ARAHAN PERKHIDMATAN DAN ARAHAN KESELAMATAN
1.
Cik X seorang Penolong Pengarah Tadbir, telah dipertanggungjawabkan untuk mengurus system fail di jabatannya. Ketua Jabatannya telah mengarahkan beliau supaya mengkaji system fail sedia ada bagi mengatasi permasalahan-permasalahan berikut:
a) fail-fail yang berpindah tangan dari seorang pegawai kepada seorang pegawai lain tanpa b) c)
melalui Bahagian Pendaftaran Fail. Fail-fail yang tersimpan terlalu lama di tangan seseorang pegawai Fail-fail yang terlalu tebal dan telah melebihi had kandungannya.
Nyatakan tindakan-tindakan yang perlu dilakukan oleh Cik Fiza dalam mengatasi permasalahan di atas. Jawapan:
a) Cik X hendaklah menyediakan borang-borang perjalanan fail yang mempunyai butir-butir berikut: i. ii. iii. iv. v.
no. fail nama fail pegawai yang mengedarkan fail pegawai yang menerima fail tarikh dan tandatangan dari pegawai-pegawai yang mengedarkan fail.
b) Sebagai seorang Penolong Pegawai Tadbir, Cik X boleh mengeluarkan surat edaran
c)
dalaman kepada pegawai-pegawai agar menghantar balik fail ke Bahagian Pendaftaran Fail sekiranya sesuatu fail itu telah selesai diambil tindakan atau tidak dapat diteruskan kerana menunggu butir-butir lanjut atau sebab-sebab lain. Jika perlu fail berkenaan boleh disimpan dalam perhatian. Cik X hendaklah mengambil tindakan membuka satu kulit fail baru yang mempunyai tajuk dan nombor yang sama dan ditanda sebagai Jilid II dengan terang. Fail asal hendaklah ditanda Jilid I. Fail baru ini hendaklah juga direkodkan dalam doket sebagai satu fail berasingan dan dimasukkan selepas rekod fail Jilid I. Tindakan yang sama juga bolehlah diambil bila membuka fail Jilid III dan selanjutnya.
1
2.
Sesebuah agensi kerajaan bercadang untuk mengadakan satu persidangan yang akan membincangkan ancaman pengganas dan keselamatan Negara. Persidangan ini akan diadakan di salah sebuah hotel terkemuka di Kuala Lumpur dan akan dihadiri oleh semua pihak yang terlibat dengan urusan keselamatan Negara. Berdasarkan kepada agenda yang ditetapkan, persidangan ini dijangka meliputi perbincangan serta tayangan filem yang mengandungi maklumat terperingkat ‘Sulit’, ‘Rahsia’ dan ‘Rahsia Besar’. a) b)
Nyatakan langkah-langkah keselamatan berkesan yang perlu diambil oleh penganjur semasa mengadakan persidangan tersebut. Nyatakan asas-asas yang diambilkira bagi memastikan tahap keselamatan dokumen yang dibincangkan dan ditayangkan akan terkawal.
Jawapan: a) Langkah-langkah keselamatan berkesan ialah; i. ii. iii. iv.
v.
tiada sesiapa yang tidak dibenarkan dapat masuk ke kawasan atau tempat di mana ianya diadakan tiada sesiapa yang tidak dibenar ekses kepada perkara terperingkat mendapatnya tiada sesuatu perkara terperingkat dibawa keluar dari tempat atau kawasannya dengan cara-cara yang tidak dibenarkan tapisan keselamatan dan pemeriksaan fizikal hendaklah dikenakan ke atas semua orang yang menghadirinya termasuk kakitangan teknik,pencuci dan penyelenggara yang mungkin dapat masuk ke kawasan keselamatan tersebut seorang pegawai penyelaras dilantik bagi mengendalikan peraturanperaturan keselamatan.
b) Asas-asas tahap keselamatan dokumen ialah: i.
ii. iii. 3.
peringkat keselamatan maklumat yang terlibat taraf kewarganegaraan orang yang menghadirinya tempat ianya di adakan.
a) Sekiranya suatu dokumen terperingkat didapati hilang di sesebuah jabatan, apakah peraturan-peraturan yang perlu diambil oleh pihak yang berkenaan mengenai perkara tersebut. c) Nyatakan bagaimana cara-cara dokumen terperingkat patut dimansuhkan Jawapan: a)
peraturan yang perlu diambil i. ii. iii.
hendaklah mencarinya dengan segera Laporan juga hendaklah dibuat kepada Pegawai Keselamatan Jabatan dan Ketua Jabatan mereka seterusnya akan menyiasat dan mengemukakan laporan yang mengandungi pandangan dan taksiran bahaya terhadap keselamatan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam tempoh 24 jam. Sekiranya kehilangan disahkan, pemula dokumen tersebut hedaklah dimaklumkan agar taksiran risiko terhadap keselamatan dapat dibuat dan tindakan menyelamat serta pembetulan keadaan dapat diambil.
2
b)
cara memusnahkan dokumen terperingkat: i. ii. iii.
3.
dokumen terperingkat termasuk buangan terperingkat yang hendak dimusnahkan hendaklah terlebih dahulu dikoyak kecil-kecil atau diricih dengan menggunakan mesin pericih. Dokumen yang diricih dibakar,peraturan-peraturan yang selamat di bawah penyeliaan penjawat awam yang dibenar mengendalikan dokumen itu. Abunya hendaklah dihancurkan sehingga tidak dikenali lagi. Buangan terperingkat hendaklah diberi perlindungan keselamaatan yang sepatutnya sehingga ianya dimusnahkan.
Dokumen-dokumen terperingkat ‘Rahsia Besar’ atau ‘Rahsia’ tidak sekali-kali boleh dibawa balik ke rumah oleh pegawai-pegawai a) b) c)
Dalam keadaan bagaimanakah peraturan ini boleh dikecualikan Jelaskan pihak manakah yang boleh memberi kebenaran secara bertulis untuk tujuan tersebut Jelaskan cara-cara memusnahkan dokumen terperingkat
Jawapan: a) jika iannya dikehendaki untuk rujukan rasmi di tempat-tempat lain jika ada sebab-sebab yang terkecuali untuk berbuat demikian sama ada sekalisekala atau amalan biasa b) pihak yang boleh memberi kebenaran bertulis: Ketua Setiausaha Kementerian Setiausaha Kerajaan Negeri Ketua Jabatan bagi dokumen terperingkat ‘Sulit’ atau ‘Terhad’ 4.
Antara langkah yang boleh diambil oleh jabatan dalam usaha memelihara rekod-rekod kerajaan semasa dalam jagaan mereka dari sebarang kerosakan ialah dengan mendapatkan nasihat tentang pemeliharaan rekod dari Jabatan Arkib Negara. a) b)
nyatakan apakah yang dimaksudkan dengan rekod kerajaan selain daripada mendapatkan nasihat jabatan arkib Negara, nyatakan lima usaha lain yang boleh dilakukan oleh jabatan untuk memelihara rekod di dalam jagaan mereka.
Jawapan: a)
Nyatakan apakah yang dimaksudkan dengan rekod kerajaan Rekod kerajaan ialah segala jenis, dokumen,rekod,daftar,bahan bercetak,buku,peta,pelan,lukisan,gambar,mikrofilem,filem,filem wayang gambar dan rakaman suara,yang diterima atau yang dikeluarkan oleh mana-mana Jabatan kerajaan dalam apa-apa bentuk untuk tujuan menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka.
b)
Memelihara rekod jabatan i.
rekod mesti dipelihara dengan baik
tiap-tiap jabatan hendaklah mengambil tindakan yang sesuai untuk memelihara rekodrekod kerajaan dari sebarang kerosakan dan kemusnahan semasa dalam jagaan mereka. Nasihat-nasihat pakar yang percuma tentang pemeliharaan rekod-rekod boleh didapati dengan menghubungi Ketua Pengarah Arkib Negara
3
ii)
bilik simpanan mesti sesuai
jabatan hendaklah menentukan bahawa rekod-rekod disimpan dalam bilik-bilik sesuai yang tidak lembab,bocor atapnay atau berlubang-lubang dindingnya.Bilik simpanan rekod ini mestilah terhindar dari bahaya banjir atau bahang matahari dan juga selamat dari tikus dan serangga termasuk anai-anai.untuk menjaga dari kelembapan, bilik-bilik simpanan memerlukan pusingan udara seperti pesangan kipas angina atau di hawadinginka n. iii)
rekod patut disimpan di atas rak-rak
rekod-rekod hendaklah jangan diletakkan di atas lantai. Sebaik-baiknya digunakan rakrak besi yang memberi ruang sebanyak enam inci di antara lantai dan rak pertama supaya memudahkan pusingan udara dan pembersihan. Sekiranya rak-rak kayu digunakan maka ini hendaklah diawasi daripada anai-anai atau bubuk-bubuk dengan menyemburkan dieldrin terlebih dahulu kepada rak kayu. iv)
mongering rekod dan lain-lain tindakan
rekod-rekod yang basah hendaklah dianginkan supaya kering dan jangan sekali-kali dijemur atau disalai. Rekod-rekdo yang berlapuk hendaklah dibersihkan dari lapuknya, dan yang beranai-anai atau dimasuki oleh semut atau lain-lain serangga hendaklah dikeluarkan dan dibinasakan serangga-serangga itu. Arkib Negara akan sedia membantu Jabatan-jabatan dalam hal ini. v)
rekod koyak perlu dibaiki
rekod-rekod yang koyak hendaklah ditampal dengan kertas lain dengan menggunakan pelekat yang boleh dibuat daripada tepung ubi kayu ataupun yang ada dijual di kedaikedai dalam bentuk yang serupa. Gam cair atau tape cellulose tidaklah elok digunakan kerana ini boleh merosakkan dan mencacatkan kertas-kertas. Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal daripada fail-fail hendaklah disematkan semula dengan segera. vi)
bilik rekod hendaklah dijaga dan dibersihkan
bilik-bilik rekod hendaklah jangan digunakan sebagai tempat makan minum dan merokok atau bagi menyimpan bahan-bahan pejabat yang lain terutama bahan-bahan berair seperti asid,cat,dakwat,minyak spirit dan sebagainya. Bilik-bilik ini hendaklah dibersihkan selalu dan pencuci hampagas hendaklah digunakan supaya habuk-habuk tidak berkumpul. 5.
En K seorang Penolong SU di Kementerian P dan telah diarahkan menyediakan kertas kerja tentang strategi melaksanakan satu projek peringkat kebangsaan. Statistik maklumat yang digunakan termasuklah maklumat terperingkat bertaraf ”SULIT”, ”RAHSIA” dan ”RAHSIA BESAR”. Beliau telah dihubungi oleh En. N yang tidak dikenalinyadan menawarkan ganjaran wang sekiranya beliau memberikan salinan projek berkenaan kpdnya. a) Adakah tindakan En. N boleh dikategorikan sebagai ”espionaj”. Berikan alasan anda. b) Bagaimanakah kaedah penyimpanan maklumat-maklumat terperingkat yang perlu diikuti oleh En. K ? Jawapan: a) •
•
Ya, tindakan En N boleh dikategorikan sebagai espionaj. Espionaj ialah kegiatan untuk memperolehi perkara terperingkat dengan cara tersembunyi atau salah di sisi undang-undang bagi tujuan-tujuan yang memudaratkan keselamatan atau kepentingan –kepentingan Malaysia.
4
• •
Ia juga dikenali sebagai kegiatan intipan untuk mendapat maklumat atau rahsia Satu bentuk ancaman luar
Jawapan: b) Perkara terperingkat hendaklah disimpan dalam peti-peti keselamatan yang sewajar dengan peringkatnya seperti berikut. i)
ii)
Iii
6.
7.
Dokumen terperingkat Rahsia Besar • Disimpan di dalam bilik kebal atau peti besi yang dipasang dengan kunci tatakira/digital • Dokumen dokumen yang di dalam tindakan pejawat-pejawat awam boleh disimpan untuk sementara waktu dalam kabinet fail keluli atau almari keluli yang dipasang palang besi berkunci. • Jika bangunan yang diduduki itu tidak mempunyai kawalan keselamatan yang rapi, dokumen-dokumen tsb hendaklah dikembalikanutk disimpan dalam bilik kebal atau peti besi. Dokumen terperingkat Rahsia • Disimpan sama seperti dokumen terperingkat rahsia besar atau • Dalam kaebiet keluli atau almari keluli yang dipasangkan dengan papang besi berkunci Dokumen terperingkat sulit dan terhad •
Disimpan dalam kabinet keluli atau almari keluli
•
Untuk simpanan sementara dalam lain-lain peti yang berkunci seperti yang dibenarkan oleh pegawai Keselamatan Jabatan.
En R adalah sorg Penolong Pegawai Tadbir yg dipertanggungjawabkan mengawal keselamatan kunci2 keselamatan di jabatannya. Apakah tugas dan t/jwb serta peraturan2 yg perlu dipatuhi oleh En R menguruskan kunci2 tsb a)
Menyelenggara sebuah buku daftar kunci serta mengemaskinikannya dan membuat audit ke atas kunci2 tsb
b)
Sebuah peti keselamatan hendaklah digunakan utk menyimpan semua anak kunci yg tidak dipakai termasuk anak kunci pendua
c)
Anak kunci keselamatan tidak boleh dilebal atau ditandakan dgn nama dan alamat tempat dimana peti keselamatan disimpan
d)
Anak kunci keselamatan juga tidak boleh dirangkai dgn kunci lain
e)
Anak kunci pendua tambahan tidak boleh dibuat tanpa kebenaran
f)
Semua pejawat awam yg berpindah, pencen, berhenti hendaklah menyerahkan balik semua anak kiunci di dlm simpanannya
Semua mesin penyalin terutama di bhg yg menguruskan dokumen terperingkat perlulah mematuhi peraturan2 bkt :a)
Melantik sorg pegawai utk bertangungjawab mengawasi mesin tsb dan menyediakan sebuah buku daftar/rekod penggunaan
b)
Semua mesin hendaklah disimpan dibilik yg berkunci
5
c)
Kakitangan yg dibenarkan akses kpd perkara terperingkat terperingkat shj boleh ditugaskan membuat salinan
d)
Jumlah salinan yg dibuat berdasarkan jumlah salinan yg diluluskan shj
e)
Semua salinan yg rosak mesti dibinasakan
f) Semakan ke atas buku daftar hendaklah dibuat utk menentukan semua salinan dokumen terperingkat mengikut peraturan
g) Semua penyelewangandan penyalahgunaan mesin penyalin hendaklah dil;aporkan kpd KJ
8.
En. Alif ialah seorang Pembantu Tadbir (P/O) yg bertangung jawab terhadap surat menyurat di jabatannya. Setiap hari beliau menerima beberapa pucuk surat rasmi yg dihantar oleh jabatan2 lain.
a)
Nyatakan peraturan bagi merekodkan surat rasmi di atas kertas minit
b)
Apakah tindakan perlu terhadap surat yg fail tidak dpt dikesan
c) Apakah tindakan diambil jika surat yg diterima utk perhatian salah seorang pegawai? Jawapan
Nyatakan peraturan bagi merekodkan surat rasmi di atas kertas minit •
Surat yg diterima hendaklah direkodkan di atas kertas minit.
•
Tulis dengan tulisan merah dengan menulis nombor rujukan surat tarikhnya
•
Tarikh surat itu dikandungkan
dan
Apakah tindakan perlu terhadap surat yg fail tidak dpt dikesan
•
Bagi surat yg failnya tidak dpt dikesan, En. Alif hendaklah meminta Bahagian Pendaftaran fail supaya membuka sampul kecil sbg langkah sementara.
•
Ia hendaklah memasukkan surat rasmi itu ke dlm sampul kecil utk tindakan setelah surat rasmi itu dibuka dan dicop tarikh penerimaannya
Apakah tindakan diambil jika surat yg diterima utk perhatian salah seorang pegawai?
•
Surat utk perhatian pegawai dijabatannya, surat tersebut hendaklah dihantar terus kpd pegawai berkenaan tanpa dibuka
6
9.
Rekod merupakan satu dokumen yg sgt penting dan perlu diberi perhatian agar tidak mengalami kerosakan atau kemusnahan. KJ perlulah mendapatkan nasihat tentang pemeliharaan rekod dari Jabatan Arkib Negara. a)
Nyatakan apakah yg dimaksudkan dengan ”Rekod Kerajaan” Rekod awam ertinya rekod yg diterima secara rasmi atau yg dikeluarkan oleh mana2 pejabat awam, perusahaan Kerajaan atau perkhidmatan awam dlm menjalankan tugas rasminya. Ia nya merangkumi segala jenis surat, kertas,dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan lukisan, gambar foto, mikro filem, mikrofis, filem sinematograf, rakaman bunyi, tanpa mengira bentuk atau media termasuk rekod elektronik.
b)
Nyatakan usaha2 yg boleh dilakukan oleh Jabatan utk memelihara rekod di dlm jagaan mereka
KJ adalah bertangungjawab bagi pewujudan, penyenggaraan, pemeliharaan dan pelupusan setiap rekod awam dibawah kawalannya. Bagi tujuan tsb KJ perlulah:-
10.
•
Mematuhi dan melaksanakan semua piawaian dan prosedur pengurusan rekod awam yg telah ditetapkan oleh jabatan arkib negara
•
Mengadakan bilik rekod jabatan dgn kelengkapan dan peralatan yg bersesuaian – sentiasa bersih, tidak berhabuk dan mempunyai peredaran udara yg baik
•
Melaksanakan pelupusan rekod awam mengikut peraturan rekod awam, akta arkib negara
•
Melantik sorg pegawai rekod jabatan sekurang2nya N27 atau setaraf dgnnya dan memaklumkan perlantikkannya kpd jabatan arkib negara
•
Membuat pembaikan sebarang kerosakan kecil ke atas rekod awam
kala
7
