CASO APA

Universidad Galileo. Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales. Octavo Trimestre. Coordinación Automatización de Procesos Administrativos.

ENTREGABLE 1: PARTE 1 (TAREA NO.1) Tema: ANÁLISIS DE SITUACIÓN ACTUAL/IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA INSTRUCCIONES 1. Haga una lista con los factores internos (fortalezas y debilidades) y factores externos (oportunidades (oportunidades y amenazas), las cuales pueden ser cuantitativas y cualitativas. (Mínimo 5 de cada uno).

Fortalezas:  Materia Prima Importada  Producto reconocido internacionalmente  Alta gama de productos  Empresa en crecimiento  Empresa Guatemalteca con mucho prestigio

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Debilidades: utilización de recursos recursos  Desviación y mala utilización  Maquinaria en mal estado información  Falta de equipo y sistemas de información por malos procesos  Pérdida de tiempo en producción por  Conflictos entre vendedores y supervisores



Oportunidades:  Aumento De clientes constante  Excelente posicionamiento en el mercado  Realizar estudios de mercado  Reducción de costos operativos operativos en un 50% para evitar desperdicio  De recursos llevar la contabilidad  Contratar un Outsourcing para llevar



Amenazas:  Pagos excesivos de Impuestos implementación de sistemas de control de servicio servicio al cliente cliente  Falta de implementación  No realizar estudios de marketing mantener liderazgo  Falta de plan de acción para mantener  Pagos excesivos de impuestos



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2. Basado en los factores internos y externos cuantificados del caso de estudio, elabore la

identificación del problema basado en el cuadro siguiente: Prioridad

Problema

Objetivo

Recursos Limitantes necesarios Implementación Falta de Aprovechar Equipo y Falta de equipo de equipo y equipo y al máximo software y sistemas sistemas de sistemas de los recursos Capacitación información en información humanos el área de para llevar con los que Recursos controles en cuenta la Humanos procesos organización administrativos para hacerla efectiva Ventas que Establecer Equipo y Falta de equipo Implementación cumplen con la situación software y sistemas equipo y las metas, financiera Capacitación adecuados sistemas de pero no se de la control de observa mayor empresa ventas actuales crecimiento para aumentar debido a la en un 50% el baja proceso de producción producción Implementación Desviación y Mejorar los Equipo y Falta de equipo de equipo y mala controles de software y sistemas sistemas de utilización de la Capacitación adecuados control para recursos que producción Desconocimiento reducir costos a incurren en por medio de controles un 50%. desperdicio y de equipo y administrativos por ende sistemas aumento de adecuados. costos dentro de la empresa

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3. Con base al cuadro del inciso anterior, mencione el problema que al resolverse puede

coadyuvar a la solución de la problemática actual de la empresa. Cabe mencionar que la solución al problema identificado debe orientarse a la aplicación de los conceptos de sistematización y equipamiento.

Desviación y mala utilización de recursos que incurren en desperdicio y por ende aumento de costos dentro de la empresa

Uno de los principales problemas dentro de la compañía está en el departamento de producción, muchas veces se repiten procesos debido a errores que se comenten por falta de control en los procesos de trabajo, lo que lleva a provocar excedentes, mala utilización de los recursos disponibles, desperdicio de materiales utilizados. Lo que requerirá un análisis del costo beneficio de las actividades que ameritan, teniendo como objetivo principal aumentar la productividad a trávez de la sistematización, implementando el sistema RI con el que se podrá despachar las cantidades necesarias para evitar desperdicios en la producción. Dicho sistema de control tendrá que ser utilizado por los jefes de cada área de producción en el cual se generaran reportes diarios como mensuales sobre los porcentajes de materia prima que se utilizan periódicamente, lo cual hará que nuestra empresa sea más eficiente reduciendo costos de producción.

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TAREA NO.2 Tema: MATRIZ FODA / SOLUCIÓN DEL PROBLEMA Instrucciones 1. Realice la matriz FODA. Estableciendo estrategias en sus respectivos cuadrantes.

Recuerde que las estrategias deben ir orientadas al problema determinado en tarea No.1 Factores Internos   





Factores Externos OPORTUNIDADES (O)  Crecimiento de clientes.  Excelente posicionamiento en el mercado extranjero.  Creación e introducción de nuevos productos.  Estudios de marketing.  Implementar un sistema de servicio al cliente.  Implementar sistema para controles de producción y lograr reducir costos hasta un 50% AMENAZAS (A)  Pagos excesivos de Impuestos.  Presiones económicas, legales y sociales.  Mejor atención a los clientes por parte de la competencia.  Leyes fiscales. y  Globalización competencia extranjera.

FORTALEZAS (F) Materia prima importada desde el extranjero. Producto reconocido a nivel internacional. Empresa Guatemalteca con solidez en el mercado Crecimiento constante con el 49% de ventas a nivel nacional comparado con otras textilerías. Alta gama de productos textiles de excelente calidad.

 

 





DEBILIDADES (D) Desviación y mala utilización de recursos. Conflictos entre vendedores y Supervisores. Maquinaria en mal estado. Pérdida de tiempo en producción por malos procesos. Desconocimiento de la estructura organizacional. Falta de equipo y sistemas de información.

ESTRATEGIAS (FO) maxi-mini  Desarrollar nuevos productos, aprovechando la solidez del 49% del mercado.  Aprovechar la influencia extranjera para adquirir materia prima a bajo costo y continuar siendo líderes en el mercado que operamos.

ESTRATEGIA (DO) mini-maxi  Implementar un sistema de control sobre procesos de producción, que nos hagan evitar pérdidas y lograr la reducción de costos.  Implementar nuevas normas y políticas en la organización para evitar conflictos laborales entre personal.

ESTRATEFIA (FA) maxi-mini  Implementar productos promocionales para poder competir con las empresas consideradas como competencia local.  Mejorar la atención de servicio al cliente para captar más clientes por la buena recomendación.

ESTRATEGIAS (DA) mini-mini  Desarrollo de técnicas de venta con tecnología para incrementar porcentajes de ventas.  Implementar charlas motivacionales para mantener al personal motivado y asi brindar un excelente servicio al cliente.

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2. Haga un cuadro colocando sus estrategias y su clasificación según Porter

ESTRATEGIAS DE PORTER  Diferenciación: Creación de productos exclusivos.  Liderazgo en costos: Ser el líder del mercado en costos.  Concentración: Línea de productos por segmento. ESTRATEGIAS DE PIERCE & ROBINSON  Innovación: Crear productos a la vanguardia de la moda.  Integración Horizontal: Fusión con empresa similar para minimizar la competencia.  Integración vertical: Desarrollar un sistema de distribución interna, que coloque a la compañía más cerca de los usuarios finales. ESTRATEGIAS DE JOIN VENTURE  Riesgo compartido: Asociarse con otra empresa para la creación de nuevos productos. Fusión con empresas afines con los mercados y  Diversificación concéntrica: productos de la organización.  Diversificación: Fusionarse con compañías que compensen sus propias fortalezas y debilidades.  Atrincheramiento: Reversar las tendencias negativas en los beneficios a través de una variedad de métodos para la reducción de costos. ESTRATEGIAS DE INTEGRACION  Integración hacia adelante.  Integración hacia atrás.  Integración horizontal. ESTRATEGIAS INTENSIVAS  Penetración de mercado.  Desarrollo de mercado.  Desarrollo de producto. 3. Establezca en media página una solución al problema identificado, dicha solución debe

obtenerla de las estrategias formuladas en el FODA, la misma debe ir orientada tal como se indicó en la tarea 1, a la aplicación de conceptos de sistematización y equipamiento en la organización. El proyecto se basa en la implementación de equipo y sistematización del control de calidad para hacer más eficiente el sistema de producción, lo cual nos permitirá aumentar la productividad del proceso mediante las mejoras realizadas, durante la implementación del sistema se logrará incrementar la productividad de la mano de obra para la confección de las piezas/hora, así como reducir los porcentajes de errores.

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4. Justifique los beneficios que tendrá la empresa con la implementación de la solución de

dicho problema. Una vez implementado de forma adecuada, los beneficios para la empresa serán entre otros el aumento de la productividad, así como de la rentabilidad, además se facilita el control de desperdicios, rechazos y devoluciones, se aumenta la motivación del personal, se fomenta capacitación en todos los niveles y se presenta la oportunidad de competir en igualdad de condiciones con organizaciones de cualquier parte del mundo. 5. Elabore la Planeación de la solución, identificando una lista de actividades necesarias

para cumplir con el objetivo. 

   

Adquisición de los equipos y sistemas de la automatización para el área de producción Instalación de equipos Implementación de políticas de operación Capacitación del personal Ejecución y puesta en marcha

6. Elabore el Modelo IPO. Donde pueda visualizar el análisis del sistema identificado en la

problemática.

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NOTA: Una vez identificado el problema con su solución, todo el desarrollo de los futuros casos (tareas) deberán ser continuación de la solución identificada en esta parte TAREA NO.3 Tema: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL / ESTRUCTURA DE PROCESOS 3.1 PARTE /ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INSTRUCCIONES

1. Elaborare una nueva estructura organizacional de acuerdo a la solución del problema

identificado.

Direccion General

Direccion Administrativa

Depto. de Recursos Humanos

Depto. Financiero

Direccion de Produccion

Depto De Informatica

Depto. De Servicio al Cliente

Departamento De Produccion

Seccion de Seleccion y Reclutamiento de Personal

Seccion de Contabilidad

Seccion de

Seccion de almacen

Seccion de

Capacitacion

e inventarios

Manofactura

Seccion de Soporte Tecnico

Seccion de Atencion al Cliente

Seccion de Diseño

Depto. De Logistica

Depto. De Mercadeo

Seccion de Distribucion y despacho

Seccion de Compras

Seccion de Bodega

Seccion de Ventas

Seccion de Facturacion

2. Clasifique el organigrama por su presentación, contenido y alcance, explique.

Organigrama por ámbito o alcance: Contiene información representativa de la organización a nivel jerárquico, según la magnitud y características. 7


3. Explique los cambios realizados en la estructura organizacional propuesta.

Basándonos en la pirámide de Piercing se realizaron los siguien tes cambios:

Se determina que lo más conveniente es un Organigrama por ámbito o alcance, para que todo el personal conozca las áreas que lo integran, líneas de autoridad y asesoría. 4. Explique e identifique el departamento del organigrama en el cual se encuentra

localizado el problema. Departamento de Producción

3.2 ESTRUCTURA DE PROCESOS INSTRUCCIONES

1. Elabore un Diagrama de Flujo de datos con la simbología de Gane & Sarson, con su

respectivo análisis estructurado (entradas, procesos, almacenes, salidas y flujos de datos) Simbología utilizada: FLUJO DE DATOS 8


2. Indique los tipos de entradas y tipos de salidas.

Entradas: Pantallas sensibles Lectores Ópticos

Salidas Reportes de Inventarios de materia prima Reportes de salidas de materia prima al inventario Reportes de entrada de materia prima al inventario Formas preimpresas como plan de contingencia Graficas Correos electrónicos Catálogos de materia prima Memorándums Informes Notificaciones

Scanner Reconocimiento de voz Plumas de luz Teclado Ratón USB Tarjetas Inteligentes Reconocimiento de caracteres Reconocimiento de voz Formas preimpresas como plan de Contingencia

3. Indique el tipo de sistema de información propuesto.

AS400

4. Elabore el diagrama de procesos en formato columnar.

5. Elabore una propuesta de hardware y software adjudicando costos.

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