Administracion Por Objetivoss

Contenido INTERVENCIONES DE ADMINISTRACIOB DE RECURSOS HUMANOS....................................................... 2 1.1.

DEFINICIÓN APO ........................................................ ..................................................................................................................... ............................................................. 2

1.2.

BENEFICIOS DE LA A.P.O. .................................................................. ........................................................................................................ ...................................... 3

1.3.

POSIBLES PROBLEMAS EN LOS PROGRAMAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS OBJETIVOS ....... 4

1.4.

INSTALACION DE OBJETIVOS Y METAS ...................................................................... ................................................................................... ............. 5

1.5.

COMO ESTABLECER OBJETIVOS ................................................................... .............................................................................................. ........................... 5

1.6.

CRITERIOS PARA ESTABLECER OBJETIVOS .............................................................. .............................................................................. ................ 6

1.7.

CLASIFICACION DE OBJETIVOS .......................................................... ................................................................................................ ...................................... 7

1.8.

PROCESO DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS ......................................................... .............................................................. ..... 8

1.9.

EL CONTROL DE LA AMINISTRACION POR OBJETIVOS ............................................................ 9

1.10.

REQUISITOS PARA EL ÉXITO DE LA APO .............................................................. ............................................................................ .............. 12

1.11.

ELEMENTOS CLAVE DE LA APO ................................................................... ......................................................................................... ...................... 12

1.12.

FACTORES IMPORTANTES PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE

APO ..... 13

INTERVENCIONES DE ADMINISTRACIOB DE RECURSOS HUMANOS

1.1. DEFINICIÓN APO El APO es un sistema en el cual interactúa el empleador y trabajador con el objetivo de manejar la unidad y evaluar las contribuciones de cada una de las personas en la organización. Si una persona está fuertemente orientada hacia un objetivo, estará dispuesta a dedicar más esfuerzo para alcanzarlo. El principio de la profecía autorrealizada, el cual aﬁrma que siempre que se predice que

algo sucederá, se hace todo lo posible para que suceda. Las ideas detrás de la APO, fueron popularizadas por Peter Drucker al comienzo de los años cincuenta. El nombre más reconocido con la APO en los Estados Unidos es George Odiorne, y en Gran Bretaña John Humble. Existen muchos libros sobre APO; los autores más reconocidos son Odiorne, Batten, Drucker, Humble, Mahler, Miller, Wickstrom y Valentine. Las versiones de APO se presentan con una variedad de nombres. Los más usuales son: • Administración por resultados • Administración por metas

Rafael Guízar Montúfar en su libro Desarrollo Organizacional nos dice que los pasos principales del proceso proces o de la APO son lo siguientes:1

1

Guízar Montúfar, Rafael. (2013). Desarrollo Organizacional, principios y aplicaciones. México. Mc Graw – Hill – Hill / Interamericana Editores. Pág. 230

1.2. BENEFICIOS DE LA A.P.O. 

Efectividad en lugar de simple eficiencia. "El hacer las cosas apropiadas" además de hacerlas bien.



Una comunicación más eficiente y objetiva entre los subordinados y empleadores.



Una mejor manera para la planeación y darle importancia en los puntos fuertes, al mismo tiempo que reconozca las debilidades, el ambiente competitivo y las necesidades de los clientes o "demandantes" para la organización.



Un método más racional para evaluar y recompensar a los que contribuyen al éxito, basándose en el rendimiento rendimie nto y no en los rasgos de la personalidad.



Una fuerza de trabajo generalmente más cohesiva e informada, en la que los individu os concentren sus esfuerzos en prioridades y metas comunes.



Le permite al subordinado conocer exactamente exact amente que es lo que se espera de él, así como mayor libertad de acción.



Los logros para lo subordinados quedan registrados de una manera más objetiva y esto permite una mayor justicia justici a en la promociones y ascensos. ascen sos.



Facilita y exige una mayor delegación de autoridad al igual que facilita y la formación de grupos de trabajo.2

1.3. POSIBLES PROBLEMAS EN LOS PROGRAMAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS a) Consume demasiado tiempo: en especial durante el primer ciclo, ya que los subordinados no suelen tener confianza en el nuevo sistema y soliciten juntas con los supervisores para logar las metas. Las evaluaciones periódicas de avances y de final de periodo también consumen tiempo, en especial los gerentes que tienen un control amplio. b) Aumenta el papeleo. Debido a que la administración permite que la mayoría de los subordinados determinen por cuenta propia como lograran los objetivos. Por ello, muchos administradores desean controlar lo que sucede y piden que se entregue reportes regulares, datos e indicadores de desempeño. c) Puede pasar por alto objetivos cualitativos. Ya que los objetivos deben ser específicos y medible se enfatiza en actividades como ventas, utilidades, costos. Factores como las actitudes del empleado y la satisfacción en el trabajo son más difíciles de medir, poro es importante incluirlos inclui rlos al fijar los objetivos. objet ivos. d) Puede existir poco o inadecuado apoyo de la alta dirección.se debe contar con el apoyo y colaboración de la alta administración ya que si delegan la responsabilidad de la APO aun departamento especial no dará los resultados esperados. La alta administración debe comprometerse y dar ejemplo a otras áreas de la organización.

2

García R. Octavio. Administración por Objetivos McGraw – Hill. Hill. Pág. 87 Objetivos. (1992). Mexico. McGraw –

e) Esta mal difundida y es mal entendida. Existe mucho recelo cuando se introduce por primera vez la APO. Algunos ven e proceso como co mo una amenaza para su autoridad auto ridad y otros malinterpretan la finalidad de la APO. f) No todos los supervisores supervisor es tienen el mismo poder para exigir ex igir resultados a los subordinados. g) No todas las tareas se pueden expresar fácilmente en metas mesurables. mes urables. h) No siempre hay buenas relaciones relacion es entre jefe y subordinado. subo rdinado. i) Las ineficacias en cuanto a la enseñanza de la filosofía. j) La omisión de pautas a quienes deben establecer los objetivos. k) La dificultad de establecer metas verificables dentro de ciertos límites. l) Abuso de metas cuantificables.

1.4. INSTALACION DE OBJETIVOS Y METAS Una vez aplicada el sistema de APO en una organización obtendremos mejores resultados de la efectividad y de los individuos. El trabajador debe tener en cuenta de manera clara los objetivos de la organización. Este sistema que cuenta con la finalidad de las necesidades que tiene una organización de alcanzar para contribuir en el desarrollo tanto empresarial y a su personal.

1.5. COMO ESTABLECER OBJETIVOS Los individuos y grupos no pueden desempeñarse eficaz y eficientemente bien sin un propósito. Paul Meli (1979) sugiere en su texto Administración por objetivos, nos proporciona ciertas reglas para la formulación de objetivos.3

3


1) Definirlos en función de los resultados o condiciones condic iones por logar y no de los trabajos por ejecutar 2) Redactarlos de manera que puedan analizarse y eventualmente modificarse. 3) Limitarlos cronológicamente para contar con señales que indiquen el trayecto que deben seguir para cumplir el objetivo indicado. 4) Redactarlos en términos enérgicos. Al comienzo, emplear palabras clave como “ejecútese”, “complétese”, etcétera.

5) Ordenar a un miembro de la gerencia que rinda cuantas sobre avances y logro final formular con base en la experiencia. 6) Formularse con base a la experiencia. 7) Formularlos en términos positivos indicando lo que hay que hacer y no lo que hay que evitar. 8) Formularlos en forma concisa. 9) Considerarlos un compromiso entre empleado y gerencia, lo cual implica su cumplimiento.

1.6. CRITERIOS PARA ESTABLECER OBJETIVOS Rafael Guízar Montúfar en su libro Desarrollo Organizacional Organizacional nos dice que es importante observar ciertos criterios para establecer buenos objetivos como:4 

Especialidad: deben ser claramente estipulados



Aceptación: deben negociarse previamente con el colaborados, el cual tiene que estar de acuerdo en que debe cumplirlos.



Flexibilidad: deben ser diseñados de tal modo que puedan modificarse en caso necesario.

4




Mensurabilidad: para que sean realmente motivadores para el personal.



Accesibilidad: es imprescindible que sean realistas, alcanzables, no utópicos, porque ello desmotiva al empleado.



Congruencia: deben estar ligados con otros objetivos, orientados en la misma dirección, cuyo logro esté relacionado con la consecución de los primeros. Por lo general, se corre el riesgo de fijar objetivos ambiguos que pueden entenderse y aplicarse de diferentes maneras.

1.7. CLASIFICACION DE OBJETIVOS A) SEGÚN SU DURACION: 1) OBJETIVOS A CORTO PLAZO Son aquellos que deben de mantener el nivel de la empresa y permiten hacer mejoras en la misma. Generalmente tienen un plazo de un año, dentro de estos

podemos ubicar los objetivos obje tivos destinados a resolver problemas pr oblemas urgentes a plazo de dos, tres, seis meses, etc.

2) OBJETIVOS A LARGO PLAZO Son aquellos ligados a la supervivencia de la empresa, normalmente tienen un plazo de tres, cinco o diez años.5

B) SEGÚN SU TANGIBILIDA 1) OBJETIVOS CUANTITATIVOS Los objetivos deben ser verificables a efecto de que tenga significado, esto se logra haciendo los objetivos en términos cuantitativos por ejemplo decir que el objetivo es obtener una utilidad de $ 100, 000.00 en vez de decir que el objetivo es obtener una ganancia.

2) OBJETIVOS CUALITATIVOS CUALITATIVOS Muchos objetivos no se pueden cuantificar a estos, se les llama cualitativos y pueden ser verificables no con un grado completo de precisión. Algunos objetivos de este tipo, los podemos verificar por el “como” pero es más verificable si se

detallan las características del programa u otros objetivos buscados y una fecha de cumplimiento.

1.8. PROCESO DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS 

Establecimiento de objetivos preliminares en la cima El director general deberá establecer la misión de la organización y las metas más importantes para cierto periodo.

5

Thomas M. Thomson. (1998). Management By Objectives. New York. 2nd Edition. Copyright. Pag. 393



Establecimiento de objetivos de los subordinados. Los encargados del nivel superior preguntan a los subordinados que metas creen que son capaces de cumplir y tendrán que decirlas. Estos objetivos son de la empresa, gerenciales y subordinados el cual que tiene relación con el objetivo de la organización.6

OBJETIVOS DE LA EMPRESA

OBJETIVOS GERENCIALES

OBJETIVOS DEL SUBORDINADO

1.9. EL CONTROL DE LA AMINISTRACION POR OBJETIVOS A toda actividad o trabajo en forma implícita o explicita o técnica se le ha fijado un objetivo que se desea obtener. Aunque se halla partido de los mejores datos disponibles se puede encontrar que estos eran insuficientes, incorrectos o inadecuados, esto obliga a replantear la situación y si es necesario modificar el objetivo. Aun en el caso de que los datos sean adecuados o correctos c orrectos también puede suceder suced er que las personas a quienes se le ha encargado encar gado el desarrollo de la actividad hayan malinterpretado malinterpretad o

6

Agustin Reyes Ponce. (2005). Administración por Objetivos. Mexico. Ed. Limusa. Pag. 27.

lo solicitado o que por falta de capacidad lo ejecuten incorrectamente, o que se encuentre en situaciones en que no saben cómo actuar. Todas estas razones obligan al jefe a controlar el desarrollo de la actividad. El control se verifica si está sucediendo lo que debería de suceder con el objeto de medir las desviaciones y tomar en cuenta las medidas correctivas.

A) LOS DIFERENTES SISTEMAS DE CONTROL. -

El control del jefe sobre su personal

-

El jefe puede solicitar información con frecuencia si así lo desea para tomar medidas necesarias cuando no este sucediendo lo que debería, para ayudar, adiestrar y motivar al personal.

-

El control por sorpresa que todo jefe tiene derecho a efectuar en cualquier momento.

-

El control que por falta de elementos el jefe manda a maquilar a otros departamentos, esto se refiere a servicios anexos, estos servicios deben proporcionar los elementos ele mentos del control al jefe.

-

El control que un departamento efectúa sobre los servicios que recibe de otro, generalmente anexo a su servicio.

B) QUE SE DEBE DE CONTROLAR Un jefe debe de controlar y entre as actividades que debe deb e controlar están las siguientes: 1)

Las actividades que realiza el mismo. Si él se fija objetivos debe de comparar sus resultados contra lo previsto con el fin de tomar decisiones.

2)

Las actividades que realizan personalmente sus subordinados, controlaran el trabajo particular de cada subordinado y desde luego controlara sus resultados comparándolos con las metas establecidas para tomar decisiones pertinentes.

3)

Las actividades que sus subordinados realizan a través de otros. Generalmente cuando el jefe y subordinados indirectos van a realizar actividades que se desarrollan en un programa definido de trabajo.

4)

Las actividades continuas o sea aquellas que se realizan día a día en el área de acción correspondiente y obedecen a necesidades del cumplimiento del objetivo.

5)

Las actividades operacionales o sea aquellas actividades que deben ser organizadas y administradas y por lo tanto deben planearse controlarse adecuadamente para asegurar su eficiente realización.7

7

An Oracle White Paper. June 2012 .Goal Setting: A Fresh Perspective. Pag. 15

1.10.

REQUISITOS PARA EL ÉXITO DE LA APO Por más que la administración este comprometida con el empleo de la APO esta herramienta se debe enfocar en la evaluación de los administradores que se está diseñada para evaluar el desempeño administrativo de estos ejecutivos y no tanto en sus cualidades personales y su potencial. En esencia, la APO destaca la importancia de la fijación de los objetivos gerenciales específicos que deben lograse en el siguiente periodo, para medir el desempeño con estándar de los objetivos actuales. El proceso implica que el director general fije los objetivos organizacionales que luego serán convertidos en metas por gerentes de los niveles inferiores inmediatos. Después, estos deben desarrollar sus propias metas específicas y someterlas a un análisis conjunto con sus superiores para determinar su factibilidad, Al final de un periodo dado, se comparar el desempeño real de cada subordinado con las metas establecidas, así se evalúa su desempeño. Por último, los subordinados son recompensados, sobre la base de las metas y del grado en que ha sido realizada.

1.11. ELEMENTOS CLAVE DE LA APO 8

8



Clara comunicación entre jefe y colaborador



Evolución cuantitativa de las metas



Metas alcanzables



Retroalimentación continua del logro de las metas


1.12. FACTORES IMPORTANTES PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE APO a) Manejo de autoridad El manejo de autoridad afecta tanto a la eficiencia y largo de los objetivos, como en el desarrollo personal de los integrantes de la empresa o grupo. Existen diversos tipos de liderazgo como son: autocrático, dejar hacer, dejar pasar (laizzes faire) y democrático o participativo.

b) Soporte necesario Se requiere un soporte permanente por arte de la dirección de la empresa, ya que la implementación de un sistema de administración por objetivos no puede ser delegada a segundos niveles, sino que el liderazgo es la dirección.

c) Tiempo para obtener resultados La dirección debe saber que lleva tiempo el llegar a obtener resultados deseados, ya que, dentro de un sistema de este tipo, existen objetivos a corto y largo plazo, por lo tanto, debe tener presente que debe existir al menos un objetivo a largo plazo tendiente a preservar el organismo en el futuro.

d) Cambio en la estructura El cambio en la filosofía en la administración, es muy importante, es necesario restructurar la distribución de la autoridad y cambiar la mentalidad de la estructura tradicional esto implica tiempo y es difícil de lograr, pero muy necesario sobre todo en los siguientes aspectos: 1) enfatizar en la forma en que se manda y en la forma en que se comunica. 2) que los superiores se concentren en guiar a los subordinados. 3) que los superiores aprendan a delegar, dejando a los subordinados el control de los factores que afectan a los objetivos en que estén involucrados. 4) llevar a cabo la revisión periódica del sistema de administración por objetivos.

e) Lo que deben satisfacer las unidades de medición Los metas deben satisfacer lo siguiente: 1) Ser fáciles de identificar, medibles y representativas del volumen de trabajo que se debe desarrollar para ejecutar el programa. 2) Ser homogéneas, es decir que tanto sus especificaciones especificac iones de calidad como el esfuerzo desplegado para producirlas, deben ser razonables y semejantes a través del tiempo, a fin de ser posible la comparación. 3) Ser utilizables como unidad de registro para fines de control, estadística y contable. 4) Ser elaborados en términos sencillos y claros que signifiquen lo mismo para quien lo utilizan.9

9

Cuauhtemoc Vasquez, (1997) Principios de la Administracion. Ed. Diana, pags. 138-142.

Administracion Por Objetivoss

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