PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN TERKOMPUTERISASI PADA TOSERBA VIENNA CINERE
SKRIPSI
Diajukan Ke Fakultas Ilmu Komputer Jurusan Sistem Informasi UPN “Veteran” Jakarta Sebagai Pemenuhan Salah Satu Syarat Mendapatkan Gelar Sarjana Komputer
Tines Priandini
206.512.011
FAKULTAS ILMU KOMPUTER SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAKARTA 2011
27
PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI
Nama : Tines Priandini
Nrp
: 206.512.011
Menyatakan dengan sesungguhnya, bahwa skripsi dengan judul PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN TERKOMPUTERISASI PADA TOSERBA VIENNA CINERE yang dibuat untuk melengkapi sebagian persyaratan menjadi Sarjana Komputer pada Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta, sejauh yang saya ketahui bukan merupakan tiruan atau duplikasi dari skripsi yang sudah dipublikasikan dan atau pernah dipakai untuk mendapatkan gelar kesarjanaan di lingkungan Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta maupun di Perguruan Tinggi atau Instansi manapun, kecuali bagian yang sumber informasinya dicantumkan sebagaimana mestinya.
Jakarta, Februari 2011
Tines Priandini
PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI
Nama : Tines Priandini
Nrp
: 206.512.011
Menyatakan dengan sesungguhnya, bahwa skripsi dengan judul PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN TERKOMPUTERISASI PADA TOSERBA VIENNA CINERE yang dibuat untuk melengkapi sebagian persyaratan menjadi Sarjana Komputer pada Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta, sejauh yang saya ketahui bukan merupakan tiruan atau duplikasi dari skripsi yang sudah dipublikasikan dan atau pernah dipakai untuk mendapatkan gelar kesarjanaan di lingkungan Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta maupun di Perguruan Tinggi atau Instansi manapun, kecuali bagian yang sumber informasinya dicantumkan sebagaimana mestinya.
Jakarta, Februari 2011
Tines Priandini
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR
Skripsi dengan judul :
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN TERKOMPUTERISASI PADA TOSERBA VIENNA CINERE
Dibuat untuk melengkapi persyaratan menjadi Sarjana Komputer pada Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta. Skripsi ini dinyatakan telah memenuhi syarat sebagai skripsi pada Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta.
Jakarta, Februari 2011
Kepala Program Studi,
Titin Pramiyati, S.Kom.,M.Si S.Kom.,M.Si
Dosen Pembimbing, Pembimbing,
Erly Krisnanik, S.Kom.,M.M S.Kom.,M.M
PENGESAHAN SIDANG TUGAS AKHIR
Pada hari Sabtu tanggal 22 Januari 2011 pukul 11.00 sampai dengan 12.30 telah dilaksanakan sidang tugas akhir :
Nama
:
Tines Priandini
NRP
:
206.512.011
Jurusan :
Sistem Informasi
Judu T.A
:
Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan
Terkomputerisasi Pada Toserba Vienna Cinere Pembimbing
:
Erly Krisnanik, S.Kom.,M.M
Disahkan oleh :
Penguji I
Jayanta, S.Kom.,M.Si
Penguji II
Bambang Tri Warsono, S.Kom.,M.Si
LEMBAR MONITORING BIMBINGAN SKRIPSI PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
Judul
:
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN TERKOMPUTERISASI PADA TOSERBA VIENNA CINERE
Pembimbing
:
Erly Krisnanik, S.Kom.,M.M
Mahasiswi
:
Tines Priandini (206.512.011)
NO
1
2 3
POKOK BAHASAN
TANGGAL
Membahas Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Ruang Lingkup, Maksud dan Tujuan Penelitian, dan Sistematika Penulisan Tinjauan Pustaka ( Bab II ) Pemeriksaan kelengkapan
dokumen
I/O
dan
12-10-10
12-10-10 19-10-10
kamus data 4
BAB III & DAD Sistem Usulan
19-10-10
5
Rancangan Masukan & Keluaran
25-11-10
6
Keamanan Sistem & Bab IV
25-11-10
7
Cek & Ricek BAB I, II, III, IV, V
14-12-10
PARAF
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat limpahan Rahmat dan Hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi dengan judul ”Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan Terkomputerisasi Pada Toserba Vienna Cinere ”.
Dengan adanya penyusunan skripsi ini, banyak diperoleh manfaat serta dapat mengembangkan nalar dan pengetahuan tentang penerapan ilmu yang didapatkan di bangku kuliah. Dari skripsi ini dilatih kesabaran, ketekunan dan ketelitiannya. Skripsi ini masih banyak terdapat kekurangan, keterbatasan dan kesalahan dalam penyajiannya sehingga skripsi ini belum sebagaimana yang diharapkan. Untuk itu dari skripsi ini, berharap adanya saran dan kritikan dari pembaca.
Terima kasih kepada pihak-pihak yang telah banyak membantu dalam penyelesaian skripsi ini, yaitu antara lain :
1. Bapak Dr.Dwi Nugroho, M.Sc. sebagai Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jakarta. 2. Ibu Titin Pramiyati, S.Kom, M.Si. sebagai Ketua Program Studi S-1 Sistem Informasi FIK UPNVJ. 3. Ibu Erly Krisnanik, S.Kom, M.M sebagai Dosen Pembimbing dalam penyusunan skripsi ini, yang telah memberikan masukan yang sangat berarti dan membimbing penulis sehingga skripsi ini dapat terselesaikan.
4. Teman-teman senasib dan seperjuangan Kresya, Evi, Rienta, Raden Tyar yang telah membagi ilmu serta memberi warna dalam persahabatan dan kebersamaan yang telah terjalin selama masuk kuliah di UPNVJ. 5. Orang tua doa yang hebat serta dukungan moril dan materil. 6. Almarhumah Ninin tersayang, untuk doa, kasih sayang yang luar biasa, serta dukungan materil. Skripsi ini saya persembahkan khusus untuk Ninin, semoga beliau diberi tempat yang seindah-indahnya disisi Allah SWT. Amin 7. Dara Pamungkasari, sebagai sahabat dan penyemangat. Terima kasih atas suka dan dukanya. 8. Rekan-rekan sesama mahasiswa, terutama untuk mahasiswa FIK, Jurusan Sistem Informasi Lokal A-2006, serta semua pihak yang telah membantu dan mendukung penulis dalam penyelesaian skripsi ini.
Harapan dari penelitian ini, semoga dapat bermanfaat bagi siapa saja yang membacanya.
Jakarta, Februari 2011
Tines Priandini
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ............................................................................................................i
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN .......................................................................ii
HALAMAN PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR..........................iii
HALAMAN PENGESAHAN SIDANG TUGAS AKHIR................................................iv
LEMBAR MONITORING .................................................................................................v
KATA PENGANTAR ..........................................................................................vi
DAFTAR ISI ........................................................................................................viii
DAFTAR SIMBOL ................................................................................................x
DAFTAR GAMBAR .........................................................................................xiv
DAFTAR TABEL ...............................................................................................xv
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................xvi
ABSTRACT ......................................................................................................xviii
ABSTRAK .........................................................................................................xix
BAB I
PENDAHULUAN ...........................................................................1
1.1 Latar Belakang ..........................................................................1
1.2 Perumusan Masalah ...................................................................2
1.3 Ruang Lingkup ..........................................................................2
1.4 Maksud dan Tujuan .................................................................3
1.5 Sistematika Penulisan ................................................................3
BAB II
LANDASAN TEORI ......................................................................6
2.1 Metode Pendekatan Sistem .......................................................6
2.2 Metode Pengembangan Sistem .................................................6
2.3 Pengertian dan Penjelasan .........................................................8
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN ....................................................22
3.1 Kerangka Pikir Penelitian .......................................................22
3.2 Uraian ......................................................................................22
3.3 Waktu dan Tempat Penelitian .................................................24
3.4 Alat dan Bahan Penelitian .......................................................25
BAB IV
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM .............................27
4.1 Sejarah Singkat Perusahaan ....................................................27
4.2 Dokumen yang Digunakan ......................................................30
4.3 Prosedur Sistem Berjalan ........................................................34
4.4 Analisis Permasalahan .............................................................48
4.5 Analisa Kebutuhan Informasi ..................................................51
4.6 Rancangan Umum Sistem Usulan ...........................................54
4.7 Rancangan Logik Sistem Usulan ............................................56
4.8 Rancangan Fisik ......................................................................77
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN .....................................................86
5.1 Tujuan dan Sasaran .................................................................86
5.2 Konfigurasi Sistem Usulan ......................................................87
5.3 Keamanan ................................................................................90
5.4 Implementasi ...........................................................................90
BAB VI
PENUTUP .....................................................................................94
6.1 Kesimpulan ..............................................................................94
6.2 Saran ........................................................................................96
DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................98
LAMPIRAN ..........................................................................................................99
DAFTAR SIMBOL
1. Diagram Alir Data
2. Kamus Data
3. Diagram Hubungan Entitas
4. Bagan Pengolahan Tersrtuktur
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Simbol DFD Yourdan & DeMarco ...................................................16 Gambar 2.2 Formula Perhitungan PPh Pasal 21 ...................................................19 Gambar 3.1 Kerangka Pikir Penelitian SDLC ......................................................22 Gambar 4.1 Struktur Organisasi ............................................................................28 Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ....................................................46 Gambar 4.3 Diagram Nol (0) Sistem Berjalan ......................................................47 Gambar 4.4 Diagram Konteks Sistem Usulan ......................................................57 Gambar 4.5 Diagram Nol (0) Sistem Usulan ........................................................58 Gambar 4.6 Diagram Rinci Proses Rekam Data ...................................................59 Gambar 4.7 Diagram Rinci Pembayaran Gaji ......................................................60 Gambar 4.8 Diagram Rinci Laporan ....................................................................61 Gambar 4.9 ERD ...................................................................................................76 Gambar 4.10 Bagan Pengolahan Terstruktur ........................................................77 Gambar 4.11 Struktur Menu Front End ................................................................79 Gambar 5.1 Struktur Menu Front End ..................................................................89
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Matrix Kegiatan dan Kebutuhan Informasi ...........................................19 Tabel 4.1 Matrix Kegiatan dan Kebutuhan Informasi ...........................................34 Tabel 4.2 Bentuk UNF ..........................................................................................72 Tabel 4.3 Bentuk 1NF ...........................................................................................73 Tabel 4.4 Bentuk 2NF ...........................................................................................74 Tabel 4.5 Bentuk 3NF ...........................................................................................75 Tabel 4.6 Rancangan Data ....................................................................................84 Tabel 4.7 Rancangan Masukkan ...........................................................................85 Tabel 4.8 Rancangan Keluaran .............................................................................85 Tabel 5.1 Jadwal Implementasi .............................................................................93
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A-1 Data Karyawan ..............................................................................99 Lampiran A-2 Rekap Absensi .............................................................................100 Lampiran A-3 Data Lembur ................................................................................101 Lampiran B-1 Laporan Gaji ................................................................................102 Lampiran B-2 SPT Tahunan PPh 21 ...................................................................103 Lampiran B-3 Slip gaji ........................................................................................104 Lampiran C-1 Form Login ..................................................................................105 Lampiran C-2 Form Karyawan ...........................................................................106 Lampiran C-3 Form Absensi ...............................................................................107 Lampiran C-4 Form Lembur ...............................................................................108 Lampiran C-5 Form Gaji .....................................................................................109 Lampiran C-6 Form PPh .....................................................................................110 Lampiran D-1 Slip Gaji .......................................................................................111 Lampiran D-2 Laporan Absensi ..........................................................................112 Lampiran D-3 Laporan Gaji ................................................................................113 Lampiran D-4 SPT Tahunan PPh 21 ...................................................................114 Lampiran E-1 Spesifikasi File User ....................................................................115 Lampiran E-2 Spesifikasi File Karyawan ...........................................................116 Lampiran E-3 Spesifikasi File Absensi ...............................................................117
Lampiran E-4 Spesifikasi File Lembur ...............................................................118 Lampiran E-5 Spesifikasi File Jabatan ................................................................119 Lampiran E-6 Spesifikasi File Tunjangan ...........................................................120 Lampiran E-7 Spesifikasi File PTKP...................................................................121 Lampiran E-8 Spesifikasi File PKP ....................................................................122 Lampiran E-9 Spesifikasi File Gaji .....................................................................123 Lampiran E-10 Spesifikasi File PPh ...................................................................124 Lampiran E-11 Spesifikasi File Potongan ...........................................................125 Lampiran E-12 Spesifikasi File Departemen ......................................................126 Lampiran E-13 Spesifikasi File Pos ....................................................................127 Lampiran F-1 Bagan Tersrtuktur Login ..............................................................128 Lampiran F-2 Bagan Terstruktur Rekam Data Karyawan ..................................129 Lampiran F-3 Bagan Terstruktur Rekam Data Absensi .....................................130 Lampiran F-4 Bagan Terstruktur Rekam Data Lembur ......................................131 Lampiran F-5 Bagan Terstruktur Hitung Uang Lembur .....................................132 Lampiran F-6 Bagan Terstruktur Hitung Tunjangan ..........................................133
COMPUTERIZED SALARY INFORMATION SYSTEM DESIGN AT TOSERBA VIENNA CINERE BY TINES PRIANDINI 206.512.011
Toserba Vienna Cinere as an organization who tend to make a profit, always need a computerized system to used in collecting, storing, and processing the data to deliver information’s that can support the company to make an effective business decision, to reach that goal we need to take up a upgraded and development step’s of the processing data system by evaluating the on going system, formulate the goal’s in data processing pattern as well as making new report’s. Later, this new system will hold a significant role in providing the need of information’s to the manajerial function, the manajer in controlling the implementation activity and to help the leaders get the condisideration materials as a benchmark againts the result achieved.
Keyword : information’s, system, processing
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN TERKOMPUTERISASI PADA TOSERBA VIENNA CINERE OLEH TINES PRIANDINI 206.512.011
Toserba Vienna Cinere sebagai sebuah organisasi yang cenderung bertujuan untuk
menghasilkan
keuntungan,
selalu
membutuhkan
suatu
sistem
yang
terkomputerisasi untuk digunakan didalam pengumpulan, penyimpanan, dan pemrosesan data untuk menghasilkan informasi yang dapat mendukung perusahaan untuk membuat keputusan bisnis yang efektif, untuk mencapai tujuan tersebut perlu ditempuh langkah-langkah peningkatan dan pengembangan sistem pengolahan data yang ada dengan cara mengevaluasi sistem yang telah ada dan berjalan sampai saat ini, merumuskan tujuan-tujuan yang akan dicapai berupa pola pengolahan data maupun pembuatan laporan yang baru. Nantinya sistem yang baru tersebut akan memegang peranan penting dalam memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi-fungsi manajerial, kepala bagian didalam pengendalian pelaksanaan kegiatan serta membantu dan memudahkan para pemimpin untuk mendapatkan bahan pertimbangan sebagai tolak ukur terhadap hasil yang telah dicapai.
Keyword : informasi, sistem, pengolahan
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Toserba Vienna adalah sebuah Mini Market yang menjual aneka kebutuhan sehari-hari yang dijual secara Retail . Perusahaan yang tergolong ke dalam usaha menengah ke bawah ini berdiri pada akhir tahun 2008. Operasional perusahaan ini adalah yaitu membeli barang dalam jumlah besar ke pabrik langsung atau pada super distributor lalu menjualnya kembali. Perusahaan ini beralamat di Jln.Bukit Barisan Blok J No.45 Megapolitan Cinere Estate, Limo, Depok. Selama ini Toserba Vienna melakukan proses absensi secara manual menggunakan kartu absensi, dan nantinya kartu absensi ini akan digunakan sebagai pedoman dalam perhitungan gaji yang akan diterima oleh karyawan. Seperti halnya absensi, perhitungan gaji selama ini j uga dilakukan secara manual berdasarkan pada daftar
hadir
karyawan
yang tercantum pada kartu absensi. Sistem manual seperti ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup besar sehingga berjalan tidak efektif, selain itu juga ada kemungkinan terjadi kesalahan
perhitungan
gaji. Oleh karena itu perusahaan Toserba Vienna berencana untuk membuat suatu sistem informasi penggajian karyawan yang merubah semua proses perhitungan lama secara manual menjadi sistem baru yang terotomatisasi sehingga akan menjadi lebih efektif dan mengurangi terjadinya kesalahan perhitungan gaji karyawan
1.2
Perumusan Masalah
Berdasarkan pembahasan diatas mengenai permasalahan yang timbul karena sistem
berjalan,
maka
dibuatlah
sistem
informasi
penggajian karyawan yang terotomatisasi sehingga menghemat waktu dan akurat serta lebih efektif dan efisien dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari – hari. Adapun masalah – masalah yang terjadi: 1. Bagaimana membuat suatu sistem informasi penggajian untuk karyawan yang efektif dan efisien? 2. Bagaimana sistem ini dapat membantu proses penghitungan gaji karyawan dan meminimalisasi kesalahan? 3. Bagaimana sistem ini dapat membantu proses pencetakan slip gaji ? 4. Bagaimana sistem ini dapat membantu proses pembuatan laporan gaji karyawan? 5. Bagaimana sistem ini dapat membantu membuat laporan PPh Pasal 21? 1.3
Ruang Lingkup Masalah
Pembuatan sistem informasi penggajian untuk karyawan ini mempunyai ruang lingkup yang dibatasi dibawah ini antara lain: 1. Pembuatan sistem informasi penggajian yang dilengkapi dengan fasilitas keamanan (login dan password) bagi user yang berhak saja. 2. Pembuatan sistem informasi penggajian untuk menghitung gaji yang meliputi penghitungan jumlah gaji pokok, tunjangan, uang lembur, potongan-potongan, PTKP dan PKP sehingga menghasilkan jumlah gaji yang harus dibayarkan setiap bulannya.
3. Pembuatan berbagai macam laporan antara lain:
Laporan Absensi Karyawan
Laporan Gaji
Laporan SPT PPh 21
4. Aplikasi dan database dibuat dengan Microsoft Visual FoxPro 9.0 5. Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD) dibuat dengan Microsoft Visio 2007. 1.4
Maksud dan Tujuan
Maksud dari penulisan tugas akhir ini untuk memenuhi syarat kelulusan untuk memperoleh gelar sarjana jurusan Sistem Informasi pada Fakultas Ilmu Komputer Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta. Sedangkan tujuan dari Tugas Akhir ini adalah merancang dan membuat sistem informasi penggajian karyawan untuk Toserba Vienna yang diharapkan dapat membuat proses penghitungan gaji dan hal- hal yang berhubungan dengan penggajian karyawan lebih efektif dan efisien. 1.5
Sistematika Penulisan
Secara garis besar, laporan dari Tugas Akhir ini disusun dengan Sistematika Penulisan sebagai berikut: BAB I
: Pendahuluan Bab ini berisi tentang hal – hal yang mendasari penulis dalam membuat sistem informasi penggajian karyawan ini antara lain latar belakang, perumusan masalah, ruang
lingkup masalah, maksud dan tujuan, manfaat dan sistematika penulisan laporan. BAB II
: Landasan Teori Bab ini berisikan semua dasar – dasar teori yang berhubungan dengan pembuatan Tugas Akhir ini.
BAB III
: Metodologi Penelitian Bab ini berisi kerangka pikir tentang penelitian, dan juga berisi alat dan bahan penelitian yang kemudian akan dianalisa dan diidentifikasi dalam analisa data dan proses.
BAB IV
: Analisa dan Perancangan Sistem Bagian ini menjelaskan tentang penjelasan sistem yang berjalan dan sistem usulan antara lain struktur organisasi, tugas dan fungsi, bentuk masukan dan keluaran, prosedur sistem yang berjalan, Diagram Alir Data (DAD), identifikasi masalah, masalah pokok, analisa sistem yang berjalan, permasalahan yang ada dan pemecahan masalah yang diusulkan.
BAB V
: Hasil dan Pembahasan Berdasarkan permasalahan yang ada dan prosedur sistem yang berjalan, maka pada bab ini dibahas langkah alternatif pemecahan yang diusulkan untuk dapat mengatasi masalah yang ada, yaitu dengan memberikan rancangan sistem informasi penggajian, yang didalamnya
terdapat tujuan dan sasaran dibuatnya sistem usulan, konfigurasi sistem yang diusulkan , keamanan dan implementasi sistem. BAB VI
: Penutup Dalam bab ini merupakan kesimpulan dari seluruh pembahasan tugas akhir dan juga memuat pendapat serta saran-saran tentang hal-hal yang belum tertulis dalam pembahasan, namun perlu dilakukan sehingga pemecahan masalah yang telah dirancang dapat diimplentasikan
BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang akan digunakan adalah analisis karena penyusunan laporan akan didasarkan pada data-data yang diperoleh dari objek penelitian yaitu Toserba Vienna Cinere. Metode ini menggunakan alat pemodelan untuk menganalisa sistem di Toserba Vienna Cinere , Diagram Konteks, Diagram Alir Data. 2.2
Metode Pengembangan Sistem
Metode yang digunakan penulis dalam perancangan sistem informasi ini adalah metode daur hidup pengembangan sistem atau systems development life cycle (SDLC). SDLC merupakan pendekatan yang sangat terstruktur, digambarkan secara bertingkat (metafora) dan digunakan untuk menggambarkan bahwa keluaran dari suatu tahap merupakan masukan dari tahap berikutnya serta dimungkinkan untuk kembali pada langkah sebelumnya (proses itrasi) saat suatu keputusan tertentu perlu dipertimbangkan kembali. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut. 1.
Mengidentifikasi proyek dan seleksi Pada tahap ini dilakukan pemahaman awal situasi sistem dan terjadi pemilihan proyek-proyek yang layak untuk di kerjakan, hanya proyek yang terpilih yang akan bergerak ke tahap selanjutnya.
2.
Inisiasi proyek dan perencanaan
Proyek terpilih pada tahap pertama, selanjutnya ditentukan spesifikasi kebutuhan dan bagaimana sistem dapat membantu menyelesaikan permasalahan, analisis kebutuhan data dilakukan secara keseluruhan untuk sistem informasi yang diusulkan. 3.
Analisis Menganalisis situasi sistem untuk menspesifikasi dan menstrukturkan kebutuhan pengguna dan menyeleksi fitur sistem yang lain, guna mendapatkan hasil spesifikasi fungsional sistem dan model data secara rinci.
4.
Perancangan secara logika. Mendapatkan dan menstruktur kebutuhan sistem secara keseluruhan, guna menghasilkan spesifikasi rinci data, laporan, tampilan, dan aturan pemrosesan, termasuk didalamnya bagaimana format masukan serta keluaran.
5.
Perancangan secara fisik. Mengembangkan spesifikasi teknologi dan menghasilkan struktur program dan basis data serta perancangan struktur fisik.
6.
Implementasi. Pada tahap ini dilakukan penulisan program, pembuatan basis data (database), penginstalan, pengujian sistem yang menghasilkan program dan dokumentasi, melakukan pelatihan pada calon pengguna serta merancang prosedur-prosedur penggunaan sistem informasi.
7.
Pemeliharaan.
Yaitu memantau kegunaan atau fungsi sistem yang menghasilkan audit sistem secara periodik serta memungkinkan untuk membangun kembali sistem saat terkontaminasi atau rusak. 2.3
Pengertian dan Penjelasan a.
Sistem
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu, Jerry Fitz Gerald dalam Jogiyanto HM (1990:1). Sebuah sistem terdiri dari bagian - bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran dan maksud bukan seperangkat unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena satu maksud, tujuan, atau sasarannya. Sistem sebagai kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dan bertanggung jawab dalam memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output), Tavri D. Mahyuzir (1989:1). Suatu sistem mempunyai karateristik atau sifat-sifat tertentu yaitu mempunyai komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah, dan sasaran atau tujuan
b.
Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, Jogiyanto H.M (1990:8). Informasi merupakan masukan bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan, maka perlu dibuat suatu sistem informasi yangbbaik agar diperoleh informasi yang akurat dan tepat
waktu untuk mendukung pengambilan keputusan yang
cepat dan tepat oleh para pengambil keputusan. Sumber dari informasi adalah data, kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. Data
merupakan
bentuk mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Kualitas dari informasi tergantung dari tiga hal, yaitu: 1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalaha dan tidak menyesatkan. 2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. 3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. c.
Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan, Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, dalam Jogiyanto HM (1990:11). Sistem informasi juga dapat didefinisikan sebagai gabungan dari berbagai sistem yang saling terkait, dengan menggunakan basis data dan sumber daya secara bersama-sama, Wing Wahyu Winarno (2004:1.15). Adapun komponen-komponen dari sistem informasi tersebut yaitu: 1. Perangkat keras (Hardware), terdiri dari komputer, pheriferal (printer), dan jaringan 2. Perangkat lunak (Software), yang merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu. 3. Data, yang merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. 4. Manusia, seperti operator, pemimpin sistem informasi dan sebagainya. 5. Prosedur, seperti dokumentasi prosedur atau proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) dan teknis. d.
Sistem Informasi Penggajian
Sistem informasi penggajian karyawan terdiri dari manusia, peralatan dan prosedur untuk mengumpulkan, mengatur, menganalisa, menghitung, mengevaluasi dan mendistribusikan informasi yang dibutuhkan tepat pada waktunya dan akurat kepada karyawan dan pimpinan. Sistem informasi penggajian karyawan
ini adalah sistem yang berbasis komputer untuk mengolah data gaji karyawan serta data lainnya yang berkaitan dengan proses penggajian karyawan, baik dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan. e.
Gaji
Adalah suatu bentuk pembayaran secara periodik dari pihak perusahaan atau majikan kepada karyawannya atau pekerjanya sesuai dengan yang dinyatakan dalam kontrak kerja. Dari sudut pandang pelaku bisnis, gaji dapat dianggap sebagai biaya yang dibutuhkan untuk mendapatkan sumber daya manusia untuk menjalankan operasi. f.
Penggajian
Adalah kegiatan atau proses dari pembayaran gaji dari pihak perusahaan atau majikan kepada karyawannya dengan mengikuti prosedur – prosedur tertentu yang sudah disepakati sebelumnya. g.
Database Management System
Database Management System (DBMS) adalah suatu kumpulan basis data yang saling berelasi satu sama lain dan suatu bentuk program untuk mengakses basis data tersebut (Harianto, 2000). DBMS terdiri dari beberapa basis data dan satu atau lebih program pengelola yang berguna untuk mengolah data yang ada seperti untuk menambah data, menghapus data, mengambil data dan memperbarui data – data yang ada.
Basis data sendiri merupakan sekelompok kumpulan data yang saling berelasi, yang mana dapat disimpan, diproses, dimanipulasi dan digunakan oleh pihak – pihak yang berkepentingan. Relasi tersebut biasanya ditujukan dengan bagian – bagian penting dari tiap – tiap file (kumpulan data) yang ada. Untuk mengenal basis data secara lebih mendetil, perlu diketahui komponen – komponen dasar pembentuk basis data, yaitu: 1.
Entity Entity adalah bentuk dari orang, tempat, kejadian atau konsep dari suatu informasi yang dijadikan suatu data bagi basis data yang akan digunakan.
2.
Attribut Attribut adalah suatu sebutan untuk mewakili suatu entity.
3.
Data Value Data value adalah data actual atau informasi yang disimpan dalam tiap – tiap data elemen atau attribut.
4.
Record / Tuple Adalah kumpulan elemen – elemen yang saling berkaitan yang berguna untuk menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap
5.
File Adalah kumpulan suatu record – record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, attribut yang sama namun berbeda data valuenya.
h.
Normalisasi
Normalisasi adalah suatu teknik untuk meng-organisasi data ke dalam tabel-tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai di dalam suatu organisasi. Tujuan dari normalisasi : 1. Untuk menghilangkan kerangkapan data 2. Untuk mengurangi kompleksitas 3. Untuk mempermudah pemodifikasian data i.
Entity – Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Data Model adalah model dari hubungan antar data dalam suatu basis data (Dwelly, 2000). Dari Entity Relationship Data Model ini nantinya akan dibentuk suatu Entity Relationship Diagram yang menjelaskan secara keseluruhan dari sistem yang ada di dalam perusahaan Beberapa keunggulan dari Entity Relationship Data Model: 1. Konsep data model dengan level tinggi 2. Desainnya mendekati pengamatan / penerimaan pemakai terhadap data. 3. Tidak untuk mendeskripsikan cara data disimpan dalam komputer. j.
Bagan Terstruktur
Digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi sistem informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan sub-modul. Bagan tersrtuktur juga menunjukkan hubungan
elemen data dan elemen kontrol antara hubungan modulnya. Bagan terstruktur dapat memberikan penjelasan sistem yang lengkap dipandang dari elemen data, elemen kontrol, modul, dan hubungan antar modulnya. k.
Diagram Alir Data (DAD)
DFD atau Diagram Alir Data (DAD) merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi atau symbol-simbol untuk menggambarkan sistem jaringan kerja antar fungsi-fungsi yang behubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data. Adapun yang komponen yang digunakan dalam DAD adalah: 1.
Kesatuan Luar ( External Entity)
Kesatuan luar di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi persegi panjang dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal. 2.
Aliran Data ( Data Flow)
Aliran data di DFD disimbolkan dengan suatu anak panah. Aliran data ini mengalir diantara proses ( process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Aliran data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
3.
Proses ( Process)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu aliran data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan aliran data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat disimbolkan dengan notasi lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang dengan sudut-sudut tumpul. 4.
Penyimpanan Data ( Data Store)
Penyimpanan data merupakan penyimpanan data yang dapat berupa: •
Suatu file atau basis data yang tersimpan di dalam sistem komputer
•
Suatu arsip atau catatan manual
•
Suatu kotak tempat tempat data di meja kerja seseorang
Meskipun dinamakan DFD, namun penekanan pada DFD lebih pada prosesnya, bahkan DFD merupakan salah satu alat pemodelan proses dari sistem yang paling sering digunakan. DFD mempunyai level – level dan semakin besar level maka proses akan semakin detail dimulai dari context diagram, DFD Level 0, DFD Level 1.
Gambar 2.1 Simbol DFD Yourdan & DeMarco
l.
PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency,Services)
PIECES adalah sebuah kerangka kerja yang berguna untuk mengklasifikasikan masalah (problems), peluang (oppurtunity) dan arahan atau tujuan (directives). Disebut PIECES karena setiap hurufnya mewakili satu dari enam kategori, yaitu: P→
kebutuhan untuk meningkatkan kinerja
I→
kebutuhan untuk meningkatkan kualitas informasi dan data
E→
kebutuhan untuk meningkatkan sistem dari segi ekonomi seperti menekan biaya dan meningkatkan keuntungan
C→
kebutuhan untuk meningkatkan pengendalian atau keamanan
E→
kebutuhan untuk meningkatkan ke-efisiensian dari orangorangnya dan prosesnya
S→
kebutuhan untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, supplier, partner, pegawai, dan sebagainya.
m.
Pajak Penghasilan (PPh Pasal 21)
Pajak adalah iuran wajib yang dipungut oleh pemerintah dari masyarakat atau wajib pajak untuk menutupi pengeluaran rutin negara dan biaya pembangunan tanpa balas jasa yang dapat ditunjuk secara langsung. Wajib pajak adalah pribadi atau badan, meliputi pembayar pajak, pemotong pajak dan pemungut pajak yang mempunyai hak dan kewajiban perpajakan dengan ketentuan peraturan perundangan perpajakan. Pajak Penghasilan Pasal 21 dikenakan kepada wajib pajak orang pribadi dalam negeri sehubungan dengan pekrjaan, jasa dan kegiatan. Wajib pajak PPh Pasal 21 adalah sebagai berikut : 1. Pejabat Negara 2. Pegawai Negeri Sipil 3. Pegawai 4. Pegawai Tetap 5. Pegawai Lepas 6. Penerima Honorarium 7. Penerima Pensiunan 8. Penerima Upah Dalam menghitung Pajak PPh pasal 21 untuk pegawai tetap, dalam perpajakan dikenal Biaya Jabata dan PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak) yang dapat dikurangi dari jumlah penghasilan yang diterima wajib pajak. Biaya Jabatan adalah biaya untuk mendapatkan, menagih dan memelihara penghasilan. Biaya
jabatan mulai tanggal 1 Januari 2009 besarnya adalah 5% dari penghasilan bruto dan setinggi-tingginya adalah Rp. 6.000.000 setahun atau Rp. 500.000 sebulan. Besarnya PTKP berdasarkan undang-undang terbaru yaitu Undang-Undang No. 36 Tahun 2008 adalah sebagai berikut : a. Rp. 15.840.000 untuk diri Wajib Pajak. b. Rp. 1.320.000 tambahan untuk Wajib Pajak yang kawin. c. Rp.
15.840.000
tambahan
untuk
seorang
istri
yang
penghasilannya digabung dengan penghasilan suami dengan syarat : 1. Penghasilan istri tidak semata-mata diterima dari suatu Pemberi Kerja yang telah dipotong pajak. 2. Pekerjaan istri tidak ada hubungannya dengan usaha atau pekerjaan bebas suami atau anggota keluarga lain. d. Rp 1.320.000 tambahan untuk setiap anggota keluarga sedarah dan keluarga karena perkawinan dalam garis keturunan lurus serta anak angkat yang menjadi tanggungan sepenuhnya, paling banyak 3 orang untuk setiap keluarga.
Sedangkan besarnya Tarif PPh pasal 21 dari undangundang yang sama adalah sebagai berikut : Tabel 2.1 Tarif PPh Pasal 21 PENGHASILAN
TARIF
Sampai dengan Rp.50.000.000
5%
Rp.50.000.000 s.d. Rp.250.000.000
15%
Rp.250.000.000 s.d. Rp.500.000.000
25%
Diatas Rp.500.000.000
30%
Tarif pemotongan pajak PPh pasal 21 bagi Wajib Pajak yang tidak mempunyai NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) adalah 20% lebih besar daripada Wajib Pajak yang mempunyai NPWP. Adapun cara menghitung PPh Pasal 21 yang terhutang setiap bulan adalah sebagai berikut:
Gambar 2.2 Formula Perhitungan PPh Pasal 21
n.
Surat Pemberitahuan (SPT)
Surat pemberitahuan (SPT) adalah surat yang oleh wajib pajak digunakan untuk melaporkan perhitungan dan pembayaran pajak yang terutang menurut ketentuan peraturan perundang – undangan perpajakan. Fungsi SPT : 1. Fungsi SPT bagi Wajib Pajak Penghasilan: a. Sebagai
sarana
untuk
melaporkan
dan
mempertanggungjawabkan perhitungan jumlah pajak yang sebenarnya terutang. b. Untuk melaporkan pembayaran atau pelunasan pajak yang telah dilaksanakan sendiri dan atau melalui pemotongan pajak atai pemungutan pajak lain dalam satu tahun Pajak atau Bagian Tahun Pajak. c. Untuk melaporkan pembayaran dari pemotong atau pemungut tentang pemotongan atau pemungutan pajak orang pribadi atau badan lain dalam satu masa pajak, yang ditentukan peraturan perundang – undangan perpajakan yang berlaku. 2. Fungsi SPT bagi Pemotong atau Pemungut Pajak: a. Sebagai
sarana
untuk
melaporkan
dan
mempertanggungjawabkan pajak yang dipotong atau dipungut dan disetorkannya
Secara garis besar Surat Pemberitahuan (SPT) dapat dibedakan menjadi dua, yaitu: 1. SPT – Masa, adalah surat yang oleh wajib pajak digunakan untuk melaporkan penghitungan dan atau pembayaran pajak yang terutang dalam suatu Masa Pajak atau pada suatu saat. 2. SPT – Tahunan, adalah surat yang oleh wajib pajak digunakan untuk melaporkan penghitungan dan pembayaran pajak yang terutang dalam suatu Tahun Pajak.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1
Kerangka Pikir Penelitian
5. Penggunaan
1. Perencanaan
2. Analisis
4. Penerapan
3. Perancangan
Gambar 3.1 Kerangka Pikir Penelitian SDLC
3.2
Uraian a.
Perencanaan
Penulis mengumpulkan data-data dari bagian keuangan dan personalia Toserba Vienna guna menemukan masalah yang terdapat pada sistem yang sedang berjalan. Masal ah yang ditemukan pada sistem berjalan tersebut adalah proses
penghitungan gaji karyawan yang lama, rentan kesalahan, dan output yang terbatas
dikarenakan jumlah tenaga kerja tidak
sebanding dengan beban kerja. Karena pekerjaan dilakukan dengan semi manual (sudah menggunakan komputer tetapi hanya sebagai alat bantu yang tidak memiliki sistem tersendiri), penyimpanan data masih menggunakan media kertas yang mana menyebakan penumpukan arsip-arsip dan rentan akan kerusakan. Hal tersebut membuat sistem penggajian yang sedang berjalan ini tidak efektif dan efisien. b.
Analisis
Ada 3 proses dalam tahapan ini, yaitu : -
Analisa data, penulis menganalisa data apa saja yang diperlukan untuk suatu proses penghitungan gaji karyawan Toserba Vienna sampai menghasilkan slip gaji karyawan.
-
Analisa proses, penulis menganalisa dan menggambarkan proses-proses apa saja yang berjalan pada sistem berjalan dan sistem usulan, dengan menggunakan Diagram Alir Data.
-
Analisa kebutuhan, penulis mengidentifikasi masalah yang ada guna menemukan masalah pokok yang akan menjadi kebutuhan sistem
usulan
nantinya.
menggunakan PIECES.
Untuk
mengidentifikasi
penulis
c.
Perancangan
Setelah melakukan analisa terhadap data-data yang digunakan maka dilakukan tahap perancangan aplikasi sistem yang disesuaikan dengan kebutuhan dari Sistem Informasi Penggajian Karyawan Toserba Vienna. Perancangan form-form yang ada di aplikasi dan databasenya dibuat menggunakan software pemograman visual yaitu Microsoft Visual FoxPro 9.0 d.
Penerapan
Setelah sistem selesai dirancang, maka tahap berikutnya adalah tahap penerapan. Pada tahap ini biasanya terkait dengan pemrograman, instalasi dan rencana pemeliharaan. Dalam tahap ini juga dilakukan testing dan training dengan tujuan agar sistem dapat digunakan dengan sebaik-baiknya. e.
Penggunaan
Tahap yang terakhir adalah tahap penggunaan dimana sistem sudah siap digunakan oleh user. User disini adalah pihakpihak yang terlibat dengan sistem dan mempunyai kepentingan yaitu, Bagian Keuangan, Bagian Personalia dan Direktur. 3.3
Waktu dan Tempat Penelitian Penelitian ini dilaksanakan pada Toserba Vienna Cinere yang menjadi objek penelitian dalam memperoleh sumber data. Pelaksanaannya sebagai berikut:
a.
Waktu Penelitian dilaksanakan pada hari kerja pukul 11.00 – 15.00 WIB selama ± satu bulan yang dimulai dari tanggal 2 November 2009 s/d 29 Desember 2009.
b.
Tempat Penelitian
penelitian dilaksanakan di perusahaan yang menjadi objek penelitian, yaitu : Nama Perusahaan
: Toserba Vienna Cinere
Alamat Perusahaan
: Jln. Bukit Barisan Blok J/52 Megapolita Cinere Estate, Limo, Depok.
3.4
Alat dan Bahan Penelitian
Adapun spesifikasi perangkat keras maupun lunak yang digunakan untuk mengolah data-data tersebut adalah sebagai berikut : a.
b.
Spesifikasi Perangkat Keras -
Type Processor
: Intel(R) Core(TM) i3 CPU M330 2.13GHz
-
Memory
: 2,00 GB
-
Harddisk
: 100 GB
-
Monitor
: 14 Inch
-
Keyboard
: 104 key (standar)
-
Mouse
: PS/2 Optical mouse (standar)
Spesifikasi Perangkat Lunak -
Windows 7 (Seven) Ultimate 64 – bit Edition sebagai sistem operasi
-
Microsoft Office 2007, untuk penulisan laporan
-
Microsoft Visio 2007, untuk membuat DFD, ERD
-
Adobe Photoshop CS, untuk membuat logo
-
Microsoft Visual FoxPro 9.0, untuk membuat program aplikasi dan database
BAB IV
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1
Sejarah Singkat Perusahaan
Toserba Vienna adalah sebuah Mini Market yang menjual aneka kebutuhan sehari-hari yang dijual secara Retail . Perusahaan yang tergolong ke dalam usaha menengah ke bawah ini berdiri pada akhir tahun 2008. Operasional perusahaan ini adalah yaitu membeli barang dalam jumlah besar ke pabrik langsung atau pada super distributor lalu menjualnya kembali. Perusahaan ini beralamat di Jln.Bukit Barisan Blok J No.45 Megapolitan Cinere Estate, Limo, Depok. Per 1 Desember, perusahaan memiliki 30 karyawan (termasuk Direktur) Visi Perusahaan : -
Memberikan pelayanan terbaik bagi setiap pelanggan
Misi Perusahaan : -
Menyediakan produk yang bermutu sesuai dengan kebutuhan pelanggan
-
Mengembangkan perusahaan agar lebih besar dan lebih maju.
4.1.1
Struktur Organisasi
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Toserba Vienna Ci nere
4.1.2
Uraian Tugas
Adapun uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian adalah sebagai berikut : 1.
Direktur -
Mengontrol
segala
kegiatan
yang
berjalan
di
perusahaan -
Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan
2.
-
Mengangkat dan memberhentikan karyawan
-
Mempunyai kewenangan penuh terhadap bawahan
-
Menerima laporan aktivitas dari semua bagian
Manajer Personalia -
Mengeluarkan surat PHK
-
Mengeluarkan surat peringatan (SP)
-
Bertanggung jawab atas pencatatan absensi karaywan sehari – hari
-
Bertanggung
jawab
dalam
hal
pencatatan
data
karyawan
3.
-
Membuat rekapitulasi data karyawan
-
Membuat rekapitulasi absensi
-
Membuat laporan data karyawan
-
Membuat laporan absensi karyawan
Manajer Keuangan -
Bertanggung jawab atas pembayaran gaji kepada karyawan
-
Menghitung jumlah pajak penghasilan karyawan
-
Membuat laporan pajak penghasilan
-
Membuat laporan gaji
-
Mengeluarkan SPT Tahunan
-
Bertanggung
jawab
atas
perolehan
dana
dan
pemeliharaan dana perusahaan 4.
Mengatur pengeluaran dana perusahaan
Manajer Penjualan -
Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan marketing plan
-
Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan produk
-
Membina dan membimbing sales team
-
Membina dan memelihara hubungan baik dengan distributor
5.
4.2
-
Membuat sales plan
-
Membuat laporan penjualan
Manajer Inventory -
Mengontrol jumlah stok barang di gudang
-
Melakukan optimasi dan pengendalian persediaan
-
Membuat perencanaan inventory
-
Membuat laporan stok barang
Dokumen Yang Digunakan
a.
Dokumen Masukkan Dokumen masukkan adalah bentuk data yang diperlukan dalam proses sistem penggajian karyawan. Dokumen masukkan akan diolah sesuai dengan maksud dan tujuan sistem. 1.
Nama Masukan
: Data Karyawan
Fungsi
: Mengetahui data karyawan secara detil
2.
Sumber
: Bagian personalia
Media
: Kertas
Frekuensi
: Setiap bulan
Format
: Lampiran A – 1
Nama Masukan
: Rekap Absensi
Fungsi
: Mengetahui data absensi karyawan selama sebulan
3.
Sumber
: Bagian Personalia
Media
: Kertas
Frekuensi
: Setiap Bulan
Format
: Lampiran A – 2
Nama Masukan
: Data Lembur Karyawan
Fungsi
: Mengetahui jumlahn lembur karyawan selama sebulan
b.
Sumber
: Bagian personalia
Media
: Kertas
Frekuensi
: Setiap bulan
Format
: Lampiran A – 3
Dokumen Keluaran Dokumen
keluaran
adalah
hasil
akhir
dari
proses
pengolahan dokumen masukkan. 1.
Nama Keluaran
: Laporan Gaji
Fungsi
: Mengetahui laporan gaji karyawan selama sebulan
2.
Distribusi
: Direktur
Media
: Kertas
Frekuensi
: Setiap bulan
Format
: Lampiran B – 1
Nama Keluaran
: Laporan SPT Tahunan
Fungsi
: Rincian pajak terutang yang sudah dibayar
3.
c.
Distribusi
: Direktur, Karyawan
Media
: Kertas
Frekuensi
: Setiap tahun
Format
: Lampiran B – 2
Nama Keluaran
: Slip Gaji
Fungsi
: Bukti pembayaran gaji
Distribusi
: Karyawan
Media
: Kertas
Frekuensi
: Setiap bulan
Format
: Lampiran B – 3
Dokumen Simpanan Bentuk dokumen simpanann dari Sistem Penggajian Karyawan Toserba Vienna Cinere adalah sebagai berikut : 1.
2.
Nama Simpanan
: Buku Karyawan
Fungsi
: Menyimpan data karyawan
Media
: Buku
Frekuensi
: Bulanan
Nama Simpanan
: Buku Absensi
Fungsi
: Menyimpan data absensi karyawan beserta lembur
Media
: Buku
Frekuensi
: Bulanan
3.
Nama Simpanan
: Buku Gaji Karyawan
Fungsi
: Menyimpan data penggajian karyawan
4.
Media
: Buku
Frekuensi
: Bulanan
Nama Simpanan
: Buku Tunjangan Karyawan
Fungsi
: Menyimpan tunjangan yang diterima karyawan setiap bulannya.
5.
Media
: Buku
Frekuensi
: Bulanan
Nama Simpanan
: Buku PPh 21 Karyawan
Fungsi
: Menyimpan rekapitulasi pajak penghasilan yang sudah dibayarkan.
6.
Media
: Buku
Frekuensi
: Bulanan
Nama Simpanan
: Buku Lembur
Fungsi
: Menyimpan data uang lembur yang diterima karyawan per bulan
Media
: Buku
Frekuensi
: Bulanan
7.
Nama Simpanan
: Buku Potongan
Fungsi
: Menyimpan data potongan yang diterima karyawan
4.2.1
Media
: Buku
Frekuensi
: Bulanan
Matrix Kegiatan dan Kebutuhan Informasi
Tabel 4.1 Matrix Kegiatan & Kebutuhan Informasi Bagian
Kegiatan
Direktur
Mengawasi proses penggajian karyawannya Keuangan Mengentry data, Menghitung tunjangan, Menghitung uang lembur, Pembayaran gaji, Membuat laporan.
Personalia Karyawan
4.3
Membuat Rekap Absensi Menerima gaji, Menerima laporan SPT PPh 21
Informasi yang Dibutuhkan Laporan Gaji Karyawan Laporan SPT Tahunan Data karyawan Data Absensi Daftar Tunjangan Data Lembur Buku Potongan Buku Lembur Buku Gaji Karyawan Buku Karyawan Buku absensi Data absensi Slip gaji PPh 21 karyawan
Prosedur Sistem Berjalan 4.3.1
Ketentuan Umum Perusahaan
1.
Penetapan Gaji a. Direksi menetapkan sistem dan peraturan penggajian yang berlaku di perusahaan dan diatur dalam ketentuan tersendiri.
b. Kenaikan gaji karyawan ditetapkan oleh Direksi dan dilakukan satu kali setiap awal tahun. c. Penetapan gaji terendah tidak kurang dari upah minimal yang ditetapkan oleh Pemerintah. d. Pajak atas gaji menjadi tanggungan perusahaan. 2.
Komponen Gaji a. Komponen gaji karyawan terdiri atas -
Gaji Pokok
-
Tunjangan Tetap o
-
Tunjangan Jabatan
Tunjangan Tidak Tetap o
Tunjangan Makan
o
Tunjangan Transport
b. Tunjangan jabatan diberikan kepada karyawan yang menempati jabatan struktural dalam perusahaan. c. Tunjangan makan diberikan kepada karyawan untuk satu kali makan dalam satu hari. d. Untuk
karyawan
yang
melakukan
kerja
lembur
minimal 3 jam (diluar istirahat 1 jam) diberikan 2 kali uang makan. e. Tunjangan transport diberikan kepada karyawan untuk perjalanan berangkat dan pulang kerja f. Untuk tunjangan makan dan tunjangan transport berlaku ketentuan sebagai berikut:
-
Dibayarkan kepada karyawan secara bulanan dan dihitung berdasarkan jumlah kehadiran per bulan.
-
Karyawan
yang
tidak
masuk
kerja
tidak
mendapatkan tunjangan makan dan transport. -
Penghitungan besarnya tunjangan makan dan transport untuk satu bulan adalah tunjangan per hari dikalikan jumlah kehadiran sebulan.
-
Besar tunjangan makan dan tunjangan transport ditetapkan dalam ketentuan sendiri.
3.
Pembayaran Gaji Gaji karyawan dibayarkan selambatnya pada hari kerja terakhir pada bulan yang bersangkutan.
4.
Gaji Selama Sakit Berkepanjangan a. Karyawan yang mengalami sakit yang lama dan terus menerus yang dibuktikan dengan surat keterangan dokter. b. Besarnya pembayaran gaji tersebut berpedoman pada Undang-Undang No.13 tahun 2003 Pasal 93 yang besarnya sebagai berikut : -
untuk 4 (empat) bulan pertama, dibayar 100% (seratus perseratus) dari gaji;
-
untuk 4 (empat) bulan kedua, dibayar 75% (tujuh puluh lima perseratus) dari gaji;
-
untuk 4 (empat) bulan ketiga, dibayar 50% (lima puluh perseratus) dari gaji;
-
untuk bulan selanjutnya dibayar 25 % (dua puluh lima perseratus) dari gaji sebelum pemutusan hubungan kerja dilakukan oleh pengusaha.
5.
Tunjangan Hari Raya Keagamaan a. Yang
berhak
mendapat
Tunjangan
Hari
Raya
Keagamaan (THR) adalah Karyawan tetap dengan ketentuan sebagai berikut: -
Bagi Karyawan yang pada saat tanggal Hari Raya telah bekerja sebagai karyawan tetap selama satu tahun diberikan satu kali THR.
-
Bagi Karyawan yang pada saat tanggal Hari Raya telah bekerja sebagai karyawan tetap di bawah satu tahun, jumlah THR yang diberikan dihitung proporsional, yaitu 1/12 dari THR untuk tiap bulan masa kerja yang genap.
-
Karyawan yang dua bulan atau lebih sebelum saat tanggal Hari Raya telah berhenti bekerja dari Perusahaan tidak berhak atas THR.
-
Besaran 1 (satu) kali THR adalah: 1 (satu) kali gaji pokok.
6.
Tunjangan Perawatan Kesehatan a. Perusahaan
menjamin
terpeliharanya
kesehatan
karyawan dengan cara memberi penggantian biaya perawatan kesehatan. b. Yang dimaksudkan dengan perawatan kesehatan ialah usaha penyembuhan terhadap suatu penyakit atau gangguan
kesehatan
yang
secara
nyata
dapat
menghambat karyawan dalam melaksanakan tugasnya dan bukan usaha untuk menambah kekuatan kecantikan dan sebagainya. c. Perusahaan tidak memberikan penggantian biaya bagi pemeriksaan, perawatan dan pembelian obat-obatan, alat-alat dan lain sebagainya untuk: -
Perawatan kecantikan dan atau untuk keindahan tubuh.
-
Perawatan penyakit menular seksual
d. Batasan biaya dan prosedur pelaksanaan tunjangan kesehatan diatur dalam khusus dan tersendiri 7.
Tunjangan Kematian dan Uang Duka a. Bila
Karyawan
meninggal
dunia
bukan
karena
kecelakaan kerja, di samping mendapatkan uang pesangon dan uang jasa sesuai dengan peraturan yang berlaku, kepada diberikan:
keluarganya
atau
ahli
warisnya
-
Gaji/Upah dalam bulan yang sedang berjalan.
-
Uang duka.
-
Santunan kematian yang dilaksanakan melalui program jamsostek sesuai ketentuan perundangan yang berlaku (UU No. 03 tahun 1992 jo PP No. 79 tahun 1998)
b. Bila Karyawan meninggal dunia karena kecelakaan kerja, di samping mendapatkan uang pesangon dan uang jasa sesuai dengan peraturan yang berlaku, kepada keluarga nya atau ahli warisnya diberikan: -
Gaji/Upah dalam bulan yang sedang berjalan.
-
Uang duka.
-
Santunan kecelakaan kerja yang dilaksanakan melalui
program
jamsostek
sesuai
ketentuan
perundangan yang berlaku (UU No. 03 tahun 1992 jo PP No. 79 tahun 1998) c. Bila yang meninggal adalah istri /suami karyawan, anak karyawan, orang tua (bukan mertua) karyawan maka akan diberikan uang duka. d. Besarnya uang duka ditetapkan tersendiri berdasarkan keputusan Direksi. 8.
Pinjaman a. Untuk meringankan beban karyawan, perusahaan memberikan bantuan keuangan berupa pinjaman tanpa
bunga bagi karyawan untuk keperluan yang dianggap penting dan mendesak. b. Pinjaman diberikan kepada karyawan yang telah bekerja minimal 1 tahun berturut-turut. c. Besarnya pinjaman maksimal adalah 3 kali gaji total dan harus lunas paling lambat dalam jangka waktu 12 bulan d. Pinjaman dapat diberikan atau ditolak oleh Direksi tergantung kondisi keuangan perusahaan. e. Permintaan pinjaman berikutnya akan diproses apabila pinjaman sebelumnya telah dibayar lunas 1 bulan sebelum permohonan baru diajukan. 9.
Bonus Akhir Tahun a. Perusahaan akan memberikan bonus akhir tahunan kepada karyawan, yang diambil dari keuntungan perusahaan yang besarnya tergantung pada kebijakan perusahaan. b. Waktu pembagian bonus disesuaikan dengan likuiditas perusahaan, paling lambat 1 bulan setelah akhir tahun.
10.
Hari dan Jam Kerja a. Jam operasional hari kerja jam 08.00 – 24.00 b. Terdiri dari 2 shift kerja, pagi dan sore. Shift pagi dari jam 08.00 – 17.00 (8 jam), shift sore dari jam 17.00 – 24.00 (6 jam) .
c. Hari kerja adalah 6 hari (Senin - Sabtu) d. Shift diberlakukan bagi karyawan dengan jabatan pekerja 11.
Kerja Lembur a. Kompensasi
lembur
diberlakukan
bagi
karyawan
dengan jabatan Manajer, Staf, dan Pekerja. b. Jam lembur pada hari biasa (Senin - Sabtu) minimal 1 jam, maksimal 3 jam (18.00 – 21.00). c. Jam lembur pada hari Minggu atau libur nasional selain hari raya keagamaan (lebaran, natal), untuk shift pagi adalah jam 08.00 – 17.00, jika masih diperlukan bisa dilanjutkan dari jam 18.00 – 21.00 (maksimal 11 jam) d. Jam lembur pada hari minggu atau libur nasional selain hari raya keagamaan, untuk shift sore adalah dari jam 17.00 – 24.00. 12.
Upah Lembur Dasar yang dipakai dalam perhitungan upah lembur adalah Keputusan Mentri Nomer 102 Tahun 2004 tentang waktu kerja lembur dan upah lembur. a. waktu kerja yang telah ditentukan, yakni melebihi 7 (tujuh) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu atau 8 (delapan) jam sehari, dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja
dalam 1 (satu) minggu atau upah yang diterima pada hari istirahat mingguan dan atau pada hari libur resmi yang ditetapkan Pemerintah b. Yang dimaksud gaji sebulan untuk perhitungan upah lembur sesuai Kepmen No.102 Tahun 2004, Pasal 10 adalah : -
Gaji Pokok + Tunjangan Tetap
c. Untuk menghitung tarif lembur per jam adalah : - Gaji pokok / 173 = tarif lembur / jam - Angka 1/173 didasarkan pada perhitungan : Dalam
satu
tahun
Jadi dalam 1 bulan =
ada
52
minggu
52/12 = 4,333333
minggu. Total jam kerja/minggu = 40 jam Jadi Total jam kerja dalam 1 bulan = 40 X 4,33 = 173,33 dibulatkan menjadi 173 jam maka untuk menghitung upah per jam yaitu upah perbulan / 173 d. Apabila kerja lembur dilakukan pada hari kerja biasa (Senin - Sabtu) : -
Untuk jam pertama dibayar sebesar 1,5 x Tarif Lembur/Jam
-
Untuk jam kedua dan seterusnya dibayar sebesar 2 x Tarif Lembur/Jam
e. Apabila kerja lembur dilakukan pada hari Minggu atau libur nasional untuk 8 jam pertama dibayar 2 x Tarif Lembur Per Jam, untuk jam ke 9 dibayar 3 x Tarif Lembur Per Jam, untuk jam ke 10 dan ke 11 dibayar 4 x Tarif Lembur Per Jam. 13.
Ijin Meninggalkan Pekerjaan Dengan Mendapat Upah Penuh a. Berdasarkan UU No 13 Tahun 2003 Pasal 93, dalam hal-hal penting, karyawan dapat diberi ijin untuk tidak hadir pada hari kerjanya tanpa dipotong cuti, dengan mendapat upah penuh yaitu untuk keperluan sebagai berikut : - Kematian suami/isteri, orang tua/mertu atau anak/ menantu : 2 hari kerja - Kematian anggota keluarga dalam 1 rumah : 1 hari kerja - Pernikahan karyawan : 3 hari kerja - Pernikahan anak karyawan : 2 hari kerja - Khitanan anak : 2 hari kerja - Pembaptisan anak : 2 hari kerja - Isteri melahirkan atau keguguran kandungan : 2 hari kerja
b. Bila
keperluan-keperluan
seperti
tersebut
diatas
berlangsung diluar kota, maka ijin tidak hadir dapat ditambah dengan waktu perjalanan tercepat. 14.
Menghitung Tunjangan Perhitungan jumlah tunjangan yang diterima per bulan adalah sebagai berikut : Tunjangan Jabatan + Tunjangan Makan + Tunjangan Transport = Jumlah Tunjangan/Bulan
15.
Menghitung Uang Lembur Perhitungan jumlah uang lembur per bulan adalah sebagai berikut : (Jumlah
Indeks
Lembur
Hari
Kerja/Bulan
x
Tarif
Lembur/Jam) + (Jumlah Indeks Lembur Hari Libur/Bulan x Tarif Lembur/Jam) = Jumlah Uang Lembur / Bulan 16.
Menghitung Potongan Perhitungan jumlah potongan per bulan adalah sebagai berikut : Potongan Asuransi + Potongan Pinjaman + Potongan PPh 21 = Jumlah Potongan / Bulan
4.3.2
Uraian Proses
1.
Entry Data Bagian personalia akan memberikan data karyawan, data absensi karyawan, dan data lembur karyawan untuk di entry oleh bagian keuangan ke dalam
buku karyawan, buku absensi karyawan, dan buku lembur. Fungsinya adalah sebagai sumber data dalam penghitungan tunjangan dan uang lembur karyawan. 2.
Hitung Tunjangan Bagian keuangan akan menghitung jumlah tunjangan yang akan diterima oleh karyawan tersebut dengan mengambil data dari buku karyawan dan daftar tunjangan karyawan lalu hasilnya akan disimpan ke dalam buku tunjangan karyawan.
3.
Hitung Lembur Dari data lembur yang telah di entry ke dalam buku indeks lembur, bagian keuangan akan menghitung jumlah uang lembur yang akan diterima karyawan dalam sebulan berdasarkan jumlah jam lembur, indeks lembur dan tarif lembur, hasilnya disimpan di dalam buku lembur.
4.
Pembayaran Gaji Sistem akan mengambil data jumlah tunjangan dari buku tunjangan, jumlah uang lembur diterima dari buku lembur, jumlah potongan dari buku potongan, hasilnya akan disimpan ke dalam buku gaji. Untuk mneghitung PPh diambil diambil data gaji bruto dari buku gaji, lalu mencocokan dengan daftar ptkp dan pkp, setelah dilakukan perhitungan hasil akan disimpan ke dalam buku pph dan buku potongan.
5.
Laporan Ada 2 jenis laporan yang akan dibuat, yaitu laporan gaji dan laporan SPT PPh 21. Untuk membuat laporan gaji diambil datanya dari buku gaji karyawan, laporan tersebut akan diserahkan kepada Direktur. Untuk membuat laporan SPT PPh 21 diambil datanya dari buku PPh 21 karyawan dan akan diserahkan kepada Direktur dan Karyawan.
4.3.3
Diagram Alir Data
Diagran Alir Data digunakan untuk menggambarkan proses atau fungsi-fungsi yang dilakukan oleh sistem secara keseluruhan. Proses yang berjalan digambarkan secara logik dengan diagram tersebut. 1.
Diagram Konteks
Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
2.
Diagram Nol (0) atau Overview Sistem Berjalan
Buku Karyawan
Data Karyawan
Personalia
P.1 Entry Data
Rekap Absensi
Dt_karyawan
Buku Absensi
Data Lembur
Data Lembur
Buku Karyawan
P.2 Hitung Tunjangan
Dt_karyawan
Buku Lembur
Daftar tunjangan
Buku Tunjangan Karyawan
Dt_tunkar
P.3 Hitung Uang Lembur
Dt_karyawan
Buku Lembur
Daftar Tunjangan
Dt_lembur
Dt_uangLembur Dt_pot
Dt_karyawan
Potongan Dt_potPPh
P.4 Pembayaran Gaji
Slip gaji Dt_pph
Daftar PTKP
Daftar PTKP
Daftar PKP
Daftar PKP Dt_tunkar Buku PPh
Dt_pph
Buku Tunjangan Karyawan
Gaji bruto Buku Gaji Karyawan
Gaji netto Karyawan
Data_rekap PPh
P.5 Laporan
Dt_gaji
SPT PPh 21
Direktur
SPT PPh 21 Lap Gaji
Gambar 4.3 Diagram Nol (0) Sistem Berjalan
Dt_uangLembur
4.4
Analisis Permasalahan
a.
Identifikasi Masalah Berdasarkan hasil penelitian terhadap sistem yang sedang berjalan maka dapat diidentifikasi beberapa masalah dengan menggunakan kaedah pemecahan PIECES. 1.
Performance / Kinerja Minimnya pekerja pada bagian keuangan dan personalia menunjukkan ketidak seimbangan antara pekerjaan dan pekerjanya. Beban bekerja yang begitu banyak dan tidak adanya suatu sistem terkomputerisasi yang membantu proses tersebut membuat para karyawan terbebani dan kinerjanya jadi melambat. Tidak adanya sistem yang terkomputerisasi juga mnegurangi rasa kebetahan bekerja karyawan sehingga sering terjadi pergantian karyawan.
2.
Information / Informasi Informasi yang dihasilkan oleh sistem berjalan seringkali terlambat dan banyak kesalahan. Proses untuk membuat informasi tersebut sudah sangat melelahkan sehingg dilakukan cek dan ricek terhadap informasi yang dihasilkan. Hal tersebut membuat nilai informasi yang dihasilkan oleh sistem manual ini rendah.
3.
Economic / Ekonomi Tidaknya adanya media penyimpanan elektronik atau database menyebabkan kebutuhan akan kertas dan alat tulis lainnya tinggi, dan perusahaan juga harus mengeluarkan dana ekstra untuk pemeliharaan arsip-arsip tersebut. Belum lagi jika ada karyawan yang berhenti bekerja karena tidak sanggup atau tidak betah bekerja di perusahaan ini, pihak perusahaan harus memberikan pesangon serta waktu dan tenaga lagi untuk mencari karyawan pengganti.
4.
Control / Kendali Karena media penyimpanan arsip-arsip perusahaan adalah kertas maka rentan dengan resiko kehilangan dan kerusakan, terutama jika resiko tersebut dikarenakan oleh kondisi alam (banjir) dan hewan (tikus). Laporan yang dihasilkan juga terbatas, sehingga Direktur tidak mempunyai bahan yang cukup untuk mengontrol dan mengevaluasi perusahaannya sehingga kemajuan perusahaan terhambat.
5.
Efficiency / Efisiensi Sistem berjalan tidak efisien dalam hal penyimpanan, pemeliharaan, dan pencarian data. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu pekerjaan tidak sepadan dengan hasilnya.
6.
Services / Pelayanan Sering terjadi keterlambatan dan kesalahan memperlihatkan pelayanan yang buruk baik untuk karyawan, Direktur maupun pelanggan.
b.
Masalah Pokok 1.
Masalah Sistem Informasi yang dihasilkan oleh sistem berjalan seringkali terlambat dan banyak kesalahan, Informasi yang dihasilkan oleh sistem berjalan kurang dapat memberikan informasi yang akurat dan detail. Tidak akurat dan tidak detailnya informasi yang dihasilkan dapat terlihat dari laporan yang dihasilkan. Sulitnya proses pencarian data juga menjadi penghambat. Data belum terorganisir dengan baik, yang berarti adalah pada sistem yang berjalan ini tidak adanya suatu pengolahan data yang baik dalam arti tidak dibuatnya suatu media penyimpanan databsase yang dapat menyimpan data - data penting yang ada. Media penyimpanan file tersebut sangat penting dalam pengolahan data nanti yang akan dibutuhkan dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh para pelaksana.
2.
Masalah Teknologi Pengolah Data Belum digunakannya aplikasi khusus yang membantu dan mendukung kinerja Sistem Penggajian
Karyawan pada Toserba Vienna. Metoda penyimpanan datanya memiliki resiko keamanan yang tinggi karena data – data penting tidak tersimpan dalam media penyimpanan berupa database. 4.5
Analisa Kebutuhan Informasi
Informasi adalah data yang telah diproses atau organisasi ulang menjadi bentuk yang berarti. Informasi juga merupakan salah satu elemen dari sistem yang mempunyai peran yang cukup besar. Informasi yang dapat dihasilkan dengan akurat dan tepat waktu dapat menunjang kinerja sistem. Berdasarkan analisa terhadap sistem yang berjalan, dan melihat permasalahan yang ada, maka perlunya suatu pemecahan melalui Sistem Informasi Penggajian Karyawan, yaitu sistem informasi yang dapat mengakses data dengan mudah, cepat serta mempermudah proses penghitungan gaji karyawan sehingga mempercepat
kerja bagian
keuangan Toserba Vienna Cinere. a.
Analisa Data Sistem penggajian karyawan pada Toserba Vienna Cinere mempunyai masalah dalam pengolahan dan penyajian datanya. Pengolahan datanya masih bersifat manual karena masih menggunakan kertas sebagai media utamanya yang rentan akan resiko kerusakkan. Peralatan komputer hanya dipakai untuk mengetik surat, laporan, membuat tabel-tabel dan sebagainya, hasilnya sebagian besar langsung di cetak menggunakan printer, perangkat lunak yang digunakan adalah Microsoft Office Word
2003 dan Microsoft Office Excel 2003. Pada sistem berjalan, jika ingin mengetahui informasi yang berkaitan dengan gaji karyawan masih mengalami kesulitan dan memerlukan waktu yang relatif lama, karena harus mencari dan memilih ke dalam arsip dan kertas – kertas file yang menyimpan data – data penggajian karyawan. Untuk mengatasi hal tersebut, maka diperlukan suatu sistem informasi yang dapat mengakses data dengan mudah dan cepat melalui suatu media dialog dalam bentuk tampilan layar. Analisa secara detil terhadap sistem perlu dilakukan, baik bentuk masukan data maupun keluaran data sehingga akan didapatkan kebutuhan informasi yang tepat sesuai kebutuhan. Berdasarkan analisa diatas maka perlu adanya penyimpanan data yang dapat menyimpan data yang besar dan dapat diakses secara cepat, diperlukanya output selain daftar dalam bentuk hardcopy maupun tampilanya dilayar monitor serta data yang dihasilkan dapat langsung dicek. b.
Analisa Penyimpanan Data Untuk penyimpanan data pada sistem berjalan, data yang ada tidak langsung disimpan ke media komputer tapi disimpan dalam arsip berupa kertas-kertas file. Setelah itu untuk membuat laporan – laporan baru
dibuat dengan Microsoft Excel atau
Microsoft Word. Penyimpanan data tersebut mengakibatkan lamanya waktu di dalam pencarian data yang berkaitan dengan penggajian karyawan. Hal ini mengakibatkan sering terjadinya keterlambatan dalam penyajian informasi yang bersifat segera.
Dalam segi keamanan, data yang disimpan masih perlu diperhatikan karena belum tersimpan dalam database yaitu masih berupa arsip-arsip. c.
Analisa Pembuatan Laporan Proses pembuatan laporan memakan waktu lama dan hasilnya tidak sepadan (adanya kesalahan) sehingga informasi yang dihasilkan tidak akurat. Laporan yang dapat dihasilkan dari sistem berjalan pun hanya 2 yaitu laporan gaji dan laporan SPT PPh 21, semestinya sistem juga dapat menghasilkan laporan karyawan dan absensi karena data-data tersebut termasuk
ke
dalam data masukkan dalam sistem berjalan, namun karena keterbatasan pekerja, waktu, dan alat bantu hal tersebut tidak dapat direalisasikan. d.
Analisa Kebutuhan Sistem Dari permasalahan yang timbul diatas, maka perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi penggajian karyawan yang terkomputerisasi yang diharapkan dapat membantu kinerja pada bagian keuangan dan personalia ke arah yang lebih baik dan dapat menghemat tenaga dan waktu dibandingkan dibandingkan dengan sistem berjalan. Sistem informasi yang disebut diatas meliputi hal – hal dibawah ini, antara lain sebagai berikut: 1. Sistem informasi penggajian yang dilengkapi dengan fasilitas keamanan (login (login dan password ) bagi user yang berhak saja seperti administrator, bagian personalia, dan bagian keuangan.
2. Sistem dapat memudahkan proses entry atau entry atau input data data 3. Sistem dapat mengorganisasikan data – data dengan baik 4. Sistem informasi penggajian karyawan dapat menghitung gaji yang harus diterima oleh seorang karyawan beserta pajak penghasilannya
yang
dihitung
secara
bulanan
secara
terotomatisasi. 5. Sistem dapat menghasilkan slip gaji 6. Sistem dapat membuat berbagai laporan yang dibutuhkan oleh Direktur, yaitu: laporan karyawan, absensi, gaji, dan SPT PPh 21 4.6
Rancangan Umum Sistem Usulan
Setelah menganalisa sistem berjalan serta melihat permasalahan yang ditimbulkan oleh sistem berjalan tersebut maka untuk memberikan solusi terhadap masalah pokok, perlu dirancang dan dibuat suatu sistem informasi penggajian karyawan yang terotomatisasi dan interaktif yang dapat membantu khususnya sistem penggajian karyawan pada bagian keuangan Toserba Vienna Cinere, mulai dari penghitungan tunjangan, uang lembur, pajak penghasilan sampai dengan pembuatan laporan absensi, gaji, dan SPT PPh 21 untuk karyawan dan direktur.
Dengan
sistem ini diharapkan dapat mempermudah dalam pengaksesan dan pencarian data dan informasi, mempermudah proses penghitungan, memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, menghemat tenaga dan waktu sehingga para pelaksana tidak terbebani dengan pekerjaannya, terutama dalam proses penghitungan gaji dan pembuatan laporan.
a.
Metode Pengembangan yang Digunakan Metode pengembangan yang digunakan untuk dapat mengatasi permasalahan yang ada pada sistem penggajian karyawan pada Toserba Vienna Cinere adalah: Mengaplikasikan Sistem Informasi Penggajian Karyawan Keuntungan:
1. Data akan lebih terorganisir 2. Proses hitung – menghitung menjadi lebih cepat dan tepat. 3. Informasi yang dibutuhkan lebih akurat, detail dan tepat waktu. 4. Meringankan beban kerja para pekerja di bagian admin & keuangan, sehingga meningkatkan semangat dan kinerja para pekerja. 5. Memudahkan untuk membuat laporan – laporan. 6. Mempermudah dalam melakukan pengawasan akan data dan mengendalikan kelancaran sistem. Kerugian: 1. Membutuhkan perangkat lunak pendukung yang akan di instalasi pada komputer. 2. Dibutuhkan kapasitas simpanan data yang cukup besar. 3. Dibutuhkan user yang mengerti atau menguasai aplikasi ini. 4. Merencanakan pelatihan untuk program aplikasi yang akan digunakan untuk bagian yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi penggajian karyawan.
5. Mengadakan evaluasi sistem informasi penggajian karyawan secara periodik dan menyeluruh. b.
Teknologi yang Digunakan Teknologi yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi ini adalah dengan pembuatan aplikasi standalone. Hal tersebut disesuaikan dengan kebutuhan sistem dimana admin dan user yang menggunakan sistem ini adalah orang yang sama yaitu bendahara di bagian keuangan. Sistem ini diharapkan mampu mengatasi permasalahan yang selama ini menjadi hambatan.
c.
Pengamanan Aplikasi Untuk pengamanan aplikasi sebaiknya menggunakan login untuk admin / user . Admin dapat mengakses dan mengolah seluruh file yang dipakai dalam sistem.
4.7
Rancangan Logik Sistem Usulan
Pada sistem usulan terdapat beberapa perubahan dari cara pengoperasian sistem berjalan. Sistem yang semula dilakukan secara manual akan digantikan dengan sistem yang akan dilakukan secara terkomputerisasi. 4.7.1
Diagram Alir Data
Diagram alir data digunakan untuk menggambarkan proses aturan fungsi – fungsi yang dilakukan oleh sistem secara keseluruhan, proses – proses dari sistem usulan digambarkan secara logika dengan menggunakan alir data. Gambaran umum dari sistem usulan ini dapat dilihat sebagai berikut :
a.
Diagram Konteks Sistem Usulan
Gambar 4.4 Diagram Konteks Sistem Usulan
b.
Diagram Nol (0) Sistem Usulan
Gambar 4.5 Diagram Nol (0) Sistem Usulan
c.
Diagram Rinci Diagram rinci menggambarkan proses secara detail dari tahap proses yang ada dalam diagram nol. Diagram rinci dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail.
Gambar 4.6 Diagram Rinci Proses Rekam Data
Tunjangan Karyawan
Dt_karyawan Dt_tun P.5.1 Hitung Gaji Bruto
Dt_uang_lembur
Lembur
Dt_ga_pok PTKP
Dt_ptkp Dt_gaji_bruto
Gaji
PKP Dt_pkp
P.5.2 Hitung PPh
Dt_gaji_bruto
Dt_pph
Dt_karyawan
PPh
P.5.3 Hiutng Potongan
Dt_karyawan
Potongan Dt_pot Dt_gaji_bruto Dt_pot
P.5.4 Hitung Gaji Bersih
Gaji_net
Karyawan
Slip gaji
P.5.5 Cetak Slip Gaji
Gaji
Dt_gaji
Gambar 4.7 Diagram Rinci Proses Pembayaran Gaji
Gambar 4.8 Diagram Rinci Proses Laporan
4.7.2
Kamus Data
Kamus Data atau Data Dictionary atau disebut juga dengan istilah system data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi. Dengan menggunakan kamus data analisa sistem dapat mendefinisikan aliran data yang ada di sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan dengan baik pada tahap analisis maupun tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai, sedangkan pada tahap perancangan database, kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di dalam diagram alir data. Adapun hal yang harus dimuat dalam kamus data adalah sebagai berikut :
a.
Arus Data Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses, sistem arus data diberi simbol tanda panah. 1.
Dokumen Masukkan
a)
User Maksud
: Untuk verifikasi data agar dapat login dan mendapatkan hak akses
Sumber
: Pesonalia
Struktur Data : Username + Password + Jabatan b)
Data Karyawan Maksud
: Rekam data karyawan
Sumber
: Personalia
Struktur Data : nik + nama + jabatan + departemen + jen_kel + ttl + pendidikan + tgl_masuk + tgl_berhenti + status_kawin + alamat + kd_pos + telp + npwp
c)
Absensi Maksud
: Merekam data absensi karyawan
Sumber
: Personalia
Struktur Data : tanggal + nik + nama + jabatan +
departemen +
hari_kerja + cuti + ijin + sakit + alpha d)
Lembur Maksud
: Merekam data lembur dan uang lembur karyawan
Sumber
: Personalia
Struktur Data : tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + lembur_hr_kerja + lembur_hr_libur
+
lembur + total_uang_lembur 2.
Dokumen Keluaran a)
Laporan Absensi Maksud
: Laporan data absensi karyawan
Sumber
: Sistem
Distribusi
: Direktur
tarif
Struktur Data : tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + hari_kerja + cuti + ijin + sakit + alpha b)
Laporan Gaji Maksud
: Laporan gaji karyawan
Sumber
: Sistem
Distribusi
: Direktur
Struktur Data : tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + npwp + ga_pok + total_tunjangan + total_uang_lembur
+
gaji_bruto + total_potongan + gaji_netto c)
SPT PPh 21 Maksud
: laporan rinci pembayaran pajak penghasilan karyawan
Sumber
: Sistem
Distribusi
: Direktur, Karyawan
Struktur Data : tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + npwp + status_kawin +
gaji_bruto + gaji_bruto_setahun
+
biaya_jab + gaji_netto_setahun
+
total_ptkp + total_pkp + tarif 5 % + tarif 15 % + pph_setahun + pph_sebulan d)
Slip Gaji Maksud
: laporan rinci pembayaran pajak penghasilan karyawan
Sumber
: Sistem
Distribusi
: Direktur, Karyawan
Struktur Data : tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + npwp + ga_pok
+
total_tunjangan + total_uang_lembur gaji_bruto + total_potongan + gaji_netto
+
b.
Penyimpanan Data Simpanan data merupakan simpanan data yang dapat berupa file atau basis data didalam sistem komputer. Simpanan data pada diagram arus data dapat disimbolkan dengan garis horizontal pararel. a)
User Fungsi
: Menyimpan data user untuk login ke sistem
Struktur Data : Username + Password + Jabatan b)
Data Karyawan Fungsi
: Menyimpan data rekap karyawan
Struktur Data : nik + nama + jabatan + departemen + jen_kel + ttl
+ pendidikan
+ tgl_masuk + tgl_berhenti + status_kawin + alamat + kd_pos + telp + npwp c)
Absensi Fungsi
: Menyimpan data absensi
Struktur Data : tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + hari_kerja + cuti + ijin + sakit + alpha
d)
Lembur Fungsi
: Menyimpan data lembur dan uang lembur
Struktur Data : tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + lembur_hr_kerja + lembur_hr_libur + tarif lembur + total_uang_lembur e)
Daftar Tunjangan Fungsi
: Menyimpan data daftar tunjangan karyawan
Struktur Data : jabatan + tun_jab + tun_mkn + tun_transport f)
Tunjangan Karyawan Fungsi
: Meyimpan data rekap tunjangan
Struktur Data : tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + hari_kerja + total_tun_jab + total_tun_mkn + total_tun_transport + total_tunjangan g)
PTKP Fungsi
: Menyimpan data PTKP
Struktur Data : kd_ptkp + status_kawin + jmlh_ptkp
h)
PKP Fungsi
: Menyimpan data tarif PPh 21
Struktur Data : kd_pkp + batas_pkp + tarif i)
Gaji Karyawan Fungsi
: Menyimpan data gaji
Struktur Data : tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + npwp + ga_pok + total_tunjangan + total_uang_lembur + gaji_bruto + total_potongan + gaji_netto j)
PPh 21 Fungsi
: Menyimpan data rekap PPh 21
Struktur Data : tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + npwp + status_kawin
+
gaji_bruto
+
gaji_bruto_setahun + biaya_jab + gaji_netto_setahun + total_ptkp + total_pkp + tarif 5 % + tarif 15 % + pph_setahun + pph_sebulan k)
Potongan Fungsi
: Menyimpan data rekap PPh 21
Struktur Data : tanggal + nik + jabatan + departemen + potongan_asuransi +
potongan_pinjaman + pph_sebulan + total_potongan c.
Uraian Proses Proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam penghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran (Yourdan dan DeMarco). Adapun uraian proses yang terdapat pada sistem usulan adalah sebagai berikut : 1)
Nama Proses
: Login
Penjelasan
: berfungsi untuk memberikan akses kepada
user
sesuai
dengan
hak
aksesnya. Jika data login sesuai dengan data file user maka sistem akan memberikan konfirmasi bahwa login berhasil dan hak akses di berikan
2)
Sumber
: Personalia
Nama Proses
: Rekam Data
Penjelasan
: berfungsi untuk merekam data karyawan, absensi dan lembur yang akan disimpan ke dalam file karyawan, absensi, dan lembur. Data tersebut merupakan
data
proses penggajian Sumber
: Personalia
masukkan
dalam
3)
Nama Proses
: Hitung Uang Lembur
Penjelasan
: berfungsi untuk mengetahui jumlah uang lembur yang diterima karyawan selama sebulan. Data diambil dari file karyawan dan file absensi, dihitung berdasarkan jumlah indeks lembur selama sebulan dan tarif lembur. Hasil disimpan ke file lembur.
4)
Sumber
: Sistem
Nama Proses
: Hitung Tunjangan
Penjelasan
: berfungsi untuk mengetahui jumlah tunjangan yang diterima karyawan per bulan. Data diambil dari file jabatan dan file absensi. Hasil disimpan ke dalam file tunjangan.
5)
Sumber
: Sistem
Nama Proses
: Pembayaran Gaji
Penjelasan
: berfungsi untuk mengetahui jumlah gaji bersih yang diterima karaywan setiap bulannya dan untuk mencetak slip gaji. Data diambil dari file karaywan, lembur, tunjangan, PPh dan potongan. Hasilnya akan disimpan ke dalam file gaji.
6)
Sumber
: Sistem
Nama Proses
: Laporan
Penjelasan
: membuat laporan antara lain, laporan gaji, absensi dan SPT Tahunan PPh 21. Data diambil dari file absensi, gaji dan PPh. Laporan gaji dan absensi diberikan kepada Direktur, sedangkan SPT
Tahunan
kepada Sumber 4.7.3
PPh
Direktur
21
dan
diberikan Karyawan.
: Sistem
Normalisasi Data
Normalisasi adalah suatu teknik untuk mendapatkan satu himpunan (set) tabel yang ternormalisasi dan memenuhi aturan – aturan yang berlaku dalam basis data model relasional. Tujuan dari normalisasi adalah untuk menghilangkan kerangkapan data, mengurangi kompleksitas dan mempermudah pemuktahiran data.
a.
UNF (Unnormalized Form) Terdapat satu atau lebih atribut yang menampung banyak nilai atau informasi berulang (repeating group)
Tabel 4.2 Bentuk UNF UNF Username + Password + Jabatan + { nik + nama + jabatan + departemen + jen_kel + ttl + pendidikan + tgl_masuk + tgl_berhenti + status_kawin + alamat + kd_pos + telp + npwp} + tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + hari_kerja + cuti + ijin + sakit + alpha + tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + lembur_hr_kerja + lembur_hr_libur + tarif lembur + total_uang_lembur + jabatan + tun_jab + tun_mkn + tun_transport + tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + hari_kerja + total_tun_jab + total_tun_mkn + total_tun_transport + total_tunjangan + kd_ptkp + status_kawin + jmlh_ptkp + kd_pkp + batas_pkp + tarif + tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + npwp + ga_pok + total_tunjangan + total_uang_lembur + gaji_bruto + total_potongan + gaji_netto + tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + npwp + status_kawin + gaji_bruto + gaji_bruto_setahun + biaya_jab + gaji_netto_setahun + total_ptkp + total_pkp + tarif 5 % + tarif 15 % + pph_setahun + pph_sebulan + tanggal + nik + jabatan + departemen + potongan_asuransi + potongan_pinjaman + pph_sebulan + total_potongan
b.
1NF ( First Normal Form)
Sebuah tabel dikatakan berada pada bentuk normal pertama (1NF) apabila semua atribut tabel bersangkutan bernilai tunggal (atomik), hal tersebut dicapai dengan cara menghilangkan unsur pengulangan (repeating). Mengandung ketergantungan parsial ( partial dependency) yaitu atribut bukan kunci (minimal satu) tergantung hanya pada sebagian atribut kunci primer. Tabel 4.3 Bentuk 1NF
1st NF Username + Password + Jabatan + (PK) nik + nama + jabatan + departemen + jen_kel + ttl + pendidikan + tgl_masuk + tgl_berhenti + status_kawin + alamat + kd_pos + telp + npwp + tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + hari_kerja + cuti + ijin + sakit + alpha + tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + lembur_hr_kerja + lembur_hr_libur + tarif_lembur + total_uang_lembur + jabatan + tun_jab + tun_mkn + tun_transport + tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + hari_kerja + total_tun_jab + total_tun_mkn + total_tun_transport + total_tunjangan + kd_ptkp + status_kawin + jmlh_ptkp + kd_pkp + batas_pkp + tarif + tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + npwp + ga_pok + total_tunjangan + total_uang_lembur + gaji_bruto + total_potongan + gaji_netto + tanggal + nik + nama + jabatan + departemen + npwp + status_kawin + gaji_bruto + gaji_bruto_setahun + biaya_jab + gaji_netto_setahun + total_ptkp + total_pkp + tarif 5 % + tarif 15 % + pph_setahun + pph_sebulan + tanggal + nik + jabatan + departemen + potongan_asuransi + potongan_pinjaman + pph_sebulan + total_potongan
2NF (Second Normal Form )
c.
Suatu tabel telah mencapai tingkat normal kedua (2NF) jika semua atribut bukan kunci (non key attributes) tabel bersangkutan tergantung sepenuhnya pada kunci primer ( primary key). Mengandung ketergantungan transitif (transitive dependency) yaitu atribut non key bergantung kepada atribut non key Tabel 4.4 Bentuk 2NF n
User Karyawan
Absen
2 NF (PK) username + password + jabatan (PK) nik + nama + jabatan + departemen + jen_kel + ttl + pendidikan + tgl_masuk + tgl_berhenti + status_kawin + alamat + kd_pos + telp + npwp
(PK) kd_absen + (FK) nik + nama + jabatan + departemen + hari_kerja + cuti + ijin + sakit + alpha (PK) kd_lembur + (FK) nik + nama + jabatan + Lembur departemen + lembur_hr_kerja + lembur_hr_libur + tarif lembur + total_uang_lembur Jabatan jabatan + tun_jab + tun_mkn + tun_transport Tunjangan (PK) kd_tun + (FK) nik + nama + jabatan + departemen + hari_kerja + total_tun_jab + total_tun_mkn + total_tun_transport + total_tunjangan PTKP (PK) kd_ptkp + (FK) nik + jmlh_ptkp PKP (PK) kd_pkp + batas_pkp + tarif (PK) kd_gaji + (FK) nik + nama + jabatan + Gaji departemen + npwp + ga_pok + total_tunjangan + total_uang_lembur + gaji_bruto + total_potongan + gaji_netto PPh (PK) kd_pph + (FK) nik + nama + jabatan + departemen + npwp + status_kawin + gaji_bruto + gaji_bruto_setahun + biaya_jab + gaji_netto_setahun + total_ptkp + total_pkp + tarif 5 % + tarif 15 % + pph_setahun + pph_sebulan (PK) kd_potong + (FK) nik + jabatan + departemen + Potongan potongan_asuransi + potongan_pinjaman + pph_sebulan + total_potongan
d.
3NF (Third Normal Form) Mengandung ketergantungan transitif (transitive dependency) yaitu atribut non key bergantung kepada atribut non ke
Tabel 4.5 Bentuk 3NF rd
3 NF User (PK) username + password + (FK) kd_jab (PK) nik + nama + (FK) kd_jab + (FK) kd_dep + Karyawan jen_kel + ttl + pendidikan + tgl_msk + tgl_berhenti + status_kawin + alamat + (FK) kd_pos + telp + npwp (PK) kd_absen + (FK) nik + hari_kerja + cuti + ijin Absen + sakit + alpha Lembur (PK) kd_lembur + (FK) nik + lembur_hr_kerja + lembur_hr_libur + tarif lembur + total_uang_lembur (PK) kd_jab + nama_jab + tun_jab + tun_mkn + Jabatan tun_transport (PK) kd_tun + (FK) kd_jab + (FK) kd_absen + Tunjangan total_tun_jab + total_tun_mkn + total_tun_transport + total_tunjangan (PK) kd_ptkp + (FK) nik + jmlh_ptkp PTKP PKP (PK) kd_pkp + batas_pkp + tarif Gaji (PK) kd_gaji + (FK) nik + (FK) kd_tun + (FK) kd_lembur + (FK) kd_potong + ga_pok + gaji_bruto + gaji_netto (PK) kd_pph + (FK) nik + (FK) kd_gaji + (FK) PPh kd_ptkp + (FK) kd_pkp + gaji_bruto_setahun + biaya_jabatan + gaji_netto_setahun + total_ptkp + total_pkp + tarif 5 % + tarif 15 % + pph_setahun + pph_sebulan Potongan (PK) kd_potong + (FK) nik + (FK) kd_pph + potongan_asuransi + potongan_pinjaman + total_potongan Departemen (PK) kd_dep + nama_dep Pos (PK) kd_pos + kota +kecamatan + kelurahan
4.7.4
Entity Relationship Diagram
Gambar 4.9 Diagram Hubungan Entitas
4.8
Rancangan Fisik 4.8.1
Bagan Pengolahan Terstruktur
Gambar 4.10 Bagan Pengolahan Terstruktur
4.8.2
Rancangan Program
Rancangan program ini dibuat berdasarkan Diagram Alir Data (DAD) dan bagan pengelolaan terstruktur menu pengoprasian. Rancangn program ini dibuat untuk memberikan kemudahan dalam membuat tampilan pada aplikasi yang akan dibuat. 1.
Spek Rancangan Program Menu Utama Front End a) Login User b) Menu User Personalia c) Menu User Keuangan d) Menu User Direktur
2.
Struktur Menu Pengoperasian Menu Front End
Gambar 4.11 Struktur Menu Front End
4.8.3
Rancangan Kode
Dalam sistem usulan ini dijumpai data yang disimpan dalam bentuk kode. Kode – kode tersebut dibuat dengan tujuan : 1. Memudahkan didalam perekaman data dan mengurangi kesalahan data 2. Menyederhanakan data dan mengamankan data. Adapun rancangan kode yang terdapat pada sistem usulan yaitu :
1.
Username Nama Elemen : Username Panjang
: 6 digit
Tipe Data
: Karakter
Struktur
: XXX XXX
Keterangan
: 3 digit pertama menunjukkan kode jabatan 3 digit terakhir nomor acak yang dipilih oleh user
Contoh 2.
: dir123
Kode Jabatan Nama Elemen : kd_jab Panjang
: 3 digit
Tipe Data
: Karakter
Struktur
: XXX
Keterangan
: 3 digit pertama merupakan kependekan dari nama jabatan
Contoh 3.
: DIR
(Direktur)
Kode Departemen Nama Elemen : kd_dep Panjang
: 3 digit
Tipe Data
: Karakter
Struktur
: XXX
Keterangan
: 3 digit pertama merupakan kependekaan dari nama departemen
Contoh 4.
: PER
(Personalia)
Kode PPh Nama Elemen : kd_pph Panjang
: 9 digit
Tipe Data
: Karakter
Struktur
: XXX XX XX XX
Keterangan
: 3 digit pertama menunjukkan kode pph 2 digit kedua menunjukkan bulan 2 digit ketiga menunjukkan tahun 2 digit keempat menunjukkan nomer urut
Contoh 5.
: pph021001
Kode Tunjangan Nama Elemen : kd_tun Panjang
: 9 digit
Tipe Data
: Karakter
Struktur
: XXX XX XX XX
Keterangan
: 3 digit pertama menunjukkan kode tunjangan 2 digit kedua menunjukkan bulan 2 digit ketiga menunjukkan tahun 2 digit keempat menujukkan nomer urut
Contoh
: kdj011002
6.
Kode Absen Nama Elemen : kd_absen Panjang
: 9 digit
Tipe Data
: Karakter
Struktur
: XXX XX XX XX
Keterangan
: 3 digit pertama menunjukkan kode absen 2 digit kedua menunjukkan bulan 2 digit ketiga menunjukkan tahun 2 digit keempat menujukkan nomer urut
Contoh 7.
: kda031003
Kode Lembur Nama Elemen : kd_lembur Panjang
: 9 digit
Tipe Data
: Karakter
Struktur
: XXX XX XX XX
Keterangan
: 3 digit pertama menunjukkan kode lembur 2 digit kedua menunjukkan bulan 2 digit ketiga menunjukkan tahun 2 digit keempat menujukkan nomer urut
Contoh
: kdl031103
8.
Kode Potongan Nama Elemen : kd_potong Panjang
: 9 digit
Tipe Data
: Karakter
Struktur
: XXX XX XX XX
Keterangan
: 3 digit pertama menunjukkan kode potongan 2 digit kedua menunjukkan bulan 2 digit ketiga menunjukkan tahun 2 digit keempat menujukkan nomer urut
Contoh 9.
: kdp031003
Kode Gaji Nama Elemen : kd_gaji Panjang
: 9 digit
Tipe Data
: Karakter
Struktur
: XXX XX XX XX
Keterangan
: 3 digit pertama menunjukkan kode gaji 2 digit kedua menunjukkan bulan 2 digit ketiga menunjukkan tahun 2 digit keempat menujukkan nomer urut
Contoh
: kdg031109
4.8.4
Rancangan Data
File – file yang digunakan dalam proses penggajian karyawan adalah seperti yang dijelaskan sebagai berikut : Tabel 4.6 Rancangan Data No 1
Nama File User
Organisasi Index
Record Key (PK) username
Media Server database Server database Server database Server database Server database Server database Server database Server database Server database
Bentuk Lampiran E-1
2
Karyawan
Index
(PK) nik
Lampiran E-2
3
Absensi
Index
(PK) kd_absen
4
Lembur
Index
(PK)kd_lembur
5
Jabatan
Index
(PK) kd_jab
6
Tunjangan
Index
(PK) kd_tun
7
PTKP
Index
(PK) kd_ptkp
8
PKP
Index
(PK) kd_pkp
9
Gaji
Index
(PK) kd_gaji
10
PPh
Index
(PK) kd_pph
Server database
Lampiran E-10
11
Potongan
Index
Departemen
Index
Server database Server database
Lampiran E-11
12
(PK) kd_potong (PK) kd_dep
13
Pos
Index
(PK) kd_pos
Server database
Lampiran E-13
Lampiran E-3 Lampiran E-4 Lampiran E-5 Lampiran E-6 Lampiran E-7 Lampiran E-8 Lampiran E-9
Lampiran E-12
4.8.5
Rancangan Masukkan
Rancangan masukan adalah form pengisian dimana data – data diinput kemudian di proses. Rancangan masukan yang diusulkan adalah sebagai berikut : Tabel 4.7 Rancangan Keluaran No 1
Nama Form Form Login
2
Form Karyawan
Fungsi Untuk Login User agar mendapatkan hak akses Untuk merekam data rekap karyawan
3
Form Absensi
Untuk merekam data rekap absensi
4
Form Lembur
5
Form Gaji
6
Form PPh 21
Untuk menghitung dan menyimpan data uang lembur Untuk menghitung dan menyimpan data gaji Untuk menghitung dan menyimpan data PPh 21
4.8.6
Bentuk Lampiran C-1 Lampiran C-2 Lampiran C-3 Lampiran C-4 Lampiran C-5 Lampiran C-6
Rancangan Keluaran
Rancangan keluaran adalah informasi dari hasil data masukan. Rancangan keluaran yang terdapat pada sistem usulan adalah sebagai berikut : Tabel 4.8 Rancangan Keluaran No 1
Nama Keluaran Slip Gaji
Deskripsi bukti pembayaran gaji
Distribusi Karyawan
2
Laporan Absensi
Laporan absensi
Direktur
3
Laporan Gaji
Laporan gaji
Direktur
4
SPT PPh Tahunan
Laporan pajak penghasilan
Direktur, Karyawan
21
Bentuk Lampiran D-1 Lampiran D-2 Lampiran D-3 Lampiran D-4
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN 5.1
Tujuan dan Sasaran
Setelah menganalisa sistem penggajian yang berjalan pada bagian keuangan Toserba Vienna maka untuk menunjang kecepatan dan ketepatan proses penggajian karyawan diperlukan sistem yang cepat, tepat, dan akurat untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi. Pada bab ini penulis akan merancang suatu sistem guna
menjawab
permasalahan tersebut dimana sistem yang dikembangkan adalah sistem informasi penggajian karyawan dengan database yang baik dan ditunjang oleh perangkat komputer yang memenuhi spesifikasi yang dibutuhkan sehingga memberi kemudahan dalam menyajikan informasi secara cepat dan tepat untuk perkembangan di masa sekarang dan akan datang. Tujuan dari pengembangan sistem ini adalah untuk mengatasi masalah yang ada pada sistem yang sedang berjalan. Dengan adanya sistem
usulan
ini
diharapkan
akan
dapat
membantu
kebutuhan
penggunaan dalam hal : 1. Memperbaiki prosedur dalam sistem informasi penggajian karyawan, khususnya dalam prosedur penghitungan gaji dan pembuatan laporan gaji. 2. Meningkatkan keakuratan data, kecepatan, ketepatan, dan ketelitian dalam penyajian informasi yang dibutuhkan 3. Penghematan waktu dengan akurasi yang tinggi
4. Mempercepat dan mempermudah dalam pengontrolan dokumen masukan dan keluaran 5. Meningkatkan pengolahan laporan – laporan. Sasaran yang ingin dicapai dalam sistem usulan i ni adalah : 1. Merancang sistem informasi penggajian karyawan sehingga dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. 2. Merancang sebuah database yang dapat menyimpan data dengan dengan keamanan yang cukup baik dan terorganisir. 3. Memudahkan dalam mendapatkan data dan informasi dengan cepat, akurat serta up to date. 4. Memudahkan dan mempercepat proses penghitungan. 5. Memudahkan dalam membuat laporan – laporan. 5.2
Konfigurasi Sistem Usulan
Konfigurasi komputer ini menunjukkan spesifikasi yang minimal harus dipenuhi untuk menerapkan sistem yang diusulkan supaya berjalan efektif dan efisien. Adapun spesifikasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : 1.
Spesifikasi Perangkat Keras a.
Komputer Server Database •
CPU
: Intel CoreTM 2 Duo, 2,8 GHz
•
RAM
: DDR2 2 GB
•
HDD
: 250 GB, 7200 RPM
•
DVD – RW
: Speed 6x DVD – RW Drive
•
Keyboard
: 104 keys
b.
2.
•
Mouse
: USB optical mouse
•
Monitor
: LCD, 17 Inch
•
Printer
: HP Deskjet F2476
•
Speaker
: 2.1 multimedia speaker system
Komputer Client •
CPU
: Intel CoreTM 2 Duo, 2,2 GHz
•
RAM
: DDR2 1 GB
•
HDD
: 120 GB, 7200 RPM
•
DVD – RW
: Speed 6x DVD – RW Drive
•
Keyboard
: 104 keys
•
Mouse
: USB optical mouse
•
Monitor
: LCD, 17 Inch
•
Speaker
: 2.1 multimedia speaker system
Spesifikasi Perangkat Lunak a.
b.
Perangkat Lunak Server •
Sistem Operasi
: Windows Server 2005
•
Database
: Microsoft Visual FoxPro 9.0
•
Office
: Microsoft Office 2007
•
Programming
: Microsoft Visual FoxPro 9.0
•
Anti-Virus
:
Perangkat Lunak Client •
Sistem Operasi
: Windows 7 Ultimate
•
Office
: Microsoft Office 2007
•
Browser
: Mozilla Firefox Version 3.6.12
•
3.
4.
Anti-Virus
:
Spesifikasi Perangkat jaringan •
Hub
: D-Link 24 Port
•
Kabel
: UTP Cat 5, terminal RJ-45
Konfigurasi Sistem Jaringan Sistem informasi penggajian karyawan menggunakan LAN ( Local Area Network ). LAN ini sistem pengolahannya hanya dilakukan di workstation, jadi LAN yang digunakan untuk sistem penggajian karyawan pada Toserba Vienna ini hanya terbatas pada gedung dari Toserba Vienna saja. LAN ini bermula dari beberapa komputer mikro yang saling berhubungan dan dikaitkan pula dengan alat – alat bantu seperti printer, scanner , dan lainnya dengan tujuan untuk berbagai pemakaian data, aplikasi dan resource pada lingkungan tertentu.
Gambar 5.1 Konfigurasi Sistem Jaringan Intranet
5.3
Keamanan
Untuk mendukung kelancaran semua kegiatan diatas maka diperlukan suatu sistem keamanan komputer, yang mana sistem ini dibuat sebagai antisipasi dari kerusakan yang disebabkan oleh faktor lainnya. Keamanan yang dibuat antara lain : 1.
Perangkat Keras •
Menggunakan
Uninteruptible
Power
Supply
(UPS) ,
merupakan sistem penyedia daya listrik yang sangat penting dan diperlukan sekaligus dijadikan sebagai benteng dari kegagalan daya serta kerusakan sistem dan hardware. •
Menggunakan
Stabilizer,
alat
ini
juga
penting
untuk
menstabilkan arus listrik yang berlebihan atau kurang. Jika hal ini dapat merusak hardware 2.
Perangkat Lunak •
Menggunakan Username pada proses login (password). Agar tidak bisa diakses oleh semua orang. Maka, digunakan prosedur login untuk mengatasi pengaksesan data oleh orang yang tidak berwenang, yang bisa mengakibatkan perubahan data yang tidak diinginkan.
5.4
Implementasi
Rencana implementasi sistem adalah suatu rencana kerja yang menjelaskan
sesuatu tentang penerapan sistem secara keseluruhan.
Rencana implementasi sistem ini juga merupakan tahapan lanjutan dari perancangan sistem. Tujuannya untuk mewujudkan sustu sistem yang
diusulkan dan menilai apakah sistem yang diusulkan layak atau tidak untuk dibuat. 1.
Uraian Kegiatan Adapun tahapan-tahapan dalam kegiatan implementasi adalah : a.
Pembuatan Program dan Tes Program 1. Perkiraan waktu rata-rata pembuatan 1 modul program adalah 3 hari 2. Tim pengembang 1 orang 3. Banyaknya modul yang harus dibuat 10 modul Jadi waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan program adalah : Waktu =
jml modul program x lama waktu Jml programer
Waktu =
10 x 3 hari 1
= 30 hari = 1 Bulan
b.
Pembuatan Buku Petunjuk Maksud dari pembuatan buku petunjuk ini adalah untuk membantu user dalam melaksanakan sistem informasi penggajian karyawan. Buku petunjuk pengoperasian ini secara garis besar menjelaskan tentang prosedur-prosedur yang digunakan dalam pelaksanaan sistem secara keseluruhan seperti petunjuk pengisian form, petunjuk pengoperasian sistem dan
prosedur pembuatan laporan.Waktu yang dibutuhkan sekitar 1 minggu. c.
Pelatihan Personal Kegiatan ini dilakukan untuk melatih personil yang akan mengoperasikan sistem. Latihan tersebut dibutuhkan sebagai langkah perkenalan terhadap sistem baru, sehingga diharapkan pengoperasian sistem yang baru dapat berjalan dengan baik. Perkiraan waktu yang dibutuhkan adalah 1 minggu.
d.
Pengumpulan Data
Pengumpulan data disini yaitu menyiapkan data masukan awal yang akan direkam ke media komputer pada sistem informasi penggajian karyawan e.
Perekaman Data Kegiatan ini adalah penyiapan awal yang diperlukan dalam pengolahan sistem baru, dilakukan dengan tujuan untuk mengumpulkan dan mengelompokkan data berdasarkan kebutuhannya. Kemudian direkam sebagai data pemasukan data awal, kegiatan ini dijadwalkan 2 minggu.
f.
Tes Sistem Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengetahui sejauh mana sistem telah berfungsi secara keseluruhan dengan baik, benar dan terintergrasi secara
benar terhadap bagian-bagian
lain, dimana sistem telah dapat menangani semua masukkan yang diterima dan menghasilkan keluaran sesuai dengan yang diinginkan, perkiraan waktu yang dibutuhkan 2 minggu.
g.
Peralihan Sistem Peralihan sistem adalah suatu upaya mempersiapkan sistem agar diimplementasikan dimana sistem yang lama akan digantikan dengan sistem yang baru.
h.
Pengoperasian Sistem Jika peralatan baru akan dimiliki maka tempat dan ruang untuk menempatkan peralatan ini pun perlu dipersiapkan terlebih dahulu keamanan fisik dari tempat itu, dan ini perlu dipertimbangkan. Hal ini juga perlu diperhatikan adalah peletakan peralatan sehingga semua peralatan harus dijangkau secara efektif.
2.
Jadwal Implementasi
Tabel 5.1 Jadwal Implementasi
BAB VI
PENUTUP
6.1
Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dari bab – bab sebelumnya yang telah membahas secara rinci segala permasalahan yang dihadapi oleh sistem berjalan dan bagaimana cara pemecahannya, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa dengan membuat sistem informasi ini, pengguna dapat memproses dan memperoleh informasi lebih cepat, tepat dan efisien sehingga mutu pelayanan dan informasi dari sistem penggajian ini dapat ditingkatkan. Maka sesuai dengan tuntutan pengembangan pada Sistem Penggajian Karyawan di Toserba Vienna yang semakin baik, dan mencapai tujuan yang sesuai dengan yang diharapkan perlu dilakukan suatu penanganan kegiatan pemrosesan sistem penggajian karyawan. Sudah saatnya dibutuhkan suatu sistem manajemen yang baik terutama pada pemrosesan dan penyajian informasi yang cepat, tepat dan benar. Kecepatan dan ketepatan dalam penyajian keputusan. Dalam penelitian ini, tahap-tahap dari SDLC yang digunakan adalah analisa kebutuhan sistem dan informasi, desain konseptual, dan desain fisik. 1.
Analisa Kebutuhan Sistem dan Informasi Dari analisa terhadap sistem berjalan ditemukan beberapa kekurangan, seperti :
a.
Informasi yang dibutuhkan tidak dapat tersedia secara cepat dan tepat.
b.
Tidak ada media penyimpanan data yang terintegrasi, sehingga menyulitkan pencarian data.
c.
Rentannya keamanan data.
d.
Sistem belum dapat menghasilkan laporan karyawan dan absensi Dari hasil wawancara dengan pihak Keuangan perusahaan,
maka dapat ditentukan kebutuhan sistem dan informasi sebagai berikut : a.
Tersedianya informasi secara cepat dan tepat, sehingga dapat mempercepat dan mengurangi kesalahan pada proses kinerja perusahaan.
b.
Pembuatan laporan secara cepat dan akurat sehingga dapat menunjang proses evaluasi
c.
Tersedianya sarana input data yang memadai untuk menghasilkan laporan yang akurat.
d.
Diperlukan perubahan pada beberapa prosedur yang sekarang diterapkan untuk menerapkan sistem informasi penggajian yang terkomputerisasi.
2.
Pada tahap desain konseptual, hal yang dilakukan adalah membuat diagram arus data atas proses penggajian karyawan. Dalam penelitian ini proses penggajian karyawan dibagi menjadi 6
prosedur, yaitu login, rekam data, rekap uang lembur, rekap tunjangan, rekap gaji, dan laporan. 3.
Pada tahap desain fisik, hal yang dilakukan adalah mendesain output, database, input, dan pengendalian input. Dari desai n output dihasilkan laporan karyawan, absensi, gaji, dan formulir SPT PPh 21 Tahunan. Dari desain database dihasilkan tabel-tabel yang nantinya akan digunakan untuk menyimpan dan mengolah data. Dari desain input dihasilkan form login, input rekap karyawan, input rekap absensi, hitung uang lembur, hitung gaji dan hitung PPh 21
6.2
Saran
Guna mendukung kelancaran berjalannya sistem yang diusulkan sehingga sesuai dengan apa yang diharapkan, maka diperlukan: 1.
Peningkatan disiplin kerja Disiplin diri dari karyawan sangat membantu terlaksananya system yang baru ini, karena dengan disiplin diri setiap karyawan, maka system ini dapat berjalan dengan baik.
2.
Peningkatan pemeliharaan sistem Semua sistem akan berjalan dengan baik apabila sistem tersebut dipelihara dan dijaga dengan baik pula. Agar sistem itu berjalan sebagaimana mestinya maka
disarankan agar diadakan
pemerikasaan rutin terhadap pelaksanaan
dan
pengoperasian,
sehingga bila terjadi kesalahan yang berhubungan dengan sistem dapat segera diketahui. Upaya untuk menangani kesalahan -
kesalahan tersebut perlu diadakan evakuasi terhadap sistem yang dioperasikan secara rutin dan teratur, sehingga langkah perbaikan dan penyempurnaan dapat cepat ditentukan dan dilaksanakan. Dari hasil evaluasi juga dapat diketahui apakah sistem ini masih dapat memenuhi kebutuhan akan informasi atau tidak. 3.
Studi kelayakan Studi kelayakan diperlukan untuk mengamati hal-hal yang dapat menunjang sistem demi tercapainya suatu pendayagunaan dan pengelolaan data yang optimal.
DAFTAR PUSTAKA Chayo, Yosafat, 2008. Membuat Aplikasi Penggajian Karyawan Dengan Microsoft Visual 8.0, Yogyakarta : Penerbit ANDI
Hartono, Jogiyanto, 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Jakarta : Penerbit Indeks.
Kristanto, Andri, 2003. Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Gava Media
McLeod, Jr, Raymond, 2007. Sistem Informasi Manajemen, Edisi Kesembilan, Jakarta : Penerbit Indeks.
Tofik, Moch, 2010. Panduan Praktis Membuat Aplikasi Penggajian Dengan Microsoft Office Excel 2007 , Jakarta Selatan : Penerbit Media Kita
Lampiran A-1 Dokumen Data Karyawan
Lampiran A-2 Dokumen Rekap Absensi
Lampiran A-3 Dokumen Data Lembur
Lampiran B-1 Dokumen Laporan Gaji
Lampiran B-2 Dokumen SPT Tahunan PPh 21
Lampiran B-3 Dokumen Slip Gaji
Lampiran C-1 Form Login
Lampiran C-2 Form Karyawan
Lampiran C-3 Form Absensi
Lampiran C-4 Form Lembur
Lampiran C-5 Form Gaji
Lampiran C-6 Form PPh
Lampiran D-1 Dokumen Slip Gaji
Lampiran D-2 Dokumen Laporan Absensi
Lampiran D-3 Dokumen Laporan Gaji
Lampiran D-4 Dokumen SPT Tahunan PPh 21
Lampiran E-1 Spesifikasi File User
Tabel User
No 1
2 3
Elemen Data username
password kd_jab
Deskripsi Nama pilihan pengguna Kata kunci Kode jabatan
Tipe varchar
Panjang 6
Keterangan Primary key
varchar varchar
6 3
Foreign key
Lampiran E-2 Spesifikasi File Karyawan
Tabel Karyawan
No 1
Elemen Data nik
2 3 4 5 6 7
kd_jab kd_dep kd_pos nama Jen_kel Ttl
8 9
Pendidikan Tgl_msk
10
Tgl_berhenti
11 12 13
Status_kawin Alamat Telp
14
npwp
Deskripsi Nomor induk karyawan Kode jabatan Kode departemen Kode pos Nama karyawan Jenis kelamin Tempat tanggal lahir Pendidikan terakhir Tanggal masuk kerja Tanggal berhenti kerja Status kawin Alamat karyawan Nomer telpon karyawan Nomer pokok wajib pajak
Tipe varchar
Panjang 9
varchar varchar varchar varchar varchar
3 3 5 50 2 50
varchar Date
20 8
date
8
varchar varchar varchar
2 50 9
varchar
16
Keterangan Primary key
Foreign key Foreign key Foreign key
Lampiran E-3 Spesifikasi File Absensi
Tabel Absensi
No 1 2
Elemen Data kd_absen nik
3
hari_kerja
4
cuti
5 6 7
ijin sakit alpha
Deskripsi Kode absensi Nomor induk karyawan Jumlah absen hari kerja Jumlah cuti yang diambil Jumlah ijin Jumlah sakit Jumlah alpha
Tipe varchar varchar
Panjang 9 9
varchar
2
varchar
2
varchar varchar varchar
2 2 2
Keterangan Primary key Foreign key
Lampiran E-4 Spesifikasi File Lembur
Tabel Lembur
No 1 2
3
4
5 6
Elemen Data kd_lembur nik
Deskripsi Kode lembur Nomor induk karyawan lembur_hr_kerja Jumlah indeks lembur pada hari kerja lembur_hr_libur Jumlah indeks lembur pada haril libur tarif lembur Tarif lembur total_uang_lembur Total uang lembur diterima
Tipe varchar varchar
Panjang 9 9
varchar
3
varchar
3
varchar currency
8 8
Keterangan Primary key Foreign key
Lampiran E-5 Spesifikasi File Jabatan
Tabel Jabatan
No 1 2 3
Elemen Data Kd_jab Nama_jab tun_jab
4
tun_mkn
5
tun_transport
Deskripsi Kode jabatan Nama jabatan Tunjangan jabatan Tunjangan makan Tunjangan transport
Tipe Varchar Varchar Varchar
Panjang 3 10 8
Varchar
8
Varchar
8
Keterangan Primary Key
Lampiran E-6 Spesifikasi File Tunjangan
Tabel Tunjangan
No 1
2 3 4
5
6
7
Elemen Data kd_tun
Deskripsi Kode tunjangan kd_jab Kode jabatan kd_absen Kode absen total_tun_jab Total tunjangan jabatan total_tun_mkn Total tunjangan makan total_tun_transport Total tunjangan transport total_tunjangan Total tunjangan diterima
Tipe Varchar
Panjang 3
Keterangan Primary Key
Varchar varchar currency
3 9 8
Foreign key Foreign key
currency
8
currency
8
currency
8
Lampiran E-7 Spesifikasi File PTKP
Tabel PTKP
No 1
Elemen Data kd_ptkp
2
nik
3
jmlh_ptkp
Deskripsi Kode penghasilan tidak kena pajak Nomor induk karyawan Jumlah penghasilan tidak kena pajak
Tipe Varchar
Panjang 4
Keterangan Primary Key
varchar
9
Foreign key
Varchar
10
Lampiran E-8 Spesifikasi File PKP
Tabel PKP
No 1
Elemen Data Kd_pkp
2
batas_pkp
3
tarif
Deskripsi Kode penghasilan kena pajak Batas jumlah penghasilan kena pajak Tarif pkp dalam persen
Tipe Varchar
Panjang 4
Varchar
10
Varchar
2
Keterangan Primary Key
Lampiran E-9 Spesifikasi File Gaji
Tabel Gaji
No 1 2
Elemen Data kd_gaji nik
3 4 5 6 7
kd_tun kd_lembur kd_potong ga_pok gaji_bruto
8
gaji_netto
Deskripsi Kode gaji Nomor induk karyawan Kode tunjangan Kode lembur Kode potong Gaji pokok Jumlah Gaji kotor Jumlah Gaji bersih
Tipe Varchar Varchar
Panjang 9 9
Keterangan Primary Key Foreign Key
varchar varchar Varchar Varchar Varchar
9 9 9 8 8
Foreign Key Foreign Key Foreign Key
Varchar
8
Lampiran E-10 Spesifikasi File PPh
Tabel PPh
No 1 2
3 4
5
6 7 8 9
10
11 12 13 14
Elemen Data kd_pph nik
Deskripsi Kode pph Nomor induk karyawan kd_gaji Kode gaji kd_ptkp Kode penghasilan tidak kena pajak kd_pkp Kode penghasilan kena pajak gaji_bruto_setahun Jumlah gaji kotor setahun biaya_jabatan Biaya jabatan gaji_netto_setahun Jumlah gaji netto setahun total_ptkp Total penghasilan tidak kena pajak total_pkp Total penghasilan kena pajak tarif 5 % Tarif pkp 5 % tarif 15 % Tarif pkp 15% pph_setahun Jumlah pph setahun pph_sebulan Jumlah pph sebulan
Tipe Varchar Varchar
Panjang 9 9
Keterangan Primary Key Foreign Key
Varchar Varchar
9 4
Foreign Key Foreign Key
Varchar
4
Foreign Key
Currency
10
Currency Currency
10 10
Currency
10
Currency
10
Currency Currency Currency
10 10 10
Currency
10
Lampiran E-11 Spesifikasi File Potongan
Tabel Potongan
No 1 2
Elemen Data kd_potong nik
3 4
kd_pph Asuransi
5
Pot_pinjaman
6 7
pph_sebulan Total_potongan
Deskripsi Kode potongan Nama departemen Kode pph Potongan asuransi kesehatan Potongan pinjaman Potongan pph Total potongan
Tipe Varchar Varchar
Panjang 9 9
Keterangan Primary Key Foreign Key
Varchar Currency
9 10
Foreign Key
Currency
10
Currency Currency
10 10
Lampiran E-12 Spesifikasi File Departemen
Tabel Departemen
No 1 2
Elemen Data Kd_dep Nama_dep
Deskripsi Kode departemen Nama departemen
Tipe Varchar Varchar
Panjang 3 10
Keterangan Primary Key
Lampiran E-13 Spesifikasi File Pos
Tabel Pos
No 1 2 3
4
Elemen Data Kd_pos kota kecamatan
kelurahan
Deskripsi Kode pos Nama kota Nama kecamatan Nama kelurahan
Tipe Varchar Varchar Varchar
Panjang 5 50 50
Varchar
50
Keterangan Primary Key
Lampiran F-1 Bagan Terstruktur Proses Login
Buka File User Do While Not EOF Do Input Read Username, Password, Jabatan End Input Do Cari Seek Jabatan If Found ( ) Tampilkan Hasil Login Sesuai Jabatan Else Tampilkan Hasil Login Gagal End Cari End While
Lampiran F-2 Bagan Terstruktur Proses Rekam Data
BEGIN Buka File Karyawan, POS, Jabatan, Departe Display Form Karyawan Do While! EOF ( ) Masuk Data Karyawan While Rekam Data Karyawan ke File Karyawan End Do END
Lampiran F-3 Bagan Terstruktur Proses Rekam Data Absensi
BEGIN Buka File Absensi Display Form Absensi Do While! EOF ( ) Masuk Data Absensi While Rekam Data Absensi ke File Absensi End Do END
Lampiran F-4 Bagan Terstruktur Proses Rekam Data Lembur
BEGIN Buka File Lembur Display Form Lembur Do While! EOF ( ) Masuk Data Lembur While Rekam Data Lemburke File Lembur End Do END
Lampiran F-5 Bagan Terstruktur Proses Hitung Uang Lembur
BEGIN Buka File lembur, absensi Display Form lembur Do While! EOF ( ) Hitung Uang Lembur While Rekam Data Uang Lembur ke File lembur End Do END
Lampiran F-6 Bagan Terstruktur Proses Hitung Tunjangan
BEGIN Buka File tunjangan, jabatan, absen Display Form Tunjangan Do While! EOF ( ) Hitung Tunjangan While Rekam Data Tunjangan ke File Tunjangan End Do END
