66467920 Manual de Procedimientos Del Hotel FIESTA INN

Hotel Fiesta INN

Manual De Procedimientos

Mayo 2009

ÍNDICE I. II.

Objetivo Del Manual Procedimientos 1. Procedimiento de Compra de Productos de Limpieza para las habitaciones 1.1 Objetivo Del Procedimiento 1.2 Alcance 1.3 Responsabilidades 1.4 Método De Trabajo  Diagrama De Flujo  Formatos

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OBJETIVO DEL MANUAL Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al personal de nuevo ingreso en las actividades que se desarrollan en el Hotel Fiesta INN para mantener así el trabajo y espíritu en equipo y brindar un mayor servicio a nuestros clientes.


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PROCEDIMIENTOS 1. Procedimiento De Compra De Productos De Limpieza Para Las Habitaciones 1.1 Objetivo Del Procedimiento Este procedimiento tiene por objeto describir la metodología que emplea el Hotel Fiesta INN para la compra de productos utilizados por el mismo en el desarrollo de su actividad, especialmente los productos de limpieza. 1.2 Alcance Este procedimiento es aplicable a la adquisición de los productos de limpieza utilizados por el Hotel en cualquiera de las actividades que tenga que ver con garantizar la limpieza, arreglo y control de las áreas de piso, habitaciones y áreas publicas del hotel. 1.3 Responsabilidades Responsabilidades Del Ama De Llaves:  El ama de llaves se encargará de seleccionar y aprobar los productos de la mayor calidad para el saneamiento de las diferentes áreas del hotel.  Si los productos de limpieza se agotan, es la encargada de realizar la solicitud de compras necesarias para mantener el inventario de útiles y equipos de limpieza utilizados por el departamento. Responsabilidades del Jefe De Compras.  Atender los requerimientos de los productos de limpieza solicitados por el ama de llaves  Evaluar posibles Proveedores para el Hotel  Verificar el presupuesto.  Apegarse a la normatividad que rige las adquisiciones de bienes y servicios.  Almacenamiento y protección de material.  Informar al Ama De Llaves de cualquier desviación que se detecte en los productos adquiridos.


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1.4 Método De Trabajo  Diagrama De Flujo Las Camaristas No Tienen Productos De Limpieza

¿Hay productos de limpieza en

Si

Surtir el carrito de la camarista

almacén? No Realizar una solicitud de compra al Jefe de Compras

Solicitud de Cotizaciones con diferentes Proveedores

Solicitud De Compra (1)

Solicitud De Cotización de Proveedores (2)

Revisión, evaluación y elección de

Proveedor

¿El Proveedor cumple con los requisitos del Hotel?

No

Seleccionar otro proveedor de la lista

Si Sigue el Diagrama de Flujo en la sig. Hoja

Se elabora la Orden de Compra y se envía al Proveedor

Orden De Compra (3)


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Recepción de los Productos

¿Están en buenas condiciones los productos?

Nota De Recepción y orden de compra (4)

No

Regresar la mercancía al proveedor

Nota De Devolución de Materiales a los Proveedores (5)

Si Se Almacenan los Productos

Aviso De Entrada Al Almacén (6)

(1) Solicitud de compras El Jefe De Compras debe recibir una solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningún trámite para efectuarlas. De tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que además de amparar la operación, evita que se efectúen compras cuando no es necesario hacerlas Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por el Jefe De Almacén, y debe incluir toda la información referente al material solicitado: 1. 2. 3. 4. 5.

Nombre de la Empresa Número de la solicitud Fecha e la que se elabora. Fecha en que se requiere Solicitud  Clave del material  Cantidad  Descripción  Observación 6. Firma de la persona que formuló (Ama De Llaves) 7. Firma de la persona que revisó (Jefe De Almacén) 8. Firma de la persona que autoriza (Jefe De Compras) Es conveniente, que la solicitud de compras se elabore por triplicado para darle el siguiente manejo: 1. El original se le envía al Jefe De Compras Hotel Fiesta INN |Manual De Procedimientos

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2. Una copia debe guardarla el Ama De Llaves, ello le permitirá corroborar que el material que llega al almacén, es efectivamente el que se solicitó. 3. Otra copia se envía al Depto. De Contabilidad

(2) Solicitud de cotización a proveedores Una vez que el Jefe De Compras recibe la solicitud de compras, debidamente autorizada, puede empezar a hacer los trámites necesarios para efectuar las compras del material que se le solicitó. El primer trámite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores condiciones y precios al Hotel. De tal forma que el Jefe De Compras debe efectuar una investigación con varios proveedores potenciales para posteriormente elegir al que más le convenga. Con el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede evidencia por escrito de la investigación realizada, el Jefe De Compras debe enviar a cada proveedor un documento conocido como: solicitud de cotización a proveedores. Dicho documento incluye la siguiente información: 1. Número de solicitud de cotización a proveedores. 2. Fecha en la que se elabora. 3. Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización. 4. Clave del material que se solicita. 5. Descripción del material solicitado. 6. Cantidad solicitada. 7. Fecha límite para que el proveedor conteste. 8. Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su número y la fecha en la que se expidió. 9. Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotización, es decir, del Jefe De Compras. La solicitud de cotización a proveedores, deberá contener el espacio necesario para que el proveedor conteste lo siguiente: 1. Precio por unidad. 2. Plazo máximo en el que se compromete a entregar la mercancía. 3. Condiciones de pago. 4. Firma de la persona que recibió la solicitud de cotización en el establecimiento del proveedor. Es de suma importancia que el Jefe De Compras envíe las solicitudes de cotización a los proveedores potenciales en aquellas épocas que se consideran adecuadas para obtener los mejores precios. Asimismo, deberá actualizar los datos y cotizaciones de sus proveedores para poder elegir rápidamente al proveedor en el momento en el que se le solicite una nueva compra. Otra de las tareas del Jefe De Compras es negociar descuentos sobre compras, ya sea, por volumen o bien por pronto pago, dependiendo de las condiciones y necesidades del Hotel. Hotel Fiesta INN |Manual De Procedimientos

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Es conveniente hacer dos formas de solicitud de cotización de proveedores: 1. Una de ellas debe de quedar en poder de la persona autorizada para hacer dicha solicitud, el Jefe De Compras, ello le permitirá constatar que la cotización hecha por el proveedor se refiere realmente al material solicitado. 2. La otra forma, se envía a cada uno de los Proveedores potenciales para que la regresen a más tardar en la fecha fijada como límite. En caso de que el proveedor no conteste, se tomará como no enviada dicha solicitud y el proveedor no entrará en la selección.

(3) Orden de compra Cuando el Jefe De Compras recibe las contestaciones de las solicitudes de cotización a proveedores enviadas a los proveedores potenciales, se inicia otra fase del trámite de compras, el cual consiste en elegir a aquel proveedor que ofrece, en conjunto, las mejores condiciones y precios al negocio. No está de más que el Jefe De Compras le pida su opinión a la persona que le solicitó el material para hacer la elección del proveedor, en este caso el Ama De Llaves. Una vez que se ha seleccionado al proveedor que ofrece las mejores condiciones y precios, el Jefe De Compras efectúa el pedido mediante un documento conocido como: orden de compra, el cual tiene por objeto formalizar la operación de compra. Los datos que debe contener la orden de compra, son los siguientes: 1. Nombre de la empresa 2. Numero de orden de compra 3. Información Del Proveedor 4. Fecha en que se formula 5. Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía. 6. Clave Del material 7. Cantidad 8. Unidad 9. Descripción del artículo 10. Precio unitario 11. Importe total 12. IVA Desglosado 13. Total 14. Condiciones de pago. 15. Firma del Jefe De Compras. 16. Firma del Proveedor. Se deben manejar las siguientes copias: 1. 2. 3. 4. 5.

El original se le entregará al Proveedor 1 copia al Jefe de Compras 1 copia al Departamento solicitante (Ama De Llaves) 1 copia al Jefe De Almacén 1 copia al archivo Hotel Fiesta INN |Manual De Procedimientos

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(4) Nota de recepción Para que el Ayudante de Almacén realice la recepción de materiales deberá tener una copia de la orden de compra; de lo contrario, y por cuestiones de control, no se debe recibir material. No obstante, si llega material al Hotel y el Ayudante De Almacén no tiene en su poder la orden de compra, debe hablar con el Jefe De Compras antes de rechazar el pedido y solicitarle que le haga llegar una copia de la orden de compra. Las tareas del Ayudante De Almacén consisten en hacer un recuento físico y verificar que el material entregado por el Proveedor cumple con las características estipuladas en la orden de compra. Asimismo, debe hacer una inspección para detectar la existencia de material dañado. En caso de que la inspección realizada por el Ayudante De Almacén sea totalmente satisfactoria, éste emite una nota de recepción de materiales. Dicha nota es el único documento que queda como evidencia formal de la entrega del material. La nota de recepción se le entrega a la persona que llevó el material, contra la nota de remisión expedida por el proveedor. La nota de recepción debe contener la siguiente información: 1.5 Número de nota de recepción. 2. Fecha de recepción. 3. Nombre del proveedor. 4. Fecha en la que se hizo la orden de compra. 5. Número de orden de compra. 6. Clave del material. 7. Descripción del material. 8. Cantidad recibida. 9. Precio unitario. 10. Importe total de la mercancía recibida. 11. Firma de la persona que recibió el material (Ayudante De Almacén) La nota de recepción deberá emitirse con tres copias:   

Una de ellas, se envía al Jefe De Compras para que quede formalmente enterado de que la mercancía está en el almacén. Otra copia se envía al Jefe De Almacén para que registre en su tarjeta de almacén la entrada de mercancía. La tercera copia se envía al Depto. De Contabilidad para que realice el pago correspondiente y para que lleve un control de los costos de producción.

En caso de tratarse de un proveedor foráneo, se debe expedir además, una copia al agente aduanal incluyendo las fracciones aduanales aplicables a la mercancía en cuestión.


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(5) Nota de devolución de materiales a proveedores En algunas ocasiones, es necesario regresar al proveedor material dañado o en malas condiciones. En tal situación, es responsabilidad del Jefe De Compras efectuar el trámite de devolución y solicitar al Proveedor que le bonifique el importe pagado por la mercancía objeto de la devolución. La nota de devolución de materiales a proveedores debe contener los siguientes datos: 1.6 Número de nota de devolución. 2. Datos generales del proveedor. 3. Fecha en la que se efectúa la devolución. 4. Referencia de la nota de recepción. 5. Clave del material. 6. Descripción del material. 7. Cantidad. 8. Precio unitario. 9. Importe de la mercancía objeto de la devolución. 10. Causa de la devolución. 11. Firma del Jefe de compras. 12. Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla. Con el objeto de que únicamente la persona involucrada en el cálculo de los costos conozca esta información, los espacios para el precio unitario y el importe total permanecen en blanco en todas las copias, al igual que en la nota de recepción. En caso de tratarse de proveedores foráneos, se deberá añadir:

1.7 El número de la nota de remisión expedida por el proveedor. 2. La fecha en la que se elaboró la nota de remisión. 3. Transportista encargado de hacer la entrega.

Deben hacerse cuatro copias de dicha nota: 1. Uno de ellas, para el Proveedor. 2. Otra, se envía al Jefe De Almacén, para que haga el registro correspondiente a la salida de mercancía en sus tarjetas de almacén. 3. Otro ejemplar se envía al Depto. De Contabilidad. 4. El Jefe De Compras, debe mantener en su poder otro ejemplar (6) Aviso De Entrada Al Almacén Es un documento que hace el Ayudante De Almacén después de recibir y revisar los productos y es de carácter interno para el Hotel, tiene por objeto hacer constar la entrada de productos al almacén. Debe contener lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5.

Nombre o razón social de la Empresa Numero de Aviso Información Del Proveedor (Dirección, Teléfono, Correo Electrónico) Cantidad Unidad Hotel Fiesta INN |Manual De Procedimientos

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6. Descripción 7. Precio Unitario 8. Importe total 9. Observaciones 10. Firma del que Formuló 11. Firma de quien revisó 12. Firma del que Recibió El Original se manda al Departamento de Contabilidad, una copia al Proveedor, otra copia al Ama De Llaves y la ultima copia al Almacén.

1.8 Formatos

SOLICITUD DE COMPRA

Hotel Fiesta INN

Nº de solicitud: Fecha De Formulación: Fecha De Requerimiento:

Clave

Cantidad

Descripción

Observaciones

Autorizó

Formuló Revisó


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SOLICITUD DE COTIZACIONES A PROVEEDORES Solicitud De Compra Nº

Hotel Fiesta INN Nº

Fecha:

Calve Del Material Descripción

Autorizó Jefe De Compras Del Hotel Fiesta INN

Fecha Límite De Contestación:

Proveedor: Precio Por Unidad

Plazo De Entrega De Mercancía

Recibió Solicitud


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ORDEN DE COMPRA

Hotel Fiesta INN

Nº

Orden De Compra Al Proveedor

Fecha:

Avenida Universidad No. 268 Oaxaca De Juárez, Oaxaca Información Del Proveedor

Plazo De Entrega Del Pedido

Nombre:

Fecha De Inicio:

RFC: Dirección: Teléfono: Ciudad: País: Código

Plazo (Días Hábiles):

Fecha Max. De Entrega: Cantidad

Unidad

Descripción

Precio Unitario

Total

Parcial: Descuento: IVA: Total: Formuló

Revisó

Autorizó

Nota De Recepción Nota De Recepción:

Fecha De Recepción:

Hotel Fiesta INN Nombre Del Proveedor: Fecha De La Orden De Compra: Clave

Nº De Orden De Compra:

Descripción

Cantidad

Nota De Recepción Precio

Importe

Ayudante De Almacén


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Nota De Devolución De Materiales A Proveedores Nota De Devolución De Materiales A Proveedores

Hotel Fiesta INN Proveedor: RFC: Dirección: Teléfono: Ciudad: Clave Descripción

Fecha De Devolución:

Nº de Nota de recepción: Cantidad

Precio Unitario

Importe

Causa De La Devolución

Jefe De Compra

Proveedor


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AVISO DE ENTRADA AL ALMACEN

Hotel Fiesta INN

Nº

Aviso De Entrada Al Almacén Proveedor: Dirección: Teléfono: Correo Electrónico: Con Esta Fecha Productos Cantidad

Unidad

he recibido los sig. Descripción

Formuló

Precio Unitario

Importe Total

Observaciones

Recibió

Revisó


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