AJUSTES POR PROVISIONES Para poder entender este tema debemos tener claro que es una PROVISON Podríamos definir las provisiones como cuenta de pasivo (de naturaleza crédito en el activo) que representa una disminución probable del valor de determinados activos o incrementos de pasivos, y que se lleva a la cuenta de resultados de un ejercicio como previsión de gasto. No obstante, las provisiones aunque afectan los resultados del ejercicio, permite que las entidades midan posibles contingencias o pérdidas que la empresa pueda presentar en un futuro y no la afecten radicalmente en su funcionamiento normal. Ahora tratemos de entender lo que el Decreto 2649 del 93 expresa en su articulo 52 ARTICULO 52. PROVISIONES Y CONTINGENCIAS. Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables, así como para disminuir el valor, reexpresado si fuere el caso, de los activos, cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables. Una contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias existentes, que implican duda respecto a una posible ganancia o pérdida por parte de un ente económico, duda que se resolverá en último término cuando uno o más eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir. Las contingencias pueden ser probables, eventuales o remotas. Son contingencias probables aquéllas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, indica que es posible que ocurran los eventos futuros. Son contingencias eventuales aquéllas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, no permite predecir si los eventos futuros ocurrirán o dejarán de ocurrir. Son contingencias remotas aquéllas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, indica que es poco posible que ocurran los eventos futuros. La calificación y cuantificación de las contingencias se debe ajustar al menos al cierre de cada período, cuando sea el caso con fundamento en el concepto de expertos. Podríamos definir entonces que las provisiones son colchones contables que la empresa crea y alimenta en forma permanente con el propósito de resguardar sus resultados en termino de rentabilidad de posibles perdidas ya tanto en el activo como en el pasivo. Como leíamos en el en el articulo 52 del decreto 2649 del 93 estas perdidas pueden ser probables, eventuales o remotas, pero no importa cual sea su condición se deben efectuar las provisiones ya que debemos tener en cuenta que existen otros factores que muchas veces escapan a nuestra orbita de control que hace que estos sucesos ocurran, y las perdidas del ejercicio contable podrían ser catastróficas si la empresa no se ha resguardado con anterioridad a las mismas.
De igual forma una empresa debe efectuar provisiones para cubrir deudas con terceros las cuales aunque puede que no sean de cumplimiento inmediato si son de obligatorio cumplimiento en el futuro. CLASES DE PROVISIONES Existen solo dos clases de provisiones DE ACTIVO Y DE PASIVO PROVISIONES DE ACTIVO Estas provisiones se constituyen para cubrir posibles perdidas al interior de la empresa, las mas comunes son las DE CLIENTES y DE INVENTARIOS, aunque casi todas las cuentas de ACTIVO manejan su cuenta de provisiones como ACTIVOS FIJOS, INTENGIBLES las que son utilizadas mas comúnmente son las mencionadas anteriormente por cuanto es donde se presentan las mayores perdidas contables y financieras de las empresas. PROVISION DE CLIENTES Registra los montos provisionados por el ente económico para cubrir eventuales pérdidas de créditos, como resultado del análisis efectuado a cada uno de los rubros que conforman el grupo deudores. Es una cuenta de valuación de activo, de naturaleza crédito Durante el proceso de registro de contable, se debe mantener el saldo de las cuentas de provisiones de acuerdo a lo estipulado por la ley, por normas de las superintendencias o por políticas de la empresa. Cuando se establezca que una provisión es excesiva o ha sido constituida en forma indebida, la reversión de la provisión se abonará a la subcuenta 425035 -reintegro provisiones- cuando corresponda a ejercicios anteriores, o restando de los cargos si corresponde al mismo ejercicio A manera de ejemplo supongamos que una empresa tiene como política provisionar en forma mensual el 10% del saldo de la cuenta de DEUDORES y al 31 de julio presentaba el siguiente saldo de la cuenta de deudores en su balance general asi: DEUDORES CLIENTES - PROVISIONES
6.300.000 7.000.000 (700.000)
Al finalizar el mes de Agosto de 2007 el saldo de la cuenta de CLIENTES es de 7.500.000, y el nuevo calculo de las provisiones para el periodo es de 750.000, es decir se incremento en 50.000. Asi las cosas el asiento contable de ajuste no se hace por los 750.000 sino por la diferencia entre el nuevo saldo y el saldo anterior, en este caso se debe incrementar en 50.000. ASIENTO: (CUANDO SE INCREMENTA) DEBE 139905 PROVISIONES CLIENTES 519910 GTOS PROVISIONES DEUDORES
HABER 50.000
50.000
La nueva presentación del balance general quedaría asi: DEUDORES CLIENTES - PROVISIONES
6.750.000 7.500.000 (750.000)
Ahora, supongamos que el nuevo saldo de la cuenta de clientes es de 650.000, es decir el nuevo calculo de provisión seria de 650.000, se reduciría en 50.000. ASIENTO: (CUANDO DISMINUYEY CORRESPONDE A EJERCICIOS ANTERIORES) DEBE HABER 139905 PROVISIONES CLIENTES 50.000 425035 RECUPERACION PROVISIONES 50.000 La nueva presentación del balance general quedaría asi: DEUDORES CLIENTES - PROVISIONES
5.850.000 6.500.000 (650.000)
Este mismo procedimiento se sigue con las demás provisiones de activos NOTA: Cuando la reversión es durante el mismo periodo y existen saldo dentro de la cuenta de gastos, pues se debe restar el cargo de la provisión acuerdo a lo ordenado por la ley, es decir se debe acreditar la cuenta de gastos y debitar la cuenta de provisión del activo correspondiente. PROVISIONES DE INVENTARIOS Registra los montos provisionados por el ente económico, para cubrir eventuales pérdidas de sus inventarios, por obsolescencia, faltantes, deterioro o pérdida de los mismos, como resultado del análisis efectuado a cada uno de los rubros que conforman el grupo inventarios. Es una cuenta de valuación del activo, de naturaleza crédito. PROVISIONES DE PASIVOS Comprende los valores provisionados por el ente económico por concepto de obligaciones para costos y gastos tales como, intereses, comisiones, honorarios, servicios, así como para atender acreencias laborales no consolidadas determinadas en virtud de la relación con sus trabajadores; igualmente para multas, sanciones, litigios, indemnizaciones, demandas, imprevistos, reparaciones y mantenimiento. Cuando se establezca que una provisión es excesiva o ha sido constituida en forma indebida, la reversión de la provisión se abonará a la subcuenta 425035 -reintegro provisiones- cuando corresponda a ejercicios anteriores, o restando de los cargos si corresponde al mismo ejercicio Los asientos contables se realizan de la misma manera que en las provisiones de activo pero la cuenta de gastos a utilizar es la cuenta de gastos respectiva que establezca el Plan único de cuentas. Por ejemplo: PARA COSTOS Y GASTOS la cuenta de gastoa emplear es la respectiva cuenta de gastos operacionales provisionado, por ejemplo si es servicios públicos, se afectara la cuenta de gasto de servicios públicos. Si es por demandas pues se afectara la cuenta 53 gasto no operacional por demandas laborales y asi sucesivamente.
