Actividad de aprendizaje 11 Evidencia 3: Propuesta “Estructuración del sistema de trazabilidad”
LUIS CARLOS RIASCO
APRENDIZ:
Instructor SENA: HERNAN LOPEZ AYALA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
GESTIÓN LOGÍSTICA
Propuesta “Estructuración del sistema de trazabilidad”
COLOMBINA S.A.
Dirección: Cra. 1 Nº 24-56 Edif. Belmonte COLOMBIA CALI, CAUCA Teléfono (0057-2) 8861999 Fax: (0057-2) 8851811 Web: http://www.colombina.com
Objeto Social
La sociedad tiene por objeto principal la fabricación y comercialización de toda clase de productos alimenticios para el consumo humano y animal, frescos, procesados y enlatados de cualquier especie, derivados del azúcar, cacao, café, harina de trigo, harina de maíz y demás cereales, frutas, vegetales, carnes, lácteos y sus derivados. En desarrollo de su objeto social podrá, por lo tanto, importar, exportar, comprar, vender, agenciar, distribuir, lo mismo que adquirir bienes muebles e inmuebles de cualquier clase, enajenarlos y gravarlos, tomar o dar dinero a interés, tomar o dar en arrendamiento toda clase de bienes por cuenta propia o ajena, celebrar contratos de partici pación y de sociedad comercial de cualquier clase y realizar actos de comercio que tengan relación directa con el objeto mencionado y le permitan su cabal cumplimiento. 1. Seleccione un producto de su preferencia que tenga código de barras, luego señale todas sus partes, determinando la estructura bajo la cual fue creado dicho código, además de indicar a qué corresponde cada grupo de números que lo conforman. Código de barras
País
Código
Código
Dígito
Empresa
Producto Verificación
EAN -13
El sistema EAN-13 es la versión más difundida a nivel mundial: · Consta de un código de 13 cifras, aunque existe una versión corta de 8 posiciones que se utiliza cuando el espacio disponible para la impresión es pequeño. · Las tres primeras posiciones que forman el prefijo EAN, identfican la Organización de Codificación de la cual surje el número (ej. 770 es Colombia). · Las cuatro posiciones siguientes corresponden al código de la empresa. · Los cinco dígitos restantes pueden ser administrados por el fabricante e identifican al producto. · La decimotercera posición es una cifra de control que permite verificar si las cifras precedentes han sido correctamente leídas. 2. A través de un operador logístico o una empresa de distribución acceda a una etiqueta de un producto de importación o exportación (preferiblemente de exportación) e identifique cada una de las partes que la componen.
Es importante saber que cada mercado establece los lineamientos a seguir para presentar la información del producto exportado, aunque se pueden citaremos puntos comunes: Nombre comercial del producto. Nombre y dirección comercial del productor, exportador, importador y distribuidor. País de origen. Registro ante la autoridad competente. Peso neto, cantidad del producto, volumen. Instrucciones de uso y e almacenamiento. Fecha de producción, caducidad o de durabilidad mínima. Lote.
Código: 2641- Und x CT: 36 BJ – Und x Env: 1 – Peso unitario: 44 gr 3. Proceso de aprovisionamiento y actores que intervienen, alianzas o negociaciones y sus funciones. Proveedores:
En Colombina buscamos fortalecer los lazos de confianza con nuestros proveedores, generando estrategias que permitan establecer relaciones sostenibles a través del tiempo dentro de un contexto innovador. Programas con proveedores: Big Brother es nuestro programa bandera de Sostenibilidad, que nace en el 2008 como una iniciativa para aportar al desarrollo y crecimiento de la región, contribuyendo a mejorar la
competitividad de nuestros proveedores pyme a través de la transferencia de conocimientos y experiencia de Colombina. El programa consiste en el apadrinamiento de pequeñas compañías con el fin de apoyarlas en su crecimiento administrativo, financiero y comercial y brindarles las herramientas para convertirse en empresas exportadoras. Los proveedores apadrinados tienen hoy mejores prácticas, aumentaron sus indicadores de gestión y generaron mayores empleos. Su compromiso es replicar lo aprendido con sus proveedores, es así como Big Brother construye tejido empresarial y le aporta al desarrollo de todo un país. ¿Cómo funciona el programa? La gerente del proyecto realiza la coordinación total mediante acompañamiento, seguimiento y asesorías permanentes a todo el grupo de proveedores. Esquema general del programa
Empresas Apadrinadas Big Brother: Desde la creación del programa y hasta la fecha, hemos apadrinado a 13 compañías, fomentando el tejido empresarial y aportando al desarrollo de la región. Lo que se espera es que cada una de las empresas repliquen este modelo con su cadena de valor. Las empresas Big Brother a la fecha son 13:
4. Proceso de producción o comercialización y actores que intervienen.
Colombina cuenta con 6 plantas de producción en Colombia y con una planta de producción en Guatemala que se encarga de atender el mercado centroamericano:
Colombina cuenta con 6 plantas de producción en Colombia y con una planta de producción en Guatemala que se encarga de atender el mercado centroamericano: • Planta de Producción de dulces, chicles, chocolates y pasabocas:
- Ubicación: La Paila (Municipio de Zarzal) – Valle del Cauca - Área: 72-000 m2 - Capacidad de Producción: Dulces 89-500 toneladas/año, Chicles 2-900 toneladas/año, Chocolates 9500 toneladas/año y Pasabocas 3-500 toneladas/año. - Número de empleados: 1.593 • Planta de Producción de galletas y pasteles:
- Ubicación: Santander de Quilichao – Cauca - Área: 25-000 m2 - Capacidad de Producción: Galletas y Pasteles 28-220 toneladas/año - Número de empleados: 880 • Planta de Producción de salsas y conservas:
- Ubicación: Bogotá (Zona Industrial Paloquemao) - Área: 7-300 m2 - Capacidad de Producción: Salsas y Conservas 16,500 toneladas/año - Número de empleados: 242 • Planta de Producción de helados: se cuenta con tres plantas de producción de helados.
- Ubicación: Bogotá, Medellín y Barranquilla - Capacidad de Producción: Helados 41.000.000 litros/año - Número de empleados: 612 • Planta de Producción de Dulces Guatemala:
- Ubicación: Guatemala - Área: 5-716 m2 - Capacidad de Producción: Dulces 12-000 toneladas/año - Número de empleados: 400 5. Proceso de distribución y actores que intervienen, alianzas o negociaciones y sus funciones.
COLOMBINA tiene cuatro canales de distribución; el canal tradicional que son las tiendas; el canal de autoservicios que son las grandes superficies (supermercados); puntos de venta directos de COLOMBINA en las principales ciudades de Colombia; y los distribuidores que se encargan de atender los puntos de venta donde la red de distribución propia de la Compañía no tiene cubrimiento. En Colombia, la red de distribución propia de la Compañía atiende aproximadamente 88 mil clientes directos y los distribuidores atienden 167 mil clientes indirectos, los cuáles son principalmente tiendas en lugares de difícil acceso. El canal tradicional en Colombia esta compuesto por aproximadamente 250 mil tiendas de las cuales la Compañía llega directamente al 72% (se tiene en cuenta los distribuidores exclusivos). Este sistema se denomina distribución TAT (Tienda a Tienda). Por otra parte, el canal autoservicios esta compuesto por las grandes superficies de las cuales COLOMBINA atiende directamente al 100%. La Compañía tiene 12 puntos de venta en las principales ciudades del país, en los cuales sólo se venden los productos fabricados de COLOMBINA y los productos representados de terceros.
Los clientes indirectos son atendidos por distribuidores exclusivos (Aliados) y otros distribuidores no exclusivos. En Colombia la Compañía tiene 105 distribuidores de los cuales el 56% son exclusivos. COLOMBINA ha construido una relación de largo plazo con todos sus distribuidores. Los distribuidores se encargan principalmente de atender el 60.4% del canal tradicional (36% a través de los distribuidores exclusivos y 24% a través de otros distribuidores). Esta red de distribución es una de las fortalezas más grandes de la Compañía porque le permite conocer muy bien las necesidades de los clientes finales y asegura que los productos estén exhibidos en la mayor cantidad de puntos de venta. Como se mencionó anteriormente esta fortaleza le ha permitido a COLOMBINA ser distribuidor exclusivo de importantes empresas mundiales durante muchos años, por ejemplo desde 1976 ha sido distribuidor exclusivo de la marca de atunes Van Camp’s.
En los mercados internacionales el principal canal de distribución son los distribuidores de COLOMBINA en cada uno de los países donde la Compañía exporta. De los más de 250.000 clientes que la Compañía tiene en el mundo, aproximadamente el 97% de los clientes son atendidos por distribuidores. Los países donde la Compañía logra atender a un mayor número de clientes directamente son Guatemala con un 10% y Venezuela con un 5%. La excelente relación que COLOMBINA ha tenido con las empresas a las que les presta el servicio de distribución en el mundo, le permitió en 1993 firmar un acuerdo de distribución con la Phillip Morris en Venezuela y Ecuador para distribuir sus productos en estos países. En el futuro se espera que a medida que el portafolio de clientes de cada uno de los países aumente, la Compañía empiece a distribuir directamente a través de su sistema TAT que ha implementado en Colombia y en el cual ya tiene una experiencia importante. La Compañía espera que esta estrategia le permita lograr una posición de liderazgo en cada país y un mayor conocimiento de las necesidades del cliente.
COLOMBINA tiene más de 400.000 clientes en el mundo de los cuales el 77% son atendidos a través de distribuidores (clientes indirectos) y el restante 23% a través de la red de distribución propia de la Compañía (clientes directos). En Colombia más de la mitad de los clientes son atendidos directamente por COLOMBINA con la distribución TAT (tienda a tienda).
Principales Contratos A septiembre 30 de 2006 los principales contratos celebrados por COLOMBINA se describen a continuación: • Principales Contratos de Distribución: • Contratos con Proveedores: No se generan contratos con los proveedores debido a que
se trabajan por órdenes de compra en las cuales se especifican precios, cantidades, términos de pago etc. entre las partes. • Contratos de Fabricación: Actualmente la Compañía tiene un contrato con la empresa
Hersheys de Estados Unidos, para fabricar 18.000.000 de libras de galletas en un plazo de 30 meses. Este contrato tiene un valor de USD 25 millones.
Actualmente, COLOMBINA exporta a más de 45 países en 5 continentes. Las exportaciones corresponden al 31% del volumen de producción de la Compañía. Las líneas de negocio con mayor volumen de exportación son dulcería con el 47% de su producción, chicles con el 35%, galletas y pasteles con el 33% y chocolatería con el 31%. Se espera
que en el largo plazo el volumen de exportaciones crezca debido a la ampliación del portafolio de productos de exportación. El principal destino de las exportaciones es Venezuela con 36%, seguido de Estados Unidos con 18% y Ecuador, Chile y Puerto Rico con aproximadamente 5% - 6%. A continuación se presenta la participación de los destinos de exportación:
6. Descripción de la cadena de abastecimiento, tipos de trazabilidad y sus componentes.
La Logística es aquella parte de la gestión de la Cadena de Abastecimientos que planifica, implementa y controla el flujo -hacia atrás y adelante- y el almacenamiento eficaz y eficiente de los bienes, servicios e información relacionada desde el punto de origen al punto de consumo con el objetivo de satisfacer los requerimientos de los consumidores12 LAS ACTIVIDADES CLAVES SON LAS SIGUIENTES: Servicio al cliente. Transporte. Gestión de inventarios. Procesamiento de pedidos.
Dentro de la identificación de la información es necesario unir cada uno de los eslabones desde el inicio de la operación hasta el final, así se podrá identificar cuáles son los tiempos para cada una de las operaciones y se le debe solicitar a cada una de las partes en la colaboración del suministro de
información de una manera organizada y constante. ¨El mejor sistema de trazabilidad para una empresa es aquél que encaje con sus actividades de trabajo habituales y permita registrar información necesaria a la que luego se pueda acceder de forma rápida y fácil. Estudiar detenidamente el sistema de trazabilidad de la empresa puede permitirle sacar beneficio de la información que el sistema genera¨ (AESAN, Pág. 38, 2009) En MRQ, el proceso de caracterización del procedimiento de trazabilidad de importación y exportación, se separó por etapas, identificando en cada uno de ellos cuáles eran los datos más relevantes, para efectos de simplificación los procesos tanto de importación como de exportación quedaron establecidos dentro del seguimiento como despachos, cada despacho va unido a una factura comercial, la cual a su vez tiene un número consecutivo que es que la identifica dentro del proceso de rastreo de despachos. Para el proceso de importación se identificaron tres fases principales las cuáles dentro de las cuáles se deben establecer los parámetros a los cuáles se les debe hacer seguimiento, los cuales se establecieron de la siguiente forma.
Para los despachos de exportación los puntos de información varían debido a que el proceso es diferente y depende de otras áreas como producción y comercial, los despachos 21 son
determinados de acuerdo a los pedidos que se hacen por parte de los clientes externos y la disponibilidad de producto por parte de producción. 3.2.2. Estudio de los tiempos de entrega MRQ La estandarización de los tiempos de entrega dentro de las compañías consiste en evaluar c ada uno de los tiempos que se están tomando los procesos en ser realizados. Al final el tiempo acumulado de cada uno de los procesos constituye entonces la promesa de entrega final. Tanto para las exportaciones como para las importaciones. La importancia de los Lead Times de una empresa radica en que es allí donde se puede visualizar realmente dónde se encuentran los tiempos controlables y los nos controlables. Evaluación de los tiempos de tránsito
La evaluación de los tiempos de tránsito de la mercancía marítima y aérea fue e stablecida mediante un promedio de cerca de 30 agentes de carga distintos, a los cuales se les solicitaron sus tiempos de tránsito, a partir de esto se estableció la media para cada uno de los destinos desde los cuales se realizan importaciones.
Flujo de información de trazabilidad en comercio exterior en Colombina. A partir de la identificación de los puntos de trazabilidad se debe establecer una relación entre el flujo físico de la mercancía y el flujo de información, es importante poder establecer quién es responsable dentro de cada uno de los puntos de información. A continuación se muestra el flujograma de información para las importaciones de Colombina S.A
La identificación de los responsables del flujo de información dentro del proceso de información permite establecer hasta dónde va la responsabilidad de cada quien. Dentro del flujograma se establecieron 6 puntos macro de información, dentro de estos puntos están incluidas las fechas a las cuales se les debe hacer seguimiento. La cadena de trazabilidad de las importaciones inicia con la información del despacho inicial por parte del departamento de compras, posteriormente el departamento de comercio exterior dicta una fecha estimada en la que se puede tener la mercancía en la fábrica y se hace la verificación de la documentación correspondiente de manera que todo este correctamente diligenciado para que la mercancía pueda ser embarcada Los agentes de carga son entonces los responsables de suministrar la información de la mercancía en tránsito, es decir deben suministrar la empresa, las fechas estimadas de salida y llegada de la mercancía e informar sobre los posibles retrasos o adelantos que se generen sobre estas fechas. Cuando la mercancía llega a su destino, el agente de carga entrega la responsabilidad del flujo de información al agente de aduana quienes son los encargados de realizar el proceso de nacionalización de la mercancía, ellos son quienes deben suministrar el tiempo que tarde este proceso hasta que la mercancía llega a la fábrica. Finalmente, la información que se suministre al usuario final es entonces una responsabilidad del área comercio exterior, al igual que la evaluación de los tiempos de entrega. Están los tiempos que pueden ser controlados y planificados, para el caso de Colombina se determinaron cada uno de los tiempos que tomaba llevar acabo los procesos de importación y exportación. En los siguientes cuadros se puede observar los procesos que fueron analizados para obtener un estudio inicial de cuánto demoraban los procesos de importación y exportación en la empresa.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
CONCLUSIONES
Finalmente, se puedo concluir que la trazabilidad es una herramienta de suma importancia para los procesos logísticos a nivel internacional, en cuanto permite un mayor conocimiento del producto que las compañías traen del exterior, además brinda información relevante sobre el proceso y establece los responsables de llevar a cabo cada uno de los procesos. Para poder establecer una herramienta de trazabilidad adecuada se hace necesario entonces un diagnóstico inicial que permita identificar cuáles son los puntos a trabajar y qué hace falta, qué información se tiene y cuál no, a partir de allí se debe iniciar una estructuración de los tiempos de a los cuales se les debe hacer seguimiento y elaborar un diario de campo a través del cual se pueda realizar dicho seguimiento. A partir de esta estructuración de tiempos se logró diseñar una herramienta de medición y evaluación para ejercer control sobre los agentes que intervienen en los procesos de comercio exterior de Colombina S.A. Por otra parte, el establecimiento de los tiempos de entrega para Colombina S.A, es una herramienta que permitirá más adelante una verdadera optimización y planificación de los recursos logísticos, debido a que se debe empezar a trabajar sobre estos para lograr mejores resultados en cuanto optimización del transporte, reducción de los costos de almacenamiento, eliminación de procesos aduanales innecesarios y una mejor planificación y gestión de la cadena de abastecimiento a nivel internacional. La estructuración de una herramienta para las empresas permite que estas puedan entonces tener una visión global se su operación, de cómo funciona y qué necesitan para mejorarla
RECOMENDACIONES
A partir del proyecto de trazabilidad, Colombina S.A cuenta en su departamento de comercio exterior, con procedimiento y flujos de información claros sobre cómo debe ser llevada a cabo el seguimiento logístico a nivel internacional, además de la formalización de procesos a través de formatos que sirven como guía para obtener información de las fuentes externas. Asimismo, quedaron establecidos los tiempos estandarizados de tránsito de la mercancía tanto de importación como de exportación a partir de estos tiempos se pueden dar estimados a los usuarios finales de cuándo estará a su disposición el despach o, lo que genera credibilidad y mayor seguridad en la información suministrada el área de abastecimiento y finalmente, la gestión de la información a partir de cuadro de control despachos a través del cual tanto los clientes internos como externos están informados de las operaciones de comercio exterior. Por otra parte, se hace evidente la necesidad de seguir mejorando los procesos de gestión de las operaciones importación y exportación, razón por la cual se debe seguir mejorando las herramientas de identificación y seguimiento de la mercancía. Algunas recomendaciones para fortalecer el sistema de trazabilidad de Colombina S.A son: Implementación de herramientas tecnológicas, como los códigos EAN, GPS y / o sistemas de radio frecuencia logística.
Sistematización e incorporación al programa de operaciones Marroquinera S.A, la información de trazabilidad registrada en la matriz de seguimiento
Optimización de los tiempos estandarizados establecidos en el proyecto de trazabilidad
Establecimiento de indicadores que permitan comparar el costo de los retrasos versus la producción
Evaluación semestral y optimización en la contratación de los agentes de cargar y de aduanas
