Archivo Permanente

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE COTOPAXI FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

TEMA: ARCHIVO PERMANENTE

INTEGRANTES:

   

CAIZA PULLOTASIG AGUSTIN GUANOQUIZA GABRIELA SAGÑAY MARTHA VILCA MARISOL

DOCENTE: MsC. VIVIANA PANCHI

CICLO: SEXTO “A”

CIUDAD: LATACUNGA - ECUADOR

AÑO: 2017 - 2018

EMPRESA ELECTRODOMESTICOS ELECTRODOMESTICOS CÍA. LTDA EXAMEN ESPECIAL DE COMPONENTES DE CAJA/BANCOS Del 1 DE ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL 2016 ARCHIVO PERMANENTE ……………………………………………………………………………………………………………

ÍNDICE ARCHIVO PERMANENTE AP 10 INFORMACIÓN GENERAL 11

Reseña Histórica.

12

Dirección de la matriz y sucursales.

13

Horarios de trabajo

14

Extracto de la Escritura de Constitución.

15

Cuadro de accionistas.( % de Participación )

16

Dispociones para el funcionamiento de la gunta general y directorio di rectorio

AP 20 ACTIVOS COMERCIALES E INDUSTRIALES INDUSTRIALES 21

Productos que Produce o Comercializa (Indicar en % de importancia en relación al

total.) 22

Condiciones de venta

23

Proveedores Principales

AP 30 INFORMACIÓN CONTABLE 31

Principales Departamentos, secciones, secciones, con breve indicación de sus funciones y

número de personas que la conforman 32

Detalle de Firmas, iniciales o siglas utilizadas por los funcionarios encargados de

utilizar documentos y de firmar cheques. 33

Descripción del Sistema Contable (Adjuntar Gráfico).

34

Libros y Registros Utilizados

35

Periodicidad en la preparación de informes

36

Plan de cuentas (Código y descripción de funcionamiento)

ELABORADO POR: C.P .J.A/ V.V.B.M/S.P.M.C/D.O.D.G REVISADO POR: P.M.V.P

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EMPRESA ELECTRODOMESTICOS CÍA. LTDA EXAMEN ESPECIAL DE COMPONENTES DE CAJA/BANCOS Del 1 DE ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL 2016 ARCHIVO PERMANENTE ……………………………………………………………………………………………………………

AP 40 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES 41

Ingresos, Egresos, Pagos

42

Ventas, compras. Devoluciones

AP 50 HISTORIA FINANCIERA 51

Resumen por años del Balance General

52

Resumen por años del Estado de Resultados

53

Índices Financieros

AP 60 SITUACIÓN FISCAL 61

Impuestos y Contribuciones a lo que está obligado la empresa 

Impuesto IVA



Impuesto IR

AP 70 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, FLUJO GRAMAS Y REGLAMENTOS 71

Organigrama Funcional y Estructural

72

Reglamento de Caja General, Caja Chica y Bancos.


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EMPRESA ELECTRODOMESTICOS CÍA. LTDA EXAMEN ESPECIAL DE COMPONENTES DE CAJA/BANCOS Del 1 DE ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL 2016 ARCHIVO PERMANENTE

AP 10 10 1/1

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ARCHIVO PERMANENTE AP 10 INFORMACIÓN GENERAL 11

Reseña Histórica.

La empresa Importadora y Comercializadora ELECTRODOMESTICOS Cía. Ltda. fue creada el 1 de Enero del 2002 de acuerdo a las disposiciones legales vigentes en el Ecuador. El objetivo de la empresa es la importación y comercialización de artículos de línea blanca al por mayor y por menor. La empresa está ubicada en la ciudad de Ambato provincia del Tungurahua, en la calle Trajano

Mera

·

710

sector

Atocha,

Telef.:

2412100,

mail:

www.ELECTRODOMESTICOS.com, en donde desarrolla sus actividades.


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AP 10


14 1/1

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14

Extracto de la Escritura de Constitución.

NOMBRE DE LA ENTIDAD : Importadora y Comercializadora ELECTRODOMESTICOS CIA. LTDA.

CAPITAL: $ 50.000= FECHA: 1 de Enero del 2002 NOTARIO: Dr. Juan Meléndez REGISTRO MERCANTIL: # 230 TOMO # 4to. FOLIO 2 NUMERO DE SOCIOS: 5 DOMICILIO Y NACIONALIDAD: Ubicado en la ciudad de Ambato podrá abrir sucursales en cualquier ciudad del país con la debida autorización de la Junta General de Socios.

OBJETO: Importación y Comercialización de artículos de línea blanca al por mayor y menor.

DURACIÓN: 50 años contados desde la fecha de inscripción en el Registro Mercantil. CAPITAL: El importe del capital equivale a $ 50.000,00 dividido en 5.000 participaciones de $ 10,00 cada uno.


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AP 10 15 1/1

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15

Cuadro de accionistas.( % de Participación )

SOCIOS

% DE PARTICIPACIÓN

Nº DE PARTICIPACIONES

CAPITAL

Marco Mayorga

30%

1500 participaciones de $ 10,00 c/u

$ 15.000,00

Esteban Mayorga

20%


$ 10.000,00

Luis Arias

10%


$ 5.000,00

Marcelo Jimenez

15%


$ 7.500,00

Francisco Villa

25%


$ 12.500,00


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AP 30 31 1/2

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AP 30 INFORMACIÓN CONTABLE 31. Principales departamentos, secciones, con breve indicación de sus funciones y número de personas que la conforman. 1. Departamento de Contabilidad El Gerente Financiero inspecciona el departamento de Contabilidad por tener a su cargo todo el control financiero. De acuerdo a la tendencia moderna que es organizar separadamente el departamento de Contabilidad, con un alto funcionario a cargo del mismo, que algunas veces responde de su gestión ante el gerente financiero, en lugar de hacerlo ante el presidente o el gerente general.

Funciones: Elaborar y emitir los siguientes informes a gerencia: Estados Financieros Presupuestos anules Flujos de caja 

Cálculo y liquidación de Impuestos.



Organización contable y sus respectivos archivos.



Planificación financiera



Informar sobre la rentabilidad y marcha del negocio



Conciliar bancos y emitir saldos diarios.



Preparar documentación necesaria para elaboración de roles de pago



Elaborar roles de pago



Control de cierres de caja diario



Elaborar planillas de pago al IESS


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AP 30


31 1/2

……………………………………………………………………………………………………………

2. Departamento de Compras Tiene la función de establecer y administrar las normas, procedimientos y leyes que regulan las compras. Su responsabilidad principal es adquirir bienes o servicios a un costo competitivo que garantice la mejor calidad sin menoscabar la calidad.

Funciones: Cotizar adquisiciones para la empresa y ejecutar las compras si así se requiere Trámite y liquidación importaciones Negocia y aprueba compras en el exterior ( Importaciones)

3. Departamento de Ventas Es el que se encarga de la distribución y venta de los productos y dar seguimiento día a día de las diferentes estrategias ventas a los vendedores. En este departamento se prepara el pedido de ventas a manufactura según su requerimiento y trabaja en conjunto con mercadeo para lanzamiento de productos, promociones y ofertas.

Funciones: 

Generar políticas de ventas en coordinación con la gerencia



Elaborar y ejecutar plan de acción mensual en esta área



Emitir reportes mensuales de ventas y la gestión operativa de esta área.


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AP 30 32 1/1

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32. Detalle de firmas, iniciales o siglas utilizadas por los funcionarios encargados de autorizar documentos y de firmar cheques. 1. Detalle de Firmas

CARGO

NOMBRE

PRESIDENTE

Sr. Marco Mayorga

GERENTE

Sr. Francisco Villa

FIRMA

2. Detalle de iniciales o siglas utilizadas por los funcionarios encargados de autorizar documentos y firmar cheques.

CARGO

NOMBRE

SIGLAS

Presidente

Marco Mayorga

M. M.

Gerente

Francisco Villa

V. F.


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AP 40


41 1/2

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AP 40 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES 41

Ingresos, Egresos, Pagos

PEDIDOS SUJETOS A DISPONIBILIDAD. El listado de mercadería que aparece en el almacén, indica los productos que nosotros ofrecemos, al momento de actualizarse semanalmente la disponibilidad puede cambiar de un momento a otro por circunstancias fuera de nuestro alcance como pedidos anteriores. Recomendamos se sugiera al cliente confirmar sus pedidos al 032-412-100.

1. CONDICIONES DE PAGO. Las condiciones de pago son sujetas a aprobación por el departamento de crédito. 

Contado



Crédito a 8 días



Crédito a 15 días



Crédito a 30 días

2. UNIDAD DE EMPAQUE. Todos los electrodomésticos son empaquetados individualmente o previa instrucción cliente

añadidos

según

sea

el

del

caso. Contamos con pallets y cajas de embarque de

madera y cartón para pedidos especiales.

3. MINIMO DE PEDIDO. Mínimo de ventas por pedido en $ 800,00

4. FORMAS DE PAGO. Depósito a nuestra cuenta bancaria BENEFICIARIO: ELECTRODOMESTICOS Cía. Ltda. BANCO: Pacífico CUENTA: 221754 Pagos directos en la empresa


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AP 40


41 2/2

……………………………………………………………………………………………………………

Transferencias bancarias

5. CONSULTAS DE PEDIDOS O DUDAS. Para cualquier aclaración o duda de sus pedidos comuníquese al 032-412-100 o envíenos un correo electrónico a la siguiente dirección www.ELECTRODOMESTICOS.com.

6. TIEMPOS DE ENTREGA. Los electrodomésticos se entregan al día siguiente de haber hecho su pedido, por lo que se calcula un tiempo de entrega aproximado de 1 día dependiendo de la distancia y el transportista.

7. PRECIOS ESPECIALES. Favor

comunicarse

al

032-412-100

o

enviar

un

correo

electrónico

a

www.ELECTRODOMESTICOS.com.

8. SOPORTE TECNICO DE ESTE SITIO. www.ELECTRODOMESTICOS.com. 9. QUEJAS. www.ELECTRODOMESTICOS.com.


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AP 40


42 1/1

……………………………………………………………………………………………………………

42 

Ventas, compras. Devoluciones Las fichas técnicas de los productos así como sus fotografías pueden cambiar de un momento a otro, en este caso se le enviara el modelo nuevo de la misma marca que este manejando el fabricante tome por favor este punto en cuenta al momento de realizar la negociación.



Acerca de las características y el precio de los productos, dado el caso de que por error humano o del sistema del almacén se agregaran características erróneas o precios incorrectos a los productos señalar que la empresa se reserva el derecho de rembolsar el costo de los productos ordenados.



El envío de los productos es por paquetería vía terrestre, por lo que la empresa se compromete enviar el o los productos ordenados en un plazo no mayor de 48 horas.



La Empresa utiliza dos compañías de paquetería para realizar los envíos de su mercancía, siendo la principal SERVIENTREGA, por cuestiones de logística regional se utilizan los servicios de otras compañías como FEDEX, ELECTRODOMESTICOS Cía. Ltda. se reserva el derecho de enviar la mercadería por cualquiera de estas dos empresas.


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AP 60 61 1/1

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AP 60 SITUACIÓN FISCAL 61

Impuestos y Contribuciones a lo que está obligado la empresa

La Empresa está sujeta a las siguientes obligaciones tributarias : 



Impuesto a la renta.- Se aplica sobre aquellas rentas que obtengan las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades sean nacionales o extranjeras. El ejercicio impositivo comprende del 1o. de enero al 31 de diciembre. Para calcular el impuesto que debe pagar un contribuyente, sobre la totalidad de los ingresos gravados se restará las devoluciones, descuentos, costos, gastos y deducciones, imputables a tales ingresos. A este resultado lo llamamos base imponible. La base imponible de los ingresos del trabajo en relación de dependencia está constituida por el ingreso gravado menos el valor de los aportes personales al Instituto Ecuatoriano de Seguridad social (IESS), excepto cuando éstos sean pagados por el empleador. La declaración del Impuesto a la Renta es obligatoria para todas las personas naturales, sucesiones indivisas y sociedades. Impuesto al Valor Agregado (IVA).- Es el impuesto que se paga por la transferencia de bienes y por la prestación de servicios. Se denomina Impuesto al Valor Agregado en un porcentaje del 14% por ser un gravamen que afecta a todas las etapas de comercialización pero exclusivamente en la parte generada o agregada en cada etapa Este impuesto se declara en el formulario 104.

• Anexo de Compras y Retenciones en la fuente por otros conceptos:

La Resolución NAC-DGER-2007-1319 señala que deben presentar la información mensual relativa a las compras o adquisiciones detalladas por comprobante de venta y retención, y los valores retenidos en la Fuente de Impuesto a la Renta por Otros Conceptos lo siguientes contribuyentes: 

Las sociedades, Personas naturales obligadas a llevar contabilidad (que no tengan la obligación de presentar el ATS) y Si no se genera ningún tipo de movimiento para un determinado mes, no tendrá la obligación de presentar el anexo en mención.


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AP 70 71 1/3

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AP 70 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, FLUJO GRAMAS Y REGLAMENTOS 71

Organigrama Funcional y Estructural ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

ORGANIGRAMA FUNCIONAL El Organigrama Funcional tiene como objetivo determinar una estructura organizada para la empresa y fijar los procedimientos referentes a su actividad específica, que permite definir claramente las funciones y responsabilidades de un puesto de trabajo. A continuación se describen entre otras las principales funciones que podría ser parte de las actividades en cada uno de los departamentos que conforman una empresa, con características del ejemplo puesto a consideración:


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AP 70 71 2/3

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Gerencia 

Representación legal de la empresa



Planificar, organizar y coordinar actividades de administración, venta, finanzas y control.



Efectuar control de actividades desarrolladas en la empresa.



Designar y contratar personal



Aprobar negociaciones e informes financieros.



Legalizar documentos incluyendo cheques emitidos por la empresa



Cumple y hace cumplir las disposiciones legales.



Suscribir contratos o créditos bancarios.



Otras que por ley de corresponden.

Auditoría Externa: 

Examen a los Estados Financieros.



Asesoría a la Gerencia.



Consultoría en toda la organización.

Asesoría Legal: 

Trámites judiciales



Consultoría legal



Juicios Laborales

Secretaría: 

Atención al público ( personal y telefónica)



Organizar la correspondencia de entrada y salida de la empresa.



Control y manejo de caja chica.

Contabilidad: 

Elaborar y emitir los siguientes informes a gerencia:


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AP 70


71 3/3

……………………………………………………………………………………………………………



Estados Financieros



Presupuestos anules



Flujos de caja



Cálculo y liquidación de Impuestos.



Organización contable y sus respectivos archivos.



Planificación financiera



Informar sobre la rentabilidad y marcha del negocio



Conciliar bancos y emitir saldos diarios.



Preparar documentación necesaria para elaboración de roles de pago



Elaborar roles de pago



Control de cierres de caja diario



Elaborar planillas de pago al IESS

Compras: 

Cotizar adquisiciones para la empresa y ejecutar las compras si así se requiere



Trámite y liquidación importaciones



Negocia y aprueba compras en el exterior (Importaciones)

Ventas: 

Generar políticas de ventas en coordinación con la gerencia



Elaborar y ejecutar plan de acción mensual en esta área



Emitir reportes mensuales de ventas y la gestión operativa de esta área.


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AP 70


72 1/5

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72

Reglamento de Caja General, Caja Chica y Bancos. CAJA CHICA

La empresa dispone de un fondo de caja chica de $200, este fondo está a cargo de la Srta Patricia Paredes secretaria de la compañía. Como políticas de manejo de este fondo se tiene lo siguiente: Se pagan valores menores a los $15, pasado este monto se emite cheque, existe la prohibición de cambiar cheques a los empleados con este monto. Todo pago debe estar autorizado por el contador, el fondo se repone una vez gastado el 90% del total del mismo. El fondo previo al arqueo de auditoría dispone de los siguientes valores y se lo presenta al auditor para efectos de su trabajo al 31/12/2015: Billetes: 1 de $50; 2 de $20; 1 de $10; 2 de $5; 3 de $1 Monedas: 6 de $1; 20 de $0,5; 13 de $0,1; 15 de $0,05 Se constató 1 billete de $5 Euros que la señorita custodia cambió a un empleado por hacerle un favor dándole a cambio $6,00 dólares a una tasa de cambio de $1,5 cada euro. En el arqueo de caja chica se recibieron los siguientes documentos, por parte de la Responsable del fondo: Egreso de caja chica por factura de compra de almuerzos para el personal administrativo (sin autorización del contador), por un valor de $ 18,00. Se constató un cheque del Banco de Pichincha #18759 por $20 a cargo del señor gerente, la señorita del fondo cambió este cheque al señor gerente por hacerle un favor, para posteriormente depositar en la cuenta de la empresa. Se presentó la factura #1587 de la librería el Pacífico por compra de suministros por un valor de $19.


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AP 70 72 2/5

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CAJA La empresa realiza ventas a crédito y al contado. La contadora recibe los cobros de los vendedores cada semana. Como parte de la planificación de la auditoría se realizó un arqueo sorpresivo el 23/12/2015 para lo cual se tomaron las facturas de venta y recibos de cobro a clientes del 25/10/2015 al 23/12/2015 ya que aún no se habían depositado desde entonces. La contadora presenta los siguientes valores: Billetes: 500 de $100; 355 de $50; 120 de $20 Monedas: 126 de $0,5; 80 de $0,10; 100 de $0,05 De igual manera se presenta el siguiente detalle de cheques recibidos: CONCEPTO

VALOR

S/. Cheque#856

5.000,00

S/. Cheque#425

6.000,00

S/. Cheque#653

3.000,00

S/. Cheque#859

4.000,00

S/. Cheque #455*

2.000,00

1) Corresponde a un cheque protestado con fecha 25/10/2015 por el banco de Pacífico del cliente Esteban Pozo. Contabilidad registró el pago del cliente pero no registró el protestó del mismo. 2) Se encontró 2 billetes falsos de $ 100

AP 70 72 3/5 El listado de recibos de cobro verificado por auditoría con las facturas respectivas se detalla a continuación:

OBROS REALIZADOS EN LOS DIAS 25/10/2015 AL 23/12/2015


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EMPRESA ELECTRODOMESTICOS CÍA. LTDA EXAMEN ESPECIAL DE COMPONENTES DE CAJA/BANCOS Del 1 DE ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL 2016 ARCHIVO PERMANENTE ……………………………………………………………………………………………………………

FECHA Nº RECIBO DE COBRO

CLIENTE

458

Alvaro Valle

459

Rodrigo Veloz

460

StalínSpín

461

Pilar Toscano Esteban Benalcazar

462 465 466

Esteban Pozo Eduardo Iturrialde

467

Jose Merino

468

Isabel Oriondo

469

Jacinto Perez

470

Segundo Espin

471

Adriana López

472

Jose Contreras

473

Alvaro Valle

474 475

Cristina Recalde Fabián Muyolema

476

Alvaro Jaramillo

477

Andrea Solís TOTAL

VALOR RECIBO 25/10/201 5 25/10/201 5 25/10/201 5 25/10/201 5 25/10/201 5 25/10/201 5 25/10/201 5 25/10/201 5 25/10/201 5 25/10/201 5 25/10/201 5 25/10/201 5 30/11/201 5 30/11/201 5 23/12/201 5 23/12/201 5 23/12/201 5 23/12/201 5


8.000,00 8.000,00 3.000,00 90,00 5.000,00 2.000,00 3.000,00 255,00 10.000,00 5.000,00 16.000,00 10.907,00 288,00 300,00 6.000,00 5.000,00 536,00 7.000,00 90.376,00

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AP 70 72 4/5

……………………………………………………………………………………………………………

3) El recibo de cobro 463 estaba anulado, mientras que el 464 no estaba archivado y la contadora manifestó que el vendedor había extraviado dicho comprobante. 4) La contadora el 24/12/2015 repone la cantidad de dinero faltante de caja y que argumenta lo tomó de urgencia para asunto personal, mismo que se deposita con el resto de dinero existente en caja en esa fecha.

BANCOS La empresa presenta la siguiente información en Bancos:

Saldo al

Saldo al

01/01/2015

31/12/2015

Banco del Pacífico

150.000,00

175.688,94

Banco del Pichincha

5.000,00

4.839,20

Datos del Banco del Pacífico Saldo según estado bancario al 31/12/2015

175.980,94

Cheques pendiente de ser cobrados, según lista preparada por contabilidad y verificada por el auditor:



Cheque #8201 del

15/03/2013 

Cheque #8226 del

30/11/2015 

$300,00

$126,20

Cheque #8482 del

31/12/2015

$1.541,05


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AP 70 72 5/5

……………………………………………………………………………………………………………

Información adicional: 1) El banco nos debitó N/D #25478 el valor de $8,00 por concepto de chequeras; ND#29574 $1,25 por

comisión de mantenimiento de cuenta, y ND#28547 $1,00 por estado de cuenta, contabilidad al cierre del ejercicio no registró estos valores en sus libros (Banco del Pacífico) 2) Contabilidad no registró N/C#145874 emitida el 30/12/2015 por el banco del Pacífico por $200 valor

que es producto de una transferencia de la cuenta corriente del cliente Antonio Pozo a favor de nuestra cuenta (Banco del Pacífico), como cancelación de su deuda 3) El cheque #8456 del banco del Pacífico por el valor de $160,80 emitido el

30/12/2015 fue registrado en el banco del Pichincha por error en digitación. 4) El banco del Pacífico nos envía la siguiente información en la confirmación bancaria que se emitió

como trabajo de la auditoría: 

Saldo según cuenta corriente al 31/12/2015 175.980,94



Póliza de acumulación por el valor de $3,000 a seis meses plazo, con el 7% de interés anual, los mismos que se reconocerán al vencimiento. Fecha de inversión 25/10/2015



Préstamo #9600143 sobre firmas por $ 150,000 se contrató el 10/06/2015 con un plazo de 5 años al 18% anual, pagaderos semestralmente. El banco descuenta del valor a recibir el impuesto SOLCA 1% y seguro de desgravámen del 0,35%.

Datos del Banco del Pichincha El banco del Pichincha no muestra movimiento en el año 2015


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