SPO PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL DAN PELAKSANAAN PENGENDALIAN DOKUMEN ESKTERNAL.
SPO
No. Dokumen No. Revisi Tanggal Terbit Halaman
:171 /SPO/ PKM-E/I/2016 : : 29 Januari 2016 : 1 dari 3
Ditetapkan Oleh Kepala Puskesmas Empagae
DR. Ns. H.BASRA, S.Kep., M.Kes NIP. 197012 199103 1 005
PUSKESMAS EMPAGAE 1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan media pendukungnya bisa berupa kertas, file elektronik dan lain-lain. Dokumen internal adalah dokumen yang dimiliki oleh Puskesmas Empagae untuk mendokumentasikan kegiatan puskesmas. Dokumen internal berupa: a. Pernyataan kebijakan mutu dan sasaran mutu b. Pedoman mutu c. Prosedur mutu dan prosedur kerja d. Instruksi kerja e. Rekaman dan formulir Dokumen eksternal adalah dokumen yang dimiliki oleh Puskesmas Empagae sebagai pendukung kegiatan yang berupa standar, pedoman dan peraturan a. Sebagai acuan dalam penatalaksanaan pengendalian dokumen dan rekaman pelaksanaan kegiatan di Puskesmas Empagae. b. Mengatur tata cara pengendalian dokumen dan rekaman agar sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu SK Kepala Puskesmas Empagae No. 179 /SK/PKM-E/I/2016 kebijakan pengendalian dokumen dan rekaman Puskesmas Empagae
4. Referensi 5. Alat dan Bahan
a. ATK b. Dokumen internal maupun eksternal c. No. Riwayat dokumen, Lembar distribusi dokumen 6. Langkah-langkah Prosedur Bagan Alir A. Langkah-langkah 1. Penyusunan dokumen internal dengan menyiapkan draft dokumen yang diperlukan dengan format sbb: a. Format prosedur berisi: 1) Pengertian 2) Tujuan 3) Kebijakan 4) Referensi 5) Alat dan bahan 6) Langkah-langkah 7) Hal-hal yang perlu diperhatikan 8) Unit terkait 9) Dokumen terkait
PUSKESMAS
No. Dokumen No. Revisi Tanggal Terbit
: 171 /SPO/ PKM-E/I/2016 : : 29 Januari 2016
EMPAGAE
SPO
Halaman
: 2 dari 3
7. Langkah-langkah Prosedur
2.
Bagan Alir
10) Langkah-langkah 11) Hal-hal yang perlu diperhatikan 12) Unit terkait 13) Dokumen terkait b. Format kelengkapan berisi: 1) Halaman judul 2) Lembar distribusi Identifikasi dokumen internal. Setiap prosedur dan instruksi kerja harus dilengkapi dengan: a. Header 1) Logo 2) Judul prosedur 3) No. Prosedur dan instruksi kerja 4) No. Revisi 5) Tanggal penerbitan prosedur dan instruksi kerja 6) Nomor dan jumlah halaman 7) Pengesahan prosedur dan atau instruksi kerja memuat: disiapkan, ditetapkan, diperiksa atau disetujui b. Defenisi Merupakan penjelasan kalimat dalam prosedur yang tidak dimengerti atau istilah yang tidak lazim atau mempunyai arti khusus atau istilah bahasa asing yang sulit dimengerti c. Tujuan Menjelaskan atau menggambarkan sasaran kerja secara singkat dan jelas dari objek yang akan dibuat prosedurnya atau instruksi kerja dan Pertanyaan yang diperlukan untuk
PUSKESMAS EMPAGAE
SPO
No. Dokumen No. Revisi Tanggal Terbit Halaman
: 171 /SPO/ PKM-E/I/2016 : : 29 Januari 2016 : 3 dari 3
8. Langkah-langkah Prosedur
menjawab tujuan dari prosedur dan instruksi kerja adalah “mengapa” dokumen ini diperlukan d. Kebijakan
Bagan Alir
e.
f.
g.
h.
i.
Merupakan identifikasi sumber pertanggungjawaban dokumen dikeluarkan atau diterbitkan Referensi Daftar pustaka yang digunakan atau berkaitan dengan penyusunan prosedur dan instrumen kerja Alat dan bahan Materi yang digunakan untuk mendukung kelancaran prosedur/ instruksi kerja Prosedur/langkah-langkah Langkah-langkah yang harus diikuti atau dilaksanakan untuk mencapai atau menyelesaikan apa yang telah ditulis pada tujuan prosedur dan instruksi kerja Hal-hal yang perlu diperhatikan Memuat instruksi untuk mengurangi terjadinya resiko kesalahan dalam penerapan prosedur/ instruksi kerja Unit terkait Memuat jabatan atau unit yang bertanggung jawab atas tercapainya sasaran dari prosedur/ instruksi kerja
SPO PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL DAN PELAKSANAAN PENGENDALIAN DOKUMEN ESKTERNAL.
No. Dokumen
:171 /SPO/ PKM-E/I/2016
No. Revisi
:
SPO Tanggal Terbit Halaman PUSKESMAS EMPAGAE 1. Tujuan
2. Kebijakan
3. Definisi
: 29 Januari 2016
Ditetapkan Oleh Kepala Puskesmas Empagae
DR. Ns. H.BASRA, S.Kep., M.Kes NIP. 197012 199103 1 005
: 1 dari 3
Sebagai pedoman dalam pengendalian dokumen eksternal di Puskesmas. Pelaksanaan pengendalian dokumen eksternal harus sesuai dengan langkah-langkah yang tertuang dalam SPO ini. 1. Pengendalian dokumen eksternal adalah sistem pengelolaan dokumen yang meliputi peraturan-peraturan yang menjadi acuan dalam pelaksanaan program dikendalikan sebagai dokumen eksternal yang diberlakukan. 2. Dokumen eksternal meliputi: buku, peraturan, standar, surat keputusan yang merupakan acuan/ referensi di dalam penyusunan dokumen kegiatan di Puskesmas.
4. Prosedur
1. Pelaksana program melakukan verifikasi terhadap seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk mengetahui apakah dokumen tersebut masih bisa diterapkan/digunakan atau tidak. 2. Dokumen Eksternal yang sudah diverifikasi kemudian diberi kode/tanda dengan tulisan dan warna tertentu. 3. Cap dengan tulisan “TERKENDALI” berwarna merah untuk dokumen eksternal copy/ salinan resmi yang dikendalikan lalu diberi nomor pada nomor salinan yang sesuai dengan daftar distribusi. 4. Cap dengan tulisan “TIDAK TERKENDALI” berwarna merah untuk dokumen eksternal yang tidak dikendalikan. 5. Cap “KADALUWARSA” dengan tulisan berwarna merah untuk dokumen eksternal Asli yang sudah tidak berlaku lagi (kadaluwarsa). 6. Setiap pemegang dokumen eksternal bertanggung jawab untuk menjamin bahwa hanya dokumen eksternal yang masih berlaku saja yang digunakan. 7. Dokumen eksternal yang tidak berlaku lagi harus segera disingkirkan. 8. Dokumen eksternal yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal dan ditandatangani oleh Management Representatif. 9. Dokumen eksternal yang terkait dengan setiap kegiatan yang ada di dalam Puskesmas Empagaeharus berada di tempat yang te lah ditentukan serta terjamin keabsahannya.
