OUTSOURCING EN LOGISTICA DE SERVICIOS DE BODEGAJE
LUIS FELIPE OSORIO DIAZ
UNIVERSIDAD DE LA SABANA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS ADMINISTRACIÓN DE INSTITUCIONES DE SERVICIO SANTAFÉ DE BOGOTÁ 2006
OUTSOURCING EN LOGISTICA DE SERVICIOS DE BODEGAJE
LUIS FELIPE OSORIO DIAZ
TRABAJO DE GRADO Director JAIRO OSORIO
UNIVERSIDAD DE LA SABANA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS ADMINISTRACIÓN DE INSTITUCIONES DE SERVICIO SANTAFÉ DE BOGOTÁ 2006
TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ____________________________________________________________ 8 I.
DISEÑO INVESTIGATIVO ________________________________________________ 10 1.1.
JUSTIFICACION ___________________________________________________ 10
1.2. OBJETIVOS ______________________________________________________ 12 1.2.1. OBJETIVO GENERAL_____________________________________________ 12 1.2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS ________________________________________ 12 1.3.
PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN ____________________________________ 13
1.4.
SURGIMIENTO DE LA IDEA _________________________________________ 13
II.
OUTSOURCING _____________________________________________________ 14 2.1.
HISTORIA ________________________________________________________ 14
2.2.
DEFINICIÓN. ______________________________________________________ 19
2.3.
VENTAJAS DEL OUTSOURCING _____________________________________ 22
2.4. NUEVAS ALTERNATIVAS. __________________________________________ 24 2.4.1. OUTSOURCING DE REDES _______________________________________ 24 2.4.2. OUTSOURCING EN DATOS Y APLICACIONES ________________________ 26 2.4.3. OUTSOURCING INFORMATICO ____________________________________ 26 2.4.4. OUTSOURCING DE RECURSOS HUMANOS __________________________ 26 2.4.5. OUTSOURCING DE HEADHUNTERS (CAZADORES DE TALENTOS)______ 27 2.4.6. OUTOSOURCING LOGISTICOS ____________________________________ 28 2.4.7. OUTSOURCING EN SERVICIOS GENERALES ________________________ 29 III.
LOGÍSTICA _________________________________________________________ 30 3.1.
HISTORIA ________________________________________________________ 30
3.2.
DEFINICIÓN ______________________________________________________ 33
3.3.
PRINCIPIOS DE LA LOGÍSTICA ______________________________________ 34
3.4. CADENA LOGÍSTICA, SU OPERACIÓN Y SU INTEGRACIÓN ______________ 35 3.4.1. CADENA DE VALOR _____________________________________________ 36 3.4.2. CADENA DE ABASTECIMIENTO ____________________________________ 38 3.4.3. CADENA DE SUMINISTRO ________________________________________ 39 3.5.
USOS____________________________________________________________ 42
3.6.
FORMAS DE UTILIZACIÓN EN LAS EMPRESAS ________________________ 43
3.7.
DETALLE COSTOS LOGÍSTICOS _____________________________________ 46
IV.
ASPECTOS GENERALES DEL BODEGAJE (Inspección física)_______________ 48
4.1.
DEFINICIÓN DE BODEGA ___________________________________________ 48
4.2.
ORGANIZACIÓN___________________________________________________ 49
4.3.
CALIDAD DEL INVENTARIO _________________________________________ 51
4.4.
MANEJO DE LA INFORMACIÓN ______________________________________ 52
4.5.
SISTEMA DE REPOSICIÓN __________________________________________ 54
4.6.
ALMACENAMIENTO, MANIPULACIÓN Y CONSERVACIÓN________________ 56
4.7.
PROCEDIMIENTOS ESCRITOS_______________________________________ 59
4.8.
PROGRAMA DE AUTOMEJORAMIENTO _______________________________ 60
4.9.
MANEJO DE TERCEROS____________________________________________ 61
4.10.
PERSONAL _______________________________________________________ 62
3
4.11.
ENTRENAMIENTO _________________________________________________ 62
4.12.
MANERAS DE MEJORAR PRODUCTIVIDAD EN BODEGA ________________ 63
4.13.
CONTRATOS DE BODEGAJE ________________________________________ 65
4.14.
ACCIDENTES DE BODEGA__________________________________________ 66
4.15.
CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO _________________________________ 67
4.16.
PRODUCTIVIDAD EN BODEGA ______________________________________ 67
4.17.
PROMEDIOS DE CARGUE EN EQUIPOS _______________________________ 68
4.18.
COSTO DE MANEJO DE MATERIAS __________________________________ 68
4.19.
DEPRECIACIÓN PROGRAMADA PARA EQUIPOS DE BODEGA____________ 69
4.20.
CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO _________________________________ 69
4.21.
MOVIMIENTOS DE ARTÍCULOS ______________________________________ 71
4.22.
PASILLOS________________________________________________________ 71
4.23.
ESPACIOS DISPONIBLES ___________________________________________ 72
4.24.
MUELLES ________________________________________________________ 72
4.25. UTILIZACIÓN DEL CUBICAJE DE ALMACENAMIENTO ___________________ 73 4.25.1. INVENTARIO _________________________________________________ 73 4.25.2. ADMINISTRATIVAS Y GENERALES (APLICA EN CASOS DE DUEÑOS O CLIENTE). ____________________________________________________________ 77 4.26.
COSTOS LOGÍSTICOS DE BODEGAJE ________________________________ 80
4.27. SERVICIOS DE BODEGAJE _________________________________________ 80 4.27.1. PERSONAL OPERATIVO REQUERIDO PARA UN SERVICIO DE BODEGAJE 81 4.27.2. PERSONAL ADMINISTRATIVO REQUERIDO PARA UN SERVICIO DE BODEGAJE ___________________________________________________________ 85 4.27.3. JEFE DE BODEGA _____________________________________________ 87 V.
OUTSOURCING EN LOGISTICA DE SERVICOS DE BODEGAJE ________________ 90 5.1
QUE BENEFICIOS TIENE EL OUTSOURCING ___________________________ 90
5.2
COMO ES EL SISTEMA DE CONTRATACION DE OUTSOURCING? _________ 92
5.3
QUE LOGRA LA COMPAÑÍA CONTRATANTE CON EL OUTSOURCING? ____ 93
5.4
CUALES SON LOS ALCANCES DEL OUTSOURCING?___________________ 94
5.5 ESQUEMA GENERAL DE UN OUTSOURCING DE BODEGAJE ________________ 95 5.6 SERVICIOS PRESTADOS EN UN OUTSOURCING DE BODEGAJE ____________ 96 5.7
EMPRESAS QUE LO UTILIZAN_______________________________________ 98
5.8 ASPECTOS LEGALES ______________________________________________ 98 5.8.1 Necesidades Legales del Prestador de Servicios de bodegaje______________ 99 5.8.2 Contrato________________________________________________________ 99 5.8.3 Necesidades Legales del Receptor de Servicios ________________________ 99 5.9 ASPECTOS PARA ESCOGER UN OUTSOURCING _______________________ 99 5.9.1 DESARROLLE UNA ESTRATEGIA PARA EL OUTSOURCING ___________ 100 5.9.2 ANÁLISIS DE JUSTIFICACIÓN DE OUTSOURCING ___________________ 100 5.9.3 ESTABLECER UN PROCESO DE SELECCIÓN RIGUROSO PARA ELEGIR EL TERCERO ___________________________________________________________ 101 5.9.4 DEFINA CLARAMENTE SUS EXPECTATIVAS ________________________ 102 5.9.5 DESARROLLE UN BUEN CONTRATO ______________________________ 103 5.9.6 ESTABLEZCA POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CLAROS______________ 104 5.9.7 IDENTIFIQUE LOS PUNTOS DE CONFLICTO POTENCIAL______________ 105 5.9.8 COMUNIQUE EFECTIVAMENTE CON SU PARTNER __________________ 106
4
5.9.9 MIDA EL DESEMPEÑO, COMUNIQUE LOS RESULTADOS______________ 106 5.9.10 MOTIVE Y RECOMPENSE SUS PROVEEDORES ___________________ 106 5.9.11 SEA UN BUEN CLIENTE _______________________________________ 107 VI.
CONCLUSIONES ___________________________________________________ 108
VII.
BIBLIOGRAFÍA _____________________________________________________ 111
5
INDICE DE TABLAS
Tabla 1 Analogías entre los tipos de logística __________________________________________32 Tabla 2 Diferenciación Programada para Equipos de Bodega ____________________________69 Tabla 3. Tiempo gastado por áreas en logística ________________________________________77 Tabla 4. Distribución de Costos por áreas funcionales___________________________________78 Tabla 5. Perfil del Supervisor ________________________________________________________83 Tabla 6. Perfil Operario _____________________________________________________________84 Tabla 7. “Características Asistente Administrativo”______________________________________85 Tabla 8. Perfil Asistente Administrativa________________________________________________86 Tabla 9. "Autoridad para tomar decisiones y resultado de las mismas" ____________________87 Tabla 10."Perfil del Cargo Jefe De Bodega" ___________________________________________89 Tabla 11. Habilidades Jefe de Bodega ________________________________________________89
INDICE DE ILUSTRACIONES Ilustración 1 Historia de la Logística __________________________________________________32 Ilustración 2. Cadena de Valor Logística ______________________________________________37 Ilustración 3. Integración Cadena Logística ____________________________________________41 Ilustración 4. Esquema del Sistema logístico___________________________________________44 Ilustración 5. Sistema Logístico Empresarial ___________________________________________45 Ilustración 6. Detalle Costos Logísticos _______________________________________________46 Ilustración 7. Utilización Metro Cuadrado ______________________________________________57 Ilustración 8. Esquema gráfico de un Outsourcing de bodegaje___________________________97
INTRODUCCIÓN
A medida que pasa el tiempo las estrategias empresariales han empezado a enfocarse más en la importancia de la subcontratación de servicios en una organización, cabe resaltar que muchas de las empresas en la actualidad no se han dado cuenta de la importancia que este representa como un beneficio dentro del desarrollo de la actividad principal de cualquier organización. Al analizar la importancia de la planeación y la logística integral dentro de una organización, se evidencia que la mayoría de las empresas tienen problemas y aspectos relacionados con
las áreas de servicio interno,
las cuales son
núcleos fundamentales en el desarrollo de sus procesos. En el mercado internacional se ha visto una expansión impresionante del sector servicios en Colombia dándole en el primer trimestre del año 2004 un aumento significativo tanto en las graficas de empleo y de ingresos para el país con respecto a la expansión de empresas de servicios.
Las empresas pequeñas de servicios se han convertido en una buena opción para superar el drama del desempleo y una ayuda para la mejora de la economía del país. El sector servicios es uno de los más importantes en Colombia. Este sector representa un alto porcentaje (70%) de la producción de ingresos. En estos momentos en Colombia también se están exportando los servicios como opciones de mejora. Al hablar de outsourcing, se hizo referencia a la administración delegada de servicios y/o procesos en una organización; se debe ser concientes que el outsourcing y la logística en muchos aspectos van de la mano si no es en la mayoría de los aspectos en los que se relacionan, esto le da una gran importancia a estos aspectos ya que sin ellos no se podrían alcanzar las metas ni los objetivos establecidos por cualquier empresa. Planteando la situación anterior se evidencia la importancia de los avances del enfoque del outsourcing,
los cuales han logrado que en la actualidad el
concepto de tercerización, se tome en cuenta como un elemento fundamental para el cumplimiento de los procesos internos, que se presentan en las áreas logísticas y el desarrollo de la cadena de abastecimiento y suministro. Por lo tanto, con el presente trabajo se pretende realizar una investigación que permita determinar la importancia del outsourcing y la logística en una organización y lo vital de estos aspectos dentro de ella, teniendo en cuenta lo que se puede hacer con este sistema sobre un proceso determinado y sobre el desarrollo óptimo de una planeación estratégica. En esta investigación se le dará al lector unos datos claros para la toma de decisiones sobre aspectos como creación de empresa de servicios o para que una empresa tenga una opción clara sobre un proceso de tercerización delegada. Para esto se explicara el desarrollo del Outsourcing y los principales núcleos logísticos para el desarrollo operativo en cualquier organización. Luego se tendrá un análisis con respecto a la información recolectada, todo esto teniendo en cuenta lo que la información teórica recolectada puede dar como base para cumplir los objetivos de todo el proceso de investigación.
I.
1.1.
DISEÑO INVESTIGATIVO
JUSTIFICACION
En el momento de leer detalladamente esta investigación de grado la idea es que el lector tenga o cree un criterio propio y positivo con respecto a esta herramienta como es la tercerización (Outsourcing,) siendo más objetivo y poder realizar mejor una determinada toma de decisiones para su implementación y/o desarrollo.
De la misma forma que generar criterios
específicos le puede dar a una organización puntos claros sobre las ventajas y desventajas que podría conllevar un proceso como este para una empresa. Igualmente que se obtendrán datos reales para obtener y dar un conocimiento y análisis conciso con respecto al tema planteado en esta investigación. Los servicios en Colombia y en el mundo hacen más o menos de un 80 % de las oportunidades de negocios y generadoras de empleo en el mundo, lo cual hace que sea un tema de profunda importancia a tratar ya que son las herramientas tanto para la mejora de la economía y como para el despliegue adecuado de las empresas dando mas opciones de empleo y mejoras administrativas donde las empresas se podrían desenvolver mejor en sus actividades principales y dejar a terceros otros cargos los cuales requieren de mano de obra
especializada y con experiencia,
la cual es bueno que otros tengan
la
responsabilidad de desenvolverse más eficientemente. “The Outsourcing Institute, mediante una serie de estudios realizados a partir de 1991, incluidas encuestas a mas de 200 compañías en Estados Unidos, concluyo que existen
ciertas razones tácticas
y estratégicas para realizar
Outsourcing”.1 Este instituto de outsourcing se ha dedicado desde la fecha a recapitular la información sobre todo tipo de outsourcing en el mercado y es una base general para el soporte gerencial manejando las tendencias actuales que el mercado exige. Es importante la realización de esta investigación porque es un tema que proporciona información adecuada al mundo de los servicios ya que maneja un porcentaje muy alto de los negocios nacionales e internacionales, también porque a las empresas interesadas en realizar un proceso como este les puede servir como una herramienta buena para decidir si es el camino correcto para guiar su organización. Al no realizar esta investigación se privarían de conocer más a fondo del tema del Outsourcing en general y de alguna manera ver como empresas de nuestro país
desarrollan sistemas de tercerización para no involucrarse en
temas que para ellos no son su actividad central y así poderse enfocar en la parte primordial del negocio, dejando esos aspectos de apoyo y soporte en personas especializadas. Con esto sé logrará comprender: El Outsourcing como herramienta fundamental en el desarrollo administrativo y operacional de una organización, donde se fijan en aspectos relacionados con los temas donde las organizaciones no son fuertes y requieren de un desarrollo más profundo. Darle información a las empresas del porqué es bueno pensar en tercerizar servicios, ya que en el mundo globalizado de los negocios es una herramienta para crecer en sus actividades esenciales desde el punto de vista que se 1
CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ, GUIA DE CONSULTA RÀ PIDA PARA CREAR EMPRESA. Formas Novedosas de Hacer Empresa. Pagina 16. 2001.
pueden enfocar en los objetivos generales por los cuales fue creada la organización El Outsourcing se puede visualizar en medios alternativos de trabajos y tareas para
cualquier
entorno
empresarial
donde
se
enfocan
o
hay
una
especialización en determinadas áreas funcionales de las organizaciones. Por otra parte es necesario mostrar lo que estos Outsourcing hacen en las empresas y lo que pueden desarrollar dejando a los expertos apuntar sus objetivos a las partes comerciales del negocio. Es de gran importancia identificar lo que el Outsourcing hace a una compañía, ya que le puede dar a la empresa que recibe el servicio de verse beneficiada por las múltiples características que deben determinar una operación y ayudan a una toma óptima y fundamentada de decisiones. Es necesario comprender todo lo relacionado con la contratación de un Outsourcing antes de adaptarlo a una empresa, todo esto genera un conocimiento previo de lo que es y lo que hace una empresa subcontratada.
1.2.
OBJETIVOS
1.2.1. OBJETIVO GENERAL Crear una herramienta para la toma de decisiones, teniendo en cuenta la creación y desarrollo de empresas de servicios, teniendo en cuenta el Outsourcing como base fundamental de empresas que prestan servicios para un área
Logística
considerando su cadena de aprovisionamiento y
distribución.
1.2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS •
Generar una herramienta para la toma optima de decisiones sobre un Outsourcing.
•
Aspectos a considerar para escoger adecuadamente un Outsourcing.
•
Conocer más sobre los requerimientos para un proceso de Outsourcing en el área logística de una empresa, en sus procesos de recepción, 12
almacenamiento, administración del inventario y la realización de los despachos.
1.3. •
PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN ¿Cuál es la relación del Outsourcing con la cadena de valor de una organización?
•
¿En qué influye un Outsourcing en una organización?
•
¿Cuál es la relación y la diferencia entre la tercerización y el Outsourcing?
•
¿Con respecto al contrato legal que necesita una empresa para la implementación de un Outsourcing?
•
¿Cuáles son los tipos de servicios generales que pueden ser presentados en un Outsourcing?
•
¿Qué aspectos físicos se necesitan para la prestación de un Outsourcing de servicios de bodegaje?
•
¿Cuál es la relación existente o en que influye el Outsourcing con las cadenas de suministro y abastecimiento?
•
¿Qué perfiles son necesarios para un colaborador de un Outsourcing de servicios de bodegaje y servicios generales con respecto a las necesidades del cliente?
•
¿Por qué es importante el Outsourcing en el tema de la contratación?
•
¿Por qué las empresas subcontratan?
1.4.
SURGIMIENTO DE LA IDEA
Esta idea surgió para darle a conocer al lector la importancia del outsourcing de logística de servicios de bodegaje, teniendo en cuenta que es una herramienta para empresas ya constituidas y una oportunidad de negocio.
13
II. 2.1.
OUTSOURCING
HISTORIA
“La traducción al castellano del neologismo inglés outsourcing viene a ser la externalización de determinadas áreas funcionales (no sólo las informáticas). Por tanto, aplicado con carácter general, no es un concepto nuevo puesto que responde al acto mediante el cual una organización contrata a un tercero para que realice un trabajo en el que está especializado, con los objetivos de reducir costos y / o evitar a la organización la adquisición de una infraestructura propia que le permita la correcta ejecución del trabajo. El Outsourcing es una práctica que data desde el inicio de la Era Moderna. Este concepto no es nuevo en Latinoamérica, ya que muchas compañías competitivas lo realizan como una estrategia de negocio. Delegar responsabilidades y compromisos que no son inherentes a la esencia del negocio ha sido una constante en las organizaciones. Al comienzo de la era post-industrial se inicia la competencia en los mercados globales, y es entonces cuando las empresas deciden que otros asuman responsabilidades,
porque no parecía suficiente su capacidad de servicios para acompañar las estrategias de crecimiento”. 2 Aunque el concepto de Outsourcing también llamada tercerización no se conocía, si era implementado por las empresas a medida que el mercado y la competencia iban aumentando. Los procesos de Globalización obligaron a las empresas a especializarse y crecer en todo nivel. De esta manera ciertas labores internas comenzaron a ser delegadas a proveedores externos de servicios con el fin de disminuirle a las áreas que debían concentrarse en la implementación de estrategias de crecimiento. Al delegar funciones a terceros, las empresas han ido logrando la especialización y mejora en la calidad de los procesos no solo en las áreas que tienen una relación directa con el fin y la razón de ser de la empresa, sino también de las demás áreas que hacen parte de esta. Actualmente el Outsourcing es muy utilizado por las empresas esperando que se mejore la calidad tanto en los procesos como en los servicios y que se logre una reducción de costos. Pero en algunas ocasiones por tomar una decisión apresurada, sin la debida evaluación y análisis del grupo de personas o compañía de servicios y por basarse en experiencias positivas de otras empresas, ni los objetivos ni las metas se cumplen. Esto sucede en muchas ocasiones por el hecho de que estas compañías externas al no ser parte de la empresa, no sentirse parte de esta, no se comprometen lo suficiente, no asumen en un 100% la responsabilidad del trabajo encomendado y no se alinean con los objetivos de la empresa. En si el Outsourcing es dejar el trabajo a personas que se encuentras capacitadas y son especialistas en el desarrollo de actividades en las cuales no 2
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/outsourcingantonio.htm
somos muy buenos o en si no es la mayor prioridad de nuestra empresa o negocio. El Outsourcing les da a las personas especializadas en estas diferentes labores la oportunidad de crear una empresa o desenvolverse en un medio competitivo dando a conocer todas sus aptitudes y facilidades con algún tema determinado. El entregar alguna de nuestras labores o nuestros procesos a una empresa especializada, no quiere decir que no nos interese o que estamos dejando un negocio en manos de personas ajenas, el Outsourcing nos puede facilitar las cosas en el momento de enfocarnos a las actividades comerciales principales que requiera la organización. Hay momentos muy importantes donde las organizaciones no se pueden ocupar de actividades operativas las cuales pueden poner a cargo de otros, y en si es en lo que esta basada la administración en una organización y la forma adecuada de delegar tareas para el desarrollo de un bien común. Es importante establecer que el Outsourcing o tercerizaciòn (también llamada subcontratación) es una técnica innovadora de administración, que consiste en la transferencia a terceros de ciertos procesos complementarios que no forman parte del giro principal del negocio, permitiendo la concentración de los esfuerzos en las actividades esenciales a fin de obtener competitividad y resultados
tangibles.”3
El
mercado
mundialmente
se
encuentra
muy
competitivo, por esta razón es importante tener en cuenta los modelos de tercerización que nos muestran empresas independientes enfocadas en la prestación de servicios logísticos.
Hablando un poco sobre el bodegaje es
necesario tener controlado esta parte de la operación de una empresa ya que es donde pueden existir diversas fugas tanto de información como de pérdida de material importante ya que es el último proceso de cara al cliente. “Esta técnica se fundamenta en un proceso de gestión que implica cambios estructurales de la empresa en aspectos fundamentales tales como la cultura, procedimientos, sistemas, controles y tecnología cuyo objetivo es obtener
3
Ibid
16
mejores resultados concentrando todos los esfuerzos y energía de la empresa en la actividad principal.”4 En el momento de decidir un proceso de outsourcing para el servicio de bodegaje en una organización es necesario tener una buena comunicación con el prestador de servicios porque se tiene que trabajar conjuntamente y de forma alineada para que todos los procesos estén coordinados, sincronizados y comprometidos mutuamente. También se puede definir la subcontratación de servicios enfocado en que busca agilizar y economizar los procesos productivos para el cumplimiento eficiente de los objetos sociales de las instituciones, de modo que las empresas se centren en lo que le es propio. “Esta tercerización responde perfectamente al aforismo popular “zapatero a tus zapatos”, se ha venido bajo la denominación outsourcing, que significa en la práctica encontrar nuevos proveedores y nuevas formas de asegurar la entrega de materias primas, artículos, componentes y servicios.”5
En el medio
empresarial se enfocan los esfuerzos de acuerdo al equipo de trabajo que se tenga en cada organización dándole a la empresa fuentes vitales de desarrollo; por esta razón el outsourcing como prioridad en las diferentes empresas es que se dedica claramente en un área o tarea especifica, fuente para que los demás medios de ingresos progresen sin tener que enfocarse en lo que no son fuertes. Muchas empresas entienden que el “Outsourcing es la acción de acudir a una agencia exterior para operar una función que anteriormente se realizaba dentro de la compañía, la cual en definitiva contrata un servicio o producto final sin que tenga responsabilidad alguna en la administración o manejo de la prestación del servicio, la cual actúa con plena autonomía e independencia para atender diversos usuarios,”6 y esta es la parte general del enfoque primordial del outsourcing,
que en si es mas profundo y determina
características más claras y concretas de los procesos y de las áreas de 4
Ibid Ibid 6 Ibid 5
17
enfoque para crear herramientas especificas para que una empresa tome la decisión de implementar algún servicio tercerizado. La tercerización implica también fomento para la apertura de nuevas empresas con oportunidades de oferta de mano de obra, restringiendo de cierto modo el impacto social, ya que es una manera de generar empleo a través de este tipo de Pymes. “La importancia de la tercerización radica en que esta pretende concentrar los esfuerzos de la compañía en las actividades principales del giro de negocios. De esta manera se pretende otorgar mayor valor agregado para los clientes y productos,
mediante agilidad y oportunidad en el manejo de los procesos
transferidos, una reducción de los tiempos de procesamiento e inclusive, en la mayoría de los casos, una reducción de costos y de personal, así como una potencialización de los talentos humanos. “7 El outsourcing crea un compromiso y una responsabilidad en las empresas prestadoras de servicios y debe existir una confianza infinita ya que en las manos de estas se dejan cosas tan valiosas como lo son sus inventarios y otros elementos claves para el desarrollo optimo de una organización. Cuando se terceriza se tiene una ventaja muy importante la cual es que la empresa prestadora de servicio puede crear estrategias competitivas para agregar valor en el servicio a su cliente, con su participación en los procesos estándares desarrollados por la empresa contratante; por otra parte se maneja de forma independiente lo que es el recurso humano y hace que la organización contratante sea mas plana en su organigrama (Downsicing). Se debe tener en cuenta que cuando se contrata un servicio de Outsourcing el comprador de este servicio no tiene un control ni responsabilidad directa sobre el servicio que se contrata, el suplidor es quien dirige, controla y enfoca el proceso para obtener los resultados que el comprador del servicio desea, y 7
Ibid
18
bajo su responsabilidad están los resultados que se obtengan en la prestación del servicio. En este punto es importante aclarar la diferencia entre el Outsourcing y la contratación. A diferencia del Outsourcing, en la contratación, el contratista del servicio es el propietario en si del proceso, lo controla y tiene responsabilidad directa sobre el mismo. El contratista dirige al suplidor del servicio en la forma en como quiere que el trabajo sea llevado a cabo. La delegación de funciones es una de las partes claves de ser un buen administrador, y es un simple desarrollo para que cualquier organización sea grande o pequeña. Ayudándole a la organización en una reducción de gastos y poder utilizar sus recursos de forma optima. “El outsourcing es un proceso planeado de transferencia de servicios para que sean realizados por terceros, es decir, una empresa "usuaria" compra el derecho de que otra empresa realice algunas actividades por ella, quedando así las empresas asociadas y las tareas conectadas a los negocios”.8
2.2.
DEFINICIÓN.
“Es contratar y delegar a largo plazo uno o más procesos no críticos para nuestro negocio, a un proveedor más especializado que nosotros para conseguir una mayor efectividad que nos permita orientar nuestros mejores esfuerzos a las necesidades neurálgicas para el cumplimiento de una misión.”9 El objetivo principal del Outsourcing para las empresas es la reducción de gastos y el lograr enfocar sus objetivos y metas única y exclusivamente a la actividad principal para la cual fue creada. 8
CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ, GUIA DE CONSULTA RÀ PIDA PARA CREAR EMPRESA. Formas Novedosas de Hacer Empresa. Pagina 15. 2001.
9
http://www.monografias.com/trabajos3/outsourcing/outsourcing.shtml
19
Con el paso del tiempo el objetivo de la implementación de la herramienta “Outsourcing” ha cambiado. Su fin no es únicamente la reducción en costos si no el crecimiento de la empresa a todo nivel, permitiendo a cada una de las áreas que la conforman mantenerse actualizadas y competitivas, logrando así la especialización de las mismas. Por todo lo anterior el Outsourcing ofrece una solución optima a las empresas la cual se lleva a cabo a través de la contratación de personas especializadas ajenas a la compañía para que se hagan cargo de aquella parte del negocio par la cual la empresa no ha sido creada pero que sin embargo aporta valor tanto a los clientes internos como externos y se hace necesaria para el adecuado funcionamiento de la empresa. La idea es lograr también que esta área, proceso o servicio, delegada a un grupo externo de personas especializado sea ágil, optimo y mejora la calidad del servicio prestado. Es de vital importancia para una organización el cumplimiento de sus valores corporativos, su misión y su visión para esto hay que enfocar los esfuerzos a las funciones principales de la organización para poder establecer estrategias que marquen un cumplimiento adecuado de las normas y funciones de la organización. En resumidas cuentas el outsourcing es algo que en estos tiempos se esta volviendo en la herramienta principal para algunas empresas, la cual consiste en la contratación externa de algún recurso y tiene aspectos de gran valor ya que este genera reducción de algunos gastos directos, los cuales se basan en la subcontratación de algún tipo de servicio que este especializado en una tarea concreta y que no genera alteraciones en las prioridades o actividades primordiales del negocio. “Un servicio de estos busca resolver problemas funcionales y/o financieros a través de un enfoque que combina infraestructura, tecnológica y física,
20
recursos humanos y estructura financiera en un contrato definido a largo plazo. “10 El principal objetivo del outsourcing para muchas empresas era la reducción de costos. Sin embrago los
exitosos resultados
que ha dado la
implementación de esta herramienta a nivel interno y externo ha llevado a que cada vez mas las empresas busquen una mejora en diferentes aspectos: Calidad del servicio, mas tiempo para los clientes, disminución en el tiempo de entrega del producto o servicio, potencialización del talento humano, atención especializada, mayor enfoque en los objetivos principales de la empresa. Para establecer parámetros claros de lo que un outsourcing busca, voy a enfocar el tema a los servicios de bodegajes, tema principal en el que me concentraré en esta investigación, enfocándose en los problemas habituales que se pueden presentar en una bodega, los cuales son muchos, pero en si es dar un soporte responsable y serio para que la cadena de distribución de la organización o el proceso que se este realizando no interfiera con las labores que la empresa contratista designó para el enfoque de su organización. Un servicio de outsourcing también busca la calidad, lo que es algo que se ha convertido en el objetivo estratégico de muchas de las empresas que se establecen en el mercado competitivo que existe en este mundo globalizado. La calidad es algo que una empresa debe mantener en un alto nivel, de igualmente una cultura organizacional sólida y estrategias de servicio que lleven a cabo el objetivo de la satisfacción de cliente. Hay muchas personas que piensan que el outsourcing es simplemente para reducir costos pero muchas empresas han demostrado que aparte de eso les ayuda a crecer como organizaciones. “El nuevo entorno globalizado y competitivo nos obliga a enfrentarlo con una gran
dosis de creatividad e innovación, con capacidad de adaptación y
defensa de la propia identidad, así como con la utilización de la capacidad de
10
Ibíd.
21
pensar y discernir y de colaborar con posturas heterogéneas y ajenas a la propia cultura,...]” 11 La globalización ha llevado a los consumidores a ser cada vez mas exigentes en cuanto a la calidad tanto de los productos como de los servicios, lo que ha generado en las empresas una mayor competencia y una especialización en la presentación de un servicio de calidad, superando las expectativas de los cliente y satisfaciendo sus necesidades. Una empresa prestadora de servicios de outsourcing de bodegaje, sabe que las ventajas competitivas es algo muy importante si no es la característica principal para
cualquier organización es la prestación de un servicio de
calidad que es lo que el cliente exige.
2.3.
VENTAJAS DEL OUTSOURCING
“The Outsourcing Institute, mediante una serie de estudios realizados a partir de 1991, incluidas encuestas a más de 200 compañías en Estados Unidos concluyó que existen ciertas razones tácticas y estratégicas para realizar outsourcing. .”12 Tácticas: Manejar una función difícil de administrar o fuera de control, debido a que es algo que no se ha podido controlar en una organización o de pronto son temas en los que la empresa no se ha especializado y su fuerte no es este tipo de enfoques. Resolver la carencia de recursos internos, que son los que en ciertas ocasiones están siendo descuidados, y no tiene el control establecido por su misma importancia para la operación de la organización, pero en muchas
11
SILICEO AGUILAR, Alfonso. Liderazgo, Valores y Cultura Organizacional, Editorial Mc Graw Hill, Pág. 22 12 CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ, GUIA DE CONSULTA RÀ PIDA PARA CREAR EMPRESA. Formas Novedosas de Hacer Empresa. Pagina 16. 2001.
22
ocasiones estos recursos fuera de control son los que pueden influir sustancialmente en los resultados del negocio. Los costos operativos se pueden controlar y reducir porque en el momento de tener un outsourcing no se tiene que fijar por ejemplo en un aspecto como lo es la carga prestacional, pero siempre debe existir un alineamiento entre el outsourcing y la organización receptora del servicio Disminuir las inversiones de capital en recursos que sean requeridos en las áreas de servicio interno.
Estratégicas Es prioridad para las organizaciones liberar recursos para otros propósitos porque es una opción que le da más liquidez de inversión en áreas de mayor impacto para la compañía o simplemente requieren un mayor flujo de recursos ya sea para su operación o en si para mejorar. El outsourcing es una estrategia fundamental para compartir riesgos en la operación, esto es de gran importancia porque deja algún proceso o área en manos de personas especializadas que le pueden dar un mejor uso y así poder recibir una mayor rentabilidad de la empresa. Es importante tener claro el enfoque de la empresa y de esta forma acelerar los beneficios de la reingeniería, estos ayudan a ver más claramente las nuevas tendencias administrativas y enfocarse de una forma clara al proceso. En el momento de adquirir un outsourcing se puede acceder a tecnologías de clase mundial ya que estos son especialistas en el tema, pueden tener herramientas para mejorar estos proceso y los cuales se ven reflejados por diferentes tecnologías de vanguardia que se este manejando para los temas en especifico. Mejorar el enfoque de la empresa hacia el negocio:
Estas tácticas y
estrategias son ejemplos básicos de lo que puede hacer el Outsourcing en 23
una organización cualquiera; este proceso se puede empezar a desarrollar ya sea por dificultades administrativas que influyen en los determinados procesos los cuales no se pueden tener muy bien controlados o con el debido control, por eso es bueno delegar y mas si se le delega a alguien especializado en esta determinada labor así la organización se puede centrar en el núcleo fundamental de su operación. El Outsourcing puede traer para sus clientes nuevas técnicas administrativas las cuales usted como empresa no maneja y de esta forma comparte responsabilidades con un tercero especializado.
2.4.
NUEVAS ALTERNATIVAS.
El gran atractivo del outsourcing es la posibilidad que brinda a la empresa de reducir gastos y maximizar el uso de sus recursos. Hace posible que una empresa se beneficie no solamente de su propia inversión de capital en el desarrollo de productos, procesos y servicios, sino también de la que han hecho sus proveedores. En si en el mercado hay múltiples tipos de outsourcing pero es importante establecer algunos para crear una idea clara de esta diversidad de servicios.
2.4.1. OUTSOURCING DE REDES El Outsourcing de redes debe dar como respaldo a la empresa que contrata este servicio para que su estructura de comunicaciones se mantenga disponible y en una condición optima para la buena operación informática de la organización. Para adoptar un servicio de outsourcing como este la empresa que presta el servicio debe realizar exámenes previos a la red para ver como puede implementar de forma positiva el
sistema de red en la compañía y que
recursos de respaldo es necesario tener. “No todos los proyectos de outsourcing de redes son iguales, pero hay algunos aspectos claves que debe ofrecer un servicio de estos: 24
Descubrimiento y análisis del problema:
Parte de un peritaje de equipos y
programas en la red, para luego detectar los puntos neurálgicos que presentan problemas de tráfico. Verificación de necesidades del negocio: Una vez se tiene el mapa de la red y sean detectados los cuellos de botella, se analiza qué procesos claves del negocio se ven afectados con la topología actual de la red de datos. Definición de prioridades:
Consisten en crear una lista por orden de
importancia de los puntos débiles de la red que el outsourcing adecuará en primer lugar. Por ejemplo, es prioritario arreglar los equipos de red por donde circulan las bases de datos de los clientes. Fase de recomendación de soluciones: Aquí la empresa de outsourcing, de la mano
de
su
conocimiento,
experiencia
y
certificación
en
productos
especializados, hace una recomendación de qué equipos requiere la compañía para afinar la red. Ejecución: Se refiere a la parte operativa de instalación, configuración, prueba y funcionamiento de los productos que elija la compañía para adecuar su red. Monitoreo y reinicio de proceso:
Las redes cambian, aumenta el número de
usuarios, surgen nuevos requerimientos, etc. Por eso, este plan debe revisarse constantemente.”13 Los outsourcing de redes permiten a una organización influir en la mayoría de sus proceso, por esta razón es importante la colaboración de toda la organización para su útil desarrollo, además es importante establecer estrategias para el control interno y oportuna acción de las fases de recomendación de las soluciones propuestas por el outsourcing, también es necesario que exista una alineación de las funciones y tareas destacando las responsabilidades de cada uno (outsourcing y empresa que contrata). Las redes es necesario que sean monitoreadas ya que la tecnología es algo que cambia y evoluciona continuamente y se puede ver afectada de acuerdo a como cambien las necesidades del negocio.
13
Revista outsourcing edición 3, Cazadores de talentos Noviembre de 2005 – Febrero de 2006. Página 27.
25
2.4.2. OUTSOURCING EN DATOS Y APLICACIONES Cuando las empresas compiten en las áreas comerciales para la obtención de nuevos clientes, compiten en todos los términos necesarios para la obtención de estos. Cuando una empresa adquiere un outsourcing de aplicaciones estos se encargan de adaptarlos internamente y los personalizan a todos los procesos comerciales necesarios. Las empresas contratan empresas de outsourcing para que controlen algún proyecto en el desarrollo de datos y aplicaciones y esto les ahorra dinero inclusive si quisieran desarrollar o ejecutar un proyecto de estos por sus propios medios.
2.4.3. OUTSOURCING INFORMATICO Desarrollo y alquiler de Software,
alquiler y mantenimiento de equipos,
montaje de redes, desarrollo y alquiler de un sistema central computarizado, centros de respaldo para el caso de que un sistema central falle. Este tipo de servicio definitivamente es contratado por empresas cuya finalidad no es la prestación de servicios informáticos y/o la venta de productos informáticos. A pesar de que las empresas de outsourcing desarrollan muy bien todos los temas antes mencionados, no son empresas que pueden llegar a especializar de la forma en que una empresa dedicada al tema lo puede llegar hacer.
2.4.4. OUTSOURCING DE RECURSOS HUMANOS Existen empresas en la actualidad que subcontratan sus servicios de recursos humanos, es el caso de empresas multinacionales que tiene contratados a un grupo básico de sus empleados directamente con la empresa matriz en el
26
mundo,
pero que en el momento de tener más personal
lo contratan y
administran a través de un tercero. También existen empresas que
prestan servicios de Administración de
nomina, Implementan y ejecutan programas de desarrollo de personal, Capacitación, etc.
2.4.5. OUTSOURCING DE HEADHUNTERS (CAZADORES DE TALENTOS) Estos outsourcing son manejados por un número amplio de empresas que dejan esto a personal especializado en el tema de entrevistas y selección del recurso humano para acceder al mejor personal que se pueda en el medio de acuerdo a su necesidad. “La función de los headhunters, o cazadores de talentos, gente especializada en la búsqueda de empleados de alto perfil: aquellos con condiciones especiales para convertirse en lideres, capaces de dirigir el destino de una compañía o de salvarla de la quiebra. Para ello es necesario contar con un profundo conocimiento del mercadeo laboral y con la capacidad de identificar el mejor recurso para una compañía, minimizando los riesgos que representa una mala elección, de hecho se trata de un proceso tan especializado, que solo se recomienda para compañías en busca de cargos gerenciales y ejecutivos de nivel elevado. Si una firma necesita personas para contratos operativos o de nivel bajo, lo más recomendable es que no acuda a los headhunters, pues se encontrara con procedimientos demasiado costosos.”14 Para las empresas que buscan estos servicios de headhunters es en algunas ocasiones más rentable y puede ser costoso pero es mas económico conseguir este tipo de outsourcing que dedicar un área de recursos humanos para el proceso de contratar una persona para un cargo gerencial o directivo.
14
Ibid. Página 6
27
2.4.6. OUTOSOURCING LOGISTICOS
Existe en el mercado un gran número de Outsourcing logísticos que prestan diferentes servicios a las empresas y que representan la oportunidad de depositar en manos expertas la administración y el manejo eficiente y efectivo de aquellos procesos logísticos que son un fuerte apoyo a la naturaleza del negocio, permitiendo una reducción de costos y reorientando de una mejor forma todos los demás recursos internos que influyen de una forma bastante significativa en el nivel de competitividad de la empresa. Existen varios tipos de outsourcing logísticos, a continuación se nombraran algunos de ellos y en que se especializan: Outsourcing de transporte por carreteras: Responsables de la realización del transporte de mercancías por carretera, para lo que cuenta con una flota propia o subcontratada en muchos casos, quienes aseguran y responden por la carga ante el cliente. Courrier:
Este se dedica al transporte urgente de paquetes y documentos
"puerta a puerta",
nacional e internacional.
Consolida
la recogida en el
domicilio del remitente y la entrega en el domicilio del destinatario; además de que puede utilizar diferentes modos de transporte, con la finalidad de minimizar el plazo de tiempo de todo el proceso. Suelen ser muy competitivos a nivel nacional. Outsourcing de logística integral: Este es un Outsourcing que abarca el transporte, tracción, almacenamiento, servicios auxiliares del transporte, tránsito,
aduana,
funciones
de
distribución
física,
la
manutención,
fraccionamiento, etiquetado, embalaje y preparación de cargas; organización de los sistemas de información y la gestión de los flujos, llegando a operaciones de carácter comercial como la facturación,
consolidación de
cargas y otros servicios de ingeniería logística. Outsourcing en gestión de Archivos:
Estos son muy importantes en diversas
compañías que manejan mucho flujo de información física que no puede ser 28
eliminada, y deben llevar un registro claro y detallado; existen muchos tipos de estos que le ayudan a las empresas a organizar su operación fundamental y le da un detalle de ubicación utilizando la tecnología de Internet y los códigos de barras. Outsourcing de Paletización y empaque: Este tipo de outsourcing le ayudan a las empresas a la preparación y presentación de sus productos para procesos de exhibición, promoción, embalaje y despacho.
2.4.7. OUTSOURCING EN SERVICIOS GENERALES En esta área encontramos que existen empresas que prestan directamente servicios de Aseo, Vigilancia, Mensajerìa, Administración de correspondencia, Administración de Archivos, Administración de Activos fijos, Administración de vehículos, Cafetería y suministros de Alimentación
También existen otras
empresas que lo que hacen es Administrar delegadamente los diferentes contratistas que prestan los diferentes servicios descritos aquí.
29
III.
LOGÍSTICA
La logística es aspecto fundamental en las distintas etapas de la cadena de suministro y distribución de cualquier organización, dándole un enfoque fundamental en la interrelación con los sistemas de almacenamiento, administración del inventario, manipuleo y transporte. Toda la logística de una organización necesita como base fundamental de un proceso tener presente las tendencias y el impacto de los nuevos conceptos de comercialización y calidad en los servicios logísticos.
3.1.
HISTORIA
El comportamiento histórico de la Logística ha estado marcado por su aplicación y desarrollo en
los sectores estatal (militar) y empresarial,
teniendo dentro de ellos
una evolución con algunas características
importantes de mencionar:
30
En los años 50’s,
se empezó hablar
de este termino con mayor
intensidad en el campo militar, en donde se requería cada vez una mejor administración y optimización de los diferentes recursos. En el campo empresarial en las áreas en donde se inició su aplicación fue en producción. En los años 70’s, en ambos sectores surgieron conceptos de manejo de logística integrada entre diferentes áreas
(Producción – Ventas),
desarrollo de sistemas de apoyo, integración entre las diferentes áreas productivas y distribución física. En los 80’s, época caracterizada por recesión y altos niveles de inflación, fue necesario ir adquiriendo una madurez en la
logística de los
diferentes recursos, para lo que se hizo necesario tener avances tecnológicos en transporte, comunicaciones y computación. Desde los años 90’s para acá,
época
de apertura y globalización
económica, las áreas logísticas de las empresas han venido adquiriendo una mayor dimensión; la tecnología, los costos y tiempos logísticos se han vuelto más importantes, por la misma dinámica y eficiencia que cada tipo de negocio requiere. Las bodegas se han venido automatizando con mejores equipos para el manejo y flujo de materiales, implementación de códigos de barras y ayudas por radiofrecuencia. Todo esto llevando a que los productos y servicios ofrecidos estén donde el cliente cada vez en el menor tiempo posible y con la mejor calidad.
HISTORIA DE LA LOGISTICA 1950
1970
1980
•Campo Militar •Preponderancia , producción y ventas •Base Dispersa y fragmentaria
•Orígenes (Concepto logística Integrada •Desarrollo de Sistemas •Inicio Integración área productiva •Distribución física
•Madurez •Época de recesión / inflación •Avance tecnológico (transporte, comunicaciones, computador)
1990 - 2000 •Hacia la eficiencia (dinamismo) •Importancia costos totales logísticos •Dimensión área logística •Tecnología de punta •Bodegas automáticas •Énfasis servicio al cliente •Avance definitivo
Ilustración 1 Historia de la Logística
Desde la historia de la logística se ve como poco a poco se van desarrollando las técnicas óptimas para la organización de empresas y las personas con criterios
importantes
han podido darle una estructura sólida a muchas
empresas en estos días; todo esto genera estrategias y posibilidades de crear mercados mucho más competitivos
con
beneficios siempre para el
consumidor. Es interesante ver como se han mejorado las empresas y sus procesos con cada una de las etapas en la historia de la logística fortaleciendo sus áreas y sus productos. ALGUNAS ANALOGÍAS ENTRE LOS DOS TIPOS DE LOGÍSTICAS: MILITAR EMPRESARIAL CONCEPTOS EL CAMPO DE BATALLA LOGÍSTICA EMPRESARIAL Análisis de la competencia. Análisis del enemigo, Diversificación; Tácticas divide y vencerás, posición Multiproveedores, Medios de Estratégicas transporte, Plan de de ataque distribución Estructura División por ejércitos División por producto Organizacional Hombres de alto Personal de alto desempeño desempeño armas Recursos Básicos Métodos y procesos ágiles, eficaces, munición y Capital y tecnología. tecnología. Computadores radares, Computadores Internet, Sistema de telecomunicaciones, telecomunicaciones, prensa información y comunicación prensa, radio radio, Estrategia, liderazgo, Estrategia, liderazgo, recursos Claves de Éxito recursos humanos humanos. 15
Tabla 1 Analogías entre los tipos de logística 15
Ibid. Diapositiva 12.
32
Estos dos tipos de logística son muy similares y la empresarial en si esta basada y ajustada por la logística militar, que ha dado unas bases claras y estrategias estructuradas donde incluyen los recursos básicos, integrando la comunicación y los sistemas de información, para poder obtener resultados positivos y generadores de cambios en una organización.
3.2.
DEFINICIÓN
La logística es una
valiosa
herramienta gerencial que permite tener un
impacto muy importante en la rentabilidad de la organización, influyendo positiva o negativamente en compras, distribución y materiales. La logística además de su alta importancia, amplia la visión en una empresa y permite que estas maximicen sus beneficios integrando todos los aspectos de la operación, buscando cada vez costos de operación más racionales y tiempos de respuesta más oportunos para todos. En si la logística es un “Proceso de gerenciar estratégicamente el movimiento y almacenamiento de materias primas y producto terminado desde los proveedores a través de la empresa hasta el cliente (interno y externo).”16 La logística como estrategia principal para el desarrollo de las organizaciones debe tener en cuenta toda la coordinación de productos, servicios, producto terminado, materias primas, etc., es importante que se establezcan aspectos puntuales sobre la cantidad de producto, el lugar (despachos) y los costos para poder crear los momento de verdad internos en que se debe hacer la mezcla perfecta para el desarrollo optimo de la operación requerida según el área en que se enfoque la tarea a realizar. Actualmente son las empresas las que se deben adaptar a las exigencias y necesidades del mercado, no es el mercado el que se debe adaptar a lo que
16
Ibid. Diapositiva 6.
33
las empresas produzcan y ofrezcan. Por lo tanto es definitivamente el mercado quien determina el funcionamiento de las empresas y es ahí donde la logística cumple un papel fundamental en las organizaciones, planificando, organizando, controlando los flujos de mercancía e información, logrando así disminuir el tiempo de entrega al cliente final, la satisfacción total del mismo y una reducción de costos y stocks de manera sustancial.
3.3.
PRINCIPIOS DE LA LOGÍSTICA
Agrega valor de oportunidad a los productos, para poder ser competitivos en el mercado ya que las tendencias globales exigen un cambio continuo en la presentación de productos y la prestación de servicio, enfocándose en los servicios como un aliado de cualquier producto para que este sea observado en el mercado como diferenciador. Los costos logísticos son una oportunidad de incremento en las utilidades de la empresa ya que exige una estudio necesario definido desde la operación adecuada de la cadena de suministro, tanto en las materias primas como en el producto terminado para la distribución, estableciendo unos tiempos exactos para ser un aliado estratégico con sus proveedores y con los clientes en si teniendo en cuenta cual es su cliente directo. Logística es el flujo ordenado de material e información a través de la empresa, esta logística se ve reflejada en toda la operación de la empresa y si es la correcta se pueden establecer parámetros competitivos para la toma de decisiones con respecto al estado de la organización y en si generar estos datos como herramientas para la obtención de nuevos clientes y aliados comerciales. Es el equilibrio entre el costo y servicio, este debe ser identificado claramente para poder establecer cuales son los niveles de servicio en donde se encuentra la empresa según sus competencias directas en el sector y hacer una mezcla de estos dos para trabajar con estándares claros y competitivos; esto da un 34
punto claro para ver si es necesario hacer una inversión en alguna de ellas para mejorar la participación en el mercado. Toda la organización hace logística, se requiere trabajar sobre la cultura de la organización y esto le ayuda a la empresa en su operación pero es necesario implementar en cada empresa un plan estratégico, práctico y operacional para Integrar todos los procesos logísticos con el fin de hacer más eficiente la cadena de abastecimiento y distribución En el momentos que una organización se ordene es algo que puede mostrar resultados positivos con respecto a un trabajo o esquema desarrollado en una organización, al ser organizado con activos, materiales, información y demás aspectos que puede arrojar aspectos que demuestren el trabajo realizado por un gerente o un administrador en cualquier tipo de empresa. Cuando una empresa analiza y tiene establecidos correctamente los parámetros
de su logística desarrollada puede llegar a obtener muchos
aspectos positivos hablando en el tema económico. La logística incluye muchos aspectos dentro de una organización como lo es la información y el flujo que debe tener esta, ya que si no existen buenos canales de comunicación se puede ver reflejado en la toma de decisiones; existen muchos parámetros y métodos para que esta sea correcta, como lo es la tecnología que da un apoyo necesario para cualquier operación. Todas las áreas de la organización manejan algo de logística y en muchos casos no se dan cuenta, y se encuentran encasillados en procesos estratégicos que si se mezclan adecuadamente pueden mejorar y agregaran valor a la operación fundamental del negocio.
3.4.
CADENA LOGÍSTICA, SU OPERACIÓN Y SU INTEGRACIÓN
La cadena logística de una organización es el núcleo fundamental para un desarrollo adecuado, teniendo en cuenta que es por lo que muchas de las empresas tienen problemas en el mercado, todo esto se debe a que en muchos 35
casos el énfasis no es el mayor y no se manejan los parámetros ni los estándares necesarios para su funcionamiento; a continuación se podrá ver un breve conocimiento de esta cadena y en si de la operación dentro de la compañía y como se integra en algunos de los procesos fundamentales de su operación y desarrollo. 3.4.1. CADENA DE VALOR “La cadena de valor agregada proviene del campo de la microeconomía. Allí se utiliza para describir lo que ocurre en los diversos pasos que atraviesan un bien o un servicio desde la etapa de materia prima hasta la del consumo por parte del usuario final. Tradicionalmente, la microeconomía ha concebido las transacciones en el canal como transacciones a larga distancia (como en el canal convencional manejado discretamente) o jerarquías de distribución que caracterizan
la
propiedad
común
(un
sistema
de
marketing
vertical
corporativo).”17 Para obtener un resultado satisfactorio al final de cada proceso dentro de una compañía, ya sea para la producción de un producto o servicio, la empresa debe hacer una identificación de cada una de las actividades que se llevan a cabo dentro del proceso para hacer un análisis del costo – beneficio que finalmente se le esta entregando al cliente. Al hacer este análisis profundo podemos lograr identificar mayores beneficios que le podemos entregar al cliente, convirtiéndose estos beneficios en una ventaja competitiva frente de las demás empresas. El fin de la cadena de valor con respecto a lo que dice Michael Porter “técnica original con el fin de obtener una ventaja competitiva”; en un proceso o servicio puede ser algo fundamental o crucial para la toma de una decisión por parte del cliente, este cliente final puede inclinar en el ultimo momento la opción de compra y son aspectos que determinan algo que el cliente esta esperando.
17
PELTON, Lou E. STRUTTON, David. LUMPKING, James R. CANALES DE MARKETING Y DISTRIBUCIÓN COMERCIAL. Mc Graw Hill, Colombia 1999. Pagina 413.
36
En procesos de almacenamiento no se puede agregar valor al cliente porque se encuentra muy cerrado y es un proceso donde el cliente no ve lo que se desarrolla detrás de esta actividad determinada, pero se puede presentar valor en el proceso de entrega de una mercancía, el servicio post venta, el embalaje de la mercancía y la presentación del personal en el momento de entrega al cliente. Todas las actividades que pueden componer la cadena de valor agregado como podría ser desde la producción hasta las materias primas o la venta final al consumidor pueden ser desarrolladas por una misma persona (Empresa u Organización) pero de acuerdo a esta cadena de valor establecida por la organización es importante establecer cuales son las prioridades de esta y como se pueden manejar organizadamente para lograr metas y objetivos planteados en el corto y largo plazo.
Actividades relevantes que generan una actividad de costo y crean la base para la diferenciación del producto y dan una ventaja competitiva, efectuando estas actividades a un menor costo que los competidores. Infraestructura de la Empresa Dirección de Recursos Humanos
COMPRAS
Logística de Entrada
Operaciones
TECNOLOGIA
Logística de Salida
Ventas y Marketing
Servicios
ACTIVIDADES PRIMARIAS CADENA DEL VALOR Ilustración 2. Cadena de Valor Logística
Algo que le agregue valor a la organización es importante, teniendo en cuenta la relación que puede existir entre este concepto y un servicio de outsourcing de bodegaje el cual bien manejado y estructurado puedo llegar a añadir valor a cualquier proceso y en si a generar utilidades positivas porque una empresa 37
prestadora de servicios esta especializada en el servicio que usted esta exigiendo además se encargan de labores a las cuales están acostumbrados y son expertos en ellas.
3.4.2. CADENA DE ABASTECIMIENTO La cadena de abastecimiento consiste en una red de proveedores y personal adaptado para prestar el servicio de transporte, los cuales llevan productos o materias primas a los clientes o materias internamente en la compañía para proceder al almacenamiento con un orden o disposición de embalaje, conservación y adecuada manipulación. Las razones principales para manejar actividades de almacenamiento en la cadena de abastecimiento son necesarias y cumplen dentro de la organización un valor de gran importancia con respecto a la operación de cualquier organización, estas razones de almacenaje son: •
Reducción de costos de transporte
•
Reducción de costos de materiales
•
Coordinación adecuada entre abastecimiento y producción
Las decisiones que se manejen dentro de la cadena de almacenamiento para obtener resultados positivos dentro de la empresa son muy importantes para la organización y planificación del espacio necesario de bodega donde se procede a realizar la distribución necesaria. La cadena de suministro busca cada día mejorar para hacer los esquemas mas sencillos y eficientes a través de las cadenas de abastecimiento. “Realizar
provisiones
amerita
la
utilización
de
ciertas
técnicas
de
aprovisionamiento que garanticen la disponibilidad de materias primas, insumos o recursos en el momento adecuado, según la planificación del proceso de logística; antes no, debido al costo que se ocasionaría por una 38
innecesaria inmovilización de recursos; y después tampoco, para no tener que asumir los costos derivados de la carencia de un producto.”18 El aprovisionamiento es de las cosas más importantes para una organización tanto en la logística de una empresa como en el proceso de producción de ella, ya que garantiza recursos (insumos, materias primas etc.) para la producción y operación adecuada de cualquier empresa. Es de gran importancia evaluar cada uno de los procesos en la cadena de abastecimiento porque nos puede poner al tanto de los riesgos sobre la cadena de suministro y la situación financiera de este sistema. Las organizaciones o los departamentos de compras siempre deben establecer o establecen tácticas y determinan objetivos sea en el largo o corto plazo, para establecer estrategias prácticas que ayuden el área de compras en las prioridades de inversión. La cadena de abastecimiento y el servicio de bodegaje tiene una relación de gran valor en la operación de una empresa y su outsourcing porque necesitan trabajar conjuntamente teniendo en cuenta lo que la bodega maneje, ya sea materias primas o insumos o producto terminado,
para que en ningún
momento sea escaseen materiales o productos en áreas productivas,
que
finalmente puedan satisfacer las necesidades de algún cliente.
3.4.3. CADENA DE SUMINISTRO “En la actualidad, la industria se encuentra fuertemente competida y fragmentada. Con mayor frecuencia encontramos en el mercado nuevos competidores ofreciendo productos similares a menores precios, sacrificando incluso sus márgenes de utilidad. Es por eso que el preocuparnos por la cadena de suministro toma cada día más importancia, ya que en ella se origina el principal diferenciador que permitirá reducir costos operativos y dejar atrás 18
REVISTA ZONA LOGISTICA. Seguros y Control de riesgos inherentes a la gestión logística. La gestión de Compras. Edición 17. Página 22.
39
la competencia. Las exigencias de un entorno económico global han obligado a los sectores productivos a preocuparse no sólo por la fabricación de bienes, sino por la búsqueda de nuevos esquemas
que hagan más eficientes las
cadenas de abastecimiento. En los últimos tiempos, la demanda de productos ha disminuido considerablemente, por causa, en buena medida, del bajo poder adquisitivo de los mercados y la entrada de contrabando a los países de la región (América Latina). Esto ha ocasionado que el tamaño del pastel sea cada vez menor y los jugadores sigan en aumento.”19 En los outsourcing se debe tener en cuenta que existirán empresas que expondrán servicios a muy bajo costo pero esto no quiere decir que sean los mejores, hay algo de importancia en este tema ya que esta jugando con su empresa y con el futuro de miles de personas que laboran en ella y dependen de usted como gerente. Es fundamental en la cadena de suministro la reducción de costos ya que crea un punto diferenciador frente al mercado y sus competidores los cuales cada vez son más agresivos. En el mercado competitivo en el que se mueven las empresas en estos tiempos se da una gran prioridad a las empresas de servicio, más aún si consideramos prestarle mucha atención a los procesos de la empresa que manejamos o en si lo que podemos alcanzar. La cadena de suministro toma cada día más valor, esto se debe a que permite en si reducir los costos operativos y poder ser mas competitivo en el mercado actual.
19
CONTRERAS, Antonio (Consultor especialista). Estrategia de cadena de suministro en la industria de bienes de consumo. Revista Zonalogística. Edición 17. Pagina 34.
40
COMPRAS
BODEGAJE
-A quié quién y como -Qué Qué unid. Empaque -Descuentos efectivos
-Cómo almaceno -Qué Qué equipo utilizaré utilizaré -Arriendo o compro
SERV. AL CLIENTE
DISTRIBUCION
-Como entrego oportunamente -Medir satisfacció satisfacción al cliente -Reduzco tiempo de entrega
-Que medio de transp. Utilizo -Que canal de dist. Escojo -Como embalo la mercancí mercancía
Ilustración 3. Integración Cadena Logística20
La integración de la cadena logística es un tema que requiere mucho análisis ya que existe una interacción entre aspectos que una organización debe tener muy claros y organizados para el desarrollo de su operación. Las compras deben estar coordinadas para ser realizadas en el momento que se necesiten sin tener que pasar necesidades para cumplir un pedido o algún tipo de materia prima para la producción de algún producto. El servicio al cliente es algo que podemos medir con gran facilidad, nada mas simple como encuestas de satisfacción que pueden ayudar a medir el nivel de satisfacción sobre el producto o el servicio prestado por cualquier empresa. El bodegaje es algo importante en la parte logística de cualquier empresa la cual debe ser analizada constantemente porque se tiene que tener en cuenta la condición de los productos porque esto afectaría la satisfacción del cliente y es de esta forma como se relacionan estos dos aspectos.
20
LO MEJOR DE LA BIBLIOTECA DE HIGH LOGISTICS. Consultoria y formación en logística integral. Gerencia de Logística. Diapositiva 20. Primera edición
41
La distribución es algo final de la cadena logística donde involucra el bodegaje y en si aspectos claves como es la empresa con la que le voy a entregar el producto a los clientes o en si el manejo de materias primas para la producción de algún tipo de producto. Esta distribución es un valor clave porque son los que están de cara al cliente en la cadena logística. Todas las características se relacionan entre si, para poder ser claves tienen que estar bien enfocadas a la misión y visión de la organización y poder dejar claras las metas de esta para que se puedan ver los resultados, todo esto acompañado en el ultimo proceso de un servicio post-venta que ayudaría a crear la fidelidad del cliente.
3.5.
USOS
La logística en una organización es una herramienta indispensable para poder ser exitosos cumpliendo objetivos y poder gerenciar adecuadamente una empresa cualquiera que esta sea, teniendo en cuenta el producto terminado o la administración adecuada de las materias primas necesarias para la elaboración de sus productos. La logística es indispensable para agregar valor a los productos, así los productos sean buenos o malos acompañados de un buen servicio o de una operación logística adecuada van a ser exitosos. En estos momentos hay empresas que le dan un gran valor al servicio que viene acompañado
un
producto, que al mismo producto en si. Sirve para crear un incremento en las utilidades de la empresa. Estas utilidades se pueden ver representadas en dinero y en si en todo lo que es el manejo de información que en algunos casos es de vital importancia para una buena operación. La logística es indispensable para establecer los conductos de información en coordinación con los valores corporativos de cualquier organización, generando
42
una posición equilibrada entre el costo y el servicio que se presta y recibe respectivamente. Se reconoce que la logística tiene una función bien relevante en la satisfacción de los clientes y la calidad. Aparte de ser un valor agregado (Característica de la logística) o factor de rentabilidad, cuando se analiza la cadena de suministros, el transporte más rápido puede permitirle retener o aumentar la participación en el mercado, lo que actualmente buscan las organizaciones para diferenciarse de la competencia.
3.6.
FORMAS DE UTILIZACIÓN EN LAS EMPRESAS
Existen diferentes formas de interpretación de la logística en una empresa, estas técnicas cada día son más avanzadas y se esfuerzan por hacer los procesos más rápidos y eficientes. “Las técnicas actuales de gestión empresarial se esfuerzan hacia el conocimiento cada vez más crítico de los costes, en los diferentes estadios de la Producción, la Comercialización y la Distribución. Por ello se tiende a incorporar en el desarrollo profesional de la empresa un mayor grado de especialización en la gestión y la ejecución, en las distintas áreas de actividad. La Dirección presupuestaria y por objetivos aporta una motivación fundamental que exige un esfuerzo adicional de planificación y coordinación para que se produzca el máximo aprovechamiento del conjunto de las acciones, evitando que se interfieran entre sí o que se liquen algunas tareas innecesariamente.”21 Todas las acciones que son utilizadas y las cuales son necesarias para el desarrollo de una actividad correctamente enfocada para que se realice la mezcla adecuada de las herramientas que generen el óptimo resultado de las acciones expuestas.
21
FERRÁN, Juan. DISTRIBUCIÓN Y LOGÍSTICA. Ediciones Universidad de Navarra. 1996. Pagina 97.
43
“La Informática se ha convertido en eje principal de recursos de la empresa. La capacidad de tratamiento de la informática ofrece la oportunidad a todos los niveles de dirección y responsabilidad de analizar cualquier problemática así como una importante fuente de datos en formas y disposiciones múltiples que tienen un valor inestimable a la hora de tomar decisiones.”22 La tecnología es una herramienta que ayuda a que los procesos se lleven a cabo de forma ordenada y rápida lo que influye en la eficiencia de estos, existen procesos que no se podrían desarrollar sin la ayuda de algún medio tecnológico que lo soporte.
MATERIAL PROVEEDORES FABRICACION
DISTRIBUCION PRIMARIA
PLANTAS
CENTROS DE DISTRIBUCION
PLANTAS
CENTROS DE DISTRIBUCION
DISTRIBUCION SECUNDARIA
INFORMACION Ilustración 4. Esquema del Sistema logístico
El esquema de sistemas logísticos esta simbolizado para crear una mejor visualización de lo que hacen la mayoría de las empresas en su operación logística, como pueden ver hay un flujo general del material usado para finalizar en un producto terminado; por otra parte en el esquema general se puede ver que hay una cadena desde los proveedores pasando por la fabricación en las
22
Ibíd.
44
plantas, después de esto lleva a unos centros de distribución el producto terminado y de ahí a su cadena de distribución primaria y secundaria.
LOGÍSTICA DE ABASTECIMIENTO PROVEEDOR
LOGÍSTICA DE PRODUCCIÓN
ALMACÉN
DIVISIÓN COMPRAS
CENTRO DISTRIBUCIÓN
FÁBRICA
PROGRAMA DE PRODUCCIÓN
Stock M.P
PLANEAMIENTO DE ABASTECIMIENTO
LOGÍSTICA DE TRASPORTE Y DISTRIBUCIÓN
Stock P.T
PLANEAMIENTO DE LA PRODUCCIÓN
PROGRAMA DE ABASTECIMIENTO
CLIENTES
PRONÓSTICO DE VENTAS
POLÍTICA DE STOCK
CONSUMIDOR
D E C I S I Ó N
GERENCIA DE LOGÍSTICA
Ilustración 5. Sistema Logístico Empresarial
El sistema logístico empresarial es un poco diferente y reúne diferentes aspectos en comparación con el esquema general del sistema logístico, esto se debe porque en el empresarial se habla un poco más del producto terminado y todo el proceso que realiza una empresa en factores logísticos operacionales; también se muestra como existe una incorporación de las diferentes logísticas como lo son la de abastecimiento, producción y la de transporte y distribución, y en si todo lo que estas requieren para una operación óptima.
45
E J E C U C I Ó N
3.7.
DETALLE COSTOS LOGÍSTICOS
APROVISIONAMIENTO
ALMACENAMIENTO
PEDIDOS COMPRAS
ESPACIO ARRIENDO IMPUESTOS SEGUROS MTTo y REP.
TENDENCIA DE INVENTARIO COSTO OPORTUNIDAD RUPTURA DE STOCK CONTROL DE EXISTENCIAS
EMBALAJE TRANSPORTE UNITARIZACION
DISTRIBUCION
ADMINISTRACION
SALARIO PERSONAL COMUNICACIONES DOCUMENTOS
ADMINISTRACION PERSONAL FLUJOS DE INFORMACION
FLETES
Ilustración 6. Detalle Costos Logísticos23
COMPRAS O APROVISIONAMIENTO: Las órdenes de pedido en el proceso de compras son un elemento fundamental para el desarrollo de la operación logística ya que requieren de un tiempo prudente para que sean procesadas y hacer todo el proceso de alistamiento o elaboración. Las cotizaciones son necesarias en dos proceso en una empresa, la primera es para establecer como cliente cual es el producto a escoger (en términos de costos y calidad), aunque en muchas empresas los departamentos de compras exigen tres para que un pedido sea aceptado para hacer la compra; el segundo proceso para el cual se requieren las cotizaciones internamente en una empresa es para poder hacerle un seguimiento y en si ejercer una presión sobre los diferentes proveedores que cotizaron.
23
MEMORIAS SEMINARIO NACIONAL COSTOS E INDICADORES, Modulo de Costos logísticos. Bogota. Agosto de 2005.
46
ALMACENAMIENTO Existen muchas variables que hay que tener en cuenta en los costos logísticos como lo es el almacenamiento, por ejemplo, el valor del arriendo que se paga para que el funcionamiento de la bodega sea el óptimo, es necesario el control de esto porque no se puede manejar un espacio demasiado grande
o un
espacio muy pequeño al que se requiere para la operación; por eso toca evaluar los costos también porque ayudan a definir lo que
realmente se
necesita. El personal que se requiere en el servicio de almacenamiento debe ser controlado porque es fundamental que las funciones y las tareas estén bien definidas para que la operación sea realizada en un entorno general estable. La organización de procesos o todo lo relacionado con el almacenamiento y despacho de la mercancía es importante para el desarrollo de la operación logística ya que son el eje central en toda la cadena operacional logística. DISTRIBUCIÓN Requerimientos especiales por área de la organización; estos requerimientos en algunos casos por producto almacenado o siendo el caso del área comercial por algún producto en especial manejado por alguna persona o grupo de personas de la organización. El empaque se necesita para la presentación del producto y su adecuada manipulación, para que de esta forma en su transporte no se deteriore y llegue al cliente en las condiciones que el lo requiere. ADMINISTRACIÓN En la parte administrativa se requieren unos costos detallados para que toda la operación se realice adecuadamente, esta administración se encarga más de los procesos internos que se manejan con el cliente y apoyan la parte operativa, también son los encargados de manejar la parte interna y de control sobre el outsourcing,
en la parte de facturación, contabilidad y demás
información que se maneje. 47
IV.
ASPECTOS GENERALES DEL BODEGAJE (Inspección física)
Todos los temas que se manejaran en este capitulo, le dan a la investigación un breve conocimiento sobre los aspectos generales básicos que debemos considerar al momento de definir los servicios de bodegaje que requerimos de un tercero.
Que servirán de base para la
ejecución y control de un
planeación, implementación,
outsourcing logístico en
SERVICIOS
DE
BODEGAJE.
4.1.
DEFINICIÓN DE BODEGA
El bodegaje es llamado en algunas partes “el transporte a cero kilómetros por hora”.24 Es el lugar donde se almacenan de manera clasificada y organizada todos los productos que hacen parte de los diferentes inventarios de una empresa.
24
LO MEJOR DE LA BIBLIOTECA DE HIGH LOGISTICS. Consultoría y Formación en Logística Integral. Gerencia de la Logística. Diapositiva 5. Primera Edición.
La bodega es un espacio determinado donde se almacenan diferentes tipos de productos terminados o materias primas, donde en un punto son entregadas para que sean modificadas o entregadas a un consumidor final que se encuentre en relación con la operación principal de cualquier organización. Para satisfacer las necesidades de la organización que solicita un servicio de bodegaje delegando un poco las responsabilidades a un tercero especializado, es necesario cumplir unos requisitos fundamentales como: Cantidad: Es necesario establecerla para cumplir los objetivos propuestos para la cual fue creada la organización o se tomo la decisión de entregarle a un tercero esta operación; este tercero debe estar en capacidad de presentar unos resultados que ayuden a la empresa a cumplir con sus objetivos de almacenamiento.. Calidad:
Es definirle los parámetros e indicadores de calidad que debe tener
en la prestación de este servicio y la presentación de los productos (embalaje) en que deben llegar los productos al cliente. Oportunidad:
También aquí debe definirle unos estándares de tiempo y
cumplimiento para la realización de la recepción de los productos, su embalaje y despachos;
estableciéndole unos indicadores de gestión a través de los
cuales le evalúe su cumplimiento. Precio: Determina las condiciones económicas del servicio que se va a recibir, el cual debe estar alineado con las condiciones de mercado y con la estructura de costos de la empresa para este tipo de servicio.
4.2.
ORGANIZACIÓN
Todo el diseño y distribución del espacio están considerados con aspectos como lo son las “estanterías, pisos, orden y aseo”25, todas estas características 25
Ibid. Diapositiva 7.
dejan como primera impresión una buena imagen ante el cliente, que es el que decido sobre determinado contrato y es el que debe estar pendiente del desarrollo de un servicio subcontratado. El diseño y la distribución del espacio físico de una bodega es desarrollado para optimizar la operación y mejorar la utilización del espacio dentro de la bodega, teniendo claros aspectos como el diseño de la bodega, layout de la maquinaria, ubicación especifica de materiales, ubicación de manejo de materiales, estaciones de trabajo y especificación de áreas por tipo de producto. Existen en el mercado todo tipo de estanterías para agilizar la operación, por tipos de producto y por tipo de bodega, estas ayudan al proceso de almacenamiento teniendo como puntos claves la organización del inventario y maneja el fundamento de acuerdo a la operación a realizar dentro de la bodega. El almacenamiento de los materiales o productos que se manejen en cualquier organización, se debe realizar para que se obtenga la máxima reducción de la circulación interna, por lo cual se deben establecer vías o espacios adecuados para que los productos manipulados en la bodega que sean de alta rotación estén en zonas accesibles y aquellos de menor rotación en zonas distantes. La manipulación de la mercancía es parte vital de un outsourcing de bodegaje, esta manipulación se encuentra afectada por la distribución de los materiales, el grado de utilización de quipos de manipulación como lo son montacargas, gatos o grúas, y el nivel de automatización de las tareas. Los pisos de la bodega tiene que ser delimitados y necesitan estándares con respecto a la operación como: La maquinaria que se maneja en la bodega: Deben ajustarse a las especificaciones técnicas de los diferentes equipos que se utilizan dentro de la bodega (Montacargas, gatos, grúas etc.), para que operen dúctilmente y con eficiencia. 50
Los pisos también deben tener características y especificaciones ajustadas al tipo de productos que se van a manipular. También deben definidos, marcados y delineados el acceso a la bodega, estanterías, espacios de seguridad, zonas de descargue y espacios administrativos: todos estos deben estar bien delimitados para tener el control de las diferentes áreas de operación y administración. El orden y aseo dentro de la bodega debe ser establecido con mucho rigor ya que de esto depende la apariencia que tenga, en muchos casos los clientes visitan frecuentemente las bodegas para
auditorias de calificación de
proveedores, recibir muestras de productos o realizar pedidos, por esta razón debe estar siempre organizada manejando los estándares expuestos en las estrategias de calidad y servicios presentadas por la empresa. 4.3.
CALIDAD DEL INVENTARIO
Los inventarios son fundamentales en cualquier operación de bodegaje por este motivo la empresa que desarrolle este servicio tiene que tener definidos los estándares de calidad de inventarios para suministrar una información clara que ayude a las áreas involucradas en el proceso de ventas y compras, generando datos verídicos para que la operación funciones sin problemas. En otras palabras debe existir una información confiable. Es importante desarrollar unas metas claras y un plan de inventarios para que exista una relación entre ellos y así alinear un plan sistemático de recursos físicos con un objetivo de la organización. Para realizar una corrección sistemática de errores hay que clasificarlos físicamente y establecer parámetros correctivos determinando en cada uno de estos cual es su nivel de importancia y la influencia que tiene en el desarrollo de la organización, después de esto existen métodos sistemáticos para la corrección de dichos errores, y en lo posible utilizar las herramientas tecnológicas necesarias para combatir los errores que se presenten.
51
Los inventarios son parte fundamental de cualquier operación de bodegaje teniendo un estándar y teniendo en cuenta que las existencias máximas han de ser determinadas por el volumen de consumo, por las condiciones de abastecimientos y requerimientos necesarios para la operación, por las políticas de control de inventarios establecidas en contrato con la empresa prestadora de servicios y por factores económicos, financieros o de costos. Hacer un inventario exige mucho más que la cuenta de algún material o mercancía de forma física, los inventarios son necesarios para: Tener la contabilidad numérica de todos los movimientos que realiza algún tipo de mercancía sea dentro o fuera de la bodega, con el fin de tener para cada artículo una ubicación y una existencia clara en todo momento. Los inventarios físicos se efectúan en una fecha establecida donde se cuentan todas las mercancías y las referencias. Existen inventarios especiales que se hacen para confirmar algún tipo de despacho realizado establecer algún tipo de control de la mercancía y la manipulación hecha por los operarios de la bodega.
4.4.
MANEJO DE LA INFORMACIÓN
La información es una herramienta que si no es bien manejada puede causar muchas dificultades dentro y fuera de la organización, ya que es uno de los procesos para los cuales se necesita tener todo el cuidado porque dependiendo del proceso que se realice la manipulación puede ser mayor o menor o inoportuna.
A continuación están expuestas varias actividades o
etapas dentro del sistema de bodegaje que son vitales en todo lo relacionado con el manejo de la información y es indispensable exponerlo en esta forma contextual para poder entenderlo y de la misma forma aplicarlo. •
“Transacciones
•
Recepción ¾ Descargue de mercancía 52
¾ Verificación ¾ Informe de recepción ¾ identificación •
Almacenamiento ¾ Ubicación física o Aleatoria o Asignada o Combinación ¾ Toda la mercancía identificada ¾ Actualizar el sistema ¾ Conservación física de la mercancía
•
Despacho ¾ Pedido ¾ EDI ¾ IMPRESO o Surtido •
PICKING LIST
•
CAJAS COMPLETAS
•
ESTIBAS
o Descargue en el sistema •
EN BATCH
•
EN LINEA
o Entrega de mercancía ¾ Control o Tecnología o Indicadores de gestión o Inventario físico o Orden y aseo •
Indicadores
•
Grabación en línea
•
Validación
•
Integridad de documentos
53
•
Tecnología”26
La información es una herramienta que bien manejada puede ser un factor diferenciador dentro de la organización de una empresa que presta servicios de outsourcing. El recibo de mercancía o entrada de materiales, es una de las funciones principales del almacenamiento, toda la mercancía o las materias primas que se reciben en una bodega son entregadas en algún tipo de vehículo, y es necesario utilizar unos documentos de recibo para que se tenga una trazabilidad y soporte de tramite oportuno, sirva de soporte para cada una de las normas contables y de control
fiscal-legal que son requeridas para el
desarrollo normal de cualquier organización. Existe un aspecto muy importante el cual es identificar los artículos o la mercancía devuelta por los clientes y poder estructurar organizadamente el material impreso necesario para establecer un control y tomar las decisiones necesarias para satisfacer a algún tipo de cliente insatisfecho, es también importante tener cuidado con el fraude que le puedan estar haciendo a la compañía con las devoluciones que reciban. Todo tipo de material que llegue a la bodega trae información y es necesario establecer procesos de clasificación de acuerdo a su importancia o categoría, tipo de producto, riesgo que maneje, rotación (LIFO, FIFO), valor, nivel de existencia en el inventario y las compras que manejan los clientes del producto.
4.5. •
SISTEMA DE REPOSICIÓN “Punto de Reorden ¾ Máximos y mínimos
•
26
MRP
Ibid. Diapositiva 9 al 21.
54
¾ Base de datos actualizada ¾ Clasificación A,B,C”27 El punto de reorden es un nivel que le dice a la empresa cuando tiene que realizar otro pedido para no agotar existencias dejando siempre un stock de seguridad para la operación. Es necesario que exista una relación óptima entre el área de compras y la bodega porque son los que determinan estas ordenes o el punto de reorden, lógicamente existen herramientas sistemáticas que nos dicen cuando es necesario hacer un pedido con respecto al inventario que se tenga, pero hay factores externos que un sistema no puede establecer con respecto a los clientes o rotación física de productos o de producción. El MRP (Material Requirement Planning) es una herramienta que las organizaciones usan para establecer estándares de calidad en sus procesos, esta es muy importante para establecer un control fundamental en el sistema de inventarios y procesos
de abastecimiento a realizar con respecto a un
producto determinado, o a toda la línea de productos o de producción que se tenga en la empresa. La herramienta MRP es algo que ayuda a las empresas a manejar un equilibrio entre las áreas involucradas en un servicio de Bodegaje o necesitan información sobre este de acuerdo a la operación a realizar, es necesario este tipo de sistemas porque genera estándares en los procesos y hace que la organización camine en un alineamiento normal tanto de áreas como de procesos. Existen muchas tecnologías como lo pueden ser BPC’S, SCALA y SAP, que son necesarias para la operación en todas las áreas de la organización, ya que manejan diferentes tipos de procesos dentro de la organización, como lo es la producción, el área financiera y el área comercial enfocándose un poco mas 27
Ibid. Diapositiva 22.
55
también en lo relacionado con un proceso de bodegaje, esto ayuda a muchos proceso de la operación logística manejando algunos temas como inventario sistemático, producción continua o por batch, picking list, facturación a clientes, notas crédito, etc. Las herramientas anteriormente nombradas son muy valiosas y necesarias para la operación, enfocando esto a un mejor servicio de bodegaje; normalmente como se trabaja en la sede propia del cliente contratante del outsourcing
es necesario establecer y tener una capacitación de la
herramienta tecnológica que la empresa contratante maneje para que la operación sea desarrollada en unos términos adecuados. Enfocándonos un poco más en SAP, es una herramienta que de acuerdo a lo que la empresa necesite ellos ofrecen el tipo de servicio necesario para dicho proceso y se vende por paquetes de acuerdo a las necesidades de la compañía, por ejemplo CRM Customer Relationship Management, soluciones empresariales,
Supply
Chain
Management,
servicios
administrativos,
tecnología de infraestructura e integración, procesos estratégicos, agilidad empresarial y soluciones de búsqueda y entrega.
4.6.
ALMACENAMIENTO, MANIPULACIÓN Y CONSERVACIÓN
El almacenamiento de los productos debe ser establecido de acuerdo a las características de los productos a almacenar, su presentación, embalaje y manipulación requerida; para lo cual puede considerar para su definición del adecuado sistema de estantería, los siguientes tipos de almacenamiento: •
Racks con montacargas convencional o Altura 4-6 metros o Pasillo 3.5 metros
•
Racks con montacargas retráctil o Altura 6-8 metros o Pasillo 2.5 metros 56
•
Racks con montacargas trilateral o Altura 12-16 metros o Pasillo 1.5 metros
•
Racks autoportantes con transe levador o Altura 30 o mas metros o Pasillo 1 metro
El almacén también debe ser diseñado y estructurado para que tenga ciertas áreas útiles internas que se utilicen para transito interno de lo que se esta recibiendo y lo que esta próximo a despacharse, áreas para segregación de mercancías, reempaque, rotulación y etiquetado. Además debe poseer las condiciones ambientales que faciliten la conservación de la mercancía. UTILIZACIÓN DEL ESPACIO”28
TRANSELEVADORES
TRILATERALES
RETRACTIL
CONVENCIONAL
0
0.1
0.2
0.3
0.4
0.5
0.6
0.7
METROS CUADRADOS POR ESTIBA
Ilustración 7. Utilización Metro Cuadrado
La conservación de la mercancía es vital para mantener o mejorar el grado de calidad en los productos, por esta razón se requiere un cuidado especial sea el producto que sea, teniendo en cuenta la manipulación, tanto dentro de la bodega como en el transporte. Es un porcentaje alto en el mercado que 28
Ibid. Diapositiva 23 al 24.
57
determina que las mayores perdidas de mercancías o conservación de los productos o empaques son por la mala manipulación de ellos, y si desea tener un servicio de calidad (empresa prestadora del servicio de outsourcing y empresa contratante que exija calidad en procesos) en su organización exija que la presentación de los productos y los empaques sean lo menos manipulado posibles, por eso uno de los principios en el manejo de productos pide que los productos no sean manipulados mucho dentro de la bodega. En un proceso de bodegaje es
necesario
en muchos casos hacer
reempaques de los productos, por sus propias características y de acuerdo al pedido o exigencias de los clientes. Por esto es indispensable que cuando esto ocurra exista un proceso que determine el correcto empaque e identificación del producto para no crear problemas como los que se pueden generar, por ejemplo: mala codificación, errores de envío, diferencias en los inventarios, y saldos innecesarios de los mismos. La función del almacenamiento comprende las operaciones que tienen el objetivo de conservar la mercancía o las materias primas que se tienen en la bodega, estos materiales o mercancía son artículos que se manipulan dentro de la consecución de los objetivos fijados y la normal operación de una organización, pero para el almacenamiento en una bodega es indispensable tener presente la recepción, el control o verificación, clasificación, la conservación, eventual manipulación y la distribución. El almacén debe estar establecido en un lugar estratégicamente ubicado para que facilite el despacho y la entrega de los artículos a distribuidores, agentes y usuarios o clientes finales. Toda la distribución de los almacenes, el equipo de trabajo y los procedimientos de operación presentes en un outsourcing de bodegaje deben facilitar la descarga de artículos, verificación y ubicación; así mismo permitirán que la mercancía que se deba entregar se cargue y despache sin ningún inconveniente prestando un servicio de calidad.
58
4.7.
PROCEDIMIENTOS ESCRITOS
Todas las organizaciones requieren de procedimientos escritos para la realización
ordenadamente las diferentes tareas en el medio en que se
desarrolle, lo que sirve para tener un control adecuado de lo que se esta haciendo y da un control de todas las tareas. Existen varios procesos en el servicio de bodegaje donde se exigen estos procedimientos escritos como son: Recibo, Despacho, Almacenamiento, Inventario físico, Aseo, Control de plagas y Entrenamiento”29 Dentro del proceso de bodegaje se deben tener en cuenta los parámetros establecidos anteriormente ya que son los que regulan la operación de la bodega en términos generales dándole mejor control a los procesos y podrá generar altos estándares de calidad. El recibo de la mercancía debe ser de forma organizada y si es posible realizar un inventario previo al tiempo de descargue con el manifiesto de la carga, ya que puede darle un parámetro real de lo que esta recibiendo y genera una confianza de no estar
distorsionando
su inventario;
también le ayuda a
realizar mas rápidamente la operación de ubicación de este en el espacio físico disponible en la bodega. Los despachos deben ser organizados de acuerdo al destino de la mercancía, en muchos casos esta puede ser una exportación o un pedido a nivel nacional, por esta razón debe establecer lugares específicos de ubicación para hacer el alistamiento de los elementos a despachar y no mezclarlos con los productos que se despachan a nivel local y los que normalmente tienden a realizarse dentro de un proceso diario y rutinario. El almacenamiento debe ser organizado de acuerdo a los producto y la rotación que estos tienen, lógicamente teniendo en cuenta también el tipo de producto y los clientes que lo requieren, existen varios tipos de almacenamiento que 29
Ibid. Diapositiva 26. Primera edición
59
ayudan a la organización de la bodega, al control de los inventarios y al desempeño optimo de la operación. El inventario físico siempre debe coincidir con el inventario sistemático que se tenga de los productos ya que genera confiabilidad entre las personas involucradas en los procesos comerciales y de abastecimiento y en si evita que la mercancía tenga que ser remplazada inadecuadamente. El entrenamiento en una organización es fundamental, teniendo en cuenta que es vital que se desarrolle con la supervisión de la empresa que solicito el servicio de outsourcing para que se hagan valer las normas y procedimientos establecidos por esta, y así mismo se desarrollen entrenamientos dentro del outsourcing para establecer parámetros de comportamiento y reglas de juego claras para todos.
4.8.
PROGRAMA DE AUTOMEJORAMIENTO
Los programas de automejoramiento ayudan a que la organización forme personas capaces de comprometerse por completo con la empresa y sus responsabilidades diarias; para estos programas es vital manejar temas como “soporte de líderes, propietarios del sistema, metas cuantificables, reporte de incidentes, corrección de errores y satisfacción del cliente”30. En
cualquier
operación
logística
es
necesario
tener
programas
de
automejoramiento tanto con los colaboradores de la organización como la organización en si; además es importante que la empresa a la que se le presta el servicio de bodegaje haga participe a su outsourcing en todos sus programas de auto mejoramiento. Existen muchos aspectos en los cuales se puede tener un mejoramiento continuo, primero es importante destacar los cuellos de botella o los errores que se comenten,
30
establecer
cuales son esos procesos y de esta forma
Ibid. Diapositiva 27.
60
establecer reportes de incidentes y la corrección de los mismos;
todas estas
acciones se van a ver reflejadas en la satisfacción del cliente interno y externo. Para cualquier proceso de automejoramiento es indispensable la planeación de todos los procesos y controles necesarios para que el servicio de outsourcing se desarrolle sin ningún problema, para esto es bueno establecer reglas, parámetros y establecer las diferentes secciones de la operación donde no se altere de forma negativa la distribución y logística delegada de la operación establecida para un tercero.
4.9.
MANEJO DE TERCEROS
Cuando se le entrega a alguien algún tipo de proceso en la organización (outsourcing o subcontratación) es importante tener en cuenta aspectos como lo son los parámetros de selección porque de esto depende que todo se realice de la mejor forma y que este servicio realizado por un tercero sea lo más acorde y similar a la operación normal del negocio; de igual forma debe tener la calidad deseada y manejar los esquemas que se desarrollan en la empresa con sus estándares de calidad; también la empresa contratante debe hacer auditorias periódicas para controlar el servicio; todo esto va acompañado de unos costos que pueden estar un poco más controlados teniendo en cuenta que se hace con un socio estratégico dentro de la organización y con el que se dividen las responsabilidades del negocio.
De la misma forma que al outsourcing de logística de servicios de bodegaje lo miden por resultados, efectividad y calidad de servicio,
se debe medir al
tercero que desarrolle actividades para su organización para poder de esta forma establecer una sinergia y un equipo de trabajo que camine alineadamente con respecto a las metas formuladas para la prestación de servicios.
61
Si se tiene terceros en la operación de bodegaje es necesario tener monitoreados los procesos que desarrollan porque en cualquier falla van a ser las personas del outsourcing las que sufran las consecuencias, para esto que se requiere que tengan un proceso de capacitación e inducción claro con respecto a las normas y reglas de ambas partes (prestador de servicios de bodegaje y contratante).
4.10. PERSONAL El personal en un servicio de outsourcing debe ser muy bien escogido y si es posible controlar la contratación que realiza el outsourcing para poder tener un seguimiento de el tipo de personas que entran a la organización, esto porque en muchos casos ellos son la cara ante el cliente y por ello deben tener una supervisión y deben ser escogidos de acuerdo a las normas y políticas de la organización. Un buen ambiente laboral en una empresa de outsourcing, es la base con la que se desarrollan buenos proyectos y en si debe existir una sinergia con un ambiente laboral sano para las personas que rodean una organización. Una empresa de outsourcing tiene personal con el que debe llevar la misión y visión clara dentro de si para expandirla ante el cliente interno y el cliente externo. Es necesario que los haga parte de un proceso que se realiza en toda la organización. El personal del outsourcing debe ser clasificado con las mismas condiciones a que lo son las personas que contrata la empresa directamente.
4.11. ENTRENAMIENTO El entrenamiento es vital para toda la organización, pero cuando se contrata un servicio de outsourcing de bodegaje es fundamental que ellos reciban el mismo entrenamiento que las personas fijas de la compañía para poder 62
establecer parámetros claros en muchos aspectos de la operación y que se rijan por las normas y
procedimientos claros y con un flujo de información
organizado dentro de la compañía.
4.12. MANERAS DE MEJORAR PRODUCTIVIDAD EN BODEGA Existen muchas características de gran importancia para mejorar la productividad en la bodega, una de las mas importantes son las técnicas que se utilizan para almacenar los productos, donde diversas actividades se relacionan entre si, las cuales se ocupan de la ubicación de la carga donde pueda ser racionalmente conservada para que cuando el cliente la adquiera pueda disponer de ella con sus propiedades físicas originales. Todas las mercancías requieren un trato especial, por eso es necesario establecer para cada producto los mejores criterios de almacenamiento. Todos los días en el proceso de ubicación de mercancías se aprende los trucos para saber como debe ser la forma óptima de hacerlo evitando al máximo los errores, también de acuerdo al tipo de productos se aprende y la forma necesaria para que no pierdan sus propiedades y estén almacenados de la mejor forma posible. Para ser productivos en el almacenamiento es necesario: Conocer los productos y hacer su identificación lo más rápido y fácil posible, ya que esto permite agilizar los procesos de recibo, despacho picking y packing, formula clave para el desarrollo de la operación logística de bodegaje Investigación de los productos y formas prácticas para hacer la ubicación de la mercancía de acuerdo a los tipos de productos, es decir si estos son compatibles y pueden ser almacenados conjuntamente, ya que se pueden presentar accidentes
laborales que pueden perjudicar directamente la
productividad del servicio. Establecer criterios de control para la conservación de la mercancía, esto se necesita para varias características como el almacenamiento (LIFO, FIFO 63
depende del tipo de producto y su rotación), por otra parte es fundamental la ubicación en el espacio físico disponible porque debe centrarse en espacio especifico de la mercancía y para prolongar su conservación. Determinar estándares claros para conocer a fondo cuando un producto se encuentra en malas condiciones y poder darle de baja fácilmente, esto ayuda mucho en agilizar los procesos, lógicamente no es de la misma forma para todos los productos pero por esta razón es importante
establecerlos y
aplicarlos de la mejor forma posible. Crear criterios de emergencia de acuerdo a las averías de los diferentes tipos de productos, para esto se necesita una relación con las leyes ambientales y conocer también las disposiciones legales de acuerdo a los productos almacenados. Vale la pena
tener en cuenta las características de almacenamiento para
poder ser lo más productivos posibles en la operación de una bodega ya que es el corazón de la operación. Es necesario “Eliminar o combinar funciones en lo posible.”31 para poder tener definidas las responsabilidades de los operarios de la bodega,
para poder
optimizar los tiempos de ocio, también teniendo en cuenta que el talento humano puede cansarse de la rutina hay que intercambiar tareas entre los colaboradores para que esto no se produzca. Hay
que
“Asignar
a
los
artículos
mas
rotados
la
localización
de
almacenamiento mas accesible.(Almacenamiento “ABC”).”32 y poder tener en cuenta la rotación de los artículos y su localización en el espacio físico de la bodega ya que es necesario tanto por ubicación en la bodega como en la facilidad para el despacho de pedidos.
31 32
MORA. Luis Anibal. LO MEJOR DE LA BIBLIOTECA DE HIGH LOGISTICS Página 4 Ibid.
64
La rutina puede prestarse para el mal funcionamiento de una bodega, por esta razón hay que mezclar tanto a las personas como a las tareas creando equipos equilibrados de trabajo. “Balancear las actividades de despacho a través de todo la bodega, equilibrando cargas de trabajo.”33 “Establecer pedidos en batch (consolidados) con el fin de reducir el tiempo de recogida.”34 Para la consolidación de una mercancía es normalmente identificada desde las horas de la mañana para que en la tarde el operario no tenga que gastar mas horas de las establecidas consolidando los productos para un determinado despacho;
normalmente los pedidos que salen de la
ciudad o del país son consolidados para que no se presten inconvenientes con la empresa transportadora o en si los productos se extravíen o se dañen en el transporte. “Seleccione la mejor mezcla combinando las necesidades de equipo para los requerimientos del sistema de despacho.”35 Para el sistema de despacho se debe tener en cuenta factores de importancia como lo son la seguridad del despacho de productos, personas requeridas para la operación, manipulación de la mercancía (este proceso es importante para que no exista perdidas de mercancía, la mala manipulación y evitar el daños en el control del inventario) y por ultimo el manejo de los equipos los cuales deben ser los óptimos para la manipulación de la mercancía y en si el manejo adecuado del personal con los equipos requeridos.
4.13. CONTRATOS DE BODEGAJE “En muchas situaciones, los contratos con terceros comienzan con un comprador quién realmente no sabe lo que quiere y un vendedor quién no esta seguro de lo que prometió.”36
33
Ibid. Ibid. 35 Ibid. 36 Ibid. Página 5. 34
65
Con respecto a los contratos de bodegaje hay varios aspectos con los que se debe tener mucho cuidado, a continuación estarán expuestos algunos de estos. Es indispensable establecer las responsabilidades
del contratista y del
prestador de servicios para saber claramente en que parte de la operación del negocio están sus funciones y hasta que punto deben llegar, esto ayuda a tener un control adecuado de la operación, por otra parte se necesita tener en cuenta en que parte de la operación se combinan estas responsabilidades. En los contratos de bodegaje se deben establecer todos los términos en cuanto a duración, renovación y terminación del contrato para la prestación de dicho servicio de bodegaje; de igual forma especificar de acuerdo a las tareas el numero de personas necesarias o establecidas para la prestación del servicio y en si múltiples características adicionales que hacen que se lleve a cabo el outsourcing de bodegaje como lo son transporte, incrementos anuales y costos de almacenamiento detallados entre otros.
4.14. ACCIDENTES DE BODEGA “Los accidentes ocupacionales en la industria cuesta cuarenta billones de dólares al año, en cuanto de ese costo es atribuible al ambiente de la bodega.”37 Para que esto no se presente hay que tener en cuenta: Es necesario que existan labores compartidas y equidad entre las mismas, que permita definir claramente todos los procesos, como por ejemplo, las personas que van a estar de cara al cliente, manejo de los inventarios, despachos, embalaje, distribución interna y externa de la mercancía; todo esto son procesos que equilibran la labor dentro de la bodega, generan satisfacción en el personal y estabilidad laboral, estimulan el trabajo en equipo y evitan fatigas en cargos que puedan llegar a generar accidentes. 37
Ibid.
66
En todas las empresas deben existir condiciones económicas justas para los colaboradores o el equipo de trabajo con el que se cuenta, si esto no sucede no se van a ver reflejados en la productividad ya que el personal no estará motivado con el cumplimiento de sus responsabilidades. También debe darse entrenamiento para
la manipulación segura de los
productos y equipos, así como también las precauciones que deben tener con el desarrollo de actividades que generan mayor riesgo al realizarlas.
4.15. CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO “El almacenamiento de gran volumen en estanterías puede solamente ser utilizado entre un 75 y 80% del total de la capacidad.”38 La capacidad de
almacenamiento de mejor uso para una correcta
determinación de la capacidad para almacenar productos en una bodega que utilice o no estanterías es LA POSICION DE ESTIBA.
4.16. PRODUCTIVIDAD EN BODEGA “La manera más sencilla de contribuir al mejoramiento de la productividad en la bodega es la reducción del viaje, se gana mucho usando transportadores o bandas para eliminar el tiempo de traslado de mercancía, otra manera es colocar los productos que más rotan cerca a la zona de despacho, los viajes representan el 80% de todo el tiempo que se gaste en la operación de despachos.”39 A parte de esto hay varias características que pueden ser muy productivas en un servicio de bodegaje como: Tiempos en cargue y descargue de vehículos, tiempos en preparación, alistamiento y despacho de pedidos a clientes.
38 39
Ibid. Ibid.
67
4.17. PROMEDIOS DE CARGUE EN EQUIPOS Los promedios de cargue son establecidos para definir
parámetros de
rendimiento tanto humano como la capacidad de rendimiento de los equipos y el transporte que se esta utilizando, tomando así las mejores decisiones en cuestión de rendimiento operativo. •
“Estibador manual 10/20 estibas/hora
•
Estibador eléctrico 20/40 estibas/hora
•
Montacargas 30/60 estibas/hora
•
Transportador (bandas) 250/400 cajas/hora”40
En muchos casos no se puede establecer unos parámetros fijos del tiempo de cargue y en que equipo se realice, lo importante en esto es que el personal de la bodega que los maneja tenga mucho cuidado y lo sepa hacer para evitar daños o perdidas de materias primas o productos, también es necesario que se use la lógica para el uso adecuado de los equipos dependiendo del material que se va a cargar ya que de pronto se puede hacer de una forma mas fácil con otro equipo o necesitaría de pronto menos personas, este aspecto esta muy relacionado al recurso humano que se tenga en la operación.
4.18. COSTO DE MANEJO DE MATERIAS “Estos costos son en función del volumen físico del producto que se mueve o almacena y no tiene relación con el valor o función de la mercancía.”41 Existen elementos que se manejan en una bodega o que maneja la empresa contratante las cuales tienen un proceso específico o vencimiento, por esta razón es importante el trabajo conjunto con el prestador del servicio porque de esta forma se dejen parámetros claros de responsabilidades y se puede determinar lo que es el entrenamiento el manejo de diversos productos, para
40 41
Ibid. Página 6. Ibid.
68
que haya una rotación adecuada, más aún cuando se tengan productos con vencimiento.
4.19. DEPRECIACIÓN PROGRAMADA PARA EQUIPOS DE BODEGA
42
Tabla 2 Diferenciación Programada para Equipos de Bodega
Con respecto a cada uno de los equipos utilizados para el desarrollo de la operación, su depreciación es de acuerdo a normas y parámetros fiscales establecida por el estado. Así como también según la vida útil que le quede a cada equipo.
4.20. CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO “Una bodega deberá tener ocupada su capacidad de almacenamiento en un 85% a 90%, cualquier valor que este sobrepasando este promedio comienza a tener un efecto negativo en la productividad, como daños y errores, cualquier valor por debajo indica que se tiene más espacio del que realmente se necesita, se estima que la productividad decrece en un 25%.”43 Estos indicadores hay que tenerlos muy en cuenta para el desarrollo de una empresa de servicios de bodegaje ya que se puede perder el control de ella y en si buscar siempre la maximización del espacio. Cuando la capacidad de almacenamiento sobrepasa los
limites normales
entran a presentarse variables negativas que pueden estar afectando el 42 43
Ibid. Ibid.
69
proceso para el cual fue destinado el Outsourcing en logística de servicios de bodegaje,
porque se pueden presentar retrasos en los pedidos, accidentes
laborales por pasillos obstruidos, insatisfacción del cliente interno y externo, dificultad en el despacho de pedidos, conflictos de espacio por el “pull out” de la mercancía, problemas de inventario que genera perdida de productos por el incumplimiento de las responsabilidades establecidas; todos estos factores anteriormente descritos pueden llevar a la perdida del contrato por el incumplimiento de las responsabilidades. La capacidad de almacenamiento esta muy relacionada a las formas de almacenamiento ya que existen varias de estas para obtener la organización requerida, por ejemplo: Esta el almacenamiento fijo que consiste en que cada uno de los artículos o mercancías debe tener una ubicación fija de acuerdo al tipo de producto, esta ubicación permite que se tenga claro y genere una recordación fácil para acceder a este producto y no tener que estar pendiente de un sistema que le de la ubicación y de pronto demorarse un poco mas en el momento de una emergencia. Existe el almacenamiento al azar que la verdad no es muy recomendado ya que puede llegar a ser confuso y generar problemas; hay algo bueno de este tipo de almacenamiento y es que nos permite utilizar mas espacios que de pronto no se utilizan con otro tipo de almacenamiento, pero es necesario tener claros y muy detallados los registros de ubicación respecto a la localización de los productos; este tipo de almacenamiento puede llegar a ser necesario y efectivo cuando se maneja carga de gran volumen y de forma unitaria, lógicamente siempre hay que tener en cuenta el tipo de producto. Aparte de los dos anteriores existen muchos que se diferencian como por ejemplo la división por tipo de mercancía, o por artículos de diferente clase (importancia, valor, seguridad, vencimientos, etc.), o simplemente por la rotación que tengan en el mercado. El almacenamiento puede ser de acuerdo a
70
sus características físicas o del espacio disponible, de esta misma forma es su ubicación.
4.21. MOVIMIENTOS DE ARTÍCULOS “Más del 50% de los artículos representan el 18.5% del
inventario de los
productos y menos del 50% de los artículos solo representan el 1,5% de los movimientos en bodega.”44 Entre menos movimientos dentro de la bodega se realicen, mejor va a ser la operación que realice la empresa prestadora de un outsourcing de bodegaje, ya que permite un mejor control de los productos de más baja rotación y facilita la operación principal en la que se encuentra ubicada la empresa. Con respecto a los movimientos de los inventarios, existe lo que puede ser una unificación de mercancía donde existen algunas que son manejadas en grandes cantidades y tienen ventajas para estandarizar sus piezas unitarias. Lo que se busca es crear una unidad mas apropiada para lo que es la ubicación y poder tener la menor manipulación posible de la mercancía, de igual forma es necesario de acuerdo a las metas de aprovisionamiento.
4.22. PASILLOS “Nunca tenga un pasillo contra la pared, cada pasillo debería tener acceso por ambos lados del pasillo para una mayor productividad.”45 Los pasillos en una bodega
deben estar diseñados de acuerdo al tipo de
productos que se almacenen, al tipo de estantería que se tiene características de los equipos con que se
van a manipular. Los
y a las tipos de
montacargas requeridos normalmente son los que determinan el ancho que deben tener los pasillos.
44 45
Ibid. Página 7. Ibid. Página 3.
71
4.23. ESPACIOS DISPONIBLES “En una bodega típica, el 40% del espacio es dedicado a pasillos, muelles y transito (operación) y el 60% restante para almacenamiento.”46 Este debe ser el porcentaje adecuado para que la operación se realice sin ningún inconveniente debido a que se pueden tener problemas por: Tipos de productos, Tamaño de sus empaques, Seguridad, Aseo de las instalaciones, Riesgos de contaminación física y visual. Las estanterías son elementos que ayudan a la operación logística, estos son muy conocidos y utilizados en las operaciones de bodegaje, porque ayudan a almacenar productos tanto paletizados como no palatizados. La instalación de estas debe ser a cargo de personal experto en el tema ya que son los que se encargan de medir cual es la estantería necesaria con respecto al tipo de carga (peso, volumen, etc.), tipo de equipos y condiciones de almacenamiento
4.24. MUELLES “Debería haber al menos un muelle por cada 10.000 pies cuadrados de bodega.”47 En muchos casos la empresa prestadora del servicio no puede exigir muchas de estas condiciones para la prestación de servicios ya que un contrato de estos se podría desarrollar en las bodegas de los clientes o en las bodegas alquiladas por el cliente o por la empresa que contrate el servicio de bodegaje. Puede existir una figura donde se realice el servicio de bodegaje en las bodegas del prestador del servicio,
pero esta empresa debe tener mucha
liquidez o muchos contratos para determinar activos de tan alto valor.
46 47
Ibid. Página 7. Ibid.
72
4.25. UTILIZACIÓN DEL CUBICAJE DE ALMACENAMIENTO “Solamente el 25% al 30% del cubicaje (Mt3) de la bodega se puede utilizar para el almacenamiento efectivo, el restante 70-75% se dedica en pasillos, muelles, espacios entre estiba y el techo, estibas almacenada a medias, etc.”48 Las bodegas manejan estándares para ser más productivos en la utilización del espacio efectivo y real de almacenamiento,
como la relación de estiba
(Posición)
4.25.1.
INVENTARIO
INVENTARIO VS NIVELES DE SERVICIO “Sí su nivel de servicio esta en 96% y usted tiene 5 millones de dólares en inventario y usted desea estar en un 100% de nivel de servicio (técnicamente imposible) usted debe doblar su inventario a 10 millones.”49 Se debe controlar el inventario de acuerdo a la rotación de este con respecto a los clientes que tiene la compañía y sus productos que exige el mercado; a razón por las que las bodegas habitualmente conocen los productos que piden los clientes, mas o menos con que frecuencia y es ahí cuando la bodega sabe que acuerdos establecer con compras para un aprovisionamiento adecuado. Por otra parte el área comercial de la organización debe estar muy involucrada en este proceso porque son ellos los que ofrecen y muestran el producto que se debe mantener en inventario para abastecer al cliente y además tenga buena rotación. COSTO DE MANEJO DE INVENTARIO “El costo del inventario a veces constituye el 30% de los costos logísticos”50:
48 49
Ibid. Ibid. Página 8.
73
El costo del dinero influye en la utilización y el manejo de los inventarios en cualquier organización;
por eso es importante la rotación de cualquier
inventario para ser productivos y rentables. El costo del espacio para el almacenamiento depende del tipo de contrato o negocio que se estableció desde un principio con la empresa de outsourcing a manejar la bodega, en algunos casos este depende de la empresa que va a recibir el servicio, pero también depende del respaldo o el tamaño de empresa de la que presta el servicio. Normalmente por esto se define un costo variable por posición de estiba o un costo fijo por área total fija determinada así se ocupe o no en su totalidad. La empresa prestadora de servicio hace un cargo o establece unas tarifas con la empresa que contrató el servicio estableciendo tarifas fijas con respecto a los cargos de manejo de acuerdo al volumen realizado, el cual puede cobrarse por una de estas o una combinación de las siguientes: por kilo de producto recibido o despachado, por estiba recibida y almacenada,
o por pedido
despachado. Los robos y daños se manejan de acuerdo al nivel de responsabilidad que tenga el prestador del servicio sobre la ocurrencia del hecho en su momento, por ejemplo: si la mercancía es robada o dañada en el termino antes de llegar a la bodega, si la mercancía es robada o sufre daños en la bodega o en el servicio de transporte prestado por esta cuando se despacha hacia el cliente. Estas responsabilidades deben quedar muy bien definidas contractualmente. El costo financiero por la rotación y depreciación por obsolescencia del producto tienen un alto impacto en la estructura de costos de una organización, de allí la importancia de su rotación, planeación y el control adecuado; así como elegir el método adecuado para su valoración. Debe existir una buena comunicación y retroalimentación entre las áreas involucradas en su planeación.
50
Ibid. Página 8.
74
Métodos para valorar el inventario: •
“FIFO First Ins, First Out
•
LIFO Last Ins, First Out
•
WAC Weighted Average Cost. (Costo promedio del peso)”51
De acuerdo al tipo de mercancía es importante tener en cuenta los métodos para valorar los inventarios, evaluar a cual de estos tres se ajusta más el tipo de producto. Este método le corresponde definirlo al propietario del inventario, para lo cual también debe considerar la conveniencia de tipo fiscal. A la empresa prestadora del Outsourcing de bodegaje le que si le compete es para un adecuado control físico utilizar el método FIFO, el cual le garantiza una adecuada rotación, ubicación y manipulación física del inventario. LEYES DE INVENTARIO “Ley No 1: El inventario tiende a expandirse en el espacio disponible Ley No 2: Es más fácil construir una bodega mas grande para Almacenamiento que reducir el tamaño del inventario y mantenerlo en su tamaño apropiado.”52 Con respecto a la ley 1, siempre en cualquier operación los inventarios tienden a expandirse con respecto al espacio que hay disponible, esto que quiere decir, que si tenemos espacio disponible en la bodega el inventario se va ir desplegando de su ubicación natural para estar en un espacio mas amplio y abierto, esto económicamente no es bueno pues no se optimiza el espacio y el costo fijo por unidad realmente almacenada se aumenta. Existen varias razones para afirmar la ley 2: Cuando se reduce el tamaño del inventario se tiende a no satisfacer a los clientes con algunos productos. Sin inventario la operación no es la misma y puede tender a disminuir. 51 52
Ibid. Ibid.
75
Es importante establecer lógicamente que no siempre hay que ampliar el espacio de almacenaje para ser mas productivos en el tema de inventarios, porque esto se puede retomar desde el principio de la operación donde se debe calcular el espacio necesario, ya si la organización crece mucho seria necesario el cambio de bodega o nuevas estrategias de almacenaje para darle al espacio que se tiene nuevas formas de aprovechamiento. INVENTARIO VS RENTABILIDAD “En la mayoría de las compañías: •
El 25% del inventario va perdiendo costo de oportunidad.
•
25% del inventario genera rentabilidad, pero es tan bajo que no cubre los costos de capital requerido para financiar los activos.
•
35% puede estar en el punto de equilibrio.
•
20% representan los que realmente significan ganancia”53
En una operación de bodegaje es fundamental el control de los inventarios ya que estos son agentes generadores de la rentabilidad que la empresa esta adquiriendo. Es de gran importancia en una operación de bodegaje tener un buen contacto o relación con la empresa a la que se le presta el servicio debido a que tiene que exponer al área comercial todas las opciones de productos con cantidades y referencias para que estos puedan dar una
oferta confiable a los clientes
interesados en una compra. Por otra parte si tenemos esta relaciones claras con el área comercial y con el área de compras sabremos cuales son los productos necesarios o faltantes de acuerdo al consumo o el historial de ventas,
o rotación de determinado producto y que no llegue al punto de
agotamiento porque podría ser una amenaza para la perdida fija de un cliente, que en el momento de pedir un producto y al no tenerlo ira directamente a los
53
Ibid. Página 9.
76
brazos de la competencia para suplir esa necesidad y estaríamos prestando un mal servicio tanto el servicio de bodegaje como la empresa que contrata.
4.25.2.
ADMINISTRATIVAS Y GENERALES (APLICA EN CASOS DE
DUEÑOS O CLIENTE). COMPRAS CON DESCUENTO Existen proveedores que establecen políticas de descuento por volumen de compras o por la fecha de adquisición, las cuales son recomendables se evalué la conveniencia o no de obtenerla, para obtener una ganancia financiera. Es importante establecer las políticas de compras dando a conocer internamente los diferentes parámetros de compras, los que deben ser tenidos en cuenta dentro de su proceso de planificación de los productos, en el desarrollo de algún producto nuevo o en una actividad en la organización. Es necesario también
poder
tener
un poder de negociación frente a los
proveedores ya que son los que permiten el desarrollo adecuado de la operación en cualquier organización. TIEMPO GASTADO POR ÁREAS EN LOGÍSTICA
Tabla 3. Tiempo gastado por áreas en logística54
54
Ibid. Página 10.
77
El tiempo usado en actividades logísticas
por
cada una de las funciones
requeridas en cualquier tipo de organización, proyecto o desarrollo de una tarea,
es
funciones
necesario que proporcione
un equilibrio para cumplir con las
estipuladas por cada área funcional;
actividades cambian se hace necesario
modificar
pero cuando ciertas su porcentaje
de
participación interno porque puede llegar a requerir un mayor o menor tiempo de dedicación dentro de su función. DISTRIBUCIÓN DE COSTOS POR ÁREAS FUNCIONALES
55
Tabla 4. Distribución de Costos por áreas funcionales
Según el porcentaje vemos la importancia que podría tener el costo de cada actividad logística en el desarrollo de una operación comercial; lógicamente que al
existir fallas en algunas
de estas actividades hace que varié su
porcentaje, requiriendo de un análisis y ajuste para que su estructura de costos no se vea afectada negativamente. Para lograrlo debe involucrar a su operador logístico. NIVELES DE ERROR “Una persona eficiente en la entrada de datos, cometerá un error cada 300 entradas, usando lector de barras incurre en un error cada 3 millones de entradas.”56
55 56
Ibid. Ibid. Página 11.
78
Los errores son normales y típicos en cualquier tipo de trabajo, pero hay formas de reducir y controlar los errores típicos que se presentan: Sin importar que los procesos sean manuales o se tengan ayudas tecnológicas de debe tener unos programas claros de inducción, reinducción entrenamiento no solo para su organización interna,
y
sino también para el
personal del tercero contratado para su operación logística, buscando siempre que esta operación se realice de la mejor forma posible; si este entrenamiento no es bien desarrollado es posible que los flujos de información no se realicen adecuadamente y que los procesos tengan fugas. Cuando se
establecen horarios claros
para el desarrollo
de actividades
diarias de rutina, las personas tiene la posibilidad de hacerlas más ordenadamente y con un menor riesgo de generar errores. También sirve para disminuir el nivel de errores el definir los trabajos operativos y de mayor esfuerzo a personas que tiene la habilidad adecuada o que estén bajo la supervisión necesaria mientras encuentra el punto de estabilidad adecuado para desarrollarlo solo. REGLA DE PARETO “El 20% de su actividad le representa el 80% de su trabajo generalmente, por ejemplo, usted comprará el 80% de sus mercancías clientes.”57 Pocos vitales, muchos triviales
57
Ibid.
79
para el 20% de sus
4.26. COSTOS LOGÍSTICOS DE BODEGAJE Las operaciones logísticas se encuentran agrupadas en cinco procesos: Planeaciòn y gestión del inventario, Gestión del suministro, Almacenamiento, Procesamiento de pedidos y Servicio al cliente, Transporte y distribución. Los costos logísticos de bodegaje se encuentran entre si muy relacionados y se ven afectados dependiendo de las decisiones tomadas por alguien dentro de alguno de estos procesos.
4.27.
SERVICIOS DE BODEGAJE
Los servicios de bodegaje requeridos deben quedar claramente definidos, con sus niveles de responsabilidad y estableciendo los indicadores de gestión que servirán de base para evaluar su cumplimiento. REQUERIMIENTOS GENERALES PARA UN SERVICIO DE BODEGAJE Características: Personal calificado y entrenado con respecto a los requerimientos exigidos por el empleador directo y por la empresa contratante del outsourcing. Maquinaria adecuada:
cuando se habla de maquinaria también se habla de
una estructura de equipos y tecnología necesaria para el desarrollo óptimo de la operación propuesta. Existen muchos equipos y maquinarias necesarios para la operación en una bodega como son; montacargas, gatos, estanterías, escaleras, zunchos, grapas, cosedoras industriales y en si herramientas múltiples. Para una oficina normal de una bodega y para que la operación se realice normalmente es necesario computadores, impresoras, teléfonos, fax, radio teléfonos, equipos de telefonía celular, lectores de códigos y diversos artículos de oficina.
80
4.27.1.
PERSONAL OPERATIVO REQUERIDO PARA UN SERVICIO
DE BODEGAJE
Las características más comunes para cada uno de los cargos tipo y a continuación descritas son fundamentales para la labor que se realiza en un servicio de bodegaje; estas deben de considerarse para la reclusión de este personal quienes son los
que están
de cara con la red de distribución y
normalmente con el cliente externo e interno del contrato que se presta. “Características Supervisor o Ingreso al sistema de los siguientes documentos : o Entrada de materiales importados
Confirmación traspasos recibidos
Traspaso ínter bodegas
o Planificar conjuntamente con el Supervisor operativo las rutas de los despachos
locales.
o Solicitud transporte para despachos a otras ciudades o Hacer
oportunamente
todos
los
procesos
de facturación
requeridos para el oportuno despacho de todos los pedidos. o Manejo spool e impresora o Atención a clientes, secretarias y vendedoras o Atención a clientes para ventas de contado o Apoyar al Supervisor Operativo en la medida que así sea requerido. o Reemplazar al Jefe de Bodega en su ausencia o Apoyar la labor de los inventarios selectivos y en su aclaración de las diferencias. o Apoyar la revisión física de importaciones y remesas cuando así sea requerido. o Velar por el bienestar laboral y el buen ambiente en la bodega.
81
Características Operario o Recepción de productos de plantas, clientes y otras bodegas. o Separación de productos para despacho a clientes y otras bodegas. o Velar por óptima ubicación, rotulación, marcación, organización y rotación de productos en la Bodega. o Control de los diferentes productos almacenados en la Bodega, mediante los inventarios selectivos. o Responder por el adecuado uso y mantenimiento de equipos y herramientas de trabajo o Cumplir y Respetar las normas de seguridad de la Compañía o Aceptar todas las normas y procedimientos de la Compañía y Bodega o Apoyar al resto del personal en funciones donde sea necesario o Velar por el mantenimiento y organización de estibas o Velar por el aseo y organización de la bodega. o Responder por el manejo y mantenimiento del montacargas asignado. o Tener identificados y controlados los productos de lento movimiento y fuera de especificaciones.”58 “Perfil Supervisor SUPERVISOR BODEGA
Nombre Persona:
A continuación se compara la formación básica, los conocimientos, experiencia y habilidades definidas en el perfil del cargo para un desarrollo normal del cargo. FORMACION BASICA BACHILLER ESTUDIOS SUPERIORES INTERMEDIOS 20% HABILIDAD GERENCIAL TRABAJO EN EQUIPO 58
OSORIO DIAZ,Luis Felipe
82
ADMINISTARCION TIEMPO LIDERAZGO 20% CONOCIMIENTO ESPECIF. ALMACENAMIENTO LOGISTICA / DESPACHOS ISO 9000 / CODIGO DE BARRAS SISTEMAS P.C MANEJO MONTACARGAS SUPERVISION PERSONAL SEGURIDAD INDUSTRIAL Y OCUPACIONAL MANEJO REPORTES Y ESTADISTICAS ARCHIVO DOCUMENTACION 25% HABILIDAD INTERPERSONAL COMUNICACIÓN ORAL ESCRITA LEALTAD HONESTIDAD RESPONSABILIDAD 15% EXPERIENCIA PREVIA DOS AÑOS EN CARGO SIMILAR 20% OTROS
Tabla 5. Perfil del Supervisor
Para cada uno de las personas que desempeñan este cargo se les debe realizar esta evaluación y calificación de su perfil, definiendo para cada elemento: C: Cumple el requisito establecido. E: Empírico – evaluado D: No cumple el requisito evaluado.
83
“Operario OPERARIO BODEGA
Nombre Persona:
A continuación compare la formación básica, los conocimientos, experiencia y habilidades definidas en el perfil del cargo para un desarrollo normal del cargo. FORMACIÓN BÁSICA BACHILLER 20% HABILIDAD GERENCIAL TRABAJO EN EQUIPO ADMINISTARCION TIEMPO 20% CONOCIMIENTO ESPECIFIFICOS ALMACENAMIENTO MANEJO BASICO SISTEMAS IDENTIFICACION MATERIAL CON BASE EN NOMENCLATURA MANEJO BASCULAS MANEJO MONTACARGAS SEGURIDAD INDUSTRIAL TRABAJO SEGURO SIN SUPERVISION 25% HABILIDAD INTERPERSONAL COMUNICACIÓN ORAL ESCRITA LEALTAD VOCACION AL APRENDIZAJE HONESTIDAD 15% EXPERIENCIA PREVIA UN AÑO EN CARGO SIMILAR 20% OTROS
Tabla 6. Perfil Operario
Para cada uno de las personas que desempeñan este cargo se les debe realizar esta evaluación y calificación de su perfil, definiendo para cada elemento: C: Cumple el requisito establecido. 84
E: Empírico – evaluado D: No cumple el requisito evaluado.
4.27.2.
PERSONAL ADMINISTRATIVO REQUERIDO PARA UN
SERVICIO DE BODEGAJE
El personal administrativo requerido para un servicio de bodegaje es fundamental ya que es el eje que coordina la operación logística y que permite que las funciones sean realizadas a cabalidad, siguiendo y haciendo cumplir por todo el personal de la bodega el manual de operación
establecido por la
empresa de outsourcing para quién presta un servicio de bodegaje. “Características Asistente Administrativo” IDENTIFICACION
DIMENSIONES
Título del Cargo: Asistente Administrativo Ocupante del Cargo: N.N Sexo : Sin importancia Superior Inmediato: Gerencia País : COLOMBIA Ciudad: BOGOTA Preparado por: Fecha: 11/03/2006
Magnitud de los resultados (anuales) Indique las cifras monetarias importantes sobre las cuales su cargo incide (equipos, costos de producción, cartera, nomina, presupuestos, valor de inventarios, etc.).
PROPOSITO GENERAL – FUNCION BASICA Resuma el propósito básico del cargo. La RAZÓN DE SER en términos de ¿Qué Hace? y ¿Para qué lo hace?. (Máximo 6 renglones). Se recomienda diligenciar este capitulo una vez se haya contestado el formulario completo Dar soporte administrativo a la gerencia en materia de elaboración de informes, atención al cliente, documentación de créditos, actualización de formatos y creación de bases de datos, correo electrónico, administración de archivos y elaboración de estadísticas. 59
Tabla 7. “Características Asistente Administrativo”
59
OSORIO DIAZ, Luis Felipe
85
“Perfil Asistente Administrativa PERFIL DEL CARGO : A continuación describa brevemente los conocimientos, experiencia y habilidades requeridos para desempeñar el cargo en condiciones normales. Conocimientos y Experiencia Formación básica Conocimientos específicos Experiencia Previa Conocimientos especializados con Tiempo de trabajo en otros puestos Conocimiento a nivel indicación del tipo y la amplitud o que se requiere con carácter previo básico, medio o superior profundidad de los mismos para desempeñar adecuadamente un que son requeridos en un puesto. 2 años campo concreto. Manejo contabilidad básica, manejo Periodo de Adaptación Tecnológico o profesional Informático en hoja electrónica, Tiempo requerido para adaptarse a la en Ciencias Sociales. procesador de palabra, Internet, correo organización y a la cultura que rodea electrónico. el puesto analizado. 6 meses Habilidades Gerencial, Manejo de Grupos de Trabajo Interpersonales Manejo de trabajo bajo presión. Facilidad de manejo de público Proactividad Leal, lógica, abierta. Facilidad de manejo de público Proactividad
ENTORNO DEL CARGO: Describa los contactos que tiene usted, por razones del cargo, con personas fuera de su área, entidades, indicando el propósito y la frecuencia (mencione los competidores, el mercado, los proveedores, los clientes etc.) ¿Con quién? Jefes Nomina de Emp. Asociadas Proveedores Bancos Entidades del Estado
¿Para qué? (propósito, ambiente de Frecuencia (Permanente, semanal, trabajo) ocasional) Obtener niveles endeudamiento
Diaria
Atender ofertas comerciales Verificar movimientos Atender requerimientos oficiales
Diaria Diaria Ocasional
ENTORNO DEL CARGO (Cont.) ¿Para qué? (propósito, ambiente de Frecuencia (Permanente, semanal, ¿Con quién? trabajo) ocasional) INTERNOS
Reportar estado de actividades y Permanente planear trabajos adicionales.
Gerente
Determinar objetivos
Semanal
Contador
Intercambiar información
Diario
Asociados Consejo Administración
Prestar asesoría Preparar información
Diario Ocasional
Tabla 8. Perfil Asistente Administrativa
Nota:
Describir
manuales,
instrucciones,
documentación oficial, etc.
86
reglamentación
vigente,
AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES Y RESULTADO DE LAS MISMAS DECISIONES QUE REQUIEREN DECISIONES TOMADAS POR LA APROBACIÓN PREVIA DE SU SÍ MISMO Y SIN CONSULTAR JEFE Inherentes al cargo que no Viajes. Anticipos, vacaciones, sobrepasen los límites de contratación de personal y autoridad y presupuesto presupuesto. establecidos en los manuales de Aprobación por la organización. Tabla 9. "Autoridad para tomar decisiones y resultado de las mismas"
4.27.3.
60
JEFE DE BODEGA
Características Jefe de Bodega Las funciones de un jefe de bodega deben ser claras y muy bien definidas porque son las que le dan a todo el proceso de bodegaje el valor que se requiere para la prestación de un servicio de calidad a la empresa que contrato el servicio Outsourcing. Es necesario aclarar que esta persona desempeña funciones administrativas y debe tener un gran conocimiento de las labores operativas que se desempeñara en el servicio de bodegaje. •
Responder por la administración general de los inventarios, bodega y toda la sede.
•
Responder por el correcto recibo, almacenamiento, rotación y despacho oportuno de los productos.
•
Coordinar el flujo normal de documentos y productos de acuerdo a los requerimientos.
•
Programar la toma de inventarios selectivos y aclarar diferencias
•
Optimizar el aprovechamiento de espacio para almacenamiento de materiales
•
Grabación de documentos, planeación de despachos y manejo de spool e impresora.
•
Atención a personal de la empresa que contrato el servicio con todo lo que requiera.
• 60
Velar por el bienestar laboral del personal a su cargo
OSORIO DIAZ, Luis Felipe
87
•
Responder por la actividades asignadas al personal a su cargo
•
Responder por el buen uso de equipos y materiales en bodega
•
Revisión y control de libros de vigilantes, monitorear las labores de vigilancia.
•
Supervisar la organización y aseo de las diferentes áreas de bodega.
•
Administrar y controlar todas las labores de mantenimiento de equipos y de la sede.
“Perfil Jefe de Bodega PERFIL DEL CARGO : A continuación describa brevemente los conocimientos, experiencia y habilidades requeridos para desempeñar el cargo en condiciones normales. Conocimientos y Experiencia Formación básica Conocimientos específicos Experiencia Previa Conocimientos especializados con Tiempo de trabajo en otros puestos Conocimiento a nivel indicación del tipo y la amplitud o que se requiere con carácter previo básico, medio o superior profundidad de los mismos para desempeñar adecuadamente un que son requeridos en un puesto. 2 años campo concreto. Manejo contabilidad básica, manejo Periodo de Adaptación Tecnológico o profesional Informático en hoja electrónica, Tiempo requerido para adaptarse a la en Ciencias Sociales. procesador de palabra, Internet, correo organización y a la cultura que rodea el puesto analizado. 6 meses electrónico. Habilidades Gerencial, Manejo de Grupos de Trabajo Interpersonales Manejo de trabajo bajo presión. Facilidad de manejo de público Leal, lógica, abierta. Proactividad Facilidad de manejo de público Proactividad PERFIL DEL CARGO JEFE DE BODEGA A continuación describa brevemente los conocimientos, experiencia y habilidades requeridos para desempeñar el cargo en condiciones normales. Conocimientos y Experiencia Formación básica Conocimiento a nivel básico, medio o superior que son requeridos en un campo concreto. Profesional en Administración, Ingeniería Industrial o carreras afines. Conocimientos específicos Conocimientos especializados con indicación del tipo y la amplitud o profundidad de los mismos Almacenamiento Logística/despachos Código de barras Iso 9000 Sistemas p.c. Manejo reportes y estadísticas
88
Seguridad industrial/ocupacional Supervisión de personal Experiencia Previa Tiempo de trabajo en otros puestos que se requiere con carácter previo para desempeñar adecuadamente el puesto. 3 años en cargo similar Periodo de Adaptación Tiempo requerido para adaptarse a la organización y a la cultura que rodea el puesto analizado. 6 meses Tabla 10."Perfil del Cargo Jefe De Bodega"
61
HABILIDADES Gerenciales, Manejo de Grupos Interpersonales de Trabajo Trabajo en equipo Comunicación oral/escrita Manejo personal Lealtad Administración tiempo Honestidad Liderazgo Responsabilidad 62
Tabla 11. Habilidades Jefe de Bodega
61 62
Ibid Ibid
89
V.
OUTSOURCING EN LOGISTICA DE SERVICOS DE BODEGAJE
5.1 QUE BENEFICIOS TIENE EL OUTSOURCING
El outsourcing de bodegaje tiene varios beneficios representativos y atractivos para la organización, teniendo la posibilidad de reducir gastos y maximizar el uso de sus recursos dentro de la operación de bodegaje que maximiza la logística de distribución, al tenerse una especialización del trabajo. Tambien hace posible que la empresa se beneficie no solamente de su propia inversión de capital en el desarrollo de productos y procesos, sino también por la labor especializada que hacen sus proveedores de servicios. “La empresa se preocupa exclusivamente por definir la funcionalidad de las diferentes áreas de su organización, dejando que la empresa de Outsourcing se ocupe de decisiones de tipo tecnológicos, manejo de proyecto, implantación, administración y operación de la infraestructura. Poseer lo mejor de la tecnología sin enganchar y entrenar personal de la organización para manejarla. Disponer de servicios de información en forma rápida considerando las presiones competitivas.
A través de soluciones de Outsourcing se logra la contratación de servicios con idéntica funcionalidad y disminución de costos. Aplicar el talento y los recursos de la organización a las áreas claves. “63 Los recursos disponibles de una organización son la base fundamental dentro de la cadena de aprovisionamiento y del sistema de suministros para poder desarrollar un servicio de bodegaje de calidad en las organizaciones que optan por tener los recursos necesarios para que el aprovisionamiento a sus clientes se realice de la mejor forma posible;
también es necesario como
administradores presentar estrategias claras de la optima utilización de estos recursos para hacer que el bodegaje sea mas ordenado y vaya acorde con las políticas y objetivos fundamentales de la organización, ayudando a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios. El principal beneficio del outsourcing de bodegaje es la especialización de aquella parte de la organización que se debe enfocar en la logística y dejar que la empresa que esta recibiendo el servicio de outsourcing se dedique a la esencia del negocio, con el fin de ir creciendo al mismo ritmo del mercado y estar permanentemente actualizado a los cambios acelerados de los factores que conforman el entorno de una empresa, como los factores sociales, económicos, tecnológicos, legales, socioculturales, etc. El outsourcing de bodegaje trae amplios beneficios para una organización, esto se debe a que desarrolla nuevos esquemas por parte de alguien que se encuentra especializado en esta operación encomendada, haciendo que la productividad del negocio sea mayor en la parte logística.. Existen diferentes empresas de outsourcing para diferentes tipos de servicios, lo que hace que la organización se enfoque y centralice sus esfuerzos en el fuerte de su operación.
63
http://www.monografias.com/trabajos3/outsourcing/outsourcing.shtml
En este medio tan competitivo es importante delegar las funciones de algún proceso de una compañía a personas especializadas en este tipo de negocios, hay que darle una gran importancia a la reestructuración que se le puede dar a la organización contratando un servicio por parte de un tercero ya que es importante tener en cuenta los cambios radicales que se pueden presentar. Aparte de controlar los gastos operacionales las compañías que tienen un servicio de outsourcing de bodegaje se han dado cuenta que pueden reducir los costos en altos niveles y pueden utilizar este capital adicional para invertirlo en la operación principal de la compañía.
5.2 COMO ES EL SISTEMA DE CONTRATACION DE OUTSOURCING? En el sistema de contratación en un proceso de Outsourcing de bodegaje deben quedar claramente definidos aspectos como el tiempo de contrato, responsabilidades del contratista, situación contractual con sus empleados, responsabilidades del contratante, renovaciones de este, el tipo de contrato a establecer, parámetros recomendados por la empresa contratante del servicio y el tipo de servicio; todas estas características definen lo que se necesita y lo más importante es la definición de estos aspectos para que el servicio de Outsourcing se preste de la manera más clara entre las dos partes. “La subcontratación tiende a usarse para proyectos o componentes de proyectos específicos, normalmente para ser ejecutados en corto plazo. Los convenios de Outsourcing tienen mayor alcance cuando la delegación de la administración de actividades tiende a firmarse por periodos entre 3 y 10 años; y no solo
se orientan
a labores de bajo nivel, eventualmente entregan
actividades no esenciales y repetitivas, pero también pueden llegar a ser una asociación donde se comparte el riesgo y utilidades.”64 La subcontratación de bodegaje puede definir o usarse indistintamente en proyectos de corto, mediano y largo plazo. Normalmente se inicia a corto plazo mientras se van evaluando términos de adaptación entre ambos partes y 64
Ibid
92
se va construyendo una afinidad en esta alianza. Después de un tiempo si la operación subcontratada muestra grandes impactos sobre la empresa es importante considerar darle más importancia e involucrarlos en un alto nivel en los diferentes objetivos establecidos, buscando finalmente una relación comercial estable y de largo plazo que beneficie a ambos. Podemos citar como ejemplo a las empresas de outsourcing que prestan servicio de almacenamiento, administración y despacho de mercancía (servicio de bodegaje). Las empresas que contratan este tipo de servicios, están delegando a un grupo de personas especializado uno de los puntos mas críticos para cualquier empresa, ya que se trata en muchos casos de la parte final de todo un proceso, donde se tiene un contacto mas directo con el cliente externo, se manejan tiempos de entrega menos flexibles, nivel de satisfacción mas alto, evaluación mas estricta de la calidad del servicio y del producto entregado, etc.
5.3 QUE LOGRA LA COMPAÑÍA CONTRATANTE CON EL OUTSOURCING? “La compañía contratante logrará en términos generales, una "Funcionalidad mayor" a la que tenia internamente con "Costos Inferiores" en la mayoría de los casos, en virtud de la economía de escala que obtienen las compañías con su contratista.”65 Una compañía que contrata un servicio de outsourcing de bodegaje puede tener beneficios
al poder enfocarse en la especialización de su
negocio,
reducción en la carga prestacional de la empresa, reducción en los costos operacionales, downzaicing,
reducción en los gastos operativos, se
racionaliza el capital adicional de inversión aprovechándose para utilizarlo en la operación principal de la empresa, mejorar las funciones de la operación principal del negocio y también mejorar en las que no son su especialidad, fortalece la organización dando apoyo a estas tareas fuera de control, comparte riesgos con un tercero y ayuda a destinar recursos, todas estos aspectos 65
Ibíd.
93
nombrados son algunos en los que logra mejorar la empresa que contrata un outsourcing de bodegaje. Al enfocarse en los procesos y actividades esenciales del negocio, las cuales generan valor a la compañía, se lograra la especialización del mismo, y esto llevara a la empresa a la prestación de un servicio de calidad superior tanto interno como externo, porque su bodegaje ha sido entregado a alguien que esta especializado en el tema. Al reducir la carga prestacional no solo hay una reducción en los costos, sino libera a los supervisores, jefes de área, de la supervisión de la actividades por el personal desarrolladas. Dejando esta tarea bajo la responsabilidad del grupo outsourcing. A parte de lo que logra la compañía contratante de un servicio de outsourcing de bodegaje esta debe tener una cultura organizacional adecuada lo cual es supremamente importante para generar una sinergia con la empresa prestadora del servicio y así poder prestar un servicio de calidad.
5.4 CUALES SON LOS ALCANCES DEL OUTSOURCING? El outsourcing no solo debería ser considerado para implementarse solamente en el bodegaje sino también en aquellas áreas que son el soporte interno de la compañía
como son el área de Informática y Comunicaciones, Recursos
Humanos, Contabilidad y Finanzas. “Outsourcing total: Implica la transferencia de equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista. Outsourcing parcial: Solo se transfiere algunos de los elementos anteriores.” 66
66
Ibíd.
94
Como se expone en estos dos tipos de outsourcing, el total y el parcial; en el total se da toda la responsabilidad a la empresa que va a desarrollar la labor enfocada por la empresa contratada para el servicio de Bodegaje y se le determinan funciones y responsabilidades mas detalladas y especificas para el manejo de la operación, en un outsourcing parcial no se transfieren todas las responsabilidades y se presentan compartidas por parte del prestador de servicios y del que la contrata, y en las dos debe haber una relación estrecha entre el prestador y el que contratante del servicio. Es tanta la importancia en nuestros días de enfocarse en el negocio como herramienta fundamental para el éxito que las empresas delegan funciones o procesos para que sean realizadas por personas que tienen el conocimiento, infraestructura y recurso humano adecuado para lograr el éxito. Todas las empresas que desarrollan como una política el outsourcing se encuentran en la capacidad de exigir lo mejor del mercado para el manejo delegado de algún tipo de unidad de negocio. Independientemente de que ya se encuentren establecidas las áreas de la empresa para las que es mas conveniente aplicar un servicio de outsourcing, y que por lo general son áreas que no se relacionan directamente con el fin de la organización, seria interesante aplicar este concepto a aquella área que hace parte fundamental del desarrollo de la empresa y evaluar la posibilidad de transferir el control de los procesos del área, para lograr una mayor actualización y control, permitiendo el acceso de recursos humanos, tecnológicos de alto nivel, que puedan permitir la especialización de los procesos y el avance de la empresa a todo nivel.
5.5 ESQUEMA GENERAL DE UN OUTSOURCING DE BODEGAJE Al definir unos servicios de Outsourcing de bodegaje se deben considerar y dejar claramente establecidas las diferentes funciones que les corresponde realizar dentro del proceso y los cuales delimitan el servicio contratado. Esta es una relación que muy esquemáticamente muestra y determina la operación de un sistema de Outsourcing de servicios de bodegaje. 95
•
“Recogida o Recepción
•
Bodegaje o Descargue y Revisión o Ubicación y Almacenamiento o Manejo de mercancías o Alistamiento o Despacho y cargue al camión
•
Control de inventarios
•
Distribución física de mercancía
•
Reportes e indicadores de gestión
•
Auditorias administrativas y control logístico
•
Operaciones de cross docking (Consolidación de paquetes de cada pedido mediante una plataforma de clasificación)”67
5.6 SERVICIOS PRESTADOS EN UN OUTSOURCING DE BODEGAJE Es vital para cualquier empresa definir en su contratación y en su esquema organizacional, las características principales para un Outsourcing de bodegaje como lo es: El almacenamiento es de las partes principales del servicio de bodegaje y genera unos parámetros claros para su efectivo desarrollo y control como lo son, el valor del metro cuadrado ocupado, saldo diario en kilos del inventario, valor del inventario al costo, valor metro cúbico ocupado, valor estiba ocupada en la operación diaria y mensual y por último el numero de cajas o piezas o estibas recibidas. El manejo del material,
esta relacionado con la manipulación necesaria
realizarle a los productos para su almacenamiento y preparación para
el
cumplimiento de los despachos, como son el picking, packing, rotulación, embalaje, manipulación y seguro. 67
LO MEJOR DE LA BIBLIOTECA DE HIGH LOGISTICS. Consultoria y formación en logística integral. Operadores Logísticos. Diapositiva 11. Primera edición
96
El control de inventario, se refiere a la manera rutinaria como deberá controlar las existencias para que la información que se tenga de ellos sea fiel reflejo de la realidad y se puedan corregir y ajustar oportunamente las diferencias que se puedan presentar entre el inventario físico y el teórico. Los indicadores y reportes hacen que los valores suministrados sobre los inventarios, los despachos realizados, los tiempos de entrega, el nivel de cumplimiento,
el alcance
y la rotación de los inventarios, e nos dé
una
información clara sobre como se esta comportando el negocio para poder hacer estrategias con el área comercial y operacional para que la empresa alcance sus objetivos. Esto también puede generar ideas aun mas claras para mejorar el servicio y fortalecer algún servicio que no se pueda estar prestando adecuadamente. El almacenaje y el
manejo de materiales para cualquier organización son
actividades necesarias,
ya que para una operación de bodegaje es
indispensable coordinar el almacenamiento y la demanda de materiales, y a la misma vez deben estar sincronizados con el transporte, canales de entrega a proveedores, distribuidores y consumidores finales directos, todo esto en unos tiempos de entrega cada vez menores y óptimos. Esquema Grafico de un Outsourcing de Bodegaje
RECOGIDA
ALMACENAMIENTO CENTRO DE DISTRIBUCION
DISTRIBUCION Y ENTREGA AL CLIENTE
Ilustración 8. Esquema gráfico de un Outsourcing de bodegaje68
Existen más módulos o esquemas para representar un Outsourcing en general de bodegaje, lógicamente se ve muy plano y sencillo pero detrás de cada una 68
Ibid. Diapositiva 13.
97
de estas aplicaciones hay mas procesos a seguir y aspectos detallados que es importante desarrollarlos con mucha cautela y precisión para poder prestar un servicio de alta calidad ya que cuando un servicio es prestado por una organización o en si alguien paga para esto exige calidad, compromiso y mucha dedicación en él.
5.7 EMPRESAS QUE LO UTILIZAN En estos momentos cualquier tipo de empresa puede desarrollar un proceso de Outsourcing de bodegaje ya que existe este concepto desarrollado para cualquier empresa o cualquier tipo de actividad, la cual puede ser contratada por actividad, labor o con un termino indefinido. Estas empresas que desarrollan procesos de Outsourcing pueden estar interesadas en el enfoque primordial de su operación y dejar las cosas en las que no están enfocados a personas especializadas para el desarrollo de este tipo de actividades. Existen muchas empresas que ya utilizan esta herramienta de subcontratación en sus operaciones, y la tendencia a nivel mundial es que las estadísticas de empresas de outsourcing de servicios que serán subcontratadas para alguna operación aumenten ya que es algo que genera aspectos positivos para una organización. Actualmente las empresas que más
utilizan este tipo de servicios son las
compañías multinacionales establecidas en Colombia, pero tímidamente algunas compañías nacionales vienen entrando en este tipo de tercerizaciòn.
5.8 ASPECTOS LEGALES Los aspectos legales en un servicio de bodegaje deben ser claros entre el contratante y el contratista de los servicios por la misma razón que se ven definir ciertas características para que la operación se vea establecida y estructurada de la mejor forma posible.
98
5.8.1 Necesidades Legales del Prestador de Servicios de bodegaje Una empresa de outsourcing o prestadora de servicios de bodegaje se debe tener una estructura legal constituida para ser una empresa reconocida a nivel sectorial,
por lo tanto específicamente necesita: Certificado Cámara de
comercio, Registro mercantil y
Registro único tributario para su operación
(RUT).
5.8.2 Contrato “Contrato: Es un documento de carácter legal que recoge el alcance y características del servicio de outsourcing. “69 Debe suscribirse un contrato de Outsourcing en el cual se definen aspectos como su duración, renovación, definición clara del objeto del contrato, responsabilidades de cada uno en la operación, el número de personas involucradas en la operación, responsables y actividades a desarrollar, activos necesarios para la actividad y quien es el proveedor o responsable de estos.
5.8.3 Necesidades Legales del Receptor de Servicios La empresa receptora de servicios de bodegaje o la que esta por contratar alguna empresa de outsourcing para la administración delegada de un servicio de bodegaje, debe de igual forma que la empresa contratada como Outsourcing de bodegaje, estar constituida de forma legal, por lo tanto debe tener Certificado Cámara de comercio, Registro mercantil, Registro único tributario (RUT).
5.9 ASPECTOS PARA ESCOGER UN OUTSOURCING En este capitulo hablaré sobre los diferentes aspectos que deberá considerar una empresa al momento de buscar, evaluar y definir una empresa de 69
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/outsourcingantonio. htm 99
Outsourcing con la cual desea establecer una relación comercial para Outsourcing
de bodegaje,
un
lo cual es también aplicable para cualquier
actividad que quiera tercerizar dentro de la empresa.
5.9.1 DESARROLLE UNA ESTRATEGIA PARA EL OUTSOURCING Es importante evaluar y reconocer los resultados de la
logística
interna
(actividad dentro de la empresa) en comparación con lo que le puede ofrecer y le puede exigir a una empresa de Outsourcing de bodegaje, con esta revisión y comparación detallada, puede llegar a determinar si es realmente importante subcontratar una empresa de outsourcing para que desempeñe
esta
operación en su negocio. A parte de reconocer fortalezas y debilidades es crucial reconocer las oportunidades y las amenazas para poder tener establecido una estructura definida para la implementación de un proceso de outsourcing. Si se incluye al proveedor de servicios desde el principio de su operación va a obtener buenos resultados, no es sencillo el cambio de su operación propia a una
operación subcontratada pero si hace este trabajo en equipo con el
prestador de servicios el proceso será mecanizado, adaptado y ajustado más rápidamente. Es importante definir y delimitar los procesos a realizar por el outsourcing y en especial especificar claramente cuales son las responsabilidades de cada uno de los dos dentro de la operación.
5.9.2 ANÁLISIS DE JUSTIFICACIÓN DE OUTSOURCING
“No se puede tercerizar lo que no se conoce. No se puede gerenciar lo que no se conoce. Es difícil evaluar una propuesta nueva cuando no se conocen los números actuales. 100
No se debe tercerizar basado en los números actuales, mejórelos y compárelos.”70 Para subcontratar una actividad de algún área de la organización es necesario conocer cuales son los puntos críticos claves a tratar o que es lo que se quiere mejorar implementando un servicio por un tercero especialista en el tema. Para justificar un outsourcing como una estrategia positiva ante la dirección de una organización se deben tener claros los puntos o áreas a poner en manos del outsourcing y las cifras claras y actualizadas que puedan dar un reflejo visible de lo que la organización busca y lo que la empresa de outsourcing ofrece;
pero es necesario que la organización tenga los datos muy bien
analizados y si es necesario hacer pruebas y mejoras en el área o proceso que buscan subcontratar antes de decidirse por un tercero. Cuando se quiere tercerizar
se deben
tener
claras las actividades y las
estadísticas que se están desarrollando dentro de la empresa en el momento; es necesario exponerlas ante la organización para que sean mejoradas internamente
y si después de este análisis no se logran los resultados
necesarios ahí si se debe tomar el outsourcing como una opción dentro de la empresa.
5.9.3 ESTABLECER UN PROCESO DE SELECCIÓN RIGUROSO PARA ELEGIR EL TERCERO “Comprobar los fuertes del negocio, los clientes existentes y la salud de las finanzas. Analice cuidadosamente la administración estratégica, competencias en tecnologías de información, relaciones laborales y la relación y compatibilidad personal. Considerar un periodo de aprendizaje”71
70 71
Ibid. Diapositiva 27. Ibid. Diapositiva 28.
101
Cuando haga un proceso de selección de una empresa de outsourcing tenga bien claro los siguientes puntos: •
Finanzas del Outsourcing
•
Tipos de contrato que ofrezca el outsourcing
•
Experiencia con otros clientes
•
Tecnología que manejan o desarrollan
•
Personal involucrado
•
Cumplimiento
•
Entre más empresas evalúe será mayor el rango de elección
El proceso de selección es necesario en cualquier actividad, aun mas cuando de esto depende el ingreso de personal nuevo a una organización y el cual va a tener características y labores especificas dentro de la operación. La selección del equipo de Outsourcing es fundamental ya que este debe cumplir a cabalidad con lo objetivos y estándares que la empresa contratante requiere. Al no lograr una selección exitosa de un servicio de outsourcing esto puede causar a la empresa una funcionalidad menor a la que se pretendía lograr con la contratación del servicio, ya que todos sus esfuerzos y atención deben concentrarse en el funcionamiento de la empresa de outsourcing contratada. 5.9.4 DEFINA CLARAMENTE SUS EXPECTATIVAS “Los contratantes son sometidos frecuentemente a ofertas basadas en información inadecuada acerca de volumen, tamaño y frecuencias de entregas. Las compañías simplemente carecen de conocimiento detallado y preciso de su propia actividad logística. Además, el costo de proveedor del servicio, especialmente en la información tecnológica, falta o se subestima. Esto trae como consecuencia acuerdos que no reflejan la realidad.”72
72
Ibid. Diapositiva 30.
102
Si una empresa sabe lo que quiere, va a escoger el outsourcing adecuado para su proceso o área que desee cambiar. Es un simple hecho de satisfacción lo que busca cualquier empresa en el momento que decida tener un outsourcing de bodegaje para el manejo delegado de sus productos o materias primas. En un proceso de outsourcing es importante que las dos partes involucradas en la operación tengan claras sus expectativas con respecto al otro y que es lo que desean que se desarrolle para poder en si satisfacer el uno al otro al máximo sus necesidades.
5.9.5 DESARROLLE UN BUEN CONTRATO
•
“Proporcione incentivos para mejorar la operación y productividad compartiendo los beneficios.
•
Detalle claramente obligaciones expectativas y soluciones o Esquema general contrato de servicios logísticos
Las partes
Objeto del contrato
Duración del contrato
Tarifas, cargos adicionales y formas de pago – cuánto, cómo y periodicidad
Incentivos a la productividad
Penalización e indemnización
Revisión de precios
Presupuestos
Facturación
Seguros
Niveles de servicio
Reconversión del personal actual
Contratación del personal del prestador de servicios
Indicadores de desempeño – seguimiento y control 103
Introducción de cambios en el sistema
Cláusulas de exclusividad y de confidencialidad
Calendario de reuniones
Información a intercambiar
Canales y equipos de información
Revisiones previstas
Limitación de la responsabilidad del prestador de servicios
Condiciones para la rescisión del contrato
Arbitraje y jurisdicción
Validez del contrato
Otros – definición de días y horarios de trabajo y manejo de excepciones, descripción exhaustiva del nuevo sistema logístico.
Método para la determinación del importe correspondiente a cada periodo de facturación
Niveles de servicio de cada operación – indicadores de gestión
Informes periódicos: contenido de cada uno de ellos.”73
La aplicación de un buen contrato es una de las partes vitales de un servicio de outsourcing de bodegaje, ya que deja claro muchos aspectos puntuales de como se va a desarrollar el servicio y en si expone las responsabilidades cada uno (prestador del servicio y contratante).
5.9.6 ESTABLEZCA POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CLAROS
“Dé al tercero un manual de operaciones. Idealmente, el manual debe ser desarrollado entre las dos partes y contener todas las políticas, procedimiento, y otra información necesaria para la operación eficiente del acuerdo de outsourcing.”74
73 74
Ibid. Diapositiva 31. Ibid. Diapositiva 35.
104
Si va a contratar un servicio de outsourcing de bodegaje tiene que darle a este la mejor inducción posible como si estuviera contratando personal de forma directa en su organización. Si contrata un outsourcing debe instruirlo en las reglas y
procedimientos
internos de la organización e involucrarlo adecuadamente en procesos de certificación, si los tiene, como ISO o
BASC (“(Business Anti Smuggling
Coalition). Este ultimo es un programa de cooperación entre el sector privado, organismos nacionales y extranjeros, creado para fomentar un comercio internacional seguro. El objetivo primordial es promover dentro de sus asociados el desarrollo y ejecución de acciones preventivas destinadas a evitar el contrabando de mercancías, narcóticos y terrorismo a través del comercio legitimo”75) Al involucrarlo dentro de los procesos de estas certificaciones, se busca que se comporte de la mejor forma y no se pierdan estándares de calidad establecidos antes que el outsourcing llegara a la organización.
5.9.7 IDENTIFIQUE LOS PUNTOS DE CONFLICTO POTENCIAL
“Ambas partes usualmente, son concientes de los puntos de fricción que pueden presentarse. Defina políticas para negociarlos por adelantado.”76 La empresa
de Outsourcing debe tener un nivel alto de conocimiento con
respecto a la empresa que exige el servicio, por esta razón la empresa receptora del servicio exigirá un nivel elevado de atención y condiciones optimas de servicio. Los puntos de conflicto son
fundamentales
en el desarrollo de cualquier
operación, por esta razón es necesario la estructura clara del contrato y las responsabilidades de las dos partes involucradas en la operación; si se encuentran conflictos o puntos críticos claves para el desarrollo de la operación, es necesario que se evalúen y se ejecuten planes de contingencia y evaluar claramente los errores para mejorarlos.
75 76
www.almaviva.com.co Op.Cit. Diapositiva 40.
105
5.9.8 COMUNIQUE EFECTIVAMENTE CON SU PARTNER
“La mala comunicación y una planeación deficiente son las causas de que el Outsourcing falle. La comunicación en todos los aspectos de la operación debe ser frecuente y en doble sentido.”77 Se debe establecer puntos claros de comunicación entre el prestador de servicios y el contratante, si no se tiene claro un esquema de comunicación no existirá una sinergia clara que permita desarrollar la operación en el camino adecuado. Deben existir espacios de retroalimentación por parte de los dos equipos que permita tener informando las dos partes involucradas en la operación. Por otra parte se debe informar del plan de trabajo y los planes a largo y corto plazo que alguno de los dos tenga establecidos para el desarrollo adecuado de la operación y la evolución del negocio.
5.9.9 MIDA EL DESEMPEÑO, COMUNIQUE LOS RESULTADOS “Cuando se establezcan las relaciones comunique los estándares de desempeño y mídalos regularmente.”78 Establezca parámetros de desempeño diferentes a los que el Outsourcing maneja para poder tener una información aun mas clara de cual esta siendo el servicio prestado para la organización receptora del servicio, con estos parámetros también podrá demostrar ante las personas reguladoras de la organización la importancia de este y podrá sustentar el porque del mismo.
5.9.10 MOTIVE Y RECOMPENSE SUS PROVEEDORES “Elogios, reconocimientos, premio, trofeos y comidas son motivadores probados. Haga lo que sea que trabaje para su casas particular, pero haga algo.”79
77
Ibid. Diapositiva 36. Ibid. Diapositiva 40. 79 Ibid. Diapositiva 41. 78
106
Es importante que se tenga una buena relación entre cliente y proveedor, no siempre la motivación es monetaria pero es importante que le haga saber al proveedor como va el negocio y cuales son las expectativas con respeto a la prestación del servicio, también son importantes
tener muy presentes los
momentos donde se pueden generar problemas por la prestación del servicio y es mejor que se actúe en el momento adecuado desarrollando las revisiones adecuadas y generar los respectivos cambios en la operación antes que se conviertan en problemas críticos que no se puedan mejorar. 5.9.11 SEA UN BUEN CLIENTE “Ambos socios se benefician mutuamente.”80 Cuando existe un buen trabajo se pueden desarrollar mejor las tareas y las funciones, lógicamente estas relaciones toman un buen tiempo para que se puedan fortalecer, en un comienzo puede ser una transición complicada pero con esfuerzo se puede llegar a un buen ritmo de trabajo.
80
Ibid.
107
VI.
•
CONCLUSIONES
El servicio de outsourcing ofrece a las compañías la administración de las áreas que hacen parte de la cadena de valor, para que sean manejadas por expertos en el área, asegurando una correcta administración y operación de las actividades relacionadas con esta Cadena de Valor. Esto con el fin de lograr una especialización de las tareas desarrolladas por el área y obtener ventajas competitivas frente a las demás compañías. Las áreas claves de la cadena de valor son por lo general áreas que hacen parte de la razón de ser de la empresa. Las cuales no eran consideradas como aquella parte de la compañía que podría ser delegada a un grupo de personas especializadas (outsourcing), y que actualmente por los cambios acelerados del entorno si lo son.
•
Después de esta investigación, el interrogante que existía cuando se hablaba de la diferencia entre Tercerización y Outsourcing ha quedado resuelta, concluyendo que Tercerización es también conocida como Outsourcing y al igual que el Outsourcing es una herramienta que consiste en delegar ciertos procesos de la empresa a terceros especializados.
•
Todas las actividades de una empresa pueden llegar a ser tercerizables. Pero existen áreas más susceptibles a ser delegadas a un tercero especializado, y son aquellas que nos son o hacen parte de la función central
del
negocio,
como
son
aseo,
vigilancia,
mensajería,
correspondencia, administración de activos fijos, administración de vehículos, leasing, entre otros. •
Al centrarse la empresa para lo que realmente fue creada y dejar en manos de terceros especializados las demás tareas que no se relacionan directamente con el “Core Business”, se logra una mejora significativa en la calidad tanto de los servicios internos como externos y un mejor resultado a nivel de costos.
•
Teniendo en cuenta lo anterior, se puede concluir la gran influencia positiva que puede llegar a tener el outsourcing dentro de la organización, obteniendo así grandes ventajas como: mayor tiempo para responder a las necesidades y exigencias de los cliente, ser mas competitivos, mayor adaptación a los cambios acelerados de la tecnología, mayor enfoque en las actividades esenciales de la empresa, entre otros.
RIESGOS DEL OUTSOURCING ¾ No negociar el contrato adecuado. ¾ Elección del contratista. ¾ Puede quedar la empresa en mitad de camino si falla el outsourcing ¾ Incrementa el nivel de dependencia de entes externos ¾ Incrementa en el costo de la negociación y monitoreo del contrato ¾ Inexistente control sobre el personal del contratista Podemos finalizar dando el parámetro que en la actualidad existen varios objetivos para que las empresas decidan por un Outsourcing,
pero si se
encuentra mal controlado y no esta bien fundamentado desde un comienzo puede verse afectada la rentabilidad del negocio y presentar deficiencias en la calidad y el servicio al cliente.
110
VII.
BIBLIOGRAFÍA
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Navarra. 1996 LO MEJOR DE LA BIBILIOTECA DE HIGH LOGISTICS. Consultoría y Formación en Logística Integral.
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Edición. MEMORIAS SEMINARIO NACIONAL DE COSTOS E INDICADORES, Módulo de Costos Logísticos. Bogotá, Agosto de 2005. MORA, Luis Aníbal. Lo Mejor de la Biblioteca de High Logistics.
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AGUILAR,
Alfonso.
Liderazgo,
Organizacional. Editorial Mc Graw Hill. www.almaviva.com.co www.gestiopolis.com www.monografias.com
Valores
y
Cultura
