IN4018 ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO Dr. José Manuel Sánchez García Ing. Ramón Godina Silva
Reporte Final
Equipo #38 Roberto Carlos Narváez Aguilar Antonio Oliver Reynoso Daniela Peñuñuri Segura Francisco Antonio Rodríguez Roldán
A01319936 A01680876 A01318532 A00888582
Querétaro, a 14 de abril del 2016 Por medio de la presente hacemos constar que el reporte que estamos enviando es de nuestra completa autoría y que no estamos haciendo plagio de ideas o escritos del trabajo de otras personas.
1.
Introducción
La administración de la cadena de suministro representa una tarea compleja y debe ser atajada con un enfoque holístico. Donde todos los elementos involucrados deben de inicio, comprender el impacto de las acciones en el funcionamiento total de cadena y, alinear esfuerzos entre departamentos y socios comerciales para obtener los beneficios que puede traer la buena gestión de la cadena de valor. Como parte de este curso, se realiza un proyecto de campo para dar una propuesta de solución a un problema particular en el área de logística, que enfrenta una empresa del ramo de la construcción y en particular con la creación de materiales prefabricados (bloques de concreto, tabicón y adoquín). Dicha empresa es Prefabricados Grupo de Oro SA de CV (PGO) localizada en la ciudad de Morelia, Michoacán (Avenida Nicolás Ballesteros #1200 Cuarta Etapa Ciudad Industrial CP 58200, Morelia Michoacán México) y cuenta actualmente con 25 empleados. La empresa Prefabricados Grupo de Oro SA de CV forma parte de un corporativo, dedicado a la industria de la construcción. Dicho corporativo de nombre “Grupo de Oro” está conformado por aproximadamente 25 empresas, mismo que conlleva a una interacción empresarial desde el punto de vista comercial y estratégico. Desde el punto de vista comercial, las empresas pertenecientes a Grupo de Oro comparten clientes, proveedores, puntos de venta, espacios publicitarios, entre otros aspectos. Mientras que desde el punto de vista estratégico las empresas pertenecientes a Grupo de Oro comparten rutas de entrega, viajes y fletes de envío de materiales, fletes y viajes. Para obtención de insumos y materias primas, entre otros. PGO es una empresa del ramo de la construcción que fabrica entre otros productos, “block” (bloques de concreto), tabicón y adoquín. Como muchas empresas manufactureras parte indispensable de su proceso requiere de materia prima, siendo esta, agregados pétreos (grava y arena), agua y cemento. Mientras que el agua y los agregados pétreos son relativamente fáciles de obtener, o bien, de disponer de ellos, debido a la cercanía estratégica con los bancos de agregados y al suministro constante de agua. El cemento es un material cuya obtención es más complicada. La planta de cemento que surte a PGO se encuentra a aproximadamente 500 km de distancia, de tal modo, que los pedidos realizados por PGO tienen un tiempo de respuesta de 24 a 36 horas, desde el momento que se levanta el pedido hasta el
momento que se surte el cemento. Los pedidos suministrados corresponden al volumen que puede transportar una pipa, lo cual equivale a 35 toneladas, mientras que PGO tiene una capacidad de almacenamiento de 70 toneladas. Dicha capacidad de 70 toneladas se traduce en dos silos, cada uno de ellos con capacidad de 35 toneladas de cemento. 1.1.
Problema u oportunidad
Durante la operación y producción de prefabricados de concreto han ocurrido escenarios diversos, como los que se mencionan a continuación que representan un problema en su cadena de suministro: ● Se agota el cemento y se debe esperar de 24 a 36 horas sin producción hasta que el proveedor surte el pedido. ● Se realiza un pedido con un tiempo considerable de anticipación y cuando el pedido es surtido mediante pipas, por alguna razón una vez los silos no están vacíos y no hay forma de recibir el cemento. 1.2.
Objetivo del proyecto
Generar una propuesta de procedimiento logístico que asegure la adecuada recepción de materia prima y límite del desabasto de la misma. Para lograr una producción continua y equilibrada del producto. 1.3.
Importancia del problema
Como se mencionó al inicio, PGO al formar parte del grupo empresarial Grupo de Oro comparte diferentes recursos y capacidades (rutas de entrega, viajes y fletes de envío de materiales, fletes y viajes para obtención de insumos y materias primas, entre otros) con las otras empresas y ello hace más crítico que el uso de esos recursos sea lo más efectivo y eficiente posible para beneficio de toda la cadena de suministro. Los dos escenarios problemáticos que planteamos en el proyecto son de alto impacto para la empresa ya que por un lado, cuando se agota el cemento se se presenta una demora entre 24 a 36 horas sin producción. Lo cual representa una pérdida en la eficiencia de la capacidad instalada para seguir generando producto que a su vez se traducirá en ganancias para la empresa; y por otro lado si se realiza el pedido con anticipación a la llegada del suministro no se puede recibir porque los silos no están disponibles, representando una pérdida en espera por el transporte
que no puede descargar, ocasionando cargos adicionales por el tiempo de espera y problemas en la relación comercial con el proveedor/transporte. 1.4
Limitantes del estudio
Algunas de las limitantes o restricciones a considerar en esta problemática son: ● Recursos compartidos con otras empresas del grupo. Se considera como una limitante que el transporte, distribución y demás recursos son compartidos con el resto de empresas del Grupo Oro, se considera estas variables fuera de nuestro control directo ya que dependería de las coordinaciones con el resto de las empresas del grupo. ● Como política del Grupo Oro, se mantiene una exclusividad de proveedores que a nivel de Grupo genera ciertos beneficios como menor precio, sin embargo, para PGO representa una limitante el hecho de tener un solo proveedor de cemento. ● La demanda de producción se presenta de manera inconstante. ● Condiciones y capacidad de almacenamiento actual del cemento. Los silos están fabricados de acero inoxidable por lo que no es posible observar el nivel de consumo de cemento, únicamente es posible saber la siguiente información: ○ Una vez que el cemento está por debajo de las 30 toneladas se enciende una señal de alerta. ○ Una vez que el cemento está por debajo de las 5 toneladas se encienda una segunda señal de alerta. ○ Por el uso se puede identificar cuando el silo se encuentra vacío, o bien, cuando el silo vacío es alimentado por completo, se conoce el contenido de 35 toneladas, el cual representa que se encuentra lleno. 1.5
Suposiciones ● La empresa
PGO
consume
aproximadamente
30
toneladas de cemento al día, considerando que su producción transcurre en dos turnos: ○ Matutino: 8 am a 4 pm ○ Nocturno: 10 pm a 6 am ● De 4 pm a 10 pm generalmente se realizan actividades de limpieza y mantenimiento.
● El personal administrativo (el cual realiza los pedidos de compras) labora en un horario central de 8 am a 6 pm. ● Se considera que los sensores que activan las alertas de los silos tanto de 30 como de 5 toneladas funcionan óptimamente. ● En el turno nocturno se puede encender la alarma de las 5 toneladas e incluso agotarse el cemento de uno de los silos, cuando todavía no se ha realizado el pedido, ya que el horario de los administrativos no está en turno. 1.6
Metodología a seguir en proyecto
Se utilizarán metodologías tanto cuantitativas como cualitativas, dependiendo del aspecto que se pretenda analizar. Metodologías Cualitativas ● Entrevistas: Se realizarán entrevistas tanto a los clientes, proveedores, gerentes, jefes técnicos y operadores que permiten obtener distintos puntos de vista de la problemática y recopilar alternativas de solución desde distintos enfoques. ● Observación: Se observarán los
procesos
tanto
operativos como logísticos de PGO que permita analizar los mismos y poder entender de mejor manera la lógica de operación de la empresa. ● Análisis de documentos: Se analizará los reportes, informes, procedimientos y demás información documental que posea la empresa. Metodologías Cuantitativas ● Análisis estadístico: Se plantea realizar un análisis estadístico que relacione las variables de entrada y salida del proceso (cemento consumido y unidades de block producido) y un seguimiento a las hojas de producción. 1.7 Descripción del método de estudio/investigación/diseño del proyecto/investigación
Para la recolección de información y datos para la realización de este proyecto se harán entrevistas directas con operativos y el área administrativa de la empresa PGO así como revisión de información documental para entender la situación, sus causas y proponer una alternativa de solución con base en el análisis que se realice. Se utilizan estos dos métodos de recolección de información debido a que un miembro del equipo labora dentro del grupo empresarial y es viable el contacto con los administradores y trabajadores de la empresa bajo estudio.
2.
Desarrollo de la investigación
En este apartado se detalla la recolección de información y datos obtenidos de la empresa PGO a partir del análisis detallado de reportes generados por la empresa, revisión del proceso de producción y recepción de materia prima, entrevistas personales y a través de medios digitales que en general permiten comprender el proceso logístico correspondiente a la recepción de cemento como insumo principal y su efecto en la cadena de suministro. De igual forma con la información obtenida son generadas propuestas de solución al problema identificado y descrito en el apartado introductorio. 2.1.
Recolección de información y datos
Como parte de la actividad de recolección de información y datos se obtuvo de PGO reportes de carácter confidencial en los cuales se establecen dos aspectos principales: 1) Envío de cemento por parte del proveedor 2) Consumo de cemento por parte de PGO Analizando la información del envío de cemento por parte del proveedor y revisando las Figuras 1 y 2 que se encuentran en el presente documento se tiene lo siguiente: En primera instancia estas figuras previamente mencionadas se tiene información emitida por el proveedor. Holcim es el nombre del proveedor que suministra el cemento tanto a Prefabricados Grupo de Oro, como a todas las empresas que pertenecen a este corporativo. Dichas figuras puntualmente son remisiones que describen el número de pedido, el destino del pedido, la cantidad del pedido (en toneladas), la descripción del pedido (CPC 40 1, CPC cemento portland
compuesto y el 40 equivale a sus propiedades mecánicas de resistencia a la compresión), la fecha de entrada y la fecha de salida. En dichas figuras (1 y 2) se observa que el cemento, en este caso en particular es despachado de la ciudad de Irapuato (Centro de Distribución) a la ciudad de Morelia y el promedio de la cantidad enviada es de 27 toneladas (nótese que los silos de cemento tienen una capacidad aprox de 35 toneladas). Por otra parte, en las figuras 3 y 4 se encuentra información relacionada a los resultados de producción de dos productos diferentes, en la figura 3 se aprecia información de la fabricación de tabicón de medidas de 7.5 x 12 x 24 centímetros, mientras en la figura 4 es lo correspondiente a la información y consumos de cemento y agregados para block de medidas de 12 x 20 x 40 centímetros. En dicho reporte se encuentran los consumos de agregados pétreos tales como arena y grava, así como de cemento 1 y cemento 2 (equivale a silo 1 y silo 2). Como se puede apreciar en dichas figuras al tener PGO una máquina de producción automatizada esta arroja 1un cálculo bastante preciso de cómo, conforme avanza la producción y conforme el tipo de producto y cantidad de producto que se fabrica, se van consumiendo los insumos. Esto es una manera muy sencilla y práctica de hacer una revisión continua en el inventario existente, siempre y cuando los parámetros con los que trabaja la computadora estén correctamente alimentados. Con ello podemos decir que se cuenta con la información necesaria para programar adecuadamente los ciclos de compra del cemento, esto con la atenuante de que bien puede surgir una descompostura en la fábrica de block que limite la producción planeada, de modo que no haya lugar para recibir el cemento suministrado. O bien, con el mismo atenuante no se lleve un control continuo del inventario y esto puede provocar backorder y el tiempo de entrega del insumo provoque pérdidas económicas considerables.
1 Denominación y clasificación del cemento utilizada los fabricantes del producto
Figura 1: Información relacionada a la compra de cemento
Figura 2: Información relacionada a la compra de cemento
Figura 3: Datos de producción de Tabicón de 7.5 x 12 x 24 centímetros
Figura 4: Datos de producción de Block de 12 x 20 x 40 centímetros
2.2.
Mapeo del proceso
En el presente apartado de mapeo de proceso se describen de forma general tanto el proceso de producción en la fabricación de block y/o tabicón, así como el proceso de obtención de cemento. Proceso de fabricación del block y tabicón en la empresa Prefabricados Grupo de Oro I.
Obtención la materia prima: Los elementos que componen un bloque de
concreto son los siguientes: A.
Agregados pétreos gruesos: se componen principalmente de grava basáltica de 1/2 y 3/4 de pulgada los cuales proporcionan las características de resistencia a la compresión del bloque prefabricado de concreto.
B. Agregados finos: consisten principalmente de arena basáltica y arena blanca o “cementante” cuya función principal es balancear la granulometría y llenar los huecos existentes creados por las partículas gruesas y poder tener una futura pieza homogénea. C. Cemento: funge como pegamento o aglutinante entre partículas. Al momento de entrar en contacto con el agua genera una reacción exotérmica que permite la cohesión molecular y posterior fraguado. D. Agua: elemento que permite la realización de la mezcla intermolecular. E. Aditivos químicos: de diversos tipos pueden ser agregados o no para modificar alguna de las variables de la reacción, ya sea disminución de agua, aumento de resistencia, tiempo de fraguado, etc. II.
Transporte, mezcla y moldeo: Los insumos son transportados en
diferentes cantidades y proporciones (las cantidades son determinadas dependiendo de las dimensiones y propiedades que debe tener el bloque prefabricado de concreto) a través de bandas hasta llegar a una máquina mezcladora. Una vez que se encuentra homogénea la mezcla esta es llevada a un molde a alta presión a través de un sistema de “rotomoldeo” para adoptar la forma de la dimensión del block deseado. III.
Curado: La mezcla húmeda obtenida es “curada” en cuartos especiales
en donde los bloques prefabricados son sometidos a contacto con vapor de agua durante 12 horas para controlar la reacción exotérmica del fraguado (eliminación
del agua en la mezcla) del cemento, este control permitirá tener prefabricados con buenas propiedades de resistencia a la compresión. IV.
Fleje y transporte: Una vez curados, los bloques de concreto son
flejados y transportados para su comercialización. Proceso de obtención y recepción de cemento I.
Realización de pedido u orden de compra: Una vez que la empresa PGO
considera pertinente dado su inventario, realiza un pedido u orden de compra al proveedor, en este caso en particular a la fábrica productora de cemento llamada “Holcim”. II.
Una vez realizado el pedido u orden de compra, la empresa cuya planta de
producción se encuentra en el municipio de Apaxco Estado de México (aproximadamente a 350 km de la ciudad de Morelia Michoacán) realiza el envío de un lote programado al centro de distribución (CD) más cercano a la empresa PGO, siendo éste el que se encuentra en el municipio de Irapuato Guanajuato (aprox. 140 km de distancia de Morelia). III.
En caso de haber inventario disponible en el CD del proveedor, se
transporta el cemento en una unidad de carga tipo pipa propiedad de la empresa PGO. IV.
En caso contrario de no haber inventario disponible en el CD, o
bien que la unidad de carga por razones logísticas se encuentre cerca de la planta de producción, se realiza el mismo procedimiento enviando el cemento de la planta a la empresa PGO. V. Una vez que la unidad de carga tipo pipa cargada con cemento llega a la empresa PGO, esta es suministrada en su total a uno de los silos disponibles. VI.
En ningún caso una pipa es vaciada de manera parcial a un silo y
posteriormente a otro. En la Figura 5 se muestra la cadena de suministro:
Figura 5: Cadena de suministro y red logística
2.3.
Propuestas de Solución
Habiendo analizado la información, a continuación se mencionan y describen propuestas de solución para el problema existente: 1. Revisión continua de inventario a través de hojas de producción y señales de abastecimiento con base en punto de reorden. El seguimiento continuo de los niveles de inventario puede ser una herramienta poderosa para atacar el problema del posible desabasto de cemento. Este seguimiento puede ser a través de las hojas de producción y la coordinación con el área de compras o también, considerando los sistemas que se tienen actualmente de medición de niveles de cemento en los silos y las alarmas disponibles, sugerimos que se establezca un plan de surtimiento con base en un punto de reorden donde la alarma pueda detonarse no solamente para la PGO sino también para el proveedor. Una alternativa más dentro de esta propuesta existe con la automatización de un método de comunicación (por ejemplo correo electrónico, envío de pedido por medio de un sistema electrónico ERP, EDI, etc.) al proveedor a través de la alarma de medición de nivel en el silo, de acuerdo al punto de reorden, de esta manera la señal de reabastecimiento se podría generar de manera automática a cualquier hora y el proceso de compra empezar a gestionarse bajo la supervisión de los administrativos sobre la verificación de que los pedidos sean correctos y dando su aprobación. 2. Uso de herramientas estadísticas para obtener pronósticos de demanda. Una aproximación de acuerdo al histórico de consumos del cemento apoyaría la programación de pedidos para el proveedor previniendo posibles fluctuaciones que impacten directamente en los problemas que se plantearon al inicio. Sabemos de antemano que los pronósticos son sólo aproximaciones para tener una idea de lo que vendrá, sin embargo, con esta herramienta como apoyo inicial generando una determinada certidumbre sobre los siguientes pedidos ayudaría a que a través de un seguimiento continuo de los niveles de inventario y la confirmación al proveedor del momento necesario para el reabasto se evitarán temas de desabasto de cemento o falta de capacidad para descarga de material.
3. Establecer políticas de intercambio de información a lo largo de la cadena de suministro: fábrica (Holcim), centro de distribución (Holcim), y menudista (PGO). Esta propuesta está basada en la experiencia y aprendizaje que nos dejó como equipo la actividad del juego de la cerveza. Una de las claves para el mejor desempeño de la cadena de suministro fue la política de intercambio de información entre los elementos que intervienen en la cadena de suministro, en este caso, el fabricante, el centro de distribución y el minorista. Lo que sugerimos es la implementación de una plataforma de información compartida que permita a las tres partes conocer el estatus de niveles de inventario de su cliente y proveedor directo con el fin de prever posibles cortes en el abasto de pedidos, prevenir los tiempo de reabasto de material para poder responder en tiempo y forma y reducir de manera general el inventario de material disponible en la cadena de suministro, logrando que haya un nivel óptimo de inventario que ayude a reducir los costos de la cadena y a responder de manera oportuna a los pedidos que se hagan. En este caso al ser pipas/tolvas completas las que se piden, resta complejidad al tema ya que no es necesario planear tamaños de lote de entrega. La comunicación y coordinación de cada una de las partes de la cadena son fundamentales para una exitosa gestión de la misma. 3.
Resultados
Dado que el objetivo del presente trabajo es presentar propuestas a la empresa para la mejora de su actividad logística no presentamos resultados de una implementación, sin embargo presentamos los resultados del análisis y la comparación del estado actual con el estado deseado. Con referencia en el marco teórico del curso presentamos tres propuestas, descritas anteriormente. Las tres propuestas son aplicables para la empresa dado que no implican mayor inversión de recursos pero sí un cambio en las metodologías de trabajo actuales. Por este motivo creemos que la empresa se puede beneficiar de aplicar alguna de las propuestas o incluso realizar una combinación de las tres para beneficio de su operación logística. Mediante la aplicación de las propuestas se espera dar solución a los dos problemas planteados al inicio del curso, asi como reducir el impacto de los mismos a un porcentaje mínimo del actual (ocasiones en las que el cemento no puede ser
descargado porque el silo aún no está vacío o desabasto de cemento mientras arriba el siguiente pedido de cemento). Según Chopra (2006) la carencia de coordinación vulnera las utilidades de la cadena de suministro. Mediante el análisis de la información proporcionada por el personal de la empresa, se observa que existe deficiencias en la coordinación y el uso de la información por parte de la compañía. Se requiere el uso de los pronósticos de la demanda para efectúa mediante balance de materia un control de los insumos de la operacion. De esta manera se puede administrar y pronosticar los movimiento de inventarios, para de esta forma programar con antelación los pedidos y poderlos ajustar a los horarios del departamento de compras. Con la finalidad de dar solución al problema en la coordinación se requiere incorporar a la organización un sistema de mayor automatización que proporciona eficientes canales de comunicación entre el cliente PGO y el proveedor. Se sugiere el uso de herramientas tales como correo electrónico, envío de pedido por medio de un sistema electrónico, EDI, entre otras; así como, por el costo de un ERP, proponer al Grupo Oro que adquiera un sistema informático integral (ERP) el cual dentro de sus múltiples prestaciones, coordine el sistema logístico de todas las empresas del grupo, logrando de esta manera compartir información requerida entre proveedores y clientes generando una alta eficiencia en el flujo de la cadena de suministro. La revisión continua de inventario a través de hojas de producción y señales de abastecimiento a través de un punto de orden, es el método más inmediato a considerar al momento de decidir cuándo, cuánto y cómo se debe solicitar abastecimiento de insumos por parte del proveedor. Ya que esto indica de manera real el consumo de materias primas conforme avanza la producción. De igual forma, en caso de haber producción programada, se puede estimar de manera rápida, el punto en el cual se agotará el cemento u otros insumos requeridos en la fabricación de block y tabicón. Dado que esta información es generada de forma automática por la máquina productora de block y tabicón, es importante vaciar la información generada en hojas de producción o bien en una hoja de cálculo. Según Chopra (2006) Los pronósticos son la base de toda la planeación de la cadena de suministro. Por lo que encontramos que el uso de los pronósticos es mínima, recomendamos utilizar la información histórica en métodos de series de tiempo y/o simulación para obtener pronóstico de la demanda, y de esta manera sentar las bases de la planeación de la cadena de suministro.
Por último al ser el proveedor “Holcim” un aliado estratégico de Prefabricados Grupo de Oro en la comercialización de cemento directa o indirecta, es conveniente para ambas empresas compartir información de ventas, entregas y tiempos, que permitan comprender de mejor manera los tiempos y volúmenes adecuados de envío, de modo que se tenga un mayor superávit en la cadena de suministro.
4.
Conclusiones
Con las propuestas de solución de este trabajo se busca evitar que se presenten los dos problemas planteados inicialmente que son por un lado, que se agote el cemento y esperar entre 24 y 36 horas y por el otro que al momento de la recepción de una pipa los silos estén aún ocupados y no se pueda recibir el cemento. Parte fundamental de las aplicaciones prácticas que se pueden tener de la teoría revisada a lo largo del curso son, como lo planteamos en las soluciones, tanto los métodos de generación de pronósticos, gestión de inventarios y el trabajo coordinado de los elementos que intervienen en la cadena de suministro. Si bien puede parecer hasta cierto punto sencillo plantear la solución de un problema de esta manera, con flujos claros y efectivos de comunicación, procesos y procedimiento bien claros y establecidos de generación de pronósticos y manejo de inventarios, muchas veces cuando se está inmerso en la vida laboral de la industria se pasa por alto la teoría y se opera de una manera hasta cierto punto empírica dejando de lado el beneficio que pueden tener estas herramientas bien aplicadas. Por dar un ejemplo contrastante con estas alternativas proporcionadas estaría la propuesta de inversión en un silo extra que permitiera siempre tener disponible un espacio para descarga y trabajar en un concepto de Kanban, con esto también se podría evitar el desabasto dado que siempre estaría disponible el silo extra lleno; si bien puede plantearse como una alternativa para la empresa a largo plazo por la inversión que requiere y los análisis respectivos sobre la viabilidad de dicha inversión, lo que puede tener alto impacto y ser alcanzable con los recursos actuales en el corto plazo consiste en los métodos y procedimientos de trabajo; he aquí la importancia del estudio de la gestión de la cadena de suministro y las distintas herramientas que nos puede proporcionar para reducir costos, mejorar eficiencias y niveles de servicio.
5.
Bibliografía consultada
Chopra, S. & Meindl, P.. (2006). Strategy, Planning, and Operation. EEUU: Prentice Hall. Heizer, J. & Render, B.. (2014). Principios de Administración de Operaciones. EEUU: Pearson. Ballou, R.. (2003). Business Logistics and Supply Chain Management. EEUU: Pearson. Heizer, J. & Render, B.. (2004). Operations Management. EEUU: Pearson. Ann E. Gray and James Leonard. (1995). Process Fundamentals. Harvard Business Review. Chávez, J., Torres-Rabello, R. (2012). Supply Chain Management. Chile: RIL Editores. SSINCO. (2012). Grupo de Oro. febrero 01, 2016, de Grupo de Oro Sitio web: http://www.grupodeoro.com.mx/ Wilson, Jonathan (2014). Essentials of Business Research A Guide to doing your research Project. EEUU: SAGE Publications Inc. Holcim. (2015). LafargeHolcim. Abril 12, 2016, de Lafargeholcim Sitio web: http://www.holcim.com.mx/
