SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI MADRASAH ALIYAH NEGERI BINJAI
Mursyidah Noviyani Fakultas matematika dan ilmu pengetahuan pengetahuan alamUniversitas sumatera utara Jl. Dr. T. Mansur No. 9 Medan Abstrak Tugas akhir ini bertujuan membangun sebuah sistem informasi yang berbasis Windows seperti Microsoft Visual Basic sebagai alat mengolah database. Sistem perancangan dalam pembuatan Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai ini dikembangkan dengan menggunakan beberapa software yakni Visual Basic 6.0, Crystal Report. Dengan menggunakan Visual Basic 6.0 maka pengerjaan tugas akhir akan lebih cepat dan mudah. Adapun tabel -tabel yang dipakai dalam pembuatan Sistem Informasi Kepegawaian Madrasah Aliyah Negeri Binjai, tabel admin. Semua tabel ini nantinya digunakan untuk menampung data-data yang diperlukan dalam Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai.Dengan adanya aplikasi penggajian pegawai dapat lebih mudah dalam proses pegolahan data secara cepat dan efisien. Sebelum adanya aplikasi ini, pegawai bingung dalam proses pegolahan data yang memegang peranan dalam proses penggajian pegawai ini juga mengalami kesulitan, dikarenakan adanya keterlambatan dalam proses pengolahan data penggajian pegawai.Hasil dari perancangan sistem dengan program aplikasi diharapkan dapat membuat Sistem Informasi Penggajian Pegawai lebih akurat berdasarkan data yang dimasukkan ke sistem t ersebut. Kata Kunci
: Sistem informasi, penggajian
1. Pendahuluan Informasi merupakan salah satu kebutuhan di dalam suatu instansi, perusahaan, organisasi, lembaga serta lingkungan yang berada di luar sistem. Informasi dianggap sangat penting karena dengan adanya informasi dapat menambah pengetahuan, mengurangi ketidakpastian dan resiko kegagalan serta dapat membantu para pemimpin dalam mengambil suatu kesimpulan dan keputusan yang efektif dan efisien. Salah satu informasi yang penting dari suatu perusahaan ataupun instansi pemerintah adalah tentang kepegawaiannya yang terkait dengan apa saja yang termasuk dalam melengkapi data pegawai tersebut. Mulai dari Pangkat dan Jabatan, Cuti, penggajian dan lain-lain. Sistem Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai adalah cara baru dalam pengolahan data penggajian pegawai. sistem penggajian ini merupakan dasar dan konsekuen logis dari perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Karena dahulunya memakai Microsoft Excel memiliki kelemahan dalam hal waktu yang diperlukan cukup lama pada proses penginputan data.
2. Maksud dan Tujuan Maksud peningkatan serta pengembangan sistem pengolahan data penggajian Madrasah Aliyah Negeri adalah menghimpun dan merangkai ketergantungan data dari setiap bagian
Tujuan pembuatan aplikasi ini adalah : 1. Mengontrol Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai. 2. Mempercepat dalam pencarian sistem penggajian pegawai .
3. Membangun aplikasi yang sesuai guna mendukung kemajuan, yang dapat mempermudah dalam membuat dokumentasi Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai.
3. Batasan Masalah Sistem Informasi Penggajian Pegawai ini memiliki cakupan yang luas, seperti gaji pokok, tunjangan keluarga, tunjangan jabatan, tunjangan beras, potongan, lembur, dan lain-lain. Untuk itu penulis melakukan pembatasan masalah hanya pada gaji pokok, tunjangan keluarga, tunjangan jabatan dan tunjangan beras.
4. Metode Penelitian
Metode penelitian adalah cara atau teknik yang sistematis untuk mengerjakan atau menyelesaikan sesuatu. Adapun metodologi penelitian yang digunakan penulis untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang terjadi diatas adalah: 1. Studi Lapangan Merupakan metode yang dilakukan oleh penulis secara l angsung ke lapangan yang merupakan sumber data yang diperoleh sesuai dengan kebutuhan yang digunakan. 2. Wawancara Pengumpulan data dengan wawancara ini digunakan untuk meyakinkan bahwa data yang diperoleh benar-benar akurat. 3. Studi Kepustakaan Mengunakan buku-buku yang berhubungan dengan tujuan penulis yang dapat membantu menyelesaikan masalah yang dapat dipakai sebagai landasan t eori..
5. Analisis Sistem Untuk memulai membangun suatu program yang berupa aplikasi mengenai Madrasah Aliyah Negeri Binjai, penulis terlebih dahulu merencanakan alur kerja berdasarkan kebutuhan dari user yang akan menggunakan aplikasi yang akan dibuat. Berdasarkan dari pengamatan penulis mengenai analisis sistem yang berjalan mengenai Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai ini adalah belum efisien dan juga membutuhkan waktu dalam penginputan data, kemungkinan adanya laporan sistem penggajian yang tidak efisien dan membutuhkan waktu yang lama, dikarenakan proses penggajian ini sangat lambat dan sangat manual maka penulis mencoba merancang sebuah Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai untuk memberikan informasi yang komputerisasi dan dapat mempercepat pekerjaan dalam pencariannya.
Perancangan sistem merupakan upaya perusahaan untuk memulai memiliki sistem baik yang lama maupun untuk memiliki sistem yang baru. Perancangan sistem dilakukan setelah mendapat gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Dengan adanya aplikasi Penggajian ini nantinya para pegawai tidak lagi direpotkan dengan semua yang berhubungan dengan masalah penggajian Madrasah Aliyah Negeri Binjai. Agar lebih mudah untuk memahaminya, maka penulis membuat perancangan sistem dalam Tugas Akhir ini. Metode perancangan sistem yang penulis lakukan didalam penyusunan Tugas Akhir ini terdiri dari Perancangan Data Flow Diagram (DFD), Perancangan Normalisasi dan Database serta Perancangan. Output adalah informasi yang dikirim kepada para pengguna melalui sistem informasi lewat internet, extranet, atau world wide web (www). Beberapa data memerlukan pemrosesan yang ekstensif sebelum menjadi keluaran yang layak, data-data lainnya disimpan, dan ketika diperoleh, dianggap sebagai output dengan sedikit atau tanpa pemrosesan sama sekali. Ada 6 (enam) tujuan dari keluaran (output) yaitu : 1. Merancang output untuk tujuan khusus. 2. Membuat output bermanfaat bagi para pengguna. 3. Mengirim jumlah output yang tepat. 4. Menyediakan distribusi output yang tepat. 5. Menyediakan output tepat waktu. 6. Memilih metode output yang paling efektif. Adapun perancangan keluaran (output) yang ingin penulis perbuat adalah sebagai berikut : Bulan : 99/9999
No.
Tanggal
Slip
Penggajian
xxx
99/99/99
9999
xxxxxx
xxx
99/99/99
9999
xxx
99/99/99
9999
NIP
Pegawai
Golongan
Masa
Gaji
Tunj.
Kerja
Pokok
Anak
Xxxx
99
Rp.999
Rp.999
Rp.999
xxxxxx
Xxxx
99
Rp.999
Rp.999
Rp.999
xxxxxx
Xxxx
99
Rp.999
Rp.999
Rp.999
Gaji Total
Medan, 03 Juni 2009
Bag. Adm
Gambar 1 Rancangan Daftar Gaji Pegawai
Kualitas sistem input menentukan kualitas sistem output. Dengan berusaha membuat sistem input yang dibentuk secara bagus, penganalisis sistem menyatakan bahwa input yang buruk mengundang pertanyaan tentang kepercayaan t erhadap keseluruhan sistem. Adapun tujuan perancangan masukan (input) adalah : 1. Membuat penyelesaian input yang mudah dan efisien. 2. Menjamin input akan memenuhi tujuan yang diharapkan. 3. Menjamin penyelesaian yang tepat. 4. Membuat tampilan layar dan formulir yang menarik. 5. Membuat input yang tidak rumit. 6. Membuat tampilan layar dan formulir yang konsisten.
5.1. Perancangan File dalam Database
Dalam hal ini penulis memberikan struktur tabel database yang penulis gunakan untuk merancang sistem informasi penggajian data pegawai, antara lain sebagai berikut :
a. Tabel admin terdiri dari :
Tabel admin digunakan untuk menampung data dari admin pada aplikasi sistem penggajian Madrasah Aliyah Negeri Binjai. Berikut adalah field-field yang dibuat dalam tabel admin : Field User Password
Type Text Text
Size 25 50
Keterangan Nama Admin Password Admin
Tabel 1 Tabel Admin
b. Tabel Golongan terdiri dari :
Tabel golongan digunakan untuk menampung data pegawai sesuai dengan golongannya yang ada pada Madrasah Aliyah Negeri Binjai. Berikut adalah field field yang dibuat dalam tabel golongan :
Field Kd_gol Ms_kerja Gapok
Type Text Integer Currency
Size 5 4 8
Tabel 2 Tabel Golongan
Keterangan Kode golongan Masa kerja Gaji pokok
c. Tabel Pegawai terdiri dari :
Tabel Pegawai digunakan untuk menampung seluruh data pegawai yang meliputi, NIP, nama, Tgl Lahir, Alamat, Jenis Kelamin, Agama, dan Status dari data pegawai tersebut. Field NIP Nm_peg Tgl_lahir Almt Jenkel Agama Status
Type Text Text Text Text Text Text Text
Size 6 50 30 50 6 11 15
Keterangan Nomor induk pegawai Nama pegawai Tanggal lahir Alamat Jenis Kelamin Agama Status
Tabel 3 Tabel Pegawai
d. Tabel Gaji Pegawai
Tabel Penggajian digunakan untuk menampung seluruh gaji pegawai yang meliputi, Waktu Gaji, Gaji Pokok, Tunjangan Anak, Tunjangan Istri, Tunjangan Jabatan, Gaji Total pegawai tersebut Field Id_gaji Waktu_gaji Gapok Tunj_anak Tunj_istri Tunj_jabatan Gaji_total
Type Currency Date Currency Currency Currency Currency Currency
Size 5 8 8 6 6 8 8
Keterangan Identitas gaji Bulan / tahun gaji Gaji pokok Tunjangan anak Tunjangan istri Tunjangan jabatan Jumlah gaji total
Tabel 4 Tabel Gaji Pegawai
Didalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis melakukan perancangan awal sistem dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) sesuai dengan data hasil penelitian. Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu bagian yang menggambarkan urutan
kerja/proses secara garis besar. Dengan diagram aliran data dapat dipahami bagaimana sistem tersebut berjalan.
Bagian Keuangan
Pegawai
------------------------------------------------------------
Bagian Kepegawaian
- Data Golongan - Data Penggajian
Biodata
pegawai 0
Slip Pegawai
Sistem Informasi Penggajian Pegawai
Mengirim pegawai
Gambar 4.2.4 : Diagram Konteks Sistem Pengolahan Penggajian Kepegawaian
Bagian Kepegawaian
Pegawai Biodata Pegawai
- Data golongan - Data penggajian 1
Gaji Pegawai
Penggajian Info biodata pegawai
F1 Bagian F2 Golongan F3 Pegawai
F4 Penggajian
2 Pembuatan Laporan
- Laporan Penggajian Pegawai - Laporan Penggajian Pegawai Perbulan
PIMPINAN
Gambar 3 Diagram Konteks Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai
5.2. ERD (Entity Relationship Diagram)
Entity Relationship Diagram adalah Entity Relationship yang berisikan komponenkoponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut.
Relasi Antar Tabel Id_gaji
Pegawai
NIP
NIP Nm_peg Tgl_lahir Almt Jenkel Agama Kd_golongan Kd_jabatan Status Pendidikan TMT
Gaji Pegawai menerima
Total_gaji
Id_gaji Waktu_gaji Gaji pokok Tunj_anak Tunj_istri Tunj_jabatan Total_gaji
Gambar 4.2.4 Entity Relationship Diagram
5.3. Normalisasi
Merancang database merupakan sebagian hal yang penting pada tahap desain sistem yaitu pada desain sistem secara terinci/detil. Database yang baik dibentuk melalui teknik normalisasi.
Adapun tahap-tahap dalam melakukan normalisasi adalah sebagai berikut : 1. Unnormalized Relation. Tahap ini yang dilakukan adalah Repeating Group, untuk menjadi first normal form/1 Nf (pada tiap perpotongan kolom dan baris harus terdapat data value). 2. Normalized Relation (First Normal Form/1Nf) Pada tahap ini yang dilakukan adalah Remove Partial Dependencies, untuk menjadi second normal form/2Nf. 3. Second Normal Form (2Nf). Pada tahap ini yang dilakukan adalah Remove Transtitive Dependencies, untuk menjadi third normal form/3Nf. 4. Third Normal Form (3Nf). Pada tahap ini yang dilakukan adalah Remove Remaining Anomalies Resulting From Functional Dependencies untuk menjadi normal BCNF (bila setiap atribut determinant merupakan candidat key). 5. Boyce-Codd Normal Form (BCNF) Pada tahap ini yang dilakukan adalah Remove Multivalued Dependencies untuk menjadi forth normal form/4Nf. 6. Fourth Normal Form (4Nf.) Pada tahap ini yang dilakukan adalah Removing Remaining Anomalies untuk menjadi fifth normal form/5Nf. 7. Fifth Normal Form (5Nf). Pada tahap ini yang dilakukan adalah menghindari terjadinya Join Dependent (relasi yang telah pecah/dibagi tidak dapat dikembalikan lagi).
Perancangan komunikasi data adalah suatu sistem bagi kebanyakan pengguna. Bagaimana bagus atau buruknya rancangan, komunikasi data tersebut menjadi gambaran dari sistem yang akan dirancang.
Tujuan dirancangnya komunikasi data ini adalah : 1. Menyesuaikan komunikasi data sesuai dengan tugasnya. 2. Mengefisienkan komunikasi data. 3. Memberikan arus balik yang tepat antara komunikasi data dengan pengguna. 4. Membangkitkan pertanyaan-pertanyaan mengenai komunikasi data yang dapat dimanfaatkan. 5. Memperbaiki produktivitas dari pengetahuan pegawai.
Pada tahap analisis, komunikasi data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. 5.4 Flowchart Sistem
Adapun flowchart untuk perancangan output administrator yaitu :
Buka Halaman Admin
Input User & Password
Status = Admin
Tampilan Admin
Cancel
Login Nama & Pass Anda Salah
Gambar 3.3 flowchart login admin
Selanjutnya adalah, flowchart untuk perancangan output Halaman Utama yaitu : Halaman Utama
Pilih Link yang ada
File
Laporan
Pencarian Laporan tdk ditemukan
Gambar 3.4 flowchart Halaman Utama
Pengertian dan Tujuan Implementasi Sistem
Implementasi sistem adalah langkah-langkah atau prosedur-prosedur yang dilakukan dalam menyelesaikan desain sistem yang telah disetujui, untuk menginstal, menguji dan memulai sistem baru atau sistem yang diperbaiki.
Adapun tujuan dari implementasi sistem ini adalah sebagai berikut: 1. Menyelesaikan desain sistem yang telah disetujui sebelumnya. 2. Memastikan bahwa pemakai (user) dapat mengoperasikan sistem baru 3. Menguji apakah sistem baru tersebut sesuai dengan pemkai. 4. Memastikan bahwa konversi ke sistem baru berjalan yaitu dengan membuat rencana, mengontrol dan melakukan instalasi baru secara benar.
6. Kesimpulan
Dalam penulisan Tugas Akhir ini telah diuraikan bagaimana perancangan sistem Penggajian Pegawai pada Madrasah Aliyah Negeri Binjai. Maka dapat penulis simpulkan : 1. Dengan dilakukannya pemakaian sistem informasi yang tepat terutama dalam mengatasi masalah gaji pegawai maka hasil yang akan diperoleh dalam menangani masalah tersebut akan jauh lebih cepat. 2. Sistem Informasi Penggajian Pegawai ini mudah dikarenakan ada proses pengupdatean (edit, hapus, keluar) data yang diperlukan secara cepat, khususnya pada peng-updatean penggajian pegawai.
7. DAFTAR PUSTAKA
Alam, M. Agus J. 2000. Manajemen Database dengan Microsoft Visual Basic Versi 6.0. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.
Al-Bahra
bin
Ladjamuddin.
B,
2004.
Konsep
Sistem
Basis
Data
dan
Implementasinya., Graha Ilmu, Yogyakarta.
Leong, Marlon. 2006. Dari Programmer untuk Programer Visual Basic. Yogyakarta : Andi Yogyakarta.
Everest,Gordon C., 1986. Database Management,McGraw-Hill Book Company, New York.
Korth, Henry F. dan Abraham Silberschatz, 1986. Database System Concepts, McGraw-Hill, Inc., New York.
Mahyuzir, Tavri D. 2003. Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.
Tim Divisi Penelitian dan Pengembangan MADCOMS. 2005. Pemrograman Visual Basic 6.0. Yogyakarta : Andi Yogyakarta.
