DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título del Cargo: Asistente de Ventas. Reporta a: Gerencia General Unidad Organizativa: RS Localización: Cabudare, Edo. Lara. Fecha: 16/05/2011 PROPÓSITO GENERAL Brindar apoyo administrativo al área de ventas.
DIMENSIONES ORGANIGRAMA DIRECCION GENERAL
SUPERVISOR ALMACEN
SUPERVISOR DE VENTAS
ALMACENISTA 1 ASISTENTE DE VENTAS
SUPERVISOR COBRANZAS
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
ALMACENISTA 2
¿???? ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD ¿?????
Reportes Directos
Reportes Indirectos
FINALIDADES 1. Recibi Recibirr pedidos, pedidos, pasar pasar a cobran cobranzas zas para para chequear chequear estatu estatus s de client cliente e y proced proceder er con el
proceso de facturación 2. Recibir y ordenar y manejar toda la información de los productos vendidos por la empresa
3. Registrar y hacer seguimiento con los respectivos vendedores y clientes de los pedidos en back orders 4. Manejar fallas, informando a la dirección general, supervisor de ventas y fuerza de ventas del nivel de inventario de los productos y posible llegado de las mismas.
5. Enviar los listados de mercancía recién llegada a los vendedores 6. Manejar las promociones del mes en coordinación con el personal de almacén y la dirección general para el impulso de los productos con baja rotación,
7. Manejar la oferta del mes para incrementar las ventas por zonas de acuerdo a la demanda de cada una de las zonas.
8. Informar a los vendedores cuando sea necesario todo lo relacionado con despachos y hacer seguimiento de los mismos 9. Manejar situaciones especiales relacionadas con el despacho de la mercancía 10. Recibir reportes de devoluciones con su respectiva mercancía para hacerle entrega al personal de almacén, hacer seguimiento a vendedores para la efectiva entrega de los informes de devoluciones por parte de los vendedores. 11. Realizar estadísticas de venta, tales como: tiempo de despacho, efectividad de despacho con respecto a los pedidos, hojas de ruta y planificaciones semanales para la posterior elaboración de los reportes de visitas incluyendo su efectividad. 12. Realizar pedidos a diario para entregar a despacho 13. Chequear condiciones del cliente (contribuyente especial o no) 14. Recepción de los pedidos chequeados por despacho 15. Elaboración de las facturas y posterior archivado de las mismas 16. Elaboración de notas de crédito y envió a sus respectivos vendedores 17. Elaboración de guías de despacho y valijas de vendedores
NATURALEZA Y ALCANCE I. Entorno El cargo se desenvuelve en un ambiente de oficina dentro de la estructura de la empresa en buenas condiciones de trabajo, en un entorno abierto mezclado con los departamentos de cobranzas y facturación el cual brinda unas condiciones de trabajo cómodas y seguras, con areas a mejorar.
II. Conocimientos, Habilidades y Experiencia Responsable, organizada, ordenado, pro-activa, discreto, honrado,
metódico, ético e
integró.
III. Relaciones Internas / Externas Internamente se relaciona con: •
Supervisor de Ventas: Asiste en lo relacionado al proceso ventas, manejo estadístico emisión de facturas y archivo de las mismas.
•
Dirección General: Asiste en lo relacionado al manejo de reportes estadísticos, demanda de nuevos productos,
•
Despacho: Entregar pedido, recibe pedidos chequeados, elaboración de facturas para su posterior envió, emisión de etiquetas para despacho.
•
Cobranzas: Chequea estatus de cliente para su facturación
Externamente se relaciona con: •
Transportista: Despachos, Recibir, Facturas y presupuestos,
•
Vendedores
•
Clientes.
IV. Autonomía y Autoridad Autonomía media en la toma de decisiones.
V. Otros Roles VI. Comentarios Adicionales VII. Aprobaciones Autor de la Descripción Revisor de la Descripción Aprobador de la Descripción
Nombre
Fecha
Gabriel Tovar
16/05/2011
