BIG PAPER IMPLEMENTASI MANAJEMEN MUTU TERPADU PADA PERUSAHAAN PT MARS GEARITAMA
Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah
: Manajemen Mutu
Dosen
: Brahmasta Adhiyaksa Kusuma, SE.MBA
Disusun Oleh : Febri Kurniawati
(2016410220)
FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN UNIVERSITAS DARMA PERSADA 2018
ABSTRAK Persaingan ekonomi global dan permintaan pasar mewajibkan perusahaan untuk membangun dan mengembangkan sistem manajemen internal yang sesuai dengan standar internasional. Karena persaingan ekonomi dunia yang semakin ketat, banyak organisasi mengadopsi dan mengimplementasi program peningkatan kualitas secara efektif. Program peningkatan kualitas tersebut terdapat dalam Quality Manajement System (QMS), QMS tersebut dikembangkan dalam sertifikasi standar ISO 9001. ISO 9001 adalah suatu standar yang berisi persyaratan sistem manajemen mutu yang diterbitkan oleh International Organization for Standarization (IOS). Perusahaan yang menjadi objek penelitian adalah PT. Mars Gearitama, perusahaan ini bergerak dalam bidang jasa. Perusahaan ini mengalami beberapa kerugian berupa penarikan order dari pelanggan, selain itu terjadi pula keluhan dari pelanggan akan produk jasa pelayanan yang dihasilkan tidak sesuai dengan standar yang telah disetujui, hal ini merupakan salah satu dampak tidak langsung dari tidak adanya adan ya sertifikasi ISO 9001 di PT. Mars Gearitama. Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi kondisi PT. Mars Gearitama saat ini dan seberapa besar kesiapan PT. Mars Gearitama untuk persiapan sertifikasi ISO 9001:2015 dan memberikan rekomendasi dan menyusun dokumen mutu perusahaan sesuai dengan persyaratan ISO 9001 2015. Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah Gap Analysis. Gap Analysis digunakan untuk mengevaluasi keadaan PT. Mars Gearitama dan menilai kesiapan perusahaan untuk persiapan perusahaan melakukan sertifikasi ISO 9001:2015. Perhitungan pada Gap Analysis menggunakan checklist yang dibuat berdasarkan persyaratan yang ada pada ISO 9001:2015. Hasil dari perhitungan menggunakan checklist akan menunjukan seberapa besar kesiapan P T. Mars Gearitama untuk melakukan sertifikasi ISO 9001:2015. Tidak hanya itu PT Mars Gearitama juga mengimplementasikan OHSAS 18001 (Sistem Keselamatan dan K esehatan Kerja) serta ISO 14001 (Manajemen Lingkungan ). Kata kunci: Quality Manajemen System, ISO, gap analysis, ISO 9001:2015,OHSAS 18001,ISO 14001.
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Persaingan ekonomi global dan permintaan pasar mewajibkan perusahaan untuk membangun dan mengembangkan sistem manajemen internal yang sesuai dengan standar internasional, dan dalam implementasi manajemen mutu terpadu ini PT Mars Gearitama sudah mendapatkan sertifikasi dalam hal ini sudah mendaptkan sertifikasi ISO yaitu System manajemen mutu, keselamatan & kesehatan kerja serta standar lingkungan yang baik sebagai syarat sebuah perusahaan yang mempunyai profil yang baik. Berikut sertifikasinya : A. ISO 9001:2015
Tantangan global yang dihadapi dunia tidak dapat dihindari baik dari sektor pemerintah maupun swasta, mau tidak mau semua semua pihak dituntut untuk mempersiapkan diri untuk mampu bertahan (survive) dalam mengahadapi kondisi tersebut. Seiring dengan globalisasi ini, standardisasi manajemen telah menjadi isu utama lebih khusus lagi standardisasi tentang sistem manajemen mutu untuk itu, suatu lembaga baik pemerintah maupun swasta perlu menyiapkan kerangka sistem mutu lembaganya ke arah yang diinginkan sesuai dengan sasaran atau tujuan akhir yang ditetapkan oleh lembaga tersebut, dalam pengertian bahwa tujuan atau sasaran mutu dari suatu lembaga mampu mencapai kesesuaian dengan keinginan yang diharapkan dari pelanggan atau mitra kerja lembaga tersebut. Menanggapi isu tersebut diatas, salah satu standar sistem manajemen mutu yang telah berkembang di negara maju dan bahkan di negara-negara berkemban g adalah ISO 9001:2015 yang merupakan revisi dari ISO 9001:2018. Standar inimerupakan sarana atau alat untuk mencapai tujuan mutu dalam menerapkan Total Quality Control yang diharapkan mampu menjawab perkembangan globalisasi dimana tujuan akhirnya adalah mencapai efektifitas dan efisiensi suatu organisasi. Standar ini merupakan salah satu standar yang diakui secara internasional,yang selanjutnya sudah diadopsi oleh Indonesia menjadi SNI ISO 9001:2015. Standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 merupakan suatu hal yang dianggap masih relatif baru di Indonesia. Namun karena tuntutan masyarakat serta kondisi yang ada,
dampak perkembangan penerapan standar ini pada organisasiorganisasi di Indonesia menunjukan angka yang cukup signifikan. Hal ini menunjukan bahwa standar ini sudah mulai akrab dan diakui manfaatnya bagi suatu organisasi. “MUTU” Penting bagi organisasi. Pengertian tentang mutu atau kualitas ini pada awalnya bersifat netral dan secara perlahan bergerak kearah yang lebih positif, diyakini bahwa upaya untuk meningkatkan mutu akan men yibukkan berbagai pihak selama beberapa dasawarsa mendatang agar suatu organisasi mampu bertahan (survive). pada masa globalisasi ini. Ada anggapan bahwa untuk dapat mencapai produk yang bermutu tidak terlepas dengan meningkatnya biaya produksi, namun dapat dibuktikan bahwa menghasilkan produk yang bermutu atau jasa yang memuaskan pelanggan akan mendatangkan manfaat yang lebih bagi organisasi. Manfaat secara umum yang dirasakan secara langsung setidak nya adalah keuntungan peningkatan pangsa pasar sebagai dampak positif dari kepuasan konsumen. Peningkatan permintaan akan diikuti dengan peningkatan volume dan efisiensi. B. OHSAS 18001 (System Keselamatan dan Kesehatan Kerja)
Perkembangan perusahaan dan industri mempunyai korelasi dengan pekerja, Banyak Industri yang prosesnya berdampak negatif terhadap keselamatan dan kesehatan pekerjanya seperti industri bahan kimia, jasa konstruksi, plastik, besi baja, dsb. Hal tersebut dapat berpengaruh pada meningkatnya biaya pekerja dan berpen garuh pada citra. Sejalan dengan hal ini maka industri-industri yang berdampak bagi pekerjan ya harus mengelola lingkungan kerja nya agar dapat menurunkan dampak. Sikap kritis dari masyarakat dunia juga mendorong industri yang beresiko ke pekerja untuk menerapkan suatu sistem pengelolaan yang aman bagi pekerjanya. Latar belakang inilah yang melandasi pembentukan OHSAS 18001. OHSAS 18 001 diakomodasikan untuk pengendalian operasional proses yang aman bagi pekerja.
OHSAS 18001 adalah suatu standard internasional untuk menerapkan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja di tempat kerja/perusahaan. Banyak organisasi di berbagai negara telah mengadopsi OHSAS 18001 untuk mendorong penerapan keselamatan dan kesehatan kerja dengan melaksanakan prosedur yang mengharuskan organisasi secara konsisten mengidentifikasi dan mengendalikan resiko bahaya terhadap keselamatan dan kesehatan di
tempat kerja; serta memperbaiki kinerja dan citra perusahaan. OHSAS 18001 dipelajari di bidang ergonomi (teknik industri) terutama pada kuliah K3 atau sistem keselamatan kerja atau semacamnya. C. ISO 14001 (Manajemen Lingkungan)
Perkembangan perusahaan dan industri dewasa ini telah menyebabkan krisis lingkungan dan energi. Bermula dari dampak industri inilah maka organisasi dan industri dituntut untuk meningkatkan pertanggungjawaban terhadap konservasi lingkungan. Berdasarkan kondisi ini, maka tuntutan peraturan dunia terhadap pertanggungjawaban organisasi dan industri dalam pengelolaan lingkungan menjadi meningkat. Konservasi lingkungan telah menjadi tuntutan dari pelanggan negara maju yang secara sadar melihat pentingnya perlindungan terhadap lingkungan dilaksanakan sejak dini untuk meminimalkan kerusakan lingkungan di masa depan, maka berdasarkan kesepakatan international pada tahun 1996 International Organization for Standardization meluncurkan suatu standar untuk mengelola lingkungan secara professional di dalam organisasi dan industri, standar tersebut disebut Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001.
ISO 14001 dipelajari oleh berbagai bidang pendidikan namun tidak “seumum” ISO 9001 yang banyak ditemui di bidang apa saja. Sistem manajemen ini banyak ditemui pada bidang teknik lingkungan. Selain itu sistem manajemen ini juga mempunyai kaitan dengan bidang ergonomi (teknik industri) terutama pada kuliah manajemen limbah industri. D. Hubungan Kualitas, Lingkungan, dan Keselamatan & Kesehatan
Untuk mencapai peningkatan yang berkelanjutan, adalah penting bagi perusahaan untuk mengelola dan mengendalikan resiko keselamatan dan kesehatan kerja, lingkungan dan kualitas. Untuk mengelola ketiga hal tersebut (kualitas, lingkungan, dan keselamatan & kesehatan), banyak perusahaan sudah mulai menerapkan manajemen berbagai sistem, termasuk yang telah disebutkan di atas yakni yakni ISO 9001, ISO ISO 14001, dan OHSAS 18001. Dalam prakteknya, telah terbukti sulit untuk menangani ketiga sistem manajemen tersebut secara terpisah dan untuk memastikan keberpihakan mereka dengan strategi organisasional. Oleh karena itu saat ini banyak yang mengintegrasikan QMS (Quality Management System) dalam hal ini ISO 9001, EMS (Environment Management System) dalam hal ini ISO 14001, dan OHSAS (Occupational Health
& Safety Assessment Series) Series) dalam hal ini OHSAS 18001 menjadi suatu sistem manajemen terpadu karena pada dasarnya ketiga sistem tersebut memiliki struktur yang sama dan sistem yang sama. Sejalan dengan itu banyak perusahaan yang sudah mengintegrasikan bagian-bagian kerja tersebut (bagian kerja kualitas dan bagian kerja keselamatan & kesehatan kerja dan lingkungan hidup atau HSE) menjadi satu bagian yakni QHSE (Quality, Health, Safety, dan Environment). Hal tersebut sangat penting karena operasional yang peduli pada aspek mutu, lingkungan hidup, keselamatan dan kesehatan kerja semakin mendapat perhatian dan sorotan yang serius dari kalangan bisnis. Jika ketiga sistem manajemen tersebut diimplementasikan secara terpisah akan ada banyak ban yak duplikasi standar kerja, prosedur dan sistem kerja, dan bisa mengakibatkan biaya tambahan dan bahkan konflik.yang mirip. 1.2 Tujuan ISO 9001:2015, OHSAS 18001, ISO 14001
a. Mengetahui bagaimana implementasi dan kegunaan sistem manajemen ISO 9001:2015, OHSAS 18001 dan ISO 14001. b. Mengetahui tahapan Implementasi sistem manajemen ISO 9001:2015, OHSAS 18001 dan ISO 14001.
BAB II PEMBAHASAN 2.1 SEJARAH PT MARS GEARITAMA
MARS didirikan dan didirikan pada tahun 1983 oleh MR. K. SOEDIBYO sebagai perusahaan swasta Indonesia dan PT. MARS GEARITAMA adalah perusahaan dibidang jasa pengiriman barang dengan layanan seluruh dunia, yang mengkhususkan diri dalam pengiriman barang internasional dan domestik. Kami menawarkan semua jenis layanan transportasi via udara dan Transportasi Darat, termasuk barang yang dikategorikan barang yang bertahan lama, barang berbahaya, dan pengiriman besar. Kami bangga dan senang menawarkan solusi pengiriman barang khusus untuk memenuhi persyaratan pelanggan. Layanan kami berupa ekspor / impor , kami juga memastikan bahwa pengiriman tiba dengan tepat waktu dan semua dokumen yang diperlukan untuk kelengkapan Bea dan Cukai dari negara pengekspor kami kerjakan dengan rapi dan dokumentasikan dengan baik. Staff PT Mars Gearitama Gearitama berkomitmen untuk menyediakan layanan logistik berkualitas unggul dengan harga kompetitif saat ini yang cepat, aman, dan andal. Kami menyediakan solusi pengiriman khusus dan alternatif sembari menjaga waktu transit dan biaya seminimal mungkin. Kami menjaga informasi pelanggan kami, dan memastikan m emastikan bahwa pengiriman mereka sampai di tujuan tepat waktu. PT Mars Gearitama, didirikan pada tahun 1983, tumbuh pesat dan telah menerapkan kantor Hub di Jakarta & Bekasi - Jawa Barat. Terdiri dari tim tenaga kerja yang berp engalaman, kami di sini memastikan pelanggan kami benar-benar puas pada pelayanan yang disediakan PT Mars Gearitama Melalui jaringan agen internasional kami yang luas, kami menyediakan solusi berkualitas tinggi dan hemat biaya untuk layanan port to port dan door to door. Dengan tingkat kontrak yang sangat kompetitif dengan maskapai udara / laut / darat, lalu lintas dan kemitraan kami yang tinggi memungkinkan kami untuk mendapatkan tarif yang menguntungkan, dan kami memberikan penghematan kepada pelanggan kami.
2.2 Tujuan dan kegunaan Implementasi ISO pada perusahaan PT Mars Gearitama yaitu :
1. Meningkatkan citra perusahaan 2. Meningkatkan kinerja lingkungan perusahaan 3.Meningkatkan efisiensi kegiatan 4.Memperbaiki manajemen organisasi dengan menerapkan perencanaan, pelaksanaan, 5.pengukuran dan tindakan perbaikan (plan, do, check, act) 6. Meningkatkan penataan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan dalam hal pengelolaan lingkungan 7. Mengurangi risiko usaha 8. Meningkatkan daya saing 9. Meningkatkan komunikasi internal dan hubungan baik dengan berbagai pihak yang berkepentingan 10. Mendapat kepercayaan dari konsumen/mitra kerja/pemodal
2.3 Tahapan Implementasi ISO 9001:2015 pada PT Mars Gearitama
1. Melakukan analisis perusahaan Melakukan analisis perusahaan misalkan perusahaan bergerak di bidang apa ? lalu menilai seberapa Gap atau perbedaan dalam proses dan prosedur dalam kegiatan perusahaan. Contoh : Adanya kekurangan SOP yang ada, penempatan SDM sesuai fungsi dan keahliannya (Perbaikan struktur organisasi) 2. Melakukan pelatihan dan persiapan implementasi ISO Contoh : Seberapa sering mengadakan pertemuan dengan karyawan untuk pemahaman penerapan ISO oleh konsultan. 3. Mengupayakan pengembangan system dan dokumentasi perusahaan Contoh : Melakukan pembenahan terhadap manual mutu, prosedur yang wajib, instruksi kerja sampai dengan form yang harus dibuat.
4. Implemntasi system dan dokumen perusahaan sesuai persyaratan ISO Contoh : Review hasil penerapan ISO yang sudah dilakukan yang belum memenuhi syarat untuk diperbaiki. 5. Proses audit dan tinjauan manajemen Contoh : Cara melakukan audit internal dan tinjauan manajemen 6. Sertifikasi perusahaan Contoh : Setelah penilaian yang dilakukan oleh pihak konsultan sudah terlampaui secara keseluruhan, maka perusahaan yang telah memenuhi kriteria kelayakan dan kesesuaian langsung mendapatkan sertifikat ISO yang sudah diakui. 2.4 Tahapan Implementasi OHSAS 18001 (System Keselamatan dan Kesehatan Kerja)
1. Identifikasi Merupakan satu tahap awal yang dilakukan dalam melihat apakah sebuah system dan fasilitas kesehatan yang ada didalamnya sudah terpenuhi dan selanjutnya dapat menjamin semua yang berhubungan dengan keselamatan kerja. 2. Persiapan dan Penerapan Setelah melakukan identifikasi secara menyeluruh, selanjutnya melakukan persiapan dan memulai bagaimana prosedur keselamatan kerja serta menerapkan juga secara perlahan terhadap seluruh aspek sebuah perusahaan atau industri terkait. 3. Melakukan Penilaian Penilaian apakah perusahaan telah memenuhi persyaratan ISO OHSAS, untuk layak mendapatkan sertifikat OHSAS yang diinginkan.
2.5 Tahapan Implementasi ISO 14001 (Manajemen Lingkungan)
1. Perusahaan membentuk tim kerja yang bertugas untuk mempersiapkan rangkaian kegiatan dalam rangka sertifikasi ISO 14001. 2.Perusahaan menyelenggarakan pelatihan bagi karyawan mengenai kesadaran (Awarness) terhadap sistem manajemen lingkungan ISO 14001. 3. Perusahaan memilih beberapa karyawan sebagai auditor internal ISO 14001. 4. Perusahaan mendokumentasikan setiap proses pelaksanaan ISO tersebut. Contoh : Photo kegiatan perbaikan. 5. Pelaksanaan audit internal dan melakukan peninjauan atas hasil audit internal tersebut. Contoh : Rapat rutin manajemen. 6. Perusahaan melakukan perbaikan atas hasil audit internal dan mempersiapkan untuk audit eksternal. 7. Perusahaan melaksanakan audit eksternal oleh lembaga yang berwenang melakukan sertifikasi ISO 14001.
BAB 3 PENUTUPAN KESIMPULAN
Bahwa dapat disimpulkan bahwa dengan adanya system ISO di Indonesia sangat membantu suatu perusahaan untuk mampu bersaing di dunia global. Sudah kita ketahui bahwa sistem manajemen mutu membantu suatu perusahaan mendapatkan kepercayaan pelanggan bahwa perusahaan yang sudah memiliki sertifikat ini sudah dapat dipercaya untuk mampu melakukan pekerjaannya dengan penuh tanggung jawab. Untuk mempersiapkan persaingan yang akan semakin ketat, PT Mars Gearitama sudah berupaya dan berusaha dan telah mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2015, OHSAS 18001, ISO 14001 yang kemudian saat ini sudah berjalan pada internal kami, yaitu adanya proses perbaikan dari berbagai divisi, baik dokumentasi, keuangan serta divisi EHS. Hal ini kemudian akan di evaluasi secara berkala agar kami selalu dapat memberikan kepuasan dan pelayanan yang terbaik untuk pelanggan kami. Demikian pembahasan mengenai Manajemen Mutu tentang ISO 9001:2015, OHSAS 18001, ISO 14001, kurang lebihnya mohon maaf dan terimakasih.
