AUDITORIA INTEGRADA

FACTORES QUE CONTRIBUYEN AL ÉXITO DE UNA AUDITORIA INTEGRADA

I.

INTRODUCCIÓN

Últimamente se ha extendido en todo tipo de organizaciones la implantación de diversos sistemas de gestión para ofrecer productos y servicio de mejor calidad en un mercado cada vez más competitivo. Con la finalidad de mejora constante en la gestión interna de cada organización, es necesario racionalizar costes, recursos, tiempo y esfuerzos, y la integración de los sistemas de gestión puede contribuir a ello. Las auditorías de calidad son aquellas en las que se evalúa la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de la organización y, la práctica asociada de Auditoria de calidad se ha tornado como una forma de satisfacer esta necesidad. La intención de estos sistemas es la de ayudar a una organización a establecer y mejorar sus políticas, objetivos, estándares y otros requerimientos de calidad, pudiendo, las organizaciones, acceder a la obtención de certificados de gestión de la calidad a través de un proceso de auditoría de calidad que lleva a cabo una entidad certificadora (AEC, 2010). Una auditoría integrada simplifica el proceso y optimiza los recursos y procesos existentes, además dota de eficiencia y empaque a la gestión de las organizaciones, evaluando la eficacia de un sistema de gestión establecido para cumplir con varias normas o estándares (GONZALES, 2014), como por ejemplo un sistema integrado de calidad + medio ambiente + salud y seguridad ocupacional u otro tipo de normas. De este modo, es importante en la gestión conocer más a fondo estos temas, por lo que continuación desarrollaremos cada principio para su mejor entendimiento.

II.

REVISIÓN DE LITERATURA

Desarrollaremos los conceptos previos que se deben tener en cuenta para un total entendimiento del tema principal, el mismo que se desarrollará seguidamente.

2.1.

Integración de los sistemas de gestión

GATELL, et al.  (2011) desarrolla las definiciones de sistema y gestión de la siguiente manera: Un sistema se define como un conjunto de elementos relacionados entre sí. Todo sistema tiene una finalidad para la cual está constituido. En cuanto a la gestión, se define como la acción de efectuar diligencias adecuadas al logro de cualquier negocio o propósito. Sin embargo, es conveniente manejar el concepto de gestión a través del ciclo PHVA, ciclo de mejora continua o ciclo de Deming. De esta manera, gestionar algo es planificarlo de manera adecuada (P), ejecutarlo conforme a lo planificado (H), verificar o realizar un seguimiento de que lo ejecutado es acorde con los requisitos planificados (V) y, por último, actuar para optimizar todo aquello que pudiera resultar susceptible de mejora para conseguir unos resultados en línea con lo esperado (A). Gestionar es actuar según el ciclo PHVA hasta sus últimas consecuencias.

Figura 1. Conceptos relativos a gestión y a sistemas (BARRAL, 2007).

Un sistema de gestión es, por tanto, una estructura formada por un conjunto de elementos interrelacionados manejados mediante la metodología PHVA para conseguir un propósito de manera eficaz y con vocación de mejora continua. En el ámbito de las normas de aplicación, se trata de gestionar los requisitos de los clientes para el sistema de gestión de la calidad, los aspectos ambientales significativos ligados a las actividades desarrolladas para el sistema de gestión ambiental, y los riesgos laborales para la seguridad y salud en el trabajo. Cada norma de aplicación específica los requisitos que debe cumplir cada sistema de gestión (GATELL, et al., 2011). La creación e implantación de un sistema de gestión es una decisión estratégica que la dirección toma para sistematizar los procesos desempeñados y conformar una estructura homogénea y organizada, con el fin de poder mejorar el rendimiento e incrementar el control de la organización. Cada organización tiene sus propias motivaciones para implantar un sistema de gestión (calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, integrado), pero todas ellas deben tener un nexo común: que el valor que aporte el sistema de gestión sea mayor que el esfuerzo que supone su creación, implementación y mantenimiento (GATELL, et al., 2011).

2.1.1. Elementos de un sistema de gestión Los elementos de un sistema de gestión son las partes constitutivas del mismo, las cuales se encuentran relacionadas unas con otras, proporcionado así un sentido al conjunto. Los elementos habituales de un sistema de gestión son los procesos, los recursos, la estructura, las responsabilidades, los productos y servicios, y la documentación que pudiera utilizar una organización para desarrollar su negocio (GATELL, et al., 2011).

Figura 2. Elementos de un sistema de gestión.

2.1.2. Sistema integrado de gestión Se considera un sistema integrado de gestión al conjunto de elementos interrelacionados utilizados para satisfacer los requisitos de los clientes, con un impacto ambiental mínimo de los procesos desarrollados y con el menor riesgo posible para la seguridad y salud de los trabajadores (GATELL, et al., 2011). Según la Guía UNE 66177:2005, la gestión de sistemas integrados (SIG) es entendida como: "Una parte de la gestión general de la organización que determina y aplica la política integrada de gestión (BARRAL, 2007). Esta definición que muestra la integración entre sistemas específicos, da la idea de una organización que ha madurado en la gestión de múltiples y variados procesos. Dichos procesos pertenecen a campos o a sistemas diferentes aunque se relacionan entre ellos, y tienden a alcanzar la excelencia apoyándose en planificaciones adecuadas (BARRAL, 2007). Integrar sistemas supone integrar los distintos elementos de cada uno de los sistemas por separado. Obviamente, algunos de estos elementos coinciden; de ahí la mejora de la eficiencia que puede derivarse de la implantación de un sistema integrado de gestión. Los sistemas de gestión de la calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo son integrables por su filosofía común basada en el ciclo de mejora continua (GATELL, et al., 2011). Por ejemplo, en el caso de los procesos  –elementos cruciales de cualquier sistema de gestión –  los productos y servicios entregados a los clientes se habrán generado, preservando el medio ambiente y la seguridad y salud de los trabajadores. Por ello, dentro del sistema integrado de gestión también existirán procesos con actividades relacionadas con las variables ambiental y de la seguridad y salud, e incluso procesos específicos tanto ambientales (por ejemplo, identificación y evaluación de aspectos ambientales) como de la seguridad y salud (por ejemplo, vigilancia de la salud) (GATELL, et al., 2011). Sistemas integrados se pueden generar entre distintas tipologías normativas, sin embargo hoy los Sistemas de Gestión Integrado más comunes se presentan entre las normas: ISO9001, ISO14001 y las OSHAS18001 (CDIEC, 2010).

Figura 3. Ejemplo de Sistema Integrado de Gestión con las normativas de Calidad, Medio Ambiente y Salud y Seguridad (CDIEC, 2010). 2.1.2.1. Condiciones mínimas de integración y tendencias Un sistema integrado de gestión debe cumplir con los siguientes requisitos mínimos (GATELL et al ., 2011):   Definición de un mismo alcance; es decir, su extensión debe abarcar las mismas actividades y centros de trabajo.   Designación de un único coordinador del sistema integrado de gestión. Integración mínima apoyada en una serie de requisitos compartidos por las tres normas y que se pueden integrar sencillamente. 2.2. Auditorías 

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En términos generales, una auditoría puede ser entendida como una herramienta al servicio de la gestión de la organización, la cual consiste en la evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva del funcionamiento adecuado de una actividad (GONZALES, 2014). En la auditoría no sólo se ha de revisar del cumplimiento de procedimientos e instrucciones relativos a cada una de estas disciplinas. También se ha de verificar o determinar el grado de eficacia a la hora de alcanzar los objetivos propuestos en cada una de las tres materias que componen el sistema integrado (GONZALES, 2014). La evidencia de Auditoria lo constituye la información, registros o declaraciones de hecho verificables. La evidencia de auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa, es utilizada por el auditor para determinar cuándo se cumple con el criterio de auditoria. La evidencia de auditoria se basa típicamente en entrevistas, revisión de documentos, observación de actividades y condiciones, resultados de mediciones y pruebas (ROMERO, 2004).

La auditorías la realiza un equipo Auditor, el cual puede ser grupo de auditores, o un auditor individual, designados para desempeñar una auditoria dada; el equipo auditor puede incluir expertos técnicos y auditores en prácticas. Uno de los auditores del equipo de la auditoria desempeña la función de auditor líder, siendo el auditado es la organización que se audita (ROMERO, 2004). La auditoría no debe limitarse a una mera inspección documental y de registros. En un ambiente relajado, tanto el auditor como el auditado deberían analizar cada una de las prácticas auditadas, los resultados obtenidos hasta la fecha y las posibilidades reales de mejora.

2.2.1. Psicología de la auditoría  Al momento de auditar sistemas de gestión, es muy importante tener en cuenta los siguientes conceptos (GONZALES, 2014): Se auditan sistemas, y no personas.   La auditoría se basa en hechos que constituyen evidencias objetivas La auditoría es una conversación entre pares Pero aun teniendo siempre presente estos conceptos, como en las auditorías participan seres humanos con características individuales en cada persona, también se debe considerar que: Una auditoría puede significar una situación de estrés y de examen para el auditado.   El auditado puede sentirse criticado personalmente por las preguntas del auditor y reacciona a la defensiva. Existan problemas de comunicación entre auditor y auditado.  

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2.2.2. Alcance de la auditoría La auditoría no debe ser considerada como una inspección fiscal, sino más bien debe ser entendida como la oportunidad para hablar directamente con los trabajadores y que ellos cuenten sus impresiones directas sobre el procedimiento que se ha auditado. Dado que éstos son los que se encuentran trabajando diariamente en las distintas tareas que comprenden a todo SIG, son quienes poseen elementos de juicio para concluir si el método es el ideal, simplemente adecuado para los fines que se pretenden o presenta deficiencias que deberían ser subsanadas para maximizar la eficiencia del sistema (GONZALES, 2014). Durante la auditoría se deben revisar los informes anteriores de auditoría y el estado de las acciones correctivas que se abrieron en su día como respuesta a las no conformidades. Debe, asimismo, representar una

oportunidad de informar a la Dirección de la organización acerca del estado del sistema y de las posibilidades de mejora del mismo (GONZALES, 2014). 2.3. Auditorías integradas Debido al hecho de que las normas que definen los sistemas de gestión normalmente tienen numerosos aspectos en común se presenta una clara ventaja para las organizaciones que integran sus sistemas de gestión, puesto que se aprovecha una misma metodología (por ejemplo la de control de los documentos) para cubrir un requisito similar en varias normas. En una auditoría integrada los criterios de auditoría son al menos las normas de referencia (ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001) (GATELL, 2014). En el caso de los SIG´s, entenderemos por Auditoría del Sistema Integrado de Gestión a la auditoría que permite comprobar si es que se cumple en la organización las prácticas establecidas relativas a las normas de referencia (GONZALES, 2014). Las auditorías integradas tienen una filosofía similar, dado que muchos elementos son comunes entre las distintas normas a cumplir por el sistema pueden auditarse una única vez, en lugar de hacerlo para cada una de las normas implantadas. Esto supone una simplificación del proceso de auditoría y un mejor aprovechamiento de los recursos.

Figura 3. Auditorías en Sistemas Integrados de Gestión.

2.4.

Etapas de una auditoría integrada

Una auditoría es un proceso y, como tal, está formada por una serie de actividades que se pueden agrupar por etapas. Esas etapas tienen correspondencia con el ciclo PHVA, frecuentemente utilizado como referencia metodológica (GATELL, 2014).

Tabla N°1. Etapas y actividades de una auditoría integrada.

Cada organización debe establecer su proceso para planificar y realizar sus auditorías. La norma ISO 9001 solicita que el método elegido esté recogido en un procedimiento documentado, que deberá formar parte de la estructura documental del sistema integrado de gestión (GATELL, 2014).

2.5.

Factores que intervienen en el éxito de una auditoría integrada

Las auditorías integradas presentan una serie de rasgos concretos que proporcionan un valor añadido así como una seña de identidad característica a este tipo de auditorías (GATELL, 2014). Como particularidades más destacables para alcanzar el éxito de una auditoría integrada que deben tenerse en cuenta en una auditoría integrada, están l as siguientes: 

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Son auditorías más complejas ya que, al suponer una supervisión de la operativa desde los tres enfoques (calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo), requieren una visión global de mayor calado. El alcance de una auditoría integrada deberá ser común, al igual que lo debe ser el alcance del sistema integrado de gestión. El equipo auditor de un sistema integrado de gestión debe conocer en profundidad todos los marcos referenciales que audita (ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001) y la legislación de aplicación en los tres ámbitos. Como equipo auditor, el conjunto de sus miembros deben sumar la competencia necesaria para poder auditar el sistema integrado de gestión en cuestión. El equipo auditor debe ser lo más homogéneo posible. Se debe tender a disponer de auditores tricalificados para que puedan acudir de manera autónoma a auditar cualquier parte del sistema. La mentalidad del auditor debe estar abierta a posibles nuevos planteamientos específicos que el auditado puede haber ideado para dar respuesta a alguno de los requisitos de las normas de referencia. Aunque puede ocurrir en cualquier auditoría, se ha de estar más predispuesto en la auditoría de un sistema integrado de gestión, pues el auditado puede haber implantado procesos o métodos novedosos con particularidades especiales para integrar determinados requisitos de las normas o para lograr mayor operatividad de su negocio teniendo en cuenta la triple vertiente (calidad, medio ambiente y seguridad y salud laboral). El auditor no debería censurar estos planteamientos, sino que habrá de limitarse a comprenderlos y a juzgar si son coherentes con los requisitos de las normas de referencia y con las propias disposiciones establecidas por la organización.

Al ser necesario evaluar desde la perspectiva de calidad, ambiental y de seguridad y salud laboral el sistema integrado de gestión, es necesario realizar múltiples comprobaciones, incluso más que en otro tipo de auditorías. Con el fin de poder obtener un resultado adecuado es preciso efectuar una profunda preparación de la auditoría previa al desarrollo de la auditoría in situ.   Es necesario evaluar el sistema integrado de gestión a nivel operativo, no solo documental, premisa ineludible en la auditoría de cualquier sistema de gestión. Sin embargo, resulta aún más relevante en la auditoría de un sistema integrado de gestión, sobre todo a nivel de integración operativa de la perspectiva ambiental y de seguridad y salud en los procesos de negocio de la organización. Es imprescindible que haya una buena coordinación dentro del equipo auditor puesto que son muchos los aspectos a contrastar. El responsable directo de esta función es el jefe del equipo auditor, que deberá apoyarse en un buen plan de auditoría y en su buena capacidad organizativa para promover una coordinación eficaz. Si se dispone de varios sistemas de gestión certificados y se ha creado un sistema integrado de gestión que se quiere certificar, de cara a la planificación de la auditoría integrada se ha de tener en cuenta la fecha del certificado que antes caduque. Se ha de elaborar un único plan de auditoría y un único informe de la auditoría. El informe habrá de contener: - Las no conformidades encontradas para las tres normas de referencia (para los requisitos integrados estarán definidas como no conformidades de afección a dos o tres referenciales). - Un resumen del estado de madurez del sistema de gestión en función de su nivel de integración. - Un anexo de las referencias de las tres normas. En una auditoría inicial no se debería exigir obligatoriamente de forma integrada el mapa de procesos, la gestión por procesos ni el control operacional, pero se debería tender a ello. El auditor debe animar a conseguir una integración total y a fomentar en la organización el enfoque basado en procesos integrados si no está plenamente desarrollado, pues este enfoque es probablemente el que mayor valor añadido aporta a la organización. El equipo auditor deberá ser consciente que el tiempo dedicado a una auditoría integrada es superior al empleado en la auditoría de otros sistemas y, por tanto, deberá tratar de ser lo más eficiente posible para no dilatar en exceso la auditoría.

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III.

REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA

 AEC, 2010. Auditoría de Calidad. España. [En línea]: AEC, (http://www.aec. es/web/guest/centro-conocimiento/auditoria-de-calidad, documento, 29 ago. 2015). BARRAL, M. 2007. La gestión integrada y la dinámica de sistema. Criterios aplicar en los laboratorios clínicos. Rev. Scielo. Buenos Aires, Argentina. 41 (3). [En línea]: Scielo, (http://www.scielo.org.ar/scielo.php?pid=S0325 29572007000300016&script=sci_arttext, documentos, 29 ago. 2015). CDIEC. 2010. Implementación de Sistemas Integrados de Gestión bajo normas ISO9001,

ISO14001

y

OSHAS18001.

[En

línea]:

(http://www.cdiec.cl/servicio-implementacion-sistemas-integrados-degestion-normas-iso9001-iso14001-oshas18001.php, documentos, 02 dic. 2015). GATELL, C., PARDO, J. 2011. Factores que contribuyen al éxito de una auditoría integrada. Madrid, España. Edit. AENOR. 239 pp. GATELL C., PARDO, J. 2014. Auditoría de un sistema integrado de gestión, Cristina Gatell Sánchez. GONZALES, H. 2014. Auditoría de sistemas integrados de gestión. Argentina. [En

línea]:

Calidad

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(https://calidadgestion.

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