Actividad de aprendizaje 11
Evidencia 3: Propuesta “Estructuración del sistema de trazabilidad”
Presentado por:
Fabián enrique morales Quiroz
Instructor:
Daniel Guillermo Jaramillo
Tecnología en gestión logística
Servicio nacional de aprendizaje (sena)
Propuesta “Estructuración del sistema de trazabilidad” COLOMBINA S.A.
Dirección: Cra. 1 Nº 24-56 Edif. Belmonte COLOMBIA CALI, CAUCA Teléfono (0057-2) 8861999 Fax: (0057-2) 8851811 Web: http://www.colombina.com http://www.colombina.com
Objeto Social
La sociedad tiene por objeto principal la fabricación y comercialización de toda clase de productos alimenticios para el consumo humano y animal, frescos, procesados y mal, frescos, procesados y enlatados de cualquier especie, derivados del azúcar, cacao, café, harina de trigo, harina de maíz y demás cereales, frutas, vegetales, carnes, lácteos y sus derivados. En desarrollo de su objeto social podrá ,por lo tanto, importar ,exportar ,comprar vender ,agenciar, distribuir, lo mismo que adquirir bienes muebles e inmuebles de cualquier clase, agenciar, distribuir, lo mismo que adquirir bienes muebles e inmuebles de cualquier clase, enajenarlos y gravarlos, tomar o dar dinero a interés, tomar o dar en arrendamiento toda clase de bienes por cuenta propia o ajena, celebrar c elebrar contratos de participación y de sociedad comercial de cualquier clase y realizar actos de comercio que tengan relación directa con el objeto mencionado y le permitan su cabal cumplimiento. 1. Seleccione un producto de su preferencia que tenga código de barras, luego señale todas sus partes, determinando la estructura bajo la cual fue creado dicho código, además de indicar a qué corresponde cada grupo de números que lo conforman.
Código de barra
País
código de empresa
código producto
digito verificación
EAN -13
El sistema EAN-13 es la versión más difundida a nivel mundial: · Consta de un código de 13 cifras, aunque existe una versión corta de 8 posiciones que se utiliza cuando el espacio disponible para la impresión es pequeño. · Las tres primeras posiciones que forman el prefijo EAN, identifican la Organización de Codificación de la cual surge el número (ej. 770 es Colombia). · Las cuatro posiciones siguientes corresponden al código de la empresa. · Los cinco dígitos restantes pueden ser administrados por el fabricante e identifican al Producto. · La decimotercera posición es una cifra de control que permite verificar si las cifras precedentes han sido correctamente leídas. A través de un operador logístico o una empresa de distribución acceda a una etiqueta de un producto de importación o exportación (preferiblemente de exportación) e identifique cada una de las partes que la componen.
Es importante saber que cada mercado establece los lineamientos a seguir para Presentar la información del producto exportado, aunque se pueden citaremos puntos Comunes: -
Nombre comercial del producto. Nombre y dirección dirección comercial del productor, exportador, importador y distribuidor País de origen. Registro ante la autoridad competente. Peso, neto, cantidad del producto, volumen. Instrucciones de uso y almacenamiento. Fecha de producción, caducidad o de durabilidad mínima. Lote.
Proceso de aprovisionamiento y actores que intervienen, alianzas o negociaciones y sus funciones.
Proveedores:
En Colombina buscamos fortalecer los lazos de confianza con nuestros proveedores, generando estrategias que permitan establecer relaciones sostenibles a través del tiempo dentro de un contexto innovador. Programas con proveedores: Big Brother es nuestro programa bandera de Sostenibilidad, que nace en el 2008 como una iniciativa para aportar al desarrollo y crecimiento crecimi ento de la región, contribuyendo a mejorar la competitividad competitividad de nuestros proveedores pyme a través de la transferencia de conocimientos y experiencia de Colombina. El programa consiste en el apadrinamiento de pequeñas compañías con el fin de apoyarlas en su crecimiento administrativo, financiero y comercial y brindarles las herramientas para convertirse en empresas exportadoras. Los proveedores apadrinados tienen hoy mejores prácticas, aumentaron sus indicadores de gestión y generaron mayores empleos. Su compromiso es replicar lo aprendido con sus proveedores, es así como Big Brother construye tejido empresarial y le aporta al desarrollo de todo un país. ¿Cómo funciona el programa? La gerente del proyecto realiza la coordinación total mediante acompañamiento, Seguimiento y asesorías permanentes a todo el grupo de proveedores. Esquema general del programa
1 sistema de gestión
2 asesorías internas colombina PROVEDORES
4 responsabilidad social Empresarial
3 asesorías externas
Empresas Apadrinadas Big Brother: Desde la creación del programa y hasta la fecha, hemos apadrinado a 13 compañías, fomentando el tejido empresarial y aportando al desarr ollo de la región. Lo
que se espera es que cada una de las empresas replique este modelo con su cadena de valor. Proceso de producción o comercialización y actores que intervienen.
Colombina cuenta con 6 plantas de producción en Colombia y con una planta de producción en Guatemala que se encarga de atender el mercado centroamericano: • Planta de Producción de dulces, chicles, chocolates y pasabocas :
- Ubicación: La Paila (Municipio de Zarzal) Valle del Cauca - Área: 72-000 m2Capacidad de Producción: Dulces 89-500 toneladas/año, Chicles 2-900 toneladas/año, Chocolates 9-500 toneladas/año y Pasabocas 3-500 toneladas/año. Número de empleados: 1.593 • Planta
de Producción de galletas y pasteles:
- Ubicación: Santander de Quilichao Cauca - Área: 25-000 m2 - Capacidad de Producción: Galletas y Pasteles 28-220 toneladas/año - Número de empleados: 880 • Planta de Producción de salsas y conservas:
- Ubicación: Bogotá (Zona Industrial Paloquemao) - Área: 7-300 m2 - Capacidad de Producción: Salsas y Conservas 16,500 toneladas/año - Número de empleados: 242 • Planta de Producción de helados: se cuenta con tres plantas de producción de helados.
-Ubicación:
Bogotá, -Medellín y Barranquilla Capacidad de Producción: Helados 41.000.000 litros/año - Número de empleados: 612 • Planta de Producción de Dulces Guatemala:
- Ubicación: Guatemala - Área: 5-716 m2 - Capacidad de Producción: Dulces 12-000 toneladas/año - Número de empleados: 400
Proceso de distribución y actores que intervienen, alianzas o negociaciones y sus funciones.
COLOMBINA tiene cuatro canales de distribución; el canal tradicional que son las tiendas; el canal de autoservicios que son las grandes superficies s uperficies (supermercados);puntos de venta directos de COLOMBINA en las principales ciudades de Colombia; y los distribuidores que se encargan de atender los puntos de venta donde la red de distribución propia de la Compañía no tiene cubrimiento.
En Colombia, la red de distribución propia de la Com pañía atiende aproximadamente 88 mil clientes directos y los distribuidores atienden 167 mil clientes indirectos, los cuáles son principalmente tiendas en lugares de difícil acceso. El canal tradicional en Colombia está compuesto por aproximadamente 250 mil Tiendas de las cuales la Compañía llega directamente al 72% (se tiene en cuenta los Distribuidores exclusivos). Este sistema se denomina distribución TAT (Tienda a Tienda). Por otra parte, el canal autoservicios está compuesto por las grandes Superficies de las cuales COLOMBINA atiende directamente al 100%.
La Compañía tiene 12 puntos de venta en las principales ciudades del país, en los cuales sólo se venden los productos fabricados de COLOMBINA y los productos representados de terceros. Los clientes indirectos son atendidos por distribuidores exclusivos (Aliados) y otros distribuidores no exclusivos. En Colombia la Compañía tiene 105 distribuidores de los cuales el 56% son exclusivos. COLOMBINA ha construido una relación de largo plazo cuales el 56% son Con todos sus distribuidores. Los distribuidores se encargan principalmente de atender El 60.4% del canal tradicional (36% a través de los distribuidores exclusivos y 24% a través de otros distribuidores). Esta red de distribución es una de las fortalezas más grandes de la Compañía porque le permite conocer muy bien las necesidades de los clientes finales y asegura que los productos estén exhibidos en la mayor cantidad de puntos de venta. Como se Mencionó anteriormente esta fortaleza le ha permitido a COLOMBINA ser distribuidor Exclusivo de importantes empresas m undiales durante muchos años. En los mercados internacionales el principal canal cana l de distribución son los distribuidores de COLOMBINA en cada uno de los países donde la Compañía exporta. De los más de 250.000 clientes que la Compañía tiene en él, mundo, aproximadamente el 97% de los clientes son atendidos por distribuidores. Los países Donde la Compañía logra atender a un mayor número de clientes directamente son Guatemala con un 10% y Venezuela con un 5%. La excelente relación que COLOMBINA ha tenido con c on las empresas a las que les presta el servicio de distribución en el mundo, le permitió en 1993 firmar un acuerdo de distribución con la Phillip Morris en Venezuela y Ecuador para distribuir sus productos en estos países. En el futuro se espera que a medida que el portafolio de clientes de cada uno de los países aumente, la Compañía empiece a distribuir directamente a través de su sistema TAT que ha implementado en Colombia y en el cual ya tiene una experiencia
Importante. La Compañía espera que esta estrategia le permita lograr una posición de Liderazgo en cada país y un mayor conocimiento de las necesidades del cliente. COLOMBINA tiene más de 400.000 clientes en el mundo de los cuales el 77% son atendidos a través de distribuidores (clientes indirectos) y el restante 23% a través de la red de distribución propia de la Compañía (clientes directos). En Colombia más de la red de distribución propia pr opia de la Compañía (clientes directos). En Colombia más de la mitad Canal Canales de
Canal
distribución
tradicional
autoservicios
Puntos de ventas colombinas
COLOMBINA tiene más de 400.000 clientes en el mundo de los cuales el 77% son atendidos a través de distribuidores (clientes indirectos) y el restante 23% a través de la red de distribución propia de la Compañía (clientes directos). mitad de los clientes son atendidos directamente por COLOMBINA con la distribución TAT mitad (tienda a tienda) Colombia Venezuela Ecuador Perú Chile Bolivia Panamá Norte américa Puerto rico Guatemala El salvador honduras Republica D. Nicaragua Costa rica México
Cliente directo 88.000 1.315 978 1 454 0 1 6 3 4.003 2 2 1 1 1 1
Cliente indirecto 79.000 34.806 40.000 3.500 21.731 3.179 10.042 4.600 972 33.531 31.210 32.684 13.680 11.599 5.228 600
total 167.000 36.121 40.978 3.501 22.185 3.179 10.043 4.606 976 37.534 31.212 32.686 13.681 11.600 5.229 601
Resto del mundo
30 94.799
0 326.362
30 421.161
Principales Contratos A septiembre 30 de 2006 los principales contratos celebrados por COLOMBINA se describen a continuación: • Principales Contrat os de Distribución • Contratos con Proveedores: No se generan contratos con los proveedores debido a que
se trabajan trabaj an por órdenes ór denes de compra com pra en las l as cuales se especifican precios, cantidades, términos de pago etc. entre las partes. • Contratos de Fabricación: Actualmente la Compañía tiene un contrato con la empresa
Hersheys de Estados Unidos, para fabricar 18.000.000 de libras de galletas en un plazo de 30 meses. Este contrato tiene un valor de USD 25 millones. . País
Distribuidor
Fecha de iniciación
Colombia
Colombina/herehoys
01/04/2033
Fecha de vencimiento/ultima renovación 01/04/2005
03/11/2004
15/08/2006
Bolivia
Colombina/federación nacional de cafeteros Adm-sao S.A
01/12/2000
Indefinida
Perú
Moltalia S.A
31/03/2003
31/03/2005
Panana
Agencia feduro S.A
01/09/2002
01/09/2004
Fecha preaviso 2 meses de anticipación ---4 meses de anticipación 120 días de anticipación 3 meses de anticipación
Actualmente, COLOMBINA exporta a más de 45 países en 5 continentes. Las exportaciones corresponden al 31% del volumen de producción de la Compañía. Las líneas de negocio con mayor volumen de exportación son dulcería con el 47% de su producción, chicles con el 35%, galletas y pasteles con el 33% y chocolatería con el 31%.producción, chicles con el 35%, galletas y pasteles Se espera que en el largo plazo el volumen de exportaciones crezca debido a la ampliación del portafolio de productos de exportación. El principal pr incipal destino de las exportaciones es Venezuela con 36%, seguido de Estados Unidos con 18% y Ecuador, Chile y Puerto Rico con aproximadamente aproxim adamente 5% - 6%. A continuación se presenta la participación de los destinos de exportación: Descripción de la cadena de abastecimiento, tipos de trazabilidad y sus componentes.
La Logística es aquella parte de la gestión de la Cadena de Abastecimientos que planifica, implementa y controla el flujo -hacia atrás y adelante- y el
almacenamiento eficaz y eficiente de los bienes, servicios e información relacionada desde el punto de origen al punto de consumo con el objetivo de satisfacer los requerimientos de los consumidores 12 LAS ACTIVIDADES CLAVES SON LAS SIGUIENTES: Servicio al Transporte. Gestión de inventarios. Procesamiento de pedidos.
Países Venezuela Estados unidos Ecuador Chile Puerto rico Jamaica Haití Senegal Bolivia Guatemala Canadá Holanda Camerún Bejín Otros Total
% exportación 2005 36.3% 17.5% 5.8% 5.6% 4.1% 3.4% 3.2% 3.0% 1.5% 1.5% 1.4% 1.3% 1.2% 1.1% 8.3% 100.0%
cliente.
Dentro de la identificación de la información es necesario unir cada uno de los eslabones desde el inicio de la operación hasta el final, así se podrá identificar cuáles son los tiempos para cada una de las operaciones y se le debe solicitar a cada una de las partes en la colaboración del suministro de información de una manera organizada y constante ̈ El
mejor sistema de trazabilidad para una empresa es aquél que encaje con sus actividades de trabajo habituales habit uales y permita registrar reg istrar información necesaria a la que luego se pueda acceder de forma rápida y fácil. Estudiar detenidamente el sistema
de trazabilidad de la empresa puede permitirle sacar beneficio de la información que el sistema genera ̈ (AESAN, Pág. 38, 2009) En MRQ, el proceso de caracterización del procedimiento procedimient o de trazabilidad de importación i mportación y exportación, se separó por et apas, identificando identifica ndo en cada uno u no de ellos cuáles eran los datos más relevantes, rel evantes, para efectos de simplificación simplifi cación los procesos tanto de importación importaci ón como de exportación quedaron establecidos dentro del seguimiento como despachos, cada despacho despacho va unido a una factura comercial, la cual a su vez tiene un número consecutivo que es que la identifica dentro del proceso de rastreo de despachos. Para el proceso de importación se
Identificaron tres fases principales las cuáles dentro de las cuáles se deben establecer los parámetros a los cuáles se les debe hacer seguimiento, los cuales se establecieron de la siguiente forma. Cuales se establecieron de la siguiente forma.
Fecha de seguimiento a las importaciones
Establecimiento de fechas para seguimiento a las importaciones Origen transito destino
Fecha de entrega del proveedor Fecha de solicitud del booking Fecha de envió de documento de transporte Fecha estimada de llegada a fabrica
Fecha estimada de salida ETD Fecha estimada de llegada ETA Fecha real de salida Fecha real de arribo Días de transito
Fecha de ingreso a zona franca/deposito Fecha de inicio de nacionalización Fecha de fin de nacionalización Fecha de llegada a transito
Fecha de seguimiento a las exportaciones
Establecimiento de fechas para seguimiento a las exportaciones Origen transito destino
Fecha del comité de despacho Fecha de entrega de remisiones Fecha de envió de documento al agente de aduana
Fecha solicitud de despacho Número de la guía del despacho Fecha estimada de salida Fecha estimada de llegada
Fecha de nacionalización de la mercancía Fecha final de entrega al cliente
Para los despachos de exportación los puntos de información varían debido a que el proceso es diferente y depende de otras áreas como producción y comercial, los despachos 21 son determinados de acuerdo a los pedidos que q ue se hacen por parte part e de los clientes externos y la disponibilidad de producto por parte de producción.3.2.2. producción.3.2. 2. Estudio de los tiempos de entrega MRQ La estandarización de los tiempos de entrega dentro de las compañías consiste en evaluar cada uno de los tiempos que se están tomando los procesos en ser realizados. Al final f inal el tiempo acumulado de cada uno de los procesos constituye entonces la promesa de entrega final. Tanto para las
exportaciones como para las importaciones. La importancia de los Lead Times de una empresa radica en que es allí donde se puede visualizar realmente dónde se encuentran los tiempos controlables y los nos controlables.
Evaluación de los tiempos de tránsito La evaluación de los tiempos de tránsito de la mercancía marítima y aérea fue establecida mediante un promedio de cerca de 30 agentes de carga distintos, a los cuales se les solicitaron sus tiempos de tránsito, a partir de esto se estableció la media para cada uno de los destinos desde los tiempos de tránsito, cuales se realizan importaciones.
Flujo de información de trazabilidad en comercio exterior en Colombina.
A partir de la identificación identificación de los puntos de trazabilidad trazabilidad se debe establecer una relación entre el flujo físico de la mercancía y el flujo de información, es importante poder establecer quién es responsable dentro de cada c ada uno de los l os puntos p untos de d e información. A continuación continuación se muestra el flujograma de información información para las importaciones importaciones de Colombina S.A
La identificación identifi cación de los responsables r esponsables del flujo f lujo de información dentro dentr o del proceso de información permite establecer establec er hasta dónde va la responsabilidad r esponsabilidad de cada quien. qui en. Dentro del flujograma se establecieron 6 puntos macro de información, dentro de estos puntos están incluidas las fechas a las cuales se les debe hacer seguimiento. La cadena de trazabilidad de las importaciones inicia con la información del despacho inicial por parte del departamento de compras, posteriormente p osteriormente el departamento de comercio exterior dicta una fecha f echa estimada e stimada en la que q ue se puede tener t ener la mercancía en la fábrica y se hace la verificación de la documentación correspondiente de manera que todo este correctamente correc tamente diligenciado dilig enciado para que la mercancía pueda ser embarcada
Los agentes de carga son entonces los responsables de suministrar la información de la mercancía en tránsito, es decir deben suministrar suminis trar la empresa, empres a, las fechas estimadas esti madas de salida y llegada de la mercancía e informar sobre los posibles retrasos o adelantos que se generen sobre estas fechas. Adelantos que se generen sobre estas fechas. Cuando la mercancía llega a su destino, el agente de carga entrega la responsabilidad responsabili dad del flujo de información al agente de aduana quienes son los encargados de realizar el proceso de nacionalización de la mercancía, ellos son quienes deben suministrar suministr ar el tiempo que tarde este proceso hasta que la mercancía llega a la fábrica.
Finalmente, la información que se suministre al proceso hasta que la mercancía llega a la fábrica. El usuario final es entonces una responsabilidad del área comercio exterior, al igual que la evaluación de los tiempos de entrega.
Cronograma de actividades
CONCLUSIONES
Finalmente, se puedo concluir que la trazabilidad es una herramienta de suma importancia para los procesos logísticos a nivel internacional, en cuanto permite un mayor conocimiento del producto que las compañías traen del exterior, además brinda información relevante sobre el proceso y establece los responsables de llevar a cabo cada uno de los procesos. Para poder establecer una herramienta de trazabilidad adecuada se hace necesario entonces un diagnóstico inicial que permita identificar cuáles son los hace necesario entonces un diagnóstico inicial que permita identificar cuáles son los puntos a trabajar y qué hace falta, qué información se tiene y cuál no, a partir de allí se debe debe iniciar una estructuración de los tiempos de a los cuales se les debe hacer seguimiento y elaborar un diario de campo a través del cual se pueda realizar dicho seguimiento. A partir de esta estructuración de tiempos se logró diseñar una herramienta de medición y evaluación para ejercer control sobre los agentes que intervienen en los procesos de comercio exterior de Colombina S.A. Por otra parte, el establecimiento de los tiempos de entrega para Colombina S.A, es una herramienta que permitirá más adelante una verdadera optimización y planificación de los recursos logísticos, debido a que se debe empezar a trabajar sobre estos para lograr mejores resultados en cuanto optimización del transporte,
reducción de los costos co stos de mejores resultados en cuanto optimización del almacenamiento, eliminación de procesos aduanales innecesarios y una mejor planificación y gestión de la cadena de abastecimiento a nivel internacional. La
Estructuración de una herramienta para las empresas permite que estas puedan entonces tener una visión global de su operación, de cómo funcionan y que necesitan para mejorarla. RECOMENDACIONES
A partir del proyecto de trazabilidad, Colombina S.A cuenta en su departamento de comercio exterior, con procedimiento y flujos de información claros sobre cómo debe ser llevada a cabo el seguimiento logístico a nivel internacional, además de la formalización de procesos a través de formatos que sirven como guía para obtener información de las fuentes externas. Asimismo, quedaron establecidos los tiempos estandarizados de tránsito de la mercancía tanto de importación como de exportación a partir de estos tiempos se pueden dar estimados a los usuarios finales de cuándo estará a su disposición el despacho, lo que genera credibilidad y mayor seguridad en la información suministrada el área de abastecimiento y finalmente, la gestión de la información a partir de cuadro de control despachos a través del cual tanto los clientes internos como externos están informados de las operaciones de comercio exterior. Por otra parte, se hace evidente la necesidad de seguir mejorando los procesos de gestión de las operaciones importación y exportación, razón por la cual se debe seguir mejorando las herramientas de identificación y seguimiento de la mercancía. Algunas recomendaciones para fortalecer el sistema de trazabilidad de Colombina S.A
Implementación de herramientas h erramientas tecnológicas, tecnológic as, como los códigos EAN, GPS y / o sistemas de radio frecuencia logística. Sistematización e incorporación al programa de operaciones Marroquinera Marroquinera S.A, la información de trazabilidad trazabilidad registrada en la matriz de seguimiento Optimización de de los tiempos estandarizados estandarizados establecidos en el proyecto de trazabilidad Establecimiento de indicadores que permitan comparar comparar el costo de los retrasos versus la producción Evaluación semestral y optimización en la contratación de los agentes de cargar y de aduanas
