AKUNTANSI PERHOTELAN
Peran Akuntansi Siklus Akuntansi Struktur Departemen Akuntansi
PERAN AKUNTANSI William S. Gray (1996) Akuntansi merupakan satu kesatuan dengan aktivitas usaha, dimana memerlukan partisipasi akuntan dalam proses manajemen di semua tingkatan Operasi usaha hotel cukup kompleks, dimana keberhasilannya tidak saja tergantung pada kos atau mutu layanan, tapi pada persepsi konsumen atas layanan. Akuntansi ditunjukkan pada jenjang antara kos yang berhubungan dengan layanan, yang memerlukan keakuratan dan keandalan pencatatan
SIKLUS AKUNTANSI
Bukti Jurnal transaksi
Buku Besar
Buku Pembantu
Laporan
SIKLUS AKUNTANSI William S. Gray (1996) Hospitality accounting: prinsip pokok akuntansi & prosedur yang dibuat untuk industri hotel & restoran. Dasar akuntansi: double-entry bookkeeping, dimana untuk setiap entry harus ada yang sama dan yang berlawanan sehingga hasilnya akan sama. 4 jenis akun: aktiva, hutang, penghasilan, biaya.
Journal Entries & The General Ledger William S. Gray (1996) Trial balance: daftar saldo akun dalam suatu periode. Journal entry: mencatat perubahan setiap akun yang mempengaruhi saldo debet & kredit. General ledger : pengelompokan secara kolektif dari akun individual.
Journal Entries & The General Ledger William S. Gray (1996) Pencatatan beban tamu
Beban aktual utk tamu (setiap kamar) dpt ditelusuri secara manual dlm guest bill Pembebanan & pembayaran tamu akan dianalisa, di jumlahkan & dicatat secara harian
Monthly Journal
Digunakan untuk mempermudah jurnal harian, dimana jumlah harian diakumulasikan dan jurnal tunggal dibuat atas transaksi bulanan
Financial Statement
Disiapkan pada akhir periode akuntansi
Closing The Financial Period Trial balance Cash reconciliations Inventories Prepaids & accruals Bank reconciliations Reserve for bad debts Fixed assets & accumulated depreciation Taxes payable Long-term debt
Departemen Akuntansi General Cashier Cashier Outlet Income Auditor Night Audit Credit Account Receivable Account Payable Cost Control Electronic Data Processing Storeroom Accounting (book keeper)
STRUKTUR ORGANISASI – DEPARTEMEN AKUNTANSI Head Departement
Accounting
Credit
EDP General Cashier Cashier Outlet Account Receivable Account Payable Income Audit
Personalia
Purchasing
Night Audit
Storeroom
Cost Control
Account Payable Fungsi terkait:
Purchasing Receiving General storeroom Cost controll
Supplier’s statement
Outstanding invoice, monthly statement, rekonsiliasi
Pembayaran supplier’s
Check register
Account Receivable GUEST LEDGER:
Jumlah dari tamu yang tinggal di hotel
CITY LEDGER:
Diluar GL, setelah keluar dari GL
A/R Statement PENGENDALIAN GUEST LEDGER:
Fungsi dari Kasir Depan & Night Audit
Account Receivable TANGGUNG JAWAB: Membuat invoice dan menyiapkan penagihan Laporan tamu: yang memperoleh kredit, yang tidak membayar bill, yang menggunakan fasilitas hotel tapi tidak menginap Menyurati & meringkas voucher beban untuk credit company
Account Receivable Original contract dengan travel agent Akumulasi beberapa guest bill individu dalam satu master account 3 cara penanganannya dengan travel agents:
TA hanya membuat reservasi, tamu yang bertanggungjawab atas seluruh beban. TA mengumpulkan & menerima beban kamar dari tamu baik sebagian atau penuh. TA mengumpulkan dan menerima deposit dari tamu, dan hotel mengirim invoice kepada agents
General Cashier Kewajiban:
Berkaitan dengan pengendalian dan audit deposit harian dari FO & FB
Bertanggungjawab atas pengendalian dan audit house bank Bertanggungjawab pada petty cash fund:
Pengeluaran tunai yang diperkenankan
Cash opname
Credit Fungsi terkait:
Bellman Room service cashiers Maid: status kamar Night auditors: memonitor laporan
FUNGSI: Menguji/mengetahui keuangan yang ada Menyetujui batas kredit utk stp klien dgn garansi jenis kartu kreditnya, dan menagih Daftar harian guest balances & analisa individual guest bills
Night Audit Revenue journal: suatu metode, dimana penghasilan harian dicatat dan diikhtisarkan untuk diposting ke buku besar Night auditor: mencatat & mengendalikan (posting & balance) penghasilan dari pk. 23.00 – 07.00 pagi. Proses night audit (manual):
Hand transcript digunakan jika perkiraan individual dibuat secara harian untuk setiap kamar yang digunakan Night auditor bertanggung jawab atas total harian setiap kamar & memasukkan total tersebut dalam HT berdasarkan room-by-room.
Night Audit The NCR Class 42: transisi dari transkrip manual ke sistem komputerisasi Kelemahan sistem manual:
Posting room & tax sudah dilakukan roomby-room: time consuming-tidak efisien Posting dilakukan secara manual dimana bisa terjadi human error
Night Audit Proses komputerisasi night audit mengalami perubahan yang sangat dramatis dengan lahirnya PMS (property management systems) PMS didesain untuk menjalankan 4 fungsi pokok:
reservations, check in & check out, guest ledger, night audit
Night Audit Fungsi terpentingnya adalah me-review berbagai jenis laporan kegiatan pada hari tersebut, seperti:
Laporan akhir shift yang dibuat oleh setiap kasir Laporan pembebanan kamar
Room by room basis All charges: room revenue, tax, food, etc Correct rate errors Review rate variance
Transfer ke city ledger untuk hari tsb Print out semua transaksi dlm sehari Final report, seperti catat beban tamu, pendapatan, semua reservasi, advance deposit activity
