La Estructura Organizacional de la Empresa
El sistema de conocimientos que ha de ser desarrollado en esta unidad son: 5.1- Conceptualización de estructura organizacional. La estructura organizacional es fundamental en todas las empresas, define muchas características de cómo se va a organizar, tiene la función principal de establecer autoridad, jerarquía, cadena de mando, organigramas y departamentalizaciones, entre otras.
5.2- Ventajas de las estructuras organizativas en las empresas. Las divisiones funcionan bien ya que permiten a un equipo centrarse en un solo producto o servicio, con una estructura de liderazgo que apoya sus objetivos estratégicos más importantes. Tener su propio presidente o vicepresidente hace más probable que la división reciba los recursos que necesita de la compañía. Además, el enfoque de una división le permite construir una cultura y espíritu común que contribuye tanto a una moral más alta como a un mejor conocimiento del portafolio de la división. Esto es mucho mejor que tener su producto o servicio disperso entre varios departamentos a través de la organización.
5.3- Los seis propósitos claves del diseño organizacional. La estructura organizacional determina la comunicación corporativa, y la jerarquía ejecutiva y de gestión, y crea un plan para un crecimiento eficiente en el futuro. Los seis elementos de la estructura organizativa se unen para crear el plan de cómo está diseñada tu compañía, y determinar cómo tu personal directivo realiza los cambios en tu organización.
Geografía Cómo se estructura tu organización puede depender de la cantidad de empresas cercanas que necesitas tener en cuenta en tu planificación. A mayor propagación
de una organización, más la autonomía necesitará para que la empresa funcione de manera eficiente. La jerarquía de comunicación también es un reto al crear una estructura organizativa en un área geográfica grande. Los gerentes que reportan a los ejecutivos de otro lugar deben establecer una línea clara de comunicación con el fin de recibir orientación e instrucción.
Número de empleados Una gran población de empleados puede requerir que haya varias capas de gestión para funcionar de manera eficiente. A medida que la empresa crece, la estructura de la organización debe ser lo suficientemente elástica como para dar cabida a más empleados y la posible necesidad de una estructura de gestión más amplia.
Evolución de producto Una empresa puede empezar con una pequeña línea de productos que cubre una parte general de la industria. A medida que la empresa crece, la necesidad de crear departamentos específicos para el desarrollo y fabricación de los productos puede tener un efecto sobre la estructura organizativa de la empresa. Distribución de la autoridad De acuerdo con un estudio realizado por un grupo de estudiantes universitarios conocidos como Grupo A-Plus, la estructura organizativa de una empresa se ve afectada por si la empresa quiere una gestión centralizada o descentralizada. La gestión centralizada mantiene todas las decisiones importantes dentro de un grupo de ejecutivos específico, mientras que la gestión descentralizada permite a los administradores de la empresa tener una mayor participación en el proceso de toma de decisiones. Control Según Management Gurú, una empresa que requiere un producto de mayor calidad tendrá reglas más estrictas y un medio ambiente más reglamentado. Esto se aplicaría a las empresas que fabrican productos de alta tecnología, hechos a mano o productos críticos, tales como equipo médico. Las empresas que se dedican a la producción en masa de productos no pueden ejercer tanto control sobre la calidad de sus productos y, por lo tanto, pueden crear una estructura organizativa diferente. Mercado El mercado también influye en la estructuración de una empresa. Por ejemplo, un fabricante puede decidir vender productos a través de mayoristas, así como directamente a los usuarios finales. Para que este modelo tenga éxito, la estructura organizativa de la empresa tendría que crearse con el fin de mantener estos elementos por separado, incluyendo un equipo de marketing independiente y una fuerza de ventas independiente. 5.4- La cadena de mando y los tramos de control.
La Cadena de Mando Es una línea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la organización hasta el escalón más bajo y define quién informa a quién. Atiende las dudas de los empleados, por ejemplo: “ -¿a quién acudo si tengo un problema?” y “¿ante quién soy responsable?”.
En la cadena de mando tenemos presentes dos importantes conceptos: autoridad y unidad de Mando. La autoridad se refiere al derecho inherente de un puesto administrativo para dar órdenes y esperar que se cumplan; y la unidad de mando ayuda a preservar el concepto de una línea ininterrumpida de autoridad, si se rompe la unidad de mando un subordinado deberá atender las demandas o prioridades conflictivas de varios superiores.
Tramo de Control Determina en gran parte el número de niveles y administradores que tiene una organización. Un principio básico en el proceso de organización de las empresas es el “tramo de control”, con lo cual se decide el número de subordinados que debe tener cada superior, los especialistas en administración consideran que el número de subordinados que normalmente deben tener es de cuatro a ocho. 5.5- Tipos de departamentalización. Tipos de departamentalización Definición de Departamento De acuerdo a los célebres teóricos de la Administración, Koontz y Weihrich (1990) se puede definir como Departamento al área administrativa bien definida y delimitada, en cuanto a sus funciones, alcance y recursos, el cual se concibe como resultado de un proceso organizativo. Definición de Departamentalización Por otro lado Robbins (1996) señala que el proceso organizativo, consistente en agrupar funciones, recursos, personal y metas en unidades diferentes,a fin de propiciar la organización y el cumplimiento de metas, puede ser denominado Departamentalización, cuyo propósito inmediato es estimular la especialización de cada unidad, liberándolo de las obligaciones globales administrativas, a fin de que se dediquen a una sola área, lo cual –según el señalamiento de la Teoría de la Administración- incidirá en la eficacia, rapidez y cumplimiento de las metas administrativas trazadas. En otras palabras la Departamentalización es un proceso de agrupación de especialistas y división de tareas, a fin de conseguir un sistema administrativo organizado y eficiente. No obstante, la Administración también reconoce varios tipos de Departamentalización, los cuales se diferencian de acuerdo al criterio sobre el cual se haya llevado a cabo la división y agrupación organizativa. A continuación, resulta pertinente entonces describir brevemente cada una de ellas:
Departamentalización por funciones Este tipo de Departamentalización se basa específicamente en agrupar recursos y personal, en base a funciones específicas y especializadas, que vengan a cubrir cada una de las tareas que practica la Empresa. Por ejemplo, si se trata de una Editorial, cuya función es recibir textos, editarlos, imprimirlos y distribuirlos para su venta, una Departamentalización por funciones cónsona a las tareas de esta empresa contemplaría entonces un Departamento de recepción de manuscritos, un departamento de corrección y edición, departamento de diseño e impresión y departamento de distribución y ventas, o mucho más global, un Departamento de Edición, un Departamento de Producción y un Departamento de Mercadeo.
Departamentalización Geográfica Por su parte, este tipo de Departamentalización se basa en agrupar y diferenciar las actividades de una empresa, según las regiones geográficas donde opera, a fin de cubrir realmente las necesidades que se originan de sus tareas. Igualmente, los especialistas en Administración señalan que este tipo de Departamentalización está indicado para empresas de gran tamaño y alcance, casi siempre relacionadas con actividades de producción y ventas, en donde cada sucursal cuenta con una oficina dedicada a estos procesos, a fin de que se atiendan las necesidades in situ, y de acuerdo a las realidades que demanda cada región. Departamentalización por Clientela En cuanto al tipo de Departamentalización por clientela, ésta se basa principalmente en dividir y agrupar recursos y personal en base a los distintos targ ets o perfiles de clientes que maneje la empresa, a fin de propiciar una atención personalizada, a la altura de las necesidades de cada cliente. En este sentido, los criterios para agrupar y dividir tareas tendrán presentes las edades, sexos, niveles sociales y económicos, inclinaciones, necesidades y gustos de los distintos clientes. De esta forma, la Empresa se organizará administrativamente, o al menos organizará sus oficinas operativas, de acuerdo a los distintos clientes que tenga o pretenda querer, tomándolos como el máximo norte del trabajo realizado. Departamentalización por proceso Este tipo de Departamentalización se conoce en el mundo de la Administración también como Departamentalización por Fases del Proceso, además puede tomar como criterio distintos aspectos del proceso, por ejemplo cuáles son las fases que presenta el proceso empresarial, e incluso –la cual es la más empleada- el tipo de máquinas utilizadas, en caso de que sea una Empresa de tipo industrial. De esta forma se busca implementar el concepto de fabricación en serie a la organización de la Empresa, haciendo que esta se divida y se agrupe según las fases que implican la fabricación de su producto.
Sin embargo, algunos expertos en Administración han señalado que en la actualidad, en donde la tecnología se revoluciona constantemente, haciendo que las empresas deban mantenerse actualizadas, a fin de poder seguir el ritmo de los avances, y estar a la altura de las demandas del mercado, este tipo de Departamentalización puede resultar un poco inflexible, o por el contrario llevar a la empresa a que cada vez que introduce nueva tecnología también deba cambiar o modificar la organización administrativa de su empresa.
Departamentalización por Proyectos También ocurre que la empresa no sólo se dedique a la fabricación de un solo producto o que se encargue de desarrollar un solo proyecto, sino que se trate de una empresa que abarque varios proyectos a la vez o la fabricación de varios productos. Para este tipo de casos, algunos teóricos de la Administración recomiendan también el tipo de Departamentalización por Proyectos, donde la división y agrupación de personal y recursos se hace en aras de crear distintos departamentos, Donde cada uno de ellos se especialice en un proyecto o producto en concreto, como forma de crear una estructura donde cada uno de los productos de la empresa se encuentre elaborado, atendido y supervisado, a fin de garantizar la excelencia y la eficiencia de todo elemento hecho o gestionado por la empresa. 5.6- Diferencias entre centralización y descentralización. La Centralización es una tendencia a concentrar la autoridad de toma de decisiones en un grupo reducido de personas; no hay delegación. Toda actividad es realizada por el administrador, que tiene reservados para sí la iniciativa y el poder decisión, la potestad de ejercer las funciones respectivas, existiendo una obvia subordinación de los órganos locales a aquel. La acción depende del Jefe del Órgano directamente, pues su posición implica una gran responsabilidad. Motivos de la centralización La necesidad que tienen los estados de dar servicios a sus ciudadanos que económicamente los territorios federados por sí solos no pueden. La necesidad de grandes cantidades de inversiones que exigen un gran porcentaje de recursos, materiales económicos y humanos que colapsarían los territorios federados. La necesidad de hacer una planificación central. La descentralización puede entenderse bien como proceso o como forma de funcionamiento de una organización. Supone transferir el poder, de un gobierno central hacia autoridades que no están jerárquicamente subordinadas. La relación entre entidades descéntrales son siempre horizontales no jerárquicas. Una organización tiene que tomar decisiones estratégicas y operacionales. La
Centralización y la Descentralización son dos maneras opuestas de transferir poder en la toma decisiones y de cambiar la estructura organizacional de las empresas de forma concordada. Esto significa que los servicios ofrecidos por el Estado, por ejemplo: salud, asistencia médica, educación, autoridades policiales etc. se trasladan a la responsabilidad local y/o regional. Características
de
la
descentralización:
Transferencias de competencias desde la administración central a nuevos entes morales o jurídicos. El estado dota de entidad jurídica al órgano descentralizado. Se le asigna un patrimonio propio y una gestión independiente de la administración central. El estado solo ejerce tutela sobre estos. Se basa en un principio de autarquía (organización política y económica de un Estado fundada en el autoabastecimiento).
5.7- Estructuras mecanicistas y orgánicas. Una organización mecanicista es una estructura rígida y muy controlada. Una organización orgánica es muy adaptable y flexible. La estructura de una organización debe apoyar su estrategia, si la estrategia cambia pues la estructura debe de cambiar también. El tamaño de una organización puede afectar su estructura hasta cierto punto. Una vez que la organización alcanza cierto tamaño, como ser unos 2mil empleados pues es casi mecanicista. La tecnología de una organización también puede afectar su estructura. Una estructura orgánica es más efectiva con tecnología de producción de unidades y de producción por procesos. Una estructura mecanicista es más efectiva con tecnología de producción masiva. Cuanto más incierto es el entorno de una organización, más necesaria resulta la flexibilidad de un diseño orgánico.
En esta unidad desarrollaremos las siguientes actividades: Consulta las fuentes orientadas y otras de interés relacionadas con la asignatura y realiza las siguientes actividades: 1-Elabora un cuadro comparativo acerca de los diferentes tipos de departamentalización. Ejemplifica con casos reales. TIPOS DE DEPARTAMENTIZACION
CARACTERISTICAS
DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES
Consiste en el agrupamiento de las actividades y tareas de acuerdo con las funciones principales desarrolladas en la empresa. Si se parte del punto de vista de que cualquier empresa implica la generación de alguna utilidad dentro de una economía de intercambio y de que las funciones fundamentales de cualquier empresa consisten en: producción, ventas y financiamiento, nada más lógico que agrupar tales actividades básicas en departamentos de producción, de ventas y de finanzas
DEPARTAMENTALIZACIÓN GEOGRÁFICA
También se denomina departamentalización territorial o regional o localización geográfica. Requiere de la diferenciación y agrupamiento de las actividades de acuerdo con la localización en donde se ejecutará el trabajo o del área de mercado que servirá la empresa.
La departamentalización, territorial generalmente es utilizada en empresas que cubre grandes áreas geográficas y cuyos mercados son extensos. Es especialmente recomendable para empresas multinacionales utilizan esta estrategia para sus operaciones fuera
del país donde tienen su sede. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR CLIENTELA
La organización con base en la clientela con lleva a la diferenciación y agrupamiento de las actividades de acuerdo con el tipo de persona o personas para quienes se ejecuta el trabajo. Las características de los clientes -edad, sexo, nivel socioeconómico, tipo de consumidor, etc.- constituyen la base para ese tipo de departamentalización. Esta departamentalización consiste en un agrupamiento de actividades que refleja un interés fundamental por el consumidor del producto o servicio realizado por la organización
DEPARTAMENTALIZACI N POR PROYECTOS
El agrupamiento u organización con base en proyectos implica la diferenciación y el agrupamiento de las actividades de acuerdo con los productos y resultados relativos a uno o varios proyectos de la empresa. Esta estrategia es utilizada en empresa de gran tamaño, que fabrican productos que exigen gran concentración de recursos y un prolongado tiempo para su producción. Esta estrategia de organización adapta la estructura de la empresa a los proyectos que ella se propone realizar. La departamentalización por proyectos requiere una estructura organizacional flexible y cambiante, capaz de adaptarse rápidamente y sin consecuencias imprevistas a las necesidades de cada proyecto que es desarrollado y ejecutado en un determinado plazo
