BAB I PENDAHULUAN 1.1. Apa itu Humas? Keith Butterick dalam bukunya yang berjudul Introduction Public Relations: Theory and Practic (2011:7) menyatakan mahasiswa seringkali kesulitan untuk mendefinisikan hubungan masyarakat (humas) sebab ada begitu banyak definisi tentang humas dan satu sama lain hampir sama. Kesulitan itu dimanfaatkan oleh para kritikus humas sebagai pembenaran bahwa humas bukanlah disiplin ilmu yang sempurna. Mereka berargumen bahwa humas hanyalah ilusi, pelintiran (spin), dan sesuatu yang tidak tampak. Definisi humas yang disetujui oleh berbagai organisasi nasional baru dihasilkan tahun 1978 dalam pertemuan pertama World Assembly of Public Relation di Mexico. Definisi yang dinamakan “The Mexico Definition” itu mengartikan Public Relations sebagai seni dan ilmu sosial yang menganalisis tren, memprediksi konsekuensi dari tren tersebut, memberikan masukan bagi para pemimpin organisasi, dan mengimplementasikan tindakan dari program yang direncanakan, yang akan melayani organisasi dan kepentingan publik (Warnaby & Moss dalam Butterick, 2011:8). Dari definisi di atas, terlihat sebuah upaya untuk menegaskan keberadaan humas sebagai sebuah ilmu sosial yang ilmiah. Dalam perkembangannya, muncul definisi lain yang memasukkan elemen manajemen reputasi. Definisi yang dikemukakan oleh Chartered Institute of Public Relation itu menyatakan praktik public relations adalah disiplin ilmu yang bertugas menjaga reputasi – dengan tujuan mendapatkan pemahaman dan dukungan, serta mempengaruhi opini dan perilaku (www.cipr.co.uk, 2014). Penjagaan reputasi adalah elemen penting dalam kegiatan humas. Itu sebabnya, pada umumnya perusahaan atau organisasi memiliki sebuah divisi khusus yang menangani urusan kehumasan. Jefkins (1992:1) bahkan menyatakan bahwa suatu organisasi yang baik harus memiliki hubungan masyarakat. 1.2. Humas dalam PT. Asuransi Jasa Indonesia PT. Asuransi Jasa Indonesia adalah sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang usaha Asuransi Umum. Perusahaan yang dikenal dengan nama Asuransi Jasindo ini merupakan hasil merger tahun 1972 dari PT Asuransi Bendasraya dan PT Umum Internasional Underwriters (UIU). Perusahaan asuransi yang merayakan ulang tahun setiap 1
tanggal 2 Juni ini juga merupakan satu-satunya perusahaan Asuransi Umum nasional yang memperoleh rating dari badan pemeringkat internasional AM Best yang berbasis di Hongkong dan Amerika Serikat, untuk kategori “Financial Strength Ability” (Stable Outlook) dengan peringkat B++ dan Issuer Credit Ability (Stable Outlook) dengan peringkat BBB pada tahun 2009. Dan seperti perusahaan besar pada umumnya, perusahaan yang memiliki 85 kantor cabang di seluruh Indonesia ini juga memiliki sebuah bagian khusus yang menangani kehumasan dan hanya terdapat pada Kantor Pusat di Jakarta. Subdivisi tersebut dinamakan Biro Humas dan Kesekretariatan dan dibawahi oleh divisi Sekretaris Perusahaan. Biro Humas Asuransi Jasindo ini yang akan diteliti menggunakan konsep-konsep yang telah dipelajari dalam mata kuliah Pengantar Humas. 1.3. Rumusan Masalah Rumusan masalah yang menjadi fokus pembahasan dari makalah ini meliputi: 1. Bagaimana kekurangan dan kelebihan posisi Biro Humas Asuransi Jasindo dalam struktur organisasi perusahaan? 2. Siapa sajakah yang termasuk publik internal dan eksternal dari perusahaan Asuransi Jasindo? 3. Bagaimana peran, fungsi, dan tugas Biro Humas Asuransi Jasindo dalam pelaksanaannya menurut konsep yang telah dipelajari? 4. Bagaimana proses manajemen humas yang diterapkan di Biro Humas Asuransi Jasindo?
1.4. Metode Penulisan Metode yang digunakan dalam penulisan makalah ini adalah metode studi pustaka dan wawancara. Penulis menggunakan beberapa buku yang bertema Public Relations untuk menemukan konsep-konsep yang akan diujikan. Selain itu, penulis juga mewawancarai Irfan Fadhilla, staff Biro Humas dan Kesekretariatan Asuransi Jasindo bagian Media dan Corporate Identity. Wawancara yang dilakukan pada hari Jumat, 16 Oktober 2014 bertujuan mengumpulkan informasi mendalam mengenai kehumasan di Asuransi Jasindo.
2
BAB II PEMBAHASAN
2.1. Posisi Biro Humas Asuransi Jasindo dalam Struktur Perusahaan Perusahaan Asuransi Jasindo menggunakan humas internal yang masuk dalam struktur organisasi dengan pertimbangan ukuran perusahaan yang cukup besar dan memiliki cabang yang tersebar di seluruh Indonesia tentu membutuhkan humas yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan. Ukuran perusahaan yang besar juga mengindikasikan publik internal yang semakin luas sehingga diperlukan humas yang benar-benar mengerti keadaan perusahaan secara komprehensif. Jika dilihat di Struktur Organisasi Kantor Pusat PT Asuransi Jasindo, Biro Humas berada di bawah Divisi Sekretaris Perusahaan. Artinya, garis koordinasi Biro Humas dan Kesekretariatan ke Direktur Utama harus melalui Sekretaris Perusahaan terlebih dahulu dan hanya sejajar dengan subdivisi lain, bukan divisi. Secara teoritis, hal ini tidak begitu baik untuk proses pengambilan keputusan dalam perusahaan. Sebab, Grunig (dalam Dewi, 2010:36) menempatkan eksistensi public relation ke dalam posisi top decision maker atau disebut dengan dominant coalition dalam struktur organisasi perusahaan modern. Artinya, posisi Biro humas idealnya diletakkan di tingkat manajemen puncak sebuah organisasi dengan seorang pimpinan yang bertanggungjawab dengan direktur utama (Moore dalam Dewi, 2010: 35). Kesejajaran dengan top manajemen membuat humas memiliki kebebasan menetukan strategi dan model humas yang pada akhirnya nanti digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan. Namun, dari hasil wawancara dengan pihak Biro Humas ditemukan tidak adanya kesulitan Biro Humas untuk berkoordinasi langsung dengan pimpinan, tanpa harus melalui Sekretaris Perusahaan. Direktur Utama sering memanggil Kepala Biro Humas secara langsung. Begitu pula dengan koordinasi ke divisi-divisi lain dapat langsung dilakukan tanpa perantara. Biro Humas juga dilibatkan dalam pengambilan keputusan yang besar, misalnya penggantian logo Asuransi Jasindo yang dilakukan pada tahun 2012. Lebih lanjut, pihak Biro Humas menyatakan bahwa penggambaran struktur organisasi Asuransi Jasindo hanya menggambarkan pembagian fungsi, tetapi tidak menjadi penghalang koordinasi. Kondisi ini sesuai dengan pernyataan Dewi (2010: 40) bahwa hubungan lansung antara humas dengan pimpinan puncak di perusahaan yang ada di Indonesia biasanya baru bersifat fungsional, belum struktural. Hal ini terlihat dari pemberian instruksi langsung oleh pimpinan, tetapi secara struktural berada di pihak yang tidak bertanggung jawab langsung 3
kepada pimpinan puncak. Untuk struktur organisasi di dalam Biro Humas dan Kesekretariatan, dipimpin oleh seorang koordinator, seorang staff senior, dan empat orang staff biasa. Di Jasindo, Biro Humas dan Kesekretariatan disatukan karena kesekretariatan dalam hal ini mengacu pada urusan
protokoler,
seperti
hearing
DPR
dan
kunjungan
kerja
Direksi
dengan
relasi/pemerintahan. Sementara untuk kesekretariatan yang berurusan dengan pengarsipan dilakukan oleh divisi lain. Sementara itu, Broom (2009:72) juga menyatakan bahwa para praktisi di dunia humas tidak setuju tentang bagaimana struktur humas yang paling baik dalam organisasi. Akibatnya, setiap departemen humas internal dibuat tambal sulam untuk menyesuaikan dengan kondisi organisasi dan situasinya saat itu, bahkan agar sesuai dengan harapan pimpinan perusahaan.
2.2. Publik Perusahaan Asuransi Jasindo Dalam melakukan setiap kegiatan kehumasan, penting bagi perusahaan untuk menentukan publik sasarannya. Jefkins (1992: 39) mengatakan bahwa definisi publik dalam konteks humas berbeda dengan definisi dalam kamus. Hal ini disebakan kegiatan humas tidak ditujukan kepada publik umum, tetapi ditujukan kepada kelompok-kelompok yang dipilih dengan cermat dan merupakan bagian dari publik umum. Dengan demikian, publik dapat diartikan sebagai kelompok orang internal dan eksternal yang menjadi tujuan organisasi dalam berkomunikasi. Sesuai dengan definisi itu, publik Asuransi Jasindo juga terbagi menjadi publik internal dan publik eksternal. Publik internal perusahaan ini meliputi semua unit-unit di dalam Kantor Pusat, pihak direksi, karyawan di seluruh kantor cabang, dan Kementerian BUMN. Kementerian BUMN ikut menjadi publik internal karena status Asuransi Jasindo sebagai BUMN menjadikan seluruh sahamnya masih dimiliki oleh pemerintah. Sementara itu, publik eksternal perusahaan ini meliputi Asosiasi Asuransi Umum Indonesia (AAUI) dimana Asuransi Jasindo turut menjadi anggota, perusahaan asuransi lain, Otoritas Jasa Keuangan (OJK) sebagai regulator dari seluruh lembaga keuangan perbankan maupun nonperbankan, dan nasabah serta calon nasabah Asuransi Jasindo. Jefkins (1992: 42) mengemukakan klasifikasi publik perusahaan perlu dilakukan dengan tujuan mengidentifikasi semua kelompok dalam hubungan dengan program humas, menentukan prioritas sesuai dengan anggara dan sumber daya, menentukan media dan teknik yang dipakai, dan menyiapkan pesan dalam bentuk yang dapat diterima dan efektif. Misalnya, pesan yang diberikan humas Asuransi Jasindo kepada nasabahnya tentu berbeda 4
dengan pesan yang disampaikan kepada para direksi perusahaan.
2.3. Fungsi Biro Humas Asuransi Jasindo Suatu bagian dari perusahaan diciptakan tentu dengan fungsi-fungsi tertentu, begitu pula dengan Biro Humas. Broom (2009:28) menyebutkan ada sembilan fungsi dari humas kontemporer, yaitu hubungan internal, publisistas, periklanan, press agentry, kebijakan publik, lobbying, manajemen masalah, hubungan investor, dan pengembangan. Kesembilan fungsi itu akan dibahas dalam konteks Biro Humas Asuransi Jasindo.
1. Hubungan Internal Hubungan internal adalah bagian dari humas yang membangun dan menjaga hubungan yang bermanfaat dan saling menguntungkan antara pimpinan dengan para karyawan. Sebab, kesuksesan perusahaan bergantung pada kinerja para karyawannya. Untuk mencapai hal ini, Biro Humas Asuransi Jasindo mengadakan beberapa acara rutin yang dilakukan untuk pihak internal perusahaan. Acara-acara tersebut biasanya dilaksanakan untuk memperingati hari besar keagamaan, maupun ulang tahun perusahaan. Misalnya, ketika Hari Raya Idul Fitri, Biro Humas Jasindo mengatur sebuah acara halal bihalal untuk seluruh anggota perusahaan. Dalam acara halal bihalal itu, seluruh karyawan dan pihak Kementerian BUMN selalu diundang. Konten acara berupa pemberian kata sambutan oleh Direksi Jasindo, hiburan, dan makan bersama. Acara dengan format yang sama akan dilaksanakan juga untuk memperingati Natal dan Tahun Baru. Pelaksanaan acara ini bertujuan menumbuhkan rasa kekeluargaan di antara anggota perusahaan sekaligus menjadi ajang pertemuan pimpinan dengan seluruh karyawannya. Acara lain yang menjadi sarana untuk meningkatkan hubungan antara karyawan dengan pimpinan adalah perayaan ulang tahun perusahaan. Peringatan HUT ke 41 Asuransi Jasindo tahun 2014 diselenggarakan secara internal seluruh pejabat dan karyawan Asuransi Jasindo dan diisi dengan berbagai kegiatan internal antar karyawan, yaitu berbagai lomba olahraga dan kegiatan sosial khitanan massal serta donor darah dan acara hiburan untuk pensiunan dan karyawan Jasindo.
2. Publisitas Publisitas diartikan sebagai hasil dari informasi yang diumumkan (Jefkins, 1992:8). Artinya, humas memiliki fungsi untuk menyediakan informasi yang memiliki nilai berita kepada pihak media. Publikasi ini dapat digunakan oleh media dengan kontrol yang rendah 5
dari pihak humas sebab humas berbeda dengan iklan, pihak humas tidak memberi bayaran langsung kepada pihak media. Untuk memenuhi fungsi publisitas ini, Biro Humas Asuransi Jasindo membuat press release mengenai berbagai kegiatan dan informasi yang dirasa penting untuk diketahui publik. Biro Humas bahkan memiliki sebuah kanal khusus untuk press release di website Asuransi Jasindo. Salah satu contoh press release yang dikeluarkan adalah ketika Asuransi Jasindo menandatangani perjanjian kerja sama dengan Bank DKI. Informasi ini dianggap berguna untuk meningkatkan brand awareness Asuransi Jasindo. Di sisi lain, informasi ini juga memiliki nilai berita bagi pihak media. Maka, tak lama setelah dipublikasikan, berita tentang perjanjian kerja sama ini muncul di beberapa media online, seperti Pewarta Indonesia, Okezone, Kontan, dan Bisnis Indonesia. Tidak hanya mengeluarkan press release, Biro Humas Asuransi Jasindo juga melaksanakan media gathering setiap akhir tahun dengan tujuan silaturrahmi dan mendekatkan hubungan dengan media. Dalam acara tersebut, pihak Direksi Jasindo melaporkan kinerja tahun berjalan dan proyeksi perusahaan ke depannya. Media-media yang diundang tak hanya media yang bergelut di bidang ekonomi dan asuransi, tetapi juga media mainstream seperti Kompas, Tempo, dan detikcom.
3. Periklanan Periklanan adalah sebuah bentuk publikasi informasi perusahaan yang lebih terkontrol karena humas harus membayar media yang menjadi pengiklan. Humas menggunakan iklan untuk meraih khalayak selain pelanggan yang telah ditargetkan oleh bagian pemasaran. Iklan juga dapat digunakan ketika humas merasa ada pemberitaan yang perlu dikritik. Biro Humas Asuransi Jasindo juga beriklan sebab perusahaan ini tidak memiliki bagian khusus yang mengurusi fungsi marketing communication. Biaya untuk belanja iklan termasuk dalam anggaran setiap tahunnya. Iklan Asuransi Jasindo ditampilkan di media cetak, elektronik, dan online. Di antara ketiga media itu, pihak Biro Humas mengatakan iklan Asuransi Jasindo paling mudah ditemui di media cetak sebab biayanya yang lebih murah dan lebih banyak tawaran dari media cetak. Sementara itu, iklan Asuransi Jasindo di TV tidak pernah muncul secara marathon, biasanya hanya dalam 3 bulan dan paling lama 6 bulan dalam setahun. Pihak Biro Humas mengaku hal ini disebabkan ongkos iklan TV yang lumayan mahal dan pihak TV tak terlalu sering menawari. Iklan cetak terbaru Asuransi Jasindo ada di majalah Kontan edisi khusus asuransi yang terbit pada bulan Oktober 2014. Dalam hal ini, Kontan menawarkan slot iklan berbentuk 6
wawancara eksklusif dengan Direksi Jasindo. Biro Humas berperan dalam mengakomadasi jalannya wawancara. Format iklan dalam bentuk wawancara membuat orang awam mengira Kontan sedang menampilkan berita tentang Jasindo. Ini adalah sebuah strategi yang dipakai Biro Humas dalam memasang iklan di media cetak. Dan karena pihak Biro Humas membayar pada Kontan, maka konten iklan diatur oleh pihak perusahaan. Dalam hal ini, Jasindo memilih untuk mengiklankan produk baru yang diberi nama Jasindo Micro Insurance dengan pilihan judul “Aman dan Sejahtera dengan Jasindo Micro Insurance”.
4. Press agentry Press agentry didefinisikan sebagai sebuah kegiatan humas yang menciptakan sebuah acara atau kisah untuk menarik perhatian media. Tujuan akhir dari fungsi press agentry ini adalah memperoleh perhatian dari publik. Itu sebabnya, kisah yang diciptakan oleh humas tidak selalu kisah positif, yang penting mampu menarik perhatian dan membuat sebuah perusahaan semakin terkenal. Biro Humas Jasindo pernah menjadi agen pers dengan menyelenggarakan acara Jasindo Go Green dengan menanam 1000 pohon di tiga Sekolah Dasar di wilayah Jakarta. Acara ini merupakan bentuk Corporate Social Responsibility (CSR) Asuransi Jasindo dan berhasil menarik minat pers agar meliput acara tersebut sehingga Asuransi Jasindo mendapat citra sebagai perusahaan yang peduli terhadap lingkungan.
5. Manajemen Masalah Manajemen masalah merupakan sebuah upaya untuk melihat tren opini publik sehingga sebuah organisasi dapat meresponsnya sebelum membesar menjadi konflik yang serius (Broom, 2009:38). Dalam kegiatan manajemen isu, ada dua hal yang perlu dilakukan, yaitu identifikasi masalah dengan dampak potensial pada organisasi dan respons strategis yang dibuat untuk mengurangi konsekuensinya. Biro Humas Asuransi Jasindo dapat disebut menjalankan fungsi manajemen masalah ketika menghadapi masalah penyebaran berita mengenai kurangnya profesionalisme Jasindo dalam pelunasan klaim seorang nasabah di Balikpapan. Berita itu sudah terbit di salah satu media cetak lokal di Balikpapan. Pihak Biro Humas langsung memperkirakan bahwa efek dari penyebaran berita itu tidak baik untuk citra perusahaan. Maka, Biro Humas langsung membuat respons strategis dengan meminta bantuan kepada Biro Hukum untuk menyelesaikan sengketa yang terjadi dari sisi hukum. Kepala Biro Humas juga langsung memberi arahan Kepala Cabang Balikpapan yang 7
menjadi objek pemberitaan. Akhirnya, Biro Humas Jasindo memutuskan untuk menulis sebuah berita tandingan berupa penjelasan atas permasalahan yang terjadi di surat kabar yang sama untuk memperbaiki citra perusahaan. Di sisi lain, Biro Humas juga langsung berkomunikasi langsung dengan pihak nasabah yang tidak puas agar ia tidak berusaha membuat berita yang lebih buruk lagi. Semua upaya tersebut bertujuan meredam suasana agar tak menjadi konflik yang lebih serius.
6. Kebijakan Publik Kebijakan publik merujuk pada fungsi humas untuk mengelola hubungan dengan pemerintah dan komunitas dengan tujuan mempengaruhi kebijakan publik. Fungsi ini lebih banyak dilakukan oleh organisasi pemerintahan atau daerah dalam rangka membangun persepsi masyarakat tentang sebuah kebijakan publik. Dari wawancara yang dilakukan, pihak Biro Humas Asuransi Jasindo mengaku tidak ikut dalam proses penyebaran kebijakan publik meskipun posisinya termasuk dalam bagian pemerintahan, dalam hal ini Kementerian BUMN. Jika ada kebijakan publik yang dibuat oleh Kementerian BUMN, biasanya pihak Humas Kementerian sendiri yang memberitahukannya kepada seluruh BUMN. 7. Lobbying Broom (2009:36) mendefinisikan lobbying sebagai fungsi yang lebih khusus dari kebijakan publik, yaitu menggunakan cara-cara untuk mempengaruhi keputusan legislatif dan regulator dalam pemerintah. Bentuk lobbying yang sering dilakukan adalah dengan mempersuasi legislator menggunakan fakta dan riset dan analissi pengajuan peraturan. Biro Humas Asuransi Jasindo mengaku tidak ikut serta dalam proses lobbying semacam ini. Sebab, di perusahaan ini proses lobbying untuk mempengaruhi keputusan legislatif bersifat top to top, artinya para pimpinan Jasindo yang bertemu langsung dengan pihak Deputi Kementerian BUMN dan tidak melibatkan Biro Humas. 8. Hubungan Investor Fungsi hubungan investor menuntut humas untuk dapat membangun dan menjaga hubungan saling menguntungkan dari pemegang saham dan pihak lainnya di kelompok finansial untuk meningkatkan nilai saham perusahaan. Saham Asuransi Jasindo seluruhnya dikuasai oleh Pemerintah karena statusnya sebagai BUMN. Oleh karena itu, pemerintah menjadi satu-satunya investor di Asuransi Jasindo. 8
Dalam menjaga hubungan dengan Kementerian BUMN, Biro Humas mengatur kegiatan kunjungan kerja Direksi dengan pihak Pemerintah. Selain itu, Biro Humas juga turut serta dalam rapat teknis dengan Deputi Bidang sebagai perwakilan Kementerian BUMN. Dalam rapat tersebut, Asuransi Jasindo melaporkan kinerjanya. 9. Pengembangan Fungsi pengembangan merupakan fungsi yang sama dengan hubungan investor, hanya saja bagian ini terdapat dalam lembaga nonprofit dengan tujuan menjaga hubungan dengan penyumbang dana dan tenaga sukarela. Fungsi ini tidak terdapat dalam Biro Humas Jasindo karena perusahaan ini bersifat profitable. 2.4. Peran Biro Humas Asuransi Jasindo Menurut Broom (2009: 55), terdapat empat peran humas, yaitu teknisi komunikasi, ahli pemberi penjelasan, fasilitator komunikasi, dan fasilitator penyelesaian masalah. Peran Biro Humas Asuransi Jasindo akan ditinjau berdasarkan empat poin tersebut. 1. Teknisi Komunikasi (Communication Technician) Kegiatan yang dilakukan oleh seorang teknisi komunikasi masih berputar di bagian penerbitan dan pengeditan news release, newsletter pegawai, dan feature stories, pengembangan konten situs web, dan pengurusan kontak dengan media. Kebanyakan dari peran teknisi komunikasi hanya akan menjadi eksekutor penyampai pesan ke publik, pegawai, ataupun pihak pers. Peran ini terdapat dalam Biro Humas Jasindo dengan menugaskan salah satu staffnya untuk khusus mengurus bagian press release, pengelolaan web www.jasindo.co.id, dan memonitor media cetak. 2. Ahli Pemberi Penjelasan (Expert Prescriber) Sebagai expert prescriber, humas harus mampu memberi saran dan nasihat kepada pimpinan organisasi. Hubungannya dapat diibaratkan dengan hubungan pasien dengan dokter. Biro Humas Jasindo menunjukkan perannya sebagai expert prescriber ketika memberi saran penggantian logo perusahaan dalam rangka rebranding. 3. Fasilitator Komunikasi (Communication Facilitator) Humas harus berperan sebagai jembatan komunikasi antara publik dengan perusahaan. Fitur Buku Tamu di website Jasindo menjadi bukti peran Biro Humas Jasindo 9
dalam menjadi fasilitator. Segala pertanyaan dan komplain yang ditujukan kepada perusahaan ditanggapi dan disampaikan kepada unit terkait oleh Biro Humas paling lambat dalam 1 hari kerja. 4. Fasilitator Penyelesaian Masalah (Problem-Solving Facilitator) Dalam hal ini, humas terlibat dalam setiap penanganan masalah sebab merekalah yang mengerti bagaimana kondisi organisasi dan yang keterlibatannya paling tinggi dalam sebuah organisasi. Biro Humas Asuransi Jasindo menunjukkan peran ini ketika turun langsung menangani pemberitaan tentang kurangnya profesionalisme Jasindo dalam pembayaran klaim nasabah di Balikpapan. 2.5. Tugas Biro Humas Jasindo Tugas adalah sesuatu yang wajib untuk dikerjakan atau dilakukan. Kusumastuti (2004:25) menjabarkan tugas-tugas humas sebagai berikut: a. Menginterpretasikan, menganalisa, dan membuat evaluasi kecenderungan perilaku publik untuk kemudian direkomendasikan kepada pihak manajemen untuk merumuskan kebijakan organisasi. Sebagai contoh, Biro Humas Jasindo melihat adanya tren penurunan kepercayaan publik terhadap BUMN yang bersih. Oleh karena itu, dilaksanakanlah Entry Meeting Penilaian BUMN Bersih dengan Badan Pusat Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) dalam menciptakan BUMN bersih. b. Mempertemukan kepentingan organisasi dengan kepentingan publik sehingga tercipta saling pengertian, menghormati, dan menyanggupi untuk melaksanakan kebijakan yang diambil oleh organisasi. Misalnya, Biro Humas Asuransi Jasindo menyajikan informasi prosedur pengajuan klaim yang mudah diakses dan kanal Buku Tamu di website-nya untuk mengakomodasi kepentingan publik yang membutuhkan informasi dan kepentingan perusahaan dalam memperoleh nasabah. c. Mengevaluasi program-program organisasi khusunya yang berkaitan dengan publik. Tugas ini terlihat ketika Biro Humas Jasindo mengevaluasi program Corporate Social Responsibility (CSR) yang dilakukan setiap tahunnya dan berkaitan langsung dengan kepentingan publik.
10
2.6. Proses Manajemen Biro Humas Asuransi Jasindo Glen M. Broom dalam bukunya yang berjudul Effective Public Relations (2009:285) mengatakan bahwa humas adalah sebuah bagian dari organisasi yang terlibat dalam proses penyelesaian masalah dan perubahan. Praktisi humas menyusun empat tahap manajemen penyelesaian masalah, yaitu: a. Defining the problem (or opportunity). Hal yang harus dilakukan dalam tahap pertama ini adalah menyelidiki dan memantau pengetahuan, opini, dan perilaku yang berkaitan dengan kebijakan organisasi. Penyelidikan dan pemantauan ini dapat dilakukan melalui kegiatan riset. b. Planning and programming. Informasi yang telah terkumpul melalui riset digunakan untuk membuat keputusan tentang program publik, strategi komunikasi, dan tujuan yang ingin dicapai. c. Taking action and communicating. Tahap ini merupakan implementasi program yang bertujuan untuk meraih tujuan spesifik organisasi. d. Evaluating the program. Tahap akhir dari proses ini melibatkan evaluasi dari tahap persiapan, implementasi, dan hasi dari program yang telah dilakukan. Keempat tahap manajemen itu juga diterapkan oleh Biro Humas Jasindo ketika mereka melakukan kegiatan-kegiatan kehumasan. Misalnya, ketika Asuransi Jasindo ingin membuat program Corporate Social Responsibility (CSR) bertajuk Jasindo Go Green dengan menanam 1000 pohon di tiga Sekolah Dasar di wilayah Jakarta. Tahap pertama, Asuransi Jasindo harus menentukan masalah dan melakukan riset. Berangkat dari kesadaran bahwa sebagai perusahaan, Asuransi Jasindo yang juga memiliki tanggung jawab sosial terhadap masyarakat, maka Jasindo memutuskan untuk melakukan sebuah kegiatan Corporate Social Responsibility (CSR) di bidang pengelolaan lingkungan. Untuk keperluan risetnya, Asuransi Jasindo melibatkan Lembaga Kantor Berita Nasional (LKBN) Antara dan komunitas “Hijau Sekolahku”, sebuah komunitas yang peduli terhadap lingkungan sekolah. Sinergi ini dilakukan karena pihak-pihak tersebut memiliki data, informasi, sekaligus tenaga ahli arsitektur pertamanan yang dapat membantu desain taman sekolah secara lebih baik lagi. Dengan kata lain, riset dilakukan dengan bantuan pihak ketiga. Biro Humas mengaku hal ini dilakukan karena kurangnya sumber daya di internal perusahaan.
11
Di tahap riset ini, Antara dan Komunitas Hijau Sekolahku mengumpulkan data sekolah mana yang memiliki lahan yang luas untuk penanaman pohon, jenis dan jumlah tanaman apa yang memungkinkan untuk ditanam, serta data-data lain yang diperlukan. Setelah dilakukan riset oleh pihak LKBN Antara dan Komunitas Hijau Sekolahku, tahap selanjutnya adalah perencanaan program. Di tahap ini, Biro Humas terlibat langsung. Dari data yang didapat di tahap riset, akhirnya diputuskan tiga Sekolah Dasar (SD) yang akan menjadi lokasi dari penanaman pohon, yaitu SDN Gondangdia 01 Jakarta Pusat, SDN Tebet Timur 11 Jakarta Selatan, dan SDN Pluit 01, Jakarta Utara. Keputusan ini diambil dengan pertimbangan luas ketiga SD tersebut mengingat jumlah pohon yang akan ditanam berjumlah 1000 pohon yang terdiri dari jenis tanaman kecil, sedang, dan besar. Di tahap ini, Asuransi Jasindo juga menetapkan tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan penanaman 1000 pohon ini, yaitu membantu penataan kembali taman sekolah dan menyelamatkan lingkungan sebab salah satu SD yang dipilih, yaitu SDN Pluit 01 kerap terendam banjir jika hujan turun. Dan tidak lupa, Biro Humas menyiapkan press release yang akan diberikan kepada media agar acara CSR ini diliput oleh media. Tahap selanjutnya adalah pelaksanaan program Penanaman 1000 Pohon. Eksekusi dilakukan pada hari Rabu, 18 Desember 2012 di SDN 01 Pluit. Sementara itu, kegiatan di dua lokasi lainnya dilaksanakan dalam pekan sebelumnya. Pelaksanaan kegiatan melibatkan Pejabat Asuransi Jasindo, serta Kepala Sekolah, para Guru, dan para siswa SD. Acara itu diliput oleh beberapa media cetak dan online, terutama Antara yang menjadi partner Jasindo dalam kegiatan itu. Kepala Sekolah SDN 01 merasa terbantu dengan adanya program ini sebab pihaknya mengaku belum memiliki kemampuan untuk memperbaiki taman sekolahnya. Setelah eksekusi kegiatan, tahap selanjutnya adalah evaluasi. Evaluasi dilakukan oleh pihak LKBN Antara dan Komunitas Hijau Sekolahku dan diserahkan kepada Biro Humas. Hasil evaluasi dari tahap perencanaan hingga eksekusi itu dilaporkan ke Divisi Manajemen dan menjadi masukan untuk kegiatan-kegiatan CSR di masa mendatang. Satu temuan yang menjadi bahan evaluasi adalah banyaknya jumlah sekolah dasar di Jakarta yang memerlukan kegiatan semacam itu. Untuk itu, diharapkan ke depannya Jasindo bersama BUMN lain bisa kembali melakukan hal yang sama untuk mempercepat penghijauan kembali SD di Jakarta. Dari evaluasi kegiatan ini juga timbul rencana untuk meneruskan kegiatan yang sama ke daerah lain di luar Jakarta.
12
Kegiatan CSR di atas hanyalah salah satu contoh dari kegiatan Biro Humas Asuransi Jasindo yang menerapkan empat tahap manajemen. Dalam kegiatan kehumasan lain, empat tahap itu pun selalu diterapkan, misalnya dalam perayaan ulang tahun perusahaan, publikasi pergantian logo perusahaan, dan kegiatan sosialisasi produk baru. BAB III PENUTUP 3.1. Kesimpulan Dari keseluruhan pembahan mengenai Biro Humas Asuransi Jasindo, terdapat beberapa kesimpulan yang dapat digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang ditetapkan di awal, yaitu:
Posisi Biro Humas Jasindo secara struktural masih berada di bawah Divisi Sekretaris Perusahaan. Secara teoritis, kondisi ini menyebabkan Biro Humas tidak bisa langsung berkoordinasi dengan Direktur Utama, tetapi pada praktiknya tidak ada hambatan koordinasi langsung kepada pimpinan maupun divisi lain. Hal ini menunjukkan garis koordinasi Asuransi Jasindo masih bersifat fungsional, bukan struktural.
Publik perusahaan Asuransi Jasindo terbagi dua, yaitu publik internal dan publik eksternal. Publik internal perusahaan meliputi semua unit-unit di dalam Kantor Pusat, pihak direksi, karyawan di seluruh kantor cabang, dan Kementerian BUMN. Sementara itu, publik eksternal perusahaan ini meliputi Asosiasi Asuransi Umum Indonesia (AAUI) perusahaan asuransi lain, Otoritas Jasa Keuangan (OJK), dan nasabah serta calon nasabah Asuransi Jasindo. Pemisahan publik ini akan berguna dalam mengambil langkah kehumasan.
Fungsi Asuransi Jasindo memenuhi enam dari sembilan fungsi yang dikemukakan oleh Glen M. Broom. Fungsi terpenuhi adalah hubungan internal, publisitas, periklanan, press agentry, manajemen masalah, dan hubungan investor. Sementara itu, fungsi yang tidak terpenuhi adalah kebijakan publik, pengembangan, dan lobbying. Fungsi ini tidak terpenuhi bukan karena kredibilitas Biro Humas yang diragukan, tetapi karena kriteria perusahaan memang tidak cocok dengan fungsi yang dikemukakan oleh Broom. Contohnya, fungsi pengembangan terdapat pada lembaga nonprofit, sedangkan Asuransi Jasindo adalah perusahan profitable. Dan fungsi lobbying tetap ada di Asuransi Jasindo, tetapi menjadi tugas dari Direksi, bukan Biro 13
Humas. Lalu, fungsi kebijakan publik menjadi bagian dari Kementerian BUMN yang mensupervisi langsung Asuransi Jasindo.
Biro Humas Asuransi Jasindo telah memenuhi 4 peran yang dikemukakan oleh Glen M. Broom, yaitu teknisi komunikasi, pemberi penjelasan ahli, fasilitator komunikasi, dan fasilitator penyelesaian masalah.
Biro Humas Asuransi Jasindo telah memenuhi 3 tugas humas yang dikemukakan oleh Frida Kusumastuti.
Dalam melakukan setiap kegiatan kehumasan, Biro Humas Asuransi Jasindo menggunakan empat tahap manajemen, yaitu riset, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi. Meskipun dalam beberapa kejadian, Biro Humas Asuransi Jasindo harus meminta bantuan pihak ketiga untuk melakukan fungsi riset dan evaluasi dikarenakan minimnya sumber daya di Biro Humas dan tingginya beban kerja yang diterima masing-masing staff.
3.2. Saran Saran yang dapat diajukan kepada Biro Humas Asuransi Jasindo sebagai berikut:
Diperlukan adanya kesesuaian garis koordinasi secara struktural dengan fungsi yang dilakukan oleh Biro Humas. Hal ini mengacu pada humas di negara maju yang sudah memiliki posisi yang tinggi karena mengacu pada definisi humas yang ada, yaitu sebagai fungsi manajemen dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Idealnya, perlu ada keterlibatan dari pihak internal Biro Humas Asuransi Jasindo dalam melakukan riset dan evaluasi dalam program-program kehumasan yang dilakukan. Ketika Biro Humas menggunakan bantuan dari pihak ketiga, Biro Humas tetap berperan sebagai supervisor jalannya riset dan evaluasi program.
14
DAFTAR PUSTAKA Buku Broom, Glen M. (2009). Cutlip & Center’s Effective Public Relations. New Jersey: Pearson Education, Inc. Butterick, Keith. (2011). Introduction Public Relations: Theory and Practic. London: SAGE Publication. Jefkins, Frank. (1992). Public Relations. New Jersey: Prentice-Hall, Inc. Kusumastuti, Frida. (2004). Dasar-Dasar Humas. Jakarta: Ghalia Indonesia. Skripsi Dewi, Karina Sita. (2010). Posisi Public Relation dalam Struktur Organisasi Hotel. Skripsi. FISIP. Universitas Atma Jaya: Yogyakarta.
Website What
is
PR?
http://www.cipr.co.uk/content/careers-cpd/careers-advice-and-case-
studies/what-pr. Diakses pada 19 Oktober 2014 pukul 10.27 WIB. Bank
DKI
Gaet
Jasindo
Kerja
Sama
Asuransi.
http://economy.okezone.com/read/2012/02/16/457/577278/bank-dki-gaet-jasindo-kerjasama-asuransi. Diakses pada 19 Oktober 2014 pukul 11.06 WIB. Struktur Organisasi Asuransi Jasindo. http://jasindo.co.id/content/company-profile/struktur-
organisasi. Diakses pada 19 Oktober 2014 pukul 10.25 WIB. Press release Penandatanganan Perjanjian Kerjasama PT Asuransi Jasa Indonesia Persero dengan
Bank
DKI.
http://jasindo.co.id/content/press-release/Press-release-
penandatanganan-perjanjian-kerjasama-pt-asuransi-jasa-indonesia-persero-dengan-bankdki-2. Diakses pada 19 Oktober 2014 pukul 11.10 WIB. Jasindo Hijaukan Taman Sekolah Jakarta. https://id.berita.yahoo.com/jasindo-hijaukantaman-sekolah-jakarta-115256588.html. Diakses pada 19 Oktober 2014 pukul 11.12 WIB.
15
16
Contoh Press release yang dikeluarkan oleh Biro Humas dan pemberitaan media yang dibuat berdasarkan press release.
17
Contoh peran Biro Humas sebagai press agentry.
Dokumentasi Kegiatan CSR Jasindo Go Green.
18
