AJUSTES Y CIERRES CONTABLES
DERLY JOHANNA ZAMUDIO BUSTOS BRAYAN STIVEN PARRA MONTERO GREIDY LIZETH SEGURA PACHÓN OSCAR IVAN VEGA AYALA
SENA CHIA CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL TECNOLOGIA EN CONTABILIDAD Y FINANZAS FICHA 627020 2015 AJUSTES Y CIERRES CONTABLES
Trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de Tecnólogo en Contabilidad y Finanzas
Asesora WILLIAM CORREA CASALLAS NACIRA JUDITH NARVAEZ ORTEGA
AGRADECIMIENTOS
Dedico de manera especial a mis compañeros quienes con su gran apoyo logramos realizar el objetivo. Derly Johanna
A mi familia, mis compañeros y mis instructores que han sido pieza clave en cuanto al apoyo para el desarrollo y avance en mi proceso. Brayan Stiven
Dedico este logro logro a mi mi familia y compañeros que me sirvieron de apoyo apoyo para culminar esta etapa y así poder dar comienzo a una nueva, llena de grandes bendiciones. Greidy Lizeth
A mis instructores de formación por todo el apoyo y el conocimiento trasmitido Oscar Iván
PRÓLOGO Esta cartilla se encuentra diseñada y escrita de manera didáctica primero dando a conocer los fundamentos y de esta forma guiar al cliente potencial paso a paso donde podrán encontrar las bases de “Ajustes y cierres contables” siendo practico para técnicos, tecnólogos y personas del común
con actividad empresarial. Como objetivo general busca conocer el saldo real de una cuenta, generalmente al finalizar un período contable, las cifras de los libros mayores y los auxiliares no presentan el verdadero valor de las cuentas, por lo que existe la necesidad de establecer dichos valores reales, con el fin de que los estados financieros reflejen la verdadera situación de la empresa, lo cual solo es posible a través de la realización de los ajustes contables correspondientes. Además contiene aplicaciones y ejemplos que lo hacen útil generando así una mayor comprensión abarcando desde su concepto básico y la aplicación en los diferentes tipos de ajustes. A los comerciantes esta cartilla les brinda una gran ayuda para el desarrollo y control de sus actividades, además que puede aclarar sus dudas sobre diferentes aspectos del manejo de la contabilidad, cabe mencionar que se incluyen ejemplos aplicables a la misma.
INTRODUCCIÓN Debido a que la economía del país está en aumento, muchas personas están tomando la iniciativa de crear su propia empresa, han llegado a sufrir grandes pérdidas y robos, al no tener un control de sistema contable que le indique el aumento, disminución y todas las variaciones de su capital. Por estos motivos muchos llegan a la conclusión de contar con sistema contable que permita reflejar la realidad económica de su actividad esto ha hecho que la profesión contable tome una gran importancia en el ámbito empresarial. En el estudio de la contabilidad han surgido nuevas expectativas y nuevos cuestionamientos sobre la orientación que se le pueda estar dando a esta profesión a causa de los rápidos cambios económicos, tecnológicos y sociales de la actualidad.
DEFINICIÓN DE AJUSTES CONTABLES Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.
Para ello se hace una revisión al final del periodo para identificar y corregirlos.
En el ejercicio contable es normal que se presenten errores
Necesarios para poder emitir estados financieros
AJUSTES CONTABLES
cumpliendo siempre con los principios de contabilidad
Los cuales deben estar ajustados a la realidad economica y financiera de la empresa
Algunos hechos económicos, debido a que en el momento de su registro no se conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se hace necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable cuando ya se tiene la información completa. Es importante que todos los ajustes y correcciones a que haya lugar, se hagan antes del cierre contable, pues esta es la oportunidad para sanear la contabilidad y los estados financieros, puesto que una vez realizado el cierre y emitidos los estados financieros, se hace más difícil el proceso de corrección y ajuste.
Llevar a la administración de la empresa a tomar decisiones equivocadas. La utilidad de la información contable depende directamente de su fiabilidad, de que esté ajustada a la realidad, y esto sólo se logra cuando de forma juiciosa y consciente, se realizan los ajustes y se corrigen los errores contables antes de emitir oficialmente estados financieros.
DEFINICIÓN DE CIERRES CONTABLES
Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado Para determinar el resultado económico del ejercicio del periodo
Cuentas de balance: Activo, pasivo, patrimonio CIERRE CONTABLE
Cuentas de resultado: ingresos,gastos, costo de ventas y de produccion
Que puede demostrar si existe una pérdida o una utilidad En el cual es fundamental la realizacion de los ajustes correpondientes anteriormente
Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de ventas y costos de producción y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio. El resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados, se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una pérdida se disminuirá el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementará. No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos. Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar los ajustes y conciliaciones del caso. Entre los ajustes más importantes que se deben hacer está la depreciación la depreciación de los activos fijos, la amortización de los activos intangibles y diferidos, la provisión la provisión de cartera y cartera y los ajustes necesarios en los inventarios. Es importante también las conciliación lo que le permitirá realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas. Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo clásico de las reclasificaciones es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en rojo, caso en el cual se debe reclasificar como una cuenta de pasivo. Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realización de los ajustes necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorización o desvalorización, tal como lo establecen nuestros principios de contabilidad. Al hacer el cierre contable es muy importante tener presente aspectos como el de los impuestos y los resultados financieros esperados por los socios. Esto conlleva implícitamente a la existencia de una planeación con el objetivo de conseguir el mejor resultado posible según los objetivos que se quieran lograr. La depreciación, la provisión de cartera, los métodos de valuación de inventarios, las políticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para decidir cuál es el procedimiento más adecuado para la consecución de los objetivos.
AJUSTES ORDINARIOS Son los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas:
Caja Bancos Provisiones y deudas de difícil cobro Inventario de mercancías Depreciación acumulada Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos Ingresos recibidos por anticipado Ingresos por cobrar Costos y gastos por pagar Provisiones para obligaciones laborales
AJUSTES A LA CAJA, OCASIONADOS POR EL ARQUEO Cuando se realiza un arqueo (control físico de conteo) se puede presentar que la existencia de los valores reales no coincida con el saldo sa ldo en libros ejemplo: 1. El valor total del arqueo no coincide en libros puede ser menor como mayor, en tal caso se debe hacer hacer un faltante por por la diferencia (valor por el cual se hace el ajuste).
En el asiento de ajuste para llevar el saldo de caja a su valor real, es necesario disminuir el saldo en el momento del faltante, acreditando caja y debitando la cuenta que corresponda según el concepto que ocasiono el faltante así:
Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros.
Ejemplo: El cajero pago servicios de cafetería por $90.000 y no los registro, hay un faltante por ese valor
Asiento de Ajuste
CODIGO 5195 519525
90.000
1105
CUENTAS Gastos diversos Elementos de Aseo y Cafetería Caja
PARCIAL
110505
Caja General
90.000
DB 90.000
CR
90.000
EJEMPLO: El cajero consigno $500.000 y no los registro. Se presenta un faltante por ese valor. Asiento de ajuste:
CODIGO 1110 111005
CUENTAS Bancos Moneda nacional
1105
Caja
110505
Caja General
PARCIAL
DB 500.000
CR
500.000 500.000 500.000
Faltante por dineros dispuestos por el cajero o pagados de mas
El cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de caja. Si no hay razón que justifique justifique el faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ellos se debita cuentas por cobrar a trabajadores.
EJEMPLO: En el arqueo se presenta un faltante injustificado de 90.000. Asiento de Ajuste:
CODIGO
CUENTAS
1365
CXC a trabajadores
111005
Responsabilidad CAJERO POR FALTANTE EN CAJA
1105
Caja
110505
Caja General
PARCIAL
DB
CR
90.000 90.000 90.000 90.000
El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo de libros: En este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este valor. Para llevar al saldo de la cuenta caja a su valor real rea l es necesario aumentarlo, debitando caja y acreditando la cuenta que corresponda, según la razón del sobrante, así:
CUENTAS DEBITO Caja(faltante) Cuentas por 200.000 cobrar Caja(sobrante) 200.000 Otros ingresos
CREDITO 200.000
200.000
1. Se compara el registro en los libros con lo existente en caja.
Saldo en Libros Total ventas del día 12/03/2015
242.407
Total ventas del día 13/03/2015 Total ventas del día 14/03/2015 Total ventas del día 15/03/2015 Total ventas del día 16/03/2015
103.421 200.000 54.500 123.400
Existente en Caja Total ventas del día 12/03/2015 Total ventas del día 13/03/2015 Total ventas del día 14/03/2015 Total ventas del día 15/03/2015 Total ventas del día 16/03/2015
242.400 103.450 200.000 54.550 123.400
Saldo Total ventas del día 12/03/2015
(7)
Total ventas del día 13/03/2015
29
Total ventas del día 14/03/2015 Total ventas del día 15/03/2015
0
Total ventas del día 16/03/2015
0
50
La promotora del punto de venta cobro menos en una venta Se registra la referencia equivocada y cobran 29 pesos de mas
El mensajero consigna 50 pesos de más.
Ajuste del faltante: CUENTA DEBITO 7 Faltante Caja Sumas Iguales 7
CREDITO 7 7
Ajuste del Sobrante: CUENTA DEBITO 79 Caja Sobrante Sumas Iguales 79
CREDITO 79 79
INGRESOS RECIBIDOS POR EL CAJERO Y NO REGISTRADOS. EJEMPLO: El cliente HUGO CASTLLO abona $170.000, valor no registrado por el cajero, ocasionando un sobrante en caja CODIGO 1105 110505 1305 13050530
CUENTA CUENT A CAJA CAJA GENERAL CLIENTES HUGO CASTILLO
PARCIAL
DEBITO 170.000
CREDITO
170.000 170.000 170.000
Otros valores sobrantes de la caja EJEMPLO: el valor total del arqueo es $ 384.000 y el valor en libros correspondiente a caja es $380.000 no se encontró justificación a sobrante, es un ingreso adicional para la empresa. CODIGO 1105 110505 4295 429553
CUENTA CUENT A CAJA CAJA GENERAL DIVERSOS SOBRANTE DE CAJA
PARCIAL
DEBITO 4.000
CREDITO
4.000 4.000 4.000
El total del arqueo es $8.540.000 y el valor en libros correspondiente a caja es $8.500.000
ARQUEO DE CAJA
AJUSTE A LA CUENTA BANCOS, OCASIONADOS POR CONCILIACION BANCARIA Para realizar este ajuste es necesario realizar una conciliación, o sea, comparar el saldo de libro de Bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario. El extracto bancario es el documento elaborado por la entidad bancaria para sus clientes por una cuenta corriente o de ahorros, relacionando allí los movimientos en la misma como: Consignaciones-Depósitos-Giros de cheques-Retiros-Notas débito o crédito-Saldos Al conciliar cada cuenta bancaria se identifica los ajustes que sea necesario realizar por las diferencias que pueden ser:
Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por la entidad bancaria. Por valores que aparecen en el extracto que aún no se han registrado en la empresa.
NOTA DEBITO CUENTAS
Gastos financieros Bancos
DEBITO 20.000
CREDITO 20.000
Transacciones registradas en la empresa y que el banco no ha registrado cheques no cobrados y remesas en tránsito, etc.
NOTAS CREDITO CUENTAS
Bancos Obligaciones bancarias
DEBITO 15.000
CREDITO 15.000
Prestamos abonados en cuenta, consignaciones de clientes, rendimientos financieros, intereses.
LIBROS Fecha 01-feb 02-feb 10-feb 15-feb 20-feb 29-Feb
Concepto Saldo anterior Cheque No. 657 Cheque No. 658 Cheque No. 659 Cheque No. 660 Cheque No. 661
Debe
Haber 117,98 125,5 85,67 285 175
Saldo 3.036,71 2.918,73 2.793,23 2.707,56 2.422,56 2.247,56 EXTRACTO
Fecha 01-feb 03-feb 12-feb 18-feb 25-feb
Concepto Saldo anterior Cheque No. 657 Cheque No. 658 Cheque No.659 Nota de débito No. 0523 29-Feb Nota de crédito No. 1180
Débitos Créditos Saldo 3.036,71 119,78 2.916,93 125,5 2.791,43 86,57 2.704,86 132,23 2.572,63 1.140,00
3.712,63
SALDO N°
Concepto
libro empresa Debe
1 saldos finales 2 cheques 3 notas debito 4 notas crédito 5 Errores 6 Errores 7 totales saldos conciliados
Extracto banco
haber
2.247,56
debe
haber 3.712,63
460,00 132,23 1.140,00 2,7
3.847,56
3.712,63
134,93
3.712,63
3.712,63
a) El monto correcto del cheque No. 657 es de $119,78, emitido para el pago de proveedores b) El monto correcto del cheque No. 659 es de $86,57, emitido para el pago de proveedores c) La nota de débito No.0523 corresponde a un cheque devuelto de uno de nuestros clientes, el cual había sido depositado por la empresa. d) La nota de crédito No. 1180 corresponde a un documento cobrado por el banco por $1.200 de uno de nuestros clientes, el banco cobró $60,00 por las gestiones de cobro realizadas.
EJERCICIOS: 1. a) El cheque nro. 2 corresponde a un reintegro de anticipo a un proveedor habiendo sido entregado sin una firma libradora, por lo cual el banco procedió a rechazarlo. b) El cheque nro. 3 se encuentra en la tesorería de la empresa a disposición del proveedor respectivo. c) La nota de débito del 31/07 corresponde a un cheque depositado por la empresa, que fue rechazado por falta de fondos en la cuenta bancaria del librador (cliente de la empresa) d)La nota de crédito del 31/07 corresponde a reintegro de comisiones cobradas de más por el banco e) El 15/07 el banco CITI otorga a la empresa autorización para girar en descubierto hasta la suma de $10.000. Se solicita:
f) Efectuar la conciliación bancaria al 31/07
Libro: Fecha 01-jul 12-jul 13-jul 14-jul 15-jul 16-jul 16-jul 28-jul 31-jul
Concepto Saldo al 30/06 depósito 24 hs cheque 1 cheque 2 depósito 48hs cheque 3 N/D por Comisiones N/D por Ch/rechazó. Cheque 4 depósito 48hs
Debe
Haber
10000 3000 1500 400 25000 500
Saldos Deudor Acreedor 3000 13000 10000 8500 8900 -16100 -16600
10000
-26600
8000 2000
-34600 -36600
Extracto bancario: Fecha 02-jul 13-jul 10-jul 14-jul 14-jul 16-jul 16-jul 16-jul 28-jul 31-jul 31-jul
Concepto Saldo al 30/06 depósito 24 hs cheque 1 cheque 2 N/C rechazó. Cheque 2 depósito 48hs N/D por Comisiones N/D por Ch/rechazó. N/D por Comisiones N/D por Ch/rechazó. N/C devol. Comis.
Debe
Haber
Saldos Deudor
10000 3000 1500 1500 400 500 10000 1000 7000 500
Acreedor 3000 13000 10000 8500 10000 10400 9900
-100 -1100 -8100 -7600 - 7600
2. a) La nota de crédito Nro.242 corresponde a un documento cobrado por el banco. El monto del giro es de $38.400,00 el banco descontó los gastos de cobranza y abono el neto en la cuenta de la empresa. b) El depósito Nro.5133 fue registrado correctamente en la empresa c) La nota de crédito Nro.190 corresponde a intereses ganados sobre inversiones realizadas d) La nota de débito Nro.432 corresponde a comisiones varias e) La nota de débito Nro.767 corresponde a un cheque devuelto, de uno de nuestros clientes, el cual había sido depositado por la empresa.
f) La nota de débito Nro. 832 corresponde al pago de un documento g) El cheque Nro.11423 fue registrado correctamente en los libros de la empresa
Libro Fecha 01/06/14 02/06/14 02/06/14 02/06/14 02/06/14 04/06/14 06/06/14 08/06/14 10/06/14 13/06/14 14/06/14 24/06/14 30/06/14
Concepto Debe Haber Saldo Saldo anterior Deposito Nro. 3456 114.200 Cheque Nro. 11421 30.000 Cheque Nro. 11422 26.200 Cheque Nro. 11423 24.750 Deposito Nro. 5133 21.500 Cheque Nro. 11424 16.700 Cheque Nro. 11425 14.310 Deposito Nro. 4277 153.800 Cheque Nro. 11426 17.120 Cheque Nro. 11427 19.155 Deposito Nro. 40.000 80201 Deposito Nro. 9876 116.720
86.350 200.550 170.550 144.350 119.600 141.100 124.400 110.090 263.890 246.770 227.615 267.615 384.335
Extracto Fecha 01/06/14 02/06/14 03/06/14 04/06/14 04/06/14 04/06/14 06/06/14 10/06/14 14/06/14 19/06/14 21/06/14 24/06/14 30/06/14 30/06/14 30/06/14
Concepto Saldo anterior Deposito Nro. 3456 Cheque Nro. 11421 Cheque Nro. 11422 Cheque Nro. 11423 Deposito Nro. 5133 N.C Nro.242 Deposito Nro. 4277 Cheque Nro. 11426 Cheque Nro. 11427 N.D. nro. 432 Deposito Nro. 80201 N.C Nro.190 N.D Nro. 767 N.D Nro. 832
Débitos
Créditos
Saldo
114.200 30.000 26.200 24.570 25.000 38.000 153.800 17.120 19.155 5.000 40.000 8.000 40.000 27.500
86.350 200.550 170.550 144.350 119.780 144.780 1 44.780 182.780 336.580 319.460 300.305 295.305 335.305 343.305 303.350 275.805
AJUSTE POR PROVISION CARTERA O ESTIMADO PARA DEUDAS DE DIFICIL COBRO
PROVISION Es una reserva que establece la empresa para proteger su solvencia, liquidez y patrimonio existen dos tipos de provisión.
METODOS 1. Provisión individual es aquella en la que se acepta hasta el 33% del valor nominal de la cartera 2. Provisión general consiste en determinar la provisión por medio de porcentajes variables, de acuerdo con la fecha de vencimiento.
De 0 a 3 meses De 3 a 6 meses De 6 a 12 meses Más de 12 meses
% 0 5 10 15
EJEMPLO: La empresa LIEMA S.A realiza la provisión de cartera Diciembre del 2014 encontrando los siguientes datos:
al 30 de
Liseth con Factura N° 3105 Fecha: 01/01/2014 Valor: 1.500.000 Leigner con Factura N° 2312 fecha: 02/02/14 valor: 7.000.000 Juan Pablo con Factura N° 0528 Fecha: 03/03/2014 valor 2.300.000 Héctor con Factura N° 1409 Fecha: 04/04/14 valor: 4.800.000 Luz con Factura N° 1505 fecha: 05/05/2014 valor 3.600.000 Oscar con Factura N° 0303 Fecha 06/06/14 valor 2.100.000 Libudite con Factura N° 0715 Fecha: 07/07/2014 valor 800.000 Ema Factura N° 1203 Fecha 08/08/2014 por 500.000 Gloria Factura N° 0612 Fecha 09/11/14 valor 1.800.000
Fecha 09/11/15 08/08/15 07/07/15 06/06/15 05/05/15 04/04/15 03/03/15 02/02/15 01/01/15 TOTAL
Factura 612 1203 715 303 1505 1409 528 2312 3105
Días 50 87 124 175 206 237 268 299 360
Valor 1.800.000 500.000 800.000 2.100.000 3.600.000 4.800.000 2.300.000 7.000.000 1.500.000
Edad 0 5% 5% 5% 10% 10% 10% 10% 10%
Total $ $ 25.000 $ 40.000 $ 105.000 $ 360.000 $ 480.000 $ 230.000 $ 700.000 $ 150.000 2.090.000
1. Se Traslada el valor de la cartera a deudas de difícil cobro en el siguiente registro
CODIGO CUENTA 1390 Deudas de Difícil Cobro 1305 Cartera
DEBITO CREDITO 2.010.000 2.010.000
2. Se provisiona mes a mes la cartera hasta provisionar el valor total de difícil cobro, suponiendo que se va a castigar en el mes de Diciembre del mismo año.
CODIGO CUENTA 5199 Gasto Provisión 1399 Provisión Deudores
DEBITO 22.600.000
CREDITO 22.600.000
3. Después de haber realizado la provisión total de la deuda de difícil cobro se procede a castigar el total de la cartera provisionada dejando en cero las cuentas CODIGO CUENTA 1399 Provisión Cartera 1390 Deudas de Difícil Cobro
DEBITO 22.600.000
CREDITO 22.600.000
AJUSTES DE DEPRECIACIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (ACTIVOS FIJOS) La depreciación es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante una vida útil. Se cuenta que el activo puede consumirse en la totalidad de su vida útil o se puede considerar su valor residual en el caso contrario.
DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Es la pérdida de valor que sufren los activos fijos durante su vida útil aquellos que por el deterioro causado por el uso, la acción de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnológico. Ejemplo: equipos, construcciones y edificaciones, equipos de computación y de transporte.
Edificaciones 20 años o 5 % 10 años o 10% Maquinaria y equipo 10 años o 10% Muebles y enseres Equipos de computación y 5 años o 20% comunicación Vehículos 5 años o 20% MÉTODO DE LÍNEA RECTA Es el método de más utilizado por la facilidad para su aplicación pues basta dividir el costo del activo entre el número de años estimado como vida útil, para obtener el valor de la depreciación anual; pues supone que los activos se usan con la misma intensidad año por año, a lo largo de su vida útil, por tanto la depreciación periódica debe ser del mismo monto
Depreciación anual = Costo Histórico / Años de vida útil . El 1º de Enero de 2.010 se compra un juego de muebles para la oficina de contabilidad por valor de $ 4.800.000.oo con IVA del 16%. ¿La Depreciación acumulada a 31 de Diciembre de 2.011 es? (Línea Recta) Realice las Contabilizaciones.
CODIGO
CUENTA
DEBITO
1524
Equipo de Oficina
$ 4.800.000
2408
Iva
$ 768.000
1105
Caja
CREDITO
$ 5.568.000
Vida útil muebles y enseres 10 años a 10% Año
1 2
Depreciación anual $ $
556.800 556.800
Valor Libros
Depreciación Acumulada $ 556.800 $ 5.011.200 $ 1.113.600 $ 4.454.400
Depreciación mes Depreciación día
$ $
1 enero 2010 - 31 DICIEMBRE 2011
$
46.400 1.547 1.112.053
CONTABILIZACION CODIGO
CUENTA 5160 Gastos Depreciación 1592 Depreciación Acumulada
DEBITO
CREDITO
$1.112.053 $1.112.053
MÉTODO DE LA SUMA DE LOS DÍGITOS DE LOS AÑOS El procedimiento de cálculo para este método, válido únicamente para propósitos contables, consiste en determinar la suma de los dígitos de acuerdo a la vida útil del activo. Así para una vida útil de diez años se tendrá: 10 + 9 + 8 + 7 + 6 + 5 + 4 + 3 + 2 + 1 = 55
S = n(n+1) / 2 Donde:
S = Suma de los dígitos de los años n = años estimados de vida útil S = 10 (10 + 1) / 2 = 55 Para calcular la depreciación se divide el número de períodos que faltan para terminar la vida útil, entre la suma de los dígitos de los años y el resultado se multiplica por el costo del activo.
EJEMPLO: Contabilice la Depreciación por un año por el sistema de Suma de dígitos de un vehículo que fue comprado por $30.000.000 Elabore la tabla por los años de vida útil.
DEPRECIACIÓN SUMA DE LOS DÍGITOS DE LOS AÑOS CODIGO
CUENTAS 154005 Autos, camionetas y Camperos 1105 Caja
DEBITO $30.000.000
CREDITO
$30.000.000
5+4+3+2+1=15 Vida útil de de los vehículos vehículos 20% o 5 años
Depreciación anual
1 2 3 4 5
(5/15*30.000.00)= $ 10.000.000 (4/15*30.000.00)= $ 8.000.000 (3/15*30.000.00)= $ 6.000.000 (2/15*30.000.00)= $ 4.000.000 (1/15*30.000.00)= $ 2.000.000
Depreciación Acumulada 10.000.000
Valor Libros 20.000.000
18.000.000
12.000.000
24.000.000
6.000.000
28.000.000
2.000.000
30.000.000
-
Depreciación mes Depreciación día Depreciación por un año
$ $
833.333 27.778
$
10.000.000
CONTABILIZACION CODIGO
CUENTA
DEBITO
CREDITO
5160
Gastos Depreciación $10.000.000 1592 Depreciación Acumulada $10.000.000
MÉTODO DE LAS UNIDADES DE PRODUCCIÓN O DE OPERACIÓN Se emplea cuando la utilización del activo fijo varía considerablemente de un período a otro y, además, su vida útil depende más del uso que del paso del tiempo. El cargo periódico por concepto de depreciación se calcula encontrando el factor por unidad y multiplicándolo luego por el costo del activo, bajo la siguiente fórmula:
Depreciación anual = Costo Histórico / capacidad total X Operación Anual Depreciación anual = Costo Histórico / capacidad de producción X Unidades producidas EJEMPLO: El 14 de julio Se compra una máquina para tapar envases por valor de $ 78.000.000 la maquina está diseñada para colocar 65 millones de tapas,
Julio 1300000 tapas, Agosto 2970000 tapas, Septiembre 3850000 tapas, Octubre 6450000 tapas, Noviembre 980000 tapas, Diciembre 6870000 tapas.
Depreciación anual = Costo Histórico / capacidad total X Operación Anual DEPRECIACIÓN UNIDADES DE OPERACIÓN Año
Depreciación mensual Jul. $ 1.560.000 Ago. $ 3.564.000 Sept $ 4.620.000 Oct. $ 7.740.000 Nov. $ 1.176.000 Dic. $ 8.244.000 14 julio - 31 diciembre
Depreciación Valor libros acumulada $ 1.560.000 $ 76.440.000 $ 5.124.000 $ 72.876.000 $ 9.744.000 $ 68.256.000 $ 17.484.000 $ 60.516.000 $ 18.660.000 $ 59.340.000 $ 26.904.000 $ 51.096.000 $ 26.904.000
CONTABILIZACION CODIGO
CUENTA Depreciación Acumulada 5160 Gasto Depreciación
DEBITO $26.904.000
CREDITO $26.904.000
AJUSTES POR AMORTIZACIÓN DE ACTIVOS DIFERIDOS
Los gastos diferidos representas las adquisiciones de la empresa compra para consumirlo en un periodo futuro y los servicios pagados por anticipado los cuales se contabilizan en la cuenta de gastos pagados por anticipado como:
Arrendamientos-Seguros-Intereses.
Tales activos a medida que se causan disminuyen y se convierten en un gasto, en el asiento se debita gasto y se acredita diferidos.
Una vez se causan se disminuyen hasta llegar a saldo mínimo (0) al ocurrir esto se convierte en una cuenta del estado de resultado.
EJEMPLO: La empresa IGIAV S.A compra papelería para 5 meses por un valor de $10.000.000 y cada mes se amortizara amortizara la quinta parte de dicho valor ($2.000.000.) Su banco es Banco Bogotá CODIGO
171020 17102001 111005 1110501
CODIGO
516515 51651501 171020 17102001
CUENTA Útiles y Papelería IGIAV S.A Moneda Nacional Banco Bogotá
CUENTA Cargos diferidos Amortización 1 mes Útiles y Papelería IGIAV S.A
DEBITO 10.000.000
CREDITO
10.000.000
DEBITO 2.000.000
CREDITO
2.000.000
AJUSTES POR AMORTIZACIÓN DE PASIVOS DIFERIDOS Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. Así como una empresa puede pagar por anticipado, también puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros.
EJEMPLO: El 1 de julio de 2002 reciben $1.500.000 por concepto del arrendamiento por los meses de julio, agosto y septiembre. Se realiza ajuste a 31 de diciembre de 2002 Valor de ingresos recibidos: $1.500.000 correspondiente a tres meses de arrendamiento de una oficina. Arrendamiento mensual: $500.000 = Valor del ajuste
CODIGO CUENTAS 2705 270515 4220 422010
PARCIAL
DB
CR
INGRESOS REC * 500.000 ANTICIPADO Arrendamientos 500.000 ARRENDAMIENTOS Construcciones y 500.000 edificaciones
500.000
Son aquellos ingresos que recibimos por anticipado, antes de prestar el servicio, o entregar los productos dependiendo a que se dedique la empresa. Estos ingresos se nos convertirán en un pasivo, porque no se ha hecho efectiva la venta o la prestación de servicio.
CUENTA
DEBITO Ingresos recibidos por 100.000
CREDITO
anticipado Ingresos(depende la cuenta que afecte)
100.000
EJEMPLO: El 12 de Marzo de 2015 la empresa Arrendinmuebles R.S recibe 1.200.000 por concepto de arriendos arriendos de una una bodega de la empresa Rondita R.S IVA incluido por por el mes de Abril, Mayo y Junio, Nos pagan de contado. 1. Contabilizamos el total (1.200.000) de lo que recibimos por anticipado CODIGO
2705 1105
CUENTA DEBITO CREDITO Ingresos 1.200.000 recibidos por anticipado Caja. 1.200.000
2. Amortizamos mes a mes el ingreso recibido por anticipado: MES DE ABRIL CODIGO
2705 4155
CUENTA DEBITO Ingresos 400.000 recibidos por anticipado Actividades inmobiliarias, Empresariales y Alquiler.
CREDITO
CUENTA DEBITO Ingresos 400.000 recibidos por anticipado Actividades inmobiliarias, Empresariales y Alquiler.
CREDITO
400.000
MES DE MAYO CODIGO
2705 4155
400.000
MES DE JUNIO CODIGO
2705 4155
CUENTA DEBITO Ingresos 400.000 recibidos por anticipado Actividades inmobiliarias, Empresariales y Alquiler.
CREDITO
400.000
3. Luego nuestra cuenta de Ingresos recibidos por anticipado quedara totalmente saldada, y el total de la deuda se convertirá en un Ingreso recibido por concepto de arrendamientos.
AJUSTE POR INGRESOS POR COBRAR
Cuando la empresa ha devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor de ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; Por ello debita una cuenta de activos denominada ingresos por cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.
Ejemplo: Al finalizar el periodo contable, el señor Oswaldo Noruega no ha cancelado a la empresa el valor de un mes de arrendamiento por $900.000 de una fotocopiadora. CODIGO 1345
CUENTAS PARCIAL DB INGRESOS POR 900.00 COBRAR 134530 Arrendamientos 13453070 Oswaldo Noruega 900.000 4220 ARRENDAMIENTOS 422010 Equipo de oficina 900.000
CR
900.000
AJUSTES POR COSTOS Y GASTOS POR PAGAR Cuando una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado, debe realizarse u ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se convierte en un pasivo para la empresa. Por ello al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y gastos por pagar.
Ejemplo: Al finalizar el periodo contable se encuentran pendientes de pago a emsirva, registra los siguientes servicios: energía por $287.200, acueducto por $125.000 y gastos por $489.300.
CODIGO 5135 513525 513530 513555 2335 233550
CUENTAS SERVICIOS Acueducto y alcantarillado Energía Gastos COSTOS Y GASTOS POR PAGAR Servicios públicos
PARCIAL DB 901.500 125.000
CR
287.200 489.300 901.500 901.500
AJUSTES PARA OBLIGACIONES LABORALES Con el fin de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales a cargo de la empresa, al finalizar el periodo contable deben hacerse los cálculos cá lculos y asientos de ajustes por este concepto. Se liquidan las prestaciones causadas por cada trabajador, se compara con el valor total de la liquidación de las prestaciones sociales con el valor registrado en libros. Se elabora el ajuste por el valor de la diferencia, acreditando o debitando la cuenta para obligaciones laborales, según aumente o disminuya la provisión, utilizando como partida la cuenta de gastos.
Ejemplo: El 31 de diciembre se realiza la liquidación de prestaciones sociales de personal de la empresa y se compara con el saldo en libros para elaborar los ajustes correspondientes así:
PRESTACIONES SOCIALES a. Cesantías b. Intereses sobre cesantías c. Vacaciones
CODIGO 5105 510530 2610 261005
VALOR LIQUIDACIÓN 1384720 166166
VALOR LIBROS 1118470 112890
VALOR AJUSTE 266250 53276
120840
130700
(9860)
CUENTAS PARCIAL DB GASTOS DE 266.250 PERSONAL Cesantías 266.250 PARA OBLIGACIONES LABORALES Cesantías 266.250
CR
266.250
CODIGO 5105 510530 2610 261010
CODIGO 2610 261015 4250 425035
CUENTAS PARCIAL DB GASTOS DE 53.276 PERSONAL Intereses sobre 53.276 cesantías PARA OBLIGACIONES LABORALES Intereses sobre 53.276 cesantías
CUENTAS PARCIAL DB PARA 9.860 OBLIGACIONES LABORALES Vacaciones 9.860 RECUPERACIONES De provisiones 9.860
CODIGO CUENTAS PARA OBLIG. 2610 LABORA 261005 Cesantías 2510 CESANTIAS CONSOLIDADAS
DEBITO 1.384.720
53.276
CR
9.860
CREDITO
1.384.720
CODIGO CUENTAS PARA OBLIG. 2610 LABORA 261010 Int/Cesantías 2515 INT/CESANTIAS
CODIGO CUENTAS PARA OBLIG. 2610 LABORA 261015 Vacaciones VACACIONES 2515 CONSOLIDADAS
CR
DEBITO 120.840
DEBITO 166.166
CREDITO
120.840
CREDITO
166.166
AJUSTES POR INVENTARIOS DE MERCANCIAS EN EMPRESAS CON SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO
Al finalizar el periodo contable, es necesario calcular el costo de ventas para determinar la utilidad bruta en ventas este valor se obtiene mediante el siguiente proceso:
1
Acreditar 6205 y debitar 6135(comercio costo ventas)
2
Debitar 6225 y acreditar acreditar 6135.
3
Acreditar 1435 y debitar 6135.
4
Debitar la cuenta de 1435 y acreditar 6135 por el mismo concepto.
Con estos asientos queda registrado el costo de ventas que se obtiene mediante el juego de inventarios.
AJUSTES POR INVENTARIO DE MERCANCIAS EN LA EMPRESA CON SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE INVENTARIO DE MERCANCÍAS Al presentarse un descuadre de los saldos de los libros y el inventario físico se pueden presentar los siguientes eventos: eventos:
1. 2.
Inventario físico (saldo mayor) Libros (saldo menor)
Ocurre cuando los proveedores entregan más mercancía o a los clientes se les despacha menos, esto ocasiona un sobrante y se debe realizar un ajuste por la diferencia.
EJEMPLO: En una tienda tienda de barrio se compran 5 cubetas de huevos tipo AA con un valor por cubeta de 5.000 y 5 cubetas huevos tipo jumbo a un valor de 6.500. Se hace un conteo físico de la mercancía existente y se compara con los registros en libros, se halla
Un faltante en los huevos tipo jumbo, ya que en los libros hay un saldo de 5 cubetas y en el conteo físico se encuentran 4 cubetas Jumbo. Un sobrante en los huevos tipo AA, ya que en los libros hay un saldo de 4 cubetas AA, y en el conteo físico se encuentran 5 cubetas AA.
Esto es ocasionado por error del vendedor ya que entrega una cubeta tipo jumbo pensando que era una cubeta AA. El valor faltante será asumido por parte del vendedor.
CODIGO
CUENTA
1435 Mcia no fabricada por la empresa 4295 Diversos
DEBITO
CREDITO
5.000 5.000
Inventario físico mayor que el valor en libros l ibros de la cuenta de mercancías Cuando por error los proveedores entregan mas mercancia o en caso contrario a los clientes se les despacha menos y no habiendo reclamo se presenta un sobrante y se realiza un ajuste por la diferencia.
EJEMPLO: En al cuenta de mercancias se presenta un sobrante $ 250.000 por entregar menos mercancia y el cliente no reclamo esto se considera un ingreso. CODIGO
CUENTA
1435 Mcia no fabricada por la empresa 4295 Diversos
DEBITO
CREDITO
250.000
250.000
429505 Aprovechamientos
Inventario físico mayor que el valor en libros l ibros de la cuenta de mercancías Se dan dos casos: 1. Porque las mercancías perdieron su peso de forma natural sea por deshidratación etc. EJEMPLO: Se realizo el inventario físico de mercancía se presenta un faltante de $ 245.000, ocasionado por deshidratación.
CODIGO
CUENTA
6135 Comercio al por mayor y menor 1435 Mercancía no fabricada por la empresa
DEBITO
CREDITO
245.000 245.000
2. Perdida de mercancías por la irresponsabilidad del almacenista es eneste caso, el faltante va a cuenta de empleados. EJEMPLO: En el inventario físico se presento presento un faltante de $ 500.000 ocasionado ocasionado por descuido del almacenista.
CODIGO
CUENTA
1365 Cuentas por cobrar a trabajadores 16530 Responsabilidades 1435 Mercancía no fabricada por la empresa
DEBITO
CREDITO
500.000
500.000
AJUSTES A LA UNIDAD DE MEDIDA
TASA T ASA DE CAMBIO CAMBI O Son los valores presentados en moneda extranjera, debe ajustarse con base en la tasa de cambio de la respectiva moneda
CODIGO
CUENTA
DEBE
6135
COMERCIO AL X + Y -
245.000
1435
MCIA NO FAB. POR LA
HABER
245.000
EMP
COTIZACION DE UVR Los valores expresados en UVR se ajustan con base en su cotización al final del mes o año con cargo o gastos
PACTO PACT O DE REAJUSTE REAJUSTE Cuand Cuando o los lo s tít ulos, ulos, derec hos o inversione s y deudas tengan un un pacto de reajuste reajuste deben ajustars ajustarsee por el v alor del % actado
ACTIVOS ACTI VOS EN MONED MONEDA A EXT RANJERA O POSEIDOS POSEIDOS EN EN EL EXTERIOR EXT ERIOR El valor del ajuste es i gual gual al v alor del acti vo representado según según la tasa de cambio
ACTIVOS EN UVR CON PACTO DE REAJUSTE Cuand Cuando o el v alor de activ o se encuentre re expresado en UVR se debe reajustar la diferencia con base en unas tablas
COMPROBANTE DE AJUSTES
Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable. Las partes y el proceso de elaboración son las mismas del comprobante de contabilidad por contener únicamente únicamente y se traslada a la columna de ajustes de la hoja de trabajo como ajustes.
HOJA DE TRABAJO Es un informe en borrador preparado por el contador al final de cada periodo contable y que le permite obtener los datos exactos para la elaboración de los estados financieros.
Este informe puede diligenciarse a lápiz utilizando una hoja columnaria en la cual se registraran los siguientes elementos:
• razon social o nombre de la empresa y la
1
fecha de corte de cuentas
• columna sencilla identificada como código
2
en la cual se escriben loscódigos numéricos de cada una de las cuentas(4 dígitos) utilizadas en lacontabilidad de la empresa de acuerdo con el plan único de cuentas.
• columna sencilla identificada como
3
cuentas, en la cual se escriben losnombres de cada una de las cuentas utilizadas en la contabilidad de laempresa durante el período contable.
• columna doble identificada como balance de
4
prueba o balance decomprobación, en la cual se escribirán los saldos débitos o créditos antesde ajustes de cada una de las cuentas utilizadas en la contabilidad de laempresa, valores que son tomados del libro mayor y balances.
• columna doble identificada como ajustes, en la
5
cual se registrarán losmovimientos tanto débitos como créditos de las cuentas que seafectaron con los ajustes contables y ajustes integrales por inflación,valores que se toman directamente de los comprobantes de ajustes.
• columna doble identificada como balance
6
ajustado, en la cual seescribirán los saldos débitos o créditos de cada una de las cuentas.estos saldos se calcularán así:si la cuenta es de naturaleza débito, se toma el saldo de comprobacióndébito, se le suman el ajuste debito y se le resta el ajuste crédito.si la cuenta es de naturaleza crédito, se toma el saldo de comprobacióncrédito, se le resta el ajuste débito y se le suma el ajuste crédito
• columna doble identificada como cierres, en la
7
cual se trasladaránen forma contraria los saldos ajustados de todas las cuentas deresultado, es decir aquellas cuentas que presenten saldo ajustadodébito, este saldo se escribirá en la columna crédito, y las cuentas quepresenten saldo ajustado crédito, su saldo se escribirá en la columnadébito.
