1/7
POLÍTICA DE CALIDAD CLASIFICACIÓN: CLASIFICACIÓ N: Contro l de Calidad Sección 7 NOMBRE NO MBRE:: Fuera de especificaciones y Ma Manejo nejo de resultados atipic atipic os No. 706 Fecha de aplic ación : Jun Junio io 201 2010 0 Versión: 01
I.
POLITICA
FUNDAMENTO El establecimiento de un proceso robusto para verificar la autenticidad de los datos y resultados analíticos fuera de especificaciones (OOS) y atípicos (No conformidades dentro del Laboratorio Analítico), es vital para realizar una buena toma de decisiones, respecto a la situación de materiales y productos, el perfil de estabilidad y la asignación de la fecha de expiración.
OBJETIVO Asegurar que los procedimientos establecidos para definir el manejo de todos los datos/resultados analíticos fuera de especificación, datos/resultados atípicos y otros eventos atípicos conduzcan a implementar investigaciones para una identificación completa de las causas de origen y establecer las acciones correctivas para hacer frente al incidente y para prevenir su incidencia en el futuro.
AL CANCE Esta política aplica a todos los grupos de administración en las diferentes plantas de fabricación del grupo que fabrican, distribuyen o comercializan productos para venta por y para el grupo.
REQUERIMIENTOS 1.
PROCEDIMIENTOS
Se deben tener procedimientos para definir las acciones a tomar en caso de resultados analíticos fuera de especificación (OOS) o resultados atípicos en las pruebas químicas, físicas, instrumentales, microbiológicas y biológicas. Los procedimientos deben incluir:
La secuencia general de eventos en la investigación de tales resultados.
Definición de las acciones a tomar tomar cuando las pruebas pruebas no destruyen por completo la muestra.
Definición de las acciones a tomar cuando la muestra ha sido destruida totalmente a lo largo del análisis. Definición de las acciones acciones a tomar para asegurar que las investigaciones investigaciones de laboratorio en cualquier laboratorio contratado, se lleven a cabo de acuerdo con los estándares definidos.
2/7
POLÍTICA DE CALIDAD CLASIFICACIÓN: Contro l de Calidad Sección 7 NOMBRE: Fuera de especificaciones y Manejo de resultados atipic os No. 706 Fecha de aplic ación : Junio 2010 Versión: 01
Definición de los requisitos de capacitación para el personal del laboratorio involucrado en las investigaciones de laboratorio (esto debe incluir los requisitos para la retención de los registros para las investigaciones). Los tiempos establecidos para la repetición de los análisis y el re-muestreo, y los criterios de aceptación y cálculos que serán aplicados al repetir los análisis. Un proceso para informar a Garantía de Calidad (y a los grupos afectados) sobre las investigaciones de laboratorio que no han sido terminadas dentro del tiempo especificado de 30 días calendario. Limitación del tiempo permitido para los requisitos de reporte, cuando éstos son requeridos: -
Se debe notificar a Aseguramiento de Calidad dentro del primer día hábil, al obtener un resultado fuera de especificaciones.
Definición de cómo manejar excepciones al requisito del límite de tiempo para el reporte, debido a la naturaleza específica de la prueba (por ejemplo, pruebe de esterilidad, prueba de reto de conservadores).
Criterios para el cierre de la investigación.
Identificación de medidas correctivas y preventivas (Ver Política 103).
Decisión sobre los lotes afectados.
Documentación de la investigación.
La investigación debe cubrir las siguientes dos etapas: -
Investigación de Laboratorio:
La investigación documentada entre el analista y el jefe, enseguida de un resultado OOS, ó atípico. Esto puede incluir la re-medición/recorrida/re-dilución de la muestra para escenarios específicos, pero no se realizan pruebas de laboratorio adicionales en esta etapa. El objetivo es identificar si ha sido un error del laboratorio la causa del resultado OOS ó atípico. -
Investigación extendida:
Una investigación más extensiva, enseguida de un resultado de laboratorios OOS ó atípico (incluyendo a producción, almacén, ingeniería, etc. lo que se requiera), con más pruebas de laboratorio suplementarias o muestras adicionales, de acuerdo aun plan pre-definido.
3/7
POLÍTICA DE CALIDAD CLASIFICACIÓN: Contro l de Calidad Sección 7 NOMBRE: Fuera de especificaciones y Manejo de resultados atipic os No. 706 Fecha de aplic ación : Junio 2010 Versión: 01
Una vez que un lote ha sido rechazado no hay límite para pruebas adicionales, cuando el propósito es determinar la causa de la falla.
2.
INTERDEPENDENCIA DE LAS RESPONSABILIDADES DEL SITIO Cada unidad funcional del sitio debe definir los procesos que enlacen directamente a los sistemas de investigación del laboratorio a otros sistemas funcionales relevantes. Otros sistemas pueden incluir, pero no están limitados a:
3.
Investigaciones de fabricación. Control de cambios. Liberación de los materiales de producción. Calibración y calificación de equipos. Revisión periódica de producto, incluyendo la revisión de los datos de estabilidad. Comité de Calidad
REQUISITOS PARA LOS SISTEMAS El sistema de investigación del laboratorio debe incluir los siguientes elementos:
3.1
Seguimiento de la Investigación. Se debe asignar un número único a los resultados de pruebas de laboratorio discrepantes. Se debe mantener un sistema para el seguimiento de la situación de cada investigación y debe incluir, pero no se limita a:
3.2
Fecha de inicio de la investigación. Fecha de vencimiento para la investigación. Métricas y Tendencias La instalación/unidades funcionales, deben establecer un sistema para generar métricas y realizar análisis de tendencias.
3.3
Seguimiento de Acciones Preventivas y Correctivas (CAPA’S) Se debe establecer un sistema para dar seguimiento a las acciones preventivas y correctivas (CAPA’S) identificadas en los reportes de investigación.
4/7
POLÍTICA DE CALIDAD CLASIFICACIÓN: Contro l de Calidad Sección 7 NOMBRE: Fuera de especificaciones y Manejo de resultados atipic os No. 706 Fecha de aplic ación : Junio 2010 Versión: 01
3.4
Reportes La instalación/unidades funcionales deben definir un mecanismo de reporte, el cual se especifique el tipo, distribución y frecuencia de los reportes. Los reportes deben incluir, pero no están limitados a lo siguiente: Investigaciones. Análisis de tendencias y de las causas de origen. Efectividad de las acciones correctivas.
3.5
Puestos Clave y Responsabilidades El proceso de investigación del laboratorio debe definir las responsabilidades asociadas, incluyendo la toma de decisiones, para los siguientes puestos clave: Analista Jefe de laboratorio(o designado). Gerente de laboratorio (o designado). Aseguramiento de Calidad. Comité de Calidad.
4.
MANEJO E INTERPRETACIÓN DE DATOS
4.1
Recopilación de datos El proceso de investigación debe asegurar que todos los resultados de las pruebas y otra información que sea considerada relevante durante la investigación sean recopilados y revisados para la determinación de la causa de origen y el análisis de su impacto.
4.2
Análisis de los datos Debe haber consistencia en el método de análisis de los datos. Debe estar basado en fundamentos científicos sólidos y métodos aceptados para el análisis de datos. Si se usa algún promedio o un análisis para aclarar datos (análisis), se debe documentar en la investigación. Cualquier tratamiento estadístico de los datos debe ser realizado usando técnicas de fácil seguimiento a trabajos estándar de referencia. Esto debe incluir revisión y tendencias de los resultados. No es aceptable simplemente repetir las mediciones y no tomar en cuenta el resultado original.
5/7
POLÍTICA DE CALIDAD CLASIFICACIÓN: Contro l de Calidad Sección 7 NOMBRE: Fuera de especificaciones y Manejo de resultados atipic os No. 706 Fecha de aplic ación : Junio 2010 Versión: 01
4.3
Promediando datos Promediar los resultados solamente se permite bajo circunstancias específicas, científicamente justificables. No se debe usar el promediar para esos métodos diseñados para detectar variaciones en porciones diferentes de la muestra (Ej. Uniformidad de contenido). A menos que esté especificado en el método analítico, los resultados dentro de especificación y los resultados fuera de especificación (OOS) de muestras analíticas diferentes, no deben ser promediados para obtener un resultado aprobado. Todos los resultados de las pruebas deben cumplir con las especificaciones. El promedio de determinaciones múltiples (dentro de especificación) de la misma muestra analítica (Ej. Réplicas de ensayos cromatográficos HPLC) para obtener un resultado, es permitido si los valores individuales representan resultados de análisis separados y el promedio de los datos, es el resultado de la prueba. En tales casos, el promedio de los valores individuales para obtener el resultado, debe estar especificado en el método analítico. Nota – esos promedios se hacen con el propósito de reducir los efectos de la variación del sistema de medida. Cuando se asigna la potencia, si un resultado de laboratorio discrepante es invalidado por repetición de la prueba o por reanálisis, el promedio de todos los resultados válidos es usado para otorgar la disposición del material; el resultado discrepante original, no es incluido en el promedio final. Si la investigación del laboratorio es inconclusa, un re-muestreo o un re-análisis no deben usarse bajo la suposición de que es un error en el muestreo o en la preparación de la muestra. Cualquier reanálisis realizado debe involucrar por lo menos el doble del número original de réplicas.
4.4
Invalidación de Resultados Originales de Análisis Cada compañía, debe tener procedimientos escritos para la invalidación de datos y/o resultados, asociados con resultados de pruebas de laboratorio discrepantes. Los datos y resultados solo pueden ser invalidados después de deteminar la causa asignable del resultado de pruebas de laboratorio discrepante (ejemplos son error tipográfico, error analítico, error instrumental). El resultado invalidado no debe ser usado para evaluar la calidad del lote o fracción del lote.
4.5
Determinación de la Causa Original. Se debe realizar una evaluación de todas las potenciales causas originales del evento, con el objeto de identificar la causa de origen ya sea reducir su ocurrencia o limitarla completamente.
6/7
POLÍTICA DE CALIDAD CLASIFICACIÓN: Contro l de Calidad Sección 7 NOMBRE: Fuera de especificaciones y Manejo de resultados atipic os No. 706 Fecha de aplic ación : Junio 2010 Versión: 01
5.
METRICAS Y TENDENCIAS Los procedimientos de las instalaciones/unidades funcionales, deben definir un sistema para el fácil seguimiento y el reporte de las métricas, incluyendo, pero no limitado a la situación de todas las investigaciones abiertas y las vencidas. La frecuencia del reporte debe ser por lo menos cada cuatrimestre. La jefatura de departamento apropiada y el Comité de Calidad deben revisar en los reportes métricos lo siguiente:
5.2
Revisar la situación de los Reportes de Investigación del Laboratorio (Ej. Terminadas, abiertas, vencidas). Revisar las fechas compromiso del proceso de investigación (Ej. Distribución de los Reportes de Investigación de Laboratorio para aprobación de Aseguramiento de Calidad) Determinar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas (Ej. El número de eventos repetidos con la misma causa de origen).
Tendencias Los procedimientos de las instalaciones/unidades funcionales, deben definir un sistema para realizar el análisis de tendencias para las investigaciones de laboratorio. Por lo menos, se debe realizar un análisis de tendencias sobre:
6.
Clasificación del resultado discrepante de la prueba de laboratorio, (Ej. Resultado atípico, error de laboratorio conocido, OOS). Categoría de la causa de origen, asignable dentro del laboratorio (Ej. Personal del laboratorio, problemas del método, materiales). Categoría de la causa de origen, asignable fuera del laboratorio (Ej. Producto que no es del laboratorio, empaque, proceso).
REGISTROS Todos los registros generados durante la investigación, deben ser retenidos como parte del expediente de producción, de acondicionamiento, o de control del lote, como se define por la Política 303. Los reportes de investigación deben ser revisados como parte del proceso de disposición. El origen preciso de cada resultado y de cada muestra, debe ser registrado de
7/7
POLÍTICA DE CALIDAD CLASIFICACIÓN: Contro l de Calidad Sección 7 NOMBRE: Fuera de especificaciones y Manejo de resultados atipic os No. 706 Fecha de aplic ación : Junio 2010 Versión: 01 manera clara. Debe existir un procedimiento definido para asegurar que los reportes de investigación aprobados están ligados a los registros de liberación y de estabilidad. Si un reporte de investigación aprobado requiere una corrección, Aseguramiento de Calidad debe determinar la documentación apropiada y los requisitos de aprobación. La razón para la corrección y cualquier documentación adicional de soporte, debe ser incluida en el reporte de investigación corregido.
II.
HISTÓRICO DE CAMBIOS
01
Por actualización de acuerdo a la NOM-059-SSA1 vigente y normas internacionales.