dan sambungan tersirat maklumat dalam domain masalah. Bahasa pengaturcaraan berorientasikan objek telah menerima pakai beberapa istilah dan idea di sebalik sistem bingkai kerana konsep kelas dan warisan. Contoh bingkai ditunjukkan dalam Rajah 6.3.

: Contoh bingkai

Perwakilan rangkaian semantik boleh terus diterjemahkan ke dalam perwakilan berasaskan bingkai. Objek dalam sistem bingkai adalah nod dalam rangkaian semantik, dengan rangkaian menjadi slot dan nod pada hujung yang lain daripada rangkaian menjadi nilai slot. Sistem bingkai menyokong kegagalan dan konsep warisan berganda. Objek subkelas akan mewarisi segala sifat induk mereka. Sistem bingkai membenarkan sifat (slot) yang sama dengan kelas, pengecualian dibenarkan tetapi mestilah benar bagi semua keadaan. Nilai sifat yang hanya mewakili dipanggil nilai lalai dan boleh diubah dengan memberi nilai yang berbeza untuk contoh atau subkelas. Slot mengandungi maklumat mengenai peraturan, petunjuk untuk bingkai lain, nilai lalai dan prosedur. Nilai slot dan slot mungkin bingkai. Pelbagai ciri-ciri slot boleh dinyatakan dengan membenarkan slot menjadi bingkai. Sistem berasaskan bingkai juga membolehkan prosedur untuk dimasukkan ke dalam slot, dan prosedur ini dilaksanakan apabila terdapat keperluan untuk nilai slot. Bingkai boleh dilihat sebagai bingkai masalah, sejenis konsep reka bentuk diperkenalkan untuk mengkaji dan menganalisis masalah untuk aktiviti pembangunan sistem.

TOPIK 6

6.7.5




131

Logik

Logik adalah satu lagi teknik perwakilan pengetahuan yang digunakan secara meluas dalam membangunkan sistem pakar. Logik adalah satu sistem formal yang boleh diterangkan dari segi sintaksis (ungkapan apa yang dibenarkan), semantik (apa yang mereka maksudkan) dan teori bukti (bagaimana kita boleh membuat kesimpulan dari beberapa kenyataan dalam logik). Jenis asas logik adalah logik proporsisi, iaitu satu kenyataan berbentuk cadangan boleh jadi sama ada benar atau palsu. Ayat majmuk dihubungkan dengan ayat yang lain menggunakan ayat penyambung seperti DAN, ATAU, atau TIDAK. Nilai ayat majmuk dan semantik dari segi hubungan logik akan diberikan dalam bentuk jadual sebagai benar atau palsu. Sebagai contoh, jika X adalah benar dan Y adalah palsu, maka X DAN Y adalah palsu. Sebaliknya, X ATAU Y adalah benar. Pengetahuan yang paling penting ialah bahasa perwakilan kalkulus predikat (juga dikenali sebagai perintah logik predikat pertama). Predikat ialah kenyataan atau penerangan tentang objek. Ayat dalam predikat kalkulus terbentuk daripada ayat atomik dan fakta asas menggunakan nama predikat dan beberapa hujah. Hujah dalam hukuman atomik mungkin dalam syarat berikut: simbol yang berterusan, simbol berubahubah dan ungkapan fungsi. Salah satu cara yang mungkin menentukan semantik logik predikat adalah daripada segi nilai kebenaran hukuman tersebut. Perwakilan logik digunakan secara meluas dalam logik bahasa pengaturcaraan seperti Prolog untuk membangunkan aplikasi berintensif pengetahuan. Walau bagaimanapun, aplikasi perniagaan dan pengguna menuntut perwakilan pengetahuan yang mudah untuk difahami berbanding dengan logik, yang memerlukan latar belakang matematik yang kuat.

6.7.6

Perwakilan Domain Pengetahuan

Pengetahuan tentang domain biasanya ditangani melalui penggunaan ontologi, manakala proses pemikiran bebas dinyatakan dengan kaedah penyelesaian masalah atau problem solving method (PSM). Kedua-dua ontologi dan PSM menyediakan komponen yang boleh diguna semula di seluruh domain dan KBS membolehkan tugas untuk direka, dibina dan dilaksanakan dengan cepat. Ontologi merupakan perwakilan perisytiharan formal pengetahuan domain, iaitu, ia merupakan set objek dengan hubungan yang boleh dihuraikan. Oleh itu, ontologi digunakan untuk pemodelan pengetahuan mentakrifkan unsur perwakilan pengetahuan kandungan khusus seperti kelas domain bergantung, hubungan dan fungsi bagi KBS. Ontologi adalah penting apabila membina KBS

132



TOPIK 6


yang sangat besar dan kompleks, yang biasanya terdiri daripada beribu-ribu peraturan. Tambahan pula, pembangunan ontologi tidak mudah dan memerlukan analisis terperinci domain. Walau bagaimanapun, ontologi juga boleh digunakan untuk membangunkan KBS kecil untuk memahami domain masalah jika domain adalah jelas. Kaedah menyelesaikan masalah menerangkan proses pemikiran (corak kesimpulan generik) pada peringkat abstrak yang bebas daripada perwakilan formalisme (seperti peraturan dan bingkai). Kaedah menyelesaikan masalah telah mempengaruhi rangka kerja pengetahuan kejuruteraan seperti Tugas Struktur, Kaedah Peranan-Mengehadkan, CommonKADS, Protégé, MIKE, Komponen Kepakaran dan KAMET. Kebanyakan rangka kerja ini mencadangkan bahawa PSM menghuraikan keseluruhan tugas pemikiran ke kesimpulan asas yang mudah untuk difahami, mentakrifkan jenis pengetahuan yang akan digunakan oleh langkah kesimpulan untuk disiapkan dan menentukan kawalan mekanisme dan aliran pengetahuan dalam kalangan kesimpulan. Oleh itu, PSMS boleh dianggap sebagai corak reka bentuk di KE untuk membangunkan KBS.


Apakah maksud istilah perwakilan pengetahuan?

2.

Berikan lima pengetahuan.

3.

Teknik perwakilan pengetahuan yang manakah mempunyai persamaan dengan konsep object-oriented ?

4.

Bagaimana peraturan perniagaan atau peraturan pengeluaran diwakili?

5.

Bandingkan antara ontologi dan kaedah menyelesaikan masalah dalam mewakili domain pengetahuan.

6.8

teknik

yang

digunakan

dalam

perwakilan

PERKONGSIAN PENGETAHUAN

Perkongsian pengetahuan ialah suatu proses pengetahuan tasit dan eksplisit yang disampaikan kepada orang lain. Terdapat tiga cara yang penting untuk melihat proses ini. , perkongsian pengetahuan berkaitan dengan pemindahan yang berkesan, supaya orang yang menerima pengetahuan ini boleh memahami dengan baik dan menjalankan tindakan berdasarkan pengetahuan tersebut. , apa yang dikongsi adalah pengetahuan dan

TOPIK 6




133

bukannya cadangan berdasarkan pengetahuan. , perkongsian ilmu berlaku antara kumpulan, jabatan atau organisasi, serta antara individu. Istilah „pemindahan‰ dan „perkongsian‰ adalah saling berkaitan. Pemindahan pengetahuan ialah satu istilah yang mekanistik, yang bermaksud memberi pengetahuan untuk orang lain. Istilah „perkongsian‰ merujuk kepada pertukaran pengetahuan antara individu, pasukan, atau antara individu dan asas pengetahuan, repositori dan sebagainya. Perkongsian pengetahuan mengiktiraf pengetahuan peribadi individu tersebut yang diperoleh daripada pengalaman. Teknologi tidak merupakan prasyarat untuk memastikan pemindahan pengetahuan atau perkongsian pengetahuan. Bagi pemindahan pengetahuan untuk berfungsi, ia mengambil kira perubahan dalam budaya, politik dan sikap untuk membolehkan sesuatu perkara berlaku.

6.8.1

Sistem Perkongsian Pengetahuan

Sistem perkongsian pengetahuan merupakan satu sistem yang membolehkan setiap ahli organisasi untuk memperoleh pengetahuan tasit dan eksplisit antara satu sama lain. Dalam sistem perkongsian pengetahuan, pemilik pengetahuan bersedia untuk berkongsi pengetahuan mereka dengan kumpulan yang dikawal dan dipercayai, memutuskan bila dan syarat untuk berkongsi dan mengharapkan pertukaran yang adil, atau ganjaran, untuk berkongsi pengetahuan mereka. Sebaliknya, pencari pengetahuan mungkin tidak sedar kemungkinan untuk berkongsi, repositori pengetahuan biasanya membantu mereka mencari dan kedudukan, serta membuat keputusan mengenai syarat perolehan pengetahuan. Sistem perkongsian pengetahuan dikatakan untuk mentakrifkan organisasi pembelajaran, menyokong perkongsian dan penggunaan semula pengetahuan individu dan organisasi. Alat ICT, seperti sistem pengurusan dokumen, groupware, emel, pangkalan data dan sistem pengurusan aliran kerja yang digunakan secara berasingan telah diintegrasikan ke dalam sistem perkongsian pengetahuan. Butir lanjut mengenai alat ini akan dibincangkan dalam Topik 7. Sistem pengurusan dokumen adalah repositori simpanan elektronik yang boleh berpusat atau diedarkan. diedar kan. Ia dibina pada repositori dengan menambah sokongan kepada klasifikasi dan maklumat organisasi dan menyelaraskan tindakan penyimpanan dan mendapatkan semula dokumen ke atas sistem platform-bebas. Teknologi portal diguna pakai untuk menyediakan kemasukan biasa ke dalam pelbagai repositori pengetahuan yang diedarkan oleh organisasi.

134



TOPIK 6


Kebanyakan sistem perkongsian pengetahuan bersepadu dengan persekitaran kerjasama. Persekitaran kolaborasi (collaborative (collaborative environment ) atau sistem groupware merupakan perisian yang membolehkan komunikasi dan kerjasama daripada dua atau lebih individu. Teknologi kerjasama termasuk emel, sistem mesyuarat elektronik seperti perbincangan forum dan aliran kerja, dan sidang video. Persekitaran kerjasama menyokong kerja pasukan, yang mungkin di lokasi yang berbeza pada masa yang sama. Alat Groupware membolehkan pertukaran idea formal, dan meningkatkan komunikasi pasukan, yang merupakan proses perkongsian pengetahuan. Satu carta aliran kerja menyenaraikan setiap langkah yang perlu dalam menyiapkan projek atau proses perniagaan dalam tempoh masa yang tertentu, yang boleh dilakukan bersamasama. Oleh itu, sistem perkongsian pengetahuan mengintegrasikan keupayaan pengurusan dokumen dan sistem usaha sama dengan mekanisme pengurusan pengetahuan.

6.8.2

Jenis Sistem Perkongsian Perkongsian Pengetahuan

Sistem perkongsian pengetahuan boleh dikelaskan mengikut fungsi mereka dan terdapat beberapa jenis tertentu seperti pangkalan data untuk laporan kejadian, sistem amaran, amalan terbaik, dan sistem pengajaran-terdahulu atau lesson- learned (LL). (LL). Pangkalan data laporan kejadian digunakan untuk berkongsi pengetahuan yang berkaitan dengan kejadian atau kerosakan, sebagai contoh, kelengkapan lapangan (seperti masa kerosakan peralatan pemantauan) atau perisian (seperti laporan bug). Laporan kejadian akan melaporkan setiap kejadian secara terperinci bersama-sama dengan penjelasan tentang kejadian itu, walaupun mereka mungkin tidak memberikan apa-apa cadangan. Laporan kejadian biasanya digunakan dalam konteks keselamatan dan penyiasatan bagi kemalangan. Penggunaan sistem amaran pada asalnya adalah terhad kepada menyebarkan maklumat mengenai pengalaman negatif yang telah berlaku atau dijangka berlaku. Walau bagaimanapun, aplikasi yang baru telah meningkatkan pendedahan kepada pengalaman yang positif. Sistem amaran juga boleh digunakan untuk melaporkan masalah yang dialami dengan teknologi, seperti sistem amaran untuk isu panggil balik produk pengguna. Sistem ini boleh beroperasi dalam organisasi tunggal atau satu set organisasi berkaitan yang berkongsi teknologi yang sama dan pembekal.

TOPIK 6




135

Pangkalan data yang terbaik menggambarkan kejayaan usaha yang dilaksanakan oleh organisasi dalam melaksanakan beberapa proses dan ia boleh digunakan oleh organisasi lain. Sistem amalan terbaik adalah berbeza daripada sistem pengajaran-lepas kerana mereka memperoleh dan berkongsi peristiwa yang berjaya sahaja, di mana ia tidak mungkin diperoleh daripada pengalaman. Beberapa amalan terbaik ini diharapkan untuk mewakili amalan perniagaan yang boleh diterima pakai oleh pertubuhan lain dalam domain yang sama. Tujuan sistem pengajaran-lepas adalah untuk memperoleh dan berkongsi ilmu yang bermanfaat dengan pekerja yang akan menghadapi situasi yang hampir sama dengan pengalaman sebelumnya dalam suasana yang sama. Sistem LL boleh terdiri daripada repositori pelajaran sepenuhnya atau kadang-kadang mencampuradukkan dengan sumber maklumat lain seperti laporan, dan biasanya memberi tumpuan kepada pelbagai tugas.

6.8.3

Komuniti Amalan

Sistem perkongsian pengetahuan yang dibincangkan setakat ini hanya memberi tumpuan kepada membantu organisasi dalam perkongsian pengetahuan eksplisit. Perkongsian pengetahuan tasit memerlukan interaksi antara individu dan komuniti amalan atau communities of practice (CoP). CoP merupakan sistem pengurusan pengetahuan yang membolehkan perkongsian pengetahuan tasit. CoP juga dikenali sebagai rangkaian pengetahuan yang merujuk kepada kumpulan yang terbentuk secara sukarela di mana ahlinya berada di merata tempat atau berlainan jabatan tetapi berkomunikasi dengan menggunakan kaedah tertentu dengan kerap bagi membincangkan isu yang ada kepentingan bersama. Beberapa kajian telah membuktikan bahawa setiap sokongan teknologi untuk pertukaran dan perkongsian pengetahuan memerlukan peserta untuk percaya bahawa mereka tahu dan boleh mempercayai satu sama lain. Komuniti adalah kumpulan orang yang berkumpul untuk berkongsi dan belajar daripada satu sama lain dan diadakan bersama-sama dengan minat yang sama dalam sesuatu ilmu. Komuniti berinteraksi sama ada melalui hubungan secara langsung atau mesyuarat maya menggunakan teknologi dan didorong oleh keinginan dan keperluan untuk berkongsi dan bertukar masalah, pengalaman, pandangan, template, peralatan dan amalan terbaik. Terdapat sistem yang digunakan untuk berkongsi pengetahuan tasit, yang dibangunkan khusus untuk menyokong CoP. Setiap individu berada dalam CoP kerana mereka berminat dalam topik yang dibincangkan dan boleh menerima nilai langsung daripada mengambil bahagian dalam komuniti tersebut, mereka juga terikat secara emosi dengan komuniti tersebut atau kerana mereka ingin

136



TOPIK 6


mendapatkan peralatan dan teknik baru. Komuniti berkembang daripada rangkaian asal ahli mereka dan mengikuti lima peringkat pembangunan: perancangan, permulaan, pertumbuhan, kekal dan penutupan. Walaupun CoP bukanlah satu trend baru, Internet telah membolehkan perkembangan p erkembangan komuniti k omuniti maya, dipermudahkan melalui pelbagai teknologi kerjasama seperti yang diterangkan sebelum ini. Walaupun repositori pengetahuan banyak menyokong pengetahuan eksplisit dan yang telah dikodkan, CoP maya disokong oleh teknologi yang membolehkan interaksi dan perbualan dalam kalangan ahlinya. Teknologi Interaksi boleh menyokong komunikasi berstruktur, seperti dalam perbincangan sidang video. CoP memberi kesan kepada prestasi organisasi dalam empat bidang utama: (a)

Pengurangan keluk pembelajaran pekerja baru. CoP boleh membantu pekerja baru mengenal pasti pakar bidang dalam organisasi yang boleh membimbing mereka kepada sumber yang betul dan dengan itu memupuk hubungan dengan pekerja yang lebih kanan. CoP boleh membantu membangunkan hubungan mentor-protege yang boleh membantu pekerja untuk membangunkan kerjaya mereka dan memahami konteks organisasi yang lebih besar daripada tugas masing-masing.

(b)

Membolehkan organisasi untuk bertindak lebih cepat terhadap keperluan dan pertanyaan oleh pelanggan. CoP boleh membantu mengenal pasti pakar yang boleh menangani isu pelanggan. Tambahan pula, kebanyakan komuniti mengekalkan repositori dokumen elektronik, pengetahuan yang telah dikodkan yang berkaitan boleh digunakan semula.

(c)

Mengurangkan kerja yang diulang semula dan mencegah pengulangan proses yang sama. CoP dapat mengesan, mengakses dan menggunakan pengetahuan yang sedia ada dalam situasi baru. Repositori bertindak sebagai ruang kerja maya biasa untuk menyimpan, menyusun dan memuat turun pembentangan, alat dan bahan lain yang berharga. Meta-data digunakan untuk mengenal pasti penulis dan pakar bidang. Kebanyakan repositori diubah suai bagi memastikan mesej adalah sesuai. CoP membantu mewujudkan kepercayaan dalam organisasi dengan membantu individu membina reputasi sebagai pakar dan kesediaan mereka untuk membantu orang lain.

TOPIK 6

(d)




137

Pemeliharaan idea baru bagi produk dan perkhidmatan. CoP bertindak sebagai satu forum di mana pekerja dapat berkongsi pandangan mengenai topik tertentu. Perbincangan mengenai pelbagai pandangan di dalam komuniti sering mencetuskan inovasi. Tambahan pula, CoP menyediakan persekitaran yang selamat di mana orang ramai berasa selesa untuk berkongsi pengalaman mereka.

Oleh itu, CoP dianggap sebagai mekanisme yang berkesan untuk berkongsi pengetahuan tasit, yang boleh memberi nilai yang besar kepada organisasi dan individu. Peranan pihak pengurusan ialah sama-sama terlibat dan memberikan sokongan dalam pembentukan dan pembangunan CoP dengan teliti.

AKTIVITI 6.4 1.

Bincangkan jenis pengetahuan yang boleh dikongsi sesama individu.

2.

Apakah perbezaan antara permindahan pengetahuan dan perkongsian pengetahuan?

3.

Berikan penjelasan anda kenapa sistem pengurusan dokumen dan sistem perlengkapan kelompok dianggap sebagai sistem perkongsian pengetahuan.

4.

Senarai dan pengetahuan.

5.

Pengetahuan yang bagaimanakah boleh dikongsi di dalam persekitaran komuniti amalan?

6.9

terangkan

tiga

jenis

sistem

perkongsian

APLIKASI PENGETAHUAN

Organisasi menggunakan pengetahuan secara langsung ketika mereka menggunakannya dalam proses membuat keputusan dan melaksanakan semua tugas. Di sini, proses permohonan pengetahuan adalah tertakluk kepada ketersediaan pengetahuan, dan ia bergantung pada proses penemuan, menangkap, perwakilan dan perkongsian pengetahuan. Oleh itu, kualiti pembuatan keputusan adalah sangat bergantung pada proses pengurusan pengur usan pengetahuan.

138



TOPIK 6


Dalam menggunakan pengetahuan, individu atau kumpulan tidak semestinya perlu untuk memahaminya apabila menggunakan ia. Pengguna akan menggunakannya untuk membimbing membuat keputusan dan tindakan. Oleh itu, penggunaan pengetahuan mendapat manfaat daripada dua proses yang tidak melibatkan pemindahan sebenar pengetahuan antara individu yang prihatin – arahan dan rutin. (a) Arahan adalah proses di mana individu yang mempunyai pengetahuan mengarahkan tindakan individu lain tanpa memindahkan pengetahuan asas kepada orang itu. Ini mengekalkan kelebihan pengkhususan dan mengelakkan masalah yang wujud dalam pemindahan pengetahuan tasit. Arahan merupakan proses yang digunakan apabila pekerja pengeluaran memanggil pakar dalam organisasi untuk bertanya kepada mereka bagaimana untuk menyelesaikan masalah tertentu dengan mesin, dan kemudian bertindak untuk menyelesaikan masalah berdasarkan arahan pakar-pakar tersebut. Pekerja pengeluaran berbuat demikian tanpa memperoleh pengetahuan pakar, jika masalah yang sama berulang pada masa depan, beliau tidak akan dapat mengenal pasti dan tidak akan dapat menyelesaikannya tanpa memanggil pakar. Perhatikan perbezaan antara arahan dan sosialisasi, di mana pengetahuan sebenarnya dihayati oleh orang lain. (b) Rutin melibatkan penggunaan pengetahuan tertanam dalam prosedur, peraturan dan norma yang menjadi panduan tingkah laku masa depan. Rutin lebih menjimatkan komunikasi berbanding dengan arahan kerana ia tertanam dalam prosedur atau teknologi. Walau bagaimanapun, mereka mengambil masa untuk dibangunkan, bergantung pada pengulangan yang berterusan. Satu sistem pengurusan inventori menggunakan pengetahuan yang besar tentang hubungan antara permintaan dan bekalan, tetapi pengetahuan serta arahan tidak disampaikan kepada individu.

TOPIK 6




139

AKTIVITI 6.5









1.

Bincangkan tujuh jenis pengetahuan dan berikan contoh yang sesuai bagi setiap jenis.

2.

Berikan justifikasi ringkas untuk terma berikut: (a)


(b)


(c)

Pengetahuan pengisytiharan

3.

Kenapa model SECI untuk penukaran pengetahuan adalah berguna dalam menguruskan pengetahuan tasit?

4.

Bincangkan keperluan dan kepentingan proses sosialisasi di dalam model SECI untuk berkongsi pengetahuan tasit.

5.

Berikan pandangan kritis tentang menguruskan pengetahuan tasit.

model

SECI

dalam

Proses pengurusan pengetahuan memberi tumpuan kepada aktiviti yang melibatkan penemuan, memperoleh, berkongsi, perwakilan dan aplikasi pengetahuan. Pengetahuan ditemui melalui sintesis pengetahuan baru melalui sosialisasi dan penemuan corak yang menarik dalam pemerhatian yang biasanya dimasukkan ke dalam data yang jelas. Penemuan pengetahuan dalam pangkalan data dan data perlombongan merupakan teknologi yang boleh digunakan untuk mencari ilmu daripada jumlah data yang besar. Perlombongan data mencari maklumat atau hubungan yang belum diketahui di dalam pangkalan data yang besar dan merupakan salah satu teknik yang berguna untuk mendapatkan pengetahuan dari pangkalan data, dokumen, emel dan sebagainya.

140



















TOPIK 6


Memperoleh pengetahuan adalah proses yang terlibat dalam pengambilan ilmu sama ada eksplisit atau tasit yang berada di dalam orang, artifak atau entiti organisasi. Ia merupakan satu proses lelaran yang terdiri daripada pencungkilan, perwakilan dan pengesahan pengetahuan. Pencungkilan pengetahuan merupakan proses mencungkil pengetahuan daripada seorang yang berpengetahuan dan mewakili dalam bentuk yang difahami untuk tujuan penyimpanan dan aplikasi. Pencungkilan pengetahuan dilakukan melalui temu bual, pemerhatian dan teknik main peranan terbalik. Pengetahuan juga ditangkap melalui cerita di mana cerita organisasi merupakan gambaran menyeluruh mengenai tindakan pengurusan sebelumnya, interaksi pekerja, atau lain-lain acara antara atau di luar organisasi atau kes yang disampaikan secara tidak rasmi antara kumpulan di dalam organisasi. Pengetahuan boleh diwakili melalui lima teknik penting perwakilan dan ini adalah atribut-nilai pasangan, objek-atribut-nilai triplets , rangkaian semantik, bingkai dan logik. Pengetahuan domain, bagaimanapun, diwakili menggunakan kaedah menyelesaikan masalah dan ontologi. Perkongsian pengetahuan ialah proses di mana pengetahuan eksplisit dan tasit yang disampaikan kepada orang lain. Ini boleh dicapai melalui sistem seperti sistem pengurusan dokumen, perlengkapan kelompok dan aliran kerja. Sistem Perkongsian pengetahuan boleh diklasifikasikan sebagai sistem laporan kejadian, sistem amaran, amalan terbaik pangkalan data dan sistem pengajaran-lepas-belajar. Komuniti amalan (CoP) merupakan satu sistem pengurusan pengetahuan yang membolehkan perkongsian pengetahuan tasit. CoP juga dikenali sebagai rangkaian pengetahuan, yang merujuk kepada kumpulan yang terbentuk secara suka rela di mana ahlinya berada di merata tempat atau berlainan jabatan tetapi berkomunikasi dengan menggunakan kaedah tertentu dengan kerap bagi membincangkan isu yang ada kepentingan bersama. Aplikasi pengetahuan merupakan proses menggunakan pengetahuan secara langsung dalam proses membuat keputusan dan juga dalam melaksanakan semua tugas.

TOPIK 6


Aplikasi pengetahuan

Penemuan pengetahuan

Kaedah menyelesaikan masalah

Penemuan pengetahuan dalam pangkalan data

Komuniti amalan (CoP) Menangkap pengetahuan Ontologi Pembalikan peranan Pemerhatian



141

Perkongsian pengetahuan Perlombongan data (DM) Perwakilan pengetahuan Temu bual

Becerra-Fernandez, I., Gonzalez, A., & Sabherwal, R. (2004). Knowledge management – Challenges, solutions and technologies . New Jersey, NJ: Prentice Hall. Choo, C. W. (2000). Working with knowledge: How information professionals help organisations manage what they know. Library Management , 21 (8), (8), 395–403. Goguen, J. A. (1997). Towards a social, ethical theory of information, in social science, technical systems and cooperative work: Beyond the great divide , divide , Bowker, G. C., Star, S. L., Turner W., & Gasser, L. (Eds), Lawrence Erlbaum Associates. Hildreth, P., & Kimble, C. (2002). The Duality of Knowledge, Information Research , 8 (1), (1), paper no. 142. Dicapai daripada http://informationr.net/ ir/8-1/paper142.html. Ichmann, C. (2003). Investigation of technologies in the knowledge management context , School of Computing, Dublin Institute of Technology, Research Paper (ITSM), DIT. Nonaka, I., & Takeuchi, H. (1995). The knowledge creating company: How Japanese companies create cre ate the dynamics of innovation . Cambridge, United Kingdom: Oxford University Press.

142



TOPIK 6


Schreiber, G., Akkermans, H., Anjewierden, A., de Hoog, R., Shadbolt, N., de Velde, W. V., & Wielinga, B. (1999). Knowledge engineering and management: The CommonKADS methodology . Cambridge, United Kingdom: MIT Press. Stein, E. W., Pauster, M. C., & May, D. (2003). A knowledge-based system to improve the quality and efficiency of titanium melting. Expert Systems with Applications , 24 (2), (2), 239–246.

Topik  Kemajuan

7

Teknologi dalam Pengurusan


Mengenal pasti komponen sistem pengurusan pengetahuan;

2.

Mengenal pasti peranan kecerdasan buatan dalam mengurus pengetahuan;

3.

Mengenal peralatan kecerdasan buatan yang digunakan untuk mengurus pengetahuan;

4.

Membincangkan bagaimana sistem pengurusan pengetahuan dapat diimplementasikan; dan

5.

Menerangkan bagaimana proses kejuruteraan pengetahuan digunakan dalam membangunkan sistem berasaskan pengetahuan.

144



TOPIK 7 KEMAJUAN TEKNOLOGI DALAM PENGURUSAN

 PENGENALAN Oleh sebab kita tidak memahami otak dengan baik, kita sentiasa terdorong untuk menggunakan teknologi terkini sebagai model untuk cuba untuk memahaminya. Pada zaman kanak-kanak, kita sentiasa memberi jaminan bahawa otak adalah papan suis telefon. ("Apa lagi ia boleh?") Saya geli hati melihat bahawa Sherrington, neuroscientist British yang hebat, fikir bahawa otak bekerja seperti sistem telegraf. Freud sering membandingkan otak dengan sistem hidraulik dan elektromagnet. Leibniz membandingkan ia dengan kilang, dan saya diberitahu beberapa orang Yunani purba fikir fungsi otak seperti lastik. Pada masa ini, jelas, metafora merupakan komputer digital. Searle (1996) Petikan ini menunjukkan peranan penting teknologi untuk manusia dan bagaimana persepsi kita tentang perubahan teknologi kerana keran a ia berkembang dari masa ke masa. Dalam Topik 6, anda telah mengkaji secara terperinci proses pengurusan pengetahuan seperti penciptaan, penemuan, perkongsian dan aplikasi pengetahuan. Topik ini memberi gambaran sistem yang boleh menyokong proses ini. Topik ini membincangkan peranan teknologi maklumat dan komunikasi sebagai alat untuk aktiviti pengurusan pengetahuan dan akan menjelaskan secara terperinci komponen sistem pengurusan pengetahuan dan bagaimana teknologi kecerdasan buatan telah mempengaruhi pengurusan pengetahuan. Topik ini juga membincangkan pelbagai jenis alat kecerdasan buatan yang popular untuk pengurusan pengetahuan iaitu sistem berasaskan pengetahuan, sistem penaakulan berasaskan kes, logik kabur, rangkaian neural dan ejen pintar. Pelaksanaan sistem pengurusan pengetahuan berdasarkan jenis produk dan vendor, syarikat perunding dan pembekal perkhidmatan aplikasi yang diterangkan di sini. Topik ini juga menekankan integrasi sistem pengurusan pengetahuan dengan sistem maklumat lain dalam organisasi. Proses yang berbeza bagi kejuruteraan kejuruteraan pengetahuan pengetahuan dalam membangunkan membangunkan sistem berasaskan berasaskan pengetahuan dan butir sistem dari segi seni bina, isu, kelebihan dan pembangunan dibincangkan secara terperinci. Pengurusan pengetahuan adalah berkenaan pengurusan pengetahuan organisasi yang lebih baik menggunakan alat yang sesuai, prosedur dan teknik dari pelbagai domain. Walaupun pengurusan pengetahuan merupakan satu tugas yang berkaitan dengan yang berkaitan manusia, teknologi boleh melengkapkan




145

pengendalian pengetahuan manusia dan salah satu contoh ialah sistem berasaskan pengetahuan, pen getahuan, yang mampu menguruskan pengetahuan eksplisit dan implisit. Dengan adanya alat dan teknik yang sesuai akan memastikan setiap pengetahuan digunakan sepenuhnya dalam organisasi dan pengetahuan pekerja ditangkap dan disimpan dalam bentuk yang boleh digunakan walaupun apabila pekerja meninggalkan syarikat. Teknologi merupakan pemangkin dalam menyokong aktiviti pengurusan pengetahuan, yang dibangunkan khusus dalam beberapa kes dalam domain kecerdasan buatan atau Artificial Intelligence (AI) untuk menguruskan pengetahuan. Contoh sistem itu ialah sistem berasaskan pengetahuan atau knowledge-based-systems (KBS), ontologi, penyelesaian risikan perniagaan dan kenangan organisasi serta maklumat konvensional sistem perisian seperti pangkalan data dan sistem sokongan keputusan. Tsui et al. (2000) dalam komen editorial mereka dalam isu khas mengenai kecerdasan buatan dalam pengurusan pengetahuan menyokong perspektif ini dengan berhujah bahawa "setiap projek pengurusan pengetahuan perlu memeluk beberapa kejuruteraan pengetahuan (atau kecerdasan buatan atau perniagaan berasaskan web pelaksanaan peraturan) kepakaran untuk (cuba kepada) menyediakan perkhidmatan tambah nilai sering diperlukan dalam pemprosesan pengetahuan‰. Sistem perisian semasa menggunakan semua atau sebahagian daripada teknologi ini dan mereka menyokong produk dan perkhidmatan dalam ekonomi pengetahuan. Walau bagaimanapun, tidak semua jenis pengetahuan boleh berjaya diuruskan melalui penggunaan teknologi; ada yang diuruskan dengan lebih baik melalui proses berorientasikan manusia dengan sokongan ICT. Tsui (2005) percaya bahawa kejayaan pelaksanaan apa-apa projek PP melibatkan campuran teknologi, manusia, proses dan kandungan. Untuk memilih teknologi sokongan yang sesuai untuk PP, ia memerlukan pemahaman tentang sejauh mana pengetahuan boleh distrukturkan dan jenis strategi digunakan: kodifikasi berbanding strategi peribadi. Strategi kodifikasi bergantung pada pengetahuan yang disimpan dalam pangkalan data yang mudah diakses oleh orang yang memerlukan untuk mengaksesnya. Strategi peribadi, di sisi lain, memberi tumpuan kepada dimensi tersirat ilmu yang tertanam dalam orang dan berkongsi melalui hubungan orang-ke-orang.

146




AKTIVITI 7.1

7.1

1.

Bincangkan mengapa teknologi makumat dan komunikasi penting untuk inisiatif pengurusan pengetahuan di organisasi.

2.

Terangkan bagaimana teknologi dapat digunakan dalam projek pengurusan pengetahuan.

3.

Berdasarkan pengalaman peribadi anda dalam menggunakan alatan teknologi, kenal pasti jenis peralatan yang berfaedah dalam mengurus pengetahuan.

KOMPONEN SISTEM PENGURUSAN PENGETAHUAN

Pengurusan pengetahuan boleh dilihat sebagai suatu kaedah yang digunakan untuk amalan perniagaan dan bukannya teknologi atau produk. Walau bagaimanapun, teknologi maklumat dan komunikasi adalah penting untuk kejayaan pelaksanaan sistem pengurusan pengetahuan dalam organisasi. Teknologi maklumat dan komunikasi membolehkan PP dengan menyediakan seni bina perusahaan di mana ia dibangunkan. Sistem pengurusan pengetahuan yang dibina berdasarkan tiga set teknologi: komunikasi, kerjasama dan penyimpanan dan dapatan semula. Teknologi komunikasi membolehkan pengguna untuk mengakses pengetahuan yang diperlukan, dan untuk berkomunikasi antara satu sama lain, terutamanya dengan pakar. Emel, Internet, Intranet korporat dan alat berasaskan web yang lain menyediakan fungsi komunikasi. Mesin faks dan telefon juga digunakan untuk komunikasi terutamanya apabila peralatan ICT tidak ada atau tidak boleh menyokong komunikasi. Teknologi kerjasama menyediakan cara untuk melakukan kerja kumpulan atau pasukan kerja. Kumpulan boleh bekerja bersama-sama pada dokumen yang sama pada masa yang sama (serentak) atau pada masa yang berlainan (asynchronous); di lokasi yang sama atau di lokasi yang berbeza. Ini adalah penting terutama bagi ahli komuniti amalan kerja atas sumbangan pengetahuan atau kumpulan yang berlainan bekerja dalam cadangan perniagaan di zon masa yang berbeza. Lain-lain keupayaan pengkomputeran kerjasama ialah sesi percambahan fikiran elektronik dan kumpulan kerja yang dipertingkatkan, terutama bagi sumbangan pengetahuan. Lain-lain bentuk kumpulan kerja melibatkan pakar yang bekerja dengan individu yang cuba untuk menggunakan pengetahuan mereka, dan ini memerlukan kerjasama di peringkat yang lebih




147

tinggi. Jenis sistem pengkomputeran kerjasama yang lain membolehkan organisasi untuk mewujudkan ruang maya supaya pekerja boleh bekerja dalam talian di mana-mana dan pada bila-bila masa. Penyimpanan dan pengambilan teknologi yang pada asalnya bertujuan untuk menggunakan sistem pengurusan pangkalan data untuk menyimpan dan menguruskan pengetahuan. Sistem ini berjalan dengan baik pada peringkat awal untuk menyimpan dan menguruskan pengetahuan eksplisit dan pengetahuan tasit yang ditukarkan kepada pengetahuan eksplisit. Walau bagaimanapun, menangkap, menyimpan dan menguruskan pengetahuan tasit memerlukan satu set alatan yang berbeza. Sistem pengurusan dokumen elektronik dan sistem penyimpanan khusus yang merupakan sebahagian daripada sistem pengkomputeran kerjasama mengisi kekosongan ini. Sistem penyimpanan yang dikenali sebagai repositori pengetahuan atau memori organisasi. Jadual 7.1 menunjukkan hubungan antara sistem pengurusan pengetahuan dan laman web. : Teknologi Pengurusan Pengetahuan dan Impak Laman Web

Komunikasi

Konsisten, ramah, antara muka bergrafik untuk unit pelanggan Alatan komunikasi yang lebih baik Capaian mudah dan pantas terhadap pengetahuan dan individu berpengetahuan Akses langsung kepada pengetahuan atas pelayan

Kolaborasi

Alatan kolaborasi yang lebih baik Membolehkan kolaborasi di mana-mana dan pada bila-bila masa Membolehkan kolaborasi antara organisasi, pembekal dan pelanggan Membolehkan perkongsian dokumen Kolaborasi pantas dan baik ke punca pengetahuan Menjadikan persidangan audio dan video sesuatu yang nyata, terutamanya bagi individu yang tidak menggunakan rangkaian setempat (LAN)

Pengetahuan yang ditangkap dan dikongsi digunakan dalam meningkatkan teknologi komunikasi, pengurusan komunikasi dan komunikasi Pengetahuan ditangkap dan dikongsi digunakan dalam meningkatkan kolaborasi, pengurusan kolaborasi, dan teknologi kolaborasi (Sistem Sokongan Kumpulan)

148




Penyimpanan dan retrival

Konsisten, ramah, antara muka bergrafik untuk pelanggan Pelayan menyediakan penyimpanan dan retrival yang efisien dan efektif

Pengetahuan yang ditangkap dan dikongsi digunakan dalam meningkatkan penyimpanan data dan sistem retrival, pengurusan pangkalan data atau pengetahuan pengurusan repositori, dan pangkalan data dan teknologi repositori pengetahuan

SEMAK KENDIRI 7.1

7.2

1.

Apakah itu teknologi kolaborasi dan bagaimana ia menyokong kerja berkumpulan?

2.

Kenapakah alatan komunikasi adalah alatan penting dalam mengurus pengetahuan?

3.

Terangkan bagaimana laman web telah mempengaruhi ketigatiga set teknologi pengurusan pengetahuan.

PERANAN KECERDASAN BUATAN DALAM PENGURUSAN PENGETAHUAN

adalah satu cabang sains komputer yang membolehkan komputer untuk mewakili dan memanipulasi simbol, dan dengan ini membolehkan mereka untuk menyelesaikan masalah yang tidak boleh diselesaikan melalui model algoritma. Komputer direka untuk melaksanakan tugas yang berulang-ulang seperti pengiraan aritmetik yang kompleks atau penyimpanan pangkalan data dan retrival. Aspek biasa dalam tugas yang berulang-ulang adalah bahawa ia merupakan algoritma dalam alam semula jadi, kerana ini adalah berdasarkan logik yang tepat dan direka set arahan yang menghasilkan output yang betul, di mana ia merupakan asas program komputer konvensional. Walau bagaimanapun, penyelesaian masalah manusia melibatkan penggunaan simbol bermakna yang boleh dilampirkan seperti apabila membuat keputusan mengenai urutan tugas dan manipulasi simbol ini dianggap sebagai asas AI.




149

Sistem AI yang moden diasaskan daripada prinsip bahawa kecerdasan berkait rapat dengan pengetahuan dan ilmu yang dikaitkan dengan simbol yang dimanupulasi oleh manusia. Kecerdasan buatan memainkan peranan yang penting dalam pengurusan pengetahuan walaupun ia jarang disebut. Ini adalah kerana sesetengah pihak percaya bahawa penciptaan pengetahuan adalah mustahil tanpa aplikasi AI. Ada yang berpendapat bahawa AI hanya prasyarat teknologi untuk penyelesaian pengurusan pengetahuan. Kedua-dua pendirian ini boleh dianggap sebagai melampau kerana teknologi melengkapi proses manusia dan pengurusan pengetahuan merupakan satu proses manusia yang berkaitan dengan pengetahuan dalam minda manusia. Pada awal 1970an dan 1980an, pembangunan dalam AI telah bersedia untuk teknologi yang akan dibawa oleh KM. Saintis komputer dari bidang AI percaya bahawa pengetahuan pakar boleh ditangkap dan dipindahkan secara langsung dan diuruskan melalui sistem pakar. Walau bagaimanapun, ini terbukti satu kesilapan yang besar kerana pengetahuan manusia adalah lebih kompleks dan bergantung pada konteks penggunaan. Adalah amat mustahil untuk semua pengetahuan manusia dapat ditangkap dan dikodkan ke dalam program komputer. Walau bagaimanapun, kerja dalam bidang ini berterusan dan pada pertengahan tahun 1990an, sistem kecerdasan buatan tidak lagi terhad kepada persaingan pemikiran pakar, ia juga boleh digunakan untuk menguruskan pengetahuan organisasi, seperti peraturan perniagaan, prosedur dan garis panduan. Pada masa yang sama, organisasi mula mengiktiraf kepentingan ilmu pengetahuan sebagai aset korporat dan pergerakan pengurusan pengetahuan mula mendapat momentum. Walau bagaimanapun, PP memberi penekanan yang lebih kepada pengurusan pengetahuan sebagai sebahagian daripada proses yang berkaitan dengan manusia kerana ia dilihat pengetahuan tasit, yang saling berkaitan dengan aktiviti manusia, sebagai pengetahuan yang paling penting untuk kejayaan komersial. Pada akhir tahun 1990an, penyelidik AI mula sedar bahawa pengetahuan organisasi perlu diuruskan dalam konteks yang jauh lebih luas daripada kaedah tradisional AI. Beberapa orang penyelidik seperti Tsui et al. (2000) dan Binney (2001) berpendapat PP menyediakan pandangan makro pengurusan pengetahuan, membolehkan penggubalan strategi seperti penangkapan pengetahuan, perkongsian dan retrival dalam sesebuah organisasi. Manakala, kejuruteraan pengetahuan atau knowledge engineering (KE) menekankan kepada aspek teknikal dalam membangunkan aplikasi AI. Integrasi pengajian dalam bidang AI dan KM telah mempengaruhi penggunaan teknik seperti aktiviti pencarian pakar dan analisis rangkaian sosial yang digunakan untuk mengenal pasti dan berkongsi ilmu pengetahuan. Dalam tempoh ini, teknologi

150




AI telah mula diguna pakai dalam aplikasi perusahaan dan Internet melalui peranan barunya sebagai sistem terbenam yang menyediakan keupayaan penaakulan.

AKTIVITI 7.2 1.

Bincangkan bagaimana kecerdasan buatan berbeza dengan sistem komputer konvensional.

2.

Bahaskan mengapa pautan antara pengurusan pengetahuan dan kecerdasan buatan menimbulkan kontrovesi.

7.3

PERALATAN KECERDASAN BUATAN

Kaedah dan peralatan AI yang digunakan secara meluas untuk membantu dalam mencari kepakaran, mencungkil pengetahuan secara otomatik dan semiotomatik, pemprosesan melalui antara muka bahasa semula jadi dan carian pintar melalui ejen pintar. Kaedah AI seperti sistem berasaskan pengetahuan, rangkaian neural, logik kabur, algoritma evolusi dan ejen pintar, yang digunakan dalam sistem pengurusan pengetahuan untuk melakukan perkara berikut: (a)

Meningkatkan carian pengetahuan melalui penggunaan ejen pintar dalam pencarian laman web;

(b)

Membantu dalam kumpulan;

(c)

Membantu menentukan kepentingan relatif pengetahuan apabila ia disumbang dan diakses;

(d)

Imbas emel, dokumen dan pangkalan data untuk melaksanakan penemuan pengetahuan, mencari hubungan baru bermakna atau mendapatkan peraturan untuk sistem berasaskan pengetahuan;

(e)

Mengenal pasti corak dalam data (melalui rangkaian neural);

(f)

Ramalan keputusan masa depan dengan menggunakan pengetahuan yang sedia ada;

(g)

Memberi nasihat secara langsung daripada pengetahuan dengan menggunakan rangkaian neural atau sistem berasaskan pengetahuan; dan

(h)

Antara muka pengguna untuk sistem pengurusan pengetahuan berasaskan arahan bahasa asli atau arahan suara.

menyediakan

profil

pengetahuan

individu

dan




151

Bahagian seterusnya membincangkan beberapa alat popular AI seperti sistem berasaskan pengetahuan, penaakulan berasaskan kes, logik kabur, rangkaian neural dan ejen pintar.

7.3.1

Sistem Berasaskan Pengetahuan

atau knowledge-based systems merupakan sistem komputer yang digunakan untuk membantu pembuatan keputusan di mana pengetahuan manusia diwakili sebagai peraturan yang jelas dalam pangkalan pengetahuan. Sistem berasaskan pengetahuan telah dibangunkan untuk menguruskan pengetahuan yang direkodkan. Dikenali sebagai sistem pakar, sistem ini pada awalnya dicipta untuk mencontohi proses pemikiran pakar manusia. Ia menjadi salah satu hasil daripada ciptaan yang paling berjaya daripada penyelidikan AI dan telah berjaya dilaksanakan dalam bidang perubatan, kejuruteraan, perniagaan, undang-undang, pendidikan dan bidang lain. MYCIN yang digunakan untuk mendiagnosis penyakit berjangkit dan Digital Equipment Corporation XCON untuk mengkonfigurasi komputer merupakan dua contoh utama yang berjaya. Sistem pakar terus berkembang akibat keperluan untuk mempunyai teknologi yang stabil untuk menguruskan pengetahuan mula berkembang dan peranan semasa ia sebagai pemangkin untuk inisiatif PP telah membawa kepada kepesatan penggunaan teknologi ini. Sebagai hasil daripada proses evolusi ini, nama yang berbeza telah diberikan kepada teknologi ini untuk mencerminkan kesan semasa dan penggunaannya sebagai alat yang dibangunkan untuk menguruskan pengetahuan, peraturan perniagaan dan automasi proses dalam sistem perisian. Dalam beberapa tahun kebelakangan ini, sistem berasaskan pengetahuan (KBS), sistem berasaskan peraturan dan sistem pengetahuan (KS) telah digunakan silih berganti dengan sistem pakar. Kesemua sistem ini merujuk kepada jenis sistem yang sama, di mana pengetahuan (dalam bentuk peraturan) yang digunakan untuk pembuatan keputusan. Sistem berasaskan pengetahuan kekurangan keluasan pengetahuan dan pemahaman asas yang dimiliki oleh pakar manusia. Sistem ini biasanya melaksanakan tugas yang terhad seperti mengakses permohonan kredit dan mendiagnosis fungsi mesin yang boleh dicapai oleh pakar manusia dalam beberapa minit atau jam. Masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh pakar manusia dalam jangka masa pendek yang sama dianggap sukar bagi KBS. Walau bagaimanapun, dengan menangkap kepakaran manusia dalam bidang tertentu, KBS boleh memberi manfaat dengan membantu organisasi membuat keputusan yang berkualiti tinggi berbanding dengan pakar. Hari ini, sistem berasaskan pengetahuan yang digunakan secara meluas dalam bidang perniagaan untuk pembuatan keputusan yang sangat berstruktur.

152



7.3.2


Penaakulan Berasaskan Kes (CBR)

Sistem berasaskan pengetahuan memperoleh pengetahuan tasit daripada pakar sebagai peraturan, tetapi organisasi juga telah mengumpul pengetahuan daripada pengalaman terdahulu dan kepakaran yang mereka telah membangunkan sejak bertahun-tahun. Jenis pengetahuan organisasi yang berharga ini boleh ditangkap dan disimpan dengan menggunakan penaakulan berasaskan kes. Dalam penaakulan berasaskan kes atau case-based reasoning (CBR), penerangan terperinci tentang pengalaman lepas pakar manusia dalam organisasi yang telah berurusan dalam pelbagai projek diwakili sebagai kes. Kes ini disimpan dalam pangkalan data dan diambil apabila pekerja organisasi menghadapi kes baru dengan parameter yang sama. Dalam keadaan ini, CBR menyesuaikan penyelesaian yang digunakan berasaskan penyelesaian kepada masalah sebelum ini yang berjaya diselesaikan dengan jayanya. Sistem ini membuat carian bagi kes yang disimpan yang sama dengan masalah yang dihadapi, mendapatkan kes yang paling sesuai dan menerima pakai penyelesaian kes lama kepada kes baru. Penyelesaian yang gagal juga disimpan dalam pangkalan data kes bersama-sama dengan penerangan tentang mengapa ia gagal. Sistem berasaskan pengetahuan berfungsi dengan menggunakan satu set peraturan IF-THEN-ELSE yang diekstrak daripada pakar manusia. Penaakulan berasaskan kes mewakili pengetahuan sebagai satu siri kes, dan asas pengetahuan ini terus berkembang dan diperhalusi oleh pengguna. Penaakulan berasaskan kes digunakan secara meluas m eluas dalam sistem diagnostik dalam domain perubatan atau sokongan pelanggan, di mana pengguna boleh mendapatkan semula kes sebelum ini yang sama dengan kes baru. Sistem ini kemudiannya mencadangkan penyelesaian atau diagnosis berdasarkan kes lampau yang hampir sama dengan keadaan semasa.

7.3.3

Sistem Logik Kabur

Manusia biasanya tidak berfikir dari segi peraturan konvensional IF-THEN atau nombor yang tepat. Mereka cenderung menghimpunkan beberapa perkara menggunakan kaedah yang tidak tepat untuk membuat keputusan di mana ia akan mengakibatkan wujudnya beberapa kawasan yang kabur. Sebagai contoh, seseorang itu boleh menjadi kuat atau pintar. Sesebuah organisasi boleh menjadi kecil, sederhana atau besar. Suhu boleh panas, sejuk atau suam. Kategori ini mewakili pelbagai nilai.




153

adalah teknologi berasaskan peraturan yang boleh mewakili ketidaktepatan dengan mewujudkan kaedah yang menggunakan nilai anggaran atau subjektif. Ia boleh mengulas lanjut mengenai keadaan atau proses tertentu dan kemudian mewakili perihal itu dengan ringkas atau menggunakan kaedah yang fleksibel. Teknik ini menggunakan teori matematik dalam set kabur dan merangsang proses pemikiran manusia biasa dengan membenarkan sistem komputer bertindak kurang tepat dan logik berbanding daripada kaedah komputer konvensional. Logik kabur amat berguna kerana ia merupakan satu cara yang berkesan dan tepat untuk menggambarkan persepsi manusia terhadap masalah semasa membuat keputusan. Kebanyakan situasi yang berlaku adalah tidak 100 peratus benar atau palsu. Terdapat banyak kawalan dan masalah dalam membuat keputusan yang tidak sesuai dalam situasi benar atau palsu sahaja. Organisasi boleh menggunakan logik kabur dalam membangunkan sistem perisian yang menguasai pengetahuan tasit di mana wujud kekaburan linguistik. Untuk memahami keadaan ini dengan lebih baik, mari kita lihat bagaimana teknik logik kabur akan mewakili pelbagai suhu dalam aplikasi komputer untuk mengawal suhu bilik secara automatik. Syarat ini (dikenali sebagai fungsi keahlian) ditakrifkan tidak tepat supaya, sebagai contoh dalam Rajah 7.1, sejuk adalah antara 50 darjah dan 70 darjah (dalam Fahrenheit), walaupun suhu adalah paling sejuk kira-kira 60 hingga 67 darjah. Ambil perhatian bahawa nilai sejuk, dingin dan panas boleh bertindih antara satu sama lain. Untuk mengawal persekitaran bilik dengan menggunakan logik ini, pengaturcara akan membangunkan definisi tidak tepat untuk kelembapan dan faktor lain, seperti angin luar dan suhu. Salah satu peraturan adalah; "Jika suhu sejuk atau dingin dan kelembapan adalah rendah, manakala angin luar yang tinggi dan suhu luar adalah rendah, tingkatkan haba dan kelembapan di dalam bilik". Komputer kemudian akan menggabungkan bacaan fungsi keahlian secara wajaran, dan menggunakan semua kaedah, menaikkan dan menurunkan suhu dan kelembapan.

: Fungsi keahlian bagi input suhu logik thermostat untuk kawalan suhu bilik

154




Logik kabur menyediakan penyelesaian kepada masalah yang memerlukan kepakaran yang sukar untuk diwakili dalam peraturan konkrit IF-THEN. Terdapat banyak aplikasi sistem logik kabur dalam kehidupan sebenar digunakan di seluruh dunia. Di Jepun, sistem kereta api bawah tanah Sendai ini menggunakan kawalan logik kabur untuk memecut laju dengan lancar, dan penumpang yang berdiri tidak perlu berpegang pada palang. Mitsubishi Heavy Industries di Tokyo telah dapat mengurangkan penggunaan kuasa penghawa dingin sebanyak 20% melalui pelaksanaan program kawalan logik kabur. Peranti auto fokus kamera berfungsi menggunakan logik kabur. Dalam kes ini, logik kabur membolehkan perubahan tambahan dalam input untuk menghasilkan perubahan lancar dalam output. Ini menjadikan logik kabur berguna untuk peralatan elektronik pengguna seperti dalam peti sejuk, mesin basuh dan periuk nasi, dan aplikasi kejuruteraan. Sistem logik kabur juga berguna dalam pengurusan membuat keputusan dan kawalan organisasi. Ia digunakan untuk mengesan penipuan yang mungkin berlaku dalam tuntutan perubatan, membantu broker saham memilih untuk pengambilalihan syarikat yang berpotensi dan menentukan kategori risiko bagi permohonan insurans.

7.3.4

Rangkaian Neural

digunakan untuk menyelesaikan masalah kompleks, kurang difahami di mana sejumlah besar data telah dikumpulkan. Rangkaian neural bekerja dengan mencari corak dan hubungan dalam data yang besar yang y ang mana m ana ia menjadi sangat rumit dan sukar untuk dianalisis oleh manusia. Mereka menemui pengetahuan ini dengan menggunakan perkakasan dan perisian yang selari corak pemprosesan dengan aspek biologi dalam otak manusia. Rangkaian neural direka untuk mencari suatu corak daripada kuantiti data yang besar dengan mengulang kaji semua data, mencari hubungan, membina model, dan membetulkan kesilapan model berulang-ulang kali. Rangkaian neural mengandungi banyak penderiaan dan nod pemprosesan yang sentiasa berinteraksi antara satu sama lain. Rajah 7.2 menunjukkan satu jenis rangkaian neural yang terdiri daripada lapisan input, lapisan output dan lapisan pemprosesan tersembunyi. Rangkaian dilatih dengan menggunakan satu set data latihan yang mana input akan menghasilkan satu set output atau kesimpulan yang telah diketahui hasilnya. Ini membolehkan komputer untuk belajar contoh yang betul. Apabila lebih banyak data dimasukkan ke dalam komputer, setiap kes dibandingkan dengan hasil yang diketahui. Jika keputusan adalah berbeza daripada yang dijangka, maka pembetulan dibuat dan digunakan untuk nod dalam lapisan pemprosesan tersembunyi. Langkah ini diulangi sehingga keadaan tertentu dipenuhi, sebagai contoh, pembetulan kurang daripada 5%




155

dicapai. Rangkaian neural yang ditunjukkan dalam Rajah 7.2 telah belajar bagaimana untuk mengenal pasti penipuan pembelian kredit kad. Sistem berasaskan pengetahuan direka untuk mencontohi cara pakar menyelesaikan masalah, manakala pemaju rangkaian neural mendakwa bahawa mereka tidak program penyelesaian dan tidak bertujuan untuk menyelesaikan masalah tertentu. Sebaliknya, pemaju rangkaian neural berusaha untuk meletakkan maklumat ini ke dalam perkakasan dalam bentuk umum supaya boleh belajar. Sistem berasaskan berasask an pengetahuan, p engetahuan, sebaliknya, adalah sangat khusus kepada masalah yang diberikan atau domain, dan tidak boleh dilatih dengan mudah.

Bagaimana rangkaian neural bekerja

Aplikasi rangkaian neural boleh didapati dalam bidang perubatan, sains dan domain perniagaan, di mana ia menyelesaikan masalah yang melibatkan klasifikasi corak, ramalan, analisis kewangan dan kawalan serta pengoptimuman. Dalam domain perubatan, aplikasi rangkaian neural digunakan untuk menyaring pesakit untuk penyakit arteri koronari, mendiagnosis pesakit dengan epilepsi, dan melakukan pengiktirafan corak imej patologi. Dalam industri kewangan, rangkaian neural digunakan untuk mempelajari corak dalam jumlah data yang besar yang mungkin membantu dalam meramalkan prestasi ekuiti, penilaian bon korporat dan pasaran masa depan. Visa International memantau semua transaksi kad Visa bagi perubahan mendadak dalam corak pembelian oleh pemegang kad menggunakan rangkaian neural untuk mengesan penipuan kad kredit.

156




Walaupun rangkaian neural sangat berguna, terdapat beberapa aspek yang membingungkan tentang mereka. Ia tidak seperti sistem berasaskan pengetahuan yang mempunyai keupayaan untuk menjelaskan mengapa ia telah tiba pada sesuatu penyelesaian, rangkaian neural tidak boleh menjelaskan bagaimana sesuatu penyelesaian dicapai. Tambahan pula, rangkaian neural tidak boleh sentiasa menjamin penyelesaian yang sama setiap masa walaupun menggunakan data input yang sama, atau menjamin penyelesaian terbaik. Mereka juga sangat sensitif dan mungkin tidak menunjukkan prestasi yang baik jika latihan mereka terlalu sedikit atau terlalu banyak. Pada masa ini, rangkaian neural digunakan untuk membantu pembuat keputusan.

7.3.5

Ejen Pintar

boleh membantu perniagaan mencari dan bertindak atas maklumat yang dianggap penting yang diperolehi daripada data yang besar. Ejen pintar ialah program perisian yang bekerja sendiri tanpa campur tangan manusia secara langsung untuk melaksanakan tugas tertentu yang berulangulang dan boleh diramal untuk pengguna individu, proses perniagaan atau aplikasi perisian. Ejen menggunakan informasi sedia terbina yang terhad atau belajar asas pengetahuan untuk melaksanakan tugas atau membuat keputusan bagi pihak pengguna, seperti memadam emel, jadual temu janji atau senarai penerbangan ke Langkawi bagi mencari tiket yang murah. Terdapat banyak aplikasi ejen pintar pada masa kini dan ia boleh didapati dalam sistem operasi, aplikasi perisian, sistem emel, perisian pengkomputeran mudah alih, program pengesanan virus dan alat rangkaian. Sebagai contoh, sistem bestari yang terdapat dalam perisian Microsoft Office mempunyai keupayaan yang terbina di dalamnya untuk menunjukkan pengguna bagaimana untuk mencapai pelbagai tugas seperti format dokumen atau melukis jadual dan bertindak balas apabila pengguna memerlukan bantuan. Beberapa nama yang digunakan untuk menggambarkan ejen pintar dan ini termasuk ejen perisian, ÂwizardÊ, knowbots, softbots dan bot (robot perisian pintar). Terma ini kadangkadang merujuk kepada jenis ejen yang berbeza atau ejen yang mempunyai tahap kecerdasan yang berbeza. Banyak fenomena yang kompleks boleh dimodelkan sebagai sistem ejen autonomi yang mengikuti kaedah yang agak mudah untuk berinteraksi. Aplikasi model berasaskan ejen telah dibina untuk model tingkah laku pengguna, pasaran saham dan rantaian bekalan.




157

Procter & Gamble (P&G), pengeluar produk penjagaan peribadi, makanan dan produk isi rumah, menggunakan model berasaskan ejen untuk meningkatkan penyelarasan antara ahli yang berbeza dalam rantaian bekalan terhadap tindak balas dalam perubahan persekitaran perniagaan. Rajah 7.3 menunjukkan penggunaan ejen pintar dalam rangkaian rantaian bekalan oleh syarikat Procter & GambleÊs. Rangkaian mewakili rantaian bekalan yang kompleks sebagai satu kumpulan ejen separa berautonomi mewakili komponen rantaian bekalan individu seperti lori, kemudahan pengeluaran, pengedar dan peruncit. Tingkah laku setiap ejen diprogramkan untuk mengikut peraturan yang meniru tingkah laku sebenar, seperti „penghantaran dibuat apabila muatan penuh‰. Menggunakan ejen, syarikat itu boleh melakukan simulasi untuk melaksanakan analisis what-if terhadap tahap inventori, stockouts ion-kedai dan kos pengangkutan. P&G mendapati bahawa trak mesti dihantar sebelum ia dimuatkan sepenuhnya dengan menggunakan model ejen pintar. Walaupun kos pengangkutan akan lebih tinggi untuk muatan separuh kerana upah pemandu dan bahan api adalah sama, simulasi menunjukkan bahawa kekurangan stok di kedai runcit akan jarang berlaku, sekali gus mengurangkan jumlah jualan yang hilang, yang lebih tinggi daripada kos pengagihan. Melalui model berasaskan ejen, P&G berjaya menyelamatkan sekitar AS$300 juta setahun daripada pelaburan yang kira-kira 1% daripada jumlah penjimatan.

Ejen pintar di P&GÊs rangkaian rantaian bekalan

158




Integrasi ejen pintar dengan syarikat portal merupakan satu teknik yang berguna yang boleh menyampaikan maklumat yang diperlukan oleh pengguna apabila mereka perlukan untuk melaksanakan tugas mereka. Ejen pintar belajar apa yang pengguna lebih suka lihat, dan bagaimana pengguna menyusunnya. Kemudian, ejen pintar akan menyediakan maklumat tersebut kepada pengguna seperti seorang pembantu.

AKTIVITI 7.3 1.

Bincangkan secara ringkas bagaimana sistem pengetahuan pintar telah berkembang.

2.

Apakah penaakulan berasaskan kes dan digunakan untuk menguruskan pengetahuan?

3.

Bincangkan kepentingan mempunyai nilai kabur berbanding dengan nilai tepat.

4.

Jelaskan limitasi rangkaian neural berbanding dengan sistem berasas pengetahuan.

5.

Berikan justifikasi kenapa teknologi ejen pintar amat berguna untuk pengurusan pengetahuan.

7.4

bagaimana

ia

IMPLEMENTASI SISTEM PENGURUSAN PENGETAHUAN (KMS)

Dalam Seksyen 7.2 dan 7.3, anda telah melihat peranan AI dalam menguruskan pengetahuan dan alatan AI yang popular yang digunakan untuk pengurusan pengetahuan. Dalam seksyen ini, anda akan melihat pelbagai kategori alatan di pasaran yang digunakan oleh organisasi dalam menguruskan pengetahuan. Cabaran terbesar sistem pengurusan pengetahuan atau knowledge management systems (KMS) adalah untuk mengenal pasti dan menyatukan ketiga-tiga komponen iaitu teknologi komunikasi, teknologi kerjasama dan teknologi dapatan semula, bagi memenuhi keperluan pengurusan pengetahuan organisasi. Pada awalnya, sistem pengurusan pengetahuan telah dibina dengan teknologi rangkaian – intranet, peralatan pengkomputeran kerjasama – perlengkapan kelompok dan pangkalan data – repositori pengetahuan. Sistem ini telah dibina daripada pelbagai komponen „off-the-shelf‰ IT. Firma perundingan pengurusan yang lebih besar seperti Accenture dan JD Edwards membangunkan struktur pengetahuan mereka sendiri dengan satu set peralatan yang menggabungkan ketiga-tiga jenis teknologi. Suite pengkomputeran kerjasama seperti IBM Lotus




159

Notes/Domino dan OnLine GroupSystems juga menyediakan banyak keupayaan KMS. Lain-lain sistem mengintegrasikan set alat daripada pembekal tunggal atau berbilang, seperti JD Edwards Knowledge Garden KMS yang mengintegrasikan alat Microsoft dan produk. Walau bagaimanapun, teknologi KMS telah berkembang dan menggabungkan ketiga-tiga komponen dalam satu pakej tunggal.

7.4.1

Produk dan Pembekal Pengurusan Pengetahuan Pengetahua n

Peralatan teknologi yang menyokong pengurusan pengetahuan dikenali sebagai knowware . Kebanyakan pakej perisian pengurusan pengetahuan terdiri daripada satu atau lebih daripada alat berikut: alat pengkomputeran kerjasama, pelayan pengetahuan, portal pengetahuan perusahaan, sistem pengurusan dokumen elektronik, alat penuaian pengetahuan, enjin carian dan suite pengurusan pengetahuan. Beberapa pakej ini menyediakan banyak peralatan kerana ia adalah penting dalam sistem pengurusan pengetahuan yang berkesan. Sebagai contoh, banyak sistem pengurusan dokumen elektronik telah bersepadu keupayaan pengkomputeran kerjasama dalam peralatan mereka untuk menjadikan ia lebih mudah digunakan untuk pengurusan pengetahuan. Sistem pengurusan pengetahuan boleh dibeli sebagai satu sistem yang lengkap atau dalam modul daripada salah satu syarikat pembangunan perisian dan syarikat pembekal sistem maklumat. Sistem ini juga boleh diperoleh dari syarikat perunding yang besar atau menawarkan kepada sumber luar seperti pembekal perkhidmatan aplikasi atau application services providers (ASP). Pelbagai jenis alternatif dalam memperoleh KMS akan dibincangkan dalam bahagian seterusnya. (a) Syarikat pembangunan perisian dan syarikat pembekal sistem maklumat menawarkan pelbagai pakej pengurusan pengetahuan, daripada peralatan untuk individu hingga untuk pengurusan pengetahuan menyeluruh. Pelbagai jenis peralatan terdapat di pasaran membolehkan syarikat untuk mencari alat yang akan sesuai dengan keperluan untuk pengurusan pengetahuan di syarikat mereka. Subtopik yang berikut mengkaji semula pakej perisian berdasarkan tujuh kategori knowware . (i) Alat kerjasama atau perlengkapan kelompok kelompok mula-mula digunakan untuk meningkatkan pemindahan pengetahuan tasit dalam kalangan pekerja dalam sesebuah organisasi. GroupSystems, salah satu sistem pengkomputeran kerjasama yang paling awal, menyediakan beberapa alat yang menyokong kumpulan kerja seperti elektronik sumbang

160




saran dan idea pengkategorian, manakala, Lotus Notes/Domino yang popular dalam menyokong persekitaran kerjasama seluruh perusahaan. Lain-lain alat kerjasama adalah MeetingPlace (Latitude), Lotus Sametime (Lotus Development Corp), WebEx (Cisco Corp), Groove Networks (Microsoft Corp) dan Perkhidmatan Kerjasama Oracle (OCS) 10g (Oracle Corp) dan eRoom (eRoom Technology Inc.). (ii) Server pengetahuan menjadi tuan rumah bagi perisian pengetahuan pengurusan yang utama termasuk repositori pengetahuan dan menyediakan akses kepada pengetahuan, maklumat serta data. Contoh pelayan pengetahuan ialah Hummingbird Knowledge Server, Sequois Software XML Portal Server dan AutonomyÊs Intelligent Data (Idol) Server. Server autonomi (Idol) menghubungkan orang ramai dengan kandungan, kandungan dengan kandungan dan orang dengan orang melalui modul yang membolehkan organisasi untuk mengintegrasikan pelbagai ciri-ciri peribadi, kerjasama dan dapatan semula. Server menyediakan repositori pengetahuan, lokasi berpusat untuk mencari dan mengakses maklumat daripada pelbagai sumber, seperti Internet, Intranet korporat, pangkalan data dan sistem fail, sekali gus membolehkan pengagihan maklumat kritikal dengan cekap. Server ini mudah disepadukan dengan suite e-perniagaan syarikat, yang membolehkan penempatan pesat aplikasi di seluruh perusahaan. (iii) Portal Pengetahuan Perusahaan atau enterprise knowledge portals (EKP) adalah pintu ke dalam banyak sistem pengurusan pengetahuan. Ia telah berkembang daripada konsep asas sistem maklumat eksekutif, sistem sokongan kumpulan, pelayar web dan sistem pengurusan data. Portal perusahaan menyediakan akses tunggal bagi maklumat eksplisit yang banyak seperti pelan projek, kertas putih, spesifikasi teknikal, laporan kewangan, pengumuman produk dan lain-lain. Portal pengetahuan perusahaan ini merupakan salah satu cara untuk mengurus sumber maklumat yang tidak berstruktur dalam organisasi. Kebanyakan portal menggabungkan integrasi data, mekanisme laporan dan kerjasama, manakala dokumen dan pengurusan pengetahuan dikendalikan oleh pelayan. Portal ini ialah tempat maya dalam rangkaian pengguna dalam talian. Portal akan agregat jumlah maklumat yang diperlukan oleh setiap pengguna seperti data dan dokumen, emel, pautan web dan pertanyaan, suapan




161

dinamik daripada rangkaian dan kalendar dan senarai tugas. Portal peribadi telah berubah menjadi sebuah portal pengetahuan perusahaan, berguna untuk pengurusan pengetahuan. Cisco Employee Connection adalah satu portal yang sangat berjaya yang menyediakan akses untuk Intranet syarikat pada bila-bila masa dan di mana sahaja. Tujuan sistem ini adalah untuk menyambung sebanyak mana sistem dan aplikasi yang mungkin supaya pengguna hanya perlukan satu entri untuk akses ke dalam semua sistem maklumat Cisco. Portal maklumat perusahaan yang awal di pasaran tidak mempunyai ciri-ciri pengurusan pengetahuan, bagaimanapun, kini kebanyakannya telah ada. Pembekal portal terkemuka termasuk Autonomi, Brio, Corechange, Dataware, Intraspect, Hummingbird, InXight, IBM/Lotus, Knowmadic, OpenText, Plumtree, Verity dan Vignette. Pembekal pangkalan data seperti Oracle, Sybase dan Microsoft juga menjual portal pengetahuan. Harga setiap portal biasanya antara beberapa ratus ribu kepada berjuta-juta ringgit, bergantung pada keperluan dan saiz organisasi. Satu portal pengetahuan popular di Malaysia ialah myGoverment – portal rasmi kerajaan Malaysia. (iv) Sistem pengurusan dokumen elektronik atau electronic document management (EDM) memberi tumpuan kepada dokumen dalam bentuk elektronik sebagai tumpuan kerjasama terhadap kerja. Sistem EDM membolehkan pengguna mengakses dokumen yang diperlukan, biasanya melalui pelayar web intranet korporat. Sistem EDM membolehkan organisasi untuk menguruskan dokumen dan aliran kerja yang lebih baik untuk melancarkan operasi. Mereka juga membolehkan pengguna untuk bekerjasama dalam penciptaan dokumen dan semakan. Banyak sistem pengurusan pengetahuan mengamalkan sistem EDM sebagai repositori pengetahuan, kerana terdapat pautan yang sama dari segi tujuan dan manfaat. Sistem pengurusan dokumen elektronik seperti DocuShare (Xerox Corp) dan Lotus Notes (IBM) membolehkan kerjasama langsung dengan dokumen yang sama. Sistem EDM yang lain termasuk Eastman Software DMX (Eastman Software), FileNet P8 (IBM), infoRouters DMS (infoRouter), LiveLink (Open Text Corporation), Pagis Pro (SCANSOFT Inc) Xpedio (Penyelesaian Intranet) dan CaseCentral.com ( Documen Repository Inc.)

162




Pendekatan semasa untuk pengurusan dokumen elektronik, dikenali sebagai sistem pengurusan kandungan (CMS), ia mengubah cara dokumen dan kandungannya diuruskan. Sebuah sistem pengurusan kandungan menghasilkan versi dinamik dokumen dan secara automatik mengekalkan set semasa bagi kegunaan di peringkat organisasi. Peningkatan bahan berasaskan web memerlukan organisasi untuk mengekalkan mekanisme untuk menyediakan kandungan yang konsisten dan tepat di seluruh perusahaan. Sistem EDM, portal pengetahuan perusahaan dan CMS yang lain mengisi keperluan ini. Matlamat utama di sini adalah untuk menyediakan pekerja berpengetahuan dengan akses kepada sejumlah besar teks berstruktur. Subset CMS untuk menguruskan keperluan perniagaan yang berubah-ubah ialah pengurusan peraturan perniagaan dengan alat seperti ILOG JRules dan Blaze Advisor yang direka untuk mengendalikan ketulan kandungan yang lebih kecil. Alat ini juga digunakan dalam sistem berasaskan pengetahuan. (v) Alat untuk menangkap pengetahuan secara berhati-hati adalah berguna kerana ia membolehkan penyumbang pengetahuan untuk terlibat secara minimum dalam projek penuaian pengetahuan. Satu pendekatan yang ideal untuk menangkap pengetahuan adalah untuk menanamkan alat ini dalam sistem pengurusan pengetahuan. Satu contoh ialah AutonomyÊs ActiveKnowledge, yang merupakan satu pakej perisian kepakaran lokasi yang menganalisa emel pengguna yang keluar untuk menghuraikan kepakaran subjek. Ia mengekalkan direktori kepakaran dan menawarkan cara untuk menghubungi pakar, di samping mengekalkan kawalan privasi pakar. Ia juga boleh digunakan pada lain-lain jenis dokumen standard. (vi) Enjin carian berguna dalam melaksanakan fungsi penting dalam pengurusan pengetahuan, mencari dan mendapatkan semula dokumen daripada koleksi terkumpul dalam repositori korporat. Syarikat seperti Google, Yahoo, Verity, Inktomi (dibeli oleh Verity) dan Nervana menawarkan pelbagai enjin carian yang mampu mengindeks dan pengkatalogan fail dalam pelbagai format serta respon untuk mendapat semula dan menkategori dokumen yang berkaitan berdasarkan pertanyaan pengguna.




163

(vii) Suite pengurusan pengetahuan merupakan penyelesaian pengurusan pengetahuan yang lengkap dan sedia untuk digunakan. Mereka menyepadukan komunikasi, kerjasama dan teknologi penyimpanan dalam satu pakej yang tunggal. Suite pengurusan pengetahuan masih perlu mempunyai akses kepada pangkalan data dalaman dan lainlain sumber pengetahuan luaran, oleh itu, beberapa integrasi diperlukan untuk membuat perisian dapat berfungsi. Suite pengurusan pengetahuan merupakan pendekatan yang berkuasa untuk membangunkan KMS kerana mereka menawarkan satu antara muka pengguna, satu repositori data dan satu pembekal. Lotus/IBM menawarkan pelbagai jenis produk pengurusan pengetahuan termasuk platform Domina dan portal Websphere. Terdapat set alatan yang lain digunakan untuk inisiatif pengurusan pengetahuan seperti Dataware Knowledge Management Suite, KnowldgeX oleh KnowledgeX, Inc dan lain-lain. Suite Pengurusan Pengetahuan Autonomi menyediakan pengkategorian dokumen dan integrasi aliran kerja. Beberapa pembekal sistem maklumat syarikat seperti SAP dan Oracle sedang membangunkan teknologi pengurusan pengetahuan yang berkaitan sebagai platform untuk aplikasi perniagaan. Siebel Systems menyusun semula dirinya sebagai platform pengurusan pengetahuan perniagaan-ke-pekerja. (b) Banyak firma perunding utama seperti Accenture, Cap Gemini Ernst & Young dan lain-lain lagi mempunyai inisiatif pengurusan pengetahuan yang berjaya. berjaya. Dalam kebanyakan kebanyakan kes, ini menjadi produk selepas selepas mereka telah berjaya secara dalaman dalaman dan memberi bantuan bantuan dalam mewujudkan mewujudkan sistem pengurusan pengetahuan dan mengukur keberkesanan mereka. Firma perundingan juga menyediakan secara langsung, sistem proprietari yang baru untuk pasaran menegak dan beberapa beberapa firma perundingan pengurusan mentakrifkan pengurusan pengetahuan mereka sebagai perkhidmatan. (c) Pembekal perkhidmatan aplikasi atau application service providers (ASP) telah berkembang sebagai sejenis KMS penyumberan luar di web. Terdapat banyak ASP untuk e-dagang di pasaran. Sebagai contoh, Communispace (communispace.com) merupakan sistem kerjasama ASP peringkat tinggi yang memberi tumpuan kepada menghubungkan orang dengan orang (bukan hanya orang dengan dokumen) untuk mencapai objektif tertentu, tanpa mengira lokasi geografi, masa dan halangan organisasi. Rajah 7.4 menunjukkan laman web utama Communispace itu. Sebagai tuan rumah

164




penyelesaian ASP, ia adalah mudah untuk digunakan secara cepat dalam organisasi. Berbeza dengan sistem KM tradisional yang menganjurkan data dan dokumen atau chat room di mana orang hanya menukar maklumat, Communispace mengandungi pelbagai jenis interaksi, aktiviti dan alat yang menghubungkan orang ramai kepada rakan-rakan yang terbaik yang boleh membantu mereka membuat keputusan. Ia cuba untuk membuat masyarakat sedar tentang mengambil tanggungjawab untuk tindakan dan pengetahuan mereka. Komponen penting adalah untuk membantu peserta untuk mengukur dan memahami perasaan orang ramai tentang masyarakat. Kafe maya memberikan peluang untuk pekerja di lokasi berbeza untuk bertemu dan belajar tentang satu sama lain melalui gambar dan profil.

Laman web Communispace




165

SEMAK KENDIRI 7.2

7.5

1.

Apakah alatan pengkomputeran kerjasama?

2.

Bagaimanakah server pengetahuan pengurusan pengetahuan?

3.

Mengapakah portal pengetahuan perusahaan dianggap sebagai pintu ke sistem pengetahuan pengurusan?

4.

Apakah pendekatan terkini dalam sistem pengurusan dokumen elektronik?

5.

Kenal pasti dua ciri yang membuat suite pengetahuan sesuai sebagai peralatan yang efektif untuk pengurusan pengetahuan dalam sesebuah organisasi.

menyokong

aktiviti

PENYEPADUAN KMS DAN SISTEM MAKLUMAT YANG LAIN

Dalam subtopik 7.3 dan 7.4, anda telah mengkaji pelbagai jenis sistem dan aplikasi pengurusan pengetahuan. Dalam subtopik ini, anda akan melihat bagaimana sistem pengurusan pengetahuan boleh disepadukan dengan jenis sistem maklumat perniagaan yang lain. Sistem pengurusan pengetahuan adalah sistem perusahaan, oleh itu, ia mesti digabungkan dengan perusahaan lain dan sistem maklumat dalam organisasi. Jelas sekali, apabila ia direka dan dibangunkan, ia tidak boleh dianggap sebagai suatu aplikasi tambahan. Ia perlu disepadukan ke dalam sistem lain. Melalui struktur budaya organisasi, sistem pengurusan pengetahuan dan aktiviti boleh disepadukan ke dalam proses perniagaan sesebuah firma. Sebagai contoh, kumpulan kerja di bahagian sokongan pelanggan boleh menangkap pengetahuan dan memberi bantuan kepada pelanggan yang menghadapi masalah yang sukar. Dalam kes ini, perisian bantuan pengguna akan menjadi salah satu pakej untuk mengintegrasikan ke KMS, terutamanya ke dalam repositori pengetahuan. Cabaran utama di sini adalah dalam mengintegrasikan data yang tinggal di pelbagai sistem dan format. (a) Sistem pengurusan pengetahuan biasanya tidak melibatkan model untuk menyelesaikan masalah, yang merupakan aktiviti yang biasa dilakukan dalam sistem sokongan keputusan atau decision support systems (DSS). Walau bagaimanapun, oleh sebab sistem pengurusan pengetahuan

166




menyediakan bantuan dalam menyelesaikan masalah dengan menggunakan pengetahuan, sebahagian daripada penyelesaian ini mungkin melibatkan penjanaan model. KMS boleh disepadukan ke dalam satu set model dan data yang sesuai, dan diaktifkan apabila timbul masalah tertentu. (b) Pengurusan pengetahuan mempunyai hubungan semula jadi dengan kaedah kecerdasan buatan dan perisian, walaupun pengurusan pengetahuan bukanlah bukanlah satu kaedah kaedah kecerdasan kecerdasan buatan. buatan. Terdapat Terdapat banyak banyak cara di mana KM boleh disepadukan disepadukan dengan kecerdasan kecerdasan buatan. Sebagai contoh, jika pengetahuan yang disimpan di dalam KMS adalah untuk diwakili dan digunakan sebagai urutan, sistem berasaskan pengetahuan menjadi sebahagian daripada KMS. Satu sistem berasaskan pengetahuan juga boleh membantu pengguna dalam mengenal pasti bagaimana untuk memohon sebahagian pengetahuan dalam KMS. (c) Sistem pengurusan hubungan pelanggan atau customer relationship management (CRM) membantu pengguna dalam berurusan dengan pelanggan. Salah satu aspek yang penting ialah konsep bantuan pengguna yang diterangkan sebelum ini. Walau bagaimanapun, kegunaan CRM adalah lebih mendalam. Ia boleh membangunkan profil pelanggan dan meramalkan keperluan mereka, supaya organisasi boleh meningkatkan jualan dan perkhidmatan pelanggan yang lebih baik. KMS boleh memberi pengetahuan tasit kepada orang-orang yang menggunakan CRM secara langsung semasa berurusan dengan pelanggan. (d) Rantaian bekalan sering dianggap menjadi logistik akhir bagi perniagaan. Firma akan gagal jika produk tidak bergerak keluar daripada organisasi. Jadi adalah penting untuk mengoptimumkan rantaian bekalan dan menguruskan dengan betul, dan pengurusan rantaian sistem bekalan supply chain management (SCM) (SCM) cuba untuk berbuat demikian. SCM boleh mendapat manfaat melalui integrasi KMS kerana terdapat banyak isu dan masalah dalam rantaian bekalan yang memerlukan syarikat untuk menggabungkan kedua-dua pengetahuan tasit dan eksplisit. Mengakses pengetahuan tersebut secara langsung akan meningkatkan prestasi rantaian bekalan.




167

AKTIVITI 7.4 1.

Bincangkan bagaiman sistem pengurusan pengetahuan dapat disepadukan dengan sistem sokongan keputusan.

2.

Jelaskan hubungan antara sistem pengurusan pengetahuan dan sistem rangkaian bekalan.

3.

Jelaskan kenapa sistem pengurusan pengetahuan perlu untuk bersepadu dengan pelbagai sistem maklumat dalam menguruskan pengetahuan.

7.6

KEJURUTERAAN PENGETAHUAN

telah ditubuhkan sebagai satu disiplin dalam AI pada tahun 1980 dengan tujuan untuk mewujudkan kaedah dan alat untuk membangunkan sistem berasaskan pengetahuan secara sistematik dan dikawal. KE, seperti bidang kejuruteraan yang lain, menawarkan kaedah saintifik bersama-sama dengan teori dan teknik untuk menganalisis dan mereka bentuk pengetahuan. Teknik KE digunakan dalam membina dan membangunkan sistem berasaskan pengetahuan. Ini adalah serupa dengan teknik kejuruteraan perisian atau software engineering (SE), tetapi mempunyai penekanan kepada pengetahuan dan bukannya data atau pemprosesan maklumat. Penekanan kepada pengetahuan adalah asas kerana ia membezakan KE dan aplikasi SE. Ini merupakan ciri-ciri masalah domain dalam KE, yang sebahagian besarnya berkaitan dengan menyelesaikan masalah manusia dengan seni bina sistem berdasarkan enjin inferens. Teknik KE adalah sama dengan SE di mana keduaduanya menyokong pendekatan kejuruteraan dalam membangun sistem melalui proses pembangunan yang jelas yang menjadikan sistem spesifikasi ke program komputer yang boleh digunakan. Versi awal KBS telah dibina di sekitar pengetahuan pakar, di mana aktiviti KE dilihat sebagai satu proses pemindahan, namun pendekatan ini tidak mempunyai keupayaan menyelesaikan masalah oleh pakar. Walau bagaimanapun, pemaju KBS cepat menyedari bahawa keupayaan seperti itu hanya boleh ditangkap melalui penggunaan model konseptual untuk memahami tingkah laku penyelesaian masalah oleh pakar. Ini menjadikan KE sebagai satu proses pemodelan. Subtopik 7.6.2 dan 7.6.3 akan membincangkan perkara ini dengan lebih terperinci.

168



7.6.1


Proses Kejuruteraan Pengetahuan

Kedua-dua KE dan proses pembangunan SE mempunyai matlamat yang sama iaitu untuk membangunkan sistem berdasarkan keperluan pengguna, untuk menyelesaikan masalah tertentu yang berkaitan dengan domain. Pembangunan sistem di SE melibatkan peringkat lelaran tanpa mengira kaedah yang diambil; mengumpul dan menganalisis keperluan pengguna, reka bentuk sistem dengan menterjemahkan keperluan pengguna ke dalam spesifikasi perisian menggunakan model konsep, mengekod spesifikasi perisian ke dalam program komputer, menguji program untuk memastikan keputusan yang diinginkan terhasil, melaksanakan sistem dan mengekalkan sistem sepanjang tempoh yang dinyatakan. Proses KE untuk membina KBS secara umum ialah analisis keperluan melibatkan mengenal pasti skop bagi KBS, mereka bentuk sistem dengan mengenal pasti sumber pengetahuan pakar untuk KBS dan bagaimana untuk mewakili mereka, memperoleh pengetahuan daripada pakar melalui teknik pemerolehan pengetahuan dan membina asas pengetahuan dengan pengetahuan domain, mengekod sistem menggunakan bahasa aplikasi sasaran atau shell, menguji sistem untuk memastikan mekanisme kesimpulan berfungsi dengan baik dan menghasilkan keputusan yang betul, melaksanakan sistem secara berperingkat dan melaksanakan penyelenggaraan pada sistem. Perbandingan peringkat lelaran KE dengan SE ditunjukkan dalam Rajah 7.5. Ujian KBS dilakukan dalam dua fasa; penentusahan dan pengesahsahihan sistem. Dalam fasa penentusahan, kaedah dalam asas pengetahuan dianalisis untuk urutan, struktur dan spesifikasi untuk memastikan peraturan adalah logik. Kemudian, pengesahsahihan KBS dijalankan untuk menguji kelakuan sistem dalam keadaan yang realistik. Terdapat teknik yang mantap untuk penentusahan dan pengesahsahihan KBS yang bergantung kepada system perlaksanaan domain. Sebagai contoh, dalam aplikasi keselamatan kritikal seperti kapal terbang dan misi angkasa, kebolehpercayaan KBS adalah penting. Oleh itu, kaedah pengesahan formal adalah penting, manakala dalam aplikasi berisiko rendah pengesahan itu tidak perlu. Walau bagaimanapun, ujian juga boleh dilakukan ke atas ketepatan peraturan semasa proses lelaran pembangunan. Pengetahuan yang diperoleh daripada pakar diperiksa secara logik untuk menguji ketepatan sebelum mengisi asas pengetahuan. Kebolehpercayaan asas pengetahuan dicapai dengan mengeluarkan peraturan pekeliling yang bercanggah dalam makna atau logik, membuang peraturan yang bertindih yang menyediakan kaedah yang berbeza untuk masalah yang sama yang menyebabkan pertindihan pengetahuan, dan mengeluarkan peraturan yang tidak boleh digunakan kerana terdapat percanggahan dalam set peraturan.




169

: Perbandingan antara proses pembangunan perisian dan kejuruteraan pengetahuan

Dalam perbandingan dengan SE, KE mempunyai satu peringkat tambahan iaitu pemerolehan pengetahuan atau Knowledge Acquisition (KA). Peringkat ini adalah penting dalam pembangunan KBS di mana KBS direka sekitar domain pengetahuan pakar dalam menyelesaikan masalah untuk tugas tertentu, seperti diagnosis, penilaian dan sebagainya. Pengetahuan yang diperoleh kemudiannya digunakan untuk mengisi asas pengetahuan dalam bentuk peraturan, yang mana sistem akan melakukan penaakulan. Walau bagaimanapun, dalam sistem SE tiada peringkat KA kerana ia hanya bertujuan untuk mendapatkan maklumat dan bukan memberikan sebab dan dataset sebenar pangkalan data akan dihuni oleh pengguna sistem apabila sistem ini digunakan. Oleh itu, kesimpulan boleh dibuat bahawa peringkat KA yang membezakan domain SE dan KE apabila membangunkan sistem perisian.

170



7.6.2


Kejuruteraan Pengetahuan sebagai Proses Pemindahan

Pada awal 1980, teknik KE telah digunakan secara meluas untuk membina KBS, yang telah dibina atas pengetahuan boleh dikodkan satu atau lebih ramai pakar yang disimpan di dalam pangkalan pengetahuan, pada asasnya satu proses pemindahan pengetahuan. Pendekatan pemindahan dipengaruhi oleh kejayaan sistem pakar Mycin, yang telah memberi kesan kepada reka bentuk awal sistem pakar dan cengkerang sistem pakar. Selain itu, proses pembangunan KBS adalah berdasarkan andaian bahawa pengetahuan yang boleh dikodkan untuk sistem sudah wujud dan hanya perlu diambil dan dilaksanakan. Pengetahuan pakar itu dipindahkan secara langsung ke dalam pangkalan pengetahuan dengan mengenal pasti kaedah-kaedah yang didapati daripada proses pemerolehan pengetahuan. Walau bagaimanapun, pendekatan ini gagal apabila pengetahuan pakar dikodkan dengan pemahaman yang kurang mengenai perkaitan antara kaedah tersebut dan bagaimana ia berkait dengan satu sama lain. Sebagai contoh, pengetahuan domain tertentu untuk mengenal pasti penyakit bercampur dengan pengetahuan strategik bagaimana diagnosis harus dilakukan. Pendekatan pemindahan terlepas pengalaman dan keupayaan menyelesaikan masalah oleh pakar yang tidak boleh diakses terus melalui pendekatan ini. Pendekatan pemindahan juga tidak mengambil kira kepentingan pengetahuan tasit serta keupayaan penyelesaian masalah oleh pakar. Ini mewujudkan satu masalah baru jika asas pengetahuan perlu dikemas kini, kerana setiap perubahan memerlukan usaha yang besar dalam membina semula kaedah-kaedah yang berkod untuk melaksanakan perubahan yang diperlukan. Oleh itu, pendekatan pemindahan hanya boleh dilaksanakan untuk membangunkan sistem prototaip dan gagal untuk berkembang apabila struktur KBSs menjadi lebih besar dan lebih dipercayai di mana asas pengetahuan berubah. Kekurangan ini telah menyebabkan pendekatan pemindahan telah digantikan dengan pendekatan model. Pada masa ini, komuniti SE telah menggunakan pendekatan model untuk membina sistem maklumat dan ia juga seolah-olah sesuai dengan pembangunan KBS. Satu lagi pendekatan yang diambil oleh komuniti KE pada masa ini untuk mengatasi batasan pendekatan pemindahan pengetahuan ialah melalui inisiatif perkongsian ilmu dan hasil utama kerja ini adalah ontologi, Pengetahuan Pertukaran Format (Knowledge (Knowledge Interchange Format ), ), Pertanyaan pengetahuan dan Bahasa Manipulasi (Knowledge (Knowledge Query Manipulation Language ) dan Sistem Perwakilan Pengetahuan Spesifikasi.


7.6.3



171

Kejuruteraan Pengetahuan sebagai Proses Model

KE tidak lagi hanya satu cara untuk perlombongan pengetahuan daripada pakar dan anggapan bahawa pengetahuan boleh terus dipindahkan ke dalam program komputer adalah palsu. Pendekatan pemindahan telah digantikan dengan pendekatan model, yang menggalakkan penciptaan model yang menawarkan prestasi yang sama apabila menyelesaikan masalah di kawasan yang membimbangkan. KE kini merangkumi kaedah dan teknik untuk pemerolehan pengetahuan, model, perwakilan dan penggunaan pengetahuan dan pembangunan KBS dilihat sebagai aktiviti model dalam analisis dan mereka bentuk peringkat dalam pembangunan sistem. Asas bagi proses pemodelan adalah berdasarkan prinsip pengetahuan yang dipopularkan oleh Alan Newell (Newell 1982), yang menekankan kepentingan membangunkan model penyelesaian masalah bagi masalah domain dan bukannya memberi tumpuan kepada perwakilan pengetahuan. Hasilnya, dua bidang penyelidikan yang berlainan telah ditubuhkan berdasarkan prinsip model pengetahuan peringkat. , ia menekankan perbaikan bahasa rasmi pengetahuan peringkat yang sedia ada seperti bahasa Karl ( Knowledge ( Knowledge Acquisition Acquisition and Representation Language ) dan KADS (Knowledge and Design Support ) Bahasa ML2. , ia melibatkan penyelidikan dalam pembangunan model pengetahuan peringkat untuk pelbagai tugas dan domain untuk memahami teknik penyelesaian masalah yang digunakan. Usaha model pengetahuan adalah berdasarkan kepada dua pendekatan yang tersendiri, kaedah penyelesaian masalah dan domain ontologi. Kaedah penyelesaian masalah atau problem-solvin problem-solving g methods (PSM) (PSM) ialah domain model abstrak bebas menggambarkan corak kesimpulan generik untuk tugastugas yang berbeza. Ontologi mendefinisikan perbendaharaan kata yang biasa digunakan untuk mewakili pengetahuan domain. Rajah 7.6 menunjukkan penggunaan model konsep di KE untuk membangunkan KBS.

172




: Peranan model konseptual dalam penyelesaian masalah : Luger (2004)

Pemaju merasakan bahawa membangunkan KBS bermakna membina sebuah model komputer yang mempunyai keupayaan yang sama dengan pakar domain bagi penyelesaian masalah. Ia tidak perlu menjadi satu replika tepat kognisi manusia, sebaliknya, ia mesti meniru proses pemikiran yang terlibat dalam kawasan kecil yang membimbangkan. Manakala pakar mungkin sedar atau tidak semasa menyuarakan sebahagian daripada pengetahuan mereka, mereka tidak akan menyedari sebahagian besar daripada pengetahuan ini kerana ia tersembunyi di dalam kemahiran mereka. Pandangan ini telah menjadi bahagian penting dalam aktiviti KE. Oleh itu, penekanan model KE adalah melihat bagaimana pakar menyelesaikan masalah tertentu dan membangunkan mekanisme penyelesaian masalah tersebut dalam sistem komputer. Ia juga membantu menyuarakan pengetahuan tasit yang tersembunyi mengenai kemahiran pakar, yang hilang dalam proses pemerolehan pengetahuan (kerana kebanyakan pengetahuan yang diperolehi adalah pengetahuan ekspilsit). Oleh itu, proses pemodelan dalam pembangunan KBS terutamanya melibatkan model mekanisme pemikiran seorang pakar dan model yang berguna dalam merapatkan jurang antara keperluan pengguna dan pakar dan KBS melaksanakan fungsi yang diperlukan. Hasil daripada pendekatan model, banyak metodologi KE telah dibangunkan seperti CommandKADS, Model-based dan Incremental Knowledge Engineering (MIKE), Protégé dan KARL. Peralihan ke arah pendekatan model juga telah membolehkan model KBS untuk digunakan semula di kawasan yang berlainan di domain yang sama. Pada masa lalu, kebanyakan KBSs terpaksa direka dari awal setiap kali sistem baru diperlukan dan mereka tidak boleh berinteraksi dengan sistem lain dalam organisasi.


7.6.4



173

Proses Peranan dalam Kejuruteraan Pengetahuan

Terdapat beberapa peranan penting bagi manusia dalam proses membangunkan KBS. Mereka terdiri daripada pakar pengetahuan, jurutera pengetahuan, pemaju sistem pengetahuan dan pengguna. Projek yang besar memerlukan individu yang berbeza untuk memainkan peranan tersebut. Walau bagaimanapun, dalam projek yang lebih kecil orang yang sama biasanya melakukan gabungan peranan. Pakar pengetahuan adalah pembekal pengetahuan; kandungan diekstrak daripada mereka dengan menggunakan teknik pencungkilan pengetahuan yang berbeza seperti temu bual, analisis protokol, „laddering‰, konsep pengasingan dan „repertorian grid‰. Pakar pengetahuan tidak semestinya pakar sebenar dalam domain tetapi mungkin seseorang atau sekumpulan orang yang mempunyai kepakaran yang sering digunakan dalam proses membuat keputusan dalam organisasi. Jurutera pengetahuan bertanggungjawab untuk memperolehi pengetahuan daripada pakar, memahami domain sistem yang disasarkan dan analisis aktiviti pengetahuan. Jurutera juga akan berinteraksi dengan pengguna sistem pengetahuan untuk mengumpul keperluan pengguna bagi system tersebut dan mereka akan menjadi penganalisis sistem dalam projek proj ek KBS. Pemaju KBS akan mengambil keperluan pengetahuan yang dikumpul pada peringkat analisis dan menukar ke dalam bentuk model analisis yang digunakan untuk mereka bentuk dan melaksanakan KBS. Orang menggunakan KBS untuk melaksanakan fungsi kerja mereka dan ia adalah penting untuk memasukkan mereka dalam projek itu apabila mengumpul keperluan pengguna. Sistem berasaskan pengetahuan yang dibangunkan dengan menggunakan teknik kejuruteraan pengetahuan yang sama dengan yang digunakan dalam bidang kejuruteraan perisian kerana kedua-dua teknik mengambil pendekatan kejuruteraan untuk pembangunan sistem. Kejuruteraan pengetahuan menyokong pendekatan model untuk membina KBS dan ini membolehkan penggunaan semula model pengetahuan dalam pelbagai bidang domain. Ia telah menggantikan pendekatan pemindahan pengetahuan konvensional, yang hanya tertumpu kepada mendapatkan pengetahuan pakar dalam bentuk peraturan tanpa berusaha untuk memahami proses pemikiran pakar dalam membuat keputusan. Pendekatan model dalam bidang kejuruteraan pengetahuan adalah sama dengan model konsep yang digunakan secara meluas dalam bidang kejuruteraan perisian. Oleh itu, teknik pemodelan, alat dan bahasa yang digunakan dalam bidang kejuruteraan perisian boleh digunakan dalam membina model bagi kejuruteraan pengetahuan.

174





Kenal pasti perbezaan utama antara kejuruteraan pengetahuan dan kejuruteraan perisian.

2.

Apakah peringkat yang terdapat dalam proses kejuruteraan pengetahuan?

3.

Mengapakah kejuruteraan pengetahuan sebagai proses model lebih baik daripada pemindahan pengetahuan?

4.

Bagaimanakah prinsip tahap pengetahuan digunakan dalam kejuruteraan pengetahuan?

5.

Apakah proses peranan untuk pekerja berpengetahuan dalam projek kejuruteraan pengetahuan?

7.7

SENI BINA KBS, ISU, KELEBIHAN DAN PROSES PEMBANGUNAN

Sistem berasaskan pengetahuan adalah satu perisian yang mempunyai pengetahuan atau kepakaran khusus mengenai domain dan dilaksanakan seperti yang asas pengetahuan atau knowledge base (KB) dan seni bina kawalan - KB enjin inferens adalah berasingan. Sistem berasaskan pengetahuan mempunyai keupayaan termasuk pemprosesan inferensi (bertentangan dengan pemprosesan algoritma), menjelaskan rasional kepada pengguna dan menjana hasil yang bukan unik (OMG, 2004). Daripada definisi ini, ia boleh dilihat bahawa ciri-ciri penting fungsi KBS merupakan pengetahuan domain tertentu diwakili dalam asas pengetahuan dan pengetahuan ini digunakan dalam proses pemikiran enjin inferens untuk menjana keputusan yang berkaitan dengan masalah domain. Ia merupakan ciri-ciri yang unik bagi KBS dan ia biasanya digunakan untuk mendefinisikan KBS dalam kesusasteraan. Walau bagaimanapun, tidak ada ciri yang membezakan KBS daripada sistem maklumat atau information systems (IS), kerana hampir semua contoh yang mengandungi unsur kedua-dua pengetahuan dan maklumat dan dibangunkan menggunakan kaedah berasaskan kejuruteraan. IS merupakan satu set komponen yang berkait yang mengumpul, memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan data dan maklumat dalam sesebuah organisasi. Perbezaan utama antara IS dan KBS ialah fungsi di dalam KBS tertanam dalam enjin kesimpulan dan pengetahuan mengenai aplikasi domain diwakili dalam bentuk eksplisit dalam asas pengetahuan. Walau bagaimanapun, pelaksanaan semasa beberapa jenis KBS berdasarkan prosedur (algoritma) pemprosesan




175

berbeza dengan pemprosesan inferensi konvensional. Fungsi unik KBS dapat dilihat dalam seni bina yang dibincangkan dalam bahagian seterusnya.

7.7.1

Seni Bina KBS

Seni bina membezakan sistem berasaskan pengetahuan daripada sistem maklumat. Enjin penaakulan (enjin kesimpulan) dan asas pengetahuan adalah komponen utama seni bina KBS. Seni bina asas ini pada asalnya dibangun dan digunakan dalam sistem pakar dalam tahun 1970an dan masih digunakan hari ini. Enjin kesimpulan biasanya diprogramkan dalam bahasa pengatur caraan berasaskan cengkerang bukannya dibangunkan dan berfungsi dengan pengetahuan eksplisit perisytiharan dan maklumat untuk mencapai kesimpulan. Asas pengetahuan mengandungi semua pengetahuan domain yang diwakili sebagai peraturan (peraturan pengeluaran) yang akan digunakan oleh enjin kesimpulan semasa pelaksanaan. Penggunaan semasa seni bina ini merupakan versi yang diubah suai daripada yang asal. Seni bina asal ditunjukkan dalam Rajah 7.7. Di sini, kawalan hujah sebenarnya merujuk kepada pemikiran atau enjin kesimpulan, dan aplikasi pengetahuan domain merujuk kepada pengetahuan asas domain.

: Struktur asas generasi pertama p ertama sistem kemahiran

Pelaksanaan seni bina modular diterima baik di bahagian pembangunan KBS oleh kedua-dua penyelidik dan pengamal; enjin penaakulan ialah perbezaan utama antara IS dan KBS. Contoh penggunaan semasa seni bina ini adalah seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 7.8. Asas pengetahuan dalam kedua-dua contoh ini mengandungi pengetahuan yang diperolehi daripada pakar domain melalui proses pemerolehan pengetahuan dan diwakili dalam asas pengetahuan sebagai peraturan, kriteria keputusan, fakta dan lain-lain bentuk perwakilan pengetahuan. Bagi enjin kesimpulan, ia mengandungi langkah pemikiran yang akan digunakan untuk membimbing proses membuat keputusan.

176




: Gambaran menyeluruh skematik KBS

KBS terdiri daripada tiga komponen asas (dengan merujuk kepada Rajah 6.7) asas pengetahuan, konteks dan mekanisme kesimpulan. Komponen konteks yang merupakan tambahan kepada seni bina asal, mengandungi senario masalah semasa yang dinamik dibina oleh mekanisme kesimpulan dan asas pengetahuan. Pengetahuan ini digunakan untuk memanipulasi konteks, dengan menggunakan mekanisme kesimpulan untuk membuat keputusan. Lain-lain komponen tambahan kepada yang asas adalah antara muka pengguna, kemudahan penjelasan dan sistem pemerolehan pengetahuan. Pengguna akan berinteraksi melalui antara muka, yang kemudiannya akan menghantar input kepada sistem. Langkah pemikiran dan pengetahuan yang digunakan untuk mencapai sesuatu hasil tertentu akan disediakan oleh komponen hujah. Pengetahuan yang diperoleh daripada pakar domain akan mengisi pangkalan pengetahuan melalui sistem pemerolehan. Berdasarkan kepada seni bina KBS dibentangkan dalam Rajah 7.7 dan 7.8, ia boleh membuat kesimpulan bahawa komponen teras mana-mana KBS merupakan asas pengetahuan dan enjin kesimpulan (atau mekanisme pemikiran). Walau bagaimanapun, seni bina semasa berbeza daripada yang asal kerana komponen baru seperti pemerolehan pengetahuan, antara muka pengguna dan kemudahan penjelasan kini ditambah kepada komponen teras untuk menjadikan seni bina yang lebih sesuai untuk mereka amalan semasa yang digunakan dalam pembangunan sistem. Satu contoh ialah komponen antara muka pengguna yang telah menjadi satu bahagian penting dalam mana-mana projek pembangunan sistem dan mengambil bentuk antara muka pengguna grafik yang konvensional (GUI). Oleh sebab kepentingan yang semakin meningkat elemen antara muka pengguna dalam mana-mana sistem, komponen ini telah jelas termasuk dalam seni bina KBS semasa.


7.7.2



177

Isu di dalam KBS untuk Menguruskan Menguruskan Pengetahuan

Keperluan untuk menguruskan pengetahuan dan peraturan perniagaan melalui teknologi telah menyebabkan KBS perlu dilaksanakan dalam pelbagai (baru) domain dan keupayaan KBS teknologi moden telah dieksploitasi untuk menguruskan kecekapan manusia, iaitu pengetahuan. Contoh domain ini ialah perisian reka bentuk seni bina, alat untuk membuat kesimpulan konsep semantik daripada model visual, pengurusan hospital, pengurusan klinikal, pengurusan risiko pinjaman bank dan pertukaran mata wang. Contoh lain termasuk peraturan undang-undang, pengetahuan berasaskan kejuruteraan untuk menguruskan pengetahuan yang berkaitan dengan reka bentuk produk, pengurusan pembelajaran dalam konteks aplikasi e-pembelajaran dan pengeluaran logam dan sebatian yang berkaitan. Tambahan lagi, walaupun secara tradisinya KBS adalah aplikasi bersendirian, hari ini ia menjadi sebahagian daripada sistem maklumat sesebuah perusahaan. KBSs telah tertanam atau disepadukan dengan sistem reka bentuk berbantukan komputer atau computer aided design (CAD) untuk mengurus pengetahuan kejuruteraan reka bentuk produk. Contoh lain integrasi boleh dilihat dalam bidang pemantauan sistem kuasa dengan menggunakan standard SCADA di mana sistem pengetahuan telah berjaya digunakan untuk melakukan tafsiran penggera pintar. Beberapa keupayaan KBS telah diintegrasikan ke dalam sistem maklumat geografi atau geographical information systems (GIS) untuk memberikan nasihat bijak. KBSs juga telah dimasukkan ke dalam aplikasi sokongan pelanggan untuk menguruskan gadai janji dan pinjaman bank. Malah sistem e-dagang telah menerima pakai teknologi KBS untuk memberikan cadangan. KBS menyediakan penyelesaian yang tidak boleh diperolehi dengan kaedah konvensional melalui proses inferensi yang unik. Terdapat beberapa KBSs komersial yang digunakan, sebagai contoh, Design-a-Trial (DaT) oleh InferMed Ltd membantu dalam mereka bentuk dan merancang ujian klinikal dan EULE, yang dibangunkan secara dalaman oleh Swiss Life (sebuah pembekal terkemuka bagi insurans hayat), proses insurans dan TURBOLID telah dibangunkan di Sepanyol untuk penyeliaan proses yang berterusan secara on-line di sebuah kilang gula bit. Semua penyelesaian ini diterima baik dan telah dinilai sebagai berjaya dalam bidang-bidang komersial masing-masing. Kebanyakkan sistem pengetahuan telah menerima pakai kaedah ini untuk memacu enjin kesimpulan mereka. Enjin kesimpulan awal (seperti CLIPS, VPPakar, XeprtRule dan KnowledgePro) menggunakan sistem pemerintahan pengeluaran berasaskan cengkerang. Ia telah ditulis dalam perisytiharan dan

178




bukannya prosedur pengaturcaraan berdasarkan algoritma seperti RETE. RET E. Walau bagaimanapun, terdapat penambahan dalam enjin kesimpulan di mana sokongan untuk menerapkan ciri-ciri dalam bahasa pengaturcaraan konvensional seperti C dan Java dilaksanakan, yang memudahkan integrasi kod program konvensional dengan keupayaan peraturan kesimpulan. Hasilnya, Java Expert System Shell (Jess), berdasarkan C Language Integrated Production System (CLIPS), telah dibangunkan untuk membolehkan perisian perusahaan berkembang menggunakan Java yang mempunyai beberapa keupayaan terbina dalam pemikiran dan mudah diatur kedudukan berdasarkan perbezaannya. Penggunaan bahasa pengaturcaraan Java untuk membangunkan aplikasi berasaskan peraturan telah mendorong komuniti Java untuk membangunkan standard untuk enjin inferens berasaskan Java berdasarkan JSR94 Java Rule Engine API. Spesifikasi JSR-94 popular dalam kalangan vendor dan dilaksanakan dalam ILOG JRules, Jess, Fair Isaac Blaze Advisor, Computer Associates CleverPath Aion, Drools dan lain-lain. Teknologi KBS telah berkembang daripada penaakulan berasaskan peraturan untuk menampung unsur penyelidikan AI yang lain, seperti logik kabur, algoritma genetik, penaakulan berasaskan kes dan rangkaian neural. Evolusi ini telah memberi manfaat kepada inisiatif komuniti pengurusan pengetahuan di mana teknologi KBS yang berbeza boleh digunakan dalam menyediakan penyelesaian kepada masalah domain. Walau bagaimanapun, kaedah pengeluaran yang dianggap sebagai satu pendekatan yang paling mudah dalam mewakili kebanyakan kaedah perniagaan dan disokong dengan meluas oleh kebanyakan enjin kesimpulan. Subtopik 7.7.3 membincangkan manfaat dan masalah menggunakan KBS sebagai alat untuk menguruskan pengetahuan.

7.7.3

Kelebihan KBS dalam Menguruskan Menguruskan Pengetahuan

KBSs menawarkan banyak kelebihan sebagai alat bantuan untuk manusia dalam menguruskan pengetahuan dan ini boleh dikategorikan sebagai produktiviti, pemeliharaan pengetahuan, peningkatan kualiti, latihan dan faedah pemerkayaan pekerjaan yang berkaitan. Teknologi KBS adalah lebih dihargai apabila manfaat menggunakannya difahami dengan baik. Oleh itu, penulis telah membuat satu kajian literatur yang komprehensif mengenai manfaat menggunakan teknologi KBS dan didapati kelebihan KBS banyak dikaitkan dengan kualiti keputusan, meningkat ketersediaan pengetahuan pakar, penjimatan kos lebih baik dan produktiviti yang lebih tinggi.




179

Walau bagaimanapun, manfaat ini hanya boleh dicapai jika kualiti pengetahuan dalam asas pengetahuan adalah benar-benar ditentu sahkan dan disahkan dengan menggunakan teknik yang sesuai, kerana ini adalah untuk memastikan bahawa keputusan KBS adalah tepat dan konsisten. Ini dilakukan dengan menggunakan pengesahan logik dan pengesahan peraturan, yang mengesahkan pengetahuan pakar untuk kesempurnaan dan konsisten. Kesempurnaan merupakan keupayaan KBS untuk menghasilkan beberapa keputusan untuk semua input yang mungkin, manakala konsisten merupakan keupayaan KBS untuk menghasilkan satu set standard keputusan yang benar untuk semua input mungkin. Peraturan pengesahan mengenal pasti kaedah yang tidak diperlukan, kaedah yang tidak konsisten, peraturan pekeliling dan keputusan yang tidak dicapai. Pengesahan KBS dilakukan dengan melaksanakan sistem dan membandingkan keputusan ujian terhadap prestasi yang dikehendaki. Ini membuktikan bahawa KBS itu mengeluarkan keputusan hanya untuk set input yang diberikan. Pengesahan dan penentusahkan merupakan bahagian yang penting dalam bidang KE dan KBS di mana ia penting bagi keputusan mengenai keselamatan dan kesihatan di mana ia mesti disahkan dan ditentusahkan, ini berbeza dengan sistem-sistem yang tidak selamat atau yang kritikal. Kualiti keputusan yang dibuat dengan menggunakan KBS telah bertambah baik kerana terdapat hanya sedikit percanggahan berbanding dengan keputusan yang dibuat secara manual. Keputusan yang dihasilkan oleh KBS adalah konsisten sepanjang jangka hayat operasi melainkan jika ia diubahsuai untuk menggabungkan kaedah baru atau padam yang lebih lama. Dua salinan KBS yang sama akan memberikan jawapan yang sama untuk masalah yang sama; pakar manusia tidak akan mencapai tahap yang konsisten dan konsisten itu penting dalam bidang tertentu seperti pengiraan premium insurans polisi insurans. Ia adalah penting untuk mencapai konsisten kerana kualiti keputusan merupakan satu kriteria penting apabila menggunakan KBS, terutamanya berhubung dengan keputusan kepu tusan yang melibatkan jumlah data, pemboleh ubah dan maklumat yang besar. KBSs juga mampu membantu pakar dalam membuat keputusan walaupun pakar mempunyai pengetahuan dalam tangan, ini meningkatkan ketepatan dan kekinian keputusan yang dibuat. Pakar merupakan manusia yang mempunyai kecenderungan untuk lupa dan membuat kesilapan apabila membuat keputusan. Walau bagaimanapun, apabila pengetahuan daripada pakar disimpan sebagai kaedah asas pengetahuan, kesilapan itu boleh dielakkan jika tidak terdapat kesilapan semasa proses pelaksanaan KBS. KBSs akan sentiasa menghasilkan keputusan yang dikehendaki untuk setiap kes, kerana mereka tidak akan meninggalkan apa-apa peraturan (balasan) dalam proses pertimbangan. Keputusan yang dibuat akan sentiasa yang sama dan dipercayai.

180




Kewujudan pengetahuan kepakaran dalam organisasi bertambah baik kerana KBS boleh ditiru untuk membuat ilmu pengetahuan yang ada di lebih daripada satu lokasi. Kecuali dalam keadaan seperti mesin tidak beroperasi seperti sewaktu masa penyelenggaran, KBS juga membuat pengetahuan pakar dapat disediakan sepanjang hari di sepanjang tahun, memberikan keputusan yang sama. Ini berbeza dengan pakar manusia yang telah ditetapkan waktu bekerja atau hanya tersedia untuk masa yang terhad sepanjang hari. Mereka juga akan mengalami keletihan yang mungkin mempunyai kesan yang negatif iaitu KBSs tidak tertakluk kepada keletihan dan oleh itu sentiasa ada. Perlaksanakan KBS dalam organisasi menyediakan beberapa cara untuk mengurangkan kos overhed operasi dan lain-lain melalui pengurangan masa yang diperlukan untuk membuat keputusan, memperbaiki keputusan supaya lebih sempurna dan konsisten dan menjana laporan dengan cepat. Semua aktiviti ini mengurangkan kos kewangan dalam membuat keputusan. Oleh itu, KBS membuat keputusan strategi yang boleh dianalisis dan dikaji dengan lebih terperinci, yang seterusnya dapat membantu meningkatkan keupayaan organisasi untuk membuat keputusan strategi, maka keputusan yang lebih baik dapat dicapai pada masa hadapan.

7.7.4

Peringkat dalam Pembangunan KBS

Proses pembangunan KBS adalah sama dengan pembangunan sistem umum yang lain; peringkat seperti perhimpunan keperluan, analisis sistem, reka bentuk sistem, pembangunan sistem dan pelaksanaan merupakan aktiviti yang sama. Peringkat umum dalam pembangunan KBS boleh diklasifikasikan sebagai pemodelan perniagaan, pemodelan konsep, pemerolehan pengetahuan, reka bentuk dan pelaksanaan KBS yang sepadan dengan proses pembangunan KE dibincangkan sebelum ini dalam subtopik 7.6 tetapi dengan istilah yang sedikit berbeza. Ini adalah kerana nama yang berbeza diberikan kepada aktiviti yang sama atau beberapa aktiviti dikumpulkan bersama. Rajah 7.9 menunjukkan peringkat perkembangan KBS dan peringkat sama dalam proses pembangunan KE dibincangkan dalam Bahagian 7.6, bersama-sama dengan penerangan setiap peringkat. (a) Dalam pemodelan perniagaan, proses perniagaan organisasi dimodelkan dari sudut pandangan pengetahuan. Pemodelan perniagaan digunakan untuk melihat konteks secara keseluruhan di mana model pengetahuan akan berfungsi, ini juga dikenali sebagai pengenalan masalah domain atau analisis keperluan. Ini adalah di mana kes perniagaan, kajian teknikal dan kajian kemungkinan projek dijalankan. Ia membolehkan analisis untuk keperluan sebenar bagi aplikasi asas pengetahuan dan pengetahuan




181

dimodelkan. Komponen model perniagaan terdiri daripada model perniagaan dan sistem model konteks. Satu model perniagaan akan menggambarkan pandangan keseluruhan struktur perniagaan, fungsi, proses, masalah dan peluang, orang yang terlibat, proses pengetahuan dan aliran, dan aset pengetahuan organisasi. Model sistem konteks digunakan untuk menggambarkan persekitaran organisasi di mana sistem akan berinteraksi. Ia biasanya model semua maklumat dan mengawal aliran antara sistem dan persekitarannya. Terdapat variasi dalam bagaimana peringkat ini perlu berinteraksi, tetapi intipati di sini adalah menjalankan kajian kemungkinan dan menentukan skop masalah sistem.

: Aktiviti dalam pembangunan KBS yang sama dalam Fasa KE

(b) Pemodelan konsep merupakan satu peringkat yang penting dalam proses pembangunan KBS, kerana ia berkaitan dengan penciptaan model pengetahuan pelaksanaan bebas dan mentakrifkan ciri-ciri pakar penyelesaian masalah. Input bagi pemodelan konsep merupakan tugas intensif pengetahuan yang telah dikenal pasti dalam model perniagaan yang dianggap sesuai untuk pembangunan KBS. Model konsep menentukan keperluan pengetahuan dan pemikiran sistem yang

182




dicadangkan menggunakan sama ada kaedah penyelesaian masalah (PSM) atau ontologi. Menggunakan pendekatan PSM, model mempunyai tiga kategori pengetahuan; model strategi (untuk pengetahuan tahap tugas), model pemikiran (untuk pengetahuan tahap kesimpulan) dan pengetahuan domain. Setiap kategori digunakan untuk menangkap struktur pengetahuan yang berlainan dalam sistem. Model konsep merupakan pelan induk yang berharga dalam mereka bentuk KBS dan pembentukan model seumpamanya adalah tumpuan utama kajian ini. Dalam bidang KBS proses mewujudkan model secara meluas dirujuk sebagai pemodelan pengetahuan dan adalah sama dengan Platform Bebas Model (PIM). (c) KBS direka menggunakan keperluan menyelesaikan masalah dan model pengetahuan daripada peringkat pemodelan konsep, bersama-sama dengan pengetahuan yang diperolehi daripada pemerolehan pengetahuan. Langkah yang terlibat dalam peringkat reka bentuk ini ialah mereka bentuk seni bina sistem, mengenal pasti platform pelaksanaan yang disasarkan, menyatakan komponen seni bina dan menyatakan aplikasi di antara seni bina. Hasil daripada peringkat ini merupakan model reka bentuk yang menerangkan struktur KBS bersama-sama dengan subsistem itu, modul, mekanisme pengiraan dan membina perwakilan dan adalah sama dengan konsep Model Khusus Platform. Model reka bentuk ini kemudiannya dilaksanakan pada platform penggunaan semasa peringkat pelaksanaan. (d) Pemerolehan pengetahuan merupakan proses pengumpulan pengetahuan dari pakar atau pakar domain melalui sesi interaktif dalam domain aplikasi yang disasarkan. Ia merupakan peringkat penting dalam pembangunan KBS di mana pengetahuan yang dikumpul semasa proses ini kemudiannya digunakan untuk membina model pengetahuan dan asas pengetahuan untuk sistem yang dicadangkan. Ia melibatkan penggunaan satu set teknik dan kaedah untuk mendapatkan pengetahuan, seperti analisis protokol, temu bual berstruktur dan pemerhatian. Pengetahuan yang diperolehi pada peringkat ini biasanya dalam bentuk peraturan, heuristik, formula, senarai istilah, gambar rajah dan sebagainya. Lain-lain sumber pengetahuan yang digunakan dalam proses ini ialah buku-buku teks, manual teknikal, kajian kes, prosedur operasi dan buku panduan.




183

(e) Pada peringkat pelaksanaan, KBSs dibina mengikut reka bentuk yang diperoleh daripada model reka bentuk sistem. Sistem ini diprogramkan dalam bahasa aplikasi sasaran (contohnya LISP, Prolog, Bahasa Pengaturcaraan Berasaskan Objek Aion). Dalam kebanyakan kes, ia melibatkan pembangunan prototaip penerokaan yang boleh digunakan untuk memastikan bahawa sistem ini berfungsi seperti yang sepatutnya dan mekanisme kesimpulan berfungsi dengan baik dan menghasilkan keputusan yang betul. Jika setiap aspek prototaip berfungsi dengan baik dan memenuhi kehendak pengguna dan pakar-pakar domain, prototaip akhirnya akan berkembang menjadi sebuah sistem yang berfungsi sepenuhnya dan digunakan ke dalam pengeluaran. Sepanjang tempoh hayat operasi, KBS akan menjalani satu siri jadual penyelenggaraan berkala di mana keperluan baru dimasukkan, peraturan-asas dipertingkatkan, kesilapan operasi diperbetulkan dan prestasi bertambah baik.

AKTIVITI 7.5 1.

Jelaskan komponen asas dalam reka bentuk KBS, dan komponen tambahan di dalam struktur terkini KBS.

2.

Bincangkan tiga kelebihan dalam menggunakan KBS dalam menguruskan pengetahuan organisasi.

3.

Bincangkan keperluan mengapa KBS diintegrasikan dengan perisian enterpris lain.

4.

Bandingkan aktiviti dalam kejuruteraan perisian dengan pembangunan KBS dan berikan justifikasi keperluan penggunaan permodelan konseptual dalam pembangunan KBS adalah penting.

184




AKTIVITI 7.6









1.

Bincangkan lima peralatan kecerdasan buatan yang digunakan secara meluas untuk pengurusan pengetahuan.

2.

Berikan penerangan yang jelas mengenai terma berikut: (a)

Kejuruteraan pengetahuan

(b)

Sistem asas pengetahuan

(c)

Pengurusan dokumen elektronik

3.

Berikan justifikasi kenapa proses pemodelan adalah lebih baik daripada proses pemindahan di dalam kejuruteraan pengetahuan.

4.

Bincangkan faedah sistem asas pengetahuan sebagai alat dalam menguruskan pengetahuan organisasi.

5.

Terangkan kenapa peranan kepintaran buatan pengurusan pengetahuan adalah bersifat kontroversi.

dalam

Teknologi merupakan pemangkin dalam menyokong aktiviti pengurusan pengetahuan, dibangunkan dalam beberapa kes dalam domain kecerdasan buatan. Tidak semua jenis pengetahuan berjaya diuruskan dengan penggunaan teknologi, terdapat beberapa jenis pengetahuan yang diuruskan dengan lebih baik melalui proses berorientasikan manusia dengan sokongan ICT. Sistem Pengurusan Pengetahuan dibina berdasarkan tiga set teknologi komunikasi, kerjasama, dan penyimpanan serta pengambilan. Kaedah dan alatan AI digunakan secara meluas untuk membantu dalam mencari kepakaran, mencungkil pengetahuan secara automatik dan semiautomatik, muka melalui pemprosesan bahasa semula jadi, dan carian pintar melalui ejen yang bijak. Kaedah AI seperti sistem berasaskan pengetahuan, rangkaian neural, logik kabur, algoritma evolusi dan ejen pintar, digunakan dalam sistem pengurusan pengetahuan.














185

Sistem pengurusan pengetahuan boleh dibeli sebagai satu sistem yang lengkap atau dalam modul daripada syarikat pembangunan perisian dan syarikat pembekal sistem maklumat. Sistem ini juga boleh diperolehi dari syarikat perunding yang besar, atau disalurkan kepada pembekal perkhidmatan aplikasi. Sistem pengurusan pengetahuan merupakan satu sistem perniagaan dan oleh itu, ia perlu bersepadu dengan syarikat lain dan sistem maklumat dalam organisasi. Kejuruteraan pengetahuan menyediakan metodologi saintifik bersama-sama dengan teori dan teknik untuk menganalisis dan sistem berasaskan pengetahuan kejuruteraan, dan ini adalah sama dengan teknik kejuruteraan perisian, tetapi penekanan kepada pengetahuan dan bukannya data atau pemprosesan maklumat. Teknik kejuruteraan pengetahuan sebelum ini berdasarkan kepada pendekatan pemindahan yang mengabaikan kepentingan pengetahuan tasit. Ini telah digantikan dengan pendekatan pemodelan yang menggalakkan penciptaan model untuk memahami domain masalah. Sistem Berasaskan Pengetahuan merupakan perisian yang mempunyai pengetahuan atau kepakaran khusus mengenai domain yang spesifik, kecil, dan dilaksanakan seperti asas pengetahuan (KB) dan seni bina kawalan - KB enjin kesimpulan yang berasingan.

Ejen pintar

Sistem berasaskan pengetahuan

Kecerdasan buatan

Sistem logik kabur

Kejuruteraan pengetahuan

Sistem pengurusan maklumat

Kejuruteraan perisian

Teknologi kerjasama

Pembekal perkhidmatan aplikasi

Teknologi komunikasi

Penaakulan berasaskan kes

Teknologi penyimpanan dan retrieval

Rangkaian neural

186




Awad, E., & Ghaziri, H. H. (2004). Knowledge management . New Jersey, NJ: Prentice Hall. Becerra-Fernandez, I., Gonzalez, A., & Sabherwal, R. (2004). Knowledge management – Challenges, solutions and technologies . New Jersey, NJ: Prentice Hall. Debowski, S. (2006). Knowledge management . New Jersey, NJ: John Wiley & Sons. Loudon, K. C., & Laudon, J. P. (2007). Management information systems – Managing the digital firms . New Jersey, NJ: Prentice Hall. Natarajan, S., & Shekhar, S. (2000). Knowledge management: Enabling business growth . New Delhi: McGraw-Hill. Searle, J. R. (1996). Minds, brains and science . New York, NY: Harvard University Press. Turban, E., Leidner, D., McLean, E., & Wetherbe, J. (2007). Information technology for management: Transforming organisations in the digital economy . Boston, MA: John Wiley & Sons.

MODULE FEEDBACK MAKLUM BALAS MODUL

If you have any comment or feedback, you are welcome to: 1.

E-mail your comment or feedback to [email protected]

OR 2.

Fill in the Print Module online evaluation form available on myINSPIRE.

Thank you. Centre for Instructional Design and Technology T echnology (Pusat Reka Bentuk Pengajaran dan Teknologi ) Teknologi ) Tel No.:

03-27732578

Fax No.:

03-26978702

CBKI4103 Pengurusan Pengetahuan CAug14

Recommend Documents