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ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIO ADMINISTRACION N Y NEGOCIOS INTERNACIONALES CURSO: gestión ambiental PROFESOR: Ing. Alberto Flores Carcausto TEMA: ALICORP ALICORP INTEGRANTES:
BEATRIZ ROMAN GEMIO
MADELEINE MIRANDA YAHUA
YSABEL SANCHEZ ROMERO
octavo semestre Sección: 1 2014
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INTRODUCCION El siguiente trabajo desarrollado consiste en mostrar en forma breve y resumida los principales aspectos del proceso administrativo y gestión de Alicorp S.A.A, el cual es una de las principales empresas existentes en el Perú Primero, presentaremos una breve historia de la empresa con sus datos, y posteriormente se realizara un análisis estratégico de la
empresa, que nos permite realizar
observaciones y conclusiones sobre la situación en la que se encuentra la empresa.
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INTRODUCCION El siguiente trabajo desarrollado consiste en mostrar en forma breve y resumida los principales aspectos del proceso administrativo y gestión de Alicorp S.A.A, el cual es una de las principales empresas existentes en el Perú Primero, presentaremos una breve historia de la empresa con sus datos, y posteriormente se realizara un análisis estratégico de la
empresa, que nos permite realizar
observaciones y conclusiones sobre la situación en la que se encuentra la empresa.
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INDICE
Contenido RESEÑA HISTÓRICA DE ALICORP SOCIEDAD ANÓNIMA ABIERTA ........................ .................................. ................... .................. ............ ... 5 GIRO DE LA EMPRESA .......................................................................................................................... 8 UBICACIÓN .......................................................................................................................................... 8 PRODUCTOS O SERVICIOS QUE OFRECE ........................................................................................... 10 GAMA DE PRODUCTOS ...................................................................................................................... 10 RESPONSABILIDAD SOCIAL ................................................................................................................ 13 Capacitación ...................................................................................................................................... 13 Integración ........................................................................................................................................ 13 Comité de RSE ................................................................................................................................... 14 WawaWasi Institucional .................................................................................................................... 14 Vacaciones útiles ............................................................................................................................... 14 Apoyo a la Ecología ........................................................................................................................... 15 PLANIFICACIÓN ................................................................................................................................. 16 MISION .............................................................................................................................................. 16 MISION PROPUESTA .......................................................................................................................... 16 VISION ............................................................................................................................................... 16 VISION PROPUESTA ........................................................................................................................... 17 OBJETIVO ........................................................................................................................................... 17 METAS ............................................................................................................................................... 17 POLITICAS DE ALICORP ...................................................................................................................... 18 POLÍTICAS PERSONAL ........................................................................................................................ 18 POLÍTICAS DE PRODUCCIÓN .............................................................................................................. 18 POLÍTICAS DE VENTAS ....................................................................................................................... 19 POLÍTICAS DE FINANZAS .................................................................................................................... 19 MATRIZ FODA .................................................................................................................................... 20 DIAGRAMA DE FLUJO ........................................................................................................................ 21 PROCEDIMIENTOS: ............................................................................................................................ 21 DIGRAMA DE PROCESO ..................................................................................................................... 22 ESPINA DE PESCADO ......................................................................................................................... 24
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ORGANIGRAMA ................................................................................................................................. 25 ORGANIGRAMA ................................................................................................................................. 26 TIPOS DE ORGANIGRAMAS ............................................................................................................... 26 CIRCULAR ........................................................................................................................................... 27 ESCALAR ............................................................................................................................................ 28 SISTEMA DE INFORMACION .............................................................................................................. 31 SISTEMA DE INFORMACIÓN SAP ....................................................................................................... 31 AREA DE VENTAS ............................................................................................................................... 31 AREA DE CONTABILIDAD ................................................................................................................... 32 PROCESOS MEJORADOS GRACIAS AL SISTEMA DE INFORMACIÓN SAP ........................................... 33 SOLUCIONES ...................................................................................................................................... 34 SISTEMA DE CONTROL ...................................................................................................................... 35 2. Esquema básico de un MPCS. ....................................................................................................... 36 1-Pedidos del cliente: ........................................................................................................................ 36 2-Gestión de demandas: ................................................................................................................... 36 3-Diseño de ingeniería ...................................................................................................................... 37 4-Cambios del diseño: ....................................................................................................................... 37 5-Listado de materias primas: ........................................................................................................... 37 6-Plan del proceso: ............................................................................................................................ 37 7-Plan de planificación conjunta: ...................................................................................................... 37 8-Plan maestro de producción (MPS): .............................................................................................. 37 9-Plan aproximado de capacidad: ..................................................................................................... 37 10-Plan de requerimiento de material (MRP): .................................................................................. 37 11-Plan detallado de capacidad ........................................................................................................ 37 12-Control de la planta de producción ............................................................................................. 37 13-Compras: ...................................................................................................................................... 38 14-Ventas: ......................................................................................................................................... 38 15-Producto terminado: .................................................................................................................... 38 16-Gestión del inventario:................................................................................................................. 38 CONCLUSION ..................................................................................................................................... 38
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RESEÑA HISTÓRICA DE ALICORP SOCIEDAD ANÓNIMA ABIERTA Alicorp S.A.A. constituida en 1956 bajo la denominación de Anderson Clayton &Company, se dedicaba principalmente a la producción de aceites y grasas comestibles. En 1971, el Grupo Romero adquirió Anderson Clayton, y modificó su denominación social por la Compañía Industrial Perú Pacífico S.A. (CIPPSA). En diciembre de 1993, CIPPSA se fusionó con otras dos empresas del Grupo Romero: Calixto Romero S.A. dedicada a la producción de aceites y grasas comestibles, y Oleaginosas Pisco S.A. dedicada principalmente a la elaboración de jabón de lavar. En febrero de 1995, CIPPSA adquirió el 100% de las acciones comunes de La Fabril S.A., empresa dedicada a la elaboración y comercialización de aceites y grasas comestibles, jabón de lavar, harina, fideos y galletas. El 31 de marzo de 1995 CIPPSA se fusionó absorbiendo a Consorcio Distribuidor S.A., empresa fundada en 1976 por el Grupo Romero, dedicada a la comercialización de productos de consumo masivo nacionales e importados en todo el país. El 1 de junio de 1995 CIPPSA se fusionó con La Fabril S.A. absorbiendo a dicha empresa. El 30 de junio de 1995 CIPPSA modificó su denominación por Consorcio de Alimentos Fabril Pacífico S.A. (CFP). Con fecha 2 de diciembre de 1996 CFP absorbió por fusión a las empresas Nicolini Hermanos S.A. y Compañía Molinera del Perú S.A. Estas empresas se dedicaban principalmente a la elaboración y comercialización de harinas, fideos, alimentos balanceados y cereales. El 17 de febrero de 1997 CFP cambió su denominación por Alicorp S.A. El 18 de enero de 2002 se acordó adecuar los estatutos de la Compañía a los de una Sociedad Anónima Abierta por contar con más de 750 accionistas al término del ejercicio anual 2001, habiendo quedado posteriormente inscrita ante los Registros Públicos su nueva denominación social Alicorp S.A.A. En enero de 2004, la Compañía adquirió el 100% de las acciones comunes de Alimentum S.A., empresa dedicada a la industrialización, comercialización y distribución de helados comestibles de la marca Lamborghini, así como el 100% de las acciones comunes de
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Distribuidora Lamborghini S.A., dedicada a la distribución de dicha marca. El 1° de junio de 2004, Alicorp S.A.A. absorbió por fusión a Alimentum S.A. En el mes de agosto de 2005, la Compañía inició operaciones comerciales en Ecuador, a través de la empresa ecuatoriana Agassycorp S.A. (previa adquisición por la Compañía del 100% de las acciones comunes de esta empresa), para la venta de los productos que elabora y comercializa la Compañía. En el mes de septiembre de 2005, la Compañía adquirió de Colgate-Palmolive Perú S.A. los inmuebles y equipos correspondientes a la planta de detergentes ubicada en el distrito del Rímac, Lima. En el mes de noviembre de 2005, la Compañía adquirió de Industrias Pacocha S.A. las marcas Marsella en jabón de lavar y, Opal y Amigo en detergentes. En el mes de septiembre de 2006 la Compañía inició operaciones comerciales en Colombia a través de la empresa colombiana Alicorp Colombia S.A., para la venta de los productos que elabora y comercializa la Compañía. Con fecha 20 de octubre de 2006 la Compañía adquirió el 100% de las Acciones Clase B de Molinera Inca S.A., las cuales representan el 50% del capital social de esta empresa. Asimismo, en la misma fecha, la Compañía adquirió el 100% de las acciones de Farmington Enterprises Inc., empresa constituida y domiciliada en las Islas Vírgenes Británicas, que es propietaria del 100% de las Acciones Clase A de Molinera Inca S.A., las cuales representan el 50% del capital social de Molinera Inca S.A. Con fecha 30 de octubre de 2006, la Compañía adquirió el 100% de las acciones de ASA Alimentos S.A. El 1 de marzo de 2007, la Compañía absorbió por fusión a ASA Alimentos S.A. En el mes de mayo de 2007, la Compañía adquirió el 100% de las acciones de Eskimo S.A., empresa ubicada en la República del Ecuador que posteriormente cambió su denominación social por la de Alicorp Ecuador S.A. La empresa se dedica a la producción y comercialización de helados, así como a la importación, exportación, fabricación y comercialización de todo tipo de bienes de consumo y de capital. Con fecha 30 de mayo de 2008, la empresa adquirió el 100% de las acciones y/o participaciones de las empresas TheValueBrandsCompany de Argentina S.C.A. (actualmente Alicorp Argentina S.C.A.), TVBC S.C.A., TheValueBrandsCompany de San Juan S.A. (actualmente Alicorp San Juan S.A. ) y Sulfargén S.A., todas ellas constituidas en la República
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de Argentina; así como
TheValueBrandsCompany de Perú S.R.L.
y The
Value Brands Company de Uruguay S.R.L. Las empresas argentinas adquiridas se dedican principalmente a la fabricación y comercialización de productos de cuidado personal y limpieza del hogar, con marcas que son líderes en las categorías en las que participa en el mercado argentino. Dichas empresas tienen plantas industriales en las provincias de San Juan y de Buenos Aires en Argentina. Para efecto del pago del precio de venta de la adquisición, la empresa suscribió con el ABN AMRO Bank N.V, un contrato de préstamo por 60 millones de dólares. El 10 de julio de 2008 la Compañía adquirió el 100% de las acciones de la empresa Productos Personales S.A. (Propersa), empresa ubicada en la República de Colombia. La adquisición se realizó a través de la subsidiaria Alicorp Colombia S.A. que adquirió el 46.2% de Propersa, y mediante la adquisición por parte de Alicorp S.A.A. del 100% de las acciones de la empresa DownfordCorporation, propietaria del 53.8% de Propersa. En el mes de Abril de 2010 la subsidiaria Alicorp Ecuador S.A. acordó asociarse con la empresa Heladosa S.A., empresa ubicada en la República del Ecuador para desarrollar en forma conjunta el negocio de producción, distribución y comercialización de helados en la República del Ecuador. Para este efecto, Alicorp Ecuador S.A. realizó el aporte de todos sus activos vinculados al negocio de helados a la empresa Heladosa S.A., recibiendo a cambio acciones de dicha compañía. Con fecha 31 de mayo de 2010, la subsidiaria Alicorp Argentina S.C.A. adquirió el 100% de las acciones de la empresa Sanford S.A.C.F.I. y A., empresa ubicada en la República Argentina dedicada a la producción y venta de galletas.
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GIRO DE LA EMPRESA Alicorp es una empresa dedicada a la elaboración de productos industriales, de consumo masivo y nutrición animal. En todos sus procesos de producción, Alicorp cumple con estándares internacionales de calidad y competitividad. En los últimos años, la empresa ha elevado sus niveles de producción consolidando su liderazgo en diversas categorías.
UBICACIÓN
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PRODUCTOS O SERVICIOS QUE OFRECE Alicorp es la empresa peruana con mayor infraestructura de fabricación y distribución, cuenta con tres divisiones de negocios (aceites y grasas, farináceos y golosinas) que disponen de diez fábricas a nivel nacional, siete de ellas en Lima y tres en provincias. Dentro de estas últimas, se incluye una fábrica de alimentos balanceados para animales, ubicada en Trujillo. Actualmente, la empresa cuenta con una fuerza de trabajo de 2.400 personas, entre empleados y obreros. La parte de distribución se apoya en 20 sucursales propias (centro de ventas) y 150 vendedores, contando además con otros 70 distribuidores exclusivos. 34 Tiene 965 marcas registradas de productos de los siguientes tipos: Universidad Nacional de Ingeniería | Lima, Perú
GAMA DE PRODUCTOS Tiene 965 marcas registradas de productos de los siguientes tipos:
Alimentos balanceados
• Cuidado del cabello
• Fideos
• Galletas
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• Grasas industriales
• Harinas domesticas
• Helados
• Infusiones
• Lavandería
• Leches
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• Margarinas domesticas
• Mascotas
• Panetones
• Postres
• Productos industriales
• Puré
• Refrescos
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• Salsas
• Sémola
RESPONSABILIDAD SOCIAL Alicorp es una empresa que se haya comprometida con el bienestar de sus colaboradores, se preocupa constantemente por facilitar un ambiente de trabajo seguro, siempre en cumplimiento con las obligaciones laborales y tributarias que el Estado demanda.
Capacitación Toda la plana gerencial, personal empleado y de planta recibe la capacitación necesaria para el ejercicio de sus funciones a través de la asistencia a cursos internos o externos, seminarios y congresos nacionales e internacionales.
Integración A través de la Gymkhana reunimos a todos nuestros colaboradores cada año en un día especial, dedicado a la integración. Se busca comunicar mensajes importantes de nuestra cultura, identidad y sentido empresarial, en un contexto donde prima la diversión
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y compañerismo.
Comité de RSE Durante el 2006 se llevaron a cabo talleres de Responsabilidad Social Empresarial en diversas áreas de la empresa y el resultado fue la conformación del Comité de Gestión de Responsabilidad Social. En esta instancia se priorizan las líneas de acción en materia de responsabilidad social con cada grupo de interés.
WawaWasi Institucional En alianza con el Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social (MIMDES), contamos con el WawaWasi Institucional “Marite” en las instalaciones de la
empresa. A través de un staff de madres cuidadoras brindamos un servicio integral de cuidado diurno a los hijos de nuestros colaboradores, el cual ofrece una atención en salud, nutrición y estimulación temprana. Además los pequeños “aliwawas” han sido incorporados al programa de responsabilidad social, “Recuperar” con
el fin de asegurar un buen nivel nutricional.
Vacaciones útiles Se logró desarrollar habilidades deportivas y artísticas en los hijos de nuestros trabajadores de Lima, Arequipa y Piura. También para ellos, se realizó el programa de Ayuda Educacional, con el que
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premiamos en el 2006 a 188 hijos de nuestro personal obrero por la excelencia académica obtenida durante sus estudios.
Apoyo a la Ecología Con el propósito de brindar un trato ambiental de excelencia a la comunidad, Alicorp ha instalado en su sede de Piura una planta de tratamiento de efluentes industriales y ha adoptado el uso de sílices absorbentes en el proceso de neutralización de aceites vegetales en su sede del Callao, con lo cual ha eliminado un proceso de lavado previo que implicaba el consumo de 12,600 toneladas de agua al año. Asimismo, ha instalado un equipo de tratamiento de humos, que permite que los habitantes de los alrededores de las plantas estén libres de la emanación de gases. Adicionalmente, en el 2004 implementó el uso del gas natural de Camisea para sus procesos de producción afianzando así su política de cuidado del medio ambiente. Alicorp también auspicia a la institución Ecoplayas en la ejecución de un programa de conservación de nuestras playas, el cual combina la capacitación de agentes ecológicos en diversas universidades con operativos de limpieza de playas silvestres. En el 2005, Alicorp financió el proyecto “Salvando la Costa” que propone la creación de reservas
paisajísticas costeras en el litoral peruano.
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PLANIFICACIÓN
MISION Somos una empresa dedicada a la producción y comercialización de alimentos y derivados, integrada por personas con espíritu de empresa, comprometidas en fijar nuevos estándares de excelencia en la satisfacción de Ios clientes. Queremos lograr nuevos niveles de éxito competitivo en cada categoría de negocios en los que competimos para beneficio de nuestros accionistas, de nuestros clientes y consumidores, de nuestros trabajadores y de las comunidades en las que operamos“
MISION PROPUESTA "Somos una empresa dedicada a la producción y comercialización de alimentos y derivados, integrada por personas con espíritu de empresa, comprometidas en fijar nuevos estándares de excelencia en la satisfacción de los clientes. Estando comprometidos con el bienestar de nuestros colaboradores y consumidores donde prima el compañerismo y la unión familiar.
VISION Somos una empresa de Clase Internacional, con productos y servicios de alto valor agregado, que satisfacen las necesidades y expectativas de nuestros clientes en cualquier mercado“
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VISION PROPUESTA Queremos lograr nuevos niveles de éxito competitivo en cada categoría de nuestros negocios en los que competimos para beneficios de nuestros accionistas, clientes y consumidores de nuestros trabajadores y de las comunidades de los que operamos.
OBJETIVO -
incrementar sus ventas hasta los US$ 5 mil millones al 2021, por lo cual planea enfocarse en los sectores socioeconómicos D y E, sectores donde las familias gastan la mayor parte en bienes de consumo.
-
consolidar sus marcas al interior del país y tener una mayor presencia en los mercados de la región, mediante la compra de empresas con participación interesante dentro de la misma.
-
su objetivo es estar entre las 250empresas más grandes de Latinoamérica.
METAS -
elevar la eficiencia de la producción en un 20% cada mes
-
gracias a los países latinoamericanos que cuentan con una demanda interna dinámica, la Empresa alicorp alcanzaría su meta de ven-tas de $ 5 000 mil millones para el 2021.
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POLITICAS DE ALICORP
POLÍTICAS PERSONAL -
El reclutamiento
del personal se hará por medio de avisos publicitarios;
recomendados por personal de la organización y una empresa contratante. -
Con el fin de llevar a cabo el proceso de talento humano, mensualmente se elaborara el desempeño de cada empleado con relación a su puesto.
-
Se elaborará programas de capacitación en benefició de los empleados de la organización. Se deberá tener en cuenta una base de datos en la que se relacionen todos y cada uno
-
de los datos de los empleados.
POLÍTICAS DE PRODUCCIÓN
-
Establecer guías básicas para el mantenimiento de maquinarias.
-
Cada operario al ingresar debe contar con el respetivo uniforme.
-
Realizar un control de verificación o inspección de manera ordinaria a las maquinas
-
Al momento de ingresar al área de producción cada operario debe ingresar a una cámara de supervisión sanitaria.
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POLÍTICAS DE VENTAS -
Vender exclusivamente a mayoristas y no al usuario final.
-
El vendedor mayorista
debe de estar cooperando en el giro comercial para
promocionar y vender los productos de alicorp. -
El área de ventas debe estar implementado con el catalogo de precios fijos de cada producto.
-
Todos los pedidos deberán contar con ordenes de compras electrónicas además están sujetas a la aprobación del departamento de ventas y de cobranza.
-
Solo se aceptaran devoluciones por concepto de mercadería con defecto de fábrica y no con más de 5 días de entregado.
POLÍTICAS DE FINANZAS -
Todo requerimiento de pago deberá hacerse mediante cheque con la autorización de administración y finanzas.
-
Todo gasto por comprobar deberá realizarse a través de formatos correspondiente a los presupuestos. Especificar claramente el concepto para lo cual fue utilizado.
-
Las facturas que se cancelan en el mismo mes de su emisión serán sellados como cancelados en el documento original y sus copias, el juego completo debe estar registrado en el área de finanzas.
-
El área de finanzas es responsable de la cancelación de contabilidad cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
-
El departamento de contabilidad es responsable de la elaboración y envío de cada cierre de ejercicio presupuestal.
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MATRIZ FODA
FORTALEZAS FACTORES INTERNOS
FACTORES EXTERNOS
OPORTUNIDADES O1- Posición de líder a nivel nacional en la mayoría de sus líneas de productos. O2- Alta participación en la canasta familiar. O3- Entrada a nuevos mercados a nivel internacional.
AMENAZAS A1- Crisis económica que afecta a diferentes países alrededor del mundo. A2- La competencia. A3- Cambios en la tecnología para la producción.
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DEBILIDADES
F1- Personal capacitado en el sistema logístico.
D1- Las comunicaciones no abarca a todos nuestros usuarios.
F2- Buena posición sanitaria.
D2- Dependencia de insumos importados .
F3 .- Producción masiva y constante.
F1 - O2 Incorporar recetas a todos los productos.
F3 - O2 Establecer nuevos tipos de segmentación para ingresar a nuevos mercados.
F1-A1.- Creación de almacenes en lugares estratégicos para un correcto abastecimiento.
D1 - O2- Diseñar páginas web de consulta de las bondades de los productos. D2 - O1.- Crear una nueva empresa para el suministro en de envases.
D2- A1.- Contar con un plan de contingencia. A3- D1.-Utilizar nuevas tendencias tecnológicas(Adaptación).
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DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTOS:
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DIGRAMA DE PROCESO METODO: ACTUAL PROCESO: ELABORACION DE PASTA DE TALLARINES DEPARTAMENTO: PRODUCCION DIAGRAMA: Nº1
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MA
MP
C
Operación
10
7
3
Traslado
4
3
1
Verificacion
2
1
1
Demora
4
2
2
Metros
40
25
15
tiempo
423
235
188
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METODO: PROPUESTO PROCESO: ELABORACION DE PASTA DE TALLARINES DEPARTAMENTO: PRODUCCION DIAGRAMA: Nº2
M
5
T
D
30
X
30
X
Entrega de materia prima X
15
La harina es tamizada y soplada a través de conductos de aire hacia la mescladora
30
X
30
X
Las láminas de masa son cortadas en tiras para convertirse en tallarin
10
X
Luego son cubiertos con una para realizar el sabor del producto
X
23
Luego los tallarines son freídos para eliminar la humedad
15
X
Son llevados a una cámara congeladora para que el aceite se sature
X
Son envasados en bolsa
15
235
Se verifica el sabor del tallarín de acuerdo a la formula preestablecida
X
20
25
La masa es prensada en la minas por una serie de rodillos
X
20
10
Cada uno de los ingredientes es pesado antes de ser mesclados
X
20
10
DESCRIPCION
X
7
3
Posteriormente son llevados a los almacenes
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2
0
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ESPINA DE PESCADO
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ORGANIGRAMA
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CIRCULAR
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CIRCULAR
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ESCALAR
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DIAGRAMA DE PROCESO DE PRODUCCIÓN (CARAMELOS) RECEPCIÓN DE MATERIALES
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PESADO Y SEPARACIÓN DE PRODUCTOS EN GRAN ESCALA
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VACIADO DE LOS PRODUCTOS DE PASTAS DE CARAMELO
HORNEADO DE LAS PASTAS
4
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DESMOLDE Y ENFRIADO DEL CARAMELO
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PROCESO DE REVISIÓN DE CALIDAD DE LOS CARAMELOS
PESADO Y EMPAQUETADO DE CARAMELOS
7
ALMACÉN DE PRODUCTOS TERMINADOS
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SIMBOLOGIA
ENTREGA A LOS REPARTIDORES
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OPERACIÓN ALMACEN INSPECCION
10
COMERCIALIZACIÓN TRANSPORTE
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DIAGRAMA DE BLOQUES (GALLETAS) HARINA DE TRIGO
MATERIA PRIMA
FIBRA DE PIÑA
RECEPCION
FORMULACION
Harina de trigo Fibra de piña Mantequilla Huevo Polvo de hornear Esencia de vainilla
PESADO ESPERAR HASTA UN ESPESOR DE 0.5 APROX
AMASADO
LAMINADO
HORNEADO
CORTAR USANDO UN MOLDE
A 160º Tiempo 10min
MOLDEADO TEMP. AMB
ENFRIADO
EMBOLZADO
ALACENAMIENTO
30
Tiempo 30min
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SISTEMA DE INFORMACION
SISTEMA DE INFORMACIÓN SAP Sistema SAP R3 consta, en la vista modular, de áreas empresariales homogéneas que soportan las operaciones empresariales de una empresa y trabajan integradas en tiempo real, en el SAP se logra a través de una puesta en común de la información de cada uno de los módulos y por alimentación de una base de datos en común, lidia con grandes volúmenes de datos - capaz de soportar cualquier organización grande ("Enterprise"). El Sistema de Información de la Empresa suministra una plataforma tecnológica que permiten a las organizaciones integrar y coordinar sus procesos de negocio. Ellos suministran un sistema individual que es central para la organización y asegura que la información puede ser compartida a través de todos los niveles funcionales y jerarquías de gestión. Los sistemas SAP son indispensables para eliminar el problema de la fragmentación de la información causada por la existencia de múltiples sistemas de información en una organización, creando una estructura de datos estándar.
AREA DE VENTAS Ahora: El proceso se inicia cuando se recibe la orden de pedido, la cual se realiza por vía telefónica o directamente, donde la vendedora inserta al registro de pedido directamente al sistema donde solo con insertar el código del cliente, se pueden obtener sus datos automáticamente y figura el precio referencial de venta y si cuenta con el stock necesario.
Antes: El proceso se iniciaba cuando se recibía la orden de pedido, la cual se realizaba vía telefónica o directamente, la cual se registraba en una nota de pedido y, los productos y sus cantidades respectivas y se atendía de acuerdo al orden de pedido, y si era al crédito el p edido pasaba por el área de créditos y luego al área de cobranzas que tomaba mucho tiempo para su aprobación.
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Área de logística se realizaba de forma manual, el nombre del cliente con su código, el nombre del vendedor
Ahora: Almacén recepciona la orden de pedido de inmediato o después de ser aprobada (de tratarse de una venta con crédito) luego se procede a hacer la guía correspondiente, la cual será impresa para su posterior despacho. Y los productos que ingresan al almacén se realizan mediante el kardex que está inmerso en el sistema, el cual también sirve para presentar un reporte de existencias y llevar un mejor control de inventarios, se pueden obtener información del producto respecto de entrada y salida.
Antes: Luego de ser aprobada las notas de pedido se faxeaban al respectivo almacén posteriormente se elaboraban las guías con los productos que disponía en stock . En algunos casos en los que no se contaba con el producto requerido se procedía a llamar a la vendedora para ver si el cliente quería su pedido con la mercadería faltante. Y para la distribución se hacía a los 4 o 5 días después de haberse hecho el pedido ya que tenía que pasar por todo un proceso.
AREA DE CONTABILIDAD Ahora: Esta área coteja ventas realizadas tanto en efectivo como en crédito y procesara la información para llevas un mejor control de los movimientos de dinero, asimismo el sistema brinda un reporte continuo en el momento que se requiera. Una vez realizado el despacho se mercancías, se hace llegar al área de contabilidad la documentación correspondiente en caso de que sea con efectivo se hace llegar la guía de despacho impresa por el almacén con su comprobante de pago y en caso de que sea a crédito se hará la entrega de la guía de despacho con la letra firmada por el cliente y contabilidad se encargara de realizar la cancelación de los mismos.
Antes: Esta área entre otras funciones se encargaba de realizar el control de todas las facturaciones de ventas que este todo en un correcto orden. Adicionalmente se encargaba de procesar toda esa información y realizaba reportes cada dos semanas, que eran realizados mediante el procesador de datos Excel, siendo este reporte no muy confiable debido a que dependía de la pericia del la persona encargada del puesto en este reporte se indicaba la duda
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de cada cliente (letras vencidas y por vencer) así como la deuda del total de clientes de las cuales era enviada una copia al área de créditos y a área de cobranzas y otra copia a gerencia.
PROCESOS MEJORADOS GRACIAS AL SISTEMA DE INFORMACIÓN SAP -
Se agilizo el tedioso proceso de la recepción de pedidos en forma manual.
-
Se tuvo accesibilidad de información acerca de stock de los productos en almacén por parte de personal de ventas para brindar un servicio más eficiente y oportuno al momento de la recepción de pedidos.
-
Acceso inmediato a los precios en el momento del pedido.
-
Despachos más rápidos (según la necesidad del cliente).
-
Recepción automática de la guía de pedido en almacén.
-
Respecto al área de contabilidad se tuvo una mayor rapidez en emitir los reportes exigidos además que brindan una mayor confianza en su veracidad. Ahora se puede tener reportes al momento que se requiera y no cada dos semana como se hacía antes.
-
Los tiempos de despacho de mercadería fueron mejorados en un 50% aproximadamente se agilizo el proceso de inventarios en un 75%.
PROBLEMAS Aunque el sistema implementado ha contribuido enormemente en agilizar el proceso de ventas y todas sus implicancias, existen aun algunos cuellos de botella y problemas que tienen que mejorar, a continuación se mencionan los problemas encontrados: -
No se ha ingresado al sistema acerca de los precios exactos para cada tipo de cliente que tiene la empresa ya que hasta el momento el precio que surge es referencial pues siempre se hacen modificaciones al momento de la facturación.
-
Aun no se tiene la confianza necesaria para brindar cierto tipo de información necesaria para algunas áreas como por ejemplo el reporte de cuentas por cobrar para el área de ventas, las vendedoras tienen dificultades cuando realizan ventas a crédito,
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pues tienen que recurrir a un todavía a la aprobación de créditos y cobranzas ya que solo es esta área que se maneja con reportes. -
No se cuenta con el mismo sistema electrónico para hacer el ingreso de la mercadería al almacén la forma en la que se realiza demanda mucho tiempo lo cual genera retrasos.
SOLUCIONES A continuación se presentan algunas propuestas de solución a los problemas planteados. -
Se propone que se establezcan precios definidos para cada tipo de cliente (mayoristas, clínicas, consultorios) los cuales serán ingresados al sistema de tal forma que no se permita vender a un consultorio al mismo precio que a un mayorista, porque el sistema lo rechazara de inmediato y no permitirá la transacción.
-
Al momento que se ingresen la base de datos de los clientes debe incluirse la forma de pago es decir si es contra entrega o con crédito asimismo como los límites del crédito y los plazos correspondientes, todo ello para la que la vendedora tenga a disposición toda la información necesaria en el sistema y proceda de inmediato el pedido, sin tener que esperar la autorización de créditos y cobranzas, de propone que se maneje esa información.
-
Implementar un sistema electrónico que facilite el registro de la mercadería, mediante SCANNERS o PALM, esto brinda seguridad, rapidez al sistema.
-
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SISTEMA DE CONTROL El sistema de planificación y control de la producción aplicado en la empresa ALICORP es un sistema diseñado para mejorar todo el proceso de producción de los productos de una empresa, desde la demanda del producto hasta la entrega de este. Existen 3 objetivos fundamentales gestionados en el control de procesos aplicados en ALICORP en los MPCS y son : - Obtener un producto de calidad. - Coste lo mínimo posible. - Tiempo de entrega mínimo, en el momento deseado. Observaremos que podemos decir que las funciones de la empresa ALICORP se pueden dividir en dos partes diferenciadas: - La primera es el plan de producción donde se decide qué productos hacer, cuántos, cómo y dónde se han de fabricar. - La segunda es el control de la producción, donde se controla que el proceso sea viable y llegue a poder hacerse sin problemas. Con este sistema obtendremos una serie de ventajas: inventarios reducidos, reducimos costes, horas de trabajo, tiempo de entrega del producto, aumentamos la sensibilidad ante posibles cambios, necesitamos una menor capacidad etc. Para explicar detalladamente los MPCS, seguiremos el pequeño esquema: - Empezaremos haciendo una vista general del proceso, viendo el esquema básico de un MPCS, y explicando sus diferentes partes. - Conoceremos como gestionar la demanda, aprendiendo los métodos para estudiar el mercado. - Veremos como establecer una tasa de producción óptima según la demanda conjunta de ALICORP - Y finalmente como nivelar la tasa de producción cada producto y una herramienta necesaria para ello.
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2. Esquema básico de un MPCS. Un MPCS está formado por diversas tareas para simplificar la planificación. En el siguiente esquema se muestra el flujo de información entre los elementos de un MPCS. Pedidos del cliente
Plan de producción conjunta
Gestión de demandas
Diseño de ingeriería
Plan de capacidad aproximada Plan maestro de producción
Cambios de diseño
Plan de requerimiento de material
Listado de materias primas
Control de planta de producción
Plan detallado de la capacidad
Plan de procesos
Productos finalizados
Compras
Gestión del inventario
Ventas
Describiremos cada función por separado detalladamente:
1-Pedidos del cliente: En
esta sección se reciben los pedidos o peticiones que
hacen los clientes de un determinado producto que quieren comprar de acuerdo a la ciudad la capital y lo que corresponde a la exportación.
2-Gestión de demandas: Esta
sección es la fuerza motriz detrás de cualquier
actividad de la fabricación es la demanda de los productos. Tiene la función principal de pronosticar de demanda.
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3-Diseño de ingeniería : Esta sección se encarga del diseño del producto según la demanda del consumidor, y por orden de la siguiente etapa corrige los defectos si los hay en el diseño según el sistema de gestión de calidad proponiendo prioritariamente UNA MEJORA CONTINUA.
4-Cambios del diseño: Esta sección controla el diseño hecho y si no cumple las especificaciones o tiene algún error en el diseño, lo devuelve a la etapa de diseño de ingenieros para que lo arreglen esta también reglado por las campañas y temporadas.
5-Listado de materias primas:
En esta sección mediante un listado en árbol, se
indican las materias primas necesarias para la fabricación del producto y las transformaciones que irán produciéndose durante la fabricación hasta el producto final.
6-Plan del proceso: En
esta sección se planifica la capacidad del proceso de la
planta según el producto que se tenga que fabricar.
7-Plan de planificación conjunta: Esta sección sirve para determinar la cantidad de venta de cada producto y así planificar el tiempo y los recursos que se necesitan para producir la cantidad justa de productos. El pronóstico de la demanda es una entrada importante para la planificación de la producción
8-Plan maestro de producción (MPS):
Esta sección sirve para dividir la
producción que antes se hacía conjuntamente en productos individuales de una forma viable, ordenando las diferentes líneas de trabajo.
9-Plan aproximado de capacidad:
Esta sección tiene como objetivo asegurar
que el plan maestro de producción sea viable, analizando la cantidad de piezas de distintas familias de productos que hay en cada centro de trabajo.
10-Plan de requerimiento de material (MRP):
Esta sección determina
cuantos elementos de la lista de materias primas se necesitan fabricar o comprar. Este sistema será muy útil cuando la demanda del producto sea independiente.
11-Plan detallado de capacidad :
En esta sección una vez hecho el plan
aproximado de capacidad, este plan nos ayudará a concretar con precisión la capacidad de la planta, haciendo estudios de maquinaria etc. Existe unas limitaciones en la capacidad de producción, pero podemos recurrir a alternativas como: horas extraordinarias, cambios de turnos, subcontratas etc.
12-Control de la planta de producción : Esta seccióncontrola la capacidad de la fábrica y si cumple las especificaciones marcadas por el plan de requerimiento de material.
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13-Compras:
Esta sección se encarga de gestionar los trámites para las
compras que ha de hacer la empresa.
14-Ventas:
Esta sección se encarga de gestionar los trámites para las ventas de la
empresa.
15-Producto terminado:
Producto en su etapa final, listo para ser vendido o
utilizado con el fin para el que esta creado.
16-Gestión del inventario:
Es con lo que controlamos la cantidad de productos
que se han producido, además de saber en todo momento el stock que tiene la empresa, así como las entradas y salidas de este almacén, teniendo en cuenta las necesidades que pueda haber según la planificación que se haya hecho. En el siguiente apartado empezaremos a entrar en detalle, de las secciones más
IMPORTANTES DE UN MPCS, EMPEZANDO POR LA GE STIÓN DE LA DEMANDA.
CONCLUSION Con este trabajo hemos querido mostrar que muchas de las empresas nacionales en nuestro país necesitar innovar continuamente , ya que día a día se presentan nuevas formas e innovaciones tecnológicas que buscan simplificar y/o automatizar ciertas funciones o tareas que se desarrollan en la empresa con el fin siempre de lograr una mejora en sus procesos para llegar de una manera más eficaz y eficiente a los clientes . Asimismo gracias a estos ellas lograran mantener a la vanguardia en este mundo competitivo y de continuo cambio. si bien en la empresa Alicorp S.A.A. a mostrado cambios en sus sistemas de información debido al incremento de la gamma de clientes, creemos que es conveniente implementar en sus sistema el Data Warehouse, ya que esta demuestra ser una de las herramientas que mejor se adapta al rubro de la empresa . Con esta herramienta se lograría entre las principales mejoras. Mejor procesamiento y administración de volúmenes de datos en el área de ventas y contabilidad principalmente. Mejor accesibilidad a los datos e información , la cual ayudaría a que la toma de decisiones sea más confiable. La organización mantendrá un lenguaje común. Soporte adaptable a los cambios.
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