SISTEM PENOMORAN DALAM REKAM MEDIK BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Belakang
Dewasa ini semua tempat pelayanan kesehatan baik itu rumah sakit, puskesmas, maupun klinik wajib mengadakan pelayanan rekam medis guna meningkatkan mutu pelayanan kesehatan yang berdasarkan dengan dengan Permenkes No. 749a/1989 tentang Rekam Medis,. Rekam medis merupakan sarana yang sangat penting dalam sebuah pelayanan kesehatan karena rekam medis berfungsi sebagai sumber informasi dan acuan baik mengenai data sosial, data medis, hingga segala tindakan pengobatan yang diberikan kepada pasien. Rekam medis adalah sebuah berkas mengenai data sosial, data medis, maupun data yang berisi informasi mengenai segala tindakan dan segala keadaan pasien di masa lalu maupun di masa sekarang. Karena sebuah rekam medis berisi berkas keadaan pasien maka berkas tersebut harus dikelola dengan baik agar dapat terasakan manfaatnya. Jadi, pengertian rekam medis bukan hanya sebuah kegiatan pencatatan namun juga berbagai kegiatan mulai dari penerimaan pasien hingga pengambilan kembali maupun pemusnahan. Pada makalah ini penulis akan membahas mengenai kegiatan rekam medis khusunya kegiatan penyimpanan. Secara umum berbagai kegiatan tersebut masuk ke dalam kegiatan pengelolaan berkas atau dokumen dan pengarsipan, artinya upaya mengelola rekam medis agar isinya lengkap, mudah disimpan, dan mudah diambil kembali jika dibutuhkan.
B.
Rumusan Masalah
1. Bagaimana sistem penyimpanan rekam medis ditinjau dari pemusatan atau penyatuan dokumen rekam medis? 2.
Apa tujuan dari penyimpanan rekam medis?
3.
Bagaimana sistem penomoran dalam rekam medis?
4.
Bagaimana sistem penjajaran dari rekam medis?
5.
Apa kelebihan dan kekurangan dari masing-masing masing-ma sing sistem penyimpanan rekam medis?
6.
Bagaimana pengendalian dokumen rekam medis yang telah disimpan?
C.
Tujuan
1.
Untuk mengetahui bagaimana penyimpanan rekam medis yang benar.
2.
Untuk mengetahui tujuan dari penyimpnan rekm medis.
3. Untuk mengetahui apa saja sistem penyimpanan rekam medis dan untuk mengetahui masing-masing kelebihan dan kekurangan dari setiap sistem penyimpanan yang digunakan. 4.
Untuk mengetahui cara pengendalian dokumen rekam medis yang telah disimpan.
BAB II PEMBAHASAN
Sehubungan dengan dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap lembar formulir dokumen rekam medis harus dilindungi dengan cara dimasukan ke dalam folder atau map sehingga setiap folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara individu. Untuk kepentingan penyimpanan, folder dokumen rekam medis tidak sama dengan folder atau map pada umumnya. Pada dokumen rekam medis memiliki ‘lidah’ yang digunakan untuk menulis nomor rekam medis dan menempelkan k ode warnanya. Ketika folder disimpan, ‘lidah’ tersebut ditonjolkan keluar sehingga akan tampak nomor rekam medis kode warna diantara folder-folder dokumen rekam medis. Penyimpanan dokumen rekam medis bertujuan untuk: 1. Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan di rak filing. 2.
Mudah mengambil dari tempat penyimpanan.
3.
Mudah pengembaliannya.
4. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian, kerusakan fisik, kimiawi dan biologi. Syarat dokumen rekam medis dapat disimpan yaitu apabila pengisian data hasil pelayanan pada lembar formulir rekam medis telah terisi dengan lengkap dan telah dirakit sedemikian rupa sehingga riwayat penyakit seorang pasien urut secara kronologis.
A.
Penyimpanan Rekam Medis
Ditinjau dari pemusatan atau penyatuan dokumen rekam medis, maka cara penyimpanannya dibagi menjadi 3 cara yaitu:
Sentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentral yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir-formulir rekam medis milik seorang pasien kedalam satu folder. Kelebihan cara ini yaitu: · Data dan informasi hasil-hasil pelayanan dapat berkesinambungan karena menyatu dalam satu folder sehingga riwayatnya dapat dibaca seluruhnya. ·
Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis.
·
Mengurangi jumlah biaya yang dapat dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.
·
Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi.
· Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan karena dokumen rekam medis milik seorang pasien berada dalam satu folder. ·
Mudah menerapkan sistem unit.
Kekurangan sistem sentralisasi ini yaitu: · inap.
Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat
· Filing (tempat penyimpanan) dokumen rekam medis harus jaga 24 jam karena sewaktuwaktu diperlukan untuk pelayanan di UGD yang buka 24 jam. · Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam, karena KIUP akan digunakan sewaktu-waktu bila pasien datang tidak membawa KIB, padahal KIUP tersimpan di TPPRJ.
Desentralisasi
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan milik seorang pasien antara dokumen rekam medis rawat jalan, dokumen rekam medis gawat darurat dan rawat inap pada folder tersendiri dan atau ruang atau tempat tersendiri.
Kelebihan sistem penyimpanan ini yaitu: ·
Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.
·
Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
·
Rawat jalan dekat dengan poliklinik tujuan.
Kekurangan sistem penyimpanan ini yaitu: ·
Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis.
·
Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.
Satelit
Sistem penyimpanan satelit adalah sistem penyimpanan dengan cara menggabungkan sistem sentralisasi dan desentralisasi. Sistem ini hanya berfungsi pada rumah sakit yang sudah menggunakan komputerisasi. Kelebihan menggunakan sistem ini adalah pengambilan dan pencarian data lebih cepat, sedangkan kelemahannya adalah sekuritas data masih dipertanyakan. Dari ketiga sistem penyimpanan cara sentralisasi lebih baik. Tetapi pelaksanaannya sangat tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit: o Karena terbatasnya tenaga kerja yang terampil. o Kemampuan dana rumah sakit.
B.
Sistem Penomoran
Sistem penomoran rekam medis sangat berperan penting dalam memudahkan pencarian berkas atau dokumen rekam medis apabila pasien kemudian datang kembali berobat di sarana-sarana pelayanan kesehatan serta untuk kesinambungan informasi, dengan menggunakan sistem penomoran maka informasi-informasi dapat secara berurut dan meminimalkan informasi yang hilang. Pemberian nomor kepada pasien saat pasien berkunjung pertama kali dan digunakan seteruskan di tempat pelayanan kesehatan. Ada tiga sistem pemberian nomor yaitu: a.
Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)
Merupakan suatu sistem penomoran dimana setiap pasien yang berkunjung di puskesmas atau sarana pelayanan kesehatan akan mendapatkan nomor baru.
Keuntungan dengan menggunakan sistem ini : ·
Petugas rekam medis lebih mudah dalam memberikan nomor kepada pasien.
·
Petugas rekam medis lebih cepat dalam memberi pelayanan kepada pasien.
Kerugian dengan menggunakan sistem ini : · Membutuhkan waktu lama dalam pencarian Dokumen Rekam Medis lama, karena satu pasien dapat memperoleh lebih dari satu nomor. · b.
Informasi pelayanan klinik menjadi tidak berkesinambungan. Pemberian Nomor Secara Unit (Unit Numbering System)
Pemberian nomor secara unit dibagi menjadi dua yaitu : 1. Sosial Security Numbering System yaitu Pemberian satu nomor rekam medis kepada satu pasien dan nomor rekam medis tersebut digunakan untuk kunjungan berikutnya. 2. Family Numbering System yaitu Pemberian satu nomor rekam medis yang digunakan untuk seluruh anggota keluarga dan nomor rekam medis tersebut digunakan untuk kunjungan berikutnya. Keuntungan dengan menggunakan sistem ini : § Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai pasien pelayanan berada dalam satu folder. · Setiap pasien hanya mempunyai satu kartu berobat yang digunakan oleh seluruh keluarga pada sarana pelayanan Puskesmas. · Secara tepat memberikan kepada RS/staf medis atau gambara yan lengkap mengenai riwayat penyakit pasien dan pengobatan seorang penderita. · Menghilangkan kerepotan mencari/mengumpulkan RM seorang penderiata yang terpisah-pisah dalam satu seri. · Menghilangkan kerepotan mengambil RM lama, untuk disimpan ke nomor baru dalam sistem seri unit. Kerugian dengan menggunakan sistem ini adalah pelayanan pasien kunjungan ulang memerlukan waktu yang cukup lama. c.
Pemberian Nomor Cara Seri Unit ( Serial Unit Numbering Sistem)
Pemberian nomor dengan cara ini menggabungkan sistem seri dan unit. Dimana setiap pasien datang berkunjung ke Puskesmas diberikan nomor baru tetapi dokumen Rekam Medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu di bawah nomor yang baru.
Kelebihan menggunakan sistem ini adalah pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak memilih antara baru atau pasien lama, semua pasien yang datang dianggap pasien baru. Kekurangan dengan menggunakan sistem ini yaituPetugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan dan informasi yang diberikan kepada pasien tidak berkesinambungan.
C.
Sistem Penjajaran
Dokumen rekam medis yang disimpan di dalam rak penyimpanan disusun berdiri sejajar satu dengan yang lainnya. Ada 3 sistem penjajaran dokumen rekam medis yaitu : 1.
Straight Numerical ( Urut Langsung )
Pada system ini RM akan di simpan urut seri nomor sebagai berikut: Bagian 1 = Digit PRIMER
(2 angka paling kanan )
Bagian 2 = Digit SEKUNDER
( 2 angka di bagian tengah )
Bagian 3 = Digit TERSIER
10
-
Primer
Sekunder
(1)
82
(2)
( 2 atau lebih angka tepi kiri )
-
64 Tersier (3)
Contoh 1 :
contoh 2 :
10-82-96
10-99-96
10-82-97
10-99-97
10-82-98
10-99-98
10-82-99
10-99-99
10-83-00
10-00-00
10-83-01
10-00-01
Keuntungan : -
Petugas biasa dengan cara ini dan mudah di latih
-
Mudah retriev untuk keperluan riset urut waktu
-
Mudah memilah RM Inaktif
Kekurangan : -
Mudah misfile
-
Mudah salah menstranskrip nomor
Misalnya : BILA SALAH TULIS ( CONTOH 1 DITULIS 7 ) -
Mudah untuk stranspose bila nomor tertulis terbalik ( missal : 19435 tertulis 19453 )
Nomor yang besar adalah nomor terbaru sehingga file aktif akan terkumpul padat pada lokasi file yang sama. Sulit mempekerjakan dan membagi kepada banyak petugas karena akan berdesakan pada lokasi yang sama. 2.
System Terminal Digit Filing ( Sistem Angka Akhir )
Pada TDF suatu angka akan di bagi menjadi 3 bagian :
98
-
20
Tersier (3)
Contoh 1 :
-
94
Sekunder (2)
Primer
(1)
Contoh 2 :
98-20-94
98-99-94
99-20-94
99-99-94
00-20-94
00-00-95
01-21-94
01-00-95
02-21-94
02-00-95
03-21-94
03-00-95
Keuntungan : -
RM akan tersebar di 100 seksi secara merata
-
Tidak akan terjadi kongesti petugas pada waktu kerja
-
Kepada petugas bisa di tentukan seksi yang menjadi tanggungjawabnya
-
Pekerjaan akan tersebar rata di antara petugas
-
Misfile akan terkurangi ( apalagi bila kode wana )
Kerugian : 3.
Memerlukan tempat / ruang yang lebih besar System Angka Tengah ( Middle Digit )
Hamper sama dengan TDF hanya pada Metode ini yang di sebut primer adalah kelompok angka tengah, sekunder adalah kirinya dan paling kanan adalah kelompok angka tersier.
15
-
Sekunder
Primer
(2)
(1)
20
-
12
Tersier (3)
Contoh 1:
Contoh 2:
10-82-96
99-82-96
10-82-97
99-82-97
10-82-98
99-82-98
10-82-99
99-82-99
11-82-00
00-83-00
11-82-01
00-83-01
Keuntungan : -
Konversi dari straight numerical lebih mudah
-
RM dapat di transfer dengan blok ( seksi ) terdiri dari 100
Kerugian : -
Sulit di plajari dari pada TDF dan SN
-
Tidak ada distribusi petugas secara merata
-
Banyak blok akan lowong karena di pindah ke file Inaktif
-
Tidak bias di pakai bila nomor terdiri lebih dari 6 angka
D.
Pengendalian dokumen rekam medis yang telah disimpan.
Dokumen rekam medis yang telah disimpan selalu akan digunakan kembali untuk keprluan pelayanan, pelatihan dan lain-lain. Agar dokumen rekam medis yang keluar dari rak filing tersebut dapat dikendalikan sehingga mudah diketahui keberadaan dan penggunaannya, maka setiap pengambilan dokumen rekam medis harus disisipi tracer. Tracer atau kartu petunjuk yaitu kartu yang digunakan untuk mengganti dokumen rekam medis yang diambil untuk digunakan berbagai keperluan. Setiap dokumen rekam medis akan diambil, maka pada tracer harus dicatat: 1.
Nomor rekam medis dan nama pasien yang bersangkutan
2.
Tanggal pengambilan
3.
Digunakan oleh siapa
4.
Digunakan untuk apa
5.
Dan dimana (unit pelayanan apa)
Tracer selain bermanfaat sebagai petunjuk keberadaan dokumen rekam medis, bermanfaat pula untuk menhitung tingkat penggunaan dokumen rekam medis per periode waktu (misalnya perbulan). Cara menghitungnya dengan menggunakan rumus: Selain tingkat penggunaan dokumen rekam mdis secara umum tersebut, dapat pula dihitung tingkat penggunaan berdasarkan tujuan penggunaan atau unit penggunaan dengan cara yang sama. Tingkat penggunaan dokumen rekam medis tersebut bermanfaat untuk mengukur aktifitas filing yang digunakan untuk perencanaan tenaga dan sarana penyimpanan dokumen rekam medis.
BAB III PENUTUP
Kesimpulan: · Penyimpanan rekam medis merupakan kegiatan pengelolaan terhadap rekam medis pasien yang sangat penting untuk menjaga kerahasiaan dokumen yang ada di dalamnya. Penyimpanan berkas rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang disimpan di rak filing apabila berkas tersebut akan dipergunakan kembali.
Ada tiga cara penyimpanan rekam medis apabila ditinjau dari pemusatan atau penyatuan dokumen rekam medis yaitu sentralisasi, desentralisai dan satelit.
· Sistem penyimpanan berkas rekam medis yang paling efektif digunakan di rumah sakit yaitu menggunakan sistem penomoran.
