PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL DAN PELAKSANAAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL
SOP
No.Dokumen
: SOP/UKM-KIA/07
No. Revisi
:-
Tn!!" Te#$i%
: & 'nu#i &0(7
)"mn
: (/&
UPTD PUSKESMAS TA*ANG
1.Pengertian
)+. On, )e#"ien #. NIP. (0&&1 &0002 & 00( Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan manajemen mutu yang dgunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu 1. Pengendalian Dokumen Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem
manajemen
mutu
yang
mencakup
pembuatan,distribusi,penggunaan,perubahan
dengan
mengikuti
ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini. 2. Dokumen Dikendalikan Dokumen dengan status dikendalikan adalah bahwa dokumen kerja acuan
tersebut
di
up-date/diperbarui
secara
berkala
sesuai
perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya. . Dokumen !idak Dikendalikan Dokumen dengan status tidak dikendalikan adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja. ". Dokumen !idak #erlaku Dokumen dengan status kadaluarsa artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan lagi sebagai arsip. $. Pedoman %utu %anual %utu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat
ketentuan-ketentuan
/persyaratan-persyaratan/kebijakan-
kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan
semua kegiatan operasional organisasi. &. Prosedur 'erja Prosedur 'erja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang mengatur/mengkoordinasi
kegiatan/proses
secara
lintas
(ungsi
agdengan ar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan. ).Program Pendukung Program Pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana akti*itas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu.
2.!ujuan
Prosedur pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua dokumen yang terkait dengan +istem %anajemen %utu +-102 dapat dikelola dan dikendalikan secara e(ekti( sehingga memenuhi persyaratan standard nternasional +-
.'ebijakan
102. +urat 'eputusan 'epala Puskesmas !awang o. Pengendalian
Dokumen
3ksternal
dan
tentang Pelaksanaan
pengendalian Dokumen 3ksternal. ".4e(erensi $.Alat dan bahan
1.Prosedur / langkahlangkah
a.A!' b.5ormulir 1.%33!AP'A
63+
D'7%3
3'+!34A8
DA
P38A'+AAA P393DA8A D'7%3 3'+!34A8 'epala Puskesmas / %4 / Pemegang Program / 'oordinator unit / %enetapkan jenis dokumen ,meliputi 0 %anual %utu , Prosedur 'erja / +P dan 5ormulir 2. %3%#7A! D'7%3 %4/:akil manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut 0 Prosedur 'erja dan nstruksi 'erja terdiri dari 0 Pengertian, !ujuan, 'ebijakan , Prosedur, Diagram Alir;jika diperlukan<, 7nit terkait, 4e(erensi, Dokumen terkait, =atatan re*isi/Perubahan . %393+A>'A + D'7%3 +etiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari 'epala Puskesmas ". %3%#34'A D3!!A+ D'7%3 +etiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan
identitas dokumen yang berisi 0 judul dokumen, omor kode dokumen, !erbitan;dua digit<, 4e*isidua
digit<,
!anggal
mulai
berlaku,
>alaman,
Penanggungjawab ;disiapkan, diperiksa, disahkan < $. %3%#34 P3%4A D'7%3 +etelah disahkan, sekretariat + memberi nomor dokumen yang terdiri dari " bagian0 a.Penomoran %anual mutu, prosedurkerja dan instruksi kerja #agian menunjukan jenis dokumen ,%% untuk manual mutu, P' untuk prosedur kerja, 54% untuk (ormulir yang digunakan #agian menunjukan unit yang membuat dokumen menunjukan nomor urut penerbitan dokumen ,dengan digit menunjukan tahun penerbitan dengan 2 digit =ontoh penomoran dokumen0 P'/#P9/1/1$ Artinya0 P'0jenis dokumen prosedur kerja #P90 #P 99 1 nomor urut dokumen 1$ tahun 21$ b.penomoran 5ormulir =ontoh 0 54%/#P9/1/ 1$ 5orm menunjukan jenis dokumen Artinya 0 jenis dokumen (ormulir #P90 #P 9igi 1 nomor urut dokumen 1$ tahun 21$ &. %334!#'A DA %3D+!4#7+ D'7%3 a. +uatu dokumen dapat ditertibkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari kepala puskesmas b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh +ekretariat + dan %4 kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi 5ormulir #ukti Penerimaan Dokumen. c. +ekretariat
bertanggung
jawab
menyimpan
dokumen sah
memelihara Da(tar nduk Prosedur 'erja, nstruksi 'erja dan 5ormulir yang ada pada #agian +ub.#ag #idang atau +eksi d. 7ntuk menunjukan +alinan dokumen tersebut terkendali diberi cap ?!34'3DA8@ dengan persetujuan %4. ). %343+ D'7%3
+uatu dokumen dapat dire*isi dengan tata cara0 a. Pemohon re*isi mengisi (ormulir usulan re*isi kepada 'epala Puskesmas b. Permintaan re*isi disetujui pejabat yang berwenang. c. 4e*isi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen. . %334!#'A 78A9 D'7%3 +ustu dokumen dapat ditertibkan ulang jika0 a. !erjadi perubahan sistem mutu b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen c. nstruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
d. #ila terjadi penerbitan ulang,dokumen lama ditarik .
%38A'7'A
P3A4'A
DA
P3%7+A>A
D'7%3 a. %4 menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan (ormulir bukti penarikan dokumen b. +alinan dokumen yang sudah ditarik ,dimusnahkan, dengan cara dibakar dan dicatat dalam (ormulir berita acara pemusnahan dokumen c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap B!A' !34'3DA8 Bdan disimpan %4 sebagai arsip. d. 5ormulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh %4 1. %38A'7'A P36A7A 78A9 D'7%3 +etiap dokumen ditinjau ulang setiap setahun sekali 11. %38A'7'A P393DA8A D'7%3 3'+!34A8 'oordinator
unit/pemegang
program
mengidenti(ikasi
dan
mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan (ormulir da(tar dokumen eksternal. #ila suatu dokumen eksternal tersebut sudah tidak dapat digunakan, %4 menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam (ormulir da(tar dokumen eksternal
1.>al-hal yang perlu diperhatikan
=atatan re*isi perubahan, #ukti penerimaan dokumen, 7sulan re*isi, #ukti Penarikan dokumen, #erita acara pemusnahan dokumen
2.7nit terkait .Dokumen terkait
5ormulir #ukti Penerimaan Dokumen 5ormulir Da(tar nduk Dokumen 5ormulir Da(tar nduk 5ormulir 5ormulir 7sulan 4e*isi 5ormulir #ukti Penarikan Dokumen 5ormulir #erita Acara Pemusnahan Dokumen 5ormulir Da(tar nduk Dokumen 3ksternal
