Archivo Permanente

ARCHIVO Son aquellos archivos cuyos registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo.

Objetivo Reunir datos de naturaleza histórica o continua relativos a la auditoria. Proporciona una fuente conveniente de información sobre la auditoria que es de interés continuo de un año a otro.

Documentación que integran un archivo -

Documentos legales y contratos importantes.

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La descripción de la empresa y su actividad,.

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Un organigrama con la estructura de la dirección y la distribución de las principales

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funciones. Un cuestionario detallado de control interno o cualquier otro medio que permita apreciar la fiabilidad.

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La descripción y justificación del procedimiento de auditoria seguido.

Archivos de Auditoria Es un conjunto de documentos importantes que reúne el auditor y que han sido elaborados por la Comisión de Auditoria durante el examen. -

Archivo Corriente u ordinario

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Archivo Permanente

Archivo Corriente u ordinario (A/C) Contiene toda la información recopilada durante el desarrollo del trabajo de campo: las pruebas, los análisis, gráficos de variaciones.

Archivo Permanente (A/P) El archivo permanente de auditoria contiene aquellos papeles de trabajo que conservan su importancia por un periodo de tiempo más o menos largo y hacen referencia a la información general necesaria para el conocimiento de la entidad auditada. El objetivo principal de preparar un archivo permanente es el de tener disponible la información que se necesita en forma continua sin tener que reproducir la información de cada año.

Documentar la auditoria en un Archivo Permanente sirve para: -

Planear y desempeñar la auditoria Dirigirla y supervisarla Tener registro de los asuntos importantes para futuras auditorias Facilitar revisiones e inspecciones de control de calidad Facilitar las inspecciones externas

Contenido del Archivo Permanente -

Información y evidencia relativa al periodo contable actualmente en revisión, cuyo objetivo es soportar las opiniones y declaraciones incluidas en el reporte de auditoria. Información de importancia continua que puede ser actualizada en cada auditoria.

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Información que normalmente no cambia de un año a otro y que por lo tanto, no requiere ser duplicada.

Objetivos que Cumple El Archivo Permanente -

Refrescar la memoria del auditor acerca de partidas aplicables en un periodo de varios años. Proporcionar a los nuevos miembros del cuerpo de auditores, un breve sumario de las políticas y de la organización del cliente Conservar los papeles de trabajo correspondiente a partidas que muestren relativamente poco o ningún cambio, eliminando consecuentemente, la necesidad de preparación año tras año

Información Contenida en El Archivo Permanente -

Catálogo de cuentas Extracto del acta constitutiva de la empresa Manuales de procedimiento y políticas contables establecidas o Contratos de arredramientos Participación de utilidades y bonificaciones Graficas de organización y alcance de la autoridad y responsabilidad de los funcionarios. Extracto del acta de la asamblea de accionistas Análisis de cuentas (terrenos, capital social, pasivo a largo plazo)

Toda esta información deberá ser cuidadosamente conservada por el auditor en el archivo permanente, de tal manera que pueda evitar una innecesaria repetición de trabajo durante auditorias subsecuentes. Para que el archivo permanente cumpla con su objetivo, debe ser actualizado durante cada auditoria, se deberá tener un índice adecuado para permitir una rápida referencia. El proceso de integración del expediente continúo de auditoria, al obtener información general sobre las características de la organización, funciones, procesos, sistema legal, fiscal y de información. Además de la información anterior, deben incorporarse tanto los objetivos de la auditoria como el programa específico de revisión, el marco conceptual y el cronograma de actividades.

Proceso de Integración del Expediente Continuo de Auditoria Para la conservación de los papeles de trabajo del archivo permanente conviene utilizar una carpeta que permita su crecimiento, tanto en número de secciones como en volumen. Al inicio de la carpeta debe existir una cedula que indique las distintas secciones que comprende, cuya documentación deberá estar ordenada cronológicamente. Secciones del Expediente Continuo de Auditoría o Archivo Permanente

I. -

Organización Actas Manuales de organización y procedimientos

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II. -

III. -

IV. -

V. -

Organigrama Objetivos y funciones de la operación Descripción de puestos Procedimientos Antecedentes de la operación Historia de la dependencia o entidad

Sistema de Información y control Formatos y reportes Estadísticas Análisis FODA

Sistema Legal, Fiscal y Contable Régimen Legal Régimen Fiscal Sistema Contable

Contratos (Copia o Extractos) Servicios Compra Arrendamiento Financiamiento Asistencia técnica Comisión Concesión

Auditoria Objetivos Programa de Trabajo Cronograma de Actividades Informes de Resultados Seguimiento de Recomendaciones