BAB IV EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL PENGGAJIAN ATAS SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA HOTEL XYZ
Hasil dari observasi, tanya jawab dengan pihak terkait di Hotel XYZ dan membandingkan dengan teori yang ada maka evaluasi pengendalian internal perusahaan terhadap sistem akuntansi penggajian dapat diuraikan sebagai berikut: IV.1 Evaluasi atas Struktur Organisasi
Evaluasi yang dilakukan terhadap struktur organisasi Hotel XYZ, berikut kebaikannya adalah sebagai berikut : 1. Struktur organisasi dalam perusahaan tersebut memiliki wewenang dan tanggung jawab yang jelas terhadap pencapaian tujuan perusahaan.
Struktur organisasi yang jelas berkontribusi terhadap kemampuan suatu entitas untuk memenuhi tujuan dengan menggunakan kerangka kerja menyeluruh atas perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas suatu perusahaan. Struktur oraganisasi dapat menentukan tanggung jawab dan wewenang yang ada. Struktur Organisasi pada Hotel XYZ dapat dilihat pada gambar III.1 halaman 46, terlihat bahwa pengendalian internal tersebut sudah cukup memadai karena adanya pembagian tugas yang jelas. Dimana struktur organisasi dalam perusahaan tersebut memiliki wewenang dan tanggung jawab yang jelas terhadap pencapaian tujuan perusahaan. Manajemen menetapkan struktur organisasi sebagai acuan untuk karyawan dalam melaksanakan tugas dan 77
wewenangnya. Berikut ini struktur organisasi perusahaan yang berhubungan dengan Sistem Penggajian: 1. Pada Hotel XYZ, Direktur Keuangan secara langsung membawahi Manager Akuntansi dan Keuangan. Manager Akuntansi dan Keuangan mengotorisasi rekap daftar gaji, bank payment bank payment voucher dan cek atau giro untuk melakukan pencairan dana ke bank. Bagian akuntansi dikepalai oleh dua pimpinan yaitu accounting operation head yang mengepalai bagian kasir yang bertugas untuk membuat dan membayarkan gaji para letter bank letter bank payroll payroll , membuat bank payment voucher payment voucher dan karyawan berikut uang service dan tunjangan‐tunjangan lainnya sedangkan Manager Accounting mengepalai bagian account payable yang bertugas membuat invoice atas pembayaran yang timbul akibat pembelian kebutuhan perusahaan, bagian Income audit bertugas dalam menyusun Laporan Daily Income yang disusun berdasarkan transaksi yang terjadi, bagian account receivable yang bertanggung jawab terhadap penjualan non tunai, bagian Cost control bertanggung control bertanggung jawab jawab untuk memantau biaya yang timbul akibat pembelian barang secara langsung maupun melalui gudang langsung, dan bagian payroll bertugas
mengecek jumlah
gaji
yang
diterima
dari
bagian
personalia,
mengadministrasikan dan mencatat transaksi penggajian dalam pembukuan.
2. Bagian personalia bertugas terhadap fungsi kepegawaian dan fungsi penggajian. Dimana pimpinan personalia selalu mengotorisasi rekap daftar gaji karyawan yang diberikan ke bagian akuntansi. Bagian ini dibagi menjadi empat bagian yaitu HRD Counseling yang melakukan pembinaan kepada setiap karyawan, HRD Recruitment yang mengisi kekosongan tenaga kerja atas kebutuhan operasional
78
wewenangnya. Berikut ini struktur organisasi perusahaan yang berhubungan dengan Sistem Penggajian: 1. Pada Hotel XYZ, Direktur Keuangan secara langsung membawahi Manager Akuntansi dan Keuangan. Manager Akuntansi dan Keuangan mengotorisasi rekap daftar gaji, bank payment bank payment voucher dan cek atau giro untuk melakukan pencairan dana ke bank. Bagian akuntansi dikepalai oleh dua pimpinan yaitu accounting operation head yang mengepalai bagian kasir yang bertugas untuk membuat dan membayarkan gaji para letter bank letter bank payroll payroll , membuat bank payment voucher payment voucher dan karyawan berikut uang service dan tunjangan‐tunjangan lainnya sedangkan Manager Accounting mengepalai bagian account payable yang bertugas membuat invoice atas pembayaran yang timbul akibat pembelian kebutuhan perusahaan, bagian Income audit bertugas dalam menyusun Laporan Daily Income yang disusun berdasarkan transaksi yang terjadi, bagian account receivable yang bertanggung jawab terhadap penjualan non tunai, bagian Cost control bertanggung control bertanggung jawab jawab untuk memantau biaya yang timbul akibat pembelian barang secara langsung maupun melalui gudang langsung, dan bagian payroll bertugas
mengecek jumlah
gaji
yang
diterima
dari
bagian
personalia,
mengadministrasikan dan mencatat transaksi penggajian dalam pembukuan.
2. Bagian personalia bertugas terhadap fungsi kepegawaian dan fungsi penggajian. Dimana pimpinan personalia selalu mengotorisasi rekap daftar gaji karyawan yang diberikan ke bagian akuntansi. Bagian ini dibagi menjadi empat bagian yaitu HRD Counseling yang melakukan pembinaan kepada setiap karyawan, HRD Recruitment yang mengisi kekosongan tenaga kerja atas kebutuhan operasional
78
perusahaan, Payroll and Administrasi yang melakukan perhitungan gaji dan pengecekan kartu hadir.
2. Adanya pemisahan fungsi antara fungsi akuntansi dengan fungsi keuangan.
Adanya pemisahan tugas antara fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Pemisahan fungsi ini membedakan masing-masing fungsi atas pekerjaan mereka. Dimana fungsi akuntansi bertugas untuk melakukan pengecekan ulang terhadap kebenaran perhitungan gaji dan fungsi keuangan yang menyiapkan cek untuk pembayaran gaji karyawan yang telah diperiksa oleh Dewan Direksi. Pengendalian internal atas pemisahan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan sudah cukup baik. Dimana hal tersebut dapat mengurangi terjadinya kecurangan atas pemanipulasian data. Namun pada struktur organisasi perusahaan masih memiliki kelemahan, yaitu sebagai berikut : Cashier dibawah naungan fungsi akuntansi. 1. General Cashier dibawah
Berdasarkan pengendalian internal yang baik fungsi atas pembayaran gaji seharusnya dilakukan oleh fungsi keuangan. Dalam hal ini General Cashier dibawah naungan fungsi akuntansi. Dimana general cashier yang menyiapkan cek atau giro dan bank voucher paymen untuk melakukan pembayaran gaji ke bak. Seharusnya bagian General Cashier berada pada bagian keuangan. Dimana fungsi ini yang melakukan pembayaran atas kegiatan penggajian yang terpisah dengan fungsi akuntansi. 2. Terdapat perangkapan fungsi pencatatan waktu hadir dengan fungsi perhitungan daftar gaji.
79
Pada sistem yang berjalan di perusahaan fungsi pencatatan waktu hadir digabung dengan fungsi perhitungan daftar gaji karyawan. Dimana fungsi pencatatan waktu tidak ada petugas yang mengawasi proses pencatatan waktu hadir karyawan. Seharusnya berdasarkan pengendalian internal yang baik, dua fungsi yang saling berkaitan harus dipisahkan. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi kecurangan dan manipulasi data atas proses perhitungan daftar gaji maupun perhitungan waktu karyawan. Selama ini hal tersebut dibiarkan terjadi karena perusahaan menganggap bahwa karyawan sudah mematuhi peraturan perusahaan berdasarkan jadwal yang telah ditetapkan dan hal ini dilakukan untuk menghemat biaya operasional. Jika hal ini terus terjadi maka akan timbul ketidak efisienan kinerja pada proses perhitungan daftar gaji dimana perusahaan menggunakan sistem manual yang menunjang ketelitian yang tinggi dan fungsi perhitungan daftar gaji dapat dengan mudah memanipulasi jam hadir karyawan. Untuk mengatasi kondisi ini maka seharusnya perusahaan melibatkan petugas pengawasan jam hadir karyawan. Dimana kegiatan ini dapat selalu dipantau secara terus-menerus agar tidak ada karyawan yang melakukan absensi terhadap karyawan lain dan petugas pengawasan jam hadir karyawan melakukan pencatatan atas rekap daftar hadir karyawan yang selanjutnya diteruskan ke fungsi perhitungan daftar gaji. Setelah melakukan beberapa evaluasi atas system akuntansi penggajian pada Hotel XYZ, maka sebagai rekomendasi untuk melakukan perbaikan atas sistem yang berjalan adalah sebagai berikut : 80
STRUKTUR ORGANISASI
DEWAN KOMISARIS DIREKTUR OPERASI
MANAGER PARSONALIA
PERSONALIA DEPARTEMEN
DIREKTUR KEUANGAN
MANAGER OPERASI
ANGGOTA SECURITY
DIREKTUR TEKNIK
MANAGER ACCOUNTING & FINANCE ACCOUNTING
FINANCE
HRD RECRUITMEN
ACCOUNT PAYABLE
GENERAL CASHIER
HRD CONSELLING
INCOME AUDIT
LEGAL MATTER
COST CONTROL
PAYROLL AND ADMINISTASI
PAYROLL
PETUGAS PENGAWAS PENCATAT
Gambar IV.1
IV.2 Evaluasi atas Dokumen yang Digunakan
Berikut ini dokumen yang digunakan oleh Hotel XYZ yaitu sebagai berikut: a. Kartu Jam Hadir
81
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Dalam kartu jam tersebut terdapat nomor induk karyawan, nama karyawan, bagian karyawan dan bulan. Terdapat lima kolom pertama yaitu kolom sakit, izin, alfa, terlambat dan lain-lain lalu kolom berikutnya terdapat kolom tanggal dan jam kehadian karyawan untuk shift pagi dan siang dan waktu lembur karyawan. Kolom jam kehadiran karyawan untuk shift pagi, siang dan lembur merupakan catatan penting untuk fungsi pencatatan waktu hadir karyawan. Karena dalam fungsi ini bagian payroll dapat menghitung jumlah kehadiran karyawan, mengetahui apakah ada keterlambatan atas jam kerja yang telah ditetapkan perusahaan dan mengetahui waktu lembur karyawan apakah sesuai dengan jam yang terdapat dalam formulir overtime yang diotorisasi pimpinan departemen. Berdasarkan penjelasan diatas maka keandalan pengendalian internal atas dokumen kartu jam hadir untuk mencatat waktu hadir, keterlambatan dan lembur karyawan sudah memadai. Oleh sebab itu, perusahaan dapat menggunakan dokumen sebagai pencatat waktu hadir karyawan. b. Catatan Konduite Karyawan
Hotel
XYZ
menggunakan
Catatan
Konduite
Karyawan
untuk
mengevaluasi karyawan untuk kenaikan jabatan dimana dokumen tersebut berisi nama karyawan, jabatan dan departemen lalu terdapat kolom yang berisi tanggal, bulan dan tahun, sakit, izin, alpha, terlambat, persekot cuti, cuti, peringatan, Surat Peringatan I, Surat Peringatan
II, lain-lain, prestasi dan
82
promosi jabatan dan keterangan. Dokumen ini di simpan oleh bagian personalia. Berdasarkan penjelasan diatas maka pengendalian internal atas dokumen Catatan Konduite Karyawan sudah baik. Hal itu tergambar dalam catatan yang jelas atas kondisi kinerja karyawan yang akan dinaikan jabatan yang berpengaruh kepada kenaikan gaji. c. Rekapitulasi Daftar Gaji Karyawan
Rekapitulasi daftar gaji karyawan dilakukan oleh bagian payroll di bawah naungan fungsi personalia. Dokumen ini digunakan untuk menghitung jumlah gaji yang diterima karyawan, baik karyawan tetap maupun karyawan harian. Dimana dokumen terdiri dua dokumen rekapitulasi daftar gaji. Untuk rekapitulasi daftar gaji tetap dan kontrak terdiri dari beberapa kolom yang berisi nomor, nama karyawan, jabatan, ranking, hari kerja, gaji pokok (Rp), jam overtime, overtime per jam (Rp), jumlah overtime (Rp), jumlah penerimaan dan keterangan. Sedangkan untuk rekapitulasi daftar gaji untuk karyawan harian adalah sebagai berikut no, nama, jabatan, status,hari bekerja, kontrak harian, hari libur, cuti, sakit, izin, alpa, jumlah hari kerja, upah harian (Rp), jumlah harian (Rp), jam lembur, overtime per jam, jumlah overtime (Rp), total penerimaan (Rp) dan keterangan. Namun dalam dokumen ini masih terdapat kekurangan dimana tidak terdapat penjelasan atas tunjangan-tunjangan maupun potongan gaji karyawan yang diberikan karyawan. Hal ini menyebabkan tidak adanya pemberitahuan secara jelas jumlah potongan maupun tunjangan yang ada dalam perusahaan tersebut. Perusahaan tidak melampirkan potongan gaji karena mereka 83
menggunakan sistem gaji bersih dimana karyawan baru sudah mendapatkan penjelasan secara terperinci atas penghasilan yang mereka terima. Gaji yang mereka sudah sesuai dengan keputusan menejemen yang merupakan gaji bersih yang sudah dipotong oleh jamsostek maupun dana pensiun. Rekomendasi atas dokumen rekapitulasi daftar gaji karyawan adalah seharusnya dalam dokumen tersebut dijelaskan tentang potongan-potongan atas pengurangan gaji. d. Surat Perintah Lembur
Dokumen ini digunakan oleh pimpinan departemen untuk memberikan perintah kepada karyawan untuk melakukan lembur . Kondisi dari surat perintah lembur terdapat kop surat perusahaan,
nomor payroll, nama
karyawan, jabatan, tanggal dan jam overtime serta melampirkan alasan overtime, kolom pemohon dan diotorisasi oleh pihak yang berwewenang. Jam
lembur diajukan oleh pimpinan departemen, jika tidak ada pengajuan dari pimpinan departemen maka perhitungan jam lembur dihapuskan. Bila kita lihat dari surat permintaan lembur yang digunakan Hotel XYZ masih ada kelemahan yaitu tidak ada kolom jam lembur dari jam berapa sampai jam berapa. Dalam dokumen tersebut hanya terlampir jam overtime saja. Sehingga pengendalian internalnya kurang memadai sehingga manipulasi jam lembur masih bisa terjadi. Dan seharusnya dalam surat permintaan lembur ditambahkan jam mulai dan jam keluar dan jumlah jam overtime. Apabila dalam dokumen dicantumkan jam mulai dan jam keluar maka staff payroll dapat mengecek kebenaran jam lembur tersebut dengan membandingkan dokumen perintah lembur dengan kartu jam hadir karyawan. 84
e. Bank Voucher Payment
Merupakan
perintah
pengeluaran
uang
untuk
pembayaran
gaji
karyawan berupa cek atau giro berdasarkan rekapitulasi yang sudah diotorisasi oleh manajer personalia dan telah diperiksa oleh bagian akuntansi dan diotorisasi oleh manajer keuangan. Bank Payment Voucher dibuat oleh General Cashier . Adapun rincian atas keadaan dokumen Bank Voucher Payment terdiri
dari tanggal dibuka, dibayarkan kepada siapa, jumlah yang dibayarkan, nomor BVP, form tanda tangan, kolom nomor acconting dan nomor cek giro. Dalam dokumen Bank Voucher Payment sudah memiliki pengendalian internal yang baik dimana dokumen yang digunakan sudah bernomor urut sehingga kemungkinan atas dokumen ganda dapat teratasi. f.
Surat Pengunduran Diri
Formulir ini dibuat apabila karyawan mengajukan pengunduran diri yang dilakukan oleh fungsi personalia. Karyawan yang memiliki otorisasi atas pengunduran diri di sampaikan ke bagian payroll dan accounting. Agar karyawan yang sudah mengundurkan diri tidak dilakukan perhitungan gaji. Surat pengunduran diri diberikan ke bagian personalia dan dilaporkan ke bagian penggajian. g. Cek atau Giro
Merupakan dokumen yang dibutuhkan untuk mencairakan uang perusahaan untuk keperluan pembayaran gaji karyawan. Terdapat kelemahan atas dokumen yang digunakan oleh Hotel XYZ yaitu : 1. Sebagian dokumen tidak bernomor urut.
85
Sebagian besar dokumen yang digunakan pada perusahaan diarsipkan berdasarkan tanggal keajadian. Karena perusahaan mengganggap pelaksanaan metode tersebut sudah cukup memadai. Berdasarkan pengendalian internal yang baik penggunakan dokumen sebaiknya benomor urut tercetak. Dimana penggunakan dokumen bernomor urut tercetak menjamin kelengkapan data pemakaian, untuk memudahkan pengendalian terhadap dokumen yang hilang, sebagai alat bantu dalam penempatan dokumen ketika dokumen dibutuhkan dikemudian hari dan untuk menghindari penggandaan dokumen. Jika hal ini terus dibiarkan terjadi maka apabila terjadi kehilangan dokumen akan sulit dan kemungkinan terjadinya penggandaan dokumen akan lebih besar. Maka penulis menyarankan agar setiap dokumen diberikan nomor urut, agar jika terjadi hal terjadi maka akan mudah dideteksi. 2. Tidak menggunakan rekapitulasi daftar hadir.
Rekapitulasi daftar hadir karyawan dibutuhkan untuk mencatat total jam kerja tiap pegawai dalam satu bulan. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir karyawan di perusahaan. Perusahaan tidak menggunakan rekapitulasi daftar hadir karena fungsi perhitungan daftar gaji yang melakukan pengecekan atas fungsi perhitungan daftar gaji. Jika hal tersebut dibiarkan terjadi maka fungsi perhitungan gaji bisa memanipulasi jam kerja karyawan. Karena perhitungan jam kerja adalah hal yang paling mendasar atas perhitungan daftar gaji, khususnya perhitungan daftar upah untuk karyawan harian. 86
Rekap daftar hadir seharusnya dibuat oleh fungsi pencatat waktu yang diberikan kepada fungsi penggajian untuk melakukan perhitungan gaji dan upah karyawan. Hal ini dilakukan untuk mendukung keakuratan perhitungan jam kerja dan menghindari manipulasi jam kerja oleh fungsi perhitungan daftar gaji. Dan rekap daftar hadir seharusnya dibuat tiga rangkap dimana dokumen tersebut diarsipkan oleh fungsi pencatat waktu, diberikan ke staff payroll personalia yang merupakan dasar perhitungan gaji karyawan dan diberikan ke bagian accounting yang digunakan fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung atas pengecekan rekap daftar gaji yang diberikan oleh perusahaan.
IV.3 Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penggajian
Prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian pada Hotel XYZ antara lain: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pembuatan daftar gaji 3. Prosedur pembayaran gaji IV.3.1 Pembahasan atas Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur ini merupakan bagian yang penting untuk menentukan jumlah gaji pada setiap periode. Pencatatan waktu hadir karyawan merupakan suatu proses untuk menentukan dan mencatat jumlah jam kerja setiap pegawai dalam satu bulan dan apakah gaji akan dibayar penuh atau harus dipotong akibat ketidakhadiran karyawan. Selain itu pencatatan waktu hadir digunakan untuk daftar penilaian prestasi pegawai, guna
87
menilai disiplin pegawai dan kesempatan untuk mencapai jenjang yang lebih tinggi. Sistem pencatatan waktu hadir karyawan pada Hotel XYZ masih menggunakan kartu absensi yang dimasukan ke mesin absensi sederhana (mesin amino). Mesin ini akan mencatat waktu kehadiran, waktu istirahat dan waktu karyawan mengakhiri pekerjaan. Waktu-waktu tersebut akan tercatat pada kartu absensi yang telah disediakan. Sehingga bagian personalia dapat melihat setiap karyawan yang melakukan pelanggaran seperti terlambat masuk kerja dan tidak bekerja pada jam yang di tetapkan. Dalam perhitungan waktu hadir karyawan yang dilakukan oleh bagian penggajian dimana setiap tanggal 21 kartu absensi karyawan diambil untuk melakukan pengecekan kehadiran guna menghitung gaji karyawan. Kebaikan atas fungsi pencatat waktu hadir yaitu adanya pengawasan atas jam lembur karyawan yang diawasi oleh pimpinan departemen.
Setiap karyawan yang melakukan lembur harus melampirkan surat perintah lembur yang diberikan kepada setiap karyawan. Surat perintah lembur harus memiliki otorisasi dari bagian personalia. Jam lembur biasanya banyak diajukan oleh Departement Accounting dimana pada departemen tersebut memiliki aktivitas pekerjaan yang sangat tinggi sehingga pekerjaan tidak memungkinkan diselesaikan dalam jam kerja regular. Pimpinan departemen meminta langsung kepada karyawan untuk melakukan lembur yang dilampiri Surat Perintah Lembur yang diberikan kepada bagian personalia untuk diotorisasi. Sehingga dalam perhitungan daftar gaji akan 88
diverifikasi antara kartu jam hadir dengan surat perintah lembur. Apakah jam lembur yang di ditetapkan pemimpin departemen telah sesuai dengan pencatatan kartu hadir. Adapun kelemahan atas prosedur perhitungan waktu hadir adalah sebagai berikut : 1. Tidak ada pengawas atas fungsi pencatat waktu.
Mesin pencatat waktu diletakan pada pintu masuk karyawan dimana tidak ada petugas yang mengawasi proses pencatatan tersebut. Hal ini dapat menimbulkan beberapa kecurangan seperti setiap karyawan dapat dengan mudah melakukan absensi untuk karyawan lain. Pengawasan diperlukan untuk menjamin keandalan data jam hadir yang direkam oleh kartu jam hadir dan proses pencatatan waktu hadir oleh mesin pencatat waktu untuk menghindari karyawan yang tidak benar-benar hadir diperusahaan dan menghindari pengabsenan oleh karyawan lain karena adanya keterlambatan kerja maupun pulang tidak tepat pada waktunya. Saran yang dapat diberikan perusahaan adalah seharusnya ada yang melakukan pengawasan atas pencatatan waktu hadir sehingga pengawas dapat memantau proses pencatatan waktu dan terhindar dari manipulasi jam kerja oleh pihak yang tidak berwenang dan setiap karyawan diberikan kartu identitas pegawai untuk menghindari dari pencatat ulang atas jam kerja. 2. Mesin pencatat waktu masih menggunakan mesin manual (mesin amino)
89
Proses pencatatan waktu pada Hotel XYZ menggunakan mesin amino yang memiliki beberapa kendala atas proses pencatatan waktu. Kendala yang terkadang dihadapi perusahaan adalah tinta yang tidak nyata hal tersebut dikarenakan tinta yang hamper habis. Hal tersebut tidak terkendalikan karena tidak ada pengawas yang memantau kegiatan pencatatan waktu. Sehingga saat bagian penggajian akan melakukan perhitungan daftar gaji mengalami kesulitan karena pencatatan waktu yang tidak terlihat. Rekomendasi atas masalah ini adalah disediakannya petugas yang mengawasi fungsi pencatat waktu sehingga apabila hal tersebut terjadi dapat dipantau oleh petugas dan dapat sesegera mungkin dilaporkan kebagian personalia. Berdasarkan perkembangan teknologi yang pesat semestinya perusahaan dapat menggunakan clockcard atau finger print yang dapat memudahkan proses pencatatan waktu karyawan. Dimana perusahaan menggunkan generator untuk mengantisipasi terjadinya pemadaman listrik sehingga proses pencatatan waktu tidak terganggu.
IV.3.2 Pembahasan atas Prosedur Pembuatan dan Perhitungan Daftar Gaji
Fungsi ini bertanggung jawab membuat daftar gaji yang berisi penghasilan yang menjadi hak dan potongan beban setiap karyawan selama jangka pembayaran gaji. Perhitungan gaji dilakukan oleh bagian payroll yang berpedoman pada keputusan gaji karyawan yang diperoleh dari bagian personalia dengan mengguankan surat-surat keputusan mengenai pengangkatan 90
karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, daftar hadir dan surat permintaan lembur. Bagian penggajian melakukan perhitungan atas kartu jam hadir dan surat permintaan lembur.
Jika bagian penggajian sudah mengecek
kebenaran waktu kehadiran maka bagian penggajian membuat rekapitulasi daftar gaji karyawan tetap maupun harian sesuai dengan format yang sudah ada. Setelah rekapitulasi daftar gaji selesai maka pimpinan personalia mengotorisasi rekap daftar gaji tersebut dan diterusakan ke bagian akuntansi untuk dilakukan pemeriksaan ulang. Rekap daftar gaji dibuat 2(dua) rangkap yang diberikan ke bagian akuntansi dan bagian personalia. Proses penggajian pada departemen akuntansi dikerjakan oleh staff payroll. Berdasarkan rekapan yang diberikan oleh personalia, staff payroll accounting membuat rekapan tersendiri untuk mengetahui kebenaran dari perhitungan gaji yang dibuat oleh personalia. Jika rekapitulasi daftar gaji yang telah dilakukan pengecekan sudah benar maka staff payroll accounting membuat rekap daftar gaji karyawan sebanyak 2 rangkap.
Perhitungan atas gaji karyawan, uang lembur dan insentif serta bonus yang diberikan karyawan adalah sebagai berikut: a. Dalam
perhitungan
jam
lembur
karyawan
dibuat
berdasarkan
perhitungan waktu hadir karyawan dan surat permohonan lembur karyawan yang diberikan oleh Pimpinan Departemen. Surat permintaan lembur diajukan oleh pimpinan departemen yang harus diotorisasi oleh
91
Manager
Personalia
lalu
diberikan
kebagian
penggajian
untuk
dilakukan perhitungan atas jam lembur karyawan. b. Dalam perhitungan gaji karyawan dihitung berdasarkan kesepakatan antara bagian personalia dan calon karyawan. Pada saat perekrutan karyawan baru ada kesepakatan atas gaji yang diberikan kepada karyawan. Gaji pokok yang diberikan kepada karyawan sesuai dengan kebijakan pemerintah yaitu upah minimum pegawai (UMP). Untuk karyawan bawah sampai level pimpinan departemen disamakan dengan menggunakan UMP, hanya yang berbeda pemberian poin service dan tunjangan-tunjangan lainnya. Perhitungan gaji Hotel XYZ : Penghasilan
Gaji Pokok
Rp. xxx
Uang Lembur
Rp. xxx
Uang Service
Rp. xxx
Tunjangan-tunjangan
Rp. xxx
Jumlah Penghasilan
Rp. xxx
Potongan
Asuransi Kesehatan (Askes)
Rp. xxx
Dana Pensiun
Rp. xxx
Potongan Lain-lain
Rp. xxx
Jumlah potongan
Rp. xxx
Gaji Bersih
Rp. xxx
92
c. Dalam perhitungan bonus, insentif dan service didapatkan berdasarkan ranking karyawan atas jabatan dan keuntungan perusahaan. Insentif diberikan untuk jabatan supervisor keatas. Uang service dan insentif dihitung dari tanggal 20 sampai dengan 21 bulan lalu, namun dalam perusahaan ini pemberian insentif biasanya dirapel atau digabung misalnya diberikan 3 bulan sekali. Karena biaya yang dibebankan untuk insentif biasanya digunakan untuk pembayaran gaji terlebih dahulu. Sedangkan uang service diberikan untuk semua karyawan tetap dalam perusahaan tersebut sesuai dengan ranking karyawan sesuai jabatan. Dibawah ini merupakan rincian tingkatan karyawan untuk pembagian service adalah sebagai berikut : Ranking I A/B/C Ranking II+
Direksi, Direktur, Manager
130 Point
Assistant Manager, Department Head
120 Point
Assistant Department Head
110 Point
Assistant Department Head ,Supervisor,
90 Point
A/B/C Ranking II A/B/C Ranking III A/B/C
Internal Control, Income Audit
Ranking IV
Assistant Supervisor, Chief, Bookeeper
A/B/C
Utama, Bartender Utama, Store Keeper
Ranking V
Assistant Chief, Bookeeper Pembantu,
A/B/C
80 Point
50 Point
Bartender Pembantu
93
Ranking VI
Operator Utama, Clerk Utama,
A/B/C
Reseptionist, Roomboy Utama
30 Point
Ranking VII
Operator Pembantu, Clerk Pembantu,
A/B/C
Roomboy Pembantu, Waitress, Room
15 Point
Service Ranking VIII
Parkir, Laundry, Houseman, Security,
A/B/C
10 Point
Dishwasher, Linen Collector Tabel 4.1 Ranking Karyawan Poin
tersebut
sudah
menjadi
standar
hotel
berdasarkan
keputusan manajemen. Berikut ini adalah perhitungan uang service : Jumlah kamar terjual X harga kamar = Jumlah Occupancy Kamar Occupancy Perbulan = Jumlah Occupancy Kamar selama sebulan
Hasil Occupancy per bulan X 10% = Uang Service Kotor Uang Service Kotor – Biaya Operasional Perusahaan = Uang service bersih Service per poin =
Uang service bersih Jumlah poin semua karyawan
Jumlah service = Service per poin X poin karyawan Jumlah poin semua karyawan = ± 6000 poin. Biaya Operasional Perusahaan = biaya listrik, biaya air, biaya telepon dll Uang service merupakan tambahan gaji karyawan berdasarkan keuntungan penjualan kamar. Adapun keterlambatan kerja, alpa, izin, dan SP (surat peringatan) dipotong dari uang service yang jumlahnya sudah ditetapkan manajemen perusahaan.
94
Berdasarkan penjelasan atas prosedur pembuatan rekap daftar gaji memiliki kebaikan dalam pengendalian internal adalah sebagai berikut: a. Adanya pemisahan tugas antara bagian penggajian dengan bagian akuntansi.
Agar perusahaan dapat berjalan dengan lancar maka ada pembagian tugas yang jelas antara fungsi akuntansi dengan fungsi penggajian. Dimana bagian Payroll memiliki wewenang dan tanggung jawab atas pencatatan waktu hadir karyawan, mengelola penggajian dan pelaporan kegiatan penggajian sedangkan bagian Accounting memiliki wewenang dan tanggung jawab atas pengecekan rekap daftar gaji yang diberikan oleh bagian personalia, melakukan pembukuan atas transaksi keuangan perusahaan dan melakukan pembayaran gaji kepada karyawan. b. Adanya otorisasi yang jelas dari Manager Personalia atas Rekap Daftar Gaji
Rekap daftar gaji merupakan dokumen dasar atas pembayaran daftar gaji karyawan yang berhak. Oleh karena itu perlu adanya otorisasi atas rekap daftar gaji yang dilakukan oleh Manager Personalia yang menunjukan bahwa karyawan yang tercantum dalam daftar gaji adalah karyawan yang diangkat menurut keputusan manajemen dan tarif gaji yang digunakan merupakan tarif gaji yang sesuai dengan keputusan yang berwenang. c. Selalu menilai prestasi kerja karyawan untuk proses pengangkatan jabatan.
95
Setiap pemimpin departemen selalu menilai kinerja setiap karyawan karena berpengaruh atas kenaikan gaji karyawan. Setiap karyawan berhak untuk mendapatkan promosi jabatan dari atasannya. Hal ini diukur dari prestasi kerja yang dimiliki setiap karyawan. d. Adanya pengawasan atas jam lembur karyawan yang diawasi oleh pimpinan departemen.
Setiap karyawan yang melakukan lembur harus melampirkan surat perintah lembur yang diberikan kepada setiap karyawan. Surat perintah lembur harus memiliki otorisasi dari bagian personalia. Jam lembur biasanya banyak diajukan oleh Departement Accounting dimana pada departemen tersebut memiliki aktivitas pekerjaan yang sangat tinggi sehingga pekerjaan tidak memungkinkan diselesaikan dalam jam kerja regular. Pimpinan departemen meminta langsung kepada karyawan untuk melakukan lembur yang dilampiri Surat Perintah Lembur yang diberikan kepada bagian personalia untuk diotorisasi e. Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, harus didasarkan pada Surat Keputusan.
Surat Keputusan yang diberikan kepada bagian personalia untuk diproses sebagai catatan perubahan gaji karyawan. Catatan perubahan gaji diotorisasi oleh Manager Personalia dan diserahkan ke Staff Payroll Personalia.
96
Kelemahan atas pengendalian internal pada prosedur pembuatan daftar gaji antara lain: a. Bagian penggajian hanya diwakilkan oleh satu orang saja sedangkan jumlah karyawan pada Hotel XYZ sebanyak 500 orang.
Perusahaan hanya menempatkan satu orang dalam satu fungsi karena perusahaan menganggap bawa satu orang dirasa cukup untuk menangani
proses
penggajian
perusahaan.
Selain
itu
untuk
meminimalkan biaya atas karyawan baru. Jika hal ini dibiarkan terus terjadi
maka
akan
menyebabkan
terjadinya
kesalahan
dalam
perhitungan gaji karyawan. Hal ini terjadi karena pekerjaan yang ditanggung karyawan sangat banyak sehingga karyawan tidak teliti dan menganggap data-data yang diterima sudah benar. Hal ini terjadi karena bagian penggajian dituntut untuk tepat waktu dalam melaporkan perhitungan rekapitulasi daftar gaji. Selain itu bagian penggajian juga menangani fungsi pencatat waktu sehingga proses perhitungan daftar gaji dirasa tidak cukup bila hanya dilakukan selama seminggu. Rekomendasi yang dapat penulis berikan untuk bagian penggajian seharusnya ada dua karyawan yang bertanggung jawab atas perhitungan rekap daftar gaji dan dilakukan penarikan masa waktu penggambilan kartu jam hadir misalkan dari tanggal 18 bulan lalu sampai dengan tanggal 18 bulan ini dengan melakukan pembayaran setiap tanggal 31. b. Dalam proses pemeriksaan ulang oleh bagian akuntansi tidak dilampiri dokumen yang lengkap .
97
Proses pemeriksaan yang dilakukan pada perusahaan hanya melihat dari Surat Keputusan atas gaji karyawan. Dimana hanya rekap daftar gaji bersih yang telah dihitung oleh bagian personalian dan melihat dari laporan perhitungan occupancy hotel untuk menghitung jumlah service yang diterima perusahaan. Berdasarkan pengendalian yang baik dalam prosedur pemeriksaan daftar gaji harus dilampirkan dokumen yang lengkap dimana dokumen tersebut menunjukan bahwa : 1. Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah adalah karyawan yang diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang. 2. Tarif gaji dan upah yang dipakai sebagai dasar perhitungan gaji adalah tarif yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat yang berwenang. 3. Data yang dipakai sebagian besar sudah diotorisasi oleh pihak yang berwenang, dan 4. Perkalian dan penjumlahan yan g tercantum dalam daftar gaji dan upah telah dicek ketelitiannya. Saran yang dapat diberikan dalam proses ini adalah harus disertai dokumen yang lengkap atas pemeriksaan daftar gaji karyawan dimana Staff Payroll Accounting melakukan pengecekan atas rekap gaji antara
lain sebagai berikut :
98
1.
Status ataupun ranking karyawan apakah sudah benar jika ada perubahan
maka harus ada
bukti berupa
surat keputusan
pengangkatan karyawan atau kenaikan ranking karyawan . 2.
Masa kontrak karyawan khusus untuk karyawan yang masih dalam status kontrak, apakah kontraknya sudah habis atau belum.
3.
Memeriksa apakah gaji yang dibayarkan telah sesuai dengan ranking karyawan yang bersangkutan
4.
Adanya rekap daftar hadir karyawan untuk memastikan bahwa perhitungan jam kerja karyawan sudah tepat.
c. Perhitungan pajak dikenakan dari biaya service atas penjualan kamar.
Pajak atas gaji karyawan yang diterapkan perusahaan dipotong berdasarkan occupancy hotel sebesar 11%. Berdasarkan pengendalian internal yang baik, pemotongan pajak dihitung sesuai dengan gaji yang diterima karyawan berdasarkan PPh 21 yang ditetapkan oleh pemerintah. Rekomendasi atas perhitungan pajak penghasilan karyawan adalah : Contoh : Gaji yang diterima Budi seorang karyawan Hotel XYZ yang belum menikah adalah Rp. 3.000.000,- maka perhitungan pajaknya adalah sebagai berikut : Gaji
Rp. 3.000.000
Uang Service
Rp. 1.000.000
Penghasilan Bruto
Rp. 4.000.000 99
Potongan : Biaya Jabatan
Rp. 200.000
Askes
Rp. 30.000
Dana Pensiun
Rp. 50.000
Penghasilan Netto Sebulan
Rp. 3.720.000
Penghasilan Netto Setahun
Rp. 44.640.000
PTKP : (TK/0) Diri WP Sendiri
Rp. 15.840.000
Jumlah PTKP
Rp. 15.840.000
PKP Setahun
Rp. 28.800.000
5% X Rp. 28.800.000
Rp. 1.440.000
PPh pasal 21 setahun
Rp. 1.440.000
PPh pasal 21 sebulan
Rp. 120.000
IV.3.3 Pembahasan atas Prosedur Pembayaran Gaji
Pembayaran gaji karyawan di Hotel XYZ biasanya dilakukan tanggal 29 atau 30 (setiap akhir bulan). Dimana pihak yang terlibat dalam prosedur ini adalah bagian accounting. Setelah bagian personalia melakukan
perhitungan
atas
rekap
daftar
gaji
karyawan
dengan
mencocokan kartu absensi yang telah diotorisasi oleh Manager Personalia. Dokumen yang digunakan adalah rekap daftar gaji yang dibuat 2 rangkap. Satu rangkap disimpan oleh bagian personalia dan satu rangkap diberikan ke bagian accounting. Maka bagian accounting memeriksa kembali rekap daftar gaji tersebut. Staff Payroll Accounting membuat rekap daftar gaji 100
untuk membuat duplikat data yang asli untuk ditandatangani oleh Direktur Accounting untuk dibuatkan Bank Voucher Payment . Jika terdapat
pinjaman karyawan yang bersangkutan maka gaji yang bersangkutan akan dipotong langsung pada gajinya sesuai dengan perjanjian. Setelah perhitungan gaji karyawan benar maka bagian accounting membuat rekap daftar gaji karyawan yang dibuat 2 (dua) rangkap. Rekap daftar gaji yang dibuat oleh bagian accounting dipisahkan berdasarkan sistem pembayaran yang akan dilakukan yang terdiri dari tiga bagian yaitu : a. Untuk pembayaran gaji direksi pembayaran dilakukan dengan Cek atau Giro. b. Untuk karyawan selain direksi, pembayaran dilakukan dengan sistem transfer melalui payroll bank. c. Untuk karyawan yang belum memiliki rekening dari payroll bank maka menggunakan sistem tunai. Setelah proses ini selesai maka rekap daftar gaji karyawan diserahkan kepada General Cashier untuk dibuatkan Bank Payment Voucher dari gaji yang akan dibayarkan. Bank Payment Voucher diproses
dilengkapi dengan rekap daftar gaji yang dibuat oleh staff payroll personalia, rekap daftar gaji yang dibuat oleh staff payroll accounting serta
lampiran gaji yang telah dipisahkan antara pembayaran dengan cek, transfer dan tunai. Gaji yang telah lengkap beserta BPV diperiksa dan disetujui terlebih dahulu oleh Manager Accounting untuk mengecek kebenarannya setelah disetujui maka General Cashier membuka cek atau giro dan membuat surat untuk Bank Payroll untuk serah terima gaji yang 101
akan dijalankan yang berisi jumlah payroll transfer, nomor giro dan jumlah karyawan. Selanjutnya proses tanda tangan Direktur Accounting untuk mengecek Cek atau Giro yang dibuka dan menandatangani dokumen tersebut. Setelah diotorisasi oleh Direktur Accounting maka proses selanjutnya penandatanganan oleh Direktur Operational untuk pengesahan gaji yang dibayarkan, pengesahan cek atau giro haru ditandatangani oleh dua Dewan Direksi ( Direktur Accounting dan Direktur Operational) karena cek atau giro yang dikeluarkan oleh bank memiliki dua specimen tandatangan. Setelah selesai otorisasi oleh pihak yang berwewenang maka : a. Gaji direksi yang berupa cek atau giro diserahkan langsung kepada yang bersangkutan melalui sekertaris direksi. b. Gaji tunai berupa cek tunai yang ditunaikan dan dimasukan keamplop berdasarkan nama dan gaji yang berbeda. c. Cek atau giro transfer disetorkan ke bank payroll dengan menyerahkan payroll letter yang sudah ditandatangani oleh Dewan Direksi.
Pengendalian internal atas prosedur pembayaran gaji karyawan sudah cukup memadai. Hal ini digambarkan bahwa: a. Bank Payment Voucher diotorisasi secara berlapis oleh manager keuangan,direktur keuangan dan dewan direksi.
Sebelum membuat Bank Voucher Payment biasanya General cashier memverifikasi kebenaran dan ketelitian atas perhitungan gaji dan upah yang ada pada rekap daftar gaji yang dibuat oleh staff payroll personalia dan akuntansi. Hal tersebut dilakukan untuk menghindari 102
terjadinya kecurangan atas transaksi penggajian oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab dan menjamin bahwa bank voucher payment dibuat atas dasar dokumen pendukung yang dapat diandalkan. b. Dokumen
atas
pembayaran
gaji
diotorisasi
oleh Manager
Accounting, Direktur Accounting dan Direktur Operational .
Untuk memastikan dokumen atas pembayaran gaji telah dioperasikan dengan benar maka pembayaran gaji karyawan harus mendapatkan otorisasi oleh pihak-pihak yang berwewenang seperti Manager Accounting, Direktur Accounting dan Direktur Operational. Dokumen
tersebut antara lain : cek dan giro, bank voucher payment dan rekap daftar gaji. Adapun kendala yang sering dihadapi oleh bagian akuntansi dalam proses penggajian antara lain : a. Periode proses penggajian bertepatan dengan tanggal merah atau hari raya.
Jika hal ini terjadi maka dapat menyebabkan keterlambatan atas proses pembayaran gaji karyawan. Periode penggajian jatuh pada tanggal 20 sampai tanggal 21. Dimana penarikan atas kartu jam hadir dilakukan pada tanggal 22. Pada Hotel XYZ perhitungan daftar gaji tidak dimajukan apabila terdapat tanggal merah hal ini menyebabkan keterlambatan sering terjadi. Oleh sebab itu saran yang diberikan penulis atas keadaan tersebut maka sebaiknya kalender perhitungan daftar gaji dimajukan 2 sampai 3 hari misalnya tanggal 18. Hal tersebut dilakukan agar proses 103
perhitungan gaji sampai dengan proses pembayaran gaji tidak terlambat. b. Terjadi perubahan rekening karyawan yang tidak diinformasikan terlebih dahulu sehingga pada saat transfer tidak masuk.
Seharusnya perusahaan memkomunikasikan kepada karyawan bahwa jika terdapat karyawan yang akan melakukan pergantian rekening karyawan harus dikonfirmasi terlebih dahulu, hal ini dilakukan agar tidak memperhambat proses pembayaran gaji karyawan. c. Adanya pembagian tiga jenis pembayaran gaji oleh fungsi pembayaran gaji karyawan.
Seperti yang telah dijelaskan oleh penulis bahwa anda 3 jenis pembayaran yang dilakukan oleh Hotel XYZ antara lain a. Untuk pembayaran gaji direksi pembayaran dilakukan dengan Cek atau Giro. b. Untuk karyawan selain direksi, pembayaran dilakukan dengan sistem transfer melalui payroll bank. c. Untuk karyawan yang belum memiliki rekening dari payroll bank maka menggunakan sistem tunai Adapun saran yang dapat diberikan atas pembayaran gaji karyawan pada Hotel XYZ adalah dalam sistem pembayaran seharusnya tidak dibagi menjadi tiga sistem pembayaran seperti yang diatas. Untuk mempermudah pembayaran agar lebih efisien maka pembayaran gaji lebih baik jika menggunakan satu sistem saja yaitu sistem transfer dari bank payroll sehingga prosedur atas pembayaran gaji lebih efektif.
104
IV.4 Evaluasi atas Catatan Akuntansi
Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan penggajian pada Hotel XYZ adalah berdasarkan actual basis dimana gaji dicatat pada saat tanggal giro atau cek dibuka. Maka bagian accounting mencatat jurnal penggajian, yaitu :
Biaya gaji Departemen Accounting
xxx
Biaya gaji Departemen …..
xxx
Bank payroll
xxx
Sesuai dengan pengendalian internal yang baik seharusnya dalam catatan akuntansi, bagian akuntansi menyediakan kartu penghasilan karyawan dimana kartu ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan dan kartu biaya yang digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah jurnal umum.
105
IV.5 Flowchart yang Diusulkan atas Pencatatan Waktu Hadir
Karyawan
Pencatatan waktu
Mulai
1
Bagian Personalia
2
Kartu Jam Hadir Mengambil kartu jam hadir
Kartu Jam Hadir
Rekap daftar hadir
Mengecek kartu jam hadir secara keseluruhan
Diproses Lebih lanjut
Selesai
Memasukan kartu jam hadir ke mesin
Kartu Jam Hadir
Membuat rekap daftar hadir
Rekap daftar hadir
1 2
Gambar IV.2 Usulan Diagram Alir Fungsi Pencatatan Waktu Hadir Karyawan
1. Prosedur ini dimulai dengan karyawan mengambil kartu jam hadir dan memasukan kartu jam hadir ke mesin. Pencatatan Waktu
106
2. Bagian pencatat waktu menerima catatan absensi karyawan. 3. Mengecek kartu jam hadir secara keseluruhan. 4. Membuat rekap daftar hadir karyawan. 5. Menyerahkan rekap daftar hadir ke bagian personalia. Personalia
6. Bagian personalia menerima rekap daftar hadir yang telah dicek dari bagian pencatatan waktu untuk diproses lebih lanjut, selesai.
107
IV.6 Flowchart yang Diusulkan atas Prosedur Perhitungan Daftar Gaji
STAFF PAYROL
Mulai
MANAGER PERSONALIA
2
2
1
2 RDG
Daftar Hadir Karyawan
2 RDG 2 DGK
Mengecek DHK
Daftar Hadir Karyawan
T T
Mengecek RDG & DG
Membuat daftar gaji
Membuat rekap daftar gaji
Otorisasi
Input data ke komputer
2 RDG 2 DGK
Cetak RDG
2
Daftar Hadir Karyawan
2 RDG 3
2 DGK Daftar Hadir Karyawan
DGK : Daftar gaji karyawan RDG : Rekap daftar gaji DG : Daftar gaji
1
Gambar VI.3 Usulan diagram alir atas Prosedur Perhitungan Daftar Gaji oleh Staff Payroll dan Manager Personalia
108
ACCOUNTING
GENERAL CASHIER
3
4
RDG 2
2 DGK
1
DGK
Daftar Hadir Karyawan
RDG
T
Diproses Lebih lanjut
Mengecek Dokumen
selesai
RDG 2 DGK
4
Gambar IV.4 Usulan diagram alir atas Prosedur Perhitungan Daftar Gaji Oleh Accounting dan General Cashier
Staff Payroll
1. Menerima rekap daftar hadir karyawan dari fungsi pencatat waktu. 2. Melakukan pengecekan atas daftar hadir karyawan dan daftar hadir karyawan rangkap ke-2 diarsipkan oleh staff payroll personalia.
109
3. Setelah dokumen sudah diperiksa, staff payroll membuat daftar gaji karyawan sebanyak 2(dua) rangkap. 4. Setelah membuat daftar gaji karyawan maka staff payroll membuat rekap daftar gaji yang dibuat dua (2) rangkap. 5. Menginput data ke komputer. 6. Mencetak daftar gaji dan rekap daftar gaji sebanyak dua (2) rangkap. 7. Memberikan daftar hadir rangkap 1, daftar gaji dan rekap daftar gaji ke Manager Personalia untuk diotorisasi. Manager Personalia
8. Menerima dokumen dari staff payroll. 9. Melakukan pengecekan atas perhitungan dokumen yang diberikan dari staff payroll atas kebenaran data yang ada pada doku men tersebut. 10. Melakukan otorisasi atas dokumen. 11. Memberikan rekap daftar gaji kepada staff payroll untuk diarsipkan. 12. Dokumen yang telah diotorisasi diberikan ke bagian accounting. Accounting
13. Menerima rekap daftar gaji, daftar gaji dan daftar hadir karyawan. 14. Melakukan pengecekan atas kebenaran dokumen. Dokumen yang digunakan adalah surat keputusan pengangkatan karyawan. dokumen tersebut digunakan untuk mengetahui kebenaran atas status karyawan, masa kontrak karyawan, keputusan kebijakan gaji yang diberikan perusahaan. 15. Mengarsipkan daftar hadir karyawan.
110
General Cashier
16. Menerima dokumen dari staff accounting untuk dibuatkan bank voucher payment sebagai bukti kas keluar.
111
IV.7 Flowchart yang Diusulkan atas Prosedur Pembayaran Gaji
Gambar IV.5 Usulan diagram alir atas Prosedur Pembayaran Gaji oleh General Cashier dan Manager Accounting
112
Direktur Accounting
GENERAL CASHIER
2
ACCOUNTING
3
BPV
DGK
Bank Payroll Cek atau Giro
2
DGK
4
2
RDG
BPV
1
DGK
RDG
T
Membuat Cek dan Bank Payroll Letter
Memeriksa Dokumen
Cek Atau Giro
Menandatangani Dokumen
Bank Payroll Letter BPV 1 DGK 2 RDG
Cek atau Giro BPL BPV DGK
3
4
5
BPL : Bank Payroll Letter
Gambar IV.6 Usulan diagram alir atas Prosedur Pembayaran Gaji oleh General Cashier, Direktur Accounting dan Accounting
113
DIREKTUR OPERATIONAL
5
Cek atau Giro BPL BPV
GENERAL CASHIER
6
7
Cek Atau Giro
Bukti Transfer Bank
Bank Payroll Letter BPV
DGK
DGK
Mencairkan Cek ke Bank
Tanda tangan Cek atau Giro
Mentransfer ke rekening karyawan
Cek atau Giro
Membuat Tanda Terima Bukti Transfer Bank
2 Tanda Terima Bukti Transfer Bank
BPL BPV DGK
Bukti Transfer Bank
Menyerahkan Bukti Transfer Bank dan Tanda Terima Bukti Transfer Bank Bukti Transfer Bank
7 6
2 Tanda Terima Bukti Transfer Bank
8
Gambar IV.7 Usulan diagram alir atas Prosedur Pembayaran Gaji Oleh Direktur Operational dan General Cashier
114
Gambar IV.8 Usulan diagram alir atas Prosedur Pembayaran Gaji oleh Accounting dan Manager Accounting
115
GENERAL CASHIER
Karyawan
ACCOUNTING
12
10
13
2 2
Tanda Terima Bukti Transfer Bank
Slip Gaji Karyawan
Slip Gaji Karyawan
Menandatangani Slip Gaji Karyawan
T
T
2 Slip Gaji Karyawan
13 Selesai
Gambar IV.9 Usulan diagram alir atas Prosedur Pembayaran Gaji Oleh General Cashier, Karyawan dan Accounting General Cashier
1. Menerima rekap daftar gaji dan daftar gaji yang telah diperiksa oleh staff payroll accounting. 2. Membuat bank voucher payment sebagai formulir pengeluaran kas 3. Dokumen tersebut diberikan ke Manager Accounting.
116
Manager Accounting
4. Memeriksa dokumen penggajian yang diberikan dari general cashier, apakah jumlah pada daftar gaji sesuai dengan jumlah yang tertera pada bank voucher payment. 5. Mengotorisasi dokumen untuk diproses ke tahap selanjutnya. General Cashier
6. Setelah bank voucher payment disetujui oleh Manager Accounting maka General Cashier membuat cek atau giro dan bank payroll letter, dimana bank payroll letter digunakan sebagai lampiran atas pembayaran gaji ke Bank BNI. 7. Memisahkan dokumen yang harus diarsipkan. Rekap daftar gaji dan daftar gaji rangkap ke dua diberikan ke bagian accounting untuk diarsipkan. Direktur Accounting
8. Sedangkan Bank Payment Letter, Bank Payroll Letter, Daftar gaji dan Cek atau Giro diberikan ke Direktur Accounting untuk di otorisasi. Cek atau giro hanya ditandatangani oleh pihak yang berwewenang yaitu Direktur Accounting. Direktur Operational
9. Setelah dokumen tersebut sudah diotorisasi oleh Direktur Accounting maka Cek atau Giro tersebut diserahkan kepada Direktur Operational untuk ditandatangani. Cek atau giro harus diotorisasi oleh dua dewan direksi yaitu Direktur Accounting dan Direktur Operational. 10. Setelah dokumen tersebut sudah diotorisasi dengan lengkapoleh pihak yang berwenang maka dokumen tersebut diserahkan kembali kebagian General Cashier. General Cashier
11. Setelah dokumen lengkap maka general cashier mencairkan cek untuk pembayaran atas gaji karyawan dan untuk ditransfer ke rekening masing-masing karyawan. 117
