~Ж~
Laboratorium pengujian BYKIMAF
Nomor Bagian : 4.6
PANDUAN MUTU
Edisi atau Revisi :
PEMBELIAN JASA DAN PERBEKALAN
Berlaku sejak : Halaman : Disetujui oleh :
BYKIMAF
1. Tujuan prosedur ini bertujuan untuk memberikan panduan serta rekaman dalam pembelian jasa dan perbekalan di laboratorium BYKIMAF. 2. Ruan Ruang g Lin Lingk gkup up ruang lingkup dari prosedur ini adalah semua kebutuhan laboratorium BYKIMAF yang yang berk berkait aitan an deng dengan an baha bahan n dan dan jasa jasa pela pelaya yana nan n agar agar berj berjal alan an sesu sesuai ai deng dengan an ketentuan yang berlaku. 3. Pena Penang nggg ggun ung g Jawa Jawab b Manager Teknik 4.
Acua Acuan/ n/Re Refe fere rens nsii Panduan mutu-pembelian jasa dan perbekalan
5. Defi Defini nisi si/I /Ist stil ilah ah Pereaksi
: Bahan kimia atau reagent yang dipergunakan dalam pengujian
Baha Bahan n hab habis is paka pakaii
: BahanBahan-ba baha han n yang digu diguna naka kan n dalam dalam pengju pengjuia ian n yang sifa sifatn tnya ya
setelah digunakan tidak bisa dipakai kembali. 6. Pelaksanaan
ALUR PEMBELIAN JASA DAN PERBEKALAN
penyusunan usulan kebutuhan
pengesahan usulan
pembelian
penerimaan penerimaan dan d an penyimpanan p enyimpanan barang sesuai karakterisktik karakterisktik
penggunaan
4.6. 4.6.1 1
mana manage gerr adam adamin inis istra trasi si dan dan keua keuang ngan an meny menyus usun un kebu kebutu tuha han n pemb pembel elia ian n jasa jasa dan dan
perbekalan didasarkan usulan dari analis yang sudah disampaikan terlebih dahulu kepada manager teknis. 4.6.2 4.6.2
kepala kepala laborato laboratorium rium mengesa mengesahka hkan n atau menyetu menyetujui jui usulan usulan kebutuha kebutuhan n pembel pembelian ian jasa
dan perbekalan. 4.6. 4.6.3 3
jika jika kepa kepala la labo laborat rator oriu ium m tida tidak k meny menyet etuj ujui ui maka maka akan akan dila dilaku kuka kan n kaji kaji ulan ulang g oleh oleh
manager teknis. 4.6.4 4.6.4
manage managerr administ administras rasii dan keuanga keuangan n membeli membeli jasa jasa dan perbeka perbekalan lan SESUAI dengan
usulan manager teknis dan analis yang telah disetujui oleh kepala laboratorium. 4.6.5 4.6.5
manage managerr admini administr stras as dan keuanga keuangan n mengad mengadmin minist istras rasika ikan n semua semua berkas-ber berkas-berkas kas yang
berhubungan dengan pembelian jasa dan perbekalan. 4.6.6 4.6.6
manage managerr teknis teknis bertang bertangggu ggung ng jawab atas atas pengat pengatura uran n tempat tempat penyim penyimpan panan an barang barang
yang telah dibeli sesuai dengan tempatnya masing-masing berdasarkan pada karakteristik jasa dan perbekalan tersebut.
a. bahan kimia padat ( powder powder ) disimpan di lemari bahan yang tertutup rapat, dan diberi
nomor/abjad untuk mempermudah mempermudah dalam proses penggunaanya. b. b. baha bahan n kimi kimiaa cair cair yang yang bersi bersifa fatt asam asam kuat kuat dan dan baha bahan n kimi kimiaa cair cair yang yang telah telah dibu dibuka ka disimpan dilemari asam 4.6.7 4.6.7
manage managerr teknik teknik menyim menyimpan pan rekam rekaman an evalua evaluasi si pemaso pemasok. k.
DOKUMEN TERKAIT •
4.6.1 4.6.1
usulan usulan kebut kebutuha uhan n pembelia pembelian n jasa dan perb perbeka ekalan lan (baran (barang) g)
•
4.6.2 4.6.2
daftar daftar hasil hasil pemb pembelia elian n jasa jasa dan dan perbek perbekalan alan
•
4.6. 4.6.3 3
sera serahh-te teri rima ma bara barang ng
•
4.6. 4.6.4 4
reka rekama man n inv inves esti tiga gasi si pem pemas asok ok
Format
USULAN KEBUTUHAN PEMBELIAN JASA DAN PERBEKALAN
No Urut Permintaan : No
Nama Barang
JUMLAH TOTAL Tanggal :…/…./…. Yang Mengajukan :
Harga/Unit
Jumlah
Harga Total
: Rp Tanggal dan Disetujui oleh : Manager Teknis
Bagian Keuangan
Ketua Laboratorium
TTD
TTD
TTD
…………………….
…………………….
…………………….
TTD
…………………….
(Nama Lengkap)
(Nama Lengkap)
(Nama Lengkap)
(Nama Lengkap)
Format
HASIL PEMBELIAN JASA DAN PERBEKALAN (BARANG)
No. Urut Belanja Barang No
N am a Barang/Jasa
: Harga/Unit
Jumlah
Biaya Total
JUMLAH TOTAL
: Rp
Tanggal
:
……/……./
……. Yang ditugaskan
Manager Teknis
(……………….)
(………………)
Format
SERAH TERIMA BARANG
No. Urut Penyerahan Barang : Dari
:
Kepada
:
No
Daftar Barang
Jumlah
Tempat
Keterangan
Tanggal
:
……/……./
……. Diserahkan oleh :
Yang Menerima
(……………….)
(………………)
Laboratorium pengujian BYKIMAF
~Ж~
AUDIT INTERNAL
Nomor Bagian : 4.14 Edisi atau Revisi : Berlaku sejak : Halaman : Disetujui oleh :
BYKIMAF
1. Tujuan
Prosedur ini disusun untuk mengatur tatacara melaksanakan kegiatan audit internal
2. Rua Ruang Ling Lingku kup p
Prosed Prosedur ur ini dipaka dipakaii untuk untuk menjad menjadwal walkan kan,, melaks melaksana anakan kan dan melapo melaporka rkan n serta serta penentuan auditor untuk semua kegiatan yang dilakukan.
3. Pena Penang nggu gung ng Jawa Jawab b
Manajer Mutu
4. Refe Refere rens nsi/ i/Ac Acua uan n •
ISO 17025
•
Panduan Mutu – Audit Internal
1. Definisi
a. Aud Audit Inte Intern rnal al Penguj Pengujian ian sistem sistematis atis dan indepe independe nden n oleh oleh audito auditorr intern internal al untuk untuk menent menentuka ukan n apakah apakah aktifi aktifitas tas dan hasil hasil yang yang berkai berkaitan tan dapat dapat memenu memenuhi hi pengat pengatura uran n yang yang direncenakan dan apakah pengaturan tersebut dilaksanakan dengan efektif sesuai guna mencapai tujuan. b. b. Audi Audito torr Int Inter erna nall Adalah Adalah seoran seorang g yang yang berwen berwenang ang melaku melakukan kan audit audit intern internal al dan menget mengetahu ahuii organisasi dan proses kerja di laboratorium Pengujian Bykimaf serta mendapat surat tugas untuk melakukan audit internal. c. Keti Ketida daks kses esua uaia ian n Tidak dipenuhinya persyaratan sesuai dengan yang telah ditetapkan. d. Auditee Semua staf Laboratorium Pengujian Bykimaf yang bertanggung jawab terhadap bidang kegiatan yang diaudit. 1. Pelaks laksan ana aan
6.1
Tanggung Jawab dan wewenang Manajer mutu bertanggung jawab terhadap pengelolaan audit internal sejak dari perencanaan, perencanaan, pelaksanaan, pelaksanaan, dan dilakukann dilakukannya ya verifikasi verifikasi tindakan tindakan koreksi koreksi yang diperlukan.
6.2 6.2
selu seluru ruh h staf staf Labo Laborat rator oriu ium m Peng Penguj ujia ian n Byki Bykima maff bert bertan angg ggun ung g jawa jawab b dan dan berperan aktif dalam kegiatan audit internal, baik sebagai auditor maupun sebagai auditee.
6.3
Pelaksanaan Au Audit
Manajer mutu menyusun jadwal tahunan untuk audit internal 6.4 6.4
Tiap Tiap audi audito torr harusl haruslah ah sese seseor oran ang g yang yang telah telah mend mendap apat at pelat pelatih ihan an audi auditt , teta tetapi pi boleh didampingi oleh seseorang yang ahli dalam bidang atau kegiatan yang diaudit. Seorang auditor dapat didampingi oleh seseorang yang dimaksudkan oleh institusi untuk dilatih selaku auditor. Dalam kasus tersebut, pendamping bukanlah auditor dan tidak dapat bertindak selaku auditor.
6.5 6.5
sebe sebelu lum m melak melaksa sana naka kan n audit, audit, tiap tiap audit auditor or harus harus meny menyiap iapka kan n checkl checklis istt untuk untuk dipaka dipakaii sebaga sebagaii ramburambu-ram rambu bu dalam dalam melaks melaksana anakan kan audit. audit. Audito Auditorr harus harus menghubungi wakil auditee dan menyepakati waktu pelaksanaan audit paling lambat lambat tiga tiga hari hari sebelu sebelum m pelaks pelaksana anaan. an. Semua Semua temuan temuan dalam dalam audit audit harus harus dicatat dan dikumpulka dikumpulkan n oleh manajer mutu sebagai rekaman pelaksanaan pelaksanaan audit.
6.6 6.6
tiap tiap keti ketida daks kses esua uaia ian n yang yang ditem ditemuk ukan an dalam dalam pela pelaks ksan anaa aan n audit audit harus harus dicat dicatat at dalam lembar ketidaksesuaian.
6.8
penanggung jawab kegiatan yang diaudit harus menanggapi api laporan keti ketida daks kses esua uaia ian n ters terseb ebut ut dan dan mene menent ntuk ukan an tind tindak akan an korek koreksi si yang yang dapa dapatt dilakukan dan waktu penyelesaian tindakan koreksi tersebut.
6.9
apabil apabilaa perso personel nel yang yang diau diaudit dit idak idak dapa dapatt mene menentu ntukan kan sendir sendirii tinda tindakan kan koreks koreksii yang harus dilakukan, maka hal tersebut perlu dikonsultasikan kepada Manajer Mutu.
6.10 6.10
apabil apabilaa tindakan tindakan korek koreksi si dan waktu waktu penyeles penyelesaian aian telah telah dilaks dilaksana anakan kan,, Manajer Manajer Mutu dapat melakkan validasi terhadap hasil tindakan koreksi tersebut untuk memastikan bahwa tindakan koreksi telah dilaksanakan dan berjalan secara efektif
6.11 6.11
apabil apabilaa tindakan tindakan korek koreksi si telah telah dilaksan dilaksanaka akan n dan telah telah diverifi diverifikas kasii oleh audito auditor, r, maka manajer mutu dapat menutup dan membuat laporan audit.
2. Doku Dokume men n Te Terk rkai aitt
1. FL 4.14.14.14.1- Pemberitahu Pemberitahuan an Pelaksanaan Pelaksanaan Audit Audit 2. FL 4.14.2 4.14.2-- Surat Surat Penugasan Penugasan
3. FL 4.14.34.14.3- Lembar Ketidakses Ketidaksesuaian uaian Audit Audit Internal 4. FL 4.14.44.14.4- Lembar Lembar Observasi Observasi Audit Internal Internal 5. FL 4.14.5 4.14.5-- Laporan Laporan Audit Audit 6. FL 4.14.6 4.14.6-- Jadwal Jadwal Audit Audit 7. DP 4.14.2 4.14.2-- SNI 17025:05 17025:05
FL.4.14.1
PEMBERITAHUAN PELAKSANAAN AUDIT No. Urut Pemberitahuan :
Kepada Yth. N am a
:
N IP
:
Jabatan
:
Dengan hormat,
Sesu Sesuai ai
denga engan n
prog progra ram m
inte intern rnal al
aud audit
Lab
Pengu enguji jian an
BYKIM YKIMAF AF
untu untuk k
tahu tahun n
…………………. Dengan ini diberitahukan bahwa pada ruang lingkup kerja saudara akan dilaksanakan audit internal manajemen / teknis pada : Hari/Tanggal
:
Waktu
:
Dengan Auditor
:
Demikian pemberitahuan ini, atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Tanggal Lab Pengujian BYIKIMAF,
Manajer Mutu
FL.4.14.2
SURAT PENUGASAN No :
Yang bertanda tangan dibawah ini, pejabat Manajer Mutu dari Laboratorium Pengujian BYKIMAF, menugaskan kepada : N am a : N IP
:
Untuk melaksanakan tugas Audit Internal pada pada : Hari
:
Tanggal
:
Tempat
:
Ruang Lingkup
:
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Cianjur, Lab. Pengujian BYKIMAF,
Nama Nama : Prof. Prof. Dr. Farid Farid Suar Suardi. di. Jabatan
: Manajer Mutu
FL.4.14.3
LEMBAR KETIDAKSESUAIAN AUDIT INTERNAL LABORATORIUM PENGUJIAN BYKIMAF
Ketua Auditor
:
Anggota Auditor
:
Bagian yang diaudit
:
Tanggal Audit
:
Standar Acuan
:
No LKS
: ………………………dari……….................... ………………………dari………......................
Rincian Ketidaksesuaian
Klausul Ketidaksesuaian : Nama Auditor :
Kategori Ketidaksesuaian : Nama Auditee :
Tanda tangan :
Tanda tangan
Rencana tindakan perbaikan
: Target tanggal penyelesaian :
………………………………
Wakil LS : …………………………. …………………………...
Tanggal Tanggal Selesai :
……………………………. Verifikasi
Tindakan telah diverifikasi (LKS ditutup)
Oleh : ……………………………. …………………………….
Tanggal: Tanggal:
………………………………………………. Validasi (jika diperlukan)
Oleh : ……………………….. Tanggal………………………………………………
Laboratorium pengujian BYKIMAF
~Ж~
PANDUAN MUTU PENGENDALIAN KONDISI AKOMODASI DAN LINGKUNGAN
Nomor Bagian : 5.3 Edisi atau Revisi : Berlaku sejak : Halaman : Disetujui oleh :
BYKIMAF
5.3.1
Tujuan
prose prosedur dur ini disusu disusun n untuk untuk memast memastika ikan n bahwa bahwa jasa jasa penguj pengujian ian di labora laborator torium ium BYKIMAF dilaksanakan pada kondisi dan lingkungan yang tidak mempengaruhi validitas hasil pengujian. 5.3.2
Ruang lingkup Prosedur ini mencakup area atau tempat dimana operasional pengujian dilakukan
5.3.3
Penanggung Jawab Manager Teknis
5.3.4
Referensi/Acuan Dokumen SNI-19-17025:2000 butir 5.3
5.3.5
Definisi Sesuai Panduan Mutu
5.3.6
Pelaksanaan
a. Manaje Manajerr teknis teknis dan analis bertang bertanggun gung g jawab jawab terhadap terhadap pengelol pengelolaan aan,, pengen pengendal dalian ian kondisi kondisi akomaodasi akomaodasi dan lingkung lingkungan an untuk meminimalis meminimalisir ir kesalahan kesalahan
yang dapat dapat
terjadi karena hal-hal tersebut b. seluru seluruh h person personel el labora laborator torium ium pengujia pengujian n BYKIMA BYKIMAF F berper berperan an aktif aktif dalam dalam menjag menjagaa dan memelihara fasilitas pengujian serta melestarikan lingkungan sekitarnya c. Tata Tata leta letak k di Labo Labora rato tori rium um dira diranc ncan ang g sede sedemu muki kian an rupa rupa sehi sehing ngga ga tida tidak k terj terjad adii kontaminasi silang serta untuk meningkatkan keselamatan, efisiensi dan efektifitas kegiatan operasional laboratorium. d. pemeriksaan pemeriksaan kondis kondisii akomodasi akomodasi dan lingku lingkungan ngan meliputi meliputi : lingkung lingkungan an pengujian pengujian dan hal lainnya yang terkait dalam formulir check list e. manaje manajerr teknis teknis memonit memonitor or dan memeli memelihara hara kondisi kondisi akomoda akomodasi si dan lingku lingkunga ngan n serta serta rekamannya DOKUMEN TERKAIT
5.3.1 5.3.1
Denah Denah labora laborator torium ium penguj pengujian ian BYKIMA BYKIMAF F
Formulir Penugasan Personil Pemeliharaan Kondisi Akomodasi dan Lingkungan Formulir Check list Pemeliharaan Akomodasi da Lingkungan
Format
PENUGASAN PERSONIL PEMELIHARAAN KONDISI AKOMODASI DAN LINGKUNGAN
No. Penugasan
:___________________
Yang bertanda tangan dibawah ini, Kepala Manager Teknik , menugaskan kepada : N am a
:
N IP
:
Untuk melaksanakan pemeliharaan kondisi akomodasi dan lingkungan pada : Hari
:
Tanggal
:
Waktu
:
Tempat
:
Ruang Lingkup
:
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan sebaik-baiknya. Cianjur, ………………….20…
Yang menugaskan
___________________________ (Nama Lengkap & NIP)
Format
CHECK LIST PEMELIHARAAN AKOMODASI DAN LINGKUNGAN Tanggal
Temperatur Waktu
o
Kelembaban C
Waktu
%
Penerangan kondisi
Paraf Petugas
~Ж~
Laboratorium pengujian BYKIMAF
Nomor Bagian : 5.5
PROSEDUR OPERASIONAL
Edisi/Revisi :
STANDAR LABORATORIUM PENGOPERASIAN DAN PERAWATAN ALAT BYKIMAF
Berlaku sejak : Halaman :
Disetujui oleh :
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat agar laboratorium pengujian dapat melakukan pengawasan yang efektif dalam memperoleh dan menjaga unjuk kerja alat sesuai tujuan analisa. 2. Rua Ruang Ling Lingku kup p
Prosedur ini mencakup semua peralatan yang digunakan dalam pengujian 3. Pena Penang nggu gung ng Jawa Jawab b
Menejer teknis 4. Refe Refere rens nsi/ i/Ac Acua uan n •
ISO 17025
•
Panduan Mutu – Peralatan
•
Manual atau Petunjuk Penggunaan Alat
1. Definisi
Peralatan adalah semua alat pengujian yang digunakan di Laboratorium Pengujian BYKIMAF Cianjur, Jawa Barat 2. Pelaks laksan ana aan
6.1. 6.1.
Semua Semua perala peralatan tan yang ada diLabo diLaborat ratoriu orium m BYKIMA BYKIMAF F dileng dilengkap kapii dengan dengan petunjuk teknis operasi dari produsen alat.
6.2. Manajer Manajer teknis menentukan menentukan alat yang perlu perbaikan atau kalibrasi kalibrasi kemudian kemudian menunjuk pelaksana perbaikan atau kalibrasi 6.3. Melakukan pengecekan peralatan pengujian pengujian dengan prosedur sebagai berikut : 6.3.1. Melakukan pengecekan masa kalibrasi alat pada label kalibrasi yang telah tercantum. 6.3.2. Melakukan kalibrasi alat secara internal oleh personil yang telah dipilih sebagai team kalibrasi internal di Laboratorium BYKIMAF. 6.3.3. Melakukan penetapan status kelayakan alat setelah melakukan pengecekan atau kalibrasi internal. 6.3.4. Memberikan informasi atau keterangan bahwa peralatan telah dilakukan pengecekan dan kalibrasi internal. 6.3. 6.3.5. 5. Melak Melakuk ukan an isol isolas asii terh terhad adap ap pera perala latan tan yang yang rusa rusak k atau atau tida tidak k layak layak digunakan. 6.4. Melakukan Melakukan kalibrasi kalibrasi eksternal eksternal pada alat pengujian pengujian tepat pada waktu sebelum sebelum batas masa kalibrasi habis.
3. Doku Dokume men n ter terka kait it
1. FL 5.5.1- Penunjukan Personil Pengoperasian Alat 2. FL 5.5.2- Pemberitahuan Mal Fungsi Alat
PENUNJUKAN PERSONIL PENGOPERASIAN ALAT
No. Urut Penunjukan :…………………………..
Yang bertanda tangan dibawah ini, Manajer Teknis Laboratorium Pengujian BYKIMAF, menunjuk dan menugaskan kepada : N am a
:
Jabatan di di La Laboratorium
:
Untuk mengoperasikan dan menjaga fungsi dari alat sebagai berikut :
No
Nama Alat
Tempat/Lab
Spesifikasi / Identitas alat
Demikian surat ini dibuat agar dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Cianjur……………………….2009
Lab. Pengujian BYKIMAF Manajer Teknis
PEMBERITAHUAN MALFUNGSI ALAT No. No. Uru Urutt Pem Pembe beri rita tahu huan an
:……… :… ………… ………… ………… ………… ………… ……
Yang bertanda tangan dibawah ini , Manajer Teknis Laboratorium Pengujian BYKIMAF, memberitahukan bahwa alat yang tercantum dalam daftar dibawah ini untuk sementara tidak
dapat difungsikan sebagai mana mestinya, karena kondisi tertentu yang menyebabkan alat tersebut tidak dapat dipergunakan. Daftar Alat yang tidak berfungsi :
No
Nama Alat
Tempat/Lab
Keterangan
Demikian pemberitahuan ini untuk dijadikan bahan pemeriksaan. Cianjur,………………………2009 Laboratorium Pengujian BYKIMAF
(……………………………… …….)
Manajer Teknis
