4.Surat Dinas

Nomor SOP 4 Tang Tangg gal Pemb Pembua uata tan n 6 Agus Agustu tuss 2009 2009 DIREKTORAT JENDERAL Tanggal Revisi BIMBINGAN MASYARAKAT Tanggal Efektif  BUDDHA Sekretaris Ditjen Bimas Disahkan Oleh Buddha PERSURATAN DINAS

Dasar hukum: 1. Peraturan Peraturan Menteri Menteri Agama Nomor Nomor … Tahun 2009 tanggal ...

Keterkaitan: 1. Direkt Direktur ur Jend Jendera erall 2. Sekretaris Sekretaris dan dan Direktur Direktur Urusan Urusan 3. Kabag Kabag dan dan Kasubd Kasubdit it Peringatan:  Penanganan surat dinas yang tidak sesuai dengan SOP Persuratan Dinas berakibat tidak tertanganinya surat  Surat keluar yang tidak mengikuti SOP Persuratan Dinas bukan merupakan surat dinas Ditjen Bimas Bimas Buddha Buddha dan tidak  menimbulkan tanggung jawab

Kualifikasi Pelaksanaan:  Tata Persuratan Dinas  Surat Statuter   Surat Non Statuter   Klasifikasi Surat Dinas Peralatan/Perlengkapan: 1. Lembar Lembar Dispos Disposisi isi 2. Age Agenda nda Masu Masuk  k  3. Cap Cap Tan Tangg ggal al 4. Nomor Nomor Sura Suratt Kelua Keluar  r  Pencatatan dan Pendataan: Setiap surat masuk dan keluar dicatat oleh   bagian Tata Usaha untuk mendapat disposisi dari Direktur Jenderal dan penanganan kepada Sekretaris/Direktur Urusan kemudian disposisi kebagian/subdit sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Definisi:  Surat masuk adalah semua surat yang ditujukan ke Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Buddha secara lembaga. Surat yang ditujukan kepada pribadi tidak mengikuti SOP Persuratan Dinas.  Penomoran surat masuk dimaksudkan agar memudahkan penelurusan tindak lanjut dan sebagai acuan untuk bagian Arsiparis melakukan arsiparis.  Disposisi adalah petunjuk dari atasan untuk tiap surat yang masuk kepada bawahan juga merupakan dasar dari pelaksanaan tugas dan fungsi.  Surat keluar adalah surat yang melalui proses SOP Persuratan Dinas dan ditujukan untuk  tindak lanjut kepentingan Ditjen Bimas Buddha/masyarakat.   Nomor Surat Keluar diberikan atas dasar urutan kronologi surat yang dikeluarkan oleh Ditjen Bimas Buddha dengan mengikuti mengikuti metode klasifikasi tata persuratan persuratan Departemen Agama RI. Pelaksana: Mutu Baku No Aktivitas Pelaksana Pelaksana Pelaksana Persyaratan/ Keterangan Waktu Output 1 2 3 Perlengkapan Surat Masuk  1.

Menerima surat masuk 

Tata Usaha

A genda surat masuk 

Dokum en  berupa tanda terima

surat 2.

Mencatat surat dalam lembar  disposisi

Direktur  Jenderal

3.

Mendistrib usikan surat

Tata Usaha

Sekretaris/ Direktur 

4.

Menangan i surat

Kasubag/K  asie

Arsiparis

Surat Keluar  1. Menerima disposisi

Lembar  Disposisi

Kabag/Kas ubdit ke Kasubag/K  asie

Kasubag/ Kasie Sekretaris/ Direktur  Urusan

Direktur  Jenderal

1 hari

1 hari

Lembar kendali arsip

1 hari

Tata Persuratan dan Klasifikasi Persuratan Tata Persuratan dan Klasifikasi Persuratan

1 hari

2.

Menyamp aikan Surat Keluar 

Kabag/ Kasubdit

1 hari

3.

Penomora n Surat

Tata Usaha

Tata Persuratan dan Klasifikasi Persuratan

1 hari

4.

Arsip

Arsiparis

Lembar Kendali Arsip

1 hari

Lembar   disposis i dengan  petunju k   pelaksa naan Lembar   a disposis i dengan  petunju k sesuai tingkata n Arsip Surat yang tidak perlu ditanggapi langsung diserahkan kepada Arsiparis untuk di arsip Draft Surat Keluar  Surat keluar  yang sudah ditanda tangani oleh Dirjen/ Ses/ Dir  Surat Keluar  yang siap di distribu sikan Arsip Surat Keluar 

FLOWCHART SOP PERSURATAN DINAS

Surat Masuk  Mulai

Menerima surat masuk 

Mencatat surat dalam lembar disposisi

Mendistribusikan surat

Menangani surat

Selesai

Surat Keluar  Mulai

Menerima disposisi

Menyampaikan Surat Keluar 

Penomoran Surat

Arsip

Selesai