AUDIT MANAJEMEN AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN
Nama Kelompok 5 :
Ni Kadek Sri Wulandari (13.33.121.001) Muhammad Fathoroni (13.33.121.027) Kadek Wiyta Wahyundari (13.33.121.029)
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS WARMADEWA 2016
AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN Tiga tahapan penting dalam proses pengadaan meliputi perencanaan pengadaan, pelaksanaan, dan tahap penanganan atas barang/jasa yang diterima. Pada tahap proses pengadaan, pengendalian berfungsi untuk memastikan bahwa proses pengadaan barang/jasa tersebut telah berjalan dengan transparan, tidak diskriminatif, adil dan akuntabel. Sementara pada tahap penerimaan barang, pengendalian memastikan bahwa barang/jasa yang diterima telah sesuai dengan pesanan, baik spesifikasi, kuantitas, maupun kualitasnya. Audit atas fungsi pengadaan melakukan penilaian atas organisasi yang menjalankan fungsi pengadaan, pedoman yang digunakan dalam menjalankan aktivitasnya, perencanaan, proses pengadaan, dan penanganan terhadap barang/jasa pada saat diterima. Tujuan dan Manfaat Audit Tujuan dari audit atas fungsi pengadaan ini dapat meliputi : 1. Untuk mencapai tujuan sesuai dengan visi misi organisasi 2. Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas pengadaan 3. Mendorong pengembangan dan pemeliharaan manajemen informasi pengadaan yang dapat diandalkan 4. Memastikan bahwa aktivitas pengadaan telah sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku. Jika temuan menyangkut terjadinya penyimpangan, hasil audit ini dapat menjadi dasar dalam menentukan tindakan terhadap pihak yang seharusnya bertanggung jawab atas terjadinya permasalahan tersebut. Namun jika temuan audit menyangkut prestasi, hasil audit ini dapat menjadi dasar dalam memberikan penghargaan kepada berbagai pihak yang memiliki prestasi lebih tersebut. Ruang LIngkup Audit Secara terperinci ruang lingkup audit fungsi pengadaan meliputi : 1. Organisasi pengadaan 2. Proses pengadaan yang terdiri atas : a. Perencanaan pengadaan b. Pelaksanaan pengadaan c. Pemabayaran dan pelaporan Langkah – Langkah Audit
Secara umum, proses audit pengadaan barang/jasa meliputi beberapa langkah yang meliputi hal – hal berikut : 1. Perencanaan audit, yang menyangkut : a. Penilaian resiko dan penentuan ruang lingkup audit b. Penentuan jadwal audit c. Penentuan kebutuhan sumber daya dalam melaksanakan audit Dalam membuat rencana detai audit, ketua tim harus mempertimbangkan beberapa hal termasuk : a. Risiko, tingkat materialitas dan prioritas pada setiap waktu audit b. Area audit yang signifikan 2. Pengumpulan dan evaluasi temuan audit 3. Pelaporan 4. Tindak lanjut hasil audit Proses Pengadaan Barang/Jasa Secara umum, proses pengadaan diawali dengan perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan evaluasi atas aktivitas pengadaan Perencanaan Pengadaan Perencanaan pengadaan mencakup penentuan kebutuhan atas barang/jasa (input) dalam operasional perusahaan, baik tingkat kulitas, kuantitas, dan penentuan wakru kapan barang.jasa tersebut harus tersedia. Rencana pengadaan yang baik hars mencerminkan hubungan yang optimal antara keinginan untuk memenuhi kebutuhan dengan ketersediaan sumber daya yang dimiliki berkaitan dengan mendapatkan barang/jasa sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dengan pengorbanan yang paling rendah (ekonomis). Pelaksanaan Pengadaan Pengendalian yang ketat pada tahap ini dilakukan untuk memastikan bahwa panitia pengadaan tidak salah dalam menentukan pemasok terpelih dan harga atas barang/jasa yang dibutuhkan. Pemeilihan pemasok yang tepat tidak saja didasarkan pada perolehan dengan harga yang paling murah, tetapi juga penilaian atas kemampuan pemasok memenuhi spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan tepat waktu dan suku cadangnya secara berkelanjutan. Pelaksanaan Kontrak Penyerahan Barang Setelah proses pengadaan menghasilkan pemasok terpilih, panitia pengadaan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang/jasa yang diterima telah sesuai dengan
pesanan baik dalam kuantitas yang diterima, tingkat kualitas, dan waktu penyerahannya. Titik rawan pada tahap ini dapat berupa kolusi antara pemasok dan petugas penerima barang sehingga barang/jasa yang tidak memenuhi spesifikasi tetap doterima dalam penyerahan barang/jasa tersebut. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kolusi, berita acara harus disertai dengan laporan dan bukti pemeriksaan/pengujian yang dilakukan oleh bagian penerimaan barang pada saat serah terima barang terjadi. Pembayaran dan Pelaporan Pembayaran baru bisa dilakukan jika serah terima atas arang/jasa tersebut telah dinyatakan tidak mengandung masalah dan telah disahkann oleh pihak – pihak berwenang. Setiap pembayaran harus didukung bukti tagihan dan dokumen pendukung yang lengkap dan tagihan telah jatuh tempo. Pelaporan atas pengadaan barang/jasa harus segera dilakukan sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam pedoman pengadaan. Panitia pengadaan harus menyajikan tentang kemampuan panitia ini mendapatkan barang/jasa sesuai dengan spesifikasinya, masalah – masalah yang dihadapi atau peluang penghematan yang belum bisa dilakukan karena terbentur dengan peraturan yang digunakan dalam pengadaan tersebut. Kecurangan dalam Pengadaan Pengadaan melibatkan pembeli dan penjual, dimana masing – masing pihak memiliki berbagai cara untuk melakukan korupsi pada setiap tahapan proses pengadaan. Pihak pemasok berkepentingan dengan penjualan produknya dan mengharapkan keuntungan dari penjualan tersebut. Untuk mencapai tujuan tersebut, berbagai perilaku menyimpang berikut ini yang mungkin dilakukan. 1. Berkolusi dengan pihak oembeli dalam menentukan harga penawaran 2. Secara diskriminatif menigkatkan standar teknis, sehingga pemasok lain sulit untuk memenuhinya 3. Mencampuri secara tidak beretika pekerjaan evaluator baik dalam proses tender maupun dalam serah terima barang/jasa 4. Memberikan sogokan. Beberapa penyimpangan lain yang mungkin terjadi dalam pengadaan berupa : 1. Pengadaan barang fiktif 2. Harga pengadaan barang di mark up 3. Pajak.PNBP sehubungan dengan pengadaan barang tidak dipungut dan/atau tidak disetorkan 4. Kuantitas/hasil volume pengadaan dikurangi 5. Kualitas hasil pengadaan barang direndahkan
6. Keterlambatan penyelesaian pekerjaan pengadaan barang 7. Hasil pengadaan barang tidak bermanfaat 8. Pelanggaran ketentuan/peraturan pengadaan barang yang berindikasi praktik KKN Sistem pengadaan yang dibuat perusahaan harus transparan dan efisien berdasarkan prinsip – prinsip pengadaan berikut ini : 1. 2. 3. 4. 5.
Nilai uang Kejujuran dan keadilan Akuntabel dan transparan Efisiensi Kompetensi dan integritas.
Audit Atas Organisasi Pengadaan Organisasi pengadaan memegang fungsi oerencanaan pemenuhan kebutuhan barang/jasa, mengelola proses pengadaannya, menilai ketepatan sesifikasi barang/jasa yang diterima sesuai dengan kebutuhan penggunanya, mengotorisasi pembayarannya, dan mempertanggungjawabkan pengadaan tersebut kepada organisasi diatasnya. Tingkatan jabatan yang harus bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengendalian pengadaan barang/jasa pemerintah antara lain sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Pengguna anggrana (PA) Kuasa pengguna anggaran (KPA) Pejabat pembuat komitmen (PPK) Unit layanan pengadaan (ULP) Pejabat pengadaan Panitia/pejabat penerima hasil pekerjaan Aparat pengawas intern pemerintah (APIP) Dalam menjalankan aktivitasnya, fungsi pengadaan harus dilengkapi dengan
panduan/pedoman
pengadaan
yang
merupakan
seperangkat
peraturan,
kebijakan,
kewenangan tugas dan tanggung jawab yang menjadi pedoman dalam semua aktivitas pengadaan. Prinsip – prinsip pemisahan tugas harus tertuang jelas dalam peraturan tersebut, dimana fungsi – fungsi pencatatan, fungsi penyimpanan, dan fungsi operasional harus terpisah satu sama lain. Hal ini dimaksudkan untuk memungkinkan terjadinya pengecekan silang secara internal antarfungsi sebagai bentuk pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya penyimpangan. Audit atas organisasi pengadaan melakukan penilaian ats efektivitas organisasi pengadaan dalam melakukan pengadaan barang/jasa secara efisien. Pada audit ini, auditor menilai ketepatan : 1. Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan 2. Luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisien
3. Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggung jawab terhadap pengadaan barang/jasa 4. Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam kerangka tata kelola pengadaan barang/jasa yang baik. Audit Atas Proses Pengadaan Proses pengadaan dimulai dari perencanaan pengadaan, survei harga dan pemasok, pemilihan pemasok/pelaksanaan tender, penandatanganan kontrak dengan pemasok dan penanganan atas serah terima barang/jasa sesuai dengan kontrak pengadaan. Pengadaan dapat dilakukan melalui penunjukan langsung, ternder terbatas dan tender terbuka. Audit Atas Perencanaan Pengadaan Perencanaan pengadaan dimulai dari identifikasi kebutuhan setiap unit pengguna atas barang/jasa. Perusahaan harus memiliki daftar kebutuhan barang/jasa yang memuat tentang spesifikasi, kuantitas kebutuhan, standar kualitass, dan waktu penggunaanya. Dengan daftar ini, perusahaan dapat terhindar dari beberapa kondisi seperti: (1) pembelian yang berlebihan, (2) kelebihan/kekurangan stok, (3) dana terikat pada barang-jasa yang belum dibutuhkan, serta (4) pembelian barang/jasa yang tidak sesuai dengan standar kualitas. Perusahaan juga harus memiliki daftar pemasok terpilih yang mampu memenuhi kebutuhan barang jasanya dengan cara paling ekonomis. Perusahaan harus melakukan verifikasi terlebih dahulu untuk mengetahui kebenaran keberadaan pemasok sebelum dimasukkanke daftar pemasok terpilih untuk menghindari perusahaan melakukan transaksi dengan pemasok yang salah atau memiliki catatan kinerja yang tidak baik. Pemasok yang dipilih telah memahami spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan perusahaan, frekuensi kebutuhan dan waktu pengirimannya serta memiliki komitmen untuk menyediakan barang/jasa kebutuhan perusahaan sesuai kontrak yang disepakati. Auditor harus menilai dengan cermat perencanaan pengadaan barang/jasa perusahaan agar kebutuhan atas barang/jasa dapat terpenuhi sesuai prinsip-prinsip tata kelola pengadaan barang/jasa yang baik. Kecurangan atau penyimpangan yang mungkin terjadi pada perencanaan pengadaan dapat diketahui aditor dengan menelusuri pedoman, rencana serta risalah rapat perencanaan pangadaan. Audit atas perencanaan pengadaan melakukan penilaian terhadap ketepatan rencana pengadaan dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa unit-unit pengguna di dalam perusahaan. Pada audit ini, auditor menekankan penilaiannya terhadap ketepatan hubungann antara
rencana pembelian dengan rencana penggunaan barang/jasa pada masing-masing unti pengguna. Kemungkingan Kecurangan yang Mungkin Terjadi pada Tahap Perencanaan Pengadaan 1. Penggelembungan anggaran. 2. Rencana pengadaan yang diarahkan untuk merek atau pengusaha tertentu. 3. Tidak mengumumkan secara terbuka rencana pengadaan barang pada awal pelaksanaan anggaran. 4. Menaketan pekerjaan yang direkayasa. 5. Memecah pengadaan barang menjadi beberapa paket untuk menghindari pelelangan. 6. Memecah pengadaan barang yang menurut sifat pekerjaannya seharusnya merupakan satu kesatuan. 7. Menyatukan atau memusatkan beberapa kegiatan yang tersebar di beberapa satuan kerja menurut sifat pekerjaan dan tingkat efesiensinya seharusnya dilakukan di satuan kerja masing-masing. 8. Menggabungkan beberapa paket pekerjaan yang sifat pekerjaan dan besaran nilainya seharusnya dapat dilakukan usaha kecil menjadi satu paket pekerjaan yang hanya dapat dilaksanakan oleh usaha non kecil. 9. Rencana pembelian yang tidak sesuai kebutuhan. 10. Penentuan jadwal waktu yang tidak realistis. 11. Pemilihan metode penunjukan langsung untuk kontrak yang seharusnya melalui pelelangan umum 12. Pemilihan metode evaluasi dengan sistem nilai untuk evaluasi yang seharusnya sistem gugur. 13. Pengalokasian anggaran kegiatan yang direncanakan dilakukan dengna cara swakelola, dalam pelaksanaannya dilakukan dengan cara kontraktual kepada penyedian baraang atau sebaliknya. Audit atas Pelaksanaan Pengadaan Metode secara umum digunakan dalam pengadaan barang/jasa adalah pembelian langsung, penunjukan langsung, tender terbatas, dan tender terbuka. Kompetisi adalah dasar dari pengadaan yang memastikan perusahaan mendapat barang/jasa terbaik melalui persaingan dalam tender. Pengadaan melalui tender terbuka menimbulkan kesan positif bagi
perusahaan. Electronic procurement (e-Procurement) merupakan salah satu tekonogi komunikasi dan informasi yang mendukung proses pengadaan yang menjadikan proses ini lebih cepat, transparan, dan akuntabel dan dapat mencegah terjadinya kolusi, korupsi dan perilaku menyimpang lainnya. Perusahaan yang menerapkan metode Justi in Time (JIT) dalam proses produksinya, mengintegrasikan kekuatan pemasok dalam strategi bisnisnya dimana metode ini hanya memilih beberapa pemasok saja yang memiliki kemamapuan dan komitmen untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa perusahaan sesuai dengan spesifikasinya, kuantitas, kualitas, dan ketepatan waktu sehingga proses pengadaan tidak berjalan terlalu rumit dan menyerap banyak waktu serta tenaga. Perusahaan seharusnya memiliki pedoman pengadaan barang/jasa yang mengatur batas-batas pengadaan yang harus dilakukan melalui penuntukan langsung, tender terbatas, dan tender terbuka, berdasarkan spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan dan besarnya dana yang terlibat dalam pengadaan tersebut. Untuk pengadaan barang/jasa pemerintah, Peraturan Presiden No. 7 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah telah memberikan panduan bagaimana pengadaan barang/jasa tersebut dilakukan dan batas-batas kewenanagan dari pejabat/petugas yang menangani pengadaan baran/jasa tersebut dan juga memberikan definisi beberapa metode pengadaan dan batasan-batasan nilainya. Elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan tender adalah kerahasiaan informasi tender agar tidak bocor, tidak tertukar, dan tidak dimanipulasi. Tempat dan waktu pembukaan tender harus disepakati untuk mengurangi risiko kebocoran dan manipulasi kerahasiaan tender. Dalam proses tender, evaluasi penawaran adalah tahapan yang paling sensitive sehingga harus dikelola dengan baik dan penuh kehati-hatian agar tidak terjadi distorsi informasi yang nantinya hanya akan menguntungkan pemasok tertentu. Kemungkinan Kecurangan yang Mungkin Terjadi pada Tahap Pelaksanaan Pengadaan 1. Pembentukan panitian pengadaan/pejabat pengadaan/unit layanan pengadaan yang tidak memenuhi syarat atau adanya perangkapan jabatan. 2. Penyusunan dan pengesahan Harga Perkiraaan Sendiri (HPS) tidak memenuhi ketentuan yang ada. 3. Penyusunan dan pengesahan dokumen pemilihan penyedia barang tidak sesuai dengan ketentuan dan kelengkapan yang harus dipenuhi. 4. Pengumuman pelelangan/seleksi/pengadaan tidak dilakukan dengan baik sesuai standar yang harusnya dipenuhi.
5. Prakualifikasi/pascakualifikasi penyedia barang tidak memenuhi prosedur dan standar yang berlaku. 6. Pendaftaran dan pengambilan dokumen pemilih penyedia barang tidak sesuai ketentuan yang diberlakukan. 7. Penjelasan (aanwijzing) tidak sesuai dengan ketentuan. 8. Pemasukan dan pembukuan dokumen penawaran yang tidak lengkap. 9. Pengumuman pemenang tidak sesuai dengan kaidah 10. Sanggahan peserta lelang tidak ditanggapi. 11. Penunjukan pemenang lelang tidak sah. 12. Penandatanganan kontrak tidak dilengkapi surat jaminan. Audit Atas Inspeksi dan Penerimaan Barang/Jasa Kecurangan masih mungkin bisa terjadi setelah kontrak ditandatangani. Maka dari itu, tahap pelaksanaan/pengiriman harus mendapatpehatian yang serius. Pengendalian yang tidak memadai pada tahap ini dapat berakibat pada: 1. Kegagalan dalam memenuhi standar kuantitas dan kualitas atau standar pelaksanaan lainnya. 2. Pengalihan barang untuk dijual kembali atau digunakan secara pribadi oleh pihak tertentu. 3. Adanya praktik pembiaran gratifikasi. 4. Pemalsuan kualitas atau sertifikasi standar. 5. Penyajian faktur yang lebih besar atau lebih kecil. Penanganan atas penerimaan barang/jasa harus berjalan sangat hati-hati. Petugas yang melakukan inspeksi harus memiliki kemampuan teknis yang memadai tentang spesifikasi barang/jasa yang dibeli dan menggunakan keahlian profesionalnya secara seksama. Titik kritis pada tahap ini adalah kecermatan dari petugas penerima dan penilai dalam memastikan bahwa barang/jasa yang diterima telah memenuhi seluruh spesifikasi dan waktu penyerahan yang dipersyaratkan.Penelusuran auditor terhadap fisik barang/jasa, dokumen pengadaan dan berita
acara
serah
terima
barang/jasa
harus
mampu
mendeteksi
terjadinya
kecurangan/penyimpangan pada tahap ini. Audit Atas Pembayaran dan Pelaporan Pembayaran dan pelaporan adalh bagian terakhir dalam proses pengadaan. Tahapan ini
menyangkut
penyelesaian
kewajiban
organisasi
kepada
pihak
pemasok
dan
pertanggungjawaban komite pengadaan atas tugas, wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Untuk memenuhi kebutuhan internal cross check, fungsi kasir/bendahara harus terpisah dari fungsi pencatatan dan operasional. Setiap pembayaran yang dilakukan kepada pemasok, harus berdasarkan tagihan dari pemasok, dilengkapi dengan berita acara serah terima barang/jasa yang menyatakan bahwa barang/jasa yang diserahkan oleh pemasok telah sesuai dengan spesifikasinya dan dinyatakan dapat diterima oleh bagian verifikasi dan penerimaan barang/jasa dari panitia pengadaan. Kewajiban terakhir dari panitia pengadaan adalah pembuatan laporan pengadaan, yang melaporkan pelaksanaan pengadaan, kemampuan memperoleh barang/jasa sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan dan besarnya dana yang terserap dalam pengadaan tersebut. Penelusuran auditor terhadap dokumen pembayaran dan laporan pegadaan harus dapat membuktikan apakah pembayaran dan pelaporan atau pengadaan sudah dilakukan dengan baik atau tidak.
