SPO Pengendalian Dokumen

SPO PENGENDALIAN DOKUMEN MUTU RUMAH SAKIT RUMAH SAKIT KHUSUS DAERAH DUREN SAWIT

No. Dokumen : SPO -RSKDDS

No. Revisi : 00

Tanggal Terbit : STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

PENGERTIAN



Halaman : 2 Lembar

Ditetapkan oleh Direktur,

dr T. Caroline Kawinda, MARS NIP. 195811271987032003 Dokumen adalah uraian tertulis terkait dengan seluruh proses yang merupakan bagian penerapan



Sistem Akreditasi Rumah Sakit. Pengendalian Dokumen adalah

pemantauan

terhadap identifikasi, validasi dan inventarisasi seluruh 

uraian

tertulis

terkait

dengan

proses

penerapan sistem Akreditasi Rumah Sakit. Dokumen terkendali adalah dokumen master yang tercatat pada daftar Induk Dokumen di bagian Document

Control

dan

salinannya

yang

disampaikan pada unit kerja Internal Rumah Sakit Khusus Daerah Duren Sawit sesuai dengan 

yang

tercantum pada Daftar Distribusi Dokumen Internal Dokumen Tidak Terkendali adalah salinan dokumen yang disampaikan kepada pihak eksternal Rumah Sakit Khusus Daerah Duren Sawit sesuai dengan yang tercantum pada Daftar Distribusi Dokumen



Eksternal. Dokumen Internal adalah dokumen terkait yang merupakan acuan dan atau terkait dengan kegiatan operasional Rumah Sakit Khusus Daerah Duren



Sawit. Penempatan masterokumen pada ruang Komite Mutu dan copy dokumen pada setiap unit kerja



terkait Pemantauan Dokumen dilakukan melalui stempel dokumen terkendali dan stempel copy dokumen untuk

distribusi

internal

rumah

Sakit

stempel

dokumen tidak terkendali untuk dokumen yang didistribusikan ke pihak eksternal Rumah Sakit 

Revisi Dokumen adalah perubahan uraian dokumen yang dilakukan berdasarkan identifikasi ketidak sesuaian dari monitoring proses maupun proses audit / survey akreditasi rumah sakit, diajukan oleh



penanggung jawab proses terkait Validasi dokumen adalah pengesahan dokumen



yang digunakan dan beredar di seluruh unit kerja Penarikan dan pemusnahan dokumen adalah penghapusan dokumen yang sudah kadaluarsa dan

TUJUAN

atau dokumen yang sudah di terbitkan revisi Pedoman untuk memantau pembuatan, persetujuan, pengesahan, penertiban, pendistribusian, penggunaan dan

KEBIJAKAN

perubahan

seluruh

dokumen

terkait

dengan

penerapan sistem Akreditasi Rumah Sakit 1. Peraturan Gubernur Nomor 215 Tahun

2014

tentang Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Khusus Daerah Duren Sawit 2. Dokumen tidak dapat PROSEDUR

digandakan

tanpa

persetujuan Direktur 1. Identifikasi Dokumen - Komite Mutu mengidentifikasi dokumen yang dibutuhkan untuk penerapan Sistem Akreditasi -

Rumah Sakit Penanggung

jawab

unit

mengidentifikasi

dokumen yang dibutuhkan untuk penerapan Sistem Akreditasi Rumah Sakit 2. Membuat Draft Dokumen - Unit membuat draft dokumen yang dibutuhkan sesuai

dengan sistematika persyaratan Sistem

-

Akreditasi Rumah Sakit Penanggung jawab unit mengidentifikasikan dan membuat draft dokumen yang dibutuhkan unit masing-masing

sesuai

standar

yang

berlaku

dengan persyaratan Sistem Akreditasi Rumah -

Sakit Buku,

pedoman,

panduan,

surat

keputusan/

kebijakan, program, SPO format yang dipakai untuk menyusun dokumen didaftarkan kepada Komite mutu untuk dicatatkan judul, sumber, user, dan tempat penyimpanan dalam daftar dokumen eksternal dan diberi nomor. 3. Verifikasi Dokumen - Penanggung jawab unit menyerahkan

draft

dokumen yang telah disusun kepada Komite Mutu untuk diverifikasi kecukupannya 4. Disetujui / Revisi Disetujui : Komite mutu memeriksa draft dokumen untuk memberikan keputusan disetujui / tidak dokumen yang bersangkutan Dokumen yang telah disetujui diproses lebih lanjut berupa proses verbal dokumen oleh Wakil Direktur Pelayanan

dan

Wakil

Direktur

Keuangan

dan

Umum. 5. Mekanisme Perubahan atau revisi dokumen melalui : - Pengusulan

perubahan

dokumen

oleh

unit

masing-masing kepada Komite Mutu berupa -

hard copy dan soft copy Setelah diverifikasi di

cek

kesesuaiannya

sehingga Dokumen hasil revisi diajukan kembali kepada

Direktur

/

Komite

Mutu

untuk

diputuskan disetujui atau tidak dan dilakukan proses verbal kembali oleh Wakil Direktur

-

Hasil verbal dirapihkan kembali di Komite Mutu

-

dicetak hingga diterbitkan. Komite Mutu menginventarisir seluruh dokumen yang telah disetujui oleh Direktur Rumah Sakit

dan mencatatnya pada daftar Induk Dokumen 6. Penomoran - Komite mutu mencantumkan penomoran SPO, -

tanggal terbit nomor revisi dan halaman Di paraf oleh wakil direktur untuk pengesahan

-

tanda tangan Direktur Kemudian mencatatnya

pada

Daftar

Induk

Dokumen di komite mutu 7. Penggandaan - Komite mutu melakukan penggandaan / copy dokumen untuk -

didistribusikan

kepada

unit

terkait Penanggung jawab unit yang terkait menerima copy

dokumen

dari

Komite

Mutu

serta

menandatangani daftar penerimaan distribusi dokumen sesuai kebutuhan unit masing-masing, selanjutnya penanggung jawab unit menyimpan dan

mensosilaisasikan

kembali

isi dokumen

secara sistematis pada unit masing-masing. 8. Penarikan dan Pemusnahan - Komite Mutu menarik & memusnahkan dokumen yang telah direvisi atau dokumen yang sudah UNIT TERKAIT

tidak

dibutuhkan

sesuai

persyaratan Akreditasi Rumah Sakit Komite Mutu mencatat dalam

Pemusnahan Dokumen. 1. Seluruh unit kerja RSKD Duren Sawit

dengan daftar

ALUR PROSES

ALUR PROSES 1. Pasien datang

2 Verifikasi berkas oleh Petugas BPJS Tidak

Kelainan

3. Loket pendaftaran Spesialis Ya

4.Poliklinik spesialis

Dikonsulkan

Penunjang (Lab, Radiologi, Farmasi)

Diagnosa Tulis Resume Medis

Tebus Resep Di IFRS

Pulang

Perawat Serahkan Berkas Ke Penata Rekening Rawat Jalan

Lapor Petugas BPJS

Tim Coding Input

Rawat Inap

Tim Grouper

Verifikator BPJS

Dokumen Lengkap / Siap Ditagihkan

9.Tim coding