Capítulo 5 Cuestionarios Los cuestionarios representan un recurso idóneo para captar la información de la organización en todas sus versiones, ámbitos y niveles, toda vez que permiten no solo recopilar datos, sino percibir el medio ambiente, la cultura organizacional organizacional predominante predominante y el nivel de calidad de trabajo de su personal Los cuestionarios que aquí aquí se incorporan abarcan abarcan una amplia gama gama de posibilidades, incluyen incluyen los temas más utilizados por las organizaciones y pueden emplearse según la profundidad que se requiera en los resultados especto especto al nivel de degradación de las preguntas por área y rubro especí!co, posibilita seleccionar las variables que en cada caso necesita una organización, organización, de acuerdo a sus naturaleza, giro, objetivo y grado de evolución alcanzado" #u contenido es susceptible de adaptarse o ampliarse, considerando las condiciones de operación de cada instancia ya sea pública, privada o social, así como los resultados esperados" $lementos de dise%o #e &a preparado tomando en cuenta tanto aspectos conceptuales, asociados con la rigidez metodológica metodológica que un estudio de auditoria auditoria administrativa demanda, como aspectos prácticos ligados a la e'periencia profesional para que su cobertura se viable y genere un nivel integrado de respuesta" $s indudable que la idea idea central implícita implícita en la esencia de cada pregunta pregunta el juego de variables variables relacionados relacionados con las cone'iones cone'iones lógicas derivadas derivadas de su uso así como la interrelación entre las diferentes áreas y rubros producen un efecto multiplicador multiplicador ,provocando ,provocando que de una palabra se desprendan desprendan toda una una clase y numero de alternativas alternativas que, en su conjunto conjunto proporcionan proporcionan un per!l completo completo para evaluar el comportamiento comportamiento de una organización en forma e'&austiva es necesario que en el esbozo de los cuestionarios se efectúen los siguientes pasos( )" realizar un recuento de documentación descriptiva, arc&ivos, estudios y datos estadísticos e'istentes para ubicar el conte'to de análisis en la determinación determinación de las preguntas" *" llevar a cabo una observación directa que valide el orden y secuencia a seguir" +" someter las propuestas propuestas del cuestionario a un proceso de de control control y evaluación conocido como como prueba previa previa o pretest Cabe se%alar que, en todo momento la secuencia para recopilar los datos deberá ce%irse a los pasos consignados consignados en la metodología metodología de esta manera se garantiza la -uidez &omogeneidad &omogeneidad y precisión que que debe prevalecer rigurosamente en el levantamiento de la información" información"
$n este sentido, y de conformidad conformidad con lo anotado en el punto correspondiente correspondiente a este tema, la capacitación de datos .via entrevista dirigida/ deberá considerar las tres categorías de respuesta comunes a las preguntas( •
•
•
Cuando una pregunta, pregunta, según las instrucciones no se deben aplicar por el área de absorción por el puesto del entrevistado" entrevistado" Cuando se &izo la pregunta, por el entrevistado no quiso o no supo la respuesta Cuando no se &ace la pregunta por qu0 el entrevistador no le estimo conveniente"
1ara la construcción del cuestionario se deben precisar campos de distribución básica como2( $spacio para los datos de registro registro de la entrevista entrevista ubicación o adscripción adscripción de los entrevistados, información del área, responsable de la aplicación fec&a y duración de la aplicación" 3nstrucciones e'plicadas de manera sencilla concisa 1reguntas 1reguntas o ítems $spacio para para respuestas respuestas mismo que que debe facilitar tanto la lectura como como la respuesta $spacio para consignar L4# observaciones generales Criterios de apoyo
Con el propósito de que la información información obtenida por por medio de los cuestionarios sea veraz y con!able, se debe considerar con detenimiento detenimiento la manera de recabarla y la tónica a seguir 4l momento de aplicarlos aplicarlos "para este efecto es conveniente tomar en cuenta cuenta la forma, el fondo y la estrategia para estructurar Las respuestas" 4 continuación se presentan los criterios que deben observarse en cada caso" orma 1ara crear un clima propicio e infundir con!anza en las persona a quien se aplica el cuestionario, cuestionario, es necesario que el responsable responsable se presente y e'plique e'plique el objetivo que se persigue con 0l, aclarando aclarando cualquier cualquier duda y contestando a las preguntas preguntas de su interlocutor" interlocutor" 6na vez establecida la comunicación comunicación se empieza a captar la información información con preguntas preguntas introductorias introductorias que atraigan la atención del entrevistado, estas deben ser claras y amables, y propiciar el acercamiento" $n la medida que se vaya avanzando ,se formularan formularan preguntas relacionadas con el tema central de la entrevista "este tipo de cuestionamiento debe incluir interrogantes interrogantes !ltro para ubicar el conte'to de los puntos clave del entrevistado ,asimismo deben preverse posibles 7saltos de preguntas7, en función del conocimiento conocimiento y manejo del tema a !n de garantizar la continuidad
$n este sentido, y de conformidad conformidad con lo anotado en el punto correspondiente correspondiente a este tema, la capacitación de datos .via entrevista dirigida/ deberá considerar las tres categorías de respuesta comunes a las preguntas( •
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Cuando una pregunta, pregunta, según las instrucciones no se deben aplicar por el área de absorción por el puesto del entrevistado" entrevistado" Cuando se &izo la pregunta, por el entrevistado no quiso o no supo la respuesta Cuando no se &ace la pregunta por qu0 el entrevistador no le estimo conveniente"
1ara la construcción del cuestionario se deben precisar campos de distribución básica como2( $spacio para los datos de registro registro de la entrevista entrevista ubicación o adscripción adscripción de los entrevistados, información del área, responsable de la aplicación fec&a y duración de la aplicación" 3nstrucciones e'plicadas de manera sencilla concisa 1reguntas 1reguntas o ítems $spacio para para respuestas respuestas mismo que que debe facilitar tanto la lectura como como la respuesta $spacio para consignar L4# observaciones generales Criterios de apoyo
Con el propósito de que la información información obtenida por por medio de los cuestionarios sea veraz y con!able, se debe considerar con detenimiento detenimiento la manera de recabarla y la tónica a seguir 4l momento de aplicarlos aplicarlos "para este efecto es conveniente tomar en cuenta cuenta la forma, el fondo y la estrategia para estructurar Las respuestas" 4 continuación se presentan los criterios que deben observarse en cada caso" orma 1ara crear un clima propicio e infundir con!anza en las persona a quien se aplica el cuestionario, cuestionario, es necesario que el responsable responsable se presente y e'plique e'plique el objetivo que se persigue con 0l, aclarando aclarando cualquier cualquier duda y contestando a las preguntas preguntas de su interlocutor" interlocutor" 6na vez establecida la comunicación comunicación se empieza a captar la información información con preguntas preguntas introductorias introductorias que atraigan la atención del entrevistado, estas deben ser claras y amables, y propiciar el acercamiento" $n la medida que se vaya avanzando ,se formularan formularan preguntas relacionadas con el tema central de la entrevista "este tipo de cuestionamiento debe incluir interrogantes interrogantes !ltro para ubicar el conte'to de los puntos clave del entrevistado ,asimismo deben preverse posibles 7saltos de preguntas7, en función del conocimiento conocimiento y manejo del tema a !n de garantizar la continuidad
de la entrevista "en algunos algunos casos de acuerdo con la profundidad profundidad de la investigación es conveniente conveniente mostrar tacto al preguntar o bien espaciar ese tipo de preguntas preguntas con el !n de obtener respuestas respuestas de manera gradual y sin desgastar la relación entre las partes" $n caso de que las circunstancias circunstancias lo permitan, se pueden enlazar preguntas en batería para a&ondar en aspectos especí!cos" 1or 1or último es recomendable recomendable utilizar preguntas preguntas accesibles y cada vez menos incisivas, incisivas, con lo que se puede mantener mantener de principio a !n la atmosfera de cordialidad entre las partes" ondo La integración del cuestionario tiene que contemplar la posición del entrevistado dentro de la estructura organizacional, organizacional, ya que la naturaleza de las respuestas varia conforme el nivel de responsabilidad o grado de dominio de los temas que se analizan" 1or lo que toca al tratamiento de los temas otra vez de preguntas si bien debe apegarse a la secuencia acceso profundidad profundidad 8acceso 8acceso como ya se planteó el conte'to de los temas debe ser tan versátil como para para captar la información información sustantiva en forma progresiva progresiva sin que para ello se incluya preguntas preguntas vagas o imprecisas" además a quien lo aplique el cuestionario9 debe pertenecer concentrado en las adquitudes y la forma forma que que responden responden las preguntas preguntas en particular si alguna de ellas ellas se vincula con algún aspecto que que implica responsabilidad responsabilidad económica o por su alcance impacta al proceso decisional" Conviene destacar que el trasfondo de las preguntas incide en el manejo de supuestos, los cuales no siempre a-oran con facilidad" 4simismo e'iste una interrelación interrelación lógica entre los diferentes componentes dela organización organización lo que obliga a :cruzar7 preguntas de control y evaluación por área, proceso, función, sistema y nivel jerárquico" $strategia Las acciones emprendidas para abordar la información información recabada deben partir del proceso de auditoría, especí!camente de la propuesta t0cnica ,toda vez que la estrategia se establece en ese momento ,a&ora bien su implementación implementación practica debe realizarse mediante tres vertientes (composición organizacional, organizacional, proceso estrat0gicos y tipo de liderazgo prevalece" La razón para tomar como marco marco de referencia referencia la composición organizacional organizacional en la aplicación aplicación de los cuestionarios cuestionarios obedece a que es necesario observar observar una secuencia lógica lógica y consecuente consecuente con la relación relación de acuerdo acuerdo a las necesidades necesidades administrivas e'istentes, tanto sustantivas como adjetivas, asesoras internas .internas y e'ternas/,la relación con órganos desconcentrados o descentralizados ,relaciones funcionales matriciales, y de coordinación coordinación así como unidades estrat0gicas de negocios 4l margen de la naturaleza de la organización organización o su esfera de acción el objetivo de; considerar los procesos estrat0gicos se debe que su funcionamiento se basa en sus competencias central es las cuales muc&as veces enmarcan sus
procesos clave o estrat0gicos" 4simismo, se debe
espuesta si
=o
1regunta cerrada con respuestas múltiples( en este esquema se maneja un mayor número de alternativas, lo que permite más posibilidades de respuesta, tambi0n es fácil de codi!car y analizar" #u principal desventaja radica en estar seguro de presentar seguro de presentar .y de obtener/ las categorías de respuesta más adecuadas para el objeto de la auditoria" $jemplo pregunta
espuesta >entas Compras Contabilidad 4dministración general
La pregunta abierta( en esta alternativa el número de respuestas posibles es in!nito por lo que demanda mayor e'periencia del entrevistador para centrar la respuesta" ?ambi0n permite un contacto más estrec&o entre el entrevistado y el entrevistador, así mismo con un mayor grado de motivación" #in embargo, presenta di!cultades para clasi!car la categoría de respuestas debido al número de posibilidades, los prejuicios del entrevistador y de;l codi!cador"
$jemplo( pregunta @A
espuesta Buy de acuerdo e acuerdo 3ndeciso $n desacuerdo Buy en desacuerdo
@1or qu0A
$s importante destacar que el ejercicio de su aplicación se complementa con una serie de escalas conocidas por su utilidad en la medición de adquitudes ,tambi0n empleadas para computar otra clase de variables ,lo que facilita una ponderación objetiva ,elemento sustancial para desprender y soportar los criterios que la organización deberá considerar cuando implemente la recomendaciones provenientes de la auditoria" Contenido de los cuestionarios 3nformación general de la organización $ste apartado se destina a establecer el marco de referencia de la organización que se analiza lo que se permitirá su plena identi!cación y ubicación lo cual resulta fundamental para determinar el objetivo , alcance y estrategias idóneas, los datos que integran este apartado son( =ombre o razón social Diro Ebjetivo o atribución egistro federal de causantes Erdenamiento.s/ jurídico.s/ de creación Bodi!caciones Erganigrama omicilio.s/ o!cina central y representaciones ?el0fono a' Correo electrónico
3nformación de área 6na vez identi!cada la organización, se deben captar los datos del área que se audita, lo que posibilitara la precisión del nivel de análisis y asignación de responsabilidades y recursos para llevarla a cabo "los datos necesarios son( =ombre delo área Clave del área ec&a Frea de adscripción Ebjetivos.s/ esponsable.s/ =aturaleza.tipo de estudio/ 1ersonal asignado al área ase ecursos 3nstrucciones particulares Freas de aplicación 1or etapa de proceso administrativo 1laneación >isión Bisión Ebjetivos Betas estrategias 1rocesos 1olíticas 1rocedimientos 1rogramas $nfoques =iveles Gorizontes Erganización
$structura organizacional ivisión y distribución de funciones Cultura organizacional ecursos &umanos Cambio organizacional $studios administrativos 3nstrumentos t0cnicos de apoyo irección Liderazgo Comunicación Botivación Drupos y equipos de trabajo Banejo del estr0s,el con-icto y la crisis ?ecnología de la información ?oma de desiciones Creatividad e innovación Control =aturaleza #istemas =iveles 1roceso Freas de aplicación Gerramientas Calidad 1or elemento especi!co 4dquisiciones 4lmacenes e inventarios 4sesoría e'terna 4sesoría interna Coordinación
istribucuion del espoacio $'portaciones Dlobalización 3mportaciones 3nformatica 3nvestigacion y desarrollo BarHeting Eperaciones 1roveedores 1royectos ecursos !nacieros y contabilidad #ervicio a clientes #ervicios generales #istemas Cédulas y grafcas
$l uso de cedulas y gra!cos en la auditoria administrativa fortalece en gran medida las alternativas para recopilar información,ordenar las acciones y representar en forma objetiva y concentrada tanto los avances que se van obteniendo como los que agrupan la interrelacion de instructumentos empleados y resultados alcanzados $n el caso de las c0dulas ,la captación de información se amplia al abrir un rango de respuesta para integrar referencias documentales,&allazgos ,evidencias aspectos percibidos y comentarios ,ademas del analis comparativo de actividades y la evaluación del proceso administrativo y elementos complementarios" Los gra!cos facilitan enormemente que se visualice la información pues la muestra de manera condensada en formas y cuadros lo que permite el seguimiento y la presentación de resultados de manera agil y accesible" $mplear estos dos instrumentos junto con los cuestionarios , a partir de los parámetros de!nidos y las escalas seleccionadas ,&ace posible que la información se agrupe natural y -uidamente para que el auditor consigne de forma comprensible y lógica sus registros"
La periocidad con la que se utilicen las cedulas y los gra!cos queda sujeta alas condiciones particulares de la audoitoria y la decisión de implementarauditorias de seguimiento C0dulas $structura general 1ara de!nir la estructura general de una cedula es necesario precisar con claridad el objetivo que debe cumplir ,elarea a la cual esta dirigida,el tipo de infromacion que debe contener ,la forma de llenado,el procedimiento para aplicarla y los resultados que se esperan obtener 1ara que las cedulas logren el efecto esperado,es necesario incluir en su dise%o los siguientes criterios( ) tipo y nombre de cedula * destinar un espacio en la parte superior para datos de identi!cación de la organización ,logotipo,titulo fec&a,numero de pagina,área etapa o elemento bajo estudio" + de preferencia,dividir la cedula en forma modular ,para oredenar y estandarizar la información" ;"reunir y jerarquizar la información de acuerdo a su importancia y utilidad 5 interrelacionar la operación con el diagnostico y evaluacion I facilitar la interrelacion de información de conte'to ,proyección y percepción J el dise%o debe prever el tama%o de los espaciosd para no limitar la e'tencion del contenidop,asi como la secuencia y movimiento necesarios para su llenadoi" K incluir un espacio en la parte inferior 1ara las observac'iones,anotaciones diversas y datos de la persona responsable de su aplicación ,de quien la recvisa y de quien la autoriza" Clasi!cación 1ara &acer una selección adecuada del tipo cedula a emplear en una auditoria administrativa,es conveniente tener claro el objetivoque se persigue atendiendo a la naturaleza de la información que se maneje "de conformidad con este criterio Las cedulas pueden clasi!carse de la siguiente manera Gerramientas operativas ) programa de trabajo * reporte de avance semanal Ebjetivo( organizar el trabajo de manera lógica y consistente Gerramientas de diagnostico
) cedula de análisis documental Cedula para detectary registrar &allazgos y evidencias Cedula para consignar aspectos relevantes Cedula para captar y tratar causas y efectos Cedulas para localizar y atender fallas Gerramientas de evaluación Cedula de determinación dee criterios de evaluación Cedula para eval%uar el impacto en la resolución de aspectos críticos Criterios de puntuación para la evaluación !nal 1roceso administrativo $lementos especí!cos 1roceso de diagnostico y evaluación Ebjetivo( evaluar el desempe%o oprganizacional Gerramientas de evaluación de desempe%o )" Cedula de evaluación de desempe%o *" Cedula de evaluación de servicio Ebjetivo( evaluar el desempe%o organizacional 6so 3ncluir cedula en una auditoria administrativa permite captar información que en los cuestionarios no se persiben,ya que abre el rango de resouesta ,ordena la información de forma mas accesible,compara claramente conceptos ,sistematiza los registros y facilita la profundidad deHl enfoque
Cabe resaltar que su uso se sustenta en la necesidad del programa de auditoria de captar información asi como en las e'isgencias del tipo de información requiriendo para cada conte'to de aplicación >entajas $l empleo de cedulas representa la oportunidad de agilizar la recopilación y el estudio de la información , debido a que su concepto y formato incorpora las siguientes ventajas( •
•
•
• • •
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•
#on un ve&ículo que &ace más amable la interacción de agilizar la recopilación y el estudio y el auditor 1ermite detectar supuesto que n9o siempre a-oran de manera franca en la formulación de preguntas directas 4bre sustancialmente el especialmente el especio para manejar con mayor libertad la información #impli!ca el proceso para administrar información Erdena las ideas y no solo los conceptos Centra las respuestas de acuerdo con los requerimientos y disminuye el margen de error #u conformación permite amalgamar información t0cnica y de desempe%o #u estructura vincula la visión que justi!ca las acciones en forma objetiva y subjetiva
Gerramienta operativa
LEDE?31E
=6B
$L4ME
PROGRA
3=3 C3E
#6#1$=C3 F$4 4C?3>3 $1E=#4ML$ = 4 $#1$CN3CE $3=3C3E #$B4=4 $#1E=#4ML$
EM#$>4C3E=$#
?$ B3= 4C3 = C4=C$L4C3 = 64C3= ?$B3=4C3 B$# = CL4>$
$>3#
G$4B3$=?4 E1$4?3>4
$CG 4 1ágina LEDE?31
e #ustituye a(
$CG 4 1ágin a
$
$1E?$ $ 4>4=C$ #$B4=4L
F$4 $>4L644
$?414 E $L$B$=?E
$#1E=#4ML$ 4C?3>34$# $4L3O44#
L6=$#
B4?$#
B3$CEL$#
P6$>$#
>3$=$#
=Q B$E $ GE4# EM#$>4C3E=$#
46?E3O $L4ME
G$4B3$=?4 E1$4?3>4 $CG 4 1ágina LEDE?31
e #ustituye a(
$CG 4 1ágin a
$
CR6L4 $ 4=FL3#3# EC6B$=?4L
F$4
EC6B$=?E
$#6L?4E# $L 4=FL3#3#
$#16$#?4#
$speci!cación del nombre del documento, datos básicos, contenido, responsable de su elaboración y fuente de consulta"
4notar las observaciones de los puntos revisados siguiendo las se%ales del documento y la jerarquía de los puntos críticos
4notar los criterios o recomendaciones que se formulen
EM#$>4C3E=$#
46?E3O $L4ME
G$4B3$=?4 $ 34D=E#?3CE
$CG 4 1ágina LEDE?31
e #ustituye a(
$CG4 1ágina
$
CR6L4 144 $?$C?4 S $D3#?4 G4LL4#DE# S $>3$=C34#
F$4 $>4L644 =6B
$?414 E $L$B$=?E
G4LL4ODE
$>3$=C34#
4#1$C?E# #EL3E#
4notar el comportamiento e un rubro especí!co con elación al indicador"
4notar el nombre del documento y la fuente de información"
elación de las funciones, actividades u operaciones de un desempe%o adecuado"
4#1$C?E# 144 B$PE4 elación de las funciones actividades u operaciones que puedan ser objeto de mejora"
EM#$>4C3E=$#
46?E3O $L4ME
G$4B3$=?4 $ 34D=E#?3CE
$CG 4 1ágina LEDE?31
e #ustituye a(
$CG 4 1ágin a
$
CR6L4 144 $L $D3#?E
F$4 $>4L644 4C?3>34$# $>3#4E# 4notar el rubro o 4specto revisado"
$?414 E $L$B$=?E 4#1$C?E# $L$>4=?$# 4notar los &ec&os que tienen importancia especial, muestran aspectos fuera de conte'to o pueden ocasionar consecuencias serias para la organización"
CEB$=?43E# $C3M3E# 4notar todos aquellos comentarios ,observaciones quejas ,sugerencias o propuestas recibidas"
EM#$>4C3E=$#
46?E3O $L4ME
G$4B3$=?4 E1$4?3>4
$CG 4 1ágina LEDE?31
e #ustituye a(
$CG 4 1ágin a
$
Cedula la para la capacitación y tratamiento de causas y efectos F$4 $>4L644
$?414 E $L$B$=?E
etección( anotar los elementos detectados que inciden de manera sustantiva en la forma de operar de la organización
Causas( factores que propician un determinado desempe%o $fectos( resultados que se re-ejan en el desempe%o 3mpacto" Consecuencias que se derivan de los resultados" ecomendaciones Mene!cio esperado EM#$>4C3E=$# ormular las recomendaciones que se $speci!car las mejorías o bondades que se estimen precedentes para buscar el equilibrio deseen obtener en el desempe%o organizacional"
46?E3O
$L4ME
G$4B3$=?4 $ 34D=E#?3CE
$CG 4 1ágina LEDE?31
e #ustituye a(
$CG 4 1ágin a
$
CR6L4 144 la detección
F$4 $>4L644 núm"
$?414 E $L$B$=?E alla
propuesta
seguimiento
$speci!car los elementos que impactan en el funcionamiento de laorganización"
4notar la posible solución o forma de atención de las fallas
4notar las acciones para el seguimiento de las alternativas de solución"
EM#$>4C3E=$#
46?E3O $L4ME
G$4B3$=?4 $ 34D=E#?3CE
$CG 4 1ágina LEDE?31
e #ustituye a(
$CG 4 1ágin a
$
CR6L4 144 $>4L64 $L 3B14C?E
F$4 $>4L644
$?414 E $L$B$=?E
4spectos critico
ecomendación
$strategia de
3ndicar los aspectos o supuestos fundamentales detectados
4notar los criterios de fondo para resolver la problemática de la organizacion
$speci!car las estrategias clave de acción"
3mpacto esperado 3ndicar las e'pectativas o posibles resultados
EM#$>4C3E=$#
46?E3O $L4ME
G$4B3$=?4# $ $>4L64C3E= C3?$3E# $ 16=?64C3E= 144 L4 $>4L64C3E= 3=4L 1EC$#E 4B3=3#?4?3>E
PLANEACIÓN )"9 )") >isión )"* Bisión )"+ Ebjetivos )"; Betas )"5 $strategias o tácticas )"I 1rocesos )"J 1olíticas )"K $ 1rocedimientos G$4B3$=?4# $>4L64C3E= )"U 1rogramas )")9 $nfoques )")) =iveles LEDE?31E )")* Gorizontes
$CG 16=?E# B4T3BE# 4 $#?4ML$C3 EM?$=3E# 1FD3 $ E# =4
LEDE?31E 1EC$=?4P$
$CG 4 1FD3 =4
*"9 ED4=3O4C3= $ *") $structura organizacional *"* ivisión y distribución de funciones *"+ Cultura organizacional C3?$3E# $ 16=?64C3E= *"; ecursos &umanos 144 L4 $>4L64C3E= 3=4L $lementos especí!cos 16=?E# B4T3BE# *"5 Cambio organizacional $#?4ML$C3 EM?$=3E# *"I $studios administrativos E# *"J 3nstrumentos t0cnicos de apoyo Adquisicioes )"9 *"9 +"9 4lmacenes 3$CC3E=e inventaros +"9 e'terna +") 4sesoría Liderazgo ;"9 interna +"* 4sesoría Comunicación 5"9 +"+ Coordinación Botivación I"9 del espacio +"; istribución Drupos y equipos de trabajo J"9 +"5 e'portaciones Banejo del estr0s, el con-icto y la K"9 globalización +"I crisis U"9 importaciones +"J ?ecnología de información )9"9 +"K informática ?oma de decisiones ))"9 investigación desarrollo Creatividad eyinnovación )*"9 marHeting )+"9 operaciones );"9 ;"9 proveedores Control )5"9 ;") proyectos =aturaleza )I"9 ;"* recursos #istemas!nancieros y contabilidad )J"9 ;"+ servicio =ivelesa clientes )K"9 ;"; servicios 1roceso generales )U"9 ;"5 sistemas Freas de aplicación ;"I Gerramientas ;"J Calidad ?otal ?otal
1EC$=?4P$
G$4B3$=?4# $ $>4L64C3E=
LEDE?31E
1roceso de diagnóstico y evaluación
$tapa o elemento perspectiva
avance
resultado
!" nula o escasa evidencia de e'istencia de conceptos claros
incompleto
$scasos y limitados
*5V alguna evidencia
iniciándose
4lgunas tendencias positivas
59V evidencia de mejorarla
egistra logros
buenos
J5V evidencia de una implementación adecuada )99V fuerte evidencia de una integración total ?otal
Casi completo
buenos
completo
e muy buenos a e'celentes
Gerramienta de evaluación Logotipo Cedula de evaluació
1ágin a
#ustituye a( 1ágina
4pellido paternoWWWWWWWWWWWWWWWWWW maternoWWWWWWWWWWWWWWWWWW =ombre.s/WWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW Frea de adscripciónWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW puestoWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW 1eriodo de evaluaciónWWWWWWWWWWWWWWWWWW ec&aWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW
e
de apellido
'/ cali!cación .#X?X6X>/Y S/cali!cación .Z/Y O/Cali!cación .TXS/[*Y 4?E# $L $>4L64E .P$$ 3=B$34?E/ 4pellido paternoWWWWWWWWWWWWWWWWWW maternoWWWWWWWWWWWWWWWWWW =ombre.s/WWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW Frea de adscripciónWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW puestoWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW
apellido
WWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW 3B4 $L $>4L64E
$C6#E# G6B4=E# [3$CC3E= D$=$4L
Clave de WWWWWWWWWWWWWWWWWWWW ec&a de entrega
avaluacion =ombre y !rma del analista
de evaluacion WWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW
@el empleado laboró en la empresa el periodo completoA #i. / =o . / motivo WWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW 4lta. / baja . / Licencia . / comision. / 1eriodo del movimientoWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW
1ágina
e #ustituye a(
págin a
e
G$4B3$=?4# $ $>4L64C3E= 3nstrucciones( Barque con una ' en el cuadro sombreado que corresponda" $n la columna de cali!cación anote el número que considere más adecuado para el desempe%o del empleado, de acuerdo con la escala de cali!cación indicada
4C?E$# S D4E# M4#3CE# .de aplicación en general/ $scala de cali!cación
=o cumple
por debajo de
cumple lo
supera
Lo esperado
lo esperado
esperado
lo esperado
3
)
4 = D E
a"
b"
*
+
C 4 L 3 3 C 4 C 3 =
33
;
5
I
333
J
K
3>
U )9
)"3=C3$=C34# @#olicita permisos para ausentarse de sus trabajosA frecuentemente
regularmente
c" 4lgunas veces
d" casi nunca[nunca
*"etardos @utiliza mas tiempo del otorgado como tolerancia para llegar a la unidad de trabajoA a" frecuentemente
b" regularmente
c" 4lgunas veces
d" casi nunca[nunca
+" 4usentismo durante &oras de trabajo urante las &oras de trabajo@se ausenta temporalmente sin autorizacion del superior inmediatoA a" frecuentemente
b" regularmente
c" 4lgunas veces
d" casi nunca[nunca
#/Cali!cación ponderada #uma de.)X*X+/\9"K+9
1ágina
e #ustituye a(
1ágina
e
;"4B3=3#?4?3>E# EMP$?3>E# $ ?4M4PE ealiza sus actividades de acuerdo con las funciones asignadas a su puestoA a" casi nunca b" algunas veces c" casi siempre d" siempre 5"responsabilidad @lleva a cabo sus tareas en el marco de las responsabilidades asignadasA a" casi nunca
b" algunas veces c" casi siempre d" siempre I" organización de actividades @puede por si solo,planear, ejecutar y controlar sus tareasA a" casi nunca b" algunas veces c" casi siempre d" siempre J"orden @realiza sus actividades atendiendo el orden,limpieza y cuidado del material y equipo que utilizaA a" casi nunca b" algunas veces c" casi siempre d" siempre K"aprovec&ando los recursos @Los recursos asignados para la realización de las actividades son utilizados de una forma adecuadaA a" casi nunca b" algunas veces c" casi siempre d" siempre U"productividad @realiza en su totalidad el volumen de productos o servicios requeridosA a" casi nunca b" algunas veces c" casi siempre d" siempre
1ágina
e #ustituye a(
págin a
e
333"#ociales )9"objetivos de trabajo @muestra interes para realizar o colaborar entrabajos adicionales,requeridos por la organización,incluyendo situaciones e'traordinarias de servicio,lugar y tiempoA a" casi nunca b" algunas veces c" casi siempre
d" siempre ))"iniciativa @propone o realiza trabajos por decision propia que contribuyen al logro de metas o para resolverlosA a" casi nunca b" algunas veces c" casi siempre d" siempre )* trabajo en equipo @integra sus tareas con la de otras personas propiciando la suma de sus capacidadesA a" casi nunca b" algunas veces c" casi siempre d" siempre )+"creatividad @aplica conocimientos con sentido común y de forma creativaA a" casi nunca b" algunas veces c" casi siempre d" siempre );"identidad @se identi!ca los valores de la empresa y se compromete con las necesidades de estaA a" casi nunca b" algunas veces c" casi siempre d" siempre 6/Cali!cación ponderada #uma .)9X))X)*X)+X);/\9";99;
1ágina
e #ustituye a(
págin a
e
3>" t0cnicos )5"ominio de la función Los conocimientos con que cuenta para desarrollar sus tareas son a" e!cientes b" egulares c" Muenos d" $'celentes )I" interes en el aprendizaje @Buestra inter0s en aprender nuevas tRcnicas,elementos o &erramientas que
contribuyen al mejor desempe%o de las funcionesA a" casi nunca b" algunas veces c" casi siempre d" siempre )J" Calidad de desempe%o @realiza su trabajo con una clara de!nición de los resultados esperados y con los menores errores posiblesA a" casi nunca b" algunas veces c" casi siempre d" siempre )K"oportunidad de la ejecucion @realiza trabajo en el tiempo establecidoA a" casi nunca b" algunas veces c" casi siempre d" siempre )U" comunicación @?iene un manejo -uido y e!ciente de la información con realización a la actividadA a" casi nunca b" algunas veces c" casi siempre d" siempre *9"supervicion @$n la realización de sus actividades requiere de una supervision constanteA a" #iempre b" casi siempre c" 4lgunas veces d" casi nunca >/Cali!cación ponderada #uma .)5X)IX)JX)KX)UX *9/\9"5K9
1ágina
e #ustituye a(
págin a
e
$valuación al personal con subordinados 3nstrucciones( Barque con una ' en el cuadro sombreado que corresponda" $n la columna de cali!cación anote el número que considere más adecuado para el desempe%o del empleado, de acuerdo con la escala de cali!cación indicada
4C?E$# S D4E# M4#3CE# .de aplicación en general/ $scala de cali!cación
=o cumple
por debajo de
cumple lo
supera
Lo esperado
lo esperado
esperado
lo esperado
3
)
4 = D E
a"
*
+
C 4 L 3 3 C 4 C 3 =
b" regular
c" buena
33
;
5
I
333
J
K
3>
U )9
)"elegación La asignación de tareas a los subordinados con relación la carga de trabajo es( de!ciente
d" e'celente
*"control y supervisión @veri!ca que las actividades de su grupo de trabajo se realicen con calidad y oportunidadA a" Casi nunca
b" 4lgunas veces
c" Casi siempre
d" #iempre
+" Banejo y liderazgo La conducción del personal &acia el logro de los objetivos institucionales es( a" de!ciente
b" regular
c" buena
d" e'celente
;"solucion de problemas @busca mejores soluciones para situaciones o problemas e integra los elementos necesarios para resolverlosA( a" Casi nunca
b" 4lgunas veces
c" Casi siempre
d" #iempre
5"toma de desiciones #u capacidad para elegir entre varias alternativas la mas adecuada para el logro de su meta es( a" de!ciente
b" regular
c" buena
d" e'celente
Z/Cali!cación ponderada #uma de.)X*X+X;X5/Y*9
1ágin a
e #ustituye a(
etroalimentación para el empleado pág ina
4spectos a mejorar e
4cciones a seguir
observaciones
ec&a WWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW WWWWWWWWWWWWWWWWWWW
$laboración evisión WWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW
Logotipo
1ágina
e #ustituye a(
págin a
e
CR6L4 $ $>4L64C3E= $ #$>3C3E 6nidad administrativa
4ctividad
6bicación
3nstrucciones( marque el número que identi!que la cali!cación para asignar al servicio ofrecido por la ludoteca en el rubro indicado ala izquierda, considerando que el )99 implica totalmente de acuerdo con la observación y 9 totalmente en
)"2 $l responsable presenta
) 9
* 9
+ 9
; 9
5 9
I 9
J 9
K 9
U 9
)9 9
de la ludoteca se
5 9
I 9
J 9
K 9
U 9
)9 9
ofrece de manera
I 9
J 9
K 9
U 9
)9 9
solicitud del
I 9
J 9
K 9
U 9
)9 9
completas tanto
I 9
J 9
K 9
U 9
)9 9
didáctica
U 9
)9 9
juego
1untualmente a otorgar el servicio *"2 el servicio se cordial,
) * 9 9 Con respeto y tolerancia
+ 9
; 9
+"2 el ludotecaria veri!ca la credencial >igente y la pr0stamo
) 9
* 9
+ 9
; 9
5 9
;"2el ludotecario comprueba que las piezas el juego están en la entrega
) 9
* 9
+ 9
; 9
5 9
Como en la devolución 5"2la e'plicación de las reglas del juego ue clara y
) 9
* 9
+ 9
; 9
5 9
I"2 el personal muestra &abilidad para el manejo e variantes el
) 9
* 9
+ 9
; 9
5 9
I 9
J 9
K 9
J"2 el material o musical
) * + ; 5 I 9 9 9 9 9 9 $staba en condiciones favorables para
J 9
K 9
U 9
)9 9
lúdico, deportivo
#er utilizado K"2 el tiempo la utilización
) * 9 9 el material es adecuado
+ 9
; 9
5 9
I 9
J 9
K 9
U 9
)9 9
establecido para
U"2 condiciones de mobiliario
+ 9
; 9
5 9
I 9
J 9
K 9
U 9
)9 9
instalación y
) 9
* 9
Drá!cos $l empleo de grá!cos en una auditoria administrativa representa una alternativa importante para el manejo de la información, ya que pueden complementar los registros de la cedula y cuestionarios, además de constituirse en un mecanismo que retroalimenta todo el proceso de implementación de la auditoria Los grá!cos pueden adoptar diferentes formatos y presentaciones, en función del objetivo que se persiga en su selección, la cual debe responder a sus requerimientos de la organización y las prioridades !jadas en el programa de auditoria "4simismo, proveen mayor agilidad y accesibilidad a la información 4unque son un recurso franco y moldeable que no parece indispensable, constituyen una fortaleza ya que abren la posibilidad de administrar la
información de manera simpli!cada y condensada cuyo impacto es in!nitamente superior que la presentación de cifras en un te'to por más sencillo y claro que parezca ases para su uso $l proceso de captar información en una auditoria se inicia desde el momento en el que se decide aplicarla y será una constante que acompa%ara los trabajos del auditor &asta la presentación del informe !nal incluso más allá, en los casos de aplicar auditorias de seguimiento 1ara dar un conte'to en tiempo y lugar a los grá!cos se puede considerar que su utilización se enmarca en tres momentos del proceso()/ arranque,*/ desarrollo y +/ conclusión" Arranque. urante el
acercamiento a la organización, primero y durante la investigación preliminar, despu0s, percibir y recopilar información por medio de la observación directa y el análisis documental, obligara al auditor a integrar la evidencia física ,analítica y documental, y a llevar registro de sus acciones compromisos, papeles de trabajo esto representa un control estadístico de sus avances esarrollo" 4 medida que se implemente el programa de auditoria, la variedad y complejidad de la información irán en aumento, lo que &are que, en forma complementaria a la preparación de los reportes de avance, el auditor lleve un reencuentro de sus tareas y de todos aquellos aspectos que estime prioritarios para alcanzar oportunamente los resultados esperados" 4sí como el coordinador general y el líder de proyecto, quienes deben contar adicionalmente con una estadística operativa del programa" Conclusión" 6na vez que se &ayan terminado por completo las fases de la auditoria, preparar el informe !nal y determinar las bases para ejecutar la auditoria de seguimiento e'igen que el auditor presente, tanto en nivel individual como en equipo, los resultados obtenidos" $sta dinámica incluye toda clase de &allazgos, evidencias, observaciones y recomendaciones, a los cuales es necesario dar forma" $s en este paso cuando optar por el uso de grá!cos representa una decisión consecuente" Comprender y vender ideas a las organizaciones desde su órgano de gobierno, titular nivel directivo, mandos medios y cuerpo operativo se facilitara considerablemente sise muestra de manera gra!ca 1resentación $n general, La composición de todos los grá!cos es muy similar" Las variantes que presenta se derivan del tipo de información, La forma de e'presarla, variedad de datos e imagen que se quiere general $s muy común la representación grá!ca parta de lo que podemos denominar estadística tradicional, basada en barras, círculos, cuadros generales y comparativos de cifras o variables entre otros" $sta con!guración cumple con
los requisitos mínimos para permitir que quien las Ebserve entienda el sentido y la utilidad que encierra su contenido" #in embargo, la gama de posibilidades para captar la atención de una persona o audiencia puede tomar otra vertiente como abrir los trazos a ideas y las imágenes a conceptos, elementos que en su conjunto mejoran la comprensión despiertan el inter0s y avivan la intención Consideraciones t0cnicas $l alcance de la auditoria y los efectos que se buscan al presentar de forma grá!ca la información rebasan el momento &istórico del informe y de seguimiento, ya que se convierten en un ve&ículo para acercar los resultados a instancias e'ternas a la organización, interesadas en su comportamiento y en su per!l que pueden asumir &acia el futuro( así mismo, porque es parte dl acervo de información para 1L4=$4, sino que representan un cimiento para elevar el desempe%o" esde un enfoque estrictamente t0cnico, los grá!cos son la imagen real de la organización, la fuente de conocimiento parta derivar medidas de mejoramiento administrativo, el compendio de datos para tomar decisiones más estructurados y el inventario de ideas para manejar el cambio >entajas $s indudable que el recurso de la información de un formato gra!co es más versátil, permeable y accesible, toda vez que engloba grandes cantidades de datos y referencias sustanciales en una presentación condensada, que de otra manera seria difícil integrar Como sea se%alado, el soporte gra!co es inmensamente rico en posibilidades y su uso incluye in!nidad de ventajas, algunas de ellas son( • • • • • •
Concentran volúmenes de datos en forma abreviada Perarquizan variables de manera lógica acilitan el acceso a cualquier persona 4poyan los procesos en la toma de decisiones elacionan áreas y niveles jerárquicos con naturalidad Constituyen una fuente de conocimiento
4 continuación se muestra una selección de grá!cos para manejar y presentar la información de una auditoria administrativa
$scalas de medicion #u uso en la auditoria administrativa representaun recurso que complementa el proceso de captar informacion ,en la medida que permite establecer
alternativas logicas para determinar el comportamiento de las variables bajo analisis por medio de su degradacion en los cuestionarios 3ncluirlas en la formulacion de preguntas posibilita que el manejo de variables sea mas preciso ,sobretodo aquellos casos donde la respuesta a una pregunta abierta pueda llevar a una interpretacion vaga o muy general"los enunciados ,valores numericos e informacion ,matricial ,establecen parametros o rangos de respuesta consistente s ,que diluyen la ambivalencia y centran los criterios valorativas de manera objetiva" $#$ un punto de vista tecnico ,las escalas ,como parte de las &erramientas de evaluacion,permiten un juego de variables que interrelaciona perspectivas por nivel jerarquico,área especi!ca y de manera individual ,lo que se traduce en una vision integrada del conte'to" $n terminos generales ,el soporte de las escalas en la auditoria amplia el espectro en el manejo de informacion al &acer mas amable el requerimiento ,mas permeable la manera de complementarlo ,al tiempo que abre la perspecion a aptitudes que de otra suerte podrian pasar desapercibidas e!nicion 6na escala es una caracteriuzacion de los objetos a medir mediante una variable cuantitativa y cualitativa"la construccion de esta implica adjudicar un valor a un conjunto de e'presiones o juicios ,ya sean positivos ,negativas o neutrales y que e'presan la posicion individual del entrevistado ante una variable determinada Cualquiera que sea la escala que se decida emplear ,debe cumplir dos propiedades básicas in&erentes a un instrumentos de medicion (con!abilidad y validez Con!abilidad #e re!ere a la capacidad
alidez Corresponde al grado de e!cacia con el que una escala mide un objeto ,un evento o una situacion Caracteristicas generales La medicion ,vista desde una concepcion tecnica ,es un instrumento que permite el analisis estructurado y altamente re-e'ivo de las variables que se involuvran en la administracion de una organización
1or ello implica una investigacion del objeto a medir ,asi como el desarrollo instrumentado para recopilar datos y el riguroso e'amen de la informacion obtenida"esta medicionn tiene caracteristicas genera%les que deben considerarse en la auditoria administrativa $s integral por que es aplicable a todad las vcariables del ambito de una organizacion $s indirecta por que las variables administrativas solo son mesurables en las manifestaciones observables y en la medición de actitudes de los integrantes de la organización $s cientí!ca en su realización y en la metodología empleada al obtener la información así como en su tratamiento y análisis $s referencial porque su !nalidad guarda relación con las metas y objetivos propuestos o los programas establecidos $s continua y se integra y se integra a los procesos de todas las áreas, por tanto es formativa y de retroalimentación $s descriptiva, ya que proporciona elementos se información para que la organización y los miembros conciban sus propias soluciones $n esta área de la auditoria, la medición dentro del proceso de investigación en general se realiza por medio de cuestionarios, con el propósito de describir, predecir y e'plicar los fenómenos administrativos" ?ipos de escalas las propiedades o características susceptibles de medición metodológicamente se denominan variables ,ya que esta designación apunta a la posibilidad de asgnarles valores para lograr lo que se conoce como :construcción de variables7" $'iste una serie de escalas conocidas por su utilidad en la medición de actitudes ,pero que tambie]n se aplican en la medición de otra variables "las escalas ,as utilizadas son( $scala ordinal o de LiHert $s un tipo de escala de medición unidireccional ,que consiste en la presentación de una serie de juicio al entrevistado"los niveles se solicitan en termino s de acuerdo o desacuerdo con la pregunta o sentencia"este tipo de escala se centra en que las variaciones de respuesta se darán por las diferencias individuales e'istentes "ejemplos de este tipo )" de escala son( =unca ) ;" Casi nunca *
=unca )
4 veces +
1oco *
Con frecuencia ;
4 veces +
#iempre 5
=ormalmente
*"
5"
3ne'istente )
Buy insatisfactorio )
3nadecuado *
3nsatisfactorio *
$fectivos +
=ormal +
Muenos ; Buy efectivo 5
I"
+" =ada
)
1oca
*
Mastante
+
=otable
;
Buc&a
5
=unca ) Casi nunca * 4 veces +
J"
)*"
recuentemente )
#i puntos
egularmente *
Bás bien si puntos
;
4lgunas veces +
$ntre si y no puntos
+
K"
)+"
e!ciente
)
Mueno
egular
*
egular
Mien
+
Mastante
$'celente
;
Balo
5
U"
);"
Casi nunca )
Mueno
)
4lgunas veces *
egular
*
Balo
+
Casi siempre )9"
)5"
Buy alto
)
4lto
*
4ceptable
$'celente ) Muenísimo *
+
$scaso
;
=ulo
5
Buy bueno +
))" =o punto
)
3nsu!ciente puntos
*
#u!ciente puntos
+
)I" a/ muy bien b/ bien c/ su!ciente d/ mal
)J" a/ muy bueno b/ bueno c/ regular d/ de!ciente e/ no e'iste )K" 4mplia Buy profunda
)U
4mplia
4mplia
4mplia
1rofunda
1oco
#uper!cie
educida
educida
educida
educida
Buy profunda
1rofunda
1oco
#uper!cial
*9"
*)" • • • • • • •
$'cepcional #uperior Mueno regular promedio pobre de!ciente
9" nulo )" poco *" medio +" bueno ;" muy bueno
**" Buy de acuerdo e acuerdo 3ndeciso $n desacuerdo
*U" B4 4 3
Buy en desacuerdo B
)Y $n total desacuerdo *Y en desacuerdo +Y ni de acuerdo ni en desacuerdo ;Yde acuerdo 5Ytotalmente de acuerdo
*+"
+9"
EptimoY)9
.)/ muy insatisfec&o
#uperior al promedioYU, promedioYU, K,J
.*/ insatisfec&o
1romedioYI,5, ;
.;/ satisfec&o
3nterior al promedio Y+, *,)
.5/ muy satisfec&o
.+/ regular o moderado
+)"
*;"
actor no presente
Eptimo
3nsatisfactor alto
Mueno
3nsatisfactor
egular
actor moderado
Bediocre
#atisfactor
0bil
#atisfactor alto
+*"
*5" ?otalmente ?otalmente en desacuerdo desacuerdo puntos
5
#uperior, más allá de las necesidades actuales"
$n desacuerdo ; puntos
#uperior al promedio con un desempe%o adecuado
=eutral + puntos
=ivel promedio aceptable
e acuerdo
$'isten problemas, deteriorado , debe mejorarse #ituación de!ciente requiere de acciones
*I" )/ e'tremadamente inadecuada
++"
*/ muy inadecuada
#uperior al promedio
+/ ligeramente inadecuada
1romedio
;/ incierto
3nferior al promedio
5/ ligeramente adecuada
10simo ,muy mal
I/ muy adecuada J/ e'tremadamente adecuada
Bas alto, mejor
*J"
+;"
Majo
Buy por debajo del promedio
Boderado
ebajo del promedio
$stimulante
Ligeramente por debajo del promedio
3mposible
$n el promedio Ligeramente arriba del promedio *K"
4rriba del promedio
)Ytotalmente n desacuerdo *Yen desacuerdo +Yligeramente en desacuerdo ;Yde acuerdo
+5" iesgo )" e'cesivo *" alto
;9" •
• • •
+" moderado ;" bajo
+I"
• •
con muc&a frecuencia con frecuencia esporádicamente con poca frecuencia casi nunca nunca
;)"
1osibilidad
$'tremadamente poco importante
;Yalto
Buy poco importante
+Yregular
1oco importante
*Y baja
e importancia media
)Ynula
3mportante Buy importante
+J
;*
$n desarrollo
Con base a la posición o puesto
Crecimiento $n Badures $n declinación
Con base en la persona Con base en la antig^edad Con base a la autoridad
+K
;+
4ltamente satisfactorio
1or posición
#atisfacción superior al promedio
1or &abilidad 1or e'periencia
#atisfacción promedio
1or conocimiento
Cierta satisfacción +U
;;
3nteresado
Bejora importanteY )9 puntos
3ndiferente
Bejora considerableY K puntos
esinteresado
4lguna mejoraY I puntos
Buy desinteresado
#in cambios ; puntos eterioro considerable Y* puntos
$scalas de intervalos iguales $n este tipo de escala inicial representara una opinión e'trema, ya sea favorable o desfavorable los puntos intermedios, una opinión neutra y el punto !nal la opinión favorable o desfavorable contraria a la inicial" ;I
;5 a/ $'celente b/ 4ceptable c/ =ecesita mejorar
+J a/ #i b/ =o c/ =o se aplica
Drados )8*8+ ;8 58I J8K8U )92)) 2)* )+ 8 ); 2 )5
;K )9
*9
+9
;9
59
I9
J9
esultados
esultados
1obres
ptimos
;U *9
;9
I9
esultados
esultados
=egativos
1ositivos
59 )
*
+ ?otalmente
?otalmente
e acuerdo
$n 5)
=inguno
)
*
+
BuyBuy poco Comprensi Comprensi
5*
5+
Majo
Boderado
4lto
K9
)
*
+
*
+
#atisfec&o 3nsatisfec& o
5; ) BuyBuy insatisfec& #atisfec&o o
55
#atisfec&o
=egativos esultados positivos
=eutros
5I Capacidad sin capacidad )
Bediana
Con
capacidad
capacidad
*
+
5J
Capacidad poca capacidad
Capacidad moderada
Dran Capacidad
)
*
5K e ningún cierto modo )
+
?otalmente cierto
=o del todo cierto =o del todo falso *
+
5U imensiones o variables( tradicional
I9 1resente elacionado =o relacionado
$n transición
competitiv a
I)
I*
4lto
=ula o pobre
Bediano
3nadecuada
Majo
I+
J9
3ne!caz e!caz innecesario
ápidamente =ormalmente Lentamente
I; 4lta
baja
I5 4lta
media
baja
escasa
nula
II 4lta
IJ
J) a/ b/ c/ d/
=unca Ecasionalmente Continuamente permanentement e
IK
3nmediatamente espu0s de cierto tiempo
J* a/ b/ c/ d/
#iempre Casi siempre 4 veces nunca
IU ácilmente ifícilmente Buy difícilmente
6nidades Basiva continua
J+
J;
Lateral
4rriba
Gorizontal
$n medio
>ertical
4bajo
$scala de diferencia semántica Bide el signi!cado que tiene una secuencia, pregunta o un objeto para el entrevistado" 4quí, la escala tiene un par de adjetivos que son bipolares, lo que muestra al individuo que &ace la elección dos alternativas de juicio, implica una
evaluación del objeto, la percepción de la potencia o poder, así como de la actividad que demuestra" J5 =o es cierto en esta esta organización
muy cierto en organización
JI Buy falso
)
Buy cierto
*
+
JJ $'cesivame J
1or e'cepción
$n ocasiones I
5
;
JK Buy poco
)
JU poco
muc&o
*
+
=o muc&o
Buc&o
)
*
+
K9 Buy inapropiad o )
Buy apropiado *
K) apropiado
)
+
*
K* Congruent e )
anapropiad o
=o muy apropiado
+
uera de lugar
3ncongruente
*
+
K+
)
$scasa
Buc&a
E pocos
E muc&os *
+
K;
U; >erdadero falso
K5
4lta
Maj
1oco
Buc&o
Largo plazo
Corto plazo
proactivo
1asivo2 UI
$quitativo favorista U5
4bierto pendiente
1endenciero #atisfacción armonioso insatisfacción $!caz 1articipación ine!caz
KI Pusto injusto
Colaboración #eguro de sí mismo resistencia inseguro
KJ 4usente presente
1ermanencia ?riste abandono alegre 4ceptación rec&azo
KK $'isten
no
Cumplimiento
KU 1ositivo negativo U) uerte U9
d0bil
U* Con!dencial avorable
UJ 3nefectivo $fectivo
UK 3nefectivo Buy efectivo
apatía
U+ ?0cnica ) 8 *2 + 8 ; 8 5 general 3ndirecta ) 8 *2 + 8 ; 8 5 directa utinaria ) 8 *2 + 8 ; 8 5 -e'ible $speci!ca ) 8 *2 + 8 ; 8 5 general 4lto ) 8 *2 + 8 ; 8 5 bajo >ertical ) 8 *2 + 8 ; 8 5 &orizontal 4utoritario ) 8 *2 + 8 ; 8 5 democrático
Etras escalas y matrices $'isten un sin número de escala de aplicación de las ciencias sociales, primordialmente, sin embargo, para los !nes de la auditoria administrativa, se pueden utilizar otras opciones que permiten manejar la información e!cazmente" UU 1orcentaje ponderado 4ctual
deseable
)99
)9)
1orcentaje ponderado
1orcentaje ponderado
vigente esperado
4ctual
)9* 1rocedimiento utilizado
egistro de observación
)9+" 1eriodo pasado Logros reales potenciales
periodo actual
periodo futuro
logros reales
logros
)9;" $jercicio pasado
ejercicio actual
ejercicio futuro
Logros reales potenciales
logros reales
logros
)95 Batriz de formas de participación 3nstitucional irectivo ?0cnico
4 M C
4 M c
)9I Batriz de manejo de variables organizacionales >ariable individual preguntas
>ariable grupal
>ariable organizacional
deseable
)9J matriz de análisis de proceso insumos
transformación
resultado
?ecnología estandarizada
?ecnología de investigación y desarrollo
preguntas
)9K Batriz de tipo de tecnología utilizada ?ecnología en serie preguntas
)9U Batriz de incidencia de etapas de proceso administrativo planeación
organización
dirección
control
preguntas
))9 Batriz de percepción Columna 4
?ecnología en serie ?ecnología estandarizada
4#$>$4C3E= 4
Columna M 4#$>$4C3E= M
neutral =$6?4L ))) B4?3O $ $#?3LE $ 3$CC3E= 14?$=4L3# 46?E3?4 ?4 3E 4$ 4
CE=#6L?3 >E
14?3C314?3 >E
D61E # $ ?4M4P E
$_631 L$T3M 441 E# $ L$ ?4ML ?4M4P $ E
))* B4?3O $ 4=4L3#3# $ 4#1$C?E# ED4=3O4C3E=4L$# =ivel correctivo $#?6C?64 ) * ivisión y distribución de funciones cultura ecursos &umanos Cambio organizaciona l 3nstrumentos t0cnicos e apoyo
+
=ivel preventivo ;
5
I
=ivel de mantenimien to K U )9
J
))+ Batriz de análisis de aspectos administrativos =ivel correctivo ) *
+
=ivel preventivo ;
5
I
J
=ivel de mantenimient o K U )9
1laneación de actividades Erganización de actividades Coordinación interpersonal 4provisionamie nto e equipos y material 4provec&amien to de recursos Control y evaluación de los resultados ));" Batriz de control de estrategias iagnostico ) * + ;
4nálisis ) *
+
;
3mplementación ) * + ;
$strategia global $strategia corporativa $strategia de negocios $strategia funcional
))5" Batriz de análisis de aspectos sociales =ivel
=ivel preventivo
=ivel de
evaluación ) * + ;
correctivo ) *
+
;
5
I
J
mantenimien to K U )9
comunicación Liderazgo 3niciativa ?oma de decisiones #olución a problemas Cooperación y disponibilidad Creatividad[innova ción Capacidad de realización Lealtad[identidad con la empresa Rtica 3ntegración de equipos Competencia &orizontal Cultura de servicio ))I" Batriz de análisis de aspectos de marHeting =ivel correctivo ) *
+
=ivel preventivo ;
5
I
Conocimiento del productos Conocimiento del mercado Calidad en el desempe%o
))J Batriz de análisis de aspectos tecnológicos
J
=ivel de mantenimien to K U )9
=ivel correctivo ) *
+
=ivel preventivo ;
5
I
=ivel de mantenimien to K U )9
J
aplicaciones utilización productividad calidad ))K Batriz de análisis de aspectos de producción y posproducción =ivel correctivo ) *
+
=ivel preventivo ;
5
I
=ivel de mantenimien to K U )9
J
dise%os insumos productos ))U Batriz de análisis de aspectos del servicio =ivel correctivo ) * $strategia de servicio 1aquete de servicio #istema de servicio Banual de requisitos irectorio de servicios
)*9
+
=ivel preventivo ;
5
I
J
=ivel de mantenimient o K U )9
Batriz de análisis del conte'to de servicio Barco de referencia de empleados
Barco de referencia de clientes
4ctitudes valores creencias sentimientos e'pectativas )*)" Batriz de situación, acontecimientos y datos tiempo
frecuencia
indices
tendenci as
causa s
efect os
#ituación 4 #ituación M #ituación C )** B4?3O para la asignación y control de recursos en la estructura organizacional Frea sustantiva
Frea adjetiva
3nsumos productos procesos procedimientos indicadores ormas de control 6tilización de equipo )*+ Batriz de estudios comparativo de productividad esultados en el periodo de referencia 1roductos Danancias Costo de mano de obra
esultados en el periodo anterior
)*; Batriz para la revisión de acciones 4cción programada
4cción emergente
resultados
?ipo objetivo prioridad $strategia fundamental =ivel de responsabilidad orma de comunicación coordinación supervisión $valuación
)*5 Batriz para el análisis de indicadores de calidad esultad os del periodo anterior
$nero febrero marzo abril mayo junio julio agosto septiembre octubre noviembre diciembre
Ebjetivo del periodo de referencia
esultad indicador os es el periodo de referenc ia
estándar 6nida es d de medi da
)*I Batriz de interrelación de indicadores 3ndicador de proceso administrativ o 3ndicador de ejecución
periodo
V cumplimiento
Causas de la desviación
ajuste
)*J Batriz para el análisis de elementos de dirección acciones
resultados
ventajas
#ector privado
#ector social
orma de comunicación ?rabajo en equipo información 3nvestigación y desarrollo decisiones )*K" Batriz de selección estrat0gica #ector publico $strategia internacional $strategia multinacional $strategia global $strategia trasnacional
desventajas
