Sistem Pengendalian
Simons (1995) mengklasifikasikan sistem pengendalian manajemen untuk impl implem ement entas asii
strat strateg egii
menj menjad adii
empat empat
dian dianta tara rany nyaa
(1) (1) inter interac acti tive ve
cont contro roll
sistem sistem adalah adalah pengen pengendal dalian ian manajem manajemen en yang yang berfok berfokus us pada pada ketida ketidakpa kpastia stian n strateji stratejik k dengan dengan mengan menganali alisis sis peluan peluang g dan tantan tantangan gan,, (2) diagno diagnostic stic contro controll sist sistem em adal adalah ah
pen pengend gendal alia ian n
manaj anajem emen en
yang ang
menja enjam min
pen pencap capaian aian
sasarankinerja, (!) boundary control sistems sis tems yaitu pengendalian yang fokus untuk mengi engide dent ntif ifik ikas asii
tind tindak akan an
dan
kesal esalah ahan an
yang ang
haru haruss
dihin ihinda dari ri,,
dan
(") beliefs beliefs contro controll sistem sistem yaitu yaitu pengen pengendal dalian ian yang yang berori berorient entasi asi mencari mencari core core values organisasi#
Pendekatan Kontemporer
Sistem pengendalian kontemporer harus mempunyai empat karakteristik agar efektif (Simons,1995) $
1# Siste Sistem m ini ini haru haruss terf terfok okus us pada pada info inform rmas asii yang yang teru teruss beru beruba bah h yang yang dapa dapatt diiden diidentif tifikas ikasii oleh oleh manaje manajerr puncak puncak sehing sehingga ga mempuny mempunyai ai arti arti stratej stratejik ik yang yang penting#
1
2# %nformasi harus cukup penting untuk dapat menarik perhatian manajer operasi pada semua tingkatan organisasi secara rutin dan terus&menerus#
!# 'ata dan informasi yang dihasilkan oleh sistem pengendalian paling baik bila diinterpretasikan dan didiskusikan pada pertemuan tatap muka dengan atasan, baahan, dan rekan bisnis#
"# Sistem pengendalian kontemporer adalah katalis kunci bagi perdebatan tentang data, asumsi, dan rencana aksi yang dilakukan terus&menerus#
Sistem Pengendalian Simons
Simons
mengembangkan
kerangka
Sistem
engendalian
dengan
menekankan suatu sistem yang formal, sistem informasi yang dapat memelihara atau mengubah pola kegiatan, yang tidak hanya berorientasi kepada pencapaian sasaran namun juga inovasi# *erangka tersebut disebut dengan +evers of ontrol (Simons,1995)# Simon (2---) menjelaskan baha terdapat empat sistem kontrol +evelrs of ontrol (+.) yaitu belief system, boundary system, diagnostic control system, dan interactive control system yang bekerja sama untuk manfaat perusahaan# a# /elief System Sistem kepercayaan merupakan serangkaian definisi organisasi yang eksplisit yang dikomunikasikan oleh para manajer senior secara formal dan ditegakkan secara sistematis untuk memberikan nilai&nilai dasar, tujuan dan arahan
bagi organisasi
(Simons,
199"0
mengkomunikasikan nilai&nilai inti untuk
1995)# Sistem memberikan
kepercayaan inspirasi dan
memotivasi karyaan untuk mencari, mengeksplorasi, menciptakan dan melakukan usaha yang terkait dengan tindakan yang tepat# Sistem ini pada dasarnya dalam pengimplementasian strategi berkaitan dengan strategi sebagai perspektif ( strategy as “perspective” ) (Simons, 19950 2---)#
2
Sistem
kepercayaan
diciptakan
dan
dikomunikasikan
melalui
dokumen& dokumen formal seperti kredo, pernyataan misi atau pernyataan tujuan (Simons, 199")# amun demikian, dalam lingkungan dinamis pasti ada beberapa hambatan pada karyaan# imbulnya hambatan ini mengakibatkan para karyaan untuk terlibat b. /oundary System
Sistem batas adalah sistem formal yang membatasi domain atau ilayah yang bisa diterima dari aktivitas strategik untuk para anggota organisasi (Simons, 1995)# Sistem batas digunakan oleh manajer puncak untuk membentuk batasan&batasan berupa aturan dan mengkomunikasikannya dengan tindakan yang harus dihindari oleh karyaan (Simons, 199")# ujuannya adalah untuk memberikan karyaan kebebasan agar bias berinovasi dan berprestasi dalam bidang&bidang tertentu yang telah ditentukan sebelumnya# Sistem batas diciptakan melalui pelaksanaan kode etik, sistem perencanaan strategi, dan pelaksanaan melalui perintah yang diberikan kepada
manajer
bisnis
dan
juga
melalui
standar
yang
melekat#
engimplementasian strategi dalam sistem batas diberlakukan sebagai posisi (Strategy as 3position4) dan juga dibuat untuk menghindari resiko (Simons, 19950 2---)# Sistem batas dan kepercayaan mempunyai kesamaan yaitu keduanya dimaksudkan untuk memotivasi karyaan agar bisa mencari peluang&peluang baru# Selain itu perbedaan antara sistem batas dan kepercayaan adalah baha sistem batas dilakukan dalam hal&hal bersifat negatif melalui batasan&batasan perilaku sedangkan sistem kepercayaan berlaku dalam hal yang positif melalui inspirasi (Simons, 1995)# c# 'iagnostic ontrol System Sistem diagnostik dimaksudkan untuk memotivasi para karyaan untuk berkinerja dan menyesuaikan perilaku mereka dengan tujuan&tujuan
!
organisasiperusahaan# Sistem pengendalian diagnostik merupakan sistem umpan balik formal yang digunakan untuk memantau hasil organisasi dan mengoreksi penyimpangan&penyimpangan yang terjadi dari standar kinerja yang ditetapkan sebelumnya (Simons, 199"0 2---)# Sistem ini juga melaporkan informasi tentang faktor&faktor keberhasilan penting yang memungkinkan manajer untuk memfokuskan perhatiannya pada arahan& arahan organisasi yang mendasarinya dan perlu dimonitor supaya perusahaan mengetahui strategi yang dimaksudkannya# Setiap sistem informasi formal dapat digunakan secara diagnostik jika memungkinkan (Simons, 2---) untuk (1) adanya tujuan untuk dilanjutkan, (2) ukuran keluaran, (!) menghitung atau mengkalkulasi penyimpangan kinerja, dan (") menggunakan informasi penyimpangan sebagai umpan balik untuk mengubah masukan danatau proses agar kinerja yang diharapkan sesuai dengan standar# /eberapa bentuk sistem pengendalian diagnostik dan pengukuran kinerja berupa balance scorecard, anggaran pusat beban, sistem pemantauan proyek, sistem pemantauan market share, sistem sumberdaya manusia, dan standar akuntansi biaya# erdapat dua
alasan penting
mengapa para manajer puncak
menggunakan sistem pengendalian secara diagnostic (Simons, 2---) yaitu untuk mengimplementasikan strategi secara efektif dan menghemat perhatian manajemen# *ebanyakan para manajer tertarik terutama dalam memantau sistem pengendalian diagnostik yang melaporkan informasi penyimpangan mengenai variabel&variabel kinerja kritiscritical performance variables (Simons, 199"), dimana faktor&faktor tersebut harus dicapai# ariabel&variabel kinerja kritis berkaitan dengan pemicu kinerja (performance drivers) yang merupakan variabel&variabel (Simons, 2---) yang (1) mempengaruhi kemungkinan keberhasilan pengimplementasian strategi atau (2) menyediakan potensial paling besar terkait dengan efisiensi# enghematan
perhatian manajemen berkaitan dengan aktivitas
menghabiskan energi dan perhatian# 6ntuk itu manajer perlu membuat
"
pengendalian otomatis untuk jangka aktu panjang# 'engan demikian sistem pengendalian diagnostik dalam penerapan strategi perusahaan diletakkan sebagai rencana (Strategy as a 3plan4) untuk bagaimana melaksanakan pekerjaan selanjutnya (Simons, 2---)# 6ntuk menggunakan sistem pengendalian diagnostik secara efektif diperlukan lima bidang penting yaitu (Simons, 2---)$ a) penetapan dan negosiasi tujuan, b) memadukan ukuran kinerja, c) pendesainan insentif, d) meninjau laporan&laporan pengecualian, dan e) menindaklanjuti pengecualian yang signifikan# Selain itu, dalam penggunaan sistem pengendalian diagnostik dihadapkan dengan resiko yang mungkin timbul# 6ntuk itu manajer harus dapat meminimasikan resiko&resiko tersebut seperti a) mengukur variabel yang salah, b) membentuk slek ke dalam target, dan c) sistem permainan# d# %nteractive ontrol System Sistem pengendalian interaktif merupakan suatu sistem formal yang digunakan oleh manajer puncak untuk secara teratur dan secara personal melibatkan mereka sendiri dalam aktivitas pengambilan keputusan dari baahan (Simons, 199"0 2---)# ujuan sistem pengendalian interaktif adalah untuk fokus perhatian dan memaksakan dialog dan pembelajaran melalui organisasi yang direfleksikan melalui sinyal&sinyal yang dikirim oleh manajer puncak# Sistem pengendalian interaktif pada dasarnya menggambarkan tekanan positif
dari sistem pengendalian manajemen yang digunakan untuk
memperluas
pencarian
peluang
dan
pembelajaran#
Sistem
ini
juga
dimaksudkan untuk membantu perusahaan mencari cara&cara baru untuk menempatkan posisinya secara strategik dalam pasar yang dinamis# 7enurut 8enri (2--) sistem pengendalian interaktif dapat merangsang pengembangan ide&ide baru dan inisiatif dan arahan&arahan yang muncul dari baah ke atas dengan fokus pada ketidakpastian strategi# /erbeda dengan sistem pengendalian diagnostik, sistem pengendalian interaktif digunakan oleh manajer sebagai alat untuk mempengaruhi
5
eksperimentasi dan pencarian kesempatan yang dihasilkan dari strategi& strategi
yang
muncul
(Simons,
2---)#
.leh
karena
itu,
dalam
pengimplemetasian strategi pengendalian interaktif dijadikan sebagai pola tindakan ( strategi as “patterns in action”)# Sistem pengendalian interaktif juga melibatkan baik pengendalian maupun pembelaja ran, namun dalam pelaksanaannya kebanyakan didominasi oleh manajer senior# Sistem pengendalian interaktif bukan merupakan tipe unik dari sistem pengendalian# Setiap sistem pengendalian dapat digunakan secara interaktif oleh manajer senior jika sistem tersebut cocok dengan tingkat kepastian yang disyaratkan (Simons, 2---)# erdapat empat syarat penting untuk bisa menggunakan sistem pengendalian interaktif (Simons, 2---) yaitu 1) informasi yang dimuat dalam sistem pengendalian interaktif harus mudah dipahami, 2) memberikan informasi mengenaiketidakpastian strategi, !) digunakan oleh manajer di semua level organisasi, dan ") membentuk rencana tindakan baru# Sedangkan pemilihan terhadap sistem pengendalian interaktif sangat tergantung pada empat faktor yaitu 1) ketergantungan teknologi, 2) regulasi, !) kompleksitas penciptaan nilai, dan ") kenyamanan dari respon taktis# erdapat beberapa alasan manajer hanya menggunakan satu sistem pengendalian secara interaktif (Simons, 2---) yaitu 1) ekonomi, perhatian manajemen merupakan sumberdaya yang langka dan mahal0 2) kognitif, kemampuan setiap individu untuk memproses informasi dalam jumlah besar bersifat terbatas0 dan !) strategik, berkaitan dengan pembelajaran aktif mengenai ketidakpastian strategi dan mengumpulkan rencana tindakan baru# Simons (19950 2---) menunjukkan baha setiap lever:s dari sistem pengendalian manajemen tidak dapat digunakan secara terpisah, namun kekuatannya
adalah harus
digunakan
secara bersamaan# ada dasarnya
pengendalian strategi tidak dicapai melalui pengukuran kinerja yang unik dan baru tetapi melalui sistem pengendalian beliefs, sistem pengendalian boundary, sistem pengendalian diagnostik, dan sistem pengendalian interaktif yang bekerja
bersama# *eempat sistem ini bekerja untuk mengendalikan implementasi strategi yang direncanakan dan merumuskan strategi&strategi yang muncul# Sistem pengendalian yaitu sistem beliefs dan sistem pengendalian interaktif bertujuan untuk memotivasi semua anggota organisasi untuk secara kreatif mencari dan memperluas peluang&peluang yang ada# 8asil yang bisa diperoleh dari kedua sistem ini adalah motivasi intrinsik dengan menciptakan suatu lingkungan informasional positif yang dapat menimbulkan pembagian informasi dan pembelajaran# .leh karena itu, sistem beliefs dan sistem pengendalian interaktif dikenal sebagai sistem positif# Sebaliknya,
sistem
boundary dan
sistem
pengendalian diagnostik
digunakan untuk membatasi pencarian perilaku dan mengalokasi perhatian yang langka# *edua sistem ini dibuat untuk memberikan keyakinan terhadap motivasi intrinsik dengan tujuan yang disyaratkan, penghargaan yang didasarkan atas patokan, dan batasan yang jelas untuk pencarian peluang# .leh karena itu, sistem boundary dan sistem pengendalian diagnostik dikenal sebagai sistem negatif#
HUBUNGAN EMPAT
LEVER’S
OF
CONTROL
DENGAN
STRATEGI Pengendalian Tujuan
Komunikasi
Pengendalian Strategi seagai
Sistem beliefs
Visi
Perspektif
Domain strategi
Posisi kompetitif
Rencana dan tujuantujuan
Rencana
Ketidakpastian strategi
Pola tindakan
Mengijinkan dan memperluas aktivitas pencarian Sistem boundary Memberikan batasan kebebasan Sistem Koordinasi dan pengendalian memantau diagnostik implementasi strategi yang direncanakan Sistem Menstimulasi dan pengendalian mengarakan interaktif strategi- strategi yang muncul Sumber! Simons "#$$%&
;