Actividad 1 Compras y Suministros

COMPRAS Y SUMINISTROS

PRESENTA LEIDY JOHANNA QUINTERO MEDINA ID: 471239 CAROLINA LOSADA CLAROS ID: 436820

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS UNIMINUTO PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN EN SALUD OCUPACIONAL

NEIVA, HUILA

OCTUBRE 2017

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COMPRAS Y SUMINISTROS SEMANA N° 1 MANUAL DE COMPRAS

PRESENTA LEIDY JOHANNA QUINTERO MEDINA ID: 471239 CAROLINA LOSADA CLAROS ID: 436820

DOCENTE CLAUDIA CASTRILLON QUINTERO

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS UNIMINUTO PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN EN SALUD OCUPACIONAL NEIVA, HUILA

OCTUBRE 2017 2

Contenido 1.

INTRODUCCION ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………...... ………………………………......4

2.

OBJETIVO.................................................................. ....................................................................................................................................... ....................................................................... .. 4

3.

ALCANCE .................................................................. ....................................................................................................................................... ....................................................................... .. 4

4.

MISION ..................................................................... .......................................................................................................................................... ....................................................................... .. 5

5.

VISION……………………………………………………………………………………………………………………………………… 5

6.

RESPONSABLES Y ACCIONES ACCIONES A REALIZAR REALIZAR............................................................. ........................................................................................ ........................... 5 6.1.

PLANEAR: .................................................................... ................................................................................................................................ ............................................................ 6

6.2.

HACER: ............................................................ .................................................................................................................................. ........................................................................ .. 6

6.3

VERIFICAR………………………………………………………………………………………………………………………… 6

6.4

ACTUAR…………………………………………………………………………………………………………………………… 6

7.

DEFINICIONES...................................................................... DEFINICIONES .................................................................................................................................. ............................................................ 7

8.

CONDICIONES GENERALES............................................................. .............................................................................................................. ................................................. 8

9.

CONTENIDO............................................................. ................................................................................................................................... ........................................................................ .. 8 9.1.

FACTORES DE SELECCIÓN.................................................................. ........................................................................................................ ...................................... 9

9.1.

TABLA DE PROVEEDORES Y DOCUMENTACI ÓN REQUERIDA………………… REQUERIDA…………………………………………… …………………………10

10.

BASE DE DATOS DE PROVEEDORES…………………… PROVEEDORES……………………………………………………… ……………………………………………...…………………… …………...…………………… 14

11.

PASOS PARA LA SOLICITUD DE COMPRA S………………………………………………………………………………15

11.1

SOLICIDUD DEL ESTIMADO SEMANAL………………………………………… SEMANAL…………………………………………………………………………… …………………………………15 15

11.2

SOLICITUD DE REQUISICIÓN EXTRAORDINARIA……………………………………............................17 EXTRAORDINARIA……………………………………............................17

12.

RECIBO DE PAGO…………………………… PAGO……………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… ……………………………………………18 …………18

13.

SOLICITUD DE PAGO………………………… PAGO…………………………………………………………… ………………………………………………………………………… …………………………………………………19 …………19

14.

ORDEN DE COMPRA…………………………………………………… COMPRA…………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………20 …………………20

15.

BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………………………………………………………………24

3

1. INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo, se expondrá la creación del manual de compras que es denominado uno de los manuales más importantes dentro de la organización de una empresa, cada uno de los aspectos relevantes en él, como lo son los tipos t ipos de proveedores, proveedores, el manejo de clientes clientes y cuáles son los métodos para llegar a la persuasión del mismo, son la clave clave para el surgimiento surgimiento adecuado adecuado y constante constante de la empresa, por lo tanto se puede afirmar que es la guía oficial para la organización y funcionamiento del área de Compras, definiendo las operaciones de la misma

2.

OBJETIVO

Asegurar que los proveedores de insumos, materiales, equipos y servicios que estén relacionados directamente con el producto final, cumplan con los requisitos especificados.

3.

ALCANCE

Este procedimiento aplica a toda la empresa con relación a las compras que en su defecto tengan impacto sobre la calidad del producto o servicio; de insumos, materiales, equipos y servicios.

4

4. MISION Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, realizando servicios de construcción de vivienda, con la excelencia de ingeniería y construcción superando los más altos estándares de calidad

5. VISION Convertirnos en la mejor constructora a nivel nacional, cumpliendo el tiempo y formación los trabajos encomendados, incentivando incentivando el control y la calidad del servicio

6.

RESPONSABLES Y ACCIONES A REALIZAR

5

6.1.

PLANEAR:

Gerente: Es el encargado de gestionar los recursos necesarios para la adecuada implementación y mantenimiento del presente documento.

6.2.

HACER:

Auxiliar administrativo/ Administrador de campo: Encargado de aplicar la selección y evaluación periódica de los proveedores críticos, junto con los responsables responsables de recibir el servicio o producto.

6.3

VERIFICAR:

Coordinador HSEQ: Velar por la adecuada aplicación de este procedimiento garantizando la disponibilidad de los mecanismos establecidos por el sistema de gestión.

6.4

ACTUAR:

Todos los funcionarios directos de la Compañía Son los responsables responsables de evidenciar acciones de mejoramiento con respecto a la adecuada implementación y uso del presente documento para qué no se presenten posibles inconvenientes.

6

7.

DEFINICIONES

Insumos: Conjunto de bienes empleados en la producción ya sea de manera indirecta o directa al momento de crear un bien.

Cotización: Tomar un margen de comparación entre los precios de un bien o servicio que ofrecen varios proveedores.

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto o servicio. Precio: valor en el mercado de los bienes y/o servicios, medido en términos de lo que un comprador está dispuesto a dar para obtenerlos.

Calidad: grado en que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Especificación: documento que establece requisitos. Orden de compra: documento por el cual el Gerente, Subgerente, Director Operativo o Coordinadora Financiera-compras aprueba aprueba y ordena la compra de un bien y/o servicio servicio requerido.

Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados.

7

8.

CONDICIONES GENERALES

El procedimiento de compras es uno de los l os más representativos dentro de los procesos de la empresa, en este este se adquieren adquieren los insumos que que afectan la calidad calidad de los productos y/o servicios servicios que se prestan. Para compras inferiores o iguales a 1.000.000 de pesos no se generarán órdenes de compra. Igualmente, cuando el proveedor es único no se realiza realiza selección de de proveedor. Se describen las actividades para la selección, evaluación y re-evaluación de proveedores de de productos o servicios servicios que impacta impacta la posterior realización realización del producto.

9.

CONTENIDO

Todos los proveedores con los que se ha venido trabajando serán seleccionados mediante el “Formato Selección de Proveedores”, los proveedores que obtengan un buen puntaje serán ingresados al “Formato Listado de Proveedores”.

9.1.

FACTORES DE SELECCIÓN

Los factores de selección son los siguientes: 1.

Precio.

2.

Forma de pago (Crédito=1, Contado=0)

3.

Descuentos.

4.

Disponibilidad de existencias.

5.

Garantía del producto.

6.

Atención verbal.

7.

Rapidez en el servicio. 8

8.

Experiencia de la firma (certificada) ( certificada) este ítem aplica solo cuando es

solicitud de un servicio. 9.

Requisitos SST, Calidad y Ambiental de acuerdo a lo descrito en el

10.

siguiente cuadro:

TIPO DE PROVEEDOR

DOCUMENTACION REQUERIDA 

Cotización, propuesta



Portafolio de productos



Rut



Cámara de comercio



Certificado de calidad del producto (sello de producto y/o certificados de lote de

Materiales Industriales o de Construcción

producción), cuando aplique. 

Fichas técnicas y/o de seguridad



Permisos legales de funcionamiento o ambientales, cuando aplique.



Certificado del Sistema de Gestión (ISO9001, ISO14001, OHSAS 18001, RUC). (No obligatoria)

9

Servicio en obra:






Hoja de vida



Portafolio de servicios



Rut



Cámara de comercio



Pagos de seguridad social



Copia de la cedula







Servicio de Transporte:






Hoja de vida






Rut



Cámara de comercio






Copia de la cedula



Seguros SOAT



Póliza extracontractual



Licencia de conducción vigente vigente y categoría autorizada



Certificado de emisión de gases



Revisión tecno mecánica

10



Afiliación a empresa de transporte



Permisos de carga (si aplica)












Rut



Cámara de comercio



Certificados de calibración de los equipos patrón

Servicio de Laboratorios, exámenes médicos:



Licencia en SST vigente y permisos de funcionamiento



Hoja de vida y soportes de los profesionales médicos o especialistas




Servicio de Asesorías/Consultorías:






Hoja de vida con soportes






Rut

11



Cámara de comercio







Servicio de tratamiento de residuos






Hoja de vida con soportes






Rut



Cámara de comercio



Certificados de calibración de los equipos patrón







Proveedor Dotación y E.P.P.






Portafolio de productos



Rut



Cámara de comercio



Fichas técnicas de los productos




Proveedor de Inspecciones Radiográficas






Rut

12



Cámara de comercio



Autorización del Ministerio de Minas y Energía para el manejo de fuentes radioactivas vigente.



Calificación de los radiólogos por parte del Instituto de Asunto Nucleares u otra entidad competente autorizada.



Certificado de calibración del dosímetro.



Hoja de vida del personal p ersonal que realizará la pruebas.



Procedimiento para la inspección radiográfica, toma de películas y evaluación.




Servicio de calibración de equipos de medición y seguimiento






Acreditación del laboratorio.



Hoja de vida de los equipos patrones.






Rut



Cámara de comercio

13

10.

BASE DE DATOS DE PROVEEDORES

Para la ejecución correcta del departamento se realiza una base de datos de los proveedores esto es para agilizar agilizar la información de los productos que se necesitan continuamente y para ayudar a no tener contratiempos. El procedimiento para realizar la base de datos es por medio del director o el internet extrayendo información principal como es: el nombre de la empresa, teléfono, dirección, correo electrónico e información de los productos que manejan, Una vez recopilada la información, se ingresa a una base de datos de Excel en orden A-Z guardada en los archivos de la empresa

Nota: Catalogaremos como proveedores como proveedores especiales a los los proveedores de comunidades: comunidades: En el caso de que existan proveedores especiales para ciertos productos no se seleccionan seleccionan ni se evalúan evalúan debido a que son únicos o con condiciones especiales especiales de negociación. Serán reevaluados en el tiempo de acuerdo al producto o servicio entregado.

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11.

PASOS PARA LA SOLICITUD DE COMPRAS:

11.1

SOLICITUD DEL ESTIMADO SEMANAL

A continuación, se presenta el formato “estimado semanal” este formato se llena a mano por cuestiones de seguridad y nos ayuda a verificar v erificar cuanto es lo que se gastara para la siguiente semana en cuestión de material m aterial de construcción. Los residentes de obra son los que se encargan de ingresar la información del material y Departamento de compras se encarga de ingresar costos y montos totales 

Es indispensable que cuente con las firmas del Director de obra , residentes y el encargado del departamento de compras



Es indispensable que el residente de obra ingrese las ordenes de trabajo, en caso que no ingrese esta información no será aceptada

15

16

11.2 SOLICITUD DE REQUISICION EXTRAORDINARIA EXTRAORDINARIA Una vez se crea la necesidad de compra de insumos, materiales, equipos y servicios en cualquiera de los procesos, se diligencia el “Fo rmato Solicitud

compras ” donde se especifica el producto y sus características. Este formato se realiza por aparte por los residentes de obra cuando requieran un material que no se consideró en la estimación semanal, es para materiales urgentes es recompensable que ingrese con una anticipación de 2 días para generar el gasto 

Indispensable Indispensable contar con las firmas del Director De Obra , Residentes y encargados encargados del Departamento de Compras

17

12. RECIBO DE PAGO En la figura a continuación muestra el recibo de pago, lo realiza el encargado del departamento departamento de compras, y es recibido por el proveedor y se menciona menciona que es lo que se es lo que se está pagando. 

Es indispensable que cuente con las firmas de quien lo autorizo por parte del Director Director de Obra Obra y proveedor proveedor



Pasar los comprobantes al departamento de finanzas para que se pueda registrar en sus reporte de gastos



Llenar estrictamente la información que se solicita

18

13. SOLICITUD DE PAGO En la figura se muestra la solicitud de pago, lo realiza el encargado del Departamento De Compras es recibido por el Departamento De Finanzas y es utilizado para que lideren el pago del producto o servicios que la empresa requiera 

Es indispensable que que cuente con las firmas de quien lo realizo realizo y quien lo autorizo



Los pagos se realizan en un plazo de 2 días



Es necesario el comprobante comprobante firmada por el Director de obra como puede puede ser: nota de remisión , factura o tiket

19

14. ORDEN DE COMPRA En la figura se muestra la orden de compra, lo realiza el encargado del departamento de compras compras y es recibido por el proveedor proveedor significando el compromiso para la realización de la compra. Observaciones 

Tiene que contar con nuestra información fiscal y un numero de seguimiento



Contar con las firmas de autorización del departamento de compras y director de obras



Que al proveedor este enterado de la orden de compra



Hacer cumplir las condiciones de pago



Comparar la orden de compra compra y la factura factura



Llenar el dato del proveedor proveedor como es: Nombre de la empresa, dirección y teléfono de contacto

20

21

El siguiente es el procedimiento: 1. El residente de Obra Llena la l a solicitud de compra con su respectiva información.

2. Autorización de la compra por parte del Director de Obra. 3. Autorización de los recursos financieros por el Departamento de Finanzas.

4. El colaborador solicita material en el Departamento de Almacén, si existe se entrega el material solicitado al área correspondiente y si no hay existencia del material se realiza el proceso de adquisición en el Departamento de Compras.

5. Concluido el proceso de compras de un producto que no tienen en existencia en el Almacén, procede a la recepción, r ecepción, inspección inspección y registro del mismo

6. Con la documentación del Departamento de Compras, concilia y solicita el pago del producto o servicio adquirido.

7. Departamento de Finanzas recibe dicha documentación y se genera el pago establecido establecido por el monto de la factura, nota o ticket ticket del producto solicitado, generándose generándose por medio de cheque, depósito o efectivo. 8. Seguimiento continuo a la adquisición del producto:

22

23

15. BIBLIOGRAFIA -

Sanchez, Nancy Josefina (2013) Manual del procedimiento de compras, recuperado de http://www.uteq.edu.mx/tesis/ME/0384.pdf

-

Grope una imprenta diferente (2012) Importancia de un Manual de compras. Recuperado de http://www.groppeimprenta.com/manuales-blog/50-manualde-compras.html

-

Recuperado de aula virtual http://aulas.uniminuto.edu/distancia/pregra http://aulas.uniminuto.ed u/distancia/pregrado/pluginfile.php/21313 do/pluginfile.php/2131389/mod_res 89/mod_res ource/content/1/compras%20y%20su ource/content/1/c ompras%20y%20suministros%20MIN%20FO ministros%20MIN%20FOMENTO%20E MENTO%20E SPA%C3%91OL.pdf

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Actividad 1 Compras y Suministros

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