Analisa Kelemahan Penggajian

BAB IV ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan 1.

Analis Analisis is Terha Terhadap dap Fung Fungsi si Yang Yang Terka Terkait it

Evaluasi Evaluasi secara keseluruha keseluruhan n fungsi fungsi yang terkait dalam SIA penggajian penggajian Dan Pengupahan pada PT. XYZ di Surakarta menunjukkan kelemahan-kelemahan sebagai berikut ini. a. Kelemahan 1) Bagi Bagian an yang yang meme memega gang ng fung fungsi si pers person onal alia ia dala dalam m  beberapa kesempatan ternyata ikut membantu dalam   pengisian dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem

informasi

akuntansi

penggajian

dan

 pengupahan. Kelemahan-kelemahan tersebut di atas dapat mengakibatkan ketidakefisienan dala dalam m oper operas asii

peru perusa saha haan an sert sertaa lema lemahn hnya ya sist sistem em peng pengen enda dali lian an inte intern rn..

Berdas Berdasark arkan an analis analisaa data data pada pada fungsi fungsi di atas maka perlu perlu adanya adanya perbai perbaikan kan struktur organisasi perusahaan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada. Berikut ini adalah rekomendasi terhadap fungsi yang terkait.  b.  b. Reko Rekome men ndasi dasi 1) Sebaik Sebaiknya nya fungsi fungsi personal personalia ia bertugas bertugas sesuai sesuai dengan dengan tuga tugass

dan

tan tanggu ggungja ngjawa wab bnya nya

dan dan

tid tidak

perl perlu u

mencam mencampur purii tugas tugas dan tanggu tanggung ng jawab jawab di bagian bagian keuangan. keuangan. Bila memungkin memungkinkan kan dapat dibentuk unit

tersendiri bagian penggajian pengupahan dibawah departemen personalia. 2.

Analisis Terhadap Dokumen Yang Digunakan

Bukti transaksi merupakan formulir dan catatan akuntansi yang dibuat  pertama kali sejak terjadinya transaksi. Pada formulir transaksi tersebut terdapat informasi lengkap mengenai suatu transaksi dan instruksi-instruksi untuk  melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan formulir tersebut secara rinci. Formulir bukti transaksi harus dibuat tercetak sehingga ketika terjadi transaksi,  petugas tinggal mengisi formulir tersebut. Penggunaan formulir yang tercetak  menjamin adanya keseragaman, memudahkan pengisian

dan

mengurangi

kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian data. Berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis tidak

ditemukan adanya

kelemahan. Formulir yang digunakan perusahaan telah bernomor tercetak. Penulis melakukan pengamatan yang lebih mendalam pada fungsi kasir atas hubungannya dengan kebocoran dana di PT. XYZ dikarenakan fungsi kasir  hanya diperintah oleh bagian keuangan untuk mencairkan dana sesuai dengan daftar gaji. Dalam hal ini fungsi kasir sudah cukup baik karena kasir hanya  bertugas mencairkan dana sesuai dengan besarnya nominal slip gaji yang ditulis oleh bagian keuangan.

3.

Analisis Terhadap Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Dalam kegiatan akuntansi, jurnal merupakan catatan kronologis dari setiap transaksi keuangan yang terjadi. Pencatatan jurnal dilakukan dengan menunjuk    pada rekening-rekening yang harus didebit atau dikredit. Oleh sebab itu, jika

saldo akun-akun tersebut tidak sesuai maka dapat ditelusur ke dalam jurnal tersebut. Dari penelitian yang dilakukan, penulis tidak menemukan kelemahan catatan akuntansi yang digunakan oleh PT. XYZ di Surakarta. Semua pencatatan kejadian akuntansi dilakukan dengan sistem komputerisasi.

4.

Analisis Terhadap Unsur Pengendalian Intern a. Analisis Struktur Organisasi

Evaluasi struktur organisasi secara keseluruhan sebenarnya sudah cukup baik. Ini ditandai dengan adanya pemisahan fungsi yang cukup untuk  membagi tanggng jawab. Namun terdapat kelemahan pada fungsi yang terkait dalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi

penggajian dan

 pengupahan pada PT. XYZ di Surakarta. Kelemahan itu adalah sebagai  berikut ini. 1) Kelemahan a) Bagian penggajian dan pengupahan masih menjadi satu dengan  bagian keuangan.

Kelemahan-kelemahan

tersebut

di

atas

dapat

mengakibatkan

ketidakefisienan dalam operasi perusahaan serta lemahnya sistem pengendalian intern. Berdasarkan analisa data pada fungsi di atas maka perlu adanya  perbaikan struktur organisasi perusahaan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada. Berikut ini adalah rekomendasi terhadap fungsi yang terkait.

c. Rekomendasi

1) Untuk kebijakan jangka panjang agar ada fungsi   penggajian dan pengupahan yang terpisah dari bagian keuangan. Idealnya fungsi penggajian dan pengupahan   berada dalam naungan departemen personalia dan umum.

b. Analisis Terhadap Otorisasi Dokumen Yang Digunakan

Bukti transaksi merupakan formulir dan catatan akuntansi yang dibuat  pertama kali sejak terjadinya transaksi. Pada formulir transaksi tersebut terdapat informasi lengkap mengenai suatu transaksi dan instruksi-instruksi untuk  melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan formulir tersebut secara rinci. Formulir bukti transaksi harus dibuat tercetak sehingga ketika terjadi transaksi,  petugas tinggal mengisi formulir tersebut. Penggunaan formulir yang tercetak  menjamin adanya keseragaman, memudahkan pengisian

dan

mengurangi

kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian data. Adapun temuan mengenai analisis terhadap otorisasi dokumen yang digunakan adalah sebagai  berikut. a.

Sistem penggajian dan pengupahan di PT XYZ Surakarta telah memisahkan fungsi pencatatan waktu hadir dengan fungsi operasi.

 b.

PT XYZ di Surakarta telah menggunakan dokumen yang lengkap yang terdiri atas dokumen-dokumen pendukung seperti: daftar gaji dan rekap daftar gaji dan amplop gaji.

c.

Dalam pembuatan slip gaji, PT XYZ di Surakarta telah memberikan tembusannya kepada karyawan yang bersangkutan sehingga karyawan mengetahui rincian gaji yang diterimannya serta potongan-potongan yang

menjadi beban karyawan tersebut. d.

Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji memiliki surat  pengangkatan karyawan perusahaan yang ditandatangani Direktur Utama.

e.

Pembuatan daftar gaji karyawan diverifikasi kebenaran dan ketelitian  perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.

f.

PT XYZ di Surakarta telah melaksanakan catatan akuntansi secara teratur  dan juga setiap tahun diperiksa oleh kantor akuntan publik yang ditunjuk  oleh PT XYZ di Surakarta.

g.

PT XYZ di Surakarta belum memisahkan fungsi pembuatan daftar gaji dan upah yang terpisah dengan fungsi keuangan.

Berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis tidak

ditemukan adanya

kelemahan. Formulir yang digunakan perusahaan telah bernomor tercetak dan telah diotorisasi oleh manager keuangan.

5. Analisis Terhadap Praktik yang Sehat

Analisis terhadap praktik yang sehat telah dilakukan oleh penulis. Dari analisis yang telah dilakukan tersebut penulis mendapat beberapa temuan yang diantaranya dapat dikatakan sebagai kelemahan. Temuan-temuan tersebut adalah sebagai berikut. a. Perusahaan telah menggunakan formulir bernomor urut tercetak yang  pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.  b. Perusahaan telah melakukan pemeriksaaan mendadak  (surprised audit) . Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang teratur. Bila

dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. c. Perusahaan telah melaksanakan proses transasksi dan dalam proses tersebut tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi yang lain. d. Perusahaan belum melakukan perputaran jabatan

(job rotation).

Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi

pejabat

dalam

melaksanakan

tugasnya,

sehingga

 persengkokolan mereka dapat dihindari. e. Perusahaan belum melakukan melakukan kebijakan pengambilan cuti  bagi karyawan yang berhak. Bila terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan maka diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut. f. Perusahaan telah melakukan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya secara periodik. Hal ini dilakukan untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya. Pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut dilakukan secara  periodik. g. Perusahaan belum melakukan pembentukan unit organisasi yang   bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. Unit organisasi ini disebut sebagai satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern. Adanya pengawas intern dalam

 perusahaan akan menjamin efektivitas unsur – unsur sistem pengendalian intern, sehingga kekayaan perusahaaan akan terjamin keamannya dan data akuntansi akan terjamin ketelitian dan keandalannya. h. Perusahaan telah melakukan seleksi calon karyawan berdasarkan   persyaratan yang dibutuhkan oleh pekerjaanya. Selain itu perusahaan   juga telah melakukan pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan  pekerjaan Dari penelitian yang dilakukan, penulis menemukan kelemahan praktik  yang sehat yang dilakukan oleh PT. XYZ di Surakarta. Kelemahan-kelemahan tersebut antara lain: a. Perusahaan belum melakukan perputaran jabatan sehingga kurangnya kontrol pada unit tertentu karena tidak selalu diberikan tanggung jawab  pada orang yang sama.  b. Perusahaan belum melakukan kebijakan cuti berkala. Cuti berkala dapat mengidentifikasi masalah pada fungsi saat cuti dilakukan dan digantikan oleh orang lain. c. Perusahaan belum melakukan pembentukan unit tersendiri yang bertugas sebagai pengawas internal (internal audit). Ini menyebabkan sistem  pengendalian intern pada perusahaan tersebut menjadi lemah.

6.

Analisis Terhadap Prosedur Yang Digunakan

Dari penelitian yang dilakukan oleh penulis terhadap prosedur pemberian gaji dan upah terhadap karyawan PT. XYZ di Surakarta, penulis tidak  menemukan adanya kelemahan yang dapat menimbulkan kerugian bagi

 perusahaan.